EL PROCESO DE VALORACIN DOCUMENTAL.

Quin de nosotros no ha odo, ledo o pensado que con la valoracin, el archivista tiene el derecho de vida o muerte de los documentos que integran los archivos y que son su responsabilidad. La seleccin documental en nuestra realidad archivstica, es una necesidad de la Administracin, porque su propsito es reducir el desequilibrio planteado por la produccin y la acumulacin documental. Estos grandes volmenes de documentacin, generan situaciones crticas y ha obligado a soluciones que aslan y distorsionan el proceso de valoracin al efectuarse por regla general bajo la presin del tiempo. Por sto ha sido considerada como una prctica equivocada y desorganizada, al tener como resultado una solucin institucional y en consecuencia, la documentacin ha sido vendida, quemada o destruida. En la historia del pensamiento archivstico, la valoracin documental es una intervencin archivstica que ha sido planteada por diversos autores que afirman su importancia, el carcter esencial de la accin y el alto grado de competencia cientfica y profesional que exige. Se descubren principios, mtodos de trabajo, procesos y puntos de vista a veces contradictorios, divergentes y complementarios. Los autores tratan sin preocuparse por distinguir los aspectos tericos y las prcticas de valoracin. Algunos plantean la valoracin documental como si se encontrara separada del resto de los procesos archivsticos y otros destacan su carcter total. Se habla de los valores que tienen los archivos, pero de un autor a otro es difcil saber si las mismas palabras expresan las mismas realidades. Actualmente conocemos los criterios que rigen el proceso de valoracin, especialmente difundidos por la archivstica norteamericana, a partir de Shellenberg, sin embargo, sus

orgenes se encuentran bsicamente en europeas; la britnica y la alemana.

dos tradiciones

A continuacin se presentan las tendencias que caracterizan los discursos en materia de la valoracin documental en Alemania, Inglaterra y Estados Unidos y posteriormente una aportacin de Canad para su conocimiento y discusin y un punto de reflexin sobre nuestro proceso de identificacin y valoracin de la Administracin Pblica Federal. ALEMANIA. VALORAR PARA CONSERVAR. En Alemania se reconoce una larga tradicin de racionalizacin de las actividades administrativas, los cuadros de seleccin documental datan desde 1832 y en 1858 encontramos que se prohbe eliminar documentos sin que las autoridades archivstas de Baviera estuvieran informadas, y en 1897 se determina el papel del archivista nacional en materia de conservacin; adems, gran parte de las acciones se han centrado en la conservacin antes de la destruccin. En el ao de 1927, los archivos de Prusia decretan la obligacin de hacer un inventario de todos los documentos producidos por la Administracin Pblica, para evaluar los documentos que se tienen que conservar. Situacin que es importante al remarcar este vnculo que los archivistas alemanes establecen desde este momento, entre el inventario de los archivos y la valoracin, siendo el primer elemento indispensable para una buena realizacin de la valoracin. Meisner estableci en 1937 tres reglas bsicas para la valoracin: La edad de los documentos, El contenido informativo, y El orden jerrquico de las administraciones (Central, regional y local). Este orden jerrquico, segn el cual entre ms bajo se encuentre en la escala una administracin, menor ser el valor de sus documentos, posteriormente hace precisiones
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relativas a la categora de intermedio cuyos documentos se deberan de juzgar de acuerdo con el grado de autonoma del organismo productor al que se refieren. En relacin con la valoracin, encontramos desde este momento, ideas que todava hoy se utilizan y que han caracterizado el discurso de los archivistas; la edad de los documentos, su contenido, y sobre todo, el papel del organismo productor y su posicin jerrquica. En 1958, Zimmermann propuso que el contenido informativo del documento es el elemento determinante y en consecuencia de su utilizacin. As, el uso de los documentos antes que el origen, es lo que hay que tomar en cuenta en primer lugar para la valoracin. Inspirado en el dominio del mercado (econmico), promovi el factor de la demanda que relaciona el contenido con la utilizacin. Otro Archivista alemn. Sechel, lanz una severa crtica a esta propuesta, pero lo destacado de su aportacin es la cuestin que l presenta sobre las relaciones entre historiadores y archivistas, entre Historia y Archivstica. Se presenta como defensor de la Archivstica y promulga por que sta sea una disciplina autnoma, libre de cualquier enlace jerrquico hacia la Historia. Y apoyndose en el proceso de valoracin, pregunta: Es necesario ser Historiador para ser Archivista? Contesta que el Archivista en el acto de valorar se interesa por los documentos desde el punto de vista archivstico, en cambio, sostiene que cuando difunde los archivos y los vuelve accesibles, los tiene que trabajar como historiador. Esta forma de afrontar el proceso de valoracin, lo llev a considerar que se tendran que alcanzar los siguientes objetivos: Clarificar las relaciones entre historiadores y archivistas y precisar el papel de cada uno de ellos. Determinar que en el plan de la valoracin, los intereses del historiador no tienen por qu influir en el trabajo del archivista. Y precisar la respuesta a la pregunta:
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El Archivista tiene que ser Historiador? Pregunta que todava es de actualidad, y la respuesta tambin. Por otra parte, la propuesta del alemn Booms es que la Archivstica sea una disciplina que permita una seleccin sensata, planificada, organizada y eficaz de todos aquellos archivos que den testimonio de todos y cada uno de los componentes de la sociedad. Con lo anterior, responsabiliza al Archivista y le exige trabajar de tal forma que la valoracin no se abandone nunca al azar, y se pronuncia sobre el trabajo del historiador, argumentando que ste debera rechazar estar contento con los recursos que el azar le deja. Para dar una visin de conjunto Boms desarrolla las siguientes ideas: El Archivista debe tener un conocimiento profundo del organismo o de la persona que ha producido los archivos. La contemporaneidad de la valoracin. (Evaluar los archivos con una escala de valores que sea contempornea al periodo en que han sido creados). Y la valoracin ha de permitir tener un mximo de informacin en un mnimo de documentos. La importancia del organismo productor, la utilizacin de los archivos, la Archivstica como una disciplina autnoma, la aplicacin de una escala marxista (Pueblo, estado y cultura.) y los archivos como testimonio del conjunto de la sociedad son, temas que los archivistas alemanes han planteado al tratar la valoracin que ellos asocian invariablemente a la conservacin.

INGLATERRA, VALORAR PARA ELIMINAR. Se dice que si se quiere caracterizar en algunas palabras los enfoques desarrollados en cuestin de valoracin de Alemania e Inglaterra, se podra decir que los alemanes evalan para conservar, mientras que los ingleses lo han hecho para eliminar. En Inglaterra se afront muy pronto el problema del exceso de documentos. En 1877 el Acta de Registro de Oficinas Publicas autorizaba a destruir los documentos posteriores a 1715 que no tuvieran valor para su uso legal, histrico, genealgico o anticuario. Y en 1898, la autorizacin se ampliaba a los fondos posteriores a 1660. Desde sus orgenes, en la archivstica inglesa prima el punto de vista administrativo y son las personas de las oficinas las encargadas de seleccionar la documentacin a conservar, antes de remitirla al archivo. Esta tradicin es la que recoge Hilary Jenkinson, que en 1922 en su obra titulada Manual de Archivos Administrativos, obra que ha inspirado a diversas generaciones de archivistas en todo el mundo, indica la postura que el maestro tena en materia de valoracin, cuando establece que la eliminacin es responsabilidad de las administraciones, el Archivista es un intermediario (servent, un buen servidor) entre la administracin y los investigadores. En 1952 se estableci en Inglaterra el Comit Grigg, encargado de estudiar un nuevo mtodo de seleccin. Y como resultado de sus trabajos se dise uno nuevo, basado en dos criterios; el administrativo y el histrico. En consecuencia y a partir de ese momento, los documentos son seleccionados en dos etapas. En la primera, realizada por las administraciones de origen a los cinco aos de su
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tramitacin entre el 50 y 90% es destinado a la destruccin, mediante la aplicacin del criterio administrativo. Transcurridos veinticinco aos llega la segunda revisin en la que, aplicando el criterio histrico, los documentos deben ser reducidos a un tamao manejable, este proceso es aplicado por parte de los archivistas. Este mtodo de seleccin fue criticado severamente en el informe Wilson de 1981, que entre otros aspectos reclamaba para los archivistas un papel ms activo en la seleccin documental. El gobierno rechaz el reclamo. Esta situacin posiblemente explica las pocas aportaciones que han tenido los archivistas ingleses en relacin con la valoracin, aparte del importante estudio RAMP que realiz Flix Hull en 1981 sobre la utilizacin de tcnicas de muestreo. ESTADOS UNIDOS. VALORACIN. LA SNTESIS DEL PROCESO DE

En la dcada de los cuarenta conocemos a dos archivistas americanos: Philiph Brooks en su libro La seleccin de los registros para su preservacin, nos trasmite dos ideas bsicas en materia de valoracin: La eliminacin de duplicados y la importancia que tiene definir lo que es el valor permanente, y ste se define en: El valor que la institucin de origen da a los documentos, y. La utilidad que tienen los documentos para la historia administrativa de la institucin a la que se refieren. Philip Bauer propone considerar la utilizacin, el costo de la adquisicin y la conservacin de archivos, definiendo cuatro tipos: Utilizacin por parte de las instituciones gubernamentales. Utilizacin por la finalidad de proteccin de los derechos de los ciudadanos.
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Utilizacin en el marco de investigaciones serias. Utilizacin para satisfacer la curiosidad de los genealogistas o eruditos. Este autor establece tres criterios que permiten juzgar la utilidad: Las caractersticas y la importancia cualitativa de la informacin contenida en los documentos. La pertenencia de su clasificacin. La densidad y la importancia cualitativa del contenido. A partir de los aos sesenta, aparece Shellenberg, que se convirti en el padre de la teora de la valoracin, su contribucin fue elaborar los criterios de seleccin y valoracin, al afirmar que los documentos tienen valores primarios y secundarios: Valor primario: El que tiene para la administracin de origen. (relaciona este valor con los aspectos legales, fiscales y administrativos). Valor secundario: el que posee para la investigacin y es de dos tipos: Valor testimonial: documentos con informacin sobre la historia, la organizacin y las funciones de la administracin de origen. Valor informativo: documentos importantes para la investigacin en general.

La obra de Shellenberg representa la sntesis de las corrientes inglesa y alemana que se incorporan al caso norteamericano, que se difunde internacionalmente. Estos principios permanecen en esencia y son fundamentales en el proceso de Valoracin utilizado en gran parte del mundo. En 1970 la Sociedad de Archivistas Americanos le encarga a Brichford un Manual de Valoracin en el cual afirma que el
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xito de la valoracin documental est directamente relacionado con el papel protagonista que desempea el Archivista como representante de la comunidad de investigadores. Quien lleva a cabo la valoracin debe abordar los documentos... evaluando la demanda en funcin de la utilizacin de los documentos por los investigadores en el pasado, en el presente y la que se prev que harn en el futuro. En la obra encontramos cuatro consideraciones fundamentales: Las caractersticas de los documentos (Edad, volumen, forma, caractersticas relacionadas con la funcin, con la prueba y con la informacin). Los valores administrativos (Valor primario de Shellemberg: legal, fiscal y administrativo). Los valores de la investigacin (Unicidad, credibilidad, legibilidad, edad, accesibilidad material; frecuencia, tipos y claridad de la utilizacin). Los valores archivsticos (Relaciones que tienen los documentos entre ellos y consideraciones de costos de conservacin y de almacenamiento). En los ochenta, el papel destacado es el de la norteamericana Helen Samuels que elabora un novedoso planteamiento de filosofia social ms que de estadista, y ofrece el concepto de la estrategia para documentar. ste consiste en estar consciente de que la escala de la moderna gestin documental, slo puede comprenderse a travs de un nivel analtico por encima del nivel del propio documento y de la institucin que lo produce. Concibe esta estrategia para documentar como el anlisis cooperativo multiinstitucional que conjuga la actividad de valoracin con muchos archivos, con objeto de documentar los temas, asuntos, actividades o funciones principales de la sociedad. Esta propuesta se complementa con su artculo escrito junto con Richard J. Cox. sobre la Agenda para mejorar la identificacin y conservacin de los acervos de valor perdurable, cuyo propsito principal es mejorar la destreza profesional de los archivistas para documentar la sociedad.
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Y seala que los archivistas requieren de un mecanismo como el del Comit de Fines y Prioridades (CGAP por sus siglas en ingls), que mantenga en primer plano los temas esenciales, mencione los xitos y ayude a identificar las necesidades. As, presentan los siguientes objetivos: Comprender las caractersticas y uso de los acervos: En temas como: Creacin, administracin y uso de los acervos por parte de los creadores. El valor de los documentos para los usuarios secundarios. Un informe documental extenso para determinar el valor de los materiales archivsticos en el acervo. Identificar el impacto de la informacin tecnolgica. Desarrollar y aplicar estrategias documentacin, con propuestas como: de valoracin y

Planificacin y formulacin continua y sistemtica de estrategias de valoracin. Difusin de guas de valoracin. Estimular el desarrollo de polticas de adquisicin institucionales. Segn estos autores cuando el Archivista valora, tiene el compromiso de traspasar el conocimiento de la institucin de la cual provienen los archivos. Cabe aclarar que este planteamiento, ha sido objeto de criticas, ya que implica, de no ser en un nivel local y limitado, la amenaza de que se solapen los temas y funciones, y por tanto existe la posibilidad de que se dupliquen las tareas de investigacin del Archivista. Por estos motivos, la estrategia para documentar es ms apropiada para el mundo de los archivos privados que para los de la Administracin Pblica.

Estados Unidos ha desarrollado un papel importante en materia de Valoracin de los archivos. La contribucin de los archivistas norteamericanos ha consistido en sacar provecho de las reflexiones ya hechas por los europeos, al elaborar criterios y nuevas formas de ver el tema, y sobre todo, de la sntesis que encontramos en la obra publicada en 1991 de Boles y Young sobre la valoracin de los archivos, ellos identifican y estructuran los criterios de valoracin en tres mdulos bsicos: Criterios ligados al valor de la informacin y a la decisin que resultar de la valoracin. Criterios ligados al costo de la conservacin. Criterios ligados a las consecuencias de la decisin que resultar de la valoracin. As encontramos desglosados aspectos como:

Valoracin de la informacin
1.Circunstancias de creacin. 1.1 Ubicacin de la organizacin. Dnde se ubica institucionalmente y jerrquicamente la oficina generadora de la informacin? 1.2 Actividades de la unidad: Cules son las funciones especficas de la unidad generadora? 1.2 Funcin del archivo: Dentro del contexto de las funciones de la unidad. Qu significado tiene el archivo para sta? Cmo se encuentran entrelazados los archivos y las funciones de la unidad? 2 Anlisis del contenido. 2.1 Limitaciones prcticas. 2.1.1 Legibilidad: Son descifrables los archivos?

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2.1.2 Entendibilidad: Son coherentes y claros los archivos? 2.2. Informacin duplicada. 2.2.1 Fsica: Ubicar si es que la informacin se encuentra duplicada en otro soporte. 2.2.2 Intelectual: Determinar si es que existe duplicidad en la informacin contenida en los archivos o en archivos relacionados. 2.3 Anlisis del Tpico. 2.3.1 Brecha en el tiempo. En verdad los archivos cubren las expectativas de un periodo determinado? En realidad los archivos cubren el hueco? 2.3.1 Relacin generador-tema: Existe una relacin directa o indirecta entre el generador de los archivos y el tema? 2.3.2 Nivel de detalle: La informacin es superficial o profunda? 2.3.3 Carcter de la informacin: Qu tipo de preguntas responde la informacin de los archivos? (Por qu. Cmo. Qu, Dnde, Quin?) 2.3.5 Calidad de la informacin: Cul es la relacin entre esta informacin y el extenso universo de la informacin? Es nueva o verifica suposiciones que con anterioridad ha sido documentada, o complementa informacin ya existente?

3.Uso de los archivos. 3.1 Inters del investigador. Existen personas para consultar la informacin de los archivos? Tendencias y metodologa de la investigacin: Determinar la existencia de la metodologa de los usuarios de los archivos.

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3.2 Restricciones de acceso. Imposicin de medidas para el acceso: Determinar la existencia de las posibles limitantes para el acceso a la informacin consignada en los archivos.

Costos de guarda.
A. Almacenaje. 1. Cantidad: Cunto espacio necesitan los archivos? 2. Tipo: Qu caractersticas necesita el lugar donde se resguardarn los archivos? B. Procesamiento. 1. Nivel de experiencia: Dependiendo de la naturaleza de los archivos, determinar qu nivel de pericia se requiere para el manejo de la informacin. 2. Cantidad de trabajo: Determinar para la cantidad de trabajo que se requiere para descripcin de los archivos. 3. Costo de los suministros: Determinar la cuanta de los suministros que se requieren para llevar a cabo el procesamiento de conservacin. C. Conservacin. 1. Nivel de experiencia: Dependiendo de la naturaleza de los posibles problemas para la conservacin, determinar qu nivel de pericia se necesita para encontrar las posibles medidas de solucin. 2. Cantidad de trabajo: Determinar la cantidad de trabajo para llevar a cabo las medidas adoptadas para permitir la conservacin.

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3. Costo de suministros: Determinar el costo de los suministros que se requieren para llevar a cabo las medidas de conservacin. D. Referencia. 1. Nivel de experiencia: Qu nivel de conocimientos se requiere para proporcionar acceso fsico e intelectual a la informacin contenida en los archivos. 2. Cantidad de trabajo: Determinar la cantidad de trabajo que se requiere para adoptar las medidas para brindar un acceso fsico e intelectual ptimo.

Implicaciones de las recomendaciones para la valoracin

A. Consideraciones polticas 1. Origen de los archivos a. Autoridad / influencia: Que debe ser tomado en cuenta la autoridad o el origen de los archivos, para reconsiderar su valoracin? b. Discrepancia en la valoracin de los archivos: Definir si es que existe desacuerdo en la informacin contenida en los archivos. 2. Otras personas a. Autoridad / influencia: Que debe ser tomado en cuenta la autoridad o el origen de los |archivos, para reconsiderar su valoracin? b. Discrepancia en la valoracin de los archivos: Definir si es que existe desacuerdo en la informacin contenida en los archivos y otros individuos.

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B. Precedentes de procedimiento 1. Valoracin de la informacin: En caso de que se implementen las recomendaciones de valoracin, que precedentes deben ser establecidos, reafirmados, o cambiados, observando los componentes, subcomponentes y elementos de este modulo? 2. Costos de guarda: En caso de que se implementen las recomendaciones de valoracin, que precedentes deben ser establecidos, reafirmados, o cambiados, observando los componentes, subcomponentes y elementos de este modulo? A pesar de las dificultades que hay que tomar en cuenta para su aplicacin con el desarrollo de un buen nmero de criterios, Bolen y Young logran un buen modelo para el proceso de valoracin. CANAD. UNA APORTACIN. La valoracin de los archivos es un tema complejo, los archivistas alemanes, ingleses y norteamericanos, y seguramente, muchos otros, han abordado diferentes aspectos de esta cuestin. Situadas las tendencias que caracterizaron de manera muy general el proceso de valoracin en Alemania, Inglaterra y Estados Unidos, el siguiente punto es presentar la contribucin de Canad en materia de valoracin de los archivos, que desde mi punto de vista, es sntesis y enlace con estas tendencias. La Archivista Carol Couture, en 1995 define y propone cinco principios rectores para ser aplicados en todos los contextos que el Archivista tiene que incluir en el acto de valorar:

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Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad. Cuando se valora, el Archivista tiene que asegurar la objetividad y la contemporaneidad del juicio que produce. Cuando se valora, el Archivista tiene que asegurar el respetar las relaciones que unen la valoracin con otras intervenciones archivsticas. Cuando se valora, el Archivista debe asegurar que hay un equilibrio entre las finalidades administrativas y las finalidades patrimoniales de su intervencin. Cuando se valora, el Archivista debe asegurar que hay un equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de creacin y aquellas relacionadas con su utilizacin.

MXICO. QU SE HIZO, QUE HACEMOS Y QU HACER EN LA ADMINISTRACIN PBLICA DEL EJECUTIVO FEDERAL. En Mxico es hacia mediados de la dcada de los sesenta en que puede ubicarse el impulso inicial dado dentro de la Administracin Pblica Federal, para reformar la situacin de los servicios archivsticos gubernamentales con la puesta en marcha del Programa General de Reforma Administrativa en 1975. Sin embargo, es a partir del periodo 1977-1982 cuando se fortalece la posicin del Archivo General de la Nacin, especialmente en 1980 con el Acuerdo del Presidente de la Repblica, mediante el cual, el Archivo se establece como el rgano de consulta del Gobierno Federal en materia de Archivos y Administracin de Documentos y vigoriza al Sistema Nacional de Archivos creado en 1977. De 1982 a 1988 las bases institucionales las encontramos en la propuesta del Sistema Red de Archivos, que cubre todas las reas involucradas en el manejo documental, siguiendo un esquema de centralizacin normativa y descentralizacin operativa acorde con los fundamentos del

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Sistema Nacional de Archivos, y con las necesidades institucionales en materia de archivos. Una primera vertiente dentro del proceso de valoracin fue la creacin, en el Archivo General de la Nacin, de una divisin especialmente dedicada a las regulaciones establecidas para el proceso de valoracin secundaria. Este procedimiento normalizado de atencin de solicitudes de valoracin documental entre las dependencias del Ejecutivo Federal y el Archivo General de la Nacin, que se acredita y consolida en 1998 en el Reglamento Interior de la Secretara de Gobernacin. Procedimiento que ha sido una vlvula, para dar cause a los problemas de acumulacin documental que provocan serias dificultades de espacio y manejo operativo en las instituciones. Como lo indican Juan Manuel Herrera y Jos Antonio Ramrez de Len en su artculo La experiencia de Mxico, esta prctica, cumple una funcin adicional nada despreciable: como ha ganado carta de naturalidad, como est ampliamente difundida entre la comunidad archivstica, es la forma en que se ha logrado difundir otros aspectos y posibilidades del problema de la identificacin y valoracin de los documentos en la Administracin Pblica Federal. Y en el aspecto metodolgico fue el proyecto del Registro Central de Disposicin Documental cuyos propsitos son un manejo eficiente y confiable de las series documentales producidas por el Gobierno Federal; garantizar a travs del registro de valoracin secundaria, la conservacin permanente de las series documentales socialmente tiles; establecer un instrumento de control de seguimiento de las series documentales producidas por las dependencias del Gobierno Federal, formular un mecanismo de trabajo de disposicin documental basado en la identificacin precisa de las series documentales y en la valoracin de su informacin. El Registro Central de Disposicin Documental se constituye por cuatro elementos centrales: Identificacin, Valoracin, Regulacin y Control, y el eje comn donde convergen estos elementos es la Serie Documental. Se afirma que los
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documentos no deben manejarse como elementos aislados, sino, como series de documentos relacionados entre s. Estas relaciones obedecen a la procedencia institucional y a la funcin de la cual deriva su creacin. Esta propuesta se fortalece con el trabajo realizado de 1989 a 1996 del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de los Archivos Administrativos compuesto por representantes de Espaa, Portugal, Brasil y Mxico, cuyo objetivo fue definir y establecer un modelo de tratamiento de fondos, diferenciado del anglosajn y el francs. Con esta orientacin se establecieron los siguientes acuerdos: Definir y contrastar las caractersticas histricasadministrativas y archivsticas del rea de Iberoamrica. Adelantar la fase de clasificacin y ordenacin en referencia a la descripcin. Singularizar como funciones independientes las transferencias y el expurgo. Despojar de la terminologa archivstica los conceptos de influencias forneas. Introduccin del criterio de la documentacin administrativa, dada la citada estructura de funcionamiento de la administracin en reas comunes y especficas y la interconexin entre sus distintos niveles. En el campo de la Teora archivstica se defendieron y aportaron los conceptos fundamentales como fases independientes del tratamiento de fondos, previas a la descripcin: La identificacin y la Valoracin. La Identificacin entendida como el proceso de investigacin y sistematizacin de categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo o grupo fundamental. La Valoracin que se define como el proceso de investigacin y anlisis de los testimonios administrativos, legales, jurdicos e informativos

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presentes en cada una de las series documentales que constituyen un fondo. De las operaciones consideramos: Determinacin de los valores primarios y secundarios (Anlisis de las disposiciones que regulan el trmite, anlisis de la informacin contenida en los documentos, y determinacin de los plazos de conservacin). El primer elemento del Registro Central de Disposicin Documental, son las necesidades de identificacin exigidas, si bien se parte de la definicin de un esquema de clasificacin completa y estable o de un inventario que ubique y describa las series documentales, con esto los campos a identificar de cada serie son: Procedencia institucional, Caracterizacin documental y Descripcin informativa. En este caso el primer problema que se abordaba en la propuesta era el de la identificacin de las series documentales que produce el gobierno Federal, y se puede asegurar que son la raz del problema de las deficiencias tradicionales en materia de clasificacin de documentos en las instituciones de origen. Por ello, la propuesta del Registro Central de Disposicin Documental deba estar acompaada de un planteamiento que abordara globalmente el problema de la clasificacin, as en el ao de 1985, el Archivo General de la Nacin inici el proyecto de Inventario de Grupos Documentales, tendiente a confeccionar un Sistema nico de Clasificacin para el Gobierno Federal. En este sentido, el Sistema nico de Clasificacin Documental propuesto para los archivos del Gobierno Federal, se concibe de manera integral, considerando paralelamente tanto el medio ambiente administrativo, como al sistema Red de Archivos del Gobierno Federal y los recursos que al respecto nos ofrece la Administracin de Documentos, como es el Ciclo vital de la Documentacin.

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Administrativos Iberoamericanos. Modelos y Perspectivas de una tradicin Archivstica, en el artculo Experiencias Nacionales Mxico.

Cabe aclarar, que los trabajos desarrollados para enfrentar operativamente algunos aspectos de identificacin y valoracin documental, as como algunos ejemplos de sus resultados, se pueden consultar en la publicacin del Archivo General de la Nacin de Colombia , titulada Archivos

Actualmente, al hacer un balance a ms de 15 aos, los avances reales no dejan de ser lentos y poco alentadores, ya que nuestra Administracin con una velocidad vertiginosa contina incesantemente produciendo toneladas de documentos y registros informativos en diversos soportes que son en s mismos nuevos retos. Acumulacin documental, que se nos presenta con nuevos perfiles como: La existencia de los grandes volmenes de documentacin que generan situaciones crticas, y que obliga a soluciones que aslan y distorsionan el proceso de valoracin al efectuarse por regla general bajo la presin del tiempo. El proceso de valoracin es una ms de las actividades y no siempre es algo prioritario, es un mal necesario, y peor an, existe la idea, del avestruz, de que si se evita el problema, el problema no existe. No hay difusin de los aspectos innovadores del problema y poca discusin al respecto. La aplicacin del proceso de valoracin es heterognea. Existe la idea vigente de que la documentacin reciente no es histrica, que el estatuto de documentacin histrica es cuestin de tiempo. Si existen las tablas o cuadros de vigencia documental, no son utilizados o existe indiferencia para su aplicacin. La mayor parte de los procesos de valoracin queda sin registro. No hay consulta ni intercambio de informacin respecto de lo que se est valorando y de lo que se quiere conservar.
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Con lo expuesto anteriormente, parece til identificar algunas cuestiones que nos plantea la documentacin, preguntas que permitan dar testimonio de la riqueza del tema y al mismo tiempo de la complejidad de sus componentes, de la problemtica que la valoracin documental nos plantea y la responsabilidad de sus respuestas. Cules pueden ser, por ejemplo, las consecuencias de la eleccin que nos lleva a valorar para eliminar y no para conservar?. Hemos de valorar para responder a las necesidades administrativas o a las necesidades de la investigacin? Cmo se puede tener un mximo de informacin en un mnimo de documentos? Qu vnculos son necesarios establecer entre valoracin y la adquisicin, la valoracin y el anlisis de necesidades? La valoracin es una funcin o una misin de Archivista? Qu es necesario entender por macrovaloracin o cul es su contrario, la microvaloracin? Cmo se pueden relacionar los principios, los mtodos, los procesos y los criterios en materia de valoracin? Insistir que el proceso de identificacin y valoracin documental no puede ser un suceso aislado, ni un programa circunstancial tiene que responder a una poltica pblica, cuya esencia tiene que ser coherente, acumulativa y multirrelacionada y contar con un esfuerzo colectivo, inteligente y consensado. Sin embargo, hay que mencionar que esfuerzos aislados y de trabajo continuo han logrado consolidar propuestas en esta materia. As, tenemos que en el acuerdo del 26 de abril de 2001 del Comit Tcnico de Unidades de
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Correspondencia y Archivos del Ejecutivo Federal, se instal un grupo para el desarrollo de un Cuadro de Clasificacin para las dependencias, coordinado por Alicia Barnard Amozorrutia, Directora del Centro de Documentacin de la Secretara de Salud, esta idea consisti bsicamente en la aplicacin de la normatividad tcnica con los siguientes criterios de clasificacin que comprenden tres etapas: La Identificacin, La Jerarquizacin y la Codificacin. La Identificacin. Es la formulacin de categoras de agrupamientos mediante una serie de mecanismos de semejanza e integracin entre categoras, los instrumentos consultados son: Ley orgnica de la Administracin Pblica Federal. Reglamentos Internos de Organizacin. Manuales de procedimientos. Catlogos de Actividades del Sector Pblico Federal. Cuadros de Clasificacin vigentes de las Dependencias del Gobierno Federal. Cabe sealar que el establecer categoras de agrupamientos documentales se debe hacer sobre la base de identificacin de las funciones inherentes al conjunto de instituciones que integran a la Administracin Pblica. La Jerarquizacin. Es el establecimiento de los niveles de relacin y/o coordinacin, as como de semejanza y diferencia entre las categoras de agrupamiento identificadas, en esta etapa, dichas categoras deben ser objeto de un proceso de comparacin a travs del cual puedan ser ubicadas en un contexto general de ordenacin o relacin el cual debe distinguir elementos diferentes que permitan ubicar la categora de agrupamiento en el lugar que le corresponda.

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Una vez realizadas las etapas de codificacin y jerarquizacin de las categoras de agrupamiento documental, se contina con la etapa de: La Codificacin. Que consiste en asignar una clave o cdigo que adems de sustituir el nombre propio o ttulo de la categora de agrupamiento para fines de abreviatura o identificacin. El resultado de este trabajo fue un Cuadro de Clasificacin conforme a las funciones comunes, est desarrollado para que los grupos bsicos y los subgrupos sean respetados tal y cual aparecen, cuando sea necesario las unidades responsables que requieran de mayor especificacin en sus archivos, puedan desagregar cada subgrupo hasta dos posiciones ms, es decir, cada subgrupo podr ampliarse dos claves ms de manera horizontal. Ejemplo:

GRUPO

SUBGRUPO 01.1

TERCERA POSICIN

CUARTA POSICIN.

01 LEGISLACIN

LEYES 01.1 LEYES NACIONALES. 0.1.1.1 LEYES EN MATERIA DE SALUD 0.1.1.2 LEYES EN MATERIA DE EDUCACIN.

Como se ha sealado, se trata de un cuadro de clasificacin que permite organizar los asuntos conforme a funciones y que pueden ser utilizados indistintamente por cada unidad responsable de acuerdo a distintas necesidades. As, el Cuadro de Clasificacin de funciones comunes se conforma por 11 grupos o secciones y de 232 series o subgrupos, pero como todo proceso para ponerlo en prctica es necesario cubrir la validacin, la formalizacin, la inspeccin, la asesora y la capacitacin. La validacin. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobacin para el Gobierno federal
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La formalizacin. Atiende a los mecanismos de implantacin y difusin en el mbito de todos los archivos de la administracin Pblica. La capacitacin. Tiene que ver con las capacidades de adiestramiento para conocer con profundidad las operaciones y procedimientos del Cuadro de clasificacin. Ahora bien, teniendo ya un Cuadro de Clasificacin, que de acuerdo a las conclusiones del grupo que lo elabor, menciona que este es el primer trabajo para dar inicio a una serie de instrumentos homogneos y normalizados interinstitucionales que coadyuven a facilitar el acceso a la informacin contenida en los archivos en su etapa activa y semiactiva, as como de optimizar procesos de valoracin. En trminos de la Valoracin, el Cuadro de Clasificacin de Funciones Comunes nos permite iniciar la primera etapa con la identificacin y descripcin de cada serie con sus respectivas subseries, as tenemos como punto de arranque 232 series o subgrupos. Como he mencionado, las decisiones validadas sobre la conservacin o eliminacin de documentos debe basarse en el amplio conocimiento de los documentos creados o recibidos por un organismo. Antes de emprender cualquier accin sobre los documentos de una organizacin, hay que conocerlos muy bien. Dentro del proceso de identificacin los tres campos a trabajar para todas y cada una de las series son. Procedencia Institucional, que permite conocer el organismo que gener la documentacin y en consecuencia, la funcin de la cual deriva en relacin directa. La caracterizacin documental, que informa de soportes, tipologa, volumen y organizacin. La descripcin informativa, que cubre contenido informativo, relacin entre serie y funcin, administrativa
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o sustantiva, periodo que cubre la informacin y relacin entre la serie en cuestin con otras series y otras fuentes de informacin afines. Estos tres campos configuran el ncleo que identifica a una serie documental. La segunda etapa es propiamente la valoracin del proceso intelectual que entraa el anlisis de los documentos en el nivel macro (en sus series en vez de expediente por expediente o pieza por pieza) para determinar: El Flujo documental y su control en atencin al uso y valores de los documentos de una organizacin. En funcin del estudio y anlisis se establecen plazos de vigencia, as como aspectos relacionados al soporte y la conservacin de los documentos y otros factores relativos a la eliminacin total y/o parcial de los documentos. Al conjunto de documentos que debe incorporarse a un sistema de gestin electrnica. En el proyecto del Registro Central de Disposicin Documental el elemento bsico de la informacin es la Cdula de Disposicin Documental. Este es, propiamente el registro individual de cada serie documental: en su conjunto, las cdulas constituyen un instrumento de control a partir del cual pueden derivarse los mecanismos de regulacin que se requieren para propiciar un tratamiento adecuado de las series. La Cdula de Disposicin Documental y por extensin el Registro Central cubre cuatro aspectos interrelacionados: La identificacin, la valoracin, la regulacin y el control, los dos primeros citados anteriormente. Cada uno de estos elementos, vale la pena subrayarlo, resulta insuficiente si se quiere manejar aisladamente slo teniendo una buena base de identificacin puede esperarse un anlisis serie y confiable; asmismo, solamente en la medida en que la identificacin y la valoracin se tengan puede aspirarse a regular eficientemente y continuamente el movimiento natural de los archivos, de acuerdo con el ciclo vital de la documentacin.
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Se presenta la relacin de elementos que integran una Cdula de Disposicin documental y una breve descripcin de la informacin que debe ser requisada: SERIE DOCUMENTAL: Nombre Genrico de un grupo homogneo y regular de documentos PROCEDENCIA INSTITUCIONAL: Nombre de la dependencia y de la unidad administrativa que gener la documentacin. De existir cambios estructurales o funcionales en las entidades productoras a lo largo del perodo cubierto por la serie, debern sealarse de manera general, remitiendo al esquema general de evolucin institucional respectivo. DESCRIPCIN DE LA SERIE: Relacin detallada de los asuntos y materias contenidos en las serie documental haciendo nfasis en la regularidad de la informacin. Si se trata de una serie plenamente homognea o de un formato uniforme, deber detallarse el contenido informativo. Debe destacarse, tambin la importancia de la serie respecto ala funcin o actividad de la cual deriva su creacin. TIPOLOGA DOCUMENTAL: Descripcin de la clase de documentos que contiene cada expediente individual de la serie. Soporte material y formato fsico. Sealar, tambin, el nmero de copias y destino. PERODO QUE CUBRE LA SERIE: Anotar los aos extremos inicial y final de la serie en su conjunto. ORGANIZACIN DE LA SERIE: Indicar la forma en que est ordenada la documentacin (numrica, alfabtica, cronolgica, etc.) y las reglas usadas para su organizacin. Sealar, asimismo, si tiene instrumentos descriptivos de acceso. VOLUMNE DE LA SERIE:

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Indicar en metros lineales o en metros cbicos, el volumen total de la documentacin y, si es posible, el volumen de acumulacin anual. VALORACIN PRIMARIA: Sealar los plazos de vigencia administrativa, legal y fiscal que tiene la documentacin, as como las disposiciones legales que los sustentan. VALORACIN SECUNDARIA: Dictaminar sobre el valor informativo, evidencial y testimonial de la serie. Evaluar la homogeneidad de la serie en relacin a la informacin que contiene y a la funcin de la cual deriva. Establecer el valor que puede tener la informacin para fines distintos a aquellos para los que fue concebida. Se anotar aqu la sntesis del dictamen de valoracin secundaria. MTODO DE SELECCIN: Sealar, en el caso de considerarse suficiente conservar una parte del conjunto total de la serie, que mtodo de seleccin es el adecuado para conservar el mayor volumen de informacin. En su caso, debern observarse los lineamientos de seleccin y muestreo. REPROGRAFA. Indicar, de ser necesario reproducir parcial o totalmente la serie en cuestin, que mtodo reprogrfico debe usarse. RESTRICCIONES A LA CONSULTA: Sealar si existe alguna razn para restringir le acceso general a la serie en cuestin. De justificarse, deber indicarse el plazo de restriccin y las condiciones de la consulta. SERIES AFINES: Mencionar aquellas series documentales que por su afinidad deban tomarse en consideracin tanto en el proceso de valoracin, como en la consulta. ARCHIVOS ESPECIALES: Anotar las observaciones pertinentes en el caso de que la serie incluya algn tipo especial de material (documento informtico por ejemplo) OBSERVACIONES:
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Indicar las observaciones que por su naturaleza no puedan ser consideradas dentro de los rubros anteriores. En el ao de 2002, ha propuesta de la Secretara Tcnica del Comit de Unidades de Correspondencia y Archivos del Ejecutivo Federal, Alicia Barnard, se instal un grupo de trabajo de valoracin para el proceso de identificacin y valoracin de series documentales, como ejemplo de esto se presenta un modelo de Cdula relativa a las CARPETAS DE COMITS. N 1/2002

Denominacin:
Expediente (Carpetas) de las sesiones de los Consejos, Comits y Subcomits

Vigencia documental aplicable a:

Presidencia de la Repblica, Secretaras de Estado, Departamentos Administrativos, Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal, Procuradura General de la Repblica, organismos descentralizados y empresas con participacin estatal mayoritara as como fideicomisos con participacin estatal mayoritaria

rea responsable de la funcin y generadora de la documentacin:

Unidades Administrativas o equivalentes que coordinan o tienen a su cargo la secretara general o tcnica de un comit o subcomit.

Base legal de la funcin que genera la documentacin:

Las leyes federales, reglamentos, decretos, acuerdos o normas que fundamenten la creacin y actividades de un consejo, comit, subcomit. Valor documental: Administrativo

Periodo de Conservacin:
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Originales en etapa activa (archivos de trmite):

2 aos posteriores al ao de elaboracin

Originales en etapa semiactiva (archivos de concentracin): Copias de otros miembros del Comit:

3 aos

Etapa activa (archivo de trmite), mximo 3 aos Nota: Se entiende por originales la que conserva el coordinador , secretario general o secretario tcnico del Consejo, Comit o subcomit, el resto es considerada copia. Cuando se transfiere una copia o expediente de sesiones al archivo de concentracin, se indicar en el inventario de transferencia el nombre del rea donde se conserva los originales

Conservacin permanente:

Unicamente los expedientes (carpetas) originales que se localizan en las reas de coordinacin, secretario general o tcnico del consejo, comit o subcomit, responsable de remitir la documentacin al Archivo de Concentracin al cumplir sus 3 aos de archivos de trmite.

El Archivo de Concentracin, segn sea el caso, la transfiere al Archivo Histrico de la dependencia, al Archivo General de la Nacin o notifica a ste que conservar la documentacin en sus acervos de forma permanente Fecha de aprobacin: 26 de septiembre 2002 Dentro de la atribucin que le confiere el artculo 48 fraccin II del Reglamento Interior de la Secretaria de Gobernacin al Archivo General de la Nacin, relativa a Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la documentacin liberada por las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal Se propone que retome el liderazgo en este aspecto y se permita llevar a buen trmino el proyecto de 1986 sobre el establecimiento de un Registro Central de Disposicin Documental, que entre otros objetivos tiene:

Fecha de dictamen: 28 febrero 2002

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Concentrar en un instrumento de control y seguimiento las series documentales producidas por las dependencias del gobierno Federal, a partir del registro de los resultados del proceso de identificacin y valoracin de aquellas. Una vez iniciado el proceso de identificacin y valoracin ser factible realizar una variante propuesta por los archivistas canadienses relativa a la macrovaloracin que proporciona instrucciones para la eliminacin de documentos que se generaron por funciones comunes a varias o a todas las instituciones, denominado Plan General. Este goza de prioridad en los programas de gestin de documentos y abarca la totalidad de la Administracin, por su utilidad de facilitar la eliminacin de grandes cantidades de documentos, situacin que se sustenta en el anlisis de necesidades permitiendo un conocimiento profundo de las instituciones y de los archivos valorados. CONSIDERACIONES FINALES. Otras propuestas que habra que estudiar son la aplicacin de los principios de la gestin sistmica de administracin de documentos administrativos. Y por otra parte, las propuestas australianas, en particular a la gestin de documentos, la descripcin y lo que se conoce como la revolucin Post-custodia. A manera de reflexin es importante conocer la forma de cmo funciona nuestro pensamiento, ste es inseparable de los problemas que afrontamos. Los problemas no estn sencillamente ah afuera, son creacin conjunta de los acontecimientos y lo que pensamos de ellos. Somos el elemento comn de todos nuestros problemas y tenemos que ser muy conscientes que no vamos a resolver un problema con el mismo nivel de pensamiento que lo cre.

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BIBLIOGRAFIA 1. La columna vertebral del texto est basado en este artculo de Couture, Carol, La evaluacin de los archivos, Estado de la Cuestin. (Texto basado en una investigacin para obtener un DESS de Archivistica) 2. Mundet, Jos Ramn, Manual de Archivstica, Madrid, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 1994, 408 pp. (Biblioteca del libro; 63) 3. Cox, Richard J., y Helen W. Samuels, Agenda para mejorar la identificacin y conservacin de los acervos de valor perdurable en Foro Archivstico, Mxico, AGN, 1992, pg. 17-29. 4. Boles, Frank y Julia Marks Young Exploring the Black Box: The Appraisal of University Administrative Record, en American Archivist, Vol. 48, No. 2/spring 1985. 5.Archivo General de la Nacin, Direccin de Administracin de Documentos del Gobierno Federal, Lineamientos generales para el establecimiento de un registro central de Disposicin Documental. Mxico 6.Cook Terry Interaccin entre la teora y la prctica archivsticas desde la publicacin del manual holands en 1898 en XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, China, 1966. 7. Archivo General de la Nacin, Direccin de Administracin de Documentos del Gobierno Federal, Sistema de Clasificacin documental del Gobierno Federal.(Lineamientos para su diseo y desarrollo. 8. Llanos Sanjun Joaqum, Sistemas Archivsticas y Universidad Pblica de Navarra, Gestin de Documentos

9. Herrera Huerta; Juan Manuel. La seleccin documental: una solucin dual, en Boletn del Sistema Nacional de Archivos No. 5, mayo-junio de 1984, pp. 30-36 10. Herrera Huerta, Juan Manuel, Jos Antonio Ramrez de Len, La experiencia de Mxico en Archivos Administrativos Iberoamericanos. Modelo y perspectivas de una tradicin Archivstica, Colombia, Archivo General de la Nacin, Colombia, 117- 176.

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