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Sistema de gesto para dirigir e controlar uma organizao no que respeita qualidade
A Gesto da Qualidade foca o produto / a realizao do servio; Tem como objectivo a satisfao do cliente.
REALIZAO DO PRODUTO PLANEAM. REALIZAO DO PRODUTO PROCESSOS RELACION. COM O CLIENTE CONCEPO E/OU DESENVOLVIMENTO APROVISIONAMENTO OPERAES DE PRODUO E SERVIO CONT. DISP. MEDIO E MONITORIZAO
Efectuar investigao preliminar Efectuar anlise funcional Identificar requisitos de documentos de Arquivo Avaliar os sistemas existentes Identificar estratgias para cumprimento dos requisitos dos documentos de arquivo Desenhar o sistema de arquivo Implementar o sistema de arquivo Efectuar controlo, ajustamento; Reviso
A Gesto da Qualidade em Sistemas Arquivsticos
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Poltica
Normas
Concepo
Implementao
1. Avaliao inicial (Etapa A, B) 2. Formao 3. Requisitos para o servio de gesto arquivstica (Etapa C, D) - Legislao - Segurana do sistema de arquivo; - Controlo de acessos; 4. Estabelecer a abordagem por processos do sistema arquivstico (Etapa C, E)
IDENTIFICAO E SEQUNCIA DAS ACES E MTODOS Seleco e Class. dos docs; Ordenao e ndices de docs; Regras gesto do arquivo (prazos conservao, eliminao, controlo acessos, converso e migrao, etc.); Legislao; Definio de responsveis
Controlo da circulao de documentos (movimento e utilizao, tramitao, integridade e localizao); Monitorizao do desempenho Auditorias Anlise da satisfao dos utilizadores do sistema de arquivo MEDIO E ANLISE
Implementao fsica dos arquivos; Conservao e manuteno dos arquivos; Segurana dos arquivos; Formao IMPLEMENTAO
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Percepo do cliente de como respondemos aos seus requisitos Incluir todos os tipos de clientes, identificando fontes de informao do cliente e do utilizador final. Processo documentado para determinao do nvel de satisfao Anlise de insatisfao tendncias documentadas, da satisfao /
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Seja de fcil consulta e utilizao; Seja fivel e seguro; Possua informao actualizada; Fornea prova das actividades desenvolvidas; Assegure a continuidade em caso de catstrofe; Preserve a memria; Permita pesquisas rpidas; Facilite um efectivo desempenho das actividades da organizao; Permita reduzir espao fsico e incrementar a produtividade.
A Gesto da Qualidade em Sistemas Arquivsticos
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POTENCIAR A MELHORIA DO DESEMPENHO EM ENTIDADES PELA IMPLEMENTAO DE SISTEMAS DE GESTO DA QUALIDADE Apoio deciso Formao Implementao Informatizao Auditorias internas
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SERVIOS DE CONSULTORIA (Aces definidas caso a caso) Concepo do sistema Implementao Programas de melhoria SERVIOS DE FORMAO Plano de Formao 2007 Programas Interempresas Programas por Entidade
SERVIOS DE AUDITORIA Programa anual Realizao de auditorias internas Plano de aces de melhoria
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GESTO DA INFORMAO
Objectivos e indicadores
GESTO DOCUMENTAL
Manual da Qualidade Organizao e Funes Modelo de Processos Procedimentos e Instrues Doc. Operacionais Modelos Registo
Monitorizao de processos Programas de gesto Satisfao de clientes Tratamento de no conformidades Aces correctivas e preventivas Tratamento de reclamaes Compras e fornecedores