12/04/2011

PENGURUSANORGANISASI

PENGURUSANORGANISASI

Kandungan Kursus
Definisi organisasi Ciriciri organisasi Definisi Pengurusan Konsep Pengurusan Ciriciri pengurusan Prinsipprinsip pengurusan Fungsifungsi pengurusan Tanggungjawab &peranan pengurus Tahaptahap pengurusan Kemahiran pengurusan Kepimpinan Motivasi Komunikasi Cabaran PO Isuisu PO Kesimpulan

DEFINISIORGANISASI
Organisasi adalah dianggotai oleh sekumpulan individu yangbekerja bersamasama ke arah mencapai matlamat yangsama Organisasi sebagai satu unitsosial yang mengandungi manusia yangbekerjasama dan saling bergantungan antara satu sama lainbagi mencapai matlamat setiap manusia itu dan organisasinya
3

DEFINISIORGANISASI
Organisasi merupakan himpunan individu (dua atau lebih)yangmenjalankan tugas tersendiri mengikut unitkerja,yangdiselaraskan untuk mencapai sesuatu matlamat yangtelah ditetapkan

CIRICIRIORGANISASI
Mempunyai identiti tersendiri Mempunyai hierarki atau tingkat autoriti Mempunyai struktur organisasi atau pembahagian kerja Mempunyai peraturan,dasar,prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti organisasi

DEFINISIPENGURUSAN
Satu proses aktiviti tadbirurus untuk merancang, mengorganisasi,memimpin dan mengawal sumbersumber secara cekap dan berkesan ke arah mencapai matlamat organisasi yangtelah ditetapkan

12/04/2011

DEFINISIPENGURUSAN
istheprocessofachievingorganizational missions&objectivesthroughthecoordinated behaviour oforganizationalmembers. (Michael &Jones2000) istheprocessofworkingwithpeopleand resourcestoaccomplishorgainazational goal. (Snel,Bateman2000)

KONSEPPENGURUSAN
Organisasi
Manusia bekerja bersama dan menyelaraskan tindakan mereka bagi mencapai matlamat mereka

Matlamat
Sasaran yangditetapkan untuk dicapai oleh organisasi pada masa hadapan

Pengurusan
Proses menggunakan semua sumber organisasi bagi mencapai matlamat organisasi dengan melakukan fungsifungsi pengurusan
7 8

CIRICIRIPENGURUSAN
Keberkesanan
apabila pengurusan organisasi mencapai matlamatnya dengan membuat /melakukan sesuatu yangbetul (doingtherightthings)

PRINSIPPRINSIPPENGURUSAN
HenryFayol (1841 1925)menggariskan 14 prinsip pengurusan:
1. Pembahagian Kerja
Pembahagian kerja yangkhusus dapat menngkatkan produktiviti

Kecekapan
apabila pengurusan organisasi menggunakan semua input(minima)bagi menghasilkan outputyangdiingini (maksima)dengan betul (doingthethingsright)

2. Autoriti
Autoriti sebagai hak untuk memberi arahan dan sebagai kuasa menarik seseorang menurut arahan itu

3. Displin
Memurut arahan dan prosedur serta menghormati persetujuan yangtelah dibuat antara organisasi dan kakitangannya

4. Satu Perintah
Mendapatkan arahan daripada seorang Ketua sahaja bagi mengelakkan kekeliruan dan konflik
9 10

PRINSIPPRINSIPPENGURUSAN
HenryFayol (1841 1925)menggariskan 14 prinsip pengurusan:
5. Satu Arahan
Aktiviti yangmempunyai objektif yangsama hendaklah disatukan dan diuruskan oleh seorang ketua

PRINSIPPRINSIPPENGURUSAN
HenryFayol (1841 1925)menggariskan 14 prinsip pengurusan:
9. Rantai Pemerintahan
Melalui aliran komunikasi formaldi dalam organisasi

6. Mengutamakan Kepentingan Organisasi

Kepentingan individu hendaklah di elakkan

10. Susunan Kakitangan

Carta organisasi

7. Pembayaran Upah
Setiap pekerjaan yangdilaksanakan mesti dibayar upah

11. Keseimbangan Layanan Bagi Melahirkan Ketaatan Kepada Organisasi

Penilaian prestasi yangobjektif

8. Penurunan Kuasa
Kepada kakitangan bawahan untuk menjalankan tugas dengan berkesan
11

12. Kestabilan Personel

Kemantapan dan kakitangan yangloyal
12

12/04/2011

PRINSIPPRINSIPPENGURUSAN
HenryFayol (1841 1925)menggariskan 14 prinsip pengurusan:
13. Inisiatif
Kakitangan diberikan kebebasan untuk memajukan dan mengimplimentasikan rancangan

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
Matlamat org.yg.ditetapkan Matlamat orgyg ditetapkan

ORGANISASI

Pengorganisasian Pengorganisasian

ORGANISASI

Perancangan Perancangan

Kepimpinan Kepimpinan

Penstafan Penstafan

Kawalan Kawalan

14. Kekitaan
Keharmonian dikalangan kakitangan mewujudkan perpaduan dan keteguhan organisasi

Pengurusan Pengurusan
13 14

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
1. Perancangan Definisi
Proses yangdigunakan oleh pengurus bagi mengenalpasti dan memilih matlamat & tindakan yangakan dilakukan oleh organisasi Proses merangka aktiviti (strategi)yangperlu dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
1. Perancangan
i. Tujuan &Objektif: kenal pasti perkara yanghendak dicapai berdasarkan matlamat penubuhan org. ii. Strategi: mencari jalan untuk mencapai tujuan dan matlamat iii. Mengatur program/projek: mengikut strategi berasaskan tujuan org
15 16

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
1. Perancangan
melibatkan penentuan dan pemilihan Apa yanghendak dicapai? Bila perlu dilakukan? Siapa yangakan melakukan? Bagaimana hendak mencapai? Bagi memastikan organisasi menjalankan aktivitinya dengan cekap &berkesan
17

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
1. Perancangan bermula di mana?
Perancangan atas ke bawah : bermula dari peringkat atasan (sebab pengurusan atasan dianggap paling berpengetahuan/berpengalaman tentang organisasi keseluruhan)

12/04/2011

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
1. Perancangan bermula di mana?
Perancangan bawah ke atas : bermula dari peringkat bawahan dalam organisasi (kelebihan adalah mereka hampir dengan sistem operasi,pelanggan dan pembekal )

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
1. Perancangan yangmana lebih baik?
Perancangan atas ke bawah vs.Perancangan bawah ke atas : Atas ke bawah berkesan apabila kejayaan bergantung kepada keupayaan membuat perubahan yangbesar terhadap tindakbalas tekanan dan ancaman umum Bawah ke atas berkesan apabila kejayaan bergantung kepada kepekaan terhadap keperluan &permintaan pelanggan

19

20

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
1. Perancangan langkah &kawalan
Langkah 1 Tetapkan tujuan & objektif Langkah 2 Kenalpasti situasi & Penetuan Visi/misi Langkah 3 Tentukan kekuatan / kelemahan/ peluang/ ancaman Langkah 4 Bentuk strategi & Tindakan & Pantau/nilai

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
1. Perancangan faedah
T U J U A N i. Melaksanakan tugas dengan cara sistematik perancangan menyediakan asas untuk mengkoordinasikan aktivitiaktiviti organisasi ii. Memfokus kepada pemikiran masa depan perancangan memaksa pengurus untuk berfikir ke hadapan dan mempertimbangkan sumbersumber yangdiperlukan serta mengenalpasti peluang &ancaman yang mungkin mendatang

Tujuan

Perancangan

Kawalan ukur prestasi/bandingkan/ pembetulan

Hubungan antara tujuan,rancangan &kawalan

22

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
1. Perancangan faedah
iii. Persekitaran kerja berbentuk penyertaan perancangan yangberjaya perlukan penyertaan ahli ahli organisasi iv. Siatem kawalan lebih berkesan perancangan membentuk asas untuk membuat kawalan dengan menyediakan makenisma memastikan organisasi bergerak ke arah yangbetul
23

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
2. Pengorganisasian definisi
Satu proses menentukan tugas yangperlu dilaksanakan ,siapa yangakan laksanakan, bagaimana tugastugas akan diatur & dikoordinasikan

24

12/04/2011

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
2. Pengorganisasian proses
Melibatkan kerja menstruktur organisasi & staf ii. Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti &tingkat autoriti iii. Pengurusan staf melibatkan perancangan sumber manusia,orientasi latihan,program keselamatan &programkebajikan
25

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
2. Pengorganisasian proses
Membentuk asas menentukan tugas &mendiskripsi tugas mendefinisikan hubungan kerja Kawalan & maklumbalas

i.

Merekabentuk organisasi mengumpul ahliahli organisasi mengembangkan sistem integrasi/bersepadu fokus &membuat keputusan

Matlamat &Objektif

26

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
2. Pengorganisasian tips
Kenalpasti tugas &aktiviti yangperlu disiapkan bagi mencapai matlamat ii. Merekabentuk kerja supaya pekerja merasakan kerjayanya menarik &mencabar iii. Rekabentuk organisasi yangfleksibal &adaptable adalah sesuai dalam banyak situasi iv. Tidak terperangkap dengan hubungan hierarki yang wujud secara tradisi dlm organisasi v. Pengurus yangberjaya adalah mendelegasikan kerja. Bentuklah sistem delegasi (empowerment)yang sesuai i.

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
3. Memimpin definisi
Memimpin adalah kebolehan untuk mempengaruhi pekerja untuk mencapai matlamat organisasi

27

28

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
3. Memimpin
i. Fungsi penting bagi menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur,lancar dalam suasana harmoni ii. Menentukan arahtuju yangjelas untuk pekerja dan memahamkan tentang peranan mereka dalam mencapai matlamat iii. Melibatkan kuasa,motivasi,kepimpinan dan sistem komunikasi
29

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
4. Kawalan definisi
Proses mengukur kemajuan terhadap prestasi matlamat yangdirancang dan membuat pembetulan jika aktiviti/kemajuan tidak selaras/selari dengan objektif yangditetapkan

30

12/04/2011

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
4. Kawalan proses
i. Memastikan prestasi organisasi dicapai mengikut perancangan ii. Memantau prestasi/membandingkan prestasi dengan matlamat dan membetulkan kesilapan/penyimpangan yangberlaku iii. Sifat &tingkahlaku kakitangan berkaitan prestasi perlu di awasi
31

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
4. Kawalan kitaran
Menetapkan piawai prestasi Mengukur prestasi Membandingkan prestasi &piawai Mengambil tindakan pembetulan Awalan pastikan arahtuju &sumber inputbetul Semasa pastikan proses berjalan mengikut perancangan Selepas pastikan hasil menepati piawaian

32

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
4. Kawalan gandingan dengan perancangan
Kawalan: Pengukuran prestasi

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
4. Kawalan faedah
i. Membantu organisasi pastikan arahtuju individu/kumpulan konsisten dengan perancangan ii. Memastikan penyempurnaan tugasan konsisten iii. Memastikan pematuhan peraturan &polisi organisasi
34

Perancangan Penetapan objektif Penentuan kaedah mencapainya

Tindakan (pengorganisasian)

Kawalan: Bandingkan dgn perancangan

Kawalan:Tindakan pembetulan

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
5. Penstafan definisi
Proses pengurusan sumber manusia yang merangkumi semua aktiviti yangdiperlukan untuk meningkatkan keberkesanan tenaga kerja dalam mencapai objektif organisasi Bertujuan untuk mendapatkan pekerja yang menepati spesifikasi kemahiran,pengetahuan & keupayaan untuk membantu organisasi mencapai matlamat penubuhannya

FUNGSIFUNGSIPENGURUSAN
5. Penstafan proses PSM
Analisa kerja Ramalan/focasting Pengrekrutan Latihan/pembangunan staf Penilaian prestasi Ganjaran/pampasan/pemisahan
35 36

12/04/2011

TANGGUNGJAWABPENGURUS
Pengurus
Pengurus adalah individu yangterlibat dalam mengurus perancangan,mengorganisasi, memimpin &mengawal semua aktiviti organisasi supaya segala matlamat yangditetapkan dicapai

TANGGUNGJAWABPENGURUS
Tanggungjawab Pengurus
1. Menyelaras &mengawasi proses kerja dan mengembeling tenaga kerja dibawah seliaannya 2.Menggunakan segala sumber yangada dengan cekap &berkesan 3.Menetapkan keutamaan projek/aktiviti 4.Mewujudkan dasar/perundangan/peraturan 5.Mengimplimentasikan strategi
37 38

PERANANPENGURUS
Peranan Interpersonal Tunggak (figurehead) Pemimpin (leader) Penghubung (liason) Peranan Pemberi Maklumat Pemantau (monitor) Penyampai (disseminator) Jurucakap (spokeperson) Peranan Pembuat Keputusan Usahawan (entrepreneur) Pengaman (disturbance handle) Pengagih Sumber (resource allocator) Perunding (negotiator)

TAHAPTAHAPPENGURUSAN
1. Pengurusan Atasan
Perancangan jangkapanjang,membuat dasar & analisa persekitaran &luaran (Pengurusan Strategik)

2. Pengurusan Pertengahan
Penyelarasan &pengawalan kerja di peringkat bahagian/unitbagi mencapai matlamat di atas

3. Pengurusan Bawahan
Mengawasi kerja/operasi harian di unitmasing masing yangtelah ditetapkan oleh pengurusan pertengahan (perancangan operasi)
39 40

HenryMintzberg,TheManagersJob:Folklore&Fact

TAHAPTAHAPPENGURUSAN

KEMAHIRANPENGURUSAN
Kemahiran Manusia Kemahiran Teknikal Kemahiran Konseptual

Pengurus Atasan

Pengurus Pertengahan

Pengurus Lini Pertama

Operasi
41 42

12/04/2011

KEMAHIRANPENGURUSAN
Kemahiran Manusia
Keupayaan membentuk kerjasama dengan individu &kumpulan Kebolehan berkerja dengan orang lain Berkomunikasi &berinteraksi dengan baik Memahami gelagat &kepentingan individu /kumpulan Mampu memotivasikan individu/kumpulan yg dipimpin Keupayaan wujudkan persekitaran komunikasi yangmemberangsangkan
43

KEMAHIRANPENGURUSAN
Kemahiran Teknikal
Berupaya mengaplikasikan pengetahuan & kepakaran khusus berkaitan dengan proses kerja,peraturan &sumber tertentu dalam menyelesaikan aktiviti yangmenjadi sebahagian tugas Berupaya membuat keputusan Berupaya mengurus masa
44

KEMAHIRANPENGURUSAN
Kemahiran Konseptual
Berupaya mengeluarkan ide &memahami sesuatu yangabstrak Berupaya memahami bagaimana organisasi dapat menyesuaikan diri dalam persaingan Berupaya melihat kepada saling hubungan & pergantungan antara bahagian/unitdlmm organisasi
45

KEMAHIRANPENGURUSAN

Atasan

Pertengahan

Bawahan

T
Kemahiran

Peringkat

46

KEPIMPINAN
Kepimpinan definisi
Satu proses dua hala antara manusai dimana seseorang itu cuba mempengaruhi yanglainke arah menacapai sesuatu matlamat/tujuan Elemen penting dlm kepimpinan i. Pengikut ii. Kuasa iii. Pengaruh iv. persekitaran
47

KEPIMPINAN
Kepimpinan peranan
1. Menentukan visi
a. b. c. a. b. a. b. Halatuju dlm jangkapanjang Memberi makna &kesan kpd warga Menetepkan strategi Mengatasi pesaingan/krisis/cabaran &masalah Merebut peluang (kelemahan kpd peluang) Gembeling tenaga kerja Kerja dalam satu pasukan
48

2. Mewujudkan keperluan yangmendesak

3. Membentuk gabungan mantap

12/04/2011

KEPIMPINAN
Kepimpinan peranan
4. Komunikasi berkesan
a. b. c. Menyampaikan &berkongsi visi Memberi tunjuk ajar&bimbingan Memberi teladan (walkthetalk)

KEPIMPINAN
Kepimpinan peranan
6. Mengiktiraf kejayaan
a. a. b. c. Memberi rewardkpd warga berjaya Proaktif &menyokong perubahan Pemantauan keadaan yangtidak menentu Menghubungkaitkan perubahan persekitaran dengan organisasi

7. Mengukuhkan penambaikkan

5. Memberi kuasa pdorang lain (empowerment)

a. b. c. d. Warga kerja ada autoriti Kebebasan membuat perubahan Peluang mengatasi risiko Galak inovasi &kreativiti
49

50

KEPIMPINAN
Kepimpinan prestasi tinggi
Memimpin perubahan Mengurus sumber manusia Membentuk sikap warga berorientasikan hasil (outcome) Membina rangkaian strategik &perhubungan interpersonal

KEPIMPINAN
Kepimpinan impak prestasi tinggi
Produktiviti tinggi Perkhidmatan berkualiti Warga cekap efisyen Kepuasan pelanggan tinggi Warga kerja setia/bangga Imej warga/organisasi tinggi

51

52

KEPIMPINAN
Kepimpinan halangan
Kebanyakan penyelesaian/aktiviti telah di preprogramme/precedent/struktur tiada ruang kreativiti Kurang kemahiran dlm kepimpinan Gayakepimpinan yangsama semua tahap

KEPIMPINAN
Kepimpinan atasi halangan
Latihan kepimpinan Dapatkan maklumbalas dari warga kerja Peningkatan kerjaya

53

54

12/04/2011

KOMUNIKASI
Komunikasi keorganisasian definisi
Sebagai satu proses pertukaran maklumat &masej sari syatu sistem bagi mencapai matlamat yangtelah ditetapkan Unsurunsur penting: i. Pemberi/penyampai maklumat ii. Penerima maklumat iii. Maklumat/masej

KOMUNIKASI
Komunikasi keorganisasian definisi
Komunikasi merupakan proses asas dalam perorganisasian.Memahaminya dapat menyediakan pandangan/ideauntuk memahami organisasi dengan lebih baik Kemahiran komunikasi merupakan asas kepimpinan dan merupakan kunci kepada membuat keputusan yangberkesan

55

56

KOMUNIKASI
Komunikasi keorganisasian sifat/saluran Saluran menegak:
Dariatas kebawah bersifat arahan,perintah berkaitan sasuatu tindakan yangmesti di ambil

KOMUNIKASI
Komunikasi keorganisasian berkesan
Bilamana masej yangdisampaikan difahami dengan tepat dan jelas oleh penerima Pengirim menerima jawabbalas seperti yangdiperlukan Kebolehpercayaan masej Kandungan &kejelasan masej Tahap keupayaan mendengar/mengingat Kesinambungan Keadah penghantar sesuai dgn kumpulan sasar
57 58

Saluran menurun:
Dimana kierarki autoriti yangsama berkomunikasi

Saluran mendatar:
komunikasi antara bagahian/unitbertujuan membri sokongan

KOMUNIKASI
Komunikasi keorganisasian halangan
i. ii. iii. iv. v. vi. Bahasa tidak jelas Sudut pandang berbeza Carapenyampaian Emosi Persekitaran Kesesuaian masa

MOTIVASI
Motivasi definisi
Desakkan hati &naluri yangmenggerakkan seseorang untuk membuat sesuatu tindakan Sebagai penggerak/pendorong kepada sesorang untuk melakukan sesuatu
MODELMOTIVASI Keperluan/ ekspektasi Tingkahlaku/ tindakan Kepuasan/ maklumbalas
59 60

matlamat

10

12/04/2011

MOTIVASI
Motivasi teori (Maslow)
i. Kebanyakan perlakuan manusia adalah didorong oleh keperluan yangbelum dipenuhi
E

MOTIVASI
Motivasi teori (Maslow)

Selfactualisation

ii.

Setelah keperluan/kepuasan itu dipenuhi dorongan tiada lagi untuk mencapai keperluan/kepuasan yang sama

D C B A
61

Selfesteem Keperluan sosial Keperluan keselamatan Keperluan fisiologi

62

MOTIVASI
Motivasi kepentingan Menghasilkan perkerja yangproduktif Memberi tumpuan kepada kesempurnaan/kualiti Merangsang prestasi

CABARANP.O
Cabaran organisasi abad ke 21 nowweareenteringathirdperiodofchange theshiftfromthecommandandcontrol organization,theorganizationofdepartmentaland divisions,totheinformationbasedorganization,the organizationofknowledgespecialist PeterDrucker (1998)
63 64

CABARANP.O
Cabaran 12ciriciri organisasi abad ke 21 1. Borderless 2. LearningCentric 3. Collaborative 4. KnowledgeCreating 5. StrategicallyOutsource 6. geocentric 7.Ethical 8.Networked 9.LooselyCouple 10.Selfmaintainable 11.Contigency based 12.Fosteringan environmen ofhigh care
65

CABARANP.O
Cabaran pengurusan organisasi
Increasingnumberofglobalorganization Buildingcompetitiveadvantagethroughsuperiorefficiency, quality,innovation&responsiveness Increasingperformancewhileremainingethicalmanagers Managinganincreasinglydiverseworkforce(generation gap) Usingnewtechnology

66

11

12/04/2011

CABARANP.O
Cabaran tiang organisasi bertaraf dunia WorldClassOrganization
Customer based focus
Continuous Improve ment

ISUISUP.O
1. Howemployeefeel abouttheir organization? 2. TrainingNeedsAnalysis 3. Differencesinfeedback 4. Researchbeforea development programme 5. Whenisaproblema problem
67

Fluid, flexibleor Virtual Organiza tion

Creative HRM

Egalitarian climate (democratic)

Techno logical support

Management
Hodgetts,Luthans &Lee(2000) NewParadigmOrganization: FromTotalQualitytoLearningtoWorldClass

6.Intervention for organizationchange 7.Involvingmanagersin organization development 8.Whatmakessensein managementtraining? 9.TeamBuilding:Re examination

68

ISUISU BMANAPENGURUS BERUBAH?

Tradisional Manager Thinksofselfasamanager orboss Followthechain of command Makesmore decisionalone Trytomasteronemajor displine ContemporaryManager Thinksofselfasasponsor or internalconsultant Dealswithanyonenecessary togetthejobdone Inviteotherstojoin in decission naking Triestomasterabroadarray ofmanagerialdisplince

ISUISU BMANAPENGURUS BERUBAH?

Tradisional Manager Lookupfordirection and answer Accepts anddoesrepetitive work Sees othersprimarilyas bossesandcompetitors Demandslonghours ContemporaryManager Questions,collaborates and negotiates,withothersto findsolutions Learnnewwaytocontribute Createsrelationshipbasedon commonpurpose, mutual respect,andexchangeof information Demandresults
70

69

KESIMPULAN
Kejayaan pengurusan organisasi
Diukur berdasarkan:
Kecekapan Keberkesanan (menggunakan strategi mencapai matlamat) Produktiviti (penggunaan sumber manusia) Kualiti produk &penyampaian perkhidmatan (kepuasan pelanggan)

SEKIAN DAN TERIMAKASIH

Kesimpulan pengurusan organisasi

Pengurus mesti punyai konsep jelas tentang tujuan, misi &visi Pengurus mesti menilai dengan realistik Pengurus memikir masa depan &buat perubahan
71 72

12