STD del Ecuador

Capacitacin Empresarial Especializada

Microsoft Word 97

Herramienta Nivel Duracin

Microsoft Word97 Bsico/Intermedio 10 Horas

STD del Ecuador S.A. Todos los derechos reservados 1998

Tabla de Contenido

PROCESAMIENTO DE TEXTO................................................................................................................................1 INTRODUCCIN..........................................................................................................................................................1 UNIDAD UNO: ..............................................................................................................................................................4 INTRODUCCIN..........................................................................................................................................................4 Empezando a trabajar con Word.......................................................................................................................4 UNIDAD DOS: ..............................................................................................................................................................7 TRABAJANDO CON UN NUEVO DOCUMENTO.....................................................................................................................7 Creacin de un nuevo documento......................................................................................................................7 Plantilla de Estilos de textos..............................................................................................................................7 Escribiendo en el Editor de texto.......................................................................................................................7 UNIDAD TRES: .........................................................................................................................................................11 INSERTANDO ELEMENTOS ESPECIALES..........................................................................................................................11 Insertar imagen...............................................................................................................................................11 Insertando una tabla........................................................................................................................................11 Insertando un elemento WordArt.....................................................................................................................13 UNIDAD CUATRO: ..................................................................................................................................................15 HERRAMIENTAS DISPONIBLES.....................................................................................................................................15 Verificacin de ortografa y gramtica............................................................................................................15 Combinacin de documentos...........................................................................................................................16 Combinacin de correspondencia..................................................................................................................17 Insertando elementos de la combinacin en nuestro documento.....................................................................19 UNIDAD CINCO: .......................................................................................................................................................20 OPCIONES DE IMPRESIN DE DOCUMENTOS ...................................................................................................................20 Configurar pgina: opciones disponibles........................................................................................................20 Impresin.........................................................................................................................................................20 Crear e imprimir sobres y etiquetas.................................................................................................................21

Procesamiento de Texto.
Introduccin
Word es un Procesador de Palabras que Microsoft nos ofrece con la finalidad de disponer de una herramienta que nos permita la creacin de documentos, agregndoles a estos formas o dibujos que hagan de su texto ms original y de acuerdo a sus gustos. En este curso aprender como hacer uso de las ventajas de los estilos, plantillas, tablas, dibujos e imgenes, grficos. Word posee la caracterstica WYSIWYG (What You See Is What You Get: Lo que se ve es lo que se obtiene), es decir lo que se vea en su monitor es lo que va a obtener en su impresin. Tiene la capacidad de intercambiar informacin entre otras aplicaciones (sin importar el fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo el ambiente Windows y soporten OLE. La tecnologa OLE (Object Linking and Embedding: Ligado y Empotrado de Objetos) est basada en el concepto de que en nuestros documentos tendremos objetos de otras aplicaciones. Estos objetos podrn ser editados directamente en la aplicacin contenedora sin la necesidad de abrir la aplicacin que le dio origen. Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicacin con mltiples objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorra creando documentos de altsima calidad.

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Visin general del curso

Unidad Uno: Introduccin Empezando a trabajar con Word Descripcin de la pantalla principal Barra de mens Barra de herramientas Regleta Botones de Vista Barra de Estado Unidad Dos: Trabajando con un Nuevo Documento Creacin de un nuevo documento Seleccin de texto Cortar, copiar y pegar Plantilla de Estilos de Textos Escribiendo en el Editor de Texto Unidad Tres: Editando un documento existente Abrir un documento Seleccin de texto Cortar Texto Copiar Pegar Pegado especial Deshacer y repetir acciones Buscar texto Reemplazar texto Autotexto Plantilla de Estilos de Textos Escribiendo en el Editor de Texto Unidad Cuatro: Insertando Elementos Especiales Insertar una imagen Insertar una Tabla Insertando un elemento WordArt Modificar un motivo de WordArt Alinear su motivo de WordArt. Establecer las letras de WordArt Convertir de WordArt en Texto Vertical Unidad Cinco: Editar un Boletn

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Automatizar las distintas partes de la cabecera Decorar las columnas Aadir los artculos Manejar la divisin con guiones Usar cuadro de texto Configurar la tabla de contenido

Unidad Seis: Manejando tablas Insercin de una tabla Escribir datos en las tablas Aadir y eliminar celdas a una tabla Fijar ancho de columnas y altura de filas Dividir y juntar el contenido de celdas Convertir texto a tabla y viceversa Insercin de frmulas en las tablas Ordenar contenido de la tabla Formato manual y automtico de la tabla. Unidad Siete: Manejo de Correspondencia Usar el asistente para cartas Crear e imprimir sobres y etiquetas Cartas para correo masivo Expresar sus ideas en un memorndum Unidad Ocho: Opciones de Impresin de documentos Configuracin pgina : Opciones disponibles Vista Preliminar Impresin Crear e imprimir sobres y etiquetas Configurar encabezado y pie de pgina Fijar mrgenes a la pgina. Unidad Nueve: Trabajar con la barra de herramientas Situar las barras de herramientas Modificar el aspecto de una barra de herramientas Crear sus propias barras de herramientas

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Unidad Uno:
Introduccin
Empezando a trabajar con Word.
D ependiendo de las tareas que deba realizar, este manual puede ayudarle a obtener los conocimientos fundamentales de cmo utilizar Word.

Descripcin de la pantalla principal .

Al iniciar Microsoft Word, automticamente se genera un nuevo documento en blanco. La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuacin:
Barra de Herramientas Estndar Barra de Herramientas de Formato

Barra Mens

de

Regleta

Documento Nuevo

Botones de Vista

Barra de Estado

Barras de Desplazamiento

Barra de Mens La barra de mens es una barra de herramientas especial de la parte superior de la pantalla que contiene mens como Archivo, Edicin y Ver. Esta barra de mens se puede personalizar del mismo modo que cualquier otra barra de herramientas integrada. Por ejemplo, se pueden agregar y quitar rpidamente mens, pero no se puede ocultar la barra. Un men muestra una lista de comandos. Junto a algunos comandos se incluyen imgenes que permiten asociar rpidamente el comando con la imagen correspondiente. Utilice el cuadro de dilogo
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Personalizar para arrastrar un comando a una barra de herramientas y crear un botn para dicho comando, de forma que el acceso al mismo resulte ms sencillo. En esta rea aparecen los mens disponibles. Cada men contiene acciones especficas que estn agrupadas segn el nombre del men de la siguiente manera: Archivo.Este menu permite abrir, cerrar, guardar, buscar, imprimir archivos, entre otras cosas. Edicin.Mediante este men se pueden realizar ediciones de objetos y texto. Es decir, copiar, pegar, cortar, seleccionar, buscar, establece ligas, etc, estando el documento en pantalla. Ver.Contiene las opciones para ver en pantalla las diferentes vistas de un documento. Insertar.Para insertar en el texto elementos como saltos de pginas, smbolos, dibujos, documentos y objetos en general. Formato.En este men estn las opciones para dar formato al texto, alterando los prrafos, los objetos y tambin, los estilos y autoformatos. Herramientas.Con este men obtenemos ayudas adicionales como son: la correccin ortogrfica, las correccin gramatical, el diccionario de sinnimos y opciones en general para configurar el Microsoft Word. Tabla.Todos los comandos referentes a la manipulacin de tablas. Ventana.Manejo de las ventanas de los documentos activos. ?.Ayuda en lnea que proporciona Microsoft Word al usuario. Algunos mens que aparecen en Microsoft Word se pueden encontrar en casi todas las aplicaciones del ambiente Windows y contienen opciones muy similares. Es decir que si se sabe usar una opcin de estos mens en Microsoft Word se sabe usar en cualquier ora aplicacin de Windows y viceversa.

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Barra de Herramientas Word agrupa los comandos ms usados en varias barras de botones que se mantienen en la pantalla permanentemente (salvo que elija no mostrarlas usando Ver | Barras de Herramientas y desactivando la casilla de verificacin que corresponde a la barra que no quiere que aparezca). Las barras de herramientas permiten organizar los comandos de Word de forma que se puedan encontrar y utilizar rpidamente. Las barras de herramientas se pueden personalizar fcilmente, por ejemplo, se pueden agregar y quitar mens y botones, crear barras de herramientas personalizadas, ocultarlas o mostrarlas y moverlas. En versiones anteriores de Office, las barras de herramientas slo contenan botones. Sin embargo, en esta ltima versin pueden contener botones, mens o una combinacin de ambos.

Regleta Es una regla de referencia para el manejo del texto. Con ella podemos definir y medir distancias dentro de la hoja.

Botones de vista Estos botones se utilizan para cambiar la forma de ver el documento. Un documento se puede ver en las siguientes formas: Normal Diseo en pantalla Diseo de pgina Esquema Documento Maestro

Barra de Estado Es una descripcin del lugar y posicin del cursor en la hoja y en el documento. Incluye la seccin, la altura, nmero de lneas y columnas, nmero de pginas y pgina en la que se encuentra el documento y cinco indicadores de estado. GRB El estado de la grabacin de macros. Haga doble clic en GRB para activar o desactivar la grabacin de macros. Cuando no se est grabando ninguna macro, GRB aparece atenuado. MCA El estado del control de cambios. Haga doble clic en MCA para activar o desactivar la funcin de marcar cambios. Cuando no se marcan cambios, MCA aparece atenuado. EXT El estado del modo de seleccin extendido. Haga doble clic en EXT para activar o desactivar el modo. Cuando el modo de seleccin est desactivado, EXT aparece atenuado. SOB El estado del modo Sobrescribir. Haga clic en SOB para activarlo o desactivarlo. Cuando el modo Sobrescribir est desactivado, SOB aparece atenuado. AWP El estado de la Ayuda de WordPerfect. Haga doble clic en AWP (y despus en Opciones) para desactivar la ayuda. Cuando la Ayuda de WordPerfect est desactivada, AWP aparece atenuado.

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Unidad dos:
Trabajando con un nuevo documento
Creacin de un nuevo documento

ara crear un documento nuevo en tu PC, haga clic en Nuevo , y comienza a escribir tu carta o documento. Word te permite crear un documento cuando abres el programa, pues comienza con una pgina en blanco.

Uso de la galera de plantillas de documentos Word provee al usuario de una gama de plantillas de documentos que son textos predefinido de una manera estndar que permite solo modificar lo escrito en base a lo que denominamos plantillas.

Plantilla de Estilos de textos

Para crear un documento cuyo estilo esta predefinido, haga clic en Archivo, luego en Abrir, y a continuacin en Tipo de Documento escoja Plantilla de Documento.

Escribiendo en el Editor de texto

El editor de texto se muestra claramente como el papel en blanco que comnmente utilizaramos en caso de usar una mquina de escribir convencional, desde aqu podremos escribir el texto que deseemos, y con los formatos requeridos.

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Personalizando los formatos de texto Word provee al usuario modificar el estilo de la letra, que va desde Normal a Ttulo1, Ttulo2, entre otros, adems de modificar el tamao de la letra, si la desea en negrita, cursiva, o subrayada.

Opciones de Edicin: Cortar, copiar, pegar, rehacer, deshacer, copiar estilo Seleccione el texto o los grficos que desee mover o copiar. Para mover la seleccin, arrstrela hasta la posicin donde desee pegarla. Sugerencia Tambin puede mover o copiar texto y grficos con el botn secundario del Mouse (ratn) para arrastrar la seleccin. Cuando suelte el botn del Mouse, aparecer un men en el que se muestran las opciones disponibles para mover y copiar.

Si deseas repetir la ltima accin que hiciste, puedes hacerlo haciendo clic en el men Edicin, haga clic en Repetir.
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Si no puede repetir la ltima accin, el comando Repetir se convierte en No se puede repetir. Haga clic en la flecha situada junto al botn Deshacer para que aparezca una lista de las acciones ms recientes que se pueden deshacer. Seleccione la accin que desee deshacer. Si no la encuentra, desplcese por la lista. Al deshacer una accin, tambin se deshacen todas las acciones que la preceden en la lista. Sugerencia Si ms adelante decide que no deseaba deshacer la accin, haga clic en Rehacer .

Botn Rehacer

Botn Deshacer.

Formas de Ver nuestro documento Para ver el documento Word los muestra en los siguientes formatos: Normal Diseo en pantalla Diseo de pgina Esquema Documento maestro. Areas de nuestro documento: Cabecera, pie de pgina, cuerpo del documento El usuario puede adicionar a su documento una cabecera y un pie de pgina. Haga clic en Ver, luego en Encabezado y Pie de pgina, y a continuacin ingrese lo que en su documento represente el Encabezado, y de la misma manera el Pie de Pagina, llevando el cursor a la parte inferior del documento.

Opciones de bsqueda y reemplazo de texto Cada vez que el usuario desee hacer una bsqueda en su documento que es muy extenso, para buscar texto, haga lo siguiente: 1. En el men Edicin, haga clic en Buscar. 2. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar. 3. Haga clic en Buscar siguiente. Nota: Para cancelar una bsqueda en ejecucin, presione la tecla ESC. Para buscar texto, haga lo siguiente: 1. En el men Edicin, haga clic en Buscar. 2. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar. 3. Haga clic en Buscar siguiente. Nota: Para cancelar una bsqueda en ejecucin, presione la tecla ESC.

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Unidad Tres:
Insertando elementos especiales
Insertar imagen Galera de imgenes prediseadas Imgenes desde archivo Insertando una tabla Definiendo columnas y filas Combinar y Dividir celdas Formato de tablas Ordenamiento de tablas Convertir texto a tabla

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Unidad Tres:
Insertando elementos especiales
Insertar imagen

ara crear grficos en un documento de Word, haga clic en Insertar, y luego en Imagen, a continuacin se presentan las siguientes opciones: Imgenes prediseadas Desde archivo Autoformas WordArt Grficos.

Galera de imgenes prediseadas En la galera de imgenes prediseadas, se obtienen las diferentes imgenes que Word provee al instalarlo previamente, se escoge la imagen deseada y se hace clic en Aceptar, de esta manera se habr insertado la imagen seleccionada en el documento. Imgenes desde archivo Busca en determinada ruta la imagen que se encuentra grabada en la posicin especificada, ya sea este una carpeta en el disco duro o en el drive A.

Insertando una tabla

Definiendo columnas y filas Para insertar una tabla, haga lo siguiente: Haga clic en el lugar en que desee crear una tabla. Haga clic en Insertar tabla Arrastre para seleccionar el nmero de filas y columnas que desee,

Para poner bordes y sombreados a la tabla:

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Posicione el cursor en la tabla, o en el texto que desee bordear o sombrear. Haga clic en Tablas y bordes, y luego seleccione el borde y sombreado que usted desee.

Combinar y dividir celdas En Microsoft Word, divide las celdas seleccionadas en el nmero de filas y columnas que se especifiquen. Haga clic en Tabla y luego en Combinar Celdas, previamente haber marcada la celda. Formato de tablas Se selecciona con ayuda del mouse las celdas deseadas, y se selecciona el formato de la misma manera como se formatea un texto, pues lo que se incluir en las celdas se lo denomina texto tambin. Ordenamiento de tablas Haga clic en Tabla y luego en Ordenar la tabla, la columna seleccionada ser ordenada automticamente de manera alfabtica, ya sea ascendente o descendentemente, segn como se haya especificado, luego de hacer clic en Aceptar.

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Convertir texto a tabla Para convertir el texto a tabla, se marca previamente el texto, y luego se hace clic en Tabla y luego en la opcin Convertir texto a tabla.

Insertando un elemento WordArt

Galera de Estilos En el men Insertar, haga clic en Imagen, y luego en WordArt, a continuacin se mostrara en su monitor la siguiente ventana:

Se selecciona el elemento WordArt que guste, y a continuacin haga clic en Aceptar, inmediatamente aparece la ventana donde debe ingresar el texto deseado, previamente haber indicado el lugar en el texto donde desee insertar el elemento WordArt, como se muestra a continuacin:

Personalizacin de estilos
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Para personalizar el estilo, tal como se muestra en la ventana anterior, observe que se muestra para que cambie a su eleccin la Fuente de letra, el tamao, si la desea en Negritas (N), o Cursiva (K). Des esta manera

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Unidad Cuatro :
Herramientas disponibles
Verificacin de ortografa y gramtica Definicin del idioma Combinacin de documentos Combinacin de correspondencia Insertando elementos de la combinacin en nuestro documento.

Unidad Cuatro:
Herramientas disponibles
Verificacin de ortografa y gramtica

n el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Ortografa y gramtica. Active las casillas de verificacin Revisar ortografa mientras escribe y Revisar gramtica mientras escribe. Si la opcin aparece atenuada, no est disponible y deber instalar el corrector ortogrfico o gramatical correspondiente. Para obtener ms informacin, haga clic en Desactive las casillas de verificacin Ocultar errores de ortografa y Ocultar errores gramaticales. Haga clic en Aceptar.

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Definicin del idioma Haga clic en Herramientas, luego en Idioma, y finalmente en Definir Idioma, entonces aparece en su monitor la siguiente ventana, donde tiene que escoger el idioma, posteriormente dar Aceptar.

Combinacin de documentos
Haga clic en Herramientas y luego en Combinar documentos, luego seleccione el documento que va a combinar con el documento activo, y luego Aceptar.

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Combinacin de correspondencia
Para combinar correspondencia haga clic en Herramientas, luego en Combinar Correspondencia, y siga paso a paso lo que indica, se muestran tres pasos:

En documento principal,, haga clic en Crear, donde se tiene a su eleccin: Cartas Modelo Etiquetas postales Sobres Catlogo Vamos a escoger Cartas Modelos, donde aparecer la siguiente ventana:

Seleccione el botn que indica Ventana Activa.

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A continuacin vaya al paso 2., haga clic en el botn Obtener Datos, y luego escoja Crear Origen de Datos, aparece la siguiente ventana, aqu se muestra por consiguiente los siguientes campos, los cuales son modificables, Word permite quitar uno o mas campos, as como ingresar el o los campos deseados para formar su propia base de datos. Una vez seleccionados los campos haga clic en Aceptar.

Se muestra de inmediato la ventana de Grabar como, para grabar la base de datos con el nombre y en la carpeta deseada, a continuacin se muestra la siguiente ventana, escoger la ventana derecha: Modificar documento principal, inmediatamente ira al documento donde esta haciendo la carta.

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Una vez ya en el documento, se muestra la barra de herramientas para el ingreso de datos, como se muestra a continuacin:

Insertando elementos de la combinacin en nuestro documento

Para insertar los elementos de la combinacin en el documento, haga clic en el ultimo botn del men de combinacin, aparece la siguiente pantalla:

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Haga clic en Agregar Nuevo para continuar llenando la base de datos de las personas que le interesa tener en una base, y luego clic en Aceptar.

Unidad Cinco:
Opciones de Impresin de documentos
Configurar pgina: opciones disponibles Impresin Presentacin Preliminar Crear e imprimir sobres y etiquetas.

Unidad Cinco:
Opciones de Impresin de documentos.
Configurar pgina: opciones disponibles

hora haga clic en Archivo, y luego en Configurar pgina, aqu puede escoger el Tamao del Papel, los mrgenes, la fuente del papel, y el diseo de la pgina.

Impresin
Puede imprimir el documento activo haciendo clic en Imprimir . Para presentar en pantalla todas las pginas con el aspecto que tendrn una vez impresas, haga clic en Vista preliminar .

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Presentacin Preliminar Para ver el aspecto que tendrn las pginas una vez impresas, haga clic en Vista preliminar

Crear e imprimir sobres y etiquetas

En el men Herramientas, haga clic en Sobres y etiquetas y, a continuacin, en la ficha Sobres. Escriba la direccin y, a continuacin, seleccione las opciones que desee. Para imprimir el sobre, colquelo en la impresora de la forma indicada en el cuadro Papel y, a continuacin, haga clic en Imprimir.

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