Manual de procedimientos UCV

FACULTAD DE INGENIERA
INFORME DE PRCTICA PRE PROFESIONAL I
UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO

DIRECCIN DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN PROYECTO ACADMICO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DIRECCIN DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN DE LA UCV.
Practicante: Davis Smith Caldern Daz Docente: Ing. Palmer Luis Dionicio Torres Supervisor: Ing. Ral Alfredo Mndez Parodi Jefe inmediato: Lic. Carla Florin Snchez
INGENIER A INDUSTRIAL
Agosto a Diciembre 2011 Trujillo Per
ESCUELA DE INGENIERA INDUSTRIAL
DEDICATORIA
A Dios por permitirme tener el privilegio de la vida y la bendicin de tener una familia que siempre me ha apoyado cuando los he necesitado y a mis profesores por brindarme y fortalecer mis conocimientos.
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PRESENTACIN
Dando cumplimiento al reglamento de Prcticas Pre Profesionales de la Escuela de Ingeniera Industrial de la Universidad Cesar Vallejo, presento el Informe de Practicas Pre Profesionales 1, las cuales han sido realizadas en la Universidad Cesar Vallejo en la Direccin de Tecnologa de la Informacin.
La tarea acadmica elegida, lleva por ttulo IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DIRECCIN DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN DE LA UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO.
Sometemos a ustedes el presente proyecto para su evaluacin bajo criterios profesionales, el cual es desarrollado basndonos en conocimientos adquiridos durante el transcurso de nuestra formacin profesional.
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AGRADECIMIENTO Agradezco al Ing. Dionicio Palmer, por la orientacin y motivacin que me brindo para realizar mis prcticas por su asesoramiento en la elaboracin del trabajo. A la Universidad Csar Vallejo, prestigiosa casa de estudios, por la formacin profesional durante la permanencia en sus aulas.
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NDICE GENERAL
DEDICATORIA .............................................................................................................................................................................. ii PRESENTACIN........................................................................................................................................................................... iii AGRADECIMIENTO.................................................................................................................................................................... iv INDICE GENERAL ........................................................................................................................................................................ v RESUMEN ....................................................................................................................................................................................... vi INTRODUCCIN ........................................................................................................................................................................ vii CAPTULO I GENERALIDADES ........................................................................................................................................... 9 1. 1.1. 1.2. 1.3. 2. 2.1. 2.2. 1. 2. 3. 4. 5. Descripcin General de la Empresa. ..........................................................................................................................10 Breve descripcin de la Empresa......................................................................................................................10 Organizacin de la Empresa. ............................................................................................................................. 12 Descripcin del rea donde realiza sus Prcticas. .................................................................................. 14 Funcin del Departamento donde se desarrolla las Prcticas. ............................................................. 14 Perfil del Profesional, descripcin del puesto de trabajo. ...................................................................... 14
Funcin Del Ingeniero. ................................................................................................................................................... 14
CAPTULO II TAREA ACADMICA..................................................................................................................................... 16 Titulo. ................................................................................................................................................................................... 16 Realidad Problemtica. ....................................................................................................................................................17 Definicin del Problema. ................................................................................................................................................17 Antecedentes. ......................................................................................................................................................................17 Marco Terico. .................................................................................................................................................................. 18 5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.2. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4. 5.3.5. 5.3.6. 5.3.7. 5.3.8. 5.3.9. 5.3.10. Manual de Procedimientos. ............................................................................................................................... 18 Concepto:....................................................................................................................................................... 18 Funciones: ...................................................................................................................................................... 18 Utilidad del Manual de Procedimientos................................................................................................... 19 Conformacin del Manual................................................................................................................................. 20 Identificacin: .............................................................................................................................................. 20 ndice o Contenido.................................................................................................................................... 20 Prologo y/o Introduccin. ....................................................................................................................... 20 Objetivos de los Procedimientos. ........................................................................................................... 21 Areas de aplicacin y/o Alcances de los Procedimientos. ........................................................... 21 Responsables. ................................................................................................................................................ 21 Polticas o Normas de Aplicacin. ......................................................................................................... 21 Concepto........................................................................................................................................................22 Procedimiento. .............................................................................................................................................22 Formularios de Impresos. ........................................................................................................................22
5.3.11. 5.4. 5.4.1. 5.4.2. 5.4.3. 6. 6.1. 6.2. 7. 7.1. 7.1.1. 7.2. 7.3. 7.3.1. 7.3.2. 7.4. 7.4.1. 8.
Diagrama de Flujo. .....................................................................................................................................23 Tcnicas para Elaborar un Manual de Procedimientos. ......................................................................... 24 Investigacin. ............................................................................................................................................... 24 Anlisis. ..........................................................................................................................................................25 Diseo. ............................................................................................................................................................27 Objetivo General................................................................................................................................................... 28 Objetivos Especficos........................................................................................................................................... 28 Reconocimientos de Normas. ........................................................................................................................... 28 Normativas Nacionales............................................................................................................................. 34 Identificacin de Amenazas y vulnerabilidades. ........................................................................................ 35 Plan de Contingencia. ..........................................................................................................................................37 Identificacin de Amenazas y Vulnerabilidades .............................................................................37 Impacto. .........................................................................................................................................................37 Prueba de Cumplimiento de las Normas. ................................................................................................... 42 Pruebas de Cumplimientos .................................................................................................................... 42
Objetivos. ........................................................................................................................................................................... 28
Desarrollo........................................................................................................................................................................... 28
Anlisis de Resultado. .................................................................................................................................................... 44
CONCLUCIONES ....................................................................................................................................................................... 45 SUGERENCIAS ............................................................................................................................................................................ 46 BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................................................................ 47
RESUMEN El presente Proyecto de Investigacin titulado: IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DIRECCIN DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN DE LA UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO El siguiente est divido en las siguientes partes:
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En el Captulo I: Generalidades, se describir a la Institucin a estudiar, as mismo se dar una breve descripcin sobre cuando fue fundada, la misin, visin, entre otros datos de la misma. Tambin se tendr en cuenta la forma en que est organizada la Institucin y el rea en el que se est realizando las practicas pre profesionales, as como las funciones de la misma y el perfil del profesional que requiere la Institucin.
En el Captulo II: Tarea Acadmica, se detallar el ttulo del proyecto a realizar, con el cual adjuntaremos la realidad problemtica as como la definicin del problema, Fases para la realizacin del Manual de Procedimientos.
INTRODUCCIN El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, secuencial y detallado las operaciones realizadas por la Direccin de Tecnologa de la Informacin.
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Contempla la descripcin del procedimiento, revisin y validacin de Manuales Administrativos, su objetivo, las normas y polticas de operacin que rigen para su elaboracin, as como la diagramacin del proceso.
Cabe sealar que este documento deber actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgnica de la unidad, o en algn otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
CAPTULO I GENERALIDADES
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1. Descripcin General de la Empresa. 1.1.Breve descripcin de la Empresa.
UNIVERSIDAD CSAR VALLEJO
Manual de procedimientos para la direccin de tecnologa de la Informacin de la UCV
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Davis Smith Caldern Daz
Historia: En 1991, el Ingeniero Csar Acua Peralta tuvo la vocacin y la visin de mejorar la educacin que hasta ese momento se ofreca en todo el Per. Fue as que, en noviembre de ese ao, decidi fundar la Universidad Csar Vallejo en la ciudad de Trujillo. Apenas contaba con 58 alumnos, pero sus ganas de salir adelante nos impulsaron a seguir con este sueo y hacer que valga la pena.
Han pasado 18 aos desde aquel da y, aunque ahora contamos con 7 sedes distribuidas en Lima, Trujillo, Tarapoto, Chiclayo, Piura y Chimbote, y ms de cien mil estudiantes a nivel nacional, hemos mantenido el mismo espritu emprendedor que nos hizo enfrentar los problemas del pasado y superarlos con xito.
Gracias al esfuerzo de cada uno de nuestros trabajadores y a los jvenes talentosos que confiaron en nosotros, nos hemos consolidado hoy como una de las mejores universidades a nivel nacional, ya que, adems de nuestras metodologas innovadoras y la calidad de nuestros egresados, formamos parte del Consorcio Universitario ms grande del Per, junto con las universidades Seor de Sipn y Autnoma del Per, importante respaldo que nos diferencia del resto de instituciones de educacin superior.
VISIN: La UCV ser reconocida como una de las mejores universidades a nivel nacional debido a la calidad de sus graduados, su produccin acadmica y su contribucin al desarrollo de la sociedad.
MISIN: Formar profesionales idneos con sentido humanista y cientfico, productivos, competitivos, creativos y comprometidos con el desarrollo socioeconmico del pas, constituyndose en un referente innovador y de conservacin del medio ambiente.
Manual de procedimientos para la direccin de tecnologa de la Informacin de la UCV 11 Davis Smith Caldern Daz
VALORES: Verdad Justicia Libertad Honestidad Respeto Lealtad Tolerancia Solidaridad - Responsabilidad Social Innovacin
1.2.Organizacin de la Empresa.
En la actualidad, la Universidad Csar Vallejo - Trujillo est conformada por 40 reas entre acadmicas y administrativas, sin contar las escuelas y facultades. Cada una de ellas desarrolla sus funciones interrelacionndose con todo el conjunto y compartiendo informacin en cada alcanzndose de ese modo el correcto desempeo da a da. proceso,
A continuacin se presenta el organigrama institucional de la Universidad Csar Vallejo:
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1.3.Descripcin del rea donde realiza sus Prcticas. Organigrama De La Direccin De Tecnologas De Informacin.
DIRECCIN
ASISTENTE
JEFE DE RECURSOS TECNOLGICOS
JEFE DE SISTEMAS DE INFORMACIN
JEFE DE INTEGRACIN DE TECNOLOGAS
LABORATORIO DE COMPUTO
SOPORTE TCNICO EQUIPO DE COLABORADORES
GESTIN DE SERVICIOS
GESTIN DE SEGURIDAD
ASISTENTES
ASISTENTE
INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES
2. Funcin Del Ingeniero. 2.1.Funcin del Departamento donde se desarrolla las Prcticas. Desarrollo y mantenimiento de Pcs de los laboratorios y Administrativos. Administracin de Programas. Administracin de la red de los laboratorios de cmputo. Control y manejo de inventarios de los equipos y materiales de cmputo. Administracin de los Laboratorios de Cmputo.
2.2.Perfil del Profesional, descripcin del puesto de trabajo.

o Contenido del Puesto. Nombre del Puesto: Practicante en Administracin de Recursos Informticos DTI. Unidad: Asistente. Direccin: Direccin de Tecnologa de la Informacin Pabellones/Oficina. o Sntesis del puesto. Supervisar, controlar y asistir en soporte preventivo y correctivo a los Recursos Informticos institucionales, ubicados en los Pabellones y/o oficinas Administrativas, Laboratorios de cmputo y aulas, as como, brindar apoyo al personal docente y/o administrativo que tengan problemas con tales equipos informticos de la Universitario Vallejo Filial Trujillo, para el normal y correcto desempeo institucional. o Responsabilidades: Del cumplimiento de las funciones asignadas en el estatuto reglamento de la Universidad. Sobre los archivos y documentacin pertenecientes al rea en la cual se desempea. Del cuidado y mantenimiento de los materiales, equipo tecnolgicos y audiovisuales del rea en el cual se desempea. o Conocimientos Especiales: Microsoft Office Avanzado. o Conocimiento de Idiomas: Ingles Tcnico.
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CAPTULO II TAREA ACADMICA.
CAPTULO II Tarea Acadmica
1. Titulo.
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
DIRECCION
DE
TECNOLOGIA DE LA INFORMACION DE LA UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO. 2. Realidad Problemtica. La Universidad Csar Vallejo en la Direccin de Tecnologa de la Informacin no cuenta con un Manual de Procedimientos para sus asistentes que facilite su desempeo y logar un adecuado funcionamiento de sus tareas, ya que el departamento no cuenta con un documento formal que permita llevar la secuencia lgica de las actividades en cada uno de los pasos que conforma el procedimiento de entrada y salidas de los equipos, generando demoras al momento de brindad algn servicio; ocasionando problemas como:
La falta de equipos como: controles, cables, parlantes y extensiones que provoca el malestar de los docentes a la hora de realizar su clase. La falta y el mal estado de los muebles inmobiliarios (sillas y otros) que se utiliza en los laboratorios, afecta en la realizacin de las clases. El mal estado que se encuentran la PCs y Proyectores de los laboratorios de computo (mayormente equipos antiguos), afecta a los docentes y alumnos en el desarrollo de sus clases.
El mantenimiento de las aulas de laboratorio de cmputo se realiza cada finalizacin de ciclo, ocasionando el mal funcionamiento de algunas PCs que dificulta el aprendizaje del alumno.
3. Definicin del Problema.
La falta de un Manual de Procedimientos da consigo el inadecuado manejo de materiales y equipos; y su mal funcionamiento de estos, causando el malestar de los docentes y de los alumnos.
4. Antecedentes.
El alumno CARLOS ALBERTO HURTADO FATAMA, de la Facultad de Ingeniera de la Universidad Cesar Vallejo de Trujillo en su Informe De Prcticas Pre Profesionales con el ttulo MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL REA DE ALMACENES DE LA COMPAA DISTRIBUIDORA AMERICANA S.A.C. logro estructurar la organizacin en forma jerrquica y definir el perfil de los puestos de trabajo que requiere la empresa para el rea de Administracin Control Interno. El alumno Ajipe Damin, Carlos Eduardo, con el proyecto AUDITORIA DE REDES REALIZADA AL SERVICIO DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA DE TRUJILLO S.A.T.T. El presente proyecto est dirigido a realizacin una Auditoria de Redes Informticas para el servicio de administracin tributaria de Trujillo S.A.T.T., tomando como base lo establecido en la norma ISO N 17799, relacionado con la Seguridad de La Informacin, homologada en nuestro pas por medio de la Norma Chilena N 2777 del 2003, del Instituto Nacional de Normalizacin (INN), adems de la Norma Tcnica para los rganos de la Administracin del Estado sobre Seguridad y Confidencialidad de los Documentos Electrnicos (Publicada en el Diario Oficial el 12/01/2005).
5. Marco Terico.
5.1.Manual de Procedimientos. (1) 5.1.1. Concepto: Es un documento de apoyo y consulta integrado por procedimientos de carcter tcnico y administrativo y de atencin al pblico debidamente estructurados, para sustentar el funcionamiento y la prestacin de los servicios asignados a las distintas unidades administrativas, en base a una normatividad y metodologa autorizada.
5.1.2. Funciones:
Constituir una fuente formal y permanente de informacin y orientacin sobre la forma de ejecutar un trabajo determinado. Integrar una gua de trabajo a ejecutar, ya que proporciona al personal una visin general de sus funciones y responsabilidades, al ofrecer una descripcin del sistema operativo en su conjunto, as como las interrelaciones de los rganos administrativos en la realizacin de los procedimientos asignados, permitiendo una adecuada coordinacin a travs de un flujo eficiente de informacin.
Presentar una visin integral de cmo opera una unidad responsable. Lograr continuidad en la ejecucin del quehacer pblico
independientemente de que cambien los responsables del mismo. Servir como mecanismo de induccin y orientacin para el personal de nuevo ingreso en una unidad administrativa, facilitando su incorporacin a la misma. Auxiliar al analista de procedimientos en la revisin y simplificacin de los mismos. Facilitar a los rganos superiores la supervisin del trabajo, verificando as el cumplimiento de las actividades de sus subordinados.
5.2.Utilidad del Manual de Procedimientos. (2) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
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Facilitar las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas de procedimientos y mtodos.
5.3.Conformacin del Manual. (3) 5.3.1. Identificacin: Este documento debe incorporar la siguiente informacin: Logotipo de la Organizacin. Nombre oficial de la Organizacin. Denominacin y extensin. Lugar y fecha de elaboracin. Numero de revisin. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Calve de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo trmino las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por ltimo el nmero de la forma; entre las siglas y el nmero debe colocarse un guion o diagonal.
5.3.2. ndice o Contenido. Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.
5.3.3. Prologo y/o Introduccin. Exposicin sobre el documento, su contenido, objetivo, areas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las areas comprendidas en el manual.
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5.3.4. Objetivos de los Procedimientos. Explicacin del Propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; facilitar la responsabilidad por fallas o errores, facilitar las labores de auditora, facilitar la evaluacin del control interno y su vigilancia, que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente, reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
5.3.5. Areas de aplicacin y/o Alcances de los Procedimientos. Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en procedimientos macro admirativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.
5.3.6. Responsables. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquier de sus fases.
5.3.7. Polticas o Normas de Aplicacin. En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participan en los procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que este no incurra en fallas.
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Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
Debern ser los suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores.
5.3.8. Concepto. (4) Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesibles al usuario la consulta manual.
5.3.9. Procedimiento. Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consiste, cuando, como, donde, con qu y cuanto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo, Cuando la descripcin del procedimientos es general, y por los mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin. 5.3.10. Formularios de Impresos. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de estas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.
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5.3.11. Diagrama de Flujo. Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimientos y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimientos detallados), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.
La diagramacin requiere observar las recomendaciones siguientes:
Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el smbolo TERMINAL. Las lneas entre los smbolos, indican el sentido del flujo. La diagramacin de los procedimientos deber iniciarse en la parte superior central de la primera columna, el trazo inicia de arriba hacia abajo y de la izquierda hacia la derecha. Las actividades debern diagramarse de tal forma que se logre una adecuada distribucin y simetra de los smbolos utilizados. Los smbolos deben mantener uniformidad en su tamao. Cada smbolo de actividad deber numerarse consecutivamente, correspondiendo a la numeracin dada en el descriptivo del procedimiento. El smbolo de la actividad en el diagrama de flujo, contendr los datos asentados en la descripcin del procedimiento, pero con enunciados breves y sencillos. Iniciar con un verbo conjugado en presente de la tercera persona, ejemplo: turna, supervisa, registra, etc. El smbolo de documento debe contener el nombre del formato que se est usando, en forma completa, abreviado, o indicado con sus iniciales cuando se componga de tres o ms palabras. En el smbolo de documento, cuando se trate de originales, se deber sealar con la letra o de original, seguido por un guin que significa hasta y el nmero de copias del documento.
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La unin entre smbolos se representar con lneas rectas, horizontales y verticales o la combinacin de ambas, evitando su cruce, con excepcin de los conectores, que podrn entrar en cualquier parte del procedimiento. A cada conector de salida de pgina le corresponde un conector de entrada a pgina, marcado con la misma letra, o nmero. A cada conector de salida de interpagina le corresponde un conector de entrada de interpagina, marcado con el mismo nmero o letra. El smbolo de decisin podr tener hasta tres lneas de salida: considerando que la lnea de entrada se ubicar en la parte superior del smbolo, las salidas de ste podrn ser por el vrtice inferior, el izquierdo y/o el derecho. Todo documento que entra a un archivo temporal deber volver al flujo y llegar a un destino final (archivo permanente).
5.4.Tcnicas para Elaborar un Manual de Procedimientos.
La elaboracin del Manual de Procedimientos es una tarea exhaustiva y minuciosa, que requiere disear la metodologa mnima necesaria que conduzca en el menor tiempo posible a su elaboracin. Con este propsito, a continuacin se ilustran algunos de los puntos fundamentales que habrn de seguirse para su realizacin.
5.4.1. Investigacin. Para llevar a cabo la investigacin correspondiente previa a la integracin del manual respectivo, es necesario planear las acciones pertinentes respecto a la identificacin, captacin, y diseo de los programas donde se consignen los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del mismo, para definir o conocer sus caractersticas, propiedades, alcances o fines, e influir en su contenido, mediante procesos subsecuentes de anlisis y diseo. Se debe determinar al responsable de la conduccin del trabajo en la Unidad Administrativa que se trate, mismo que integrar el documento basado en los
lineamientos y recomendaciones que se dan a conocer en la presente Gua, con el propsito de guardar homogeneidad en cuanto al contenido y presentacin de los mismos. La investigacin en materia de sistemas y procedimientos tiene una metodologa propia que en lo general se conforma y parte de un plan de investigacin, cuyas actividades bsicas son las siguientes:
1) El reconocimiento de las unidades responsables, de su integracin y de sus fuentes de informacin disponibles, tales como normas, manuales y otros documentos afines, la revisin visual del medio; y la opinin o comentarios directos del personal. 2) La definicin de los mtodos para la investigacin, tales como: la visita guiada, la observacin directa, la lectura documental, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda la entrevista abierta, en la cual se necesita una gran capacidad de retencin y descripcin. 3) El diseo y la aplicacin de medios y materiales de apoyo tales como: la encuesta, la gua de entrevista o de observacin, los cuestionarios, las fichas de informacin, los cuadros de problemas, necesidades y xitos, el muestreo estadstico, etc. 4) La identificacin de las normas, atribuciones, funciones y actividades bsicas y complementarias. 5) El inventario de procedimientos, tales como: la cantidad, el tipo, y las actividades an no procedimentadas documentarse. 6) La identificacin de los requerimientos, tales como: la depuracin, actualizacin, modificacin, sistematizacin o la creacin de nuevos procedimientos (Plan de auditora). y con posibilidades de
5.4.2. Anlisis. Es una categora metodolgica que permite estudiar y distinguir las partes de un todo (institucional, unidad responsable, etc.), adems de identificar y conocer los principios (sustancia y esencia), los elementos (atribuciones,
estructura, funciones, procesos, recursos e interacciones) y los fines (objetivos, metas y resultados), de su composicin, y contar as con las bases y los conocimientos necesarios para actuar, en su caso, sobre sus propiedades y caractersticas, e influir en su integracin, transformacin, funcionamiento u operacin. Con la aplicacin de esta categora se examinan: por ejemplo: caractersticas, elementos constitutivos y hechos representativos del funcionamiento de una institucin (todo) o de sus unidades responsables (partes). Cabe abundar que dentro de este aspecto se incluyen las interacciones entre las atribuciones, funciones y los objetivos con los procedimientos de trabajo. La base de la informacin para la realizacin del anlisis de los procedimientos, se encuentra en los resultados de la investigacin, en la aplicacin de los conocimientos metodolgicos, y desde luego, en la disposicin del personal responsable del mismo, el cual comprender tres etapas: Primera. El estudio de los antecedentes para conocer el principio y la evolucin tanto de la organizacin, como del funcionamiento de la unidad responsable, y verificar la validez o procedencia de la manera en que se realizan una o varias actividades, con el fin de comprender la situacin vigente y posibilitar las acciones de mejora continua e innovacin.
Segunda. La revisin de la situacin actual de la institucin y de sus unidades responsables para conocer la articulacin y correspondencia de atribuciones, objetivos, estructuras orgnicas, normas y polticas,
competencias, funciones, actividades, procedimientos, operaciones, puestos y plazas. Adicionalmente, se debe conocer la situacin vigente de los tramos de control, las cargas de trabajo, la comunicacin y coordinacin, el ambiente de trabajo y las relaciones del personal.
Tercera. El anlisis de la informacin existente para responder a las preguntas siguientes:

Qu actividad u operaciones se realizan? Con alusin a la naturaleza y los fines de la funcin de la cual se desprenden las actividades susceptibles de procedimentar, actualizar, redimensionar o suspender. Para qu? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la ejecucin. Quin (es)? Descripcin de los rganos o puestos responsables del desarrollo de las actividades. Cmo se realiza? Explicacin del mtodo de trabajo y del uso de los instrumentos, equipos, espacios y materiales, para lograr los objetivos de una actividad. Cundo se realiza? Relativo al sealamiento de los tiempos de ejecucin y obtencin de los resultados, segn las normas, polticas y lineamientos del procedimiento, la metodologa de trabajo y los requerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios. Dnde se realiza? Referencia de la ubicacin tanto de la unidad responsable, los puestos de trabajo, as como de sus usuarios. Con qu se realiza? Sealamiento de los insumos, equipo y dems medios utilizados para la ejecucin y logro de los resultados.
5.4.3. Diseo. Accin que con una metodologa y tcnicas ex profeso permite transformar o traducir secuencial y cronolgicamente las ideas, actividades u operaciones en textos escritos o en imgenes (grficas o audiovisuales) procesadas, manual, mecnica o electrnicamente con apoyo de medios modernos de tecnologa de la informacin. Despus del anlisis de la informacin se procede al registro de la misma, es decir a la integracin del manual, observando el contenido que se indica en el apartado IV, de la presente Gua.
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6. Objetivos.
6.1.Objetivo General. Elaborar un Manual de Procedimientos para mejorar la calidad de servicio que brinda el DTI mejorando el manejo de materiales y equipos para incrementar la productividad y disminuir los costos.
6.2.Objetivos Especficos. Reconocimiento de normas. Identificacin de Amenazas y vulnerabilidades. Desarrollar un Plan de Contingencia. Pruebas de Cumplimiento de las Normas.
7. Desarrollo.
7.1.Reconocimientos de Normas.
Las normas tcnicas es un documento oficial aplicable que sirve para evaluar y certificar. La Norma Tcnica de Competencia Laboral expresa: Lo que la persona debe ser capaz de hacer (qu). La forma en que puede juzgarse si lo que hizo est bien hecha (cmo). Bajo qu condiciones la persona debe mostrar su aptitud (contexto).
Dichas normas son aplicadas por Comit de Normalizacin de Competencia Laboral, se entiende como un grupo de empleadores (empresas, organismos e instituciones) y trabajadores, reconocidos por el Consejo Nacional de Normalizacin y Certificacin de Competencias Laborales, que se desempean como la instancia responsable para analizar, identificar y proponer el desarrollo de Normas Tcnicas de Competencia Laboral.
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REGLAMENTO DE LABORATORIO
1.
Est prohibido introducir todo tipo de alimentos, golosinas y/o bebidas.
2. En las salas de cmputo los alumnos debe apagar el equipo al terminar su sesin, as como colocar la silla en su lugar. 3. Solo se permite un usuario por lugar disponible. 4. Est prohibido cambiar de lugar, sacar cables o equipo de las salas, las fallas que el usuario detecte en el equipo deben ser reportadas a la jefatura de laboratorio. Pabelln D Al costado de la Biblioteca 2do piso. 5. En horas clase, el docente debe estar presente para que los alumnos utilicen el equipo, caso contrario se les podr ser negado su uso. 6. El personal del laboratorio no se hace responsable de la informacin almacenada en las computadoras, es responsabilidad del usuario respaldar sus archivos. 7. No est permitido instalar software sin el consentimiento del responsable de laboratorio o rea de investigacin. 8. Aquel alumno que haga mal uso del equipo o lo utilice para platicar o navegar en sitios inadecuados y sin beneficio deber retirarse inmediatamente de los laboratorios. 9. Aquel usuario que no cumpla con alguna de las reglas ser consignado a la Direccin de la Facultad. 10. Cualquier miembro del personal docente o administrativo puede solicitar la credencial al alumno que incurra en alguna falta, as como reportarlo a la direccin de la Facultad, a fin de recibir la sancin correspondiente.
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Reglamento para Asistentes del DTI Cumplir con el piso y pabelln asignado. Llegar puntual a los turnos establecidos. Aquellos asistentes que abren laboratorios a las 7 a.m., ver el horario y curso asignado para cada laboratorio y verificar que la particin del sistema este el programa que va a utilizar el docente. Estar 5 minutos antes de cada inicio de clase en laboratorio y asistir al docente o alumnos en caso de tener algn inconveniente con la mquina. Estar 5 minutos antes de cada trmino de clase en laboratorio para verificar que todo est conforme, no se queden memorias y salgan todos los alumnos; preparar la particin correspondiente para la siguiente clase programada de acuerdo al horario. Los asistentes que se les ha asignado aulas deben estar al pendiente de los inicios y trminos de clase para el encendido y apagado de los proyectores, indicarle como usar el control proyector instalado en la PC de cada aula y en caso contrario no estuviese instalado se le prestar un control o el asistente le prender el proyector. Los asistentes de aulas deben apoyar a los asistentes que estn en laboratorios si estos lo necesitasen y viceversa. Los asistentes antiguos por favor apoyar y ayudar a los asistentes nuevos.
DFD: Instructivos Asistentes

INICIO
Verificar estado de llaves de toma de cada laboratorio.
Encender pcs de laboratorios del pabelln asignado en la particin correspondiente. Verificar nmero y estado de los equipos en cada laboratorio.
Verificar que el docente firme en el formato de eventos y asistencias del docente, con todos los datos requeridos. Acompaar al docente en el ingreso al laboratorio.
Abrir el laboratorio asignado al docente y verificar el nmero de psc y el estado del laboratorio que se le entrega.
Desplazarse por los laboratorios y aulas del pabelln asignado, verificando que el docente no tenga inconvenientes.
31
Verificar con el docente el estado de los equipos y dems bienes asignados antes de su retiro del aula. Verificar que el docente y los alumnos se hayan retirado del laboratorio, cerrndolo.
Verificar que el docente firme su salida en la hoja de eventos e indique los incidentes acontecidos durante su clase, si lo hubiera.
FIN
Cronograma de Horarios de Asistentes

Apellidos Y Nombres del Asistente
MAANA DIA
TARDE
NOCHE
ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA
N TOTAL DE HORAS
LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES VIERNES SBADO DOMINGO Total
Turnos de los Pabellones D y E

Rangos de Lunes Tiempo
Martes
Mircoles Jueves
Viernes
Sbado
Domingo
7.1.1. Normativas Nacionales.
05:00pm a 11:00pm
12:00pm a 06:00pm
07:00am a 1:00pm
34
La Universidad Csar Vallejo, para el desarrollo de sus Actividades dispone de las siguientes Normas Internas: Reglamento de Organizacin y Funciones(ROF) Utilizacin: Se verificara que cada rea cumpla con las funciones establecidas. Organigrama Utilizacin: Nos servir para visualizar la estructura de la Institucin y como est organizada. Manual de Organizacin y Funciones(MOF) Utilizacin: Se utilizara para verificar que este manual se cumpla dentro de la Institucin.
7.2. Identificacin de Amenazas y vulnerabilidades.
El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vnculo con todo el quehacer, casi se podra afirmar que no hay actividad de la vida, los negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que la humanidad desde sus inicios busc maneras de protegerse contra las contingencias y desarroll para minimizar o asumir riesgos a travs de acciones preventivas. Cuyos problemas potenciales se detallan a continuacin:
7.2.1. Factor natural y/o artificial Son originados por causas externas a la institucin cuyo grado de previsin es muy reducido.
7.2.2. Factores de Servicio
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Los riesgos identificados en este grupo pueden generar la interrupcin del procesamiento de la informacin en lnea: Cadas en los circuitos dedicados de comunicaciones Corte de fluido elctrico. 7.2.3. Factores de Sistemas Estos riesgos estn asociados con el funcionamiento de los equipos informticos y comunicaciones cuyo deterioro o mala operatividad pueden aplicar lo siguiente: Daos en componentes internos de los equipos informticos y comunicaciones. Fallas en los dispositivos y equipos. Fallas en la seal de red en los laboratorios. Daos graves en los archivos del sistema por errores de hardware y/o software. Virus que daen los archivos y la inoperatividad de los equipos informticos. Mal mantenimiento de los accesorios de respaldo de la informacin o en el peor de los casos no aplica polticas de mantenimiento. Falta de aplicacin de normas y polticas para la seguridad de la informacin (proteccin de directorios, archivos, acceso al sistema, cambio peridico de password, etc.).
7.2.4. Factores de Recursos Humanos Estn relacionados con la ausencia de personal capacitado en el manejo de las aplicaciones, causan reduccin en el grupo relacionado directa e indirectamente con el procesamiento y control de las transacciones. Estos riesgos pueden estar motivados por: Operadores no capacitados. Acceso de personas no autorizadas a las oficinas donde se encuentran los equipos informticos. Falta de personal (reduccin de personal, permisos por enfermedad, comisiones, vacaciones, etc.). 7.2.5. Factores Diversos
Se incluyen en esta clasificacin otros riesgos que no se encuentran comprendidos en las clasificaciones anteriores: Derrame de lquidos (caf, gaseosa, gaseosa, etc.), en los equipos de cmputo y estaciones de trabajo.
7.3.Plan de Contingencia.
En esta seccin se detallan las medidas que debern ser aplicadas para minimizar los riesgos de interrupcin de los sistemas y servicios informticos. Adicionalmente, se explican los impactos de los riesgos, as como su probabilidad de ocurrencia.
7.3.1. Identificacin de Amenazas y Vulnerabilidades En esta seccin se detallan las medidas que debern ser aplicadas para minimizar los riesgos de interrupcin de los sistemas y servicios informticos. Adicionalmente, se explican los impactos de los riesgos, as como su probabilidad de ocurrencia, de acuerdo a las 5 categoras siguientes: a. Muy Alta b. Alta c. Mediana d. Baja e. Muy Baja
7.3.2. Impacto. F1. Factor natural y/o artificial Riegos F1 Desastres naturales (Terremotos, maremotos), y/o artificiales
(Incendios, Inundacin, terrorismo, Robo, Vandalismo, etc.).
Impacto:
Deterioro/inutilizacin de los locales de la Universidad Csar Vallejo. Daos parciales en los equipos informticos y de comunicacin de datos debido a los fenmenos atmosfricos (Humedad, Lluvia, etc.). En casos muy graves inutilizacin total de los equipos informticos y equipos de comunicacin de datos. Incapacidad temporal para utilizar los sistemas de servicios informticos, servidores de aplicacin y equipos de comunicacin de datos.
Probabilidad de Ocurrencia Mediana
Plan de Contingencia: MEDIDAS DE CONTENCION a. Mantener la documentacin actualizada de la configuracin de los equipos y servicios de comunicaciones. A cargo del personal de la Direccin de Tecnologas de la Informacin. b. Mantener actualizada la documentacin de los sistemas de aplicacin de produccin. A cargo del DTI Director del rea personal del DTI. c. Entrenamiento del personal para asumir funciones alternas en caso de desastres. d. Mantenimiento del sistema elctrico. e. Mobiliario especial para los equipos crticos DTI Director del rea DTI Personal de Redes y Telecomunicaciones DTI Director del rea UNIDAD RESPONSABLE
(servidores, equipos de comunicaciones), que se DTI Director del rea encuentran a nivel del piso. f. Contar con vigilancia privada las 24 horas por 7 das DTI Director del rea / de la semana, en razn que se tienen equipos rea de Seguridad
informticos que procesan y almacenan toda la informacin de la institucin. g. Programacin de simulacros de restauracin de DTI Personal de Redes y servicios informticos. Telecomunicaciones
F2. Factores de Servicio Riego F2 Corte prolongado de energa elctrica. Cada de Circuitos dedicados.
Impacto: Corte de energa que alimenta terminales, impresoras y estaciones de trabajo quedaran inoperativas, trayendo como consecuencia la paralizacin total de los servicios informticos de la Institucin. Corte de la seal telefnica. Suspensin de los servicios de Internet (Web, Correos, FTP).
Probabilidad de ocurrencia: Mediana
Plan de Contingencia: MEDIDAS DE CONTENCION a. Mantenimiento de las unidades de UPS para la alimentacin de equipos en la sala de servidores (data center). b. Contar con un UPS y generador elctrico para tener operativos los servicios prioritarios de la institucin: DTI Director del rea Cuentas Corrientes y Tesorera. c. Mantenimiento preventivo y correctivo trimestral del DTI Director del rea
UNIDAD RESPONSABLE DTI Personal de Recursos Tecnolgicos
sistema elctrico, UPS y estabilizadores. d. El personal deber estar capacitado para ejecutar procedimientos de emergencias. e. Contar con UPSs exclusivos para equipos de comunicaciones. f. Manual de procedimientos y operaciones DTI Director del rea DTI Director del rea DTI Director del rea
actualizado.
F3 Factores de Recursos Humanos Riesgo F3.1 Ausencia de Personal. Impacto: En el caso que el personal encargado del adecuado funcionamiento de los laboratorios de cmputo o administrativos no pudiera presentarse a laborar, se podra ver afectada la operatividad del sistema ya que se habr originado un recargo de trabajo del personal disponible con el consecuente retraso en las labores diarias. El manejo de los equipos por personal no capacitadas podra causar daos a los materiales, equipos y otros dispositivos que requieren entrenamiento para su operacin. La reduccin de personal tcnico ocasionara que los servicios
brindados no se puedan administrar de la manera idnea o al 100%. Los usuarios sentirn los efectos del retardo de atencin al apoyo informtico necesario para elaborar sus tareas. Los riesgos de seguridad de informacin serian costosos.
Probabilidad de ocurrencia. Mediana
Plan de Contingencia:
MEDIDAS DE CONTENCION a. Cuando un empleado renuncie o salga de vacaciones,
UNIDAD RESPONSABLE
su clave de acceso deber ser desactivada del sistema DTI Director de Recursos para evitar que en su ausencia otra persona no Humanos autorizada pueda acceder al sistema. b. Todo pedido o requerimiento deber ser autorizado por el Tcnico a cargo c. El acceso al rea de operaciones de la institucin deber ser restringido slo al personal autorizado por DTI Director del rea el Director del DTI. DTI Director del rea
Riesgo F3.2 Acceso de personas no autorizadas a los sistemas implementados. Impacto: Las manipulaciones por personas no autorizadas pone en alto riesgo la seguridad de la informacin, los equipos de cmputo y de comunicacin de datos. Los accesos de personas ajenas al rea de tecnologas pueden crear sabotaje de la informacin, poniendo en riesgo a la misma. institucin
Probabilidad de ocurrencia: Mediana
Plan de contingencia
MEDIDAS DE CONTENCION a. Cuando un empleado renuncie o salga de vacaciones,
UNIDAD RESPONSABLE
su carne de trabajador deber ser desactivada para DTI Director de Recursos evitar que en su ausencia otra persona no autorizada Humanos pueda acceder al sistema. b. Todo ingreso a los laboratorios de cmputo deber ser autorizado por el Tcnico a cargo. c. El uso de password de seguridad de las pcs ser estrictamente controlado por el Tcnico a cargo. d. Cualquier tipo de software y/o accesorio informtico introducido por terceros debe ser previamente DTI Personal de Recursos evaluado por la Direccin de Tecnologas de la Tecnolgicos Informacin. DTI-Tcnico del rea DTI Tcnico del rea
7.4.Prueba de Cumplimiento de las Normas.
7.4.1. Pruebas de Cumplimientos Una prueba de cumplimiento determina si los controles estn siendo aplicados de manera que cumplen con las polticas y procedimientos de la direccin
Objetivos de Control.
Pruebas de Cumplimiento.
42 Davis Smith Caldern Daz
Verificacin de cumplimiento de los Instrumentos de Gestin (MOF, ROF)
Establecer
que
funciones
desempea el personal de cada rea, constatando si existe duplicidad de funciones en una misma rea de la empresa. Comprobar si el personal de la organizacin tiene conocimiento de las funciones que debe desempear.
Evaluacin computo.
de
las
maquinas
de
Evaluar los Equipos. Verificar y evaluar las buenas prcticas de seguridad.
Evaluacin de los programas para los diferentes cursos.
Verificar el funcionamiento de los programas y sus funciones. Comprobar la existencia de
antivirus instalados con licencias actualizadas.
Cuestionario para los Trabajadores del DTI que laboran en la Universidad Cesar Vallejo Filial Trujillo:
Cuestionario General Entrevistado :___________________________________ Cargo: __________________________________ Actividad: Auditor(es): Fecha Inicio: __/___/__ __ Preguntas Fecha Fin: _/___/__
1.
Conoce Ud. sobre la existencia del Manual y Reglamento de Organizacin y Funciones (MOF y ROF)? 1. Si ( ) b. No( ) A su parecer estos instrumentos de gestin se cumplen? 2. Si ( ) b. No( ) Se verifica el cumplimiento de estos? 3. Si ( ) b. No( ) Usted cuenta con algn documento donde le especifican sus funciones y actividades dentro de la Institucin? 4. Si ( ) b. No( ) Cree Ud. que debera mejorar las funciones, procedimientos y actividades dentro de la Institucin, tomando en cuenta las opiniones de cada una de las reas? 5. Si ( ) b. No( )
2.
3.
4.
5.
8. Anlisis de Resultado.
44
Mala distribucin de los asistentes dificultando el desempeo del rea. Causa: Mala concepcin de las normas. Efecto: Interrupcin en el servicios de la aula y laboratorios de computo.
Fallas y deterioro de los equipos utilizados por los clientes. Condicin: Algunas pcs son muy antiguas. Causa: la falta de presupuesto para el cambio de equipos. Efecto: la molestia e incomodidad.
Insuficiencia en el abastecimiento de equipos (lmparas, controles, etc), Condicin: El manejo del fluido elctrico que desgasta las lmparas y la falta de responsabilidad de los profesores por no entregar equipos de laboratorio. Causa: No se realiz un adecuado plan para el manejo de proyectores. Efecto: Interrupcin inesperada de las actividades de clase.
CONCLUSIONES
Como resultado podemos manifestar que hemos cumplido con la consecucin de cada uno de los objetivos contenidos en el presente proyecto. En la organizacin existe incumplimiento de algunas normas nacionales e internacionales que inciden sobre el funcionamiento de los laboratorios de cmputo. Para tener un adecuado uso y mantenimiento tanto de hardware como de software se debe contar con capacitacin permanente del personal. El contar con planes y cronogramas de mantenimiento de equipos es muy importante para salvaguardar y alargar la vida de los mismos. Un manual de procedimientos ofrece las herramientas necesarias para determinar la eficacia con que se est realizando el trabajo y el grado de satisfaccin del cliente.
SUGERENCIAS
Se deberan ubicar a los asistentes de forma estratgica para mejorar el servicio a fin de evitar que el docente pierda tiempo de clase y mejore la calidad de enseanza. El personal debe de cumplir sus funciones de lo contrario no podr cumplir con los objetivos institucionales establecidos. Se debe evaluar de forma constante la labor que desempea el personal encargado de la administracin del DTI. Elaborar un plan de mantenimiento mensual. Motivar y capacitar a los trabajadores. Mejorar la seguridad de los laboratorios de cmputo.
BIBLIOGRAFA
1. TORRES, MARTIN ALAVARES. Manual para elaborar manuales de politicas y procedimientos. Primera edicion. Mexico : s.n., 1997. 2. Saravia, Esteban Quispe. El manual de procedimientos Administrativos. [ed.] Primera Edicion. Lima : Nazka IEC.S.R. Ltda, 2001. 3. Guerrero, Victor Anacleto. Guia de Procedimientos Administrativos. Segunda Edicion. Lima : La Gaceta, 2003. 4. Ciberhabitat. [En lnea] www.cuentame.inegi.gob.mx/museo/cerquita/redes/seguridad/intro.htm.
48

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Funcin Del Ingeniero. ................................................................................................................................................... 14

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Anlisis de Resultado. .................................................................................................................................................... 44

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1. Descripcin General de la Empresa. 1.1.Breve descripcin de la Empresa.

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A continuacin se presenta el organigrama institucional de la Universidad Csar Vallejo:

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JEFE DE RECURSOS TECNOLGICOS

JEFE DE SISTEMAS DE INFORMACIN

JEFE DE INTEGRACIN DE TECNOLOGAS

SOPORTE TCNICO EQUIPO DE COLABORADORES

2.2.Perfil del Profesional, descripcin del puesto de trabajo.

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CAPTULO II TAREA ACADMICA.

CAPTULO II Tarea Acadmica

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3. Definicin del Problema.

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