PNADM827

MINISTERE DE LINTERIEUR T R E
Inspection Gnerale de lAdministration Territoriale
Projet de Gouvernance Locale au Maroc

Activits dappui aux organes excutifs daudit et aux oprations dinspection
Manuel daudit pour les Inspecteurs de lAdministration Territoriale
2007
Manuel daudit pour les Inspecteurs de lAdministration Territoriale
Ce Manuel a t produit pour les Inspecteurs de lAdministration Territoriale (IGAT) dans le cadre du Projet de Gouvernance Locale (PGL) soutenu par lAgence Amricaine pour le Dveloppement International (USAID) et mise en uvre par Research Triangle Institute (RTI International). Il a t prpar par KPMG Maroc en tant que sous contractant de RTI International.
MINISTERE DE LINTERIEUR T R E

RECUEIL DES NORMES DE CONTROLE DE LINTOSAI
RECUEIL DES NORMES DE CONTROLE DE LINTOSAI
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL ET DE GESTION

FASCICULE I FASCICULE II
: : : : : : :
GENERALITES GUIDE DAUDIT DORGANISATION GUIDE DAUDIT DINFORMATION OPERATIONNEL DES SYSTEMES
FASCICULE III
OPERATIONNEL
DES
SYSTEMES
FASCICULE IV FASCICULE V
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL DE LA COMMUNICATION GUIDE D'AUDIT DE PERFORMANCE - AUDIT DES TABLEAUX DE BORD GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL AUDIT SOCIAL GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL DE LA GESTION DU PATRIMOINE
FASCICULE VI FASCICULE VII
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES

FASCICULE I FASCICULE II
: :
GUIDE DAUDIT DES DEPENSES GUIDE DAUDIT DES RECETTES
MINISTERE DE LINTERIEUR

Activits dappui aux organes excutifs daudit et aux oprations dinspection
Recueil des normes de Contrle de lINTOSAI
Ce Receuil a t produit pour les Inspecteurs de lAdministration Territoriale (IGAT) dans le cadre du Projet de Gouvernance Locale (PGL) soutenu par lAgence Amricaine pour le Dveloppement International (USAID) et mise en uvre par Research Triangle Institute (RTI International). Il a t prpar par KPMG Maroc en tant que sous contractant de RTI International.
NOVEMBRE 2006
Sommaire :
INTRODUCTION
3 6 6 6 7 7 8
1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.4
Prsentation succincte du code de dontologie de lINTOSAI Intgrit Indpendance, objectivit et impartialit Secret professionnel Comptence Postulats de base du contrle des finances publiques Principes gnraux du contrle des finances publiques et normes dontologiques Principes gnraux du contrle des finances publiques Normes dontologiques Indpendance Conflits d'intrts Comptence Diligence Prparation et ralisation des contrles Programmation Supervision et examens Evaluation du contrle interne Conformit aux lois et rglements en vigueur Obtention dinformations probantes Analyse des tats financiers Rapport Forme et contenu Opinions Opinion sans rserve Opinion avec rserve Refus de certifier Absence dopinion Contrle de la performance Notions et dfinitions de base Contrle de la performance Critres dconomie, defficience et defficacit Programmation du contrle de la performance Choix des domaines de contrle Programmation des contrles et tude prliminaire Mthodologie du contrle de la performance Mthodes et techniques applicables Travaux sur le terrain Rapport issu du contrle de la performance
14 14 18 18 20 20 21 22 22 24 25 25 26 27 28 29 30 30 31 31 31 32 32 32 33 35 35 35 37 37 39 40
PGL Maroc: Recueil des normes de contrle de lINTOSAI
INTRODUCTION
Le prsent document a t labor pour permettre lInspection Gnrale de lAdministration Territoriale de disposer dun rfrenteil gnral en matire de contrle. Il dcrit les concepts qui sous entendent les mthodes daudit et de contrle et fournit aux vrificateurs des directives pour la ralisation de leurs travaux. Ce document constitue le receuil de base qui sera complt par un certain nombre de guides daudit rpondant diffrents objectifs et applicables divers domaines. Les directives contenues dans ce receuil ont t labores essentiellement partir du document intitul Code de dontologie et Normes de Contrle de lINTOSAI . Ces directives sont conformes aux normes de lorganisation internationale des institutions suprieures de contrle des finances publiques INTOSAI Cette organisation rassemble 186 institutions suprieures de contrle ISC de pays membres de lOrganisation des Nations Unies ou de ses institutions spcialises et constitue un forum au sein duquel les contrleurs des finances publiques du monde entier peuvent discuter de questions dintrt commun et de sinformer des dernires avances en matire de normes de contrle, dautres normes et des meilleures pratiques applicables Les ISC jouent un rle majeur en matire de vrification des comptes publics et de contrle des oprations du secteur public et contribuent promouvoir une gestion saine des fonds publics et la responsabilisation financire dans leurs pays respectifs. LINTOSAI a adopt la Dclaration de Lima sur les lignes directrices du contrle des finances publiques qui nonce les principes selon lesquels les institutions suprieures de contrle doivent fonctionner. Cette dclaration porte notamment sur : Limportance du contrle pour assurer une gestion saine des fonds publics ; Le but du contrle qui est dassurer la conformit aux lois, lconomie, lefficience et lefficacit de la gestion financire ; Limpratif dindpendance des ISC 1 et de leurs agents, qui doit tre garantie par la Constitution et protge par un tribunal suprme. Etre indpendant signifie notamment tre libre de toutes les pressions que pourraient exercer les organismes contrls et se doter de moyens appropris ; La ncessit dinscrire dans la Constitution et la lgislation les pouvoirs de contrle des ISC. Le mandat de lISC doit couvrir toutes les oprations financires publiques ; Les liens devant exister avec le parlement, qui doivent tre spcifis dans la Constitution, et notamment le fait que lISC a le pouvoir et lobligation de prsenter chaque anne un rapport au parlement (ou un autre organe public) ;
ISC : Institution Suprieure de Contrle des Finances Publiques
La ncessit que le gouvernement assume la responsabilit unique et entire de ses actes et de ses omissions et ne puisse sen remettre aux constatations des travaux de contrle ; La ncessit que les ISC aient accs tous les documents et registres ; Limpratif que : LISC tablisse elle-mme les programmes de contrle en utilisant, entre autres, le contrle par sondages, Le personnel de lISC possde la comptence et la probit requises et reoive un traitement appropri, LISC fasse appel des experts externes dans la limite de ses besoins, Les ISC facilitent les changes internationaux par lentremis de lINTOSAI.
En ce qui concerne le cadre gnral du systme des normes de contrle de lINTOSAI, il a t labor partir des Dclarations de Lima (1977) et de Tokyo (1985), des formulations et des rapports adopts par lINTOSAI lors des diffrents congrs et du rapport de la runion du groupe dexperts des Nations Unies sur la comptabilit publique et le contrle des finances publiques dans les pays en dveloppement. Les normes de contrle de lINTOSAI, labors par la Commission des Normes de Contrle en 1992, ne sont pas impratives mais sont lexpression dun consensus entre les ISC sur les meilleures pratiques. Chaque ISC devra apprcier dans quelle mesure les normes de contrle sont compatibles avec laccomplissement des tches qui lui incombent. Les normes de contrle labores par lINTOSAI permettent de dfinir les principes et les mthodes appliquer lors dune vrification (y compris la vrification dun systme utilisant linformatique). Elles constituent un ensemble de rgles applicables aux procdures et pratiques suivies pour le contrle des finances publiques qui traduisent les pratiques considres comme optimales par lensemble des ISC. Ces normes se subdivisent selon les quatre parties prsentes ci aprs :
1. 2.
Les postulats de base du contrle des finances publiques, Les principes gnraux du contrle des finances publiques et normes dontologiques, Les normes dapplication du contrle, Les normes des rapports.
3. 4.
En outre, lINTOSAI a labor un code international de dontologie comprenant des valeurs et des principes. Ce code constitue un complment renforant les normes de contrle pralablement labores. Il incombe chaque ISC dlaborer son propre code de dontologie prenant comme modle les valeurs et principes contenus dans le code de dontologie de lINTOSAI. Les normes de contrle ont t conues comme un document vivant dont la mise en uvre exige que lon prenne compte des volutions qui surviendront immanquablement. Dans sa forme, le prsent recueil comprend les chapitres suivants :
Introduction, Prsentation succincte du code de dontologie de lINTOSAI, Postulats de base du contrle des finances publiques, Principes gnraux dontologiques du contrle des finances publiques et normes
Prparation et ralisation des contrles, Rapport, Contrle de la performance.
Prsentation succincte du code de dontologie de lINTOSAI

LINTOSAI a mis en place un code international de dontologie qui sadresse chaque contrleur individuel, aux hauts responsables et toutes les personnes employes par lISC. Il sagit dune dclaration de lensemble des valeurs et des principes qui doivent guider les contrleurs dans leur travail. Ce code constitue un complment renforant les normes de contrle de lINTOSAI publis par la commission des normes de contrle en Juin 1992. Les valeurs et principes contenus au niveau de ce code de dontologie sont prsents ci aprs.
1.1
Intgrit
Les contrleurs sont dans lobligation dadhrer des normes strictes de conduite dans leur travail et dans leurs relations avec le personnel des organismes contrls. Pour prserver la confiance du public, la conduite des contrleurs doit tre au dessus de tout soupon ou reproche. Enfin, lintgrit exige des contrleurs quils respectent les normes de contrle et de dontologie tant du point de vue de la forme que du fond.
1.2
Indpendance, objectivit et impartialit

Il est indispensable que les contrleurs : Soient indpendants par rapport lorganisme contrl et dautres groupes dintrts extrieurs ; Sassurent que leurs intrts personnels ou extrieurs ne portent pas atteinte leur indpendance ; Fassent preuve dobjectivit et dimpartialit dans toutes leurs activits, notamment dans leurs rapports qui doivent tre exacts et objectifs ; Utilisent les informations qui leur sont prsentes par lorganisme contrl et par dautres instances. Dans leurs opinions, les contrleurs sont tenus de tenir compte de ces informations de manire impartiale ; Protgent leur indpendance et vitent tout conflit dintrt possible en refusant les cadeaux ou gratifications qui pourraient influencer leur indpendance et leur intgrit ; Soient conscient du fait que les activits politiques dans lesquelles ils dcideraient de sengager peuvent occasionner des conflits dordre professionnel ; Evitent les relations avec les responsables et le personnel de lorganisme contrl et avec dautres personnes susceptibles dinfluencer, compromettre ou menacer la capacit des contrleurs agir et tre peru comme agissant de manire indpendante ; Sabstiennent de profiter de leur situation officielle pour des intrts personnels ;
Evitent les relations o il y a un risque de corruption ou qui peuvent jeter un doute sur leur objectivit et leur indpendance ; Sabstiennent dutiliser les informations obtenues dans lexercice de leur devoir pour sapproprier des avantages personnels ou pour dautres ; Sinterdisent de divulguer les informations susceptibles de donner un avantage injuste ou draisonnable dautres personnes ou organismes et utilisent de telles informations pour nuire autrui.
1.3
Secret professionnel
Les contrleurs sont tenus de ne pas divulguer les informations obtenues au cours du contrle des tiers except pour les besoins des obligations de lISC dans le cadre des procdures normales de celle-ci ou conformment la lgislation en vigueur.
1.4
Comptence
Les contrleurs sont tenus de : Se conduire de manire professionnelle et dappliquer des normes professionnelles strictes dans lexercice de leurs fonctions afin de pouvoir sacquitter de leur mission avec comptence et impartialit ; Connatre et appliquer les normes, les politiques et les procdures de contrle, de comptabilit et de gestion financire applicables ; Connatre les principes et les normes constitutionnels, juridiques institutionnels qui rgissent le fonctionnement de lorganisme contrl ; et
Veiller constamment la mise niveau et lamlioration des comptences qui leur sont ncessaires pour sacquitter de leurs responsabilits professionnelles. En aucun cas, ils ne doivent entreprendre des activits pour lesquelles ils ne sont pas comptents.
Postulats de base du contrle des finances publiques

Les postulats de base sont les hypothses, les prmisses, les principes logiques et les conditions qui prsident l'laboration des normes de contrle. Ces postulats permettent aux auditeurs de se forger une opinion et de rdiger leurs rapports, notamment dans les cas o aucune norme spcifique n'est applicable. Il sagit des principes essentiels destins rendre les pouvoirs publics davantage comptables de leurs actes, savoir notamment : Lutilisation de systmes appropris dinformation, de contrle, dvaluation et dtablissement des rapports ; Lutilisation des principes comptables admissibles en matire dinformations comptables et financires et de publication de celles-ci ; Lapplication de normes de contrle par les ISC qui doivent, ce faisant, exercer leur propre jugement ; La ncessit pour les ISC davoir un mandat de contrler toutes les activits et bnficier de la coopration des organismes contrls.
La cohrence entre les postulats et les normes de contrle est obligatoire. Les normes guident l'auditeur, l'aident circonscrire le domaine de ses investigations et dterminer la nature des procdures qu'il convient d'utiliser. En effet, c'est la lumire des normes de contrle que l'on peut juger de la qualit des rsultats d'une vrification. Les postulats de base sont au nombre de 10 et sont prsents ci aprs : Postulat 1 : L'institution suprieure de contrle doit veiller appliquer les normes de l'INTOSAI pour tous les points jugs importants. Certaines normes peuvent ne pas tre applicables une partie de l'activit des ISC, notamment de celles organises sous la forme de Cours des comptes, ni l'activit autre que de contrle effectue par l'ISC. Celle-ci doit dterminer les normes qui s'appliquent ce type d'activit, de manire garantir que son niveau de qualit soit en permanence lev . En gnral, tout lment dont la connaissance serait susceptible d'influencer l'utilisateur des tats financiers ou de modifier le rapport sur le contrle des rsultats peut tre considr comme important. . C'est un critre de valeur qui permet de dfinir l'importance relative. Cependant, la nature ou les caractristiques d'un lment ou d'un groupe d'lments peuvent galement participer de cette dfinition (exemple : les dispositions lgislatives ou rglementaires exigent que celui-ci quel qu'en soit le montant soit mentionn sparment). L'importance relative peut dpendre non seulement de la valeur et de la nature de l'lment, mais galement du contexte dans lequel il est envisag.
A titre dexemple, il est possible de considrer un lment par rapport : l'opinion globale mise sur les comptes; l'ensemble dont il fait partie; aux lments qui lui sont associs; au montant correspondant enregistr les annes prcdentes.
Les ISC effectuent souvent des activits qui ne peuvent tre qualifies de contrles, mais qui contribuent amliorer l'administration. Il peut s'agir, par exemple : (a) de la collecte de donnes sans excution d'une analyse substantielle, (b) d'un travail juridique, (c) d'une mission d'information des assembles lgislatives en ce qui concerne l'examen des projets de budgets, (d) d'une mission d'assistance au profit des membres des assembles lgislatives, sous forme de recherches et de consultation des dossiers de l'ISC, (e) de tches administratives et (f) du traitement informatique de donnes. Ces activits autres que de contrle sont une source prcieuse d'information pour les dcideurs et doivent tre en permanence d'une qualit leve. En raison de l'optique et de la structure de certaines ISC, la totalit des normes de contrle n'est pas applicable tous les aspects de leur activit (Cas de la nature collgiale et judiciaire des contrles effectus par les Cours des Comptes). Afin de garantir la qualit du travail ralis, il y a lieu d'appliquer des normes appropries. Les objectifs du type particulier d'activit ou de la mission particulire doivent dicter les normes spcifiques suivre. Afin de garantir une qualit leve son activit et ses rsultats, chaque ISC doit se fixer une ligne de conduite concernant les normes INTOSAI, ou d'autres normes spcifiques, qui doivent tre suivies dans l'excution des diffrents types d'activits auxquels se livre cette organisation. Postulat 2 : L'ISC doit porter son propre jugement sur les situations diverses qui se prsentent lors du contrle des finances publiques . Les informations probantes (preuves) constituent un lment important de la dcision de l'auditeur lorsqu'il choisit les secteurs et les points contrler ainsi que la nature, le calendrier, l'tendue des tests et des procdures de contrle. En cas de conflit avec des conventions relatives la comptabilit ou l'examen des comptes, ce sont les termes du mandat de contrle confi l'ISC qui s'appliquent; ils sont donc d'une importance capitale pour les normes dont se sert l'ISC. De ce fait, les normes de contrle de l'INTOSAI et bien entendu toutes les normes de contrle autres que celles de l'ISC, ne peuvent tre ni normatives ni impratives pour l'ISC ou ses agents. L'ISC doit apprcier dans quelle mesure les normes de contrle d'audit externe sont compatibles avec les termes de son mandat. L'ISC devrait cependant reconnatre que les normes de contrle de l'INTOSAI sont l'expression d'un large consensus entre auditeurs des finances publiques appartenant diffrents pays et essayer de les appliquer lorsqu'elles sont compatibles avec les termes de son mandat. L'ISC devrait chercher liminer les incompatibilits lorsque cela peut favoriser l'adoption de normes satisfaisantes. Dans certaines dispositions de son mandat, visant notamment le contrle des tats financiers, les objectifs de l'ISC peuvent s'avrer trs proches de ceux des
vrifications effectues dans le priv. De mme, les normes dictes par des organismes officiels en ce qui concerne les tats financiers des entreprises prives peuvent tre appliques pour le contrle des finances publiques. Postulat 3 : A mesure que s'opre une prise de conscience de l'opinion publique, celle-ci exige de faon croissante que les personnes ou organismes chargs de grer les deniers de l'Etat rendent compte de leur gestion, ce qui montre la ncessit de mettre en uvre une procdure leur faisant obligation de rendre des comptes . Dans quelques pays, les organismes responsables sont tenus de rendre des comptes au chef de l'Etat ou au Conseil d'Etat; mais le plus souvent, ils sont responsables devant le Parlement qui les contrle soit directement soit par l'intermdiaire de l'administration. Certaines ISC ont un statut de juridiction. Ce pouvoir juridictionnel s'exerce, suivant les pays, soit sur les comptes, soit sur les comptables, soit mme sur les ordonnateurs. Les jugements et arrts que ces institutions prononcent se prsentent comme des complments naturels de la fonction de contrle administratif dont elles sont charges, de telle sorte que leurs attributions juridictionnelles devraient s'inscrire dans la logique des objectifs gnraux poursuivis par le contrle externe et plus particulirement dans ceux qui se rapportent aux questions comptables. Les entreprises publiques sont soumises elles aussi l'obligation de rendre des comptes. Des entreprises commerciales peuvent faire partie du secteur public; il peut s'agir par exemple, d'units cres par une loi ou un dcret ou au sein desquelles le Gouvernement dtient une participation majoritaire. Quelle que soit la faon dont elles sont constitues, leurs fonctions, leur degr d'autonomie ou les dispositions financires qui les rgissent, ces units sont toujours responsables devant l'organe lgislatif suprme. Postulat 4 : L'instauration au sein de l'administration de systmes appropris d'information, de contrle, d'valuation et d'tablissement de rapports facilitera la mise en uvre de l'obligation de rendre compte. Les gestionnaires sont responsables de l'exactitude et du caractre suffisant de la forme et du contenu des informations financires ou autres . L'exactitude et le caractre suffisant des informations et des tats financiers tmoignent de la situation et des rsultats financiers de l'unit considre. Celle-ci est galement tenue d'laborer un systme pratique qui fournisse des informations utiles, objectives et prcises. Postulat 5 : Les autorits comptentes doivent faire adopter des dispositions nonant les principes comptables admissibles en matire d'informations comptables et financires et de publication de celles-ci, qui soient adapts aux besoins de l'administration; les units contrles doivent s'assigner des objectifs spcifiques et quantifiables et fixer le niveau des rsultats obtenir . Les ISC devraient travailler en troite collaboration avec les organisations tablissant les normes comptables, de faon ce que ces dernires soient parfaitement adaptes aux besoins de l'administration. Les ISC devraient galement recommander aux units contrles de dfinir des objectifs quantifiables et clairement noncs et d'assortir chacun d'eux du niveau de rsultats qu'elles souhaitent atteindre.
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Postulat 6 : En se conformant aux principes comptables admissibles, il devrait tre possible de faire une prsentation fidle de la situation et des rsultats financiers . Si l'application constante des principes comptables est la condition pralable toute image fidle, cela signifie qu'une unit contrle doit non seulement se conformer aux principes comptables adapts la situation considre, mais galement appliquer ces principes en permanence. Un auditeur ne doit pas considrer l'application constante des normes comme une preuve dcisive de la fidlit de la prsentation des diffrents tats financiers. Pour pouvoir conclure que ces tats financiers constituent une image fidle, l'auditeur ne doit pas se fonder uniquement sur le critre de l'application constante des principes comptables. Ceci fait ressortir que les normes de contrle ne constituent en effet que le minimum d'lments que l'auditeur est tenu de vrifier pour s'acquitter de sa mission. L'opportunit d'aller au del du minimum requis est laisse sa libre apprciation.
Postulat 7 : L'existence d'un systme de contrle interne appropri permet de rduire au maximum les risques d'erreurs et d'irrgularits . Il est de la responsabilit de l'unit contrle, et non de l'auditeur, d'laborer un systme de contrle interne appropri lui permettant de protger ses ressources. L'unit contrle est galement tenue de veiller ce que des contrles soient prvus et fonctionnent de faon ce que les lois et les rglementations applicables soient respectes; d'autre part, l'unit fera en sorte que les dcisions soient prises de faon parfaitement correcte et honnte. Cependant, si l'auditeur estime que les contrles sont insuffisants ou inexistants, il devra proposer des solutions ou faire des recommandations l'unit contrle.
Postulat 8 : Il conviendrait de faire adopter des dispositions lgislatives et rglementaires qui incitent les organismes contrls tenir constamment la disposition de l'ISC toutes les donnes ncessaires pour valuer de faon complte les activits contrles . Afin de pouvoir s'acquitter parfaitement de sa mission, l'ISC doit avoir accs aux sources d'information et tre en mesure de rencontrer les responsables et les employs de l'unit contrle. Les problmes qui, l'avenir, pourraient se poser dans ce domaine seront carts ds lors que seront adoptes des dispositions lgislatives fixant les conditions auxquelles les auditeurs pourront avoir accs aux informations et prendre contact avec les agents.
Postulat 9: Les ISC devraient avoir mandat de contrler toutes les activits . La loi ou le rglement portant cration de l'ISC stipule gnralement la forme que doit revtir celle-ci (cour, conseil, commission, service public ou ministre), les modalits d'exercice de sa mission, la dure de son mandat, ses pouvoirs, ses obligations, ses attributions et l'ensemble des responsabilits qui lui incombent. Elle dicte galement les autres rgles relatives l'accomplissement des fonctions dvolues l'ISC. La fonction essentielle de l'ISC consiste faire respecter et promouvoir l'obligation de rendre compte. Au niveau des finances publiques, le champ d'action de l'ISC comprend la vrification des comptes, le contrle de la rgularit et le contrle des rsultats.
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La vrification des comptes et le contrle de la rgularit comprennent les oprations suivantes: la certification de la responsabilit financire des units tenues de rendre des comptes, ce qui implique l'examen et l'valuation des pices comptables et l'nonc d'une opinion sur les tats financiers; la certification de la responsabilit financire de l'administration publique considre dans son ensemble; le contrle des transactions et du systme financier ainsi qu'une valuation de la mesure dans laquelle l'unit se conforme aux lois et aux rglements en vigueur; la vrification du contrle interne et des fonctions de l'audit interne; la vrification de la correction et de l'honntet avec lesquelles sont prises les dcisions administratives au sein de l'unit contrle; la mise en vidence de tous les autres points constats lors de la vrification ou s'y rapportant et que l'ISC juge utile de faire connatre.
Le contrle des rsultats englobe l'examen des conomies, de la rentabilit et de la l'efficacit: examen des conomies ralises dans la gestion des administrations, conformment des pratiques et des principes administratifs sains et une bonne politique de gestion; vrification de la rentabilit de l'utilisation des ressources humaines, financires ou autres et examen des systmes d'information, de mesure des rsultats et de contrle; analyse des procdures utilises par les units contrles pour remdier aux insuffisances dceles; vrification de l'efficacit des rsultats au regard des objectifs poursuivis par l'unit contrle; et examen de l'impact effectif des activits par rapport l'impact souhait.
Il arrive que les domaines respectifs de la vrification des comptes, du contrle de la rgularit et de la vrification des rsultats soient imbriqus les uns dans les autres; en pareil cas, la classification de l'un ou l'autre de ces audits dpendra de sa finalit premire. Pour faciliter l'application des normes de contrle appropries par l'institution suprieure, le mandat doit en toutes circonstances dlimiter clairement les pouvoirs et les responsabilits de l'ISC en matire de vrification des rsultats et cela pour tous les domaines d'activit du gouvernement. Dans un certain nombre de pays, la constitution ou la lgislation en vigueur ne confrent pas toujours l'ISC la comptence de contrler "l'efficacit", ou "rentabilit" de la gestion financire de l'excutif. L'apprciation de l'opportunit ou de l'utilit des dcisions administratives et de l'efficacit de la gestion revient d'ailleurs aux ministres, qui est confie la tche de l'organisation des services administratifs et qui sont responsables de leur gestion devant le corps lgislatif. L'expression qui parat dans ce cas la plus adquate pour dsigner les contrles de l'ISC qui dbordent du cadre traditionnel de la rgularit et de la lgalit est
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celle de "contrle de bonne gestion". Un tel contrle vise procder une analyse des dpenses publiques la lumire des principes gnraux d'une saine gestion. Les deux types de contrle - de rgularit et de gestion - peuvent en ralit tre associs dans une mme dmarche, d'autant plus qu'ils se confortent mutuellement, le contrle de rgularit pouvant prparer les contrles de gestion, et ces derniers aboutissant redresser des situations gnratrices d'irrgularits. Postulat 10 : Les ISC doivent s'efforcer de rendre encore plus performantes les techniques de contrle de validit des mesures de rsultats . Le rle de plus en plus important des auditeurs leur imposera de s'adapter et de concevoir de nouvelles techniques et de nouvelles mthodologies visant dterminer la validit et le bien-fond des valuations des units contrles. Les auditeurs s'inspireront des techniques et des mthodologies utilises dans d'autres domaines. Le domaine d'application des normes utilises par l'ISC dpendra de l'tendue du mandat de vrification.
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Principes gnraux du contrle publiques et normes dontologiques
des
finances
Les principes gnraux de contrle dcrivent les qualifications requises de l'auditeur et/ou de l'ISC pour qu'ils puissent accomplir leurs tches relatives aux normes d'application et aux normes des rapports avec comptence et efficacit. Ces principes prcisent que chaque ISC doit adopter une politique et suivre des procdures visant recruter et superviser un personnel ayant la qualification approprie et lui permettre de se perfectionner, affecter le personnel ncessaire la fonction daudit et examiner les normes et procdures internes. En ce qui concerne les normes dontologiques, elles spcifient que lauditeur et lISC doivent tre indpendants, viter les conflits dintrt, possder les comptences requises et exercer leurs diligences dans lapplication des normes de contrle.
3.1
Principes gnraux du contrle des finances publiques

Les principes gnraux de contrle propres aux ISC tendent ce que chaque ISC adopte une politique et suive des procdures visant : Recruter un personnel ayant la qualification approprie : Les principes gnraux applicables l'ISC prcisent que L'ISC doit adopter une politique et suivre des procdures visant recruter un personnel ayant la qualification approprie . Le personnel de l'ISC doit avoir les diplmes universitaires requis ainsi que la formation et l'exprience appropries. L'ISC doit tablir et rexaminer rgulirement quel est le minimum de formation exiger des auditeurs recruts. Permettre son personnel de se perfectionner et de se former pour qu'il puisse accomplir ses tches avec efficacit; dfinir le profil de carrire des auditeurs et des autres membres du personnel : Les principes gnraux propres l'ISC prcisent que L'ISC doit adopter une politique et suivre des procdures visant permettre son personnel de se perfectionner et de se former pour qu'il puisse accomplir ses tches avec efficacit; dfinir le profil de carrire des auditeurs et des autres membres du personnel . L'ISC doit faire le ncessaire pour offrir son personnel des possibilits de formation permanente, soit grce des cours organiss dans ses locaux, soit en l'encourageant suivre des cours donns l'extrieur. Afin de programmer plus aisment les contrles et de dfinir les besoins de perfectionnement de son personnel, l'ISC doit dresser rgulirement un inventaire des qualifications requises. L'ISC doit dfinir et rexaminer rgulirement les critres rgissant l'avancement des auditeurs et de ses autres agents, notamment en ce qui concerne le niveau de formation requis. L'ISC doit adopter une politique et suivre des procdures visant au perfectionnement professionnel du personnel d'audit en tout ce qui concerne les
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techniques et les mthodologies utilises pour l'ensemble des contrles qu'elle entreprend. Le personnel de l'ISC doit avoir une connaissance approfondie du contexte institutionnel, notamment du rle du corps lgislatif, des dispositions juridiques et institutionnelles rgissant les oprations de l'administration et des statuts des entreprises publiques. Il doit galement bien connatre les normes de contrle, les politiques, les procdures et les mthodes de l'ISC. Le contrle des mcanismes financiers, des pices comptables et des tats financiers ncessite une formation en comptabilit et disciplines connexes ainsi que la connaissance de la lgislation et de la rglementation concernant la responsabilit de l'unit contrle. En outre, la mise en uvre de contrles portant sur l'efficacit ou l'efficience peut requrir une formation complmentaire dans des domaines tels que l'administration, la gestion, l'conomie et les sciences sociales. L'ISC doit encourager son personnel faire partie d'un organisme professionnel de sa branche et participer aux activits de cet organisme. Prparer des manuels ou tous autres documents fournissant des directives et des instructions indiquant comment procder aux audits : L'ISC doit adopter une politique et suivre des procdures visant prparer des manuels ou tous autres documents fournissant des directives et des instructions indiquant comment procder aux audits . Pour garantir la qualit des audits, il est important que l'ISC communique avec le personnel en lui adressant des circulaires fournissant des directives et publie un manuel rgulirement mis jour exposant les politiques, les normes et les pratiques de l'ISC. Utiliser l'exprience acquise, maintenir le niveau de qualification et identifier les types de comptence qui n'existent pas au sein de l'ISC; veiller ce que les agents chargs d'un audit soient suffisamment nombreux et les comptences bien rparties; atteindre les objectifs assigns avec tout le soin et toute la diligence voulus, grce une programmation et une supervision appropries : L'ISC doit adopter des politiques et suivre des procdures visant utiliser l'exprience acquise, maintenir le niveau de qualification et identifier les types de comptence qui n'existent pas au sein de l'ISC; veiller ce que les agents chargs d'un audit soient suffisamment nombreux et les comptences bien rparties et atteindre les objectifs assigns avec tout le soin et la diligence voulus, grce une programmation et une supervision appropries . Il conviendra d'une part d'valuer les moyens ncessaires la bonne conduite de chaque audit de faon ce qu'un personnel dot des qualifications appropries en soit charg et d'autre part de contrler les moyens en personnel affects cet audit. La liste des titres universitaires requis pour chaque audit variera en fonction du type de contrle entreprendre. Il n'est pas ncessaire que tous les auditeurs soient comptents dans tous les domaines spcifis par le mandat. Les politiques et les procdures rgissant l'affectation aux fonctions d'audit doivent nanmoins avoir pour objectif la mise en place d'un personnel dont les qualifications correspondent la nature des tches accomplir, afin que pour
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chaque contrle l'ensemble de l'quipe ait les qualifications et l'expertise requises. L'ISC doit avoir la facult de faire appel des collaborateurs extrieurs lorsque l'intervention de ces experts s'impose parce que leur qualification et leur connaissance approfondie du domaine soumis vrification permettront de tirer des conclusions pertinentes et de prsenter un rapport et des recommandations solidement fonds. Il appartient l'ISC d'apprcier, en fonction des circonstances particulires, si les exigences du contrle peuvent tre rencontres par l'intervention de son personnel de vrification ou par le recours des experts extrieurs. Pour que la supervision soit assure par l'ISC avec toute la comptence requise, les politiques et les procdures appliques ont un rle dterminant jouer. L'ISC doit s'assurer que les audits sont programms et superviss par des auditeurs comptents, instruits des normes et des mthodologies de l'ISC et qu'ils ont une connaissance approfondie du secteur contrl et de ses particularits. Lorsque le mandat de l'ISC prvoit le contrle des tats financiers de l'ensemble de l'administration, les quipes d'auditeurs doivent tre en mesure de coordonner leurs valuations des mthodes de comptabilit propres aux diffrents dpartements ainsi que des mesures de coordination et des systmes de contrle appliqus par l'administration centrale. Les quipes doivent avoir d'une part une connaissance approfondie des rgles de la comptabilit publique et des rgles de contrle des oprations financires des administrations et d'autre part l'exprience des techniques utilises par l'ISC pour ce type d'audit. Dans les cas o l'ISC n'est pas en mesure d'effectuer, dans des dlais raisonnables, tous les contrles requis, y compris les vrifications de toutes les oprations de chaque unit contrle, il convient de dfinir des critres pour slectionner les types de contrle qui permettraient - dans le laps de temps prvu pour ces contrles - de se faire, avec le maximum de certitude possible, une opinion sur la faon dont chaque unit contrle s'est acquitte de ses obligations en tant que responsable des deniers de l'Etat. Pour dterminer la meilleure faon de rpartir les moyens dont elle dispose, l'ISC devra donner la priorit aux oprations de vrification qui doivent tre accomplies dans un dlai fix par la loi. Il conviendra de prparer soigneusement la programmation des travaux en apprciant le degr de priorit donner, dans le calendrier d'ensemble, aux autres contrles laisss la discrtion de l'ISC. Pour que les priorits choisies ne nuisent en rien la qualit des rsultats de l'ensemble des vrifications prescrites par le mandat, l'ISC examinera avec soin les informations disponibles. La tenue d'un dossier rpertoriant les donnes concernant la structure, les fonctions et les oprations des units contrles permettra l'ISC de reprer les points particulirement importants ou exposs ainsi que les domaines dont il serait possible d'amliorer la gestion. Certains agents de l'ISC doivent avoir pour mission de donner l'autorisation d'entreprendre chaque contrle. Cette autorisation doit indiquer avec prcision les objectifs de l'audit, son tendue et l'aspect auquel il doit spcialement s'attacher, les ressources mises en uvre (qualifications et effectifs des auditeurs affects ce contrle), le calendrier des runions pour faire le point de l'tat d'avancement des vrifications, les dates auxquelles les contrles sur
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place devraient tre termins et la date de remise du rapport sur les comptes vrifis. Examiner la rentabilit et l'efficacit des normes et des procdures internes de l'ISC : Les principes gnraux de contrle prcisent que L'ISC doit adopter des politiques et suivre des procdures visant examiner la rentabilit et l'efficacit des normes et des procdures internes de l'ISC. Les raisons pour lesquelles l'obligation d'examiner la rentabilit et l'efficacit des normes et des procdures constitue un principe gnral de contrle sont prsentes ci aprs. Etant donn qu'il est important que la qualit du travail effectu par l'ISC soit garantie, celle-ci doit tre particulirement attentive la mise en uvre de programmes garantissant la qualit des audits effectus. Pour que ces programmes portent leurs fruits, il convient de leur affecter les moyens appropris. Il est important de mettre l'utilisation de ces ressources en rapport avec les avantages escompts. L'ISC doit adopter des politiques et suivre des procdures visant :
(a)
confirmer que les procds assurant la qualit des audits ont t appliqus de faon satisfaisante; garantir la qualit du rapport sur les comptes vrifis; apporter des amliorations et viter que les imperfections constates ne se reproduisent.
(b) (c)
Afin de garantir encore davantage la qualit des rsultats, outre l'apprciation du travail de vrification par le responsable de l'quipe, il serait souhaitable que l'ISC adopte des dispositions prvoyant des contrles internes pour s'assurer de la qualit des rsultats. La programmation, la mise en uvre et les conclusions d'une srie de contrles pourraient tre examines en profondeur par un personnel qualifi de l'ISC qui n'aurait pas particip ces contrles; ces personnes pourraient consulter les responsables de ces contrles pour examiner ces points au regard des critres de qualit, et informer rgulirement la direction de l'ISC. Il est ncessaire que les ISC dfinissent un vaste programme d'audit interne, qui leur permette de grer efficacement leurs propres oprations et de garantir la qualit de leurs rsultats. En renforant les contrles internes et peut-tre en faisant valuer son travail par des professionnels indpendants, l'ISC russira faire progresser encore la qualit des tches accomplies.
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3.2
Normes dontologiques
L'auditeur et l'ISC doivent tre indpendants ; Les ISC doivent veiller ce que des conflits d'intrts ne se dclenchent pas entre les auditeurs et les units contrles ; L'auditeur et l'ISC doivent avoir les comptences requises ; L'auditeur et l'ISC doivent exercer leurs diligences dans l'application des normes de contrle de l'INTOSAI. Cela signifie qu'ils procderont avec soin la programmation des vrifications, l'identification, la collecte et l'valuation des preuves, l'tablissement de rapports et de conclusions sur les comptes vrifis ainsi que de recommandations.
3.2.1
Indpendance
Les principes gnraux communs l'auditeur et l'ISC spcifient que L'auditeur et l'ISC doivent tre indpendants . Dans tout pays, quel que soit le systme politique adopt, en matire d'audit, l'indpendance et l'objectivit sont d'une importance capitale. Un degr d'indpendance appropri - vis--vis du pouvoir lgislatif comme de l'excutif - est ncessaire la bonne conduite de l'audit si l'on souhaite que les rsultats soient crdibles. Indpendance de lauditeur et de lISC vis--vis du corps lgislatif L'ISC est tenue de respecter les lois adoptes par le parlement, mais pour que son indpendance soit prserve, elle ne doit tre assujettie aucune directive du corps lgislatif en ce qui concerne l'laboration, la programmation ou la conduite des contrles. L'ISC doit tre libre d'une part de dfinir ses priorits et de programmer son travail conformment son objectif. Indpendance de lauditeur et de lISC vis--vis de lexcutif Il est important pour l'indpendance de l'ISC que l'excutif ne lui impose aucune espce de directive concernant l'accomplissement de son mandat. Il ne doit obliger l'ISC ni effectuer, modifier ou viter une vrification, ni supprimer ou modifier des constatations, des conclusions ou des recommandations. Dans certains domaines, il est souhaitable que l'ISC et l'excutif cooprent. L'ISC devrait tre en mesure de conseiller l'excutif en ce qui concerne les rgles et les normes comptables ou la forme que doivent revtir les tats financiers, tout en vitant de s'impliquer - explicitement ou non car cela nuirait son indpendance. Sauvegarder l'indpendance de l'ISC ne supprime pas pour autant la possibilit pour l'excutif de lui proposer de contrler tel ou tel domaine, condition que l'ISC ait la facult d'accder ou non ces demandes. Le principe de l'indpendance exige que les dcisions concernant les tches d'audit, y compris le programme suivre, relvent de l'ISC en dernier ressort. Le mandat de l'ISC doit lui permettre d'avoir pleinement et librement accs tous les locaux et toutes les pices comptables des units contrles et d'examiner toutes les oprations; d'autre part, il doit lui confrer les pouvoirs lui permettant d'obtenir les informations pertinentes de la part des personnes ou des units qui les dtiennent.
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Afin que l'ISC exerce ses fonctions non seulement en toute indpendance de l'excutif, mais galement de faon que cette indpendance soit manifeste, il est important que les modalits de son mandat et son statut indpendant soient bien compris par l'ensemble des citoyens. Il appartient donc l'ISC d'agir dans ce sens et de faire connatre son rle chaque fois qu'une occasion opportune se prsente. Indpendance de lauditeur et de lISC vis--vis de lunit contrle L'ISC doit tre indpendante des units contrles. Elle doit cependant agir de faon ce que celles-ci comprennent son rle et ses fonctions et veiller entretenir des relations amicales avec elles, ce qui lui permettra d'obtenir les informations facilement et en toute franchise et de mener les discussions dans une atmosphre de comprhension et de respect mutuels. Dans cet esprit, l'ISC, tout en conservant son indpendance, peut accepter d'tre associe aux rformes qui sont projetes par l'administration dans des domaines tels que la comptabilit publique ou la lgislation financire, ou accepter d'tre consulte sur l'laboration de projets de lois ou de rglements touchant sa comptence ou son contrle. Dans ces divers cas, il ne s'agit cependant pas pour l'Institution de contrle de s'immiscer dans la gestion administrative mais de cooprer avec certains services administratifs en leur apportant une assistance technique ou en mettant leur disposition son exprience en matire de gestion financire. A l'inverse de ce qui se passe dans le secteur priv, o le commissaire aux comptes est dsign par les organes comptents de l'unit contrle n'est pas un client de l'ISC. L'institution doit remplir son mandat librement et impartialement, tout en prenant en considration les points de vue des gestionnaires pour se forger une opinion, tirer des conclusions et faire des recommandations; par contre, les gestionnaires de l'unit contrle n'ont aucune responsabilit dans la dcision de procder tel ou tel type de contrle et de le faire porter sur tel ou tel secteur. L'ISC ne doit pas participer la gestion ou aux oprations de l'unit contrle. Les agents procdant aux contrles ne doivent pas tre membres des comits de gestion et si des conseils doivent tre donns, il doit tre spcifi clairement qu'il ne s'agit que de conseils ou de recommandations. Lorsqu'un membre du personnel de l'ISC a des attaches avec les gestionnaires de l'unit contrle--d'ordre social, personnel ou autre risquant de nuire l'objectivit de l'ISC, la mission de contrler cette unit ne doit pas lui tre confie. Les agents de l'ISC ne doivent pas tre amens informer de ses obligations le personnel de l'unit contrle. Lorsque l'ISC dcide d'tablir dans les units contrles un contrle permanent en vue de faciliter sur place le suivi des oprations, programmes et activits, le personnel de l'ISC ne peut tre impliqu dans aucune dcision touchant l'activit administrative proprement dite et qui serait de la responsabilit de la direction de l'unit contrle. Afin de bnficier des conseils de professionnels expriments spcialiss dans les diffrentes branches de l'audit, l'ISC peut cooprer avec des universits et entretenir des relations officielles avec des organismes professionnels, condition que celles-ci ne nuisent pas son indpendance et son objectivit.
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3.2.2
Conflits d'intrts
Les institutions suprieures doivent veiller ce que des conflits d'intrts ne se dclenchent pas entre les auditeurs et les units contrles. L'ISC a pour mission d'effectuer des vrifications des comptes des units responsables et de prsenter un rapport sur les comptes vrifis. Pour accomplir sa mission, l'ISC doit rester objective et prserver son indpendance. L'application de principes gnraux de contrle appropris devrait lui permettre de satisfaire ces diverses exigences. Lexistence dun conflit dintrt pour un auditeur conduira ce dernier ne pas faire partie des quipes daudit.
3.2.3
Comptence
Les principes gnraux communs l'auditeur et l'ISC indiquent que L'auditeur et l'ISC doivent avoir les comptences requises . Etant donn que les obligations et responsabilits incombant l'ISC sont d'une importance capitale pour le concept d'obligation faite aux gestionnaires publics de rendre des comptes, l'ISC doit faire appel aux mthodologies et aux procdures les plus affines. Pour s'acquitter efficacement de sa mission d'tablir des rapports sur les comptes vrifis, elle est tenue de mettre au point des modalits pratiques qui obtiennent l'assentiment total du personnel ou des experts extrieurs, qu'il s'agisse des normes, des procdures, du programme de vrification, des mthodologies ou de la supervision. L'ISC doit possder l'ensemble des qualifications et l'exprience ncessaires pour s'acquitter efficacement de son mandat d'audit. Quelle que soit la nature des vrifications effectuer en vertu de ce mandat, elles doivent tre confies des personnes dont la formation et l'exprience sont la mesure de la nature, du domaine et de la complexit de la tche accomplir. L'ISC doit se doter de l'ensemble des mthodologies modernes, des technologies de l'informatique, des mthodes d'examen analytique, des chantillonnages statistiques et des instruments de contrle des systmes d'information automatiss. Plus les pouvoirs confrs l'ISC par la nature de son mandat sont tendus ou discrtionnaires, plus il devient difficile de maintenir la qualit du service pour l'ensemble du mandat. Par consquent, un mandat qui laisse l'ISC libre la fois de dterminer la frquence des contrles effectuer et de dfinir la nature des informations fournir, exige une gestion d'un trs haut niveau au sein de l'ISC.
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3.2.4
Diligence
Les principes gnraux communs l'auditeur et l'ISC indiquent que L'auditeur et l'ISC doivent exercer leurs diligences dans l'application des normes de contrle de l'INTOSAI. Cela signifie qu'ils procderont avec soin l'identification, la collecte et l'valuation des preuves, l'tablissement de rapports et de conclusions sur les comptes vrifis ainsi que de recommandations . Lorsqu'elle contrle les units et les entreprises publiques, l'ISC doit tre objective et perue comme telle. Ses valuations et ses rapports prsentant les rsultats du contrle doivent tre impartiaux. Le niveau des qualifications techniques et des comptences doit tre la mesure des difficults particulires de chaque contrle. Les auditeurs doivent tre attentifs aux situations, aux faiblesses en matire de contrle, aux insuffisances dans la tenue de la comptabilit, aux erreurs, aux transactions ou rsultats inhabituels qui pourraient tre l'indice d'une fraude, de dpenses injustifies ou illgales, d'oprations non autorises, de gaspillages, d'un manque de comptence ou de probit. Si une unit reconnue ou autorise tablit des normes ou donne des directives aux entreprises publiques en matire de comptabilit ou d'informations comptables et financires, l'ISC peut ventuellement effectuer ses vrifications en se rfrant ces normes ou ces directives. Si l'ISC fait appel des collaborateurs extrieurs, il conviendra de s'assurer que ces experts ont les comptences et les aptitudes requises la ralisation des contrles concerns. Ce principe est galement valable pour les auditeurs externes engags par contrat. De plus, il faudra veiller ce que les contrats d'audit renferment des dispositions permettant l'ISC de dterminer la programmation, le champ d'investigation, les modalits d'excution et d'tablissement du rapport de la mission de contrle. Si l'ISC a besoin, pour accomplir sa mission, d'tre conseille par des spcialistes extrieurs, l'obligation de veiller avec soin au droulement de ces consultations vaut galement pour la qualit de la prestation ainsi obtenue. En effet, avoir recueilli l'avis d'un expert extrieur l'ISC ne dgage pas pour autant cette institution de sa responsabilit en ce qui concerne la validit des opinions mises ou des conclusions formules l'issue de la vrification. Lorsque l'ISC fait appel un ou plusieurs autres auditeurs, elle doit recourir des procdures appropries qui lui permettent de s'assurer qu'il(s) sacquitte (nt) de sa (leur) mission avec le soin requis et conformment aux normes pertinentes; elle peut tre amene examiner le travail ainsi effectu pour en vrifier la qualit. Les informations recueillies auprs de l'unit contrle l'occasion de la vrification effectue par l'auditeur ne doivent tre utilises que dans les limites du contrle en question, pour mettre une opinion ou tablir un rapport comme prvu dans la mission confie l'auditeur. Il est essentiel que l'ISC garantisse la confidentialit des informations et des lments qui font l'objet d'un contrle. Cependant, l'ISC doit tre habilite adresser aux autorits judiciaires comptentes un rapport concernant les fraudes et violations de la loi constates.
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Prparation et ralisation des contrles

La prparation et la ralisation des contrles sont effectues selon les normes dapplication du contrle des finances publiques labores par lINTOSAI. L'objectif de ces normes est de dfinir des critres et un cadre gnral permettant l'auditeur de procder de faon prcise, systmatique et bien ajuste. L'indication de la dmarche suivre et des oprations effectuer oriente le travail de l'auditeur qui doit rassembler des informations probantes (preuves) pour atteindre un objectif spcifique. Les normes d'application dfinissent le cadre l'intrieur duquel doivent s'exercer les activits d'audit. Elles s'articulent sur les principes gnraux qui noncent les conditions fondamentales respecter en effectuant les oprations prvues dans les normes. Elles s'articulent galement sur les normes des rapports, lesquelles sont plus particulirement orientes vers la communication des rsultats des audits; de mme, les rsultats obtenus grce aux normes d'application constituent les principaux lments sur lesquels se fonde l'opinion ou le rapport de l'auditeur. Les normes dapplication du contrle se rpartissent selon les six catgories suivantes : La programmation, La supervision et les examens, Lvaluation du contrle interne, La conformit aux lois et rglements en vigueur, Lobtention dinformations probantes, La conformit des tats financiers des normes comptables admissibles.
4.1
Programmation
Les normes d'application prcisent que L'auditeur doit programmer la vrification de faon obtenir un contrle de qualit, effectu de manire conomique, rentable, efficace et dans les dlais fixs . L'ISC doit donner la priorit aux tches d'audit exiges par la loi; de plus, elle doit tablir des priorits pour les autres domaines qu'elle a mandat de contrler. Pour organiser un contrle, un auditeur doit: identifier les principaux lments du contexte institutionnel de l'unit contrle; arriver bien situer les gestionnaires aux diffrents niveaux de l'organigramme; prendre en considration la forme, le contenu et les utilisateurs des opinions, des conclusions et rapports; dfinir les objectifs de l'audit et les tests qui permettront de les atteindre; identifier les points cl des mcanismes et contrles de gestion et tablir une valuation pralable de leurs points forts et de leurs faiblesses; dterminer l'importance relative des lments considrs;
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examiner l'audit interne de l'unit contrle ainsi que son programme de travail; valuer jusqu' quel point il est possible de faire confiance aux autres auditeurs, chargs, par exemple, de l'audit interne; slectionner la mthode d'audit la plus rentable et la plus efficace; prvoir un examen dterminant si, la suite des constatations des audits, des rapports et des recommandations antrieures, les mesures appropries ont t prises ou non; runir la documentation relative au programme de l'audit et aux domaines qu'il envisage de contrler.
En gnral, le programme de contrle comprend les tapes suivantes:

1.
Recueillir les informations sur l'unit contrle et sur son organisation afin d'valuer les risques et de dterminer l'importance relative des diffrents lments; Dfinir les objectifs de l'audit et les domaines contrls; Effectuer une analyse pralable permettant de dfinir quel type d'approche il convient d'adopter, la nature et l'tendue des enqutes mener; Mettre l'accent sur les problmes particuliers qui ont t prvus lors de la programmation de l'audit; Prparer un budget et un calendrier des oprations d'audit; Dterminer quels sont les besoins en personnel et prvoir une quipe d'audit; Informer l'unit contrle de l'tendue, des objectifs et des critres d'valuation de l'audit; en discuter avec les intresss si ncessaires.
2. 3.
4.
5. 6. 7.
Le programme de contrle peut faire lobjet de modification par lISC et ce en cours daudit ventuellement.
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4.2
Supervision et examens
Les normes d'application prcisent que Le travail du personnel d'audit doit tre continuellement supervis tous les niveaux et chaque tape du contrle; un superviseur doit examiner les tches accomplies et les documents utiliss . La supervision est essentielle pour sassurer que les objectifs de l'audit soient atteints et que le travail effectu soit excellent. Une supervision et un contrle appropris sont donc constamment ncessaires et cela, quelle que soit la comptence des auditeurs. La supervision doit porter la fois sur le contenu et les mthodes de l'audit. Il faut donc s'assurer que: les membres de l'quipe d'audit ont bien peru la logique interne du programme de l'audit; l'audit est effectu conformment aux normes de contrle et aux mthodes de l'ISC; le programme de l'audit et les tapes prvues sont suivis la lettre moins qu'une modification ne soit autorise; les documents de travail contiennent des preuves qui tayent suffisamment les conclusions, les opinions et les recommandations mises; l'auditeur atteint les objectifs assigns l'audit; dans les rapports sur les comptes vrifis figurent les conclusions, les recommandations et les opinions appropries.
Un superviseur doit examiner tous les travaux d'audit avant que ne soit mise au point la dernire forrmulation des des opinions et missions des rapports. Cet examen devrait tre effectu chaque tape de l'audit. Il permet en outre de bnficier de l'exprience et des avis d'une personne qui n'a pas particip l'audit et de s'assurer que: toutes les valuations et les conclusions sont fondes sur des preuves suffisantes, pertinentes et d'un cot d'obtention raisonnable, lesquelles servent de base la version dfinitive de l'opinion ou du rapport; toutes les erreurs, les insuffisances et les lments inhabituels ont t convenablement identifis avec documents l'appui; et qu'ils ont t soit corrigs soit ports l'attention d'un ou plusieurs superviseurs plus haut placs de l'ISC; les modifications et les amliorations ncessaires au bon droulement des futurs audits ont t identifies, enregistres et intgres dans la programmation des audits suivants et dans le programme de perfectionnement professionnel.
Cette norme a une signification diffrente dans les ISC organises selon une forme collgiale. Dans une telle structure, toutes les dcisions, sauf celles de pure routine, sont toujours prises sur une base collgiale, au niveau appropri l'importance de l'affaire. Une telle entit, dans son ensemble, dcide des vrifications devant tre effectues, de l'tendue des investigations et des mthodes mettre en uvre.
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4.3
Evaluation du contrle interne

Les normes d'application prcisent que L'auditeur, lorsqu'il dtermine jusqu'o pousser la vrification et sur quel(s) domaine(s) elle doit porter, doit veiller valuer la fiabilit du contrle interne . L'examen et l'valuation du contrle interne doivent tre adapts au type d'audit entrepris. S'il s'agit d'un audit financier, l'examen et l'valuation portent principalement sur les contrles destins protger les actifs et les ressources et permettent de s'assurer que les documents comptables sont exacts et complets. S'il s'agit d'un contrle de la rgularit, l'examen et l'valuation portent principalement sur les contrles qui aident les administrateurs respecter les lois et les rglementations. S'il s'agit d'un audit des rsultats, ils portent sur les contrles qui permettent l'unit de grer ses activits d'une faon conomique, rentable et efficace, de suivre les directives de la hirarchie et de fournir dans les dlais des informations financires et comptables fiables. Compte tenu des objectifs de l'audit et du degr de fiabilit souhait, l'examen et l'valuation du contrle interne sont plus ou moins pousss. Lorsque les systmes de comptabilit ou d'information sont informatiss, l'auditeur doit dterminer si les contrles internes fonctionnent bien de faon ne traiter que des donnes parfaitement justes, fiables et compltes.
4.4
Conformit aux lois et rglements en vigueur

Les normes d'application de lINTOSAI en matire de conformit aux lois et rglement en vigueur prcisent ce qui suit : En excutant les contrles de la rgularit (financiers), il convient de vrifier la conformit aux lois et rglements en vigueur. L'auditeur doit laborer des mesures et des procdures de contrle qui offrent une garantie raisonnable de dtection d'erreurs, d'irrgularits et d'illgalits pouvant influer directement et largement sur les montants figurant aux tats financiers ou sur les rsultats du contrle de la rgularit. L'auditeur doit rester conscient de l'existence ventuelle d'illgalits pouvant influer indirectement et largement sur les montants figurant aux tats financiers ou sur les rsultats du contrle de la rgularit . Lors de la vrification des rsultats, il convient d'valuer la conformit aux lois et rglements en vigueur, lorsque cette mesure s'avre ncessaire la ralisation des objectifs du contrle. L'auditeur doit concevoir sa vrification de manire ce qu'elle offre une garantie raisonnable de dtection d'illgalits pouvant influencer de manire significative les rsultats du contrle. La direction est responsable de l'instauration d'un systme efficace de contrle interne pouvant assurer la conformit aux lois et rglements. De leur part, les auditeurs, lors de la conception des mesures et procdures de vrification et d'apprciation de la conformit, doivent valuer les contrles internes de l'unit et apprcier le risque que l'unit contrle ne puisse pas prvenir ou relever des cas de non-conformit. Sans que cela ne puisse affecter l'indpendance des ISC, les auditeurs doivent tmoigner de la diligence et de la prudence professionnelles voulues lorsqu'ils tendent les mesures et procdures de contrle de ces illgalits, de manire ne pas entraver de futures investigations ou procdures lgales potentielles. La diligence voulue inclut, le cas chant, le recours l'assistance lgale adquate et
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la consultation des autorits judiciaires appropries, afin de dterminer les mesures et procdures de contrle qu'il y a lieu d'appliquer.
4.5
Obtention dinformations probantes

Les normes d'application prcisent que Pour tayer le jugement et les conclusions qu'il doit formuler propos de l'tablissement, du service, du programme, de l'activit ou de la fonction contrle, l'auditeur doit pouvoir obtenir des preuves suffisantes, pertinentes et d'un cot d'obtention raisonnable . Les rsultats, conclusions et recommandations de l'audit doivent reposer sur des preuves. Etant donn que les auditeurs ont rarement l'occasion de prendre en considration toutes les informations concernant l'unit contrle, il est capital que les donnes recueillies et les techniques d'chantillonnage soient soigneusement slectionnes. Lorsque les donnes provenant d'un systme informatique constituent une part importante de la vrification et sont indispensables pour atteindre les objectifs du contrle, il est essentiel que les auditeurs s'assurent par eux-mmes que les donnes sont fiables et pertinentes. Les auditeurs doivent avoir une connaissance approfondie des techniques et des procdures de collecte des preuves: inspection, observation, investigation et confirmation. L'ISC doit s'assurer que les techniques utilises permettent rellement de dtecter toutes les erreurs matrielles et les irrgularits. Lors du choix des mthodes et des procdures, il conviendra de prendre en considration la qualit des preuves, ce qui signifie que celles-ci devront tre suffisantes, pertinentes et d'un cot d'obtention raisonnable. Les auditeurs devront rassembler dans leurs dossiers de vrification suffisamment de documents ayant valeur probante, notamment en ce qui concerne la base de la programmation, les domaines vrifis, le travail accompli et les constatations rsultant de l'audit. Il faut runir un nombre suffisant de preuves documentaires pour : confirmer et tayer les opinions et les rapports de l'auditeur ; rendre l'audit plus rentable et plus efficace ; disposer d'informations pour prparer les rapports et rpondre aux questions poses par l'unit contrle ou toute autre partie ; prouver que l'auditeur a appliqu les normes de contrle ; faciliter la programmation et la supervision de l'audit ; contribuer au perfectionnement professionnel de l'auditeur ; pouvoir s'assurer que le travail confi d'autres t excut de faon satisfaisante ; conserver des traces du travail accompli et pouvoir s'y reporter ultrieurement.
L'auditeur doit tenir compte du fait que le contenu et la prsentation des dossiers de vrification tmoignent de son degr de comptence, de son exprience et de ses connaissances. Ces dossiers doivent tre suffisamment complets et dtaills pour permettre un auditeur expriment - n'ayant pas particip cet audit - de dterminer avec prcision la nature du travail accompli pour tayer les conclusions.
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4.6
Analyse des tats financiers

Les normes d'application prcisent que Pour les audits financiers - ou autres le cas chant - les auditeurs doivent analyser les tats financiers afin de dterminer si l'unit contrle s'est conforme ou non aux normes comptables admissibles pour la prsentation ou la publication des informations financires. L'analyse des tats financiers doit tre suffisamment pousse pour que l'auditeur puisse en dduire les lments objectifs sur lesquels fonder son opinion . L'analyse des tats financiers a pour objectif de s'assurer de l'existence des liaisons que l'on s'attend normalement trouver entre les diffrents lments des tats financiers; elle doit permettre d'identifier les liens anormaux entre plusieurs comptes et les anomalies de tendances. De ce fait, l'auditeur doit analyser soigneusement les tats financiers et s'assurer que : les tats financiers sont prpars conformment aux normes comptables admises; la prsentation des tats financiers tient compte de la situation propre l'unit contrle; les diffrents lments des tats financiers sont assortis de toutes les informations ncessaires; les diffrents lments des tats financiers ont t correctement valus, quantifis et prsents.
Les mthodes et les techniques utilises pour l'analyse des tats financiers dpendent dans une large mesure des domaines contrls, de la nature et des objectifs de l'audit ainsi que des connaissances et de l'apprciation de l'auditeur. Lorsque l'ISC est tenue d'laborer un rapport sur l'excution des lois de budget, l'examen effectu devrait porter: pour le compte des recettes: sur le fait de savoir si les prvisions sont celles du budget initial; le contrle des droits constats et des recettes imputes peut s'effectuer par rapprochement avec les comptes annuels des comptables. pour le compte des dpenses: sur la vrification des crdits l'aide des budgets, des lois d'ajustement et, pour les reports, du compte de l'anne prcdente.
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Rapport
Le terme "rapport" dsigne l'opinion de l'auditeur et ses autres observations sur un ensemble d'tats financiers mises l'issue d'un contrle financier ou de la rgularit. L'opinion de l'auditeur sur un ensemble d'tats financiers est gnralement prsente d'une faon concise et normalise. Elle expose les rsultats obtenus au terme d'un large ventail de tests et de diverses oprations d'audit. L'auditeur est souvent tenu d'indiquer s'il y a conformit des oprations aux dispositions lgislatives et rglementaires en vigueur et de signaler, le cas chant, les insuffisances des mcanismes de contrle, les actes illgaux et les fraudes. Des obligations constitutionnelles ou lgales peuvent imposer l' ISC d'laborer un rapport sur l'excution des lois de budget, qui rapproche les prvisions et autorisations budgtaires des rsultats effectifs, tels que les prsente le compte gnral de l'administration. Pour valuer raisonnablement les besoins de l'utilisateur, l'auditeur peut tre amen, dans ses rapports sur le contrle de la rgularit financire ou sur les rsultats, prendre en considration des priodicits d'information plus grandes et moduler en consquence les conditions rgissant la communication des lments pertinents. Par souci de simplification, le terme "opinion" dsigne les conclusions de l'auditeur l'issue d'un contrle financier et de la rgularit. Le point 169 des normes de contrle de lINTOSAI indique ce qui suit : Au terme de chaque audit, lauditeur doit exprimer son opinion par crit ou le cas chant, rdiger un rapport exposant ses constatations. Le contenu doit tre facile comprendre, ne doit tre ni vague, ni ambigu et ne doit comprendre que des informations tayes par des preuves suffisantes et pertinentes. De plus, il doit tmoigner de lindpendance et de lobjectivit de lauditeur. Il incombe lautorit hirarchique de dcider de la suite rserver aux pratiques frauduleuses releves par les auditeurs.
En ce qui concerne les contrles de rgularit, lauditeur doit, propos des contrles de la conformit aux lois et rglements en vigueur, prparer un rapport crit, qui peut constituer, soit un lment du rapport relatif aux tats financiers, soit un rapport distinct. Le rapport doit comporter un tat de confirmation positive des lments contrls quant leur conformit et de confirmation ngative de ceux qui nont pas t vrifis.
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5.1
Forme et contenu
La forme et le contenu de toutes les opinions et de tous les rapports d'audit reposent sur les principes gnraux suivants prsents au niveau du point 170 des normes de contrle de lINTOSAI : Titre : L'opinion ou le rapport doit tre prcd d'un titre ou d'une en-tte appropris afin d'aider le lecteur les distinguer des tats financiers ou des informations fournies par d'autres ; Signature et date : L'opinion ou le rapport doit tre sign. L'indication de la date informe le lecteur que l'auditeur a tenu compte des effets d'vnements ou de transactions dont il avait pris connaissance jusqu' cette date; (celle-ci, dans le cas des contrles financiers, peut tre postrieure la priode laquelle ils font rfrence) ; Objectifs et porte : L'opinion ou le rapport doit comporter une rfrence aux objectifs et la porte de l'audit. Cette information prcise l'utilit et les limites de la vrification ; Intgralit des informations : Les opinions doivent tre jointes aux tats financiers auxquels elles se rfrent, pour publication simultane; en revanche les rapports sur les rsultats pourront tre publis tels quels. Les opinions et les rapports doivent tre prsents tels qu'ils ont t prpars par l'auditeur. Pour agir en toute indpendance, l'ISC doit tre en mesure d'inclure tout ce qu'elle juge pertinent; mais elle est susceptible, de temps autre, d'tre confronte des informations qui ne peuvent pas tre divulgues sans nuire l'intrt de la nation. Ceci remet en cause le principe de l'intgralit des informations publier dans le rapport sur les comptes vrifis. Dans une telle situation, l'auditeur a toute latitude de dcider s'il convient ou non de rdiger sparment un rapport qui ne serait pas publi et qui contiendrait les informations confidentielles ou classes "trs secret". Destinataire : L'opinion ou le rapport doit mentionner le destinataire, qui peut diffrer d'un pays l'autre ou qui est fonction de la nature de la mission. S'il existe des procdures officielles de transmission du rapport ou de l'opinion, il est inutile de mentionner le destinataire. Identification des domaines concerns : L'opinion ou le rapport doit identifier les tats financiers (lorsqu'il s'agit d'audits financiers et de contrle de rgularit) ou le domaine (lorsqu'il s'agit de contrles des rsultats) concerns. Il conviendra donc de mentionner le nom de l'unit contrle, la date et la priode laquelle se rfrent les tats financiers ainsi que le domaine contrl. Fondement juridique : Les opinions et les rapports d'audit doivent indiquer le texte de loi ou le rglement en vertu duquel l'audit a t effectu. Conformit aux normes : Les opinions et les rapports doivent indiquer les normes ou les mthodes appliques, de manire ce que le lecteur puisse s'assurer que le contrle a t effectu conformment aux procdures gnralement admises. Dlais : L'opinion ou le rapport doit tre disponible rapidement pour tre pleinement utile ses utilisateurs et notamment ceux qui doivent prendre les mesures qui s'imposent.
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5.2
Opinions
Les explications fournies aux points 171 182 des normes de contrle de lINTOSAI indiquent sous quelle forme est gnralement prsente lopinion dun auditeur, y compris lopinion assortie de rserves et le refus de certifier, ainsi que les mesures prendre lorsque lauditeur constate des insuffisances, des irrgularits ou des cas de non-conformit. L'opinion d'un auditeur est gnralement prsente d'une faon normalise; elle considre les tats financiers dans leur ensemble, ce qui vite d'avoir fournir une multitude de dtails sur le contexte. Elle permet donc aux lecteurs d'avoir une bonne vue d'ensemble du sujet trait. Les termes utiliss dpendront du cadre juridique propre au sujet trait, mais le contenu de l'opinion devra indiquer sans ambigut si des rserves sont mises ou non. Si l'opinion est assortie de rserves, il faudra indiquer si celles-ci ne portent que sur certains points ou si c'est l'ensemble de l'opinion qui est dfavorable ou encore si l'auditeur renonce donner son opinion.
5.2.1
Opinion sans rserve

L'auditeur met une opinion sans rserve lorsqu'il s'est assur que sur tous les points importants: les tats financiers ont t prpars selon des normes comptables admissibles et des directives qui ont t appliques en permanence; les tats financiers sont rglementaires en vigueur; conformes aux dispositions lgislatives et
le point de vue ressortant des tats financiers concorde avec ce que l'auditeur sait de l'unit contrle; tous les lments d'importance significative se rapportant aux tats financiers sont correctement mentionns.
Dans certains cas, l'auditeur peut considrer qu'il est indispensable la bonne comprhension du rapport d'attirer l'attention sur des points inhabituels ou importants. En vertu d'un principe gnral, l'auditeur qui exprime une opinion sans rserve ne doit pas faire rfrence des points prcis des tats financiers; cela pourrait en effet prter confusion et tre interprt comme une rserve. Pour viter de donner cette impression, "l'insistance sur un point particulier" doit faire l'objet d'un paragraphe distinct de l'opinion. Toutefois, l'auditeur ne doit pas recourir cette mthode pour suppler des informations qui ne figurent pas dans les tats financiers. Il ne doit pas remplacer l'opinion par un paragraphe de cette nature ni s'en servir pour viter d'mettre une opinion avec rserve. Un auditeur peut ne pas tre en mesure d'exprimer une opinion sans rserve dans l'un ou l'autre des cas suivants ou lorsque, son avis, leurs effets sur les tats financiers ont ou peuvent avoir une importance significative: la porte du contrle a t limite; l'auditeur estime que les tats financiers sont incomplets ou trompeurs ou que des liberts injustifies ont t prises l'gard des normes comptables admissibles ; ou des doutes subsistent l'gard des tats financiers.
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5.2.2
Opinion avec rserve

Lorsque l'auditeur a des doutes ou conteste un ou plusieurs lments des tats financiers qui sont d'une importance significative mais qui ne sont pas fondamentaux pour la bonne comprhension des comptes, il doit mettre une opinion avec rserve. L'opinion est normalement rdige en des termes indiquant que l'audit a donn des rsultats satisfaisants, tout en spcifiant de faon nette et concise les lments jugs douteux ou contestables et qui ont amen l'auditeur mettre des rserves. Il est souhaitable pour les utilisateurs des tats financiers que l'auditeur puisse quantifier l'incidence financire de l'lment douteux ou contest, mais ce n'est pas toujours possible ou opportun.
5.2.3
Refus de certifier
Lorsque l'auditeur ne peut pas exprimer une opinion sur l'ensemble des tats financiers parce que le dsaccord est trop profond pour qu'il puisse mettre une opinion avec rserve, il refuse de les certifier. Les termes de cette dclaration doivent exprimer clairement que les tats financiers ne sont pas prsents d'une faon fidle et spcifier avec nettet et prcision tous les points de dsaccord. A nouveau, lorsque cela est possible et opportun, il est important que l'incidence financire soit quantifie.
5.2.4
Absence dopinion
Lorsque l'auditeur est dans l'impossibilit de se faire une opinion sur l'ensemble des tats financiers parce qu'il y a inexactitude ou parce que la dlimitation de la vrification l'empche de pousser plus loin ses investigations sur un point tellement fondamental qu'il ne suffirait pas d'mettre une opinion assortie de rserves sur certains lments, il indique qu'il renonce exprimer une opinion. Les termes de son rapport expriment clairement qu'il est impossible d'mettre une opinion et spcifient avec nettet et prcision tous les lments d'incertitude. Les contrles financiers et de la rgularit amnent souvent l'auditeur rdiger des rapports dtaills lorsque des points faibles sont dcouverts dans les systmes de comptabilit ou de contrle financier (ce qui n'a rien voir avec les problmes de vrification des rsultats). Ceci peut se produire lorsque ce sont non seulement les procdures de l'unit contrle qui prsentent des points faibles mais aussi le contrle qu'elle exerce sur les activits d'autres organes. L'auditeur peut galement rdiger un rapport sur les irrgularits importantes, effectivement dceles ou potentielles, sur le manque de continuit dans l'application des rglementations ou sur des fraudes et des pratiques frauduleuses. Lorsqu'ils rapportent des irrgularits ou des cas de non-conformit aux lois ou aux rglements, les auditeurs doivent veiller placer leurs constatations dans une perspective correcte. L'ampleur de la non-conformit peut tre rattache au nombre de cas examins ou quantifie en termes montaires. Ces rapports peuvent tre prpars indpendamment des rserves dont l'auditeur assortira ventuellement son opinion et peuvent inclure les points de vue formuls par l'unit contrle ou par l'auditeur, ainsi que les conclusions et les recommandations.
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Contrle de la performance
Les normes de contrle de lINTOSAI indiquent ce qui suit : Au niveau des finances publiques, le champ daction de lISC comprend la vrification des comptes, le contrle de la rgularit et le contrle des rsultats . La vrification des rsultats englobe lexamen des conomies, de lefficacit et de la rentabilit : Examen des conomies ralises dans la gestion des administrations conformment des pratiques et des principes administratifs sains et une bonne politique de gestion ; Vrification de la rentabilit de lutilisation des ressources humaines, financires ou autres et examen des systmes dinformation, de mesure des rsultats et de contrle ; analyse des procdures utilises par les entits contrles pour remdier aux insuffisances dceles ; Vrification de lefficacit des rsultats au regard des objectifs poursuivis par lentit contrle et examen de limpact effectif des activits par rapport limpact souhait .
6.1
6.1.1
Notions et dfinitions de base

Contrle de la performance
Le contrle de la performance (vrification des rsultats, contrle de loptimisation des ressources, contrle de la bonne gestion, audit de la gestion..) se dfinit comme lexamen de lconomie, de lefficience et/ou de lefficacit (les trois E ). Lobjectif dun contrle individuel de la performance peut tre lexamen de lun ou de plusieurs de ces trois critres. Un contrle de la performance peut ainsi inclure un examen des systmes mis en place pour prserver tous les aspects des trois E et/ou un contrle substantif des rsultats de lentit contrle ces gards. Un examen de la gestion de lentit contrle, de lactivit, dun programme ou dune opration peut aussi se faire en partie. Dans ce cas, le contrle portera essentiellement sur les aspects lis la faon dont lexcutif sacquitte de ses fonctions stratgiques ou autres, de planification, de mise en uvre, de contrle, dvaluation et de suivi.
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6.1.2
Critres dconomie, defficience et defficacit

Le critre dconomie correspond au fait de minimiser les cots des ressources ou lutilisation des deniers publics affects une activit en tenant compte de la qualit. Le critre dconomie appliqu lutilisation des deniers publics se rfre la norme de bonne gestion. Pour dfinir ce qui correspond une bonne gestion ou un gaspillage des ressources, il faut mettre un jugement faisant appel un critre extrieur. Sintresser lconomie conduit souvent lauditeur examiner des aspects tels que la formulation des spcifications techniques pour la fourniture des biens et services et dautres aspects des marchs publics.
Le critre defficience traduit la relation entre les biens et les services et les autres produits (extrants), et les ressources (intrants) utilises pour les produire. Lefficience est troitement lie la notion de productivit. Comme pour le critre de lconomie, il est ncessaire dutiliser un point de rfrence afin de bien comprendre le critre defficience. Le rapport cot / efficacit se rfre lefficience dune entit contrle, dune activit, dun programme ou dune opration dans lobtention des rsultats escompts au regard de ses cots. Les analyses cot efficacit tudient la relation entre les cots dun projet et les rsultats, exprims en cot par unit de rsultat obtenu. Le rapport cot / efficacit nest quun des lments de lexamen global de lefficience qui peut aussi comprendre lanalyse dautres lments tels que lpoque laquelle les extrants ont t livrs, compare au moment o limpact aurait t maximis.
Lefficacit mesure le degr de ralisation des objectifs et la relation entre lobjectif dclar et limpact rel dune activit. Lauditeur peut essayer dvaluer ou de mensurer lefficacit en comparant les rsultats avec les objectifs fixs dans le programme public. Cependant, il est souvent plus pertinent dessayer de dterminer dans quelle mesure les instruments utiliss ont contribu la ralisation des objectifs du programme public. Par le contrle de lefficacit, il est demand de sassurer que les rsultats observs correspondent effectivement aux rsultats de laction entreprise par lunit contrle conformment aux objectifs du programme et non aux rsultats de facteurs extrieurs.
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Le schma ci aprs illustre les concepts prsents ci avant.
CO ENT CO EN NT IITE TR E R L E
Un contrle de la performance donn ne va peut tre pas ncessairement chercher mettre des conclusions sur les trois critres (conomie, efficience et efficacit) mais lexamen spar de lconomie et de lefficience des activits sans prendre en considration galement leur efficacit ne peut gure tre productif. Rciproquement, lors dun contrle de lefficacit, lauditeur peut aussi souhaiter sintresser lconomie et lefficience. Les rsultats dune entit contrle, dune activit, dun programme ou dune opration peuvent avoir eu limpact dsir mais les ressources ont-elles t utilises de faon conomique et efficiente ? Afin de raliser un examen de lefficacit, il est gnralement ncessaire dvaluer le rsultat ou lincidence dune activit. Ainsi, alors quune approche fonde sur les systmes peut tre utile, normalement lauditeur aura aussi besoin dinformations probantes substantielles et suffisantes concernant le rsultat et lincidence de lactivit, du programme ou de lentit.
Un aspect particulier des contrles de lefficience et de lefficacit est ltude des effets involontaires et particulirement si ces effets sont ngatifs. Un problme de dlimitation se pose car ces effets peuvent aller au-del de la comptence et des pouvoirs de lISC. Une solution pourrait tre de ne sattacher quaux effets conte lesquels le programme lutte.
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6.2
Programmation du contrle de la performance

La programmation est llment cl dun contrle de la performance russi. Une programmation soigne est souvent lorigine dun contrle moins onreux et plus rapide aboutissant un meilleur rapport.
6.2.1
Choix des domaines de contrle

Le choix des domaines de contrle est fond sur les politiques de programmation de lISC. Les critres au regard desquels sont dfinies les tches de contrle sont gnralement lis la valeur ajoute du contrle par rapport la mission principale de lISC. A titre dexemple, la valeur ajoute du contrle par rapport la mission principale de lISC est plus grande lorsque les conclusions du contrle sont susceptibles dinfluencer ladoption dune nouvelle lgislation, la rvision de la lgislation ou encore les procdures de gestion interne.
6.2.2
Programmation des contrles et tude prliminaire

Lors de la ralisation dun contrle de la performance, le contrleur devra porter une grande attention la prparation initiale. Il peut savrer ncessaire dentreprendre une tude prliminaire avant dtablir le plan dfinitif du contrle de la performance. Ltude prliminaire et le plan de contrle dpendent principalement de la conception du contrle de la performance et incluent ce qui suit : Une analyse du contexte des activits vises comprenant les objectifs, le rendement jusqu la date du contrle et lenvironnement rglementaire, Une comprhension du fonctionnement de lentit ou de lactivit contrle notamment des systmes cls de gestion et des flux dinformation ; La formulation des objectifs du contrle et de questions cls auxquelles il faut rpondre pour atteindre les objectifs fixs : Les objectifs et les questions cls du contrle sont de toute premire importante lors de la programmation et de la ralisation du contrle de la performance, Les objectifs du contrle sont gnralement troitement lis la mission de lISC (habituellement amlioration de lefficience et de la rgularit des oprations de ladministration), Les questions cls du contrle sont imposes par la dfinition du domaine et par les objectifs du contrle, Il y a trois types denqutes et de question de contrle : descriptif (quest ce ?), normatif (Quest ce qui devrait tre ?) et des questions de cause effet, La dfinition des objectifs et des questions cls de contrle permettent une meilleure identification des informations probantes ncessaires et donc de la mthodologie et des critres dvaluation du contrle.
La dtermination des informations probantes qui rpondront aux questions : La pertinence, la fiabilit et le volume des donnes disponibles au sein des entits contrles doivent tre valus,
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La possibilit de collecter les informations probantes requises (disponibilit des donnes) doit tre galement confirme.
Le choix des mthodes utiliser pour runir et analyser les informations probantes du contrle. Compte tenu des difficults gnralement rencontres dans la collecte et lanalyse des informations requises par le contrle, il est recommand dapprcier, lors de la phase de programmation, la viabilit des mthodes proposes cet effet. La dtermination des critres dvaluation du contrle : Les critres dvaluation du contrle correspondent aux normes gnralement acceptes par rapport auxquelles les informations probantes sont values. Ces critres varient en fonction du domaine et des objectifs spcifiques du contrle, de la lgislation rgissant lentit, de lactivit, du programme ou de la fonction contrls ainsi que des objectifs dclars de lorganisation et des critres normatifs spcifiques que lISC considre comme tant pertinents et importants dans ce cas. Lors de la slection des critres dvaluation, les contrleurs doivent faire en sorte que ceux-ci soient pertinents, raisonnables et ralisables. Les critres dvaluation doivent tre clairement noncs et valids et le cas chant issus de sources autorises (exemple : lgislation, dclarations officielles..).
Lors de la dtermination du domaine de contrle, des questions cls et des critres de contrle, les concepts fondamentaux doivent tre correctement et soigneusement dfinis. Ltude prliminaire et le plan de contrle qui en rsult comprennent galement ce qui suit : Une valuation des connaissances et des comptences professionnelles qui sont ncessaires lquipe pour effectuer le contrle ; Un budget prvoyant les ressources ncessaires la ralisation du contrle et un calendrier ; Les conclusions et lincidence possibles du contrle. Le rsultat propos du contrle de la performance doit aussi tre jug en termes dutilit et de faisabilit. Associs au budget des ressources du contrle, ces facteurs permettent au contrleur dvaluer globalement la valeur ajoute potentielle qui sera cre par le contrle ; Le contrleur peut aussi souhaiter consulter et, dans la mesure du possible sans compromettre lindpendance du contrle, prendre en considration les points de vue des parties concernes lors de la dfinition des objectifs daudit et de ltablissement du programme correspondant.
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6.3
Mthodologie du contrle de la performance

La nature particulire des contrles de la performance exige de choisir attentivement les mthodologies permettant dexaminer les variables. Le contrleur doit sattacher la validit et la fiabilit des mthodes utilises pour runir et analyser les donnes : Validit : Les mthodes / techniques doivent permettre de mesurer les lments pour lesquels elles ont t cres ; Fiabilit : La rptition des mmes valuations partir des mmes donnes doit produire les mmes rsultats.
6.3.1
Mthodes et techniques applicables

Il existe un grand choix de mthodes et techniques applicables au contrle de la performance, telles que les enqutes, les entretiens, les expriences sur le terrain, les tudes avant-aprs, les analyses secondaires des donnes..Pour chacune de ces stratgies, des variantes existent et sont utilises. Les techniques le plus souvent utilises pour collecter et analyser les donnes sont prsentes ci aprs.
6.3.1.1 Techniques de collecte des donnes

Examen des dossiers : Les dossiers contiennent un large ventail dinformations probantes. Leur examen est une manire trs efficace de runir des informations. Il est important de dfinir la nature, la localisation et la disponibilit des dossiers au dbut du contrle de la performance.
Echantillonnage de contrle. Analyse secondaire / recherche documentaire : Lanalyse secondaire consiste examiner, par exemple, les rapports de recherche gnrale, les livres et les articles relatifs au domaine du programme ou des tudes plus spcialises notamment les contrles et les valuations antrieurs. Elle permet dactualiser les connaissances du contrleur sur un sujet particulier.
Enqutes : Il sagit de la collecte systmatique dinformations partir dune population donne au moyen dentretiens et de questionnaires raliss et diffuses auprs dchantillons de la population.
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Les enqutes sont utilises pour obtenir des informations dtailles ou spcifiques auprs dun groupe de personnes ou dorganisations. Elles sont particulirement utiles quand il sagit de quantifier les informations manant dun nombre important dindividus sur une question ou un sujet particulier. Les techniques denqute les plus utilises sont : enqutes par tlphone, courrier ou entretien.
Entretiens : Les entretiens peuvent tre conduits sans structure apparente (questions ouvertes) ou tre structurs (questions fermes). Ils peuvent tre utilis lors de la phase de programmation et lors de lexamen afin dobtenir des documents, des avis et des ides concernant les objectifs du contrle, de confirmer des faits, de corroborer des donnes provenant dautres sources ou dtudier dventuelles recommandations.
Groupes cibles. Ils sont composs dindividus rassembls pour discuter de thmes et de questions particuliers. Leur principal objectif est de runir des informations permettant de comprendre les valeurs et les opinions des individus dont lactivit ou la procdure est audite. Analyse comparative (Point de Rfrence). Elle permet de comparer les mthodes, les procds, les procdures, les produits et les services dune organisation avec ceux des organisations qui se distinguent rgulirement dans les mmes types dactivit. La technique du point de rfrence peut tre utilise pour : Encourager une rvision objective des procds, pratiques ou systmes posant problme, Elaborer des critres et dterminer des modes de fonctionnement plus efficaces, Accorder plus de crdibilit aux recommandations du contrle.
6.3.1.2 Techniques danalyse de linformation

Cadre logique : Le cadre logique (ou thorie du programme public / thorie de lintervention) retrace la structure ou la logique du programme contrl. Il montre la hirarchie du programme en termes dobjectifs et de responsabilits. Il dbute avec les objectifs du programme du niveau le plus lev et les effets escompts, puis il sintress aux sous programmes, leurs composants et aux activits spcifiques. Un cadre logique peut aider le contrleur acqurir une comprhension des problmes du contrle de la performance dans la mesure o il se concentre sur la relation entre les objectifs et sous objectifs du programme et ses extrants et rsultats. Il peut permettre au contrleur didentifier et de rpondre des questions telles que : les objectifs permettent ils de bien comprendre la logique du programme, des biens et services qui sont fournis et des destinataires de ces biens et services ?
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Lors de la phase de programmation, les cadres logiques aident le contrleur comprendre notamment lentit contrle et identifier les rsultats cls du programme, des systmes et les oprations dont ils sont issus.
Statistiques descriptives permettant de comprendre les distributions de donnes : Une distribution de donnes apparait gnralement sous la forme dun graphique prsentant toutes les valeurs dune variable. Les statistiques qui dcrivent les distributions de donnes peuvent tre des outils utiles pour les travaux danalyse et ltablissement du rapport du contrle. Les distributions de donnes peuvent tre utilises pour : Identifier le niveau, la dispersion ou la forme des donnes lorsque ces lments ont plus dintrt quune simple moyenne, Dcider si une variable de performance rpond un critre du contrle, Interprter les distributions de probabilit afin dvaluer le risque, Evaluer si lchantillon de donnes est reprsentatif de la population.
Analyse rgressive : Il sagit dune technique qui permet dvaluer le degr dassociation (corrlation) de variables. Elle peut tre utilise pour : Tester une relation suppose vraie, Identifier les relations entre des variables ayant un lien de causalit, susceptibles dexpliquer les rsultats, Identifier les escomptes, cas inhabituels apparaissant pari les valeurs
Faire des prvisions sur les valeurs lavenir.
6.3.2
Travaux sur le terrain

La collecte des donnes peut tre ralise en une fois ou de faon continue. Linformation peut tre tire de preuves matrielles, de documents (y compris des dclarations crites), de tmoignages oraux (entretiens) ou obtenue par dautres moyens en fonction des objectifs du contrle. Il est ncessaire de runir des donnes aussi bien quantitatives que qualitatives et de justifier en termes de volume, de validit, de fiabilit, de pertinence et de cot dobtention raisonnable des types de donnes recherches. Les rsultats des travaux sur le terrain et de lanalyse des informations probantes ainsi que la documentation relative la programmation du contrle doivent tre documents, classs et rfrencs afin de permettre lautorit hirarchique de rviser le travail ralis et de valider les conclusions.
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6.4
Rapport issu du contrle de la performance

Par opposition aux audits financiers ou aux contrles de la rgularit qui sont assujettis des dispositions relativement spcifiques et dont le contenu est plus ou moins prvisible, la nature des vrifications de rsultats est varie et l'auditeur a davantage de latitude dans ses apprciations et ses interprtations. Les domaines couverts sont plus slectifs et les vrifications peuvent tre effectues sur un cycle de plusieurs annes plutt que sur une seule priode comptable. De ce fait, les rapports de vrification des rsultats sont varis et comportent davantage de discussions et d'arguments raisonns. Le rapport de vrification des rsultats doit indiquer clairement les objectifs et l'tendue de l'audit. Les rapports peuvent faire figurer des critiques (par exemple, pour attirer l'attention, dans l'intrt du public ou parce que la responsabilit des comptables publics est engage, sur des gaspillages normes, des extravagances ou un manque vident de rentabilit) ou ne pas faire figurer de critiques mais fournir des informations ou des conseils indpendants ou bien indiquer dans quelle mesure des conomies sont ralises et si les objectifs d'efficacit et de rentabilit sont atteints ou l'ont t. A la diffrence de ce qui est exig pour les opinions concernant les tats financiers, l'auditeur n'a pas, normalement, exprimer une opinion gnrale sur les conomies, l'efficacit et la rentabilit de l'unit contrle. Lorsque la nature de l'audit le permet - pour des domaines d'activit bien dtermins de l'unit contrle l'auditeur doit fournir un rapport qui dcrit la situation observe et prsenter une conclusion spcifique. Le rapport doit inclure tous les actes significatifs de non-conformit qui intressent les objectifs du contrle. Les rapports labors lissu des contrles de la performance contiennent gnralement les lments suivants : Un rsum du contexte dans lequel les activits contrles ont lieu et notamment le contexte organisationnel ; Une description de ces activits et de leurs objectifs ainsi quune analyse du respect potentiel des critres dconomie, defficience et defficacit conduisant la formulation des objectifs du contrle ; Une description ou un rsum des mthodologies du contrle utilises pour collecter et analyser les donnes ainsi quune mention des sources ; Une explication des critres utiliss pour interprter les rsultats ; Les rsultats du contrle, ou du moins, ceux qui prsentent un intrt pour les lecteurs du rapport ; Les conclusions relatives aux objectifs du contrle.
Le rapport peut galement contenir des recommandations issues des conclusions. La relation entre les objectifs, les critres, les rsultats et les conclusions du contrle doit pouvoir tre vrifie et doit tre relle. En outre, les rapports issus dun contrle de la performance doivent tre objectifs et justes dans leur prsentation. Cela suppose que :
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La prsentation des rsultats et des conclusions soit faite distinctement ; Les faits soient prsents en termes neutres ; Tous les rsultats pertinents importants soient inclus ; Les rapports soient constructifs et les conclusions prsentes positives.
Afin de faciliter le processus de contrle et dtablir un dialogue constructif et positif, lauditeur doit encourager les discussions et les changes de vue, formels ou informels, au moment de ltude prliminaire, de la phase de programmation et lors des travaux sur le terrain.
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INSPECTION GENERALE DE NS LADMINISTRATION TERRITORIALE I E A MNS R O

FASCICULE I
GENERALITES
Ce fascicule a t produit pour les Inspecteurs de lAdministration Territoriale (IGAT) dans le cadre du Projet de Gouvernance Locale (PGL) soutenu par lAgence Amricaine pour le Dveloppement International (USAID) et mise en uvre par Research Triangle Institute (RTI International). Il a t prpar par KPMG Maroc en tant que sous contractant de RTI International.
ANNE 2007
Sommaire
1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.1.1 2.3.1.2 Gnralits Dfinitions et Concepts Gnraux de laudit oprationnel Objectifs du Manuel dAudit Oprationnel Champ de couverture des missions daudit oprationnel Structure du manuel daudit oprationnel Exploitation et utilisation du manuel daudit oprationnel Mthodologie de Conduite dune Mission dAudit Oprationnel Prambule Structure du Projet Phasage de la mthodologie de conduite des missions daudit oprationnel Phase 1 : Dtermination de la Stratgie dAudit Prise de Connaissance (Collecte des documents et Recueil de linformation) Recueil des documents de base Ralisation des entretiens prliminaires Rdaction de la note dorientation : Discussion avec le comit de pilotage de cette note dorientation puis ventuellement sa mise jour Elaboration des Programmes de travail dtaills Conclusion Phase 2 : Analyse diagnostique dtaille Approfondissement de la prise de connaissance Identification des anomalies et des dysfonctionnements Elaboration des FRAP Vrification et validation des constats Proposition de solutions damlioration et de recommandations Phase 3 : Phase de Conclusion Elaboration du rapport de laudit oprationnel Ossature du rapport daudit oprationnel Rapport daudit Oprationnel Prsentation des conclusions de laudit (du diagnostic) Elaboration du plan daction pour la mise en uvre des recommandations proposes et suivi de son mise en uvre Annexes Annexe 1 : Modle dune Fiche dAudit Oprationnel Annexe 2 : Modle de FRAP (Feuille de Rvlation et dAnalyse de Problmes) Annexe 3 : Modle de fiche danalyse Fiche danalyse de la chane de valeur Fiche danalyse matricielle et par filire dune structure Fiche danalyse dun service 4 4 5 6 8 9 10 10 11 12 13 13 14 15 15 16 17 18 18 19 20 21 23 23 23 24 24 24 25 27 28 28 32 33 33 34 35
2.3.1.3 2.3.1.4 2.3.1.5 2.3.2 2.3.2.1 2.3.2.2
2.3.2.3 2.3.3 2.3.3.1
2.3.3.2 2.3.3.3
3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3
PGL Maroc- Fascicule I : Gnralits Guide daudit oprationnel et de gestion
3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.3.8 3.3.9 3.3.10 3.4 3.5
Fiche danalyse de poste de travail Fiche danalyse de flux dinformation 37 Fiche danalyse du schma de procdure Principaux symboles utiliss pour la schmatisation dune procdure Fiche dAnalyse dun systme dinformation Fiche danalyse dune application informatique Fiche danalyse des emplois et des ressources humaines Annexe 4 : Modle du plan de la prsentation des conclusions du diagnostic Annexe 5 : Modle de rapport daudit oprationnel
36 37 38 39 41 42 43 44 45
1
1.1
Gnralits
Dfinitions et Concepts Gnraux de laudit oprationnel
Bien au-del des proccupations de fiabilit de linformation notamment comptable et financire, il est devenu important dapprcier les modalits de fonctionnement des oprations au sein dune organisation dans un souci de bonne gestion, defficacit et defficience du fait des mutations environnementales et de la concurrence de plus en plus accrue. Ainsi, la notion daudit, limite au dpart aux fonctions comptables et financires sest largie pour couvrir une multitude de fonctions et toutes les activits au niveau dune organisation (activits support, activits de pilotage et activits oprationnelles). L'audit, et plus particulirement laudit oprationnel, est une fonction qui utilise un ensemble de techniques permettant d'analyser et d'valuer le mode dorganisation ainsi que les modalits et mthodes de fonctionnement dune structure, systme ou autre en rfrence des normes, rfrentiels, lois et rglementations. Plus simplement, l'audit sert mesurer les carts entre des faits constats et un ou des rfrentiels en vigueur (normes, mthodes de travail, textes rglementaires) grce des indicateurs de conformit, de pertinence et de cohrence, de faisabilit et d'efficacit. Ladjectif oprationnel incarne la vrification du caractre adquat et de l'efficacit des systmes et procdures internes ainsi que l'analyse critique des structures d'organisation et de la rpartition des responsabilits afin de vrifier et de sassurer que les objectifs fixs -par le top management- de lorganisation sont bien atteints et ce, au moindre cot. Laudit oprationnel peut donc tre dfini comme tant une valuation et apprciation de la situation dune organisation du point de vue de ses performances, de son fonctionnement et de lutilisation de ses moyens. Il consiste en un traitement curatif car le diagnostic et ltat des lieux raliss, permettent de mettre en vidence les dysfonctionnements et de proposer, par ailleurs, les mesures correctives et recommandations adquates pour y pallier. Laudit oprationnel sappuie sur des normes et rfrences spcifiques aux domaines audits pour apprcier une situation donne, do la ncessit de lexistence de rfrentiels dans les diffrents domaines de la gestion et dans des contextes comparables celle de la mission raliser par lauditeur. Les objectifs recherchs travers un audit oprationnel tant de : juger la manire dont les objectifs sont arrts, fixs puis atteints ainsi que dapprcier et dvaluer les risques qui psent ventuellement sur la capacit de lorganisation ou dune entit dfinir des objectifs pertinents et les atteindre, eu gard les moyens quelle se donne ou quelle met en place,
crer une dynamique de progrs via la proposition daxes damlioration et de recommandations dcliner sous forme dactions concrtes mettre en uvre selon un chancier dtermin, LAudit Oprationnel est lintervention assure par des spcialistes utilisant des techniques et des mthodes spcifiques, au niveau dune organisation, afin de : raliser un diagnostic de lexistant (tat des lieux) en vue de relever les forces et faiblesses lies aux systmes, fonctions et/ou processus audits, proposer les possibilits damlioration du fonctionnement ainsi que lutilisation de moyens, partir dun diagnostic initial autour duquel le plus large consensus est dtenu, crer au sein de lorganisme, entit, fonction ou processus audit une dynamique de progrs selon les axes damlioration proposs et entrins. Laudit oprationnel est un moyen dexploration et dexploitation des voies damlioration et dactions de progrs.
1.2
Objectifs du Manuel dAudit Oprationnel

Le manuel d'audit oprationnel est un rfrentiel qui se veut pdagogique et pragmatique ; Il comporte dune part un volet "Gnralits" englobant les concepts de base ncessaires pour la conduite dune mission daudit oprationnel, et dautre part, un volet plus pratique comprenant les guides d'audit portant sur les questions et tests que les auditeurs auront pratiquer sur le terrain. Le manuel daudit oprationnel est un outil de travail qui sert, comme son appellation lindique, de guide et dorientateur aux auditeurs de lIGAT, pour la conduite des missions daudit oprationnel qu'ils sont amens raliser dans le cadre de leurs prrogatives. La conception de ce guide du manuel daudit sinscrit dans le cadre dune dmarche Qualit. Lobjectif, tant de mettre la disposition des auditeurs de lIGAT, des outils adapts et spcifiques leur environnement de travail, ce qui explique la ncessite de leur grande implication dans le travail de rdaction de ces guides daudit et leur participation active tant pour la validation du contenu des fiches daudit oprationnel que pour la propositions de suggestions et dinformations complmentaires insrer au niveau des questionnaires tablis pour chaque systme (organisation, pilotage, communication, gestion des ressources humaines, dinformation, ) en vue daboutir une documentation pragmatique et raliste rpondant aux principales proccupations des auditeurs. Lutilisation des guides daudit oprationnel, outils de travail cl pour lauditeur, facilitera la tche aux auditeurs. Elle permettra, par ailleurs, la capitalisation des savoir- faire et le transfert des comptences dans la mesure o ces outils de travail sont volutifs et pourront tre en permanence mis jour et enrichis, en fonction des changements que subit soit lorganisation, soit les procdures et de manire gnrale tout systme objet dun audit oprationnel.
Pour rsumer, le manuel daudit oprationnel constitue loutil mthodologique permettant lauditeur dapporter une assurance raisonnable de conformit et de cohrence de lexistant par rapport aux rfrentiels en vigueur tant au niveau central quau niveau dcentralis. De mme, ce guide a pour objectif dorienter les travaux des auditeurs, en ce qui concerne, les travaux de tests sur le terrain, sur la base de lapprciation des rponses des audits aux questions dexplorations tels que formules dans les questionnaires daudits oprationnels. Le manuel daudit oprationnel vise rassembler les critres danalyse qui sont la base des travaux que raliseront les auditeurs et inspecteurs des ministres. Il permet, par ailleurs, dvaluer et de justifier les risques et les faiblesses des objectifs gnraux et dtaills et de mettre en place des actions correctives permettant de pallier aux diffrents dysfonctionnements identifis. Le manuel d'audit oprationnel, bien qu'il ait t conu de manire dtaille, ne prtend en aucun cas englober et rpondre tous les questionnements et/ou proccupations de lauditeur concernant un sujet donn. Il fait, bien videmment, tat des principales interrogations et investigations que doit entreprendre lauditeur dans sa dmarche daudit mais ncessite des adaptations aussi minimes soientelles pour le rendre oprationnels et efficaces. Il revient, de ce fait, l'auditeur d'avoir l'initiative d'effectuer toute tape de contrle et de poser toute question qui pourrait se rvler ncessaire au moment de son intervention. Les guides d'audit oprationnel prsents sous forme de fascicules sont, par ailleurs, appels voluer et tre mis jour, et ventuellement complts et/ou amliors au fur et mesure des interventions des auditeurs. Leur adaptation doit galement prendre en compte lenvironnement et le site audit.
1.3
Champ de couverture des missions daudit oprationnel

Laudit oprationnel est une des formes daudit global dune organisation dans la mesure o il peut couvrir la globalit de lorganisation (activits oprationnelles et activits fonctionnelles). Il peut recouvrir lvaluation de la situation dune organisation du point de vue des performances de son fonctionnement et de lutilisation de ses moyens. De ce fait, le champ de couverture des audits oprationnel est trs large ; Il peut tre trs gnraliste et concerner de manire gnrale tout un systme sans quil y ait de limites gographiques quant au site auditer tel le cas, par exemple, pour lAudit des Marchs quils soient raliss au niveau central ou au niveau dconcentr, comme il peut tre spcifique et relatif un site donn et une fonction dtermine tel laudit des marchs dans une direction rgionale donne. Les missions daudit oprationnel peuvent tre adjointes du qualificatif uni fonctionnelle quelle soit spcifique ou gnrale et dans ce cas, elle concerne une seule fonction au sein de lorganisation. A loppos des missions plurifonctionnelles qui peuvent concerner plusieurs fonctions la fois au cours de la mme mission daudit oprationnel.
Exemples daudits oprationnels : Audit des systmes de planification et de suivi, Audit de communication, Audit juridique et/ou institutionnel, Audit des marchs, Audit des systmes dinformation, Audit du systme budgtaire, Audit des recrutements.
1.4
Structure du manuel daudit oprationnel

Le manuel daudit oprationnel est un document qui se veut pratique et simple dutilisation. Nous suggrons de lorganiser autour de plusieurs fascicules que nous appellerons guides , et chaque fascicule reprsentera un thme donn. Cette organisation en plusieurs fascicules permettra, de recourir chacun deux en fonction des thmes auditer : le Fascicule 1 : Gnralits Le volume I est intitul Gnralits prsente dune part, les objectifs du guide daudit oprationnel, et dautre part, le plan et la structure du guide daudit oprationnel, les modalits de son utilisation et de sa mise jour. Dans ce volume, est galement prsente la mthodologie de conduite dune mission daudit oprationnel, mthodologie commune tous les items auxquels correspond chacun des fascicules mentionns ci-dessous le Fascicule II : Guide dAudit dOrganisation Oprationnel des Systmes
le Fascicule III le Fascicule IV
: Guide dAudit Oprationnel des Systmes dInformation : Guide dAudit Communication Oprationnel du Systme de
le Fascicule V le Fascicule VI
: Guide dAudit Oprationnel du Systme de Pilotage : Guide dAudit oprationnel du Systme de Gestion des Ressources Humaines Guide dAudit de Gestion du Patrimoine et du Contentieux
le fascicule VII
Les Fascicules II, III, IV, V, VI, et VII du manuel daudit oprationnel correspondent chacun un thme, et sont constitus de fiches daudit oprationnel. Ces fascicules constituent le principal outil de travail des auditeurs sur le terrain (Cf. 1.5 modle dune fiche daudit).
1.5
Exploitation et utilisation du manuel daudit oprationnel

Le manuel daudit oprationnel est organis en plusieurs fascicules : Un fascicule intitul gnralits et ddi la mthodologie de conduite dune mission daudit oprationnel, Et 6 autres fascicules consacrs aux guides daudit, traitant chacun un thme prcis.. Le manuel daudit oprationnel comporte un sommaire gnral qui renvoie aux numros de pages de chaque fascicule. Chaque fascicule comporte, son tour, un index de toutes les fiches y affrentes et renseigne sur les numros de pages correspondants. Chaque fascicule comporte une introduction, en guise de prambule, o sont prsents les objectifs du guide daudit, le primtre dintervention de laudit en question, les exigences minimales documentaires. Lobjectif, tant daider et dorienter lauditeur, dans ses travaux prparatifs et de collecte de documentation et informations ainsi que dans ses travaux daudit lors de son intervention sur le terrain. Dans chacune des fiches, on dcrit lensemble des questions et vrifications que lauditeur aura poser et/ou raliser lors de sa mission daudit pour un systme donn. Laccs une fiche, dans un fascicule donn est facilit par son sommaire qui reprend, pour le systme (domaine) audit, lensemble des domaines et rubriques faisant lobjet dune analyse et dune apprciation au niveau de la fiche daudit.
Mthodologie de Conduite dune Mission Oprationnel

Prambule
dAudit
2.1
Le droulement dune mission daudit oprationnel exige une grande rigueur et doit obir certaines rgles qui peuvent tre volutives et adaptes selon dune part, la nature de la fonction, de la structure, du systme ou encore du processus et/ou de la procdure auditer, et dautre part, le contexte et les conditions de fonctionnement de lentit audite. La conduite efficace des missions daudits oprationnels requiert, de ce fait, lutilisation dune approche mthodologique simple et pragmatique ainsi que des outils adapts ce type de missions. Cette mthodologie vise faciliter lintervention de lauditeur sur le terrain et favorise la comprhension des concepts de base relatifs une mission daudit oprationnel. Elle comporte en mme temps des lments relatifs la conduite de la mission ainsi que des lments pour la ralisation du travail daudit sur le terrain. En ce qui concerne la conduite de la mission daudit oprationnel, la mthodologie que nous dtaillerons plus loin traite des aspects suivants : le dcoupage de la mission en tapes puis en phases et tches y affrente avant de procder la dfinition des points de contrle de lavancement et de la qualit des travaux, les rle et attributions des diffrentes entits composant la structure faisant lobjet de laudit oprationnel, le calendrier de mise en uvre et la charge de travail Pour ce qui est de la ralisation des travaux daudit, la mthodologie que vous proposons sattache dcrire les modalits de ralisation des travaux tels que : le recensement des informations, donnes et documentation ncessaires au bon droulement de la mission daudit oprationnel, les mthodes danalyse et de synthse, les modles types de documents de travail, les modles de rapports attendus lissue de laudit oprationnel. La finalit recherche, en utilisant la mthodologie de conduite de missions daudit oprationnel, tant de pouvoir : analyser les pratiques de gestion au niveau du site, fonction, systme ou processus audit, reprer les faits significatifs, dterminer les causes engendrant ces faits, dmontrer les consquences engendres par ces faits,
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proposer des recommandations ou des solutions pour remdier ou viter ces consquences,
2.2
Structure du Projet
La structure de projet dfinit les diffrents organes ncessaires au bon droulement de la mission daudit oprationnel. La composition de cette structure de projet peut changer selon limportance, lenvergure et le contexte de droulement de la mission daudit oprationnel mais gnralement dans les missions daudit oprationnel, on retrouve la structure suivante : le comit de pilotage : Le comit de pilotage est compos des principaux responsables de lentit audite. Il est prsid soit par le Ministre ou par son reprsentant. Outre le directeur ou le chef de dpartement oprationnel concern, il peut comprendre les responsables dautres entits de par les liens fonctionnels qui les relie. Le comit de pilotage oriente et valide les travaux de la mission daudit oprationnel. lquipe du projet : Lquipe du projet est constitue des personnes ayant en charge de raliser la mission daudit oprationnel. Elle doit tablir des relations privilgies avec les groupes de travail ; Gnralement, cette quipe devra comporter, dans la mesure du possible : - 2 4 auditeurs, - 1 3 oprationnels de la structure audite, selon la grandeur et la taille du projet. Ces derniers sont choisis pour leur connaissance des services, divisions ou directions, , leur capacit danalyse et de dialogue et leur motivation pour la conduite du changement. les groupes de travail : Les groupes de travail sont composs de 6 10 personnes de niveaux hirarchiques htrognes (agents de matrise, cadres, cadres suprieurs). Ces groupes de travail fonctionnent par thme durant ltape danalyse diagnostique
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en vue didentifier les dysfonctionnements, leurs causes et de proposer les amliorations possibles. Ils contribuent galement la proposition de recommandations et dactions correctives ainsi quaux travaux de validations des actions damliorations proposs.
2.3
Phasage de la mthodologie de conduite des missions daudit oprationnel

La mthodologie de conduite des missions daudit oprationnel sarticule autour des phases suivantes : Phase 1 : Dtermination de la stratgie daudit, Phase 2 : Analyse diagnostique dtaille, Phase 3 : Proposition de recommandations, Phase 4 : Elaboration du plan daction. Pralablement la phase de dtermination de la stratgie daudit, il est important que lintervention des auditeurs auprs de lentit audite soit prcde par lmission dun ordre de mission qui soit sign par les hautes instances de lorganisation concerns (et gnralement, par lordonnateur). Cet ordre (ou lettre) de mission est le mandat donn par la hirarchie suprieure aux auditeurs de lIGAT pour informer les responsables concerns de lentit auditer de leur intervention imminente pour la ralisation des audits oprationnels planifis lavance. Lordre (ou lettre) de mission permet de : prsenter les auditeurs en charge de laudit oprationnel en question, prvenir les audits sur les objectifs de la mission afin quils aient le temps de sorganiser et de prparer toute la documentation ncessaire et utile au droulement de laudit oprationnel, prciser la ou les entit(s), la ou les fonction(s), le ou les service(s) et les audits concerns). Il explique, par ailleurs, les circonstances de laudit oprationnel, prciser les modalits dintervention : O, quand, qui et comment, accrditer lquipe charge de laudit oprationnel et lgitimer leur intervention. Par le moyen de cet ordre (ou lettre) de mission, les auditeurs en charge de laudit oprationnel sont habilits et autoriss accder toute la documentation ncessaires pour la ralisation des diffrents travaux dans le cadre de la mission daudit oprationnel ainsi quaux documents et personnes concernes.
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L'ordre (ou lettre) de mission est contresign par reprsentant de la tutelle (Wali/ Gouverneur). N.B : Dans la mesure du possible, il est souhaitable que lordre de mission soit aussi contresign par le responsable hirarchique de l'entit audit, en vue d'amliorer l'accueil des auditeurs et de faciliter leur intervention sur le terrain.
2.3.1
Phase 1 : Dtermination de la Stratgie dAudit

La dtermination de la stratgie daudit constitue la premire phase dans la dmarche daudit oprationnel. Elle a pour finalit de dfinir le champ de couverture et ltendue des travaux de laudit oprationnel en fonction des objectifs recherchs. La dtermination de la stratgie daudit est une tape qui exige une capacit importante de lecture, dattention et dapprentissage de la part des auditeurs durant laquelle se drouleront tous les travaux prliminaires et prparatoires avant de passer aux travaux sur le terrain. Lauditeur doit dores et dj entamer des travaux prparatoires qui consistent en : la prise de connaissance travers le recueil des documents et informations de base, et la ralisation dentretien avec les responsables concerns, la rdaction de la note dorientation, la discussion en comit de pilotage de cette note dorientation et sa mise jour.
2.3.1.1 Prise de Connaissance (Collecte des documents et Recueil de linformation)

Ltape de prise de connaissance permet de bien cerner les proccupations majeures de la mission et ce, en assurant : la recherche de tout lment de dfinition et danalyse de lactivit cerner sur des documents propres de lorganisation auditer, la consultation de bases documentaires (bases de donnes informatiques ou tous autres fonds documentaires), la dtection des points marquants concernant le domaine audit, lidentification des chiffres saillants ainsi que les donnes importantes relatives au domaine audit, lidentification des mthodes de gestion et des systmes dinformation propres lentit, fonction ou procdure audite, la collecte des rapports antrieurs d'audit (interne ou externe) ou d'inspection,
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ltablissement dun organigramme et lanalyse des dfinitions des postes de lorganigramme impliqus dans le processus audit. La prise de connaissance est ralise au moyen des questionnaires de prise de connaissance labors cet effet et grce auxquels, lauditeur inventorie les informations quil est ncessaire de rassembler mais avant cela, il doit dabord exploiter toute la documentation qui lui a t communique sur le sujet, savoir les organigramme, procdures de gestion, chiffres marquants relatifs lactivit, effectifs de la structure, rapports daudits antrieurs, rapports dactivit, lois et rglementation en vigueur, .
2.3.1.2 Recueil des documents de base

Le recueil de la documentation gnrale est une tape importante dans la dmarche daudit. En effet, la prise de connaissance gnrale est effectue sur la base de cette documentation. Ci-dessous, nous prsentons une liste indicative des documents qui peuvent tre demands lentit audite. Modle de liste de documents demander lors dun audit oprationnel - plaquette de prsentation gnrale de lorganisation, - plans stratgiques et oprationnels, - note sur la situation financire de lorganisation (Budget/ Comptes Administratifs), - rapports dactivits, - Procs verbaux des conseils communaux, - Organigrammes dtaills et descriptifs des fonctions, - Schmas, notes de procdures et rgles de fonctionnement, - Effectifs par service, par niveau hirarchique, par niveau de qualification, taux dencadrement, - Note de synthse sur la politique de gestion des ressources humaines et statut du personnel, - Plan de formation et tat davancement de son excution, - Schma directeur informatique et bilan actualis de sa mise en uvre, - Parc informatique et sa rpartition sur les diffrentes structures de lorganisation, - Lois et rglementations en vigueur, - Projets en cours,
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- Tableaux de bords, - Tous ces documents nexistent pas forcment au niveau de lorganisation, objet de laudit. Dans ce cas, les auditeurs en reconstitueront certains, grce aux entretiens raliss ou les feront laborer par le personnel de lentit audit -une fois sur sitenotamment pour le descriptif des organigrammes, descriptif succinct des principales procdures, descriptif sommaire fonctionnel des systmes dinformation.
Ralisation des entretiens prliminaires Ces entretiens prliminaires sont organises avec des responsables reprsentant la Direction Gnrale des Collectivits Locales, La Direction des Affaires Administratives, la Direction Gnrale des Affaires Intrieures, en relation avec les missions daudits projetes. Les entretiens prliminaires, ce stade, permettent de porter une premire apprciation sur les diffrents systmes de lorganisation, fonction, processus ou autre systme audit. Lobjectif tant de dterminer quelles sont les zones risques et den valuer limpact sur le fonctionnement de lorganisation. Pour cela, lauditeur se basera sur son exprience ainsi que sur sa connaissance du domaine audit ainsi que sur les rfrentiels et normes existants en la matire. Ces entretiens sont orients par des guides dentretien faisant tat de tous les points que lauditeur devra aborder avec chacun des responsables concerns.
Rdaction de la note dorientation : La prise de connaissance du domaine audit et lidentification des risques apparents et enjeux associs sont des points cls qui permettent de dfinir : les domaines, fonctions ou activits examiner, les structures (divisions ou services) visiter, les interviews raliser ainsi que les personnes rencontrer, et les informations (donnes pertinentes) recueillir ainsi que les points critiques bien comprendre et cerner pour mener bien les travaux danalyse de lexistant. Lidentification des risques apparents, ce stade, permet aux auditeurs et /ou inspecteurs chargs de laudit oprationnel de prendre conscience des risques et des opportunits damlioration qui peuvent dores et dj se dgager. Lobjectif tant de prendre en compte les proccupations (problmes rels, dysfonctionnements, rsultats non atteints) exprims par les responsables et gestionnaires de lentit audite. Cette phase didentification est trs importante car
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elle va conditionner la suite de la mission et va permettre lauditeur de btir sa stratgie daudit quil va formaliser dans une note dorientation La note dorientation clt les tapes de prise de connaissance et didentification des risques et synthtise l'ensemble des informations et donnes collectes par les auditeurs, savoir : les objectifs gnraux de laudit oprationnel, les objectifs spcifiques, le champ daction, les circonstances de la demande d'audit, et les principales proccupations de lentit audite, la description du domaine audit : donnes chiffres, volution de ces donnes chiffres, et limites de la mission, la dmarche de travail pour la suite de la mission ainsi que le personnel allou la mission. Lobjectif tant : davoir une vision densemble de lorganisation objet de la mission, de(s) activit(s), fonction(s), systme(s) ou autres auditer. Cette approche est ncessaire toute dmarche analytique ultrieure, davoir une vision densemble des contrles internes spcifiques en vigueur et relatifs au systme audit, didentifier les problmes concernant le sujet audit et de relever les risques et faits y affrents, de reprer les interrelations entre les risques identifis, classer ces risques (et les hirarchiser) et dfinir les objectifs de laudit oprationnel, dorganiser les oprations sur le terrain de laudit oprationnel.
2.3.1.3 Discussion avec le comit de pilotage de cette note dorientation puis ventuellement sa mise jour
La note dorientation doit sappuyer sur des proccupations claires et documentes, intgrant notamment celles exprimes par lentit auditer (demandeur). Elle doit galement servir de base de discussion entre les chargs de laudit oprationnel et le comit de Pilotage responsable hirarchique de la structure charge de laudit pour valider les orientations proposes.
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2.3.1.4 Elaboration des Programmes de travail dtaills

Les programmes de travail constituent un outil de travail cl pour lauditeur qui permet de dtailler les travaux raliser et la rpartition des tches entre les auditeurs chargs de laudit oprationnel. Le programme de travail doit indiquer : les travaux effectuer, les investigations mener, les questions se poser et poser lentit audite lors des entretiens, les points importants dtailler et voir, les pratiques de gestion rechercher, les pratiques de gestion non conformes la rglementation et aux procdures en vigueur, les tudes et les tests raliser, les risques et contrles valider. Le programme de travail permet de : sassurer que toutes les proccupations sont bien prises en compte, valuer et de quantifier des travaux raliser et de les rpartir quitablement entre les membres de lquipe charge de laudit oprationnel Prparer et assurer le suivi du planning de la mission depuis le lancement jusqu la rdaction du rapport daudit interne, Guider les auditeurs dans leurs travaux sur le terrain, Documenter les travaux raliss, Capitaliser lexprience et le savoir-faire des auditeurs ; lexistence de programme de travail prcis pour chaque thme ou sujet daudit constitue une documentation particulirement prcieuse et sert de modle pour les audits futurs.
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2.3.1.5 Conclusion
A lissue de cette tape exploratoire pendant laquelle lauditeur demeure essentiellement dans son bureau (dans son service car les dplacements ce stade l nont pas encore commenc), lquipe des auditeurs doit avoir atteint les objectifs suivants : Comprhension des objectifs, explicites ou non, des responsables de lIGAT ou des Services qui sont linitiative de la mission, Prise de connaissance de la position stratgique actuelle de lorganisation auditer et de ses objectifs moyen et long termes, Prise de connaissance et/ou approfondissement des connaissances de lorganisation gnrale de lentit, fonction, processus audit travers lapprciation de(s) : - lorganigramme en vigueur, - principales procdures, - la situation des ressources humaines - moyens mis la disposition de cette entit, fonction ou autre pour permettre laccomplissement des missions qui lui sont imparties. Identification des principaux risques et des domaines damlioration y affrents, Dfinition du champ de ltude (quels systmes, quelles fonctions et quels sites sont concerns par laudit oprationnel?), Elaboration du programme de travail adapt au domaine audit, Elaboration dun plan de travail et dun calendrier approximatif de droulement des travaux.
2.3.2
Phase 2 : Analyse diagnostique dtaille

Lanalyse diagnostique dtaille constitue le noyau de la mthodologie de conduite des missions daudit oprationnel. Pour parvenir un diagnostic rel, lauditeur oprationnel doit : prendre connaissance de lexistant et recueillir toute linformation ncessaire, analyser lexistant et identifier les ventuels anomalies et dysfonctionnements qui sy rapportent, analyser les causes des anomalies et leurs incidences sur le fonctionnement normal du systme audit,
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et enfin formaliser et prsenter les rsultats du diagnostic. Mais avant denclencher les travaux sur le terrain pour la ralisation de lanalyse diagnostique dtaille, lquipe charge de laudit oprationnel organise une runion de lancement des travaux sur le terrain. Cette runion est prside par : le responsable hirarchique de lIGAT ou le chef de mission, selon lampleur et la nature des travaux raliser dans le cadre de laudit oprationnel en question, lquipe charge de laudit oprationnel, le responsable de lentit audite ainsi que les chefs de division ou de services de cette entit. La runion de lancement des travaux sur le terrain se droule obligatoirement chez lentit audite et sarticule, en gnral, autour des points suivants : la prsentation des auditeurs par le responsable hirarchique de la structure en charge de laudit et de linspection, la prsentation de lentit audite par le responsable concern, lexpos et le rappel des lments formuls dans la note dorientation, en loccurrence des objectifs de la mission, du champ daction et des risques identifis. Lobjectif tant de permettre aux auditeurs de complter et ou de supprimer certains des objectifs suite des informations communiques par lentit audite. Ce qui instaure un esprit de collaboration et de concertation entre les auditeurs et les audits. la prsentation du planning prvisionnel de la mission ainsi que la prise de rendez vous pour la ralisation des travaux de diagnostic, la sensibilisation du personnel de lentit audite sur limportance de leur participation en tant que acteurs cls dans la mission daudit. Cette sensibilisation tant un moyen de les motiver et d'attirer leur attention sur l'importance de leur troite collaboration et du bnfice quils peuvent tirer de lintervention des auditeurs internes.
2.3.2.1 Approfondissement de la prise de connaissance

Lanalyse diagnostique de lexistant est opre travers lexploitation de la documentation dj collecte mais aussi travers la ralisation des entretiens et lorganisation de sances de travail avec les interlocuteurs concerns. Lapprofondissement des connaissances se base sur la documentation collecte, sur les entretiens ainsi que sur lapprciation des systmes en vigueur et des mthodes de gestion pratiques par lentit audite. Pour cela, lauditeur procde un descriptif de lexistant soit sous forme de texte narratif, soit sous forme de grille des tches, soit sous forme de flowcharts.
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La visite des sites et lapprciation de leur organisation, modalits de fonctionnement et de gestion sont, ce stade, essentielle pour pouvoir apprcier les actes de gestion tels quils sont pratiqus, au niveau de lorganisation audite. Leffectif des personnes interviewer doit tre reprsentatif ; Il est fonction du caractre plus ou moins participatif que lon veut attribuer laudit oprationnel. Cependant, il est important de sentretenir avec les principaux responsables et oprationnels concerns par laudit oprationnel. Cest pourquoi, un planning prvisionnel des entretiens est labor puis communiqu aux diffrents concerns qui doivent se rendre disponible et prparer toutes les informations ncessaires, en relation avec leurs activits. Aprs lentretien, lauditeur prend soin de formaliser, tant que les ides sont encore fraches et claires , le compte rendu de lentretien et de le classer dans son dossier de travail. Les points encore flous ou valider sont mis en vidence et doivent faire lobjet de clarifications lors dun nouvel entretien prvoir avec le concerner, ou par simple appel tlphonique.
2.3.2.2 Identification des anomalies et des dysfonctionnements

La prise de connaissance affine de lexistant de lorganisation, entit, systme, domaine, processus ou procdure audit, de ses acteurs et de ses points de contrle, permettra de confirmer ou dinfirmer les ventuels dysfonctionnements et faiblesses dj identifis lors de la phase de dtermination de la stratgie daudit. Pour cela, lauditeur a besoin de repres qualitatifs et quantitatifs, il doit, de ce fait, se rfrer des normes et rfrentiels dans le domaine audit pour en apprcier les performances. La comparaison entre tablissements ou organisations ou entits (en interne ou externe) ayant des activits similaires est une pratique courante, de mme lutilisation de donnes statistiques fournies par les organismes professionnels, organismes spcialiss dans les tudes sectorielles ou fonctionnelles et enfin lexprience de lauditeur dans le domaine et/ou secteur audit) sont des atouts dans ce type de mission. Lidentification des anomalies et risques y affrents ncessite lutilisation, par lauditeur oprationnel, doutils spcifiques qui lui facilitent la tche danalyse de lexistant. Nous en esquivons quelques modles en Annexes (Cf. Annexe 3 : Fiches danalyse, de page 33 38). Chaque dysfonctionnement relev doit reposer sur des faits vrifiables et incontestables pour ne pas remettre en cause leur validation par les audits. La formalisation des dysfonctionnements identifis dans des feuilles de rvlation et danalyse des problmes (FRAP), est une tape bien importante lors de lanalyse diagnostique dtaille.
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Elaboration des FRAP La FRAP est le papier de travail synthtique par lequel lauditeur prsente et documente chaque dysfonctionnement, conclut chaque section de travail et communique avec laudit concern. Grce la feuille de rvlation et danalyse de problmes, lauditeur : aura plus de faciliter structurer sa rflexion et orienter son entretien autour des aspects posant des problmes eu gard aux objectifs de contrle, communiquer avec laudit et lui prsenter les faits qui ont t relevs et lanalyse qui en t faite, faciliter la synthse des constats et acclrer la rdaction du rapport (ossature du rapport). La FRAP attire lattention sur les consquences des dysfonctionnements et les recommandations de lauditeur, plus que les faiblesses elles-mmes. Elle permet de faire ressortir les risques dus au non-respect des rgles et ventuellement les cots engendrs par les dysfonctionnements. Tout dysfonctionnement digne dtre signal sera formul sous forme de FRAP, en synthtisant dans lordre suivant : le problme, les faits, les causes, les consquences et la solution ou la recommandation, (Cf. Annexe 2 : Modle de Feuille de Rvlation dAnalyse et de Problme, page 32). La FRAP sert ainsi de repre, et lobjectif du travail sur le terrain devient de produire des FRAP. Toute FRAP produite par lauditeur, doit tre approuve par le chef de mission puis valide avec les audits concerns au fur et mesure de l'avancement des sections du travail sur le terrain. La validation des FRAP avec les audits est capitale et constitue une prvalidation du contenu du projet de rapport puisquelle permet : de prvenir laudit le plus tt possible du problme soulev ou relev (il ne sagit pas de le dnoncer mais de laider et le conseiller rsoudre et remdier aux diffrents dysfonctionnements identifis, de lui laisser le temps de shabituer, dadmettre le problme, et de le reconnatre (le tout est dans la manire de prsenter le problme), dobtenir la collaboration de laudit pour rsoudre le problme. La Feuille de Rvlation et dAnalyse de Problmes doit tre : produite au fur et mesure de l'avancement des travaux de sections pour dgager lesprit de lauditeur et viter leffet de complexit rsultant dune accumulation dinformations non structures la fin du travail sur le terrain,
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supervise par le chef de mission, et ventuellement par le responsable de laudit, afin de soulever le maximum de questions et de clarifier la rdaction, valide avec chaque audit concern au fur et mesure de lavancement des travaux sur le terrain. Cette validation prpare laudit reconnatre le problme, sy faire, le faire adhrer au contenu du rapport et lassocier au dveloppement des recommandations. Lauditeur laborera une FRAP ds quil apercevra un problme creuser, afin de ne rien laisser chapper. En poussant ses investigations, il verra sil y a lieu de complter la FRAP ou de lannuler pour les cas sans grandes consquences. Lauditeur commencera toujours par les faits, ensuite il compltera les causes du dysfonctionnement observ et ses consquences. Un dysfonctionnement se manifeste par un ou des faits et se caractrise par ses causes et consquences. Il est recommand dlaborer les FRAP sur traitement de texte en vue de faciliter toute ventuelle modification future ; ci-aprs, quelques recommandations pratiques pour mieux exploiter les FRAP : llaboration de lossature du rapport daudit interne en reprenant dans lordre des vnements la liste des problmes recenss ainsi que les conclusions dgages au niveau des FRAP, la rdaction du rapport daudit interne en transformant chaque FRAP en page de rapport par annulation des hauts et bas de page, effacement des rfrences de FRAP, des Numros de FRAP puis ajout du numro de chapitre ou de paragraphe et numrotation des recommandations, llaboration du cahier des recommandations en reprenant les recommandations figurant en bas de chaque FRAP, Dans la pratique, lanalyse de lexistant va permettre de : partir des faits aux causes ou inversement des symptmes aux dysfonctionnements. Cest une premire occasion de recensement des amliorations tant donn que les causes ont t bien identifies et valides avec les audits, identifier lexistence de dysfonctionnements, de lacunes au niveau de la gestion ou linexistence de points de contrle qui garantissent latteinte des objectifs, analyser les causes des anomalies identifies et de leur incidence sur le fonctionnement normal voir optimal de lentit ou systme audit, analyse, classer et hirarchiser les causes identifies et valuer les risques inhrents (risques lev, risque moyen, risque faible), vrifier les faits et dysfonctionnements relevs via des tests et les faire valider par les audits.
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Vrification et validation des constats A lissue de cette tape didentification des dysfonctionnements, lauditeur oprationnel sera en mesure de proposer une premire liste des anomalies et dysfonctionnements identifis. Une anomalie peut ne pas avoir de risques significatifs do la ncessit de sassurer de sa ralit et de sa frquence afin dviter toute contestation de la part des audits lors de la validation des Feuilles de Rvlation et dAnalyse de Problmes.
2.3.2.3 Proposition de solutions damlioration et de recommandations

A chaque dysfonctionnement relev, analys et retenu, lauditeur sappliquera proposer des recommandations ralisables tout en prenant en compte le contexte et les conditions dapplication des actions damliorations proposes. Ces recommandations formules pour pallier aux diffrents dysfonctionnements relevs seront reportes au niveau des feuilles de rvlation et danalyse des problmes dans la colonne Solution/ Recommandations. Elles feront lobjet de discussion et de validation par lentit audite en vue de sassurer de leur applicabilit. Chaque recommandation fera lobjet dune fiche descriptive sur laquelle se baseront les auditeurs pour animer les discussions sur les propositions de recommandations, avec les utilisateurs directement concerns. Ltape relative la proposition de recommandations permettant de pallier aux dysfonctionnements relevs clt la phase des travaux sur le terrain. A ce stade, lauditeur est en mesure dlaborer une ossature de rapport sous un format provisoire partir de toutes les feuilles de rvlation et danalyse. Ainsi est entame la phase de conclusion (Cf. Phase de Conclusion, ci-aprs).
2.3.3
Phase 3 : Phase de Conclusion

Les travaux daudit doivent aboutir une prsentation des conclusions et rsultats de laudit qui doivent porter sur toutes les phases de la mission ; cette prsentation a pour finalit de communiquer et de divulguer les rsultats de laudit aussi bien lentit audite qu la hirarchie suprieure de lorganisation en question. Cest une des tapes privilgies pour la communication autour de la mission daudit qui doit tre prpare avec beaucoup de soin par les auditeurs oprationnels lors de la phase de conclusion, dernire phase dans une mission daudit oprationnel. Lors de cette phase, lauditeur oprationnel labore : les projets de rapports sous leurs formes provisoires puis dfinitifs
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le plan de mise en uvre des recommandations,
2.3.3.1
Elaboration du rapport de laudit oprationnel

Le rapport dune mission daudit oprationnel est essentiellement un rapport de diagnostic qui informe les responsables de la situation des performances au niveau de lorganisation concerne et des modalits de son fonctionnement en insistant sur les dfaillances et diffrentes anomalies releves. Ossature du rapport daudit oprationnel Dans un premier temps, lauditeur procde la fusion de toutes les FRAP dans un mme document. Le document qui en rsulte constitue lossature du rapport. L'ossature du rapport reprend les noncs des problmes, classs par thme et par ordre d'importance, avec ventuellement les titres de regroupement sous lesquels ils apparaissent dans le rapport. Lquipe daudit doit ensuite structurer sa rflexion et organiser son discours avant de rendre compte de ses conclusions aux principaux responsables audits et la direction concerne par la mission daudit (prsentation orale ou par crit). Lossature du rapport sera utilise : pour auto diagnostiquer la cohrence des conclusions de la mission d'audit oprationnel, comme guide de montage du projet de rapport d'audit oprationnel (provisoire ou dfinitif) quand ce dernier est constitu de FRAP, comme guide de relecture par le responsable de laudit ou de linspection, comme support de la prsentation des rsultats de la mission daudit oprationnel (soit aux audits, soit au responsable de la structure daudit et dinspection). Rapport daudit Oprationnel Rapport en version provisoire Le rapport daudit oprationnel doit prsenter aux principaux responsables concerns, pour action, et la hirarchie suprieure pour information, les conclusions daudit concernant dune part, la capacit de lentit audite accomplir sa mission et dautre part, ses performances en mettant particulirement laccent sur les dysfonctionnements pour que soient dveloppes des actions de progrs.
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Le rapport daudit est un document trs important dans la mesure o il rvle des dysfonctionnements majeurs pouvant et/ou portant atteinte au fonctionnement normal de lorganisation ou entit audite. De ce fait, il engage la responsabilit de lIGAT en charge des activits daudit. Il se distingue de lossature du rapport par le fait quil est complet, conclusif, crit et final. Le rapport daudit oprationnel doit tre prsent aux responsables audits en version projet, puis discut avec eux et valid, avant sa remise la hirarchie suprieure. La runion de validation du projet de rapport a pour but de rendre indiscutable le contenu du rapport dfinitif. En effet, les constats, raisonnements et conclusions, bien quayant dj fait lobjet de pr validation au niveau des FRAP, doivent tre compris revalids dans leurs versions dfinitives. Les audits doivent les reconnatre exacts. Le rapport daudit oprationnel constitue le point culminant de la mission et non sa fin. Il permet en effet de dclencher les rflexions de la hirarchie suprieure et les actions de progrs des responsables directement concerns. Dans ce rapport, le diagnostic des faiblesses est prcis et dtaill. Les risques sont mis en vidence le plus clairement possible. Les recommandations en revanche, sont relativement globales et ouvertes. Le rapport d'audit oprationnel constitue un outil de communication et dinformation, destin: - aux audits et leur hirarchie (responsable de l'entit audite), - la hirarchie suprieure. Le rapport daudit oprationnel intgre galement les recommandations et les solutions proposes au responsable concern en vue de rsoudre les dysfonctionnements constats. Une fois labor, ce rapport doit tre valid par les audits. La validation par les audits peut donner lieu des rectifications et/ou modifications, lesquelles doivent tre intgres au niveau de la version dfinitive. Rapport en version dfinitive Ds que les rapports provisoires sont valids par les diffrentes parties concernes, lquipe en charge de la mission, procde aux mises jour requises puis ldition du rapport dans sa version dfinitive avant de le soumettre la direction.
2.3.3.2 Prsentation des conclusions de laudit (du diagnostic)

La prsentation des rsultats de laudit peut tre ralise sous forme de transparents en adoptant des phases courtes de style tlgraphique, et des schmas qui synthtisent soit les procdures, soit lorganisation en vigueur. La prsentation consistera galement prsenter :
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les principaux objectifs de la mission, le contexte justifiant l mission daudit oprationnel, les conclusions daudit et les faits correspondants. Cf. Annexe 4 :Plan type de la prsentation des conclusions de laudit oprationnel, page 45).
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2.3.3.3 Elaboration du plan daction pour la mise en uvre recommandations proposes et suivi de son mise en uvre
des
Aprs llaboration des rapports et suite leur validation par le comit de pilotage ou le comit de suivi de laudit, ces derniers arrtent leur choix sur les recommandations mettre en place et dfinissent les priorits des actions mettre en uvre. Les auditeurs doivent alors dfinir les principes de mise en place et notamment de : valuer les moyens ncessaires pour la mise en place des recommandations mises, dcider de faire appel ou non, une assistance extrieure, pour la mise en place des recommandations, recourir aux services internes pour la mise en place, assurer une communication interne autour des recommandations mettre en place et de leur impact sur le fonctionnement de lorganisation, dfinir les modalits de mise en place des recommandations mises, dfinir un chancier pour la mise en place. Une fois labor et valid, le plan daction de mise en uvre des recommandations mises lissue de laudit oprationnel doit faire lobjet dun suivi rgulier en vue de sassurer que toutes actions damlioration ont bien t mises en place. Si tel nest pas le cas, lquipe daudit doit tablir des notes de recommandations destines aux audits en vue de leur rappeler limprativit et limportance de la mise en uvre des recommandations et des gains qui peuvent en rsulter. Une copie de cette note peut tre adresse la hirarchie suprieure de lorganisation en question. Le plan daction pour la mise en uvre des recommandations constitue la dernire tape dans une mission daudit oprationnel
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3
3.1
Annexes
Annexe 1 : Modle dune Fiche dAudit Oprationnel
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL Volume N Titre N Rubrique : : : Date de mise jour : Page Code Fiche : : Mai 06 1/N
Guide dExploration : Questions de Contrles
Rponses : (Oui/Non),
(Conforme/ Non-Conforme),, (Non Applicable)
Justification des rponses :

(ngatives, non-conformes, non applicables)
SOUS RUBRIQUE 1 : Exigences minimales en matire de documentation inhrentes la sous rubrique 1 : Question 1 Question 2 Question 3 Question 4
SOUS RUBRIQUE 2 : Exigences minimales en matire de documentation inhrentes la sous rubrique 2 : Question 1 Question 2 Question 3
La fiche daudit est un outil que lauditeur utilise lors de son intervention sur le terrain pour raliser ses travaux daudit. Cette fiche daudit doit tre revue par les auditeurs lors de la phase prparatoire pour tre ventuellement complte par des questions et/ou observations.
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Une fiche daudit oprationnel comporte les lments suivants : Une cartouche didentification et de prsentation de la fiche daudit :
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL A R N INSPECTION GENERALE MINISTERE XXX E I N A T Fascicule I Titre Rubrique : Audit du Systme dOrganisation : Structure Organisationnelle : Analyse de lOrganigramme Code fiche Version du Page : : : F01 10/2006 1/N
La cartouche didentification et de prsentation de la fiche daudit renseigne sur les informations suivantes : - le fascicule en rfrence lun des items (volumes) mentionns ci-haut, savoir : - le systme dorganisation, - le systme dinformation, - le systme de communication, - le systme de pilotage, - le systme de gestion des ressources humaines. - le titre de la fiche en rfrence un volet concernant le fascicule en question, - la rubrique en rfrence point danalyse rattach au titre, - le code de la fiche, qui reprend les numros du fascicule et une codification, - la date de mise jour de la fiche, - et la page 1/N renseignant sur le nombre de page par fiche
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Le corps de la fiche daudit

Guide dExploration : Questions de Contrles Rponses : (Oui/Non),
(Conforme/ NonConforme),, (Non Applicable)
Justification des rponses :

(Ngatives, Non-Conformes, Non Applicables)
SOUS RUBRIQUE 1 : US U
-
Exigences minimales en matire de documentation inhrentes la sous rubrique 1 : Question 1 Question 2
Le corps de la fiche daudit se prsente sous forme de questions dexploration relatives un titre. Il comprenant trois colonnes : - la 1re colonne est ddie aux questions dexploration, - la 2me colonne est ddie aux rponses aux questions dexploration. Ces rponses sont soit positives, soit ngatives (oui / non), - et la 3me colonne permet dapporter des justifications aux rponses ngatives (Non), et de renvoyer ventuellement vers les dossiers et papiers de travail. A titre indicatif, on dcrit dans chacune des fiches, les exigences minimales documentaires que la structure doit possder, en relation bien videmment avec le le titre et la rubrique. Lobjectif tant daider lauditeur dans la collecte de la documentation prparatoire son audit ainsi que des informations utiles au droulement de sa mission. Dans chacune des fiches, on retrouve galement un ensemble de questions ou de vrifications permettant de sassurer que lensemble des exigences et conditions sont runis pour un fonctionnement normal du systme audit (structure, fonction, procdure ou autre). Les rponses aux questions et/ou vrifications formules dans les fiches daudit doivent permettre de sassurer de la conformit de laudit par rapport aux normes et rfrentiels en vigueur. Elles seront exprimes soit par - des rponses affirmatives (oui), - des rponses ngatives (non), - des rponses de type conformes , - des rponses de type non-conformes , - des rponses non applicables .
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Les rponses ngatives, conformes et non-conformes doivent faire lobjet dune justification annoter dans la colonne correspondante (3me colonne de la fiche daudit). Les argumentaires expliquant ces rponses sont dtaills au niveau des papiers de travail, classs au niveau des dossiers de travail de lauditeur. Pour conclure, le fascicule intitul Gnralits est destin tre insr, en guise de prambule, dans le guide daudit oprationnel destin aux IGAT et CIGM. Il permet de prsenter le guide daudit oprationnel, son objectif, ses composantes ainsi que les canevas de documents ou de rapports devant tre utiliss par les auditeurs. Il est important de signaler qu'au dmarrage de chaque mission, lors de la phase prparatoire de laudit oprationnel, les auditeurs de lIGAT et du CIGM chargs de laudit oprationnel en collaboration avec leur responsable hirarchique doivent revoir et adapter les programmes de travail ainsi que les questionnaires de prise de connaissance en fonction de lenvironnement et du site auditer.
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3.2
Annexe 2 : Modle de FRAP (Feuille de Rvlation et dAnalyse de Problmes)

RAP STRUCTURE (CONTENU) :
O L PROBLEME
Formulation synthtique, autonome et percutante du dysfonctionnement (ou anomalie) constat Cest un dysfonctionnement important qui compromet le ou les rsultats attendus
L'vnement symptomatique constat (cet vnement se voit et se constate)

FAITS S
Ce sont les dysfonctionnements qui se manifestent par tels incidents ou telles anomalies et qui ont t constates La condition non remplie ou facteur de risque : observe ou dduite, elle explique la survenance du fait (dysfonctionnement ou anomalie) Les causes dont la ou (les) origine(s) sont les mauvaises conditions de fonctionnement
N E E C CONSEQUENCE
CAUSES S
Elle est constate par lauditeur et/ ou laudit ou supput (risque) Les consquences ont pour impact certains ou probables une sous performance ou une perte de valeurs suffisamment importantes
T N SOLUTION/ M D N RECOMMANDATION
La recommandation propose pour remdier au problme (dysfonctionnement ou anomalie) La recommandation ncessite une action prcise visant liminer les consquences engendres par les causes.
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3.3
Annexe 3 : Modle de fiche danalyse

Cette annexe consacre aux fiches danalyse dtaille et illustre les principaux types danalyse envisageables que lauditeur peut utiliser dans sa dmarche daudit. Pour chacun des items, la fiche danalyse dcrit : les objectifs, la dmarche, et donne un exemple pour lutilisation pratique de la fiche.
3.3.1
Fiche danalyse de la chane de valeur

FICHE DANALYSE DE LA CHAINE DE VALEUR OBJECTIFS Lanalyse de la chane de valeur a pour finalit de reprer les sources et points potentiels damlioration des performances de lorganisation audite, travers lidentification des mcanismes de cration de la valeur ajoute propre cette organisation, ses activits, et son environnement. Lanalyse de la chane de valeurs consiste : Btir le systme de chane de valeur et situer lorganisation audite entre ses fournisseurs et ses clients DEMARCHE Dcomposer la valeur ajoute selon les diffrentes activits, de manire distinguer : Les activits oprationnelles de base, Les activits support et leur contribution la ralisation des activits oprationnelles
Identifier les lments et facteurs gnrateurs de contre-performance ainsi que les potentiels damlioration Lanalyse de la chane de valeur ajoute peut de ce fait tre suivie dautres travaux plus circonscrits tel que lanalyse du systme dinformation en vigueur.
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3.3.2
Fiche danalyse matricielle et par filire dune structure

E A L I I A E E FICHE DANALYSE MATRICIELLE ET PAR FILIERE DUNE STRUCTURE C E
Lanalyse matricielle et par filire dune structure permet dapprcier : OBJECTIFS la pertinence dune structure et son adquation par rapport aux orientations stratgiques et objectifs escompts, les modalits et qualit de fonctionnement de la structure (processus de prise dcision, rpartition des responsabilits, . Une structure est un agencement particulier de responsabilits visant un certain quilibre entre lentit, la spcialisation des tches, la circulation des informations dont dpend la qualit des dcisions des dirigeants et lefficacit de lorganisation. Une filire est la succession des activits assures ventuellement par diffrents services au sein de la structure, contribuant un mme produit ou un mme service final offert par lorganisation Lanalyse matricielle et par filire dune structure consiste : laborer une matrice deux axes et indiquant dune part, les principales activits (fonctions et oprations) de lorganisation audite et dautre part, les diffrentes entits de la structure Identifier les filires Prciser la contribution de chaque entit chaque filire Apprcier la qualit des interfaces entre les diffrentes structures (en vue dapprcier la lenteur des circuits administratifs) Identifier les dfaillances et linexistence de points de contrle Lanalyse matricielle dysfonctionnement : et par filire met en vidence deux types de
DEMARCHE
Le dcoupage des attributions accentuant le cloisonnement et la parcellisation dun processus La mauvaise communication entre les diffrentes structures.
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3.3.3
Fiche danalyse dun service

C Y E I FICHE DANALYSE DUN SERVICE
Lanalyse dun service permet didentifier : OBJECTIFS ses missions et ses responsabilits et dfinir le rle qui lui est imparti au sein de lorganisation Ses activits et tches, ralises laide des moyens qui sont mis sa disposition pour raliser ses missions Ses moyens tant en ce qui concerne ses ressources humaines que ses ressources matrielles et logistiques. Le service est dcrit sous forme de texte narratif, de tableaux et/ou encore de grille danalyse des tches qui sont renseigns soit par les auditeurs lors des entretiens de prise de connaissance, soit directement par les audits. Le descriptif permet de : Schmatiser lorganigramme de la structure audite, Dfinir les caractristiques gnrales du service, DEMARCHE fonctions, attributions et tches et leurs descriptifs, Effectifs Moyens matriels
Identifier les agents du service : Nom, Grade, Anciennet dans lemploi, Diplmes
Dcrire les principaux indicateurs dactivits, Dcrire les principales informations et procdures relatives au service : Liste des procdures Types de d(informations et supports dinformation, Frquence de consultation et de mise jour de ces postes,
- Rpartition de la charge de travail par poste.
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3.3.4
Fiche danalyse de poste de travail

C FICHE DANALYSE DE POSTE DE TRAVAIL E I
OBJECTIFS
Lanalyse dun poste de travail a pour finalit de vrifier que le poste examin fournit un cot minimum des prestations de qualit dans des dlais acceptables.
Lanalyse du poste de travail repose sur lidentification des lments caractristiques des postes dans les fiches de fonction et les fiches de poste. Lobjectif tant de mettre en vidence des anomalies telles que : DEMARCHE Les variations dactivit selon les saisons, Les sous et/ou sureffectifs, Les turnovers relevs, La parcellisation des travaux, La non automatisation des tches. La lenteur des circuits dinformation
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3.3.5
Fiche danalyse de flux dinformation

FICHE DANALYSE DE FLUX DINFORMATION E A L S U F Le diagramme de circulation de linformation (ou diagramme de flux) permet de reprsenter la circulation de linformation au sein dune structure en identifiant : Les points dmission de linformation, Les points denrichissement et/ou de validation de linformation, Les points dutilisation fr linformation (dcision, traitement spcifique, ). La circulation de linformation pertinente et dans les dlais requis, au sein dune organisation, permet et contribue disposer dun processus efficace de prise de dcision. DEMARCHE Les diagrammes de circulation de linformation permet didentifier trs aisment le transit des principales donnes au sein des entits objet de laudit. Lobjectif tant de pouvoir analyser : La nature de lutilisation pour chaque entit de linformation, La qualit des interfaces entre les entits : Informations circulant sans difficults, Circuits dinformations simples
OBJECTIFS
- Dlais de circulation de linformation dune entit vers une autre rapide
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3.3.6
Fiche danalyse du schma de procdure

C FICHE DANALYSE DU SCHEMA DE PROCEDURES E E R C D
OBJECTIFS
La reprsentation schmatique dune procdure permet de modliser le droulement des oprations ncessaires lexcution dun traitement administratif ou oprationnel en vue den analyser la pertinence et lefficacit de son fonctionnement. La schmatisation dun processus ou dune procdure laide de symboles permet de reprsenter de manire claire les oprations administratives ou oprationnelles et den faire plus facilement le diagnostic. La modlisation dune procdure consiste : Identifier tous les intervenants et acteurs dans cette procdure, Identifier toutes les entres (input) et sorties (output) concernant la procdure (documents, informations, fichiers, ),
DEMARCHE
Dcomposer lensemble des (manuelles ou informatiques),
traitements
en
oprations
lmentaires
Identifier les conditions et tests qui dterminent la nature des oprations, et les expliquer, Identifier les oprations rptitives et les expliquer, Le schma fait ensuite lobjet dune analyse diagnostique qui rvle : des tches redondantes, telles que les contrles en vigueur, les tches non automatises les dlais dexcution plus ou moins longs, le nombre dintervenants.
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Principaux symboles utiliss pour la schmatisation dune procdure

Dcision ou test induisant plusieurs chanes doprations dans une procdure
Flux dinformation sur un support physique (papier, magntique)
Tle transmission dinformation
Mise jour dun fichier
Document papier
Fichier sur disque magntique
Archivage de document
Dlai de traitement ou de ralisation dune opration
Dbut/ Fin dune procdure
Tche
Entre manuelle
Renvoi vers la page suivante
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La schmatisation dune procdure doit permettre sa lecture rapide et facile. Les flches prsentent les flux dinformation doivent dans la mesure du possible : Etre orientes de la gauche vers la droite ou de haut en bas, Ne pas se croiser pour ne pas rendre la lecture difficile et ne pas induire lerreur.
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3.3.7
Fiche dAnalyse dun systme dinformation

FICHE DANALYSE DUN SYSTEME DINFORMATION S E E O M N A A S H OBJECTIFS Les performances dune organisation sont trs dpendantes de la qualit et de la pertinence de son systme dinformation. Lobjectif tant de faire la synthse des caractristiques de ce systme et dvaluer sa contribution et/ou son dfaut de contribution la performance de lorganisation. Lanalyse du systme dinformation consiste schmatiser larchitecture fonctionnelle du systme dinformation, domaine par domaine de lentreprise dans lobjectif de mettre en vidence : les fonctions automatises et les fonctions manuelles, les cycles de traitements les fonctions critiques les principaux fichiers et bases de donnes, les principaux volumes de transactions, larchitecture technique du systme : DEMARCHE matriels, logiciels de base, tlcommunications
La seconde tape vise valuer le systme selon diffrents aspects, et tout particulirement : degr dautomatisation du systme dinformation, disponibilit des fonctions essentielles compte tenu de la stratgie de lentreprise et du degr de satisfaction des utilisateurs, intgration et cohrence du systme dinformation, rapidit et scurit du systme dinformation, cohrence et qualit techniques, gestion prvisionnelle du systme dinformation : existence dun schma directeur informatique, de projets damlioration.
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3.3.8
Fiche danalyse dune application informatique

FICHE DANALYSE DUNE APPLICATION INFORMATIQUE E L N F I A A S H Une application informatique est un ensemble de traitements informatiss dune fonction donne. Son analyse permet didentifier les caractristiques fonctionnelles et techniques essentielles et de vrifier par ailleurs quelle : rpond aux besoins des utilisateurs, leur facilite le traitement des oprations permet de rduire les temps de traitements et donc les temps de cycle (meilleure performance) Lanalyse dune application informatique permet de mettre en vidence ses dfauts ainsi que ses lacunes rpondre aux besoins de ses utilisateurs. Lobjectif tant de rvler : DEMARCHE les manques de fiabilit qui peuvent en rsulter, les dfauts ou insuffisance dintgration, lobsolescence fonctionnelle : lapplication ne correspond plus aux besoins des utilisateurs qui ont volu depuis la conception initiale, lobsolescence technique qui ne permet plus un accroissement des capacits de services rendus.
OBJECTIFS
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3.3.9
Fiche danalyse des emplois et des ressources humaines

FICHE DANALYSE DUNE APPLICATION INFORMATIQUE E L N F I A A S H Lanalyse des emplois et des ressources humaines permet de : OBJECTIFS Faire la synthse des caractristiques du personnel de lorganisation sur la base dune analyse qualitative et quantitative du personnel, Faire la synthse des emplois existants au sein de lorganisation, Confronter les ressources humaines et emplois et en tirer les consquences quant leur adquation et aux mesures mettre en uvre pour pallier aux ventuels carts et incohrences. Lanalyse des emplois et ressources humaines consiste mettre en vidence les caractristiques du personnel de lorganisation en question. Pour cela, on se base sur les informations disponibles au niveau de la base de donnes du personnel. A dfaut, on sattachera faire reconstituer cette base de donnes aux fins dune analyse fiable. Les informations requises concernent : des informations sur les individus telles que les comptences, la qualit du travail, la capacit dencadrement et danimation, les souhaits dvolution, des informations de synthse sur le personnel telles que : DEMARCHE la pyramide des ges, la rpartition Homme/Femme, la structure par catgorie, la structure par qualification, lanciennet dans lorganisation par catgorie, par structure, labsentisme, la rotation en interne, le turnover, la structure des rmunrations, le nombre de congs de maladies par structure, par tranche dge et par sexe,
De mme, cette analyse consistera mettre en vidence les principales particularits qui caractrisent les emplois types de lorganisation, savoir : les sous et/ou surqualifications du personnel pour chaque poste, la mobilit du personnel en interne, la politique de rmunration.
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3.4
Annexe 4 : Modle du plan de la prsentation des conclusions du diagnostic

Objectifs de la mission Prsentation du phasage de droulement de la mission, - Prsentation des modalits de collecte des donnes et des documents, - Prise de connaissance prliminaire, - Identification des risques, - Elaboration de la stratgie daudit, - Travaux danalyse, de tests et de vrification sur le terrain, - Documentation des travaux danalyse et des tests (de contrle et de vrification) - Elaboration des feuilles de rvlation et danalyse des problmes Rsultats du diagnostic par domaines - Points forts / Points faibles (dysfonctionnements) - Recommandations.
44
3.5
Annexe 5 : Modle de rapport daudit oprationnel

La structure du rapport daudit oprationnel peut se prsenter selon le format suivant : Description du contexte de laudit oprationnel et rappel des objectifs Rappel de la stratgie daudit - Les actions audites : contenu et champ - Les documents produits Synthse des rsultats du diagnostic Description et analyse de lexistant Constatations et faits relevs Recommandations et propositions damliorations Annexes - Note dorientation, - FRAP, - Matrice des recommandations.
45

FASCICULE II
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL DES SYSTEMES DORGANISATION
ANNEE 2007
Sommaire
1
1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 Introduction Objectifs Primtre des audits de systmes dorganisation Documentation ncessaire pour laudit des systmes dorganisation Fiches daudit du systme dorganisation Fiches daudit du systme dorganisation Structure Organisationnelle Analyse de lOrganigramme Structure Organisationnelle Analyse des Liens hirarchiques, des Liens Fonctionnels et des Relations Externes Autorit et Prise de Dcision Analyse des Dlgations de Pouvoirs et des Dlgations de Signature Missions et Responsabilits Analyse de la rpartition des attributions et des tches Coordination et Communication Analyse des mcanismes en vigueur 3 3 3 4 6 7 7 9 11 13
15
1
1.1
Introduction
Objectifs
Le prsent guide est destin homogniser la dmarche de conduite des missions daudit des systmes dorganisation au niveau des diffrents Dpartements Ministriels -aussi bien au niveau des Directions Centrales quaux niveaux des Directions Rgionales- et au niveau des Collectivits Territoriales, et/ou toutes autres entits pouvant faire lobjet de missions daudits de systmes dorganisation rentrant dans le domaine dintervention de lIGAT et du CIGM. Ce guide daudit, qui a notre sens, constitue le principal outil de lauditeur, est important deux titres ; dabord, par ce quil permet dorienter et de faciliter les travaux de lauditeur en charge de laudit organisationnel, quel que soit le type de la structure ou entit concerne, objet de laudit. Bien videmment, des adaptations minimes simposeront pour le rendre parfaitement adquat au systme dorganisation audite, ensuite, par ce quil permet duniformiser et dhomogniser lintervention des auditeurs moyennant lutilisation de standards et outils de travail adapts qui permettent de capitaliser les savoir-faire et expertise et dassurer leur transfert.
1.2
Primtre des audits de systmes dorganisation

Une organisation peut se dfinir par sa structure organisationnelle qui permet de relier les diffrents lments qui la composent, les uns aux autres. Ces liens et coordination entre les diffrentes composantes de lorganisation permettent de : dfinir et de reprsenter les relations hirarchiques et mme fonctionnelles entre les divers acteurs de lorganisation, visualiser la rpartition des responsabilits et les missions correspondantes chacune des structures, mettre en vidence les fonctions oprationnelles des fonctions supports, et de permettre, par ailleurs, une bonne et/ou mauvaise diffusion de linformation en son sein. Les systmes dorganisation peuvent revtir plusieurs formes plus ou moins complexes, selon la taille et lge de lorganisation en question, sa stratgie et ses objectifs de dveloppement, sa raison dtre et ses missions, les technologies quelle utilise, ses moyens et ressources, et son environnement. Auditer un systme dorganisation dune entit permet alors de comprendre comment une organisation mobilise ses moyens au service de ses objectifs.
Il importe alors, dans le cadre dun audit oprationnel de systme dorganisation, de bien cerner et comprendre la configuration de la structure organisationnelle et de ses composantes qui constituent le primtre essentiel de ce type daudit. Lobjectif tant danalyser et de mettre en vidence, les dysfonctionnements et/ou lments de contre-performance lis (aux) : composantes structurelles de lorganigramme et la forme de lorganigramme, liens hirarchiques lorganigramme, et fonctionnels des diffrentes composantes de
fonctionnement de lorganisation (missions et attributions), lautorit et au systme de management qui en dcoule, la spcialisation des fonctions et la sparation des responsabilits, les mcanismes de coordination, de concertation et de communication en vigueur
1.3
Documentation ncessaire pour laudit des systmes dorganisation

Laudit dun systme dorganisation ncessite, pour lauditeur, davoir sa disposition et dobtenir : Les textes de lois rgissant lorganisation en question, Les rapports dactivits, Les P.V de conseils dadministration, lorganigramme de la structure (organisation) concerne, la description des principales missions et responsabilits pour chaque composante de lorganigramme, la description des modalits de fonctionnement de lorganisation, la description de lorganisation des procdures de gestion, le descriptif des mcanismes de coordination et de communication en vigueur, la rpartition des effectifs par grade, entre les diffrentes structures de lorganigramme, linventaire des applications informatiques oprationnelles et leurs descriptifs succincts.
Cette liste nest videmment pas exhaustive et pourra tre largie pour comprendre dautres documents, selon les besoins danalyse, tels que les tableaux de bords et reporting, le taux de turn over, Ces documents permettront lauditeur de simprgner de lorganisation en vigueur et de bien cerner les problmatiques apparentes quil pourra soit confirmer, soit infirmer lors de ses investigations sur le terrain.
Fiches daudit du systme dorganisation

Lutilisation du guide daudit du systme dorganisation permettra de guider et de faciliter lintervention des auditeurs sur le terrain. Les fiches daudit ci-aprs labores, seront utilises selon lordre de leur prsentation en vue dune bonne comprhension du systme dorganisation audit. De mme, au fur et mesure que lauditeur droulera ces questionnaires, il documentera ces travaux et renseignera les colonnes prvues cet effet. Quand une question donne ncessite un argumentaire plus labor, il procdera une rfrentiation de ses papiers de travail et renverra vers son dossier de travail pour justifier et argumenter ses conclusions. La finalit pour lauditeur tant de documenter lensemble de ses travaux et de rpondre aux diffrentes questions quant la structure de lorganisation et ses caractristiques, en renseignant et spcifiant : les modalits dorganisation entre les diffrentes units qui composent la structure organisationnelle et le choix de rpartition des moyens humains et matriels mis en uvre entre ces diffrentes units. les tches qui doivent tre accomplies dans lorganisation et mettre en vidence les modalits de coordination de ces tches entre les diffrents acteurs de lorganisation, les liens hirarchiques qui impliquent la dfinition de liens de subordination entre les diffrents lments, les liens fonctionnels entre les diffrentes structures de lorganisation, les principales fonctions de chaque structure de lorganigramme, la spcialisation des entits et leur coordination, laffectation des effectifs, la formalisation des activits.
2.1
2.1.1
Fiches daudit du systme dorganisation

Structure Organisationnelle Analyse de lOrganigramme
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL I E I TO E
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DU SYSTEME DORGANISATION

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ANALYSE DE LORGANIGRAMME
CODE FICHE VERSION PAGE

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.ORG.01 05 JUIN 06 1/2

Justification de rponses ngatives :
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA STRUCTURE DORGANISATION ET SES CARACTERISTIQUES Existe-t-il un document officiel fixant lorganisation, les attributions & missions, et effectifs allous chaque entit de lorganigramme ? Dcrire ventuellement les spcificits qui ressortent de la premire lecture de lorganigramme. Si lorganigramme existe, est-il diffus au niveau de toutes les structures de lorganisation ? Est-il connu de tous les acteurs de lorganisation ? Chaque structure a-t-elle un exemplaire de cet organigramme, et a-t-elle connaissance de lorganisation de ses entits ? Quel est le nombre de structures rattaches la Direction ou aux instances suprieures de lorganisation en question ? Existe-t-il un manuel dorganisation ? Si oui, dcrire ses composantes La structure dorganisation dfinit-elle le mode dorganisation entre les diffrentes units qui composent lorganisation ainsi que le choix de rpartition des moyens humains et matriels mis en uvre entre ces diffrentes units ? Lorganisation en vigueur reflte-t-elle la vision stratgique de la Direction et le Style de Management en vigueur ? Dcrire succinctement le style de management pratiqu au sein de lOrganisation (directif, excutif, mixte) La lecture de lorganigramme laisse-t-elle apparatre les postes de responsabilits vacants ? Lorganigramme en vigueur fait-il apparatre clairement les activits oprationnelles des activits de support ?

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ANALYSE DE LORGANIGRAMME

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.ORG.01 05 JUIN 06 2/2

Guide dexploration
A C R I S T S SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA STRUCTURE DORGANISATION ET SES CARACTERISTIQUES T L I U
Existe-t-il une rpartition quitable entre les structures reprsentant les activits oprationnelles de lorganigramme, en termes dentits, de tches, deffectifs et dquipements et outils de travail ? Lexamen de lorganigramme fait-il apparatre lexistence de structures de contrle et de pilotage ? Ces structures sont-elles rattaches la Hirarchie suprieure de lorganisation audite ? La lecture de lorganigramme laisse-t-elle apparatre des postes permanents et /ou des postes provisoires ? La lecture de lorganigramme permet-elle de dfinir les relations hirarchiques et fonctionnelles entre les diffrentes structures de lorganisation en question ? Cf. F.Org 02 Le positionnement hirarchique (Direction, Dpartement, Division, Service, ou Cellule) est-il apparent au niveau de lorganigramme ? Est-ce que toutes les entits de lorganigramme sont oprationnelles ? Les effectifs alloues aux diffrentes entits de lorganisation vous paraissent-elles suffisantes eu gard les missions qui leur sont imparties ?
2.1.2
Structure Organisationnelle Analyse des Liens hirarchiques, des Liens Fonctionnels et des Relations Externes
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
DES LIENS HIERARCHIQUES, ANALYSE FONCTIONNELS ET RELATIONS EXTERNES

DU
: : :
F.ORG.02 05 JUIN 06 1/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
RELATIVES AUX RELATIONS STRUCTURES DE LORGANIGRAMME C S N M
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS
HIERARCHIQUES
ENTRE LES DIFFERENTES
La lecture de lorganigramme permet-elle de mettre en vidence les liens hirarchiques et les diffrentes relations de subordination entre les diffrentes structures de lorganigramme ? La ligne hirarchique est-elle importante (rduite ou large) ? Comment est assure la transmission des dcisions et des instructions ? Comment sont matrialises les relations hirarchiques au niveau de lorganigramme ? Les relations hirarchiques sont-elles formalises dans un document officiel sign par la Direction ou les hautes instances de lorganisation en question ? Existe-t-il des postes qui ont plus dun responsable hirarchique ? comment cela-est-il argument ? Les niveaux apparents ? de responsabilit sont-ils clairement
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX LIENS FONCTIONNELS ENTRE LES DIFFERENTS STRUCTURES DE LORGANIGRAMME N M La lecture de lorganigramme permet-elle de reprer les diffrents liens fonctionnels entre les diffrentes entits de lorganigramme ? Ces liens fonctionnels sont-ils formaliss dans un document officiel sign par la Direction ou par les instances suprieures de lorganisation concerne ? Ces liens fonctionnels sont-ils cohrents eu gard la rpartition des responsabilits et attributions en vigueur ?

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
DES LIENS HIERARCHIQUES, ANALYSE FONCTIONNELS ET RELATIONS EXTERNES

DU
: : :
F.ORG.02 05 JUIN 06 2/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES AUX RELATIONS EXTERNES T L I L R S Existe-t-il des structures au niveau de lorganigramme qui ont des relations externes (avec dautres organismes ou partenaires) ? Quels sont ces partenaires, et en quoi consistent ces relations externes pour chaque type des structures (Support, Oprationnel, Contrle et Pilotage) ? Ces relations externes sont-elles rgies par des procdures, conventions ou autres ?
10
2.1.3
Autorit et Prise de Dcision Analyse des Dlgations de Pouvoirs et des Dlgations de Signature
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

AUTORITE ET PRISE DE DECISION ANALYSE DES DELEGATIONS DELEGATIONS DE SIGNATURE
DE POUVOIRS/

DU
: : :
F.ORG.03 05 JUIN 06 1/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX DELEGATIONS DE POUVOIRS

Les textes lgislatifs et rglementaires portant organisation de la structure en question prvoit-elle des dlgations de pouvoirs ? Si la rponse la question prcdente est ngative, le directeur de lorganisation audite a-t-il jug utile de dlguer certains de ces pouvoirs certains de ces collaborateurs ? Si la rponse la question prcdente est positive, ces dlgations de pouvoirs sont-elles formalises et signes par le dlgant (Directeur de lorganisation audite)? Quel est le nombre de dlgations de pouvoirs et celui des dlgataires ? Quand les dlgations de pouvoirs ne sont pas formalises, peuvent-elles tre orales ? Des tmoins peuvent-ils en tre tmoins ? Les dlgations de pouvoirs crites sont-elles nominatives ? Si la rponse la question prcdente est affirmative, la cessation de fonction du dlgataire met-elle fin la dlgation de pouvoir ? La cessation de fonction du dlgant met-elle fin la dlgation de pouvoir ? La dlgation de pouvoirs prend-elle fin par :
-
modification de la situation des dlgant et dlgataire renonciation du dlgataire rvocation du dlgant simple dnonciation du dlgant
Les domaines de dlgations de pouvoirs sont-ils clairement dfinis dans la dlgation de pouvoir ? Les actes de gestion sont-ils dfinis de manire prcise au niveau de la dlgation de pouvoir ? Quels sont les actes concerns par la dlgation de pouvoirs ?
11

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

AUTORITE ET PRISE DE DECISION ANALYSE DES DELEGATIONS DELEGATIONS DE SIGNATURE
DE POUVOIRS/

DU
: : :
F.ORG.03 05 JUIN 06 2/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
U SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX DELEGATIONS DE POUVOIRS - SUITE T L I L A I S
Le dlgataire concern par la dlgation de pouvoir dispose-t-il de toutes les comptences requises et de lautorit ncessaire pour laccomplissement des missions qui lui sont alloues dans le cadre de la dlgation de pouvoir ? En cas dabsence du dlgataire, est-il prvu une 2 dlgation de pouvoir un autre dlgant signe par lordonnateur ou existe-til une note de service signe par lordonnateur dans ce sens ? Cette dlgation de pouvoir est-elle limite dans le temps ? prendelle effet systmatiquement ds que le premier dlgataire sest absent ? ou fait-elle lobjet dune note de service loccasion ?
me
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX DELEGATIONS DE SIGNATURE

Dans le cadre de lorganisation interne, est-il prvu des dlgations de signature et des autorisations de signature ? par quels documents sont matrialises les dlgations de signature et les autorisations de signature ? N.B : Une autorisation de signature correspond aux attributions normales des responsables dentits (chefs de dpartements, chefs de divisions, chefs de services) lorsque celles-ci ne comportent pas l'exercice de pouvoirs de dcision (note d'information, notification, d'actes administratifs, lettre missive ou ampliation) Ces dlgations de signature sont-elles signes par lordonnateur ? Les dlgations de signature sont-elles nominatives ? Ces dlgations de signature deviennent-elles caduques au changement des titulaires de fonctions ? Les dlgations de signature consistent-elles autoriser un ou plusieurs fonctionnaires, subordonns l'autorit dlgante (ordonnateur), signer certaines dcisions sous le contrle et la responsabilit de cette autorit ? Ces dlgations de signature sont-elles prvues dans le cadre des textes rglementaires portant organisation de lentit concerne ? La dlgation de signature concerne-t-elle des actes relevant de la gestion quotidienne pour des priodes ponctuelles et limites dans le temps en cas dabsence du dlgant ? La dlgation de signature indique-t-elle les actes qui ne rentrent pas dans la dlgation ?
12
2.1.4
Missions et Responsabilits Analyse de la rpartition des attributions et des tches

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

MISSIONS ET RESPONSABILITES ANALYSE DE LA REPARTITION DES ATTRIBUTIONS ET TACHES

DU
: : :
F.ORG.04 05 JUIN 06 1/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX MISSIONS DES STRUCTURES DE LORGANIGRAMME

Les missions correspondant chaque structure de lorganigramme sont-elles notifies dans un document officiel sign par lautorit suprieure (ordonnateur de lorganisation en question ? Les structures de lorganigramme fonctionne-t-elles et oprent-elles conformment aux descriptifs officiels des missions ? Si la rponse la question prcdente est ngative, dcliner les carts et les expliquer. Le descriptif de lexistant relatif aux attributions des diffrentes structures fait-il ressortir :
-
des doubles emplois entre deux ou plusieurs postes de travail, des cumuls de tches ou de fonctions au niveau dun mme poste de travail, des chevauchements entre deux ou plusieurs postes de travail, une dilution des responsabilits
Si la rponse est affirmative, argumenter par des exemples concrtas pour chacune des questions. Les tches et attributions au niveau des postes de travail sont-elles stables ? peut-elles faire lobjet de redfinition ou dajustement ou encore dlargissement de responsabilit ? Si la rponse est affirmative, illustrer par des exemples concrets ? Existe-il une fiche de fonction pour chaque poste de lorganisation ? Si oui, ces fiches de fonction sont-elles connues et matrises par les titulaires de postes concerns ? Les fiches de fonction sont-elles rgulirement mises jour ? A quand remonte la dernire mise jour ?
13

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

MISSIONS ET RESPONSABILITES ANALYSE DE LA REPARTITION DES ATTRIBUTIONS ET TACHES

DU
: : :
F.ORG.04 05 JUIN 06 2/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
A E SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX MISSIONS DES STRUCTURES DE LORGANIGRAMME - SUITE T L I I S U M
Les procdures de gestion sont-elles formalises dans un document officiel (manuel de procdures) ? Ce manuel est-il mis la disposition de tous les gestionnaires et est-il connu de tous les acteurs, chacun pour la partie qui le concerne ? Les procdures dactivits ? sont-elles rpertories par domaine
sont-elles exhaustives et couvrent-elles tous les actes de gestion ? Les acteurs sont-ils bien identifis ? Les oprations sont-elles dcrites dans chronologique et logique de leur intervention ? lordre
Les rgles de gestion font-elles lobjet de fiches descriptives dtailles annexes aux procdures ? Les procdures de gestion sont-elles rgulirement mises jour ? A quand remonte la dernire mise jour de ces procdures ?
14
2.1.5
Coordination et Communication Analyse des mcanismes en vigueur

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

COORDINATION ET COMMUNICATION ANALYSE DES MECANISMES DE EN VIGUEUR COORDINATION

DU
: : :
F.ORG.05 05 JUIN 06 1/1
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX MECANISMES DE COORDINATION T L I E M D I

Les mcanismes de coordination et de communication sont-ils formaliss dans un document officiel ? Se traduisent-ils par des runions priodiques et rgulires ? ou par des runions ponctuelles improvises pour grer des vnements durgence et des cas de crise ? Sil sagit de runions priodiques, quel en est la frquence ? Ces runions de coordination sont-elles verbalises ? Qui en assure le secrtariat et ltablissement des Procs Verbaux ? Ces runions concernent-elles tous les niveaux hirarchiques de lorganisation ? Existe-t-il une structure ddie assurer cette coordination au niveau de lorganisation audit ? Sagit-il dune entit prenne ou provisoire ? comment-elle matrialise entit au niveau de lorganigramme, Comit, Commission, .)
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX MECANISMES DE COMMUNICATION T L I E M U I

Les actions de communication font-elle lobjet dune rflexion stratgique ? Les actions de communication sont-elles notifies dans un plan de communication (document officiel) sign par lordonnateur ? Quel budget est ddi aux actions de communication ? Existe-il une structure au niveau de lorganigramme ddie assurer la communication (interne et externe) au niveau de lorganisation audite ? Cette structure est-elle rattache la plus haute instance de lorganigramme ? Si la rponse est ngative, prciser son rattachement et lexpliquer. Quels sont les supports et moyens de communication mis la disposition des diffrentes structures de lorganisation audite, pour la communication en interne (Intranet, Internet, panneau daffichage, notes de services, journal interne, runions dinformation....)? Ces supports de communication sont-ils gnraliss
15

FASCICULE III
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL DES SYSTEMES DINFORMATION
ANNE 2007
Sommaire
1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 Introduction Objectifs Primtre des audits des systmes dinformation Documentation ncessaire pour laudit des systmes dinformation Fiches daudit des systmes dinformation Chapitre 1 : Guide dAudit relatif lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Prambule Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Structure Organisationnelle Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Existence dun plan informatique Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Investissements informatiques Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Conformit aux exigences lgales (lois et rglementations en vigueur Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Architecture Fonctionnelle du SI Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Applications Informatiques Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Scurit Informatique Chapitre 2 : Guide dAudit des Acquisitions Informatiques (Matriels et Applications) et Installations Prambule Fiche dAudit relative lAcquisition Informatique (Matriels et Applications) et Installations Acquisition des Matriels Informatiques Fiche dAudit relative lAcquisition Informatique (Matriels et Applications) et Installations Acquisition des Applications Informatiques Fiche dAudit relative lAcquisition Informatique (Matriels et Applications) et Installations Dveloppement des Applications Informatiques Chapitre 3 : Guide dAudit de Maintenance et dExploitation (des systmes applicatifs et quipements informatiques) Prambule Fiche dAudit relative la Maintenance et lExploitation des Systmes Applicatifs et des Equipements Informatiques Maintenance des Equipements et des Applications Fiche dAudit relative la Maintenance et lExploitation des Systmes Applicatifs et des Equipements Informatiques Contrle et suivi Fiche dAudit relative la Maintenance et lExploitation des Systmes Applicatifs et des Equipements Informatiques Satisfaction des Utilisateurs 3 3 3 5 6 7 7 8 11 13
14 15 16 18 21 21 22 23
2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4
24 25 25
2.3 2.3.1 2.3.2
26 27
2.3.3 2.3.4
28
1
1.1
Introduction
Objectifs
Le prsent guide est destin homogniser la dmarche de conduite des missions daudit des systmes dinformation au niveau des diffrentes Collectivits Locales, Directions Centrales du Ministre de lIntrieur, et/ou toutes autres entits pouvant faire lobjet de missions daudits de systmes dinformation rentrant dans le domaine dintervention de lIGAT. Ce guide daudit, qui notre sens, constitue le principal outil de lauditeur, est important deux titres : dabord, par ce quil permet dorienter et de faciliter les travaux de lauditeur en charge de laudit des systmes dinformation, quel que soit le type de la structure ou entit concerne, objet de laudit. Bien videmment, des adaptations minimes simposeront pour le rendre parfaitement adquat au systme dinformation du site audit, ensuite, par ce quil permet duniformiser et dhomogniser lintervention des auditeurs de lIGAT moyennant lutilisation de standards et outils de travail adapts qui permettent de capitaliser les savoir-faire et lexpertise existants et den assurer leur transfert.
1.2
Primtre des audits des systmes dinformation

La performance dùne organisation est fonction de la qualit et de la pertinence de son systme dìnformation, quelque soit sa structure organisationnelle. Un systme dinformation est une partie intgrale de lorganisation. Cest un ensemble de procdures permettant le recueil, le traitement, la mmorisation, la restitution et la communication de linformation des acteurs internes ou externes. Auditer un systme dinformation dune organisation consiste en une analyse de faits, situations et informations par rapport des rfrentiels internes (politique interne et organisation en matire des systmes dinformation) ou externes (en rfrence aux rglementations et lois en vigueur), de manire mettre en vidence les carts ou dysfonctionnements tout en recherchant les causes et les consquences en termes de risques et de cots. Làudit des systmes dìnformation doit permettre de dgager les particularits et les proprits qui le caractrisent et dàpprcier, par ailleurs, sa contribution au bon fonctionnement et aux performances de lòrganisation. Auditer les systmes dinformation revient auditer les composantes qui le constituent, savoir : Lexamen de l'organisation de la structure en charge des systmes dinformation, Lexamen des procdures lies au dveloppement, Lexamen des procdures lies lexploitation des applications informatiques
Lexamen des fonctions techniques, Lexamen des activits de contrle sur la protection et la confidentialit des donnes.
A titre dillustration, laudit de l'environnement informatique, permet dvaluer les risques des systmes d'information ncessaires au fonctionnement des applications. Par exemple : Scurit physique, scurit logique, scurit des rseaux, plan de secours, laudit dune application informatique permet dvaluer les risques de cette application laudit dune application en cours de dveloppement permet dassister lquipe de projet valuer les risques lors des diffrentes tapes de ralisation dune application informatique et proposer des mesures de rduction et de contrle des risques importants.
En rsum, laudit oprationnel des systmes dinformation permet de vrifier, apprcier et valider : la cohrence et ladquation de lorganisation des systmes dinformation en vigueur et de ses composantes, la cohrence des systmes dinformation par rapport aux objectifs de lOrganisation (Collectivit Locale) audite ladquation des choix et investissements informatiques (hardware et software) par rapport aux besoins de lorganisation et des diffrents gestionnaires et utilisateurs ( tous les niveaux), lexistence dun plan de dveloppement informatique moyen terme, les domaines dactivits couverts par linformatique et le degr dinformatisation de ces activits au niveau de lorganisation objet de laudit (collectivits locales), lefficacit et les comptences des services informatiques, les performances des matriels et logiciels.
Lobjectif tant danalyser et de mettre en vidence, les dysfonctionnements et/ou lments de contre-performance lis (aux) : progrs technologiques au niveau de lorganisation informatique, linformatisation des activits, la ncessit de contrler les systmes dinformation, la ncessit daccrotre la scurit des systmes dinformation, lobligation doptimiser les systmes dinformation.
1.3
Documentation ncessaire pour laudit des systmes dinformation

Laudit dun systme dinformation ncessite, pour lauditeur, davoir sa disposition et dobtenir : lorganisation de la structure informatique, et les effectifs qui lui sont alloues, le schma directeur informatique, sil existe, la charte informatique en vigueur au niveau du site audit, si elle existe, larchitecture du systme dinformation et ses composantes, la liste des activits et processus, le parc informatique (matriel), linventaire des applications informatiques oprationnelles et leurs descriptifs succincts.
Cette liste nest videmment pas exhaustive et pourra tre largie pour comprendre dautres documents, selon les besoins danalyse, tels que les tableaux de bords et reportings dcisionnels, le taux de turnover des ressources informatiques, Ces documents permettront lauditeur de simprgner des systmes dinformation en vigueur et de bien cerner les problmatiques apparentes quil pourra soit confirmer, soit infirmer lors de ses investigations sur le terrain.
Fiches daudit des systmes dinformation

Lutilisation du guide daudit du systme dinformation permettra de guider et de faciliter lintervention des auditeurs sur le terrain, soit au niveau des collectivits locales, soit au niveau des directions centrales du Ministre de lintrieur. Les fiches daudit ci-aprs labores, seront utilises selon lordre de leur prsentation en vue dune bonne comprhension du systme dinformation en vigueur au sein du site audit. Le guide daudit des systmes dinformation, dvelopp ci-aprs, sarticule autour de quatre volets que nous estimons importants au niveau de lorganisation dune collectivit locale et impratifs pour son bon fonctionnement. Ces volets concernent des thmes qui sont essentiels dans le cadre de la gestion des systmes dinformation au niveau des collectivits locales et permettent de vrifier et de sassurer de (du) : lintgrit et la fiabilit des informations, la scurit et la protection des lments du systme dinformation (matriels et applications informatiques, respect des procdures et rgulations en vigueur en matire de gestion et de management des systmes dinformation.
Pour cela, les guide daudit des systmes dinformation sera articul autour des trois chapitres suivants : Chapitre 1 : Audit de lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Chapitre 2 : Audit des Acquisitions Informatiques (Matrielles et Applications) et Installations y affrentes Chapitre 3 : Audit de Maintenance et dExploitation (des systmes applicatifs et des quipements informatiques)
De mme, au fur et mesure que lauditeur droulera ces questionnaires, il documentera ces travaux et renseignera les colonnes prvues cet effet. Quand une question donne ncessite un argumentaire plus labor, il procdera une rfrentiation de ses papiers de travail et renverra vers son dossier de travail pour justifier et argumenter ses conclusions. La finalit pour lauditeur tant de documenter lensemble de ses travaux et de rpondre aux diffrentes questions quant la structure du systme dinformation et ses caractristiques, en renseignant et spcifiant : la compatibilit des systmes dinformation avec les objectifs de lorganisation audite, les caractristiques du systme dinformation (tant en ce qui concerne les aspects lis aux logiciels (software) quaux matriels et organisationnels, lorganisation gnrale dinformation, de la structure informatique et des systmes
Le dcoupage du systme dinformation. les procdures de choix, dacquisition et/ou de dveloppement et de maintenance des applications informatiques, logiciels, ou encore progiciel, Lenvironnement de production informatique,
La scurit, la fiabilit et lintgrit des donnes et procdures du systme dinformation,
2.1
Chapitre 1 : Guide dAudit relatif lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation

Prambule
La premire tape de laudit oprationnel des systmes dinformation est la prise de connaissance de lorganisation informatique et des systmes dinformation de lorganisation audite. Il sagit notamment de connatre et dapprcier : la structure organisationnelle charg des systmes dinformations et ses composantes (entits, effectifs, quipements et ressources (matriels, applications, et humaines), les missions, objectifs et finalits de la structure en charge de linformatique et des systmes dinformation, le plan Informatique et/ou schma directeur en vigueur, larchitecture informatique, la conformit aux exigences lgales, la scurit informatique.
2.1.1
Pour mener bien sa mission daudit de lorganisation informatique et des systmes dinformation, lauditeur doit pouvoir se mettre disposition : Lorganigramme de la structure en charge de linformatique et des systmes dinformations, Les fiches de fonctions des diffrents responsables rattachs la structure en charge de linformatique et des systmes dinformation, Les informations ayant trait aux objectifs, politiques et orientations en matire de systmes dinformation et dinformatique, Les plans informatiques et schmas directeurs sils existent, Larchitecture et la cartographie des systmes dinformation, La liste des quipements informatiques (matriels, logiciels, applications), La charte informatique si elle existe, Les procdures de scurit informatique.
Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit de lorganisation informatique et systmes dinformation sont : Les responsables informatiques et systme dinformation de lorganisation audite, Les hautes instances de lorganisation audite, Un chantillon reprsentatif des utilisateurs et gestionnaires concerns par linformatique et les systmes dinformation.
2.1.2
Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Structure Organisationnelle
D DT I N GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DU SYSTEME DINFORMATION

ORGANISATION INFORMATIQUE ET DES SYSTEMES DINFORMATION STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

Rponse s: Oui/non
DU
: :
F.SI.01 Oct 06
: 1/3
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE T L I U A T
Quelle est la structure organisationnelle en charge de linformatique et des systmes dinformation au niveau de lorganisation audite ? A qui est rattache cette structure ? Quel est son statut au niveau de lorganigramme (Direction, Division, Service) ? Quelle est la relation entre la plus haute instance de lorganisation, la structure SI et les structures mtiers et supports de lorganisation ? Cette entit estelle organise en plusieurs divisions ou services ? Lister ces entits ou services et leur effectif Dcrire brivement les responsabilits, missions et attributions de la structure charge de linformatique et des systmes dinformation Les missions et responsabilits de la structure en charge de linformatique et des systmes dinformation, sontelles explicites et claires ?
Existe-t-il un document officiel (fiche de fonction) fixant les attributions et les missions de chaque entit rattache la structure en charge de linformatique et des systmes dinformation ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer comment est dfini le champ dintervention de la structure en charge de linformatique et des systmes dinformation ?
Ces fiches de fonction sont-elles diffuses aux diffrents responsables de lentit en charge de linformatique et des systmes dinformation ? Ces fiches de fonctions (ou autre document similaire) est-il connu de tous les acteurs de la structure en charge de linformatique et des systmes dinformation ? Si la rponse cette question est ngative, argumenter et expliquer
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s: Oui/non
DU
: : : 2/3
F.SI.01 Oct 06
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Quel est leffectif allou la structure en charge de linformatique et systmes dinformation ?cet effectif vous parait-il suffisant eu gard les missions qui sont dfinies au niveau des fiches de fonction ? Le personnel allou la structure en charge du systme dinformation possde-t-il les comptences techniques requises -lui permettant de russir au mieux ses missions et responsabilits- : Trs bonne connaissance de lorganisation audite (Collectivit Locale et /ou autre) et de ses activits Trs bonne connaissance de la rglementation en vigueur Maitrise des procdures de gestion en vigueur Matrise des architectures informatiques et des outils informatiques (systme de base de donnes, etc.) Matrise des techniques de conception, de dveloppement, de test des applications informatiques, Matrise de la mthode de conduite de projet et les outils associs, Savoir anticiper les difficults et agir, Savoir grer des projets complexes, Savoir communiquer et ngocier avec les autres structures de lorganisation
Le personnel informatique suit-il des actions de formations de mise niveau pour accompagner le dveloppement des systmes dinformation ? Si la rponse cette question est positive, dcrire les actions de formation qui ont t menes et leurs relations avec les activits de la structure en charge de linformatique et des systmes dinformation Si la rponse cette question est ngative, argumenter et expliquer (est-ce li une problmatique de budget)
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s: Oui/non
DU
: : : 3/3
F.SI.01 Oct 06
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Quels sont les diffrents matriels, logiciels et supports utiliss par le systme dinformation ? Identifier les principales architectures techniques Donner la liste des matriels et logiciels informatiques existant au niveau de lorganisation audite. Sont-ils tous oprationnels ? nouvellement dvelopps ?
Existe-t-il des documentations utilisateurs et de gestion des diffrentes applications informatiques ? Ces documentations utilisateurs, sont-elles mises disposition de toutes les entits qui utilisent les applications informatiques ?
10
2.1.3
Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Existence dun plan informatique
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ORGANISATION DINFORMATION EXISTENCE
INFORMATIQUE ET DES SYSTEMES

DU
: : :
F.SI.02 Oct 06
DUN PLAN SCHEMA DIRECTEUR
INFORMATIQUE
ET/OU
Guide dexploration
Rponses : Oui/non
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS S I

DIRECTEUR C U
T N E T RELATIVES A LEXISTENCE DUN PLAN INFORMATIQUE ET/OU DUN SCHEMA E T E X
Lorganisation audite dispose-t-elle dun plan stratgique ou dun schma directeur long terme ?
informatique
Ce plan informatique ou schma directeur informatique comporte-t-il tous les informations relatives au budget ddi linformatique, aux domaines dactivit couverts, aux effectifs allous linformatique, aux moyens de scurit et de sauvegarde des donnes, aux technologies dinformation utilises et celles prvisionnelles, aux projets en cours et ceux prvus, ) Si la rponse cette question est oui, ce schma directeur long terme, est-il esquiss rgulirement en plans informatiques court terme (annuels)? Le plan informatique ou le schma directeur dclinet-il les objectifs court et moyen termes (les dcrire succinctement). Le plan informatique ou schma directeur couvre-t-il tous les domaines de gestion de lorganisation audite (activits support et activits oprationnelles)? Enumrer les domaines couverts, les bases de donnes et les applications correspondantes.
Le schma directeur comporte-il un descriptif de la politique gnrale et des orientations stratgiques en matire de management des systmes dinformation de lorganisation audite ? Le schma directeur comprend-t-il : Un descriptif fonctionnel de chaque domaine identifi (activits oprationnelles et activits support) dactivit
Une tude faisabilit permettant de prvoir les moyens humains, matriels et logiciels ncessaires la mise en uvre des actions dfinies dans ltude fonctionnelle ?
Les plans informatiques court et moyen termes sont-ils diffuss aux gestionnaires et utilisateurs futurs concerns dans lorganisation audite ?
11
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ORGANISATION INFORMATIQUE ET DES SYSTEMES DINFORMATION
EXISTENCE DUN PLAN INFORMATIQUE ET/OU DUN SCHEMA DIRECTEUR

DU
: : : 2/2
F.SI.02 Oct 06
Guide dexploration
Rponses : Oui/non
R A SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LEXISTENCE DUN PLAN INFORMATIQUE ET/OU DUN SCHEMA T L I X DIRECTEUR C U
Le plan informatique court terme prend-il en considration les modifications organisationnelles, les volutions technologiques et les exigences de la rglementation en matire de technologies de linformation ? Les plans informatiques long et court terme sont-ils rgulirement actualiss pour les adapter aux volutions technologiques ? Le schma directeur prvoit-il une documentation approprie qui sert de support aux projets informatiques ? Lorganisation a-t-elle mis en place des points de contrle pour sassurer que les objectifs et les plans long et court terme informatiques sont toujours conformes aux objectifs et aux plans stratgiques long et court terme de lorganisation ? Est-ce que les propritaires des processus et lencadrement suprieur effectuent une revue des plans informatiques et donnent leur approbation ? La direction tient-elle, au moins deux fois par an, des runions avec le comit directeur pour contrler lapplication du schma directeur et des plans informatiques court terme et les rviser si ncessaire ? Le plan informatique long terme est-il modifi rgulirement pour ladapter en fonction des modifications qui interviennent dans le plan stratgique long terme de lorganisation et des changements des technologies de linformation ?
12
2.1.4
Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Investissements informatiques
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ORGANISATION INFORMATIQUE ET DES SYSTEMES DINFORMATION GESTION DES INVESTISSEMENTS INFORMATIQUES

Rponse s: Oui/non
DU
: : : 1/1
F.SI.03 Oct 06
Guide dexploration
M U SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX BUDGETS ALLOUES AUX INVESTISSEMENTS INFORMATIQUES T L I D T S E N
La hirarchie suprieure (ou hautes instances) de lorganisation audite dfinit-elle un budget dtaill ddi linformatique, au dbut de chaque anne ? Si la rponse est ngative, sur quelle base se fait lengagement des dpenses informatiques ? Si la rponse est positive, Ce budget, est-il tabli en rfrence aux actions prvues dans le plan informatique ?
Quelle est la procdure pour ltablissement du budget informatique ? Lister les principales rubriques du budget fonctionnel et dinvestissement ? Quel est, en terme de pourcentage par rapport au budget global, le budget annuel allou aux investissements informatiques ? Le budget informatique est-il utilis pour lacquisition et le dveloppement des logiciels et matriels informatiques? Si la rponse cette question est ngative, indiquer la nature de ces dpenses. Est-il procd une tude de faisabilit avant dentamer de nouveaux investissements ? Les cahiers de charges pour lacquisition de nouveaux quipements informatiques (applications et matriels) sont-ils clairs et prcis en termes des performances, rsultats et outputs attendus.
13
2.1.5
Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Conformit aux exigences lgales (lois et rglementations en vigueur
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ORGANISATION INFORMATIQUE ET DES SYSTEMES DINFORMATION EXIGENCES LEGALES

Rponses : Oui/non
DU
: : : 1/1
F.SI.04 Oct 06
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AUX RESPECT DES EXIGENCES LEGALES
Les exigences lgales en matire de gestion des licences et de logiciels sont-elles respectes ? Ces exigences lgales et rglementaires en vigueur sont-elles documentes au niveau de lorganisation ? Des actions de sensibilisation et de formation -sur les risques qui peuvent tre encourues par lorganisation- sont-elles organises au profit du personnel de lorganisation audite ? Risque technique et de scurit Logiciels de provenance inconnue = pas de matrise complte du parc logiciel Risques de virus, parfois mme intentionnels, sur les copies illgales commercialises sur Internet ou copies de poste poste, risques dintrusion. Pas daccs aux services automatiques de mises jour et de correctifs de scurit Pas de support technique de la part de lditeur, pas dinterlocuteur revendeur ou service en cas de problme. La rputation et la prennit de lorganisation peut tre entache auprs : des collaborateurs en interne dabord, mais aussi auprs des clients, fournisseurs, des partenaires et publics cibles (crdibilit de la Collectivit Locale en jeu du fait du manque de srieux et manque de respect la loi),
Risque dimage et de rputation -
Risques financiers En cas de contrle par les instances habilites : saisie descriptive par huissier de justice Procdures judiciaires coteuses. Sanctions pnales (amendes prvues par la Loi) et civiles (dommages et intrts), etc.
14
2.1.6
Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Architecture Fonctionnelle du SI
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ORGANISATION INFORMATIQUE ET DES SYSTEMES DINFORMATION ARCHITECTURE FONCTIONNELLE

Rponses : Oui/non
DU
: : :
F.SI.05 Oct 06
Guide dexploration
I E U E R N SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA DEFINITION DE LARCHITECTURE DES INFORMATIONS T L I I
Dcrire larchitecture fonctionnelle des systmes dinformation ? Cette architecture rpond elle aux besoins des utilisateurs ? Quels sont les domaines dactivit couverts par linformatique ? Pour chaque sous systme dinformation, Dcrire lexistant et identifier les contraintes techniques de confidentialit et de validit sur les donnes, Dcrire les schmas de circulation dinformation et les moyens utiliss pour les changes de donnes. Quels sont les inputs de chaque sous systme dinformation ? Quels sont les outputs de chaque sous systme dinformation ? Ces outputs sont-ils adapts et rpondent-ils aux besoins et attentes des utilisateurs ? Si la rponse cette question est ngative, dcrire les besoins des utilisateurs en termes doutput ? Quels sont les moyens techniques mis la disposition du systme dinformation ? Quels sont les acteurs du systme dinformation ?
Quel est le niveau dàutomatisation du Systme dÌnformation? Quels sont les traitements automatiss du systme dinformation ? Recenser les applications informatiques et leurs fonctionnalits ? Ces applications informatiques sont-elles intgres. Cf. Rubrique suivante.
Quels sont les traitements non automatiss du systme dinformation (les procdures et les rgles de gestion sont-elles formalises) ? Ces procdures et rgles de gestion sont-elles diffuses et communiques lensemble des acteurs concerns ?
15
Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Applications Informatiques
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ORGANISATION INFORMATIQUE ET DES SYSTEMES DINFORMATION APPLICATIONS INFORMATIQUES

Rponses : Oui/non
DU
: : : 1/2
F.Syst.06 Oct 06
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX APPLICATIONS
INFORMATIQUES
Identifier, recenser et lister toutes les applications informatiques oprationnelles au niveau de lorganisation Parmi ces applications, faire la distinction entre les applications qui ont t dveloppes en interne, et celles qui ont t acquises ? Comment est opr le choix de lune ou lautre option et quels sont les critres qui sont pris en compte ? Pour les applications dveloppes en interne, a-t-il t labor un cahier des charges dfinissant les besoins fonctionnels des utilisateurs ? Dcrire la procdure suivie pour lacquisition de solutions informatiques. Dans les cas o la solution informatique a t acquise, existe-t-il un contrat de service ? Les utilisateurs ont-ils t forms au produit et ont-ils t assists pour son paramtrage ? Le paramtrage a-t-il t ralis dans les rgles de lart ? Existe-t-il, pour chaque application, un document dcrivant lanalyse fonctionnelle et les besoins des utilisateurs ? Dcrire, pour chaque application informatique, les principales fonctionnalits et leur degr de rponse aux besoins des utilisateurs ? Est-il opr un contrle de la fiabilit des donnes et leur degr de rponse aux attentes et besoins des utilisateurs ? Ce contrle, se base-t-il sur : des entretiens avec le personnel informatique ainsi quavec certains utilisateurs ? des contrles de documents ou d'tats pour la validation des rponses ? Pour chaque application informatique, existe-il une documentation utilisateur, un dossier dexploitation, et un dossier de maintenance ? Ces documentations sont-elles rgulirement mises jour en cas de changement de versements et sont-elles conserves en lieu sr ? Cette documentation est elle communique aux utilisateurs concerne ?
16

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ORGANISATION INFORMATIQUE ET DES SYSTEMES DINFORMATION APPLICATIONS INFORMATIQUES

Rponses : Oui/non
DU
: : :2/2
F.Syst.06 Oct 06
Guide dexploration
N T E U P SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AUX APPLICATIONS
INFORMATIQUES A I S
Cette documentation est elle de qualit et est elle facilement comprhensible ? Cette documentation prvoit-elle des illustrations des diffrents crans de saisies et crans de sorties ? Toutes les rubriques sont-elles bien expliques ? Les accs scuriss ? aux applications informatiques sont-ils
Les applications informatiques sont-elles volutives ? Sontelles mises jour rgulirement (ds que les procdures ou rglementations changent, les donnes en entres ou en sorties ont t modifies) ? Ces volutions, modifications et mises jour sont-elles reprises dans des documents utilisateurs Les procdures de contrle et dautorisations des accs sont-elles formalises et connues de tous ? La politique de sauvegarde est-elle connue de tous ? estelle applique ? Quelle est la priodicit des sauvegardes informatiques ? Des contrles de sauvegarde sont-ils rgulirement raliss ? Ces sauvegardes informatiques sont-elles ranges en lieu sur ?
17
2.1.7
Fiche dAudit relative lOrganisation Informatique et des Systmes dInformation Scurit Informatique

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ACQUISITION ET MISE EN PLACE SECURITE INFORMATIQUE

Rponses : Oui/non
DU
: : : 1/3
F.Syst.07 Oct 06
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA SECURITE INFORMATIQUE POLITIQUE DE SECURITE AU NIVEAU DE LORGANISATION AUDITEE
La politique de scurit informatique (physique et logique) est-elle formalise au niveau de lorganisation ? La structure en charge de linformatique et des systmes dinformation a-t-elle labor un document officiel ou charte sur la scurit qui dcline cette politique en actions et procdures concrtes ?
Est-il dsign, pour des raisons d'efficacit au niveau de lorganisation audite, un correspondant de la scurit informatique qui a une vision globale (aspects physiques et aspects logiques) de lorganisation ainsi que de lenvironnement informatique, afin de pouvoir dtecter des incohrences notoires, et donc de proposer si ncessaire des volutions, de veiller, en relation avec les autres administrateurs l'application des rgles, pouvoir coordonner les actions de riposte en cas d'incident, N.B :
Par aspects physiques, on entend la protection contre le vol, l'incendie, les inondations, protection des accs physique, protection des support de donnes (sauvegardes) etc, Par aspects logiques/logistiques, on fait rfrence aux actions de sensibilisation, formations, administration serveurs et rseaux, etc.
Cette charte ou document officiel sur la scurit informatique a-t-elle t entrin par lensemble des instances de lorganisation audite ? Cette charte ou document officiel sur la scurit est-elle diffuse tous les utilisateurs de linformatique ? est-elle respect et applique ? Des sances de formation et/ou de sens bilisation sont-elles organises dans ce cadre ? Cette charte prvoit-elle des mesures de sanctions lgard des personnes qui lenfreignent ?
18
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL I E I T E

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

CODE FICHE F.Syst.07 VERSION DU : PAGE

Rponse s: Oui/non
: Oct 06
: 2/3
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA SECURITE INFORMATIQUE SECURITE PHYSIQUE ET ACCES AUX LOCAUX INFORMATIQUES
Est-il procd une identification de lensemble des risques et menaces en relation avec la scurit physique des donnes et quipements informatiques (accs aux locaux dexploitation, protection physique des quipements, accs aux cblage du rseau, mesures de scurit contre les intempries, incendies, ) ? Cette liste des risques et menaces est-elle connue par tous les utilisateurs de linformatique et des systmes dinformation ? Pour faire face, a-t-il t tabli une matrice des solutions et actions entreprendre pour contrer chacun des risques identifis ? Y a-t-il des risques qui ne sont pas couverts ? Si la rponse cette question est positive, tablissez la liste de ces risques non couverts et argumenter pourquoi il n a pas t identifis pour eux des solutions et/ou actions entreprendre pour les contrer ou les rduire ?
SECURITE PHYSIQUE DES LOCAUX INFORMATIQUES
La procdure de scurit physique est-elle formalise, diffuse et connue de tous ? Dcrire comment sont scurises les infrastructures matrielles informatiques de type serveurs et autres (salles scurises, lieux ouverts au public, espaces communs au niveau de lorganisation), Dcrire comment sont scuriss les postes de travail des personnels qui sont en accs libre : - contre laccs de personnes trangres ou autres (mot de passe et authentification, badges pour les visiteurs, verrouillage de sessions, mises sous cls pour les postes sens bles), - contre le vol par exemple (procdure de gestion des entres et sorties des quipements informatiques, verrouillage, cbles antivol pour les portables, ) - contre les virus (procdures de dtection des virus) Identifier et lister les pannes techniques et/ou incidents les plus rcurrentes puis en analyser les causes, Est-il prvu une procdure de simulation de gestion des pannes techniques (cas extrmes) ? Est-il tabli, au niveau de lorganisation, un recueil de suivi de toutes les pannes ou incidents techniques ? Des tableaux de bords sur la gestion des risques techniques sontils labores afin dassurer le suivi de ces risques ? Laccs aux locaux abritant le matriel informatique (serveurs et autres) est-il limit aux seuls administrateurs du systme informatique ?
19

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponses : Oui/non
DU
: : : 3/3
F.Syst.07 Oct 06
Guide dexploration
O T E E R E T SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA SECURITE INFORMATIQUE
SECURITE LOGIQUE DES DONNEES INFORMATIQUES
La procdure de scurit logique des donnes est-elle formalise, connue et applique par tous les acteurs concerns de lorganisation ? Dcrire succinctement les grandes lignes de cette procdure ? Cette procdure de scurit logique des donnes permet-elle de couvrir les trois objectifs suivants L'intgrit des donnes, La confidentialit, consistant assurer que seules les personnes autorises ont accs aux ressources, La disponibilit, permettant de maintenir le bon fonctionnement du systme informatique Si cette procdure nest pas formalise, essayer de dgager au vu des entretiens avec le responsables informatique les modalits de gestion de la scurit des donnes informatiques. Est-il tabli une liste des risques et menaces relatives la gestion des donnes, encourus par lorganisation ? Est-il tabli une matrice des solutions et actions entreprendre pour contrer ces risques et menaces ? Les procdures dautorisation aux ressources dont Internet sontelles limites et contrles Des sessions de formation et de sensibilisation organises au profit personnel dans ce cadre ? sont-elles
Comment est gre la protection des donnes ? Est-il formalise une procdure dIdentification / Authentification pour protger les donnes contre des accs frauduleux ou malveillants aux ordinateurs de lorganisation Est-il formalise une procdure de Sauvegarde / Restauration pour conserver les donnes sensibles en scurit afin de les restaurer en cas de sinistre (erreur humaine, incendie, virus, etc.) procdure de contrle des accs, procdures de sauvegarde et de restauration des donnes ? Le systme de stockage et de sauvegarde des donnes est-il volutif ?
20
2.2
Chapitre 2 : Guide dAudit des Acquisitions Informatiques (Matriels et Applications) et Installations

Prambule
La deuxime tape de laudit des systmes dinformation est laudit des acquisitions informatiques (matriels et applications) et des installations. A ce stade, lauditeur portera attention au(x) : Modalits et procdures des acquisitions des matriels informatiques, Modalits et procdures des acquisitions des applications informatiques, dveloppement interne des applications.
2.2.1
Lauditeur, pour mener bien sa mission daudit des acquisitions (matriels et applications) et des installations, doit pouvoir se mettre disposition : la liste des matriels et applications informatiques acquis, les cahiers de charges et documentations utilisateurs et exploitations correspondantes aux applications et matriels acquis, les budgets allous aux acquisitions informatiques (Investissements), la liste des applications dveloppes en interne, les cahiers des charges des applications dveloppes en interne,
Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit des acquisitions (matriels et applications) et installation des systmes dinformation sont : les responsables informatiques et systme dinformation de lorganisation audite, les hautes instances de lorganisation audite, les responsables acheteurs (assurant les acquisitions informatiques), un chantillon reprsentatif des utilisateurs et gestionnaires concerns par linformatique et les systmes dinformation.
21
2.2.2
Fiche dAudit relative lAcquisition Informatique (Matriels et Applications) et Installations Acquisition des Matriels Informatiques
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL I O E
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ACQUISITION INFORMATIQUE (MATERIELS APPLICATIONS) ET INSTALLATIONS ACQUISITION (HARDWARE)
DES MATERIELS ET

DU
: : : 1/1
F.Syst.08 Oct 06
INFORMATIQUES
Guide dexploration
Rponses : Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LACQUISITION DU MATERIEL INFORMATIQUE T L I C I L O T
Est-il tabli un planning des acquisitions informatiques consolidant lensemble des besoins des diffrentes structures de lorganisation ? Ce planning est-il analys, corrig puis approuv par le responsable informatique ? Ce planning des acquisitions informatiques est-il approuv par les hautes instances de la collectivit locale ? Les acquisitions de matriels informatiques sont-elles budgtes et sont-elles prvues dans le cadre du budget informatique? Les acquisitions de matriels informatiques sont-elles toutes centralises au niveau dune mme personne charg de tous les achats informatiques ? Dcrire la procdure administrative pour la gestion des acquisitions informatiques (Equipements Hardware et Software) : appel doffres et/ou Bon de commande Cette procdure est-elle la mme pour toutes les acquisitions informations ? Si la rponse cette question est ngative, quelles sont les exceptions et les argumenter ? Les acquisitions urgentes suivent-elles le mme cheminement ? Qui assure la rception techniques des acquisitions informatiques ? et qui sassure du contrle de conformit des quipements rceptionns par rapport aux spcifications techniques exiges ? Dcrire la procdure de rception des acquisitions informatiques ? Dcrire la procdure en cas de non-conformit par rapport aux spcifications techniques Comment se fait laffectation de ces quipements et le suivi physique de ces quipements informatique ? Est-il tenu jour une liste des affectations du parc informatique ? Les mises hors informatique ? services sont-elles signales au service
Ces quipements font-ils lobjet de rparations, de rformes et de cessions ? Dcrire la procdure pour chacun de ces cas.
22
2.2.3
Fiche dAudit relative lAcquisition Informatique (Matriels et Applications) et Installations Acquisition des Applications Informatiques
GUIDE DAUDIT OPERATIONN DT I NEL D
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ACQUISITION INFORMATIQUE APPLICATIONS) ET INSTALLATIONS
DES APPLICATIONS
CODE FICHE
ET
: : : 1/1
F.Syst.09 Oct 06
(MATERIELS
VERSION PAGE
DU
ACQUISITION (SOFTWARE)
INFORMATIQUES
Guide dexploration
Rponses : Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LACQUISITION DU MATERIEL INFORMATIQUE T L I C I L O T
Les acquisitions des logiciels informatiques font-elles lobjet dune planification et dune budgtisation dans le cadre de llaboration du budget informatique ? La planification des acquisitions des applications informatiques prend-elle en compte les besoins des utilisateurs ainsi que les priorits hirarchises en matire dinvestissements ? Quels sont les critres dterminants et favorisant loption dacquisition dapplications ou de logiciels au lieu de dveloppements en internes ? Dcrire succinctement la application ou dun logiciel. procdure dacquisition dune
Lister les logiciels acquis au titre des deux derniers exercices Est-il labor pralablement cette acquisition un cahier des charges dfinissant les besoins et spcifications fonctionnelles des utilisateurs ? Qui a particip llaboration de cahier des charges ? Le cahier des charges prcise-t-il les limites fonctionnelles du projet ainsi que les extensions possibles ? Le cahier des charges prvoit-il : un schma densemble des fonctions ? les spcifications fonctionnelles dtailles ? les liaisons ventuelles avec les autres systmes ? la reprise ventuelle du systme existant ? la description des tats en input (crans de saisie) et en output (crans de sortie) la description des scurits et des contrles Le contrat dacquisition prvoit-il la maintenance et lassistance aux quipes ? prciser la priode couverte et les modalits dintervention du prestataire ? Le personnel utilisateur a-t-il t form aux logiciels acquis ? Ce personnel est-il satisfait de la formation dont il a bnfici ?
23
2.2.4
Fiche dAudit relative lAcquisition Informatique (Matriels et Applications) et Installations Dveloppement des Applications Informatiques
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL DT I N D
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ACQUISITION INFORMATIQUE ET INSTALLATION DEVELOPPEMENT INFORMATIQUES
DES APPLICATIONS

DU
: : : 1/1
F.Syst.10 Oct 06
Guide dexploration
Rponses : Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AU DEVELOPPEMENT DES APPLICATIONS INFORMATIQUES AT
Etablir la liste de toutes les applications et projets dvelopps pour rpondre des besoins spcifiques de lorganisation ? sagit de grands projets ou de petits projets de types bases de donnes ? Ces oprations sinscrivent-elles dans le cadre du plan informatique ? Sagit-il de dveloppements en interne (raliss par la structure informatique) ou en externe (par des prestataires de services) Ces dveloppements ont-ils fait lobjet dune analyse conceptuelle, fonctionnelle et organique, permettant didentifier et de recenser tous les besoins fonctionnels, les inputs ainsi que les outputs, les contrles mettre en place, les limitations daccs, Dcrire la dmarche gnralement adopte et mettre en vidence les ventuels dysfonctionnements Des tests ont-ils t oprs avant doprer la migration des donnes vers les nouvelles applications ? Ces tests et jeux dessais ont-ils donn entire satisfaction aux utilisateurs concerns ? Les documentations utilisateurs et documentations dexploitation sont-elles disponibles et diffuss aux acteurs concerns ? Est-il prvu un contrat de maintenance pour assurer les ventuelles modifications ainsi que grer les ventuels problmes qui peuvent survenir ?
24
2.3
2.3.1
Chapitre 3 : Guide dAudit de Maintenance et dExploitation (des systmes applicatifs et quipements informatiques)
Prambule
La performance dun systme dinformation repose sur la qualit du suivi et de la maintenance des quipements informatiques et le contrle de pertinence des traitements et rsultats des applications informatiques. Laudit de maintenance et dexploitation des systmes applicatifs et quipements informatiques a pour objectif de() : valuer la qualit de la maintenance et du suivi informatiques, sassurer de la bonne utilisation du systme dinformation en gnral, des quipements et applications informatiques en particulier, Mesurer le degr de satisfaction des utilisateurs du systme dinformation et de ses composantes.
Laudit de maintenance et dexploitation des systmes applicatifs et quipements informatiques requiert de lauditeur davoir une bonne connaissance : des procdures internes de maintenance du systme dinformation de lorganisation audite (prvues dans le contrat qui lie lorganisation au prestataire, ou dans le cadre des procdures internes de gestion de la maintenance aussi bien des applications informatiques que des quipements informatiques, des rapports de maintenance tablis par le personnel charg de la maintenance du systme dinformation, des demandes de maintenance non satisfaites et reportes dans un registre de suivi des oprations de maintenance, des rclamations des utilisateurs, des contrats de maintenance (sil y a lieu), des rsultats des enqutes de satisfaction des utilisateurs du systme dinformation (sil y a lieu).
Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit de maintenance et dexploitation (des systmes applicatifs et quipements informatiques) sont : les responsables informatiques et systme dinformation de lorganisation audite, les hautes instances de lorganisation audite, un chantillon reprsentatif des utilisateurs et gestionnaires concerns par linformatique et les systmes dinformation.
25
2.3.2
Fiche dAudit relative la Maintenance et lExploitation des Systmes Applicatifs et des Equipements Informatiques Maintenance des Equipements et des Applications
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

MAINTENANCE ET EXPLOITATION MAINTENANCE APPLICATIONS
DES
CODE FICHE VERSION

DU
: : : 1/1
F.Syst.11 Oct 06
EQUIPEMENTS
ET
DES
PAGE
Guide dexploration
Rponses : Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA MAINTENANCE DU MATERIEL INFORMATIQUE
Les procdures et modalits de gestion des oprations de maintenance sont-elles formalises dans un document officiel connu par tous ? La maintenance des applications informatiques et quipements informatique est-elle assure par la fonction informatique ou est-elle sous-traite aux prestataires de services moyennant des contrats de maintenance ? Comment sont gres les actions de maintenances des applications et quipements informatiques ? Est-il tabli, pour chaque panne, incidents, modification, ou autre, une demande dintervention spcifique ? Cette demande dintervention est-elle signe par le responsable hirarchique directe du demandeur ? Quel est le circuit de cette demande dintervention ? Par qui sont centralises toutes les demandes dinterventions ? Ces demandes dintervention sont-elles examines, tries par type dintervention puis classes par niveau de priorit ? Quel est le dlai moyen pour donner suite une demande dintervention ? Arrive-t-il quil y ait des relances ? Ces relances sont-elles formalises ? Une fois que le problme est rgl, ltat des demandes dintervention est-il mis jour ? Est-il tabli un tableau de bord pour le suivi des anomalies et problmes signals et leur volution ? Est-il tabli des statistiques sur les types danomalies qui surviennent frquemment ? est-il ralis une analyse des causes de ces pannes, incidents ou anomalies (formation des utilisateurs insuffisantes, qualit du matriel, virus, )
26
2.3.3
Fiche dAudit relative la Maintenance et lExploitation des Systmes Applicatifs et des Equipements Informatiques Contrle et suivi
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

MAINTENANCE ET EXPLOITATION CONTROLE ET SUIVI INFORMATIQUE

Rponses : Oui/non
DU
: : : 1/1
F.Syst.12 Oct 06
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AU SUIVI ET CONTROLE DU SYSTEME DINFORMATION T L I UV N L N
Assure-t-on un suivi frquent du fonctionnement, des cots, du respect du calendrier et des lments de scurit et de fiabilit du systme dinformation ? Procde-t-on priodiquement des examens auprs des utilisateurs du systme dinformation afin de suivre les progrs raliss et de dceler les problmes ventuels ? Est-ce que des examens sont effectus aux points de contrle importants avec les utilisateurs afin dexaminer les outputs du systme dinformation et les diffrents circuits ? Les problmes et les questions techniques sont-ils identifis, documents et font-ils lòbjet dùn suivi ? Existe-t-il une procdure, un mcanisme ou des seuils dàlerte pour assurer le suivi des altrations ou obsolescences pouvant affecter le systme dinformation notamment cause du progrs technique ? La haute direction fournit-elle un appui, des ressources et des fonds suffisants pour assurer lèfficacit du Systme dÌnformation ? Le systme dinformation est-il dot de points de vrification, de sorte que les inspecteurs puissent faire son suivi et se prononcer relativement son fonctionnement et prendre les corrections qui sìmposent ? A-t-on les lments permettant de dire quel moment il faudrait prvoir les points de contrle ? Dispose-t-on des lments relatifs aux critres de bon fonctionnement du systme dinformation ? Est-ce que les risques affectant le systme dinformation sont dfinis, valus et documents ? Une dmarche de gestion des risques a-t-elle t engage dans ce cadre ? Si la rponse cette question est ngative, dcrire la procdure en vigueur.
27
2.3.4
Fiche dAudit relative la Maintenance et lExploitation des Systmes Applicatifs et des Equipements Informatiques Satisfaction des Utilisateurs
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
Guide dexploration
:
: :

MANITENANCE & EXPLOITATION SATISFACTION DES UTILISATEURS

Rponses : Oui/non
DU
: : : 1/1
F.Syst.13 Oct 06
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA SATISFACTION DES UTILISATEURS T L I C N A E
Le responsable du systme dinformation a-t-il prvu que tous les utilisateurs soient reprsents dans le systme dinformation, de manire ce que chaque groupe dùtilisateurs puisse participer la dfinition des besoins, la conception du systme et sa mise en uvre ? Les destinataires ont-ils t informs prcisment de ce que le systme va leur fournir, de l'interaction qu'ils pourront avoir avec le systme et de la possibilit qu'ils auront de proposer des amliorations ? Les utilisateurs ont-ils officiellement la possibilit de contribuer aux examens et mises jour du systme dinformation en fonctions de leurs attentes ? Le systme dinformation sadresse-t-il aux divers utilisateurs et permet-t-il de rpondre aux attentes de chacun ? De quelles informations les utilisateurs ont-ils besoin ? Quels sont les indicateurs et/ ou les ratios cls sur lesquels les utilisateurs doivent se pencher et suivre l`volution pour mener bien leur mission ? De quelles autres informations les utilisateurs doivent-t-ils disposer pour tre bien informs sur les lments qui les intressent ? De quelle manire ces documents doivent-t-ils tre conus pour rpondre aux besoins des diffrents utilisateurs ? A quelle frquence et avec quelle rapidit les utilisateurs peuvent-t-ils recevoir lìnformation ? De quelle manire les besoins des utilisateurs volueront-tils làvenir et de quelle manire cette volution influera-telle sur la conception du systme dinformation ?
28

FASCICULE IV
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL DE LA COMMUNICATION
ANNE 2007
Sommaire
1
1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.2.1 2.1.2.2 2.1.3 2.1.3.1 2.1.3.2 Introduction Objectifs Primtre de laudit de communication Documentation ncessaire pour laudit des systmes de communication Fiches daudit du systme de communication Fiches daudit de Communication Structure en charge de la Communication Profil, Structure, Missions et Attributions Fiches daudit de Communication interne Fiche daudit Communication Interne Missions Fiche daudit Communication Interne Canaux et outils Fiche daudit Communication Externe Fiche daudit de communication externe Objectifs, Missions, Attributions et Ressources Fiche daudit de communication externe Canaux et outils de communication externe 3 3 4 5 6 7 7 9 11 13 15 16
18
1
1.1
Introduction
Objectifs
Bien communiquer, cest faire passer des messages laide dun langage choisi et en utilisant des outils adapts pour que son public, respect et pris en compte, accepte le message mis et y adhre. De ce fait, les systmes de communication peuvent revtir plusieurs formes plus ou moins complexes, selon la taille et lge de lorganisation, sa stratgie et ses objectifs de dveloppement, sa raison dtre et ses missions, les technologies quelle utilise, ses moyens et ressources, et son environnement. Laudit de la communication permet de comprendre les pratiques en matire de communication au niveau de lorganisation, et d'en faire par ailleurs, une analyse critique, dans le but de rendre compte de la ralit communicationnelle telle quelle se pratique. Le guide daudit de communication que nous dveloppons ci-aprs a pour finalit dhomogniser la dmarche de conduite des missions daudit des systmes de communication au niveau des diffrents Dpartements Ministriels -aussi bien au niveau des Directions Centrales quau niveau des Directions Rgionales- ainsi quau niveau des Collectivits Territoriales, et/ou au niveau de toutes autres entits pouvant faire lobjet de missions daudits de communication rentrant dans le domaine dintervention de lIGAT et du CIGM. Le guide daudit de communication, constitue notre sens, le principal outil de lauditeur. Il est important plus dun titre : dabord, parce quil permet dorienter et de faciliter les travaux de lauditeur en charge de laudit communicationnel, quel que soit le type de la structure ou entit concerne, objet de laudit de communication. Bien videmment, des adaptations minimes simposeront pour le rendre parfaitement adquat aux techniques de communication de lorganisation audite. ensuite, par ce quil permet duniformiser et dhomogniser lintervention des auditeurs moyennant lutilisation de standards et outils de travail adapts qui permettent de capitaliser les savoir-faire et expertise et dassurer leur transfert. Les objectifs viss tant, de : lexamen de la fonction communication dans le but de sassurer de son impact sur les populations cibles, Mesurer le degr defficacit des canaux de communication utiliss au niveau de lorganisation, Fournir une srie de recommandations gnrales qui proposent des changements ou des amliorations dans les attitudes, les comportements, les pratiques et les habilets.
1.2
Primtre de laudit de communication

L'audit de communication est lexercice dcoute approfondie et de diagnostic qui met jour les paramtres nombreux de la performance (fonctionnement dysfonctionnement) au niveau dune organisation, des systmes et modalits de communication en interne et en externe. Il vise, en effet, valuer les pratiques communicationnelles travers la mesure et lapprciation de la surcharge ou la carence informationnelle associe aux principales sources et aux principaux thmes et canaux de communication. Laudit de communication permet dune part, didentifier tous les outils de communication existants et pratiqus au niveau de lorganisation, et de valider dautre part, ladquation entre les outils et les attentes des publics cibles et les objectifs des metteurs. Cet audit permet dvaluer limpact de la communication en tant que fonction au niveau de lorganisation et de dcider du maintien dun outil de communication, de sa suppression ou de la mise en place dune nouvelle formule de communication. Un audit de communication permet de : valuer la qualit de l'information qui est communique de (ou vers) ces diffrentes sources, valuer la qualit des relations communicationnelles, plus spcifiquement en rapport avec le niveau de confiance interpersonnelle, de support, de sociabilit et de satisfaction au travail, Identifier les rseaux de communication oprationnels (pour les rumeurs, les messages sociaux et professionnels) et les comparer avec les rseaux formels et planifis (organigrammes, etc.), Identifier les gardes-barrires de l'information en comparant les rles communicationnels effectifs avec les rles communicationnels formels (tels que prescrits par les descriptions de tches). Identifier les principales catgories et fournir des exemples d'incidents communicationnels positifs ou ngatifs. Dcrire les formes individuelles, groupales et organisationnelles de comportements communicationnels rels dans l'organisation en fonction des sources, des canaux, des thmes, de la longueur et de la qualit des interactions. Auditer un systme de communication dune organisation revient comprendre et cerner comment une organisation mobilise la circulation de linformation au service de ses objectifs. Il importe alors, dans le cadre dun audit oprationnel de communication (interne et externe), de bien assimiler la configuration de la structure communicationnelle et de ses composantes qui constituent le primtre essentiel de ce type daudit.
Les finalits recherches tant danalyser et de mettre en vidence, les dysfonctionnements et/ou lments de contre-performance lis (aux) : composantes structurelles la communication (interne et externe) telle quelle se pratique au niveau de lorganisation, la stratgie de communication et aux diffrents plans daction y affrents, fonctionnement de la communication interne, fonctionnement de la communication externe, la fluidit dans la circulation de linformation, mcanismes de coordination, de concertation et de communication en vigueur
1.3
Documentation ncessaire pour laudit des systmes de communication

Laudit de communication sintresse au fonctionnement et aux pratiques lies la communication, en tant que fonction, au niveau dune organisation donne. Le succs de ce type daudit, ncessite pour lauditeur de disposer, pralablement son intervention sur le terrain, dun certain nombre de documents quand ils existent- pour se faire une premire ide sur les mcanismes et pratiques communicationnels en vigueur : les plans de communication dans lesquels sont rpertories les principales stratgies de communication, les rapports dactivits mentionnant les actions de communication entreprises en interne et en externe, les P.V et comptes des confrences de presse faites par ledit ministre, la description des actions, modalits et mcanismes de communication en vigueur. Cette liste nest videmment pas exhaustive et pourra tre largie pour comprendre dautres documents, selon les besoins danalyse, tels que les tableaux de bords et reportings, Ces documents permettront lauditeur de simprgner de la communication en vigueur et de bien cerner les problmatiques apparentes quil pourra soit confirmer, soit infirmer lors de ses investigations sur le terrain.
Fiches daudit du systme de communication

Lutilisation du guide daudit du systme de communication permettra de guider et de faciliter lintervention des auditeurs sur le terrain. Ces questionnaires et fiches daudit permettront aux auditeurs de : fournir une description de divers lments de la fonction de communication aux niveaux des Collectivits Locales et Dpartements Ministriels du Royaume : organisation, activits, modalits de gestion, utilisation, ressources humaines, ressources financires, relations professionnelles, orientation en matire de politiques et de stratgies. mieux comprendre les principaux thmes, objet dune communication, la charge de travail, et lutilisation des ressources, cerner les relations entre les C.L et/ou les dpartements Ministriels et leurs populations cibles respectives, Les fiches daudit ci-aprs labores, seront utilises selon lordre de leur prsentation en vue dune bonne comprhension du systme de communication audit. De mme, au fur et mesure que lauditeur droulera ces questionnaires, il documentera ces travaux et renseignera les colonnes prvues cet effet. Quand une question donne ncessite un argumentaire plus labor, il procdera une rfrentiation de ses papiers de travail et renverra vers son dossier de travail pour justifier et argumenter ses conclusions. La finalit pour lauditeur tant de documenter lensemble de ses travaux et de rpondre aux diffrentes questions quant la structure de la communication et ses caractristiques, en renseignant et spcifiant : les acteurs de la communication et leur rattachement la hirarchie suprieure, lexistence dune politique de communication bien formalise dans un document officiel, les modalits de communication entre les diffrentes units qui composent la structure organisationnelle, les supports et canaux utiliss pour communiquer au sein de lorganisation. Un canal de communication est dfini comme tant un mdia de transmission d'information ;Il relie, en effet, la source au destinataire et permet l'acheminement du message, les tches qui doivent tre accomplies dans la communication et mettre en vidence les modalits de coordination de ces tches entre les diffrents acteurs de lorganisation, par comparaison un modle idal de communication,
lorganisation gnrale des diffrentes communications : interne et externe.
2.1
2.1.1
Fiches daudit de Communication

Structure en charge de la Communication Profil, Structure, Missions et Attributions
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DE COMMUNICATION
STRUCTURE ORGANISATIONNELLE EN CHARGE DE LA COMMUNICATION PROFIL, STRUCTURE, MISSION DE LA COMMUNICATION
ET ATTRIBUTIONS

DU
: : :
F.COM.01 05 JUIN 06 1/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
A I I T U N QUESTIONS RELATIVES A LORGANISATION GENERALE ET AUX ATTRIBUTIONS DE LA FONCTION COMMUNICATION S I A E T
Existe-t-il, au niveau de lorganigramme, une structure en charge de la fonction Communication ? Si la rponse cette question est ngative, qui est en charg de la fonction communication ? Si la rponse la question prcdente est affirmative alors : Quel est le budget allou la communication et le ratio par rapport au budget global ? Quel est le poids de cette structure au niveau de lorganigramme (Direction, Division, Service) ? La structure Communication est-elle rattache la plus haute instance dautorit de lorganisation ? Si la rponse cette question est ngative, prciser son rattachement ? Quel est le type de lien quelle entretient avec les autres structures de lorganigramme dune part, et avec lextrieur dautre part (partenaires et citoyens) ? Existe-t-il une politique de communication bien formalise et matrialise par un plan de communication ? La dfinition de cette politique de communication sest-elle base sur : la dfinition des objectifs et finalits attendues ? la dfinition des cibles ? la prise en compte des contraintes budgtaires ? la dfinition des actions et moyens mettre en place pour atteindre les objectifs arrts ? le choix dun calendrier de mise en uvre ?
La politique de communication prvoit-elle des actions de communication spcifique pour contribuer grer des situations de crise dans un environnement volutif ?

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
STRUCTURE ORGANISATIONNELLE EN CHARGE DE LA COMMUNICATION PROFIL, STRUCTURE, MISSION DE LA COMMUNICATION
ET ATTRIBUTIONS

DU
: : :
F.COM.01 05 JUIN 06 2/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
A I I T U N QUESTIONS RELATIVES A LORGANISATION GENERALE ET AUX ATTRIBUTIONS DE LA FONCTION COMMUNICATION S I A E T
Quelles sont les missions assures par la structure en charge de la communication ? Est-ce uniquement des actions de communication interne ? Quelles sont ces actions et par quels documents sont-elles matrialises ? Ou est ce aussi des actions de communication externe ? lister ces actions et les documents qui les matrialisent Les quipes en charge de la communication (interne et externe) possde-t-elle les comptences techniques requises : bonne connaissance de lorganisation, grande capacit dcoute, capacit relationnelles, maitrise des techniques de communication, esprit pratique et bon sens, diplomatie et ngociation qualits rdactionnelles, qualit danimation, tnacit et persvrance, etc.
Le personnel de lorganisation est-il sensibilis aux enjeux de la communication (interne et externe) ? La communication rpond-elle aux attentes du personnel ? argumenter la rponse Est-il prvu des actions de formation la Communication (interne et externe) ? Quels sont les cibles ? Quelles sont les thmes de formation raliss et quels en taient les objectifs ?
2.1.2
Fiches daudit de Communication interne

La communication interne peut tre dfinie comme tant lensemble des relations et interactions -entre les individus et services- qui permettent de faciliter l'action collective au sein d'une organisation. Elle a pour vocation de permettre l'ensemble des personnels de connatre, de comprendre et de se situer au sein de lorganisation quil sagisse de collectivit locale, dadministration territoriale ou de ministre. La Communication Interne permet aux diffrents responsables et gestionnaires de mieux communiquer avec leurs personnels moyennant lutilisation doutils et de canaux de communication adapts. Notons cependant, que la communication interne, au niveau des Collectivits Locales, occupe toujours une place floue et htrogne du fait de : Souvent, linexistence communication, de structures organisationnelles ddies la
linsuffisance des moyens qui lui sont allous, de son rattachement ambigu qui traduit gnralement les vises politiques des hautes instances de la C.L, la volont de maitrise accrue des actions de personnels, et de ses attributions trs vagues. Pour mener bien un audit de communication interne, il convient et est important de faire un inventaire de ltat de la culture de communication interne de l'organisation ainsi que des outils et pratiques dj utiliss. De mme, il est ncessaire de rpertorier l'ensemble des relais humains et des outils par lesquels la communication seffectue avant d'envisager d'en introduire de nouveaux. Plusieurs interrogations sont poser dans ce cadre en vue dvaluer les pratiques en cours et leur adaptabilit aux attentes des diffrentes catgories du personnel. Il est trs important aussi, pour la structure et/ou personne en charge de la communication interne : que la stratgie, en matire de communication interne, soit bien claire et assimile par tout le personnel, davoir un dialogue aussi bien latral que transversal au niveau de lorganisation audite, de bien connatre les personnes travaillant dans lorganisation et de bien cerner leurs attentes informationnelles en vue dune meilleure cohsion et esprit commun de lorganisation,
de disposer des informations ncessaires pour travailler efficacement de faire en sorte damliorer les relations humaines au sein de lorganisation, davoir un responsable hirarchique direct disponible pour rpondre ses questions en matires de thmes lis la communication (interne et externe), dtre coute, dtre consulte sur les dcisions concernant les aspects de communication, de connaitre les principales informations concernant les autres services de lorganisation, dtre au courant des problmes et des difficults majeures de lorganisation, de travailler dans une bonne ambiance.
10
2.1.2.1
Fiche daudit Communication Interne Missions

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
COMMUNICATION INTERNE MISSIONS ET ATTRIBUTIONS

DU
: : :
F.COM.01 05 JUIN 06 1/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
S M E O QUESTIONS RELATIVES MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET RESSOURCES DE LA COMMUNICATION INTERNE S I A E I E
Dterminer la place de la communication interne dans la stratgie globale de l'organisation. Dterminer la place de la communication interne dans la politique de Gestion des Ressources Humaines de l'organisation (Collectivit Locale) Quels sont les missions et attributions de la communication interne ? Les besoins, en communication interne, formuls ou non par les hautes instances au niveau des Collectivits Locales audites, sont-ils bien dfinis ? Les attentes des salaries sont-elles bien identifies ? les objectifs sont-ils clairement formuls ? Les objectifs de la communication interne sont-ils dclins en actions ralistes ? Qui intervient dans le processus de dfinition de la politique de communication interne ? Dcrire succinctement ce processus et prciser sil sagit dune dmarche participative ou autre ? Existe-t-il un plan de communication interne dtaillant lensemble des actions entreprendre avec un chancier bien dfini (planification des actions de communication interne) ? Existe-t-il un bilan des actions de communication interne qui ont t entreprises ? Y a t-il des retards au niveau de la mise en uvre du plan de communication ? Sagit-il dune communication ascendante, descendante ou, double sens ? Argumenter votre rponse Sagit il services) ? dune communication transversale (inter
Dcrire les actions de communication interne (revue de presse, bulletin interne, runion priodiques, )
11

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
COMMUNICATION INTERNE MISSIONS ET ATTRIBUTIONS

DU
: : :
F.COM.01 05 JUIN 06 2/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
I O A M QUESTIONS RELATIVES MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET RESSOURCES DE LA COMMUNICATION INTERNE S I A E I N E
Les chargs de la communication interne et de la communication externe collaborent-ils troitement pour latteinte des objectifs fixs ? Quels sont les budgets financiers et ressources matrielles alloues la communication interne ? La structure en charge de la communication interne disposent-ils des comptences requises ? Les employs ragissent-ils favorablement aux diffrentes formes et moyens de communication interne ? Si la rponse est ngative, argumenter Lambiance de travail et le climat social favorisent ils lintgration des nouveaux embauchs et limitent ils la rotation du personnel ? Pensez vous que la communication joue pleinement son rle ? Permet-elle dinformer les salaris sur tout ce qui se passe au sein de lorganisation audite (Collectivit Locale)? Permet-elle de faciliter les changes entre les personnels, et de dvelopper lcoute pour apprcier le climat social ? Favorise-t-elle limplication des ressources humaines et leur adhsion la stratgie de dveloppement de lorganisation ? Permet-elle de dappartenance et dentreprise ? dvelopper un de contribuer sentiment la culture
Constitue un levier de motivation pour le personnel ?
12
2.1.2.2 Fiche daudit Communication Interne Canaux et outils

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
COMMUNICATION INTERNE

DU
: : :
F.COM.01 05 JUIN 06 1/2
CANAUX ET OUTILS DE COMMUNICATION INTERNE
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
QUESTIONS RELATIVES AUX CANAUX ET OUTILS DE COMMUNICATION INTERNE S I A E U N R Lister les actions de communication interne et leurs acteurs correspondants ? Dcrire trs brivement pour chaque action de communication interne la mthodologie de mise en uvre ? Lister les outils crits de communication interne et leur priodicit ? (revue de presse quotidienne, journal ou bulletin interne, affichage interne, livret daccueil, boite ides, ) Vrifier pour chaque canal crit de communication sa priodicit sur une priode allant de 1 jusqu 2 ans). - Comit de coordination, - Newsletter gnrale, - Newsletter prsident, - Newsletter spcifique, - Site web : rgulirement actualis, - Intranet et partage de linformation (procdures, journal interne, historique des notes de services, ), - Revue de presse : sur un chantillon de 2 mois, - Journal interne : sur 1 anne si mensuelle et sur 2 ans si trimestriel ou semestriel, - Affichage interne : spcifier la nature des articles ou documents affichs, - Livret daccueil : tous les salaris disposent-ils dun livret daccueil ? - Historique des notes service (rgulirement actualis) ? - Etc. Qui en charge de lalimentation en contenu de lintranet ? Laccueil est-il favorable lintranet ? Des oprations ontelles t menes pour faciliter ladoption de lIntranet ? Lister les outils oraux de type runions de services, runions dchanges et de brainstorming, entretiens dvaluation, sminaires, Spcifier pour chacun des canaux oraux la priodicit et la frquence ? la cible ?
13

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
COMMUNICATION INTERNE

DU
: : :
F.COM.01 05 JUIN 06 2/2
CANAUX ET OUTILS DE COMMUNICATION INTERNE
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
QUESTIONS RELATIVES A LA COMPATIBILITE DU SYSTEME DE COMMUNICATION INTERNE AVEC LES ORIENTATIONS C R A S I L S E Y E E STRATEGIQUES DU MINISTERE T U Les moyens de communication interne sont-ils adapts la structure de lorganisation audite, au style de management et le style de communication de lquipe de direction Existe-t-il des mcanismes pour acheminer les griefs et les dolances du personnel vers la hirarchie suprieure ? Quelles types et formes dinformations sont transmises lencadrement dune part, et aux subordonns dautre part ? Quels mcanismes dinteraction et dchanges existent chaque niveau de lorganisation ? Les comportements dchange, de dialogue et dcoute orients vers lefficacit et la qualit des relations humaines favorisent-ils la cohsion des quipes au niveau de lorganisation (dans un mme service et entre services diffrents) ? Les employs ont-ils la possibilit dexprimer, lors de runions priodiques, leur point de vue sur la faon dont le travail est excut et sur les aspects de lorganisation qui les concernent ? Linformation correspondant aux besoins et attentes des salaris circule-t-elle bien dans lorganisation (descendante, ascendante, latrale) Les moyens de communication mis en uvre favorisent le dcloisonnement des services et la collaboration Les actions de communication interne sont-elles values via des tudes sur le climat social ? Existe-t-il des freins la communication interne tels que : - le manque dimplication des responsables, - la rtention dinformation, - le dsintrt du personnel, - linsuffisance des moyens, - la lourdeur des circuits de validation de linformation communiquer, - la difficult de la hirarchie communiquer, - les limites techniques et informatiques, - les rumeurs etc .
14
2.1.3
Fiche daudit Communication Externe

La communication externe joue un rle fondamental pour limage et la notorit dune organisation et encore plus au niveau des Collectivits Territoriales et des Ministres du Royaume, de par limage dynamique ou non et des messages positifs ou ngatifs qui peuvent tre vhiculs travers la fonction communication externe. En effet, la communication externe est lactivit de gestion par laquelle, les Collectivits Locales et les diffrents Dpartements Ministriels du Royaume, veillent ce que les publics cibles, chacun en ce qui le concerne, puissent tre informs dune part, des politiques, programmes et services gouvernementaux assurs et fournir, et dautre part, ce que les proccupations et intrts des publics cibles, soient pris en considration dans la formulation et la mise en uvre des politiques et des programmes de ltat pour servir entre autres les objectifs de transparence, dinformation via des canaux et mdias adapts. Laudit de communication externe vise sassurer que la communication externe est dune part, cohrente avec les besoins de lorganisation, et quelle rpond dautre part, aux demandes de son environnement, des publics cibles et de ses partenaires. La dmarche daudit de communication externe, comme pour la communication interne, consiste : identifier les acteurs de la communication externe, leurs comptences et savoirfaire, cerner puis analyser les missions et attributions relevant de la fonction Communication Externe et dapprcier dans quelle mesure, elles permettent de rpondre aux besoins communicationnels et informationnels de lorganisation en question et des populations cibles, didentifier les canaux et outils servant vhiculer les messages de communication externe, et de sassurer de leur suffisance et adaptabilit ou non.
15
2.1.3.1
Fiche daudit de communication externe Objectifs, Missions, Attributions et Ressources

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DE COMMUNICATION COMMUNICATION EXTERNE OBJECTIFS, MISSION, ATTRIBUTIONS RESSOURCES

ET

DU
: : :
F.COM.03 05 JUIN 06 1/3
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
T S O QUESTIONS RELATIVES AUX OBJECTIFS, MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET RESSOURCES DE LA COMMUNICATION S I S B S EXTERNE
Dterminer la place de la communication externe dans la stratgie globale de l'organisation de la Collectivit Locale. Prciser le budget qui lui est allou. Quelle est la structure en charge de la communication externe ? La politique de communication externe est-elle bien arrte et dfinie ? Quels sont les acteurs qui ont contribu la dfinition de cette politique ? Cette politique est-elle connue de tout le personnel ? Le personnel adhre-t-il cette politique de communication externe et en peroit les enjeux ? Existe-il un plan de communication externe traduisant les actions de communication externe engager ? Ce plan de communication externe dtaille-t-il les priorits, les groupes cibles, les objectifs, les messages, les moyens et les budgets financiers allous chaque action ? La communication externe est-elle considre comme un droit au citoyen et une obligation de lorganisation en question (Collectivits Locales, Dpartements Ministriels) ? Quelle sont les missions et attr butions de la Communication externe ? Lister ces missions et dcrire en quoi elles consistent ? Y-a-t-il des documents qui matrialisent les actions de communication externe ? Si oui, citer les et dcrire succinctement leur contenu La communication publique est-elle double sens ? Ouverte, transparente et ractive avec les populations cibles ? La communication externe permet-elle, aux populations cibles, de vite comprendre et cerner ce que les C.L ou les pouvoirs publics leur communiquent de leur propre initiative (communication proactive)? Utilise-t-elle le mme langage que les populations cibles (un langage adapt) ?
16

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DE COMMUNICATION COMMUNICATION EXTERNE OBJECTIFS, MISSION, ATTRIBUTIONS RESSOURCES

ET

DU
: : :
F.COM.03 05 JUIN 06 2/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
T S O QUESTIONS RELATIVES AUX OBJECTIFS, MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET RESSOURCES DE LA COMMUNICATION S I S B S EXTERNE
Les questions qui proccupent ou devraient proccuper le citoyen, sont-elles toujours le point de dpart du processus de communication ? Quelles sont les populations cibles de la communication externe ? Ces populations cibles sont-elles clairement dfinies en fonction de linformation vhiculer ? Comment est arrt le choix des populations cibles ? La communication externe prvoit-elle des mcanismes de remonte de linformation en vue de satisfaire les dsidratas des populations cibles (communication ractive) Dans ce cadre, est-il prvu des formes dinteractions et des structures adaptes pour rpondre aux questions des citoyens et des populations cibles (accueil tlphonique, site web, bureau des requtes, ) ? Quels sont les thmes, objet de la communication externe - Communication institutionnelle pour faire connatre les programmes et les services offerts par l'organisation, vhiculer et faire comprendre les valeurs et les objectifs de l'organisation auprs des diffrents publics qu'elle dessert, favoriser la participation des publics en sollicitant l'expression d'opinions sur des sujets qui les concernent,) - Communication financires et budgtaires, - Bilan des ralisations, - Programme des ralisations futures, - Etc. Lorganisation audite et la communication externe, dveloppent-elles une expertise en matire de nouvelles techniques de communication et de nouvelles technologies de l'information ?
Est-il prvu des indicateurs dapprciation de la communication au sein de lorganisation tel que bilan des ralisations ?
17
2.1.3.2
Fiche daudit de communication externe Canaux et outils de communication externe
A N GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DE COMMUNICATION COMMUNICATION EXTERNE CANAUX DE COMMUNICATION

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.COM.03 05 JUIN 06 1/1

Guide dexploration
QUESTIONS S I
EXTERNE X E
T S O RELATIVES AUX OBJECTIFS, MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET RESSOURCES DE LA COMMUNICATION S B S
Lister tous les canaux de communication externe et les populations cibles correspondantes Comits inter ministriel, Jumelages et Conventions avec les partenaires, Journes portes ouvertes, Site internet, Communiqus de presse, Call Center, Brochures et dpliants, Sponsoring et mcnat, Mailings, Bulletin dinformation, Foires et salons, Forum, Entrevues avec les mdias, Campagnes dinformations, Relations avec une agence presse, Relation avec une agence de communication, Etc.
Lister les vecteurs dimage de lorganisation (nom, logo, identit visuelle,) Comment est opr le choix des canaux et moyens de communication ? Ces canaux permettent-ils une communication efficace et sont-ils adapts la stratgie de communication ainsi quaux messages vhiculer ? Permettent-ils datteindre toutes les populations cibles ?
18
INSPECTION GENERALE DE P N R R T RA LADMINISTRATION TERRITORIALE T

FASCICULE V
GUIDE DAUDIT DE PERFORMANCE AUDIT DES TABLEAUX DE BORD
ANNE 2007
Sommaire
1
1.1 1.2
Introduction
Objectifs du guide Dfinitions et rappels
3
3 3
2
2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4
Audit des tableaux de bord

Objectifs daudit Documentation ncessaire pour laudit des tableaux de bord Fiches daudit des tableaux de bord Analyse de lorganisation du reporting Elaboration des tableaux de bord Cohrence des tableaux de bord Utilisation des tableaux de bord
5
5 5 6 7 9 12 14
1
1.1
Introduction
Objectifs du guide
Le prsent guide reprsente un outil daide aux auditeurs inspecteurs de lIGAT pour mener leurs missions daudit de la performance. Comme cela a t arrt au niveau de lquipe projet au niveau de lIGAT, le thme du guide est orient vers laudit des outils de mesure et damlioration de la performance plutt que vers laudit de la performance proprement dit. Ce guide a pour objectifs de : Complter le manuel daudit de la performance labor au profit des Inspecteurs Auditeurs de lInspection Gnrale des Finances et des Inspections Gnrales Ministrielles, De couvrir un thme de manire spcifique pour faire partie des guides daudit disponibles au niveau de lIGAT savoir laudit des tableaux de bord. Offrir une dmarche daudit oprationnel mais galement une dmarche pdagogique permettant daider les oprationnels concevoir leur propres tableaux de bords en apportant les rponses appropries aux questions contenues dans les diffrentes fiches daudit du prsent guide.
1.2
Dfinitions et rappels
Un tableau de bord est un instrument de mesure de la performance facilitant le pilotage "proactif" d'une ou plusieurs activits dans le cadre d'une dmarche de progrs. Le tableau de bord est un moyen daide la dcision qui contribue rduire l'incertitude et facilite la prise de risque inhrente toutes dcisions. Le tableau de bord remplit cinq fonctions essentielles : Le tableau de bord est un rducteur d'incertitude dans la mesure o il offre grce aux informations quil contient une meilleure visibilit sur le domaine gr un instant donn ; Le tableau de bord stabilise l'information dans lespace et dans le temps ; Le tableau de bord contribue une prise de risque "rflchie" ; Le tableau de bord facilite la communication pour des changes constructifs entre les collaborateurs quelque soit leur niveau hirarchique ; Le tableau de bord dynamise la rflexion et incite le dcideur pousser son analyse et son investigation.
Les indicateurs de gestion constituent les ingrdients dun tableau de bord. Ils renseignent de manire synthtique et priodique sur la progression atteinte par rapport un objectif fixe et facilitent ainsi une perception claire du contexte. Ces indicateurs de gestion sont choisi selon : Les activits pilotes, Les besoins et prfrences du dcideur ou du groupe de dcideurs, Les objectifs poursuivis.
La conception du tableau de bord doit dcouler dune dmarche mthodique et rflchie et non dun agglomrat dindicateurs. Il doit tre structur de manire faciliter sa lecture et la prise de dcision. Les indicateurs de gestion peuvent tre : Des indicateurs denvironnement : renseignant sur le contexte dans lequel des gestionnaires ont agi ; Des indicateurs de moyens : renseignant sur les moyens dont ont dispos les gestionnaires pour latteinte des objectifs assigns Des indicateurs dactivit : mesurant le niveau dactivit global dune entit, Des indicateurs de performance : indiquant le niveau datteinte des objectifs assigns, Des indicateurs defficacit : mesurant le degr datteinte des objectifs dans les meilleures conditions.
2
2.1
Audit des tableaux de bord

Objectifs daudit
Auditer les tableaux de bord permet de sassurer que ledit tableau : Couvre convenablement lobjet de sa conception ; Reflte la vision stratgique de la Direction et le Style de Management en vigueur ; Comporte des indicateurs pertinents et non superficiels ; Est utilis efficacement et adquatement en tant quoutil de gestion et de prise de dcision.
Lobjectif tant de mettre en vidence les dysfonctionnements relatifs : Lorganisation de la fonction reporting : Organisation de la fonction, Processus de collecte de linformation, Processus de traitement de linformation, La diffusion des tableaux de bord, Larchivage des tableaux de bord.
La cohrence des tableaux de bord avec lorganigramme : Sassurer que chaque activit, mtier, responsable, entit est suivi, Sassurer que les destinataires ont un pouvoir dvaluation des rsultats, Sassurer que les destinataires ont un pouvoir de prise de mesure corrective
Le choix des indicateurs et leur pertinence, La satisfaction des utilisateurs des tableaux de bord.
2.2
Documentation ncessaire pour laudit des tableaux de bord

Laudit des tableaux de bord ncessite de la part de laudit, a mise la disposition de lauditeur, pour un examen prliminaire, des documents suivants : Lorganigramme de la structure (organisation) concerne, Les plans stratgiques et oprationnels de lentit audite, Le schma de pilotage retenu par lentit / projet audit dtaillant :
Les rles des intervenants, les intentions des dirigeants La logique de pilotage : Logique financire, logique stratgicooprationnelle, Les niveaux de pilotage retenus, Les axes de pilotages
Les outils de pilotage (tableaux de bord), Le manuel des procdures (procdures de reportings), Fiches de poste des responsables du reportings, Les rapports retraant lutilisation des informations contenues dans les tableaux de bord.
Cette liste nest videmment pas exhaustive et pourra tre largie pour comprendre dautres documents, selon les besoins danalyse. Ces documents permettront lauditeur de simprgner de lorganisation et de la production des tableaux de bord en vigueur et de bien cerner les problmatiques apparentes quil pourra soit confirmer, soit infirmer lors de ses investigations sur le terrain.
2.3
Fiches daudit des tableaux de bord

Lutilisation du guide daudit des tableaux de bord permettra de guider et de faciliter lintervention des auditeurs sur le terrain. Les fiches daudit ci-aprs labores, seront utilises selon lordre de leur prsentation en vue dune bonne comprhension du reporting audit. Le guide daudit des tableaux de bord, dvelopp ci-aprs, sarticule autour de trois volets que nous estimons importants au niveau de la gestion par les tableaux de bord et au niveau de la fonction reporting de manire gnrale. Il sagit de : Lorganisation du reporting, Le processus de traitement de linformation, La cohrence des tableaux de bord, Lutilisation des tableaux de bord.
Chacun de ces aspects est dtaill au niveau dune fiche daudit qui reprend lensemble des questions spcifiques au domaine trait permettant ainsi : Lanalyse des diffrents aspects du domaine trait, Lidentification des dysfonctionnements et apporter les actions correctrices ncessaires.
2.3.1
Analyse de lorganisation du reporting

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES TABLEAUX DE BORD

ORGANISATION DU REPORTING ANALYSE DE LORGANISATION

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.TDB.01 JUILLET 07 1/2

Guide dexploration
Comment est organise la fonction de reporting au niveau de la structure ? Dcrire les spcificits du systme de reporting au niveau de la structure par rapport : o Schma de pilotage (distribution des rles, direction des acteurs, traduction des intentions des dirigeants, La logique de pilotage : Logique financire (centre de cots et de profits) ou Logique stratgicooprationnelle (partir des objectifs stratgiques pour arriver aux objectifs oprationnels) Niveaux de pilotage, Axes de pilotage : segmentation des performances, dcomposition des rsultats (activits, clients, organisation)
o o
Existe-t-il un document officiel fixant lorganisation, les attributions & missions, et effectifs allous la fonction charge du reporting ? Dcrire ventuellement les spcificits qui ressortent de la premire lecture de cette organisation. Si lorganigramme existe, est-il diffus au niveau de toutes les structures de lorganisation ? Chaque structure a-t-elle connaissance des missions dvolues la fonction reporting ?
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL I E DT E T

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ORGANISATION DU REPORTING ANALYSE DE LORGANISATION

Rponses Oui/non
DU
: : :

Guide dexploration
Quels sont les rattachements hirarchiques et fonctionnels de la fonction ? Est-elle rattache un niveau hirarchique suprieur ? La fonction reporting est elle dote de ressources humaines adquates (en quantit et en qualit) ? Dcrire le profil du responsable du reporting et de ses principaux collaborateurs
2.3.2
Elaboration des tableaux de bord

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ELABORATION DES TABLEAUX DE BORD TRAITEMENT DES INFORMATIONS

Rponses Oui/non
DU
: : :

Guide dexploration
Collecte de linformation La procdure de collecte de linformation servant alimenter les tableaux de bord est-elle formalise ? Si oui, rcuprer la procdure de collecte des informations, Si non dcrire la procdure actuelle. Linformation collecte subit elle un processus de validations par les entits mettrices pour garantir sa fiabilit ? Pour chaque tableau de bord, existe-t-il un calendrier de production des informations de base ? Ce calendrier est-il respect ? Si non, Pourquoi ? Les supports de collecte de linformation sont-ils standardiss ? Exploitation de linformation Linformation est-elle traite par les personnes habilites ? (Cf. Organisation de la fonction de reporting) Lexploitation des donnes collectes se fait-elle de manire manuelle ou automatise ? En cas de traitement informatis, dcrire le systme mis en uvre par la structure Les processus de traitement de linformation est-il standardis pour tous les tableaux de bord ? En cas de traitement manuel, les donnes de base sont-elles archives au niveau de la fonction ? En cas de traitement informatis, est ce que lhistorique des traitements (fichier log) a fait lobjet dune vrification et dun suivi ? Le processus prsente-t-il des risques de dformation ou de perte de linformation ?

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ELABORATION DES TABLEAUX DE BORD TRAITEMENT DES INFORMATIONS

Rponses Oui/non
DU
: : :

Guide dexploration
Exploitation de linformation Suite Linformation traite est-elle recoupe avec les informations de base ? Existe-il un dlai de traitement des informations reues ? Ce dlai est-il respect ? Si non, Pourquoi ?
10

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

ELABORATION DES TABLEAUX DE BORD DIFFUSION DES TABLEAUX DE BORD

Rponses Oui/non
DU
: : :

Guide dexploration
Diffusion des tableaux de bord La diffusion des tableaux de bord obit-elle une procdure prdfinie ? Si oui, rcuprer la procdure de diffusion, Si non, procder au descriptif du processus de diffusion des tableaux de bord Les destinataires des tableaux de bord sont ils habilits les recevoir ? Possdent ils un pouvoir dvaluation des informations contenues dans les tableaux de bord ? Possdent ils un pouvoir daction aprs la rception des tableaux de bord ? Existe-il un dlai de diffusion des tableaux de bord ? Ce dlai est-il respect ? Si non, Pourquoi ? Les tableaux de bord sont-ils diffuss grande chelle ? Ou font-ils lobjet dune diffusion cible ? Archivage des tableaux de bord Existe-il un systme darchivage des tableaux de bord ? Si oui, qui en est responsable ? Quelles sont les modalits darchivage ?
11
2.3.3
Cohrence des tableaux de bord

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

COHERENCE DES TABLEAUX DE BORD COHERENCE DES TABLEAUX DE BORD AVEC LORGANIGRAMME

DU
: : :
Guide dexploration
Rponses Oui/non
Les tableaux de bords sont ils conus de manire couvrir lensemble des activits de la structure ? o o o activits mtiers, activits de contrle et de pilotage activits support.
Le dcoupage des activits au niveau des tableaux de bord est-il conforme au dcoupage organisationnel ? Les tableaux de bord sont-ils standards ? Sont-ils conus selon les besoins de chaque dcideur ? Est-ce que chaque manager reoit son (ses) propre(s) tableau(x) de bord ? Existe-t-il des tableaux de bord par mtier ? Si oui, est ce que tout les mtiers de la structure sont couverts ? Est-ce que les tableaux de bord respectent la logique de pilotage retenue par la structure ? Est-ce que les tableaux de bord, dans leur conception et leur diffusion, respectent les niveaux de pilotage prdfinis ? Existe-t-il des tableaux de bord par activit support ? Si oui, est ce que toutes les activits support sont couvertes ? Existe-t-il des rclamations au sujet des tableaux de bord ? Si oui, quelle est la nature de ces rclamations ? Existe-t-il des demandes de modification des tableaux de bord ? Si oui, de quelle nature sont elle ? Ces demandes, si elles existent, sont elles prises en compte ?
12

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

COHERENCE DES TABLEAUX DE BORD INDICATEURS

Rponses Oui/non
DU
: : :

Guide dexploration
Le processus de choix des indicateurs a-t-il fait lobjet dune dmarche spcifique ? Si oui, laquelle ? Sinon, dcrire le processus de conception des indicateurs Par tableau de bord, dcrire le type dindicateurs quil contient ? o o o o o indicateurs denvironnement indicateurs de moyens indicateurs dactivit indicateurs de performance indicateurs defficacit
Est-ce que chaque indicateur a fait lobjet dune analyse avant son intgration dans un tableau de bord ? (utilit de lindicateur, priodicit compatible avec lensemble du tableau de bord) Est-ce que le choix des indicateurs a fait lobjet dune analyse dtaille des spcificits de la structure ? Est-ce que les indicateurs sont mesurables ? Sinon, pourquoi ? (dcrire la nature des indicateurs et voir dans quelle mesure ils peuvent tre remplacs par des indicateurs mesurables) Est-ce que les indicateurs contenus dans un mme tableau de bord prsentent une cohrence densemble ? Est-ce quils contiennent des indicateurs complmentaires et non redondants ? Est-ce que le choix dindicateurs rpond aux attentes des managers, aux attentes du personnel, aux exigences de performance Est-ce que la structure du tableau de bord permet davoir une vue densemble sur les aspects suivi ? Est-ce que les indicateurs choisis permettent de procder des comparaisons dans lespace et dans le temps ? Est-ce que les indicateurs font lobjet de commentaires et danalyse de la part des entits mettrices de ces tableaux
13
2.3.4
Utilisation des tableaux de bord

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

UTILISATION DES TABLEAUX DE BORD UTILISATION DES TABLEAUX DE BORD

Rponses Oui/non
DU
: : :

Guide dexploration
Les tableaux de bord produits donnent ils lieu des dcisions de la part des dcideurs ? Si oui, est ce que ces dcisions sont documentes ? est ce que lutilisation du tableau de bord est mise en vidence ? Si non, est ce que les tableaux de bord actuels ont dj fait lobjet dune remise en cause ? Est-ce que les dcisions prises, la lumire des tableau de bord, sont communiques aux organes assurant la fonction de reporting ? Est-ce que les tableaux de bord sont correctement archivs au niveau de chaque destinataire ? Est-ce quune comparaison systmatique est effectue entre le tableau de bord de la priode n et de la priode n+1 par : o o Lentit mettrice, Le destinataire
Est-ce que la structure des tableaux de bord fait lobjet de rvisions et de mise jour continuelle pour leur adaptation aux changements ? Existe-t-il une procdure annuelle de mise jour des tableaux de bord ? Si oui dcrire et analyser la procdure ? Est-ce que les feedbacks sur les tableaux de bord sont consigns au niveau de la fonction reporting ? Est-ce quils font lobjet dun suivi rgulier de la part des responsables du reporting ?
14

FASCICULE VI
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL AUDIT SOCIAL
ANNE 2007
Sommaire
1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4 2.4.1 2.4.2 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 Introduction Objectifs Primtre de laudit du systme de gestion des ressources humaines Documentation ncessaire pour laudit Social Fiches daudit relatives laudit social Chapitre 1 : Guide daudit du recrutement Prambule Fiches daudit relatives au recrutement Chapitre 2 : Guide daudit du systme de rmunration Prambule Fiches daudit relative au systme de rmunration Chapitre 3 : Guide dAudit du Systme dEvaluation Prambule Fiches daudit relative lvaluation du personnel Chapitre 4 : Guide daudit de la Formation Prambule Fiches daudit de la Formation Indicateurs et Ratios de Gestion des Ressources Humaines Indicateurs structurels Indicateurs relatifs aux recrutements Indicateurs relatifs a la formation Indicateurs de climat social 3 3 5 6 8 9 9 11 16 16 18 22 22 24 27 27 29 33 33 34 35 35
1
1.1
Introduction
Objectifs
La gestion des ressources humaines est un ensemble de fonctions et de mesures ayant pour finalit de mobiliser et dvelopper les ressources du personnel pour une plus grande efficacit, au profit de la productivit de lorganisation (tant au niveau des Collectivits Locales quau niveau des diffrents Dpartements Ministriels). La gestion des ressources humaines couvre de nombreux domaines, intervenant tous les stades de la vie du salari fonctionnaire au sein de l'organisation, savoir : la gestion des recrutements et des titularisations, la gestion des carrires et de la formation, l'valuation des performances des salaris, la gestion des conflits, la concertation sociale et la motivation du personnel, et l'implication du personnel, la communication, la satisfaction au travail, lamlioration des conditions de travail, etc. Au niveau du management gnral, on cherche optimiser cette gestion des ressources humaines en ayant recours l'audit social qui est un outil destin aux pouvoirs dcisionnels (hautes instances) pour fournir : une image fidle des pratiques en matire de gestion des ressources humaines, les constats dcarts et ventuels dysfonctionnements par rapport un rfrentiel en matire de gestion des ressources humaines (Lois et rglementations en vigueur, Procdures de gestion des ressources humaines), des analyses objectives sur la gestion des ressources humaines, des recommandations et des commentaires utiles tout en faisant apparatre : des risques de diffrentes natures tels que le non - respect des textes et de la rglementation en vigueur, l'inadquation de la politique sociale aux attentes du personnel, lincohrence des pratiques de la fonction gestion des ressources humaines et les non conformits avec la lgislation et les procdures en vigueur, ainsi quavec les valeurs affiches par lorganisation et attendues par le personnel, linadquation aux besoins des ressources humaines, l'envahissement des proccupations sociales,
L'audit social peut tre demand, pat les hautes instances de la Collectivit Locale ou dun Dpartement Ministriel, soit titre :
PGL Maroc - Fascicule VI : Guide dAudit Oprationnel _ Audit Social
prventif, pour apprcier et valuer une situation un moment donn T, curatif, pour remdier une situation qui se dtriore). Dans tous les cas, l'audit social est un outil qui permet de rpondre bien des interrogations du management qui reste en qute permanente de russite et defficacit des performances et nul ne doute que laccroissement de cette efficacit a pour principale source la bonne gestion de la dimension humaine au niveau des organisations. Le prsent guide est destin homogniser la dmarche de conduite des missions daudit des systmes de gestion des ressources humaines au niveau des Collectivits Locales, et/ou toutes autres entits pouvant faire lobjet de missions daudits de systmes de gestion des ressources humaines rentrant dans le domaine dintervention de lIGAT. Ce guide daudit, qui notre sens, constitue le principal outil de lauditeur, est important plus dun titre : dabord, parce quil permet dorienter et de faciliter les travaux de lauditeur en charge de laudit social, quel que soit le type de la structure ou entit concerne, objet de laudit. Bien videmment, des adaptations minimes simposeront pour le rendre parfaitement adquat au systme de gestion des ressources humaines audite. ensuite, parce quil permet duniformiser et dhomogniser lintervention des auditeurs moyennant lutilisation de standards et outils de travail adapts qui permettent de capitaliser les savoir-faire et expertise et dassurer leur transfert. Les objectifs viss tant, de () : dapprcier lexistence dune politique en matire de gestion des ressources humaines, valuer les performances des pratiques en matire de ressources humaines, acqurir la dmarche et les outils mthodologiques pour conduire les missions daudit social avec efficacit, sassurer tant en termes quantitatifs que qualitatifs du niveau des ressources humaines ncessaires au fonctionnement prsent et futur de lorganisation audite, Fournir une srie de recommandations gnrales qui proposent des changements ou des amliorations dans les attitudes, les comportements, les pratiques et les habilets de la fonction Ressources Humaines.
1.2
Primtre de laudit du systme de gestion des ressources humaines

Laudit social regroupe les formes d'audit appliques la gestion et au mode de fonctionnement des personnes dans les organisations qui les emploient ainsi qu'au diffrents relations internes (intra services et inter services), et externes avec les partenaires et /ou autres tiers. L'auditeur social s'appuie sur des mthodes et des techniques prouves ainsi que sur des indicateurs fiables et prcis de la gestion des ressources humaines. Il permet de localiser les forces et les faiblesses de l'organisation, didentifier les anomalies de fonctionnement et leurs causes et origines ainsi que les risques et leurs consquences financires et sociales. Laudit social est un instrument de direction et de gestion qui se base sur une dmarche dobservation, visant estimer la capacit de lorganisation matriser les problmes humains ou sociaux que lui pose son environnement , et grer ceux quelle suscite elle mme pour lemploi du personnel ncessaire son activit. Lenjeu de ce type daudit tant le choix de la meilleure matrise des cots sociaux, la prvision des risques et lintgration de la gestion du personnel dans la stratgie de lentreprise, afin de parvenir la meilleure efficacit possible. Un audit social permet de : augmenter lefficacit de lorganisation lie la bonne mobilisation des ressources humaines, tisser des liens sociaux entre les divers acteurs de lorganisation par le biais de la mise en place dun climat social favorable au bon fonctionnement de la structure, visualiser la rpartition des responsabilits et les missions correspondantes chacune des structures. Les systmes de gestion des ressources humaines selon quils ciblent le court ou le long termes ou les deux la fois, peuvent revtir plusieurs formes plus ou moins complexes, selon la taille et lge de lorganisation, sa stratgie et ses objectifs de dveloppement, sa raison dtre et ses missions, les technologies quelle utilise, ses moyens et ressources, et son environnement. Raliser un audit social revient auditer un systme de gestion des ressources humaines. Cela consiste comprendre comment une organisation mobilise ses ressources humaines aussi varies soient-elles au service de ses objectifs. Laudit social sapplique aussi bien la fonction Ressources Humaines qu des sous fonctions telles que le recrutement, la paie, la formationetc., il peut sappliquer aussi des programmes, des procdures ou des problmes particuliers (absentisme, turn-over, ) ainsi qu aux moyens mis en uvre pour les raliser. Il importe alors, dans le cadre dun audit oprationnel de systme de gestion des ressources humaines, de bien cerner et comprendre la configuration de la structure sociale et de ses composantes qui constituent le primtre essentiel de ce type daudit. En rsum, laudit social peut tre dfini comme tant une dmarche objective, indpendante et inductive dobservations, danalyses, dvaluations et de recommandations reposant sur une mthodologie et utilisant des techniques
permettant, par rapport des rfrentiels explicites, didentifier les points forts, les problmes induits par lemploi du personnel sous forme de cot et de risque. Ceci conduit diagnostiquer les causes des problmes dcels, en valuer limportance et enfin aboutir la formulation de recommandations ou la proposition dactions correctives.
1.3
Documentation ncessaire pour laudit Social

Laudit dun systme de gestion des ressources humaines sintresse au fonctionnement et aux pratiques lies la gestion du personnel, en tant que fonction, au niveau dune organisation donne. Le succs de ce type daudit, ncessite pour lauditeur de disposer, pralablement son intervention sur le terrain, dun certain nombre de documents et dautres sources dinformations -quand ils existent- pour se faire une premire ide sur les mcanismes et pratiques sociales en vigueur : la politique de gestion des ressources humaines, lorganigramme de lentit en charge des ressources humaines, le rfrentiel des postes et emplois, les fiches de postes, le plan de formation ou un document attestant de lexistence dune politique de formation, un document attestant de lexistence dune politique ou procdure de dveloppement du personnel, le rglement intrieur de lorganisation, les statuts du personnel, un document tmoignant du contact du personnel avec les organismes de reprsentation du personnel, la base de donnes paie-personnel (effectifs, rmunrations,), les documents des reprsentants du personnel (PV, tous documents mis leur disposition), les tableaux de bords financiers (donnes financires) du contrle de gestion en relation avec les ressources humaines ; la base de donnes comportant : les barmes, les chelles de salaires,
le fichier signaltique du personnel disponible par fonctions, les dossiers individuels, la liste des primes et autres avantages sociaux
les tableaux de bord contenant les majeurs indicateurs tels que le taux dabsentisme, taux de rentabilit par personne et par tranche socioprofessionnelle, les rapports dactivit, bilan social, rapports de performance sils existent. Cette liste nest videmment pas exhaustive et pourra tre largie pour comprendre dautres documents, selon les besoins danalyse, tels que le bilan des comptences, la gestion prvisionnelle des emplois,etc. Ces documents permettront lauditeur de simprgner des modalits de gestion des ressources humaines en vigueur et de bien cerner les problmatiques apparentes quil pourra soit confirmer, soit infirmer lors de ses investigations sur le terrain.
Fiches daudit relatives laudit social

Lutilisation du guide daudit social permettra de guider et de faciliter lintervention des auditeurs sur le terrain. Les fiches daudit ci-aprs labores, seront utilises selon lordre de leur prsentation en vue dune bonne comprhension du systme de gestion des ressources humaines audit. Le guide daudit social, dvelopp ci-aprs, sarticule autour de quatre volets que nous estimons importants au niveau de lorganisation dune collectivit locale et impratifs pour son bon fonctionnement. Ces volets concernent des thmes qui sont essentiels dans le cadre de la gestion des ressources humaines au niveau des collectivits locales. Il sagit de : Chapitre 1 : Audit des procdures de recrutement, Chapitre 2 : Audit de rmunration et de motivation, Chapitre 3 : Audit du systme dvaluation et de motivation du personnel, Chapitre 4 : Audit de la formation. Au fur et mesure que lauditeur droulera ces questionnaires daudit structurs par chapitre et par rubrique, il documentera ses travaux et renseignera les colonnes prvues cet effet. Quand une question donne ncessite un argumentaire plus labor, il procdera une rfrentiation de ses papiers de travail et renverra vers son dossier de travail pour justifier et argumenter ses conclusions. La finalit pour lauditeur tant de documenter lensemble de ses travaux et de rpondre aux diffrentes questions quant la structure sociale et ses caractristiques, en renseignant et spcifiant : lexistence dune politique sociale bien formalise dans un document officiel, les supports et moyens utiliss pour grer le personnel au sein de lorganisation audite, les tches qui doivent tre accomplies dans la Fonction Personnel et mettre en vidence les modalits de coordination de ces tches entre les diffrents acteurs de lorganisation, par comparaison un modle idal de gestion du personnel En rsum, l'audit social consiste en un examen critique des activits -lies la gestion des ressources humaines- l'aide de questionnaires et dentretiens avec les responsables de la gestion des ressources humaines au niveau de lorganisation concerne. Ceci dans lobjectif de savoir si la structure en charge de la fonction gestion des ressources humaines fonctionne bien (ou mal), et de connatre aussi les points susceptibles d'tre amliors via lidentification des dysfonctionnements et des points faibles.
2.1
2.1.1
Chapitre 1 : Guide daudit du recrutement

Prambule
Le recrutement est une des composantes majeures de la fonction ressources humaines. Elle consiste en la slection des candidats (en interne et/ou en externe) les plus aptes assurer les diffrentes fonctions de lorganisation selon les besoins en recrutement identifis pralablement, dans lobjectif de contribuer atteindre les objectifs cls suivants : inciter les personnes comptentes poser leur candidature pour un poste donn, augmenter le bassin de connaissances et d'habilets par l'ajout de nouvelles ressources, augmenter la capacit de l'entreprise de rpondre la demande. Cependant, il est important de noter que les oprations de recrutement ne simprovisent pas et quelles ne doivent pas se faire sur un coup de tte. Elles sont fortement lies la stratgie et la politique de gestion des ressources humaines et notamment celle des recrutements au niveau de lorganisation concerne (conformment la loi cadres, au niveau des collectivits locales). Politique qui doit se traduire entre autres par une planification des ressources humaines en ce qui concerne ce volet et qui suppose bien videmment une bonne connaissance de lorganisation, lobjectif tant de procder : une dfinition claire et une description dtaille et raliste du poste pourvoir, lidentification du profil correspondant, la recherche fructueuse du candidat comptitif, et enfin son intgration russie dans lorganisation (au niveau de la Collectivit Locale). Aux bonnes fins de laudit de recrutement, lauditeur doit pouvoir se mettre disposition et : rassembler des informations ayant trait aux objectifs, politiques, programmes, et procdures de slection, de recrutement, d'accueil, et de dpart (rglement intrieur, statut du personnel, descriptif dtaill de la procdure recrutement, ), recueillir les donnes concernant les divers cots de recrutement, notamment partir de celles transmises par le contrle de gestion, d'examiner les fichiers de personnel et les dossiers individuels pour pouvoir apprcier les modalits dapprciation des nouvelles recrues, examiner les budgets allous aux recrutements, examiner la pyramide des ges et la pyramide danciennet du personnel,
examiner les plans stratgiques de dveloppement de lorganisation, d'apprcier les statistiques d'embauche, de turnovers d'effectifs par catgorie, formation initiale, exprience, qualification, date et lieu d'embauche, origine gographique, service o le nouvel embauch a commenc sa carrire, etc. Dans certaines situations, il est utile de dpouiller les entretiens de dpart, pour connatre les motifs ayant pouss les nouveaux embauchs quitter l'organisation. Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit de recrutement sont : les hautes instances de lorganisation, le directeur des ressources humaines/ chef de dpartement ou chef de division, le service personnel un chantillon reprsentatif de nouvelles recrues.
10
2.1.2
Fiches daudit relatives au recrutement

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DE RECRUTEMENT ORGANISATION ET MISSIONS

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
A. SOC 01 05 JUIN 06 1/2

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LORGANISATION ET AUX MISSIONS DU RECRUTEMENT

Existe-i-il une politique en matire de recrutement ? Quels sont les acteurs qui ont contribu la dfinition de cette politique de recrutement ? Les responsables oprationnels son-ils engags dans ltablissement de prvisions pour les recrutements ? Cette politique de recrutement est-elle clairement formalise et par quel document officiel est-elle matrialise ? Est-il procd une planification des ressources humaines, une analyse des besoins et ltablissement de prvisions relatives aux aspects suivants : besoins en ressources ? promotions en interne ? ventuels dparts ?, mutations et dtachements ? congs sans soldes ?
Les postes objets un recrutement (valids au niveau de la loi cadres), ont-ils t identifis et dcrits en termes de () : emplois, comptences souhaites, missions de lemploi court et moyen termes, positionnement au niveau de lorganigramme, attributions et de tches du poste, moyens matriels allous au poste, rmunration alloue au poste. suprieur hirarchique immdiat, subordonns du poste, indicateurs de performances lis au poste.
les recrutements oprer rpondent-ils aux objectifs prvisionnels et budgtaires assigns (postes budgtaires dj existants ou crer), Comment est dclenche la procdure de recrutement ? Sagit-il de demandes de recrutement manant des hautes instances de lorganisation ou des diffrents responsables hirarchiques directement concerns par les postes recruter ?
11

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DE RECRUTEMENT ORGANISATION ET MISSIONS

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
A. SOC 01 05 JUIN 06 2/2

Guide dexploration
I S L E SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LORGANISATION ET AUX MISSIONS DU RECRUTEMENT T I T U I I E T
Les demandes de recrutement sont-elles formules par crit et par qui sont-elles signes ? les postes recruter sont-ils clairement identifis ? leur nombre est-il arrt ? lchance de recrutement est-elle fixe (immdiate ou moyen terme) La formation du candidat et son profil sont-ils prciss ? Sagit-il dun nouveau poste ou dun poste dj prvu au niveau de lorganigramme ? Sil sagit dun nouveau poste, a-t-il t tabli une fiche de poste dtaillant les activits et les attributions ? Ce recrutement bnficie-t-il dun poste budgtaire ? (est-il prvu au niveau de la loi cadre) La procdure recrutement sarticule-t-elle autour des tapes suivantes : Planification des besoins (Cf. fiche prcdente), Annonce du besoin et appel candidature (en interne et/ou en externe), Recueil et traitement candidatures, Concours et tests, Evaluation et notation des tests, Entretiens, Diffusion des rsultats, Dcision de recrutement. (tri et prslection) des -
Sagit-il de recrutements oprs en interne ? Si oui, un appel candidatures en interne a-il-t diffus (affichage, diffusion de notes de service, ..) en vue dune prospection en interne ? Si non, quels les moyens utilises pour diffuser loffre demploi
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DE RECRUTEMENT
ETAPES DU PROCESSUS RECRUTEMENT

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
A. SOC 02 05 JUIN 06 1/3

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AU PROCESSUS DE RECRUTEMENT I S L E C E C S U

Recherche de candidat rpondant le mieux aux critres du poste Est-il procd une prospection en interne ? Comment est opre cette prospection en interne (affichage dans les locaux de la C.L, site intranet, Journal Interne, Note dinformation interne, souhaits dvolution, sur la base des valuations annuelles en vue dune promotion interne, ) Si oui, argumenter la rponse Sinon, argumenter aussi la rponse (inexistence en interne du collaborateur suscept ble doccuper le poste, ) et prciser quels sont les moyens de prospection utiliss pour la recherche de candidature ? Rception, tris et Prslection des candidats Qui est le destinataire des candidatures aprs leur rception au niveau du Bureau dOrdre ? Est-ce une personne ou une commission de prslection qui est charge du tri et de la prslection des candidatures ? Sil sagit dune personne, cette dernire a-t-elle les comptences requises pour oprer la prslection ? Est-il constitu une CV thque ? et comment se fait la prslection des candidats (analyse des CV ? les candidatures prslectionnes font-elle lobjet dune revue par la hirarchie suprieure (responsable de la structure ressources Humaines ou Administrative, selon la structure existante au niveau de lorganisation) ? Comment est opre la prslection des candidats ? Cette prslection tient-elle compte et se rfre-t-elle au profil et la comptence identifis lors de la planification des postes recruter ? Les CV prslectionns ont-ils fait lobjet dune classification de type : - 1. trs prs du profil recherch - 2. assez prs du profil recherch - 3. non pertinents au poste affich. Les candidats appartenant la classe 1 ont-ils t convoqus pour un 1er entretien, un test ou un concours ?
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
A. SOC 02 05 JUIN 06 2/3

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AU PROCESSUS DE RECRUTEMENT I S L E C E C S U

Rception, tri et prslection des candidats suite
Les candidats nayant pas t retenu ont-ils t informs du rejet de leur dossier ? Est-il prpar une grille dentrevue de slection en vue dvaluer les candidats selon les mmes critres ? Est-il mis en place une commission de slection afin dobtenir des avis diffrents et objectifs ? Ou est-il fait appel un consultant externe pour garantir lobjectivit et lindpendance au niveau de la slection ? Aprs les entrevues de slection, la grille dvaluation est-elle complte en fonction des commentaires de lvaluateur ? Si les avis de la commission de slection divergent, cette commission organise-t-elle une 2me entrevue ou recours elle larbitrage de la hirarchie suprieure ? Est-il organis des tests techniques ? comment se fait la prparation de ces techniques et qui en assure la responsabilit ? Demande-t-on un consultant externe dassurer ces tests ?
Evaluation des Candidats (Entretien, Concours, test)

Comment est ralise lvaluation des candidats pour lentretien, les tests et les concours ? Ces tests, entretiens et/ou concours permettent-ils de mettre en vidence les valeurs spcifiques lies re au poste ? Ces tests permettent-ils dobjectiver la 1 prslection Les candidats sont-ils informs des moyens de slection ? Quels sont les critres qui influent lvaluation des candidatures ? existe-t-il une grille dvaluation reprenant les mmes critres pour chaque candidature (afin de ne pas biaiser lvaluation) ? Cette grille fait-elle rfrence aux critres suivants : - les comptences (ducation, formation, prparation, pratique, savoir-faire et exprience) - les caractristiques personnelles (savoir-tre) - la motivation (attitudes, comportements, ractions lors de lentretien) - la facult dadaptation (la perception de soi-mme et de celle des autres permet de - les rfrences.et expriences antrieures les critres de refus des candidatures sont-ils connus et peuventils tre vrifis ? (slectionner quelques dossiers de candidatures refuses et procder lapprciation des critres de refus)
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
A. SOC 02 05 JUIN 06 3/3

Guide dexploration
I S L E C SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AU PROCESSUS DE RECRUTEMENT C S U E
Dcision de recrutement et accueil de la nouvelle recrue - Les candidatures ayant obtenu un avis favorable, sont ils convis pour un dernier entretien avec la hirarchie suprieure directement concerne par le poste pourvu ?
-
Avant la prise de dcision finale dembauche, procde-ton la vrification des informations communiques par le candidat ? Comment est matrialise la dcision de recrutement ? Par qui est signe la dcision de recrutement ? Est-il constitu un dossier administratif pour la nouvelle recrue ? que comporte ce dossier administratif ? Le candidat est-il invit complter son dossier par toutes les pices administratives requises ? Comment sont opr laccueil et lintgration de la nouvelle recrue ?
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2.2
2.2.1
Chapitre 2 : Guide daudit du systme de rmunration

Prambule
L'objectif ultime de toute politique de rmunration est de crer un sentiment de reconnaissance et d'quit pour les employs actuels et futurs tout en cherchant maintenir un certain quilibre entre le fait de satisfaire les demandes des employs et la capacit de payer de l'organisation. La rmunration est donc un des moyens qu'une organisation peut utiliser pour retenir ses meilleurs lments et attirer de nouveaux candidats joindre ses effectifs. Les finalits recherches travers la mise en place dune politique de rmunration sont de() : attirer et recruter les candidats rpondant aux besoins de l'organisation, dmontrer de la reconnaissance aux employs en leur versant une rtribution juste et adquate leur profil, respecter l'quit interne, tre comptitif par rapport au march (quit externe), contrler les cots lis la masse salariale. Le systme de rmunration constitue un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, il doit rpondre et respecter des rgles de conformit et defficacit. Laudit est un moyen de dtecter et de matriser les problmes et risques ventuels (erreurs, fraudes, cots supplmentaires, dysfonctionnement, etc.) lis une drive dans le fonctionnement des systmes de rmunration et de paie. Laudit du systme de rmunration a pour objectifs de : sassurer que les pratiques de gestion lies la rmunration sont conformes aux politiques, rglementations et procdures en vigueur, sassurer de lefficacit des procdures de contrle correspondantes, identifier les zones risques, examiner le caractre volutif du systme de rmunration afin dapprcier sil rpond bien aux caractristiques et objectifs de lorganisation et de ses salaris.
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Dans ce cadre, il est important de dfinir la porte de laudit de rmunration et de prciser sur quoi vont porter les investigations daudit. Lobjectif tant, didentifier le dcalage entre la pratique et la politique de rmunration et de dfinir des actions et recommandations appropries pour amliorer et/ou refondre le systme de rmunration en vigueur. La documentation ncessaire pour laccomplissement des audits des systmes de rmunration qui doit tre mise la disposition des auditeurs- concerne : la base de donnes du personnel, la politique (procdure) de rmunration et rtribution du personnel (descriptif dtaill), les procdures de motivation (descriptif dtaill des modalits de calcul des primes), la base de donnes comportant : les barmes, les chelles de salaires, le fichier signaltique du personnel disponible par fonctions, les dossiers individuels, la liste des primes et autres avantages sociaux
la liste de tous les avantages sociaux, indemnits et allocations prvues par les textes en la matire (rglement intrieur ou statut du personnel ou statut de la fonction publique) les attestations de salaires. Les personnes consulter dans le cadre de laudit de rmunration sont : le responsable charg de la rmunration (paie du personnel), le chef de division ou chef de service des ressources humaines ou personnel selon lorganisation en vigueur, la direction et/ou hautes instances de lorganisation (collectivit locale). N.B : Nous attirons lattention, quau niveau du questionnaire qui suit, que toutes les questions ne sont pas applicables ltat actuel. Le choix de les maintenir est volontaire dans le souci de disposer de guides daudit complet, et de garder une cohrence et un enchainement logique au niveau des questions
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2.2.2
Fiches daudit relative au systme de rmunration

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DU SYSTEME DE REMUNERATION ORGANISATION
ET COMPOSANTES DU SYSTEME DE REMUNERATION

DU
: : :
A. SOC 03 05 JUIN 06 1/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LORGANISATION ET AUX COMPOSANTES DU SYSTEME

DE REMLUNERATION E O La Collectivit Locale dispose-t-elle dun systme de rmunration (statut de la fonction publique ou autre) bien formalis et matrialis par un document officiel ? La procdure paie est-elle formalise et dcrit-elle les tapes de traitement de la paie pour lensemble du personnel de la Collectivit Locale y compris les dtachs et les contractuels ? Quelle est lentit en charge de la paie au niveau de la Collectivit Locale ? comment est perue cette entit ? Les tches et les responsabilits sont-elles clairement dfinies entre les diffrents acteurs de lentit en charge de la paie ? Comment est peru le systme de rmunration au niveau de la Collectivit Locales ? 1. le personnel en est trs satisfait, 2. le personnel en est satisfait, 3. le personnel en est moyennement satisfait, 4. le personnel nen est pas satisfait. Le systme de rmunration en vigueur sappuie-t-il sur le principe de rmunration li la performance et donne-t-il droit des primes de rendement ou autre ? C'est--dire sur les rsultats et les objectifs de chaque individus et non pas sur les processus de travail, la discipline ou les heures de travail (en faisant abstraction des rsultats individuels de performance) ? Dcrire succinctement ce systme de composantes. rmunration et ses
Qui en assure la responsabilit au niveau de lorganisation (responsable de lentit personnel, collaborateur rattach une entit, le responsable de la structure gestion des ressources humaines, ) ? Quelles sont les attributions de cette entit ou du salari en charge du processus de rmunration ? (descriptif succinct)
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DU SYSTEME DE REMUNERATION ORGANISATION
ET COMPOSANTES DU SYSTEME DE REMUNERATION

DU
: : :
A. SOC 03 05 JUIN 06 2/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
I S L E X S A N I SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AUX COMPOSANTES DE LA REMUNERATION
Quels sont les lments de la rmunration ? - Dcrire les lments de la rmunration directe : Salaire fixe (salaire de base + indemnits) Part variable du salaire (lie la performance et aux objectifs) conforme aux
Ces lments de rmunration sont-il rglements et dispositions en vigueur
- Dcrire les lments de la rmunration indirecte : Avantages en nature et avantages sociaux lintressement et les modalits de son calcul (NA) le plan dpargne pour la retraite
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DU SYSTEME DE REMUNERATION PROCEDURE PAIE

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
A. SOC 04 05 JUIN 06 1/2

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA CONFORMITE DE LA PROCEDURE PAIE I S L E A I R D

Dcrire le circuit de cheminement administratif de la procdure paie, les intervenants au niveau de chaque tape et les points de contrles correspondants Sassurer que les pratiques pour le calcul de la paie sont conformes la procdure en vigueur Procder une analyse descriptive par catgorie de personnel (sur la base dun chantillon) et sassurer que le traitement de la paie est identique pour chacune des catgories et conforme la procdure Procder une analyse descriptive et comparative Homme/femme dune mme catgorie Si des carts sont constats, les relever et les argumenter Sassurer du respect des mentions lgales : les bulletins de paie sont-ils rgulirement dits et remis aux salaris concerns ? les calculs et tats prparatoires de la paie sont-ils corrects et conformes (Congs, absences, heures supplmentaires, retraite, )? sur la base dun chantillon reprsentatif, quel est le nombre de paies non conformes ? est ce que tous les autres documents lgaux sont tenus jour (situation familiale, prts, date dengagement, dtail de rmunration et retenue oprer, frais de dplacement, pensions et indemnits dues , ) les dplacements enregistrs en note de frais sont-ils justifis et autoriss par des personnes habilites ? les documents relatifs la paie sont-ils archivs de faon lgale ? lenregistrement correctement ? comptable de la paie est-il fait
le calcul de la paie est-il automatis ou manuel ? Sil est automatis, lapplication est-elle scurise (et les accs y sont-ils restreints aux seules personnes habilits) ?
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DU SYSTEME DE REMUNERATION PROCEDURE PAIE / COMPOSANTES DE

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
A. SOC 04 05 JUIN 06 2/2

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LEFFICACITE DE LA PROCEDURE PAIE I S L E A U

Les rglements de la paie sont-ils corrects ? faire la distinction entre les rgularisations normales (heures supplmentaires, retenus, ) et autres dues par exemple des erreurs de saisie y a-t-il des doublons, vrifier pour cela, les paiements par virements et ceux oprs en espces ? si oui, les mentionner et les expliquer ? y a-t-il un suivi des erreurs et des corrections ? si non, expliquer pourquoi ? y a t-il des rgularisations ? combien y en a t-il tous les mois ? y a t-il un suivi et un contrle des autorisations davance sur salaire, de prts ou dacompte ? qui est habilit accorder cette autorisation ? Y a-t-il une quipe spcialise capable dintervenir immdiatement, en cas de problme de lapplication paie (quipe interne ou externe)?
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AUX ELEMENTS DE MOTIVATION DU PERSONNEL

Existe-il un lien entre le salaire et les performances ? (NA) Existe-il un document officiel qui dcrit de manire explicit le systme de motivation et son interaction avec le systme de rmunration ? (NA) Dcrire le processus de motivation du personnel (dfinition des objectifs atteindre, dfinition des moyens mettre en uvre pour latteinte des objectifs, (NA) Comment est peru ce processus de motivation ? (NA) Le systme de motivation rpond-il des critres logiques et cohrents ? (NA)
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2.3
2.3.1
Chapitre 3 : Guide dAudit du Systme dEvaluation

Prambule
L'apprciation et lvaluation du personnel et de son rendement est une activit fondamentale dans la gestion des ressources humaines de par ses enjeux particuliers ; Elle permet dapprcier l'volution des salaris en prenant en compte l'environnement, le contexte et de la culture de l'organisation. Cette valuation est loccasion pour faire tat des points positifs tout en abordant galement les lments qui ncessitent une amlioration et des progrs. Lvaluation est aussi un facteur essentiel de communication interne, de motivation et de fidlisation des effectifs rpondant plusieurs objectifs dont les principaux sont : Clarifier les missions du collaborateur et situer leur contribution la performance de lorganisation, Evaluer les activits et les comptences mises en uvre, Apprcier latteinte des objectifs, Fixer des objectifs nouveaux pour la priode venir, Dfinir les moyens mettre en uvre pour atteindre ces objectifs, Identifier les attentes du collaborateur au regard des besoins et objectifs de lorganisation. Le salari ou plus exactement lvalu concern peut ainsi : connatre ses responsabilits et les attentes face son rendement, savoir exactement sur quels critres et selon quelles normes il sera apprci au moment de lvaluation, connatre et cerner les objectifs atteindre, discuter des possibilits de progression et de promotion, prciser de quel type de soutien (formation ou autre) il a besoin Le responsable hirarchique direct de lvalu peut cette occasion : clarifier certains sujets (changements venir au niveau du travail, du comportement, ,), valoriser l'individu dans l'excution de son travail et dans ses relations dans le cadre professionnel, fixer avec l'employ les objectifs atteindre pour lanne venir, connatre les attentes des employs envers l'organisation, valuer les besoins de formation et de dveloppement du salari.
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Le rsultat de lvaluation servira de support concret une analyse partage avec lvalu et la conception dun plan de dveloppement des ressources humaines qui donnera lieu plusieurs types dactions de formation, de mobilit, de redploiement et dvolution de carrire professionnelle. Lvaluation du personnel et de son rendement consiste, de ce fait, analyser la performance du personnel en misant sur le maintien de la satisfaction au travail tout en favorisant la progression professionnelle et personnelle. Ceci ncessite une entente pralable sur les normes de rendement et les critres d'apprciation afin de pouvoir obtenir une apprciation fidle et incontestable par les salaris concerns. Il est de ce fait, recommand de faire participer l'employ son valuation de rendement et ce, ds la premire phase du processus dvaluation. Laudit des systmes dvaluation a pour objectifs de sassurer de : lexistence dun processus dvaluation et de son applicabilit, la pertinence des modalits dvaluation en vigueur et de leur objectivit (caractristiques et critres dvaluation lis au poste et la personne tout en prcisant le niveau dexigence), lapplication quitable et objective du processus dvaluation. La documentation ncessaire pour laccomplissement des audits de systmes dvaluation qui doit tre mise la disposition des auditeurs- concerne notamment : la procdure formalise et dtaille de lvaluation du personnel, les questionnaires dvaluation ainsi quune note explicative sur les modalits de son utilisation, la base de donnes du personnel, le rfrentiel des emplois et comptences, sil existe et les fiches de postes. Les personnes consulter dans le cadre de cet audit sont : le responsable de lvaluation, le chef de division ou chef de service des Ressources Humaines ou Personnel selon lorganisation en vigueur (si distinct du premier), les responsables hirarchiques directs, les personnels concerns.
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2.3.2
Fiches daudit relative lvaluation du personnel

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DE LEVALUATION DU PERSONNEL ORGANISATION ET COMPOSANTE DU SYSTEME DEVALUATION DU PERSONNEL

DU
: : :
A. SOC 05 05 JUIN 06 1/1
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
I S L E X SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AUX COMPOSANTES DU SYSTEME DEVALUATION O N S M U T
Quelle est lentit en charg du processus valuation ? qui est-elle rattache ? Indiquer son positionnement au niveau de lorganigramme Le processus valuation du personnel est-il formalis dans un document officiel ? Ce processus dvaluation est-il diffus et expliqu lensemble du personnel ? Dcrire succinctement le processus dvaluation du personnel et son chelonnement dans le temps. Ce processus permet-il de faire le bilan et dapprcier juste titre la contribution et les performances de chaque salari ? Dans le cadre du processus dvaluation, sassure-t-on que :
la mission du collaborateur est bien comprise de lui ? les objectifs fixs pour son activit sont compris et bien cerns ? les rsultats attendus sont clairement dfinis par rapport aux objectifs (lments mesurables et quantifiables) ? les performances sur le plan humain sont mesurables (relations avec les collgues, relations avec la hirarchie, ) le poste concern ne fait pas lobjet dobstacles susceptibles de rduire lefficacit de lintress ou de ne pas atteindre les objectifs ?
le processus dvaluation commence-t-il par une runion individuelle entre le suprieur hirarchique et immdiat et l'employ concern afin de permettre aux deux parties de convenir d'objectifs personnels pour la prochaine priode et du soutien souhait pour arriver atteindre les rsultats escompts ? A lissue de cette entrevue, est-il procd :
la dfinition des objectifs pour l'anne venir, la fixation des rsultats atteindre, lidentification des besoins en formation, change quant aux aspirations professionnelles et les objectifs dvolution de carrire
Comment se droule lvaluation du personnel (entretien, test), Est-il remis avant lchance lensemble des salaris une fiche ou grille dvaluation afin de leur permettre de faire le bilan de lanne coul et le point sur ses objectifs pour lanne en cours et celle venir ? Les salaris sont-ils conscients de lutilit et de limportance du processus dvaluation ?
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DE LEVALUATION DU PERSONNEL PROCEDURE EVALUATION DU PERSONNEL

Rponse s Oui/no n RELATIVES AUX
DU
: : :
A. SOC 06 05 JUIN 06 1/2

Justification de rponses ngatives : DU
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS PERSONNEL S E
ETAPES
DE LA
PROCEDURE EVALUATION
Dcrire la procdure dvaluation du personnel depuis dclenchement jusquau bilan et notation du salari concern Quelques lments de rflexion : -
le
Avant lchance (un mois environ avant le droulement des entretiens dvaluation de fin danne, est-il distribu lensemble des salaris des grilles ou fiches dvaluation ? Si la rponse cette question est ngative, argumenter la rponse En fin danne et selon la priodicit fixe, le salari concern procde-t-il ltablissement dune fiche de fixation des objectifs quil soumet son suprieur hirarchique pour discussion, validation puis signature conjointe ? cette fiche fait-elle tat des objectifs atteindre et des moyens ncessaires mettre disposition (fiche discussion et entente mutuelle) Aprs examen de ladite fiche par le suprieur hirarchique, ce dernier convoque-t-il lvalu pour entretien, discussion et entente mutuelle ? Lvalu est-il inform suffisamment lavance de la date de cet entretien ? Durant cet entretien, quels sont les sujets qui sont abords (objectifs pour lanne venir, besoins en formation, difficults rencontres dans le cadre de lexercice de fonctions, progrs raliser, objectifs de carrire, ) Cet entretien se droule sous forme dchange entre les deux parties ? est-il fait tat des objectifs atteints pour lexercice pass et de ceux non raliss ? Lvaluateur adopte-t-il une attitude favorable et positive pour encourager lvaluer sexprimer ? A lissue de lentretien discussion et entente mutuelle , est-il tabli un formulaire reprenant les objectifs ainsi que les actions de soutien et de formation mettre la disposition de lemploy ? Ce formulaire constitue-t-il une sorte de contrat qui engage les deus parties ? Ce formulaire est-il class dans le dossier administratif de lemploy ? Ce dernier garde-t-il une copie son niveau
La procdure dvaluation du personnel prvoit-elle un suivi de ralisation des objectifs (sur la base du 1er formulaire labor lissue de la 1re entrevue) ?
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DE LEVALUATION DU PERSONNEL PROCEDURE EVALUATION DU PERSONNEL

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
A. SOC 06 05 JUIN 06 2/2

Guide dexploration
I S L E X E A O SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AUX ETAPES DE LA PROCEDURE EVALUATION DU C D PERSONNEL S E
Au bout de combien de temps est ralis ce suivi afin de faire le point sur les objectifs raliss et sur les moyens supplmentaires mettre en uvre par le suprieur hirarchique direct (3, 5 ou 6 mois) ? Est-il utilis une grille ou fiche de rencontre dtape sur laquelle sont reprises les informations concernant le rendement du salari, ses points forts et les aspects amliorer ? Cette fiche de rencontre dtape est-elle remplie priodiquement pour permettre de faire le bilan dvaluation durant toute lanne ? En fin danne est-il organis un bilan de rendement ? Lemploy (valu) est-il inform de la date de lentretien relatif au bilan de rendement ? Durant ce bilan de rendement, le suprieur hirarchique direct et lvalu font-ils le point sur les tches raliss et objectifs atteints par lvalu sur la base de la fiche ou grille discussion et entente mutuelle ? Est-il tabli lissue de cet entretien de bilan de rendement, une fiche dapprciation du rendement sous forme quantitative ? est-il demand lvalu de sauto valuer ou est ce le suprieur hirarchique direct qui attribue une note en faisant tat des points forts et des points faibles amliorer ?
Le suprieur hirarchique direct prcise-t-il lvalu que son apprciation vise lamlioration ventuelle du niveau de rendement ? La fiche de bilan de rendement est-elle class dans le dossier administratif de lvalu ? Ce dernier garde-t-il une copie de la fiche de bilan de rendement ?
26
2.4
2.4.1
Chapitre 4 : Guide daudit de la Formation

Prambule
La formation est une composante importante de la fonction Gestion des Ressources Humaines. Elle constitue un investissement et permet aux organisations d'accrotre les comptences et la productivit de leurs salaris tout en augmentant la qualit de leurs produits et services. Elle est une activit valeur ajoute qui favorise l'adaptation et la flexibilit des individus pour faire face aux dfis relever. La formation est une activit qui doit tre ralise selon un plan prtabli et avec la participation des salaris concerns. Il est donc important de procder un diagnostic des besoins de formation pour dune part, dterminer si les problmes de performances identifis peuvent tre corrigs par de la formation continue et dautre part, proposer des formations adquates et adaptes aux concerns. La formation permet : la diffusion de la connaissance et lamlioration des comptences de salaris, la meilleure circulation de linformation et lamlioration du climat social, le renforcement des cultures internes au niveau des mtiers, du management et de lorganisation, le dveloppement de la flexibilit, puisque plus le niveau de formation est lev, plus laptitude anticiper le changement est forte, laccumulation de capital intellectuel la disposition de lorganisation. Laudit de la formation a pour finalits de : sassurer que les besoins en formations ont bien t recenss et pris en compte pour llaboration du plan de formation, sassurer que les actions de formation proposes, cadrent avec les besoins recenss et rpondent parfaitement aux aspirations des salaris concerns, sassurer que les formations raliss ont contribu : - laugmentation de lefficacit et de lefficience de lorganisation (performance, qualit, polyvalence, ), - laccroissement des connaissances et comptences des employs tous les niveaux de lorganisation, - la valorisation du potentiel des employs dans leur adpatation au travail, lors de changements de mthodes de travail (introduction de linformatique) et dans le cadre de leur dveloppement de carrire. apprcier les outputs de la formation et lincidence de la formation sur les salaris concerns. Pour rsumer, laudit de la formation permet de dterminer si : la politique en matire de formation et les procdures y affrentes sont mise en uvre et appliques,
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les rsultats attendus sont atteints, les ressources sont utilises de faon efficace et si les lments prcits sont en cohrence avec les autres systmes en place dans lorganisation. La documentation ncessaire pour laccomplissement des audits de formation qui doit tre mise la disposition des auditeurs- concerne notamment : le plan annuel de formation, lhistorique de la formation sur 3 exercices, les dpenses lies la formation sur 3 exercices, le plan de dveloppement des ressources humaines, sil existe, les Procs Verbaux des conseils dlibraux sur 3 exercices,, le schma directeur de la formation, sil existe les catalogues de formation sils existent (ventuellement), le rapport dvaluation des actions de formation. Les personnes consulter dans le cadre des audits de formation sont : le responsable formation, le chef de dpartement Ressources Humaines ou le responsable administratif selon lorganisation en vigueur (si distinct du premier), les formateurs, le responsable de la comptabilit trsorerie, le personnel concern par la formation. Quelques indicateurs utiles dans le cadre dun audit de formation : Effectif ddi au domaine de formation / effectif total, Frais internes de formation / frais de Ressources Humaines, Prix d'une heure de formation, Nombre moyen d'heure de formation / personne.
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2.4.2
Fiches daudit de la Formation

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DE LA FORMATION ORGANISATION DE LA FORMATION

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
A. SOC 07 05 JUIN 06 1/1

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LORGANISATION DE LA FORMATION

Quelle est lentit en charge de la formation au niveau des Collectivits Locales et qui en assure la supervision et la responsabilit ? Sagit-il dune entit relevant de la structure gestion des ressources humaines ou structure administrative selon lorganisation en vigueur ? Quel est leffectif de lentit en charge de la Formation ? Cet effectif vous parait-il suffisant eu gard leffectif global de lorganisation ?
Si la rponse la question prcdente est ngative, prciser qui assure les attributions ayant trait la formation des employs au niveau de la Collectivit Locale ? La politique en matire de formation est-elle formalise ? Si la rponse la question prcdente est positive, alors dcrire Comment est arrte cette politique et quels en sont les acteurs ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter.
Dcrire quels sont les objectifs de la formation au sein de lorganisation. Quel est le budget ddi la formation comparative sur 3 ans) ? Comment est dtermin ce budget de formation ? Ce budget est-il rparti quitablement entre les diffrentes entits de lorganisation ? Le cycle de la formation est-il respect et comporte-t- il les 4 tapes suivantes ? identification et analyse des besoins en formation, planification et conception de la formation, diffusion de la formation, suivi et valuation (analyse
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL
AUDIT DE LA FORMATION PLAN DE FORMATION

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
A. SOC 08 05 JUIN 06 1/3

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AU PLAN DE FORMATION I S L E A I N

Existe-il un plan de formation ou autre document officiel relatant lensemble des actions de formations entreprendre au niveau de lorganisation ? Dcrire succinctement les tapes dlaboration du plan de formation (recensement des besoins en fonction des spcificits et activits de lorganisation, dfinition des priorits, proposition des actions de formations, ) Dans ce cadre, est-il organis des entretiens individuels, des discussions de groupes pour lidentification des besoins ? se base-t-on galement pour lidentification des besoins en formation sur les fiches de bilan de rendement des employs ? Cette analyse est-elle axe sur le rendement des salaris, les difficults rencontres pour la ralisation des tches, sur les comptences acqurir ? Les besoins en formations sont-ils clairement formaliss ? (un besoin est lcart entre ce qui est (situation actuelle) et ce qui devrait tre (situation idale) ? Est-il prvu cet effet des outils didentification des besoins en formation : Grille didentification des besoins pour les employs complter par le suprieur hirarchique direct Grille pour les responsables complte par les hautes instances de lorganisation
Comment est ensuite entame la planification et la conception de la formation : Quels sont les domaines de formation prioritaires ? Quels sont les publics cibles ? Quels sont les chances de formation ? Sagit-il de formations de longues dures et diplmantes ou de formations de courtes dures ? Sagit-il de formations organises en interne ? ou en externe (national et international) ? Quels sont les budgets allous la formation ?
Dans le cas de formations organises en externe quels sont les bnficiaires ?
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GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL I O E

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL

Rponses Ou i/ non
DU
: : :
A. SOC 08 05 JUIN 06 2/3

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AU PLAN DE FORMATION I S L E A I N

Des formations non prvues dans le cadre du plan de formation, ont-elles t organises ? Ces actions justifies ? de formations sont-elles opportunes et
Quels en sont les motifs et qui en est lorigine (salari, structure en charge de la Formation et/ou de la Gestion des Ressources Humaines, Hirarchie suprieure) ? La formation a-t-elle pour vocation : Ladaptation des profils aux postes le dveloppement des plans de carrire (promotions, mutations) ? laccompagnement dune politique de restructuration ? lamlioration du climat social (meilleure circulation de linformation) ?
Quel type de formation est privilgi au niveau de lorganisation (formation interne et/ou formation externe) ? Quelle est la dure moyenne des formations ? Est-ce des actions menes par des organismes extrieurs ? Si oui, sagit-il dorganismes spcialiss dans la formation et comment a t opr leur choix ? Sinon (sil sagit dintervenants internes lorganisation), ces intervenants possdent-ils les comptences ncessaires pour assurer cette formation ? Est-ce que lensemble du personnel est concern ou uniquement une infime partie du personnel est bnficiaire de la formation ? Quels sont les critres de slection des forms ? Prciser quelle catgorie de personnel est privilgie ?
Les formations ralises ont-elles permis de changer et de dvelopper les manires de travail ? Quel est le taux de ralisation du plan de formation ? Est-il ralis un bilan des ralisations en matire de formation en rfrence au plan de formation ? Les carts sont-ils justifis ? Les cots de formation engags correspondent-ils aux formations ralises ?
31
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL I E I T E

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT SOCIAL

Rponses Oui/non
DU
: : :
A. SOC 08 05 JUIN 06 3/3

Guide dexploration
I S L E A I SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AU PLAN DE FORMATION N
Sur la base dun chantillon (personnel form), rpondez aux questions suivantes : les participants ont-ils apprci la formation ? les participants ont-ils acquis de connaissances ? nouvelles
les participants appliquent-ils les nouvelles techniques ou mthodes dans la pratique et au quotidien ? la formation a-t-elle eu un impact sur les performances de l'entreprise ?
A lissue des formations ralises est-il distribu des fiches dvaluation en vue d'valuer la performance du formateur et l'adquation entre le contenu abord et les besoins des participants ? Est-il ralis un suivi et une valuation de la formation ? cherche-t-on mesurer les rendements obtenus sur les investissements en matire de formation ? Les objectifs fixs au dpart ont-ils t atteints (en comparaison des objectifs dapprentissage aux rsultats obtenus ?
32
2.5
Indicateurs et Ratios de Gestion des Ressources Humaines

La gestion des ressources humaines constitue un objet de contrle et/ou daudit, part entire, au niveau dune organisation. Ce contrle appel contrle de gestion sociale porte entre autres sur lensemble des donnes et activits sociales de lorganisation (Cf. Guides dtaills dans les chapitres prcdents et relatifs au recrutement, la rmunration, lvaluation et la formation). Mais cot de ces contrles daudit, lexamen des donnes sociales appele aussi contrle de gestion sociale ou encore contrle de gestion des ressources humaines -qui est, en fait, une des composantes du contrle de gestion, est aussi important et ncessaire que les investigations daudit car cet examen contribue lamlioration des performances de gestion des ressources humaines travers lapprciation des donnes et indicateurs dactivit y affrents. Ces indicateurs concernent les diffrents domaines de la gestion des ressources humaines et de ses problmatiques.
2.5.1
Indicateurs structurels
Les indicateurs structurels permettent dapprcier et de caractriser la composition et la structure des effectifs au sein dune organisation. Taux dencadrement : Effectif cadres et techniciens / Effectif total Taux de productifs directs : Effectifs productifs directs / Effectif total La pyramide des ges : permet de caractriser la population selon lge et le sexe (trs utile dans le cadre de la gestion prvisionnelle des emplois et des comptences) Rpartition des effectifs Les donnes ci-aprs dmontrent de quelle faon leffectif en ressources humaines est rparti en chiffres absolus et en proportion, selon: o La catgorie d'emploi: Cadres Conseillres et conseillers en gestion des ressources humaines Professionnels autres que CGRH Techniciennes et techniciens Personnel de bureau Autres
33
Le statut d'emploi : Rgulier Occasionnel Contractuel Dtachs Autres types de statuts.
2.5.2
Indicateurs relatifs aux recrutements

Les oprations de recrutements doivent rpondre aux exigences en termes de qualit, de dlais et de contraintes budgtaires (la loi cadres approuve) requises par les instances suprieures de lorganisation ainsi que par les dpartements et services demandeurs. Ci-aprs quelques indicateurs relatifs aux oprations de recrutements :
-
Dlai dembauche : Temps scoulant entre la demande effectue par un service et lentre en fonction dun candidat (au niveau du service) Slectivit : nombre de candidats retenu sur le nombre total de candidats Qualit du recrutement : nombre de candidats restant au bout dun an / nombre de recrutement de la priode Cot moyen du recrutement : cot total des recrutements sur la priode / nombre des recrutements sur la priode
34
2.5.3
Indicateurs relatifs a la formation

La formation est galement une activit stratgique de gestion des ressources humaines. Elle permet ladaptation au changement, linnovation, et le dveloppement des comptences stratgiques au niveau de lorganisation.
Quelques indicateurs dactivit relatifs la formation :

Effort de la formation : montant total de la formation / masse salariale Taux de participation la formation : o o Nombre de salaris forms / Effectif total Nombre de participants une formation / Nombre dinscrits la mme formation Nombre de participants une formation / nombre dinscrits la mme formation (faire une analyse par ge, sexe,, anciennet, nature des actions de formation,,)
Budget ralis/ budget prvu Taux de couverture des postes ou comptences stratgiques : o Nombre de salaris devant possder les comptences stratgiques / Nombre de salaris effectivement dtenteurs des comptences stratgiques
2.5.4
Indicateurs de climat social

Le climat social peut tre apprci partir de plusieurs indicateurs : le turnover : un nombre lev de dparts traduirait un climat social dfavorable, Indicateur de turnover : o o o o o o Nombre de dpart de lanne/ effectif moyen de la mme anne Nombre de dparts associ un motif : effectif moyen Nombre moyen de jours dabsence Nombre moyen de jours dabsence / catgorie demploi Cot moyen dabsence Taux des dmissions : nombre de dmission/ total des dparts
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Mesure de stabilit : nombre de prsents depuis n mois/ nombre dembauches depuis n mois Anciennet moyenne du personnel
Taux dabsentisme o Heures dabsence sur une priode/ sur nombre de prsence thoriques Mesure de gravit des absences : Nombre moyen de jours dabsence Nombre moyen de jours dabsence / catgorie demploi Cot moyen dabsence Taux dabsence / maladies Nombre dabsence/ effectif Nombre dabsents / effectifs Dure moyenne : nombre total dheures dabsence / nombre dabsence
L'accs l'galit % de femmes cadres Types de diplme par sexe % de personnes handicapes
La mobilit Taux de mouvements Taux de dparts Taux de recrutements Taux de mutations
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FASCICULE VII
GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL DE LA GESTION DU PATRIMOINE
ANNE 2007
Sommaire
1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 Introduction Objectifs Primtre des audits de gestion du patrimoine Documentation ncessaire pour laudit de gestion du patrimoine Fiches daudit de gestion du patrimoine Chapitre 1 : Guide dAudit relatif la Gestion Directe Chapitre 2 : Guide dAudit relatif la Gestion Dlgue Prambule Mode de passation des conventions de gestion dlgue Composition du contrat de gestion dlgue Droits et obligations du dlgant Droits et obligations du dlgataire Chapitre 3 : Guide dAudit relatif la Gestion du Patrimoine Immobilier Prambule Sommier de consistance Patrimoine immobilier relevant du domaine priv 2.3.3.1 Acquisitions de gr gr des biens 2.3.3.2 Expropriation pour cause dutilit publique 2.3.3.3 Cessions de biens 2.3.3.4 Echanges de biens 2.3.3.5 Dons et legs 2.3.3.6 Locations de biens Patrimoine immobilier relevant du domaine public 2.3.4.1 Occupation temporaire de domaines publics Expropriation de domaines publics 2.3.4.2 Chapitre 4 : Guide dAudit relatif la Gestion des Contentieux Prambule Structure en charge du contentieux Gestion du contentieux 3 3 3 4 5 7 8 8 9 12 14 16 18 18 19 22 23 25 33 36 38 39 42 43 44 52 52 53 54
2.3.4
2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3
1
1.1
Introduction
Objectifs
Le prsent guide est destin homogniser la dmarche de conduite des missions daudit de la gestion du patrimoine au niveau du Service Central, des Prfectures et Provinces et des Collectivits Locales, et/ou toutes autres entits pouvant faire lobjet de missions daudits de la gestion du patrimoine rentrant dans le domaine dintervention de lIGAT. Ce guide daudit, qui notre sens, constitue le principal outil de lauditeur, est important deux titres : dabord, par ce quil permet dorienter et de faciliter les travaux de lauditeur en charge de laudit de la gestion du patrimoine, quel que soit le type de la structure ou entit concerne, objet de laudit. Bien videmment, des adaptations minimes simposeront pour le rendre parfaitement adquat aux modalits de gestion du patrimoine de lentit audite, ensuite, par ce quil permet duniformiser et dhomogniser lintervention des auditeurs moyennant lutilisation de standards et outils de travail adapts qui permettent de capitaliser les savoir-faire et expertise et dassurer leur transfert.
1.2
Primtre des audits de gestion du patrimoine

La gestion du patrimoine comprend quatre activits : la gestion directe, la gestion dlgue, la gestion du patrimoine immobilier et la gestion du contentieux. Laudit de la gestion du patrimoine comprend donc quatre volets : lanalyse des modalits de fonctionnement des oprations relevant de la gestion directe concernant la gestion des recettes. Ces modules seront dtaills au niveau des guides daudit des finances locales. lanalyse des modalits de passation des conventions de gestion dlgue et des conditions dtablissement des contrats de gestion dlgue. lanalyse des modalits de gestion du patrimoine immobilier concernant le domaine public (les occupations temporaires, lexpropriation pour utilit publique) et le domaine priv (les acquisitions et cessions des immobilisations appartenant au domaine priv, les changes, les locations). Sera aussi trait ce niveau, la tenue et la mise jour du sommier de consistance. Lanalyse des modalits de gestion du contentieux.
Il importe dans le cadre dun audit de la gestion du patrimoine, de bien cerner et comprendre les procdures de gestion des biens constituant le patrimoine des collectivits locales qui forment le primtre essentiel de ce type daudit.
Lobjectif tant danalyser et de mettre en vidence, les dysfonctionnements et/ou lments de contre-performance lis /au(x) : traitement des conventions de gestion dlgue, traitement et la gestion des contrats de gestion dlgue, traitement et la gestion des concessions, traitement et la gestion du patrimoine immobilier relevant du domaine priv, traitement et la gestion du patrimoine immobilier relevant du domaine public, traitement et la gestion des dossiers contentieux.
1.3
Documentation ncessaire pour laudit de gestion du patrimoine

Laudit de la gestion du patrimoine ncessite, pour lauditeur, davoir sa disposition et dobtenir : lorganigramme de la structure (organisation) concerne, la description des principales missions et responsabilits assures par les structures de lorganigramme impliques dans la gestion du patrimoine, la description des procdures et des modalits de gestion des acquisitions, cessions, locations, dons et legs et changes des biens du domaine priv, les conventions et les contrats de gestion dlgue, la description des procdures et des modalits de gestion des occupations temporaires et des expropriations des biens du domaine public, la description des procdures et des modalits de gestion des dossiers contentieux.
Cette liste nest videmment pas exhaustive et pourra tre largie pour comprendre dautres documents, selon les besoins danalyse. Ces documents permettront lauditeur de simprgner des modalits de gestion du patrimoine en vigueur et de bien cerner les problmatiques apparentes quil pourra soit confirmer, soit infirmer lors de ses investigations sur le terrain.
Fiches daudit de gestion du patrimoine

Lutilisation du guide daudit de la gestion du patrimoine permettra de guider et de faciliter lintervention des auditeurs sur le terrain. Les fiches daudit ci-aprs labores, seront utilises selon lordre de leur prsentation en vue dune bonne comprhension des modalits de gestion du patrimoine audites. De mme, au fur et mesure que lauditeur droulera ces questionnaires, il documentera ces travaux et renseignera les colonnes prvues cet effet. Quand une question donne ncessite un argumentaire plus labor, il procdera une rfrentiation de ses papiers de travail et renverra vers son dossier de travail pour justifier et argumenter ses conclusions. La finalit pour lauditeur tant de documenter lensemble de ses travaux et de rpondre aux diffrentes questions quant la gestion du patrimoine, en renseignant et spcifiant : les modalits et tapes de la gestion directe 1 :
-
gestion budgtaire, gestion des dpenses, gestion de la rgie.
les modalits et tapes de la gestion dlgue des services publics :

-
le mode de passation des conventions de gestion dlgue, les conditions et modalits dtablissement des contrats de gestion dlgue.
les modalits et tapes de gestion du patrimoine immobilier relevant du :

-
domaine priv :
-
les acquisitions de biens, les expropriations pour cause dutilit publique, les changes de biens, les dons et legs, les locations de biens, les cessions de biens.
domaine public :
-
lexpropriation pour cause dutilit publique, les occupations temporaires des domaines publics.
Les modalits et tapes de gestion du contentieux.
La gestion directe est dtaille au niveau des guides daudit des finances locales.
Structure en charge de la gestion du patrimoine GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL I TO E

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DE LA GESTION DU PATRIMOINE

STRUCTURE EN CHARGE DE LA GESTION DU PATRIMOINE
PROFILS, MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
CODE FICHE F.GEST.01 VERSION 06 PAGE 1/1

Rponse s Oui/no n
DU
: : : NOV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA STRUCTURE EN CHARGE DE LA GESTION DU PATRIMOINE Existe-t-il, au niveau de lorganigramme, une structure en charge de la gestion du patrimoine ? Si la rponse cette question est ngative, qui est en charge de la gestion du patrimoine ? Si la rponse la question prcdente est positive alors : Quel est le budget allou la gestion du patrimoine et le ratio par rapport au budget global ? Quel est le poids de la structure Gestion du Patrimoine au niveau de lorganigramme (Direction, Division, Service) ? La structure gestion du patrimoine est-elle rattache la plus haute instance dautorit de lorganisation ? Si la rponse cette question est ngative, prciser son rattachement. Quelles sont les missions assures par la structure en charge de la gestion du patrimoine ? Quel est leffectif affect la structure en charge de la gestion du patrimoine ? Les quipes en charge de la gestion du patrimoine possdet-elle les comptences techniques requises ? Est-il prvu des actions de formation au profit du personnel de la structure en charge de la gestion du patrimoine ? Quelles sont les formations cibles ? Quels sont les bnficiaires de cette formation (chefs de division, chefs de service, gestionnaires)
2.2
Chapitre 1 : Guide dAudit relatif la Gestion Directe

La gestion directe concerne : La gestion budgtaire ; La gestion des dpenses :
-
March par appel doffres, March par bons de commande Gestion des stocks, Gestion du parc auto ;
La gestion de la rgie.
Ce chapitre ddi la gestion directe sera trait en dtail dans les Guides dAudit des Finances Locales.
2.3
2.3.1
Chapitre 2 : Guide dAudit relatif la Gestion Dlgue

Prambule
On assiste depuis quelques annes un certain dsengagement de lEtat des activits marchandes, ainsi qu dimportantes oprations de privatisation et de dmonopolisation. Cette politique se justifie par la volont de lEtat marocain de promouvoir le secteur priv peru comme un moteur de croissance conomique crateur demploi. Cest dans ce contexte quest ne la GESTION DELEGUEE DES SERVICES PUBLICS . La gestion dlgue, comme dfinie par la loi 54-05, est un contrat par lequel une personne morale de droit public, dnomme dlgant dlgue, pour une dure dtermine, la gestion dun service public dont elle a la responsabilit une personne morale de droit public ou priv, dnomme dlgataire en lui reconnaissant le droit de percevoir une rmunration sur les usagers et/ou de raliser des bnfices sur ladite gestion. La gestion dlgue peut galement porter sur la ralisation et/ou la gestion dun ouvrage public concourant lexercice du service public. En effet, le lgislateur a vu dans cette pratique un avantage prcieux permettant de bnficier : de la capacit de financement et dinvestissement du secteur priv lui permettant de se doter dinfrastructures et dquipement coteux, de lexpertise technique, du savoir-faire des entreprises dlgataires et de leur capacit dinnovation permettant lamlioration de la performance et de lefficacit du service public fourni aux usagers, et dune gestion du service public plus rationnelle et moindre cot. Afin de crer un cadre lgal en matire de gestion dlgue, le lgislateur marocain a mis en place un certain nombre de lois et de rglements susceptibles dattirer les investisseurs intresss par la gestion de services publics qui serait dlgue par les collectivits locales, leurs groupements ou les tablissements publics. Afin de sassurer du respect de ces lois et rglements, lauditeur a trait vrifier les pratiques en matire de gestion dlgue des services publics portant sur : le mode de passation des conventions de gestion dlgue, les conditions et modalits dtablissement des contrats de gestion dlgue, la concession des biens des collectivits locales. Pour documenter ces travaux daudit, lauditeur doit se procurer : les conventions de gestion dlgue tablies avec les dlgataires, les contrats de gestion dlgue des services publics, tout autre document officiel entrant dans ce cadre. Les personnes rencontrer lors dun audit de gestion dlgue : Les dlgataires des services publics, Le chef de service de suivi de la gestion dlgue, Le comit de suivi de la gestion dlgue (sil y a lieu).
2.3.2
Mode de passation des conventions de gestion dlgue

GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL I TO E
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

GESTION DELEGUEE MODE DE PASSATION DES CONVENTIONS DE GESTION DELEGUEE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : NOV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA PASSATION DES CONVENTIONS PAR APPEL A LA CONCURRENCE La gestion dlgue porte-t-elle sur la ralisation et/ou la gestion dun ouvrage public ? Si la rponse est positive, de quel ouvrage public sagit-il ? et de quel service public sagit-il ? Quelle procdure a t engage pour enclencher la gestion dlgue concernant ce service public ? La procdure de passation des conventions par appel la concurrence est-elle formalise ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement cette procdure. Si la rponse cette question est ngative, sur quelle base est opr le choix du dlgataire ? Les critres pris en compte permettent-ils de garantir et dassurer lgalit des candidats, la transparence des oprations et limpartialit des dcisions ? Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec les procdures en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer et argumenter les carts. Quelle est lentit qui assure la gestion des dossiers dappel doffres concernant les conventions de gestion dlgue ? Lister son effectif. Dcrire les responsabilits, missions et attributions de cette entit. Une commission est-elle constitue pour ltude des dossiers dappels doffres ? Si la rponse est positive : La constitution de la commission est-elle soumise lapprobation dun suprieur hirarchique ? de qui sagit-il ? La composition de la commission est-elle cohrente ? citer les membres de cette commission.
Quelles sont commission ?
les
missions
assignes
cette
Lgalit des candidats est-elle respecte chaque passation de convention par appel la concurrence ?

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s Oui/no n
DU
: : : NOV.
Guide dexploration
N SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS U CONCURRENCE
RELATIVES A LA PASSATION DES CONVENTIONS PAR APPEL A LA L E I S A A I R P L
Les critres dattributions et du choix des dlgataires sontils dfinis avec objectivit et impartialit ? Comment se fait la slection des dlgataires ? dcrire succinctement la procdure. Le dlgataire slectionn assure-t-il ses prestations au moindre cot et dans les meilleures conditions de scurit, de qualit et de protection de lenvironnement ? Qui prononce la dcision finale de dlgation dun service public un dlgataire ? Cette dcision est-elle matrialise par un crit ? quels sont sa forme, son contenu et sa destination ? Une base de donnes rgulirement mise jour ? des dlgataires est-elle
La dcision de la commission est-elle transmise au candidat retenu ? par quel moyen ? Y a-t-il un document spcifique tablit dans le cas dun appel la concurrence ? Si la rponse cette question est positive : Par qui est-il tabli ? Quelle est sa forme ? Quel est son contenu ? A qui est-il destin ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES A LA NEGOCIATION DIRECTE T L S A O T La procdure de la passation des conventions par ngociation directe est-elle formalise ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement cette procdure. Les pratiques de gestion en matire de gestion dlgue sont-elles en conformit avec les procdures en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer et argumenter les non conformits. Quelle est lentit, au niveau de lorganisation, en charge de la procdure de ngociation directe ? Quels sont les critres dattribution et de choix du dlgataire ?
10

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

CODE FICHE F.GEST.01 VERSION PAGE 3/3

Rponse s Oui/no n
DU
: : : NOV. 06
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA NEGOCIATION DIRECTE S I S T Le recours la ngociation directe est-il exceptionnel et limit aux seuls cas suivants : urgence assurer la continuit du service public ; raisons de dfense nationale ou de scurit publique ; cas dactivits dont lexploitation est exclusivement rserve des porteurs de brevets dinvention ou pour les prestations dont lexcution ne peut tre confie qu un dlgataire dtermine ; cas o lappel la concurrence a t dclar infructueux ? Un rapport expliquant les raisons du recours la ngociation directe est-il tabli ? Ce rapport est-il soumis lapprobation de lautorit de tutelle des collectivits locales pour dcider de la gestion dlgue du service public en cause ? Cette dcision est-elle matrialise par un crit ? dcrire son contenu et sa destination.
SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES AUX PROPOSITIONS SPONTANEES La procdure de la passation des conventions suite une proposition spontane est-elle formalise ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement cette procdure. Les propositions spontanes concernent quels services ? Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec les procdures en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer et argumenter les non-conformits. La candidature spontane est-elle accompagne dune offre comportant une tude de faisabilit technique, conomique et financire ? Le dossier de candidature est-il soumis lapprobation de lautorit comptente pour dcider la dlgation de la gestion du service public en cause ? Le dossier de candidature est-il examin par lautorit comptente ? La dcision finale de dlgation est-elle matrialise par un crit ? quels sont sa forme, son contenu et sa destination ?
11
2.3.3
Composition du contrat de gestion dlgue

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

GESTION DELEGUEE LE CONTRAT DE GESTION DELEGUEE

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.02 NOV. 06 1/2
Guide dexploration
N T T SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX DISPOSITIONS GENERALES RELATIVES AU CONTRAT DE GESTION T A I O I L L S DELEGUEE
Le contrat de la gestion dlgue est-il compos de la convention faisant objet du contrat, du cahier de charge et des annexes ? Un extrait du contrat est-il publi au bulletin officiel pour les tablissements publics, au bulletin officiel des collectivits locales pour les collectivits locales et leurs groupements ? Cet extrait comporte-t-il le nom et la qualit des contractants ainsi que lobjet, la dure, la consistance de la dlgation et les clauses concernant les usagers ? Un cahier de charge est-il dfinit lors de la constitution du contrat de la gestion dlgue ? Si la rponse cette question est positive, est-il constitu des clauses administratives et techniques dfinissant les obligations et les conditions dexploitation du service dlgu? les dcrire succinctement. Les pices jointes annexes au contrat comportent-elle : Un inventaire des biens meubles et immeubles mis la disposition du dlgataire ? La liste des noms du personnel et de sa situation administrative au sein du service public dont la gestion est dlgue ? Loffre du dlgataire ? Les parties contractantes veillent-elles au maintien de lquilibre financier du contrat de gestion dlgue ? Le contrat de gestion dlgue fait-il rfrence au mode de passation de la convention objet du contrat ? Le contrat de gestion dlgue prvoit-il une clause relative la procdure darbitrage en cas de survenance de litiges entre les parties contractantes ? Cette clause prcise-t-elle la lgislation applicable au contrat en cas de litige entre les parties contractantes ? Le contrat stipule-t-il une clause concernant le rglement des litiges entre le dlgataire et les usagers ? Cette clause prvoit-elle une procdure de conciliation pralablement tout recours arbitral ou judiciaire ?
12

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

GESTION DELEGUEE LE CONTRAT DE GESTION DELEGUEE

DU
: : : NOV.
Guide dexploration
Rponses Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AUX DISPOSITIONS GENERALES RELATIVES AU CONTRAT DE S U E N S O I N S
GESTION DELEGUEE
Quelles sont les raisons avances quant la cessation anticipe du contrat de gestion dlgue ? Un document de rsiliation du contrat est-il tablit en prcisant les conditions et les raisons de cessation de lexcution du contrat ? Quel est son contenu et qui est-il destin ? Le contrat de gestion dlgue prvoit-il une clause concernant le rgime juridique des biens de retour et des biens de reprise ? Le contrat de gestion dlgue prvoit-il une clause, pour les tablissements publics, concernant les conditions de cession du contrat un tiers en totalit ou en partie ? La cession du contrat de gestion est-elle soumise pralablement lapprobation du dlgant ? Cette approbation est-elle matrialise par un crit ? Le contrat de gestion dlgue dfinit-il la dure du contrat ? La dure fixe pour le contrat tient-elle compte de la nature des prestations demandes au dlgataire et de linvestissement quil devra raliser ? En cas de prorogation de la dure du contrat, un rapport justifiant la prorogation est-il tabli par le dlgant ? Cette prorogation a-t-elle fait lobjet dun avenant au contrat de gestion dlgue ? La prorogation des contrats de gestion dlgue passs par les collectivits locales ou leurs regroupements est-elle soumise une dlibration spciale de lorgane comptant ? Un extrait du contrat de gestion dlgue est-il publi au bulletin officiel ? Cet extrait comporte-t-il : le nom et la qualit des contractant, lobjet de la dlgation, la dure du contrat de dlgation, la consistance de la dlgation, et les clauses concernant les usagers ? Le dlgataire constate-t-il dans sa comptabilit les amortissements pour dprciation et les provisions ncessaires se rapportant aux biens mis sa disposition ? En cas de dlgation de plusieurs activits de service public au mme dlgataire, ce dernier tablit-il des tats de synthse annuels reprsentant la situation financire et les rsultats de chaque activit dlgue ?
13
2.3.4
Droits et obligations du dlgant

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

GESTION DELEGUEE DROITS ET OBLIGATIONS DU DELEGANT

Rponse s Oui/no n
DU
: : : NOV.
Guide dexploration
N T E U L L E SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES AU CONTROLE DE LA GESTION DELEUEE
PAR LE DELEGANT R E A T
Le dlgant exerce-t-il un pouvoir de contrle conomique, financier, technique, social et de gestion inhrent aux engagements dcoulant du contrat de gestion dlgue ? Si la rponse cette question est positive, procde-t-il un contrle sur pice et sur place de la bonne marche du service dlgu ? Sassure-t-il que les termes du contrat sont bel et bien respects et excuts ? Exige-t-il la communication de tout document dtenu par le dlgataire et permettant le contrle de lexcution des oprations relatives la gestion dlgue ? Le contrat de gestion tabli prcise-t-il la priodicit et les modes de contrle que le dlgant a le droit dexercer sur lexcution et le suivi de la dlgation ? Les documents techniques, comptables et financiers qui sont communiqus rgulirement par le dlgataire au dlgant ont-ils fait lobjet dune clause particulire au niveau du contrat de gestion initial ? Le dlgant procde-t-il des audits ou contrles externes effectus par des experts ou agents quil dsigne lui-mme ? Le dlgant assiste-t-il aux runions du conseil dadministration ainsi quaux assembles gnrales de la socit dlgataire ? Le contrat de gestion prvoit-il des pnalits pour sanctionner les entraves aux contrles exercs par le dlgant ainsi quaux manquements aux obligations contractuelles dinformation et de communication mises la charge du dlgataire ?
PAR LE DELEGANT A
N T E U T U SOUS RUBRIQUE 2: QUESTIONS RELATIVES AU SUIVI DE LA GESTION DELEUEE
Le contrat de gestion prvoit-il les documents et informations soumettre au dlgant pour le suivi et le contrle de la gestion dlgue ? Prcise-t-il galement les pnalits encourues par le dlgataire en cas de non respect de ces dispositions ? Le dlgant se fait-il aider par des structures de suivi et de contrle de lexcution du contrat ? Ces structures sont-elles prvues au niveau du contrat de gestion dlgue ainsi que leurs comptences et leurs attr butions ? Y a-t-il un rglement intrieur qui fixe les fonctionnement de ces structures ? est-il respect ? modalits de
14
A N GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

GESTION DELEGUEE DROITS ET OBLIGATIONS DU DELEGANT

Rponse s Oui/no n
PAR LE DELEGANT L A R DU
: : : NOV.
Guide dexploration
N V U T E I SOUS RUBRIQUE 3: QUESTIONS RELATIVES A LA REVISION PERIODIQUE I
Des runions rgulires sont-elles tenues entre le dlgant et le dlgataire pour examiner lexcution du contrat de gestion dlgue ? Si la dure de gestion dlgue est suprieure dix ans, le dlgant procde-t-il une valuation commune et une rvision des dispositions du contrat tous les cinq ans ? Les conditions de fonctionnement de la gestion dlgue ont-elles fait lobjet dun rexamen par le dlgant et le dlgataire ? Si la rponse la question prcdente est positive, quelles sont les raisons de ce rexamen ? Les biens de retour reviennent-ils obligatoirement au dlgant la fin de la gestion dlgue ? Quelle est la nature de ces biens ? Sassurer que ces biens nont fait lobjet daucune cession, alination, location par le dlgataire ?
15
2.3.5
Droits et obligations du dlgataire

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

GESTION DELEGUEE DROITS ET OBLIGATIONS DU DELEGATAIRE
CODE FICHE F.GEST.04 VERSION PAGE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : NOV. 06 1/2
Guide dexploration
N I N T E O SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LA SOUS-TRAITANCE
Le dlgataire a-t-il sous-trait une partie de la gestion dlgue ? Cette sous-traitance est-elle prvue par le contrat de gestion ? Les modalits et conditions de la sous-traitance ont-elles t dfinies dans le contrat de gestion ? Ces conditions ont-elles t respectes ? si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les carts.
N N N T E SOUS RUBRIQUE 2: QUESTIONS RELATIVES A LA CONSTATATION DES INFRACTIONS DES USAGERS E
Les infractions commises par les usagers, dans le cadre de la gestion dlgue, sont-elles constates par les agents asserments du dlgataire ? Ces agents sont-ils munis dun titre attestant leur fonction lors de leur intervention ?
N N I L T E I SOUS RUBRIQUE 3: QUESTIONS RELATIVES A LA MISE A DISPOSITION DU DOMAINE PUBLIC
Le dlgataire occupe-t-il un domaine public pour les besoins de la gestion dlgue ? Si la rponse est positive, a-t-il obtenu de lautorit comptente un droit doccupation du domaine public attach au contrat de gestion dlgue pour toute sa dure ?
SOUS RUBRIQUE 4: QUESTIONS RELATIVES AUX RISQUES ET PERILS Le dlgataire gre-t-il le service dlgu ses risques et prils et en bon pre de famille ?
N T T E O SOUS RUBRIQUE 5: QUESTIONS RELATIVES A LA SOCIETE DELEGATAIRE
Quelle est la forme juridique de la socit dlgataire ? Quel est le montant de son capital ? Quel est le nombre de ses actionnaires ? Quel est son objet social ? correspond-il exclusivement la gestion du service public dlgu ? La socit dlgataire exerce-t-elle des activits commerciales ou industrielles complmentaires et ncessaires pour les usagers du service public dlgu ? Ces activits complmentaires sont-elles contrles par le dlgant au mme titre que les activits du service public ?
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D DT A I N GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

GESTION DELEGUEE DROITS ET OBLIGATIONS DU DELEGATAIRE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : NOV.
Guide dexploration
N P O T E T SOUS RUBRIQUE 6: QUESTIONS RELATIVES A LA REPRISE DU PERSONNEL DE LA GESTION DELEGUEE G E
Le personnel du service dlgu est-il repris par le dlgataire avec maintien de ses droits acquis ? Les rajustements des effectifs effectus par le dlgataire figurent-ils dans le contrat de gestion dlgue ?
SOUS RUBRIQUE 7: QUESTIONS RELATIVES AUX AUTORISATIONS Le dlgataire a-t-il obtenu les autorisations lgalement requises en matire durbanisme, doccupation de domaine public, de scurit et de protection de lenvironnement ?
SOUS RUBRIQUE 8: QUESTIONS RELATIVES AUX ASSURANCE DU DELEGATAIRE Le dlgataire a-t-il souscrit une police dassurance couvrant toute la dure du contrat de gestion dlgue ?
N R T E U M SOUS RUBRIQUE 9: QUESTIONS RELATIVES AU REGIME FINANCIER
Le dlgataire collecte-t-il pour le compte du dlgant ou de lEtat des taxes, redevances, fonds ou participations ? Cette collecte est-elle autorise au niveau du contrat de gestion dlgue ? Le contrat prcise-t-il le mode de calcul et les modalits de paiement des droits dentre et des redevances verss par le dlgataire au dlgant ? Le contrat de gestion dfinit-il les contributions ou les participations au financement du service public qui pourraient tre verses par le dlgant au dlgataire ? Le contrat de gestion dlgue fixe-t-il les principes et les modalits de tarification ou de rmunration du service dlgue ? Ces clauses tarifaires tiennent-elles compte : de lquilibre financier de la gestion dlgue, des gains de productivit, des conomies dcoulant de lamlioration de la gestion, et du rendement du service public dlgu ?
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2.4
Chapitre 3 : Guide dAudit relatif la Gestion du Patrimoine Immobilier

Prambule
Le patrimoine immobilier des collectivits locales est compos essentiellement des : Biens relevant du domaine priv, Biens relevant du domaine public.
2.4.1
Les premiers sont constitus des : Acquisitions de biens, Expropriations pour cause dutilit publique, Echange de biens, Dons et legs, Locations de biens, Cessions de biens.
Les seconds sont concerns par : Loccupation temporaire, Lexpropriation pour cause dutilit publique.
Ces biens sont inscrits dans un sommier dit sommier de consistance divis en deux parties : lune mentionnant les biens du domaine public, lautre ceux du domaine priv.
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2.4.2
Sommier de consistance

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

GESTION DU PATRIMOINE IMMOBILIER LE SOMMIER DE CONSISTANCE

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.05 NOV. 06 1/3
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LA TENUE T L S A E
DU SOMMIER DE CONSISTANCE O I E N
Existe-t-il au niveau de lorganisation un sommier de consistance ? Est-il enregistr au niveau du sommier de consistance tous les biens relevant du domaine public et priv ? Existe-t-il une procdure denregistrement des biens dans le sommier de consistance ? Si la rponse est positive, est-elle formalise ? dcrire succinctement cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits ? Est-il mentionn au niveau du sommier de consistance pour chaque bien : Le numro denregistrement du bien, La nature du bien, Lorigine du bien, La localisation du bien, La superficie du bien, Le prix dacquisition du bien, Le titre de proprit, La date dentre du bien dans le domaine de la collectivit locale, Le numro et la date de son enregistrement la conservation foncire, Le numro et la date dimmatriculation du bien, Date de sortie du bien en cas dchange ou de cession, Le prix de cession en cas de cession du bien, La date et le numro de la location ou de la dcision doccupation temporaire, Le nom du locataire ou de loccupant, La dure de la location ou de loccupation, La date de paiement du loyer de location ou de la redevance doccupation, Le montant du loyer ou de la redevance.
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse Oui/non
DU
: : :
F.GEST.05 NOV. 06 2/3
Guide dexploration
N T E SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA TENUE U
DU SOMMIER DE CONSISTANCE U M S A
Le sommier de consistance indique-t-il la contenance et la situation des immeubles faisant partie du domaine municipal ? Quelle est lentit charge de la tenue du sommier de consistance ?
Lister son effectif. Dcrire ses missions et attr butions.
Est-il port mention au sommier de consistance de la dcharge des biens vendus ou changs et des immeubles lotis ? Le sommier de consistance est-il divis en deux parties :
Lune mentionnant les biens du domaine publics, Lautre mentionnant les biens du domaine priv ?
Enumrer les biens relevant de chaque domaine (public et priv) ? Ces biens sont-ils bien enregistrs au niveau du sommier de consistance ? Est-il port au sommier de consistance toute remarque ou information complmentaire se rapportant aux biens du domaine public ou priv ?
T S M N I O I T N SOUS R UBRIQUE 2: QUESTIONS RELATIVES A LIMMATRICULATION DES BIENS DU SOMMIER DE CONSISTANCE
Les biens figurant dans le sommier de consistance sont-ils immatriculs ? Si la rponse est positive, sassurer que ces biens ont un numro dimmatriculation en slectionnant un chantillon reprsentatif et vrifier les dossiers physiques y affrents. Si la rponse est ngative, argumenter pour quelles raisons limmatriculation du bien na pas t opre ? Sagit-il de biens en cours dimmatriculation ? Si la rponse est positive, argumenter et en prsenter les preuves. Si la rponse est ngative, argumenter. Pour les biens non immatriculs, la collectivit locale a-t-elle entam une procdure dimmatriculation auprs de la conservation foncire ? Si la rponse est positive, argumenter. Si la rponse est ngative, expliquer pour quelles raisons limmatriculation na pas encore t effectue.
20

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.06 NOV. 06 3/3
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES A LA MISE A JOUR DU SOMMIER DE CONSISTANCE La procdure de mise jour du sommier de consistance estelle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits. Quelle est lentit charge de la mise jour du sommier de consistance ? Lister son effectif. Dcrire ses missions et attributions.
Le sommier de consistance est-il rgulirement mis jour ? Si la rponse est positive, indiquer la frquence des mises jour et les modalits dactualisation. Si la rponse est ngative, argumenter pourquoi. Le sommier de consistance est-il mis jour aprs chaque entre ou sortie de bien du domaine priv ou public ? Quelle est la date de la dernire mise jour du sommier de consistance ? Le sommier de consistance est-il informatis (repris sur un fichier Excel) ?
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2.4.3
Patrimoine immobilier relevant du domaine priv

Le domaine priv municipal est compos de tous les biens possds par les municipalits qui nont pas t formellement affects leur domaine public. Le domaine priv municipal comprend : Les immeubles ou btiments acquis ou construits aux frais des municipalits pour tre attribus des services dintrt municipal ou exploits par elles en vue den tirer des revenus ; Les parcelles ncessaires la cration de lotissements urbains qui auront t cdes titre onreux aux municipalits par lEtat sur son domaine priv.
Laudit de gestion du patrimoine immobilier priv consiste en lapprciation et lanalyse: des procdures dacquisition des biens du domaine priv, des procdures dchange des biens, des modalits de dons et legs aux collectivits locales, des procdures de cession des biens du domaine priv, des procdures de gestion des locations.
Pour documenter ses travaux daudit, lauditeur doit avoir sa disposition : les dossiers dacquisition des biens, les actes de cessions des biens, les actes administratifs dexpropriation, les actes dclaratifs dutilit publique, les actes de cessibilit, les dossiers de cessions des biens, les dossiers dchanges des biens changs, les dossiers des dons et legs, les contrats de location des biens.
Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit de gestion patrimoine priv : le secrtaire gnral de la commune, le chef du service patrimoine.
22
2.4.3.1 Acquisitions de gr gr des biens

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

PATRIMOINE IMMOBILIER RELEVANT DU DOMAINE PRIVE

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 1/2
ACQUISITIONS DE BIENS
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AUX ACQUISITIONS DE GRE A GRE DES BIENS DU DOMAINE PRIVE La procdure relative lacquisition de gr gr des biens appartenant au domaine priv est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles conformes la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les non conformits. Les dcisions approuves : dacquisition de gr gr sont-elles
Par le ministre dintrieur lorsque le montant de lacquisition est suprieur 2.500.000 DH ; Par le wali de la rgion concerne lorsque le montant de lacquisition est gal ou infrieur 2.500.000 DH ; Par le wali de la rgion, quelque soit le montant lorsque lacquisition est ncessaire la ralisation dinvestissements dans les secteurs industriel, agroindustriel, minier, touristique, artisanal et dhabitat, situs dans leur ressort territorial, dont le montant est infrieur 200 millions de dirhams.
Le nombre des acquisitions de terrains du domaine priv dont lapprobation des dlibrations les concernant sont dlgue par les walis aux gouverneurs des prfectures et provinces ne dpasse-t-il pas le seuil fix par arrt par le ministre de lintrieur ? Pour les prfectures et les provinces, la dcision dacquisition de gr gr est-elle prononce par arrt du ministre de lintrieur quelque soit la valeur du bien ? Pour les rgions, la dcision dacquisition de gr gr estelle prononce par arrt du ministre de lintrieur quelque soit la valeur du bien ?
23

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 2/2
ACQUISITIONS DE BIENS
Guide dexploration
N N I M T E SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AUX ACQUISITIONS DE GRE A GRE DES BIENS DU DOMAINE PRIVE
Avant lapprobation de lacquisition par lautorit comptente, est-il constitu un dossier lgal dacquisition ? Si la rponse est positive, ce dossier contient-il les pices suivantes : Le projet de dcret ou de dcision approuvant lacquisition en fonction de la valeur du bien, Le PV de dlibration du conseil communal sur lopration dacquisition,Un rapport prvoyant les fonds ncessaires pour couvrir lacquisition approuv par le percepteur et sign par lordonnateur ou un engagement sign par un tablissement de crdit attestant le financement du projet, Un rapport prcisant les buts de lacquisition et limportance du projet incitant lacquisition, Le titre de proprit du bien, Un plan du lieu et dlimitations du bien faisant lobjet de lacquisition sign par le chef du service technique et par lordonnateur, Le PV de la commission dvaluation donnant une estimation du prix du bien faisant lobjet de lacquisition, Avis des instances locales et rgionales sur le projet dacquisition, Lapprobation du vendeur, Lavis de lagence urbaine si lacquisition concerne un projet de dveloppement.
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2.4.3.2 Expropriation pour cause dutilit publique

On parle dexpropriation lorsque ladministration procde lacquisition des biens immeubles en faisant appel ses prrogatives de puissance publique. Ce procd est utilis lorsque laccs la proprit immobilire par le recours lacquisition amiable, conformment au droit civil se rvle difficile cause du refus des propritaires de cder leurs biens. Lexpropriation dimmeubles, en tout ou partie, ou de droits rels immobiliers ne peut tre prononce que lorsque lutilit publique en a t dclare. Lexpropriation pour cause dutilit publique concerne aussi bien les biens du domaine priv que les biens du domaine public. Le droit dexpropriation est ouvert lEtat et aux collectivits locales ainsi quaux autres personnes morales de droit public et priv ou aux personnes physiques auxquelles la puissance publique dlgue ses droits en vue dentreprendre des travaux ou oprations dclars dutilit publique. Ne peuvent tre expropris : Les difices caractre religieux des divers cultes, Les cimetires, Les immeubles faisant partie du domaine public, Les ouvrages militaires.
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

PATRIMOINE IMMOBILIER RELEVANT DU DOMAINE PRIVE EXPROPRIATION DE DOMAINE PRIVE

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 1/7
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS S I

PRIVES
A RELATIVES AUX DISPOSITIONS GENERALES A LEXPROPRIATION DE DOMAINES A I P S I E L P R
Lexpropriation dimmeubles, tout ou en partie, ou de droits rels immobiliers a-t-elle t prononce aprs dclaration de lutilit publique des biens en question ? Si la rponse est positive, lexpropriation pour cause dutilit publique sest-elle opre par autorit de justice ou par accord amiable ? Quel est lobjet de lexpropriation ? Pour quel ouvrage ou quipement a t faite lexpropriation ? Quelle est la superficie du bien expropri ?
N C N T S I E T E SOUS RUBRIQUE 2: QUESTIONS RELATIVES A LA DECLARATION DUTILITE PUBLIQUE ET CESSIBILITE
Lutilit publique est-elle dclare par un acte administratif qui prcise la zone susceptible dtre frappe dexpropriation ? Si la rponse est positive, cette zone comprend-elle :
les immeubles ncessaires la ralisation des ouvrages ou oprations dclars dutilit publique, la portion restante de ces immeubles, les immeubles avoisinants lorsque lexpropriation en est juge ncessaire pour mieux atteindre le but dutilit publique envisag ou lorsque lexcution des travaux doit procurer ces immeubles une notable augmentation de valeur ?
Lacte administratif fixe-t-il le mode dutilisation des immeubles qui ne sont pas incorpors effectivement louvrage ou les conditions de revente de ces immeubles ? Lacte dclaratif de lutilit publique dsigne-t-il les proprits frappes dexpropriation ? Si la rponse est ngative, est-il procd la dsignation par acte de cessibilit ? Lacte de cessibilit intervient-il dans le dlai de deux ans compter de la date de la publication au Bulletin Officiel de lacte dclaratif dutilit publique ? Lacte dclaratif dutilit publique a-t-il fait lobjet des mesures de publicit suivantes :
Affichage intgral dans les bureaux de la commune du lieu de situation de la zone frappe dexpropriation, Publication intgrale au Bulletin Officiel et insertion dun avis dans un ou plusieurs journaux autoriss recevoir les annonces lgales, avec rfrence au Bulletin Officiel dans lequel la publication a t faite ?
26

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 2/7
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE): QUESTIONS RELATIVES A LA DECLARATION DUTILITE PUBLIQUE ET CESSIBILITE TIL Lacte de cessibilit administrative ? est-il prcd dune enqute
Si la rponse est positive, le projet de cet acte :
a-t-il t publi au Bulletin Officiel dans un ou plusieurs journaux autoriss recevoir les annonces lgales, a-t-il t dpos, accompagn dun plan, au bureau de la commune o les intresss peuvent en prendre connaissance et prsenter leurs observations pendant un dlai de deux mois, dater de sa publication au Bulletin Officiel ?
Les intresss ont-il fait connatre, dans un dlai de deux mois, tous les locataires et autres dtenteurs de droits sur les immeubles ? Lexpropriant sest-il fait dlivrer par le conservateur de la proprit foncire un certificat donnant ltat des dtenteurs de droits rels inscrits aux livres fonciers ? Si la rponse est positive, ce certificat est-il collectif ou individuel Le projet dacte de cessibilit a-t-il t galement dpos la conservation de la proprit foncire du lieu de situation des immeubles ? Si la rponse est positive, le conservateur de la proprit foncire a-t-il dlivr lexpropriant un certificat attestant que la mention dudit projet dacte a t inscrite :
soit sur les titres fonciers concerns, soit, sil sagit dimmeubles en cours dimmatriculation, sur le registre des oppositions ? les opposants, la nature exacte des droits invoqus, la capacit et le domicile dclar de leurs dtenteurs, ainsi que toutes les charges grevant limmeuble ou les droits rels immobiliers en cause ?
Le certificat mentionne-t-il :
27

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 3/7
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA DECLARATION DUTILITE PUBLIQUE ET CESSIBILITE I L S R I E L S

Lorsquil sagit dimmeubles qui ne sont ni immatriculs ni en cours dimmatriculation, le projet dacte de cessibilit a-t-il t dpos au greffe du tribunal administratif de la situation des immeubles pour tre inscrit sur le registre spcial ? Si la rponse est positive, un certificat attestant cette inscription a-t-il t remis par le greffier lexpropriant ? Lacte de cessibilit a-t-il fait lobjet des mesures de publicit suivantes :
Publication intgrale au Bulletin Officiel et insertion dun avis dans un ou plusieurs journaux autoriss recevoir les annonces lgales, avec rfrence au Bulletin Officiel dans lequel la publication a t faite, Affichage intgral dans les bureaux de la commune du lieu de situation de la zone frappe dexpropriation ?
Lacte de cessibilit dsigne-t-il les proprits dexpropriation ?

R N T T RELATIVES A LA PRISE DE POSSESSION, PRONONCE DE LEXPROPRIATION ET T E E O S FIXATION DES INDEMNITES
Lexpropriant a-t-il dpos auprs du tribunal administratif dans le ressort duquel est situ limmeuble, une requte tendant faire prononcer le transfert de proprit et fixer les indemnits ? Lexpropriant a-t-il dpos, auprs dudit, tribunal, statuant dans la forme des rfrs, une requte pour que soit ordonne la prise de possession moyennant consignation ou versement du montant de lindemnit ? Si la rponse est positive, quel est le montant de loffre de lexpropriant ? Les requtes sont-elles accompagnes de :
toutes les pices justificatives de laccomplissement desdites formalits, lacte dclaratif dutilit publique, lacte de cessibilit ?
La prise de possession est-elle autorise par le juge des rfrs par ordonnance moyennant le versement ou la consignation dune indemnit provisionnelle gale au montant des offres de lexpropriant ? Quel est le montant de lindemnit ?
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GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL D DT I N

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 4/7
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 3 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA U U T L S LEXPROPRIATION ET FIXATION DES INDEMNITES

Comment est faite la rpartition de lindemnit par expropri ?
N PRISE DE POSSESSION, PRONONCE DE R E I
Quel est le montant de lindemnit dexpropriation fixe par le tr bunal administratif ? Le transfert de proprit des immeubles et/ou droits rels faisant lobjet de lexpropriation et la fixation du montant des indemnits sont-ils prononcs, par jugement au profit de lexpropriant, par le prsident du tribunal ou son dlgataire ? En cas dun immeuble frapp en parti dexpropriation, le propritaire a-t-il exig lacquisition totale aprs une dclaration expresse adresse lexpropriant pendant un dlai de deux mois compter de la date de publication de lacte de cessibilit au Bulletin Officiel ? Dans le cas ou limmeuble est immatricul et ou les droits rels portent sur un immeuble immatricul, lexpropriant a-t-il requis une prnotation sur le titre foncier pour la conservation provisoire de son droit en appuyant sa requte de lordonnance autorisant la prise de possession ? La prnotation a-t-elle pris fin au moment de linscription du transfert de proprit dont le rang et les effets remontent la date de ladite prnotation ? Dans le cas o limmeuble est en cours dimmatriculation ou les droits rels portent sur un immeuble en cours dimmatriculation, le dpt la conservation de la proprit foncire de lordonnance autorisant la prise de possession a-t-il t mentionn au registre des oppositions ? Les dcisions judiciaires prononant lexpropriation ou autorisant la prise de possession ont-elles t notifies par le greffier lexpropriant et aux expropris ? La situation juridique de limmeuble ou des droits rels expropris sest-elle modifie aprs lenqute ou en cours dinstance, par suite, notamment, de dcs ? Dans le cas o les expropris ne se sont pas fait connatre et que limmeuble en cause nest ni immatricul, ni en cours dimmatriculation ou les droits rels en cause ne portent pas sur un immeuble immatricul ou en cours dimmatriculation, les dcisions judiciaires prononant lexpropriation ou autorisant la prise de possession ont-elles t publies par lexpropriant dans un journal autoris recevoir les annonces lgales ?
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 5/7
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 3 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA LEXPROPRIATION ET FIXATION DES INDEMNITES P P N X N S
PRISE DE POSSESSION, PRONONCE DE
Si la rponse la question prcdente est positive, ces dcisions ont-elles galement fait lobjet dun affichage intgral au bureau de la commune du lieu de situation de limmeuble ? La prise de possession par lexpropriant de limmeuble ou des droits rels expropris est-elle intervenue aprs laccomplissement des formalits de notification ou de publication et paiement ou consignation de lindemnit provisionnelle ?
N T A N N M I SOUS RUBRIQUE 4: QUESTIONS RELATIVES AUX PAIEMENT ET CONSIGNATION DES INDEMNITES
Lindemnit provisionnelle et celle fixe par jugement sontelles verses ds laccomplissement des formalits de publication ? Si les ayants droits ne se sont pas fait connatre, les indemnits leur revenant ont-elles t consignes la Caisse de Dpt et de Gestion ? Si les titres justificatifs de proprit nont pas t produits ou ont t jugs insuffisants, les indemnits ont-elles t consignes la Caisse de Dpt et de Gestion ? Si la rponse est positive, lexpropriant a-t-il procd laffichage dans les bureaux de la commune et de la conservation de la proprit foncire intresse, davis qui font connatre les immeubles et les noms des ayants droits ? Si, dans le dlai de six mois dater de cet affichage, aucune opposition ne sest manifeste, les indemnits ont-elles t verses aux ayants droits ? En cas dopposition, lindemnit a-t-elle t consigne jusqu ce que soit intervenue une dcision judiciaire dterminant le bnficiaire dfinitif de lindemnit ou jusqu production par les ayants droits dune mainleve en bonne et due forme de lopposition qui sest rvle ? En ce qui concerne les immeubles en cours dimmatriculation qui ont donn lieu une opposition et les immeubles non immatriculs qui ont fait lobjet dun litige devant les tribunaux, lindemnit a-t-elle t consigne jusqu dsignation des vritables ayants droits ?
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 6/7
Guide dexploration
N O TV SOUS RUBRIQUE 5 : QUESTIONS RELATIVES AUX VOIES DE RECOURS
Le jugement prononant le transfert de proprit et fixant lindemnit a-t-il fait lobjet dun appel ayant pour seul objet la fixation de lindemnit devant la cour suprme ? Si la rponse est positive, Qui a interjet le recours devant la cour suprme :
Lexpropriant, Lexpropri ?
Larrt a-t-il t notifi doffice par le greffier de la cour dappel ? A-t-il t publi par lexpropriant dans un ou plusieurs journaux autoriss recevoir les annonces lgales ? Est-ce que lindemnit fixe aprs appel a t verse aux ayants droits ? Si la rponse est positive, quel est le montant de lindemnit fixe aprs appel ? Cette indemnit a-t-elle t rpartie par expropri ?
N T E U F SOUS RUBRIQUE 6: QUESTIONS RELATIVES AUX EFFETS DE LEXPROPRIATION O R I
Pour les immeubles immatriculs, sont-ils muts de plein droit au nom de lautorit expropriante ? Si la rponse est positive, toutes les inscriptions au profit des tiers sont-elles radies doffice ? les droits des bnficiaires sont-ils transports sur les indemnits ? Pour les immeubles en cours dimmatriculation, est-il tabli des titres nets de charges au profit de lautorit expropriante ? Si la rponse est positive, les droits ventuels des opposants, sontils transports doffice sur lindemnit ? En ce qui concerne les proprits non immatricules, ni en cours dimmatriculation, le jugement prononant le transfert de proprit purge-t-il les immeubles ou les droits rels expropris de tout droit et charge pouvant les grever ? Au vu de ce jugement, le conservateur de la proprit foncire a-t-il procd ltablissement des titres dfinitifs au nom de lautorit expropriante ? En cas dutilisation dun immeuble acquis par voie dexpropriation pour des travaux ou oprations diffrents de ceux qui ont justifis lexpropriation, ces changements ont-ils t autoriss par un acte administratif ? Lexpropriant a-t-il fait recours la procdure de ladjudication pour la revente des immeubles acquis par voie dexpropriation depuis moins de cinq ans ?
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 7/7
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 7: QUESTIONS RELATIVES AUX DISPOSITIONS DIVERSES Si aprs la publication de lacte de cessibilit, lexpropriant et lexpropri sentendent sur le prix fix par la commission et sur les modalits de cession de limmeuble ou des droits rels frapps dexpropriation, cet accord est-il pass par procs-verbal devant lautorit administrative locale du lieu de situation de limmeuble lorsque lexpropri rside dans ledit lieu? Si lexpropri ne rside pas dans ce lieu, cet accord est-il conclu conformment aux dispositions du droit priv par acte sous seing priv ou par acte notari ? a-t-il t notifi lautorit administrative locale ? En cas de renonciation de lexpropriant de tout ou une partie dun immeuble compris dans la zone frappe dexpropriation ou dsign dans lacte de cessibilit, est-il tabli par lexpropriant dun acte rectificatif de lacte dclaratif dutilit publique ou de lacte de cessibilit ? Si la rponse est positive, cet acte rectificatif a-t-il fait lobjet de mesures de publications dans un ou plusieurs journaux autoriss recevoir des annonces lgales ?
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2.4.3.3 Cessions de biens

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :


Rponses Ou i/non
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 1/3

CESSIONS DE BIENS
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX CESSIONS DES BIENS DU DOMAINE PRIVE
La procdure relative la cession des biens du domaine priv estelle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles conformes la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits. Les dcisions de cessions sont-elles approuves :
Par le ministre dintrieur lorsque le montant de la cession est suprieur 2.500.000 DH ; Par le wali de la rgion concerne lorsque le montant de la cession est gal ou infrieur 2.500.000 DH ;
Par le wali de la rgion, quelque soit le montant lorsque la cession est ncessaire la ralisation dinvestissements dans les secteurs industriel, agro-industriel, minier, touristique, artisanal et dhabitat, situs dans leur ressort territorial, dont le montant est infrieur 200 millions de dirhams. Le nombre des cessions de terrains du domaine priv dont lapprobation des dlibrations les concernant sont dlgue par les walis aux gouverneurs des prfectures et provinces ne dpasset-il pas le seuil fix par arrt par le ministre de lintrieur ? La cession est-elle faite, en principe, par enchres publiques ? Est-il fait recours la ngociation directe uniquement dans les cas suivants :
Appel doffre infructueux, Propositions doffres insuffisantes, Cession au profit des administrations publiques ou des particuliers dans le but de raliser des projets dintrt public,
- Projets dutilit publique. La cession des biens de la collectivit locale respecte-t-elle les deux conditions suivantes : La cession pour la ralisation dun projet dutilit publique, Lacqureur ne peut sapproprier le bien objet de la cession quaprs accomplissement de toutes les procdures dapprobation du dossier de cession.
33

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

CODE FICHE F.GEST.14 VERSION 06 PAGE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : NOV. 2/3
CESSION DE BIENS
Guide dexploration
N N U TV E N U SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX CESSIONS DES BIENS PAR LES ENCHERES PUBLIQUES
La procdure relative la cession par les enchres publiques est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles conformes la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits. Lopration de vente aux enchres est-elle organise par lordonnateur avec la participation effective du percepteur ? La vente aux enchres est-elle organise sur la base des documents suivants :
Les dlibrations du conseil approuv par le ministre de lintrieur ou lautorit laquelle a t dlgue cette comptence, Le PV de runion de la commission destimation des prix douverture, Le cahier des charges approuv par le ministre de lintrieur ou lautorit comptente, Projet darrt du ministre de lintrieur ou du wali de la rgion.
Le percepteur a-t-il rcupr les sommes dues auprs des personnes sur lesquelles a t arrt la vente aux enchres ? Si la rponse est positive, les sommes ont-elles t verses, par le percepteur, dans un compte spcial de la trsorerie ? A-t-il t rdig un PV de la vente aux enchres? Lordonnateur a-t-il envoy le PV de la vente aux enchres aux services centraux pour complter le dossier et tablir lacte de cession ? Lacte de cession est-il sign aprs information des communes concernes de larrt du ministre de lintrieur ?
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CESSION DE BIENS
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SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS E S I

DIRECTE
G N RELATIVES AUX CESSIONSDES BIENS DU DOMAINE PRIVE PAR NEGOCIATION T E I D E A
La procdure relative la ngociation directe est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles conformes la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits. Le dossier de ngociation directe a-t-il t envoy aux autorits centrales spcialises ? Si la rponse est positive, ce dossier est-il compos des pices suivantes :
Les dlibrations du conseil approuv par le ministre de lintrieur ou de lautorit comptente, Le PV de runion de la commission destimation des prix douverture, Le cahier des charges approuv par le ministre de lintrieur ou lautorit comptente, Un rapport justifiant le recours la ngociation directe et clarifiant les buts recherchs de la ngociation directe, Un cahier de charges dterminant les conditions et les engagements de lacqureur, Les statuts associations concernant les socits, les
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2.4.3.4 Echanges de biens

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ECHANGES DE BIENS
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N N S I M T E SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AUX ECHANGES DE BIENS DU DOMAINE PRIVE
La procdure relative lchange des biens du domaine priv estelle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles conformes la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits. Les dcisions dchanges sont-elles approuves :
Par le ministre dintrieur lorsque le montant de lchange est suprieur 2.500.000 DH ; Par le wali de la rgion concerne lorsque le montant de lchange est gal ou infrieur 2.500.000 DH ; Par le wali de la rgion, quelque soit le montant lorsque lchange est ncessaire la ralisation dinvestissements dans les secteurs industriel, agro-industriel, minier, touristique, artisanal et dhabitat, situs dans leur ressort territorial, dont le montant est infrieur 200 millions de dirhams.
Le nombre des changes de terrains du domaine priv dont lapprobation des dl brations les concernant sont dlgue par les walis aux gouverneurs des prfectures et provinces ne dpasset-il pas le seuil fix par arrt par le ministre de lintrieur ? Lopration dchange porte-elle sur :
un change sans marge, un change avec marge ?
Lorsque la valeur du bien appartenant la collectivit locale dpasse la valeur du bien appartenant au co-contractant, ce dernier verse-t-il une marge gale la diffrence entre les valeurs des deux biens ladite collectivit ? Lorsque la valeur du bien appartenant la collectivit locale est infrieure la valeur du bien appartenant au co-contractant, la collectivit locale verse-t-elle une marge gale la diffrence entre les valeurs des deux biens au co-contractant ?
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F.GEST.14 NOV. 06 2/2
ECHANGES DE BIENS
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SOUS RUBRIQUE (SUITE): QUESTIONS RELATIVES AUX ECHANGES DE BIENS DU DOMAINE PRIVE Lopration dchange respecte-t-elle :
Les conditions lgales sappliquant aux oprations dacquisition lorsquil sagit dun change sans marge ou avec marge verse par la collectivit locale au cocontractant, Les conditions lgales sappliquant aux oprations de cession lorsquil sagit dun change avec marge verse par le co-contractant la collectivit locale.
Le dossier dchange comporte-t-il, en outre des documents exigs par les oprations dacquisition et de cession, les pices suivantes :
Le titre de proprit du bien appartenant au cocontractant, Le plan du bien chang, Un rapport sur la disponibilit des fonds quil faut prvoir lorsquil sagit dun change avec marge verse par la collectivit locale.
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2.4.3.5 Dons et legs

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DONS ET LEGS
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SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AUX DONS ET LEGS La procdure relative au dons et legs au profit des collectivits locales est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles conformes la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits. Lopration de don ou de legs respecte-t-elle les conditions suivantes :
La capacit et le consentement du donneur ou du testateur, Lacceptation du don ou du legs de la part du conseil, La dtention de la collectivit du bien lgu, Dcs du testateur.
Le dossier des dons et legs comporte-t-il les pices suivantes :
Le titre de proprit du bien, Un plan du lieu et dlimitations du bien faisant lobjet de don ou de legs sign par le chef du service technique et par lordonnateur, Avis des instances locales et rgionales sur le don ou le legs, Le consentement crit du donneur ou du testateur, Lacte de don ou de legs prouvant la bonne foi du donneur ou du testateur par acte notari. La capacit du donneur ou du testateur, La situation juridique du bien objet du don ou du legs.
Est-il procd une enqute portant sur :
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2.4.3.6 Locations de biens

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LOCATIONS DE BIENS
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SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES AUX LOCATIONS DE BIENS

La procdure relative la location des biens du domaine priv estelle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles conformes avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits ? Les locations sont-elles rparties en deux catgories :
Les locations simples dont la dure ne dpasse pas 18 ans ; Les locations longue dure dont la dure est suprieure 18 ans sans quelle ne dpasse, toutefois, 99 ans.
N L T E U A SOUS RUBRIQUE 2: QUESTIONS RELATIVES AUX LOCATIONS SIMPLES
Les locations simples sont-elles rparties en :
Locations dont la dure est infrieure ou gale 10 ans, Locations dont la dure est suprieure 10 ans.
Les locations contractes par les collectivits locales dont la dure est infrieure ou gale 10 ans sont-elles soumises lapprobation des conseils concerns ?
Si la rponse est positive, sont-elles excutes par lordonnateur selon un cahier de charges et les propositions doffres ? En cas de prolongement de la dure de location et que cette
dernire dpasse le seuil de 10 annes, les contrats de location sont-ils soumis lapprobation des instances de tutelle ? Les locations contractes par les collectivits locales dont la dure est suprieure 10 ans sans toutefois dpasser le seuil des 18 ans sont-elles soumises lapprobation des instances de tutelle ?
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LOCATIONS DE BIENS
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SOUS RUBRIQUE 3: QUESTIONS RELATIVES AUX LOCATIONS A LONGUE DUREE

Le bien objet de la location longue dure a-t-il fait lobjet dune hypothque ? Si la rponse est positive, au profit de qui ? Le recours au contrat de location de longue dure est-il justifi par la ralisation de projets conomiques, sociaux ou culturels ou dutilit publique ? Est-il prcis dans le contrat de location que la proprit des ralisations faites sur le bien objet de la location est transfre la collectivit locale aprs expiration de la dure du contrat de location ? Les contrats de location faits par les communes rurales et dont la dure dpasse 10 annes sont-ils soumis lapprobation du gouverneur ? Les contrats de location faits par les communes rurales et dont la dure est infrieure ou gale 10 ans sont-ils excuts par lordonnateur aprs lapprobation des conseils concerns ?
N S R N T E U SOUS RUBRIQUE 4: QUESTIONS RELATIVES AUX DOSSIERS DE LOCATION
Le dossier de location contient-il les pices suivantes :
Le titre de proprit du bien, Un plan du lieu et dlimitations du bien objet de la location sign par le chef du service technique et par lordonnateur, Avis des instances locales et rgionales sur la location, Un projet dacte de location en 6 exemplaires, Une tude technique et financire dtaille du projet raliser dans les locaux du bien lou pour une longue dure.
SOUS RUBRIQUE 5: QUESTIONS RELATIVES AU LOYER

Le montant du loyer est-il fix librement entre les parties contractantes ? Le locataire a-t-il demand la rvision du loyer, par voie de justice, estimant que le prix du bail ou celui de la sous-location ne correspond pas la rmunration lgitime du capital reprsentant la valeur actuelle du bien objet de la location ?
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F.GEST.14 NOV. 06 3/3
LOCATIONS DE BIENS
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SOUS RUBRIQUE 5 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AU LOYER I L S R Est-il vers au bailleur des prestations et fournitures relatives lusage des lieux lous ou une indemnit forfaitaire pour charges locatives ? Est-il vers par le locataire au bailleur un cautionnement titre de garantie dont le montant infrieur au montant dun mois de loyer ? Si la rponse est positive, ce cautionnement est-il restitu au locataire lorsquil quitte les lieux aprs stre entirement acquitt de ses obligations ? Le montant du loyer est-il revu la hausse ou la baisse lorsque des modifications ont t apports aux spcificits et caractristiques des locaux lous ?
SOUS RUBRIQUE 6 : QUESTIONS RELATIVES A LEXTINCTION DU CONTRAT DE BAIL Le contrat de location a-t-il pris fin par un cong donn par le bailleur au locataire ? Si la rponse est positive, ce cong : - Porte-t-il sur lensemble des lieux lous avec toutes leurs dpendances ? - Contient-il lindication des motifs invoqus par le bailleur ? - Comporte-t-il la mention dun pravis de 3 mois au moins ? Le cong est-il notifi soit par lettre recommande avec accus de rception, soit par les huissiers ?
N O T A TV A SOUS RUBRIQUE 7 : QUESTIONS RELATIVES A LA SOUS-LOCATION ET A LA CESSATION DU BAIL
La sous-location ou la cessation du bail est-elle justifie par : Une stipulation dans le contrat de bail, Un accord crit du bailleur, Lutilisation du local lou par le cessionnaire ou le souslocataire pour exercer la mme activit professionnelle que le preneur initial y exerait.
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Patrimoine immobilier relevant du domaine public

Le Dahir du 19 Octobre 1920 et larrt viziriel du 31 Dcembre 1921 dfinissent respectivement le domaine municipal et son mode de gestion. Le Dahir du 28 Juin 1954 et le dcret du 4 Fvrier 1959 dfinissent respectivement le domaine municipal et son mode de gestion. Le domaine public communal comprend tous les biens qui y ont t formellement affects. Dans les municipalits il peut sagir : des rues, chemins, places, jardins, monuments, fontaines, installations dclairage et les ouvrages qui en sont accessoires ; des eaux destines lalimentation de la ville ainsi que les ouvrages destins cette utilisation ;
Dans les communes rurales, il peut sagir notamment : des pistes, chemin, rues, parcs et jardins, installations dclairage et des gouts ; des eaux destines lalimentation humaine et labreuvement des troupeaux ainsi que les ouvrages destins cette utilisation ; Les immeubles tels que souks et leurs dpendances, fondouks, abattoirs, monuments, bains parasiticides.
Toutefois, les collectivits locales ou les particuliers, peuvent obtenir des autorisations, lorsquelles ne reprsentent aucun dommage pour lintrt public, tendant loccupation temporaire ou lexpropriation de certaines de ces parcelles. En vue de bien mener sa mission daudit de la gestion du patrimoine immobilier relevant du domaine public, lauditeur doit sassurer et vrifier lexistence : Pour loccupation temporaire, des :
-
demandes doccupation temporaire, dossiers doccupation temporaire.
Pour lexpropriation des domaines publiques, des :

-
actes administratifs, actes dclaratifs de lutilit publique, actes de cessibilit.
Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit de gestion du patrimoine immobilier relevant du domaine public : le secrtaire gnral de la commune, le chef du service patrimoine.
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2.4.3.7 Occupation temporaire de domaines publics

Le droit doccupation temporaire autorise la prise de possession provisoire dun terrain par un particulier, pour lexercice dune activit commerciale ou industrielle. GUIDE DAUDIT OPERATIONNEL I TO E
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TITRE RUBRIQUE
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PATRIMOINE IMMOBILIER RELEVANT DU DOMAINE PUBLIC OCCUPATIONS TEMPORAIRES

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F.GEST.13 NOV. 06 1/1
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SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS I

COMMUNES M
RELATIVES AUX OCCUPATIONS TEMPORAIRES DES DOMAINES PUBLICS DES A I U T E S A U
Combien y a-t-il dautorisations doccupation temporaire du domaine public communal ? Quel est lobjet de ces autorisations ? Y a-t-il dlibration du conseil avant la dlivrance de lautorisation doccupation temporaire ? Si la rponse est positive, quelle est la date de la dlibration du conseil ? Y a-t-il approbation de la tutelle ? Quel est le montant de la redevance doccupation temporaire ? La redevance doccupation temporaire est-elle paye terme ? Si la rponse est ngative, quel est le montant des restes recouvrer ? Est-ce quil y a eu retrait dautorisation doccupation temporaire ? Si la rponse est positive, pour quels motifs ?
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2.4.3.8 Expropriation de domaines publics

On parle dexpropriation lorsque ladministration procde lacquisition des biens immeubles en faisant appel ses prrogatives de puissance publique. Ce procd est utilis lorsque laccs la proprit immobilire par le recours lacquisition amiable, conformment au droit civil se rvle difficile cause du refus des propritaires de cder leurs biens. Lexpropriation dimmeubles, en tout ou partie, ou de droits rels immobiliers ne peut tre prononce que lorsque lutilit publique en a t dclare. Lexpropriation pour cause dutilit publique concerne aussi bien les biens du domaine priv que les biens du domaine public. Le droit dexpropriation est ouvert lEtat et aux collectivits locales ainsi quaux autres personnes morales de droit public et priv ou aux personnes physiques auxquelles la puissance publique dlgue ses droits en vue dentreprendre des travaux ou oprations dclars dutilit publique. Ne peuvent tre expropris : Les difices caractre religieux des divers cultes, Les cimetires, Les immeubles faisant partie du domaine public, Les ouvrages militaires.
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PATRIMOINE IMMOBILIER RELEVANT DU DOMAINE PUBLIC EXPROPRIATION DE DOMAINE PUBLIC

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PUBLICS
A RELATIVES AUX DISPOSITIONS GENERALES A LEXPROPRIATION DE DOMAINES A I P S I E L P R
Lexpropriation dimmeubles, tout ou en partie, ou de droits rels immobiliers a-t-elle t prononce aprs dclaration de lutilit publique des biens en question ? Si la rponse est positive, lexpropriation pour cause dutilit publique sest-elle opre par autorit de justice ou par accord amiable ? Quel est lobjet de lexpropriation ? Pour quel ouvrage ou quipement a t faite lexpropriation ? Quelle est la superficie du bien expropri ?
N C N T S I E T E SOUS RUBRIQUE 2: QUESTIONS RELATIVES A LA DECLARATION DUTILITE PUBLIQUE ET CESSIBILITE
Lutilit publique est-elle dclare par un acte administratif qui prcise la zone susceptible dtre frappe dexpropriation ? Si la rponse est positive, cette zone comprend-elle :
les immeubles ncessaires la ralisation des ouvrages ou oprations dclars dutilit publique, la portion restante de ces immeubles,
les immeubles avoisinants lorsque lexpropriation en est juge ncessaire pour mieux atteindre le but dutilit publique envisag ou lorsque lexcution des travaux doit procurer ces immeubles une notable augmentation de valeur ? Lacte administratif fixe-t-il le mode dutilisation des immeubles qui ne sont pas incorpors effectivement louvrage ou les conditions de revente de ces immeubles ? Lacte dclaratif de lutilit publique dsigne-t-il les proprits frappes dexpropriation ? Si la rponse est ngative, est-il procd la dsignation par acte de cessibilit ? Lacte de cessibilit intervient-il dans le dlai de deux ans compter de la date de la publication au Bulletin Officiel de lacte dclaratif dutilit publique ? Lacte dclaratif dutilit publique a-t-il fait lobjet des mesures de publicit suivantes : Affichage intgral dans les bureaux de la commune du lieu de situation de la zone frappe dexpropriation, Publication intgrale au Bulletin Officiel et insertion dun avis dans un ou plusieurs journaux autoriss recevoir les annonces lgales, avec rfrence au Bulletin Officiel dans lequel la publication a t faite ?
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F.GEST.14 NOV. 06 2/7
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE): QUESTIONS RELATIVES A LA DECLARATION DUTILITE PUBLIQUE ET CESSIBILITE TIL Lacte de cessibilit est-il prcd dune administrative ? Si la rponse est positive, le projet de cet acte : enqute
a-t-il t publi au Bulletin Officiel dans un ou plusieurs journaux autoriss recevoir les annonces lgales, a-t-il t dpos, accompagn dun plan, au bureau de la commune o les intresss peuvent en prendre connaissance et prsenter leurs observations pendant un dlai de deux mois, dater de sa publication au Bulletin Officiel ?
Les intresss ont-il fait connatre, dans un dlai de deux mois, tous les locataires et autres dtenteurs de droits sur les immeubles ? Lexpropriant sest-il fait dlivrer par le conservateur de la proprit foncire un certificat donnant ltat des dtenteurs de droits rels inscrits aux livres fonciers ? Si la rponse est positive, ce certificat est-il collectif ou individuel Le projet dacte de cessibilit a-t-il t galement dpos la conservation de la proprit foncire du lieu de situation des immeubles ? Si la rponse est positive, le conservateur de la proprit foncire a-t-il dlivr lexpropriant un certificat attestant que la mention dudit projet dacte a t inscrite :
soit sur les titres fonciers concerns, soit, sil sagit dimmeubles en cours dimmatriculation, sur le registre des oppositions ? les opposants, la nature exacte des droits invoqus, la capacit et le domicile dclar de leurs dtenteurs, ainsi que toutes les charges grevant limmeuble ou les droits rels immobiliers en cause ?
Le certificat mentionne-t-il :
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SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA DECLARATION DUTILITE PUBLIQUE ET CESSIBILITE I L S R I E L S

Lorsquil sagit dimmeubles qui ne sont ni immatriculs ni en cours dimmatriculation, le projet dacte de cess bilit a-t-il t dpos au greffe du tr bunal administratif de la situation des immeubles pour tre inscrit sur le registre spcial ? Si la rponse est positive, un certificat attestant cette inscription a-til t remis par le greffier lexpropriant ? Lacte de cessibilit a-t-il fait lobjet des mesures de publicit suivantes :
Publication intgrale au Bulletin Officiel et insertion dun avis dans un ou plusieurs journaux autoriss recevoir les annonces lgales, avec rfrence au Bulletin Officiel dans lequel la publication a t faite, Affichage intgral dans les bureaux de la commune du lieu de situation de la zone frappe dexpropriation ?
Lacte de cess bilit dsigne-t-il les proprits dexpropriation ?

R N RELATIVES A LA PRISE DE POSSESSION, PRONONCE DE LEXPROPRIATION ET T E E O E T T FIXATION DES INDEMNITES I N E E

Lexpropriant a-t-il dpos auprs du tribunal administratif dans le ressort duquel est situ limmeuble, une requte tendant faire prononcer le transfert de proprit et fixer les indemnits ? Lexpropriant a-t-il dpos, auprs dudit, tr bunal, statuant dans la forme des rfrs, une requte pour que soit ordonne la prise de possession moyennant consignation ou versement du montant de lindemnit ? Si la rponse est positive, quel est le montant de loffre de lexpropriant ? Les requtes sont-elles accompagnes de :
toutes les pices desdites formalits,
justificatives
de
laccomplissement
lacte dclaratif dutilit publique, lacte de cessibilit ?
La prise de possession est-elle autorise par le juge des rfrs par ordonnance moyennant le versement ou la consignation dune indemnit provisionnelle gale au montant des offres de lexpropriant ? Quel est le montant de lindemnit ?
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F.GEST.14 NOV. 06 4/7
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SOUS RUBRIQUE 3 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA LEXPROPRIATION ET FIXATION DES INDEMNITES P P N X N S
PRISE DE POSSESSION, PRONONCE DE
Comment est faite la rpartition de lindemnit par expropri ? Quel est le montant de lindemnit dexpropriation fixe par le tribunal administratif ? Le transfert de proprit des immeubles et/ou droits rels faisant lobjet de lexpropriation et la fixation du montant des indemnits sont-ils prononcs, par jugement au profit de lexpropriant, par le prsident du tribunal ou son dlgataire ? En cas dun immeuble frapp en parti dexpropriation, le propritaire a-t-il exig lacquisition totale aprs une dclaration expresse adresse lexpropriant pendant un dlai de deux mois compter de la date de publication de lacte de cessibilit au Bulletin Officiel ? Dans le cas ou limmeuble est immatricul et ou les droits rels portent sur un immeuble immatricul, lexpropriant a-t-il requis une prnotation sur le titre foncier pour la conservation provisoire de son droit en appuyant sa requte de lordonnance autorisant la prise de possession ? La prnotation a-t-elle pris fin au moment de linscription du transfert de proprit dont le rang et les effets remontent la date de ladite prnotation ? Dans le cas o limmeuble est en cours dimmatriculation ou les droits rels portent sur un immeuble en cours dimmatriculation, le dpt la conservation de la proprit foncire de lordonnance autorisant la prise de possession a-t-il t mentionn au registre des oppositions ? Les dcisions judiciaires prononant lexpropriation ou autorisant la prise de possession ont-elles t notifies par le greffier lexpropriant et aux expropris ? La situation juridique de limmeuble ou des droits rels expropris sest-elle modifie aprs lenqute ou en cours dinstance, par suite, notamment, de dcs ? Dans le cas o les expropris ne se sont pas fait connatre et que limmeuble en cause nest ni immatricul, ni en cours dimmatriculation ou les droits rels en cause ne portent pas sur un immeuble immatricul ou en cours dimmatriculation, les dcisions judiciaires prononant lexpropriation ou autorisant la prise de possession ont-elles t publies par lexpropriant dans un journal autoris recevoir les annonces lgales ?
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F.GEST.14 NOV. 06 5/7
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 3 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA T L S LEXPROPRIATION ET FIXATION DES INDEMNITES
N PRISE DE POSSESSION, PRONONCE DE E I
Si la rponse la question prcdente est positive, ces dcisions ont-elles galement fait lobjet dun affichage intgral au bureau de la commune du lieu de situation de limmeuble ? La prise de possession par lexpropriant de limmeuble ou des droits rels expropris est-elle intervenue aprs laccomplissement des formalits de notification ou de publication et paiement ou consignation de lindemnit provisionnelle ?
SOUS RUBRIQUE 4: QUESTIONS RELATIVES AUX PAIEMENT ET CONSIGNATION DES INDEMNITES Lindemnit provisionnelle et celle fixe par jugement sontelles verses ds laccomplissement des formalits de publication ? Si les ayants droits ne se sont pas fait connatre, les indemnits leur revenant ont-elles t consignes la Caisse de Dpt et de Gestion ? Si les titres justificatifs de proprit nont pas t produits ou ont t jugs insuffisants, les indemnits ont-elles t consignes la Caisse de Dpt et de Gestion ? Si la rponse est positive, lexpropriant a-t-il procd laffichage dans les bureaux de la commune et de la conservation de la proprit foncire intresse, davis qui font connatre les immeubles et les noms des ayants droits ? Si, dans le dlai de six mois dater de cet affichage, aucune opposition ne sest manifeste, les indemnits ont-elles t verses aux ayants droits ? En cas dopposition, lindemnit a-t-elle t consigne jusqu ce que soit intervenue une dcision judiciaire dterminant le bnficiaire dfinitif de lindemnit ou jusqu production par les ayants droits dune mainleve en bonne et due forme de lopposition qui sest rvle ? En ce qui concerne les immeubles en cours dimmatriculation qui ont donn lieu une opposition et les immeubles non immatriculs qui ont fait lobjet dun litige devant les tribunaux, lindemnit a-t-elle t consigne jusqu dsignation des vritables ayants droits ?
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F.GEST.14 NOV. 06 6/7
Guide dexploration
N O TV SOUS RUBRIQUE 5 : QUESTIONS RELATIVES AUX VOIES DE RECOURS
Le jugement prononant le transfert de proprit et fixant lindemnit a-t-il fait lobjet dun appel ayant pour seul objet la fixation de lindemnit devant la cour suprme ? Si la rponse est positive, Qui a interjet le recours devant la cour suprme :
Lexpropriant, Lexpropri ?
Larrt a-t-il t notifi doffice par le greffier de la cour dappel ? A-t-il t publi par lexpropriant dans un ou plusieurs journaux autoriss recevoir les annonces lgales ? Est-ce que lindemnit fixe aprs appel a t verse aux ayants droits ? Si la rponse est positive, quel est le montant de lindemnit fixe aprs appel ? Cette indemnit a-t-elle t rpartie par expropri ?
N T E U F SOUS RUBRIQUE 6: QUESTIONS RELATIVES AUX EFFETS DE LEXPROPRIATION O R I
Pour les immeubles immatriculs, sont-ils muts de plein droit au nom de lautorit expropriante ? Si la rponse est positive, toutes les inscriptions au profit des tiers sont-elles radies doffice ? les droits des bnficiaires sont-ils transports sur les indemnits ? Pour les immeubles en cours dimmatriculation, est-il tabli des titres nets de charges au profit de lautorit expropriante ? Si la rponse est positive, les droits ventuels des opposants, sontils transports doffice sur lindemnit ? En ce qui concerne les proprits non immatricules, ni en cours dimmatriculation, le jugement prononant le transfert de proprit purge-t-il les immeubles ou les droits rels expropris de tout droit et charge pouvant les grever ? Au vu de ce jugement, le conservateur de la proprit foncire a-t-il procd ltablissement des titres dfinitifs au nom de lautorit expropriante ? En cas dutilisation dun immeuble acquis par voie dexpropriation pour des travaux ou oprations diffrents de ceux qui ont justifis lexpropriation, ces changements ont-ils t autoriss par un acte administratif ? Lexpropriant a-t-il fait recours la procdure de ladjudication pour la revente des immeubles acquis par voie dexpropriation depuis moins de cinq ans ?
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F.GEST.14 NOV. 06 7/7
Guide dexploration
N E T E U I O S SOUS RUBRIQUE 7: QUESTIONS RELATIVES AUX DISPOSITIONS DIVERSES
Si aprs la publication de lacte de cessibilit, lexpropriant et lexpropri sentendent sur le prix fix par la commission et sur les modalits de cession de limmeuble ou des droits rels frapps dexpropriation, cet accord est-il pass par procs-verbal devant lautorit administrative locale du lieu de situation de limmeuble lorsque lexpropri rside dans ledit lieu? Si lexpropri ne rside pas dans ce lieu, cet accord est-il conclu conformment aux dispositions du droit priv par acte sous seing priv ou par acte notari ? a-t-il t notifi lautorit administrative locale ? En cas de renonciation de lexpropriant de tout ou une partie dun immeuble compris dans la zone frappe dexpropriation ou dsign dans lacte de cessibilit, est-il tabli par lexpropriant dun acte rectificatif de lacte dclaratif dutilit publique ou de lacte de cessibilit ? Si la rponse est positive, cet acte rectificatif a-t-il fait lobjet de mesures de publications dans un ou plusieurs journaux autoriss recevoir des annonces lgales ?
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2.5
Chapitre 4 : Guide dAudit relatif la Gestion des Contentieux

Prambule
La gestion du contentieux a pour objectif de grer les dossiers litigieux et contentieux de la commune. Elle est reprsente en justice par son prsident qui dfend les intrts de la commune devant le tribunal administratif en particulier et auprs des instances judiciaires en gnral (tribunal de premire instance, Cour dappel et Cour suprme). Laudit de la gestion du contentieux vise : Prendre connaissance de lensemble des dossiers contentieux de la commune ; Classer les dossiers selon leur nature juridique et leur dnouement ; Assurer le suivi des actions judiciaires intentes auprs des tribunaux normaux et administratifs ;
2.5.1
Lauditeur pour mener bien sa mission daudit de la gestion du contentieux doit avoir sa disposition : Les dossiers contentieux dont le jugement a dj t prononc, Ceux en cours de jugement ; Les requtes manant des particuliers ;
Les personnes rencontrer dans le cadre dun audit de gestion du contentieux :
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2.5.2
Structure en charge du contentieux

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

GESTION DU CONTENTIEUX
STRUCTURE EN CHARGE DU CONTENTIEUX

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 1/1
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA STRUCTURE EN CHARGE DU CONTENTIEUX Quelle est la structure en charge de la gestion du contentieux au niveau de la collectivit locale ? prciser son rattachement hirarchique. Quels types de dossiers contentieux sont grs par la structure Gestion du contentieux ? numrer la liste des diffrents types de dossiers contentieux. Quelles sont les missions assures par la structure en charge du contentieux ? Quel est leffectif allou la structure en charge du contentieux ? Les quipes en charge du contentieux possdent-elles les comptences techniques requises ? quel est leur profil ? Est-il prvu des actions de formation au profit du personnel de la structure en charge du contentieux ? Quelles sont les formations cibles ? Quels sont les bnficiaires de cette formation (chef de division, chef de service, gestionnaires) La collectivit locale a-t-elle nomm un avocat qui la reprsente auprs des instances judiciaires ? Si la rponse est positive, cet avocat est-il affect la collectivit locale plein temps ?
53
2.5.3
Gestion du contentieux
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

GESTION DU CONTENTIEUX

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.GEST.14 NOV. 06 1/1
Guide dexploration
N T E T SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION DU CONTENTIEUX
Le prsident de la commune reprsente-t-il la commune en justice sauf lorsquil est impliqu personnellement ou en qualit de mandataire, dassoci ou actionnaire, de conjoint, dascendant ou descendant direct ? Le prsident de la commune intente-t-il des actions en justice aprs dlibration conforme du conseil ? Le prsident de la commune informe-t-il le conseil de toutes les actions judiciaires engages sans dlibration pralable, au cours de la session ordinaire ou extraordinaire qui suit immdiatement lintroduction de ces actions ? Quel est le nombre de contentieux au niveau de la collectivit locale :
- Pour lesquels la commune demande un droit ; - Pour lesquels un tiers est ls ?

Quelle est la nature des dossiers contentieux :
Accidents de travail, Patrimoine foncier, Marchs publics litigieux, Dommages et intrts ?
Quel est le pourcentage des dossiers rgls lamiable ? Quel est le pourcentage des dossiers pour lesquels on a entam une procdure judiciaire auprs :
- Des tribunaux normaux, - Des tribunaux administratifs ?

Quel est laboutissement de la procdure judiciaire (prciser le pourcentage) :
Jugement en faveur de la collectivit locale ; Jugement en dfaveur de la collectivit locale ; Appel ; Excution ?
54

FASCICULE I
GUIDE DAUDIT DES DEPENSES
ANNEE 2007
Sommaire
1 Introduction 3 1.1 Objectifs 3 1.2 Primtre des audits des dpenses 3 1.3 Documentation ncessaire pour laudit des dpenses 4 2 Fiches daudit des Dpenses 5 2.1 Chapitre 1 : Guide dAudit relatif aux Marchs Publics 6 2.1.1 Procdures de Lancement et de Passation des Marchs Publics 6 2.1.2 Procdures de Suivi et dExcution des Marchs 25 2.2 Chapitre 2 : Guide dAudit relatif aux achats par Bons de Commande 37 2.2.1 Prambule 37 2.2.2 Organisation gnrale de la gestion des achats par bons de commande 38 2.2.3 Planification et linitialisation des achats par bons de commande 40 2.2.4 Passation et lancement des bons de commande 42 2.2.5 Liquidation des Bons de Commande 45 2.3 Chapitre 3 : Guide dAudit relatif la Gestion Budgtaire 50 2.3.1 Prambule 50 2.3.2 Organisation gnrale de la gestion budgtaire 51 2.3.3 Prparation et approbation du budget 53 2.3.4 Excution budgtaire et gestion des engagements de dpenses 63 2.3.5 Suivi des engagements et contrle budgtaire 67 2.3.6 Virements et reports de crdits 71 2.3.7 Elaboration du rapport annuel 73 2.3.8 Dispositions spcifiques au budget des recettes 76 2.4 Chapitre 4 : Guide dAudit relatif la Gestion des Stocks 77 2.4.1 Prambule 77 2.4.2 Entre en stocks 78 2.4.3 Sortie de stocks 80 2.4.4 Mise jour de linventaire 81 2.4.5 Inventaire des stocks 82 2.5 Chapitre 5 : Guide dAudit relatif la Gestion du Parc Auto 85 2.5.1 Prambule 85 2.5.2 Acquisition des vhicules 86 2.5.3 Affectation des vhicules 89 2.5.4 Gestion des pices de rechange 90 2.5.5 Gestion des Carburants et Lubrifiants 91 2.5.6 Rforme des vhicules 92 2.5.7 Cession des vhicules rforms 93 2.6 Chapitre 6 : Guide dAudit relatif la Gestion des Conventions 94 2.6.1 Prambule 94 2.6.2 Gestion des conventions des projets cofinancs 95 2.6.3 Gestion des conventions passes avec lONEP, lONPT ou lONT 97 2.6.4 Gestion des contrats spcifiques 99 2.7 Chapitre 7 : Guide dAudit relatif la Gestion de la Rgie des Dpenses 100 2.7.1 Prambule 100 2.7.2 Approvisionnement de la caisse du rgisseur 101 2.7.3 Paiement des dpenses 102
1
1.1
Introduction
Objectifs
Le prsent guide est destin homogniser la dmarche de conduite des missions daudit des dpenses au niveau du Service Central, des Prfectures et Provinces et des Collectivits Locales, et/ou toutes autres entits pouvant faire lobjet de missions daudits des dpenses rentrant dans le domaine dintervention de lIGAT. Ce guide daudit, qui notre sens, constitue le principal outil de lauditeur, est important deux titres ; dabord, par ce quil permet dorienter et de faciliter les travaux de lauditeur en charge de laudit des dpenses, quel que soit le type de la structure ou entit concerne, objet de laudit. Bien videmment, des adaptations minimes simposeront pour le rendre parfaitement adquat aux modalits de gestion des dpenses de lentit audite, ensuite, par ce quil permet duniformiser et dhomogniser lintervention des auditeurs moyennant lutilisation de standards et outils de travail adapts qui permettent de capitaliser les savoir-faire et expertise et dassurer leur transfert.
1.2
Primtre des audits des dpenses

La gestion des dpenses comprend les activits suivantes : la gestion des marchs par appel doffres, la gestion des bons de commandes, la gestion budgtaire, la gestion des stocks, la gestion du parc auto, la gestion des conventions, la gestion de la rgie des dpenses. lanalyse des modalits de fonctionnement des oprations relevant de la gestion budgtaire des collectivits locales, lanalyse des modalits de passation, de lancement, dexcution et de suivi des marchs par appel doffres, lanalyse des modalits de gestion des achats par bons de commande, lanalyse des modalits de prparation, approbation, excution et suivi des budgets de la collectivit locale, lanalyse des modalits de gestion des entres et de sorties des stocks de la collectivit locale et les modalits de mise jour et dinventaire des stocks, lanalyse des modalits de gestion du parc auto comprenant lacquisition, laffectation, la cession des vhicules de la collectivit locale et la gestion des entres et de sorties des carburants et lubrifiants et des pices de rechange,
Laudit de la gestion des dpenses comprend donc les volets suivants:
lanalyse des modalits de gestion et de passation des conventions par les collectivits locales, Lanalyse des modalits de gestion de la rgie des dpenses au niveau des collectivits locales.
Lobjectif tant danalyser et de mettre en vidence, les dysfonctionnements et/ou lments de contre-performance lis /au(x) : procdures dtablissement et de suivi des budgets des collectivits locales, procdures et modalits de passation des marchs par appel doffres, procdures et modalits de passation des marchs par bons de commande, procdures et modalits de gestion budgtaire, traitement et la gestion des stocks de la collectivit locale, traitement et la gestion du parc auto, traitement et la gestion des conventions passes par la collectivit locale avec les prestataires de services, traitement et la gestion de la rgie des dpenses.
1.3
Documentation ncessaire pour laudit des dpenses

Laudit des dpenses des collectivits locales ncessite, pour lauditeur, davoir sa disposition et dobtenir : lorganigramme de la structure (organisation) concerne, la description des principales missions et responsabilits assures par les structures de lorganigramme impliques dans la gestion des dpenses de la collectivit locale, la description des procdures et des modalits de gestion des marchs par bons de commande et des marchs par appel doffres, la description des procdures et modalits de prparation, approbation, excution et suivi des budgets, les conventions et les contrats de gestion signs par la collectivit locale avec les prestataires de services, la description des procdures et des modalits de gestion des entres, sorties, mises jour et inventaires des stocks grs par la collectivit locale, la description des procdures et des modalits de gestion du parc auto.
Cette liste nest videmment pas exhaustive et pourra tre largie pour comprendre dautres documents, selon les besoins danalyse. Ces documents permettront lauditeur de simprgner des modalits de gestion des dpenses en vigueur et de bien cerner les problmatiques apparentes quil pourra soit confirmer, soit infirmer lors de ses investigations sur le terrain.
Fiches daudit des Dpenses

Lutilisation du guide daudit des dpenses permettra de guider et de faciliter lintervention des auditeurs sur le terrain. Les fiches daudit ci-aprs labores, seront utilises selon lordre de leur prsentation en vue dune bonne comprhension des modalits de gestion des dpenses des collectivits locales audites. De mme, au fur et mesure que lauditeur droulera ces questionnaires, il documentera ces travaux et renseignera les colonnes prvues cet effet. Quand une question donne ncessite un argumentaire plus labor, il procdera une rfrentiation de ses papiers de travail et renverra vers son dossier de travail pour justifier et argumenter ses conclusions. La finalit pour lauditeur tant de documenter lensemble de ses travaux et de rpondre aux diffrentes questions quant la gestion des dpenses, en renseignant et spcifiant : les modalits et tapes de gestion des marchs par appel doffres : passation et lancement des marchs publics, excution et suivi des marchs publics.
les modalits et tapes des marchs par bons de commande : organisation gnrale de la gestion des achats par bons de commande, planification et initialisation des achats par bons de commande, passation et lancement des bons de commande, liquidation des bons de commande.
les modalits et tapes de gestion budgtaire : organisation gnrale de la gestion budgtaire, prparation et approbation du budget, excution budgtaire et gestion des engagements des dpenses, suivi des engagements et contrle budgtaire, virements et reports de crdits, laboration du rapport annuel.
les modalits et tapes de gestion des stocks : les entres en stocks, les sorties de stocks, les mises jour des stocks, les inventaires permanents.
les modalits de gestion du parc auto, savoir : la gestion des acquisitions des vhicules constituant le parc automobile, la gestion des affectations des vhicules, la gestion des rformes des vhicules, la gestion des cessions des vhicules rforms, la gestion des bons et conventions pices de rechange , la gestion des bons et conventions carburants et lubrifiants .
les modalits et tapes de gestion des conventions : les conventions des projets cofinancs, les conventions passes avec lONEP, lONPT, lONT, les contrats spcifiques.
les modalits et tapes de gestion de la rgie des dpenses : lapprovisionnement de la caisse du rgisseur, le paiement des dpenses.
2.1
2.1.1
Chapitre 1 : Guide dAudit relatif aux Marchs Publics

Procdures de Lancement et de Passation des Marchs Publics
2.1.1.1 Prambule
Les marchs publics couvrent lensemble des commandes publiques attribues par les collectivits locales pour acqurir des biens et/ou raliser des travaux ou services. La premire partie concernant laudit des marchs publics dcrit les modalits de contrle et de vrification des oprations de passation et de lancement des marchs publics en prcisant pour lauditeur, les points impratifs de contrle relatifs aux : marchs par appel doffres, marchs par concours, marchs ngocis, marchs dtudes et march de dfinition, et la gestion des avenants.
Lauditeur, pour mener bien sa mission, doit avoir sa disposition tous les documents relatifs la passation des marchs publics dont notamment : les dossiers marchs, les cahiers des clauses administratives gnrales, les cahiers des prescriptions communes, 6
les cahiers des prescriptions spciales, les cahiers des charges relatifs aux marchs, les dossiers dappels doffres, les procs verbaux douverture des plis, les dossiers des marchs passs par concours, les dossiers des marchs ngocis, les dossiers relatifs aux avenants
Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit des marchs publics, peuvent tre : le responsable Gestion des marchs , les membres composant la commission douverture des plis, le chef de service de la comptabilit, le chef de la division technique, le chef de la division financire.
2.1.1.2 Dispositions gnrales relatives aux marchs publics

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MARCHES PUBLICS PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CODE FICHE F.MPUB.01 VERSION 07 PAGE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV. 1/3
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LOBJET DES MARCHES T L S J C
Quelle est la structure en charge de la gestion des marchs ? quel est leffectif allou la gestion des marchs ? Quel est le nombre de marchs grs durant les trois derniers exercices ? numrer les diffrents types de marchs engags par la structure marchs ? Les prestations qui font lobjet des marchs rpondent-elles la nature et ltendue des besoins de la Collectivit Locale satisfaire ? Le matre douvrage, avant tout appel la concurrence ou toute ngociation, dtermine-t-il les spcifications techniques et la consistance des prestations dfinies par rfrence des normes marocaines ou des normes internationales ? Si la rponse est positive, vrifier que les spcifications techniques ne donnent aucune indication sur : La marque commerciale, Lappellation, Le brevet et la conception, Le type, Lorigine, Les producteurs particuliers.
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX MARCHES CADRE T L S S
Est-il pass des marchs cadre lorsque la quantification et le rythme dexcution dune prestation prsentant un caractre prvisible et permanent, ne peuvent tre dtermins lavance ? Les marchs cadre fixent-ils le minimum et le maximum des prestations, arrtes en valeur ou en quantit, suscept bles dtre commandes au cours dune priode dtermine nexcdant pas une anne budgtaire en cours et dans la limite des crdits de paiement disponibles ? Les quantits des prestations sont-elles prcises pour chaque commande par le matre douvrage en fonction des besoins satisfaire ? Les marchs cadre indiquent-ils la dure pour laquelle ils sont conclus ? Si la rponse est positive, comportent-ils galement une clause de tacite reconduction, sans toutefois que la dure totale de chaque march nexcde cinq annes ?
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES I E L I E N N E

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

CODE FICHE F.MPUB.01 VERSION 07 PAGE 2/3

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES AUX MARCHES PLURIANNUELS T L S S
Est-ce que les prestations du march cadre sont en conformit avec la liste des prestations qui peuvent faire lobjet de marchs cadre fixe par dcision du Premier Ministre ? Est-il pass des marchs stalant sur plus dune anne budgtaire ? Si la rponse est positive, les engagements de dpenses et les rglements demeurent-ils dans la limite des crdits dengagement et des crdits de paiement disponibles ?
SOUS RUBRIQUE 4 : QUESTIONS RELATIVES AUX MARCHES A TRANCHES CONDITIONNELLES CO
Est-il pass des marchs tranches conditionnelles lorsque la prestation raliser peut tre divise en deux ou plusieurs tranches constituant chacune un ensemble cohrent, autonome et fonctionnel ? Si la rponse est positive, ces marchs portent-ils sur la totalit de la prestation ? Les marchs tranches conditionnelles dfinissent-ils la consistance, le prix et les modalits dexcution de chaque tranche de la prestation objet du march ? Le march tranches conditionnelles est-il divis en : Une tranche ferme couverte par les crdits disponibles, excuter ds la notification de lapprobation du march ? Une ou plusieurs tranches conditionnelles dont lexcution est subordonne dune part, la disponibilit des crdits et dautre part la conclusion dun ou plusieurs avenants, dans les dlais prvus par le march ? Lorsque lordre de service affrent une ou plusieurs tranches conditionnelles na pu tre donn dans les dlais prescrits, le titulaire a-t-il : bnfici dune indemnit dattente prvue dans le march ? ou renonc la ralisation de la ou des tranches conditionnelles concernes ? Le march tranches conditionnelles comporte-t-il lune des deux formes de clauses de prix suivantes : Un prix identique ou fix sur des bases identiques en cas de march prix global tant pour la tranche ferme que pour la ou les tranches conditionnelles ? Un prix diffrent pour la tranche ferme et pour la ou les tranches conditionnelles ?
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES I E I N N E L

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
E SOUS RUBRIQUE 4 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AUX MARCHES A TRANCHES CONDITIONNELLES L S I A E H I
La renonciation par le matre douvrage raliser une tranche conditionnelle est-elle notifie par ordre de service au titulaire dans le dlai fix dans le march ?
SOUS RUBRIQUE 5 : QUESTIONS RELATIVES AUX MARCHES EN LOTS SEPARES T L S S T A
Le matre douvrage a-t-il divis la prestation en deux ou plusieurs lots pouvant donner lieu chacun un march distinct ? Si la rponse est positive, a-t-il limit le nombre de lots pouvant tre attribus un mme concurrent ? Le rglement de prcisions utiles ? consultation comporte-t-il toutes les
S OUS RUBRIQUE 6 : QUESTIONS RELATIVES A LA FORME DES MARCHES T L S O S DE
Les marchs font-ils rfrence aux mentions suivantes : le mode de passation, lindication des parties contractantes, les noms et qualits des signataires, lobjet et le lieu dexcution des prestations, lnumration par ordre de priorit des pices incorpores au march, le prix, le dlai dexcution ou la date dachvement du march, les conditions de rception et de livraison des prestations, les conditions de rglement, les clauses de nantissement, les conditions de rsiliation, lapprobation du march par lautorit comptente ?
SOUS RUBRIQUE 7 : QUESTIONS RELATIVES AUX CAHIERS DES CHARGES
Les cahiers des charges prcisent-ils les conditions dans lesquelles les marchs sont passs et excuts ? Les cahiers des charges comprennent-ils : Les cahiers des clauses administratives gnrales, Les cahiers des prescriptions communes, Les cahiers des prescriptions spciales ?
10
2.1.1.3 Prix des marchs

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

PASSATION DES MARCHES PUBLICS PRIX DES MARCHES

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA FORME ET CARACTERE DES PRIX A I R E S
Le march est-il prix global, prix unitaire ou prix mixte ? Le march comporte-t-il des prestations excutes sur la base de dpenses contrles ? Ces prix sont-ils fermes, rvisables ou provisoires ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AU MARCHE A PRIX GLOBAL A I
Le march prix global comprend-il un prix forfaitaire couvrant lensemble des prestations qui font lobjet du march ? Si la rponse est positive, le prix forfaitaire est-il calcul sur la base de la dcomposition du montant global ? Le montant global est-il calcul par addition des diffrents prix forfaitaires indiqus pour chaque poste de la dcomposition ? Dans le cas o les postes sont affects de quantits, sagit-il de quantits forfaitaires tablies par le matre douvrage ? Le march initial a-t-il t modifi au cours de son excution par ordre dans sa consistance sans toutefois que lobjet en soit chang ? Si la rponse est positive, les modifications introduites sontelles values conformment aux cahiers des charges ?
SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES AUX MARCHES A PRIX UNITAIRE A I
Est-il pass un march prix unitaire dans lequel les prestations sont dcomposes sur la base dun dtail estimatif tabli par le matre douvrage, en diffrents postes avec indication pour chacun des postes du prix unitaire propos et correspondant ? Les sommes dues au titre du march prix unitaires sont-ils calculs par application des prix unitaires aux quantits rellement excutes conformment au march ?
SOUS RUBRIQUE 4 : QUESTIONS RELATIVES AUX MARCHES A PRIX MIXTES A I T
Est-il pass un march prix mixtes comprenant des prestations rmunres en partie sur la base dun prix global et en partie sur la base de prix unitaires ? Le rglement sest-il effectu selon les modalits de rglement relatives aux marchs prix global et aux marchs prix unitaires ?
11

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

PASSATION DES MARCHES PUBLICS PRIX DES MARCHES

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 5 : QUESTIONS I S I
RELATIVES AUX MARCHES DE TRAVAUX COMPORTANT DES PRESTATIONS SUR A S U M R S A DEPENSES CONTROLEES
Est-il pass des marchs comportant des rmunres sur la base de dpenses contrles ?
prestations
Si la rponse est positive, ces marchs indiquent-ils : la nature et le mode de dcompte, la valeur des divers lments qui concourent la dtermination du prix de rglement, les contrles auxquels sera soumis le titulaire ? Le montant des prestations rmunres sur la base de dpenses contrles nexcde-t-il pas 2% du montant initial du march ?
SOUS RUBRIQUE 6 : QUESTIONS RELATIVES AUX MARCHES A PRIX FERME S I A V U I
Est-il pass un march prix ferme ne pouvant tre modifi en raison des variations conomiques survenues pendant le dlai de son excution ? Le march -dont le dlai prvu pour son excution est infrieur ou gal une anne- est-il pass sur la base dun prix ferme ? Si le taux de la taxe sur la valeur ajoute a t modifi postrieurement la date limite de remise des offres, le matre douvrage a-t-il rpercut cette modification sur le prix de rglement ?
SOUS RUBRIQUE 7 : QUESTIONS RELATIVES AUX MARCHES A PRIX REVISABLE
Est-il pass un march dont le prix peut tre modifi en raison des variations conomiques en cours dexcution de la prestation ? Si la rponse est positive, le dlai prvu pour son excution est-il suprieur une anne ? Lorsque le prix est rvisable, les cahiers de charge indiquentils les modalits de la rvision et la date de son exigibilit ? Si la rponse est positive, les modalits de la rvision sontelles tablies conformment aux rgles et conditions de rvision des prix telles quelles sont fixes par arrt du Premier Ministre vis par le Ministre charg des Finances et de la Privatisation ?
SOUS RUBRIQUE 8 : QUESTIONS RELATIVES AUX MARCHES A PRIX PROVISOIRE

Est-il pass un march prix provisoire lorsque les conditions indispensables la dtermination dun prix initial dfinitif ne sont pas runies au moment de lexcution du march ?
12
2.1.1.4 Marchs par appel doffres

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MODES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS MARCHES PAR APPEL DOFFRES

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.MPUB.03 FEV. 07 1/3
Guide dexploration
R SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AU LANCEMENT ET PASSATION DES MARCHES PAR APPEL DOFFRES S I A N A A P
Existe-t-il un programme prvisionnel de lancement des marchs ? a-t-il t publi dans la presse ? Le march a-t-il t tabli sur la base de ce programme ? Le mode de passation du march a-t-il t valid par la hirarchie ? Le mode de passation du march retenu permet-il de choisir librement le fournisseur en sauvegardant les intrts de la collectivit locale ? Les marchs par appel doffres sont-ils conclus sur la base : dun CPS labor par des personnes comptentes ? dune soumission tablie par le fournisseur ? dune correspondance suivant les usages de commerce ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX APPELS DOFFRES OUVERTS
Lavis dappel doffres ouvert fait-il connatre : lobjet de lappel doffre ? le lieu dexcution ? lautorit qui procde lappel doffres ? le(s) bureau(x) du matre douvrage o lon peut retirer le dossier dappel doffres, le bureau du matre douvrage, o sont dposes ou adresses les offres, le lieu, le jour et lheure fixs pour la tenue de la sance publique douverture des plis, les pices justificatives prvues dans le dossier dappel doffres que tout concurrent doit fournir, le montant en valeur du cautionnement provisoire, les qualifications requises et les catgories dans lesquelles le concurrent doit tre class, pour les marchs de travaux, conformment la lgislation en vigueur, le lieu, le jour et lheure limites pour la rception des chantillons, prospectus, notices (ce dlai ne peut tre infrieur 10 jours francs partir du lendemain de la date de publication de lavis), le prix dacquisition du dossier dappel doffres, la date de la runion ou de la visite des lieux organises par le matre douvrage lintention des concurrents.
13
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES A C

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MODES DE PUBLICS
PASSATION DES MARCHES

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.MPUB.03 FEV. 07 2/3
MARCHES PAR APPEL DOFFRES
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES AUX APPELS DOFFRES RESTREINTS S I A L F S N
Lappel doffres restreint a-t-il fait lobjet dun envoi de circulaire -adresse par lettre recommande avec accus de rception le mme jour- tous les concurrents consults par le matre douvrage ? Si la rponse est positive, cette circulaire comporte-telle les indications suivantes : lobjet de lappel doffre ? le lieu dexcution ? lautorit qui procde lappel doffres ? le(s) bureau(x) du matre douvrage o lon peut retirer le dossier dappel doffres ? le bureau du matre douvrage o sont dposes ou adresses les appels doffres ? le lieu, le jour et lheure fixs pour la tenue de la sance publique douverture des plis ? les pices justificatives prvues dans le dossier dappel doffres que tout concurrent doit fournir ? le montant en valeur du cautionnement provisoire ? les qualifications requises et les catgories dans lesquelles le concurrent doit tre class, pour les marchs de travaux, conformment la lgislation en vigueur ? le lieu, le jour et lheure limites pour la rception des chantillons, prospectus, notices (ce dlai ne peut tre infrieur 10 jours francs partir du lendemain de la date de publication de lavis) ? le prix dacquisition du dossier dappel doffres ? la date de la runion ou de la visite des lieux organises par le matre douvrage lintention des concurrents ?
SOUS RUBRIQUE 4 : QUESTIONS RELATIVES A LA COMMISSION DAPPELS DOFFRES
Les plis sont-ils ouverts par une commission douverture des plis des appels doffres dont les membres ont t dsigns pralablement ? A-t-on dsign un prsident de commission ? par qui a-t-il t dsign ?
14

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MODES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS MARCHES PAR APPEL DOFFRES

Rpons e Oui/non
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
R SOUS RUBRIQUE 4 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA COMMISSION DAPPELS DOFFRE S U E N S A S N P
Le prsident de la commission est-il assist de deux fonctionnaires relevant de la mme collectivit locale et appartenant autant que possible au service intress par lappel doffres ? Ces fonctionnaires ont-ils t dsigns dans les mmes conditions que le prsident ? La commission douverture des plis comprend-elle reprsentants dautres dpartements ministriels ? des
SOUS RUBRIQUE 5: QUESTIONS RELATIVES A LA SEANCE DOUVERTURE DES PLIS
La collectivit locale, ds quelle a fait son choix, informe-t-elle les autres soumissionnaires du rejet de leurs offres et leur renvoie-t-elle les pices accompagnant la soumission, lexclusion de celle qui est conserve par la collectivit locale ? Si aucune des propositions ne lui parat acceptable, la collectivit dclare-t-elle lappel doffre infructueux et en informe-t-elle tous les candidats par crit officiel ? La collectivit locale a-t-elle procd au lancement dun nouvel appel doffre (avec les mmes termes de rfrence)?
SOUS RUBRIQUE 6 : QUESTIONS RELATIVES AU PROCES VERBAL DAPPELS DOFFRES
La commission douverture des plis dresse-t-elle un procs verbal lissue de la sance douverture des plis ? Le procs verbal labor lissue de louverture des plis, mentionne-t-il, sil y a lieu et le cas chant, les observations ou prestations prsentes au cours des oprations de lappel doffres, avec lavis de la commission et indique-t-il les motifs dexclusion des soumissionnaires vincs ? Le procs verbal est-il sign par le prsident et les membres de la commission douverture des plis ? Lorsque la commission croit ne pas devoir dsigner le moins disant, indique-t-elle les motifs justifiant le choix du candidat agrer, soit dans le procs verbal, soit dans un rapport annexe ?
15
2.1.1.5 March par concours

D DT A C A E GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MODES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS MARCHES PAR CONCOURS
CODE F.MPUB.04 VERSION 07 PAGE 1/5

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX PRINCIPES ET FORMES DU CONCOURS
Les marchs passs par concours prsentent-ils des motifs dordre technique, esthtique ou financier justifiant des recherches particulires ? Le concours est-il organis sur la base dun programme tabli par la collectivit ? Indique-t-il les besoins auxquels doit rpondre la prestation ? Fixe-t-il, le cas chant, lordre de grandeur ou le maximum de la dpense prvue pour lexcution du projet ? Le programme indique-t-il les pices fournir par les soumissionnaires en ce qui concerne les modalits de rglement pour les marchs forfait ? Les projets et offres sont-ils examins par un jury dsign cet effet et classs par le chef de la collectivit concerne ? Si le concours est lanc par voie dappel public la concurrence, tous les candidats dsirant y participer, ont-ils eu laccord de la collectivit pour leur demande ? Si le concours est restreint, existe-t-il une liste des candidats que la collectivit a dcid de consulter ? Quels sont les critres retenus pour ltablissement de cette liste ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX CONDITIONS PRINCIPALES S I A V U S BR
Le concours ouvert ou restreint porte-t-il sur : ltablissement dun projet ? lexcution dun projet pralablement tabli ? - la fois-, ltablissement dun projet et son excution ? Lorsque le concours ne porte que sur ltablissement dun projet, le programme fixe-t-il les primes, rcompenses ou avantages allous aux auteurs des projets les mieux classs ? Le programme prvoit-il : que les projets deviennent en tout ou en partie, proprit de la Collectivit Locale ? que la Collectivit Locale se rserve le droit de faire excuter, par lentreprise ou le fournisseur de son choix, tout ou partie des projets prims, moyennant le versement dune redevance fixe dans le programme lui-mme ou dtermine ultrieurement lamiable ou aprs expertise ?
16
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES D A C DT A E

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rpons e Oui/non
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AUX CONDITIONS PRINCIPALES U E N S N R P E
Le programme du concours indique-t-il, dans quelles conditions, les hommes de lart, auteurs des projets peuvent tre appels cooprer lexcution de leur projet prim ? Lorsque le concours porte seulement sur lexcution dun projet pralablement tabli, ou la fois sur ltablissement dun projet et son excution, lattribution du march est-elle prononce par lautorit comptente pour approuver le march, aprs avis du jury ? L'allocation de primes, rcompenses ou avantages sontils prvus aux concurrents vincs dont les projets ont t les mieux classs ? Les prmes, rcompenses ou avantages sont-ils allous sur proposition du Jury ? Ces prmes, rcompenses ou avantages sont-ils accords mme si les projets reus ne sont pas jugs satisfaisants ? argumenter dans quels cas. Les projets prims sont-ils la proprit de la Collectivit Locale ?
SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES A LAVIS DOUVERTURE DU CONCOURS OUVERT S I A E U U
Lavis du concours ouvert est-il publi 15 jours au moins avant la date limite fixe pour la rception de demandes dadmission dans les mmes conditions que celles prescrites par la rglementation en vigueur ? Lavis douverture du concours fait-il connatre : lobjet du concours ? le ou les lieux o lon peut prendre connaissance du programme du concours ? lautorit charge de procder au concours ? le lieu, le jour et lheure fixs pour la rception des demandes dadmission ? le lieu, le jour et lheure fixs pour laffichage des offres lorsque la sance de la commission dadmission des concurrents est publique ? les justifications produire ? (indiquer la nature des justificatifs produire).
17
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES MARCHES PUBLICS


Rpons e Oui/non
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
N A S A I R SOUS RUBRIQUE 4 : QUESTIONS RELATIVES A LA DEMANDE DADMISSION ET PIECES JUSTIFICATIVES A PRODUIRE PAR LES CONCURRENTS
Les pices justificatives sont-elles : adresses par la poste ? remises contre rcpiss dans les bureaux d'ouverture du concours? lorsque la sance de la commission d'admission est publique, sont-elles remises au prsident de la commission dans les conditions prvues cet effet ?
SOUS RUBRIQUE 5 : QUESTIONS RELATIVES A LA COMMISSION DADMISSION DES CONCURRENTS
La commission dadmission a-t-elle t constitue dans les conditions prvues cet effet ? La commission sest-elle runie huit clos ? a-t-elle arrt la liste des entrepreneurs ou fournisseurs qui lui paraissaient prsenter les capacits suffisantes, notamment sur les plans techniques et financiers? Est-il dress un procs verbal de runion sign par le prsident et par les membres de la commission ? Ce procs verbal indique-t-il les motifs dexclusion des candidats vincs avec lavis de la commission dadmission ? Les candidats vincs sont-ils informs de la dcision de la commission par lettre recommande adresse par lautorit qui procde au concours ? Les pices jointes la demande de concourir, sont-elles renvoyes aux concurrents ? Lorsque la sance de la commission dadmission des concurrents est publique, les pices sont-elles rendues par le prsident aux concurrents prsents ?
SOUS RUBRIQUE 6 : QUESTIONS RELATIVES AU DELAI DE RECEPTION, DEPOT OU REMISE DES PROPOSITIONS
Les concurrents admis sont-ils informs de la dcision dagrment par lettre recommande adresse par lautorit qui procde au concours ? Cette lettre indique-t-elle au moins 30 jours lavance, soit lorsque la sance douverture des plis est non publique, le lieu, la date et lheure fixs pour la remise de leurs propositions ? soit si la sance est publique, le lieu, la date et lheure douverture des plis ?
18
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES I E C C

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
E SOUS RUBRIQUE 6 (SUITE) : QUESTIONS E S I P I PROPOSITIONS
Rpons e Oui/non
T RELATIVES AU DELAI DE RECEPTION, DEPOT OU REMISE DES L S L C P S
A cette lettre recommande sont-elles jointes, les pices qui accompagnent la demande de concourir ? Les propositions qui ne parviennent pas ou qui, le cas chant, ne sont pas remises lautorit qui procde au concours, dans le dlai imparti, sont-elles admises ?
SOUS RUBRIQUE 7 : QUESTIONS RELATIVES A LENVOI, DEPOT OU REMISE DES PROPOSITIONS
Les propositions des concurrents sont-elles : envoyes par poste, dposes contre rcpiss dans les bureaux de lautorit qui procde au concours, lorsque la sance douverture des plis est publique, sontelles remises au prsident du jury dans les conditions prvues cet effet ? Le pli contenant la proposition porte-t-il lindication prcise du concours, de sa date ainsi que lavertissement quelle ne doit tre ouverte que par le prsident du jury du concours lors de la sance douverture des plis ?
SOUS RUBRIQUE 8 : QUESTIONS RELATIVES AU ROLE DU JURY DU CONCOURS OUVERT OU RESTREINT S I A E O T I RT
Le jury dresse-t-il un procs verbal de lensemble de ses travaux ? y annexe-t-il sil y a lieu, le projet du march quil propose de passer avec le concurrent quil a retenu ? Si aucun projet ne parat acceptable, le jury propose-t-il quil ne soit donn aucune au concours en question ? Le jury fait-il des propositions dattribution des primes, rcompenses ou avantages prvus par le programme du concours ?
SOUS RUBRIQUE 9 : QUESTIONS RELATIVES AUX RESULTATS DEFINITIFS DU CONCOURS OUVERT OU RESTREINT S I A V U A S I U E S R
Le procs verbal sign par le prsident et les membres du jury enregistre-t-il, sil y a lieu et le cas chant, les observations ou protestations prsentes au cours des oprations de remise et douverture des plis avec lavis du jury ? Ce procs verbal est-il soumis la dcision de lautorit comptente pour approuver le march ? Lapprobation du march est-elle notifie au soumissionnaire dans les dlais fixs par le CCAG?
19

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rpons e Oui/non
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 10 : QUESTIONS RELATIVES A LAVIS DOUVERTURE DU CONCOURS RESTREINT S A E R N S R
En ce qui concerne les concours restreints, est-il envoy une circulaire, par le chef hirarchique concern ou son dlgu, aux entrepreneurs quil considre comme seuls susceptibles de sintresser aux travaux, fournitures ou services et de sen acquitter dans les conditions conclues ? La circulaire denvoi comporte-t-elle les informations suivantes : lobjet du concours ? le ou les lieux o lon peut prendre connaissance du programme du concours ? lautorit charge de procder au concours ? le lieu, le jour et lheure fixs pour la rception des propositions ? le lieu, le jour et lheure fixs pour le concours, lorsque la sance douverture des plis est publique ?
20
2.1.1.6 Marchs ngocis

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MODES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS MARCHES NEGOCIES

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA PUBLICITE
Les marchs ngocis sont-ils soumis (dans toute la mesure du possible et pour tous les moyens appropri), la publicit pralable et la concurrence ? La collectivit locale est-elle soumise une procdure dfinie pour assurer ventuellement la publicit et la concurrence et pour passer les marchs ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES A LA PASSATION DES MARCHES NEGOCIES ATI
Les marchs ngocis concernent-ils : les fournitures, services ou travaux lorsque les circonstances exigent que les oprations du gouvernement soient tenues secrtes ? les objets dont la fabrication est assure exclusivement par des dtenteurs de brevets dinvention ? les fournitures ou travaux dont lexcution ne peut, en raison des ncessits techniques, tre confie qu un prestataire dtermin ? les prestations qui, ayant fait lobjet dune procdure dappel doffres ou de concours, nont fait lobjet daucune offre ou pour lesquelles il na t propos que des offres juges inacceptables par la commission ou le jury ? les prestations qui, dans le cas durgence imprieuse ne de circonstances imprvisibles, ne peuvent subir les dlais dune procdure dappel doffres ou de concours ? les prestations que le matre douvrage doit faire excuter dans les conditions prvues par les cahiers de charges, la suite de la dfaillance du titulaire du march, et ce lorsque lurgence ne permet pas de recourir lappel doffres ? les prestations supplmentaires confier un fournisseur ou prestataire de services dj attributaire dun march, sil y a intrt au point de vue du dlai dexcution ou de la bonne marche de cette excution ne pas introduire un nouvel fournisseur ou prestataire de services, lorsque les prestations en question, imprvues au moment de la passation du march principal, sont considres comme laccessoire dudit march et ne dpassent pas 10% de son montant ? les marchs de dfinition ? Les prestations urgentes qui intressent la dfense du territoire, la scurit de la population ou la scurit des circulations routires, ariennes ou maritimes, dont lexcution doit commencer avant que toutes les conditions du march naient pu tre dtermines ?
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FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

MODES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS MARCHES NEGOCIES

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
E I E E SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA PASSATION DES MARCHES PAR ENTENTE DIRECTE U E N S A A E S R T
SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES A LA FORME DES MARCHES NEGOCIES S I A R H G C
Les marchs ngocis sont-ils conclus : sur la base de lacte dengagement souscrit par celui qui se propose de traiter ainsi que sur le cahier des prescriptions spciales ? sur une correspondance suivant les usages du commerce prcisant les conditions de ralisation de la prestation ? exceptionnellement, sur commande avec les entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services qui sengagent se soumettre au contrle du matre douvrage ? Les marchs passs par bon de commande sont-ils bass : sur une convention spciale ? sur un change de lettres ? Lentrepreneur ou le fournisseur de prestations de services ou de travaux -ayant sign un march par entente directe-, a-t-il produit un dossier administratif, constitu des pices requises et dans les conditions prvues cet effet ? La passation des marchs par entente directe, donne-telle lieu ltablissement par lordonnateur, dun certificat administratif qui justifie la passation du march sous cette forme ?
22
2.1.1.7 Marchs dtudes et Marchs de dfinition

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

MODES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS MARCHES
DEFINITION DETUDES ET MARCHES DE

DU
: : :
F.MPUB.06 FEV.07 1/1
Guide dexploration
Rpons e Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES AUX DIPOSITIONS PARTICULIERES AUX MARCHES DETUDES
Lorsque la Collectivit Locale ne peut raliser seule des tudes devant aboutir directement des ralisations dfaut des comptences requises-, a-telle recours des marchs dtudes ? Si la rponse est positive, ces marchs sont-ils clairement dfinis quant leur objet et ltendue des travaux pour permettre la mise en comptition et la dtermination de la rmunration du chercheur? Le march dtudes en question, englobe-t-il une clause prvoyant la possibilit darrter ltude, lissue dun dlai dtermin ? lorsque les dpenses atteignent un montant fix ? Ltude est-elle scinde en plusieurs parties, lorsque sa nature et son importance le justifient, chacune assorties dun prix ? Si la rponse est positive, est-il prvu larrt de lexcution du march au terme de chacune des phases de ltude ?
SOUS RUBRIQUE 2: QUESTIONS RELATIVES AUX DIPOSITIONS PARTICULIERES AUX MARCHES DE DEFINITION S I A S I I U R H I O
Les marchs dtudes sont-ils prcds de marchs de dfinition qui permettent de prciser les buts et les performances atteindre, les techniques de base utiliser, les moyens en personnel et en matriel mettre en uvre pour la ralisation des tudes, les lments du prix des diffrentes phases que peuvent comporter les tudes ? La passation de ces marchs de dfinition respecte-telle la procdure de passation des marchs ngocis ? Les marchs de dfinition sont-ils conclus avec un seul ou plusieurs prestataires ?
23
2.1.1.8 Gestion des avenants

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

MODES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS GESTION DES AVENANTS

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION DES AVENANTS
Un projet davenant a-t-il t prpar par la Collectivit Locale ? Si la rponse est positive, les motifs de cet avenant ontils t prciss ? Si la rponse est ngative, argumenter. Lavenant a-t-il t approuv par lautorit comptente ? Si la rponse est positive, un dossier avenant a-t-il t tabli ? Lavenant a-t-il t sign par le titulaire ? Lavenant a-t-il t paraph ? Un dossier administratif a-t-il t constitu ? Lavenant a-t-il t sign par lordonnateur ? Le certificat administratif a-t-il t sign par lordonnateur ? Ce certificat est-il class dans le dossier correspondant? Le dossier avenant a-t-il t vis par le percepteur ?
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2.1.2
Procdures de Suivi et dExcution des Marchs
2.1.2.1 Prambule
Cette deuxime partie relative laudit des marchs permet de faire tat des modalits de contrle et des vrifications oprer sur les procdures de suivi et dexcution des marchs passs par les collectivits locales, en traitant des diffrents aspects lis (au(x)): engagements de dpenses, approbations des marchs, commencement des travaux, rclamations, la mise en demeure, la rsiliation, attachements des dcomptes, lapprobation des dcomptes, lordonnancement dune dpense, nantissements.
Lauditeur pour mener bien sa mission daudit des marchs publics doit se mettre disposition : les dossiers dengagement des dpenses, les dossiers dapprobation des marchs, les ordres de service de notification dapprobation des marchs, les ordres de service de commencement de travaux, les dossiers de dmarrage des travaux, les dossiers de rclamations, les dossiers de mise en demeure, les dossiers de rsiliation, les carnets dattachement des dcomptes, les dossiers dapprobation des dcomptes, les dossiers de nantissement.
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Les personnes rencontrer dans le cadre daudit des marchs publics : le responsable de la gestion des marchs, le responsable des engagements des dpenses, lordonnateur, le responsable de la comptabilit, le chef de la division technique.
2.1.2.2 Engagement dune dpense

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS ENGAGEMENT DUNE DEPENSE

Rpons e Oui/n on
ENGAGEMENTS DUNE DEPENSE A E S N DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AUX S I A E
Est-il tabli un rapport de prsentation de la dpense engager ? Si la rponse est positive, le rapport comporte-t-il les lments relatifs la nature de la dpense, au fournisseur concern et au prix appliqu ? Le rapport est-il dlgataire ? sign par lordonnateur ou son
Le rapport donne-t-il lieu la prparation dun dossier dengagement ? Si la rponse est positive, le dossier est-il accompagn comptables ncessaires (CPS, des pices soumission,) ? Le dossier est-il sign par lordonnateur ? Le dossier est-il ensuite transmis au service de la comptabilit pour imputation de la dpense ? Si la rponse est positive, une fiche dengagement estelle tablie aprs imputation de la dpense ?
26
2.1.2.3 Approbation des marchs

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
: AUDIT DES DEPENSES

: : SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS APPROBATION DES MARCHES

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LAPPROBATION DES MARCHES
Est-il prpar un dossier complet relatif au march comportant le march dfinitif ? le PV douverture des plis ? lacte dengagement ? le rapport de prsentation ? Est-il tabli une fiche dapprobation synthtisant toutes les informations relatives au march ? Le dossier dapprobation est-il transmis lautorit dapprobation comptente pour signature ? Le march a-t-il t approuv un responsable habilit ? Si la rponse est ngative, quels sont les motifs du rejet ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES A LA NOTIFICATION DE LAPPROBATION DES MARCHES S I A V I N R S
Est-il tabli un ordre lapprobation du march ?
de
service
pour
notifier
Si la rponse est positive, lordre de service et une copie certifie du march, ont-ils t envoys au contractant (envoi recommand avec accus de rception) ? La notification de lordre de service a-t-elle t retourne par le contractant ? Cette notification a t-elle t signe par le contractant ?
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2.1.2.4 Commencement des travaux

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS COMMENCEMENT DES TRAVAUX

Rpons es Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES AU COMMENCEMENT DES TRAVAUX S I A N A
Est-il tabli un ordre de service de commencement des travaux ? Si la rponse est positive, lordre de service est-il sign par lautorit comptente ? Lordre de service de commencement des travaux est-il envoy au prestataire de services retenu ? Lordre de service est-il dat, numrot et enregistr avant lmission ? Lordre de service est-il sign par le contractant avec mention de la date de rception ? Une quipe de suivi et contrle des travaux a-t-elle t constitue? Si la rponse est positive, les noms et les tches des membres de lquipe ont-elles t matrialises par un crit ? Un journal de chantier a-t-il t ouvert par lautorit comptente lors du commencement des travaux ? Un cahier dattachement a-t-il t ouvert par lautorit comptente lors du commencement des travaux ? Afin dassurer le suivi des travaux, lautorit comptente a-t-elle pris les dispositions suivantes : Nomination dun ingnieur conseil ? Nomination dun architecte ? Recours un laboratoire ? Les plans viss bon pour excution ont-ils t notifis : au prestataire de service ? au bureau dtude ? Un dossier de dmarrage manant du contractant a-t-il t cr ? Si la rponse est positive, ce dossier comporte-t-il les lments suivants : lection domicile prs du chantier ? un planning des travaux ? un mmoire technique tabli par le contractant ? la dsignation du reprsentant du contractant ?
lagrment des usines et carrires proposes par le contractant ?
le plan des installations de chantiers ? le plan de signalisation provisoire du chantier ?
28

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS COMMENCEMENT DES TRAVAUX

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AU COMMENCEMENT DES TRAVAUX
Laccord a-t-il t consign dans le journal de chantier ? Un cahier de chantier a-t-il t ouvert ? Larrive du matriel sur matrialise par un crit ? le chantier a-t-elle t
Lautorit comptente a-t-elle opre un contrle pour sassurer de la conformit du matriel reu avec celui qui a t livr ?
RELATIVES AU COMMENCEMENT DES TRAVAUX RELATIFS AUX MARCHES
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS DETUDES
Est-il tabli un ordre de service de commencement des tudes ? Si la rponse est positive, lordre de service est-il sign par lautorit comptente ? une copie du march approuv ainsi que de la notification de lapprobation du march et de lordre de service de commencement des tudes sont-elles envoyes au prestataire de service retenu ? est-il constitu une quipe de suivi et de contrle des tudes par la collectivit locale ?
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2.1.2.5 Rclamations
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS RECLAMATIONS

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES AUX RECLAMATIONS
Lordonnateur a-t-il reu des rclamations manant des contractants ? ces rclamations sont-elles matrialises par un crit ? Les rclamations sont-elles examines par lordonnateur en concertation avec la structure concerne ? Un projet de correspondance (rponse aux rclamations des contractants) est-il prpar par la structure concerne ? Si la rponse est positive, ce projet est-il envoy lordonnateur au lieu de la Direction pour approbation et signature ? Le contractant a-t-il approuv la rponse sa rclamation ? Si la rponse est positive, un projet de dcision dindemnisation a-t-il t tabli ? la rponse a-t-elle t approuve par lautorit comptente ? un dossier dengagement et dordonnancement a-t-il t prpar ? Si la rponse est ngative, un rapport dtaill relatif la rclamation du contractant at-il t tabli ? ce rapport dtaill a-t-il t sign par lordonnateur ? un bordereau denvoi a-t-il t prpar et sign par lordonnateur ? le dossier de rclamation a-t-il t tudi par un service technique comptant au niveau de lentit concerne ? un projet de rponse a-t-il t prpar par lentit concerne ? le dossier de rclamation a-t-il t approuv et sign par le prsident de la commune ? la rponse a-t-elle t notifie au contractant ? le contractant a-t-il approuv la rponse ? si non, le contractant a-t-il eu recours au tribunal ?
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2.1.2.6 Mise en demeure

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS MISE EN DEMEURE

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LA MISE EN DEMEURE S I A E M
A-t-il t constat par la structure concerne des nonconformits des prestations fournies par le contractant par rapport aux dispositions du march et aux ordres de services y affrents ? Les conditions pour une mise en demeure ont-elles t remplies ? Si la rponse est positive, un projet de dcision de mise en demeure a-t-il t tabli ? Une note de prsentation a-t-elle t galement tablie ? Si la rponse est positive, la note de prsentation reprend-elle de faon dtaille les constations des nonconformits des travaux ? La note de prsentation lordonnateur ? a-t-elle t signe par
Un dossier de mise en demeure a-t-il t tabli ? Si la rponse est positive, le dossier de mise en demeure a-t-il t sign par lordonnateur puis enregistr ? Le dossier de mise en demeure a-t-il t examin par le prsident de la collectivit locale ? Un bordereau denvoi a-t-il t prpar ? Si la rponse est positive, la note de prsentation et le bordereau denvoi ont-ils t signs par le prsident de la collectivit locale ? Le dossier de mise en demeure a-t-il t enregistr par ladministration ? La mise en demeure a-t-elle t notifie au contractant par ordre de service ?
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2.1.2.7 Rsiliation
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :

SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS RESILIATION

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LA RESILIATION
Suite la constatation de la non-excution des dispositions prescrites dans les dlais prvus, est-il adress au contractant des lettres de mise en demeure ? La situation des travaux excuts a-t-elle t tablie ? Un dossier de rsiliation a-t-il t tabli ? Si la rponse est positive, ce dossier comporte-t-il les lments suivants : un projet de rsiliation ? une note de prsentation ? un rapport circonstanciel ? Le bordereau denvoi a-t-il t prpar ? Le dossier de rsiliation a-t-il t sign par lordonnateur et enregistr par lentit concerne ? Le dossier de rsiliation a-t-il t examin par le Prsident de la Collectivit Locale ? La note de prsentation et le bordereau denvoi ont-ils t signs par le Prsident de la Collectivit Locale ? La rsiliation a-t-elle t approuve et signe par les autorits comptentes ? Si la rponse est positive, la rsiliation a-t-elle t notifie au contractant ?
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2.1.2.8 Attachements des dcomptes

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS ATTACHEMENT DES DECOMPTES

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES AUX ATTACHEMENTS DE DECOMPTES
Un carnet dattachement a-t-il t ouvert ? Le mode de dtermination des quantits ralises et de ralisation des attachements a-t-il t matrialis par un crit ? Si la rponse est positive, cet crit a-t-il t approuv par le contractant ? Le contractant a-t-il t convoqu pour la prise des mesures avant ltablissement des attachements ? Si la rponse est positive, les prises de mesures ontelles t matrialises par un crit ? Les prises de mesures ont-elles ltablissement des attachements ? donne lieu
Ces attachements sont-ils : numrots par ordre squentiel et dats ? signs par lentit concerne et par le contractant ? Si la rponse est positive, les attachements ont-ils t viss par lordonnateur ? les attachements ont-ils donn lieu ltablissement de dcomptes provisoires ? les dcomptes provisoires sont-ils accompagns dun rcapitulatif des attachements ? le rcapitulatif reprend-t-il lensemble des attachements tablis ? les dcomptes provisoires sont-ils numrots et dats ? Si la rponse est ngative, un procs verbal relatif la prsentation des attachements a-t-il t tabli ? ce procs verbal est-il dat ? le procs verbal et les observations du contractant sont-ils annexs aux attachements ? un dossier de rclamation a-t-il t constitu ?
33
2.1.2.9 Approbation des dcomptes

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE

: : SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS APPROBATION DES DES COMPTES

Rpons e Oui/n on
DECOMPTES DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LAPPROBATION DES
Un dossier dapprobation du dcompte dfinitif a t-il t prpar par lentit concerne ? Si la rponse est positive, un bordereau denvoi a-t-il t joint au dossier ? Le dcompte dfinitif a-t-il t sign par lordonnateur et enregistr par lentit concerne ? Le dcompte dfinitif est-il sign par le contractant ?
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2.1.2.10 Ordonnancement dune dpense

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS ORDONNANCEMENT DUNE DEPENSE

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LORDONNANCEMENT DUNE DEPENSE
Lentit concerne a-t-elle reu le dossier de dcompte ou de liquidation ? Si la rponse est positive, lentit concerne a-t-elle vrifi que : le dossier comporte toutes les pices requises ? ces pices sont conformes ? les calculs arithmtiques sont exacts ? Lentit concerne a-t-elle prpar un dossier de mandatement suite aux vrifications ci-dessus ? Le service comptable a-t-il prpar un ordre de paiement et un bordereau dmission ? Si la rponse est positive, ces documents ont-ils t contrls par la hirarchie? Les pices de lordonnateur ? mandatement ont-elles t signes par
Le journal de mandatement a-t-il t mis jour ? Le bordereau et le mandat ont-ils t numrots ? Le comptable assignataire a-t-il accept le mandatement ? Si la rponse est positive : le comptable assignataire a-t-il retourn au service comptable une copie du bordereau dmission accept ? le livre des comptes a-t-il t mis jour ? le contractant a-t-il t inform de lacceptation du mandat ? lentit concerne a-t-elle rdige une rponse relative aux observations du comptable assignataire ? Si la rponse est ngative : le comptable assignataire a-t-il retourn le mandatement rejet ? le comptable assignataire a-t-il accept le mandatement aprs le premier rejet ?
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2.1.2.11 Nantissement
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

SUIVI ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS NANTISSEMENT

Rpons e Oui/n on
DU
FICHE : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES AU NANTISSEMENT
Le contractant a-t-il tabli une demande pour recevoir une copie du march approuv et notifi par le sous ordonnateur ? Lentit comptente a-t-elle prpar une copie unique du march et une lettre denvoi ? Lordonnateur a-t-il sign ces 2 documents (copie origine du march + lettre denvoi) ? Ces documents ont-ils t enregistrs par lentit comptente ? Ces documents ont-ils fait lobjet dun envoi recommand au contractant ou dune remise contre dcharge ? Lordonnateur a-t-il reu une demande pour la dlivrance dune attestation des droits constats, de la part du bnficiaire du nantissement du march ? La demande de nantissement a-t-elle t vrifie par lentit concerne ? Lattestation des droits constats a-t-elle t : tablie et enregistre par lentit concerne ? signe par lordonnateur ? expdie au demandeur ?
36
2.2
Chapitre 2 : Guide dAudit relatif aux achats par Bons de Commande
2.2.1
Prambule
Ce module sapplique tous les achats depuis : le lancement et passation des bons de commande jusqu leur liquidation et rception des commandes, pour les bons de commande, la planification des achats et linsertion des avis au niveau des quotidiens jusqu leur liquidation.
Les achats par bons de commande concernent les achats infrieurs 200.000 dirhams par rubrique budgtaire et nature de dpense. Les montants suprieurs ce seuil doivent faire lobjet dun march (Cf. Fiches daudit des achats par march). Les articles concerns par les procdures achats par bons de commande peuvent concerner les rubriques suivantes : Imprims, Fournitures de bureau, Fournitures informatiques, Produits dentretien, Produits Divers (fournitures lectrique, petit outillage, quincaillerie, etc.), Equipements de bureau, Equipements informatiques, Matriel de transport, Prestations de service.
Lauditeur pour mener bien sa mission daudit des achats par bons de commandes doit avoir et se mettre disposition : les bons de commande, les demandes dachats, les lettres de consultation des fournisseurs, les devis, les PV douverture des offres de prix, les factures, les ordres de paiement.
Les personnes rencontrer dans le cadre dun audit des achats par bons de commande : le responsable de lentit charge de la gestion des marchs et bons de commande (ECGMBC), lordonnateur.
37
2.2.2
Organisation gnrale de la gestion des achats par bons de commande

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MARCHES PAR BONS DE COMMANDE ORGANISATION GENERALE DE LA GESTION DES ACHATS PAR BONS DE COMMANDE
CODE FICHE F.BC.01 VERSION 07 PAGE 1/2

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
N L I SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LORGANISATION GENERALE DE LA GESTION DES ACHATS PAR BONS U R A I N T T A DE COMMANDE A E
Quelle est la structure en charge de la gestion des achats par bons de commande ? Quel est leffectif allou la gestion des achats par bons de commande ? Quel est le nombre de bons de commande trait sur lexercice en cours ainsi que pendant les 2 exercices prcdents? Quels types dapprovisionnements sont concerns par les achats par bons de commande ? Existe-t-il une liste des prestations des achats pouvant tre raliss par bon de commande ? Arrive-t-il quil soit procd des fractionnements de dpenses pour recourir des achats par bons de commande (passation de plusieurs bons de commande pour un seuil suprieur 200.000 DH sur une mme rubrique ou par nature de prestations) ? La procdure des achats par bons de commande est-elle formalise ? Cette procdure permet-elle de couvrir : les modalits de planification, de lancement, de gestion, de suivi et de liquidation des achats par bons de commande ? lidentification du rle et de la responsabilit de chacun des acteurs impliqus dans le processus Achats par bons de commande ?
38

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MARCHES PAR BONS DE COMMANDE ORGANISATION GENERALE DE LA GESTION DES ACHATS PAR BONS DE COMMANDE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
N L I SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LORGANISATION GENERALE DE LA GESTION DES ACHATS PAR BONS U R A I N T T A DE COMMANDE A E
La procdure Bon de commande permet-elle de dlimiter les responsabilits et didentifier les intervenants pour chacune des tches suivantes ? Emission dune demande interne dachat, Autorisation de lachat eu gard au crdit budgtaire disponible, Suivi de la consommation des budgets, Choix des fournisseurs consulter, Envoi des lettres de consultation aux fournisseurs, Rception des devis manant des prestataires de services et des fournisseurs, Slection du fournisseur retenir, Etablissement du bon de commande, Rception de la commande, Certification de la facture, Comptabilisation de la facture, Approbation de la facture pour le rglement. La sparation des fonctions est-elle assure entre ces diffrentes tches ? (non cumul des fonctions dautorisation, denregistrement, de dtention et de contrle au niveau du mme acteur). Si un acteur cumule deux ou plusieurs des tches dtailles ci-dessus, des contrles compensatoires sont-ils prvus afin de mitiger le risque encouru du fait de ce cumul des tches ?
39
2.2.3
Planification et linitialisation des achats par bons de commande

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MARCHES PAR BONS DE COMMANDE PLANIFICATION & INITIALISATION DES ACHATS PAR BONS DE COMMANDE
CODE FICHE F.BC.02 VERSION 07 PAGE

DU
: : : FEV. 1/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA PLANFICATION DES ACHATS PAR BONS DE COMMANDE N T L I H S R N
Le responsable de lentit charge de la gestion des marchs et bons de commande (ECGMBC) reoit-il les budgets sectoriels prpars par la structure charge de llaboration des budgets de lensemble des entits de la Collectivit Locale ?
Procde-t-il ensuite au regroupement par famille des articles contenus dans les budgets sectoriels pour chaque entit de la Collectivit afin de dterminer les carts entre le stock disponible et la demande manant des budgets ?
Etablit-il une liste de tous les articles acheter, classs par famille ? Cette liste est-elle soumise au responsable de la structure en charge des Moyens Gnraux pour contrle et approbation ? La liste de tous les articles acheter ainsi valide est-elle transmise au prsident de la Collectivit Locale pour signature ? Ladite liste vise par le Prsident de la Collectivit Locale est-elle retourne au responsable de lECGMBC pour tablissement du plan daction des achats (planning des achats des articles acheter durant lanne) ?
Ce plan daction des achats est-il est transmis au responsable de la structure en charge des moyens gnraux pour examen et paraphe puis au prsident de la Collectivit Locale pour approbation et signature ?
SOUS RUBRIQUE COMMANDE
A 2 : QUESTIONS RELATIVES A LINITIALISATION DES DEMANDES DACHATS PAR BONS DE T L S L N M
Linitialisation dune demande dachat par le responsable de lentit ECGMBC est-elle toujours laboutissement de lun des trois dclencheurs suivants : Bon de Commande Interne signe par un responsable habilit mais non satisfaire du fait de lindisponibilit d e larticle en question au niveau du magasin de stocks au niveau de la Collectivit Locale
Demande dachat signe par un responsable habilit?
40

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MARCHES PAR BONS DE COMMANDE PLANIFICATION & INITIALISATION DES ACHATS PAR BONS DE COMMANDE

DU
: : : FEV. 2/2
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS S I

COMMANDE N
I TO M RELATIVES A LINITIALISATION DES DEMANDES DACHATS PAR BONS DE L I C S
Tout achat fait-il lobjet de la cration dune fiche de suivi de lachat ? Toute demande dachat est-elle signe par lintress et son suprieur hirarchique avant son envoi lEntit en charge de la gestion des marchs et des bons de commandes (ECGMBC) ? Si la demande dachat concerne des biens stockables au niveau du magasin, linitialisation de lachat est-elle toujours prcde par une vrification de la disponibilit de ces biens en stock ? Un tat estimatif chiffr du montant prvisionnel de la commande est-il tabli puis transmis accompagn de la demande dachat au responsable de la structure en charge des moyens gnraux pour visa puis au prsident de la Collectivit Locale pour autorisation de lachat ? Cette autorisation dachat est-elle subordonne la disponibilit du crdit budgtaire ? Dans le cas dun crdit budgtaire puis, lautorisation dachat est-elle rejete jusqu ce quun relvement de la ligne budgtaire ou virement dune ligne une autre soit autoris ? Lautorisation dachat ainsi vise est-elle retourne au responsable de lentit en charge de la gestion des marchs et des bons de commandes (ECGMBC) pour lancement de la procdure Bon de commande ?
41
2.2.4
Passation et lancement des bons de commande

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MARCHES PAR BONS DE COMMANDE
DES FOURNISSEURS, CONSULTATION DESIGNATION DE LATTRIBUTAIRE & PASSATION DES BONS DE COMMANDE

DU
: : : FEV.
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LATTRIBUTAIRE T U I
LA CONSULTATION DES FOURNISSEURS ET A LA DESIGNATION DE
Le responsable de lentit en charge de la gestion des marchs et des bons de commandes (ECGMBC) tablit-il pour chaque bon de commande un dossier de mise en comptition des fournisseurs ? Ce dossier comprend-il toutes les pices ncessaires, savoir : lautorisation dachat signe par lensemble des responsables habilits ? les lettres de consultation envoyes aux fournisseurs ? les devis reus ? le procs verbal douverture des devis ? Les lettres de consultation sont-elles : rdiges conformment aux besoins du service demandeur, lobjet de la commande, et en prcisant toutes les spcificits techniques et caractristiques des biens et/ou services commander ? destines des entreprises comptentes pour la livraison de cette commande ? destines un nombre significatif dentreprises concurrentes (au moins 3) ? signes par le responsable habilit ? enregistres et photocopies avant leur envoi aux destinataires ? Les devis reus sont-ils : dats et enregistrs sur le registre des courriers larrive par la structure Bureau dOrdre ? paraph par lECGMBC ?
42

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


DU
: : : FEV.
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES T LATTRIBUTAIRE
I A LA CONSULTATION DES FOURNISSEURS ET A LA DESIGNATION DE U T O
Une commission interne se runit-elle pour examiner les devis reus? Les membres de cette commission sont-ils dsigns en fonction de la nature du bien et/ou de la prestation commande ? Suite louverture des plis, un tableau comparatif des prix est-il tabli ? Un procs verbal douverture des offres de prix est-il tabli par cette commission ? Ce procs verbal prcise-t-il les informations suivantes : date de la runion de la commission ? tous les devis reus ? le tableau comparatif des prix ? le nom du prestataire slectionn et le critre de choix retenu lors de la slection ? noms et signatures de tous les membres de la commission (dont un reprsentant de lentit exprimant le besoin ainsi que lordonnateur ou son dlgataire) ? Le dossier de mise en comptition ainsi constitu estil transmis au responsable habilit pour signature avant son envoi au bureau de la comptabilit pour engagement ? Lengagement de la dpense est-il matrialis par ltablissement dune fiche dengagement accompagne du bon de commande et soumise lapprobation du prsident de la Collectivit Locale ?
43

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


DU
: : : FEV. 3/3
Guide dexploration
Rponses Oui/non
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES AU LANCEMENT DES BONS DE COMMANDE T L I N N M
Le bon de commande envoyer au fournisseur est-il : tabli au nom du fournisseur (prestataire de services) slectionn? sign par lEntit en charge de la gestion des marchs et des bons de commandes (ECGMBC) ? approuv par lordonnateur ou son dlgataire ? vis par le CED ? pr numrot ? tabli en nombre dexemplaires suffisant ? Une copie du bon de commande vis est-elle classe dans le dossier correspondant par lentit en charge de la gestion des marchs et des bons de commandes (ECGMBC) ? Un double du bon de commande est-il sign par le fournisseur et retourn lentit en charge de la gestion des marchs et des bons de commandes (ECGMBC) ? estil class dans le dossier ? Si les bons de commande sont pr-numrots, leur squence numrique est-elle utilise pour : enregistrer et suivre les bons de commande engags par la Collectivit Locale ? identifier les retards dexcution ? Un suivi mensuel est-il assur par lentit en charge de la gestion des marchs et des bons de commandes pour tous les bons de commande tablis mais non encore approuvs par lordonnateur ou le CED ?
44
2.2.5
Liquidation des Bons de Commande

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

MARCHES PAR BONS DE COMMANDE LIQUIDATION DES BONS DE COMMANDE

Rponses Oui/non
DU
: : : FEV. 1/5
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AU PROCESSUS DE RECEPTION DES COMMANDES T L I S T N
Suite lenvoi du bon de commande au fournisseur, une commission de rception est-elle dsigne en fonction de la nature des biens ou des prestations de service recevoir, en vue de rceptionner les commandes, si ncessaire ? La composition de ces commissions est-elle valide par le prsident de la Collectivit Locale ? Un procs verbal de rception est-il tabli pour chaque rception de biens ou de prestations de service par la commission de rception ? Ces procs verbaux de rception, sont-ils : dats ? signs par lensemble des membres de la commission de rception ? Les fournitures reues sont-elles rapproches des bons de commande en ce qui concerne : les quantits (comptage effectif) ? la qualit (contrle de conformit) ? pour sassurer de la conformit des livraisons par rapport aux commandes passes ? Les prestations de service fournies sont-elles approuves eu gard des critres bien prciss lors de ltablissement du bon de commande ? Les anomalies constates en matire de quantit ou de qualit font-elles lobjet dun bon de retour (ou de contestation) ? Si oui, ces bons sont-ils : pr numrots ? transmis au fournisseur pour changement ? Une copie du bon de retour est-elle remise lECGMBC pour information et archivage ?
45

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rponses Oui/non
DU
: : : FEV. 2/5
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AU PROCESSUS DE RECEPTION DES COMMANDES T L I S T N
Si les PV de rception sont prnumrots, cette prnumrotation est-elle utilise pour contrler lexhaustivit des PV transmis au bureau de la comptabilit et au service magasin gnral ? Ltat de suivi des rceptions est-il mis jour ? Est-il procd des relances pour les commandes non livres et dont les dates prvisionnelles de livraison sont arrives terme ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AU PROCESSUS DE CONTROLE DES FACTURES T L I S O C
Les factures manant des fournisseurs sont-ils dats et enregistrs sur le registre des courriers larrive par la structure gestion du courrier ? Sont-ils transmis par la suite au bureau de la comptabilit ? Si certaines factures sont reues en double, ces doubles sont-ils annuls, par apposition dun tampon duplicata ? Un numro dordre chronologique est-il attribu lensemble des factures et avoirs reus avant de les transmettre aux personnes charges de les vrifier ? Si oui, garde-t-on une trace de ces numros pour suivre le retour des factures et avoirs vrifis et relancer le service concern le cas chant ? Les factures reues des fournisseurs sont-elles : rapproches aux PV de rception en ce qui concerne la quantit et la conformit ? compares aux bons de commande en ce qui concerne les prix et les quantits ? vises par lentit en charge de la gestion des marchs et des bons de commandes (ECGMBC) ? contrles en ce qui concerne : les multiplications ? les additions ? le montant de la T.V.A ? -
46

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rponses Oui/non
DU
: : : FEV. 3/5
Guide dexploration
E SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AU PROCESSUS DE CONTROLE DES FACTURES S I E U S L A U
Les contrles effectus sur les factures sont-ils clairement matrialiss pour permettre une vrification posteriori quils ont tous t effectus ? Les anomalies qui ressortent suite aux contrles effectus sur les factures, font-elles lobjet dun bon de contestation ? Si oui, ces bons de contestation sont-ils prnumrots ? Ltat de suivi des livraisons non factures est-il rgulirement mis jour par le responsable de la comptabilit ?
N S QUESTIONS RELATIVES AU COMPTABILISATION DES FACTURES C PROCESSUS DE LIQUIDATION, N M MANDATEMENT ET T
SOUS RUBRIQUE 3 :
Le responsable de lentit en charge de la gestion des marchs et des bons de commandes (ECGMBC) prpare-til un dossier de liquidation qui contient les documents suivants ? la facture approuve par le bureau comptable et indiquant toutes les mentions lgales obligatoires y compris le numro du compte bancaire et la certification des services faits, le bon de commande, le procs verbal de rception, la fiche dengagement signe par lordonnateur. Ce dossier de liquidation est-il transmis lordonnateur ou son dlgataire pour mandatement de la dpense (matrialis par une signature) ? La prparation des ordres de paiement est-elle assure par des personnes autres que celles qui autorisent, rceptionnent ou comptabilisent lachat ?
47

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rponses Oui/non
DU
: : : FEV. 4/5
Guide dexploration

M MANDATEMENT ET T
SOUS RUBRIQUE 3 :
N S QUESTIONS RELATIVES AU COMPTABILISATION DES FACTURES O A A I S A U
C PROCESSUS
DE
LIQUIDATION, N
Les ordres de paiement sont-ils tablis suivant une srie continue et ininterrompue par exercice budgtaire ? Les ordres de paiement, comportent-ils toutes les donnes suivantes : le nom ou la raison sociale du bnficiaire ? ladresse du bnficiaire ? le compte bancaire dans le cas du rglement par virement bancaire ? le montant de la crance ? lobjet de la dpense ? le numro de visa du C.E.D ? limputation budgtaire ? lexercice budgtaire ? la date du mandatement ? le cachet et la signature de lordonnateur ou son dlgataire ? Les ordres de paiement mis sont-ils squentiellement contrls pour sassurer quils correspondent des dossiers de liquidation dment approuvs ? Lesdits ordres de paiements sont-ils rcapituls par rubrique dimputation et par mode de rglement dans un relev appel bordereau dmission numrot selon une srie continue et interrompu par exercice budgtaire ? Ces bordereaux dmission sont-ils : dats, cachets et signs par lordonnateur ou son dlgataire ? tablis en trois exemplaires dont deux exemplaires sont transmis la Trsorerie Rgionale accompagns des pices justificatives pour visa de lordonnance de paiement ?
48

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
M MANDATEMENT ET T
FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 3 :
N S QUESTIONS RELATIVES AU COMPTABILISATION DES FACTURES
C PROCESSUS
DE
LIQUIDATION, N
Les bordereaux dmission viss sont-ils rcapituls mensuellement et par rubrique budgtaire dans un tat intitul situation des missions ? Cet tat reprend-il les lments suivants : limputation budgtaire ? le montant des crdits dlgus ? les missions du mois ? le total des missions depuis le dbut de lexercice ? Les factures comptabilises sont-elles annules par lapposition dun tampon Comptabilise pour viter un double enregistrement ? Les factures liquides sont-elles annules par lapposition dun tampon Rgle en prcisant la date et le mode du rglement, afin dviter un double rglement ? Existe-t-il un contrle permettant de sassurer que toutes les factures et tous les mandatements approuvs sont comptabilises et correctement imputs? Lorsque des fournisseurs envoient des relevs de compte, sont-ils compars avec les soldes de la Collectivit locale ? Si oui, les ventuels carts relevs sont-ils analyss et corrigs aprs approbation ?
49
2.3
2.3.1
Chapitre 3 : Guide dAudit relatif la Gestion Budgtaire

Prambule
La gestion budgtaire des collectivits locales dfinit les tapes et procdures dlaboration, dexcution et de suivi des budgets ainsi que lengagement des dpenses de la collectivit locale. Le cycle budgtaire des collectivits locales se compose des phases suivantes : Prparation et approbation des budgets, Excution budgtaire et gestion des engagements des dpenses, Suivi des engagements et contrle budgtaire, Virements et reports de crdits, Elaboration du compte administratif.
Pour bien mener sa mission daudit de la gestion budgtaire de la collectivit locale lauditeur doit avoir sa disposition : les plans de performance annuels, les budgets de fonctionnement et dinvestissement de la collectivit locale, les comptes spciaux et les budgets annexes, les tats des budgets consolids, les fiches budgtaires, les fiches dengagement, la situation dengagement des dpenses de fonctionnement et dquipement, la situation dengagement des crdits de paiement, les comptes administratifs et spciaux.
Les personnes rencontrer dans le cadre dun audit de la gestion budgtaire : Charg de la comptabilit budgtaire, Chef de service comptable.
50
2.3.2
Organisation gnrale de la gestion budgtaire

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE ORGANISATION BUDGETAIRE
GENERALE DE LA GESTION
CODE FICHE VERSION 07 PAGE

DU
: : :
F.GB.01 FEV. 1/2
Guide dexploration
Rponses Oui/non
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LORGANISATION GENERALE DE LA GESTION BUDGETAIRE T L I N N N T E
Quelle est la structure en charge de la gestion budgtaire ? Quel est leffectif allou la gestion budgtaire ? Quels sont les intervenants dans la procdure Gestion Budgtaire ? Quels sont les outils et circuits dinformations utiliss dans le cadre du processus budgtaire ? Existe-t-il une procdure formalise de la gestion budgtaire couvrant : les modalits de prparation et dapprobation des budgets ? la budgtisation des recettes ? les rgles dengagement des dpenses budgtes ainsi que le suivi et le contrle de ces budgets ? les modalits de virement des crdits ? les rgles de prparation du compte administratif ? le calendrier de lensemble de ces interventions ? lidentification du rle et de la responsabilit de chacun des acteurs impliqus dans ce processus ? La sparation des fonctions est-elle assure entre ces diffrentes tches ? Si un acteur cumule deux ou plusieurs des tches dtailles ci-dessus, des contrles compensatoires sont-ils prvus afin de mitiger le risque encouru du fait de ce cumul des tches ?
51

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE ORGANISATION BUDGETAIRE
GENERALE DE LA GESTION

DU
: : :
F.GB.01 FEV. 07 2/2
Guide dexploration
Rponses Oui/non
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LORGANISATION GENERALE DE LA GESTION BUDGETAIRE T L I N N N T E
Si cette procdure existe, permet-elle de : renforcer le poids dacteurs senss reflter lintrt gnral plutt que des intrts particuliers (par exemple renforcer le poids du dpartement des finances et du chef de ladministration locale par rapport aux dpartements fonctionnels dans llaboration des propositions budgtaires) ; faire intervenir des valuations et avis indpendants, internes ou externes, notamment quant lefficacit des politiques menes (indpendamment de leur visibilit) ; favoriser la transparence, depuis lexpression des choix politiques jusquaux tapes ultrieures de leur mise en uvre, en particulier au travers du budget ; instaurer des comparaisons des ralisations de la collectivit, en termes financiers, qualitatifs et de performance, avec celles dautres municipalits et par rapport aux ratios nationaux ; faciliter lexpression des prfrences de la population en organisant laccs aux documents publics (budgets, notes dorientation, ), aux lus, aux runions de commissions et du conseil, etc. ; renforcer la qualit et la sincrit de linformation par des engagements personnels de responsables administratifs et politiques ; dissuader les baisses de taxes, des augmentations des dpenses de transferts, des recrutements ou des projets dinvestissements justifis essentiellement par lapproche dchances lectorales ; empcher le report inconsidr de charges vers le futur (annes suivantes, lgislatures ultrieures, etc.).
52
2.3.3
Prparation et approbation du budget

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE
PREPARATION ET APPROBATION DU BUDGET
CODE FICHE F.GB.02 VERSION 07 PAGE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV. 1/10
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AU LANCEMENT DE LA PROCEDURE BUDGETAIRE ET A LA DEFINITION I U S I I M C T

DES ORIENTATIONS BUDGETAIRES GENERALES
Le lancement de la procdure budgtaire est-il toujours prcd dune phase pralable constitue par la dfinition des orientations gnrales relatives la prparation des budgets de fonctionnement et dquipement, par le prsident de la collectivit ? Ces orientations budgtaires sont-elles formalises dans une note dinformation destine aux services communaux et dont lobjectif est de : rappeler les rgles de fond et de forme suivre pour la prparation des documents budgtaires ? exposer le plan de performance annuel ? dfinir les grandes lignes respecter en matire des prvisions (engagements pluriannuels, politique et plan daction du ministre de lintrieur, plan daction de la collectivit, grandes orientations contenues dans la circulaire du ministre des finances, projets dj inscrits dans le cadre de plans de dveloppement, nouveaux besoins rsultant de nouveaux changements dans la politique du gouvernement, dpenses incompressibles, besoins rels, rationalisation etc) ? indiquer galement les canevas et les annexes remplir selon la nature de dpenses ? Le plan de performance annuel indique-t-il les objectifs de chaque entit de la collectivit ainsi que les moyens que la collectivit entend prendre pour vrifier et valider les donnes sur la performance quelle collecte et dont elle fait tat dans ses rapports annuels ? La dfinition des rsultats (objectifs) tient-elle compte : des capacits ncessaires sur le moment, et lavenir, pour parvenir ces rsultats ; de lenvironnement au sein duquel la collectivit exerce son activit ; des risques et opportunits qui se prsentent la collectivit. Ladite note dorientations gnrales est-elle soumise lapprobation de lassemble dlibrante, dans le cadre dun dbat, avant sa diffusion lensemble des entits de la collectivit ? Ce dbat intervient-il dans un dlai de 2 mois prcdant le vote du budget pour les communes et dans un dlai de 4 semaines pour les rgions ?
53

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV. 2/10
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE ) : QUESTIONS U
RELATIVES AU LANCEMENT DE LA PROCEDURE BUDGETAIRE ET A LA L U N O D U I T DEFINITION DES ORIENTATIONS BUDGETAIRES GENERALES F N N E N S
Fait-il lobjet dune dl bration distincte de celle du budget et seffectue-t-il dans les conditions applicables toute sance de lassemble dlibrante ? Une note dinformation est-elle prpare par le dpartement local des finances sur la base des rsolutions de lassemble dl brante sur ces orientations budgtaires ? Cette note dinformation est-elle jointe aux canevas de documents remplir destins lensemble des entits de la collectivit ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES A LEVALUATION DES RECETTES ET DES DEPENSES BUDGETAIRES T L I V TO P D S
Les recettes et les dpenses sont-elles values de faon prcise et objective par lensemble des entits de la collectivit ? En matire de recettes, les valuations indiquent-elles le niveau des dotations de ltat et dfinissent-elles : le niveau de la fiscalit (augmentation ou non des taux, mise en place dabattements) ; le niveau des tarifs des services publics communaux ; les produits dexploitation (niveau des loyers) ; le niveau de lautofinancement ; le niveau de lemprunt.
Lvaluation des dpenses tient-elle compte des dpenses lies : aux conventions financires ; aux garanties accordes ; aux oprations de la dette ; aux autorisations dinvestissement ; de programmes sur dpenses
la gestion des services publics (frais de fonctionnement courant) ; laugmentation prvisible des dpenses de personnel (salaires des fonctionnaires, contractuels) ; aux dcisions du conseil local relatives aux programmes dactivits adopts ? aux charges nouvelles lies par exemple la construction dun nouvel quipement ou la mise en place dune nouvelle prestation.
54

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

Rponses O ui/non
DU
: : :
F.GB.02 FEV. 07 3/10

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS U T

BUDGETAIRES U I
RELATIVES A LEVALUATION DES RECETTES ET DES DEPENSES T E V T T T P E
Chaque poste de dpense est-il analys loccasion de chaque procdure budgtaire en fonction des besoins rels de la collectivit et sans tenir compte des crdits accords antrieurement ? Existe-t-il une procdure de contrle priori pour toutes les dpenses ? En labsence de contrle priori pour certaines dentreelles, des contrles a posteriori sont-ils prvus afin de mitiger les risques encourus du fait de ce manque de contrle priori ?
T L I R T M N L I SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES A LA CENTRALISATION, EXAMEN ET CONSOLIDATION DES BUDGETS S E
Les diffrents tats de budgets manant des diffrentes entits de la collectivit annexs par une note explicative de lensemble des hypothses retenues ? sont-ils centraliss et consolids dpartement local des finances ? au niveau du
Toutes les dpenses et toutes les recettes sont-elles classes par sections, chapitres, diviss en articles ou paragraphes, o sont groupes les oprations de mme nature ? Les dpenses de fonctionnement sont-elles toujours finances par des recettes de fonctionnement ? Les articles spciaux sont-ils ouverts dans la premire partie sous la rubrique dpenses imprvues ? Est-ce que le budget de la collectivit locale comprend des budgets annexes et des comptes spciaux ? Si la rponse est positive : Citer les budgets annexes. Citer les comptes spciaux : Comptes daffectation spciale. Comptes de dpense sur dotation. Les recettes de fonctionnement affectes des dpenses de fonctionnement sont-elles tablies dans le cadre de budgets annexes ou de comptes spciaux ? Ces budgets annexes et comptes spciaux sont-ils cres par arrt conjoint du ministre de lintrieur et du ministre des finances sur proposition du prsident de la collectivit ?
55

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV. 4/10
Guide dexploration
E SOUS RUBRIQUE 3 (SUITE) : QUESTIONS S BUDGETS U
X N N L A I RELATIVES A LA CENTRALISATION, EXAMEN ET CONSOLIDATION DES T E S
Les budgets annexes concernent-ils uniquement des oprations financires de certains services qui nont pas t dots de la personnalit morale et dont lactivit tend produire des biens ou rendre des services donnant lieu au paiement dun prix ? Ces budgets annexes sont-ils prpars, approuvs, excuts et contrls dans les mmes conditions que le budget ? Les comptes spciaux comprennent-ils : les comptes daffectation spciale ; les comptes de dpenses sur dotations ? Les dispon bilits des comptes daffectation spciale sont-elles reportes dans la gestion suivante ? Tout compte daffectation spciale qui na pas donn lieu des dpenses pendant trois annes conscutives est-il sold de plein droit au terme de la troisime anne ? Si oui, le solde est-il pris en recette au budget dinvestissement ? Lexcdent des ressources des comptes de dpenses sur dotations est-il report sur lanne suivante ? Sil nest pas consomm lanne suivante, est-il pris en recette au budget dinvestissement ? Lorsquun excdent prvisionnel est dgag du budget de fonctionnement, est-il affect directement au budget dinvestissement ? Les dpenses finances travers un compte spcial sont-elles plafonnes ? Si oui, ces plafonds sont ils arrts par des personnes habilites et sur la base des besoins bien prciss ? Les dotations budgtaires affectes aux dpenses d'investissement comprennent-elles les autorisations de programme et les crdits de paiement ? Les autorisations de programme constituent-elles la limite suprieure des dpenses que les ordonnateurs sont autoriss engager pour l'excution des investissements prvus ? Les crdits de paiement constituent-ils la limite suprieure des dpenses susceptibles d'tre mandates au cours de l'anne pour la couverture des engagements contracts par la collectivit locale ou par le groupement ?
56

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV. 5/10
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 3 (SUITE) : QUESTIONS R U TO

BUDGETS U
M T N E RELATIVES A LA CENTRALISATION, EXAMEN ET CONSOLIDATION DES S N L T
Les crdits de fonctionnement ouverts au titre d'un budget et non consomms la clture de la gestion tombent-ils en annulation ? Le report d'un budget sur l'autre est-il ralis au vu d'un tat dtaill tabli par l'ordonnateur et vis par le receveur ? Un exemplaire de cet tat est-il adress, suivant le cas, au ministre de l'Intrieur et au ministre des Finances, ou au gouverneur et au receveur des finances ? Le rsultat budgtaire gnral est-il repris dans la gestion suivante au titre des oprations d'investissement une rubrique intitule " Excdent de l'anne prcdente " ? Cet excdent est-il appel couvrir les reports de crdits sur dpenses d'investissement ? Peut-il aussi, dans la limite de son montant disponible, donner lieu des ouvertures de crdits supplmentaires destines financer des dpenses d'investissement ? Les tats de budgets consolids sont-ils transmis au chef de service comptabilit budgtaire pour vrification et contrle ? La liasse budgtaire communique au chef du service de la budgtaire inclut-elle les dcisions comptabilit budgtaires ? Le contrle de la comptabilit budgtaire concerne-t-il les points suivants : la sincrit de lvaluation des recettes et des dpenses ? la ralit de lintrt local des dpenses ? lintgralit des dpenses obligatoires ? la couverture de lensemble des dpenses de fonctionnement par des recettes de fonctionnement ? la couverture de lannuit de la dette par des recettes propres ? linstitution rgulire des taxes et impositions nouvelles ? la prsentation de la liasse budgtaire eu gard la rglementation en vigueur ?
57

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.GB.02 FEV. 6/10
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 4 : QUESTIONS RELATIVES A LA VALIDATION DU BUDGET PROVISOIRE T L I I I V O
Un premier arbitrage interne la collectivit est-il men conjointement par le prsident de la collectivit locale et le dpartement local des finances pour essayer daboutir un budget quilibr par compromis, en persuadant les dpartements de respecter certaines limites budgtaires ? Les documents prsents cette occasion sont-ils suffisamment prcis pour faire apparatre les contraintes financires de la collectivit, compte tenu des engagements dj pris et de la politique financire antrieure, ainsi que les valuations des actions proposes ? Des commissions spcialises sont-elles constitues afin de soumettre les propositions budgtaires des conseillers qui ont une certaine exprience du domaine ? Les dbats en commission donnent-ils lieu un rapport, qui est transmis lassemble dlibrante ? Le budget provisoire est-il soumis aux conseillers membres de la commission dans un dlai minimal dune semaine afin quils puissent prendre connaissance des documents budgtaires avant la tenue de la runion de prsentation du budget provisoire ? La prsentation du budget provisoire est-elle conforme au mode de prsentation figurant dans les instructions budgtaires et comptables ? Est-il prsent dans un document unique faisant apparatre lensemble des recettes et des dpenses dudit budget ? Est-il accompagn des dernires ralisations disponibles (celles de lanne t-2), de ltat de consommation du budget en cours (t-1), ainsi que dune actualisation du budget en cours eu gard aux rsultats raliss et aux anticipations prvues ? Le projet provisoire est-il prsent par :
Le gouverneur du chef-lieu de la rgion pour les rgions ; le gouverneur pour les prfectures et les provinces ; le conseil pour les communes et les communauts urbaines ; le comit interrgional de coopration pour les comits interrgionaux de coopration ; le comit pour les syndicats.
58
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES I E L I E N N E

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV. 7/10
Guide dexploration
N T E A T I I SOUS RUBRIQUE 4 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA VALIDATION DU BUDGET PROVISOIRE
La runion de prsentation du projet provisoire est-elle loccasion de : discuter et dbattre des budgets de chaque entit de la collectivit ; assurer leur prsentation et les argumentaires y affrents ; arbitrer et arrter les corrections ventuelles des prvisions budgtaires.
Les diffrents amendements dcids lors de cette runion sont-ils centraliss par le dpartement local des finances pour ltablissement dune premire esquisse du budget ? Une deuxime runion de concertation est-elle organise pour prise de dcisions relatives aux orientations dajustement oprer sur ce budget provisoire ainsi que quant aux lignes budgtaires modifier, supprimer et celles retenir ?
Une nouvelle version du budget est-elle tablie par le dpartement local des finances au vu des dernires rsolutions de la deuxime runion ? Cette nouvelle version est-elle diffuse lensemble des membres de lassemble dlibrante pour adoption ? Une note explicative de synthse est-elle jointe chaque convocation des membres de lassemble dlibrante en vue de ladoption du budget ?
SOUS RUBRIQUE 5 : QUESTIONS RELATIVES A LA DISCUSSION ET A LA VALIDATION DU PROJET DU BUDGET AU SEIN E N T S N A N E

DE LA COLLECTIVITE
Pour les rgions et les comits interrgionaux de coopration, le projet de budget est-il prsent au vote de lassemble dlibrante au dbut de la session ordinaire du mois de septembre ? Pour le reste, est-il prsent au vote de lassemble comptente au dbut de la session ordinaire du mois d'octobre ? Pour les rgions, prfectures, provinces, communes urbaines et groupements, le budget est-il soumis au Ministre de l'Intrieur pour approbation aprs visa du Ministre des Finances ? En cas de refus de visa du Ministre des Finances, le budget est-il soumis l'approbation du Premier ministre ?
59

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.GB.02 FEV. 07 8/10
Guide dexploration
E N E T E A I A R E U SOUS RUBRIQUE 5 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA DISCUSSION ET A LA VALIDATION DU PROJET DU BUDGET AU SEIN DE LA COLLECTIVITE
Pour les communes rurales, le budget est-il approuv par le gouverneur intress, aprs visa du receveur des finances agissant sur dlgation du Ministre des Finances ? Si le visa est refus par le receveur des finances, le budget est-il soumis l'approbation du Ministre de l'Intrieur aprs visa du Ministre des Finances ? En cas de refus de visa par le ministre des finances, le budget est-il soumis l'approbation du Premier Ministre ? Dans le cas o, pour une cause quelconque, le budget n'aurait pas t approuv avant le commencement de l'anne budgtaire, les recettes et les dpenses de fonctionnement continuent-elles, jusqu' l'approbation du budget, tre faites conformment celui de l'anne prcdente, sur dcision du Ministre de l'Intrieur ? Cette dcision fixe-t-elle la dure pendant laquelle les oprations ci-dessus peuvent tre effectues ?
SOUS RUBRIQUE 6 : QUESTIONS RELATIVES A LAPPROBATION DU BUDGET PAR LE MINISTERE DES FINANCES ET LE R MINISTERE DE LINTERIEUR N E
Le projet du budget valid par lassemble dlibrante est-il transmis la Direction Gnrales des collectivits locales (Ministre de lintrieur) pour fixation de la date dexamen et de ngociation du projet du budget (pour les provinces, rgions et communes urbaines)? La liasse budgtaire envoye cet effet, comporte-t-elle les lments suivants : le Projet de budget, qui fera tat des dpenses et des recettes ; la dlibration du conseil de la collectivit approuvant le budget. Toute dpense obligatoire que les assembles dlibrantes ou les conseils refusent de voter est-elle inscrite doffice par : le Ministre de l'Intrieur pour les rgions, prfectures, provinces, communes urbaines et communauts urbaines ? le Gouverneur pour les communes rurales ?
60

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.GB.02 FEV. 9/10
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 6 (SUITE) : QUESTIONS
RELATIVES A LAPPROBATION DU BUDGET PAR LE MINISTERE DES FINANCES ET LE MINISTERE DE LINTERIEUR S E
Si une dpense est inscrite doffice, les assembles ou les conseils sont-ils tenus de prvoir les ressources correspondantes ? Dans le cas o ces assembles ou conseils refusent de prvoir les ressources ncessaires, le crdit est-il inscrit au budget par dcision du ministre de l'intrieur ? Dans ce cas, prend-il, cet effet, toute mesure ncessaire, y compris la suppression d'une dpense non obligatoire ou la cration d'une recette nouvelle ? Les inscriptions d'office dune dpense et/ou de son crdit correspondant sont-elles toujours prcdes par une invitation des assembles ou des conseils prendre une dlibration sur lesdites inscriptions ? Le budget valid par le Ministre de lIntrieur est-il communiqu par le Prsident de la Collectivit au dpartement local des finances qui sera tenu de procder : La ventilation dtaille des crdits retenus pour : les achvements, les consolidations, les nouveaux projets, Ltablissement dun chancier prvisionnel des paiements des : programme des marchs de travaux, programme des marchs des grands quipements, programme des marchs dhabillement, de fournitures etc.
61

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV. 9/10
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 7 : QUESTIONS RELATIVES AUX MODIFICATIONS BUDGETAIRES T L I N E
Les cas o un budget peut tre modifi sont-ils les suivants : Lorsque des recettes supplmentaires sont ralises en cours d'anne ? En cas d'insuffisance de crdits de fonctionnement ?
Dans le cas o des recettes supplmentaires sont ralises en cours d'anne, les crdits supplmentaires correspondants sont-ils ouverts par autorisation spciale du Ministre de l'Intrieur prise aprs visa du : Ministre des Finances pour les rgions, provinces, prfectures, communes urbaines et groupements ? Gouverneur aprs visa du receveur des Finances pour les communes rurales ?
En cas d'insuffisance de crdits de fonctionnement, des virements soit l'intrieur d'un article, soit d'un article un autre, soit en cas d'impossibilit, par un prlvement sur l'article des dpenses imprvues sont-ils autoriss par dcision du ministre de l'intrieur prise aprs visa du : Ministre des finances pour les rgions, provinces, prfectures, communes urbaines et groupements Gouverneur aprs visa du receveur des finances pour les communes rurales
Dans le cas dune modification budgtaire (recettes transfres audessous des prvisions ou charges obligatoires au-dessus du budget), des mesures sont-elles envisages afin de maintenir une situation dquilibre ? Une telle modification budgtaire est-elle vote par le conseil local et ce quel que soit le contenu de celle-ci ? Les modifications budgtaires de chapitre chapitre impliquentelles une dlibration de lorgane dlibrant ? Les modifications des budgets en cours d'anne suivent-elles les mmes rgles de forme que celles suivies pour son approbation ? En cas de reversement pour trop-perus, des rtablissements de crdits peuvent-ils intervenir ? Ces rtablissements ne peuvent-ils avoir lieu que pendant la gestion qui a support la dpense correspondante et lorsque le montant de la somme reverse est gal ou suprieur un montant qui sera fix par dcret pris sur proposition du Ministre de l'Intrieur et du Ministre des Finances ?
62
2.3.4
Excution budgtaire et gestion des engagements de dpenses

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE EXECUTION BUDGETAIRE ET ENGAGEMENTS DE DEPENSES
GESTION DES

DU
: : :
F.GB.03 FEV. 1/4
Guide dexploration
Rponses Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LEXECUTION BUDGETAIRE T L I X N G T I
Des fiches budgtaires sont-elles ouvertes sur la base des crdits allous par le budget pour chaque ligne budgtaire ? Ces fiches budgtaires comprennent-elles les renseignements suivants : lexercice budgtaire ? le chapitre ? larticle ? le paragraphe ? la rubrique budgtaire (ligne budgtaire) ? les crdits allous (reports + crdits neufs), avec les diffrentes modifications susceptibles davoir lieu ?
Les fiches budgtaires sont-elles gres par le chef du service comptabilit budgtaire ?
SOUS RUBRIQUE 2: QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION DES ENGAGEMENTS DE DEPENSES PAR MARCHE
Les marchs de travaux, fournitures ou services passs par les collectivits locales sont-ils approuvs au pralable par le ministre de lintrieur ou son dlgu ? Les commissions dadmission des candidats et les commissions dappels doffres sont-elles composes comme suit : Avec voix dl brative du(e) : lordonnateur ou son dlgu nommment dsign par lui et sous sa responsabilit ? prsident ? receveur ? rapporteur du budget ? reprsentant de lautorit locale pour les communes urbaines et rurales et leurs groupements, un reprsentant de lassemble dlibrante pour les rgions, prfectures, provinces et leurs groupements ? Avec voix consultative de : toute personne susceptible dapporter des prcisions ou des claircissements sur le plan technique ?
Lorsquil sagit dun concours, les projets et offres sont-ils examins par un jury dsign par le Ministre de lIntrieur pralablement la passation du march ?
63

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES

DU
: : : FEV. 2/4
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
E A E P T E E N G E S SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION DES ENGAGEMENTS DE DEPENSES PAR MARCHE A E
Pour chaque ouverture des plis, un PV est-il tabli sous la responsabilit du prsident de la commission douverture des plis et transmis au prsident de la collectivit pour approbation et contrle ? Ledit PV ainsi que toute la liasse laccompagnant sont-ils transmis au receveur pour visa ? Cette liasse contient-elle une demande dautorisation dengagement ? Lorsque le receveur vise la proposition dengagement avec observations sans que ces observations ne soient suspensives du paiement, l'ordonnateur est-il soumis lobligation d'en tenir compte ? Lengagement de la dpense est-il matrialis ltablissement dune fiche dengagement ? par
Ladite fiche dengagement relate-t-elle les informations suivantes : le N dordre ? la date de lopration ? le nom du crancier ? la nature de la dpense ? le N du march ? le montant de lengagement ? le montant de la rduction en cas de besoin ? le montant total des engagements ? le disponible ? les N et dates des visas du receveur ?
Les dpenses dinvestissement sur autorisations sont-elles engages dans la limite des dotations budgtaires accordes ?
64

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES

DU
: : : FEV. 3/4
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 3: QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION DES ENGAGEMENTS DE DEPENSES PAR BONS DE T L I S I S A E E
COMMANDE N
Tous les bons de commandes ou projets de contrats relatifs aux travaux, fournitures ou services sont-ils soumis lapprobation de lordonnateur ?
Pour la slection des candidats, une commission interne se runitelle pour examiner les offres reues ? Les membres de cette commission sont-ils dsigns en fonction de la nature du bien et/ou de la prestation commande ? Suite louverture des plis, un tableau comparatif des prix est-il tabli ? Un P.V douverture des offres de prix est-il tabli par la commission ? Ce P.V comporte-t-il les informations suivantes : date de la runion de la commission ? tous les devis reus ? le tableau comparatif des prix ? le nom du prestataire slectionn et le critre de choix retenu lors de la slection ? noms et signatures de tous les membres de la commission (dont un reprsentant de lentit exprimant le besoin ainsi que lordonnateur ou son dlgataire) ?
Ledit PV douverture des plis est-il transmis au prsident de la collectivit pour approbation et contrle ? Un bon de commande est-il tabli par lentit charge des marchs et bons de commande, sur la base dudit PV valid par le prsident de la collectivit ainsi que sur la base du dossier dachat constitu cet effet (demande dachat annote de la ligne budgtaire concerne, devis contradictoires) ?
Ledit bon de commande est-il transmis au receveur pour engagement de la dpense avant son envoi au fournisseur concern ?
Lengagement de la dpense est-il matrialis par ltablissement dune fiche dengagement ?
65
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES I E I E N N E L

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES

DU
: : :
F.GB.03 FEV. 4/4
Guide dexploration
Rponses Oui/non
SOUS RUBRIQUE DE COMMANDE
E T E G M 3 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION DES ENGAGEMENTS DE DEPENSES PAR BONS
Ladite fiche dengagement relate-t-elle les informations suivantes : le N dordre ? la date de lopration ? le nom du crancier ? la nature de la dpense ? le N du bon de commande ? le montant de lengagement ? le montant de la rduction en cas de besoin ? le montant total des engagements ? le disponible ? les N et dates des visas du receveur ?
SOUS RUBRIQUE 4 : QUESTIONS RELATIVES AUX ENGAGEMENTS DES DEPENSES PERMANENTES T L I N G E S N E E
Pour toutes les dpenses permanentes cres au moyen d'actes viss et ne comportant pas de limitation de dure, la demande dautorisation dengagement est-elle accompagne, en plus de la fiche d'engagement, dun tat rcapitulatif d'engagement regroupant par ligne budgtaire les actes en cours de validit ?
66
2.3.5
Suivi des engagements et contrle budgtaire

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE
SUIVI DES ENGAGEMENTS BUDGETAIRE ET CONTROLE

DU
: : :
F.GB.04 FEV. 1/4
Guide dexploration
Rponses Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AU SUIVI DES ENGAGEMENTS T L I I G M
Les dpenses engages sont-elles rcapitules mensuellement et pour chaque type de budget (fonctionnement ou quipement) dans un tat appel situation dengagement ? La situation des engagements affrente au budget de fonctionnement comporte-t-elle les renseignements suivants : La nomenclature des services et des dpenses, savoir : le paragraphe ? le n de la ligne budgtaire ? lintitul de la ligne budgtaire ?
Les crdits de paiements allous au titre de lexercice budgtaire ventils comme suit : le crdit initial ? les crdits modifis ? le total des crdits ? le crdit engag par march ? le crdit engag par BC ? le crdit engag par voie de rgie ? le total des engagements ? le pourcentage des engagements par rapport aux crdits allous ? le disponible engagement) ? (crdit restant aprs
Montant total des engagements : -
La situation des engagements affrente au budget dquipement est-elle clate en situation des engagements sur crdits de paiement et situation des engagements sur crdits dengagement ?
67

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE
SUIVI DES BUDGETAIRE ENGAGEMENTS ET CONTROLE

DU
: : : FEV. 2/4
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE): QUESTIONS RELATIVES AUX SUIVI DES ENGAGEMENTS S I S N N
La situation des engagements des crdits de paiement affrente au budget dquipement comporte-t-elle les informations suivantes : La nomenclature des services et des dpenses compose des sous-colonnes suivantes : chapitre ? article ? paragraphe ? N de la ligne budgtaire ? lintitul de la rubrique (ligne) ? Les crdits de paiement de lexercice budgtaire ventils comme suit : report ? CP neufs ? total des crdits allous par rubrique (report + CP neufs) ? Les engagements par rubrique ? Le disponible par rubrique (reliquat aprs dduction des engagements) ? Le pourcentage des engagements par rapport aux crdits allous ? Le montant total des crdits de paiement allous, des engagements effectus, du disponible et le pourcentage des engagements par rapport aux crdits octroys ?
La situation des engagements des crdits dquipement relate-t-elle les colonnes suivantes : La nomenclature des services et des dpenses compose des sous-colonnes ci-aprs, savoir : chapitre ? article ? paragraphe ? N de la ligne budgtaire ? lintitul de la rubrique (ligne) ? Crdits dengagement allous Engagements effectus par rubrique ? Dispon ble ? Pourcentage ? Total des crdits allous, des engagements, du disponible et du pourcentage des engagements effectus par rapport aux crdits allous ?
68

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

DU
: : :
F.GB.04 FEV. 07 3/4
Guide dexploration
Rponses Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AUX SUIVI DES ENGAGEMENTS S I E U I N E T
Les crdits mis au titre de la dotation alloue pour le budget de fonctionnement et des crdits de paiement pour le budget dquipement sont-ils rcapituls mensuellement dans un tat appel situation des missions ? Les informations portes sur cette situation des missions se prsentent-elles comme suit Imputation budgtaire, savoir : N du chapitre ? N de larticle ? N du paragraphe ? N de la ligne budgtaire ? Montant des crdits dlgus par rubrique budgtaire ? Montant des missions : pendant le mois ? depuis le dbut de lexercice budgtaire ? Pourcentage des missions par rapport aux crdits allous par rubrique isole et pour lensemble des crdits dconcentrs ? Lesdites situations dengagement et situations dmission ainsi que ltat dexcution du budget relatif lexercice N-1, ltat des restes mandater, ltat des restes payer et les restes recouvrer, sont-ils dits mensuellement par le charg de la comptabilit budgtaire ? Lesdits tats sont-ils transmis au chef de service comptabilit pour rapprochement et analyse des carts ?
S OUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AU CONTROLE BUDGETAIRE T L I N U
Les carts manant des tats mensuels dits par le charg de la comptabilit budgtaire sont-ils vrifis et analyss par le chef de service de la comptabilit ? Cette analyse des carts est-elle formalise dans un document officiel et transmise, accompagne de lensemble des tats mensuels dits, au dpartement local des finances pour validation et au prsident de la collectivit pour information ? La liasse constitue par lensemble des tats mensuels dits ainsi que lanalyse des carts est-elle envoye aprs sa signature par le prsident de la collectivit au () : Comptable assignataire, Diffrentes entits de la collectivit.
69

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE

DU
: : :
F.GB.04 FEV. 4/4
Guide dexploration
Rponses Oui/non
E SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AU CONTROLE BUDGETAIRE S I E U R T
Existe-t-il une procdure formalise permettant dalerter les responsables concerns de lanticipation dun dficit ventuel ? Le mode dalerte est-il formalis ? Si oui, des mesures sont-elles prvues dans lobjectif dattnuer ce dficit ? Les dcisions prises cet effet sont-elles approuves par le prsident de la commune et consignes dans un PV ? Au cas o les anticipations de lexcution du budget en cours laisseraient apparatre un dficit, des mesures sontelles prvues pour rsorber ce dficit par le budget en cours de prparation ? Existe-il une procdure de contrle permettant : la surveillance de la bonne imputation des dpenses et de la bonne perception des recettes ; lanalyse de lefficacit et de lefficience des politiques menes.
70
2.3.6
Virements et reports de crdits

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE VIREMENT ET REPORT DE CREDITS

Rponse s Oui/no n
DE CREDITS DU
: : : FEV. 1/2
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX VIREMENTS T L I E N
Les virements de crdit concernent-ils les oprations de transfert de crdits soit l'intrieur d'un article, soit d'un article un autre, soit en cas d'impossibilit, par un prlvement sur l'article des dpenses imprvues, afin de faire face une insuffisance de crdits de fonctionnement ? Ltablissement du virement est-il soumis ltablissement : dune note relative la proposition de virement justifiant la ncessit de faire un virement inter rubrique ? dun tat de rduction ?
La proposition de virement indique-t-elle : la rubrique concerne par la rduction ? la rubrique bnficiaire du virement ? le montant virer ?
Le montant virer est-il prlev sur le disponible ou une partie du disponible des crdits de paiement ou dengagement ? Ltat de rduction relate-t-il les donnes suivantes : le crdit dlgu concern par la rduction (CP ou CE) ? le n de lordonnance de dlgation ? la nature du budget ? lanne budgtaire ? le chapitre ? le code de lordonnateur ? le comptable assignataire ? le n de lengagement ? limputation budgtaire (larticle, le paragraphe, la ligne) ? lintitul de la ou des ligne(s) budgtaire(s) touche(s) par la rduction ? le montant de la ou des rductions proposes ? le total des rductions ?
71

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE VIREMENT ET REPORT DE CREDITS

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.GB.05 FEV. 2/2
Guide dexploration
E SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AUX VIREMENTS DE CREDITS S I E U M D
Cet tat de rduction est-il : sign par lordonnateur qui a propos la rduction ? vis par le receveur ? certifi par le Trsorier Rgional ? certifi par le Trsorier Gnral du Royaume ?
La proposition de virement ainsi tablie est-elle soumise lautorisation du ministre de l'intrieur aprs visa du : Ministre des Finances pour les rgions, provinces, prfectures, communes urbaines et groupements ? Gouverneur aprs visa du receveur des finances pour les communes rurales ? SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX T L I
REPORTS DE CREDITS P R
Les crdits dinvestissement engags et non encore pays partiellement ou totalement (non prsentation de dcompte, ou visa tardif de la dpense) au titre de chaque rubrique budgtaire sont-ils reports lexercice suivant ? Ce report est-il matrialis dans un tat rcapitulant les lments suivants : montants totaux engags sur crdits de paiement de lexercice coul dment viss par le receveur (A) ? montants totaux ordonnancs ou mandats la clture dudit exercice (B) ? les reliquats dengagements et de crdits reporter sur le nouvel exercice budgtaire (C) = (A)-(B) ? les imputations budgtaires du budget coul et les imputations budgtaires du nouveau budget. Cet tat rcapitulatif de reports de crdits de paiement et de reliquats dengagement dun exercice budgtaire sur un autre est-il tabli et sign par lordonnateur, et vis par le receveur ?
72
2.3.7
Elaboration du rapport annuel

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION BUDGETAIRE ELABORATION DU RAPPORT ANNUEL

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.GB.06 FEV. 1/3
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA PREPARATION DE LARRETE ANNUEL ET A LETABLISSEMENT ET LAPPROBATION DU COMPTE DE GESTION ET DU COMPTE ADMINISTRATIF P A I S I T M
Les cltures des comptes interviennent-elles dans les dlais prescrits ? Ya-t-il des oprations qui peuvent tre effectues au-del du 31 dcembre ? Si oui, ces oprations sont-elles provisionnes au moment de la clture ? suffisamment
Aprs l'arrt annuel de ses critures, le receveur tablit-il son compte de gestion qui prsente l'excution de toutes les oprations de recettes et de dpenses du budget ? A la fin de chaque anne budgtaire, l'ordonnateur prpare-t-il le compte administratif des charges et des ressources ? Le compte administratif du budget dquipement (CP) dcrit-il les donnes suivantes : lanne budgtaire concerne ? le n du chapitre ? le n de larticle ? le n du paragraphe ? le n de la ligne budgtaire ? lintitul de la rubrique budgtaire ? le montant total des crdits de paiement (reports + crdits neufs), par ligne budgtaire ? le montant total des engagements viss par ligne budgtaire ? le montant total des missions vises par ligne budgtaire ? les montants globaux des crdits allous, des engagements viss la clture de lexercice et les missions de lanne ? le montant total des recettes par ligne budgtaire ? le montant total des affectations de lexcdent des recettes de fonctionnement ?
73

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rponse s Oui/non
DU
: : : FEV. 2/3
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA PREPARATION DE LARRETE ANNUEL ET A I A I A A N R E LETABLISSEMENT ET LAPPROBATION DU COMPTE DE GESTION ET DU COMPTE ADMINISTRATIF L M P B N T E N T T T
Le compte administratif du budget de fonctionnement porte-t-il sur les donnes suivantes : lanne budgtaire concerne ? le n du chapitre ? le n de larticle ? le n du paragraphe ? le n de la ligne budgtaire ? lintitul de la rubrique budgtaire ? le crdit allou ? le montant des engagements soumis au visa ? le montant des engagements viss la clture de lexercice ? les rductions en cas de besoin ? les crdits dispon bles la date de la clture de lexercice budgtaire ? le montant des missions la date de la clture de lexercice budgtaire ? les crdits tenus la disposition de lordonnateur principal (il sagit des crdits disponibles aprs les engagements et les missions ? le montant total des recettes perues ? le montant des restes recouvrer au titre des recettes ? La clture de lexercice implique-elle la comparaison entre les ralisations et les prvisions ainsi que lidentification et lexplication des carts significatifs ? Le compte administratif est-il discut et vot au sein de lassemble dl brante au cours de la premire session ordinaire suivante ? estil ensuite adress, pour approbation, au Ministre de l'Intrieur ? Le compte administratif est-il sign par lordonnateur, et vis par le receveur ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES A LELABORATION DU RAPPORT ANNUEL DE RESULTATS T L I L N T
A la fin de chaque exercice budgtaire, un rapport annuel de

rsultats dtaill, est-il prpar par la commune qui : rend compte de ltat des finances durant lexercice coul ? passe en revue les rsultats oprationnels et financiers et les compare aux objectifs, plans et budget adopt ? comporte une dclaration relative aux recettes et dpenses de lexercice qui vient de se terminer et des fonds restant la disposition de la collectivit la fin de lanne ?
Si oui, ce rapport est-il approuv par lassemble dlibrante avant sa transmission lautorit de tutelle ?
74

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rponses Oui/non
DU
: : :
F.GB.06 FEV. 3/3
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LELABORATION DU RAPPORT ANNUEL DE RESULTATS
Le rapport annuel de rsultats compare-il le bilan effectif des actions aux rsultats et aux produits prvus dans le projet annuel ? Si certains objectifs nont pas t atteints, des explications sont-elles fournies et des mesures sont-elles prvues, selon un calendrier, pour y parvenir dans lavenir ? Ce rapport annuel de rsultats inclut-il un rsum des conclusions et des recommandations de toute valuation effectue au cours de lexercice budgtaire ? Ledit rapport annuel inclut-il les sous rapports suivants : Le rapport sur lvaluation de chaque programme mis en place ? Le rapport annuel de performance ? Lvaluation de chaque programme mis en place prend-elle en considration les lments suivants : examen de la justification du programme ? comparaison des objectifs et cots escompts et les rsultats rels ? identification des effets et les cots imprvus ? comparaison de la situation existante et celle qui existerait en labsence du programme ? analyse des causes et les effets (y compris les effets dlments externes) ? identification des problmes lis au calendrier ou la mise en uvre ? Le rapport annuel sur la performance indique-t-il dans quelle mesure la collectivit et ses gestionnaires sont parvenus atteindre les buts de performance ? Prsente-t-il une comparaison entre la performance relle et les niveaux cibles des buts de performance figurant dans le plan de performance annuel ? Pour tout but qui na pas t atteint, ce rapport prsente-t-il les raisons pour lesquelles il ne la pas t ainsi que les mesures assorties des chances appropries que la collectivit entend prendre pour atteindre ledit objectif dans lavenir ? Prsente-t-il un rsum des constatations faites en faveur de toute valuation de programme effectue au cours de lexercice financier et un rsum des recommandations qui en dcoulent ? Revtu de la signature du prsident de la collectivit, le rapport annuel de rsultats est-il transmis au Ministre de lIntrieur ?
75
Dispositions spcifiques au budget des recettes

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE

: GESTION BUDGETAIRE :
DISPOSITIONS RECETTES SPECIFIQUES AU BUDGET DES

DU
: : : FEV. 1/1
Guide dexploration
Rponse s Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES AUX DISPOSITIONS SPECIFIQUES AU BUDGET DES RECETTES
Le budget des recettes comprend-il deux parties : Une premire partie dcrivant les oprations de fonctionnement en recettes ; Une deuxime partie relative aux oprations dinvestissement prsentant lensemble des ressources affectes lquipement et lemploi qui en est fait ? Le budget des recettes de la collectivit locale comprend-il : Les recettes propres de la collectivit, Les subventions dquil bre verses par le budget gnral de lEtat ? Le budget des recettes est-il tabli sur la base des : prvisions des recettes percevoir, restes recouvrer ? Les prvisions des recettes figurant dans le budget de la collectivit locale concernent-elles : Les impts, taxes et redevances que la collectivit locale est autorise percevoir ? Les fonds de concours ? Les dons et legs ? Les revenus de la proprit et des participations ? Les taxes et rmunrations diverses pour services rendus ? Les produits des emprunts autoriss ? Les subventions accordes par lEtat ou par dautres personnes morales de droit public ? Les recettes diverses et autres ressources prvues par les lois et rglements ? Les prvisions des recettes percevoir au titre du budget de lanne N sont-elles calcules sur la base des prvisions du budget de lanne N-1 majores dun pourcentage ? Si la rponse est positive, sur quelles bases est dtermin ce pourcentage ? Quelles sont les modalits dtablissement des prvisions des recettes percevoir au titre du budget de lanne N ? En cas dinsuffisance des recettes de fonctionnement, est-il procd une compensation par le versement dune subvention dquilibre prvue au titre du budget ? En cas dexcdent des recettes de fonctionnement sur les dpenses, cet excdent est-il affect, en premier lieu, au financement des dpenses dinvestissement et, pour le surplus, pris en recette au budget ?
76
2.4
2.4.1
Chapitre 4 : Guide dAudit relatif la Gestion des Stocks

Prambule
Stocker cote cher, do la ncessit pour la Collectivit Locale de bien grer son stock pour minimiser les cots. Lobjectif recherch travers une bonne gestion des stocks est de rduire les cots de possession (stockage, gardiennage,) et de passation des commandes, tout en conservant le niveau de stock ncessaire pour viter toute rupture de stock pouvant entraner une perte dexploitation prjudiciable. Pour cela la collectivit locale doit contrler le mieux possible : les mouvements de ses stocks (entres, sorties), Leur suivi (mise jour des fichiers de stocks), Leur tat rel (les inventaires physiques).
En vue de bien mener sa mission daudit de la gestion des stocks, lauditeur doit sassurer et vrifier lexistence de () : bons dentre et de sortie des stocks, bons de commandes, de livraison et de rception, fiches de stocks (qui doivent tre rgulirement mises jour), registres des entres et des sorties de stocks (qui doivent tre rgulirement mis jour), plannings dinventaires, inventaires permanents.
Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit de gestion des stocks : Le Chef de la Division logistique ou Moyens Gnraux, Le Chef de service Gestion des Stocks et Immobilisations, Le Chef de service Comptabilit, Le responsable du magasin.
77
2.4.2
Entre en stocks
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES STOCKS ENTREE EN STOCKS
CODE FICHE F.GS.01 VERSION 07 PAGE

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV. 1/2
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA RECEPTION DES COMMANDES T L I T N
La procdure relative la gestion des entres en stocks est-elle formalise et applique ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement cette procdure ? Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer et argumenter les non-conformits. Quels sont les intervenants dans la procdure de gestion des entres en stocks ? Une commission de rception a-t-elle t constitue pour la rception des commandes ? Si la rponse cette question est positive, quels sont les membres de cette commission ? sagit-il de membres permanents ou de membres dsigns en fonction du bien rceptionner ? La composition de cette commission est-elle cohrente ? Lors de la rception dune commande, existe t-il un contrle de conformit entre la livraison et la commande ? Qui est charg de raliser ce contrle ? Le magasinier tablit-il un bon dentre la rception de chaque commande ? Si la rponse cette question est positive, est-il transmis lentit en charge de la gestion des stocks ? Le bon de livraison est-il sign par la commission aprs chaque rception de commande ? Aprs signature, le bon de livraison est-il transmis aux responsables des entits impliques dans le processus de gestion des stocks ? Vrifie-t-on la qualit des marchandises reues avant de les stocker ? Les divergences de qualit et de caractristiques de la marchandise reue sont-elles identifies et signales au responsable de la gestion des stocks (Moyens Gnraux) en vue daction corrective ?
78
N N E L GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES STOCKS ENTREE EN STOCKS

DU
: : : FEV. 2/2
Guide dexploration
Rponses Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS

STOCKS O S
RELATIVES AU CONTROLE DE LA MISE A JOUR DE LA SITUATION DES
La procdure relative la mise jour de la situation des stocks suite une entre en stocks est-elle formalise et applique ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer et argumenter les non-conformits. Les entres en enregistres ? stocks sont-elles systmatiquement
Suite une entre en stocks, procde-t-on la mise jour de (u) : la fiche de stocks, registre des entres en stocks, lapplication informatique de gestion des stocks (sil y a lieu).
79
Sortie de stocks
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES STOCKS SORTIE DE STOCKS
CODE FICHE F.GS.02 VERSION 07 PAGE 1/2

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
N SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS
RELATIVES AUS SORTIES DE STOCKS POUR LAPPROVISIONNEMENT DES T I T E U T M SERVICES EXTERIEURS I
La procdure relative la gestion des sorties de stocks est-elle formalise et applique ? Si la rponse cette question succinctement cette procdure. est positive, dcrire
Cette procdure est-elle aisment applicable ? Les pratiques de gestion sont-elles conformes la procdure en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer et argumenter les non-conformits. Comment est dclenche une sortie de stock ? Le service demandeur tablit-il un bon de commande interne ? Le bon de commande interne est-il transmis au magasinier aprs signature de lentit en charge de la gestion des stocks (moyens gnraux) ? Existe-t-il un document matrialisant la demande et/ou les besoins dune entit de lorganisation donnant lieu une sortie de stocks ? Ce document est-il sign par le suprieur hirarchique de lentit demandeuse ou autre personne habilet le faire ? Le magasinier donne-t-il suite cette demande de sortie de stock en indiquant si les quantits demandes sont disponibles ou non en stocks ? Qui est charg de traiter cette demande et de grer la sortie des stocks ? Le magasinier tablit-il un bon de sortie aprs vrification de lexistence des fournitures et quantits demandes en stock ? Les commandes sont-elles livres dans les dlais lentit demandeuse ? Suite une sortie de stocks, procde-t-on la mise jour de : la fiche de stocks ? le registre des sorties de stocks ? lapplication informatique de gestion des stocks (si il y a lieu) ? Qui est charg de mettre jour ces diffrents documents et/ou fichiers ? Le bon de rception est-il sign par lentit demandeuse aprs rception de la commande et est-il ensuite transmis au magasinier ?
80
2.4.3
Mise jour de linventaire

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES STOCKS MISE JOUR DE LINVENTAIRE

Rponses Oui/non
DU
: : : FEV. 1/1
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AU SUIVI REGULIER DE LA SITUATION DES STOCKS T L I I U N T
La procdure de mise jour de linventaire est-elle formalise et applique ? Si la rponse cette question est ngative, dcrire les pratiques de gestion en vigueur en matire de mise jour de linventaire. Les pratiques de gestion sont-elles conformes aux procdures en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer pourquoi ? Quelle est la priodicit de mise jour de linventaire ? Qui est charg deffectuer la mise jour de linventaire ? Les registres dentres et sorties de stocks sont-ils rgulirement mis jour, c'est--dire chaque entre et sortie de stocks ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AU SUIVI MENSUEL DE LA SITUATION DES STOCKS E U E I U I S S Existe-t-il une situation qui synthtise ltat mensuel des stocks : par famille darticles ? par type darticles ? Ces documents sont-ils bien tenus et classs ? sont-ils informatiss ? Cette situation est-elle transmise au responsable : de la gestion des stocks pour vrification ? des approvisionnements pour vrification et information ? Si des carts sont constats entre le suivi permanent et le suivi mensuel, le responsable de la mise jour de linventaire fournit-il des explications ou des justifications ? Les corrections sont-elles ensuite opres ?
81
2.4.4
Inventaire des stocks

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES STOCKS INVENTAIRE DES STOCKS

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA PREPARATION DES TRAVAUX DINVENTAIRE
La procdure relative la prparation des travaux dinventaire estelle formalise ? Dcrire les principales tapes de cette procdure et en identifier les intervenants correspondants ? Les pratiques de gestion sont-elles conformes aux procdures en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer pourquoi ? Qui est charg de constituer la commission dinventaire ? Existe-t-il un document officiel matrialisant la constitution de la commission dinventaire ? La constitution de la commission dinventaire est-elle soumise lapprobation dun suprieur hirarchique ? Si la rponse cette question est positive, de qui sagit-il ? La composition de la commission dinventaire est-elle cohrente ? citer les membres de la commission dinventaire ? La commission dinventaire : Dsigne-t-elle les contrleurs dinventaire ? Fournit-elle aux contrleurs dinventaire des instructions prcises pour la ralisation des oprations dinventaires ? Dfinit-elle la liste des stocks inventorier et transmet-elle ensuite cette liste aux contrleurs dinventaire ? Dsigne-t-elle lquipe dinventaire ? Communique-t-elle dinventaire ? dinventaire le planning est-il dinventaire par la lquipe
Le planning dinventaire ?
tablit
commission
Le planning dinventaire renseigne-t-il sur : le nom des intervenants (qui vont procder linventaire)? la liste des aires de stockage codifies ? les dates dintervention dans chaque aire ?
82

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rponses
DU
: : : FEV. 2/3
Guide dexploration Oui/non
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX TRAVAUX DINVENTAIRE T L I A E A
La procdure relative au droulement dinventaire est-elle formalise ?
des travaux
Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement les principales tapes. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, argumenter et expliquer pourquoi. Existe-t-il une fiche dinstruction renseignant sur les oprations et modalits de comptage des stocks ? Cette fiche dinstruction est-elle transmise aux contrleurs dinventaire et au responsable de la gestion des stocks pour contrle ? Suite la rception des fiches de comptage, le responsable de gestion des stocks tablit-il des listings dinventaires destins la structure comptabilit ? Quelles informations comportent ces listings dinventaires ? Les quipes dinventaire procdent-elles au comptage des quantits en stock dans tous les magasins ? Les contrleurs dinventaire supervisent-ils lopration dinventaire et procdent-ils des contrles ? Le planning des oprations dinventaires est-il respect ? Les listings dinventaires sont-ils : dment renseigns, signs et dats par lquipe dinventaire responsable de chaque site ? Rcuprs dans leur ensemble ? Signs et centraliss par le contrleur dinventaire ? Linventaire permanent est-il mis jour ds rception des listings dinventaire ? Par qui sont mis jour les listings dinventaires ?
83

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES


Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES A LANALYSE DES ECARTS T L I N E
ET AUX TRAVAUX DE SYNTHESE T A E
La procdure relative la synthse des travaux dinventaire est-elle formalise ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles conformes aux procdures en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, argumenter et expliquer pourquoi ces carts de non-conformit ? Existe-t-il une procdure de rapprochement entre linventaire physique et linventaire permanent des stocks ? cette procdure est-elle formalise ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement les grandes lignes de cette procdure. La procdure de rapprochement entre linventaire physique et linventaire permanent est-elle respecte ? Si la rponse cette question est ngative, dcrire en quoi consistent les carts (non-conformit) et argumenter ces carts ? Le rapprochement est-il fait partir du rapport de synthse sur lopration dinventaire physique et des donnes comptables ? En cas dcarts non justifis, le responsable de la gestion des stocks est-il en mesure de fournir des explications cohrentes au responsable de la structure comptabilit ? Est-il tabli un document qui mette en vidence les carts entre linventaire permanent et linventaire physique ? Si la rponse cette question est positive, comment se prsente ce document et qui est-il destin ? Si des carts sont constats, par qui sont fournies les explications sur ces carts ? La commission dinventaire tablit-elle un rapport de synthse sur les oprations dinventaire ? Si la rponse cette question est positive : Quelles sont les principales informations contenues dans ce rapport ? A qui est destin ce rapport ?
84
2.5
2.5.1
Chapitre 5 : Guide dAudit relatif la Gestion du Parc Auto

Prambule
Le parc auto correspond lensemble des vhicules et matriels roulants qui sont utiliss par la Collectivit Locale. Laudit de la gestion du parc auto permet de sassurer de la conformit des pratiques de gestion, au niveau de la Collectivit Locale, par rapport aux rfrentiels et rglementations en vigueur, en matire de(s) : acquisitions des vhicules, laffectation des vhicules aux diffrents bnficiaires, la rparation de vhicules, la cession des vhicules rforms.
La documentation ncessaire -pour laccomplissement des travaux daudit de gestion du parc auto- qui doit tre mise la disposition de lauditeur concerne : les cahiers de charges dacquisition des vhicules, les budgets relatifs lacquisition des vhicules, les fiches des vhicules, les bons de transports, le registre des mouvements de vignettes, les tats mensuels,
Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit de gestion du parc auto : le chef de la division Logistique ou Moyens Gnraux, le chef de service Gestion du Parc Auto, le mcanicien, responsable du garage (Parc Auto).
85
2.5.2
Acquisition des vhicules

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DU PARC AUTO ACQUISITION DES VEHICULES
CODE FICHE F.GPA.01 VERSION 07 PAGE 1/3

Rponse s Oui/non
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA DECISION DACHAT DES VEHICULES
La procdure relative lacquisition des vhicules est-elle formalise ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement la procdure dacquisition des vhicules. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les non conformits. Une proposition dachat de vhicules est-elle tablie par le responsable du parc automobile ? Si la rponse est positive, la proposition dachat est-elle base sur : les besoins ainsi que sur les prvisions relatives aux acquisitions de vhicules ? un cahier de charges tabli par les hautes instances de lorganisation audite ? les rformes effectues au cours de lanne ? les crdits autoriss lacquisition du parc auto ? La proposition dachat de vhicules est-elle ensuite soumise lapprobation et la signature des hautes instances du prsident de la Collectivit Locale ? Existe-t-il un budget annuel spcifique lacquisition des vhicules ? Si la rponse est positive, lister ses principales rubriques. Lacquisition des vhicules se fait-elle par appel doffres ? Dcrire brivement cette procdure. Si la rponse cette question est ngative, est-il procd des achats de vhicules par bons de commande ? dcrire la procdure dacquisition des vhicules en vigueur. Dans quels cas, recourt-on des achats de vhicules par bon de commande ? Une commission technique est-elle constitue consultation des offres manant des fournisseurs ? pour la
Si la rponse est positive, quelle est la composition de cette commission technique ? Un document matrialisant la dcision de la commission technique est-il tabli et sign par les membres de la commission technique ? Si la rponse est positive, quel est son contenu ? sagit-il dun document type ?
86
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES I E I E C

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DU PARC AUTO ACQUISITION DES VEHICULES

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.GPA.01 FEV. 07 2/3

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LA RECEPTION DES VEHICULES ACQUIS
Par qui est conserve cette dcision ? Une copie de cette dcision est-elle classe dans le dossier acquisition en question ? Est-il tabli un tat des vhicules de la collectivit locale (marque, matricule, tat, ge, affectation) ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES A LA RECEPTION DES VEHICULES ACQUIS
La procdure relative la rception des vhicules acquis est-elle formalise ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement la procdure de rception des vhicules. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les non conformits. Qui soccupe de la rception des vhicules acquis ? La commission de rception des vhicules acquis procdet-elle un contrle de conformit des vhicules par rapport aux termes de rfrences mentionns dans le CPS ou dans le bon de commande ?
En cas de constatation de non-conformits, les vhicules sont-ils retourns au fournisseur ? Dcrire brivement la procdure. Un PV de rception est-il tabli par la commission de rception ? Si la rponse est positive est-il ensuite transmis au responsable du parc auto pour procder lentre des vhicules dans le registre dinventaire ? Le registre dinventaire des entres des vhicules nouvellement acquis est-il mis jour chaque entre de vhicules par le responsable du parc automobile ? Le responsable du parc auto tablit-il une fiche de suivi pour chaque vhicule acquis ?
87
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES D DT A A E

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE

: GESTION DU PARC AUTO : ACQUISITION DES VEHICULES

Rponse Oui/non
DU
: : :
F.GPA.01 FEV. 07 3/3
Guide dexploration
E SOUS RUBRIQUE 3 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LIMMATRICULATION DES VEHICULES ACQUIS T S A I S H S
La procdure relative limmatriculation des vhicules acquis est-elle formalise ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement la procdure dimmatriculation des vhicules. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les non conformits. Le responsable du parc auto tablit-il une demande dimmatriculation des vhicules acquis et procde-til la rcupration des documents ncessaires limmatriculation ? La demande dimmatriculation ainsi que les documents ncessaires limmatriculation sont-ils transmis lONT par le responsable du parc auto ? Le responsable du parc auto, aprs rception du numro dimmatriculation du vhicule et de la note de couverture provisoire, transmet-il la facture relative au frais dassurance la comptabilit pour rglement ? Le responsable du parc auto transmet-il le dossier des vhicules la comptabilit pour rglement de la taxe vignettes des vhicules acquis ?
E I U S U SOUS RUBRIQUE 4 : QUESTIONS RELATIVES A LASSURANCE DES VEHICULES ACQUIS A I
Le responsable du parc auto tablit-il : la liste des vhicules assurer en en prcisant les caractristiques (puissance fiscale, marque et numro), la lettre destine lONT et demandant la prise en charge de lassurance des vhicules ? Le responsable du parc auto procde-t-il la vrification aux bons et malus et de la note de couverture provisoire ? La facture dfinitive est-elle comptabilit pour rglement ? transmise la
Les attestations dassurance sont-elles remises aux chauffeurs affectataires des vhicules ?
88
2.5.3
Affectation des vhicules

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DU PARC AUTO AFFECTATION DES VEHICULES
CODE FICHE F.GPA.02 VERSION 07 PAGE

Rponses Oui/non
DU
: : : FEV. 1/1
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LAFFECTATION DES VEHICULES
La procdure relative laffectation des vhicules acquis estelle formalise ? Si la rponse cette question est positive, dcrire succinctement la procdure daffectation des vhicules. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec les procdures en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les non conformits. Comment est opre laffectation des vhicules entre les diffrentes structures de lorganisation ? Quelle est lentit ou la personne qui soccupe de laffectation des vhicules acquis ? Laffectation des vhicules se base-t-elle sur : Un planning hebdomadaire rgulirement mis jour, La gestion des priorits ? Laffectation des vhicules acquis se fait-elle : Au hasard (premier venu, premier servi), Selon les besoins, Selon les commandes ? Qui dcide de laffectation des vhicules acquis ? Un document attestant de laffectation du vhicule est-il sign par laffectataire ? Si la rponse est positive, quelles sont sa forme et sa destination ? Le responsable du parc auto procde-t-il la mise jour de la fiche de suivi du vhicule affect en y enregistrant : Le nom de laffectataire, Le poste occup par laffectataire, La date daffectation, La dure de laffectation ?
Est-ce quun carnet de bord est renseign pour chaque vhicule ? Si la rponse est positive, ce carnet de bord : Renseigne-t-il sur les distances quotidiennement ? Est-il vrifi par le chef du parc auto ? parcourues
Les compteurs de kilomtrage des vhicules sont-ils en tat de marche?
89
2.5.4
Gestion des pices de rechange

GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES I I E N N E L
FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DU PARC AUTO GESTION DES PIECES DE RECHANGE
CODE FICHE F.GPA.03 VERSION 07 PAGE

Rponses Oui/non
DU
: : : FEV. 1/1
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION DES PIECES DE RECHANGE S A
La procdure relative la gestion des pices de rechange est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement cette procdure. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les non conformits. Une fiche de rparation est-elle transmise au magasinier chaque demande de rparation ? La fiche de rparation contient-elle laccord de rparation ? Le magasinier tablit-il un bon de sortie chaque sortie des pices de rechange ? Le bon de sortie porte-t-il la signature : du magasinier, de lutilisateur du vhicule, du chef de latelier ? Le chef datelier reoit-il les pices de rechange aprs signature du bon de sortie ? Loriginal du bon de sortie est-il transmis lentit grante ? Le magasinier procde-t-il la mise jour : de la fiche de stock, du registre des sorties, du fichier informatique ? Est-il tabli un tat, par vhicule, des dpenses annuelles dentretien et de rparation ? Y a-t-il eu dpassement des seuils de moyennes ? analyser et expliquer les cas de dpassement.
90
2.5.5
Gestion des Carburants et Lubrifiants

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DU PARC AUTO GESTION DES CARBURANTS ET LUBRIFIANTS

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION DES ENTREES ET DES SORTIES DU CARBURANT ET DES A U TO I A E N N E R S
LUBRIFIANTS
La procdure relative aux entres et sorties du carburant et des lubrifiants est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement la procdure. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les non conformits. Un bon de commande est-il envoy au fournisseur pour lalimentation des citernes ? La rception du carburant ou du lubrifiant est-elle matrialise par un bon de livraison ? Si la rponse est positive, est-il dress en 3 exemplaires ? Le bon de livraison est-il sign par : Le magasinier, Le responsable du parc auto ? Une copie du bon de livraison sign est-elle transmise lentit grante ? Une copie du bon de livraison sign est-elle remise au fournisseur ? Le responsable du parc met-il jour les quantits en stock sur le registre de suivi des citernes aprs chaque livraison ? Une copie du bon de livraison est-elle classe chez le magasinier ? Est-ce quil y a un suivi de la consommation de carburant par vhicules (corrlation entre quantit livre et kilomtrage parcouru) ?
91
2.5.6
Rforme des vhicules

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DU PARC AUTO REFORME DES VEHICULES

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.GPA.05 FEV. 07 1/1

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA REFORME DES VEHICULES S A F R H S
La procdure relative la rforme des vhicules estelle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement la procdure. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les carts. Le responsable du parc auto tablit-il une proposition des vhicules rformer sur la base des critres dfinis par lONT (ge, frais dentretien importants, accidents,) ? Une commission de rforme est-elle constitue pour dcider des vhicules rformer ? Si la rponse est positive, quelle est sa composition ? Un procs verbal formalisant la dcision de rforme est-il tabli par la commission de rforme ? Aprs dcision de la commission de rforme, une fiche de renseignement par vhicule rformer estelle tablie par le responsable du parc auto ? La fiche de renseignement ainsi que le procs verbal de la commission de rforme sont-ils transmis lONT ?
92
2.5.7
Cession des vhicules rforms

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DU PARC AUTO CESSION
DES VEHICULES REFORMES

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A LA CESSION DES VEHICULES REFORMES
La procdure relative la cession des vhicules rforms est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement la procdure. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les carts. Le responsable du parc auto adresse t-il les dossiers relatifs aux vhicules rforms au responsable des approvisionnements pour prparer le lancement de lappel doffre relatif la cession des vhicules ? Lappel doffres a-t-il t publi ? Suite la cession des vhicules, le responsable du parc auto tablit-il un procs verbal de cession des vhicules rforms ? Ce procs verbal est-il sign par : lagent charg de la rforme des vhicules ? le responsable du parc auto ? Une copie du procs verbal de cession est-elle transmise au responsable de la structure comptabilit pour mise jour du fichier et comptabilisation de la cession ? Existe-t-il un document interne qui constate la sortie des vhicules cds ? Si la rponse cette question est positive, qui est-il destin ? Suite la sortie du vhicule cd, le responsable du parc auto procde t-il la mise jour du fichier de suivi des vhicules ?
93
2.6
Chapitre 6 : Guide dAudit relatif la Gestion des Conventions

Prambule
La Collectivit Locale, tablit diffrents types de conventions soit avec des partenaires en vue de dvelopper certaines activits et/ou secteurs, soit avec des organismes nationaux prestataires de services tels que lONT, lONPT ou lONEP ou autres. Ces conventions sinscrivent dans le cadre gnral des dpenses dune collectivit locale qui doit sassurer dune part, du respect de ces conventions, et dautre part, vrifier la conformit des pratiques par rapport aux rglementations en vigueur. Laudit de la gestion des conventions sintresse de ce f ait aux modalits de () : tablissement et de suivi des conventions des projets cofinancs, tablissement et de suivi des conventions passes avec lONEP, lONPT ou lONT,
2.6.1
tablissement et de suivi des contrats spcifiques. En vue de bien mener sa mission daudit de la gestion des conventions, lauditeur doit sassurer et vrifier lexistence de(s) : demandes de prestations, fiches techniques des diffrentes prestations fournies la collectivit locale, projets de conventions, demandes de programmation des crdits, tableaux de bord de suivi des projets cofinancs, projets de contrats spcifiques.
Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit de la gestion des conventions : les prestataires de services, le chef de service gestionnaire, lordonnateur.
94
2.6.2
Gestion des conventions des projets cofinancs

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES CONVENTIONS GESTION
DES CONVENTIONS DES PROJETS COFINANCES
CODE FICHE F.GC.01 VERSION PAGE

DU
: : : FEV. 07 1/2
Guide dexploration
Rponses Oui/non
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LETUDE DES DEMANDES DE PRESTATIONS T L I T M S A I
La procdure relative linstruction des demandes de prestations est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement la procdure. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits. Une demande de prestation manant du prestataire est-elle exige par la direction de la collectivit locale ? Si la rponse est positive, cette demande manant du prestataire est-elle examine par la direction de la collectivit locale ? Est-il demand lentit concerne dtablir une fiche technique comportant toutes les informations ncessaires ? Si la rponse est positive, cette fiche technique est-elle contrle au niveau de la hirarchie ? Est-il tabli une fiche synthtique sur le projet (observations) ? Cette fiche est-elle soumise au chef de lentit concerne pour instruction ? Est-il envoy une lettre dinformation lentit concerne, linformant de la suite rserve sa demande ? Les prestataires sont-ils informs des suites donnes leurs demandes par lentit concerne ?
T L I T B SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES A LETABLISSEMENT DE LA CONVENTION N N N
La procdure relative ltablissement des conventions est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement la procdure. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits. En cas daccord des partenaires, est-il tabli un projet de convention par la collectivit locale ?
95

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES CONVENTIONS GESTION
DES CONVENTIONS DES PROJETS COFINANCES

DU
: : : FEV. 07 2/2
Guide dexploration
Rponses Oui/non
E A I M E T SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LETABLISSEMENT DE LA CONVENTION S I E
Ce projet de convention est-il transmis au prsident de la collectivit locale ? Ce projet de convention est il revu par lentit concerne ? Un complment dinformations est-il demand suite cet examen ? Ces complments dinformations font-ils lobjet dune note de synthse destine la structure concerne ? La convention contractantes ? est-elle signe par les parties
Le prsident de la collectivit locale rpond-il aux complments dinformations demands ? Est-ce que les crdits ont t programms au budget pour honorer les dpenses inhrentes la convention ? Est-ce que la convention a t prsente aux autorits de tutelle pour approbation ? Les oprations faisant lobjet de la convention sont-elles programmes par la structure concerne ? Un exemplaire de la convention approuve est-il transmis au partenaire ? Procde-t-on une matrise dlgue de la totalit des projets ? Est-il institu un comit mixte (collectivit locale et partenaire) pour le suivi des travaux ? Si la rponse est positive, ce comit mixte tient-il des runions priodiques ? Des rapports trimestriels de suivi des travaux ont-ils t tablis par la collectivit ? Si la rponse est positive, ces rapports de suivi des travaux sont-ils transmis la tutelle et au partenaire ? La collectivit locale tablit-elle les tableaux de bord de suivi des projets cofinancs sur la base des rapports de suivi priodique ?
96
2.6.3
Gestion des conventions passes avec lONEP, lONPT ou lONT

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES CONVENTIONS GESTION ONT
DES CONVENTIONS
CODE FICHE F.GC.02 VERSION 07 ONEP, ONPT

OU DU
: : : FEV. 1/2
PAGE
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LETABLISSEMENT DES LETTRES DE DEMANDES T L I T B N S N
La procdure relative ltablissement des demandes de conventions ONEP, ONPT ou ONT est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement la procdure. Les pratiques de gestion sont-elles conformes la procdure en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer et argumenter les non-conformits. Le service gestionnaire reoit-il la dlgation de crdits manant de la direction de la collectivit locale ? Une lettre de demande de convention est-elle tablie par le service gestionnaire au dbut de lexercice budgtaire ? Cette lettre de demande de convention est-elle soumise au directeur pour signature (ou toute autre personne habilite) ? La lettre de demande de convention signe est-elle transmise lorganisme producteur (prestataire) ? A la rception de la lettre de demande de convention dment signe par lorganisme prestataire, le service gestionnaire tablit-il les pices ncessaires lengagement de la convention ?
SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES A LETABLISSEMENT DE LA CONVENTION
La convention est-elle soumise lordonnateur, ou toute autre personne habilite, pour signature ? Cette convention est-elle soumise au visa dengagement par le CED ? La convention est-elle soumise lapprobation de lautorit de tutelle ? Est-il tenu un fichier (crancier) par prestataire ? Ce fichier est-il rgulirement mis jour ? A la rception de la convention signe (vise) par la hirarchie, le service gestionnaire met-il jour le crancier (n et date de visa) ? Le service gestionnaire tablit-il un ordre de paiement ? Ces ordres de paiement ainsi que les pices annexes sont-ils soumis lordonnateur ou au sous ordonnateur ou toute autre personne habilite, pour signature ?
97

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES CONVENTIONS GESTION DES CONVENTIONS ONEP, ONPT OU ONT

DU
: : : FEV. 07 2/2
Guide dexploration
Rponses Oui/non
E A I M N O SOUS RUBRIQUE 2 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES A LETABLISSEMENT DE LA CONVENTION S I E
Cet ordre de paiement ainsi que les pices annexes sontils transmis au comptable assignataire ? Une copie de ces pices est-elle conserve chez le service gestionnaire ? Le service gestionnaire reoit-il du comptable assignataire un exemplaire du bordereau dmission portant le cachet ? Une copie de la convention et de la demande de livraison lentit concerne sont-elles transmises lorganisme concern ? Le service gestionnaire procde-t-il au retrait des vignettes de chez le bnficiaire ? Le service gestionnaire vrifie-t-il les montants des redevances deau et dlectricit ? Le service gestionnaire prpare-t-il un tat mensuel des consommations deau et dlectricit ? Procde-t-il ensuite au rglement de ces redevances moyennant les vignettes rserves cet effet ? Le service gestionnaire transmet-il la direction administrative et financire un tat mensuel des consommations dlectricit et deau, ainsi que toute explication juge ncessaire au sujet des dpassements relatifs ces consommations ? Le service gestionnaire arrte-t-il avec chacune des divisions le montant des crdits affects au titre de lexercice budgtaire suivant pour le rglement des redevances deau, dlectricit et de tlphone ?
98
2.6.4
Gestion des contrats spcifiques

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DES CONVENTIONS GESTION DES CONTRATS SPECIFIQUES
CODE FICHE F.GC.03 VERSION 07 PAGE

Rponses Oui/non
DU
: : : FEV. 1/1
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LA PREPARATION ET SIGNATURE DU CONTRAT E R P T I R
Le service gestionnaire prpare-t-il un projet de contrat ? Si la rponse est positive, le projet de contrat est-il transmis au partenaire pour indication des prix unitaire et pour signature ? A la rception du contrat dment sign par le partenaire, ce contrat est-il soumis au prsident de la commune pour signature ? Le service gestionnaire tablit-il les pices ncessaires lengagement du contrat ? Si la rponse est positive, les pices ncessaires lengagement du contrat ainsi que le contrat, sont-ils prsents lordonnateur, au sous ordonnateur -ou toute autre personne habilite- pour signature ? Aprs signature de lordonnateur, (ou toute autre personne habilite), le contrat et les pices administratives sont-elles soumises pour visa du CED ? Le contrat et les pices administratives sont-elles soumises lapprobation de lautorit de tutelle ? En cas de rejet, le service gestionnaire a-t-il satisfait les observations manant de la hirarchie ?
99
2.7
Chapitre 7 : Guide dAudit relatif la Gestion de la Rgie des Dpenses

Prambule
La gestion de la rgie de la collectivit locale concerne : lapprovisionnement de la caisse du rgisseur, le paiement des dpenses par rgie.
2.7.1
En vue de bien mener sa mission daudit de la gestion de la rgie, lauditeur doit sassurer et vrifier lexistence de(s) : demandes dautorisation de paiement, autorisations de paiement, demandes de fonds, livres des comptes et de caisse, ordres de paiement, toutes les pices justificatives de dpenses, autorisations doctroi de crdits.
Les personnes rencontrer dans le cadre de laudit de la gestion de la rgie : le rgisseur, le comptable, lordonnateur.
100
2.7.2
Approvisionnement de la caisse du rgisseur

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DE LA REGIE APPROVISIONNEMENT REGISSEUR
DE LA CAISSE DU
CODE FICHE F.GRD.01 VERSION 07 PAGE 1/1

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LAPPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE DU REGISSEUR
La procdure relative lapprovisionnement de la caisse du rgisseur est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement la procdure. Les pratiques de gestion sont-elles en conformit avec la procdure en vigueur ? Si la rponse est ngative, expliquer et argumenter les nonconformits. Une demande d'autorisation de paiement a-t-elle t tablie par le rgisseur ? Si la rponse est positive, la demande dautorisation de paiement a-t-elle t contrle et signe par lordonnateur ? La demande dautorisation de paiement comporte-t-elle le visa du contrleur ? La demande dautorisation de paiement a-t-elle t retourne au rgisseur ? Une demande de fonds a-t-elle t tablie ? Cette demande a-t-elle t signe par le rgisseur et son suprieur hirarchique ? La demande de fonds et la demande dautorisation de paiement ont-elles t transmises au comptable de rattachement ? Si la rponse est positive, un reu de fonds a-t-il t tabli par le comptable de rattachement ? La livraison des fonds a-t-elle t effectue contre signature d'un reu de fonds ? L'opration a-t-elle t enregistre dans le livre de caisse ?
101
2.7.3
Paiement des dpenses

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES DEPENSES

GESTION DE LA REGIE PAIEMENT DES DEPENSES
CODE FICHE F.GRD.02 VERSION 07 PAGE 1/1

Rponse s Oui/no n
DU
: : : FEV.
Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES A LETABLISEMENT DES LETTRES DE DEMANDES
La procdure relative au paiement des dpenses est-elle formalise ? Si la rponse est positive, dcrire succinctement la procdure. Les pratiques de gestion sont-elles conformes la procdure en vigueur ? Si la rponse cette question est ngative, expliquer et argumenter les non-conformits. Un ordre de paiement a-t-il t tabli par lordonnateur ? Si la rponse est positive, lordre de paiement a-t-il t transmis au rgisseur ? La dpense a-t-elle t contrle et paye par le rgisseur ? La mise jour des livres de comptes et de caisse a-t-elle t effectue par le rgisseur ? Une situation de caisse hebdomadaire a-t-elle t tablie ? Le livre de caisse est-il transmis la fin de chaque mois au suprieur hirarchique du rgisseur pour signature ? Les pices de dpenses par caisse ont-elles t transmises au comptable de rattachement ? Les pices justificatives de dpenses rejetes ont-elles t rgularises ? L'autorisation de l'octroi de crdits a-t-elle t renouvele ? A quelle date le rgisseur et le comptable de rattachement arrtent-ils, chaque anne, les critures de la rgie ?
102
10

FASCICULE II
GUIDE DAUDIT DES RECETTES
ANNE 2007
Sommaire
1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 Introduction Objectifs Primtre daudit des recettes Documentation ncessaire pour laudit des recettes Fiches daudit des recettes Chapitre 1 : Guide dAudit relatif aux Oprations de Recettes Prambule Impts et taxes perus par les collectivits locales Recouvrement des taxes locales Enregistrement comptable des recettes Gestion de la rgie des recettes 3 3 3 4 5 6 6 8 11 15 17
1
1.1
Introduction
Objectifs
Le prsent guide est destin homogniser la dmarche de conduite des missions daudit des recettes au niveau du Service Central, des Prfectures et Provinces et des Collectivits Locales, et/ou toutes autres entits pouvant faire lobjet de missions daudits des recettes rentrant dans le domaine dintervention de lIGAT. Ce guide daudit, qui notre sens, constitue le principal outil de lauditeur, est important deux titres ; dabord, par ce quil permet dorienter et de faciliter les travaux de lauditeur en charge de laudit des recettes, quel que soit le type de la structure ou entit concerne, objet de laudit. Bien videmment, des adaptations minimes simposeront pour le rendre parfaitement adquat aux modalits de gestion des recettes de lentit audite, ensuite, par ce quil permet duniformiser et dhomogniser lintervention des auditeurs moyennant lutilisation de standards et outils de travail adapts qui permettent de capitaliser les savoir-faire et expertise et dassurer leur transfert.
1.2
Primtre daudit des recettes

Les recettes de la collectivit locale sont constitues notamment des taxes, contributions, produits et revenus de la collectivit locale ou de ses groupements. La gestion des recettes de la collectivit locale correspond au suivi et lenregistrement des taxes et impts perus par celle-ci. Laudit de la gestion des recettes consiste en : Lanalyse des modalits et procdures de fonctionnement des oprations de recettes effectues par la collectivit locale, Lanalyse des modalits de fonctionnement et de gestion de la rgie des recettes.
Il importe donc, dans le cadre dun audit des recettes, de bien cerner et comprendre les procdures de gestion des oprations constituant les recettes des collectivits locales et de leurs groupements qui forment le primtre essentiel de ce type daudit. Lobjectif tant danalyser et de mettre en vidence, les dysfonctionnements et/ou lments de contre-performance lis la gestion et au suivi : des taxes, impts et autres produits constituant les recettes des collectivits locales, des modalits et procdures de recouvrement des taxes, impts et autres produits perus par les collectivits locales, des modalits et procdures denregistrement comptable des recettes des collectivits locales,
des modalits de gestion de la rgie des recettes.
1.3
Documentation ncessaire pour laudit des recettes

Laudit des recettes des collectivits locales ncessite, pour lauditeur, davoir sa disposition et dobtenir : Lorganigramme de la structure (organisation) concerne ; La description des principales missions et responsabilits assures par les structures de lorganigramme impliques dans la gestion de recettes des collectivits locales ; La description des procdures et modalits de perception et de recouvrement des impts, taxes et autres produits ; La description des procdures et modalits denregistrement comptable des recettes de la collectivit locale ; La description des procdures et modalits de gestion de la rgie des recettes.
Cette liste nest videmment pas exhaustive et pourra tre largie pour comprendre dautres documents, selon les besoins danalyse. Ces documents permettront lauditeur de simprgner des modalits de gestion des recettes en vigueur et de bien cerner les problmatiques apparentes quil pourra soit confirmer, soit infirmer lors de ses investigations sur le terrain.
Fiches daudit des recettes

Lutilisation du guide daudit des recettes permettra de guider et de faciliter lintervention des auditeurs sur le terrain. Les fiches daudit ci-aprs labores, seront utilises selon lordre de leur prsentation en vue dune bonne comprhension des modalits de gestion des recettes des collectivits locales audites. De mme, au fur et mesure que lauditeur droulera ces questionnaires, il documentera ces travaux et renseignera les colonnes prvues cet effet. Quand une question donne ncessite un argumentaire plus labor, il procdera une rfrentiation de ses papiers de travail et renverra vers son dossier de travail pour justifier et argumenter ses conclusions. La finalit pour lauditeur tant de documenter lensemble de ses travaux et de rpondre aux diffrentes questions quant la gestion des recettes, en renseignant et spcifiant les modalits et tapes de gestion des oprations de recettes : Impts et taxes perus par la collectivit locale ; Recouvrement des taxes locales ; Enregistrement comptable des recettes ; Gestion de la rgie des recettes.
2.1
2.1.1
Chapitre 1 : Guide dAudit relatif aux Oprations de Recettes

Prambule
Les recettes des collectivits locales sont constitues essentiellement des taxes locales collectes auprs des redevables. Il sagit plus prcisment des : Impts et taxes perus au profit des communes urbaines et rurales ; Impts et taxes institus au profit des prfectures et provinces ; Taxes institues au profit des rgions.
Il sagit donc, dans le cadre dun audit des oprations de recettes, de () : identifier la liste des taxes, impts et autres produits perus par les collectivits locales ou leurs groupements ; sassurer de la conformit des taxes, impts et autres produits perus par rapport ladite liste, aux textes rglementaires rgissant la fiscalit locale et larrt fiscal ; Analyser les modalits de recouvrement desdits taxes, impts et autres produits ; Sassurer de lenregistrement comptable de toutes les sommes perues par les collectivits locales et provenant de la perception des taxes locales par les receveurs des collectivits locales et leurs groupements ; Evaluer les mthodes de gestion de la rgie des recettes par les rgisseurs des collectivits locales et leurs groupements.
Pour mener bien sa mission daudit des recettes, lauditeur doit se procurer et se mettre disposition : Les ordres de recettes ; Le budget des recettes ; Larrt fiscal communal ; Les dclarations des contribuables ; Les titres de recettes ; Le livre des comptes de la collectivit locale ;
Les comptes administratifs ; Les tickets de rgie ; Les bordereaux de versement ; La dcision de la cration de la rgie.
Les personnes rencontrer dans le cadre dun audit des recettes : Le receveur, Les rgisseurs des recettes, Le chef de service dassiette (sil y a lieu), Lordonnateur.
2.1.2
Impts et taxes perus par les collectivits locales

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES

OPERATIONS DE RECETTES IMPOTS ET TAXES PERUS PAR LES CL

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 1/3

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX IMPOTS ET TAXES PERUS AU PROFIT DES COMMUNES URBAINES ET T L I
RURALES
Les communes urbaines et rurales peroivent-elles les impts et taxes suivants :
Taxe ddilit ? Taxe sur les spectacles ? Taxe sur les oprations de construction ? Taxe sur les oprations de lotissement ? Taxe sur les oprations de morcellement ? Taxe sur les colporteurs vendant sur la voie publique ? Taxe sur la dgradation des chausses ? Taxe de lgalisation des signatures ? Taxe pour fermetures tardives ou pour ouvertures matinales ? Taxe sur les dbits de boissons ? Taxe sur les terrains urbains non btis ? Taxe sur les motocyclettes dont la cylindre est gale ou 3 suprieure 125 cm ? Taxe sur les licences de taxis et de cars de transport public de voyageurs ? Taxe de sjour ? Taxe sur les billets daccs aux manifestations sportives et aux piscines prives ouvertes au public ? Taxe sur les tablissements denseignement privs ? Taxe additionnelle la redevance pour licence de pche en mer ? Taxe sur les permis de chasse ? Surtaxe destampillage des tapis ? Droits dabattage ; Surtaxe dabattage au profit de la bienfaisance ; Droits perus sur les marchs et lieux de vente publics ; Droit de fourrire ; Droit de stationnement sur les vhicules affects un transport public de voyageurs ; Droits dtat civil ;
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES CA

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 2/3

Guide dexploration
E SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS B S URBAINES ET RURALES
RELATIVES AUX IMPOTS ET TAXES PERUS AU PROFIT DES COMMUNES L S
Redevance sur les ventes dans les marchs de gros et halles aux poissons ? Redevance sur les saillies situes sur le domaine public communal ? Redevance doccupation temporaire du domaine public communal pour un usage li la construction ? Redevance doccupation temporaire du domaine public communal pour un usage commercial, industriel ou professionnel ? Redevance doccupation temporaire du domaine public communal par des biens meubles et immeubles lis lexercice dun commerce, dune industrie ou dune profession ? Contribution des riverains aux dpenses dquipement et damnagement ? Taxe additionnelle dassurances ? la taxe sur les contrats
Taxe sur lextraction des produits de carrires ?
N T E E U SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX TAXES PERUES POUR SERVICES RENDUS
Est-ce que la commune peroit des taxes pour services rendus ? Si la rponse est positive, de quels services sagit-il ? Est-ce que la commune peroit des produits du patrimoine ? Quels sont ces produits (loyers, occupations temporaires du domaine public) ?
RELATIVES AUX MPOTS ET TAXES INSTITUES AU PROFIT DES PREFECTURES ET T U
SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS I

PROVINCES
Les taxes institues au profit des prfectures et provinces concernent-elles les taxes suivantes :
Taxe sur les permis de conduire ; Taxe de vrification des vhicules automobiles dont lge excde 10 ans ; Taxe sur la vente des produits forestiers ?
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES OC

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES


Rponses Oui/non
DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 3/3

Guide dexploration
SOUS R UBRIQUE 4 : QUESTIONS S
RELATIVES AUX IMPOTS ET TAXES NE POUVANT ETRE PERUS AU PROFIT DES A I COMMUNES RURALES
En ce qui concerne les communes rurales, vrifier que les impts et taxes suivants ne sont perus que par les centres dlimits desdites communes rurales :
Taxe sur les oprations de construction ? Taxe sur les oprations de lotissement ? Taxe sur les oprations de morcellement ? Redevance sur les saillies situes sur le domaine public communal ? Redevance doccupation temporaire du domaine public communal pour un usage li la construction ? Redevance doccupation temporaire du domaine public communal pour un usage commercial, industriel ou professionnel ? Redevance doccupation temporaire du domaine public communal par des biens meubles et immeubles lis lexercice dun commerce, dune industrie ou dune profession ?
N TV SOUS RUBRIQUE 5 : QUESTIONS RELATIVES AUX TAXES INSTITUEES AU PROFIT DES REGIONS
Les taxes institues au profit des rgions sont-elles les suivantes :
Taxe additionnelle de 5 10% sur la taxe ddilit ? Taxe additionnelle la taxe sur les contrats dassurance ? Taxe sur les permis de chasse ? Taxe sur les exploitations minires ? Taxe sur les services portuaires ? Taxe additionnelle la taxe communale lextraction des produits de carrires ? sur
10
2.1.3
Recouvrement des taxes locales

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES

OPERATIONS DE RECETTES RECOUVREMENT DES TAXES LOCALES

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 1/3

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS U T

LOCALES C
E E I RELATIVES AU RECOUVREMENT DES TAXES ET CREANCES DES COLLECTIVITES S U U T A
La perception des taxes, contributions, produits et revenus de la collectivit locale ou du groupement est-elle autorise annuellement par le budget des recettes ? Est-ce que larrt fiscal communal qui fixe les taux des taxes percevoir a t approuv par le conseil communal ? Si la rponse est positive, quelle est la date dapprobation de larrt fiscal par le conseil communal ? Est-ce que larrt fiscal a t approuv par la tutelle ? Si la rponse est positive, quelle est la date de cette approbation? Est-ce que les bases dimposition des taxes et impts sont conformes la loi 30/89 et larrt fiscal ? La perception des taxes et impts de la collectivit locale est-elle effectue par le receveur, sous sa responsabilit personnelle, ou pour son compte, par des rgisseurs de recettes ? Les impts et taxes des collectivits locales et de leurs groupements qui ont le caractre dimpts directs, sont-ils recouvrs :
en vertu dordres de recettes ; ou sur la dclaration du contribuable vrifie par ladministration, conformment aux rglements spciaux de chaque impt et taxe ?
La perception de toutes les crances autres que celles comprises dans les rles dimpts dEtat seffectue-t-elle en vertu dordres de recettes collectifs ou individuels tablis et rendus excutoires par les ordonnateurs qui en assurent la publication de la date de mise en recouvrement ? Les taxes et crances autres que celles comprises dans les rles dimpts sont-elles exigibles en totalit :
ds la mise en recouvrement des recettes ou lchance fixe ? les bases de liquidation, les lments permettant lidentification du dbiteur, ainsi que tous les renseignements de nature permettre le contrle, par le receveur, de la rgularit de la perception et de limputation ainsi que la vrification des pices justificatives ?
Lordre de recette indique-t-il :
11

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES


Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 2/3

Guide dexploration
SOUS RUBRIQUE 1 (SUITE) : QUESTIONS U U T

COLLECTIVITES LOCALES L I L
RELATIVES AU RECOUVREMENT DES TAXES ET CREANCES DES L R S S T
Les ordres de recettes individuels ou collectifs sont-ils rcapituls sur des bordereaux dmission tablis en quatre exemplaires ? Si la rponse est positive, vrifier que :
Le premier exemplaire est adress au receveur, accompagn des ordres de recettes, pour prise en charge et recouvrement, Deux exemplaires sont transmis au trsorier gnral ou au receveur des finances qui en conserve un et envoie lautre au receveur pour confirmation de la prise en charge, Le quatrime lordonnateur. exemplaire est conserv par
Pour les crances schelonnant sur plusieurs annes, les ordres de recettes sont-ils mis chaque anne pour le montant des sommes dues au titre de cette mme anne ? Les ordres de recettes mis au titre de la premire anne sont-ils accompagns de deux exemplaires de lacte ayant donn naissance la crance ou layant modifi ? Un exemplaire de cet acte est-il conserv par le receveur pour suivre lexcution du recouvrement ? est-il annex au dernier ordre de recettes sy rapportant ? Pour les recettes encaisses par versements au comptant, le titre de recette est-il tabli mensuellement pour rgularisation, la diligence du receveur ?
N B D R TV B T SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX OBLIGATIONS DES REDEVABLES : DROIT DE COMMUNICATION
Les redevables de la taxe sur les spectacles, la taxe de vrification des vhicules automobiles dont lge excde 10 ans, la taxe de sjour, la taxe sur les billets daccs aux manifestations sportives et aux piscines prives ouvertes au public, la taxe sur les tablissements denseignement privs, ont-ils, lors des contrles, communiqus aux agents locaux asserments dsigns cet effet par lordonnateur, les documents comptables et statistiques justifiant la dclaration et/ou le versement effectu au profit de la commune, de la province ou de la prfecture concerne, le montant de limpt ou de la taxe et les dates de versements sans pouvoir opposer le secret professionnel ?
12

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES


Rponses Oui/non
DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 3/3

Guide dexploration
N X N TV SOUS RUBRIQUE 3 : QUESTIONS RELATIVES A LA TAXATION DOFFICE FC
Le redevable qui na pas souscrit les dclarations prvues par la loi ou qui a produit une dclaration incomplte, a-t-il t invit, par lettre recommande avec accus de rception, dposer ou complter sa dclaration dans le dlai de 30 jours suivant la date de rception de ladite lettre ? Si le redevable na pas dpos ou complt sa dclaration dans le dlai requis, ladministration la-t-elle inform, par lettre recommande avec accus de rception, des bases quelle a values et sur lesquelles il sera impos doffice sil ne dpose ou ne complte pas sa dclaration dans un deuxime dlai de 30 jours suivant la date de rception de ladite lettre dinformation ? Les droits rsultant de cette taxation ainsi que les majorations y affrentes ont-ils fait lobjet dune contestation de la part du redevable ? Est-ce que les sanctions relatives au dfaut de dclaration, de dclaration tardive et de non paiement dans les dlais ont t appliques ?
N D C A I N P I I SOUS RUBRIQUE 4 : QUESTIONS RELATIVES A LA PROCEDURE DE RECTIFICATION DES IMPOSITIONS
Lagent, dsign cet effet par lordonnateur, a-t-il vrifi les dclarations avant ou aprs ltablissement de lordre de recettes ? Dans le cas o lagent est amen rectifier les impositions initiales rsultant soit des dclarations souscrites par le redevable soit dune taxation doffice, ce dernier a-t-il t notifi par lettre recommande avec accus de rception, des motifs, de la nature et du montant dtaill du redressement envisag ? Le redevable a-t-il adress ses observations sur les rectifications dimpositions dans un dlai de 30 jours suivant la date de la rception de la lettre de notification ?
N C T N A I SOUS RUBRIQUE 5 : QUESTIONS RELATIVES AUX RECLAMATIONS, ANNULATIONS ET POURSUITES
Les dcisions portant annulation, dgrvement ou admission en non valeur de tout ou partie de crances autres que celles comprises dans les rles dimpts dEtat, sont-elles tablies et rendues excutoires par les ordonnateurs aprs visa des autorits de tutelle, la demande des redevables ou du receveur, ou doffice lorsquil sagit de faux ou double emploi ?
13
GUIDE DAUDIT DES FINANCES LOCALES A D DT A E

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES

OPERATIONS DE RECETTES RECOUVREMENT
LOCALES DES TAXES

DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 3/3
Guide dexploration
Rponse s Oui/no n
S I A I T T U S S SOUS RUBRIQUE 5 (SUITE) : QUESTIONS RELATIVES AUX RECLAMATIONS, ANNULATIONS ET POURSUITES U
Ces dcisions ont-elles t transmises au receveur dans les conditions suivantes :
un exemplaire est adress au receveur, accompagn des ordres de recettes, deux exemplaires sont transmis au trsorier gnral ou au receveur des finances qui en conserve un et envoie lautre au receveur, un exemplaire est conserv par lordonnateur.
14
2.1.4
Enregistrement comptable des recettes

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES

OPERATIONS DE RECETTES ENREGISTREMENT COMPTABLE DES RECETTES

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 1/2

Guide dexploration
N T SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LENREGISTREMENT COMPTABLE DES RECETTES G M T B C T S
Les ordonnateurs tiennent-ils :
Une comptabilit distincte pour lexcution donne chacun des budgets annexes et aux comptes spciaux ; Un registre par nature doprations de recettes ?
Les ordres de recettes sont-ils enregistrs sur le livre des comptes ? Si la rponse est positive, le livre des comptes comporte-t-il, par rubrique budgtaire :
Un numro dordre ; La date de lmission ; La nature du titre ; La dsignation de la recette ; Le nom du dbiteur ou la rfrence du titre collectif ; Le montant de lordre de recettes ; La date denvoi au receveur ; Le numro du bordereau dmission sur lequel le titre est port ; La date denvoi au trsorier gnral ou au receveur des finances.
Aprs signature de lordonnateur, le livre journal des droits constats au profit de la collectivit locale ou du groupement est-il constitu du quatrime exemplaire des bordereaux dmission ? Les erreurs dans les bases de calcul se traduisant par une diffrence en moins donnent-elles lieu lmission dun titre complmentaire trait dans les mmes conditions que le titre initial auquel il est fait rfrence ? Les erreurs entranant une rduction ou une annulation des produits constats font-elles lobjet dun ordre dannulation ou de rduction ? Si la rgularisation intervient avant paiement de la crance, lordre est-il transmis au receveur sous bordereau dmission spcial qui vient en dduction du total du bordereau dmission des ordres de recettes ? Si la rgularisation intervient aprs paiement de la crance, un mandat est-il mis par lordonnateur ? Si la rponse est positive, le mandat, auquel est annex le titre dannulation, est-il adress au receveur pour excution ?
15

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES

OPERATIONS DE RECETTES ENREGISTREMENT COMPTABLE DES RECETTES

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 2/2

Guide dexploration
N T SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LENREGISTREMENT COMPTABLE DES RECETTES G M T B C T S
Lordonnateur adresse-t-il, trimestriellement, au ministre de lintrieur un relev, par rubrique budgtaire, des missions de recettes ? A la clture de lanne budgtaire, lordonnateur tablit-il le compte administratif de la gestion coule ? Si la rponse est positive, le compte administratif prsente-til, pour la colonne recettes :
Les numros dordre des articles du compte et du budget ; La dsignation des rubriques ; Les prvisions budgtaires ; Le montant des produits, daprs les titres et actes justificatifs, dduction faite des annulations et des admissions en non-valeur ; Le total des recettes par rubriques ?
Quels sont les montants des taxes et impts perus au cours de lexercice prcdent ? Quels sont les restes recouvrer par taxe et impt pour lexercice prcdent ? Une copie certifie conforme du compte administratif est-elle adresse au receveur ?
16
2.1.5
Gestion de la rgie des recettes

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES

OPERATIONS DE RECETTES GESTION DE LA REGIE DES RECETTES

Rponse s Oui/no n
DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 1/2

Guide dexploration
N E T T I SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION DE LA REGIE DES RECETTES
Les rgies de recettes sont-elles institues :
Par dcision du ministre de lintrieur sur proposition de lordonnateur aprs visa du ministre des finances, en ce qui concerne les prfectures, provinces communes urbaines et groupements ; Par dcision du gouverneur sur proposition de lordonnateur transmise avec son avis par le cad de la circonscription aprs visa du receveur des finances, en ce qui concerne les communes rurales ?
Toute perception effectue par le rgisseur donne-t-elle lieu la dlivrance, pour un montant correspondant :
soit dune quittance date et signe extraite dun journal souche, cot et paraph par le receveur ; soit de tickets, plaques, vignettes et autres valeurs dont la possession justifie le paiement des droits ?
Le montant des recouvrements du rgisseur et de ses prposs est-il vers la caisse du receveur au moins tous les 5 jours et chaque fois quil atteint la somme fixe par la dcision de nomination ? Les tickets et autres valeurs, ainsi que les journaux souche, sontils fournis au receveur par lordonnateur ? le receveur a-t-il cot et paraph les registres tenus par le rgisseur, ainsi que les journaux souche destins la perception des taxes et produits de la rgie ? Les journaux souche sont-ils remis au rgisseur par le receveur au fur et mesure des besoins ? sont-ils, aprs puisement, restitus au receveur ? Pour la perception au moyen des tickets ou autres valeurs, est-il fait uniquement usage des valeurs remises par le receveur et prises en charge dans sa comptabilit ? A la fin de chaque mois, le rgisseur tablit-il deux bordereaux de classement des versements effectus pendant le mois au titre de toutes les crances dont la perception lui est confie :
un bordereau correspondant aux perceptions ayant donn lieu la dlivrance de quittance souche, un bordereau correspondant aux perceptions faites par tickets ou autres moyens autoriss ?
17

FASCICULE
TITRE RUBRIQUE
:
: :
AUDIT DES RECETTES

OPERATIONS DE RECETTES GESTION DE LA REGIE DES RECETTES

Rponses Oui/non
DU
: : :
F.REC.01 JANV. 06 2/2

Guide dexploration
N E T T I SOUS RUBRIQUE 1: QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION DE LA REGIE DES RECETTES
Le dernier jour de chaque mois, lordonnateur tablit-il, par article du budget, un tat dcompt des recettes brutes effectues au comptant ou un relev nominatif fournissant la base et le dcompte des perceptions et rappelant le numro et la date des quittances dlivres par le rgisseur ? En ce qui concerne les communes rurales, le rgisseur tablit-il en double exemplaire un bordereau dimputation des versements faisant apparatre, par article budgtaire, les recettes effectues par tickets ou autres moyens autoriss et celles effectues par quittances ? Le receveur sassure-t-il que les versements du rgisseur sont faits aux dates prescrites et correspondent aux produits bruts encaisss ? Le receveur procde-t-il la vrification de la comptabilit et de la caisse et linventaire des tickets, des autres valeurs et des quittances ? Si la rponse est positive, cette vrification et cet inventaire sont-ils faits la fin de chaque trimestre ? Est-ce que les irrgularits ou les infractions ont t releves au cours de ces vrifications ? Si la rponse est positive, quelles sont ces irrgularits ou infractions ? Ont-elles t signales au Ministre de lIntrieur et au Ministre des Finances ? Renseigner et commenter le PV de vrification et la situation dtaille des tickets et vignettes (annexes 1 et 2).
18
ANNEXE 1
SITUATION DETAILLEE DES TICKETS ET VIGNETTES CHEZ LE REGISSEUR A LA DATE DU
TICKETS DESIGNATION QUOTITES
VIGNETTES MONTANT QUOTITES
ENTREES Reprise 1er janv. 200. Reu depuis 1er janv. 200. TOTAL DES ENTREES SORTIES PROVISOIRES : REMIS AUX PREPOSES
SORTIES DEFINITIVES VENDUS PAR LE REGISSEUR VENDUS PAR LES PREPOSES TOTAL SORTIES STOCKS
chez le rgisseur chez les prposs

TOTAL
19
ANNEXE 2
PROCES VERBAL DE VERIFICATION
REGIE DES RECETTES REGISSEUR GRADE VERIFICATION OPEREE LE
: : : :
MONTANT PARTIEL 1)
TOTAUX
Valeurs reprises janvier Valeurs reues janvier... Recettes sur du depuis
au le
1er 1er
2)
quittancier
gnral
Valeurs entre les mains des prposs + rgisseur.. Versements des tickets Versements de quittancier.. recettes recettes par par
Solde (1-2).
3)
Disponibilits prsentes Billets chez rgisseur. Timbres chez collecteurs.. le les
Vignettes chez le rgisseur (ou autres valeurs) .
Total 4) Diffrence (Excdent ou dficit).
20

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