UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA

Dr. Javier Gonzlez Quesada 18 febrero de 2012

Elementos del Proceso Administrativo

Maestra en Administracin de Servicios de Salud Programa del Curso Proceso Administrativo

No todo lo que se enfrenta podr ser modificado, pero nada ser modificado si no se enfrenta James Baldwin
1

Administracin

de

realizaciones

personales,

sino

ayudar a los dems a hacer su trabajo y conseguir logros (Robbins & Coulter,
Definido como El proceso de disear y mantener un 2005). Aquellos dedicados tanto a desde la el

entorno en el que, trabajando en grupos, los grupos cumplan

Administracin,

ambiente interno como el ambiente externo de la organizacin; y en cualquier organizacin y nivel de la misma, deben procurar un aumento de la productividad fundamentada en la eficiencia y eficacia (Koontz & Weihrich, 1998). En la medida en que las personas y trabajen eficaz, de forma

eficientemente objetivos especficos

(Koontz & Weihrich, 1998). La palabra Administracin deriva del latn ad

(hacia,

direccin,

tendencia)

minister (subordinacin, obediencia)

lo cual es entendido en la actualidad como la interpretacin de la de los y

objetivos

organizacin

transformarlos en accin y resultados, siempre basados en garantizar la competitividad (bienes) (Chiavenato, 2007).

eficiente

depender

directamente de la capacidad de quienes ejercen la funcin

administrativa (Chiavenato, 2007). En suma, cada administrador genera

Para Chiavenato como Administrador no existe distincin entre Director, Gerente, Jefe o Supervisor; segn el autor, la esencia del trabajo es la misma para todos ellos. Los autores Robbins y Coulter refieren tambin que para el gerente su trabajo no es

por

mismo,

por

esencia,

las

condiciones que le permiten a otras personas consecucin (subordinados) y realizacin la de

actividades que al final permiten a la organizacin o empresa alcanzar los

 bienes o satisfacciones esperadas, siempre bajo el marco de hacerlo de forma eficiente y eficaz. Ahora, basndose en lo anterior, naci la Teora General de la puede pronosticar o vislumbrar el xito o no del trabajo de un

administrador en una determinada entidad; a saber estas variables son: tareas, tecnologa, estructura, personas, y

ambiente

Administracin (TGA) de la cual los administradores toman un punto de partida para realizar su trabajo y procurar hacerlo de la mejor forma. El autor Chiavenato indica que la TGA les a encargada de estudiar la

competitividad (Chiavenato, 2007). FUNCIONES ADMINISTRATIVAS En la literatura mundial se reconoce que los administradores realizan cinco funciones bsicas, las cuales llevan en s el Proceso Administrativo que se intenta seguir al dirigir una

perspectiva de las variables ms importantes relacionadas organizacin, cmo en una

interaccionan

entre s y su interdependencia.
Las llamadas relaciones de cada

organizacin de cualquier ndole o nivel capital, a continuacin sealo cada una de ellas junto con una breve explicacin de las mismas.

aspecto de la organizacin adquieren un valor agregado, de dichos roces se

Control"
Normas" Medidas" Comparaci!n"

Planeaci!n"
Metas" Objetivos" Estrategias" Planes"

Direcci!n"
Motivaci!n" Liderazgo" Comunicaci!n" Comportamiento individual y grupal"

Organizaci!n"
Estructura" Gerencia de recursos humanos"

Integraci!n de Equipo"
Puestos de trabajo" L#nea de trabajo"
!

Funciones Administrativas Modificado de Robbins y Coulter, 2005.

Planeacin

Esta funcin es la base de toda la administracin, desde ac se tienen

Para Koontz y Weihrich; se trata de seleccionar misiones y objetivos, indicando as que esta funcin

que

advertir

visualizar

si

los

objetivos que se quieren alcanzar son realistas y acordes con la capacidad de la organizacin. Los autores Robbins y Coulter

representa la toma de decisiones. En esta funcin de la administracin se definen las metas, se fijan las

estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y

proponen 8 etapas para esta primera etapa del Proceso Administrativo, a saber:

coordinar las actividades (Robbins & Coulter, 2005).

 1-Identificar un problema: se comparacin se revelan las ventajas y desventajas de cada alternativa. 6-Seleccionar una alternativa: as como lo dice, se selecciona la mejor alternativa, la que gener el 2-Identificar los criterios de total mayor de la etapa anterior. 7-Implementar la alternativa: es poner en marcha, y con entusiasmo, la decisin tomada. 8Evaluar la eficacia de la

hace conciencia del problema al compara el estado actual con la situacin en la que deberan o quisieran estar.

decisin: estos son los que definen lo que es pertinente en una decisin; en general son criterios especficos que los mismos administradores

deciden considerar para planificar resultados de una decisin. 3-Asignar pesos a los criterios: cada criterio indicado anteriormente debe ser priorizado, se le asignar un

decisin: la evaluacin final que permite saber si se resolvi el

problema inicial. Organizacin

peso a cada uno de estos segn su

importancia. 4-Desarrollar alternativas: segn estos autores, quien toma la decisin, tiene que enumerar una lista de las alternativas problema. 5-Analizar las alternativas: es una evaluacin basada en los criterios de las etapas 1 y 2, con esta 5 que resuelvan el En la Organizacin hay que La segunda funcin administrativa, indica la asignacin de cada especial una de y las

clasificada

personas que desarrollan un papel en la empresa.

determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde

 se toman las decisiones (Robbins & Coulter, 2005) Un aspecto a resaltar es que La

Pues as como cada uno de nosotros tiene un solo cuerpo con muchos miembros, y no todos estos miembros desempean la misma funcin. Romanos 12:4.
Integracin de personal

estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizarse la asignacin de todas las tareas

necesarias para el cumplimiento de las metas, () (Koontz & Weihrich,

1998). Entran en juego ahora los

Segn la literatura de consulta esta funcin es citada por Koontz y Weihrich, mas no lo hacen

Chiavenato ni Robbins y Coulter. En Departamentos, la Especializacin del trabajo, la Cadena de mando y Amplitud de control de cada gerente. Estos aspectos son fundamentales en toda corporacin, ya sea con fines de lucro o no, cada empresa debe asignar segn las capacidades y facilidades de las personas que forman parte de ella, las tareas y funciones que se deben realizar; en palabras ms sencillas, no todos pueden, ni deben, hacer lo mismo en una organizacin. Existe un principio bblico notable de la Organizacin, que a manera de ejemplo cito a continuacin: 6 la estructura organizacional (Koontz & Weihrich, 1998). Por lo que si bien es cierto que con se la relaciona funcin de ocupados los puestos contenidos por s, implica llenar y mantener

ampliamente

Organizacin, tambin concuerdo con los primeros autores al sealarla como una funcin aparte que le permite a la compaa llevar una lnea de trabajo estable tanto para ella como para los empleados, y esto gracias a la actividad de una persona que administra que se puedan llevar a cabo esas labores.

 Esta Direccin es la funcin que de la en los Por todo esto, vienen a importar trminos como Productividad de los empleados, Satisfaccin, Ausentismo, Actitud, Rotacin, Aptitud, administracin motivar a los consiste

subordinados;

Personalidad, Trabajo de grupo, entre otros; como administrador y lder se debe conocer bien el equipo de personas con quienes se trabaja para disponer de ellos, no slo de la produccin material sino tambin de las condiciones sociales y psicolgicas de cada uno de ellos. Control

administradores deben influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicacin otra y ocuparse manera de del

cualquiera

comportamiento de los empleados (Robbins & Coulter, 2005). Para Koontz y Weihrich, es el hecho

de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
Ac la relacin interpersonal del administrador juega su papel ms importante, es a ellos a quienes les corresponder liderar un grupo Como funcin implica la necesidad de revalorar los actos realizados y

compararlos con las metas y planes que ya haban sido programadas de antemano; para Koontz y Weihrich; consiste en medir y corregir el

desempeo

de

individual

organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. El

administrador debe al mismo tiempo contribuir a la correccin de los extravos en la meta a seguir.

compuesto por diversas personas, con diferentes aptitudes y problemas, y al mismo tiempo cumplir con las metas trazadas por la organizacin.

 Como Controlador, el administrador debe vigilar el desempeo actual, compararlo con la norma y base de los esfuerzos individuales. Es el administrador quien concilia las diferencias entre los individuos y permite armonizar los intereses de cada uno de ellos. La Coordinacin debe estar presente Por qu es importante el control? Porque es el vnculo final de en las en cada una de las funciones de los administradores, este trabajo de

emprender las acciones que hicieran falta para lograr lo que desde un inicio se esperaba.

funciones de la gerencia (Robbins &

Coulter, 2005); alguna vez anot que el Control es bsicamente ver el pasado, revisar el presente y planificar el futuro. Para realizar un buen Control se deben conocer las normas esperadas como estndar, la mediciones

conciliacin y armonizacin va ms all de las relaciones interpersonales, incluye tambin la necesidad de prever que los procesos de logstica y manufacturacin sean realizables en la manera ms eficaz y

eficientemente posible. Los autores Robbins y Coulter indican que la Coordinacin es una constante en cada una de las funciones de la administracin. ORGANIZACIN Una Organizacin representa un

necesarias de desempeo y hacer la comparacin correcta para no perder el hilo del inters que sigue o rige a una determinada organizacin. (Coordinacin)

Para algunos es una Sexta Funcin, para otros, como Koontz y Weihrich; es la esencia de la Administracin, lleva al logro de metas grupales a

grupo de personas que trabajan en comn para generar un supervit, es

decir las utilidades o 8

 satisfacer las necesidades y prestacin de servicios. (Koontz & Weihrich, 1998). Como organizacin, se debe aclarar la estructura que la compone, deben ser explcitas las relaciones laborales de los miembros que la conforman (Robbins & Coulter, 2005). Como cualquier grupo, siguen metas grupales, las cuales se esperan Eficacia En trminos de bsicos, seala la las con la debida consideracin de la calidad (Koontz & Weihrich, 1998). De este punto desprendemos los dos aspectos que ms inters deben tener los dedicados a la administracin: Eficacia y Eficiencia.

necesidad

completar

actividades para conseguir las metas u objetivos de la organizacin; Hacer

alcanzar con la menor cantidad de

tiempo,

dinero,

materiales

las cosas correctas (Robbins & Coulter,

2005),

insatisfaccin personal, o la meta deseada en la mayor medida con los recursos disponibles
(Koontz &

El

cumplimiento

de

los

objetivos (Koontz & Weihrich, 1998).

Eficiencia Este trmino se refiere a la capacidad de obtener mayores resultados con la

Weihrich, 1998).

PRODUCTIVIDAD La definicin se

mnima inversin; hacer bien las

cosas (Robbins & Coulter, 2005). Como

en cualquier situacin, los gerentes tienen recursos limitados (o escasos), por esto se debe lograr utilizarlos al mximo sin desaprovechar o trazadas; basa en la relacin que tienen los

productos e insumos logrados por la finalidad de las metas

desperdiciarlos. El logro de las metas 9

pensado en un perodo especfico y

con la menor cantidad de recursos

(Koontz & Weihrich, 1998). De la lectura consultada,

Coulter: En tanto que la eficiencia

concierne a los medios para hacer las cosas, la eficacia tiene que ver con los fines, con la consecucin de las metas de la organizacin (Robbins & Coulter,
2005).

probablemente quien mejor explica o ! ! representa estos componentes de la ! ! Administracin sean Robbins y !

E$ciencia #medios% " Aprovechamiento de recursos " Pocos desperdicios"

E$cacia #$nes% " Consecuci!n de metas " Grandes logros"

La adminitraci!n se esfuerza por: " desperdiciar pocos recursos #e$ciencia% " conseguir todas las metas #e$cacia%"
! ! !
Eficiencia y Eficacia en la Administracin. Modificado de Robbins y Coulter, 2005.

proponen que el Administrador debe CIENCIA O ARTE? Koontz y Weihrich; proponen que es un arte por el hecho de saber utilizar conocimientos organizados de Administracin, clasificados entendida los cuales una el son

como como

ciencia; de

cmo

conjunto

hacer algo , pero

aunado a esto

conocimientos acumulados bajo la aplicacin del mtodo cientfico 10

 (hiptesis experimentacin APORTES HISTRICOS Aunque este ensayo no profundiza en cada una de las teoras s que de es el esta

resultados - anlisis), por lo que para estos autores la Administracin se complementa por Arte y Ciencia, por lo que estas no se excluyen entre s. Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola, el arte se define como la virtud, disposicin y importante desarrollo

administracin, sealar de ac

disciplina/arte/ciencia ha sido una constante gradual y que no se ha estancado an; en la siguiente pgina sealo como ejemplo de este proceso una lnea cronolgica de algunas de esas teoras de la administracin. Se destaca a Henri Fayol como padre de la teora moderna de la

habilidad para hacer algo. Tambin como la manifestacin de la actividad humana mediante la cual se expresa una visin personal (), visto de estas formas se pueden entender el porqu se considera un arte, a la son

administracin

necesarias ciertas habilidades, o mejor an, virtudes para implementar en una organizacin las de cualquier que le

Administracin; su creencia era que la Administracin comn humano, de en es una actividad

tamao

condiciones

todo las

emprendimiento empresas, los

permitan generan ganancia (bienes o servicios) a partir de ciertos recursos, ya sabidos limitados.

gobiernos y an en los hogares (Robbins & Coulter, 2005).

11

Se destaca a Henri Fayol como padre

de

la

teor!a

moderna

de

la

De Fayol nacen algunos principios Administraci"n; de #l nacen algunos

%/0*.

Administraci"n Cient!-ca.

fundamentales en la organizacin y el

principios

fundamentales y
de la y Weihrich,

en

la

desarrollo

organizaci"n

administrativo Koontz

desarrollo

%/0/.

Burocracia.

actualidad, mencionan

administrativo

algunos

de

aportes

la

actualidad$

%/%1.

Cl+sica. Relaciones Humanas. Estructuralista.

Koontz$ et importantes de estos: al$ mencionan algunos importantes de estos:

1. Autoridad y Responsabilidad: la primera basada de Factores Oficiales (segn su puesto) y

%/*).

%& Autoridad y Responsabilidad: la primera basada de Factores

(de acuerdo a la

%/,2.

Personales

inteligencia, experiencia, etc); y la

Oficiales 'puesto( y Personales

%/3%. %/3* . %/3,.

Sistemas. Enfoque Sociot#cnico.

'inteligencia$ experiencia$ etc(; y segunda desprendida de la propia

Autoridad segunda que la Administrador. 2. Unidad de tiene el desprendida

de la

propia Autoridad que tiene el Administrador&

Mando: los

Neocl+sica.

empleados reciben rdenes de un solo superior.

)& Unidad de Mando: empleados solo

%/32.

Conducrtual. Desarrollo Organizacional. Contingencia. Nuevos Enfoques.

reciben "rdenes 3. Jerarqua: cadena de rango de un del

ms bajo al ms alto. superior&

%/1).

4. Espritu de cuerpo: basado de rango del *& Jerarqu!a: cadena en el principio

%/2).

m+s bajo al m+s alto&

de

unidad

la

importancia del trabajo en equipo.

,& Esp!ritu de cuerpo: basado en

%//0.
Adems se conocen de de unidad el principio Fayol las funciones bsicas de una empresa: Tcnicas (produccin (compra de y bienes), venta), 12

la

importancia del trabajo en equipo&

Principales teoras del pensamiento administrativo. Modificado de Chiavenato, 2007

Comerciales

 Financieras (gestin de capital), de Seguridad (proteccin de los bienes), Contables costos (inventarios, y registros, y que aunque no sea algo negativo, tampoco sea necesariamente positivo en la actualidad, las empresas tienen una constante la y lucha por la

estadsticas)

Administrativas (direccin, siempre por encima de las otras funciones) (Chiavenato, 2007). ACTUALIDAD Probablemente, es hasta ahora que el proceso administrativo se haya

competencia, innovacin abierto las

globalizacin, han

productividad puertas de

muchas

compaas para que desarrollen ms, lo cual hasta hace algunos aos, probablemente no era de esperar como gerente empresarial. Sin duda alguna, la tecnologa en su avance tan esplndido de los ltimos aos, ha permitido que dicho proceso tenga tanto xito; ha sido gracias al desarrollo de cientos de

entendido tanto; es hasta ahora que se logra ver en muchas empresas u organizaciones que se mantengan altos niveles de produccin y al mismo tiempo altos niveles de

ganancia. Ha habido cambios importantes con el tiempo, algunos negativos mayores amenazas a la seguridad institucional y personal de los administradores; otros ms positivos como que exista un mayor nfasis en la tica de la organizacin y administracin,

componentes, maquinaria, accesorios, comunicacin e informtica que el proceso administrativo, hoy por hoy, se haya convertido de en la

disciplina/arte/ciencia

mayor

inters en toda organizacin en el mundo. Al mismo tiempo, las nuevas

tambin ms cantidad de recursos tecnolgicos; y no hay que olvidar

propuestas y la libertad que se ha tenido para implementarlas 13

 demuestra la importancia de todos esos nuevos administradores en su bsqueda de satisfacer los objetivos trazados. Robbins y Coulter sealan que Los gerentes exitosos actuales administrador es la figura que da vida y lnea al texto de Koontz y Weihrich. Esta imagen implica la estructuracin interna de la organizacin, con sus metas e intereses de los altos

deben ser capaces de fundir los enfoques administrativos empricos con las metodologas nuevas.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO La representacin grfica que mejor seala los movimientos del

administrativos, las mismas funciones administrativas de cada gerente en su propio nivel; al mismo tiempo que la conjuga con el llamado Ambiente

Externo, representando como ste

puede afectar la actividad funcional en cualquier nivel de la organizacin.

INSUMOS" &' Humanos" ('Capital" )' Administradores"

Conocimiento y metas administrativas# uso de los insumos "*' Tecn!logos" Teor$a y pr%ctica de la Administraci!n global"
Tambi+n une la organizaci!n con el medio externo"

Planeaci!n"

Revitalizaci!n del sistema"

Organizaci!n" Integraci!n del Personal" Direcci!n" Control"

Comunicaci!n"

Ambiente Externo"
VARIABLES" &' Oportunidades" ('Restricciones" )' oOtras"

Generar productos"

Bienes" Servicios" Utilidades" Otros"

Ambiente Externo"

! ! !

Enfoque de sistemas de la administracin. Proceso Administrativo. Modificado de Koontz y Weihrich, 1998. 14

BIBLIOGRAFA Chiavenato, I. (2007). Introduccin a la Teora General de la Administracin (Stima ed.). Mxico DF: McGraw-Hill. Koontz, H., & Weihrich, H. (1998). Administracin - Una Perspectiva Global (11a ed.). Mxico DF: McGraw-Hill. Robbins, S. P., & Coulter, M. (2005). Administracin (Octava ed.). Mxico Df: Pearson Educacin.

CONSULTA EN LNEA http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=arte http://es.wikipedia.org/wiki/Arte http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=administraci %F3n http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=ad

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