Artculo 70.

"El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educacin permanente y la enseanza cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas las etapas del proceso de creacin de la identidad nacional". Artculo 71. "La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...". Artculo 72. "El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecer los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y

reglamentar los derechos especiales que pudieran tener los grupos tnicos asentados en territorios de riqueza arqueolgica. Artculo 74. "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley". Artculo 94. "La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la Constitucin y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negacin de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos". Artculo 95. "La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Toda persona esta

obligada a cumplir la Constitucin y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano: Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; Respetar y apoyar a las autoridades democrticas legtimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacfica; Participar en la vida poltica, cvica y comunitaria del pas;

Propender al logro y mantenimiento de la paz; Colaborar para el buen funcionamiento de la administracin de la justicia; Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un ambiente sano; Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad". Artculo 112. "Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin oficiales; de uso de los medios de comunicacin social del Estado de acuerdo con la representacin

obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de rplica en los medios de comunicacin del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques pblicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participacin en los organismos electorales..." Artculo 113. "Son Ramas del Poder Pblico, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Adems de los rganos que las integran existen otros, autnomos e independientes, para el cumplimiento de las dems funciones del Estado. Los diferentes rganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armnicamente para la realizacin de sus fines". Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de tica mdica. Artculos Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clnicas.

Ley 23 de 1982. Artculo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85) Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 31de 1992. Artculos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservacin de documentos del Banco de la Repblica. Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982. Ley 23 de 1995. Artculo 37. Facturaelectrnica. Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin pblica y

se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa. Artculos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos. Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administracin de justicia. Artculo 95. Sobre el uso de la tecnologa, medios tcnicos, electrnicos, informticos y telemticos en la administracin de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 527 de 1999. Artculos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio

electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico Artculo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las rdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar

y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. No.22. Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin. Artculo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor pblico le est prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, as como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones. No. 21. Dar lugar al

acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera. Artculo 22. Sobre administracin y conservacin de los archivos de las entidades financieras pblicas en liquidacin. Ley 951 de 2005. "Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestin" Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccin General de Impuesto Nacionales. Artculo 633. Informacin en medios magnticos. Para efectos del envo de la informacin que deba suministrarse en medios magnticos, la Direccin General de Impuestos Nacionales prescribir las

especificaciones tcnicas que deban cumplirse. Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero y se modifica su titulacin y numeracin. Artculo 93. Red de oficinas. Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisin, clculo, redencin y dems condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artculos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993. Artculo 47. Archivos laborales informticos. Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrnica.

Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedicin de licencias de construccin y urbanismo. Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en Colombia. Circular AGN No. 2 de 1997. Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos. 1.2 MARCO NORMATIVO DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

En este aspecto se contemplarn las normas que especficamente se relacionan con los procesos de la gestin documental: 1. PRODUCCIN DOCUMENTAL Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Cdigo Penal Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los documentos pblicos. Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Cdigo de Procedimiento Penal Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico.

Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Cdigo de Comercio Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artculo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de Comercio Decreto 2150 de 1995 Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta hmeda. NTC 1673 "Papel y cartn: papel para escribir e imprimir". NTC 2223:1986 "Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir".

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas". NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales. NTC 4436 "Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad" 2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS Constitucin Poltica Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden comunica, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995. Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. 3. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin. Acuerdo 060 de 2001.

Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales. 4. TRAMITE DE DOCUMENTOS Constitucin Poltica. Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones. Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin. Decreto 2150 de 1995. Artculos 6, 16, 17, 22.

Artculo 25. Establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. Decreto 1222 de 1999 Artculo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos administrativos. 5. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. Artculo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarn que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen

convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrn multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. Artculo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrn lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos pblicos y los dems detalles relativos a los mismos. Ley 80 de 1993. Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La accin civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50, 51,52 y 53 de esta Ley prescribir en el trmino de veinte (20) aos, contados

a partir de la ocurrencia de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte (20) aos. Cdigo de Comercio. Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D. Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional. Artculo 36. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Acuerdo AGN 007 de 1994. Artculo 18. A "Reglamento General de Archivos" que crea el Comit Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integracin y le fija las funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD. Acuerdo AGN 12 de 1995. "Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora" Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD. Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio. Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de servicios de archivo. Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental en desarrollo del

artculo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relacin con la integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondos acumulados. Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo. Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin de historias laborales. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organizacin de historias laborales. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comit de Transferencias

de la Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin. Resolucin MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la Histrica Clnica. (Expedida por el Ministerio de Salud) Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN. Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo del Archivo General de la Nacin. Resolucin MinProteccin Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999. NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica.

NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos. 6. CONSULTA DE DOCUMENTOS Constitucin Poltica. Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin. Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra. Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley. Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de

acceso a la informacin y a la documentacin oficiales... Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades pblicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les estn confiados por razn de su empleo. ART. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarn dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extender, pero se reservar en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregrsele al interesado. De los certificados se dejar copia en un libro de papel comn. ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretaras y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carcter de

reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspeccin de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de sta. Ningn empleado podr dar copia de documentos que segn la Constitucin o la ley tengan carcter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa. Ley 57 de 1985. Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de informacin. Decreto 2126 de 1992. Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta. 7. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS Constitucin Poltica. Artculo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un ambiente sano. Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Cdigo Procedimiento Civil. Artculo 251. "Distintas clases de documentos. Son documentos los

escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares". Ley 47 de 1920. Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981. Artculos 1,2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante microfilmacin.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales. LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector pblico nacional y se dictan otras disposiciones. Artculo 74. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. La reproduccin impresa de imgenes pticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos sealados en el Artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".

Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales establecern medidas para preservar contratos. Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artculo 4. Definicin de Patrimonio Cultural de la Nacin. Artculo 12. Del Patrimonio Bibliogrfico, Hemerogrfico, Documental y de Imgenes en Movimiento. Cdigo de Comercio. Artculos 48 y 60. Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Decreto 1798 de 1990 Artculo 31. Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos. Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticacin de documentos originales y el uso de sellos; prohbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. Acuerdo AGN 007 de 1994. "Reglamento General de Archivos". Artculo 23. "Valoracin documental" que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin.

Artculo 60. "Conservacin integral de la documentacin de archivos." Los archivos debern implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final. Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservacin. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. 8. DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS Constitucin Poltica de 1991

Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artculo 70. CN Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin. Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado.

Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin. Ley 39 de 1981. Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Ley 80 de 1993.

Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que demanden la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier

documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio. Decreto 264 de 1963. Defensa y conservacin patrimonio. Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para conservacin de archivos. Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros.

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias. Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida. Acuerdo AGN 007 de 1994. "Reglamento General de Archivos". Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos, determina su integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artculo 23. "Valoracin documental". Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin. Artculo 25. "Eliminacin de documentos" que se entiende como la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico.

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. NTC 3723. Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin. NTC 4080. Micrografa. Smbolosgrficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes. NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238. Micrografa: microfilmacin de series: Procedimientos de operacin.

El programa de gestin documental

La Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos define la gestin documental como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. El Archivo General de la Nacin como entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica en el marco del Sistema Nacional de Archivos y conforme a lo establecido en el artculo 21 de la Ley 594 de 2000, est desarrollando "La gua para la implementacin de un programa de gestin documental" y en

ese sentido, se orientar el programa de gestin documental definido como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos. La gua Incluye: Objetivos: Normalizar de forma sistemtica el programa de gestin documental para orientar a las entidades y hacer ms eficiente su implantacin. Definir el Programa de Gestin Documental (PGD), en trminos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de

informacin, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el Programa de Gestin Documental, metodologa y los procedimientos que orienten armnicamente su desarrollo en una institucin. Sealar la normatividad vigente, las orientaciones metodolgicas impartidas por el Archivo General de la Nacin y dems normas aplicables a la gestin documental. Marco legal: Se constituye en un elemento indispensable para que el programa de gestin documental pueda ser adoptado de manera apropiada, bajo el cumplimiento de las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nacin y las dems normas aplicables en cada caso especfico.

Componentes: Consideraciones bsicas de tipo administrativo, econmico y archivstico. Aspectos de planeacin relacionados con la necesidad de un diagnstico y los requisitos previos al PGD. La adopcin e implementacin de las tablas de retencin documental. La inclusin de las unidades de correspondencia como parte integral de la gestin documental. La formacin de archivos segn el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestin, Central e Histrico) Los procesos de un programa de gestin documental y sus correspondientes flujos de informacin: Produccin documental, Recepcin de documentos, Distribucin de documentos, Trmite de documentos, Organizacin de documentos, Consulta

de documentos, Conservacin de documentos y Disposicin final de documentos. La implementacin y seguimiento de un PGD

Procesos de un programa de gestin documental

Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico): 1. PRODUCCIN DOCUMENTAL DEFINICIN: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia y la normalizacin de la produccin documental 2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registr con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. 3. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos 4. TRMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones 5. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos archivsticos de: 1. Clasificacin documental. "Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad" 2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. 3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin.

La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final. 6. CONSULTA DE DOCUMENTOS: DEFINICIN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o

remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico. La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de

obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices. 7. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente

documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin. 8. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su

conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas. Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta: Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en casos tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las unidades

administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeacin quienes conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos.

Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas. ACTIVIDADES: La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y

polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. (Mini- manual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. P.88.) Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos

de carcter representativo, para su conservacin permanente. Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL En el Artculo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades debern establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia.

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones, de tal manera, que stos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Adems las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica. Es importante hacer nfasis en que ninguna comunicacin oficial podr

salir de las entidades por va diferente a la de las unidades de correspondencia.

Formacin de archivos segn el ciclo vital de los documentos

La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formacin de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico. ARCHIVO DE GESTIN "Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados". Ley 594 de 2000. ARCHIVO CENTRAL

"En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general". Ley 594 de 2000. ARCHIVO HISTRICO "Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente". Ley 594 de 2000.

Anexo
ANEXO 1 RELACIN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA Contra lo que suele creerse, en la legislacin colombiana existen no pocas

disposiciones atinentes a los archivos de gestin, centrales e histricos. La dispersin de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obligados a observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos constitucionales, legales y obligatorios que tienen que ver con los archivos. Por su parte, los responsables de esto no pueden actuar frente a las autoridades del orden municipal, departamental o nacional en demanda de la atencin que requiere el trmite documental o el patrimonio histrico de la Nacin. Con esta breve relacin el Archivo General de la Nacin desea informar a las autoridades, archivistas, funcionarios y ciudadanos en general, acerca de los ms importantes preceptos y las normas esenciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la participacin de todos se cumplan las disposiciones

vigentes y se avance en la construccin de la poltica archivstica en nuestro pas. El cumplimiento y respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitucin Poltica de Colombia, como el Derecho a la Informacin (art. 20), Derecho de Peticin (art. 23), Acceso a los Documentos Pblicos (art. 74), sern posibles si en la Administracin Pblica se establece una verdadera y responsable organizacin tcnica de los archivos en todos sus niveles, que sirva para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno la informacin requerida por los ciudadanos. Los archivos de gestin y centrales son fundamentales para la administracin pblica y la guarda de los derechos ciudadanos y los archivos histricos conservan la memoria colectiva que es esencial para la identidad de la Nacin. Por tales razones a ningn ciudadano y

tanto menos a ningn funcionario le pueden ser indiferentes, desde su produccin hasta su disposicin final, sea esta la eliminacin o la conservacin permanente. Por todo lo anterior, invitamos muy especialmente a los funcionarios de la administracin pblica y a los archivistas a consultar entre otras las siguientes disposiciones referenciadas a continuacin, para sustentar la elaboracin de proyectos y la definicin de acciones archivsticas que hagan de los archivos centros de informacin tiles para la gestin administrativa y partes fundamentales del patrimonio cultural del pas. CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA Artculos: 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112, 313

LEYES Ley 4 de 1913: Obligacin de las entidades oficiales con relacin a inventarios de los documentos de archivo, acceso a los documentos pblicos. (Artculos 289, 315, 316, 320 y 337) Ley 43 de 1913: Provee a la conservacin de ciertos documentos oficiales Ley 47 de 1920: Proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 45 de 1923: Conservacin de documentos bancarios. (Artculo 99) Ley 40 de 1932: Registro y reformas civiles de las personas (Artculo 29) Ley 14 de 1936: Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural

Ley 163 de 1959: Proteccin del patrimonio cultural Ley 39 de 1981: Microfilmacin y certificacin de archivos (Artculos 1, 2, 3 y 4) Ley 23 de 1981: Regula archivos de las historias clnicas (Artculos 33, 34 y 35) Ley 23 de 1982: Derechos de Autor (Artculo 2) Ley 57 de 1985: Publicidad y acceso a los documentos pblicos (Artculos 1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27) Ley 63 de 1986: Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales. Ley 6 de 1992: Reforma Tributaria Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables (Artculo 74)

Ley 31 de 1992: Publicidad, reserva y conservacin documentos del Banco de la Repblica. (Artculos 54 y 55) Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nacin de la Nacin. Ley 80de 1993: Estatuto de Contratacin Administrativa (Artculos 39 y 55) Ley 44 de 1993: Derechos de autor funcionarios pblicos (Artculo 10) Ley 190 de 1995: Faltas y delitos en archivos (Artculos 27 y 79) Ley 270 de 1996: Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en los despachos Judiciales (Artculo 95) Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrnico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de

certificacin (Artculos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13) Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. Ley 734 de 2002: Cdigo nico Disciplinario (Artculo 34 Num. 1, 5 y 22 Artculo 35 Num. 8, 13 y 21). Ley 795 de 2003: Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (Artculo 22). Ley 951 de 2005 Por el cual se crea el acta de informe de gestin DECRETOS Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio Decreto 3354 de 1954: Restringe adulteracin, recorte y doblez de microfilmes y prohbe la incineracin de documentos microfilmados.

Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico, monumentos. Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial (Artculos 106, 107, 113, 114 y 115) Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas (Artculos 8, 13 al 16) Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos (Artculos 1 a 5) Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnticos en la informacin tributaria (Artculo 633) Decreto 1798 de 1990: Conservacin de libros y papeles de los comerciantes (Artculos 31 a 33)

Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artculo 51) Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (Artculo 96) Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tecnolgicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable (Artculos 123 y 134) Decreto 855 de 1994: Contratacin Pblica (Artculo 3) Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro nico de Proponentes (Artculo 11) Decreto 1584 de 1994: Documentacin e informacin

estrictamente indispensable. Pargrafo. Conservacin de documentos. Registro proponentes Cmara de Comercio. Decreto 1382 de 1995: Tablas de retencin documental y transferencias al Archivo General de la Nacin Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticacin de documentos originales y uso de sellos, prohbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; limitar el Uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos. (Artculos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29) Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informticos (Artculos 1, 47, 49 y 62)

Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrnicas Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 1725 de 1997: Divisin de documentos DIAN (Artculo 54) Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de los empleados Decreto 254 de 2000: Expide el rgimen para la liquidacin de las Entidades Pblicas del Orden Nacional (Artculo 39) Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de informacin administrativa del sector pblico SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida (Artculo 12)

Decreto 221 de 2004 Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesin y liquidacin forzosa administrativa Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Da Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados ACUERDOS EXPEDIDOS POR EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de Archivos Acuerdo 08 de 1995: Reglamenta la transferencia de la documentacin

histrica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin. Acuerdo 09 de 1995: Reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin. Acuerdo 12 de 1995: Modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora". Acuerdo 11 de 1996: Establece criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo 09 de 1997: Reglamenta el procedimiento para la evaluacin de las Tablas de Retencin Documental. Acuerdo 47 de 2000: Desarrolla el artculo 43 del captulo V Acceso a los Documentos de Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos

"Restricciones por razones de Conservacin". Acuerdo 48 de 2000: Desarrolla el artculo 59 del Captulo 7 "Conservacin de documentos...", del Reglamento General de Archivos sobre conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. Acuerdo 49 de 2000: Desarrolla el artculo 61 del captulo 7 "Conservacin de Documentos... ", del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de edificios y locales destinados a archivos" Acuerdo 50 de 2000: Desarrolla el artculo 64 del ttulo VII "Conservacin de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".

Acuerdo 56 de 2000: Desarrolla el artculo 45 "Requisitos para la Consulta", del captulo 5 "Acceso a los documentos de archivo", del Reglamento General de Archivos Acuerdo 60 de 2001: Establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Acuerdo 16 de 2002: Se dictan disposiciones para el manejo de los archivos pblicos de las Cmaras de Comercio. Acuerdo 37 de 2002: Establece las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3

de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 38 de 2002: Desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y archivos. Acuerdo 39 de 2002: Regula el Procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 41 de 2002: Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo, de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 42 de 2002: Establece criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplan con

funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 15 de 2003: Adiciona un pargrafo al artculo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 Integracin Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin. Acuerdo 02 de 2004: Establece los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados. CIRCULARES Circular 01 de 1997: Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en Colombia. Circular 02 de 1997: Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos

Circular 01 de 1998: Creacin y desarrollo del Archivo General del Municipio Circular 03 de 2001: Transferencias de la documentacin histrica de los archivos de los Organismos del Orden Nacional al AGN Circular 01 de 2002: Sugerencias de acciones a considerar para la presente vigencia en el Plan operativo de los Consejos Departamentales de Archivos. Circular 07 de 2002: Organizacin y conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular 01 de 2003: Organizacin y conservacin de los documentos de archivo Circular 04 de 2003: Organizacin de la Historias Laborales

Circular 012 de 2004: Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003 (Organizacin de la Historias Laborales) Circular 01 de 2004: Inventario de documentos a eliminar RESOLUCIONES Resolucin 142 de 1996: Crea el Comit Nacional de Archivos de Educacin Superior del Sistema Nacional de Archivos. Resolucin 033 de 1997: Crea el Comit Nacional de Archivos Eclesisticos, de Iglesias, Cultos y Religiones. Resolucin 147 de 1997: Crea el Comit de Transferencias de la Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin.

Resolucin 049 de 1998: Crea el Comit de Gestin de Documentos del Sistema Nacional de Archivos. Resolucin 068 de 1998: Modifica el numeral 7 del artculo 2 de la Resolucin 142 de 1996. Resolucin 1995 de 1999: Establece normas para el manejo de la Historia Clnica. (Expedida por el Ministerio de Salud) Resolucin 081 de 2001: Adopta el programa de Gestin Documental y se aprueba la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN. Resolucin 019 de 2003: Reglamenta el Gestin de Documentos del Sistema Nacional de Archivos, creado por la Resolucin 049 del 16 de febrero de 1998. Resolucin 083 de 2004: Conforma el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo del Archivo General de la Nacin.

NORMAS TCNICAS NTC 4095: Norma General para la Descripcin Archivstica NTC 3723: Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Tcnicas de operacin. NTC 4080: Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes. NTC 4436: Informacin y Documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad NTC 5029: Norma sobre Medicin de Archivos NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238: Normas sobre reprografa. Microfilmacin Series. Procedimiento de operacin DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CDIGOS COLOMBIANOS Cdigo de Procedimiento Civil: Artculos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264, 268, 269, 272, 273, 279, 281, 282. Cdigo Penal: 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291, 292, 293, 294, 309, 192, 194 Cdigo Procedimiento Penal: 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275 Cdigo Contencioso Administrativo: 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29 Cdigo de Comercio: 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619

Cdigo Sustantivo del Trabajo: 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488,489

Bibliografa
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artculo 43 del Captulo V "Acceso a los Documentos de Archivo", del AGN del Reglamento General de Archivos sobre "Restricciones por razones de conservacin --------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 "Conservacin de Documentos" del Reglamento General de Archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos". --------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artculo 45, "Requisitos para la Consulta" del capitulo V,

"Acceso a los documentos de archivo", del reglamento general de archivos. --------. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones Oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas --------. Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la --------. Acuerdo No. 042. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las Entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental

Y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 --------. Acuerdo No. 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos Acumulados --------. Archivos bancarios: memorias. Bogot: AGN, 2002. --------. Archivos de historias clnicas: memorias. Bogot: AGN, 2002. --------. Archivos de historias laborales: memorias. Bogot: AGN, 2001. --------. Archivos de la educacin superior: memorias. Bogot: AGN, 1998. --------. Cartilla de clasificacin documental. Bogot: AGN, 2001 --------. Comit Tcnico de Gestin de Documentos del SNA. Metodologa para implementar un programa de

Gestin de documentos: texto enriquecido. 2004. --------. Y Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Circular No.004 DE 2003 Organizacin de las Historias laborales --------. Divisin de Clasificacin y Descripcin. Proceso de elaboracin de instrumentos de consulta en el AGN. 2004. --------. Gestin de la correspondencia: memorias. Bogot: AGN, 2002. --------. Gestin documental: bases para la elaboracin de un programa. Bogot: AGN, 1996. --------. Gua de conservacin preventiva de nuevas tecnologas. Bogot: AGN, 2004.

-------. Gua para la administracin de comunicaciones oficiales. Bogot: AGN, 2003. -------. Gua para la conservacin preventiva de archivos. Bogot: AGN, 1997. ------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Concepto tcnico sobre uso de tintas. 2001 ------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Documento por el cual se establecen las especificaciones tcnicas para Las unidades de conservacin. 2005 ------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Sistema Integrado de Conservacin. 2005 --------. Grupo de Correspondencia y Archivo. Gua para la organizacin de los archivos de gestin y transferencias Documentales: documento de trabajo. 2004

--------. Grupo de Correspondencia y Archivo. Proyecto de cartilla de aplicacin de tablas de retencin documental. 2003 --------. Introduccin a la archivologa. Bogot: AGN, 1997. --------. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. --------. Los archivos y la administracin pblica: memorias. Bogot: AGN, 1997. --------. Los archivos y las nuevas tecnologas: memorias. Bogot: AGN, 2001. --------. Manual de organizacin de fondos acumulados. Bogot: AGN, 2004. --------. Ordenacin documental. Bogot: AGN, 2003. --------. Pautas para diagnstico integral de archivos. Bogot: AGN, 2003.

--------. Pautas para el establecimiento de polticas y planes de automatizacin de archivos. Bogot: AGN, 1998. 53 p. --------. Pautas para la organizacin de archivos municipales. Bogot: AGN, 2000. --------. Pautas para utilizacin de microfilm. Bogot: AGN, 1994. --------. Qu es una transferencia: [folleto]. AGN, 2004) --------. Reglamento general de archivos. 3 ed. Bogot: AGN, 2003 --------. Relacin de normas sobre archivos en Colombia. Bogot: AGN, 2004 --------. Resolucin N 026 de 2004. Por la cual se expide y adopta el Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nacin

--------. Resolucin N 089 de 2003. Por el cual se expide el reglamento para el uso de Internet y correo electrnico En el Archivo General de la Nacin --------. Servicios de archivo: acceso y difusin de la informacin. Bogot: AGN, 1994. --------. Tablas de retencin y transferencias documentales: versin actualizada. Bogot: AGN, 2001. 92 p. CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992. 103 p. COOK, Michael. Directrices para la preparacin de programas de estudios sobre la gestin de documentos y la administracin de archivos modernos: un estudio RAMP. Pars: UNESCO, 1982. 57 p.

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--------. NTC 2223:1986:, "Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir --------. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas". --------. NTC 3369 "Elaboracin de sobres" --------. NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales --------. NTC 4436 "Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad" --------. NTC 4095 "Norma general para la descripcin archivstica" --------. NTC-BS 7799-2 "Sistemas de gestin de la seguridad de la informacin (SGSI)

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