20 Segredos dos organizadores profissionais

Por Paula Fuzeto, do Chega de Baguna

Voc j sabe que deve dar um "lar" para tudo em sua casa, e que pode usar o gravador ou correio de voz do celular como lembrete para as tarefas. Descubra ou relembre mais algumas dicas dos organizadores profissionais para melhorar sua organizao e ter mais eficincia nas tarefas e no dia a dia.

1. Tudo deve ter uma casa Tudo em sua casa ou escritrio deve ter uma casa, um lugar adequado onde cada objeto mantido normalmente. Alguns itens que voc usa todos os dias devem ter fcil acesso ou ficarem prximos da vista. Outros itens, como decoraes de Natal ou roupas de outras estaes, podem ser armazenados em um local de no to fcil acesso. Quando se tira um objeto de sua "casa", ele pode ser facilmente perdido, causando estresse e frustrao. A desorganizao acontece naturalmente quando os itens no so mantidos e/ou no voltam para suas casas. 2. Diga no Voc no tem que dizer sim a cada pedido de ajuda. Deixe espao na agenda da semana para resolver problemas inesperados. Se no houver disponibilidade de tempo, diga NO para favores extras. 3. Abra sua correspondncia perto da lixeira

No deixe sua correspondncia sobre sua mesa ou escrivaninha, onde bem possvel que ela fique acumulada. Abra-a sempre perto da lixeira, e livre-se de toda papelada desnecessria. 4. Prepare-se na noite anterior Pare de perder tempo correndo freneticamente pela manh como uma pessoa louca tentando fazer de tudo para chegar ao trabalho a tempo. Faa o que puder para se preparar na noite anterior. Deixe a mesa do caf pronta. Separe suas roupas e a de seus filhos. Use o timer da cafeteira, para fazer o caf automaticamente. 5. Jogue fora Itens que esto desatualizados, desbotados, quebrados ou inutilizado podem ser objetos que devem ser descartados. Se voc no quer mais, e no conhece algum que queira, jogue fora (no lixo reciclvel) hoje. Voc estar liberando espao fsico e tambm sua mente! 6. Tenha uma caixa de memrias Quanto mais tempo voc vive, mais memrias voc ter. Se voc no tiver cuidado, poder encher a sua casa at o teto com suas memrias, e no ter espao para mais nada. Tenha uma ou duas caixas (pode ser de plstico) para armazenar suas recordaes. Logo o tempo determinar o que voc realmente deseja manter, e o que voc pode viver sem. Quando estas caixas estiverem cheias, a regra livrar-se ou dar de presente itens fora de uso. Isto ir garantir que apenas as recordaes mais preciosas sero armazenadas em sua caixa de memria. 7. Aplique a regra dos 50% Quando voc faz sua mala de roupas para uma viagem, coloque tudo o que voc vai precisar em sua cama, ento devolva 50% ao seu armrio. A maioria das pessoas acaba carregando peso desnecessrio. Pense que voc poder usar cada roupa pelo menos duas vezes, especialmente se voc misturar e combinar as peas entre si. 8. Voc acorda com as galinhas ou dorme com as corujas? O trabalho de organizar sua casa ou escritrio precisa ser feito no seu pico de energia. por isso que voc precisa saber o horrio do dia que mais produtivo. Se voc acorda com as galinhas, o seu nvel de energia muito alto na parte da manh, e esse o melhor momento para voc se livrar da baguna. Se voc tem mais energia durante a noite, organize o que for preciso durante esse tempo. 9. Tome nota Com a quantidade de coisas que voc tem que se lembrar por dia, a sua memrias pode falhar. Quando voc quer lembrar de algo, a melhor coisa a fazer anotar. Ento, quando voc precisa lembrar, vai estar l anotado e disponvel para voc em um instante. 10. Use a secretria eletrnica Se voc esta no escritrio e quer fazer algo quando chegar em casa, ligue para a secretria eletrnica e deixe uma mensagem. Quando chegar em casa, voc vai ouvir a sua mensagem e lembre-se exatamente o que queria fazer.

11. Foco e um pouco de cada vez Ao invs de tentar executar um projeto enorme, divida esse projeto em tarefas gerenciveis. Por exemplo, se voc quer organizar as caixas em seu sto, voc pode considerar organizar uma caixa por dia, at que tudo esteja completo. 12. Pea a algum para lhe cobrar Conte para um amigo, parente ou colega de trabalho que voc pretende se organizar at determinada data. Em seguida, basta pedir que essa pessoa cobre voc de vez em quando para ver se voc fez isso. A motivao externa muitas vezes uma ajuda enorme. 13. Suborne-se Faa algo que voc ama fazer, apenas se voc concluir suas tarefas. Prometa a si mesmo que no vai assistir ao seu programa favorito de televiso, a menos que voc organize algo por 15 minutos (uma gaveta, uma pilha de papel, etc). 14. No arquive contas pendentes Resista: no coloque sua conta de luz em uma pasta, a sua conta do seguro do carro em outra pasta e sua conta de telefone em outra. Todas as contas pendentes devem estar juntas em uma nica pasta, para que voc possa pag-las sem ter que procurar em 10 lugares diferentes para encontr-las.

15. Realize multitarefas Faa duas coisa ao mesmo tempo, como ginstica ou andar de bicicleta ergomtrica enquanto assiste ao seu programa de televiso favorito. Faa alongamentos enquanto est na espera ao telefone, espera a mquina de lavar ou secar desligar ou espera concluir um download no computador. 16. Jogue contra o tempo As crianas nunca vo aprender que devem fazer essas tarefas por conta prpria. Em vez de juntar brinquedos e roupas voc mesmo, incentive as crianas a correr, pegar suas coisas e coloc-las no lugar. Use um temporizador e programe 10 minutos para essas tarefas. Se as crianas cumprirem a tarefa dentro do tempo, elas ganham pequenos prmios, como um chocolatinho depois do jantar, um passeio no parquinho de tarde, ou algo mais divertido e atraente. 17. Tenha objetivos Talvez voc queira fazer um cruzeiro, ou aprender uma nova lngua, ou plantar um jardim. Estabelecer metas ir ajud-lo a chegar l. Escreva em cartes seus objetivos, qualquer coisa que voc queira realmente fazer. Ento, organize os cartes de modo que os objetivos que voc mais deseja alcanar estejam no topo, e as metas menos importante a seguir na lista. Em seguida, escreva prazos e trace um cronograma para alcanar cada um deles. 18. Faa um pouco a cada dia Em vez de limpar a sua casa ou escritrio de uma s vez, limpe um pouco a cada dia. Escreva em alguns cartes uma tarefa de limpeza. Por exemplo: Carto 1: Limpar o banheiro, Carto 2: Lavar roupas, etc. Ento, coloque todos os cartes em uma caixa e sorteie um a cada dia. Essa ser a sua tarefa de limpeza do dia. No esquea de escrever em um dos cartes Dia livre. Certifique-se de manter os cartes que j foram executados fora da caixa, at que todas as cartas que voc inseriu tenham sido realizadas. Em seguida, basta comear de novo. Este sistema funciona muito bem para as tarefas das crianas. 19. Tenha uma rota alternativa Sua rota original pelas vias principais da cidade pode no ser o percurso mais rpido. Atrasos de trnsito acontecem por todos os tipos de razes: obras, acidentes, tempo ruim, e assim por diante. Se voc descobrir que no pode fazer sua rota original, voc ter que fazer uma rota alternativa. Conhea as rotas alternativas antes de deixar a sua casa ou escritrio. Desta forma, voc ser capaz de estar sempre no horrio. Oua as informaes de trnsito na rdio local quando estiver se vestindo ou quando entrar no carro, e use a melhor rota a cada dia. 20. Se voc acha que vai levar 5 minutos, programe 15. H muitas tarefas que levam apenas cinco minutos ou menos para serem concludas. Outras podem demorar mais. Por exemplo, voc pode pensar que vai demorar cinco minutos para verificar seu e-mail, mas muitas vezes, acaba levando 15 minutos ou mais. Ligar o computador, entrar no seu e-mail, ler os emails, deletar o lixo eletrnico, responder o que for necessrio, pode demorar muito mais do que imagina.

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