La prctica de controles internos El propsito de esta gua administrativa es proporcionar informacin prctica acerca de los controles internos para

operaciones financieras de Gobierno locales. Los procedimientos de control descritos en esta gua se presentan en un formato de referencia fcil que enumera los controles individuales (para reas financieras especficas) y las razones de por qu es importante el control. Elegir los controles de derecho internos y garantizar que se aplican sistemticamente ayudar garantizar que los gobiernos locales estn utilizando eficientemente bienes pblicos y evitando la prdida, residuos y abuso. Tecnologa de la informacin (IT) probablemente afectar a todos o muchos aspectos de las operaciones financieras de gobierno local y no debe considerarse un rea separado y distinto del control interno. Controles internos de IT impregnan muchos aspectos de las operaciones financieras y deben examinarse conjuntamente con cada departamento o rea funcional de responsabilidad. La seccin 9 contiene informacin sobre controles internos que sern de valor a muchos gobiernos locales, especialmente aquellos que no utilizan especialistas. Este manual no pretende ser un reemplazo o un sustituto para los manuales del control interno desarrollados. Por el contrario, esta gua debe ser utilizado como un recurso para mejorar el diseo de los controles internos existentes y para disear nuevos procedimientos requeridos para cambios en su entorno operativo y financiero. Forma ptima, deben describirse los procedimientos de control en un manual de control interno escrito. Copias de su manual deben ser distribuido a todos los directores y jefes de departamento que son responsables de aplicar y supervisar los procedimientos la aplicacin del control.

Esta gua contiene ejemplos de controles internos en las siguientes reas financieras:

Seccin 1 - cobros Seccin 2 - desembolsos de efectivo Seccin 3 - las cuentas bancarias y los procedimientos de conciliacin bancaria Seccin 4 - crditos facturados - tasas Seccin 5 - adquisiciones Seccin 6 - nmina Seccin 7 - distinguir empleados de contratistas independientes Seccin 8 - equipo y consumibles Seccin 9 - tecnologa de la informacin Seccin 10 - Outsourcing Servicios Adems de esta gua, tambin hemos publicado una segunda Gua de control interno titulada responsabilidad de gestin de los controles internos. Esta gua de acompaamiento describe los aspectos tericos de un marco de control interno y explica cmo este marco fomenta un sistema eficaz de control interno. Equipos de gobierno, as como otros funcionarios de gobierno locales y gerentes, se beneficiaran de la comprensin de la prctica o de los aspectos tericos de un sistema de control interno. Identificar riesgos Cada gobierno local tiene su propio conjunto nico de circunstancias y los riesgos que afectaran el diseo e implementacin de sus controles. Antes de determinar qu controles oficiales deben aplicarse, deben evaluar el riesgo de fraude o errores que se producen y quedan sin ser detectados. Por ejemplo, existe un riesgo que:

Las transferencias electrnicas podra realizarse sin el conocimiento de la administracin? Compras podran ser realizadas con fines incorrectos? Contabilidad errores no serian detectados? Ingresos en efectivo puede ser robado sin ser detectado? Tiempo extra innecesario o no autorizado incurrirn en ellos? La falta de contraseas permitir el acceso a la informacin personal o confidencial?

Despus de identificar riesgos, los funcionarios pueden empezar a disear un conjunto de controles internos para mitigar o reducir los riesgos. El proceso de diseo debe considerar la relacin entre el costo de implementar el control y los beneficios que pueden obtenerse. Cuando no es prctico o no rentable para aplicar ciertos controles, y el control no es otra cosa requerida por la ley, La supervisin del trabajo realizado debe considerarse como una forma de mitigar el riesgo.

Monitoreo Identificar riesgos y aplicar procedimientos de control no proteger los activos y producir informacin financiera fiable de si los empleados no estn siguiendo los procedimientos establecidos. Para garantizar que los controles son eficaces, los jefes de departamento y supervisores deben regularmente revisar documentacin y registros contables para confirmar que los controles se ejecutan como se han diseado. Tambin es importante considerar las observaciones recibidas de empleados. Cierto control de procedimientos parece ser una buena solucin a un riesgo identificado pero, una vez implementado, puede causar problemas imprevistos o ineficiencias. Otras actividades mas que no aparezcan necesitan controles, sin embargo, tras analizarlos, algn tipo de control puede estar justificado. Segregacin de funciones incompatibles

Segregacin de funciones incompatibles es una prctica de control interno utilizados y ampliamente aceptado. Aplicacin efectiva, este control reduce el riesgo de que los empleados podrn llevar fuera y ocultar errores o fraudes en el curso normal de sus funciones sin ser detectado. En general, hay tres categoras de deberes o responsabilidades que son examinadas cuando se discute la separacin de funciones: Custodia de activos Autorizacin o aprobacin de las transacciones que afectan a los activos Grabacin o informes de transacciones relacionadas. Lo ideal seria que los empleados que realicen cualquiera de las funciones anteriores no tendran responsabilidades en cualquiera de los las otras dos funciones. El objetivo de separacin de funciones es evitar que una persona tenga acceso a los activos y la responsabilidad de mantener la rendicin de cuentas o autorizar transacciones que afectan a los activos. El nivel de riesgo presente tambin debe tenerse en cuenta al desarrollar plan para segregar funciones incompatibles. Cuando un alto nivel de riesgo est presente (por ejemplo, cuando se trata con activos negociables como efectivo, cheques negociable e inventarios), hay una mayor necesidad de adecuada separacin de funciones. Cuando no es ni prctico ni rentable para separar las responsabilidades bsicas descritas anteriormente, deben considerarse controles compensatorios. Controles de compensacin estn supervisados u otros procedimientos diseados para reducir el riesgo de errores o fraudes que no son detectados. Controles compensatorios proporcionan frecuentemente para revisin peridica del trabajo realizado por individuos que tienen la custodia de los activos y que tambin aprueban o registrar las transacciones que afectan a esos activos. Por ejemplo, cuando la funcin de tesorera de un gobierno central es manejado por uno o dos individuos, es poco probable que funciones incompatibles pueden ser adecuadamente segregadas. En estas situaciones, un miembro del Consejo Rector (o un auditor interno) debe ser designado para revisar registros contables, declaraciones del Banco, comprobar imgenes e informes financieros regularmente para asegurarse de que el fraude o errores significativos no se estn produciendo y permanecer sin ser detectados. Los gobiernos

locales ms pequeos necesitara considerar controles compensatorios porque las funciones financieras estn usualmente concentrados en uno o dos individuos. La Oficina de la Contralora del Estado est disponible para ayudarle con cualquier pregunta que pueda tener sobre los controles internos descritos en esta gua. Un listado de las oficinas regionales y sus nmeros de telfono es situado al final de esta publicacin.

_________________________________________________________________________ ___________________________________ Tenga en cuenta que, en algunos casos, como una cuestin de derecho, cargos en el gobierno local son incompatibles. En esos casos, es ilegal para una persona para celebrar simultneamente ambas posiciones. Usted debe consultar con el abogado para su gobierno local si tiene preguntas sobre si la celebracin de dos o ms posiciones particulares por la misma persona es incompatible y, por tanto, ilegal. La discusin aqu se presume que la persona que desempee las funciones incompatibles es hacerlo manteniendo una posicin nica, o celebracin de dos o ms posiciones independientes que no son incompatibles como cuestin de derecho.

Cobros Los funcionarios pueden seleccionar e implementar controles apropiados para el tamao y la complejidad de sus operaciones, primero deben entender cmo, cundo y dnde se recoge el efectivo y las tareas realizadas por cada empleado. Aunque ningn sistema es infalible, un conjunto de procedimientos de control diseado puede ofrecer garantas razonables de importantes robos de cobros y se evitar errores de mantenimiento de registro significativo o detectado. Dinero en efectivo, por encima de todos los dems activos del gobierno local, tiene el mayor potencial de robo si un sistema de controles internos no est en el lugar y el funcionamiento eficaz. Esta seccin describe los controles para reducir el riesgo de robo o errores durante la recepcin, arqueo, depsito de cobros. Procedimientos en esta seccin podrn aplicarse

igualmente a la coleccin de tasa facturada y recibos de efectivo de operaciones departamentales que incluyen la recepcin. En esta seccin el trmino "efectivo" se refiere a dinero, cheques y giros postales. Procedimientos de coleccin 1-1-1 centralizar la recaudacin de efectivo dentro de un departamento o para el gobierno local en conjunto cuando sea posible. Razn para el Control Pocas ubicaciones y pocos empleados, recaudando efectivo reduce posibilidades de robo que se produzca y proporciona mejor rendicin de cuentas sobre recaudacion de efectivo. La medida prctica y consistente con la ley, funcin de recaudacin el efectivo debe ser centralizada en la Oficina del fiscal jefe o tesorero. Nota: Algunos funcionarios, como Secretarios de Condado, alguaciles del Condado, empleados de la ciudad y recaudadores de impuestos son obligado por ley a recaudar cobros correspondientes a sus oficinas y en generalmente a remitir sus recaudaciones a su jefe fiscal u otras partes peridicamente. Los controles que siguen pueden ser aplicado a estas operaciones. 1-1-2 Asignar una Caja Fuerte de seguridad separada a cada empleado encargado de recoger el efectivo. Razn para Control Asignar a una caja fuerte de seguridad separada a cada recaudador proporciona responsabilidad individual sobre el efectivo recibido por esa persona. Si un empleado est robando, las cajas de seguridad separada y la contabilidad individual har ms fcil rastrear el robo a la parte responsable. 1-1-3 Restringir el endoso de cheques tan pronto como son recibidos.

Razn para Control Al inmediatamente limitar la negociabilidad de cheques asegura que los recibidos pueden ser solo depositados en cuenta bancaria del gobierno local. 1-1-4 Instruir a recaudador que los cheques del personal no puede ser cambiado en efectivo en sus cajas de seguridad. Razn para Control Esta poltica resulta claro que los empleados temporalmente no pueden "tomar prestado" efectivo y cubrir la eliminacin deuda con un cheque personal, aunque sea temporalmente. Tambin reduce el riesgo de los cheques no negociables .

1-1-5 Instruir a coleccionistas no aceptan cheques por montos sobre el importe debido. Razn para Control Los gobiernos locales no son bancos y prestacin de servicios de "reembolso" a los clientes no se debe permitir. 1-1-6 Cuando no hay pruebas satisfactorias de auditora est disponible, una serie numeradas de prensa duplicados albarn debe expedirse para cualquier efectivo, cheques o rdenes de dinero de recibidas. Debe proporcionarse una copia al cliente y debe mantenerse una copia fines de auditora Razn para el Control Duplicado recibo formas proporcionan una pista de auditora para las sumas recibidas cuando los importes recopilan no puede ser confirmada por otros documentos, como facturas de impuestos o facturacin stubs y consejos de remesas.

1-1-7 La copia autntica de las formas de recibos emitidos deben ser revisados peridicamente por la personal de supervisin, y las deficiencias o falta de cualquier forma de recibo debe ser investigado. Ambas copias de los recibos anulados deben ser retenidos. La razn para el Control Una falta de formulario de recepcin puede indicar que no se ha registrado una transaccin o fondos han sido robado y destruido el recibo para ocultar el robo. Un patrn de falta de ingresos es una bandera roja que debe ser investigado. 1-1-8 En ubicaciones o departamentos que cobrar multas o derechos, como un Tribunal de Justicia o una instalacin de residuos slida , enviar una seal de que los Estados, "Por favor llamada xxx-xxx-xxxx si no un recibo". Razn para Control Relacionados con el cliente para asegurar que reciban de diversos derechos y tasas (no evidencia sobre un proyecto de ley de impuestos o otro aviso facturacin) reduce el riesgo de que el empleado recogiendo el dinero no puede grabar todos los recibos o registrar la recepcin de una cantidad menor. Los procedimientos de depsito 1-2-1 Dinero en efectivo y los depsitos de seguro no depositado preparados en una bveda o caja fuerte (o de otro tipo cerrado almacenamiento) hasta que se depositan en el banco. Restringir el acceso a la bveda o caja fuerte, o mantener a otros mtodos de almacenamiento bajo llave cuando no est en uso. La razn para el Control de Asegurar el acceso no autorizado, los lmites de efectivo antes de que se puede depositar en el banco.

Un requisito para los recibos se establece en el estatuto. Ley General de la Municipal seccin 99-b requiere cada funcionario o empleado que recibe el pago de dinero para o en nombre de un gobierno local a emitir un recibo a la persona que paga, cuando no se dispone de ninguna prueba de satisfactoria con el propsito de la auditora. El estatuto tambin requiere que el funcionario o empleado conservar una copia de la recepcin. La recepcin y copia debern numerarse consecutivamente

1-2-2 fuerte oportuna dinero en efectivo. La razn para el Control de Algunos funcionarios del gobierno local estn obligados por ley a depositar dentro de los plazos determinados. Consultar con su abogado del gobierno local para obtener orientacin sobre las leyes especficas de su oficina. Sin embargo, mientras el plazo legal es el ltimo momento en el que puede ser un depsito hecho, a partir de una interna la perspectiva del control, el mejor enfoque consiste en depositar dinero tan pronto como sea posible. El dinero ya restos no depositado, mayor es el riesgo de que la prdida o robo puede ocurrir. 1-2-3 Depsito cobros intactas. La razn para el Control "Intacto" significa que todo el efectivo recogido desde el ltimo depsito debe ser depositado en la misma forma que se recogi (efectivo, cheque o giro postal). Esta prctica disuade el cobro de cheques de las colecciones del producto. 1-2-4 Preparar y mantener hojas de depsito detalladas. Boletas de depsito debe ser lo suficientemente detallada para identificar la composicin del depsito entre el efectivo recogido e individual cheques depositados. La razn para el Control de

Las transacciones en efectivo de recibos pueden ser fcilmente identificados, localizados, y se corrige si se desliza detallados de depsitos se preparan. 1-2-5 La persona que realiza la conciliacin bancaria debe ser el custodio final de todo boletas de depsito. La razn para el Control de Las discrepancias detectadas durante las conciliaciones bancarias se pueden resolver mediante la comparacin de la actividad en los registros bancarios y contables a las boletas de depsito. 1-2-6 La junta directiva debe establecer un cargo por cheques devueltos por no suficientes los fondos (NSF) 0.4 Notificacin de la carga de cheque sin fondos deben ser incluidos en todas las facturas y se publicar en la vista del pblico. La razn para el Control de Una carga de NSF disuadir a los clientes de la emisin de cheques que no se borrar el banco y lo har , tambin ayudan a tiempo de la cubierta que los empleados dedican recuperar las fondos de cheque sin fondos. Procedimientos de mantenimiento de registros 1-3-1 recibos de discos en el sistema de contabilidad a tiempo. La razn para el Control de Rendicin de cuentas sobre ingresos en efectivo se ve reforzada cuando el efectivo se registra en los registros contables como pronto como sea posible a partir de la fecha de recepcin de dinero en efectivo. Los ingresos van ms sin estar inscrita en el sistema contable, mayor ser el riesgo de un empleado puede apropiarse indebidamente de fondos.

1-3-2 Para cada caja, registros diarios de recogida de dinero en efectivo o cintas de cajas registradoras debe ser reconciliarse con la cantidad de dinero en efectivo al final del da (a veces llamado como el diario "cash-out"). La razn para el Control de Diarios dinero en efectivo-los procedimientos de ayudar a descubrir discrepancias entre el efectivo real de la recaudacin y cantidades registradas en el momento oportuno. 1-3-3 Los empleados encargados de recoger dinero en efectivo y la preparacin de los depsitos bancarios no debe contables. La razn para el Control de La regla bsica en juego aqu es la necesidad de separar la custodia de activos de mantenimiento de registros funciones. La segregacin de las funciones de "recibir dinero en efectivo" de "registro de las transacciones en efectivo" evita que un solo empleado de robar dinero en efectivo no depositado (o la sustitucin de los cheques recibidos por dinero tomado), y la alteracin de las revistas de recibo de efectivo u otros documentos para ocultar el robo. Del mismo modo, la segregacin de las funciones de la preparacin o elaboracin de los depsitos bancarios de los derechos de grabacin impide a un empleado de la eliminacin dinero en efectivo de un depsito bancario y la modificacin de los registros contables para ocultar el robo. registrar las transacciones en efectivo en los registros

Seccin de la Ley General Municipal 85 establece la autoridad de las juntas directivas de las corporaciones municipales para imponer un servicio de forma gratuita a cualquier cuenta, debido a la corporacin municipal, donde un cheque entregado como pago fue deshonrado por un banco o institucin depositaria otro. La ley indica la cantidad mxima que pueden cobrar y cmo el servicio de carga se recoge. Los desembolsos de efectivo

Los gobiernos locales hacen una gran variedad de los desembolsos de efectivo, en su mayora por medio de cheque, pero en menor grado por transferencia bancaria para pagos de los bonos y la nota, por el depsito directo de nmina para los importes netos cuando son correctamente autorizados, y, en efectivo, para los desembolsos de caja chica. Contrariamente a las suposiciones comunes, el fraude en realidad ocurre con ms frecuencia en el ciclo de desembolsos en efectivo que en el ciclo de recibo de caja. Los avances en la lnea la banca y otras tecnologas digitales han hecho que el ciclo de desembolsos en efectivo an ms susceptibles a el fraude por los autores de fuera del gobierno local. Esta seccin trata sobre los controles internos que permitan reducir el riesgo de robo o prdida que ocurra durante el preparacin, la autorizacin y la distribucin de los cheques. En esta seccin tambin se refiere a los controles relacionados con la banca, caja chica, y transferencias bancarias. Comprobar los procedimientos de preparacin 2-1-1 Asignacin de un empleado no se hace responsable de la preparacin de verificacin para ordenar cheques, inventarios ellos, y para identificar las razones de huecos en la secuencia de numeracin. Edicin prenumerados cheques en secuencia. La razn para el Control de Asignar la responsabilidad de ordenar e inventario pre-numerados acciones de verificacin se reduce el riesgo cheques en blanco que se pierde o se mal sin ser detectado. Prenumeracin establece una auditora camino sobre los desembolsos de verificacin. 2-1-2 Mantenga cheques en blanco y verificar acciones asegurar en todo momento. La razn para el Control de Asegurar los cheques en blanco y verificar acciones en un entorno cerrado ayuda a prevenir su mal uso.

2-1-3 Haga los cheques pagaderos a un beneficiario especfico o custodio - nunca a "efectivo" o "pequeo dinero en efectivo. " La razn para el Control de Hacer los cheques pagaderos a un beneficiario especfico reduce el riesgo de que alguien de manera fraudulenta podran cobrar un comprobar que no les corresponde. 2-1-4 software financiero se utiliza para imprimir los cheques, restringir el uso de cheques hechos a mano. La razn para el Control de Con frecuencia, los controles de las aplicaciones estn integradas en los mdulos financieros computarizados para detectar o prevenir los pagos a los beneficiarios no autorizadas o el desembolso de cantidades de dinero sospechosas. Aplicacin informtica controles pueden ser burlados mediante la emisin de la mano tirados cheques, por lo que su uso debe ser controlada y limitada.

Comprobar los procedimientos de firma 2-2-1 El funcionario responsable de la preparacin de verificacin y la firma no debe tener autoridad para el nico (o de forma individual) auditar y aprobar las solicitudes de pago. La razn para el Control de La segregacin de comprobar la preparacin y firma de cheques de la auditora y la aprobacin de los crditos impide que un oficial (o empleados bajo su control) de hacer

compras indebidas, de aprobarlos para el pago, y luego preparar el cheque para pagar esas compras sin ser detectado. 2-2-2 lmite de verificacin de firma de la autoridad como pocos oficiales como sea posible y slo a aquellos puestos autorizados por la ley para firmar los cheques. La razn para el Control de Limitacin de la autoridad de verificacin de firma reduce la oportunidad de cheques fraudulentos para ser escrito y firmado. Cada localidad debe consultar con su abogado con respecto a las autorizaciones legales para la firma de cheques. 2-2-3 El funcionario encargado del control de firma (o un diputado) debera comparar los controles preparados a una orden auditado y aprobado o de nmina un registro previo a la liberacin de dichos controles. La razn para el Control de Comparacin de los controles preparados proveedores a la lista de reclamaciones auditados y aprobados y comparar preparados los cheques de nmina neto en el registro de nmina puede ayudar en la deteccin de la no autorizada o comprobaciones errneas antes de ser enviados a los proveedores o distribuida a los empleados. 2-2-4 discos de firma electrnica u otro tipo de firmas en facsmil debe asegurarse en un lugar cerrado bajo el control del firmante. Discos de firma u otros firmas en facsmil slo debe utilizarse bajo la supervisin directa del funcionario (O diputado), cuya firma est en el disco. La razn para el Control de El funcionario responsable de la firma de cheques siempre debe asegurarse de que cualquier facsmil de su firma est protegida por el uso no autorizado. Para evitar el uso no

autorizado de firmas en facsmil, el funcionario con firma autorizada (o su adjunto) debe estar presente siempre que su firma se aplica a los controles preparados. 2-2-5 No firme cheques en blanco. La razn para el Control de Un cheque en blanco, firmado puede ser utilizado para cualquier propsito y por cualquier cantidad. La firma de un cheque en blanco aumenta la posibilidad de que un cheque puede ser pagadero a un beneficiario no autorizado o por un cantidad no autorizada. 2-2-6 Despus de cheques se imprimen, alguien ajeno a la funcin de procesamiento de cheques debe cuenta de todos los cheques impresos, anulados o devueltos al inventario unsed. La razn para el Control de Contabilidad para todos los cheques ayuda a asegurar que no se aceptan cheques perdidos, robados o mal utilizados. Procedimientos de Caja Chica 2-3-1 Un fondo de caja chica debe ser establecido (aumento o disminucin) nicamente de acuerdo con los requisitos legales, en general, por resolucin de la junta de gobierno. La resolucin debe establecer la custodia y la cantidad para el fondo. Los fondos de caja chica debe ser autorizado en la cantidad ms baja prctico. La razn para el Control de Autorizacin de la Junta establece la rendicin de cuentas sobre el monto autorizado de caja chica y designa a la persona responsable de salvaguardar y mantener los registros de caja chica. 2-3-2 Custodia de la caja chica debe ser asignado a un solo empleado. Como pequea depositario del efectivo, el empleado debe manejar todas las transacciones de caja chica y

debe asegurar el fondo en un lugar cerrado con llave por separado de los cajones de efectivo. La razn para el Control de Tener ms de una persona con acceso a la caja chica disminuye la rendicin de cuentas y la seguridad de este fondo. Restringir el acceso a la caja chica es la mejor manera de prevenir el uso no autorizado o robo de la caja chica. 2-3-3 Un bono (o demanda) solicitando el reembolso de los gastos de caja chica debe ser auditora presentado a la entidad fiscalizadora crditos o crditos oficiales, de acuerdo con la ley. Comprobantes originales de todos los gastos de caja chica deber adjuntarse al comprobante. La razn para el Control de El examen de los gastos de caja chica por el rgano de auditora de reclamaciones o demandas de auditora disuade a los gastos impropios oficial de caja chica y se asegura de que las solicitudes de reembolso son apropiados. Recibos originales constituyen prueba de lo que fue comprado y son la base para la reposicin del fondo. 2-3-4 El custodio del fondo de caja chica debe conciliar peridicamente la caja chica en la mano y no reembolsados los recibos a la cantidad de caja chica autorizado por el junta directiva. La razn para el Control de Conciliaciones peridicas de asegurar que todos los gastos menores se tiene en cuenta. 2-4-1 Todas las transferencias se efectuarn en la direccin del jefe fiscal u otro funcionario de tener la custodia de los fondos ser desembolsados, o en su ausencia, por sus diputados . Antes de que se concedi la homologacin, documentacin que detalla la cantidad,

finalidad, y destino del alambre debe presentarse para su revisin. Esa documentacin debe mantenerse para fines de auditora. Razn para el Control de Preaprobacin de la documentacin de transferencia bancaria reducir la aparicin de errores o fraudes que se producen en transferencias electrnicas. Generalmente, transferencias no pueden ser fcilmente obtenidas, si, por lo que es ser importante que todos los cables de informacin precisa en un 100 por ciento 2-4-2 Si el software de transferencia de alambre reside en un disco duro local, proteger el equipo en el que el software reside en una habitacin cerrada si es posible y con proteccin por contrasea. Razn para el Control restringir el acceso a equipos con capacidad de transferencia de cable reduce personas oportunidades para no autorizados para ejecutar transferencias. 2-4-3 Si utiliza software de transferencia interna de alambre, el fiscal jefe u otro haba autorizado a oficial de , y el departamento de TI debe ser informado acerca de los controles de aplicacin disponibles en el software. Tales controles de aplicacin deben activarse en los niveles adecuados para el mbito de la actividad de transferencia de alambre. Razn para el Control de controles de aplicacin, tales como lmite, puede establecerse para impedir la ejecucin de transferencias a menos que determinadas condiciones preestablecidas vuelco 2-4-4 Si utiliza software de transferencia interna de alambre, considere la posibilidad de requerir dos contraseas que siempre antes de un cable de transferencia puede ser ejecutado.

Razn para el Control de Doble contraseas (ejecutadas por individuos diferentes) evitar que la persona preparando el cable transferencia de transmitir sin aprobacin supervisin...

Seccin General de derecho Municipal prev que, cada vez que un funcionario de un gobierno local est autorizado o dirigido a desembolsar o transferir fondos en su custodia, el oficial puede hacerlo por medio de un electrnico o transferencia bancaria. Todos esos desembolsos estn sujetos a leyes que son aplicables a los desembolsos o transferencias (por ejemplo, reclamaciones requisitos de auditora) y el Consejo de administracin del gobierno local debe han entrado en un acuerdo escrito con el Banco depositario de o trust company que contiene ciertos trminos y condiciones como conjunto de enunciados en la seccin 5-a. El estatuto requiere que el Banco o compaa de confianza proporcionan al oficial ordenando la transferencia escrita confirmacin de cada transaccin tardar que el da hbil siguiente al da en el que se transmiten los fondos. Adems se hace un deber de la Junta a adoptar un sistema de controles internos para la documentacin y los informes de todos los cables o transferencias electrnicas. 2-4-5 Si utiliza software de transferencia de cable interno, asegrese de que los firewalls y intrusin deteccin de capacidades estn instaladas y funcionando correctamente. Razn para el Control de Es importante proteger equipos de transferencia de alambre de intrusiones externas por hackers. 2-4-6 Si iniciar alambre transferencias por telfono o fax, exigir al Banco que transmite a confirmar el monto y el destino de la transferencia llamando a un supervisor o otro empleado antes de ejecuta el alambre. Razn para el Control

Exigiendo el Banco para confirmar solicitudes de telfono o fax, la oportunidad de un nico empleado ejecutar una transferencia indebida o inexacta ser controlado. 2-4-7 Empleados que ejecutan transferencias no deben preparar o publicar entradas del diario o conciliar las cuentas bancarias. Cuando no es prctico separar estas funciones, un control compensador, tales como revisin de supervisin de las entradas de diario, considerarse. Razn para el Control Segregar la ejecucin del hilo de transferencias de la grabacin y funciones de reconciliacin evita que un nico empleado de control de la ejecucin, contabilidad y reconciliacin de alambre transferencia de actividad y con ello limita la oportunidad para encubrir un error de transferencia de alambre o fraude. Cuentas bancarias y los procedimientos de conciliacin bancaria salvaguarda la informacin de cuenta bancaria se ha convertido en cada vez ms importante en el entorno de electrnico de hoy. Acceso a la informacin de cuenta bancaria crea una oportunidad a los defraudadores crear controles de falsos y ficticio alambre transferencias de equipos en todo el mundo. Toda la informacin de cuenta bancaria y las contraseas bancarias deben salvaguardarse tanto dentro como fuera de la organizacin. Las solicitudes de informacin de cuenta bancaria de procedentes de fuera del gobierno local debern verificarse antes de cualquier informacin . Slo conocido y autorizado personal debe tener acceso a la cuenta bancaria informacin. Tambin es un control interno eficaz de deteccin de contabilidad y banca errores y para identificar transacciones fraudulentas procedentes de fuera del gobierno local garantizar que conciliaciones bancarias estn dispuestos oportunamente. Esta seccin describen los controles internos prcticos y rentables que pueden utilizarse para proteger la informacin de bancaria. Procedimientos de cuenta bancaria 3-1-1 informar a todos los depositarios por escrito que slo el jefe fiscal oficial (o otros agentes tener la custodia del dinero y autorizados para tener una cuenta bancaria) o sus

diputados, estn permitidos para abrir o cerrar cuentas bancarias para fines gubernamentales generales. Razn para el Control proporcionar clara direccin a depositarios en relacin con la autoridad para abrir y cerrar cuentas bancarias impide que los funcionarios y empleados del establecimiento no autorizadas o secretas de las cuentas bancarias en el nombre de del gobierno local. Nota: adems de fiscales jefes, ciertos oficiales como un sheriff del Condado, Secretario del Condado, ciudad y jueces del pueblo de y empleados de la ciudad, tienen autoridad para abrir cuentas bancarias para sus operaciones departamentales. 3-1-2 Mantener su nmero de identificacin de impuestos federales en una ubicacin segura no disponible a otros funcionarios, empleados de , o al pblico en. Razn para el Control de Puede utilizarse un nmero de identificacin fiscal federal (en lugar de un nmero de Seguridad Social) para abrir una cuenta de banco. 3-1-3 El fiscal jefe, otro funcionario autorizado o auditor interno debe peridicamente pedir cada depsito para obtener una lista de todas las cuentas bancarias a nombre del gobierno local y para todas las cuentas de Banco llevar impuestos federales del gobierno local ID .Razn para el Control un examen peridico de las cuentas bancarias enumerados en nombre de su gobierno local o asociado con su ID de impuesto federal es una buena manera de detectar las cuentas que pueden se han abierto sin el conocimiento de la jefe de la polica fiscal u otro funcionario. Este tipo de examen detecta tambin no gubernamentales cuentas abiertas con impuestos federales del gobierno local nmero de ID. 3-1-4 Cuando un funcionario autorizado para firmar cheques o para realizar hojas de transferencias de alambre el gobierno local, inmediatamente pngase en contacto con el

Banco y revocar su verificacin firma autoridad, capacidades de banca en lnea y autoridad de transferencia de alambre y destruyen su disco firma. Razn para el Control de revocar la autoridad firmante y otros privilegios de la banca asegura que ex funcionarios o ex empleados no pueden hacer transacciones bancarias no autorizadas despus de dejar el empleo de los gobiernos locales. Procedimientos de conciliacin bancaria 3-2-1 deben prepararse conciliaciones bancarias mensualmente y deben investigarse las diferencias entre neto Banco balances6 y cuentas de efectivo de contabilidad y explic. Un supervisor debe revisar la publicacin mensual conciliacin bancaria y autorizan cualquier correccin entradas necesarias. Razn para el Control Asistencia de conciliaciones de Banco al libro en la deteccin de fraude y errores de registro. Supervisin revisin de conciliaciones bancarias tambin asegura la oportunidad de conciliaciones bancarias y la autorizacin de de las correcciones necesarias. Se incluye una conciliacin bancaria de muestra en el apndice a. conciliaciones bancarias de 3-2-2 deben ser realizadas por un empleado o funcionario que hace no tiene custodia o acceso a dinero en efectivo y que no registra cobro, efectivo el desembolso de o transacciones de entrada de diario. Razn para el Control Separar las funciones incompatibles de la custodia de conciliaciones de efectivo, registros, autorizaciones y evita que a un empleado o funcionario de controlar todas las fases de la contabilidad funcionar. Cuando una persona controla todas las fases de la funcin de contabilidad, la oportunidad de pasar desapercibido para errores y fraudes es alta.

6 Un saldo bancario neto se determina mediante la adicin de depsitos en trnsito y restando pendientes controles (y otros cargos pendientes) del saldo bruto Banco como de una fecha determinada. Conciliaciones bancarias deben realizarse por un empleado que no tiene custodia o acceso a cuentas bancarias o efectivo y que no autorizar, registrar, o ajustar el cobro o transacciones de desembolso de efectivo. En oficinas pequeas, unipersonales, donde no es posible separar estas funciones , asientos contables y conciliaciones bancarias deben revisarse mensualmente por un supervisor. En el ms pequeo de los gobiernos locales, un miembro designado de la Junta de Gobierno necesita para sirvan en una funcin de supervisin sobre la funcin de contabilidad. Supervisin de supervisin (o placa) acta como una compensacin o mitigacin de control a la inadecuada separacin de funciones de contabilidad. Un empleado de que controla todas las fases de la funcin de contabilidad potencialmente puede disfrazar un robo de dinero en efectivo o la emisin de un cheque fraudulento por alterar los asientos contables o preparando ficticia conciliaciones bancarias. 3-2-3 Durante el Banco proceso de reconciliacin, imgenes de cheques (o cancelados cheques) y extractos bancarios de deben revisarse para nada fuera de lo comn, como beneficiarios sospechosos , grandes cantidades de dlares y menciones secundarias. Todos comprobacin imgenes deben mantenerse en formato electrnico para fines de auditora. Razn para el Control Revisin de imgenes de cheques y extractos bancarios puede identificar transacciones sospechosas o errneas. 3-2-4 Mantener extractos bancarios y comprobar imgenes en una ubicacin segura. Motivo de Control

En el entorno digital de hoy, cheques falsificados son ms fcil que nunca producir. Proteger su banco cuenta nmeros ayudar a disminuir la posibilidad de cheques falsificados ocurriendo. 3-2-5 Purga toda la correspondencia bancaria no necesaria para mantenerse y evitar la duplicacin de de controles para limitar el acceso a la informacin de cuenta bancaria. Razn para el Control banca correspondencia (incluidos los extractos bancarios y imgenes de cheques) debe mantenerse para plan de retencin de registros de el perodo de tiempo especificado en el correspondiente. De los gobiernos locales podrn obtener una copia de sus registros y retencin de programacin en http://www.archives.nysed.gov/a/records/mr_pub_mu1.shtml. Los distritos escolares podrn obtener una copia de su programacin en http://www.archives.nysed.gov/a/records/mr_pub_ed1.shtml.