Descrio e Anlise de Funes

ENQUADRAMENTO TERICO Apresenta-se uma breve fundamentao e enquadramento terico do processo de Descrio e Anlise de Funes. A descrio de funes teve origem na corrente de ideias conhecida no princpio do sculo XX sob a designao de organizao cientfica do trabalho e de que Taylor e Gilbreth foram os representantes mais destacados, a eles se devendo a introduo dos mtodos analticos na gesto das empresas. A avaliao de funes uma tcnica que pretende definir o valor relativo do trabalho, ou seja, no pretende avaliar o valor absoluto dos postos de trabalho mas somente avaliar a importncia relativa de um posto em relao a outro. Trata-se por conseguinte, de descobrir um mtodo sistemtico de estabelecer no seio de uma empresa, uma ou mais hierarquias de importncia dos postos de trabalho existentes, que serviro posteriormente de base para uma determinao precisa dos valores das remuneraes. A filosofia em que se inspira esta tcnica assenta nos princpios fundamentais da lgica e da equidade. Esta tcnica sustentada pela hiptese de que as tarefas que cada posto de trabalho comporta so definidas, ou susceptveis de ser definidas, independentemente da pessoa que o ocupa. Um sistema de anlise e qualificao de funes no dever ser nunca considerado um instrumento esttico, uma vez que as organizaes evoluem ao longo do tempo, quer por fora de inovaes tecnolgicas, quer por alteraes de mercado ou simplesmente por mudanas de orientao na gesto de pessoal. necessrio que a hierarquia dos postos de trabalho e dos salrios se adapte a um ambiente em constante mudana. A DESCRIO E ANLISE DE FUNES (DAF) A anlise de funes envolve duas dimenses: a primeira refere-se a elementos como responsabilidade, os deveres, a natureza e o nvel de deciso, que so requeridos ao indivduo; a segunda dimenso refere-se contribuio individual, ou seja,

quantidade de talento, capacidades, conhecimento, experincia e esforo colocados no desenvolvimento das funes. A este propsito, alguns autores referem a necessidade de distinguir entre anlise e a descrio de funes. A primeira (Job analysis) pode ser entendida como o processo pelo qual as funes so decompostas nos seus elementos constituintes (entendendo-se elementos como a unidade mais pequena em que se pode dividir uma tarefa, sem analisar movimentos, aces ou os processos mentais envolvidos), com o propsito de compilar, analisar e sintetizar, de uma forma sistemtica a informao relativa a esses elementos. Os elementos podem ser tarefas ou elementos, assim como, responsabilidades e deveres. Existem vrias formas de conduzir uma anlise de funes, de entre as quais se destacam as entrevistas e os questionrios. Por sua vez a descrio de funes (Job description) refere-se a um documento que contm a informao recolhida pela anlise de funes, de uma forma prtica e facilmente perceptvel. Para alm da informao relativa s tarefas e aos elementos, e s responsabilidades e deveres, a descrio de funes pode conter informaes relativas s condies de trabalho, instrumentos e materiais utilizados, ferramentas, mquinas, etc.. Normalmente, junto com a descrio de funes aparece tambm um documento que contm as especificaes da funo e que lista as qualificaes ou qualidades pessoais requeridas para aquela funo. No entanto, as especificaes da funo no so parte integrante da descrio de funes. No existe uma posio unnime relativamente ao valor de uma descrio de funes. H quem considere que a descrio de funes s serve para impedir os trabalhadores de fazerem determinadas coisas. Alguns trabalhadores consideram-na desnecessria, porque acreditam que sabem exactamente o que tm que fazer. Quanto aos directores, tambm a consideram desnecessria, porque sempre que precisam de uma descrio de funes ela est incompleta ou obsoleta. No entanto, a maioria das crticas centra-se na maneira como ela utilizada e no no porqu da sua existncia. Assim a descrio de funes dever ser vista como um instrumento de gesto que utilizado para atingir determinados objectivos e s ter valor para atingir esses

objectivos. Da a importncia colocada na definio dos objectivos, que devero ser clarificados e definidos deste o princpio para evitar utilizaes irracionais ou ineficazes. Paralelamente, dever tambm ficar definida a natureza da informao a recolher (uma vez que depende directamente do tipo de objectivos a atingir), ao mtodo para a recolher e as pessoas que a iro recolher. Estas informaes devero conter as tarefas a concretizar ou o comportamento esperado do trabalhador, as mquinas ou instrumentos utilizados, os objectivos do trabalho, o contexto no qual o trabalho efectuado e as qualificaes requeridas. Tais informaes dependem, no entanto, do objectivo e do tipo de funo que est a ser descrita, uma vez que, os quadros e as funes de gesto tendem a ser descritas em termos de responsabilidades e deveres (neste caso, se tivssemos que descrever funes administrativas (staff) ou de produo, em termos de responsabilidades e deveres, darlhes-amos uma maior autonomia). A descrio de funes pode ser descrita quer em termos de tarefas, quer em termos de comportamentos. Contudo. Utilizam-se mais frequentemente as descries orientadas para a tarefa, devido grande variedade de comportamentos que um indivduo efectivamente tem no desempenho de uma funo. No entanto, para que se satisfaam virtualmente todos os potenciais objectivos de uma descrio de funes, dever-se- fazer um esforo para especificar os tipos de comportamentos requeridos. Para determinar critrios de seleco relevantes e os meios para os medir, deveremos em primeiro lugar determinar critrios de sucesso e eficincia. Isto significa, identificar os comportamentos que o sujeito deve adoptar, para uma boa performance Existem trs fontes de informao principais relativas s funes: a pessoa que a exerce, o seu superior hierrquico imediato e/ou um analista. O tipo de fonte a utilizar depende da natureza da funo, do tipo de informao requerida, do tempo e dinheiro disponvel, do mtodo para compilar a informao e do objectivo ou objectivos a alcanar. COMUNICAO DO PROGRAMA E RECOLHA DE INFORMAO

O sucesso de um projecto de descrio e avaliao de funes depende da qualidade e forma como este comunicado. Quando o projecto comunicado unicamente por memorando, torna-se difcil para ao trabalhadores obterem respostas para as suas questes e preocupaes. Nestas circunstncias, provvel que comeces a circular rumores negativos relativamente o programa, diminuindo as suas

probabilidades de sucesso. No existe nenhuma frmula especfica para se comunicar um programa de anlise e descrio de funes. No entanto, deve ter-se em considerao diversos factores, tais como: o estilo de comunicao interna que prevalece na organizao; se existem ou no representantes dos respectivos sindicatos; as diferentes categorias profissionais que iro ser analisadas; o tipo de procedimento adaptado para recolher informao; se se utilizam ou no analistas externos, etc.. Uma boa comunicao de um projecto de descrio e anlise de funes obedece a determinadas caractersticas: <!--[if !supportLists]-->1. <!--[endif]-->A informao relativa ao projecto deve responder ao Porqu ? (objectivos), O qu ? (tipo de informao), e Como ? (fases do processo). Sempre que a descrio seja utilizada para avaliar funes, deve ficar claro que a avaliao se centrar na funo e no em quem a desempenha; <!--[if !supportLists]-->2. <!--[endif]-->A administrao deve demonstrar um apoio total e incondicional ao projecto; <!--[if !supportLists]-->3. <!--[endif]-->Se as funes a ser descritas so executadas por trabalhadores sindicalizados, o respectivo sindicato deve ser informado do programa, antes de se disseminar a informao; <!--[if !supportLists]-->4. <!--[endif]-->Os encarregados e chefes de equipa devem ser informados sobre a implementao do projecto, antes dos seus colaboradores;

<!--[if !supportLists]-->5. <!--[endif]-->Aos trabalhadores que iro descrever as suas funes, deve ser dada a oportunidade de esclarecer todas as dvidas que um programa deste tipo coloca; <!--[if !supportLists]-->6. <!--[endif]-->Se se utilizarem entrevistas e/ou observao, para recolher informao, o analista especialmente se for externo empresa deve ser apresentado aos encarregados e aos trabalhadores directamente envolvidos na projecto. A informao relativa aos contedos normalmente recolhida atravs das conhecidas tcnicas tradicionais ou convencionais: observao, questionrios e entrevistas. Recentemente, os analistas tm desenvolvido outros mtodos para a anlise de funes, denominadas tcnicas estruturais, das quais, as anlises funcionais e os questionrios estruturados so as mais utilizadas. As descries de funes devem compreender necessariamente o

enquadramento do posto de trabalho na estrutura da empresa, isto , a sua natureza, o mbito das suas actividades, a sus dependncia hierrquica, os meios de que dispe e a necessidade de recurso a servios de terceiros ou a prestao de servios a outros; o grau de participao do posto de trabalho na obteno de resultados da empresa; o grau de autonomia de decises de que dispe o titular, ou seja, as suas responsabilidades quanto prossecuo dos objectivos; os dispositivos de regulao das actividades que permitam resolver atempadamente as deficincias de execuo e rectificar a aco com vista aos objectivos fixados. VANTAGEM DA UTILIZAO DA D.A.F. Pode-se afirmar que as descries de funes contribuem para garantia a autoridade, incentivar a iniciativa e favorecer a coordenao, permitindo gerir melhor os quadros, e contribuem para a soluo de problemas de organizao. As descries de funes contribuem para garantia a autoridade porque a generalidade das pessoas est mais disposta a cumprir as directrizes quando aceitou com conhecimento de causa as responsabilidades das suas funes, conhece de antemo os resultados que se esperam de si e as condies em que sero aplicados os critrios de chefia e no ignora as funes nem as obrigaes dos dirigentes.

As descries de funes incentivam a iniciativa, o que contraria a ideia de que campos de aco pouco definidos estimulam os indivduos mais dinmicos e empreendedores. Esta ideia consiste, na verdade, em deixar que o acaso intervenha na repartio de atribuies, na programao das actividades e na obteno de resultados. As descries de funes favorecem a coordenao, to necessria com a multiplicao dos especialistas e a existncia crescente de equipas dspares compostas de elementos com linguagem e mentalidades heterogneas. A coordenao , sem dvida, facilitada quando cada um actua espontaneamente e conhece os objectivos e as atribuies dos colegas. Por outro lado, a elaborao das descries de funes permite encontrar solues atravs de processos flexveis e adaptados. Finalmente, as descries de funes constituem, durante a sua elaborao, um valioso instrumento para, com bases slidas, solucionar problemas de organizao geral da empresa, para diagnosticar e solucionar os problemas de estrutura, de atribuies ou de comunicao que se podem colocar. ESCRITA DAS DESCRIES DE FUNO Com base nas notas recolhidas durante a observao, nos questionrios preenchidos pelos trabalhadores ou superiores hierrquicos, nas notas retiradas das entrevistas ou em qualquer informao existente, o analista pode posteriormente descrever a funo. A descrio de funes, para alm de poder conter as especificaes da funo, divide-se normalmente em quatro partes: a) Informao Geral; b) Misso da Funo; c) Descrio das Tarefas, Deveres e Responsabilidades e d) Informao Adicional (esta ltima parte, que nem sempre aparece, facultativa). A primeira parte de uma descrio de funes contm informaes relativas localizao do posto de trabalho na organizao. Assim, dever por exemplo conter informaes relativas a: NOME DA FUNO: Refere-se ao nome da funo que est a ser descrita. O nome de uma funo deve ser cuidadosamente atribudo, uma vez que este confere um

determinado status e pode implicar diferentes responsabilidades e consequentemente diferente salrio. DEPARTAMENTO OU DIVISO: Identifica o departamento ou diviso ao qual a funo pertence e fornece algumas indicaes sobre a natureza do trabalho. LOCAL DE TRABALHO: Contm a especificao geogrfica do local de trabalho. NOME DA FUNO DO SUPERIOR HIERRQUICO IMEDIATO: Com vista a estabelecer quais as relaes de autoridade, inclui-se normalmente o nema da funo do superior hierrquico ao qual o trabalhador reporta directamente. Da mesma forma se inclui o nmero de subordinados, nome e posio das respectivas funes. CDIGO DA FUNO: Para simplificar a gesto de programas relacionados com as funes, algumas organizaes desenvolvem um sistema de cdigos de funo prprios, enquanto que outras utilizam os cdigos standard da sua rea de negcio ou indstria. Este cdigo deve aparecer na descrio de funes. DATA: Dado que o contedo das funes pode sofrer alteraes e necessitar de ser alterado, datar uma descrio de funes ajuda a mant-la actualizada, assim como, pode indicar a necessidade de uma reviso. Aps a informao relativa localizao da funo na organizao, a descrio de funes, normalmente inclui uma seco intitulada Sumrio da Funo ou Misso da Funo, que explicita de uma forma muito geral o porqu da existncia daquela funo. Em 1956, a European Productivity Agency, definiu as seguintes linhas de orientao para utilizar nas descries de funo, a saber: <!--[if !supportLists]-->1. <!--[endif]-->Utilizar um estilo de narrativa directo e conciso. <!--[if !supportLists]-->2. <!--[endif]-->Comear as frases com verbos de aco, no presente do indicativo e na terceira pessoa do singular.

<!--[if !supportLists]-->3. <!--[endif]-->Utilizar termos precisos (devem especificar-se as quantidades, pesos, medidas e frequncias, evitando no entanto, o excesso de detalhes). <!--[if !supportLists]-->4. <!--[endif]-->Cada frase deve conter uma afirmao explcita. Tudo o que for implcito deve tornar-se bvio para o leitor. <!--[if !supportLists]-->5. <!--[endif]-->No descrever os elementos

observados, de forma separada. Devem indicar-se as relaes existentes entre eles, por forma a passar uma ideia concreta da funo. GLOSSRIO Anlise e Descrio Tcnica que permite determinar o contedo de uma funo e as exigncias de realizao (conhecimentos, responsabilidade, condies e esforos), bem como o seu registo, segundo uma metodologia uniforme. Funo Conjunto de tarefas integradas em postos de trabalho inseridos em unidades de trabalho diferenciadas, com caractersticas semelhantes quanto a aptides, exigncias e responsabilidades inerentes concretizao das referidas tarefas, ainda que variem os meios e algumas condies gerais, ambientais ou de organizao. Posto de Trabalho Conjunto de tarefas destinadas concretizao de um objectivo laboral prdeterminado, com aptides, exigncias e responsabilidades especficas e inseridas numa dada unidade organizativa da empresa. Tarefa Componentes de um posto de trabalho ou funes caracterizadas por um conjunto de operaes integradas e sequenciais, envolvendo esforo fsico ou mental, aplicado concretizao de objectivos especficos. Operao Parcelas de trabalho determinveis e faseadas, em que se decompe o contedo do posto de trabalho ou funo.

Monografia de funo Documento escrito, que descreve detalhada e organizadamente as tarefas inerentes a uma determinada funo, bem como as suas exigncias em termos de conhecimentos, experincia, responsabilidades, condies e esforos de trabalho. Categoria profissional Designao contratual identificadora de uma ou vrias funes a que corresponde um determinado nvel de remunerao e que pressupe, normalmente, exigncias prprias. Famlia profissional Conjunto de profisses, cujo agrupamento se baseia em critrios de afinidade da natureza do trabalho, do tipo de actividade funcional ou factores de qualificao. Planificao de carreiras Conjunto de actividades conducentes determinao de linhas de progresso profissional das pessoas, de modo a conseguir, a mdio e a longo prazo, o aproveitamento das capacidades potenciais das mesmas. A D.A.F. e o Trabalho Temporrio Tendo em conta a diversidade de funes com que os potenciais empregados abordam as empresas de Trabalho Temporrio e ainda o facto da maioria das empresas se encontrarem certificadas segundo a norma ISO 9001/2000, e sendo que esta, obriga descrio das funes, pelo menos a nvel departamental, fundamental que as empresas de TT passem a descrever as funes pelo menos sumrias dos candidatos, de modo a melhor poderem sugerir aos seus clientes colaboradores com experincia adequada aos perfis desenvolvidos nas descries de funes do negocio em apreo. Esta uma mais valia que uma empresa de TT pode ter relativamente s suas concorrentes. Pesa ainda o facto, que se o consultor da empresa de TT for especialista em Descrio e Anlise de Funes, pode facilmente compreender as necessidades dos postos de trabalho disponveis nos seus clientes e melhor ajustar os perfis dos candidatos.