Estrategia de Supervision 2006

Estrategia General de
Supervisin Operativa 2006

Direccin General de Atencin y Operacin
Direccin de Apoyo Operativo

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INDICE

1. Presentacin

2. Marco normativo de la Supervisin

2.1 Reglas de Operacin

3. Objetivos de la Supervisin

3.1 Objetivo general

3.2 Objetivos especficos

4. Principios estratgicos generales

5. Enfoques de la Supervisin

6. dentificacin de procesos a supervisar

7. Estrategia general de Supervisin

7.1 Ciclo de Supervisin

7.2 Estrategia de Ciclo de Supervisin

8. mplementacin de la Supervisin

9. Planeacin Programacin de la Supervisin

10. Presentacin y Entrega de Resultados

11. Elaboracin del Plan de Mejora Continua

12. Organizacin del Archivo Documental

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1. PRESENTACIN

Asegurar la calidad de los procesos,
productos y servicios que genera el
Programa, es una constante que est
presente durante todos los procesos
operativos, y que contribuye a la
consecucin de los propsitos del
Nuevo ModeIo de Atencin.

Para lograr lo anterior, en este
documento se describe la estrategia
general de supervisn y sus
procedimientos, como marco
normativo de las acciones a realizar
por la estructura de supervisin de
todo el pas. La informacin que
provea la Supervisin Operativa debe
ser homognea, para ser confiable y
apoyar efectivamente una buena
toma de decisiones para la mejora
continua de todos los procesos
operativos.
Una idea para entender ms
claramente la mejora continua:
"Mejora maana lo que puedas
mejorar hoy, pero mejora todos los
das".
Alcanzar los mejores resultados, no
es labor de un da. Es un proceso
progresivo en el que no puede haber
retrocesos. Han de cumplirse los
objetivos de la organizacin, y
preparase para los requerimientos
superiores. Por lo que necesitaremos
obtener un rendimiento superior en
nuestra tarea y resultados del
conjunto de la organizacin.
Siempre mejorar un poco da a da, y
tomarlo como hbito, nunca dejar las
cosas tal como estn, siempre tener

ese propsito sin perder de vista ni
descuidar los logros, fortalezas y avances
obtenidos.

2. MARCO NORMATIVO DE LA
SUPERVISIN

La supervisin de las operaciones de
campo se sustenta y adscribe a la
normatividad y lineamientos establecidos
en las Reglas de Operacin del
Programa.

2.1 REGLAS DE OPERACIN

"3. Orientaciones deI Programa
DesarroIIo Humano Oportunidades

3.11 Realiza seguimiento permanente a
su operacin y evala sus impactos...

...El seguimiento permite contar con
informacin sobre los procesos operativos
con el objetivo de mejorar su diseo y
ejecucin, as como su mejora continua.

"9 Seguimiento operativo y auditora
9.1 Seguimiento Operativo

Para apoyar la deteccin y resolucin
oportuna de los problemas operativos del
Programa, se cuenta con un Modelo de
Seguimiento Operativo convenido y
aplicado conjuntamente con los Sectores
de Salud y Educacin.

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Este modelo permite obtener
informacin detallada sobre el estado
de la operacin, con el propsito de
apoyar la toma de decisiones y la
correccin oportuna de desviaciones
operativas.

3. OBJETIVOS DE LA
SUPERVISIN

3.1 OBJETIVO GENERAL

Verificar la calidad de los procesos,
productos y servicios, que genera la
estructura operativa, en apego a los
procedimientos normativos,
especificaciones y objetivos definidos
de cada proceso y actividad; as
como proveer de informacin a las
reas responsables de la definicin
de estrategias de correccin a la
problemtica presentada.

3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

1. dentificar las reas de
oportunidad que se presentan a
nivel de cada una de las figuras
operativas de los Centros de
Atencin y Registro (CAR), a nivel
de CAR y de cada una de las
Coordinaciones Estatales (CEO),
respecto a cada proceso operativo
que se lleve a cabo.
2. A partir de la identificacin de las
reas de oportunidad, realizar
acciones correctivas inmediatas y
acciones preventivas.
3. Verificar la calidad del llenado de
la documentacin resultante de
las acciones de campo.

4. Verificar en campo el apego a los
procedimientos normativos
establecidos, para cada proceso
operativo.
5. Contribuir en la mejora de los
procesos y procedimientos normativos
de cada proceso operativo que se
supervise.

4. PRINCIPIOS ESTRATGICOS
GENERALES

La estrategia es un plan de trabajo en el
que se organizan los recursos humanos y
materiales para la operacin de un
procedimiento y logro de objetivos, el cual
puede ser de campo o de gabinete.

Las estrategias son efectivas, en tanto
consideran en su construccin los
principios generales que a continuacin
se sealan:

1. Objetivos, alcanzables y de acuerdo a
los recursos de que dispone el
supervisor en el contexto de la
Coordinacin Estatal y Centro de
Atencin y Registro.
2. Eficiencia, ejecucin adecuada de
procedimientos empleados por la
figura de supervisin.
3. Calidad y congruencia, las actividades
de supervisin estarn en todo
momento vinculadas con la calidad y
congruencia con los procedimientos
establecidos en los documentos
normativos de los procesos
operativos.


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4. Control, Orientacin y/o
reorientacin de las acciones para
el logro de los objetivos trazados
de los procesos operativos
supervisados.
5. Economa de procesos y
procedimientos, que simplifiquen
el trabajo operativo del
Supervisor, a travs de
instrumentos y herramientas que
permitan obtener de forma
oportuna, resultados grficos de
los procesos supervisados; esto
es, utilizando el mnimo de medios
y el mximo de resultados.
6. Flexibilidad, procedimientos e
instrumentos de supervisin
adaptables a cada proceso
operativo.
7. Simplicidad, evitar complejidades
innecesarias en el diseo y
desarrollo de instrumentos de
supervisin y en las instrucciones
para su utilizacin.
8. Retroalimentacin, que los
resultados del proceso de
supervisin contribuyan en una
mejora de la calidad de procesos
y procedimientos.
9. Actitud en el Servicio, no perder el
objetivo de la misin de realizar el
trabajo con calidad y calidez.

5. ENFOQUES DE LA
SUPERVISIN

6. IDENTIFICACIN DE
PROCESOS A SUPERVISAR

La estrategia de supervisin considera
verificar la calidad de todos los procesos
operativos y acciones que se ejecuten en
los CAR, siendo estos:

1. Puntos Centinela,
2. Mesas Entrega de Apoyos
(MAS_MAP),
3. Mesas de Atencin y Servicio
(MAS_MAS)
4. ncorporacin,
5. Recertificacin,
6. Errores de nclusin,
7. Reevaluaciones,
8. Levantamientos,
9. Sesiones de Orientacin
10. Capacitacin de Vocales,
11. Notificaciones
12. CAR,
ACCIN DEFINICIN SE APLICA OBJETIVO INSTRUMENTO
SE REPORTA
A:
ntervencin
Temprana
Accin correctiva in situ, slo
sobre el apego a la norma,
preferentemente realizada al
inicio de un proceso operativo.
A procedimientos fuera de
norma aplicados por: P. S.,
Capturista, ROC o Jefe de CAR.
Eficientar el trabajo de las
figuras operativas, evitando
acumular errores.
Cdula de
supervisin
1 PS o Capturista.
2 ROC.
3 Jefe de CAR
4 JAO
Supervisin
Dirigida
Accin de supervisin in situ,
derivada de los resultados de
una supervisin de gabinete
Para comprobar y en su caso
corregir las reas de
oportunidad detectadas en la
supervisin de gabinete.
Eficientar el trabajo de las
figuras operativas, evitando
acumular ms errores o
afinar el registro de la
supervisin de gabinete.
Cdula de
supervisin
1 Jefe de CAR
2 JAO
Documentacin
de
nconsistencias.
Recabar informacin
dimensionada y causal acerca
de las posibles inconsistencias
de los documentos normativos
de los procesos, o bien reas
de mejora o innovacin de los
mismos.
A todos los procesos
supervisados
Detectar las reas de
oportunidad de mejora de los
documentos normativos de
los procesos.
Reporte del
supervisor
Direccin de
nnovacin


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13. Alineacin
Calendarizacin_Ejecucin_Lo
tificacin_Captura.
14. Adultos mayores,
15. Mecanismo de Ahorro para el
Retiro Oportunidades
(MAROP).
16. Otros que defina la
Coordinacin Nacional (CN) y
los que acuerden las
Coordinaciones Estatales
(CEO) con la CN.

7. ESTRATEGIA GENERAL DE
SUPERVISIN

7.1 CICLOS DE SUPERVISIN

La estrategia general de supervisin
est organizada por ciclos de
supervisin establecidos por la
Direccin de Apoyo Operativo, cada
ciclo tiene su propia estrategia la cual
define a la unidad de supervisin,
instructivos, periodos y responsables
de operarla, cada ciclo es una unidad
y est encuadrada en el contexto del
Calendario de Referencia Operativo.

En trminos generales, la supervisin
para cada proceso operativo u accin
que se ejecute, se busca realizar en
dos momentos, esto con el propsito
de medir la mejora de cada figura
involucrada, y alcanzar estndares de
calidad de un momento a otro de un
mismo proceso o accin, como se
ilustra en el siguiente diagrama.

Liberacin de
CicIo de
Supervisin
ApIicacin
de Ia
Supervisin
Entrega y
presentacin de
ResuItados a CEO
Envo de
ResuItados a
C. N. O.
Entrega y
presentacin de
ResuItados NacionaIes
a D G A O
Determinacin de
estndares operativos
para eI siguiente
cicIo de Supervisin
Diseo, ImpIementacin
y Ejecucin deI PIan de Mejora (1)
Liberacin de
CicIo de
Supervisin
ApIicacin
de Ia
Supervisin
Entrega,
presentacin de
ResuItados a
CEO y evaIuacin
deI pIan de
Mejora (1)
Entrega de resuItados aI
rea responsabIe y / o
Direccin de Innovacin
SUBDIRECCIN DE SUPERVISIN OPERATIVA J A O SUPERVISOR ESTATAL
RESPONSABLES
Entrega y
presentacin de
ResuItados NacionaIes
a D G A O
Determinacin de
estndares operativos
para eI siguiente
cicIo de Supervisin
Entrega de resuItados aI
rea responsabIe y / o
Direccin de Innovacin
Envo de
ResuItados a
C. N. O.
Diseo, ImpIementacin
y Ejecucin deI PIan de Mejora (2)
PRMER MOMENTO SEGUNDO MOMENTO
TRAMO DE CONTROL OPERATIVO PARA CADA PROCESO SUPERVISADO

La supervisin puede ser de campo y
gabinete.

Supervisin de campo

La supervisin de campo se realiza en el
momento en que se ejecuta la accin o
proceso de supervisin y su propsito es
verificar que sta se realice conforme a lo
establecido en el documento o manual
normativo respectivo.

Supervisin de gabinete

La supervisin de gabinete se lleva a
cabo los en las oficinas del CAR o la
CEO, segn sea el caso, y busca verificar
que los registros de toda la
documentacin generada en campo, est
llena conforme a la normatividad
establecida, esto es, particularmente
importante considerando que dichos
documentos son auditables.

Cada Ciclo de Supervisin puede
realizarse en campo o en gabinete,
segn el objetivo especfico que se
busque y atendiendo las partes comunes
de varios procesos.

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7.2 ESTRATEGIA DE CADA CICLO
DE SUPERVISIN

Para la liberacin de cada Ciclo de
Supervisin se emitir un documento
que contiene la estrategia y
procedimientos especficos para cada
Ciclo, mismo que establece las
unidades de observacin, las que
estn definidas en funcin del
proceso a supervisar, unas veces
ser el CAR, otras el Promotor Social,
un Taller, etctera. Asimismo, indica
el procedimiento para la obtencin de
la muestra a supervisar del universo
de acciones realizadas o por realizar.

En este orden, la ejecucin del
proceso de supervisin slo puede
ser desarrollada por el Supervisor,
incluyendo como parte de su proceso
de trabajo, las actividades que a
continuacin se relacionan:

1) Ejecucin del proceso de
supervisin;
2) Captura, procesamiento y anlisis
de la informacin;
3) Presentacin de resultados
(Reunin staff), observaciones y
compromisos;
4) Seguimiento a las observaciones
y acciones preventivas y
correctivas a desarrollar.

Esta ltima parte, no es una actividad
propia del Supervisor, queda en
manos del Jefe de Atencin
Operativa o figura afn, ya que implica
acciones operativas cuya
implementacin cae en su mbito de
competencia.

De esta manera, la actividad y resultados
que presente el Supervisor se convierten
en un detonador de un proceso de
mejora, mismos que ejecutan las reas
operativas de las CEO, tal como se
seala en el diagrama siguiente:

8. IMPLEMENTACIN DE LA
SUPERVISIN

La puesta en marcha de la supervisin
considera las siguientes acciones a
desarrollar:

1. Definicin del Ciclo de Supervisin a
desarrollar, lo realiza oficinas
centrales y obedece a necesidades
detectadas en funcin de los procesos
operativos que se estn desarrollando.

S U P E R V I S O R
Oficinas
Centrales
Define
Ciclo
Aplica cdula.
dentifica
reas de
oportunidad:
1. Promotor
Social
2. Capturista
3. CAR
4. CEO
Emite y
entrega de
reportes a:
1. PS
2. JCAR
3. JAO
4. JAP
5. JADM
6. CE
Presenta
resultados
en reunin
de
staff
Jefe de CAR
Define acciones
correctivas
inmediatas con el
PS.
Define acciones
preventivas
y solicita apoyo
al JAO para su
implementacin.

JAO
nforma en
Staff.
Acciones
correctivas.
Acciones
preventivas.
Propone
calendario
de
ejecucin y
seguimiento.
STAFF
Complementa
o reorienta
acciones
correctivas y
preventivas.
Define
calendario de
ejecucin y
seguimiento.


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2. Diseo de los instrumentos
(Cdulas) para la verificacin
segn el tema definido para el
Ciclo de Supervisin, as como de
los instructivos para su llenado.
3. Diseo de los instrumentos
electrnicos para la captura y
procesamiento de las cdulas de
supervisin; as como para la
presentacin de resultados.
4. Prueba de los instrumentos y
herramientas de supervisin en
estados, con los que previamente
se acuerde pilotearlos.
5. Las correcciones que deriven de
las pruebas piloto, se incorporarn
a los instrumentos y herramientas
de supervisin, para su liberacin
a aplicacin nacional.
6. El acervo documental que derive
de estas pruebas se concentrar
en la Subdireccin de Supervisin
Operativa (Oficinas Centrales).
7. La supervisin se organiza en los
CicIos de Supervisin que la
Direccin de Apoyo Operativo
determine realizar.
8. Los instrumentos para ejecutar
cada Ciclo de Supervisin se
enviar va correo electrnico a
los supervisores de cada estado
(nstructivos para su operacin,
formas y formatos para la
planeacin de procesos, cdulas
de supervisin, hojas electrnicas
en Excel, y estrategia especfica
de supervisin del proceso en
cuestin).
9. La estrategia de supervisin de
cada Ciclo determinar su periodo
de ejecucin, las fechas de envi
y recepcin de informacin, as
como la presentacin de
resultados.

10. Para apoyar y dar seguimiento a las
acciones de supervisn, en Oficinas
Centrales, la Subdireccin de
Supervisin Operativo est organizada
como sigue:

El conjunto de los estados (32), se dividi
en dos subconjuntos, cada uno atendido
por un responsable de asesora y apoyo
en Oficinas Centrales:

Direccin de Apoyo
Operativo
Subdireccin de
Supervisin
Operativa
Jefe de
Departamento
de Supervisin
Operativa (1)
(Responsable
de seguimiento
y apoyo a los
estados,
anlisis
documental,
redaccin de
estrategias de
ciclos de
supervisin e
instructivos y
apoyo en el
diseo y
desarrollo de
instrumentos de
supervisin,
supervisin en
campo y en
gabinete)
Jefe de
Departamento
de Supervisin
Operativa (2)
(Responsable
de seguimiento
y apoyo a los
estados,
anlisis
documental y
de planeacin y
cobertura de
ciclos de
supervisin, y
apoyo en el
diseo y
desarrollo de
instrumentos de
supervisin,
supervisin en
campo y en
gabinete)
Jefe de
Departamento
de
Supervisin
Operativa (3)
(Responsable
del desarrollo
de hojas
electrnicas
que
automatizan
la captura y
presentacin
de resultados
de la
supervisin
en campo y
en gabinete)

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ResponsabIe 1 ResponsabIe 2
Aguascalientes Michoacn
Baja California Morelos
Baja California Sur Nayarit
Campeche Nuevo Len
Coahuila Oaxaca
Colima Puebla
Chiapas Quertaro
Chihuahua Quintana Roo
Distrito Federal San Luis Potos
Durango Sinaloa
Guanajuato Sonora
Guerrero Tabasco
Hidalgo Tamaulipas
Jalisco Tlaxcala
Mxico Veracruz
Yucatn
Zacatecas

10. Toda la documentacin que
resulte de la supervisin en los
estados, debe ser ordenada y
resguardada, de acuerdo al
procedimiento que para tal efecto
se tiene del Archivo Documental
de Supervisin.
Este archivo es de uso exclusivo
del Supervisor y de las personas
que determine el Coordinador
Estatal.
11. Los resultados de cada CicIo de
Supervisin deben ser
presentados por los supervisores
en reuniones de trabajo en las
Coordinaciones Estatales y
enviarlos a Oficinas Centrales (A
los responsables de asesora y
apoyo).
12. El ltimo aspecto de los alcances
de la estrategia, est relacionado
con la supervisin que dirija
Oficinas Centrales a los estados.
En esta supervisin, tambin se

aplicarn instrumentos y herramientas
de supervisin, que sern ejecutados
por la Subdireccin de Supervisin
Operativa.
13. Los resultados de esta supervisin
sern presentados al Coordinador
Estatal y a las autoridades superiores
de la Coordinacin Nacional.

9. PLANEACIN -
PROGRAMACIN DE LA
SUPERVISIN

Los criterios para la programacin son
emitidos en el documento que contiene la
estrategia especfica para cada Ciclo de
Supervisin, mismos que son definidos
con aportaciones de los supervisores de
aquellos estados que determina la
Direccin de Apoyo Operativo como
responsables de coordinar y operar las
pruebas piloto que se implementan para
probar los instrumentos y herramientas a
liberar.

Las componentes a considerar para la
construccin de dichos criterios son:

1. Tiempo real de cobertura y
rendimiento de las figuras operativas
que operan los diferentes procesos
programados en el Calendario de
Referencia Operativo de los Centros
de Atencin y Registro.
2. Acceso a las actualizaciones y ajustes
a la planeacin de cobertura de los
Centros de Atencin y Registro.
3. La condicin y metodologa de
aplicacin de los instrumentos de
supervisin, ya sea de gabinete o de
campo, en papel o en archivo
electrnico, en la Coordinacin Estatal
o en el CAR.


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4. La dispersin geogrfica de las
unidades de observacin y el
nmero de unidades a ser
observadas (Mecnica de
seleccin de una muestra).
5. Nmeros, categoras, indicadores
y reactivos de los instrumentos y
herramientas de supervisin.
6. Nmero de procesos alineados al
proceso objeto de la supervisin.
7. Disponibilidad de medio o medios
de transporte.
8. Disponibilidad de material
cartogrfico actualizado.
9. Solicitudes especiales de
requerimientos de supervisin del
Coordinador Estatal, adicionales
al proceso o procesos
programados en el Ciclo de
Supervisin.
10. Visto bueno de la cobertura de
supervisin por el Coordinador
Estatal.
11. Etctera.

Una vez definidos los criterios para
cada Ciclo, el Supervisor enva su
programacin al responsable de
atenderles en Oficinas Centrales, en
los tiempos especificados en la
liberacin del Ciclo de Supervisn.

10. PRESENTACIN Y ENTREGA
DE RESULTADOS

Presentacin de ResuItados aI Coordinador EstataI.
Se recomienda que esta presentacin tenga un carcter muy ejecutivo, para
ello puede ser suficiente presentar la grfica de calidad Estatal y la grfica de
comparacin por CAR (mostrados a continuacin).

COMPARATIVO DE INDICADORES POR ZONA DE ATENCIN
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
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1601 1602 1605
SUPERVISIN DE BITCORAS
ENTREGA DE APOYOS MONETARIOS
DIRECCIN GENERAL DE ATENCIN Y OPERACIN
MICHOACAN
DIRECCIN DE APOYO OPERATIVO
SUBDIRECCIN DE SUPERVISIN OPERATIVA
Fecha de eIaboracin de reporte: 05-JuI-06
ESTADO
COMPARATIVO DE INDICADORES POR ZONA DE ATENCIN
0%
20%
40%
60%
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100%
120%
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1601 1602 1605
MICHOACAN
ESTADO
CALIDAD ESTATAL
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MICHOACAN
Fecha de eIaboracin de reporte: 05-JuI-06 ESTADO
CALIDAD ESTATAL
98%
94%
97%
98%
90%
96%
97%
96%
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MICHOACAN
PRESENTACIN DE RESULTADOS AL
JEFE DE ATENCIN OPERATIVA

Al Jefe de Atencin Operativa han de
entregrsele, adicionalmente, al material
que se entregue al Coordinador Estatal,
esta presentacin y entrega de resultados
debe contener el total de la informacin
obtenida durante el Ciclo de Supervisin,
esta informacin se ha de entregar en
archivo magntico, para permitir anlisis
tan detallados y puntuales como requiera
el JAO y tenga as elementos suficientes
para elaborar el plan de mejora
correspondiente.
Para realizar consultas, los instrumentos
electrnicos cuentan con una hoja
"Generadora de Consultas, en la que ha
de capturarse en el espacio sealado
para Estado o CAR, el texto que se quiera

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aparezca en el encabezado de las
grficas.
En los siguientes dos cuadros se
ponen los CUPO's de los Promotores
Sociales, o bien la clave del CAR y el
perodo que se quiera analizar de
cada uno de ellos.
Finalmente, en el ltimo recuadro, se
captura la fecha en que se elabora el
reporte.

Al introducir los parmetros de
bsqueda en la Hoja Generadora de
Consultas obtenemos los resultados
en forma de tabla en la hoja de
Seguimiento Histrico.

El grfico que se ilustra a continuacin se
obtiene igualmente de manera automtica
al introducir los requerimientos de
consulta en la Hoja Generadora de
Consultas.

FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL
FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL
nsertar la clave de la zona de atencin y el perodo que se requiere
ZONA DE
ATENCIN
PERODO
PERODO
PROMOTOR
SOCIAL
SISTEMA DE CONSULTA DE SUPERVISIN
nsertar el CUPO del promotor social y el perodo que se requiere
ESTADO / CAR:
INDICADORES DE CALIDAD POR PROMOTOR SOCIAL.
75%
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160038 160049 160082 160088 160093
MICHOACAN
INDICADORES DE CALIDAD POR PROMOTOR SOCIAL.
75%
80%
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1 160038 10-Ene 20-Abr 7 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
2 160049 10-Ene 20-Abr 15 100% 93% 100% 93% 100% 89% 83% 94%
3 160082 10-Ene 20-Abr 10 100% 88% 88% 100% 100% 93% 100% 96%
4 160088 10-Ene 20-Abr 6 100% 93% 100% 100% 100% 100% 100% 99%
5 160093 10-Ene 20-Abr 12 100% 92% 96% 92% 100% 97% 98% 96%
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1 1601 10-Ene 20-Abr 59 99% 97% 97% 100% 85% 84% 73% 91%
2 1602 10-Ene 20-Abr 71 98% 94% 97% 97% 100% 96% 96% 97%
3 1605 10-Ene 20-Abr 53 100% 98% 100% 100% 66% 99% 91% 93%
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TEMAS
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COMPARATIVO DE SUPERVISIN POR PROMOTOR SOCIAL
COMPARATIVO DE SUPERVISIN POR ZONA DE ATENCIN
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CUPO
PROMOTOR
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1 160038 10-Ene 20-Abr 7 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
2 160049 10-Ene 20-Abr 15 100% 93% 100% 93% 100% 89% 83% 94%
3 160082 10-Ene 20-Abr 10 100% 88% 88% 100% 100% 93% 100% 96%
4 160088 10-Ene 20-Abr 6 100% 93% 100% 100% 100% 100% 100% 99%
5 160093 10-Ene 20-Abr 12 100% 92% 96% 92% 100% 97% 98% 96%
FECHA
INICIAL
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1 1601 10-Ene 20-Abr 59 99% 97% 97% 100% 85% 84% 73% 91%
2 1602 10-Ene 20-Abr 71 98% 94% 97% 97% 100% 96% 96% 97%
3 1605 10-Ene 20-Abr 53 100% 98% 100% 100% 66% 99% 91% 93%
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MICHOACAN
TEMAS
TEMAS
COMPARATIVO DE SUPERVISIN POR PROMOTOR SOCIAL
COMPARATIVO DE SUPERVISIN POR ZONA DE ATENCIN
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PERODO
CUPO
PROMOTOR
SOCIAL
ESTADO

Pagina 12 de 15

PRESENTACIN DE RESULTADOS
AL JEFE DEL CAR

Para el caso del Jefe de CAR, la
informacin obtenida en la
supervisin, as como las
observaciones que se hayan
generado, han de proporcionrsele
de manera inmediata, para que tenga
la posibilidad de corregir lo que est a
su alcance.

Es recomendable que el Jefe de CAR
conserve una copia de la cdula
electrnica que se aplic en su CAR,
pues sobre todo cuando la
supervisin se basa en muestras, el
Jefe de CAR tiene la posibilidad de
realizar una captura total y obtener un
panorama completo del proceso
operativo en su CAR.

La entrega de resultados se hace en
un primer momento al Promotor
Social y Jefe de CAR, y en un
segundo momento al Coordinador
Estatal y Jefe de Atencin Operativa.

El objeto final de la supervisin es
asegurar la calidad de los procesos
operativos. Esta premisa obliga la
presentacin de resultados de
quienes operan las actividades de
supervisin.

La entrega de resultados debe
hacerse documentalmente y en
reunin de trabajo para la
presentacin de los mismos.

ENTREGA DE DOCUMENTOS.- El
Supervisor debe entregar al
Coordinador Estatal una carpeta
ejecutiva que contenga informacin a
nivel estatal y por CAR y al Jefe de
Atencin Operativa le entregar los

resultados en archivo magntico del
histrico por unidad de medida.

REUNION DE TRABAJO PARA LA
PRESENTACIN DE RESULTADOS

Debe realizarse en un foro, previamente
concertado y acordado con el
Coordinador Estatal, ya que los
resultados son insumo para la mejora de
quienes ejecutan o dirigen los procesos
operativos o la actividad supervisada,
estos pueden ser el Jefe del CAR, el Jefe
de Atencin Operativa (JAO), el Jefe de
Padrn (JAP), el Jefe de Administracin
(JADM) u otra figura e invariablemente
del Coordinador Estatal.
Se sugiere que en la reunin de trabajo
estn presentes el Coordinador Estatal, el
Jefe de Atencin Operativa y los Jefes de
CAR. Las reuniones staff, son el mejor
foro para la presentacin de resultados de
la supervisin, la cual puede ser por
medio de un proyector y equipo de
computo.

11. ELABORACIN DEL PLAN DE
MEJORA CONTINUA

El Plan de Mejora Continua es un proceso
que tiene tres fases: supervisin,
evaluacin (reunin de trabajo o staff) y
acciones de mejora (JAO).
Las actividades de supervisin permiten
identificar, recolectar y preparar toda la
informacin relacionada en apego a los
procedimientos de un proceso, son
actividades especficas de supervisin
relacionadas con los procesos operativos
y constituyen un elemento fundamental y
necesario para el logro de los resultados
y ellos para los objetivos operativos, tal
como se muestra en la figura.

Pagina 13 de 15

En la etapa de supervisin se
organizan los datos recopilados
mediante aplicacin de las
herramientas de supervisin, la
elaboracin de los reportes que son
los insumos para la etapa siguiente
(evaluacin), se generan
automticamente de acuerdo a los
requerimientos que se introducen en
la Hoja Generadora de cada
instrumento.
La etapa de evaluacin se realiza en
una reunin a la que convoca el
Coordinador Estatal; la presencia en
la reunin de ste, el JAO y el
Supervisor son imprescindibles,
queda a criterio del Coordinador
Estatal el convocar a otras figuras
como Jefes de CAR, Jefe de Padrn
o el pleno del staff.
Analizando los resultados de la
supervisin operativa de cada
indicador, tomando en cuenta estos
resultados:

a) Se determina cules son las reas
de oportunidad de mejora por
indicador.
b) A cada rea de oportunidad
detectada, habr que asociarle una
causalidad, que lleve a determinar
el tipo de accin, contenido y
metodologa de las acciones que
habr que emprender para mejorar
el resultado.
c) Se fijan metas a alcanzar para el
siguiente Ciclo de Supervisin por
indicador.
Al introducir la informacin
cuantitativa, la herramienta reportar
de manera automtica quienes son
sujetos del rea de las acciones de
mejora.


Pagina 14 de 15

La implementacin de las acciones
de mejora que se acuerdan en la
reunin de trabajo y la definicin del
calendario de ejecucin pasa a ser
responsabilidad del JAO.
Las acciones de mejora son
implementadas por el Jefe de
Atencin Operativa. La reunin de
trabajo que genera la accin de
mejora verifica en sus reuniones la
implementacin y resultados
obtenidos de cada plan de mejora.
El mejor indicador de la puesta en
marcha de un Plan de Mejora exitoso,
sern los resultados que se obtengan
por figura operativa, CAR y Estado,
en otro Ciclo de Supervisin, sobre el
mismo proceso o accin.
Concluyendo, sin mejora continua no
se puede garantizar un nivel de

calidad, ni cumplir las metas y objetivos.

12. ORGANIZACIN DEL
ARCHIVO DOCUMENTAL

La documentacin resultante de la
supervisin se ordenar como sigue:

El archivo tendr tantas carpetas
(expedientes) como Centros de
Atencin y Registro existan en Ios
estados. Para cada Ciclo de supervisin
se define el programa de supervisin
(Con la planeacin de cobertura,
avances, ajustes y observaciones).

A su vez el contenido de cada carpeta de
CAR, debe contener las herramientas
utilizadas y documentacin que derive de
las operaciones de supervisin por unidad
de medida, ordenadas, por tipo y
separadas con hojas blancas de reciclo,
que indiquen su contenido; ste ser de
cada uno de los Procesos Operativos.

El orden de la documentacin en la
carpeta se indica en la siguiente
ilustracin:

CduIas de
Supervisin Operativa
Observaciones derivadas
de supervisin
Reportes por CAR y
unidad de observacin
Reportes estataIes de
supervisin
Acuerdos y PIan de
Mejora
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CduIas de
CduIas de
de supervisin
de supervisin
Reportes por CAR y
Reportes por CAR y
supervisin
supervisin
Acuerdos y PIan de
Mejora
Acuerdos y PIan de
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CduIas de
de supervisin
Reportes por CAR y
supervisin
Acuerdos y PIan de
Mejora
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CduIas de
CduIas de
de supervisin
de supervisin
Reportes por CAR y
Reportes por CAR y
supervisin
supervisin
Acuerdos y PIan de
Mejora
Acuerdos y PIan de
Mejora
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CduIas de
de supervisin
Reportes por CAR y
supervisin
Acuerdos y PIan de
Mejora
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CduIas de
CduIas de
de supervisin
de supervisin
Reportes por CAR y
Reportes por CAR y
supervisin
supervisin
Acuerdos y PIan de
Mejora
Acuerdos y PIan de
Mejora
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CduIas de
de supervisin
Reportes por CAR y
supervisin
Acuerdos y PIan de
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CduIas de
CduIas de
de supervisin
de supervisin
Reportes por CAR y
Reportes por CAR y
supervisin
supervisin
Acuerdos y PIan de
Mejora
Acuerdos y PIan de
Mejora
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NOTA:
El archivo documental debe estar ubicado en
un espacio exclusivo y fuera del alcance de
quien no tenga injerencia en la supervisin.
Es el soporte documental que le ser
requerido al supervisor durante las visitas
que realice personal de la Coordinacin
Nacional.

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