Microsoft Excel Professional Mdulo Avanzado

INDICE GENERAL
LECCIN 01: MATRICES Y CLCULO Introduccin 1.1 Frmulas matriciales Crear el mapa 1.2 Constantes matriciales Trabajar en Microsoft Map 1.3 Vnculos Control del mapa 1.4 Trabajo con vnculos El libro Mapstats.xls 1.5 Control del clculo 1.6 Reemplazo LECCIN 02: LISTAS Introduccin 2.1 Conceptos bsicos El origen de datos 2.2 Autocompletar Crear la consulta 2.3 Formularios Trabajar en MS - Query 2.4 Ordenacin de una lista Actualizar los datos 2.5 Validacin de datos Consultas con parmetros 2.6 Funciones de bsqueda 2.7 Frmulas y formatos extendidos LECCIN 03: FILTROS 3.1 Autofiltro Personalizacin de tablas 3.2 Filtro avanzado Actualizacin y grficos 3.3 Copiar datos filtrados Ocultar datos de detalles 3.4 Trabajar con listas filtradas Consolidacin de datos LECCIN 04: SUBTOTALES 4.1 Subtotales automticos 4.2 Organizacin de subtotales Bsqueda de objetivos 4.3 Informes con subtotales Escenarios 4.4 Totales avanzados Solver LECCIN 05:TEMAS AVANZADOS SOBRE GRFICOS 5.1 Tipos de grficos 5.2 Aadir elementos al grfico 5.3 Formato de elementos grficos Insertar hipervnculos 5.4 Impresin de Grficos La barra de Web 29,30 31,32 33 34,35
2

Pagina 4 5 6 7,8 9 11

12 13 14 14 15 16 17

18,19 20,21 22 23

24,25 26 26 27,28

LECCIN 06: MAPAS DE DATOS 6.1 Introduccin 6.2 Crear el mapa 6.3 Trabajar con Microsoft map 6.4 Control del mapa 6.5 Libro de map stals.xls LECCIN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS 7.1 Introduccin 7.2 El Origen de datos 7.3 Crear la consulta 7.4 Trabajar ms query 7.5 Actualizar los datos 7.6 Consultas con parmetros LECCIN 08: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS 8.1 Creacin de tablas 8.2 Personalizacin de tablas 8.3 Actualizacin y grficos 8.4 Ocultar datos de detalle 8.5 Consolidacin de datos LECCIN 09: ANLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS 9.1 Bsqueda de objetivos 9.2 Escenarios 9.3 Solver 9.4 Macros 9.5Niveles de proteccin Proteccin del libro Proteger la hoja de calculo LECCIN 10: COLOCAR DATOS EN LA WEB 10.1 Insertar hipervnculos 10.2 La barra Web 10.3 Colocar datos estticos 10.4 Colocar datos interactivos 10.5 Publicar en el servidor Web

36,37 38 39,40 41 42 43 44,45 46,47 48-50 51,52 53 54,55 56,57 58,59 60,61 62 63-65 66 66,67 68 69 69 70 71,72 73,74 75,76 77-79 80,81

EJERCICIOS PRACTICOS MICROSOFT EXCEL MODULO AVANZADO

82-95

Matrices y Clculos
1.1. FRMULAS MATRICIALES Las frmulas que realizan clculos de valor mltiple se denominan Frmulas matriciales y se diferencian de las frmulas de valor individual en que pueden producir ms de un resultado, ocupando varias celdas. Las frmulas matriciales pueden producir un ahorro considerable del tiempo de escritura de frmulas. Por ejemplo, en una hoja de clculo puede necesitar aplicar una misma frmula sobre distintos datos. Al utilizar frmulas matriciales, nicamente tendr que seleccionar el rango donde se situarn los resultados (rango matricial) y escribir la frmula, aceptndola con [Ctrl]+[Mays]+[lntro].
Una frmula matricial queda encerrada entre llaves ({}). Excel automticamente coloca

las llaves en la frmula cuando es aceptada como frmula matricial. Al trabajar con frmulas matriciales, deber tener en cuenta que todas las celdas comparten una misma frmula. Si se edita una celda de un rango matricial, se edita todo el rango como si se tratase de una sola celda. As pues no se pueden realizar operaciones como: - Cambiar el contenido de las celdas que forman parte de la matriz. - Eliminar o mover celdas que forman parte de la matriz. - Insertar celdas en un rango matricial Sin embargo, s que podr dar formato a cada una de las celdas del rango de forma individual o copiar y pegar celdas correspondientes al rango matricial. Para editar una matriz completa, deber utilizar el men Edicin y seleccionar la opcin Ir a; a continuacin deber pulsar sobre el botn Especial, con lo que aparecer un nuevo cuadro de dilogo en el que podr seleccionar la matriz que se desea editar.

1.2. CONSTANTES MATRICIALES

n las frmulas simples es posible introducir los argumentos en forma de

referencias a celdas o en forma de valores constantes. Tambin en las frmulas matriciales existe un modo de introducir estos valores constantes, que son denominados constantes matriciales. Para introducir constantes matriciales, deber escribir los valores directamente en la frmula encerrados entre llaves ({ }). Como separador de columnas deber utilizar el punto y coma ( ; ) y para separar la filas el carcter (\ ). Por ejemplo la matriz: 10 20 30 40 Deber introducirse en una frmula matricial como: {10;20\30;40} - Las constantes matriciales pueden ser nmeros, texto, valores lgicos o incluso valores de error. - Si se introduce texto, debe estar entrecomillado. - En una misma constante matricial se pueden incluir distintos tipos de valores. - No pueden estar formadas por frmulas. - Todas las filas y todas las columnas deben tener la misma longitud. - No pueden contener smbolos de moneda, parntesis ni smbolos de porcentaje.

Si una constante matricial se introduce en una frmula no matricial, slo el primer elemento de la constante matricial ser utilizado en los clculos. Debe tener en cuenta que las frmulas matriciales no tienen nada que ver con las operaciones matemticas para matrices, ya que aqu las operaciones se realizan celda a celda dentro del rango matricial seleccionado. De forma que es posible multiplicar una matriz de 2x3 por otra de 2x3 produciendo un resultado de 2x3. Cuando se trabaja con elementos matriciales, cada elemento involucrado en la frmula debe tener el mismo nmero de filas y de columnas. De no ser as, Excel expande las constantes matriciales. Por ejemplo, la frmula ={1;2;3}*{2\3} se transformara en = {1;2;3\1;2;3}*{2,2;2\3;3;3}. Recuerde que deber introducir las frmulas matriciales en un rango de celdas con las mismas dimensiones que la matriz resultante producida por la frmula para que cada valor resultante sea introducido en una celda del rango matricial. Si el resultado matricial excede el rango seleccionado, los valores sobrantes no se visualizan en la hoja de clculo.

1.3. VNCULOS

n una leccin anterior aprendimos cmo se referenciaban celdas que se

encontraban en hojas de clculo distintas de un mismo libro de trabajo. Pero, adems, Excel tambin permite la creacin de vnculos entre dos o ms libros, de forma que la informacin de un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro. Por ejemplo, es interesante incluir los resultados de varios libros en un libro resumen, de forma que se puedan contrastar los resultados de cada uno de ellos e incluso que cualquier cambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados. Al establecer vnculos, se pueden tener libros ms pequeos ya que algunos libros se pueden dedicar a almacenar datos y otros a mantener resultados estableciendo vnculos con los libros fuente. Tener libros ms pequeos significa que sern ms fciles de editar y ms rpidos de abrir, guardar y calcular.

Existe una serie de conceptos para trabajar con vnculos: - Referencia externa: es cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o a un nombre de otro libro de trabajo. - Libro de trabajo dependiente: es aquel libro que contiene vnculos con otro libro y que, por lo tanto, depende de los datos de este ltimo. - Libro de trabajo origen: es aquel libro que contiene los datos a los que hace referencia una frmula de un libro de trabajo dependiente mediante una referencia externa. Para crear referencias externas, en primer lugar deber indicar la posicin del archivo en el disco precedido de un apstrofo; a continuacin deber indicar el nombre del libro entre corchetes seguido del nombre de la hoja, un apstrofo y un signo de exclamacin y por ltimo deber indicar la referencia de la celda o celdas fuente. Puesto que la sintaxis utilizada para este tipo de referencias es bastante complicada, un modo fcil para incluir las referencias externas es mediante el uso del ratn evitando as la posibilidad de cometer errores al escribir las referencias a las celdas. Para seleccionar celdas de otros libros mediante el ratn, podr tener abiertos los libros fuente y vinculado y organizarlos en ventanas dentro del escritorio. Al tener el libro fuente abierto, la referencia externa se muestra sin la ruta de acceso; si el libro fuente no est abierto, la referencia externa se muestra en la barra de frmulas con la ruta de acceso completa. Podr utilizar datos vinculados como argumentos de funciones y crear as informes que muestren diversos resultados procedentes de los mismos datos.

1.4. TRABAJO CON VNCULOS

uando se trabaja con vnculos, tambin se pueden utilizar nombres de

referencias. La sintaxis utilizada es la misma que la usada para referencias externas, que ya hemos visto, salvo que las referencias a la celda o celdas son sustituidas por el nombre de la referencia. Por ejemplo: ='C:\Mis Documentos\[WEXCEL.XLS]HOJA3'!Total_Este
7

Al trabajar con libros vinculados, deber guardar el libro origen antes de guardar el vinculado para asegurar de esta forma que todos los datos del libro vinculado estn actualizados. Si se cambia el nombre del libro de trabajo origen, se debe tener el libro vinculado abierto para que el cambio se refleje de forma automtica en la referencia externa. En el men de Edicin se dispone del comando Vnculos, con el cual podemos cambiar o actualizar los vnculos de un libro dependiente en el caso de realizar modificaciones en el libro origen mientras el dependiente estaba cerrado.

Podremos cambiar el libro origen, para lo cual deber pulsar sobre Cambiar origen, una vez seleccionado Edicin / Vnculos, seleccionando en el cuadro de dilogo el nombre del archivo que ser el nuevo fichero origen al cual el libro dependiente estar vinculado. En el cuadro de dilogo Vnculos se enumeran el libro de trabajo y el nombre de cada hoja para cada una de las referencias externas utilizadas en el libro de trabajo activo. Mediante el botn Abrir origen podr abrir el libro de trabajo origen. El botn Actualizar ahora permite realizar una actualizacin manual de la informacin vinculada. Mientras trabaje con libros vinculados, deber intentar no perder los vnculos establecidos guardando los libros vinculados en las mismas carpetas. Sin embargo, si los libros estn en carpetas diferentes, bastar con guardar el libro origen antes de guardar los dependientes. Si al abrir un libro dependiente Excel no encuentra el libro origen, mostrara un mensaje indicndolo. En ocasiones un libro de trabajo vinculado puede necesitar una cantidad de espacio
8

en disco muy grande debido a que se guardan las copias de los valores contenidos en el libro de trabajo origen junto con los datos del libro vinculado. Puede indicar que esto no suceda seleccionando Herramientas / Opciones y seleccionando la ficha Calcular y en ella desactivando la casilla de verificacin Guardar valores de vnculos externos. 1.5. CONTROL DEL CLCULO

l clculo es el proceso mediante el cual, al aceptar la frmula de una celda, se

presenta en ella el resultado de computar la frmula. Excel actualiza solamente aquellas frmulas afectadas por valores que se han modificado, evitando as clculos innecesarios. El proceso de clculo por defecto en Excel es automtico, de forma que cada vez que se introduce una nueva frmula se vuelven a calcular todas las frmulas del libro de trabajo. Para evitar esta situacin en libros con excesivo tiempo de clculo, puede cambiar el clculo de automtico a manual. Para realizar esto, deber seleccionar Herramientas / Opciones, mostrar la ficha Calcular y seleccionando en ella la opcin Manual, situada en la seccin Clculo. En el mismo cuadro de dilogo podr calcular slo las frmulas de la hoja actual, pulsando el botn Calcular hoja. Si elige el clculo manual, entonces deber ser usted quien indique cundo debe volverse a calcular el resultado de las frmulas. Para ello utilizar la tecla [F9] Normalmente, y a no ser que explcitamente se le indique lo contrario, los clculos se realizan utilizando los valores subyacentes almacenados en las celdas y no los presentados en ellas, esto significa que es posible modificar la apariencia de los datos sin que afecte al control de clculo. En ocasiones puede resultar interesante realizar clculos utilizando slo los valores presentados. Por ejemplo, es posible que no le interese mostrar decimales en pantalla. Si decide utilizar la precisin de pantalla (sin decimales) en lugar de los valores verdaderamente almacenados (hasta 15 dgitos de precisin), entonces los resultados de las frmulas pueden ser errneos. Para utilizar la precisin de pantalla deber activar la casilla Precisin de pantalla de la ficha Calcular del cuadro Opciones (men Herramientas).

Calcular con precisin de pantalla afecta a los clculos del libro siempre que no estn en formato General. Una vez seleccionada la casilla de verificacin Precisin de pantalla, los valores constantes pasan a ser los valores presentados en pantalla y no se pueden recuperar los originales. 1.6. REEMPLAZO

n una hoja de clculo puede interesar en un momento dado reemplazar una

frmula por su valor resultante. Para realizar esto, deber copiar la frmula y despus mediante el Pegado especial del men Edicin seleccionar la opcin Valores. Al pulsar [Intro], la frmula ser reemplazada por su valor resultante. Tambin se puede reemplazar una porcin de una frmula con su valor resultante. En este caso deber seleccionar la porcin de la frmula a calcular en la barra de frmulas y pulsar [F9] (observe cmo es la misma tecla que se utiliza para el clculo manual y es que realmente lo que se hace es calcular el fragmento de la frmula que se tiene seleccionada). Otro aspecto relacionado con los clculos, es la utilizacin de referencias circulares en las frmulas. Estas dependencias aparecen cuando dos frmulas dependen entre s para obtener sus resultados. Cuando Excel detecta una dependencia de este tipo, presenta un mensaje de aviso. Para las frmulas que requieran una referencia circular deber acceder a Herramientas / Opciones seleccionando la ficha Calcular y en ella activar la casilla de verificacin Iteracin. Excel itera los clculos hasta que la diferencia entre una iteracin y la siguiente es menor que 0,001 bien cuando se sobrepasan las 100 iteraciones.

Listas
2.1. CONCEPTOS BSICOS

as listas permiten almacenar datos en una hola de clculo. Una lista se puede

entender como una base de datos simple, donde las filas de la hoja de clculo seran los registros de la base de datos y las columnas constituiran los campos. Las listas contienen una primera fila de ttulos de columnas que definen los diferentes
10

campos de la lista. El resto de filas presentan la informacin particular de cada registro de la lista.

Las listas que Excel manipula tienen algunas caractersticas en comn: - Las celdas de la misma columna tienen datos similares. - En la primera fila de la lista estn situados los ttulos de las columnas. - Las filas de la lista tienen la misma estructura. Excel tiene rdenes para actuar sobre las listas de forma automtica. Por ello, las listas se deben introducir siguiendo unos criterios, de forma que Excel pueda identificar los datos como pertenecientes a una lista. Para introducir una lista: - Debe tener una nica lista en una hoja de clculo. - Deje una fila y una columna en blanco entre la lista y los dems datos de la hoja de clculo. - El tamao de la lista tiene que ser como mximo del tamao de una hoja de clculo. - Los ttulos de las columnas deben situarse en la primera fila de la lista. - Asigne un formato distinto a los ttulos y a los datos de la lista. - Las filas deben tener datos similares en la misma columna. - No se deben dejar espacios en blanco al principio de una celda pues afectara a algunas operaciones sobre la lista. - Utilice el mismo formato para todas las celdas de una misma columna. Al almacenar los datos en forma de lista, podemos realizar ciertas operaciones para facilitar el manejo de la informacin. Por ejemplo, organizar los datos para que se puedan obtener subtotales. Las operaciones que se pueden realizar sobre una lista son: - Utilizacin de un formulario para aadir, editar y eliminar registros de la lista. - Ordenar la lista de forma alfabtica, numrica o cronolgica. - Filtrar los datos, o sea, elegir slo las filas que cumplen unos determinados criterios. - Crear Informes de resumen.
11

2.2. AUTOCOMPLETAR

i sigue las indicaciones del captulo anterior a la hora de crear una lista, Excel le

ayudar en la introduccin de los datos de la misma. De especial importancia es diferenciar claramente entre la fila de ttulos del resto de la lista. Para ello, deber aplicar a dicha fila alguna caracterstica que no est en el resto: una determinada fuente, alineacin, borde, formato, etc. Adems, es conveniente aplicar dicha caracterstica del formato antes de escribir los rtulos. Excel posee la funcin de Autocompletar. Utilizando tecnologa IntelliSense, Excel, cuando est introduciendo un dato en una determinada celda que pertenece a la lista, le sugiere las entradas que haya hecho anteriormente en la misma columna y que empiecen por las letras que ha introducido. Si la sugerencia es la entrada que quiere realizar, bastar con aceptarla con [Intro] lo que le habr evitado el tener que teclear toda la entrada. Adems, tambin podr elegir de una lista compuesta por todas las entradas anteriores realizadas en la columna en la que se encuentre. De esta forma es posible que no tenga que teclear ningn carcter para completar la nueva entrada de la celda. Para acceder a esta caracterstica, muestre el men contextual de la celda ( clic con el botn derecho del ratn), y aleja la opcin Elegir de la lista. Excel le mostrar la lista adecuada para que usted alija la nueva entrada. Como mtodo alternativo a utilizar el men contextual est la posibilidad de pulsar [Alt] +[Flecha abajo] para mostrar la lista.

12

Para disponer de esta til caracterstica, asegrese de que est activada la casilla Habilitar Autocompletar para valores de celda de la ficha Modificar del cuadro Opciones.

2.3. FORMULARIOS

xcel permite mostrar las distintas filas (registros) de una lista en un formulario, es

decir, en un cuadro donde cada una de las columnas son tratadas como un campo de la lista. Mediante este cuadro, podemos aadir, buscar, eliminar o editar datos de la lista. Contraste la informacin de la siguiente figura, que representa un formulario, con la del primer captulo, donde se puede ver la lista en la hoja de clculo. Para mostrar la lista como un Formulario, deber seleccionar una celda de la lista y elegir la opcin Formulario del men Datos. Aparecer el cuadro de dilogo que ha podido ver en la figura anterior, cuyo ttulo ser el nombre de la hoja donde est situada la lista. El formulario presentar los campos de la lista y el primer registro en ella. El Formulario consta principalmente de los campos de datos, los cuadros de edicin y los botones de comandos. - Campos del formulario: Los campos con valores constantes se editan, mientras que los campos con valores calculados (resultados de las frmulas) nicamente se muestran y no se podrn editar los campos aparecen en el formulario siguiendo el orden que aparecen de izquierda a derecha en la lista de datos.

13

- Nombre de campos: Los nombres de los campos se crean a partir de los ttulos de las columnas de la primera fila de la lista. Si desea modificar algn nombre de campo deber modificarlo en la primera fila de la lista. - Barra de desplazamiento: Est situada a la derecha de los campos del formulario su seleccin permite visualizar registros de la lista. - Indicador de nmero de registro: Est situado en la esquina superior derecha de la fila y muestra el nmero de registro y el nmero de elementos de la lista. Los botones que se muestran en el formulario sirven para modificar los registros de la lista insertando, eliminando o modificando registros ya existentes. - Nuevo: Aade un nuevo registro a la lista. - Eliminar: Elimina el registro que se muestra en el formularlo. - Restaurar: Restaura el contenido de los campos de edicin con los valores Iniciales. - Buscar anterior: Presenta el anterior registro de la lista. Si se ha introducido un criterio de bsqueda, presentar el anterior registro que cumpla el criterio. - Buscar siguiente: Presenta el siguiente registro de la lista. Si se ha introducido un criterio de bsqueda, presentar el siguiente registro que cumpla el criterio. - Criterios: Al ser pulsado, transforma los campos del formularlo en campos de edicin para introducir los criterios de bsqueda. Una vez introducido el criterio, este ltimo botn tiene el nombre de Formulario y, al pulsar sobre l, se mostrar la primera ficha de la lista que cumple el criterio. Los criterios de bsqueda pueden ser una cadena a igualar o bien una expresin de comparacin. Para introducir un nuevo registro desde el formulario, deber pulsar sobre el botn Nuevo y a continuacin rellenar los campos de edicin pulsando [Intro] al finalizar para que el nuevo registro sea introducido en la lista. 2.4. ORDENACIN DE UNA LISTA

uede ordenar los registros de una lista de forma que queden estructurados para

su posterior utilizacin. Para ordenar una lista, deber indicar sobre qu columna de datos debe realizarse la ordenacin. Al ordenar una lista, adems de introducir el criterio de ordenacin, se debe indicar el sentido de la ordenacin Ascendente Descendente. Ejemplos de ordenacin ascendente son nmeros del 1 al 9, texto de la A a la Z y fechas en orden cronolgico. Mientras que una ordenacin descendente sera: nmeros del 9 al 1, texto de la Z a la A y fechas de la ms actual a la ms antigua.
14

Para ordenar una lista, deber seleccionar como celda activa una celda de la lista y despus elegir en el men Datos la opcin Ordenar. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: En este cuadro se establecen los criterios y su orden. En ocasiones, los datos del campo elegido como criterio se repiten en varios registros de la lista; por ello es necesario tener la posibilidad de incluir un segundo o un tercer criterio para precisar ms la ordenacin. De no existir ttulos en la lista, en el cuadro Ordenar por se indica Columna A, Columna B, etc. Mediante el botn Opciones se activa un nuevo cuadro de dilogo en el que se puede precisar ms la ordenacin. Si, una vez realizada la ordenacin, sta no es de su agrado, puede deshacerla mediante la opcin Deshacer Ordenar del men Edicin o pulsando sobre el botn Deshacer de la barra de herramientas. En la barra de herramientas estn situados los botones Orden ascendente y Orden descendente que ordenan una lista de forma ascendente o descendente si nicamente necesita ordenar una columna de la lista. Para realizar la ordenacin mediante estos botones, primero tendr que situarse sobre una celda del campo o columna que desee ordenar y despus pulsar sobre uno de los botones. En la ordenacin de listas deber tener cuidado cuando en la columna en la que se establece la ordenacin aparecen nmeros y nmeros con letras, asignando a todos ellos el formato texto ya que, de lo contrario, Excel ordenar los nmeros y despus los nmeros con texto. 2.5. VALIDACIN DE DATOS

15

i los datos que se sitan en la lista van a ser introducidos por ms de una

persona, es conveniente asegurarse de que todos lo harn de la misma forma. Excel permite definir las entradas vlidas que puede tener una determinada celda. Esta caracterstica no se utiliza slo cuando trabaja con listas, sino que puede validar la informacin que contiene cualquier celda de su hoja de clculo. Con la validacin de datos usted podr: - Restringir entradas a rangos especficos, como nmeros enteros y decimales, horas y fechas. - Mostrar en las celdas listas desplegables con posibles entradas de forma que el usuario tenga que elegir una de dichas entradas. - Limitar el nmero de caracteres de las celdas. - Mostrar mensajes de ayuda cuando se seleccionen celdas o mensajes de error cuando las entradas realizadas sean incorrectas. Debe situarse en la celda donde se introducirn los datos y elegir el comando Validacin del men Datos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo. En este cuadro de dilogo podr establecer cules son los valores vlidos de las celdas y adems, tendr la posibilidad de mostrar mensajes que ayuden a conseguir estos valores o que adviertan al usuario de que ha introducido un valor incorrecto para la celda. En la ficha Configuracin se indican los valores que puede contener la celda o conjunto de celdas. Puede indicar su naturaleza: nmero entero, texto, flecha, etc. As como caractersticas propias del tipo de informacin permitida: rango de valores vlidos, longitud en caracteres, etc. En la ficha Mensaje entrante se introduce el mensaje le que debe aparecer cuando se site en la celda, antes de introducir un valor en la misma. Finalmente, en la ficha Mensaje de error especificar el mensaje que aparece cuando el usuario introduce un valor no vlido (segn la ficha Configuracin) en la celda. Si no indica ningn mensaje e en esta ficha, Excel mostrar el mensaje que tenga predeterminado cuando ocurra una entrada incorrecta. Tenga en cuenta que es en la ficha Configuracin donde realmente se establece el conjunto de valores vlidos para la celda. Si no establece ninguna limitacin, el mensaje de error no tendr sentido, mientras que el mensaje entrante slo tendr carcter informativo, pero no para limitar las posibles entradas en la celda. 2.6. FUNCIONES DE BSQUEDA
16

as funciones de bsqueda proporcionan informacin a partir de los valores que se

les pasan como argumentos, de forma que se puede utilizar una frmula de la hoja de clculo para buscar valores en las celdas que estn asociados con otros dentro de la misma lista. El elemento de informacin utilizado para buscar otro elemento de informacin se denomina valor de bsqueda. Las funciones de bsqueda ms utilizadas en una lista son BUSCARV, COINCIDIR e INDICE. Todas ellas se basan en el valor de bsqueda, ofreciendo cada una de ellas un resultado: - BUSCARV: compara el valor de bsqueda con la primera columna de la lista y luego devuelve un valor asociado en la misma fila. - COINCIDIR: Compara el valor de bsqueda con el contenido de cierta columna que se le pasa como parmetro y devuelve el ndice del registro en la lista. - INDICE: A partir del ndice de la lista proporciona el dato del campo o columna que se le pasa como parmetro. Para utilizar estas funciones de bsqueda, es aconsejable que utilice el comando Pegar funcin, buscando en la categora Bsqueda y referencia. En el asistente se muestran todas las funciones de bsqueda as como todos los argumentos que se le deben pasar a la funcin y el resultado que sta produce.

2.7. FRMULAS Y FORMATOS EXTENDIDOS

na nueva caracterstica de Excel permite extender el formato y las frmulas

utilizadas en una lista al aadir nuevas filas al final de sta. Por ejemplo, observe como en esta hoja de clculo tenemos una lista con 6 elementos que mantienen un mismo formato.

17

Adicionalmente, la ltima columna obtiene su valor a partir de una sencilla frmula: multiplicar el valor de la celda de la izquierda por la constante 350,25. Esta frmula es la misma para toda la columna D. Si ahora usted contina aadiendo elementos a la lista, lo lgico es que desee mantener tanto el formato como la frmula de la ltima columna, Excel coincide en este pensamiento y extender el formato y las frmulas de las filas anteriores al aadir nuevas filas al filial de la lista. De esta forma, al incorporar filas al final de una lista, se mantiene la coherencia con el resto de sus elementos. Puede activar o desactivar esta nueva caracterstica de Excel a travs de la casilla de verificacin Extender formatos de lista y frmulas de la ficha Modificar del cuadro Opciones. Adems, para que se puede aplicar esta caracterstica automtica de Excel, tres de las anteriores cinco filas de la lista deben incorporar el formato y las frmulas que desea extender. En otro caso, Excel no extender el formato o las frmulas ya que entender que no es un formato o frmula que usted desee tener en toda la lista. Finalmente, tenga en cuenta que si las celdas disponen de algn formato personalizado, seguramente Excel no ser capaz de extenderlo en las nuevas filas.

Filtros
3.1. AUTOFILTRO

uando se trabaja con listas de datos extensas, es interesante disponer de algn

mtodo que permita seleccionar un subconjunto de datos dentro de la lista para despus poder realizar operaciones sobre los mismos. Esta herramienta est disponible en Excel y recibe el nombre de Filtro. Las opciones de filtrado estn disponibles a travs del men Datos mediante la opcin Filtro.
18

Autofiltro: Esta opcin del men provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los ttulos de las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista. Al pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen en una misma columna. Si se selecciona uno de estos valores en una columna determinada, se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa misma columna Podr restringir todava ms la lista eligiendo otro criterio de otra columna. Cuando trabaja con listas filtradas, Excel indica el modo en el que se est trabajan al cambiar el color de los ttulos de las filas y las flechas de aquellas columnas que se han utilizado como criterios de filtrado. Adems, en la barra de estado se indica la cantidad de filas que cumplen los criterios elegidos.

Si no desea que aparezcan las flechas de las columnas en todos los campos deber seleccionar los campos que desee antes de activar el Autofiltro. En la figura se puede observar un desplegable con las distintas opciones que presenta una columna de lista. Con la opcin vacas seleccionara aquellas filas que tienen celdas vacas en el campo utilizado para el filtrado. Por el contrario, no vacas puede ser utilizado para encontrar filas que contengan datos en una columna en concreto. Estas dos opciones slo estarn disponibles cuando existan celdas vacas en la columna de filtrado. Para eliminar los criterios de filtrado de una columna y que se vuelvan a visualizar todas las filas, deber seleccionar la opcin Todas. La opcin Las 10 ms permite seleccionar de la lista aquellas entradas superiores o inferiores numricamente sin tener que ordenar la lista. Para visualizar la lista completa deber seleccionar en el men Datos la opcin Filtro y despus Mostrar todo. Si desea eliminar las flechas de filtrado, deber seleccionar la orden Filtro y desactivar Autofiltro.

19

Con el autofiltro podr especificar criterios personalizados para cada columna. Por ejemplo, para introducir criterios de seleccin doble o mostrar filas con valores pertenecientes a un rango. Para introducir criterios personalizados, deber seleccionar de la lista de opciones de un campo la opcin Personalizar y aparecer el siguiente cuadro de dialogo. En el cuadro de la figura podr seleccionar operadores e introducir datos que conformarn el criterio para el campo seleccionado. Si especifica en el cuadro dos criterios, deber seleccionar el campo Y o el campo O segn desee que los dos criterios se cumplan o que al menos uno de ellos lo haga. Fjese cmo no puede introducir ms de dos condiciones a travs del Autofiltro.

3.2. FILTRO AVANZADO

a opcin Autofiltro, an permitiendo introducir criterios personalizados, no ofrece

la posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente ms de dos condiciones para una misma columna. Para especificar criterios ms complejos, deber seleccionar las opciones de men Datos / Filtro / Filtro Avanzado. La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro, pero no muestra las listas desplegables de las columnas. Para introducir los criterios en este tipo de filtrado, es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de clculo. En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado, deber crear el rango de criterios, se recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos cuando se filtre la lista. A continuacin deber seleccionar una celda de lista y seleccionar la orden Filtro avanzado. Existen dos tipos de criterios complejos: Criterios de comparacin: muestran las filas que contienen los valores especificados en el criterio las que se corresponden a los lmites establecidos. - Criterios calculados: evalan una columna seleccionada de la lista contra valores no contenidos en la misma. Se introducen mediante una frmula y, si su resultado es VERDADERO, se muestra la fila correspondiente. Para introducir criterios en un rango de criterios, deber introducir una fila con los ttulos de los criterios que debe coincidir
20

con los ttulos de aquellas columnas elegidas sobre las que se realiza el filtro. Bajo los ttulos de criterio deber introducir el criterio en s.

Cuando se introducen los criterios en la misma fila, se indica que se tiene que cumplir cada uno de ellos, mientras que se sitan en distintas filas, indica que se debe cumplir al menos uno de los criterios de las filas. Si desea introducir dos o ms criterios en los que intervenga la misma columna, deber repetir sta las veces necesarias en el rango de criterios. Para introducir criterios calculados en un rango de criterios, deber: - Introducir una frmula que tenga u resultado de VERDADERO FALSO. - La frmula tendr que referirse por lo menos a una columna de la lista. - El ttulo del criterio calculado, en caso de existir, debe ser un texto que no coincida con el de una columna de la lista a filtrar. Una vez introducidos los criterios en el rango de criterios, deber activar la opcin Filtro avanzado a travs de Datos / Filtro: aparecer un cuadro de dilogo en el que podr introducir el rango donde est situada la lista de rango donde estn situados los criterios. Adems, tambin podr indicar si el filtro se realiza en la misma posicin donde est situada la lista o el resultado del filtrado debe copiarse en otra posicin de la hoja. Si la lista tiene filas repetidas, existe la opcin de no visualizarlas en el filtrado desactivando la casilla de verificacin Slo registros nicos. Por otra parte, debe tener en cuenta que, si cambia los criterios en el rango de criterios y realiza de nuevo el filtrado, ste se realizar sobre todas las filas y no slo sobre las que no haban sido ocultadas tras realizar el anterior filtrado.
21

En definitiva, utilice Filtro avanzado si va a establecer criterios en dos o ms columnas, con tres o mas condiciones en alguna columna o si quiere introducir valores calculados en los criterios. En caso contrario, es mas sencillo y rpido el Autofiltro.

3.3. COPIAR DATOS FILTRADOS

tilizando el comando Filtro avanzado, podr copiar automticamente las filas de

resultado de una lista filtrada en otro lugar de la hoja de clculo o en la hoja de clculo.
Una vez activado el Filtro avanzado, deber seleccionar la accin Copiar a otro lugar

indicando en el cuadro Copiar a la posicin de la hoja de clculo (podra ser una hoja distinta a la actual) donde debern copiarse las filas que cumplan los criterios especificados. A la hora de especificar el rango Copiar a, deber tener en cuenta lo siguiente: - Si especifica slo una celda en blanco, Excel copia todas las filas que cumplen los criterios en un rango que comienza en esa celda incluyendo todos los rtulos de columnas de la lista. - Si se especifica un rango de celdas como el rango Copiar a, copia todas las filas que quepan en el rango. Si no hay espacio suficiente para todas las filas que cumplen los criterios, aparecer un mensaje preguntndole si desea pegar las filas restantes. - Si se especifica un rango en Copiar a que posee un conjunto limitado de ttulos de columnas, Excel copiar slo aquellas columnas de la lista que coinciden con los ttulos de las columnas del rea Copiar a.

Si se filtran listas mediante criterios sencillos, quizs le resulte ms sencillo utilizar Autofiltro y luego copiar el resultado utilizando la orden Copiar del men Edicin. Si esta en modo de filtrado, el comando Copiar slo copia los datos presentados.
22

3.4. TRABAJAR CON LISTAS FILTRADAS

l filtrado permite realizar operaciones como edicin, impresin, ordenacin, etc.,

en un subconjunto de la lista. Por ejemplo, cuando se imprime una lista con la orden Imprimir del men Archivo, se imprimen solo los datos visibles de la lista. Las operaciones que estn afectadas por el Modo filtrar son: - Celdas del men Formato. Slo asigna el formato seleccionado a las celdas visibles. - Borrar del men Edicin. Slo borra las celdas visibles en la seleccin. - Copiar del men Edicin. Copia solo las celdas visibles de la seleccin. - Eliminar del men Edicin. Se transforma en el comando Eliminar fila y elimina slo las filas visibles. - Insertar del men contextual. Se transforma en el comando Insertar fila e inserta filas enteras en una hoja. - Celdas copiadas. Se transforma en el comando Insertar pegar fila. Podr pegar solo filas enteras en una hoja que contenga una lista filtrada. La orden Autosuma tambin se ve modifica por la presencia de una lista filtrada en la hoja de clculo, ya que al utilizarla slo mostrar el valor total correspondiente a los datos visibles. Si una vez calculado el total se vuelve a visualizar la lista en su totalidad, Excel ajustar el total en base a los nuevos datos presentados. Cuando se ordena una lista filtrada, slo se ordenan las filas visibles, pero las filas o presentes no se desplazan de su posicin inicial. Para ordenar una lista, nicamente tendr que seleccionar la columna y elegir la opcin Ordenar del men Datos o bien utilizar los botones de la barra de herramientas Orden ascendente y Orden descendente.

Subtotales
4.1. SUBTOTALES AUTOMTICOS

l trabajar con listas en Excel, no es necesario introducir frmulas para calcular

23

subtotales, sino que se dispone de una opcin automtica para realizar clculos

parciales y generales. A esta orden accedemos desde el men Datos mediante la opcin Subtotales. Al utilizar subtotales automticos, se insertan y se escriben automticamente los ttulos de las filas de totales. Excel presenta estos resultados en forma de esquema y permite el desplazamiento sobre los distintos niveles de resumen.

Cuando se utilizan subtotales, se debe elegir una funcin de resumen como por ejemplo SUMA PROMEDIO. Antes de utilizar la opcin de subtotales, deber agrupar los elementos cuyo subtotal va a calcular. Recuerde que se puede ordenar la lista mediante Datos / Ordenar. Una vez ordenada la lista, deber seleccionar la opcin Subtotales que mostrar el

siguiente cuadro de dilogo: Deber seleccionar en el campo Para cada cambio en la columna que se utiliza para clasificar los diferentes grupos. En el campo Usar funcin, deber indicar la funcin utilizada para realizar los subtotales. Las columnas a partir de las cuales se realizan los clculos deber sealarlas en el campo Agregar subtotal a. Al seleccionar la opcin subtotales, automticamente Excel incorpora los campos de la lista al cuadro anterior seleccionando algunas opciones por defecto que usted podr modificar si lo considera oportuno. Es posible anidar subtotales, lo que significa incluir grupos de subtotales ms pequeos dentro de otros mayores. Para incluir estos subtotales anidados, deber incluir otro campo a calcular en Para cada cambio en y desactivar la casilla de verificacin Reemplazar
24

subtotales actuales. Deber tener ordenada como segundo criterio la columna que utilice como subtotal anidado. Por ejemplo, podra tener una lista en la que se guarde informacin de clientes y desear obtener subtotales por provincias y dentro de stas, por poblaciones. Debera tener la lista ordenada primero por provincias y luego por poblaciones. Posteriormente aplicara el comando subtotales por dos veces, desactivando en la segunda vez la casilla indicada. Si desea elegir ms de una columna de resumen, deber seleccionar ms de un ttulo de columna en el campo Agregar subtotal a. Siempre que la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales est activa, se cambiarn todos los clculos al elegir una nueva funcin de resumen y aceptar el cuadro. Adems, si desea utilizar dos funciones de resumen deber ejecutar dos veces la orden Subtotal eligiendo cada vez una funcin distinta y desactivando la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales la segunda vez que se llama a la orden. Al desplegar la lista de Usar funcin, encontrar la funcin CUENTA, que calcula el nmero de filas presentes en cada subtotal. Para eliminar los subtotales, deber ejecutar la orden Subtotales y pulsar el botn Quitar todos. Tenga en cuenta que los valores de totales generales siempre se calculan a partir de datos detallados y no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si usa la funcin de resumen PROMEDIO, la fila de totales mostrar el promedio de todos los datos detallados (no incluye las filas de subtotales), y no el promedio de los valores de subtotales. Adems los valores de subtotales y totales se vuelven a calcular automticamente al editar datos detallados.

25

4.2. ORGANIZACIN DE SUBTOTALES

uando se muestran los subtotales automticos, Excel esquematiza la lista

agrupando las filas de detalle con cada fila de subtotal asociada y las filas de subtotales con la fila de Total General. Como puede observar en la imagen adjunta, en la parte superior del rea de datos de la hoja de clculo se sitan tres botones para seleccionar el nivel de esquema deseado. Bajo los botones se presenta un esquema del estado actual de la hoja. Los botones con smbolo + y - en su interior indican que se puede ampliar o disminuir respectivamente el contenido del subtotal al que representa, visualizando la totalidad de las filas que lo forman. La siguiente figura presenta un resumen con el mnimo nivel de detalle de una lista la que se le ha aplicado un subtotal.

Cuando se trabaja con subtotales, se pueden ordenar los resultados como con cualquier otra lista, para ello deber seleccionar el nivel de detalle que presente nicamente los resultados de subtotales y seleccionar en el men Datos la opcin Ordenar. Al ordenar la lista de subtotales con las filas de mayor detalle ocultas, stas se ordenan con las filas de subtotales asociadas. 4.3. INFORMES DE SUBTOTALES

os subtotales automticos permiten dar formato e imprimir con rapidez un informe

a partir de una lista. Por ejemplo, una vez que se ha aplicado un subtotal sobre una lista, se le puede asignar un autoformato para obtener de forma rpida un aspecto ms legible de los datos. Tambin es interesante, al crear informes aadir grficos para mostrar la totalidad de los datos de un modo sencillo.
26

Al imprimir una lista a la que se le ha aplicado un subtotal, tiene la opcin de insertar saltos de pgina entre grupos mediante la casilla de verificacin correspondiente en el cuadro de dilogo Subtotales. Una vez aceptado el cuadro de dilogo, podr imprimir el informe mediante Archivo/ Imprimir.

Los grficos y los formatos slo se aplican sobre el nivel de detalle visible en la hoja, es decir, los datos que se presentan en los grficos son los de las filas visibles en la hoja. As pues, realizar un informe utilizando todas las posibilidades que proporciona Excel puede convertirse en una tarea fcil.

4.4. TOTALES AVANZADOS En los captulos anteriores se ha visto cmo realizar clculos de forma automtica, pero en ocasiones necesitar realizar clculos de celdas que satisfagan slo ciertos criterios. Estos clculos se pueden realizar mediante el uso de funciones en las frmulas y, por tanto, se pueden ubicar en cualquier posicin de la hoja de clculo para ver los resultados. A continuacin se describen dos funciones para realizar totales avanzados mediante el uso de funciones: - SUMAR.SI (rango;criterio;sum_rango). Esta funcin puede ser utilizada para sumar
27

slo aquellos valores de una lista que satisfacen un cierto criterio. En el argumento rango deber introducir el rango de la columna a evaluar, el argumento criterio es el criterio que deber aplicarse sobre el rango especificado y el argumento sum_rango es el rango que contiene los valores a resumir. Por ejemplo: =SUMAR.SI (D2:D8;<30/04/2000;F2:F8). Esta funcin comprueba para cada una de las filas entre la 2 y la 8 que los valores de las celdas situadas en la columna D sean anteriores al 30/04/2000 y, si lo son, suma el contenido de las celdas de la columna F ofreciendo el resultado total de la suma. - CONTAR.Sl (rango;criterio). Esta funcin proporciona el nmero de filas que satisfacen un cierto criterio. El argumento rango es el rango de columna a evaluar y el argumento criterio es el criterio que se debe aplicar al rango. Por ejemplo: =CONTAR.SI (D2:D8;"<30/04/2000). Esta funcin ofrece el nmero de filas que han cumplido el criterio anterior. - CONTAR.BLANCO (rango). Cuenta las celdas en blanco de un campo de una lista. Los operadores que pueden ser utilizados en las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI al introducir criterios son los operadores relacionales: = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto a El criterio especificado en las funciones puede ser tanto una expresin como un texto a igualar pero siempre encerrado entre comillas dobles. Al utilizar estas funciones de totales avanzados, puede ayudarse del comando Pegar funcin, que insertar las funciones en la frmula y le informar sobre los argumentos necesarios en cada funcin y el valor resultado que ofrece cada una de ellas. Si necesita realizar clculos ms complejos sobre la lista, puede utilizar las funciones para bases de datos disponibles en Excel. Estas funciones aparecen bajo la categora de Bases de datos. Todas las funciones que se citan a continuacin necesitan tres argumentos: - El rango de la lista incluyendo la fila de ttulos. - El ttulo de la columna a resumir. - El rango de celdas donde est situado el criterio. Tabla de Funciones:
28

FUNCIN BDPROMEDIO BDCONTAR BDCONTARA BDMAX BDMIN BDPRODUCTO BDDESVEST BDSUMA BDVAR BDVARP BDEXTRAER

RESULTADO Calcula el promedio de nmeros. Contar nmeros. Extrae un valor sencillo. Encuentra un valor mximo. Encuentra un valor mnimo Multiplica nmeros. Calcula desviaciones estndar. Suma nmeros. Calcula varianzas. Calcula la varianza real. Extrae valores nicos.

Temas Avanzados sobre Grficos

5.1. TIPOS DE GRFICOS

estas alturas del curso, usted conoce cmo crear un grfico a partir de los datos

situados en una hoja de clculo siguiendo un sencillo Asistente para grficos. Recuerde que puede incrustar el grfico en la misma hoja de clculo o crear una hoja de grfico. Adems conoce cmo agregar datos al grfico sin necesidad de volver a crearlo. En esta leccin aprender a realizar tareas que necesitar cuando desee conseguir grficos ms complejos que los que ha utilizado hasta ahora. Sin duda, el cambio ms radical que puede producir es cambiar el tipo de grfico. Cada uno de los tipos de grficos que tiene disponibles tiene sus propias caractersticas que hacen que sea ms o menos adecuado para los datos a representar. Cuando trabaje con un grfico, debe diferenciar claramente si el proceso a realizar se refiere al grfico en s o a un determinado elemento del mismo. Si desea cambiar un aspecto global del grfico, utilice el men Grfico; si la modificacin va a ser realizada para un elemento del mismo, deber seleccionar primero dicho elemento y despus utilizar la opcin oportuna del men Formato. Para cambiar el tipo de grfico, acuda a la opcin de mismo nombre en el men Grfico; aparecer el cuadro de dilogo correspondiente al primer paso del
29

Asistente para grficos. Puede cambiar a un subtipo diferente del tipo de grfico actual o cambiar a otro tipo de grfico distinto. Las posibilidades son numerosas: columnas, barras, circular, lneas, reas, etc. En cualquier caso, si desea ver cmo quedar el grfico antes de decidirse a aceptar el nuevo tipo, pulse el botn Presionar para ver muestra. En los grficos tridimensionales tiene la posibilidad de cambiar el ngulo de la vista respecto al eje Z, as como el punto de vista. Esto puede producir una mejor compresin del grfico. Utilice el comando Vista en 3D del men Grfico y acceder al siguiente cuadro de dilogo:

Con los botones de giro, cambiar el ngulo respecto al eje Z, mientras que con los de elevacin, modificar el punto de vista. Estas opciones slo estn disponibles cuando el tipo de grfico es tridimensional. Si despus de todo, no consigue el tipo de grfico que est buscando, lo mejor es utilizar un tipo personalizado. Estos grficos son como plantillas para la construccin de grficos. Poseen una combinacin de tipos, diseos, colores, etc., que hacen que el grfico adquiera un aspecto atractivo con el simple hecho de aplicarle el tipo, sin tener que realizar nada ms. Al elegir un determinado tipo, podr ver cul va a ser el resultado sin tener que aplicarlo.
30

El cuadro Muestra adquiere la presentacin del grfico con todos los elementos que constituyen la aplicacin del tipo personalizado. Si una vez ha aplicado un determinado tipo, desea volver al que tena antes, no tiene ms que utilizar el comando Deshacer. Sin embargo, si desea aplicar un tipo de grfico diferente, podr hacerlo sin deshacer la aplicacin del tipo actual. 5.2. AADIR ELEMENTOS AL GRFICO

travs del Asistente para grficos puede incluir muchos elementos en el grfico

al crearlo. Sin embargo, si el grfico ya ha sido creado y desea agregar algn elemento ms, no ser necesario que vuelva a crear el grfico para ello. A travs del comando Opciones de grfico del men Grfico se accede al cuadro de dilogo, donde podr modificar casi cualquier caracterstica del grfico, excepto las que ya ha visto en el anterior captulo o las referentes a los datos de origen.

En la ficha Ttulos podr incluir un ttulo genrico del grfico o para cada uno de los ejes que tenga.
31

- En la ficha Eje podr indicar qu ejes y, por lo tanto, qu divisiones desea que se muestren en el grfico. - Puede mostrar u ocultar las lneas de divisin en el grfico, para lo que est la ficha Lneas de divisin. Estas lneas ayudan a situar los valores representados en el grfico, aunque si existen demasiadas divisiones, el grfico puede llegar a ser confuso. - La ficha Leyenda permite indicar dnde se situar este elemento e incluso eliminarla, si es su deseo. En la leyenda aparece como interpretar las series del grfico. - En la ficha Rtulos de datos se indica qu informacin descriptiva respecto a la serie de datos debe aparecer en el grfico. Dependiendo del tipo de grfico utilizado, tendr ms o menos posibilidades en esta ficha. Por ejemplo, en un grfico circular de sectores, es muy til poder mostrar junto a cada sector, cul es el porcentaje que representa respecto del total. - Finalmente en la ficha Tabla de datos podr indicar que se muestren los datos representados en una tabla, bajo el grfico. Esta opcin es til cuando crea un grfico en una hoja de clculo y no lo incrusta donde estn los datos fuente. De todas formas la puede utilizar en cualquier tipo de grfico. Tambin podr agregar lneas de tendencia de los datos representados. A travs del comando Grfico / Agregar lneas de tendencia acceder al siguiente cuadro de dilogo, donde podr elegir el tipo de tendencia deseada. Puede agregar una lnea de tendencia para cada serie representada, siempre que su tipo de grfico lo permita.

32

5.3. FORMATO DE ELEMENTOS GRFICOS

na vez haya seleccionado un elemento del grfico, est en disposicin de

realizar cualquier proceso que afecte nicamente a dicho elemento. El men Formato se adaptar al elemento que tenga seleccionado, ya que podr realizar una u otra accin dependiendo de dicho elemento. De forma equivalente podr utilizar el botn en la barra de herramientas Grfico. El texto que aparece en el grfico puede ser modificado como cualquier otro que incluya en la hoja de clculo. Podr cambiar la fuente, el tamao, aplicar ms o menos realces, colores, etc. Por ejemplo, podra aplicar el estilo moneda para algn eje del grfico que represente valores monetarios.

Adems, podr indicar un ngulo con el que se presente el texto escrito. Esto es til si tiene poco espacio en el grfico y desea aprovecharlo al mximo, sin que el texto ocupe demasiado lugar. En otros elementos podr establecer un color para el fondo, una trama, etc. Las opciones que tenga disponibles dependen del objeto seleccionado. En ocasiones tendr una determinada serie de datos que diste mucho (sus valores) de las otras series de datos. Si las representa todas juntas, es muy posible que la escala de los ejes impida ver la que tiene los valores mucho ms pequeos que el resto.

En este caso es posible incluir dicha serie en un eje secundario. Para ello
33

seleccinela, pulse en el botn Formato de la serie o utilice el comando equivalente del men Formato y en la ficha Eje indique que se represente en un eje secundario. Adems, tambin podr combinar ms de un tipo de grfico en el mismo grfico. Podr tener una serie de datos con un tipo de grfico y otras con otro, siempre que todos los tipos sean bidimensionales. Recuerde que la mayora de comandos pueden realizarse tanto desde el men Formato como desde la barra de herramientas Grfico.

5.4. IMPRESIN DE GRFICOS

ntes de imprimir grficos es conveniente observar qu resultados se obtendrn

con el grfico creado. Si el grfico est incrustado puede observarlo en Presentacin preliminar de la hoja de clculo o en la vista previa de salto de pgina. Si es una hoja de grficos, puede cambiar el tamao y la escala de cualquier manera deseada, especificar cmo debe colocarse en el papel y verla en la ventana para saber qu aspecto tendr antes de imprimirla. Los grficos incrustados se imprimen con el tamao, las proporciones y la posicin que tienen en la hoja de clculo. Deber tener en cuenta que cambiar el tamao de un grfico no implica que cambie el tamao del texto contenido en el grfico, por lo que en ocasiones ser necesario ajustar el tamao del texto al nuevo tamao de grfico. Las hojas de grficos tienen un comportamiento diferente respecto a los grficos incrustados a la hora de imprimirlos. Para comenzar con la impresin de una hoja de grficos, deber ver una presentacin preliminar de la hoja y comprobar que el grfico tiene el tamao adecuado y muestra la informacin deseada. Por defecto la configuracin del grfico est predeterminada para una orientacin horizontal ocupando toda la pgina. Para realizar una presentacin preliminar de una hoja de grfico, actvela y ejecute la orden Archivo / Vista preliminar. Si el tamao del grfico en relacin con la pgina no
34

es de su agrado. modifquelo a travs del botn Configurar... en la ventana Presentacin preliminar. Otra forma de cambiar el tamao del grfico seria acceder directamente mediante la orden Archivo / Configurar pgina con la hoja de grficos activa. Existen tres posibilidades para modificar el tamao del grfico en la ficha Grfico del cuadro de dilogo Configurar pgina. - Usar pgina completa: Se ajusta automticamente el tamao del grfico al tamao del papel. El grfico siempre llena la pgina. Las proporciones se ajustan segn sea necesario, de tal forma que se utilice la pgina completa sin incluir los mrgenes. No es posible desplazar y ajustar el tamao del grfico con esta opcin ya que por definicin el rea del grfico llena la pgina. - Ajustar a la pgina: El grfico se ajusta al tamao de la pgina, pero manteniendo las mismas proporciones que se visualizan en pantalla. - Personalizar: El tamao del grfico es independiente del tamao del papel. Al imprimir, se hace con las mismas proporciones y posicin relativa en la pgina. Cuando selecciona esta opcin, puede colocar el rea del grfico en cualquier lugar de la pgina. En la ficha Pgina dispone de las opciones para seleccionar los distintos tamaos de papel. Si en la impresin de grficos desea incluir los encabezados y pies de pgina, deber elegir la ficha Encabezado y pie de pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina. Si desea establecer los mrgenes de la hoja de grficos, deber utilizar la ficha Mrgenes. En Excel los grficos trasladan sus colores a matices de grises para la impresin si la impresora no admite el color. Para imprimir en color, si dispone de impresora para ello, deber seleccionar la orden Configurar pgina en el men Archivo y seleccionar la ficha Grfico. En esta ficha deber desactivar la casilla de verificacin Imprimir en blanco y negro en el cuadro Calidad de impresin. Esta casilla ya estar desactivada si su impresora tiene un controlador de color.

Mapas de Datos
35

6.1. INTRODUCCIN

uando trabaja con datos asociados a regiones geogrficas, la forma ms clara de

presentarlos es mediante un mapa. Si ha instalado en su ordenador la aplicacin Microsoft Map, tendr la posibilidad de crear mapas de datos de una forma sencilla. Con esta aplicacin se adjuntan numerosos mapas y datos geogrficos que podr utilizar directamente a la hora de crear sus mapas de datos. Si los mapas proporcionados no son adecuados para su trabajo, podr adquirir otros nuevos conectndose a la red de Microsoft en el foro MapInfo o pidindolos directamente a MapInfo Corporation a travs de su direccin en Internet.

Entre los datos geogrficos que incluye, se pueden destacar: aeropuertos, carreteras, ciudades, cdigos postales, lagos, ocanos, poblacin, etc. Podr aadir dichos datos a sus mapas de forma que aparezcan junto a las series de datos particulares. Si no sabe cmo se escribe algn elemento del mapa, como puedan ser ciudades y pases extranjeros, puede acudir al libro MAPSTATS.XLS donde aparece la ortografa correcta de los mapas que se adjuntan. Debe tener una columna con los datos geogrficos que pueda entenderMicrosoft Map. En el caso de que desconozca algn elemento geogrfico que incluya en sus datos, se lo indicar, realizando posibles sugerencias sobre los mapas que posee. NOTA: Inicialmente no se instala Microsoft Map, por lo que deber ejecutar el instalador e indicar que desea instalar esta funcin. Microsoft Map es una aplicacin independiente, lo que quiere decir que puede ser utilizada en cualquier otra
36

aplicacin de Office. Adems, es conveniente aadir el botn Mapa a la barra de herramientas estndar para acceder rpidamente a esta funcin. Para ello, utilice el comando Personalizar del men Herramientas de Excel y bsquelo en la categora Insertar. Lo nico que tiene que hacer es arrastrar este botn a la posicin deseada de dicha barra de herramientas.

37

6.2. CREAR EL MAPA El primer paso para crear un mapa es seleccionar los datos que se incluirn en el mismo. La seleccin debe tener una columna de datos que identifique las regiones geogrficas y una o ms columnas con los datos significativos que quiere representar en el mapa. Tambin puede agregar posteriormente los datos a representar en el mapa, de forma que inicialmente cree un mapa en blanco donde ir colocando series de datos. Adems, si ya tiene creado un mapa, podr copiarlo y utilizarlo en otro lugar ahorrndose as el tener que introducir las distintas series. Despus podr dar formato y agregar nuevos datos. Una vez seleccionados los datos, pulse en el botn hoja de clculo donde se ubicar el mapa de datos. Al hacerlo, se iniciar la aplicacin Microsoft Map Si todos los datos son entendidos por Map, el mapa se crear automticamente; si no, le indicar qu datos le son desconocidos e incluso podr indicar el mapa que desea utilizar. y dibuje un rectngulo en su

38

6.3. TRABAJAR CON MICROSOFT MAP

l crear el mapa de datos, ha entrado en la aplicacin Microsoft Map. Esta

aplicacin posee su propio men y barra de herramientas y puede ser utilizada desde ms aplicaciones componentes de Office. Como en todas las aplicaciones de Office, usted trabajar en Microsoft Map a travs de su barra de herramientas o utilizando sus mens desplegables. La barra de herramientas que presenta la aplicacin, aunque sencilla en cuanto al nmero de botones, permite realizar la mayora de acciones necesarias. - El botn permite seleccionar los elementos del mapa, no el mapa mismo para lo cual deber utilizar el botn . Al utilizar este ltimo botn, podr mover el mapa en el interior de su marco. - Mediante el ajustndose la botn podr indicar el punto que haga de centro del mapa, posicin del mismo respecto a dicho punto. permite mostrar todo el mapa, centrndolo en el marco y del mismo si es necesario. Este botn puede ser til el mapa en el interior del marco o cuando este es que el mapa se muestre completo con las dimensiones

- El botn Mostrar entero ajustando el tamao cuando se ha movido demasiado pequeo para actuales.

- Con el botn mostramos u ocultamos la ventana de control de datos, de la que hablaremos en el siguiente captulo. - El botn permite redibujar el mapa, proceso necesario cuando ha estado gregando y eliminando elementos del mismo. Cuando vara algn dato que es representado en el mapa, deber actualizarlo para que lo represente. El botn le indicar la necesidad de realizar la actualizacin. Si no est activado, indica que los datos origen no han variado. - Como se le indic, puede agregar series de datos a un mapa ya creado, para ello simplemente deber elegir Datos en el men Insertar y especificar el rango de datos donde estn las nuevas series de datos. El mapa se actualizar automticamente mostrando estos nuevos datos. Desde la opcin Elementos del men Mapa podr indicar qu elementos de los disponibles para el mapa desea mostrar junto a sus series de datos. Podra agregar aeropuertos, carreteras, ciudades, etc.
39

Adems, podr agregar nuevos elementos al mapa utilizando otros mapas que proporciona la aplicacin. Mediante el botn , podr agregar texto al mapa o incluso marcadores personalizados para destacar elementos del mapa. Un marcador no es ms que un smbolo que se aade al mapa en determinados lugares para resaltar los elementos que se encuentran en l. - Tambin puede agregar rtulos que identifiquen pases, regiones o ciudades. Para ello, haga clic en el botn ,elija los elementos que desee rotular y despus haga clic en cada punto del mapa que desee - Mediante el comando Opciones del men Herramientas acceder al siguiente cuadro de dilogo, donde se pueden modificar opciones de carcter general del mapa de datos. Si durante la generacin del mapa recibe el mensaje: No se pudo crear el mapa, asegrese de tener activado el cotejado de mapas en profundidad. Este parmetro afecta a la forma en que Microsoft Map analiza sus datos para crear el mapa. Si realiza un estudio en profundidad, el proceso ser ms lento, pero se asegura de que los datos se cotejan con todos los mapas que tenga Map. De la otra forma slo lo hace con los mapas que ms se ajusten. Tambin puede especificar las unidades de medida que aparecen en los cuadros de dilogo de la aplicacin, la forma en que se actualizar el mapa, etc. La casilla Mostrar leyendas abreviadas produce que las leyendas aparezcan siempre en una sola lnea (abreviadas si es necesario) o de forma completa. Finalmente, si realiza doble clic en algn elemento del mapa, acceder a las opciones que afectan a dicho elemento, pudiendo modificarlas. 6.4. CONTROL DEL MAPA

uando crea un mapa, aparece el cuadro de dilogo Control de Microsoft Map, al de la barra de herramientas de

que tambin puede acceder mediante el botn Map.

40

Este cuadro de dilogo permite datos que aparecen en el mapa. Tambin permite la introduccin de grficos en el mismo mapa, con lo que podra combinar las dos funciones en un mismo objeto grfico.

modificar el aspecto de las series de

En la parte superior del cuadro de dilogo Control de Microsoft Map aparecen los ttulos de columna de las distintas series de datos que se muestran en el mapa. Mientras que en la parte inferior podemos indicar con qu estilo se van a codificar las distintas series de datos, adems de poder agregar grficos circulares y de barras. Los formatos disponibles para las series son lo siguientes: - Sombreado por valores La graduacin del sombreado establece el nivel del valor representado. Valores pequeos corresponden a un sombreado claro mientras que niveles altos se representan mediante un sombreado ms oscuro. Sombreado valores con colores distintos. por categoras Diferencia las distintas categoras de

- Densidad de puntos Muestra los datos en forma de pequeos puntos. Cada punto representa una cantidad determinada. Cuanto mayor es el valor representado, mayor ser el nmero de puntos que aparecen. - Smbolo graduado Muestra los datos en forma de smbolos dibujados con diversos tamaos. Cuanto mayor sea el valor, mayor ser el tamao del smbolo. Para combinar estos formatos debe arrastrar el icono que representa el formato hasta el rectngulo de su parte derecha a la altura de la serie de datos que quiere cambiar de codificacin. Si lo que desea es eliminar una serie de la representacin del mapa, arrstrela fuera
41

del rectngulo. Automticamente Excel actualizar el mapa sin la serie eliminada. Para introducir grficos circulares de barras , arrastre su icono y el/los ttulo/s de columna/s de la/s serie/s que quiera utilizar en el grfico a una zona libre del rectngulo de series. Tenga en cuenta, sin embargo, que no podr combinar grficos de los dos tipos en un mismo mapa de datos. Cuando ha utilizado un grfico en el mapa, el men Mapa aparece el comando Opciones de grfico, con el que podr cambiar alguna de las caractersticas del grfico.

6.5. LIBRO DE MAPSTATS.XLS

l libro Mapstats.xls se instala junto a la aplicacin Microsoft Map si as lo indica

en el momento de la instalacin de Excel. Podr utilizar el cuadro Abrir para localizar este libro de Excel. Normalmente est ubicado en C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Datamap\Data. Dicho libro facilita numerosos datos geogrficos y demogrficos que usted puede utilizar a la hora de crear sus mapas de datos o como base de los mismos, teniendo de esta forma mucho trabajo adelantado. Utilcelo tambin para conocer la ortografa correcta de nombres extranjeros. Para utilizar los dalos existentes en Mapstats.xls, seleccione el rango que le interese y cree de la forma normal el mapa de datos. Recuerde que una columna del rango seleccionado debe ser la columna de los datos geogrficos para que Map pueda generar correctamente el mapa. Sin embargo lo ms cmodo y aconsejable es copiar los rangos de datos en su libro nuevo y all crear el mapa de datos, dejando intacto el libro fuente de datos.

42

Acceso a Datos Externos

7.1. INTRODUCCIN

n ocasiones es necesario trabajar con datos que no estn almacenados en el

equipo personal o que han sido creados con otras aplicaciones distintas a Excel. Por ejemplo, podra tener una archivo de bases de datos donde se ha ido almacenando informacin sobre los pedidos realizados. Este archivo habra sido creado con una aplicacin de bases de datos como Access dBase. Microsoft Query es una aplicacin que se incluye en Office y que permite el acceso a datos desde distintos orgenes. Podr utilizar Query desde Excel y acceder as a la informacin que necesite. Es posible que slo le interese acceder a un conjunto de datos especficos y no a toda la base de datos. Al trabajar en Query usted estar creando una consulta para acceder a la base de datos. Una consulta es un mtodo para extraer los datos que realmente nos interesen de la base de datos. El resultado de la consulta ser enviado a Excel, donde podr realizar cualquier proceso que necesite con dichos datos. Para poder acceder mediante Query a una determinada base de datos, es necesario haber instalado los controladores de bases de datos que permiten acceder a dichos datos. Por ejemplo, si desea acceder a ficheros de bases de datos creados con dBase, deber tener instalado en su equipo un controlador dBase para ello. Office incluye distintos controladores, que deber seleccionar en el momento de la instalacin: Bases de datos de Access. Bases de datos de dBase. Bases de datos de FoxPro. Bases de datos de Paradox. Bases de datos de un servidor SQL. Bases de datos en formato texto. Listas creadas en Excel. Bases de datos de Oracle. Servicios OLAP de Microsoft SQL Server. Para acceder a otro tipo de bases de datos, deber conseguir su correspondiente controlador.
43

7.2. EL ORIGEN DE DATOS

s necesario crear una consulta que defina claramente el conjunto de datos a los

que desea acceder. Al realizar una consulta, est extrayendo la informacin que desea a partir de un origen de datos. Para crear una consulta deber utilizar el comando Obtener datos externos / Nueva consulta de base de datos en el men Datos. Si es la primera vez que utiliza MS-Query, entonces Excel te indicar que debe instalarlo previamente. Siga las indicaciones y podr utilizarlo sin necesidad de salir de la aplicacin. El primer paso para la realizacin de la consulta es indicar el origen de los datos, o sea, entre otras cosas, la base de datos a la que deseamos acceder. Para ello debe indicar el tipo de base de datos a acceder (en definitiva qu controlador de base de datos se debe utilizar) y otras caractersticas, entre las que destaca la ubicacin de la base de datos.

En este aspecto es interesante hacer destacar cmo la base de datos podra no estar en el

propio equipo sino que podra acordarse a ella a travs de una red. Si necesita privilegios para acceder a la base de datos, es ahora el momento de indicarlo introduciendo la posible contrasea que sea necesaria.

44

Una base de datos se compone de una o ms tablas, adems de otros elementos. Si desea utilizar una de dichas tablas como predeterminada para la creacin de consultas que se realicen a travs de este origen de datos, puede indicarlo tambin. En una tabla la informacin se almacena de forma similar a una lista de Excel, es decir, las columnas son campos (categoras de informacin) y las filas son registros.

El origen de datos es el conjunto de todas las caractersticas que necesita conocer Query para acceder a sus datos. A este conjunto de caractersticas se le da un nombre, que ser utilizado como origen de datos cuando quiera acceder a dicha informacin a travs de una consulta.

Recuerde, por lo tanto, que necesita establecer un origen de datos para realizar consultas. El origen de datos puede estar relacionada con un gran conjunto de datos, mientras que una consulta simplemente es una forma de acceder a un subconjunto particular de dichos datos.

45

7.3. CREAR LA CONSULTA

la hora de crear una consulta, tiene dos posibilidades: acceder directamente a

Microsoft Query y realizarla en esta aplicacin o utilizar el Asistente para consultas, que le guiar paso a paso en la creacin de la consulta. En la mayora de ocasiones ser suficiente el uso de este asistente. Sin embargo, si la consulta es ms complicada que las conseguidas a travs del asistente, puede utilizar Query para realizarla. Como se le ha indicado, lo primero que debe realizar al crear la consulta es indicar a qu origen de datos desea acceder. Recuerde que el origen de datos es el conjunto de caractersticas que nos permiten acceder a unos determinados datos.
Para poder utilizar en ms de una ocasin ese conjunto de caractersticas, le damos un nombre descriptivo al crearlo.

En la parte inferior de este cuadro de dilogo aparece una casilla de verificacin que le permite indicar si

desea o no utilizar el Asistente para consultas.

46

Una vez indica el origen de datos, se encuentra en el primer paso del Asistente para consultas. En este paso, debe indicar qu columnas o campos de las tablas de datos desea extraer. En la mayora de casos no ser necesario extraer todos los campos que tiene una tabla, sino slo algunos que realmente le interesan. En el segundo paso del asistente puede indicar filtros para las columnas. Es decir, indicar qu registros son los verdaderamente interesantes. Por ejemplo, le podra interesar slo aquellos clientes de Espaa.
Puede establecer ms de un criterio que definan la consulta. Podr indicar si deben cumplirse cada una de las condiciones (activando la casilla y) o que slo sea necesario que se cumpla una de ellas (activando la casilla o).

En el siguiente paso puede indicar qu columnas son las que establecern el orden en que aparecern los datos resultado de la consulta. Puede ordenar por uno, dos tres campos que intervengan en la consulta.
Finalmente el asistente le preguntar si

desea devolver los datos de la consulta a Excel iniciar Microsoft Querer con el objetivo de modificar alguna caracterstica de la consulta. Tambin podr

guardar la consulta. Al guardar una consulta, estar almacenando la definicin de la misma pero no los datos que aparezcan como resultado. Esto es as para que, cada vez que ejecute la consulta, sta devuelva los datos
47

actualizados y no los que se consigui en el momento de la creacin de la consulta.

Si decide devolver los datos a Excel, se le pedir que indique la celda que actuar como esquina superior izquierda para el rango de datos que se va a crear, como resultado de la consulta. Podr copiar los datos en la hoja actual, en otra hoja de clculo realizando una tabla dinmica; tarea sta que ser tratada en la siguiente leccin.

Una vez tenga los datos de la consulta en Excel, podr realizar cualquier proceso que crea oportuno con ellos desde Excel. Adems, Excel proporciona la barra de herramientas Datos externos que facilita el trabajo con estos datos. Por ejemplo, podr modificar la consulta, es decir, volver a reclamar la aparicin del Asistente para consultas, actualizar los datos si han sufrido algn cambio en el origen de datos,
48

etc.

7.4. TRABAJAR EN MS_QUERY

Asistente

para

consultas es una herramienta muy til cuando desee realizar consultas sencillas como la del captulo anterior. Sin embargo, si la consulta es ms compleja ser necesario trabajar en Microsoft Query directamente. Para ello, al utilizar el comando Nueva consulta de base de datos, en el momento de definir el origen de datos, debera desactivar la casilla Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas.

De esta forma accederemos a Microsoft Query para realizar la nueva consulta, en lugar de utilizar el Asistente para consultas.

49

El funcionamiento es similar al del asistente. El primer paso es indicar sobre qu tablas actuar la consulta; esta puede realizarse sobre una nica tabla o sobre ms de una tabla. Una vez agregada/s la/s tabla/s, aparecer el panel de Microsoft Query, como ve en la figura anterior. En la parte superior se sitan las tablas que estn incluidas en la consulta. En el interior de cada panel de tabla se incluyen los campos de la misma. En la zona inferior es donde se van ubicando los campos que intervienen en la consulta. La forma de establecer estos campos es seleccionarlos en el panel de la tabla y arrastrarlos hasta esta seccin de la ventana. Si desea incorporar todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco que se sita al principio de la lista de campos. Cuando vaya incluyendo campos en la consulta, Query presentar automticamente la informacin almacenada en la base de datos.

Esto es as gracias a que el botn Consulta automtica

est activado. para

Si estuviera desactivado, sera necesario ejecutar la consulta con el botn ver el resultado de la misma.

50

Si la informacin mostrada no es la deseada, lo normal es que necesite incluir criterios de seleccin como hizo con el Asistente para consultas. Utilice el comando Agregar criterios del men Criterios y especifquelo.

Al agregar un criterio pasar a la vista de Consulta de seleccin, accesible tambin a travs del botn Ocultar o mostrar criterios. En esta vista podr agregar ms criterios si as lo desea. Recuerde que, al agregar criterios, est indicando cules son los datos que realmente le interesan del origen de datos. Si intenta modificar alguno de los datos que aparecen como resultado de la consulta, comprobar que no puede. Inicialmente los datos estn protegidos ya que un cambio en una consulta podra implicar el mismo cambio en el origen de los datos. Si est seguro de lo que quiere hacer y desea cambiar un dato tanto en el origen de datos como en la consulta, utilice el comando Permitir modificacin en el men Registros. Por otra parte, podr ver la definicin de la consulta en el lenguaje SQL. Este lenguaje pretende ser una forma estndar de acceso a las bases de datos relacionales, de forma que utilizndolo pueda acceder a cualquier base de datos, sin importar el tipo de la misma o con que aplicacin fue creada. Utilizar este lenguaje (que est fuera del objetivo del curso) cuando deba crear consultas ms complejas. Una vez especificada la consulta, no tiene ms que devolver los datos a Excel, como hizo con el Asistente para consultas. Para ello utilice el botn Devolver datos la opcin Devolver datos a Microsoft Excel en el men Archivo. Todo lo que pueda realizar a travs del Asistente para consultas podr realizarlo en Query: grabar la consulta, ordenar el resultado de la misma, establecer mltiples
51

criterios, etc. S lo necesita, acuda a la ayuda de esta aplicacin. 7.5. ACTUALIZAR LOS DATOS

i el origen de datos sobre

el que bas la consulta se modifica, es posible que usted desee que estas modificaciones se vean reflejadas en los rangos externos que tiene en Excel, resultado de la consulta. A travs de la barra de herramientas. Datos externos, tendr siempre la posibilidad de actualizar la consulta, haya ocurrido o no alguna modificacin en la misma.
Fjese que esto es posible porque

Excel almacena en el libro de trabajo la definicin de la consulta que proporcion los datos, de forma que pueda ejecutarse de nuevo cuando usted desee actualizarlos. Si utiliza el botn Propiedades del rango de datos, podr acceder a un cuadro de dilogo donde establecer alguna de las caractersticas que afectan al modo en que Excel trabaja con los datos externos.

52

Por ejemplo, si desactiva la casilla Guardar definicin de consulta y guarda el libro, Excel no podr volver a actualizar los datos externos ya que estos sern guardados como un rango esttico de datos. Tambin puede indicar que se actualicen los datos externos cuando se abra el libro que los contiene; para ello active la casilla Actualizar al abrir el archivo. Finalmente, indicar que en una misma hoja de clculo podr tener ms de un rango de datos externos. Si desea actualizar todos ellos, aunque provengan de consultas distintas, podr hacerlo a travs del botn Actualizar todo de la barra Datos externos. Recuerde que, para que sea posible la actualizacin de los datos externos, es necesario haber almacenado la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de nuevo.

7.6. CONSULTAS CON PARMETROS

53

n tipo de consulta que slo puede crear si trabaja directamente en Query es el de

consulta con parmetros. En este tipo de consultas, el valor que se establece en alguno de los campos que determinan el criterio de la seleccin de registros no es un valor fijo sino que usted lo proporciona cada vez que ejecuta la consulta. Por ejemplo, la consulta que hemos creado en el curso nos ha permitido obtener la informacin referente a aquellas compaas de Espaa cuya persona de contacto es el gerente de ventas. Qu sucede si desea realizar la misma consulta pero para un pas distinto? Lo mejor es que el valor del campo PAIS sea un parmetro que le proporcionemos cada vez que ejecutemos la consulta. De esta forma, se ahorra el tener que definir la consulta cada vez. Puede modificar una consulta utilizando el botn Modificar consulta de la barra de herramientas Datos externos. Volver a aparecer Microsoft Query para ello.

Para que se le pida el valor en un campo a la hora de ejecutar la consulta, debe escribir entre corchetes el texto que desea que aparezca en el Valor del campo adecuado Este texto no debe coincidir exactamente con el nombre del campo afectado. Observe esta situacin en la figura de la pgina siguiente, respecto al campo PAIS.
54

Al ejecutar la consulta, se te pedir que introduzca el valor de dicho parmetro y se realizar la seleccin respecto a dicho valor. La flexibilidad que ofrece los parmetros hace que una misma consulta pueda servir para obtener distinta informacin en cada caso sin necesidad de modificar la consulta para ello.

Tablas y Grficos Dinmicos

8.1. CREACIN DE TABLAS

na tabla dinmica permite presentar desde distintos puntos de vista una misma

informacin, usando para ello funciones de resumen, como la suma o el promedio. Para construir una tabla dinmica, se deben indicar los campos a incluir y la forma en que se van a organizar. Debe entender por campo a una categora de datos. Un elemento es una subcategora dentro del campo. Para crear una tabla dinmica puede utilizar datos procedentes de: - Una lista, base de datos o cualquier rango de una hoja de clculo de Excel que contenga columnas con rtulos. - Un archivo o una tabla de base de datos de una aplicacin o de un sistema de administracin de bases de datos externo. Una tabla utiliza dos tipos de datos: - Campos que se utilizarn como ttulos del campo de fila, columna y pginas de la tabla. Estos campos suelen contener texto. - Campos de datos. Se utilizarn para realizar los clculos. Estos campos suelen tener datos numricos.

55

Para crear tablas dinmicas, podr utilizar un asistente que le gue en su creacin. Este asistente estar disponible mediante la orden Datos / Informe de tablas y Grficos dinmicos. En primer lugar el Asistente muestra un cuadro de dilogo en el que seleccionar el tipo de origen de datos, como se muestra en la siguiente figura. Tambin se puede indicar si desea crear una tabla o un grfico dinmico.

El segundo cuadro del Asistente muestra el rango de datos del origen de datos; si el rango no fuera el correcto, podra cambiarlo en el campo Rango indicando el libro y la hoja donde estn los datos si fuera necesario. En el tercer paso del asistente se debe indicar la ubicacin de la tabla dinmica: una hoja nueva o en la misma hoja en la que est trabajando. Adems, puede establecer el diseo de la tabla dinmica, es decir, la distribucin de los distintos campos de pgina, fila y columna. Para ello, utilizar el botn Diseo.

Si usted es un usuario de versiones anteriores de Excel, el cuadro de dilogo Diseo

56

debe serle familiar, ya que es la forma en que se creaban las tablas dinmicas.

Sin embargo, en Excel es posible hacerlo en ese paso del asistente o directamente en la hoja de calculo, de forma que podamos ver, al mismo tiempo que diseamos la tabla dinmica, los datos que sta contendr.

Para incluir los diferentes campos en la tabla, hay que seleccionarlos de la barra de herramientas Tabla dinmica y arrastrarlos sobre el rea elegida. Si sita algn campo sobre el rea PGINA, la tabla dinmica mostrar los datos de un solo elemento a la vez. Excel calcular adems, los totales de columnas y filas de la tabla dinmica. Aunque ste es un detalle que usted puede cambiar a travs de las opciones de la tabla, como ya veremos.

8.2. PERSONALIZACIN DE TABLAS

ara trabajar con tablas dinmicas, primero deber personalizar la tabla para que

presente y realice todo aquello que le sea de inters. Para personalizar la tabla, puede utilizar la barra de herramientas Tabla dinmica.
57

Esta barra de herramientas permite volver a acceder al asistente para tablas dinmicas si desea modificar algn aspecto de sta. Aunque no siempre es necesario acceder al asistente. Por ejemplo, para eliminar un campo de fila, de columna o de pgina, puede seleccionarlo y arrastrarlo fuera de la zona de la tabla. Incluir nuevos campos es de la misma forma. Simplemente los selecciona en la barra de herramientas Tabla dinmica y los sita en la zona de la tabla deseada: campos de pgina, de fila o de columna. Para modificar los elementos de la tabla, deber pulsar sobre el botn Configuracin de campo y, en el cuadro de dilogo que se activa, elegir la funcin resumen que se aplicar a los elementos de la tabla. Cuando se crea una tabla dinmica, Excel aade automticamente las lneas de subtotales y de totales automticos. Estas lneas se pueden ocultar y volver a mostrar segn sea necesario mediante las opciones de la tabla. Para ello, pulse en el botn Tabla dinmica de la barra de herramientas y seleccione el comando Opciones de tabla. Aparecer el cuadro de dilogo siguiente.
58

Puede establecer opciones tanto para el formato de la tabla como respecto de los datos que representa. 8.3. ACTUALIZACIN Y GRFICOS

l modificar los datos a partir de los cuales se form la tabla, puede actualizarla sin

tener que volverla a crear. Para actualizar una tabla dinmica deber situarse en ella y seleccionar en el men Datos la opcin Actualizar datos. Esta orden tambin se puede realizar pulsando sobre el botn Actualizar datos de la barra de herramientas Tablas dinmicas. Los cambios que se pueden realizar son: - Cambios en los datos de un campo de datos en la lista o en la tabla fuente. Campos o elementos eliminados de la lista o de la tabla fuente.

- Elementos nuevos o modificados en las filas o campos actuales de la lista o de la tabla fuente. Cuando se actualiza una tabla, Excel nicamente compara los datos originales que se utilizaron para crear la tabla, si se han aadido nuevas filas en los datos iniciales, tendr que indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente para tablas dinmicas: de otra forma las filas aadidas no sern tomadas en cuenta. La forma de actualizar una tabla dinmica tambin es una de las caractersticas que puede establecer en el cuadro Opciones de tabla. Por ejemplo, activando la casilla Actualizar al abrir, Excel actualizar la tabla cada vez que se abre el archivo. Si lo que desea es actualizarla automticamente cada cierto tiempo, tambin puede indicarlo en este cuadro de dilogo. Otro asunto importante es la posibilidad de crear grficos dinmicos. Es la misma idea que se tiene a la hora de crear tablas dinmicas, pero con un grfico. Para que los grficos sean fciles de entender, la tabla dinmica no debe tener ms de dos campos de filas y dos de columnas. Puede crear un grfico partiendo de una tabla dinmica o crearlo desde el inicio, para resumir los datos de su hoja de clculo. Si ha creado una tabla dinmica, sitese en una celda de la misma y pulse en el botn Asistente para grficos de la barra de herramientas Tabla dinmica, no de la barra de herramientas Estndar. De esta forma, se crea un grfico dinmico
59

en un nico paso, que despus podr modificar como en cualquier otro grfico. Este tipo de grfico se llama dinmico porque puede cambiar la forma de presentar la informacin. Por ejemplo, en el grfico de la figura siguiente lo primero que se ha hecho es mostrar la informacin referente a los aos como un campo de pgina en lugar de filas. Para ello, no ha sido necesario nada ms que arrastrar el marcador del campo Ao a la zona de campos de pgina. Cuando se tiene un campo de pgina, puede mostrar slo los datos referentes a alguno de los valores de dicho campo. En el ejemplo, podramos obtener los valores referentes a los aos 1998, 1999 o ambos. Lo mismo ocurre con el resto de campos. Por ejemplo, podr mostrar informacin referente a unos cuantos meses, en lugar de a todos, a uno o dos productos, etc.

Para ello, simplemente despliegue la lista de cada marcador de campo y active o desactive las casillas de aquellos elementos que desea que se muestren en el grfico dinmico. El grfico se actualizar automticamente. Como puede ver, el hecho de que se llamen grficos o tablas dinmicas no es casualidad. De esta forma est consiguiendo la informacin que realmente le interesa en cada caso, sin necesidad de volver a crear ni la tabla ni el grfico. Adems, gran parte de las posibilidades que tiene a la hora de trabajar con grficos tambin estn disponibles cuando cree un grfico dinmico. As, podr cambiar el tipo de grfico, establecer opciones, ubicarlo como un grfico
60

incrustado, etc. Finalmente, indicar que si lo que desea es crear un grfico desde el inicio, indquelo en el primer paso del asistente para tablas y grficos dinmicos. En lugar de activar la opcin Tabla dinmica, active la de Grfico dinmico, en la seccin Qu tipo de informe desea crear? Despus deber ir situando en el lugar correcto los distintos campos de informacin. 8.4. OCULTAR DATOS DE DETALLE

as tablas dinmicas en ocasiones presentan varios campos de filas y de

columnas o elementos agrupados. Al trabajar con ellas, puede ser interesante ocultar ciertos elementos momentneamente para observar otros con mayor claridad. Para ocultar filas o columnas de detalle, debe hacer doble clic en el elemento que desea ocultar. El elemento a ocultar / mostrar no debe estar seleccionado antes de realizar el doble clic, ya que, de esa forma, la celda entrara en modo edicin. Otra forma de ocultar los elementos de detalle es barra de herramientas Tabla dinmica. utilizar los botones de la

Para utilizar estos botones, debe seleccionar primero el elemento a ocultar/mostrar. Estas rdenes tambin son accesibles mediante el men Datos / Agrupar y esquema. - Ocultar detalle - Mostrar detalle Si se desea comprobar los datos a partir de los cuales se ha calculado una celda en concreto de rea de datos, debe realizar doble clic sobre la celda. Excel presenta los datos fuente usados para calcular la celda en una nueva hoja, justo antes de la hoja actual. Debe tener en cuenta que los datos presentados en esta nueva hoja son una copia de los originales; cualquier modificacin no ser reflejada en los datos originales ni en la tabla dinmica. Observe esta situacin en la figura siguiente, donde al hacer doble clic en la celda C5 se ha creado nueva hoja de clculo resaltando los datos a partir de los cuales se obtiene dicho valor.
61

8.5. CONSOLIDACIN DE DATOS

uede utilizar una tabla dinmica para mostrar resultados consolidados a partir de

distintas hojas de clculo que mantengan distribuciones similares y que contengan filas de ttulo idnticas. Para ello marque la casilla Rangos de consolidacin mltiple como origen de los datos en el paso 1 del Asistente para tablas dinmicas. Una vez introducidos los rangos a consolidar, deber indicar si va a utilizar un nico campo de pgina, de forma que los datos consolidados aparecern agrupados, o personalizar campos de pgina con lo que podr asignar distintos campos de pgina para distintos rangos de datos a consolidar. La construccin de la tabla dinmica es similar en el resto de pasos que le indica el asistente, teniendo que ubicarla en una determinada posicin. La tabla dinmica consolidada mostrar los rtulos de columna nicos (entre los distintos rangos) como elementos de un campo de columnas, y de la misma forma con los rtulos de fila nicos. Excel le mostrar, en principio, todos los datos consolidados en un nico campo de pgina, pero si hizo uso de la personalizacin de campos de pgina, puede ver los distintos campos o los distintos valores para un mismo campo, desplegando la lista que aparece en el/los campo/s de pgina. Tambin deber cambiar los nombres de campos de filas y columnas ya que Excel asigna nombres como Columna, Fila, etc. Simplemente tendr que situarse sobre el campo de la tabla dinmica a editar y realizar los cambios oportunos.
62

63

Anlisis de Datos y Macros

9.1. BSQUEDA DE OBJETIVOS En ocasiones, cuando se trabaja con frmulas, se conoce el resultado que se desea alcanzar, pero se desconocen las variables que necesita la frmula para alcanzar dicho resultado. Para resolver ese tipo de problemas, podr utilizar la bsqueda de objetivos. Para encontrar el valor que resuelve una frmula, deber situarse en la celda que contiene la frmula y a continuacin seleccionar Herramientas / Buscar objetivo. Esta orden presenta el siguiente cuadro de dilogo.

En el campo para cambiar la celda deber introducir la referencia o el nombre de la celda que contiene la variable que se debe modificar para conseguir el valor deseado; en el campo con el valor deber introducir el valor que la frmula debe alcanzar y en el campo Definir la celda tendr que introducir la referencia o nombre de la celda que contiene la frmula cuyo valor desea conseguir. Cuando usted acepte el cuadro anterior, dar comienzo la bsqueda de valores y al terminar sta, se mostrar un cuadro de dilogo informativo del resultado de la operacin. Si el resultado es satisfactorio y acepta el cuadro informativo, las celdas se actualizarn con los nuevos valores, de otra forma las celdas quedan como estaban.

Para realizar la bsqueda de objetivos de forma correcta, deber tener en cuenta estos aspectos:

64

- Una celda cambiante (variable) debe contener un valor del que dependa, directa o indirectamente, la frmula para la que se desea encontrar una solucin especfica. - Una celda cambiante no puede contener una frmula. - El cuadro Estado de la bsqueda aparecer en pantalla durante la bsqueda del objetivo. Si elige el botn Pausa interrumpir la solucin. - Si despus de pulsar el botn Pausa desea seguir buscando el objetivo, puede seleccionar el botn Paso a paso o bien el botn Continuar para reanudar la bsqueda normal. - Si acepta la solucin de la bsqueda y despus cambia de parecer, podr deshacer la accin inmediatamente despus de aceptarla mediante la orden Deshacer Buscar objetivo del men Edicin. Otra posibilidad que proporciona Excel es la utilizacin de una tabla de datos para calcular distintos resultados de una operacin. Despus usted pueda evaluarlos y elegir el ms adecuado. Existen dos tipos de tablas: - Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar cmo afecta un valor a una o varias frmulas. - Tabla de dos variables: cuando se quiere comprobar cmo afectan dos valores a una frmula. Para utilizar una tabla de datos, deber seleccionar el rango de celdas que contenga la frmula y las variables a utilizar seleccionando despus la orden Datos / Tabla. Esta orden mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

Para utilizar esta orden, primero deber seleccionar un rango rectangular que contenga la frmula y las variables que se sustituirn en la celda variable; despus deber seleccionar la orden Datos / Tabla introduciendo en el cuadro que activa la orden, la celda a variar. Si las variables se introducen en una columna, deber introducir el nombre en el campo Celda de entrada (columna); si se introducen en una fila, deber seleccionar el otro campo. Al aceptar el cuadro de dilogo Tabla, se presentarn todos los resultados obtenidos para la frmula con la utilizacin de las diferentes variables introducidas.
65

Este proceso tambin es posible realizarlo para ms de una frmula. Para ejecutar la orden, deber llevar a cabo los mismos pasos que para la solucin de una sola frmula, pero seleccionando un rango rectangular que incluya las variables y las frmulas. Si el estudio se quiere realizar para dos variables, slo se podr aplicar sobre una frmula. Los distintos elementos necesarios en la operacin debern tener la siguiente disposicin en la hoja de clculo: - La celda que contiene la frmula deber ocupar el vrtice superior izquierdo del rea que contendr el resultado de los clculos. - Los diferentes valores de una de las variables debern ser introducidos en una columna, mientras que los valores de la otra variable debern estar dispuestos en una fila, de forma que los valores queden a la derecha y debajo de la frmula. Deber tener en cuenta que el resultado obtenido de una tabla de datos es una matriz y por tanto no es posible editar cada una de las celdas por separado. Para trabajar con estas celdas, deber realizar las mismas operaciones que al trabajar con matrices.

9.2. ESCENARIOS

66

n escenario es un grupo de variables denominadas celdas cambiantes que se

guardan bajo un nombre. Trabajar con escenarios es otra forma de obtener resultados cambiantes en funcin de los datos presentes en las celdas. Para manejar los diferentes escenarios, deber ejecutar el Administrador de escenarios situado en el men Herramientas. En el cuadro del Administrador de escenarios se indican las celdas cambiantes de la hoja y dispone de los siguientes botones: Mostrar: Muestra el escenario seleccionado y recalcula las frmulas para las nuevas variables. - Agregar: Crea un escenario nuevo. - Eliminar: Elimina el escenario seleccionando la lista de escenarios. La eliminacin de escenarios no se puede cancelar ni deshacer. - Modificar: Edita un escenario para modificarlo. - Combinar: Combina los escenarios de varias hojas de un mismo libro de trabajo. - Resumen: crea un resumen de todos los escenarios existentes en una hoja para as comparar los resultados.

Para crear un escenario, deber situarse en el Administrador de escenarios y pulsar sobre el botn Agregar. Entrar en un cuadro de dilogo para introducir el nombre del escenario y el rango de las celdas cambiantes. Para indicar varias celdas cambiantes, deber separarlas mediante [ ; ]. Al aceptar el cuadro Agregar escenario, aparecer un nuevo cuadro denominado Valores del escenario en el que deber introducir los valores de las celdas cambiantes que forman el escenario. 9.3. SOLVER

olver se puede utilizar para resolver problemas complejos creando un

modelo de hoja de clculo con mltiples celdas cambiantes. Al utilizar el Solver, hay que definir el problema que desea resolver identificando la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones que tendr el problema.
67

Deber utilizar el Solver cuando desee calcular el valor ptimo para una celda mediante el ajuste de algunas de las otras celdas. Para resolver un problema deber definir la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones. - La celda objetivo es la celda cuyo valor desea aumentar, disminuir o determinar. - Las celdas cambiantes son aquellas celdas que son usadas por Solver para encontrar el valor deseado en la celda objetivo. - Las restricciones se aplican sobre la celda objetivo o sobre las celdas cambiantes para que queden dentro de unos lmites establecidos. La celda objetivo normalmente contiene una frmula y, de no ser as, deber ser una celda cambiante. Si contiene una frmula, sta deber depender directa o indirectamente de las celdas cambiantes especificadas. Solver es una de las herramientas de anlisis ms potentes que proporciona Excel, pudiendo resolver problemas de programacin lineal e incluso entera. Acceda a Solver a travs del men Herramientas. En el campo Cambiando las celdas deber indicar las celdas a cambiar por el Solver. Si desea que Solver proponga las celdas basndose en la celda objetivo, deber seleccionar el botn Estimar.

En el cuadro del Solver se presenta una lista de las restricciones incluidas para las celdas. Estas restricciones pueden ser valores mnimos y mximos para cualquier celda. Para especificar las restricciones, deber pulsar sobre el botn Agregar, accediendo a un cuadro de dilogo con ttulo Agregar restriccin, donde podr incluir
68

en el campo Referencia de la celda la celda que contiene la frmula que depende directa o indirectamente de una o varias celdas cambiantes. El proceso de solucin del problema se inicia al elegir el botn Resolver. Este proceso consiste en pruebas sucesivas o iteraciones. Durante cada iteracin Solver utiliza un conjunto nuevo de valores de celdas cambiantes para volver a calcular la hoja y examina las restricciones y los valores de celda ptimos. El proceso se detiene cuando se encuentra una solucin satisfactoria, cuando ya no es posible avanzar o cuando alcanza el tiempo mximo permitido o el nmero mximo de iteraciones. Solver puede resolver tres tipos de problemas: Lineales (programacin lineal): las relaciones existentes entre las celdas cambiantes y la celda objetivo son de carcter lineal. - No lineales (programacin no lineal): las relaciones no son lineales. - De enteros (programacin entera): el resultado del problema debe ser entero o de tipo s o no (1 0). 9.4. MACROS

as macros son funciones que permiten la ejecuten de distintos comandos de

forma consecutiva y automtica. Usted las utilizar cuando tenga que hacer un mismo proceso una y otra vez y desee hacerlo de forma rpida. Muchas de las funciones incluidas en Excel lo estn en forma de macros, como por ejemplo el Guardado automtico. Para crear una macro utilice el comando Herramientas / Macro / Grabar macro, con lo que aparecer un cuadro de dilogo donde puede darle el nombre a la macro as como indicar bajo qu combinaciones de teclas debe ejecutarse.

69

Tambin es importante decidir en qu lugar desea guardar la macro. Si desea que est disponible siempre que trabaje en Excel, entonces deber guardarla en el libro de macros personal, si slo desea que est disponible en el libro actual de trabajo, indique la opcin este libro. Una vez acepte el cuadro de dilogo, estar en disposicin de realizar las acciones necesarias que constituyan la macro. A este respecto hay que advertir que todo lo que haga se registrar en la macro, por lo que debe tener cuidado. Para finalizar la macro pulse en el botn Detener macro. Tambin es importante indicar que las referencias a las celdas se guardan de forma absoluta al crear las macros. Si desea que se guarden de forma relativa, deber indicarlo pulsando en el botn Referencia relativa. Ambos botones estn disponibles en la barra Grabar macro, que permanecer visible en pantalla mientras est realizando las acciones que constituyen la macro. La macro puede ejecutarse con la combinacin de teclas asignada o bien mediante el comando Herramientas / Macro / Macros: elija la macro y pulse el botn Ejecutar. Para finalizar, indicaremos que las macros son pequeos programas realizados en un lenguaje comn a todas las aplicaciones de Office, el Visual Basic para Aplicaciones. Aunque este lenguaje de programacin no es muy difcil, deber aprender a programar en el mismo si desea realizar macros complejas o modificar las ya existentes. 9.5. NIVELES DE PROTECCIN

xcel permite ciertos niveles de proteccin del trabajo que realiza. Cuando

hablamos de proteccin, nos estamos refiriendo a impedir que se produzcan cambios no deseados bien en el libro de trabajo o bien en una determinada hoja de clculo. Existen dos niveles fundamentales de proteccin: a nivel de libro de trabaja o a nivel de hoja de clculo. Ambos comandos estarn disponibles a travs del men Herramientas / Proteger. PROTECCIN DEL LIBRO Al elegir el comando Proteger libro del men Herramientas / Proteger, aparecer el siguiente cuadro de dilogo. Si decide proteger la estructura del libro, un usuario no autorizado no podr:
- Ver las hojas de clculo que estn ocultas.

- Mover, eliminar, ocultar o cambiar de nombre a las

70

hojas de calculo. - Insertar nuevas hojas de clculo u hojas de grficos. Sin embargo, s que podr agregar grficos incrustados en una hoja existente. - Mover o copiar hojas de clculo en otro libro. Si la proteccin se realiza activando la casilla Ventanas, entonces se incluye proteccin para impedir: - Cambiar el tamao y la posicin de las ventanas del libro cuando ste se abra. - Mover, cambiar el tamao o cerrar las ventanas. Sin embargo, pueden ocultarse o mostrarse las ventanas. Para que la proteccin sea efectiva, deber incluir una contrasea, ya que en otro caso, un usuario no autorizado, simplemente deber ejecutar el comando Desproteger libro para poder realizar cualquier cambio en el mismo. PROTEGER LA HOJA DE CLCULO Al proteger la hoja de clculo en s y no el libro en su totalidad (a travs del comando Proteger hoja del men Herramientas / Proteger), estar incluyendo un nivel de proteccin ms concreto del trabajo que ha realizado. Puede proteger la hoja contra cambios en su contenido, con lo que impedir que otros usuarios puedan cambiar el contenido de las celdas y los objetos grficos que se incluyan en la hoja de clculo. Si la proteccin es para objetos, entonces un usuario de la hoja de clculo no podr eliminar o cambiar de posicin o tamao cualquier objeto insertado en la hoja. Finalmente, si lo que desea es que los usuarios no puedan modificar los escenarios creados en la hoja, active esta casilla. Fjese como la proteccin es incrementar, es decir, puede activar una, dos o tres casillas en este cuadro de dilogo (como ocurra tambin en la proteccin del libro), indicando en cada caso el nivel de proteccin deseado. Tenga mucho cuidado en no olvidar la contrasea que utilice para proteger su trabajo. Sin ella no podr acceder a esa informacin.
71

En ocasiones desear proteger ciertas zonas de su hoja de clculo y dejar otras que s puedan ser editadas. Por ejemplo, piense en la creacin de una factura. Usted desear que el usuario pueda rellenar las lneas de detalle de la factura incluyendo el producto vendido, la cantidad y el precio de cada uno, etc. A travs de la ficha Proteger del comando Celdas (men Formato) podr desproteger una determinada zona y mantener otra protegida. En esta ficha aparece la casilla Bloqueada, que slo tiene sentido cuando la hoja est protegida. En ese caso si usted desactiva esta casilla, las celdas seleccionadas estarn disponibles para el usuario. Lgicamente esta accin no podr realizarse una vez se ha protegido la hoja de clculo. Existe otro nivel de proteccin, se refiere a la posibilidad de proteger el archivo para que slo pueda ser abierto por aquellos usuarios autorizados. Esta proteccin ya ha podido ser vista en este curso, cuando estudiamos la forma de guardar un libro de trabajo. A travs del comando Guardar como del men Archivo y pulsando el botn Opciones de su cuadro de dilogo, podr establecer tanto una contrasea contra escritura como una contrasea que impida abrir el libro a un usuario que la desconozca. Si necesita ms informacin, acuda a la leccin que trata la forma de guardar libros en Excel.

Colocar Datos en la Web

10.1. INSERTAR HIPERVNCULOS Microsoft Office est preparado para trabajar y crear documentos con tecnologa de Web, ya sea como objetivo Internet o una red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet. Una de las caractersticas que ms destacan es la posibilidad de insertar hipervnculos en sus hojas de clculo que le permitan "navegar " entre ellas. Un hipervnculo es un elemento, es decir, texto, imagen o cualquier otro objeto, que tiene la peculiaridad de responder al hacer clic con el ratn sobre l. Al hacer clic sobre un hipervnculo, se salta a una nueva posicin. Esta posicin puede ser otra zona del mismo libro, un libro distinto o incluso una direccin de
72

Internet. En la barra de herramientas Estndar de Excel aparece el botn Insertar hipervnculo. Al . Al pulsar en l estar indicando que desea que el objeto seleccionado (puede ser la celda activa u otro elemento situado en la hoja de clculo) va a contener un hipervnculo. Aparecer el cuadro de dilogo de la figura adjunta. En este cuadro de dilogo se indica dnde queremos saltar al hacer clic sobre el hipervnculo. Como puede ver, la ubicacin donde va a saltar puede ser un documento de su equipo, una direccin de red local o una direccin de Internet.

Si es un libro de Excel u otro documento de Office, podr indicar un lugar especfico de dicha ubicacin. Para ello har uso del nombre del rango al que desee saltar, si es un libro de Excel o, por ejemplo, de un marcador si es un documento de Word. Esto se consigue a travs del botn Marcador. Excel muestra la existencia de un hipervnculo aplicando el color azul al texto de la celda donde se ha insertado. Una vez ha utilizado el hipervnculo, es decir ha pulsado en l, dicho color cambia para indicarle que ya ha visitado la ubicacin a la que est marcando. Esto no le impide que pueda volver a utilizar el hipervnculo.
73

Al situarse con el puntero del ratn por encima de un hipervnculo, podr observar cmo Excel indica la existencia del mismo cambiando el puntero (se transforma en una mano). Si decide pulsar en el hipervnculo, Excel se trasladar a la ubicacin apuntada. Para permitirle una forma ms sencilla de trasladarse de un lugar a otro, Excel mostrar la barra de herramientas Web, que ya debe conocer si ha utilizado alguna vez el explorador Internet Explorer. 10.2. LA BARRA WEB Cuando utilice los hipervnculos para trasladarse a las distintas ubicaciones que marcan, es posible que llegue a perderse entre tanto salto. Para evitar esta circunstancia, Excel incluye una barra de herramientas que facilita la navegacin por los distintos documentos que est visitando, ya sea una pgina Web en Internet u otro documento en su equipo.

La barra de herramientas Web le ser familiar si ha utilizado Internet Explorer, que es el explorador de Internet de Microsoft y viene incluido en el paquete Office. A continuacin se describe esta barra de herramientas.

- Botones Atrs y Adelante: cuando se desplaza a distintos lugares, ya sea a travs de hipervnculos que tiene insertado en su documento o a travs de la lista direccin de esta misma barra, puede acceder a la anterior ubicacin o a la siguiente accedida a travs de estos botones, en el orden en el que ha ido accediendo. - Botn Detener: Cuando intenta acceder a una direccin de red o de Internet, es posible que el acceso se realice extremadamente lento. Si es el caso, podr detener el acceso a dicha direccin con este botn y volver a intentarlo en otro momento. - Botn Actualizar: Vuelve a cargar la pgina actual. Es posible que necesite esta circunstancia para ver claramente una pgina.
74

- Botn Pgina de inicio: permite acceder rpidamente a la pgina o documento que ha establecido como de inicio. Esta pgina puede ser la que ms utilice frecuentemente, por lo que desea poder acceder a ella rpidamente. - Botn Buscar en el Web: Permite acceder a la pgina de bsqueda. En Internet existe un gran nmero de direcciones donde se pueden realizar bsquedas. Tambin podra tener una direccin de pgina de bsqueda en su propia red. Tiene el mismo sentido que el botn del cuadro de dilogo Abrir. - Botn Favoritos: al igual que sucede en los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como, puede buscar en la carpeta Favoritos o incluso insertar la direccin a la que ha accedido en dicha carpeta de forma que despus el acceso sea ms rpido. - Botn Ir: Permite acceder a un men en el que estn varios comandos, como abrir cierta direccin, acceder a la pgina de inicio y cambiarla, acceder a la pgina de bsqueda y cambiarla, ir hacia adelante, hacia atrs, etc. Todas estas opciones, excepto las de establecer la pgina de inicio y de bsqueda, son accesibles a travs del resto de botones de la barra. - Botn Mostrar slo la barra Web: Oculta de pantalla el resto de barras de herramientas, de forma que tenga ms espacio para trabajar con los distintos documentos y pginas a los que est accediendo. - Lista Direccin: permite escribir una determinada direccin para acceder a ella. Adems, va guardando las direcciones a las que ha estado accediendo, de forma que pueda volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo. Excel permite que usted apunte a cualquier lugar a travs de los hipervnculos. Pero tambin puede acceder directamente a cualquier direccin utilizando esta barra de herramientas. Fjese como hablamos de direcciones tanto para un documento situado en su propio ordenador como para una direccin de un pgina Web que pueda estar en Internet. El objetivo es que trabaje con los documentos que necesite sin preocuparse de la localizacin de estos. El hecho de que la informacin necesaria est en un pagina Web en Estados Unidos o que est en su mismo equipo es una circunstancia que no le debe preocupar, para ello ya estn las aplicaciones.

10.3. COLOCAR DATOS ESTADSTICOS Aunque hemos visto que podemos trabajar en Excel como si estuviramos en un explorador de Web, utilizando hipervnculos entre libros o accediendo a la barra Web,
75

ste no es el aspecto ms fuerte de Excel que vamos a estudiar en esta leccin. Con Excel usted podr colocar sus libros u hojas de clculo en la Web de su organizacin o incluso en la World Wide Web de Internet. Las ventajas que esto implica son dos fundamentalmente: - El resto de compaeros de su empresa no necesitan disponer de Excel para oder ver e incluso modificar los datos que usted proporciona en la Web. Para ello slo necesitarn disponer de un explorador de Web. - Es mucho ms fcil mantener actualizados los datos que desea compartir, ya que todos los usuarios accedern a la misma informacin. Cuando usted decide colocar sus datos de Excel en la Web, debe tomar una decisin crucial: permitir que los usuarios puedan interactuar con ellos o no. En este captulo se estudia cmo colocar datos estticos, es decir, los usuarios podrn ver dichos datos, pero no podrn hacer nada ms. Para poder colocar datos de Excel en la Web, es necesario utilizar un tipo especfico de formato de archivo, el formato HTML. El formato HTML es aqul con el que se crean las pginas Web y es un formato de archivo que est disponible en cualquier aplicacin de Office . Usted podr guardar en este formato cualquier documento, sin que ello implique que desaparezca el documento original. Para ello, elija Guardar como pagina Web en el men Archivo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las posibilidades de Excel son mayores que las del lenguaje HTML. Esto quiere decir que en la versin Web de su hoja de clculo libro de trabajo es posible que se pierdan ciertas caractersticas. Acuda a la ayuda de Excel para informase al respecto. Al elegir el comando Guardar como pgina Web aparecer el cuadro de dilogo de la pgina siguiente. Lo primero que podemos hacer es guardar el libro completo. Por ejemplo, el libro de la figura se guardar como Wingraf.htm, es decir, el mismo nombre que tena pero con la extensin htm. Es importante guardar previamente el archivo en el formato de Excel, de forma que posteriormente sea sencillo modificarlo. Despus, lo har en el formato HTML.

76

Por otra parte, lo que nos interesa es saber cmo van a ver este libro los usuarios que accedan a l a travs de un explorador, es decir, a travs de la Web. Puede verlo en la figura siguiente, utilizando Internet Explorer.

En la figura destaca la aparicin de las etiquetas de hoja de clculo en la parte inferior, casi como aparecen en el propio Excel. De la misma forma que se guarda un libro entero en formato HTML, puede guardar una hoja de clculo o un grfico. Para ello, seleccione primero el elemento (si es la hoja de clculo, simplemente sitese en ella) y en el cuadro de dilogo Guardar como, active la opcin Seleccin, en lugar de la de Todo el libro. Cuando guarda los datos de forma esttica, las pginas Web que se crean pueden
77

ser mostradas prcticamente con cualquier explorador de Web, como Internet Explorer o Netscape Navigator. As, los datos suelen transformarse en tablas HTML, y los grficos en un formato adecuado: GIF JPEG. Sin embargo, recuerde que de esta forma, los usuarios que acceden a travs de la Web a dichos datos no tienen otra opcin ms que la de poder verlos. En muchas ocasiones, esto ser ms que suficiente. 10.4. COLOCAR DATOS INTERACTIVOS En Excel puede incluso proporcionar los datos de forma interactiva, es decir, que los usuarios no se limiten a verlos, sino que incluso puedan modificarlos como si estuvieran en el propio Excel. Puede colocar los siguientes datos de forma interactiva: - Una hoja de clculo: el usuario podr modificar los valores de las celdas para volver a calcular los resultados. - Una tabla dinmica: el usuario podr cambiar la forma de ver de los datos, mostrando ms o menos detalle.
- Un grfico dinmico: igual que en el caso anterior, pero con un grfico dinmico.

Y todo esto sin disponer de Excel, sino simplemente con su explorador de Web y una serie de complementos que aparecen con Office. En el caso de querer publicar un grfico interactivo, debe disponer ya de un grfico dinmico o de una tabla dinmica en la que basarse. Despus, elija el comando Guardar como pgina Web y active la casilla Agregar interactividad.

En lugar de pulsar en Guardar, hgalo en

78

Publicar, con lo que le aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

En este cuadro, en la lista Agregar interactividad con, indicar que tipo de interactividad desea utilizar. Si es un grfico, slo tiene una opcin, pero si es una hoja de clculo, podr hacer que se publique como una hoja de clculo o como una tabla dinmica. La diferencia se encuentra en lo que usted puede hacer en cada caso. Por ejemplo, en la hoja de clculo interactiva podra modificar el valor de alguna celda para obtener nuevos resultados, mientras que en una tabla dinmica interactiva podra resumir ms o menos los datos que aparecen reflejados. Adems, si est activada la casilla Abrir la pgina en el explorador Web, despus de guardar el archivo, lo mostrar en su explorador.

79

Junto al grfico dinmico siempre aparece la tabla dinmica en la que se basa. Modificando el nivel de resumen que desea mostrar en sta, estar modificando al mismo tiempo el grfico dinmico. Observe lo que esto significa: est hacindolo desde el explorador de Web y no desde Excel. Sus compaeros podrn no slo ver los datos que usted ha publicado, sino que podrn adaptrselos a lo que ellos necesitan. Para poder ver y utilizar datos interactivos, los usuarios deben disponer de: - Internet Explorer 4.01 o superior. - Microsoft Office Web

Components: son una serie de programas que aparecen junto a Microsoft Office. Sin embargo, si slo desea que accedan a datos estticos, ser suficiente con prcticamente cualquier explorador de Web.

80

10.5. PUBLICAR SERVICIOS EN EL SERVIDOR WEB Hemos insistido en que los usuarios accedern a los datos a travs de la Web de la organizacin o incluso de Internet a travs de un explorador. Para ello, es necesario publicar las pginas Web en un servidor Web, es decir, en un equipo donde se guarden las pginas para que el resto pueda acceder a ellas. Este equipo dispondr de todo el software necesario para actuar como servidor Web, independientemente de si est conectado a Internet o es un equipo de la intranet. Microsoft Office permite guardar los documentos directamente en este tipo de ubicaciones a travs del cuadro de dilogo Guardar como. Observe cmo en la barra de ubicaciones, situada a la izquierda de este cuadro, aparecen las Carpetas Web. Una carpeta Web no es ms que una ubicacin que se refiere a un servidor Web. Si usted tiene acceso a este tipo de lugares, debe acceder a travs de este botn. Lgicamente deber tener privilegios para poder guardar en dicho lugar. A la hora de acceder a una pgina Web situada en un servidor Web, ya no es posible abrirla como un archivo de su disco duro. Ahora usted debe acceder a su direccin ya que es un recurso Web. La direccin del recurso se compone de un protocolo y de su localizacin exacta. Por ejemplo, en la direccin http://servidor/Pblico/Productos.htm, tenemos la pgina Web Productos.htm en la carpeta Pblico del equipo servidor. Para acceder a esta pgina, se utiliza el protocolo HTTP, que es el necesario para estos casos. La diferencia fundamental entre guardar un libro en formato HTML en su disco duro o en un servidor Web es fundamental a la hora de que el resto de usuarios puedan acceder a l. Slo si est en el servidor Web, el resto de usuarios podrn utilizar su explorador de Web y solicitarlo como lo haran con cualquier otra pgina de Internet. Observe cmo, al hacerlo, slo se crea una versin del libro en formato HTML al que acceden el resto a travs de su navegador. Las modificaciones que stos realicen en su equipo no se vern reflejadas en el archivo publicado en el servidor. sta es la estrategia que persiguen las aplicaciones de Office. Ahora ya no estn enfocadas exclusivamente hacia Internet sino que, utilizando la misma tecnologa, enfatizan el uso de pequeas redes o intranets en las organizaciones que funcionen de la misma forma.
81

El objetivo es que el explorador de Internet sea la aplicacin utilizada para acceder a la informacin que necesite, sin importar el lugar en el que esta informacin se encuentre. Por ello, es mejor hablar de explorador de Web que explorador de Internet. Si desea ampliar sus conocimientos respecto al mundo de las pginas Web y la creacin de servidores Web, tiene a su disposicin el curso Diseo de pginas Web.

82

Ejercicios Prcticos Microsoft Excel

Modulo Avanzado

83

INDICE PRACTICAS MICROSOFT EXCEL AVANZADO

LECCIN 01: MATRICES Y CLCULOS Prctica 1 LECCIN 02: LISTAS Prctica 2 LECCIN 03: FILTROS Prctica 3 LECCIN 04: SUBTOTALES Prctica 4 LECCIN 05: AVANZADOS SOBRE GRFICOS Prctica 5 LECCIN 06: MAPAS DE DATOS Prctica 6 LECCIN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS Prctica 7 LECCIN 08: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS Prctica 8 LECCIN 09: ANLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS Prctica 9 EJERCICIO FINAL EXCEL AVANZADO

84

LECCIN 01: MATRICES Y CLCULOS Acceda a Excel e introduzca la siguiente tabla en el nuevo libro que aparece por defecto. Guarde dicho libro como A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 11A.xls.

Los impuestos son el 25% del Beneficio del semestre y los Beneficios Netos son la diferencia entre los Beneficios y los Impuestos. (Fjese cmo el nico valor constante es la columna de Beneficios). Utilice una frmula matricial para crear la fila de totales.

Cree un nuevo libro e introduzca una tabla anloga, pero con nuevos valores de Beneficios, tal como puede ver en la siguiente figura. Puede copiar la tabla del primer libro para ahorrarse trabajo. Guarde el libro con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 11B.xls.

85

Cree un nuevo libro que servir de resumen de los dos anteriores. Introduzca los rtulos necesarios e inserte las frmulas para que tenga el aspecto de la figura situada en la pagina siguiente. Las frmulas de resumen deben hacer referencia a la suma de los totales de las dos empresas (sern referencias externas). Es recomendable tener visibles los tres libros para no equivocarse en la introduccin de las referencias. Guarde el libro resumen con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 11C.xls y cierre todos los libros.

Microsoft Office Professional Excel Avanzado

Vuelva a abrir el libro A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 11C.xls y compruebe cmo Excel le avisa de que este libro tiene vnculos con otros libros de trabajo. En la segunda parte de la prctica va a trabajar con la forma de clculo de Excel: Abra el libro A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Bsico\ Prctica 07B.xls. Escriba una frmula sencilla cualquiera (por ejemplo =3+4) en una celda fuera de la tabla y pulse [Intro]. Observe cmo las ventas de cada vendedor han cambiado. Introduzca otras frmulas y compruebe que esto sucede cada vez que cambia la frmula. Realice los pasos necesarios para que esto no ocurra. Comprubelo introduciendo
86

una nueva frmula. Vuelva a dejarlo como estaba y cierre el libro, descartando los cambios.

87

LECCIN 02: LISTAS Introduzca la lista de la figura teniendo en cuenta que los valores posibles para la columna de Gnero deben aparecer en una lista desplegable (esta lista debe estar ordenada con las opciones que aparecen en la figura). Adems deber indicar un mensaje en el momento de seleccionar una celda de dicha columna indicando esta caracterstica. Guarde el libro como A:\ Prcticas Microsoft Excel

Professional Avanzado\ Prctica 12.xls. Utilizando el formulario de datos, seleccione las pelculas que pertenezcan al gnero Comedia y visualcelas mediante los botones Buscar anterior y Buscar siguiente. Ordene la lista por orden alfabtico de gneros. Salga de Excel sin guardar los cambios realizados.

88

LECCIN 03: FILTROS Abra el archivo A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 12.xls. - Utilice el Autofiltro para seleccionar las pelculas que correspondan al gnero Comedia - De entre sas, seleccione aquellas pelculas cuyo ttulo sea mayor que T. - Copie los registros de la lista (completa) que tiene como Gnero Western a partir de la celda B15. Site el rango de criterios en la B12 (ttulo) y B13 (valor para el filtrado). - Guarde el libro como Prctica 13.xls y salga de Excel hasta la prxima prctica.

89

LECCIN 04: SUBTOTALES Introduzca la tabla adjunta con los formatos adecuados.

Guarde en el libro con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 14A.xls. - Realice los subtotales para cada empresa, acumulando las Ganancias y los Ingresos. - Elimine los subtotales. - Cree unos nuevos subtotales por pases y acumulando las Ganancias. - Calcule del mismo modo los promedios de Impuestos por pases (este subtotal sustituir al anterior). - Visualice nicamente el promedio general de Impuestos. - Guarde el libro con los nuevos cambios dndole el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 14B.xls y abandone Excel.

LECCIN 05: AVANZADOS SOBRE GRFICOS Abra el archivo A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Bsico\ Prctica 10.xls y
90

sitese (si no lo est) en la hoja de grfico. Realice las siguientes operaciones sobre el grfico: Cambiar el tipo de grfico al rea con efecto 3D. Cambiar el tamao de la letra de los elementos de texto del grfico: el nuevo tamao para todos ser de 16 puntos. Aplique el realce negrita a los ttulos del grfico. Oculte la leyenda. Cambie la Vista en 3D de forma quien se aplique: Giro de 80 Perspectiva de 40. Indique que se muestren las lneas de divisin principales del eje X. Guarde el libro con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 15.xls. Aplique un tipo de grfico personalizado, exactamente el reas 3D en color. Observe el resultado. Salga de Excel sin guardar los cambios.

LECCIN 06: MAPAS DE DATOS En esta prctica utilizar el libro Mapstats.xls para representar datos demogrficos de
91

Espaa. Debe buscar la ubicacin de dicho libro en su ordenador. Normalmente se encontrar en C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Datamap\Data. Si no es as, utilice el cuadro de dilogo Abrir para localizarlo. (Si no lo encuentra, es posible que no lo haya instalado, consulte el manual del curso para ms detalles). - Abra el libro Mapatats.xls. Sitese en la hoja de clculo Espaa. - Inmovilice las columnas A y B para poder verlas en todo momento - Seleccione los siguientes rangos de datos: B3:B20, AY3:AY20 y BB3:BB20. Recuerde que es una seleccin de celdas no adyacentes. - Copie los datos los datos en el portapapeles y cree un libro nuevo. Pegue los datos en el nuevo libro. - Cree un grfico de columnas donde representar las dos series de datos. - Modifique el color de la serie de datos que aparece con el color verde. Haga que aparezca con el color azul. - Modifique la altura de las columnas del mapa de forma que cada 500.000 habitantes el alto sea de 1 cm. - Debe conseguir que se vea completamente el mapa, incluidas las Islas Canarias, as como la leyenda. - Salga de Excel guardando el libro como A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 16.xls.

92

LECCIN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS Para realizar esta prctica, deber asegurarse de que tiene instalado Microsoft Query en su ordenador. Lo podr comprobar al elegir el comando Nueva consulta de base de datos... en el men Datos / Obtener datos externos. Se utiliza una base de datos creada en dBase IV, que podr encontrar en la carpeta Trabajos\Lec17 del directorio donde tenga instalado el curso. Esta base de datos tiene el nombre Pedidos.dbf Inicie Excel y cree una consulta de forma que se pueda acceder a la siguiente informacin: Base de datos: Pedidos.dbf. Tabla PEDIDOS. Campos: N_PEDIDO, N_CLIENTE, N_EMPLEADO, NOM_DEST, F_PEDIDO, F_ENTREGA, IMPORTE, GASTOS_ENV. Filtro: slo nos interesan aquellos pedidos cuyo importe supere los 1000 dlares. El resultado de la consulta deber aparecer ordenado por el campo N_ PEDIDO. Devuelva los datos a Excel a partir de la celda Al. Guarde el libro con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 16.xls y salga de Excel. NOTA: Ser necesario crear un nuevo origen de datos que permita acceder a la base de datos. El nombre de la fuente puede ser Prctica de MS-Query.

93

LECCIN 08: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

Introduzca la tabla siguiente en el libro actual.

Cree tabla dinmica como la siguiente en la hoja nueva.

una

Tenga en cuenta que, una vez creada la tabla, debe aadirle formato a los nmeros mediante cl botn Configuracin de campo en la barra de herramientas Tabla dinmica, pulsando el botn Nmero. Cree un grfico dinmico en un solo paso y a partir de esta tabla dinmica. Modifique el grfico, de forma que el campo Marca sea un campo de pgina en lugar de ser de fila. Observe cmo este cambio tambin se produce en la tabla dinmica asociada. Compruebe cmo puede ver los detalles para todas las marcas o slo para una de ellas. Guarde el libro como A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 18.xls y salga de Excel.
94

LECCIN 09: ANLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS La hoja de clculo de la figura representa la situacin actual de la empresa FICTICIA S.A.

Esta empresa puede fabricar con una mquina dada tres productos distintos: P1, P2 y P3. Debido a un problema de la mquina, su funcionamiento no puede sobrepasar las 45 horas semanales, cifra sta que est siendo sobrepasada en la actualidad. El producto Pl proporciona un beneficio neto unitario de 4 u.m., el beneficio de P2 es de 12 u.m y el de P3 de 3 u.m. Para realizar un producto P1, la mquina tarda 0,02 horas, 0,04 horas para los productos P2 y 0,013 horas para los productos P3. Adems, el departamento de ventas ha cuantificado las ventas mximas que se pueden realizar de cada uno de estos productos a la semana: 1000, 500 y 1500 para los productos P1, P2 y P3, respectivamente. Realice un modelo utilizando la herramienta Solver de forma que Excel proporcione una solucin para maximizar el beneficio que se pueda obtener, dadas las nuevas circunstancias de la mquina. Deber tener en cuenta que no se pueden fabricar partes de una pieza, es decir, en cualquiera de los casos, el nmero de unidades a fabricar de cada uno de los productos debe ser siempre un nmero entero. Guarde el libro de trabajo con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel Professional Avanzado\ Prctica 19.xls.

95

EJERCICIO FINAL En esta prctica final va a demostrar la consolidacin de varios conocimientos adquiridos a lo largo del curso. Cree un libro nuevo e introduzca la tabla de datos que a continuacin se adjunta. Se trata de datos referentes a las cotizaciones de valores de bolsa.

Observe cmo los valores de la ltima columna se obtienen a partir de una frmula que relaciona la variacin experimentada por un valor a lo largo de la semana. Debe conseguir que, al pulsar en el texto Argentaria, se acceda inmediatamente a la Hoja2, donde estarn los datos que puede ver en la figura siguiente. Pruebe que funciona bien. Vuelva a la Hoja l, y muestre slo los 5 valores que ms han subido a lo largo de la semana. Vuelva a mostrar todas las filas y obtenga subtotales de forma que se pueda ver el porcentaje del rendimiento conjunto para cada sector. El resultado ser como el de la figura que se muestra a continuacin.

96

97