UNIVERSIDAD AUTNOMA DE SAN LUIS POTOS Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles

MANUAL de Procedimientos
APLICADO A: DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL UNIVERSITARIO

SAN LUIS POTOS, S.L.P., FEBRERO 2008

CONTENIDO

1.

Objetivo del Manual.

2.

Consideraciones.

3.

Cartula de Identificacin del Manual.

4.

Polticas Generales de Operacin.

5.

Procedimientos:

5.1 Departamento de Archivo General Universitario. 5.1.1 Recepcin de Cajas de Archivo de Expedientes para su Resguardo.

5.2 5 2 Responsable de Archivo. Archivo 5.2.1 Prstamo de Expedientes.

5.3 Auxiliar de Jefatura. 5.3.1 Reporte de Incidencias. 5.3.2 Solicitud de Material.

5.4 Elaboracin de Instrumentos de Control Archivstico. 5.4.1 Organizacin Archivstica.

CONTENIDO

6.

Glosario.

7.

Inventario de Procedimientos.

8.

Autorizacin.

9.

Control de Revisiones y Actualizaciones.

OBJETIVO

El Manual de Procedimientos del Departamento de Archivo General universitario adscrito a la Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles de la U.A.S.L.P., es un mecanismo de control interno, con la informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan dentro del mismo y que sirven para:

Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones del Departamento.

Delimitar actividades, responsabilidades y funciones del Departamento.

Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos. p p

Coordinar la ejecucin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y las fugas de responsabilidad.

Aumentar la eficiencia de los empleados ya que el Manual de empleados, Procedimientos indica lo que se debe hacer y cmo se debe de hacer.

El Manual es una fuente de informacin y adiestramiento para el personal actual y de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas Unidades Administrativas del Departamento.

Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.

CONSIDERACIONES

De acuerdo a lo establecido en Artculo 72, Capitulo Cuarto, del Estatuto Orgnico de la Universidad Autnoma de San Luis Potos, corresponde a los directores de las entidades acadmicas y los titulares de las dependencias administrativas, coadyuvar en la elaboracin de los Manuales de Organizacin y de Procedimientos de la U.A.S.L.P.

El presente Manual es un instrumento que servir para tomar decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de ejecucin, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta el Departamento de Archivo General Universitario, el que ser responsable de su aplicacin, custodia y actualizacin.

Los titulares administrativos sern los encargados de la custodia y de la aplicacin del Manual, as como de dar a conocer a sus colaboradores el contenido del mismo y en su caso las actualizaciones y modificaciones.

La informacin contenida en este documento ser complementada y enriquecida conforme las circunstancias lo requieran.

A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que su Manual, informacin se mantenga actualizada y que sta rena requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en su aplicacin.

CONSIDERACIONES

El Departamento de Archivo General Universitario, y la Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles sern los responsable de controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se lleven a cabo en el contenido del Manual.

El Departamento de Archivo General Universitario, tiene la responsabilidad de proporcionar la asesora necesaria a las dependencias que lo requieran, respecto a su interpretacin y aplicacin.

El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.

El Departamento de Archivo General Universitario, coordinar la impresin del Manual y ser el responsable de su distribucin.

El Manual debe considerarse como un documento de consulta y observancia normativa.

Es obligacin de los funcionarios universitarios su colaboracin para el buen uso y aplicacin del Manual de Procedimientos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIVERSIDAD AUTNOMA DE SAN LUIS POTOS DIVISIN DE SERVICIOS ESCOLARES Y ESTUDIANTILES

IDENTIFICACIN
INSTITUCIN: Universidad Autnoma de San Luis Potos

MANUAL DE: Procedimientos

UNIDAD: Departamento de Archivo General Universitario

ELABOR:
Centro Universitario de Apoyo Tecnolgico Empresarial (CUATE)

Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles

San Luis Potos, S.L.P., Febrero de 2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL UNIVERSITARIO
POLTICAS GENERALES DE OPERACIN
Institucin: Universidad Autnoma de San Luis Potos Divisin: Servicios Escolares y Estudiantiles de la U.A.S.L.P. Unidad: Departamento de Archivo General Universitario DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL UNIVERSITARIO El Departamento de Archivo General Universitario, es una Unidad adscrita directamente a la Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles de la Universidad Autnoma de San Luis Potos, encargado de: Establecer los mecanismos necesarios para salvaguardar los documentos que sean generados por la Universidad Autnoma de San Luis Potos. Brindar el servicio de prstamo y consulta de expedientes de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Departamento de Archivo General Universitario. La tramitacin y resolucin de los asuntos del Departamento de Archivo General Universitario, corresponden originalmente al Jefe del Departamento, quien para lograr una mejor distribucin y un mejor desarrollo de su trabajo, podr delegar facultades en sus colaboradores subalternos, sin perjuicio de su ejercicio directo. ATRIBUCIONES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL UNIVERSITARIO Definir las polticas y estrategias operativas a implementarse en el Departamento de Archivo General Universitario, con conocimiento y autorizacin, en su caso, d l H C it d I f U i it i i i t t i i del H. Comit de Informacin, d l J f t i de la Jefatura d de la Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles, Secretaria General y la Rectora de la U.A.S.L.P. Establecer los mecanismos necesarios para la custodia, conservacin, resguardo y difusin del archivo documental universitario, con conocimiento y autorizacin, en su caso, del H. Comit de Informacin, de la Jefatura de la Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles, Secretaria General y la Rectora de la U.A.S.L.P. Mantener la custodia de los documentos clasificados como reservados o confidenciales conforme la legislacin universitaria vigente. Promover la elaboracin de los instrumentos de control, descripcin y difusin adecuados para asegurar el acceso a la informacin por o hacia las Dependencias Universitarias, sean acadmicas o administrativas. Gestionar ante los titulares de las Dependencias y Entidades Acadmicas las facilidades para la elaboracin de instrumentos de control archivstico. Resolver las dudas que se susciten internamente sobre la competencia de las funciones de los colaboradores bajo su cargo. j g Fecha elaboracin: Febrero de 2008 Hoja: 1/5

Formul Lic. Gorgonio Flores Morales.

Revis C.P. Ma. del Carmen Hernndez Luna.

Autoriz

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL UNIVERSITARIO
POLTICAS GENERALES DE OPERACIN
Institucin: Universidad Autnoma de San Luis Potos Divisin: Servicios Escolares y Estudiantiles de la U.A.S.L.P. Unidad: Departamento de Archivo General Universitario Representar a l U i R t la Universidad A t id d Autnoma d S L i P t en t d l actividades que t de San Luis Potos todas las ti id d tengan relacin l i con los objetivos del Departamento de Archivo General Universitario. Las dems que sealen las leyes, decretos, acuerdos y reglamentos vigentes, as como aquellas que le sean conferidas por el Jefe de la Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles, el Secretario General y por el Rector de la U.A.S.L.P. DEL AUXILIAR DE JEFATURA Ser quien apoyar al Jefe del Departamento de Archivo General Universitario con funciones secretariales y administrativas, as como en seguimiento de las actividades asignadas por el mismo al personal. Elaborar, recibir y organizar la correspondencia del Departamento de Archivo General Universitario. Turnar al personal operativo para la recepcin y verificacin de cajas de documentacin. Dar trmite a las solicitudes de prstamo de expedientes que realicen los funcionarios o responsables de archivo de las Dependencias Administrativas y Entidades Acadmicas de U.A.S.L.P. Atender las solicitudes de prstamo y/o transferencia de expedientes va electrnica, que hagan Dependencias Administrativas y Entidades Acadmicas de U.A.S.L.P. Llevar el registro de los prstamos y/o transferencias de expedientes a las Dependencias Administrativas y Entidades Acadmicas de la U.A.S.L.P. Revisar y reportar las asistencias e incidencias del personal del D.A.G.U. al Jefe del Departamento, Direccin de Recursos Humanos y Departamento de Personal de la U A S L P para el trmite U.A.S.L.P. correspondiente. Realizar el procedimiento de Solicitud de Material, con autorizacin del Jefe del D.A.G.U., requerido para proporcionar los suministros (insumos de oficina y artculos de limpieza) necesarios para que el personal del DAGU pueda cumplir con sus funciones. Fecha elaboracin: Febrero de 2008 Hoja: 2/5

Formul Lic. Gorgonio Flores Morales.

Revis C.P. Ma. del Carmen Hernndez Luna.

Autoriz

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL UNIVERSITARIO
POLTICAS GENERALES DE OPERACIN
Institucin: Universidad Autnoma de San Luis Potos Divisin: Servicios Escolares y Estudiantiles de la U.A.S.L.P. Unidad: Departamento de Archivo General Universitario DEL RESPONSABLE DE SISTEMAS Ser la persona responsable de proporcionar el mantenimiento y las actualizaciones necesarias al equipo de computo del Departamento del Archivo General Universitario, as como disear bases de datos y sistemas de automatizacin que permitan la fcil y rpida ubicacin y consulta de los expedientes en resguardo del Departamento, as como para un manejo detallado o general de las actividades que desarrolle el D.A.G.U. SECRETARIA Registrar, controlar e identificar los expedientes de las cajas de archivo de las Dependencias Administrativas y Entidades Acadmicas de la U.A.S.L.P. Fecha elaboracin: Febrero de 2008 Hoja: 3/5

DEL RESPONSABLE DE ELABORACIN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVSTICO Ser la persona responsable de elaborar los documentos denominados: Gua Simple, Cuadro de Clasificacin y Cuadro de Disposicin Documental, derivados de la informacin que generen los archivos de las Dependencias Administrativas y Entidades Acadmicas de U.A.S.L.P. con la revisin y autorizacin del Jefe del Departamento de Archivo General Universitario y el Jefe de la Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles.

DE LA RESPONSABILIDAD DEL PERSONAL DEL D.A.G.U. El Jefe del Departamento de Archivo General Universitario y el personal del mismo cumplirn con los mismo, lineamientos establecidos en el presente Manual de Procedimientos, en el mbito de su responsabilidad funcional, as como de su mantenimiento, actualizacin y difusin

Formul Lic. Gorgonio Flores Morales.

Revis C.P. Ma. del Carmen Hernndez Luna.

Autoriz

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DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL UNIVERSITARIO
POLTICAS GENERALES DE OPERACIN
Institucin: Universidad Autnoma de San Luis Potos Divisin: Servicios Escolares y Estudiantiles de la U.A.S.L.P. Unidad: Departamento de Archivo General Universitario Fecha elaboracin: Febrero de 2008 Hoja: 4/5

RECEPCIN DE DOCUMENTACIN La Auxiliar de Jefatura del Departamento de Archivo General Universitario, ser la encargada de recibir y turnar al personal operativo para la recepcin y verificacin de documentacin procedentes de las Dependencias Administrativas y Entidades Acadmicas de U.A.S.L.P., para los efectos correspondientes.

DE LA IMPORTANCIA DEL TRMITE El personal operativo, rechazar sin excepcin alguna la recepcin de documentacin en cualquiera de los siguientes casos: Si la documentacin no contiene los datos requeridos, o no se adjunta la documentacin necesaria. Si no contiene los anexos requeridos. q Si carece de firma o antefirma del responsable de las Dependencias Administrativas y Entidades Acadmicas de la U.A.S.L.P. que gener la documentacin. En casos extremos, si la informacin o los formatos no son legibles y no cumplen con lo requisitado, corresponder al Jefe del Departamento, tomar una decisin al respecto.

Formul Lic. Gorgonio Flores Morales.

Revis C.P. Ma. del Carmen Hernndez Luna.

Autoriz

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL UNIVERSITARIO
POLTICAS GENERALES DE OPERACIN
Institucin: Universidad Autnoma de San Luis Potos Divisin: Servicios Escolares y Estudiantiles de la U.A.S.L.P. Unidad: Departamento de Archivo General Universitario DE LOS OFICIOS Los oficios de solicitud de informacin para las Dependencias Administrativas y Entidades Acadmicas de la U.A.S.L.P. se dirigirn a los responsables y los firmara el Jefe de Departamento de Archivo General Universitario. Fecha elaboracin: Febrero de 2008 Hoja: 5/5

DE LA INFORMACIN Los responsables de los procedimientos se encargaran de capturar la informacin de los expedientes o documentos recibidos. d t ibid Los responsables de los procedimientos se encargaran de supervisar que la informacin se capture y respalde, para cumplir con la funcin correspondiente. La informacin estar a disposicin del Jefe del Departamento y no podr proporcionarse sin la autorizacin del mismo. DEL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN El responsable del procedimiento, archivar la documentacin generada para efectos de cualquier aclaracin.

Formul Lic. Gorgonio Flores Morales.

Revis C.P. Ma. del Carmen Hernndez Luna.

Autoriz

GLOSARIO

Archivo: Conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. Archivo de Trmite: Rene documentacin en trmite (documentos cuyo asunto aun est siendo tratado) o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por la entidad que lo genera. Archivo de Concentracin: Es aqul que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos, una vez que ya cumplieron su trmite y cuando su consulta no es constante. Archivo Histrico: Es aqul que conserva los documentos despus de haber cumplido la etapa de concentracin, son analizados y en funcin de su significacin histrica se conservan por siempre. rea de Archivo: Espacio fsico que se ocupa de recibir, conservar y custodiar los documentos que le transfieren las distintas oficinas y dependencias de un determinado lugar. Baja Documental: Eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contengan valores histricos. Catlogo de Disposicin Documental: Registro general y sistemtico que establece los valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final. Clasificacin: Acto por el cual se determina que la informacin que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial. Cuadro General de Clasificacin: Instrumento tcnico y de consulta que refleja la estructuracin de los grupos documentales de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o fuente generadora de p , informacin. Aporta datos esenciales sobre dicha estructura, tales como claves y niveles que apoyan su organizacin.

GLOSARIO

Comit de Informacin: Es el encargado de coordinar y supervisar las acciones de la dependencia o entidad tendientes a proporcionar informacin prevista en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, confirmar, modificar o revocar la clasificacin de la informacin. Destino Final de los Documentos: Seleccin en los archivos de trmite o conservacin de aquellos expedientes cuyo plazo de conservacin o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histrico. Documento: Todo escrito o material donde se registre informacin que se recibe o se expide en una oficina y refleja las acciones y objetivos propios de la misma. Documentos: Expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadsticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores pblicos, sin importar su fuente o fecha de elaboracin. Los documentos podrn estar en cualquier medio, sea escrito, g impreso, sonoro, visual, electrnico, informtico y hologrfico. Documentacin Activa: Aqulla que es necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente que se conserva en el archivo de trmite. Documentacin Semiactiva: Es aqulla de uso espordico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentracin concentracin. Documentacin Histrica: Aqulla que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Expediente: Conjunto de documentos integrados que tratan un tema en p particular.

GLOSARIO

Fondo: Conjunto de documentos producidos orgnicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. Gua Simple de Archivo: Esquema general de descripcin de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, en la que se indican sus caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin archivstica. Inventario Documental: Instrumento de consulta que describe las series y expedientes de un archivo y que permite su localizacin, transferencia o baja documental. Serie: (Series) Es un conjunto de documentos organizados de acuerdo con el procedimiento administrativo o conservados como una unidad porque son el resultado de la misma gestin o procedimiento, o de la misma actividad, que tiene una misma tipologa, o debido a que cualquier otra relacin derivada de su creacin, recepcin o utilizacin. Seccin de Fondo: (Subfondo) Es la subdivisin del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. g g o, cuando no sea posible, la agrupacin de documentos por criterios geogrficos, cronolgicos, funcionales o similares. Unidad de Enlace: Es la encargada de reunir y difundir informacin, dar trmite a las solicitudes de acceso a la informacin, proponer al comit los procedimientos internos que aseguren la mayor eficiencia en la gestin de solicitudes de acceso a la informacin

GLOSARIO

Plazo de Conservacin de Archivos: Periodo de guarda de la documentacin activa en los archivos de trmite, de concentracin e histrico. Consiste en la combinacin de la vigencia documental, el trmino precautorio, el periodo de reserva, en su caso y los periodos adicionales establecidos. Valor Documental: Condicin de los documentos que les confiere las caractersticas administrativas legales fiscales o contables en los archivos de administrativas, legales, trmite o concentracin, o bien evidenciables, testimoniales e informativos en los archivos histricos. Vigencia Documental: Perodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores primarios: administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurdicas vigentes aplicables.

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Institucin: Unidad:
Nom bre del procedim iento

Universidad Autnoma de San Luis Potos Archivo General Universitario

Anexos Clave Nom bre

Fecha: Febrero de 2008

Objetivo

Flujo

Form atos Clave Nom bre

Responsable del Procedimiento

Recibir en el D.A.G.U. los expedientes de las Recepcin de Cajas Dependencias Administrativas y Entidades de Archivo de Acadmicas de la U.A.S.L.P. para su resguardo y Expedientes para conservacin. su Resguardo.

UASLP-DSEDAGU-01

Departam ento Inventario General de Archivo por Expediente General Universitario

UASLP-DSEDAGU-02 Enviar los expedientes que sean solicitados al departamento de Archivo General Universitario para consulta por parte de las Dependencias Administrativas Entidades Acadmicas de la U.A.S.L.P. Llevar el control de las asistencias, para el trmite de pago correspondiente al personal del Departamento de Archivo General Universitario.

Etiqueta de Caja

Prstam o de Expedientes

UASLP-DSEDAGU-03

Solicitud y Prstamo de Expedientes

Responsable de Archivo

Reporte de Incidencias

Anexo RI-02

Reporte de Incidencias

UASLP-DSEDAGU-04

Tarjeta de Control Auxiliar de de Asistencia Jefatura Solicitud para Trmite de Permiso Solicitud para Trmite de Permiso Pase de Salida Requisicin de Compra Auxiliar de Jefatura Responsable de Elaboracin de Instrum entos de Control Archivstico

UASLP-DRH-01

UASLP-DP-01 UASLP-DP-02 Solicitud de Material q papelera, cafetera Solicitar el material requerido de p p y artculos de limpieza por el Departamento de Archivo General Universitario, a la Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles. Documentar la Gua Simple de Archivo, el Cuadro General de Clasificacin Archivstica y el Catlogo de Disposicin Documental, mediante la informacin generada por las Dependencias Administrativas y Entidades Acadmicas de la U.A.S.L.P.

UASLP-DSE-01

Organizacin Archivistica

UASLP-DSEInventario por DAGU-EICA-01 Serie Documental

AUTORIZACIN
RESPONSABLES DE LA FORMULACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Lic. Gorgonio Flores Morales Jefe del Departamento de Archivo General Universitario (DAGU)

C.P. Ma. del Carmen Hernndez Luna Jefa de la Divisin de Servicios Escolares y Estudiantiles

RESPONSABLE DE LA ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Lic. Carlos Gonzlez Camacho Director del Centro Universitario de Apoyo Tecnolgico Empresarial (CUATE)

AUTORIZAN

JEFA DE LA DIVISIN DE SERVICIOS ESCOLARES Y ESTUDIANTILES

RECTOR DE LA U.A.S.L.P.

C.P. Ma. del Carmen S. Hernndez Luna

Lic. Mario Garca Valdez

CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

REVISIN
FECHA

NOMBRE

FIRMA

CARGO

ACTUALIZACIN
FECHA

PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA

SECCIONES QUE SE MODIFICA(N)

FORMUL

REVIS

AUTORIZ