ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

UNIDAD 1.- La Informtica y la Organizacin Cuando se habla de la funcin informtica se definen temas como son nuevas aplicaciones tecnolgicas, nuevos dispositivos y nueva forma de elaborar informacin consistente y la base que lo hace posible es la informacin. Puntos que se deben considerar en el significado que tiene la informacin dentro de la funcin informtica 1.- La informacin debe ser almacenada y procesada por computadora 2.- Debe ser confidencial para algunas personas 3.- Puede ser mal utilizada o divulgada 4.- Puede ser saboteada o verse afectada por fraude Actividad 1.- Definir que es la administracin y sus funciones. 20 min y participacin por equipo La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir, controlar, el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz. Funciones de la administracin: Planear. Consiste bsicamente en elegir, fijar las misiones y los objetivos de la organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipacin lo que se quiere lograr en el futuro y como se va a lograr. Organizar. Consiste en determinar que tareas hay que hacer, quien las hace, como se agrupan, quien rinde cuantas a quien y donde se toman las decisiones. Dirigir. Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin. Controlar. Consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medicin del desempeo con base en metas y planes, la deteccin de desviaciones respecto de las normas y la contribucin a la correccin de estas.

LIC. KARINA AMPARAN OCAMPO 1

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

1.1.- Importancia de la Funcin Informtica Actualmente en todas las empresas ya sea, micro, mediana, grande o transnacional, incluyen el uso de tecnologas de informacin en sus procesos de administracin, produccin, manejo de recursos humanos, capacitacin, desarrollo de sistemas, etc. A tal grado que si se suspende la funcin informtica se paralizan automticamente las dems funciones de la empresa, e incluso puede afectar a otras empresas asociadas a esta. Poco a poco se ha escapado de las manos el control del rea de informtica implicando un gran problema al que debemos enfrentarnos a diario, ya que se est perdiendo la capacidad tcnica y las consecuencias toman niveles de deterioro informtico peligroso, espectacularmente costoso para las empresas, pudiendo concluir que el rea de informtica no est administrada ni lo ha estado jams por los gerentes, directivos o responsables de tal rea.

1.2.- Importancia de la administracin de la funcin Informtica Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el rea de informtica de cualquier organizacin, en administracin existe el concepto de la delegacin de responsabilidades, es decir el administrador no puede, ni debe hacer todo por s mismo, el debe designar a cada persona cual es su funcin y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera. En el rea de informtica tambin se aplica este concepto ya que es importante que el Lic. En informtica que generalmente funge como administrador de la funcin informtica de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnologa, y entender que no se debe delegar la propia tecnologa (es decir, no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad del administrador De la funcin informtica el uso de la tecnologa pero si el desempeo y funcionalidad de la misma. Por lo que la nueva teora sobre la Administracin de la Funcin Informtica (El factor AFI), tiene como requisito indispensable la descentralizacin del rea de Informtica, aun en contra de muchas personas dentro de la empresa que estarn reacios a aceptar su validez y su puesta en marcha.

1.3.- La Funcin Informtica y su relacin con el ciclo competitivo de las organizaciones. Cualquier empresa, en algn momento, se encuentra inmersa en cierta fase de lo que se ha llamado ciclo de crecimiento competitivo, dentro del cual la informtica juega un papel protagnico y definitivo.
LIC. KARINA AMPARAN OCAMPO 2

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

Dependiendo de la fase por la cual la empresa este pasando, la informtica se puede aprovechar de manera preponderante, siempre y cuando se est preparado para hacerlo. En este punto radica una gran deficiencia del rea de informtica, pues al encontrarse aislada y ajena a los objetivos de negocio de la empresa, generalmente no puede actuar de manera oportuna ni efectiva, y aunque apoya, en esencia esto no es solo lo que se quiere de ella. El rea de informtica debe estar activa durante todo ese ciclo, no solo cuando su apoyo sea urgente para resolver algn problema. Mientras la estructura organizacional interna del rea de informtica se encuentre centralizada, vista como un simple apoyo (aunque ahora se acepte como un apoyo fundamental) y no diseminada en toda la organizacin de manera descentralizada, contempla como una funcin vital, esta deficiencia permanecer irremediablemente de manera indefinida. De pronto surge el TLC y se aprueba, con esto se inicia la apertura comercial y las empresas del pas forman alianzas para competir y se preparan los planes de modernizacin, se anuncia la automatizacin la cual ser indispensable, vindose a la informtica como una estrategia de competencia, se invierten fabulosas cantidades de dinero en redes y campaas de publicidad, pero Se podr apoyar firmemente la modernizacin de las empresas con la estructura y funcionamiento tradicional del rea de informtica? Como enfrentar proyectos prcticamente sin armas? No es posible que sabiendo de las atrocidades que cometimos en el pasado, se empiece un nuevo ciclo, caminando por el mismo sendero. Cuestionario 1.-Como podra una empresa tradicional participar en el TLC con respecto a la informtica? Como podemos enfrentar los proyectos respecto al TLC sin armas?15 minutos para contestar y 15 minutos para comentarlo en el grupo

1.4.- Tendencias de las tecnologas de la Informacin En una organizacin, un sistema de informacin est formado por los datos, hardware, software, telecomunicaciones, personas y procedimientos. Los sistema de informacin se han vuelto sinnimo de Sistema de informacin basados en computadoras. Varias tendencias han vuelto muy importante la utilizacin de sistemas de informacin (SI) en los negocios: La potencia de las computadoras han aumentado enormemente al mismo tiempo que sus precios han disminuido.
LIC. KARINA AMPARAN OCAMPO 3

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

Ha aumentado la diversidad y sencillez de los programas para computadoras. La rapidez y confiabilidad de las lneas de comunicacin y el acceso a internet y la web se han facilitado y difundido. El rpido crecimiento de internet ha abierto oportunidades y estimulado la competencia en los mercados globales. Una proporcin cada vez mayor de la fuerza de trabajo mundial sabe usar la computadora Es importante tener una comprensin bsica de los sistemas de informacin para entender cualquier otra rea funcional en la empresa, por eso es importante tambin, tener una cultura informtica en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de informacin logren sus objetivos. Muchas veces las organizaciones han entrado en la etapa de cambio haca la era de la informacin sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir. 1.4.1.- Tendencias de Hardware, Software, Datos y comunicaciones. Debido a que el avance tecnolgico del hardware, del software y de las comunicaciones sigue siendo vertiginoso, resulta que cuando apenas nos encontramos asimilando una etapa, esta se vuelve obsoleta y por eso no terminamos de empezar a utilizar una cosa cuando ya tenemos que iniciar el aprendizaje y el intento de utilizar una nueva. Esto demuestra que nuestra frgil preparacin hace que tardemos demasiado para implantar un tipo de tecnologa, desperdiciando gran parte del esfuerzo invertido y no aprovechando debidamente sus beneficios. Lo mas costoso como consecuencia de nuestro atraso acadmico y cultural sobre esta tecnologa se da en este tremendo despilfarro computacional en el que nos hemos hundido y del cual no queremos salir.

1.4.2.- La calidad total en la administracin de tecnologas de la informacin Si bien disear movimientos estratgicos es principalmente responsabilidad de los administradores, no olvidemos las palabras de Napoleon: cada soldado lleva una casaca de mariscal en la alforja, o mejor dicho, cada empleado puede convertirse en director. En consecuencia es responsabilidad de cada profesional pensar estratgicamente para su organizacin, de hecho los empleados de niveles bajos han propuesto algunas de las ideas estratgicas ms brillantes. En el mercado actual muy competitivo, una estrategia puede determinar el ascenso o la cada de una organizacin.
LIC. KARINA AMPARAN OCAMPO 4

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

Cada vez ms movimientos estratgicos son posibles solo con la ayuda de los SI o tienen un sistema de informacin en el centro de su estrategia; es decir la tecnologa proporciona el producto, el servicio o el mtodo que consigue la ventaja estratgica de la organizacin. El potencial de nuevos modelos empresariales en la web todava es grande, por lo tanto, los profesionales deben comprender como utilizar la tecnologa en los movimientos estratgicos. La comprensin de cmo se consiguen y se implementan los sistemas de informacin estratgica puede ayudarle a sugerir buenas ideas para tales sistemas en su organizacin y facilitar su promocin en la escalera organizacional.

1.4.3.- Reingeniera de la administracin de tecnologas de la informacin En ocasiones para implementar un sistema de informacin y obtener una ventaja competitiva, las organizaciones deben plantear todo su modo de operar. Durante una lluvia de ideas para la planeacin estratgica, la administracin debe preguntar: si estableciramos esta unidad de negocios otra vez, desde cero, cuales procesos implementaramos y como?. La respuesta suele conducir a la decisin de eliminar un conjunto de operaciones y desarrollar otras desde lo bsico. Estos cambios se denominan Reingeniera. La reingeniera implica adoptar nueva maquinaria y eliminar niveles de administracin. A menudo, la tecnologa de la informacin desempea una funcin importante en este proceso. La meta de la reingeniera no es obtener pequeos ahorros en los costos, sino realizar grandes avances en la eficiencia: de 100% e incluso de 1000%. Con ese grado de mejoramiento, una empresa suele tener una ventaja competitiva. Es curiosos que una compaa que efecta una reingeniera e implementa un nuevo SI no siempre sabe si el SI tuvo xito. El proceso de reingeniera hace imposible determinar cunto contribuyo cada cambio a la mejor posicin de la organizacin. La implementacin de un SI requiere que una empresa reorganice los procesos (se someta a un cambio organizacional) para obtener una ventaja.

1.5.- Nuevas responsabilidades del directivo informtico El objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con xito. Su importancia es tal, que debera considerarse como un mtodo fundamental y bsico para cualquier organizacin, sin embargo se considera como un procedimiento no importante, o al menos no tan necesario, como otras herramientas utilizadas.

LIC. KARINA AMPARAN OCAMPO 5

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

Las empresas estn preocupadas por cuestiones tales como: polticas de seleccin, promocin, retribucin, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP) Por lo anterior es necesario definir las responsabilidades, para el directivo de la organizacin: 1. Administrar y supervisar la planta tcnica y administrativa asignada. 2. Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta tcnica y administrativa asignada, manteniendo actualizada y debidamente documentada tal organizacin, y en especial las funciones, responsabilidades y actividades de los Secretarios Tcnicos que lo asistan. 3. Realizar toda incorporacin y/o desarrollo de nuevas tecnologas o recursos, ya sea que se adquieran a terceros y/o se desarrollen en la organizacin, en forma coordinada con los futuros usuarios y receptores de las mismas y con los responsables de las distintas reas a las que estos pertenezcan, involucrando a estos ltimos en forma previa a cualquier incorporacin y/o desarrollo, para asegurar una correcta y completa evaluacin de los objetivos que se persiguen, de las necesidades a las que se atendern y del impacto que tendr la incorporacin de la nueva tecnologa y/o desarrollo. 4. Resguardar y aumentar el capital estructural que la organizacin adquiera a travs del desarrollo de las actividades del Departamento, manteniendo a tal fin debida documentacin referida a las tecnologas y recursos existentes y a las que se incorporen ya sea adquirida a terceros o por desarrollos propios. 5. Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software instalados en las dependencias en las que funcione el Departamento y espacios fsicos para alojar equipamiento informtico y de comunicaciones que se ponga a disposicin para uso de los usuarios. 6. Realizar una memoria informativa anual de las actividades del Departamento, adems de los informes peridicos que se considere necesario formular o que le sean solicitados. 7. Convocar peridicamente las reuniones del Departamento y documentar lo tratado en las mismas

1.6 Ubicacin de las diferentes estructuras organizacionales Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos comunes, en forma racional y consciente, que a su vez estn sujetas a una serie de restricciones y determinados recursos. La determinacin de objetivos permite a la organizacin contar con una gua en su accionar. Toda organizacin durante su existencia realiza un proceso cclico (por perodos) de formulacin de
LIC. KARINA AMPARAN OCAMPO 6

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

objetivos. Previo a esto, en el nivel superior se define la misin de la organizacin, cuyo concepto posee mayor relevancia y en el tiempo mayor duracin que el de objetivos. La misin de una organizacin consiste en la expresin de su razn de existir. Posee caractersticas que superan el espacio temporal y espacial de la organizacin, con lo cual, queremos decir que se ubica delante de cualquier objetivo particular. En definitiva, la misin es la definicin precisa de la actividad central de la organizacin y gua el destino de la misma. 1.6.1.- Organizacin Emprendedores Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequea en un medio ambiente de cambio rpido dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. Los sistemas de informacin estn pobremente planeados. La idea predominante es la direccin. Las actividades giran en torno del director general, quien ejerce el control personalmente, por ello la coordinacin la lleva a la cumbre estratgica mediante supervisin directa, mnimo de personal, mnima lnea media y escaso staff de apoyo. Actividad 2.- Hacer una distincin entre los empresarios y emprendedores dando ejemplos de cada uno de ellos.

1.6.2.- Organizacin Mquina burocrtica Existen en nuestra sociedad, unas estructuras que se comportan como mquinas afinadas, preparadas para repetir procesos especficos. Son las llamadas burocracias mecnicas o mquinas burocrticas. Entre otras, podemos mencionar: Fbricas de productos de consumo masivo; Organizaciones de la administracin pblica; Organizaciones de recaudacin de ingresos pblicos; Organismos de control; Organismos de seguridad; Compaas areas; y Bancos. La mquina burocrtica es una organizacin cuyo comportamiento es predeterminado o predecible, es decir, estandarizado; en particular, estandariza los procesos de trabajo. Los trabajos son rutinarios y repetitivos. Se enfatiza la divisin del trabajo, o especializacin tanto horizontal (cantidad de tareas) como vertical (si el control est en manos de quien realiza la tarea operativa). Requiere que los empleados tengan comportamientos altamente formalizados, con trabajos muy estandarizados. Sin libertad para elegir qu hacer, cmo hacerlo y cundo hacerlo. La mquina burocrtica funciona de acuerdo a los principios clsicos de gestin:
LIC. KARINA AMPARAN OCAMPO 7

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

Autoridad formal. La autoridad circula en sentido descendente y existe el respeto al principio de unidad de mando. Clara distincin entre lnea y staff. Obsesin por el control. La administracin se preocupa por el cumplimiento de reglas y procedimientos que deben seguir los empleados, quienes tienen escasa autonoma en la ejecucin de sus tareas.

1.6.3.- Organizacin burocracia divisionalizada La idea central es la concentracin. La coordinacin se lleva a cabo mediante la estandarizacin de productos de distintas unidades de produccin. La lnea media de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonoma. Las divisiones dirigen en forma autnoma los negocios. Es la forma tpica que adoptan las organizaciones grandes y maduras, especialmente grandes corporaciones. Aunque en forma creciente, en esferas pblicas y universidades.

1.6.4.- Organizacin burocracia profesional La idea central es la capacitacin. Las actividades giran en torno de un conjunto de unidades semiautnomas dentro de las cuales los profesionales individuales trabajan en forma autnoma, sometidos a los controles de la profesin. Coordinacin a travs del conocimiento de los mismos profesionales. Por ello, la necesidad de que stos estn altamente entrenados en el ncleo operativo y con considerable personal de apoyo.

1.6.5.- organizacin adhocracia La idea central es el aprendizaje. Organizaciones ms complejas, en que se requiere la combinacin de trabajos a travs de equipos interdisciplinarios y coordinados mediante el compromiso comn en proyectos innovadores. Tienden a desaparecer la lnea y el personal de apoyo (staff). La direccin ms bien moldea que dirige.

Actividad 3. implantar un AFI dentro de una organizacin? Fuentes de informacin 2 (pag 51 a 71 ) Sugerencia de solucin Que es un Plan de accin?
LIC. KARINA AMPARAN OCAMPO 8

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

Primer objetivo: Descentralizar el rea de informtica Pasos para efectuar la descentralizacin 1. Formacin de un comit de poltica informtica 2. Anlisis de la situacin actual del rea de informtica 3. Anlisis de las ventajas que traera la descentralizacin ****** (dos equipos) 4. Visualizacin de la organizacin total de la empresa 5. Esquematizacin de la funcin informtica 6. Exposicin ante los directivos de la empresa de los argumentos ventajosos que implica la descentralizacin del rea de informtica. 7. Inicio de la administracin de la funcin informtica Segundo Objetivo: Formar un mecanismo para la administracin global del entorno informtico de la empresa. Pasos para formar un mecanismo de la administracin 1. Contar con la estructura descentralizada del area de informtica 2. Constituir el area administradora de la funcin informtica de la empresa. 3. Adoptar un modelo de aprendizaje por seguimiento como funcin

Tercer objetivo: Crear una cultura informtica en el nivel de la empresa Pasos para crear una cultura informtica 1. Realizar un anlisis de requerimientos de la informacin dentro de cada unidad usuaria. 2. Efectuar una campana de creacin de conciencia informtica

LIC. KARINA AMPARAN OCAMPO 9

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

Actividad 4. : Elaborar un mapa mixto que describa las diferentes estructuras organizacionales. Cuestionario 2 : 1.- Significado que tiene la informacin dentro de la funcin informtica 2.- Cuales son las funciones de la administracin ? 3.- Que pasa cuando se sale de control del rea de informtica ? 4.- Cual es el requisito del factor afi ? 5.- Por que es muy importante la utilizacin de los SI en los negocios ? 6.- Cual es la meta de la reingeniera de la administracin ? 7.- Describe brevemente los siguientes conceptos: organizacin, objetivos, misin 8.- Lista las estructuras organizacionales y explcalas brevemente con tus propias palabras.
karina.freeiz.com/AFIU1.doc

LIC. KARINA AMPARAN OCAMPO 10