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Sistemas Administrativos

Los Sistemas Administrativos son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrador en funcin de ciertos fines. (Lardent, 1976) Podramos definirlos como el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y adems generar informacin para el control de los resultados alcanzados. (Gilli, 1998)

Pautas de control interno

En el nivel tcnico u operativo de la organizacin, las decisiones son repetitivas y, por lo tanto, programables mediante el establecimiento de sistemas administrativos, rutinas operativas o, simplemente, hbitos; en los niveles de conduccin, si consideramos slo las decisiones no programadas, recurriramos al criterio y la intuicin del ejecutivo. Control interno, en el uso profesional corriente, se encuentra asociado con la especialidad contable y de auditora. Desde el punto de vista ms amplio de la administracin, Control interno es un Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organizacin y procurando obtener especficamente tres cosas: La eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la informacin (exactitud y veracidad) y la proteccin del patrimonio.

Normas generales: w Separacin de funciones: segn esta norma, una operacin se realiza con la intervencin de varios sectores, establece un control por oposicin de intereses y constituye uno de los pilares del sistema de control interno. w Asignacin de responsabilidades: Las funciones de las distintas reas y puestos de la organizacin, as como sus atribuciones, deben estar claramente establecidas. w Niveles de autorizacin: Es fundamental que las funciones se asignen a personas con la capacidad para llevarlas a cabo. Debe estar claramente establecido quin puede autorizar una operacin segn su tipo y monto.

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w Seguridad en el manejo de activos: La centralizacin del manejo en una sola persona o sector; el acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes puedan estar expuestos a deterioro, sustraccin, etc., y la documentacin de los traslados de donde surja de manera clara quin es el depositario, son medidas para limitar los riesgos de prdida. w Diseo de formularios, archivos y registros: Los soportes de informacin tiene que ser diseados de modo tal que presenten toda la informacin necesaria de manera clara y precisa y tambin la constancia del responsable interviniente. w Control de formularios y comprobantes: La prenumeracin de los formularios y comprobantes permite su identificacin precisa, facilita el control de los emitidos y los anulados. w Integridad de la informacin: Uno de los objetivos del establecimiento de un sistema de control interno es asegurar la confiabilidad de la informacin; para ello se utilizan diferentes medios, como la informtica, que aseguren la captacin inmediata del dato, y agilicen su procesamiento.

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Subsistema de Abastecimiento
Este subsistema se encarga de la obtencin de recursos (bienes y servicios) necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores trminos; esto es, al mnimo costo, en la calidad adecuada y en el momento oportuno. Alcance: Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento, pudindose fijar la recepcin y contabilizacin provisoria de los bienes como lmite superior. En el caso de los bienes, Almacenes suele ser quien detecta la necesidad. Pero cuando se trata de servicios, el pedido puede originarse en distintos sectores de la empresa. *Considerndose el anlisis de Drucker sobre los aportes que realizan las actividades a una organizacin, la gestin de compra puede ser clasificada junto a la fabricacin y la distribucin fsica como una actividad que contribuye a resultados. Modalidades: a) Compras menores: se refieren a bienes o servicios de escaso valor y cuya necesidad puede ser circunstancial. b) Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren una reposicin permanente. Requieren la autorizacin de los niveles de decisin ms altos. c) Compras normales: Se refieren a compras de bienes de consumo repetitivo y necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el rea de produccin, comercializacin o administracin y que, por estar vinculados con la futura produccin y comercializacin, son susceptibles de presupuestacin. d) Importaciones: Son aquellas compras a un proveedor extranjero, que poseen ciertas particularidades como los seguros de cambios, transporte, procedimientos especiales para el despacho de mercadera a plaza, derechos de importacin, etc.

Normas especficas de Control Interno

Separacin de funciones: La funcin de compras debe estar separada del manejo fsico de los bienes y la registracin de los mismos. Iniciacin del trmite de compras: La operacin de compra debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte del funcionario responsable.

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Obtencin de un nmero determinado de cotizaciones: Los pedidos y las cotizaciones (requeridas cuando la compra supera determinados montos) se realizan por escrito. Autorizacin de compra: Una vez tomada la decisin de compra, el responsable que la tom debe intervenir con su firma la cotizacin del proveedor o la orden de compra. Punto de pedido y lote de compra: Las empresas suelen fijar puntos de pedido, es decir, la cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artculo. Una vez determinados los niveles de inventario racionalmente ms adecuados, corresponde establecer considerando los costos asociados, el lote ptimo de compra. Control de la mercadera recibida: Es importante el control de la cantidad y calidad de los productos recibidos y la confeccin de reportes escritos. Constitucin de seguros sobre mercadera en trnsito: Contratacin de seguros para cubrir el riesgo de traslado de los productos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa. Prenumeracin de formularios: Los formularios que trascienden a terceros, obligando a la organizacin, deben ser numerados correlativamente y en forma preimpresa.

Informacin gerencial.
w w w w w w w w w w Tiempo promedio de la gestin de compras. Solicitudes de compras de ms de X das. Ordenes de compra pendientes vencidas. Inmovilizacin de artculos en stock. Ingreso de materiales en stock por tipo de producto. Monto de compras real en contraste del presupuestado. Monto de compras comparativo de los ltimos 12 meses. 5 principales proveedores por monto de compra. Cuentas a pagar por mercadera recibida. Proyeccin de deuda por rdenes de compra colocadas y pendientes de recepcin.

Circuito general del Subsistema de Abastecimiento

1. Deteccin de la necesidad de compra. Cuando se llega al punto de pedido o stock mnimo, el responsable confecciona la Solicitud de compra (formulario que consiste en el pedido de compra de bienes o servicios efectuada por la persona autorizada al departamento de Compras) y se la enva al departamento respectivo. 2. Seleccin de proveedores y pedido de cotizaciones. Compras verifica las firmas autorizadas de la Solicitud de compras y consulta el registro de proveedores a fin de seleccionar aquellos ms

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afines al pedido y solicitarles cotizacin. El Pedido de cotizacin consiste en la solicitud por escrito y en forma simultnea de cotizacin de precios y dems condiciones a varios proveedores potenciales. 3. Adjudicacin. Requiere el establecimiento de los parmetros para la evaluacin de ofertas, o designacin de la persona que cumplir tal funcin. Cuando se realizan varias cotizaciones, es conveniente la confeccin de una Planilla de anlisis de cotizaciones; en la misma planilla, o por separado, se indicar la adjudicacin con la firma del funcionario responsable. 4. Colocacin de la Orden de Compra. La adjudicacin se formaliza con la emisin de la Orden de compra (representa la demanda efectuada a un proveedor para que suministre los materiales especificados en la misma). Se suele emitir por cuadruplicado: Original para el proveedor; duplicado para Compras; triplicado para Recepcin; y cuadruplicado para Cuentas a pagar. 5. Recepcin. Sector donde se produce el ingreso de la mercadera acompaada por el Original y copia del Remito del proveedor. Una vez contrastada con el triplicado de la Orden de Compra, verificando que coincida con el Remito y la mercadera entrante, se rechaza o acepta, conformndose en ste ltimo caso el duplicado del remito para el proveedor. Aceptada la mercadera, se emite un Informe de Recepcin (este formulario permite que el sector de Contabilidad tenga la certeza de que la mercadera ingres, conozca la cantidad de unidades recibidas y cuente con la aprobacin de calidad). El Inf. de Recepcin se emite por cuadruplicado: Original para Almacenes; duplicado para Compras; triplicado para Contadura y cuadruplicado queda archivado en Recepcin. 6. Contabilizacin. El sector Contabilidad har el registro de la mercadera ingresada, conforme a lo indicado en la Orden de compra y el Informe de recepcin.

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Subsistema de Conversin (Produccin)

El Subsistema de produccin se encarga del desarrollo e implementacin de mtodos y planes para la fabricacin de productos, y del conjunto de trabajos necesarios para concretar la elaboracin de un bien nuevo a partir de los insumos. Alcance: El subsistema de produccin abarca desde el planeamiento hasta la obtencin del producto terminado, su entrega a Almacenes y su contabilizacin. Modalidades: a) Produccin continua: En general, este tipo de proceso tiende a ser muy automatizado, a producir productos estandarizados, y el personal que trabaja en l es poco calificado. El producto terminado es el resultado de una sucesin de operaciones sobre un material original y homogneo. b) Produccin por montaje: El producto terminado est constituido por una cantidad de partes que se ensamblan para lograr un artculo final. Cada una de las partes tiene un proceso productivo particular que puede afectar a distintos departamentos (Ej.: Estampado, teido, fresado, etc.) c) Produccin intermitente o por rdenes: En esta clasificacin se incluyen aquellas industrias en las que la produccin se lleva a cabo cuando existe un pedido especfico del cliente. Se caracteriza por actividades de corta duracin, bajo volumen y productos a medida. d) Produccin por proyectos: Un proyecto consiste en un conjunto de actividades que, en general, tiene una identidad propia, se trata de obras de considerable magnitud, confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre s a travs de mltiples interrelaciones de precedencia y su duracin suele prolongarse en el tiempo.

Normas especficas de Control Interno

Existencia de inventario permanente o registros contables apropiados: Es recomendable que el control de las existencia de bienes de cambio se realice mediante el registro permanente de las mismas. Realizacin de recuentos fsicos peridicos: Es importante que se efecten recuentos peridicos de las existencias con la finalidad de ajustar o conciliar, a un momento dado, los registros contables y ficheros extracontables con los resultados obtenidos en esas tomas de inventario. Ajuste de inventario: Los ajustes por diferencias de inventarios debern estar vlidamente justificados, analizados y autorizados por el responsable.

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Custodia de existencias: Las responsabilidad por el control y la custodia de los bienes en existencia debe recaer sobre una sola persona a quin se le debern asegurar todas las facilidades de control. Documentacin de todo movimiento de existencias: Todo movimiento de los bienes en Almacenes debe estar amparado por un comprobante (Informe de recepcin para las entradas y un Vale de salida para la mercadera saliente) Fijacin de stocks mnimos y lote ptimo: Fijacin de puntos ptimos o stocks mnimos de reposicin; como la fijacin de lotes ptimos de produccin. Contratacin de seguros eficientes: Es aconsejable una adecuada cobertura de posibles siniestros mediante la contratacin de seguros para los bienes de cambio.

Informacin gerencial.
w w w w w w w w Produccin en unidades por tipo de producto. Informe de calidad (porcentaje de productos rechazados). Horas trabajadas por centros de costos. Horas de mantenimiento reales contra las horas presupuestadas. Costos reales contra costos estndares. Valuacin o costo total histrico de la produccin del perodo. Rotacin de inventarios. Consumos reales contra consumos presupuestados de insumos.

Circuito general del Subsistema de Abastecimiento

1. Planeamiento y programacin de la produccin. El departamento de Planeamiento y Control de la produccin confecciona un Plan de produccin que debe contemplar el mximo que pueda obtenerse en ese perodo; la lista de productos que se han de fabricar; la cantidad de cada uno de los productos a fabricar. Luego, emite la Orden de produccin, que indica la discriminacin de la materia prima a utilizar presupuestadas. Suele emitirse en Triplicado: Original para Fabricacin; duplicado para Planeamiento y Control de la produccin; triplicado para Costos. 2. Fabricacin. Los distintos sectores productivos, luego de analizar las necesidades de materias primas, solicitan los materiales necesarios a travs del Pedido de materiales, que se emite por cuadruplicado: Original para Costos; duplicado para Almacenes; triplicado para Contabilidad; el cuadruplicado se archiva en el sector que emiti el pedido. 3. Seguimiento. Comprende el control cuantitativo de la produccin, es decir, el control del avance de las actividades productivas. Se emite un Parte diario de produccin (donde constan las cantidades y las caractersticas de los productos terminados hasta el momento) por cuadruplicado: Original para Costos; duplicado para Almacenes; triplicado para Contabilidad y el cuadruplicado se archiva en el sector.

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4. Control de calidad. Comprende el control cualitativo de la produccin, en base a las especificaciones de calidad de diseo del producto elaborado. En algunas organizaciones, se emite el Parte de control de calidad, o bien, puede registrarse la conformidad en el mismo Parte de produccin si prev un espacio para la misma. 5. Entrega de productos terminados a Almacenes. Finalizado el control de calidad, la mercadera se remite a Almacenes junto con el duplicado del Parte de produccin donde se actualiza el stock y se lo archiva en forma definitiva. Se procede luego a la Contabilidad de la mercadera ingresada en el stock.

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Subsistemas de Venta
El subsistema de Ventas comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus compradores, consumidores finales o sus canales de distribucin para colocar sus productos y servicios. Alcance: El subsistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepcin del pedido, pasando por el control de pedidos y crdito, la facturacin, hasta la entrega del bien o la prestacin del servicio y la registracin en los libros de la empresa. *Drucker consider las ventas y todas las actividades relacionadas con la comercializacin actividades que aportan directamente ingresos, entre las actividades que producen resultados. Modalidades: a) Segn las caractersticas del cliente: Se distinguen las ventas locales y las exportaciones. stas ltimas tienen caractersticas propias por estar sujetas a las reglamentaciones especficas, intermediacin bancaria, derechos de exportacin, despacho aduanero, etc. Tambin podramos distinguir ventas mayoristas de minoristas, segn se trate de la venta a una empresa que actuar como intermediaria o distribuidora o de venta al pblico en general. b) Segn la recepcin del pedido: Se pueden diferenciar entre las Ventas en saln (cuando el vendedor atiende a los clientes en su local de ventas), Ventas por corredores (vendedores de la empresa visitan directamente al cliente o a potenciales adquirientes) y Ventas por telfono o correo (el comprador se dirige directamente al vendedor para solicitarle precios y condiciones y luego concretar la operacin). Hoy en da, internet presenta otra posibilidad de recepcin. c) Segn las condiciones de pago convenidas: Ventas al contado o Ventas a crdito (pudindose desglosar en Ventas por cuenta corriente, cuotas con o sin garanta, con pagars, con tarjeta de crdito, etc.) d) Otras modalidades: Se pueden crear otras categora en base, por ejemplo, a las condiciones de entrega (Entrega directa del producto/servicio o por intermediarios, etc.) como

Normas especficas de Control Interno

Separacin de funciones: La persona que vende no debe tener acceso a los registros de stock y de cuentas de los clientes, para evitar que la persona que realiza las operaciones de ventas intervenga tambin en el circuito de control.

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Aprobacin de la venta: Fijar polticas (por escrito) de condiciones de venta, otorgamiento de crditos, determinacin de precios, a utilizar por los responsables de cada rea, siendo especfico del responsable de crditos la aprobacin de la venta, segn el historial crediticio del cliente. Bonificaciones: Autorizadas por un funcionarios que tengas las atribuciones necesarias segn su nivel jerrquico. Aunque, en montos determinados, puede delegarse la responsabilidad en el vendedor de aplicar dichas bonificaciones. Movimiento de bienes: La circulacin de mercaderas tendr que estar respaldada por comprobante firmado por el responsable del sector que recibe. Otro aspecto a considerar es la cobertura por riesgo de traslado de la mercadera fuera de la empresa. Documentacin: Las notas de pedido, remitos y facturas deben estar pre-numeradas para archivarse por orden numrico. Los ejemplares de los documentos anulados deben conservarse todos juntos. Control de facturacin: Un sector ajeno a los intervinientes (generalmente Contadura) debe hacer un control cruzado de remitos y facturas y, a su vez, realizar comprobaciones selectivas sobre clculos y precios.

Informacin gerencial.
w w w w w w w w w w Monto de ventas real en comparacin con las ventas presupuestadas. Monto de ventas comparativo de los ltimos 12 meses. Los 5 principales clientes por monto facturado. Totales de ventas del mes por tipo de producto. Totales vendidos y comisiones pagadas por vendedor. Lista de los clientes con saldos vencidos en cuenta corriente. Listado de los clientes habituales y que no han comprado en el ltimo mes. Listado de los 10 crditos ms importantes y condiciones en que fueron otorgados. Tiempo promedio de demora entre el pedido y la entrega. Notas de pedido pendientes de entrega.

Circuito general del Subsistema de Ventas

1. Recepcin del pedido. Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los productos o servicios comercializados por la organizacin. El vendedor emite, entonces, una Nota de Pedido (que es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos o encargos verbales de calidad y precio solicitados por el cliente. Suele emitirse por cuadruplicado: Original para el Cliente; duplicado y triplicado quedan en la empresa; cuadruplicado para el archivo del vendedor).

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2. Aprobacin del crdito. Tiene lugar cuando el cliente solicita la mercadera/servicio por esta modalidad de pago. El departamento de Crditos recibe la Nota de pedido, determinando el otorgamiento o no del crdito al cliente segn su historial. 3. Preparacin del pedido. Almacenes recibe la Nota de pedido, controlando si hay existencias en stock para el pedido. Se elabora el Remito a Expedicin (remito: comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador). El remito es importante para las dos partes que intervienen en la venta, porque le permite a la Organizacin controlar las salidas de mercaderas del almacn; al encargado del transporte le permite organizar y controlar las entregas y, a una vez conformado, es la prueba de haber entregado lo vendido. 4. Despacho. El departamento de Expedicin recibe las mercaderas a entregar junto con el remito correspondiente, procediendo a efectuar la entrega a los clientes. Puede utilizar un formulario denominado Hoja de Ruta (donde se expresa el recorrido y el medio de transporte) 5. Facturacin. Dependiendo que la Factura acompae la entrega de mercadera/servicio o no, este paso se realizar antes o despus del regreso del remito conformado. El sector de facturacin, o directamente contadura, a partir de la copia del remito, procede a confeccionar las Facturas (comprobante de venta. Sirve de base para registrar contablemente la venta o actualizar la ficha de cuenta corriente del cliente) que luego sern enviadas al cliente. 6. Registracin. Comprende el proceso diario de asientos contables de las operaciones efectuadas y la actualizacin de la Cuenta corriente del cliente.

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Subsistema Financiero
El subsistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por los accionistas y los flujos de fondos que se producen por el desarrollo de las actividades de la organizacin. Est conformado por los procesos de Pagos y Cobranzas. Alcance: El subsistema financiero comienza con la generacin de una obligacin a pagar (por la compra de algn bien o servicio) o un derecho a cobrar (con la generacin de una factura). Pasando por el seguimiento de las cuentas a cobrar y pagar, terminando cuando se cancelan las cuentas pendientes. El proceso de Cobranzas comprende todas las actividades necesarias para obtener la cancelacin de los crditos otorgados por la venta de bienes y/o servicios que produce la organizacin. Dichos crditos deben encontrarse en situacin de exigibilidad de acuerdo con las condiciones de venta pactadas con el cliente. El proceso de Pagos comprende todas las actividades necesarias para la cancelacin de las obligaciones contradas por la compra de los recursos materiales para la produccin de los bienes y/o servicios que desarrolla la organizacin. Modalidades: a) Segn el sistema de cobranza: Se pueden distinguir las Cobranzas en Caja, Cobranza por cobradores, Cobranza por repartidores o prestadores del servicio, Cobranza por correspondencia, Cobranzas a travs de un banco; Descuesto de documentos; Cobro de exportaciones. b) Segn el sistema de pagos: Se pueden distinguir los Pagos en sede del acreedor, Pago a un cobrador, Pago a repartidores, Pago por correspondencia, Pago a travs de un Banco, Pago en efectivo por fondo fijo o caja chica, Pago de sueldos y jornales.

Normas especficas de Control Interno

Separacin de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza la registracin. Concentracin de la responsabilidad: Una sola persona ser la responsable de la custodia y el manejo de fondos. Separacin total de los fondos: Para un control eficaz de los fondos es recomendable que los provenientes de cobranzas estn separados de los destinados a pagos. Por lo tanto, los valores que tienen origen en las

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cobranzas se depositarn en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y los pagos se efectuarn mediante cheques emitidos contra esa cuenta bancaria. Contabilizacin de las operaciones: El personal que maneja fondos debe rotar peridicamente, de manera que se puedan detectar posibles errores en el sistema. Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden con los que surgen de la registracin contable. El arqueo debe ser sorpresivo y realizado por persona ajena a la Tesorera. Conciliacin bancaria: Elemento de control que tiene en cuenta que las cobranzas tienen que ser depositadas en su totalidad en una cuenta determinada, efectundose los pagos con cheques contra la misma cuenta. Respecto al proceso de Pagos individualmente, se deben tener en cuenta: w Uso del cheque: Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisin de cheque, firmados por dos responsables de la organizacin. w Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulacin de los mismos: Al emitirse el cheque, la persona responsable tendr a la vista la documentacin respaldatoria que le da origen a la obligacin. w Existencia de fondo fijo o caja chica: Tendr un monto estipulado previamente para realizar los pagos menores en efectivo, estar a cargo de una persona responsable y su reposicin se efectuar peridicamente mediante la emisin de un cheque previa presentacin de los comprobantes que respalden los pagos efectuados. w Pagos de sueldos y jornales: Cuando se trate de un pago de sueldos de la empresa es importante que exista una separacin de tareas entre quien controla las asistencias, quien prepara la liquidacin de haberes y quin efecta el pago. Respecto al proceso de Cobranzas individualmente, se deben tener en cuenta: w Control de recibos: Los recibos (constancia otorgada por los valores percibidos, encuadernados en talonarios y prenumerados). w Rendicin diaria de la cobranza: Los cobradores deben rendir diariamente sus cobranzas o, en su defecto, depositar directamente en la cuenta bancaria de la empresa el producto de las mismas. w Apertura de correspondencia: La correspondencia por seguridad de los valores e informacin recibida, debe ser abierta por un funcionario responsable o su secretaria. w Control sobre los valores recibidos: Comprende el control de cheques, restringiendo su uso a travs de indicaciones al dorso; las transferencias de dinero o valores deben respaldarse

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mediante un comprobante que permita deslindar responsabilidades con respecto a su custodia y, adems, debe realizarse entre la menor cantidad de sectores posibles para facilitar el seguimiento. w Concesin de descuentos por pronto pago: Con el objeto de evitar posibles fraudes que pudieran cometerse mediante el ingreso a la empresa de importes inferiores a los realmente cobrados, justificando la diferencia con un descuento concedido, la concesin de este tipo de descuentos debe estar autorizada por un funcionario que pueda hacer uso de esta atribucin.

Informacin gerencial.
w w w w w w w w w w w w w w w w w w Resumen del total de cobranzas realizadas, detallando los medios de cobro utilizados. Listado de los principales deudores con sus saldos. Cuadro comparativo de cobranzas reales y presupuestadas. Cuadro comparativo entre totales de ventas y de cobranzas. Listado de cuentas a cobrar vencidas con fundamentacin de las mismas. Totales de descuentos concedidos. Cuadro de evolucin de cobranzas. Totales de documentos en cartera y descontados. Resumen de cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a vencer. Detalle de los 10 principales acreedores. Proyeccin de pagos de la prxima semana. Saldos disponibles en bancos. Monto de cheques emitidos y no entregados. Monto pagado contra monto presupuestado. Totales de intereses pagados por pago fuera de trmino. Totales de descuentos obtenidos. Saldo descubierto en Banco no utilizados. ndice de liquidez (Disponibilidades vs. deuda a corto plazo).

Circuito general del Subsistema financiero Pago

1. Recepcin de la factura del proveedor. El sector Cuentas a pagar recibe la Factura del proveedor y procede a su verificacin con el Remito (que debe estar conformado por Recepcin), el Informe de recepcin y la Orden de compra (viendo que la mercadera recibida coincida con el pedido realizado por la empresa). 2. Liquidacin del pago. Cuentas a pagar, al vencimiento de las Facturas, procede a emitir la Orden de pago (mediante el cual se informa a Tesorera que prepare el pago correspondiente) y, de ser necesario, a efectuar las retenciones impositivas pertinentes. La Orden de pago se

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emite por Triplicado: Original para Contadura; duplicado para Tesorera; triplicado queda archivado en Cuentas a pagar. 3. Emisin del cheque. Tesorera, en funcin a la Orden de pago autorizada y la documentacin respaldatoria, procede a emitir el Cheque correspondiente, indicando en la Orden de pago los datos del Cheque. Tesorera firma el cheque confeccionado y lo remite al responsable de controlarlo, que lo firma nuevamente, devolvindolo autorizado a Tesorera. 4. Pago. Tesorera entrega o remite los valores al proveedor y, de corresponder, los comprobantes de retencin de impuestos. El proveedor emite y entrega el Recibo de pago pertinente. 5. Registracin. En base a la orden de pago, Contadura hace los registros del pago en las cuentas del proveedor y de caja.

Cobranza 1. Organizacin de la cobranza. El departamento de Cobranzas realiza, diariamente, el control de vencimientos de los derechos a cobrar. Sobre esta informacin confecciona una Lista de Cobranzas (detalla a los cobradores las cobranzas que deben gestionar); se emite por Original para el cobrador y duplicado para el Depto. de Cobranzas. 2. Cobro. El cobrador visita a los clientes para gestionar el cobro de las Facturas y/o Documentos. Se asienta en la Lista de Cobranzas si se efecto o no la cobranza. Se emite un Recibo (comprobante de que el cobro fue efectuado); se emite por cuadruplicado: Original para el cliente, duplicado para Tesorera, triplicado para Cobranzas y el cuadruplicado queda adherido al talonario del cobrador. 3. Rendicin de la cobranza. Primero el cobrador debe asentar cmo se realiz el cobro (totalmente, de manera parcial o no se cobr). Luego, entregar los valores recibidos a Tesorera, donde un cajero proceder a verificar que los valores entregados por el cobrador coincidan con lo asentado en el listado. Si todo es correcto, se sella el listado como constancia de la recepcin de los valores. Tesorera confeccionar posteriormente una Planilla de ingreso, indicando los ingresos habidos. El cobrador por su parte, rinde su gestin en Cobranzas. 4. Registracin y control. Sobre la base del triplicado del recibo, Contadura acredita el importe de la cuenta corriente del cliente. Actualiza las cuentas de los clientes y registra las planillas de ingreso o caja.

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Subsistema de Administracin de Personal

El subsistema de administracin de personal (Recursos Humanos) comprende todas las actividades necesarias para satisfacer los requerimientos de los distintos sectores de la organizacin en materia de recursos humanos. Deber ocuparse en primer lugar de identificar las necesidades de este recurso. Se diferencia con el resto de los subsistemas al ser un apoyo para los mismos, de manera que administra uno de los recursos necesarios para el desarrollo de todos ellos. Alcance: Los procesos dentro de este subsistema giran alrededor de las actividades de Incorporacin del recurso humano (reclutamiento, seleccin y adiestramiento), su administracin (legajos, remuneraciones y liquidacin de haberes) y su mantenimiento dentro de la organizacin (evaluacin de desempeo y capacitacin y desarrollo). El subsistema se inicia con la necesidad referente a los recursos humanos, y finaliza cuando la necesidad se ve satisfecha. Por ejemplo: Inicia con la necesidad de incorporar personal, pasando por la seleccin de postulantes y entrevistas, finalizando con la incorporacin de un nuevo agente.

Normas especficas de Control Interno

Separacin de funciones: Deben estar las actividades de administracin de legajos, el control de asistencia del personal, liquidacin de haberes y obligaciones previsionales, etc. Siendo cada una responsabilidad de un departamento determinado. Asignacin de responsabilidades: Debe designarse una persona, previamente, como responsable de la documentacin referente al personal, para evitar usos indebidos., Individualidad de legajos: Cada miembro de la organizacin debe tener un legajo individual donde consten todos los registros que certifican su incorporacin a la organizacin, as como los exmenes que se le hayan practicado, tanto tcnicos como mdicos, la remuneracin y beneficios otorgados, etc.

Informacin gerencial.
w w w w Cantidad de horas comunes y extras liquidadas y abonadas. Porcentaje de ausentismos, enfermedades y accidentes. Cantidad de ingresantes en el ltimo mes. Departamento que requiri ms personal en el ltimo ao.

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Circuito general del Subsistema de Administracin de Personal

1. Reclutamiento del personal necesario. Surge en alguno de los sectores de la organizacin la necesidad de incorporar personal con determinadas caractersticas. Se lo informa a Administracin de Personal, que arma el perfil de la oferta laboral, especificando los requisitos para ocupar el puesto vacante. A los candidatos presentados, se les hace entrega de una Solicitud de empleo, en la que debern indicar sus antecedentes laborales y dems informacin requerida. 2. Seleccin. Se establece cul de los candidatos satisface mejor el perfil requerido para ocupar el puesto. Comprende el anlisis de los antecedentes laborales y ambientales pedidos al postulante en su solicitud de empleo, hasta la entrevista y las evaluaciones (psicolgica, tcnica y fsica). Una vez efectuada la primera seleccin, se le entrega una Nmina de los postulantes que renes las condiciones necesarias al Responsable del sector que necesitaba personal, dejando a ste la decisin final, resolvindose as la incorporacin. 3. Adiestramiento o induccin. Tanto Personal, como el sector al cual ingresa el empleado, le inculcan a travs de distintos mtodos los valores y costumbres que hacen a la cultura de la organizacin, con el objetivo de socializar al individuo. Mientras, se va ensendole las tareas respectivas a su puesto y dems informacin necesaria para el desarrollo de su trabajo.

Autor: Jaki.-