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omo todo nuevo proyecto, emprender la digitalizacin o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementacin inadecuada de un sistema de digitalizacin puede terminar siendo un gasto intil.

Es preciso pues, que se siga una estrategia bien pensada, no sea que una vez implantado el nuevo sistema, suceda que nadie lo usa o que el nico resultado de la implantacin ha sido pasar de un montn de documentos en papel a un montn de documentos en digital, de los que no se consigue aprovechar la informacin contenida. A continuacin, haremos un recorrido por los seis pasos crticos que pueden marcar la diferencia entre un proyecto de digitalizacin de xito o uno que slo genera gastos.

1. COMPRENDE LOS VERDADEROS BENEFICIOS Y COMPRTELOS

No se trata solamente de proteger el Medio Ambiente. No se trata slo de proteger el medio ambiente. Difcilmente podrs vender esta idea a todo el equipo directivo de la empresa. Se trata de dinero y es necesario que el resto de los ejecutivos lo entiendan. Encontrar la justificacin de un proyecto en el que habr que invertir dinero, requiere demostrar que es una inversin no un gasto y para ello, hay que mirar haca adentro. Convierte en cifras esa falta de eficiencia que puedes adivinar cuando ves a tus empleados perdidos entre montaas de papeles. Averigua cunto le est costando a la empresa al ao seguir trabajando con papel. No es complicado. De media, en las empresas que trabajan con documentos en papel, el 7,5% de los documentos se pierde y de los que no se pierden, un 3% son archivados de manera incorrecta (Inc. Magazine) y eso no es otra cosa que dinero tirado a la basura. En este proceso de hacer nmeros descubrirs, gratamente, que tus intenciones de emprender este proyecto se han vuelto an ms firmes.

Demuestre al equipo de direccin que el

nuevo proyecto es una inversin no un gasto. Para ello, determina los costes actuales de trabajar con papel y cmo digitalizar la documentacin de la empresa podra reducirlos.

2. ELIMINA LOS MIEDOS

Uno de los elementos claves a la hora de implantar un sistema de captura es conseguir que la organizacin en conjunto se implique en ello, empezando por la directiva. En el el trayecto de convencer a quienes tienen el poder de decisin en la empresa sobre la necesidad de adoptar un nuevo sistema de digitalizacin te encontrars con muchsimos peros; tendrs entonces que saber demostrar a los socios o equipo directivo que sus dudas son infundadas. Qu tipo de peros me esperan? Sobretodo los de tipo un documento digital no tiene la misma validez que uno en papel, an si digitalizamos un documento no podremos destruir el original por un buen nmero de aos, etc. Es necesario demostrar con la Ley en la mano que en tu pas (como en la mayora de pases industrializados o incluso ya en economas en desarrollo) el documento digital no slo tiene validez jurdica sino que adems su uso est siendo impulsado por las Administraciones Pblicas cada vez con ms frecuencia. Por otro lado, las copias digitales de documentos suelen ser admitidas a juicio sin importar si el documento original existe o no. Prueba de todo esto es que en pases como Espaa proliferan empresas dedicadas a la destruccin certificada de documentacin.

Disipa los miedos de la directiva. Utiliza datos y leyes como argumentos. 3. DEFINE REGLAS DE JUEGO CLARAS
Es preciso que se defina primero una base de conocimiento o informacin sobre la cul el sistema trabajar. Se requiere pues que alguien se siente a pensar cosas como: volmenes de documentacin, velocidad a la que trabajar el sistema, dnde se van a guardar los documentos escaneados, etc. Una vez que estn claros los anteriores puntos, cada uno de los siguientes pasos ser ms sencillo de abordar y el proyecto ser ms consistente.

Define los lmites y caractersticas del proyecto

4. ESTUDIA EL SISTEMA EN CONJUNTO: DIGITALIZAR NO ES SIMPLEMENTE USAR EL ESCANER

S, por supuesto que es importante pensar en el hardware. No es lo mismo un escner de 8 pginas por minuto con una carga de trabajo diaria de 500 documentos que uno de 120 pginas por minuto y hasta 100.000 documentos diarios. Qu es lo que mi empresa necesita? cul es nuestro volumen de trabajo? Supongamos que decide usar el escner de 120 pginas por minuto, dnde va a almacenar ese volumen de documentacin digitalizada?, Un sistema de ficheros?. El fracaso est garantizado. Incluso si ya se cuenta con un software de gestin documental, debes asegurarte de que el sistema va a ser capaz de albergar la cantidad de documentos que va a digitalizar y a la velocidad en la que lo va a hacer. Tampoco olvides que los escneres no son ms que mquinas y se enfrentan a los mismos problemas que el ojo humano cuando escanean un documento de baja calidad. Aunque existe software propio de escneres o de captura ms avanzado que aplica mejoras a las imgenes, garantizar que los documentos originales tienen un mnimo de calidad va a evitarle muchos problemas a su empresa si decide emplear software como OCR, OMR, ICR u otros que impliquen funciones ms potentes como reconocimientos de tipos de documentos, etc. Ahora bien, la empresa tiene diferentes sedes. Se va a digitalizar slo desde la sede principal? Esta opcin significa tener que trasladar los documentos en papel desde todas las sedes o sucursales hasta el punto dnde se va a llevar a cabo la captura centralizada; es decir, costes en transporte, correo, u otros. La digitalizacin o captura distribuida es sin duda la mejor opcin. De captura distribuida hablamos, por ejemplo, cuando cada sede escanea su propio material pero al final toda la documentacin va a parar a un nico repositorio o repositorios compartidos. Adems de evitarnos costes, la captura distribuida nos permite superar las barreras geogrficas para la consulta de cualquier documento, donde quiera que haya sido digitalizado.

Factores a tener en cuenta antes de tomar una decisin sobre adquirir hardware y software Velocidad de escneres Calidad de los documentos originales Sistema de almacenamiento a utilizar Captura centralizada vrs Captura distribuida

5. ESCOGE UNA SOLUCIN DE CAPTURA ADECUADA

No slo tendr que pensar en un escner y en un repositorio adecuados. Entre el repositorio y el escner hay un paso intermedio muy importante: el software de captura. Por qu? Porque es este el que establece, realmente, la diferencia entre la informacin inaccesible en papel y la informacin contenida en aquellos documentos completamente accesibles. El software de captura suele caracterizarse por aplicar ciertas tecnologas a imgenes digitales (JPG, TIFF, PDF, etc) que ha obtenido el escner. Estas tecnologas pretenden extraer la informacin de dichas imgenes, por ejemplo, obtener el nmero de factura y el nombre del cliente de una factura digitalizada. Entre las tecnologas ms destacadas aplicadas por estos productos de software estn el OCR, que convierte en texto los caracteres que identifica dentro de la imagen (caracteres impresos originalmente por un ordenador); el ICR, que reconoce letra escrita por personas en documentos; y el OMR, que nos permite identificar, por ejemplo en una encuesta, qu casilla fue marcada (reconocimiento de marcas en el texto). Debemos pues, segn la clase de documentos que manejemos, escoger un software de captura que nos permita extraer la informacin que necesitamos. Pero an hay ms. Dado que el OCR suele ser la tecnologa que ms valor nos ofrece, debemos considerar, no slo que nos estn ofreciendo un motor de OCR con una tasa alta de precisin, pues de ella va a depender que reconozca ms o menos de lo que encuentra en cada imagen; sino que, al mismo tiempo, es preciso que sepamos qu tipo de OCR necesitamos y esto va a depender de las caractersticas de los documentos con los que trabajamos. Si solemos trabajar con documentos bien estructurados, es decir, que tienen siempre la misma estructura, un OCR zonal es una buena opcin, dado que al ser iguales los documentos podemos indicarle al OCR en qu puntos o coordenadas de la imagen buscar la informacin que queremos extraer de documento Por ejemplo, decirle al OCR que en las coordenadas 2345, 450 puede buscar y extraer el nmero de la factura. La mala noticia es que no siempre todos los documentos de una determinada tipologa son iguales. Por lo que siempre nos vamos a encontrar con documentos en los que no sepamos dnde podemos encontrar lo que necesitamos. Este tipo de documentos son desestructurados y suelen requerir que el OCR se aplique al documento al completo. Piensa pues, antes de adquirir un software de captura qu tipos de documentos vas a digitalizar y si son o no estructurados; una vez sepa esto, busca el proveedor que ms se ajuste a tus necesidades.

Por ltimo, en cuanto a software de captura, una de las nuevas caractersticas de las soluciones de captura punteras del mercado es el reconocimiento y clasificacin de documentos. Es decir, que el sistema sepa qu est manejando, por ejemplo una factura, sin que nadie se lo diga. Y esto para qu nos sirve? Pues muy fcil, para que nos ahorremos costes. Piense que, normalmente, debe haber alguien que se encargue de abrir el documento, mirar de que tipo es y guardarlo en donde corresponda almacenarlo. Cuando hablamos de 10 documentos este trabajo no parece tan terrible, pero si hablamos de que vamos a trabajar con un escner que procesar 120 pginas por minuto, el que alguien tenga que hacer este proceso de manera manual puede ser un gran dolor de cabeza. Para reconocer un documento, los distintos software de captura emplean diversos mtodos como reconocimiento de patrones, documentos plantilla que indican una estructura que se supone que un documento de cierto tipo debe tener, semntica, redes neuronales, etc. Como usuario, en realidad, te da exactamente igual la tecnologa que el software emplee para reconocer los documentos, pero lo que s no se debe ignorar es el grado de precisin que la herramienta tiene en el proceso de autoclasificacin. Cuanto ms baja sea la tasa de acierto del software clasificando documentos, significa que ms a menudo una persona tendr que llevar a cabo el proceso de reconocer y clasificar un documento de manera manual, lo que es igual a ms costes. Por ltimo, si se necesita trabajar con un volumen masivo de documentacin, es posible que te interese considerar el que la herramienta de captura pueda trabajar recibiendo lotes de documentos escaneados como una sola imagen (un slo archivo en el que vienen varios documentos) y que sea capaz de dividir ese lote en documentos individuales. Esto facilitar la tarea de escaneado. Una recomendacin en este punto es evitar aquellas soluciones que separen lotes de documentos a travs de mtodos como una hoja en blanco entre cada documento, pues esto significa que antes de escanear el lote, alguna persona tendr que dedicarse a introducir hojas blancas entre documento y documento, lo que genera nuevamente costes innecesarios. Para mayor informacin sobre herramientas de captura vea Comparativa de Soluciones de Captura

5 Estudia bien los siguientes aspectos antes de elegir una solucin de Captura
Documentos a digitalizar y si son estructurados o no Qu elementos puede encontrar en sus documentos (letra manuscrita, check boxes, etc.) Va a escanear documentos individuales o lotes de ellos? Qu parte de el proceso de digitalizacin puede automatizar?

6. INTEGRA A TU PERSONAL EN EL PROCESO

Como dijimos en prrafos anteriores, es necesario que toda la organizacin se implique para alcanzar el xito del proyecto de digitalizacin. Es preciso alcanzar la cooperacin de todos en la empresa y el segundo grupo determinante, adems de la direccin, sern aquellos encargados de trabajar con el nuevo sistema. Preocpate de que comprendan cmo el nuevo sistema mejorar su trabajo. La cantidad de personas implicadas directamente depender de las reglas de juego que haya definido y tambin de la potencia del software de captura (a ms potencia de la herramienta de captura menos trabajo humano requerido). Sea cual sea el nmero de personas implicadas, es importante que se preocupe por la facilidad de uso de todas las herramientas del sistema y por ensearles cmo usarlas. Por otro lado, es preferible tener a varias personas que se ocupen de escanear y no slo a una persona dedicada a esta labor tremendamente tediosa. Despus de unos 500 documentos escaneados por la misma persona, el cansancio puede empezar a provocar errores de todo tipo.

Consigue implicar al personal en el nuevo proyecto y distribuye la carga de

tareas montonas relacionadas con el proceso de digitalizacin.

Esperamos haber sido de ayuda, pero recuerda que siempre puedes contactarnos en:

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