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Workflow, Groupware et Ressources Humaines

La thmatique du partage des connaissances au sein des entreprises est actuellement en plein essor. Elle saccompagne, ou du moins est impulse dans bon nombre de cas par le dveloppement et limplmentation des intranets et doutils informatiques coopratifs (groupware) tels que Lotus Notes ou Microsoft Exchange. Dans ce type de fonctionnement, et pour simplifier, chacun des participants est rendu responsable du bon fonctionnement de lchange et la mise disposition des donnes, informations et savoirs ncessaires latteinte des objectifs. La circulation des informations revt donc une importance toute particulire. Les applications de Workflow, appeles grer le squencement et la nature des changes dinformation constituent donc une ossature naturelle cette organisation cooprative. Il existe diffrents types dutilisation des workflow (gestion administrative / actions spcifiques projets / mtiers), toutefois, ces outils seront principalement utiliss dans le cadre de la fonction RH pour la formalisation de processus de gestion administrative tels que : la gestion des demandes de congs, demande de formation, etc car ce sont des process rptitifs, facilement formalisables et faisant intervenir plusieurs acteurs parfois gographiquement loigns. Les Workflow peuvent alors permettre un accroissement de lefficacit, (rduction des cots, rduction des dlais, identification des responsables) Principes dlaboration dun workflow En dehors de laspect de gestion de projet informatique RH que lon pourrait qualifier de classique, les workflow doivent, plus encore, tre labors en collaboration avec lensemble des professionnels participant la ralisation de la mission. Il est ncessaire didentifier, en commun, la structure du workflow grce des techniques telles que lOSSAD lessentiel tant de bien vrifier que chaque mission sera dcompose en tches lmentaires, ayant une unit de lieu, de temps et dacteur. Cette phase effectue il faudra ventuellement recomposer le travail (si des incohrences sont apparues) ou le formaliser en fonction de rgles de circulation de linformation.

Elments complmentaires Groupware Outils informatiques permettant le dveloppement du travail collaboratif. Ces outils permettent lchange et la diffusion de documents au sein dune communaut de travail, ainsi que la planification des diffrentes actions (agendas, runions, forums, workflow) OSSAD Office Support Systems Analysis and Design. Cette mthode dveloppe dans le cadre dun projet europen propose une reconception de systmes dinformations administratifs combine une conduite de projet organisationnel. Mthode socio-technique OSSAD fonctionne en quelques grandes tapes permettant la formalisation et la reprsentation ainsi que des principes de gestion de projet et de conduite des changements induits. Workflow Les principes de base dun workflow Les tches peuvent tre organises de manire : Squentielle Parallles Mixte, combinaison

La mise en uvre des workflow, peut donc assez facilement senvisager au sein dune direction des ressources humaines sur (et de manire non limitative) des tches telles que : Processus de gestion administrative des dossiers du personnel Entretiens annuels Mise jour des donnes individuelles dans le cadre dun self/serve Consultation des dossiers individuels Autres Processus de gestion plan de formation Recueil des besoins en formation des services enqutes Processus de gestion administrative des demandes du personnel congs formation Processus de gestion des mobilits et recrutement Bourse des emplois/Bourse la mobilit Gestion des candidatures internes Gestion de la procdure de recrutement Processus de gestion administrative des organisations Dfinition de postes et de fonctions Cette formalisation et ventuelle reconception des process de travail sinscrit alors assez facilement dans les programmes de BPR ou dassurance qualit. Toutefois, lvidente formalisation et les avantages quelle recle ne doivent pas masquer, ni les risques, ni les inconvnients dun tel mode de fonctionnement. Les rticences des utilisateurs sont nombreuses, la critique la plus souvent mise en avant rside dans la dshumanisation du travail lordinateur (outil froid et mcaniste par nature) devenant le centre de vie du travail au dtriment des relations interpersonnelles (mme si celles ci ntaient que tlphoniques), viennent ensuite des comportements de rejet lis une formalisation trop grande des procdures, coupant les acteurs de leurs marges dautonomie et rigidifiant ainsi le travail. Il est possible galement de mettre en avant des problmes de comportement vis vis de loutil, refus de linformatique, crainte du changement, pertes de repres. Parmi les critiques de loutil certaines viennent jusqu' remettre en cause des fonctionnements de la Gestion des Ressources Humaines, en effet : les workflow viennent acter et rendre trs lisible lintrication du travail de chacun au sein dune chane de traitement dun processus, dans quelle mesure les systmes dvaluation (individuels) conservent-ils leur lgitimit ? Les systmes de workflow permettent daugmenter sensiblement la productivit administrative. Il peut alors se prsenter certains cas (souvent quand le workflow est directement et intimement li au process de production, comme dans le secteur banque assurances [suivi des dossiers clients, traitement des sinistres ]) o le rapport rtribution / contribution des intervenants dans le processus, se trouve modifi et donc un ensemble de revendications concernant le partage des gains se faire jour. Ensuite et de manire plus large que les simples workflow, pourquoi sintgrer dans un mode de fonctionnement collaboratif ? la connaissance cest le pouvoir, si tout le mode dispose de ma connaissance aurait-on encore besoin de moi ?