A Y U D AN DO A L AS O R G ANI Z AC I O N E S A D ES C U B RI R Y A P RO V E RC H AR S U I N T EL I G E NC I A C O L EC TI V A

CO NS T RUY A UNA P O DE ROS A W I KI EN S U O RG ANIZ ACIN

JUNIO 2010

http://es.balam.org

2010 2009 BALAM.ORG, Todos los Derechos Reservados

JUN IO 201 0

CONSTRUYA UNA PODEROSA WIKI

as wikis han existido por ms de una dcada. Durante este tiempo han demostrado ser una herramienta extremadamente til para muchas organizaciones e internet en general. Wikipedia.org es una de los diez sitios web ms populares y un ejemplo de lo que una wiki exitosa debe ser. No es casual que una inmensa cantidad de sitios web la usen como referencia a travs de enlaces con Wikipedia, incluyendo a Balam.org. Sin embargo, la creacin de una vibrante y exitosa wiki para una organizacin grande, no es una tarea trivial. Vamos a describir muchos de los temas a considerar mientras se construye un proyecto de wiki.

L
Una

QU ES UNA WIKI?

wiki es una aplicacin de software web que permite a los usuarios crear, editar, publicar y buscar informacin a travs de las pginas web de wiki en una red. La red podra ser la red mundial de la web o una Intranet. Estas pginas son generalmente interrelacionados entre s, lo que hace la navegacin fcil. Una persona slo necesita usar un navegador web actual, como Firefox, Google Chrome, Safari, Internet Explorer, etc., con el fin de crear pginas wiki y/o modificar las pginas existentes.
Dado que el software mantiene el registro y copias de todos los cambios efectuados en una pgina wiki, es extremadamente fcil deshacer los cambios, la restauracin de la wiki de nuevo a un estado anterior. Las wikis se basan en la premisa de que literalmente cualquiera, dentro de la organizacin, puede y debe contribuir a la wiki: La colaboracin es clave! Por supuesto, uno podra establecer permisos de seguridad que tienda a limitar la visualizacin o modificacin de todo o parte de la wiki. Sin embargo, esto no suele ser el enfoque correcto porque la colaboracin es la clave.

VENTAJAS

Existen muchas ventajas tcnicas en una wiki tales como:

Amplia gama de tipos de datos: texto, vdeo, sonido, imgenes, archivos, etc. Amplia accesibilidad, puesto que cualquiera puede editar Es fcil de entrenar a la gente cmo usar una wiki Acceso universal a la informacin actualizada Facilidad de colaboracin simultnea Nmero ilimitado de revisiones de documento Personal no tcnico puede crear contenido y publicarlo rpidamente Aplicaciones wiki ampliamente disponible en software libre

2 0 1 0 2 0 0 9 B A L A M . O R G , A l l Ri g h t s R e s e r v e d

JUN IO 201 0

CONSTRUYA UNA PODEROSA WIKI

Tan

convincente como son las ventajas tcnicas, son las ventajas sutiles empresariales estratgicas las que valen su peso en oro. Con el tiempo, las wikis puede encarnar la inteligencia de la organizacin, la poltica, la direccin y la cultura: Un componente importante de la Empresa 2.0.
Al

leer una wiki, los recin llegados a la organizacin pueden rpidamente aprender el cmo y el por qu de la organizacin, sin depender de un entrenamiento formal o del tiempo y la ayuda de otras personas. wikis se pueden convertir rpidamente en los constructores de consenso a travs de la colaboracin. Esta es un rea que no debe ser considerada como la tirana de las multitudes sino ms bien como la Inteligencia Colectiva de una organizacin. Finalmente, el repositorio wiki ser lo suficientemente maduro como para que uno pueda realizar Minera de Datos en ella y descubrir las tendencias de la organizacin.
Las

ADVERTENCIAS

Debemos

ser conscientes y tener en cuanta varias advertencias, si queremos lograr un proyecto wiki con xito.
Para

empezar, debemos detenernos a pensar un poco sobre las consecuencias. Por ejemplo, algunas organizaciones son demasiados celosas de su informacin. Por otra parte, algunos departamentos dentro de dichas organizaciones podran no estar dispuestos a cooperar para que la informacin se haga disponible e incluso podran sabotear el proyecto. Puede ser que se sientan amenazadas por la prdida aparente de control de lo que consideran es su informacin. La informacin ms actualizada en la wiki puede contradecir la informacin que proviene de un departamento determinado y en algunos casos, esto les podra hacer ver mal.
Para las grandes organizaciones, la creacin de una wiki no es un asunto trivial. De hecho, los aspectos tcnicos de la misma no son el problema. Como dijimos anteriormente el software wiki ha recorrido un largo camino. En su lugar, los aspectos no triviales de un proyecto wiki tienen que ver con cuestiones tales como: la poltica corporativa, las tareas o funciones del departamento, la obsolescencia, la responsabilidad jurdica, la seguridad, la responsabilidad de contenidos wiki, confiabilidad, las funciones de redaccin, tcnicas apoyo, capacitacin, incentivos, etc. Su

proyecto puede requerir la creacin de nuevos roles y responsabilidades funcionales que fomentan la colaboracin en toda la organizacin y el voluntariado.

2 0 1 0 2 0 0 9 B A L A M . O R G , A l l Ri g h t s R e s e r v e d

JUN IO 201 0

CONSTRUYA UNA PODEROSA WIKI

E S T R AT E G I A S

lugar a dudas, una buena estrategia aumentar las posibilidades de xito de un proyecto wiki. La compra de las ideas temprana por parte de la gerencia ejecutiva es altamente deseable. Como tal, la dicha administracin de gestin debe preguntarse a) Qu tan importante es el proyecto wiki para la gestin de la organizacin? y b) Es este proyecto considerado como fundamental para el bienestar general de la organizacin? Tambin es importante identificar los actores corporativos y tal vez elaborar una simple pero concisa Declaracin de la Misin para el proyecto wiki.
Tambin

Sin

se podra aumentar la viabilidad del proyecto vinculando las bonificaciones del equipo de ejecutivo de gestin al xito de la wiki, como por ejemplo: nmero de artculos publicados y nmero de pginas vistas por el rea de influencia del ejecutivo. Vamos a discutir los incentivos para la participacin de ms adelante. continuacin, tenemos que identificar a un miembro del equipo de alta direccin para convertirse en campen del proyecto o patrocinador ejecutivo. Su papel es fundamental para suavizar las trabas burocrticas y mantener el entusiasmo necesario, mover el proyecto hacia adelante. Por supuesto, esto tambin es vlido para cualquier otro proyecto de gran envergadura.
A

en un principio podra haber la tentacin de hacer campen al grupo de TIC ya que parece lgico, deber considerar un conductor alternativo. El foco del grupo de TIC puede ser tecnolgicamente demasiado estrecho e inclinado tan solo hacia sus necesidades particulares. En su lugar, una wiki organizacional debe esforzarse por alcanzar una amplia audiencia. franqueza debe ser una poltica estratgica clave. Cabe destacarla con el fin de contrarrestar la reaccin casi instintiva de tratar de imponer una estricta forma jerrquica de control a la organizacin de la wiki. Para muchas personas acostumbradas a ver el ambiente de trabajo como un organigrama gigante en el cual los derechos de las personas y las responsabilidades estn muy bien embalados en pequeas cajas, la idea de auto-organizacin y de autorregulacin de la wiki, la cual se basa en un sistema de confianza y honor, es simplemente imposible. Puede que tome un poco de esfuerzo de los mentores para que la mayora de los participantes se unan a la bella visin de un mundo abierto.
Por La

Aunque

ltimo, tenemos que centrarnos en determinar cules sern los objetivos del proyecto wiki. Eficacia, eficiencia y creatividad deben ocupar un lugar destacado en esta lista. Tambin debemos incluir mtricas de wiki, como por ejemplo el nmero de contribuyentes activos las cuales permitan medir el nivel de xito o fracaso, y quizs en este ltimo caso, nos permita establecer acciones correctivas.

2 0 1 0 2 0 0 9 B A L A M . O R G , A l l Ri g h t s R e s e r v e d

JUN IO 201 0

CONSTRUYA UNA PODEROSA WIKI

PLANIFICACIN

igual que en otros proyectos de software, el equipo del proyecto wiki redactar un plan detallado con su correspondiente itinerarios, tareas y puntos de entregas. Algunas de las tareas dependern directamente a la organizacin en cuestin. Por ejemplo, la organizacin puede estar operando en varios pases y puede ser necesario apoyar a varios idiomas. La capacitacin puede que tenga que ser realizada en varios idiomas tambin. Podra ser que se utilice un enfoque de fases de entrega mediante la cual distintas unidades de la organizacin se irn aadiendo al del proyecto, sobre la base de un itinerario.
Los equipos de seguridad y jurdicos sern responsable de directrices sobre el uso del wiki, las advertencias, garantas, las cuestiones de responsabilidad, la calumnia, la discriminacin, etc. Estas debern ser evaluadas e incluidas en el proyecto desde un principio. El objetivo es cubrir todas las bases jurdicas y de seguridad sin obstaculizar la apertura o los esfuerzos de colaboracin en la wiki. Por el lado de la seguridad, las directrices deberan elaborarse para que se impida, por ejemplo, la publicacin de informacin organizativa extremadamente sensible. Una vez ms, esto no es muy diferente de otros proyectos de software. En cierto modo, podra haber una latitud mucho mayor en un proyecto wiki, siempre y cuando la wiki permanezca en la intranet, fuera del alcance del pblico. La seleccin del software de la Wiki llevar algn tiempo. Tenga cuidado de no caer presa de decisiones por parte de los comits donde existen un montn de compromisos y prejuicios personales los cuales escogeran un producto sub-ptimo para su organizacin. Existen muchos productos de wiki comerciales y gratuitos de cdigo abierto (FOSS). La mayora ofrecen una funcionalidad bsica slida. Algunos de estos se adaptaran mejor con otros productos de software actualmente utilizados por la organizacin. Uno de los argumentos que surgen una y otra vez acerca de los productos comerciales contra los productos de software libre se refiere al apoyo tcnico de los mismos. Para algunas personas, el elemento de apoyo es ms urgente y para otras personas la posibilidad de modificar el cdigo es ms importante. Por ltimo, el software wiki elegido debe funcionar antes que nada para toda la organizacin. Hemos mencionado Wikipedia.org desde el principio. Utiliza un motor de wiki excelente y es una buena opcin para las distintas organizaciones. Este motor es una aplicacin de software libre construida por Mediawiki.org. Se basa en el lenguaje PHP y se ejecuta en la plataforma LAMP que tambin es software libre y muy comn en Internet. Esta aplicacin wiki est siendo constantemente actualizada para hacer el software ms seguro, para eliminar errores y hacerlo ms confiable. Debido a que se tiene acceso al cdigo fuente, esta wiki se puede personalizar para su integracin con otras aplicaciones en su organizacin. El apoyo de LDAP viene incluido y esto permitira que su organizacin incluya el acceso a la wiki en su estrategia de acceso nico.

Al

2 0 1 0 2 0 0 9 B A L A M . O R G , A l l Ri g h t s R e s e r v e d

JUN IO 201 0

CONSTRUYA UNA PODEROSA WIKI

Otras

consideraciones de planificacin de TIC incluyen:

PLANIFICACIN DE CAPACIDAD SEGURIDAD DE LA DATA CLASIFICACIN DE LA DATA RESPALDOS RECUPERACIN DE DESASTRES SISTEMAS CRTICOS ININTERRUMPIDOS

planificacin tambin debe incluir los permisos de edicin de la wiki o estructura la cual se controla a travs de una lista de control de acceso o ACL. A travs de la ACL se asignan los administradores, los operadores, los que pueden actualizar, los usuarios generales, los creadores de pginas, etc. Se deber tener mucho cuidado en tomar medidas para que las restricciones de permisos no ahoguen el crecimiento de la wiki. Recuerde que el valor de una wiki consiste en su apertura de amplia base. Sin embargo, algunas pginas wiki, por la propia naturaleza de su contenido, pueden requerir que su capacidad de edicin sea restringida tan solo a sus autores. Algunos sper-usuarios podrn editar y anular cambios a su discrecin.
Dependiendo

La

de la arquitectura de diseo de la wiki, tambin se debera planear para el crecimiento. Por ejemplo, usted puede optar por tener varias wikis dentro de su organizacin. Planifique para vincularlos de manera que una bsqueda en una tambin puede buscar en las otras wikis de. Pero incluso si slo tiene una wiki grande, puede que en el futuro permitir a sus clientes, proveedores y al pblico en general, tener acceso a secciones de la wiki. Usted puede optar por implementar espacios nombrados a tal efecto.
No

olvidemos que el plan de formacin. Algunas aplicaciones de software wiki requieren el uso de un lenguaje simple de hipertexto que puede confundir y disuadir a algunas personas de colaborar. El material didctico como videos puede estar disponible en la mismo wiki.

2 0 1 0 2 0 0 9 B A L A M . O R G , A l l Ri g h t s R e s e r v e d

JUN IO 201 0

CONSTRUYA UNA PODEROSA WIKI

VOLUNTARIADO
Por

lo general pensamos que el trabajo voluntario est asociado con organizaciones sin fines de lucro. Suponemos que para la empresa privada, las actividades de trabajo tales como las contribuciones tan solo se rigen por intereses comerciales. En otras palabras, a los empleados se les paga para realizar un trabajo y eso es todo lo que hay. Uno podra tener la tentacin de ver una wiki en la organizacin de la misma manera. Pero es esto realmente cierto? Si nos detenemos a pensar en esto por un minuto, podremos descubrir innumerables casos en que las acciones realizadas por los empleados para la mejora del bien comn no son exigidas por las descripciones de su trabajo. Esto es especialmente cierto cuando se trata de clientes a los cuales algn un empleado caminara la proverbial milla extra para ayudarlo, ms all de sus responsabilidades.
Creemos

que el trabajo voluntario en la organizacin, har o deshar el xito del proyecto wiki; Esto es extremadamente importante. Esto es tan cierto para Wikipedia.org, que se basa casi en el 100% del esfuerzo de voluntarios, como lo ser para cualquier proyecto de wiki. Por lo tanto, debemos dedicar un gran esfuerzo para promover el voluntariado hasta que la wiki alcance su masa crtica.
Masa

crtica es un punto en el tiempo en la cual la wiki se convierte en auto-sustentable. Sabremos que este punto se ha llegado cuando un gran nmero de personas accede a la wiki peridicamente a fin de obtener informacin relacionada con su trabajo. Al mismo tiempo, otro buen nmero de personas continan aportando nuevos datos (contribuyentes) en la wiki, de modo que sea fresca y relevante.
Identificar

la rata de voluntariado desde un principio permitir realizar ajustes que mejoren el xito del proyecto wiki. Esta cifra importante se basa en el nmero de personas que contribuyen en funcin del nmero de personas que utilizan la wiki. Es bien sabido que un nmero significativamente menor de personas contribuye activamente. Si la proporcin de contribuyentes es demasiado baja, el proyecto podra ponerse en peligro.
Por ejemplo, una proporcin de 100:1 nos dice que por cada 100 usuarios de la wiki, tan solo una persona contribuye al repositorio. Si su organizacin cuenta con 1.000 personas, slo 10 personas contribuirn en la creacin y mantenimiento de pginas wiki. A primera vista puede no ser suficiente. Tenemos que recordar que estos voluntarios no se dedican a tiempo completo, por lo que en la prctica, la relacin podra ser mucho menor, por ejemplo 200:1. Si por el contrario tenemos una rata de voluntariado de 10:1 en una organizacin con 1.000 personas entonces 100 personas colaboran habitualmente; vemos como un panorama muy diferente emerge. Tenemos que crear incentivos para estimular la colaboracin. Por ejemplo, podramos hacer un seguimiento de las personas que ms contribuyen y promocionarlas como empleados del mes. Mencionarlos en un boletn informativo mensual. Si no existe un boletn puede crear un boletn electrnico para la wiki y mencionarlas all. Adems, se podra crear un ambiente competitivo saludable en

2 0 1 0 2 0 0 9 B A L A M . O R G , A l l Ri g h t s R e s e r v e d

JUN IO 201 0

CONSTRUYA UNA PODEROSA WIKI

donde los principales contribuyentes serian listados en la pgina principal de la wiki para que todos los vean. El reconocimiento de los compaeros es uno de los incentivos ms altos los cuales han funcionado bien en casos anteriores.
Otras

formas de incentivos para voluntarios incluyen los premios, bonos, entradas gratis a un evento, tiempo de compensacin, evaluaciones favorables de empleo, etc. Se podran aadir muchas otras formas de incentivos para estimular la colaboracin.

CONCLUSIN

creacin de una wiki exitosa para una gran organizacin puede ser un proyecto difcil. Un proyecto wiki se puede comparar a muchos otros proyectos de TIC. Desde la perspectiva tcnica, estos no son los principales desafos. Sin embargo, los desafos organizativos son ms difciles. Estos retos pueden ser atendidos por una buena estrategia, planificacin, ejecucin y mucha dedicacin para estimular la colaboracin en toda la empresa.

La

2 0 1 0 2 0 0 9 B A L A M . O R G , A l l Ri g h t s R e s e r v e d