MANUAL DEL USUARIO DEL MDULO DE APLICACIONES FINANCIERAS

El Mdulo de Aplicaciones Financieras tiene una serie de utilidades que relacionan la contabilidad con las matemticas financieras y sirve para efectuar clculos contables/financieros tales como : Depreciaciones, Intereses, Anualidades, Amortizaciones, Bonos Etc.. Adems incluye una aplicacin completa de administracin de Libranzas.

1.- LA DEPRECIACIN DE LOS ACTIVOS

Conceptos Depreciacin: La mayora de los activos fijos sufren un desgaste o prdida de valor contable debido a muchos motivos como Uso, deterioro por el tiempo, obsolescencia etc... Vida til : Debido a la depreciacin que puede sufrir un activo, la legislacin tributaria permite establecer un tiempo de empleo o utilidad, de acuerdo al desgaste en el tiempo: Ejemplos: Aos de Vida til 20 10 10 10 5 5

Construcciones y Edificaciones Maquinaria y Equipo Muebles y Equipo de Oficina Flota Martima y Area Equipo de Computacin y Comunicacin Vehculos y Equipo de Transporte

Fondo de Depreciacin o Depreciacin Acumulada: Se previene la necesidad de reemplazo de un activo al final de su vida til traspasando una parte de las utilidades a un fondo especial Valor Residual o de Salvamento: Es el valor en libros de un activo al final de su vida til

Existen muchos mtodos para calcular la depreciacin de un activo como: Mtodo de lineal o de la lnea recta (o de los promedios) Mtodo de la suma de los dgitos de los aos de la Vida til Mtodo de Porcentaje Fijo o de Saldos Decrecientes o Reduccin de Saldos Mtodo de Depreciacin Acelerada Mtodo del Doble Saldo de Declinacin Mtodo con base en las horas de operacin del activo Mtodo con base en las unidades de produccin del activo

EL METODO DE DEPRECIACIN: LINEA RECTA :

El mtodo de depreciacin de Lnea Recta se caracteriza porque su valor absoluto se mantiene constante en todos los aos. Dada su facilidad de clculo, es uno de los ms usados an cuando no es muy preciso financieramente hablando. COSTO DEL ACTIVO - VALOR DE SALVAMENT0 DEPRECIACIN ANUAL = ---------------------------------------------------------------VIDA UTIL

EL METODO DE DEPRECIACIN: SUMA DE LOS DGITOS DE LOS AOS DE LA VIDA UTIL :

FORMULA : COSTO DEL ACTIVO - VALOR DE SALVAMENTO DEPRECIACIN = -----------------------------------------------------------------------FACTOR DE DEPRECIACIN

Ejemplo : Si la vida til es de 5 aos : Factor de Depreciacin = 1+2+3+4+5 = 15

EL METODO DE DEPRECIACIN: PORCENTAJE FIJO: El mtodo de Depreciacin por Lnea Recta tiene el inconveniente que no refleja la realidad financiera de la prdida de valor de un activo, ya que en realidad la depreciacin de un activo en los primeros aos de vida util es mayor que en los ltimos aos.

Es por ello que se cre el sistema del Mtodo de Porcentaje Fijo que supone que el cargo de depreciacin de final de ao es un porcentaje fijo del valor contable al principio del ao. Formula :

S= Valor de Salvamento o Residual C= Valor del Activo Fijo (Capital) d= Tasa de Depreciacin Anual Fija n= Nmero de Aos de Vida til del Activo

n S=C(1-d)

n d= 1-

Valor de Salvamento o Residual ----------------------------------------------------Valor del Activo Fijo

Ejemplo de Problema : Una maquina tiene un costo de $4.800.000 y una vida til de 6 aos, con un valor de salvamento de $360.000 Se pide determinar la tasa anual de depreciacin y construir la tabla de depreciacin correspondiente.

DEPRECIACIN CON CARGO DE INTERS

Formula :

C = Valor del Activo S= Valor de Salvamento i = Tasa de Inters n = Nmero de Periodos R= Tasa de Depreciacin

R=(C-S) 1/ Sn i

(S sub n al i)

1.- INTERES SIMPLE

Definiciones: Inters : Valor pagado por el uso del dinero obtenido en prstamo. Valor Producido por la inversin de capital Inters Simple: Ocurre cuando solamente se cobra intereses sobre el capital Tasa de Inters : Es el porcentaje de ganancia que produce un capital en un determinado tiempo.

Inters Simple Exacto : Se calcula teniendo en cuenta los 365 das del ao o 366 das para los aos bisiestos Inters Simple Ordinario : Se calcula con base en 360 das al ao Para efectos del clculo de intereses, se puede tomar el tiempo exacto o aproximado. Si se tiene en cuenta el tiempo aproximado se supone que cada mes tiene 30 das

FORMULA DE ANUALIDADES : R = Pago peridico de una anualidad I = Tasa de Inters por Periodo N = Nmero de perodos de pago S = Monto de la Anualidad A = Valor Presente de la anualidad

n (1+i) S= R ---------------i = R . Sn i (S sub n al i)

-n 1-(1+i) A= R------------------------- = i i R = S -----------------n (1+i) - 1

R. An i (A sub n al i)

i R =A ------------------------n 1- (1+i)

PERPETUIDAD: Ai = R A= R/i R 1 A=------------------- . ----------------i Ski

R A= --------------------i

1 . ----------------------S1/pi

ANUALIDAD CONTINGENTE ANUALIDAD VITALICIA: Cundo el pago contina mientras el rentista est vivo ANUALIDAD CONTINGENTE TEMPORAL : Termina despus de un nmero especificado de pagos an cuando el rentista contine vivo

AMORTIZACIONES :

Capital Insoluto o Saldo Insoluto : Es la deuda no cubierta (que se debe)

Anualidad: Es una serie de pagos iguales efectuados a intervalos iguales de tiempo. Ejemplo: Bonos, Pago de Rentas Mensuales, Dividendos, Pago de intereses sobre abonos, Primas de Plizas de seguro Etc Anualidad Cierta : Cuando los pagos de la Anualidad empiezan y terminan en fechas fijas (conocidas) Ejemplo Pago de Renta Fija. Anualidad Contingente : Cuando el plazo depende de algn suceso como por ejemplo la pliza de seguro de vida cuyo plazo termina al ocurrir la muerte. Anualidad Cierta Ordinaria : Cuando los pagos se efectan al final de cada periodo de tiempo

BONOS

Fecha de Redencin :do p1 Pagos de Inters :

Valor de Redencin : V Valor Nominal : F Tasa de Inters por Periodo de inters : r Tasa del Inversionista por periodo : i Nmero de Periodos de Inters desde la fecha de compra : n Precio de Compra : P Bono Redimible a al Par : Sucede cuando el valor de la redencin es igual al valor nominal -n 1-(1+i) ----------------------i

-n P=V(1+i) + Fr

Fr Fr P= ------- + ( V - ---------i i

-n (1+i)

P= V+ (Fr Vi)

-n 1-(1+i) ( -----------------i

SEGURO DE VIDA

POLIZA DE SEGURO DE VIDA: Contrato entre una compaa de seguros y una persona asegurada

SUBMENU DE LIBRANZAS

INTRODUCCIN LIBRANZAS

AL

MANEJO

FINANCIERO

CONTABLE

DE

La Libranza se define como un sistema de crdito mediante el cual el Deudor autoriza al Beneficiario a solicitar el pago de la deuda mediante la deduccin de la renta proveniente del trabajo (tipo salario y/o pensin) por medio de cuotas peridicas de igual valor hasta agotar el valor total de la libranza. Financieramente, la libranza es igual al Monto de la deuda, es decir al valor del valor presente (Valor del prstamo total) ms el cobro de intereses. VALOR TOTAL DEL PRESTAMO = VALOR PRESENTE MONTO DE LA DEUDA = VALOR TOTAL DE LA LIBRANZA VALOR TOTAL DE LA LIBRANZA = VALOR TOTAL DEL PRESTAMO + VALOR TOTAL DE LOS INTERESES COBRADOS NORMALMENTE

El valor total de la libranza se divide en un nmero definido de cuotas de pago todas de igual valor. VALOR DE LA CUOTA DE PAGO = VALOR TOTAL LIBRANZA/ NUMERO DE CUOTAS DE PATO

El valor de la cuota de pago est compuesta por dos partes: Abono a Capital y Abono a Intereses. Principios o Fundamentos de la Administracin de Libranzas El manejo sistemtico de Libranzas se basa en los siguientes principios o fundamentos : a.- Durante el tiempo normal de vigencia de una libranza, las cuotas de pago son todas de igual valor. Sin embargo se puede en cierto momento redisear el sistema de crdito de tal forma que la tabla de amortizacin cambie pero siempre bajo el criterio inicial. b.- El orden como se cancelan las cuotas de pago se rige por el criterio de cancelar primero las de fecha ms antigua. c.- La cuota de pago que es fija y peridica se encuentra compuesta por dos partes: 1.- Abono a Capital 2.- Abono a Intereses

Contablemente, el abono a capital se maneja como una cuenta por cobrar (Activo), mientras que el abono a intereses se maneja como un ingreso (4) d.- Para correccin de Registros se entiende que se pueden manejar de dos formas o mtodos: 1.- Borrando totalmente el Registro Errado 2.- Efectuando un registro adicional de ajuste o correccin

La Columna Vertebral del Sistema de Libranzas. La columna vertebral del sistema de libranzas la constituyen cinco operaciones o procedimientos fundamentales que son: 1.- Registro del Desembolso del Crdito. Se efecta en Forma individual, es decir libranza por libranza. 2.- La cancelacin de las cuotas de pago. Las cuales se realizan peridicamente y se puede efectuar en forma individual o colectivamente. 3.- Redistribucin de las Cuotas de Pago. Mediante un convenio individual se puede proceder a redistribuir las diferentes cuotas de pago, pero manteniendo la estructura financiera de la libranza 4.- Finalizacin de la Libranza. Mediante un convenio se puede dar por finalizada la vigencia de la libranza, pudindose obtener un descuento por pago anticipado. 5.- Registro especial de Libranzas que fueron aprobadas antes de la fecha de saldos originales. Es una operacin mediante la cual se registra en forma conveniente las libranzas antiguas. Una vez instalada y configurada inicialmente la empresa, siga la secuencia de opciones y comandos que se enumeran a continuacin para configurar y aplicar las opciones de LIBRANZAS del mdulo de APLICACIONES FINANCIERAS:

Parmetros De Impuestos. Configure la opcin: Mdulo Configurar/Empresa/Parmetros impuestos. Guarde la configuracin de este formulario haciendo clic en el botn Guardar

Establecimiento de forma de conformacin de los nombres. Entre a la opcin : Mdulo Contabilidad/Asientos/Parmetros Generales de la contabilidad. Configure las opciones de ste formulario y guarde haciendo clic en el botn guardar.

Creacin de los Nit de las Pagaduras. Cree los nit de las pagaduras (Iss, Fopep, Ponal, etc) entrando a : Opcin Configurar/Nits/Codificar: Edicin Nit. El tipo de Relacin del Nit con la Empresa debe ser Proveedor.

Codificacin de Vendedores. El cdigo del vendedor es de tipo numrico consecutivo. Emplee la opcin: Mdulo Configurar / Nits / Codificar Edicin Nits. El tipo de Relacin del Nit con la Empresa debe ser Vendedor. La codificacin de los vendedores se debe hacer antes de ser utilizado el cdigo en la solicitud de crdito y /o servicios. Es conveniente que codifique por lo menos un vendedor

Parametrizacin Inicial de Libranzas. En el mdulo de Aplicaciones Financieras entre a la opcin Libranzas/Parametrizacin/Parmetros por

defecto y parametrice las opciones disponibles. No olvide guardar los cambios haciendo clic en el botn Guardar Por ejemplo, en la opcin Aproximar Entradas Numricas establezca la opcin en Aproximar a la Unidad En el Campo Aceptado Por digite el nombre de la persona que aparece en los formularios de libranza como Aceptado Por

Parametrizacin de la Interfaz Contable. En el mdulo de Aplicaciones Financieras entre a la opcin Libranzas/Parametrizacin/Interfaz Contable y parametrice las cuentas que van a servir de punte entre el mdulo y la contabilidad general. No olvide guardar los cambios haciendo clic en el botn Guardar.

En el campo Cuenta Para Ingresos Cuotas de Admisin debe digitar una cuenta detallada (auxiliar) de clase 4 como por ejemplo 417010 En el campo Cuenta para Descuentos digite una cuenta auxiliar de clase 4 como por ejemplo 417501

No olvide guardar los cambios haciendo clic en el botn Guardar

Codificacin de Proveedores. En el mdulo de Aplicaciones Financieras entre a la opcin Libranzas/Proveedores/Codificacin de Proveedores; y codifique los proveedores de recursos financieros. Puede configurar tambin el mismo nit de la empresa para dejarlo como proveedor cuando no haya un tercero claramente identificable. El tipo de Relacin del Nit con la Empresa debe ser establecido como Proveedor Es conveniente que codifique por lo menos un proveedor.

Codificacin de Pagaduras. En el mdulo de Aplicaciones Financieras entre a la opcin Libranzas/Pagaduras/Codificacin de Pagaduras; y codifique las diferentes entidades que desembolsan amortizacin de libranzas como el Iss (Instituto de los Seguros Sociales), Fopep, Ponal etc... El tipo de Relacin del Nit con la Empresa debe ser establecido como Sector Finanzas Es conveniente que codifique por lo menos una Pagadura.

FORMULARIO : SOLICITUD DE CREDITO Y/O SERVICIOS. La informacin de ste formulario debe ser digitada en la opcin:

mdulo de Aplicaciones Financieras/Libranzas/Aprobacin Libranzas/Solicitud de Crdito y/o Servicios

Las libranzas se pueden clasificar en dos grandes grupos: 1- Libranzas Antiguas, Las cuales fueron aprobadas y desembolsadas antes de la fecha de saldos originales, pero que an no han sido canceladas totalmente. 2- Libranzas Nuevas. Las cuales han sido aprobadas despus de la fecha de saldos originales. Ampos tipos de libranzas deben ser introducidas en el sistema. Para distinguir las Libranzas Antiguas de las Nuevas se toma como referencia la Fecha de Desembolso de la Libranza. o Fecha de Entrega Si la fecha es igual o anterior a la fecha de saldos originales, se entiende que dicha libranza es antigua, de lo contrario se considera nueva.

AMORTIZACIN DE LIBRANZAS POR SUBSCRIPCIN: Las amortizaciones por subscripcin son aquellas que recibe la cooperativa con el fin de administrarlas financieramente en calidad de cuentas de orden. Resumen del manejo de Libranzas por Subscripcin: Una vez parametrizado el mdulo de Aplicaciones Financieras y Libranzas, se deben manejar las libranzas segn el siguiente 1.- Crear la solicitud de Libranza. Opcin Mdulo de Aplicaciones Financieras Libranzas - Aprobacin Libranzas Solicitud de Crdito y / o Servicios 2.- Crear la Amortizacin de la Libranza. Opcin Mdulo de Aplicaciones Financieras Libranzas Amortizaciones Crear Amortizaciones 3.- Crear la Configuracin Contable de la Libranza. Opcin Mdulo de Aplicaciones Financieras Libranzas Registros Contables Configuracin Contable Libranzas por Subscripcin. 4.- Incluir la Libranza en su Respectiva Pagadura. Opcin Mdulo de Aplicaciones Financieras Libranzas Pagaduras : Para las libranzas del Seguro Social, emplear la Opcin: ISS descuento Para las libranzas de Fopep, emplear la Opcin: Tabla de Fopep Para las libranzas de Ponal, emplear la Opcin : Tabla Ponal Una vez incluidas las libranzas en las anteriores cuatro tablas, para efectuar los registros contables procesa as: 5.- Registro Contable del Desembolso de la Libranza. Haga clic en el botn Entrar Asientos, utilice el comprobante MZ: Desembolso Libranza por Subscripcin Digite o acepte el Nmero de comprobante consecutivo Digite el Da de la fecha a registrar En No. De Documento o Factura Externa digite el cdigo de la libranza Digite el Concepto del Asiento Haga clic en el botn Opciones para Registros Especiales y escoja la opcin Prototipo de Conceptos Contables y luego haga clic en Desembolso Libranzas por Subscripcin Haga clic en el botn Guardar Al efectuar el asiento contable: Debita la cuenta 910510xx (Acreedoras Contingentes-Bienes y Valores Recibidos en Custodia-Valores Mobiliarios) con el nit del Subscriptor Acredita la cuenta 960505xx (Acreedoras Contingentes por el contrario db-) con el Nit de la respectiva Pagadura

6.- Registro Contable de Cancelacin o Pago de Cuotas de la Libranza. Haga clic en el botn Entrar Asientos, utilice el comprobante AM: Amortizacin de Ingresos Digite o acepte el Nmero de comprobante consecutivo Digite el Da de la fecha a registrar En No. De Documento o Factura Externa digite el cdigo de la libranza Digite el Concepto del Asiento Haga clic en el botn Opciones para Registros Especiales y escoja la opcin Prototipo de Conceptos Contables y luego haga clic en Cancelacin Cuotas de Libranza por Subscripcin En el campo VALOR DE LA LIBRANZA A CANCELAR : Digite el valor que se va a descontar de la libranza En el campo VALOR DESCUENTO: Digite el valor absoluto del descuento, si lo hay, de lo contrario digite cero (0) En el campo QUIEN REALIZA EL PAGO : Seleccione entre 1.Pagadura 2.- Deudor Libranza Haga clic en el botn Seguir Haga clic en el botn Guardar Al efectuar el asiento contable: Se realiza el registro de acuerdo a la tabla de configuracin por libranza que se efecto en el item 4.- Incluir la Libranza en su Respectiva Pagadura. Nota importante: La configuracin del item 4 se basa en la tabla de configuracin general la cual se puede consultar/modificar/imprimir utilizando la siguiente secuencia: Mdulo Configurar-Maestros-Opciones Personalizadas-Prototipo de Conceptos, seleccione como prototipo LIBRANZAS 2 , haga clic en el botn Aceptar

LIBRANZAS POR PROVEEDOR

Codifique la Cuenta pasivo de Ingresos Recibidos para Terceros en : Configurar / Plan Contable / Codificar (Codifique una Cuenta 274005XX por cada proveedor Codifique el nit del proveedor en el Mdulo Aplicaciones Financieras / Libranzas / Proveedores / Codificacin de Proveedores Cree la Configuracin Contable de dicho proveedor en la opcin : Configurar / Maestros / Opciones personalizadas / Prototipo de Conceptos Contables. Como Cdigo de Prototipo digite el numero de nit del proveedor (sin dgito de verificacin, sin espacios, sin puntos ni comas) y como descripcin el nombre del proveedor Nota: La configuracin contable del proveedor toma como modelo de prototipo contable el cdigo PROVEEDORES 3.