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311/12 Bogot D.C.

Seores ALCALDES Municipios Colombianos Asunto: Importancia de los Archivos en los entes territoriales. Respetados alcaldes: Reciban un saludo de bienvenida del Archivo General de [a Nacin a esta importante reunin de las nuevas autoridades municipales, desendoles xitos en su administracin y en el [ogro de sus proyectos y metas de gobierno.

El Archivo General de la Nacin quiere aprovechar su presencia para invitar[os a reconocer en los
archivos pblicos de sus municipios un importante instrumento para transparencia y la lucha contra la corrupcin; los archivos municipales actuaciones de la administracin local y se constituyen no solo en un sino en la memoria viva del municipio, eje fundamental de la estructura la administracin municipal, la conservan los registros de las apoyo a la toma de decisiones del Estado.

En esta nueva administracin se encuentra la oportunidad para transformar [os archivos municipales en verdaderos centros para la administracin, dejando atrs la imagen de stos como depsitos desordenados de documentos o como una carga onerosa para la administracin municipal. Confiamos en que al comprender los archivos como un bien pblico, que le pertenece a la sociedad, sus gobiernos no ahorrarn esfuerzos para darles el lugar que merecen tener. Los gobiernos que cuidan los archivos estn al tanto de que su prdida es un dao inmenso tanto para las entidades como para e[ buen desarrollo de las gestiones y funciones correspondientes. En primer lugar, queremos pedirle que los documentos que les fueron entregados durante el proceso de empalme, sean protegidos de manera rigurosa y sometidos a procesos de organizacin tcnica, dejando su administracin en manos de especialistas, con formacin en archivstica o con experiencia en este campo. Si los archivos son asignados a personas calificadas se protegern los intereses del Estado y los derechos de los ciudadanos. El segundo lugar los invitamos para que durante su administracin se cumpla de manera integral normativa colombiana sobre archivos, para [o cual nos permitimos hacer un resumen de las principales normas que en esta materia deben cumplir las entidades del Estado, en todos sus niveles:

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1. Normas La Ley 80 de 1989 "por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones" determina funciones que pueden sintetizarse en: planear y coordinar la funcin archivstica en toda la Nacin; salvaguardar el patrimonio documental del pas y ponerlo al servicio de la comunidad; fijar polticas y expedir regiamentos necesarios; seleccionar, organizar conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo de la Nacin as como el que se le confe en custodia (artculo 2). La Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones" establece como su mbito de aplicacin "la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente Ley" (artculo 2). En el artculo 4 de la Ley 594 se expresan, entre otros, los siguientes principios generales: "a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para su uso de la Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la Ley. b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables conservacin, uso y manejo de los documentos. de la organizacin,

Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los mismos. (.. .)

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Prosp-e~lidad

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(f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley. (...) (i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Oerecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora".

la obligatoriedad de la creacin de los archivos pblicos para el Estado, que debe tener en cuenta los principios de procedencia, el orden original, el ciclo vital de los documentos y [a normatividad archivstica. As mismo, la administracin pblica ser responsable de la gestin y [a administracin de [os archivos (artculo 12). El artculo 34 de la citada Ley le da potestad al AGN para fijar " ... Ios criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos ... " en desarrollo del artculo 8 de la Constitucin Nacional. El Decreto 4124 de 2004 reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. A[l se declara como una de las funciones de los Archivos Generales de [os Entes Territoriales [a recepcin de las transferencias documentales, bajo la responsabilidad de [os funcionarios administrativos a cuyo cargo estn los documentos y de conformidad con un plan de transferencias de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nacin (artculo 4). El artculo 2 del mismo Decreto 4124 determina las instancias de articulacin del Sistema Nacional de Archivos que para su caso son el Archivo General del Municipio, el Consejo Municipal de Archivos y los archivos de las entidades pblicas, [os archivos de entidades privadas que cumplen funciones pblicas, los archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados de inters pblico y los archivos privados que voluntariamente hagan parte del Sistema. Responsabilidad de 105 servidores pblicos:

El artculo 11 de la Ley 594 o Ley General de Archivos se establece

2.

Especficamente sobre la responsabilidad de los servidores pblicos la Ley 594 (artculo 17) seala que " ... trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en [o previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su [abor" y adems "Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin". De acuerdo con todo lo anterior, es claro el papel fundamental que tiene la funcin archivstica en la responsabilidad social de las entidades, dentro del mbito de aplicacin de la Ley 594 ya sealada.

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3. Archivos histricos En los municipios y distritos existen documentos histricos que tambin deben ser conservados y los archivos que los conservan deben tener las condiciones adecuadas para su manejo, mantenimiento y el recibo de otros documentos histricos. Todos ellos constituyen el patrimonio cultural de la Nacin. La Constitucin Poltica de Colombia en su artculo 72. determina que " ... el patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles" y en este mismo artculo dice: "La ley establecer los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares ... ". As mismo, la Ley 397 de 1997 (Ley General de Cultura) modificada por la Ley 1185 de 2008 en su artculo 4 define: "Integracin del patrimonio cultural de la Nacin. El patrimonio cultural de la Nacin est constituido por todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las representaciones de la cultura que son expresin de la nacionalidad colombiana, tales como la lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indgenas, negras y creoles, la tradicin, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hbitos, as como los bienes materiales de naturaleza mueble e inmueble a los que se les atribuye, entre otros, especial inters histrico, artstico, cientfico, esttico o simblico en mbitos como el plstico, arquitectnico, urbano, arqueolgico, Iingustico, sonoro, musical, audiovisual, flmico, testimonial, documental, literario, bibliogrfico, museolgico o antropolgico". En complemento a lo anterior, el Decreto 763 de 2009 "Por el cual se reglamentan parcialmente las leyes 814 de 2003 y 397 de 1997 modificada por medio de la Ley 1185 de 2008, ya citada, en lo correspondiente al Patrimonio Cultural de la Nacin de naturaleza material" en su artculo 6 establece que los "... Los criterios de valoracin son pautas generales que orientan y contribuyen a la atribucin y definicin de la significacin cultural de un bien mueble o inmueble. La significacin cultural es la definicin del valor cultural del bien a partir del anlisis integral de los criterios de valoracin y de los valores atribuidos". Los Bienes de Inters Cultural sern declarados por la instancia competente. En cuanto a la naturaleza de los documentos histricos, el Archivo General de la Nacin los ha definido', como aquellos cuyo significado jurdico, sus caractersticas externas o su valor "( ... ) permanente para la direccin del Estado, la soberana nacional, las relaciones internacionales o las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte(n) en parte del patrimonio histrico (... )". 4. Derechos humanos Dada la situacin actual de postconflicto por la cual atraviesa nuestro pas y el momento histrico en que nos encontramos, queremos hacerles un llamado especial en relacin entre los archivos y la

Segn el Acuerdo 027 de 2006 por el cual se modifica el artIculo 67 del Acuerdo.g] de 1994, Glosario de trminos.
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proteccin de los derechos humanos, por [o que debe ser comprendida la importancia de los Archivos en la defensa de los Derechos Humanos y el Deber de Memoria del Estado y por lo tanto el Derecho a la Memoria. La creacin de nuevas instituciones en el marco de la Ley 1448, llamada de Vctimas y Restitucin de Tierras, seala la tarea de definir y recuperar con ciar[dad los referentes jurdicos para establecer los canales de articulacin y de accin conjunta en el nivel institucional. En el caso del Archivo Genera[ de la Nacin y por lo tanto en el caso del tratamiento de los archivos y documentos, es importante precisar que la recin promulgada Ley 1448 genera un nuevo marco de regulacin en su captulo de Medidas de Satisfaccin. En tal sentido, en el artculo 139, se definen como medidas de satisfaccin aquellas "acciones tendientes a restablecer la dignidad de la vctima y difundir la verdad sobre lo sucedido, de acuerdo a [os objetivos de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Atencin y Reparacin a las Vctimas" del cual hace parte el Archivo General de la Nacin. La nueva normativa ampla [a definicin y los alcances del deber de memoria del Estado a[ sealar en su artculo 143 que "El deber de Memoria Estado se traduce en propiciar las garantas y condiciones necesarias para la sociedad, a travs de sus diferentes expresiones tales como vctimas, academia, centros de pensamiento, organizaciones sociales, organizaciones de vctimas y derechos humanos, as como los organismos del Estado que cuenten con competencia, autonoma y recursos, puedan avanzar en ejercicios de reconstruccin de memoria como aporte a la realizacin del derecho a la verdad del que son titulares las vctimas la sociedad en su conjunto". Esta definicin, complementa lo dispuesto con anterioridad en la Ley 975 de 2005, llamada Ley de Justicia y Paz, en la que el deber de Memoria se define como la obligacin radicada en cabeza del Estado para garantizar por medio de los procedimientos adecuados el conocimiento de las causas, desarrollos y consecuencias de la accin de los grupos armados a[ margen de la ley (artculo 56). As mismo, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 58 de la ley anteriormente citada, el cumplimiento del deber de memoria por parte del Estado implica: a) la adopcin de las medidas necesarias para resguardar la integralidad de los derechos de las vctimas, en particular su derecho a la intimidad (para que no se provoquen ms daos), y b) [a adopcin de medidas para que sean preservados los archivos e impedir la sustraccin. destruccin o falsificacin que conduzca a la neqacin del conocimiento de la verdad V a [a impunidad. Para garantizar el deber de memoria por parte del Estado, [a Ley de Vctimas y Restitucin de Tierras establece en sus artculos 144 y 145 algunas disposiciones que crean una nueva institucionalidad y desarrollan nuevas funciones para algunas entidades pblicas. En este punto, el artculo 144 establece que para efectos de la aplicacin de las normas referidas a los archivos sobre las violaciones de los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario ocurridas con ocasin del conflicto armado interno. se aplicarn [os marcos establecidos
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en las leves 594 de 2000, as como las disposiciones del captulo X de la Lev 975 de 2005 en materia de conservacin de archivos. All se establece que "los documentos que no tengan carcter reservado y reposen en archvos privados y pblicos en los que consten las violaciones contempladas en el artculo 3 de la presente ley, sern constitutivos del patrimonio documental bibliogrfico". A cargo del Archivo General de la Nacin se establece la funcin de recepcionar y custodiar los archivos que la rama judicial en ejercicio de su autonoma, considere pertinente y oportuno a fin de fortalecer la memoria histrica (artculo 144, Ley 1448 de 2011). En virtud de lo anterior, el Archivo General de la Nacin seguir ejerciendo sus funciones como mxima instancia de articulacin institucional del Sistema Nacional de Archivos, del cual ustedes hacen parte, en articulacin con el Sistema Nacional de Atencin y Reparacin de Vctimas. Por lo tanto, las funciones reseadas anteriormente, no excluyen el cumplimiento de las normas que regulan en Sistema Nacional de Archivos, por el contrario, ests nuevas funciones se inscriben en el marco de las disposiciones constitucionales, de la ley 594 de 2000, de la Ley 975 de 2005, as como de la Ley 1448 de 2011. 5. Compromisos Al hacerles estas precisiones, esperamos IniCiar con ustedes como primeras autoridades de sus municipios, nuevos espacios de reflexin y de encuentro sobre la importancia de los archivos como instrumentos de excelencia para la gestin y el desarrollo de los planes de gobierno y los mandatos nacionales, lo que indudablemente contribuir a la construccin de la paz, si entendemos que nuestras acciones hoy, reflejadas en los documentos (de papel, electrnicos, audiovisuales, sonoros ... ) sern las fuentes de la historia que se reconstruya en el futuro. Cordialmente,

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CARLOS A~PATA
Director General

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Laura Snchez Alavarado - Grupo de Normatividad y desarrollo de la Poltica Archivstica Revis: Carlos A. Zapata Crdenas - Director General Archivado en: Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica. Proyect:

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