CURSO VIRTUAL ISO 9000 MODULO Auditorias del Sistema de Gestin de la Calidad

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"Mejorando las competencias de los Auditores Internos"

MEJORANDO LAS COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES INTERNOS

En estudios realizados con calidad de 9 organizaciones 75 auditores internos de de manufactura y servicios

he encontrado las siguientes deficiencias en los auditores internos de calidad: - Poca habilidad para elaborar preguntas de seguimiento en los auditados. Bajo dominio de lo que persigue el estndar de calidad. - La documentacin de evidencias para sustentar una no-conformidad es pobre. de Ambigedades en la documentacin la de las acciones correctivas. Organizacin. - Poca interrelacin de los requisitos del estndar con los diferentes procesos - Las medidas de acciones preventivas no son identificadas por la poca visin que tienen del concepto mismo y de la composicin del sistema de calidad. Se encontr que en la medida que los auditores internos poseen grados acadmicos superiores a grados asociados adquieren con facilidad las destrezas necesarias para ser buenos auditores de calidad, con currculo que incluye al menos dos (2) auditorias supervisadas por un auditor experimentado y un adiestramiento de 24 horas. En aquellos que poseen grados inferiores, en adicin al currculo, se deber trabajar ms de cerca de manera que se logre la meta de que puedan auditar de manera efectiva un sistema de calidad. La realidad actual de algunas organizaciones es que los auditores son seleccionados con mucha rapidez y sin el debido adiestramiento de rigor, de por lo menos 12 horas de adiestramiento intensivo en el estndar a usar, los conceptos bsicos de auditoria de calidad y por lo menos 2 auditorias

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"Mejorando las competencias de los Auditores Internos" supervisadas. Slo son adiestrados en los procedimientos de la organizacin y el estndar de calidad es dado como un documento no controlado para que lo lean en sus casas. En este ciclo de ineficiencia se suma cuando la hoja de cotejo utilizada fielmente por estos auditores no es una herramienta desarrollada con la profundidad y dedicacin que se merece y en consecuencia se tiene que estos auditores declaran que no han encontrado ni oportunidades de mejora ni mucho menos no conformidades en las reas auditadas. Como los auditores internos no tienen claro qu buscar de acuerdo a lo descrito en el estndar, sucede lo que encontr en mi estudio, un informe de auditoria al requerimiento 5.6 Revisin Gerencial sin ninguna observacin. Basado en esto, se realiz una auditoria a dicho requerimiento y se encontraron tres no conformidades. Una de las no-conformidades indica que no se tomaron acciones para unas deficiencias identificadas en la reunin como por ejemplo acciones correctivas con ms de 5 meses sin solucin, quejas de clientes y tendencias de fallas en algunos procesos.

De acuerdo a estos resultados, es necesario una revisin a los procesos de adiestramientos en las organizaciones que operan bajo una cultura de apaga fuego y en donde la importancia a los adiestramientos de este tipo es casi cero. La nueva gua de auditoria ISO/DIS 19011 delinea de manera clara como asegurar las competencias de los auditores al igual que si tomamos como referencia los criterios utilizados por RAB, IATCA e IRCA podemos tener claro como estructurar mejor el sistema de auditoria y la formacin de los auditores internos de calidad aunque algunos de estos documentos estn enfocado a auditores externos de registracin.

La figura 5 de la gua ISO/DIS 19011 describe el proceso de evaluacin de los auditores empezando por la evaluacin inicial, esto es:

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"Mejorando las competencias de los Auditores Internos" - Identificar los tipos y niveles de conocimiento y destrezas que deben de tener los auditores para y Seleccionar el cumplir con el programa en para de auditoria, auditoria, evaluar, - Describir indicadores de educacin, experiencia de trabajo, adiestramiento en auditoria experiencia mtodo

- Evaluar a los prospectos auditores y auditores versus los indicadores. De las Organizaciones consultadas ninguna tienen criterios claros para seleccionar y evaluar a los auditores por lo que est la incertidumbre si la auditoria interna realizada por estos auditores es efectiva o no. La Inefectividad de estas auditorias salen a la luz cuando llega el auditor externo del registrador y ste encuentra un sin nmero de no conformidades y observaciones que debieron ser detectada por los auditores internos, y por otro lado los constantes problemas que se visualizan en toda la organizacin.

La tabla 2 de la gua describe los mtodos de evaluacin recomendados a ser utilizados segn sea el objetivo. Por ejemplo, para evaluar los atributos personales, el conocimiento y las destrezas en el auditor se sugiere el uso de exmenes orales y escrito como tambin el uso de pruebas psicomtricas. En la tabla 3 de la gua, se describe la estructura de evaluacin para un programa de auditoria interna. Las herramientas y tcnicas de calidad, no dominada por el 80% de los auditores consultados en el estudio, se evala usando la revisin de los expedientes de adiestramientos. Pero si la necesidad de adiestramiento en esos tpicos de calidad no es identificada en la organizacin como parte del proceso mismo de evaluar las competencias necesarias de los auditores entonces caemos en el abismo de la ignorancia y de una auditoria inefectiva. Se debe tener sumo cuidado al momento de elaborar los exmenes orales y escrito para los auditores internos u otra funcin de la Organizacin ya que su

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"Mejorando las competencias de los Auditores Internos" elaboracin debe de cumplir con los principios ticos y el proceso de evaluacin del aprendizaje. De acuerdo a Medina y Verdejo (2000) la evaluacin del aprendizaje es un proceso sistemtico a travs del cual se emiten juicios acerca del aprovechamiento acadmico de los estudiantes y de tomar decisiones relacionadas con estas. Estas evaluaciones se realizan mediante la aplicacin de diferentes tcnicas, instrumentos y medios actualmente disponibles en la rama de educacin. Aunque tradicionalmente estos conceptos son aplicados a educacin no en adiestramientos, hoy en da es necesario su aplicacin por la necesidad de tener personas debidamente capacitadas realizando una funcin. Un concepto que data desde antes del 1970 pero que desde los 90 tiene su auge, es el concepto de medicin de la efectividad de los adiestramientos.

Todas estas herramientas y criterios los tenemos a nuestro alcance y es necesario accesarlos, analizarlos y hacer una adaptacin a nuestra organizacin para mejorar cada da la funcin del auditor interno de calidad ya que su funcin es de suma importancia para detectar a tiempo no conformidades e identificar oportunidades de mejora a los procesos de trabajo que hagan de nuestra organizacin competitiva.

En conclusin, para mejorar las competencias de los auditores es necesario: 1. Definir los criterios de seleccin tomando como referencias los establecidos por ISO/DIS 19011, RAB, IATCA e IRCA. 2. Evaluar a los prospectos auditores internos y los existentes auditores, si los mismos cumplen con dichos criterios. De no cumplir se deber reforzar o adiestrar en las destrezas y/o conocimientos necesarios. 3. Hacer uso de mtodos de enseanzas para educar a los auditores internos

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"Mejorando las competencias de los Auditores Internos" de manera que los adiestramientos sean efectivos en estas personas. 4. Estructurar los mtodos de evaluacin de manera que garanticen una confiabilidad en sus resultados y que los mismos midan lo que deben de medir. 5. Establecer el mejoramiento continuo de las competencias como parte integral del mantenimiento de las destrezas, habilidades y conocimientos de los auditores internos de calidad.
Foro Segunda semana Despus de haber ledo el Documento "Mejorando las competencias de los Auditores Internos", el cual se encuentra en Documentos de la Plataforma, lo invito a participar en el foro sobre: Consideras que la efectividad de una Auditoria de Calidad depende de los criterios para seleccionar y evaluar a los auditores internos? S o No y por qu?