BITACORA DE OBRA

Facultades de la SFP La facultad de interpretar de manera administrativa la LOP y SR y su Reglamento por parte de la SFP, se fundamenta en los artculos 8 de la misma Ley, y artculo 2 del Reglamento. La Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Pblicas y Patrimonio Federal es la que se encuentra facultada, a travs del Reglamento Interior de la SFP, para realizar esta funcin.

Bitcora de Obra Registro que constituye parte del contrato de obra

Contrato Administrativo El contrato administrativo es un acto jurdico negocial, cuya existencia presupone el acuerdo de partes. En cuanto al consentimiento del co-contratante, se reduce a contratar o no contratar, pero no al contenido del contrato, ya que los contratos administrativos son del tipo contratos de adhesin.

Requisitos de la Bitcora

1. Juego de Hojas 2. Foliado 3. Copias 4. Hoja de apertura 5. Hoja final 6. Reglamento de Obra

Reglas de la bitcora

1. 2. 3. 4.

Incorporaciones Secuencia Seguimiento de asuntos Prohibiciones

Bitcora: Asientos diarios o temporales?

El artculo 86, fraccin IV, del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, establece como obligacin de la supervisin llevar registros diarios en bitcora; sin embargo, tal situacin puede ser modificada por el propio residente de obra, de acuerdo con lo que dispone la fraccin XIV del mismo artculo, as como las facultades propias de la Residencia de Obra, situacin que sera compatible con lo descrito en el artculo 1, fraccin V, del mismo Reglamento, que seala en su parte conducente, que en la bitcora slo podrn asentarse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecucin de las obras o servicios.

La Unidad Normativa considera que no existe impedimento normativo alguno para que las dependencias y entidades puedan establecer en los contratos de obras pblicas, que la bitcora pueda ser actualizada en una periodicidad distinta al registro diario, siempre y cuando se relacionen los asuntos importantes ocurridos durante la ejecucin de los trabajos.

PARTE DOS La bitcora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de comunicacin, adems de ser un instrumento tcnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccin o de prestacin de servicios, regulando y controlando la ejecucin de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en un contrato y sus anexos, as como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad del contratista.

Definicin Bitcora. Es el medio oficial y legal de comunicacin entre las partes que firman el contrato y estar vigente durante el desarrollo de los trabajos, en el que debern referirse los asuntos importante que se desarrollan durante la ejecucin de las obras y servicios.

FORMA DE BITCORA El formato de bitcora se ajustar a las necesidades de cada proyecto, se podrn utilizar una o varias libretas por contrato. La libreta de bitcora es el lugar donde se materializa el registro denominado bitcora de obra. Por el significado que tiene para bien del proceso constructivo, no puede ser cualquier libreta: se necesita una que tenga los atributos indispensables para cumplir debidamente su funcin. El costo de la libreta siempre ser insignificante en relacin con el servicio que presta Por lo expuesto, las libretas debern ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarn sometidas en las oficinas de las obras. De preferencia, debern estar confeccionadas con papel auto-copiante para evitar el uso de hojas de papel carbn, pues con el polvo propio de la construccin stas acaban por no permitir copias claras.

ADEMS, LAS LIBRETAS QUE SE UTILICEN HABRN DE CUMPLIR CUANDO MENOS LOS SIGUIENTES REQUISITOS:

Juegos de hojas. Debern contar con juegos de tres hojas, foliadas cada una con el mismo folio. - Foliado. En cada libreta, el foliado debe iniciarse con el folio 01. Tamao. Es recomendable utilizar libretas de 50 folios, las de mayor nmero de folios son difciles de manejar y tienden a desencuadernarse. Slo tratndose de obras menores, ser aceptable usar libretas de 25 e incluso de 10 juegos de hojas. Copias. Cada juego de hojas debe estar integrado por un original adherido firmemente a la libreta y cuando menos dos copias marcadas y desprendibles, una para el contratista y la otra para la supervisin. Puede haber ms copias s as lo requiere alguna de las partes

APERTURA

   

Nombre de la dependencia, que supervisar la obra, indicando la direccin del proyecto, activo o la regin a la que pertenece. Nmero del contrato. Titulo de la obra y su localizacin. Nombre o razn social del contratista. En el caso de supervisin por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisin. Nombre, firma, direccin y telfono del residente o supervisor. Nombre, firma, direccin y telfono del superintendente de construccin del contratista. Nmero del proyecto o su equivalente. Nmero de partida presupuestal. Plazo de ejecucin de la obra. Apertura.- La libreta debe contar con una hoja de apertura del registro de bitcora en la que habrn de anotarse los datos indicativos del contrato y el nombre y cargo de los tcnicos que sern los autorizados para intervenir en ella. El formato considera adems un espacio para anotar la clave de la libreta precedente, en caso de tratarse de una libreta que contina el registro despus de haberse agotado una Registro de abreviaturas.- Se trata de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se utilizarn abreviaturas con fines prcticos. Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos. Qu se asienta en la bitcora? Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra. Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra. Modificaciones del programa de obra. - Estado del tiempo que influya en la obra - Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa. -Cuando el inmueble en que deber ejecutarse la
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obra, o la informacin, o lo accesos necesarios para realizar el trabajo, no estn disponibles. - Atraso en la contestacin de aclaraciones.

En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra. - Ordenes de correccin de defectos de obra. - Equipo descompuesto o inapropiado. - Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra. - Condiciones de inseguridad, daos al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) rea(s) de trabajo. Accidentes presentados en la obra, si es el caso.

Acuse de recibo u observaciones de rdenes de la supervisin relativas a correccin de defectos, procedimientos de construccin y suministro de personal, equipo y materiales. Observaciones sobre el incumplimiento de las actividades crticas, enunciando razones y/o motivos as como su terminacin. Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad. Solicitudes de informacin faltante, licencias, permisos, liberacin de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra, etc. Comentarios importantes - Todas las notas sin excepcin alguna, debern seriarse consecutivamente y bajo ninguna circunstancia deber alterarse este orden. - Todas las notas sin excepcin alguna, debern estar fechadas en el da en que se efectu la anotacin. - Las anotaciones debern efectuarse a mano con letra de molde legible y tinta indeleble, bajo ninguna circunstancia se harn con tinta susceptible de borrarse. Cuando se cometa un error de redaccin, de ortografa o de interpretacin, la nota deber anularse con una leyenda que diga esta nota se anula por tener error. - Una nota con tachaduras o enmendaduras automticamente es legalmente nula con todas las consecuencias tcnicas y legales que puede acarrear el hecho. - No est permitido sobreponer ni aadir nada a las notas de bitcora ni entre renglones ni en los mrgenes, si fuese necesario, se abre otra nota haciendo referencia a la de origen. Solo estn facultados para hacer asentamiento y firmar las notas de bitcora los residentes de obra por parte de la supervisora y constructora acreditados en el acto de apertura de la misma o en su defecto los que
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hubieren sido acreditados posteriormente mediante la nota correspondiente, en sustitucin o suplencia plenamente justificada.  Todas las instrucciones emitidas por diversas autoridades mediante oficio, verbalmente, va telefnica u otras, con relacin a las obras en cuestin, debern validarse mediante las notas de bitcora correspondientes en las que se haga referencia a la procedencia de la instruccin recibida, fecha, porque medio, nombre y cargo de quien emite la instruccin. - La bitcora estar disponible para ambas partes en das y horas hbiles, es completamente improcedente que alguna de las partes guarde bajo llave la bitcora o que impida el acceso a la misma, es incorrecto sacar la bitcora de la obra salvo en casos de fuerza mayor plenamente justificados y acordados por las partes. Las notas de bitcora invariablemente debern ser firmadas por ambas partes, la que asienta la nota y el acuse de enterado de la contraparte, si una nota requiere de contestacin o aclaracin, sta deber hacerse en un trmino de 48 horas como mximo, de no hacerlo as, se tendr por consentida y no se aceptar rplica o argumentacin de desconocimiento de la misma, esto sin menoscabo de las consecuencias de diversa ndole que se deriven de esta omisin

CIERRE DE BITCORA

El cierre de bitcora ser con una ltima nota especial, en la que se dar por finiquitada la relacin tcnica de campo. Se debern anular las hojas sobrantes, inutilizndolas sin arrancarlas de la libreta y esta, por conducto de la supervisin se anexa al expediente del contrato. Tambin se transferir el registro de bitcora de una libreta agotada a otra nueva, proporcionando as continuidad al escribirse en esta libreta la clave de la que sigue.

RECOMENDACIONES

Es conveniente escribir previamente, en lugar aparte, las notas que se va a asentar, as como revisar la redaccin para asegurarse de que se est diciendo lo que se pretende. Incluso conviene consultar con un compaero para ver si entiende lo mismo que se quiere expresar. Si fuese necesario, se consultar al superior jerrquico antes de efectuar el asiento; tambin conviene decir que debe cuidarse la ortografa.
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FUNCIONES DEL SUPERVISOR DURANTE LA OBRA

ASPECTOS QUE SE VERIFICAN:

TIEMPOS.- Son determinados por el programa de obra contractual. No solo se debe vigilar el avance, sino que debe ser previsor, es decir tomar acciones preventivas que eviten cualquier desviacin al ritmo establecido. Las herramientas utilizadas son: la curva costo-tiempo, el diagrama de barras, la ruta crtica y los histogramas de recursos. Antes de iniciar los trabajos se deber graficar cada uno de los conceptos de obra, para obtener el avance segn programa. Cada semana el supervisor realiza un recorrido por la obra y le da una calificacin a cada uno de los conceptos para integrar el valor ponderado de avance real. Los avances semanales debern registrarse en la bitcora de obra, con las observaciones respectivas. Se procurar que las desviaciones negativas no superen el 10% (Ejemplo: Avance programado 32%, avance Real 28%, Atraso=12.5%) Para la obra pblica la rescisin se establece al 40% de atraso, sin embargo en caso de existir desfasamientos importantes respecto al programado, el supervisor proceder a realizar juntas de trabajo para tomar acuerdos y estos sean asentados en minutas. Si el atraso prevalece, se giran oficios para dejar constancia de las acciones emprendidas. (Sugerencias para regularizar recepcin de insumos, incrementos en la fuerza laboral, horarios extraordinarios)

CALIDAD.- Controles regulados por las especificaciones, normas tcnicas reglamentarias, tradicionales y las de los fabricantes. Tambin se debe implementar algn sistema de gestin de calidad, para garantizar un adecuado cumplimiento de normas y procedimientos, principalmente cuando se pretende una certificacin ISO. Los controles de calidad a travs de muestras en concretos, pavimentos y diferentes materiales de construccin. Adicionalmente se necesita en toda obra cuidar aspectos de seguridad e higiene que provean al trabajador de un ambiente digno y reduzcan los riesgos. Tambin se requiere que el supervisor est pendiente de que los procesos constructivos no tengan impacto negativo en el ambiente.
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Se debe evitar la tala innecesaria de rboles muy comn en la construccin, de no poder reubicar el edificio o el rea a construir se procurar compensar el evento reforestando. Manejo adecuado de residuos, proveer de receptores de basura, letrinas sanitarias, exigir equipo de proteccin para los trabajadores (cascos, botas, lentes, etc.). Ubicar adecuadamente fosas, cisternas, hidrantes, circulaciones viales.

COSTO.- El parmetro para la verificacin de este concepto lo determina el catlogo o presupuesto de obra contratado, vigente a la fecha de evaluacin. Es necesario planear un cuadro de acciones diarias, semanales o con la periodicidad que se requiera, para no soslayar algn evento indispensable. Durante la ejecucin de los trabajos es muy comn que surjan conceptos no contemplados inicialmente en el contrato, cambios de especificaciones, incremento en los precios unitarios y obras extras, que modifiquen el contrato de obra. Se recomienda tener un concentrado que involucre los puntos mencionados y que pueda dar informacin de los diferentes montos y el impacto sobre el recurso contratado o ampliado. Es conveniente hacer cortes parciales y en particular cuando se alcance el 70% para verificar si el recurso es suficiente o requiere ser ampliado. Evitar instrucciones que generen incrementos de costos si no estn debidamente justificadas. El supervisor sirve de apoyo al rea de costos, verificando rendimientos, consumos de materiales, movimientos de maquinaria para pagos al contratista.

    

Verificar lmites y colindancias de los terrenos Verificar que el proyecto sea congruente con la topografa y en su caso plantear modificaciones. Fijar un banco de nivel que sirva de referencia durante toda la obra Definir niveles de piso terminado en edificios, andadores, plazas, canchas, etc. En caso de requerirse movimientos de tierra, efectuar los levantamientos necesarios.
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Aprobar las resistencias del suelo para desplante del edificio Definir profundidades de excavacin de acuerdo a proyecto Mantener actualizada la informacin de la bitcora Solicitar y tramitar servicios municipales Solicitar los planos actualizados al contratista para el cierre Llevar el control de las pruebas de laboratorio y las acciones correctivas Dictaminar sobre la procedencia o improcedencia de reprogramaciones, pagos de estimaciones, sanciones. Llevar control oportuno y adecuado de los avances Verificar y validar las cantidades de obra en los nmeros generadores para la elaboracin de estimaciones. Verificar el adecuado y oportuno empleo de recursos