DECLARACION SOBRE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DE AUDITORIADNA 4. INFORME DE CONTROL INTERNO INTRODUCCION 1.

Este pronunciamiento versa sobre el contenido y presentacin del informe, por medio del cual el Contador Pblico comunica a la Gerencia de la entidad cuyos estados financieros examina, las debilidades importantes que hayan llamado su atencin durante el estudio y evaluacin del Control Interno, realizado sobre bases selectivas, con la finalidad de determinar el alcance de las pruebas de auditoria, y no para expresar una opinin sobre el mismo. El ttulo "informe de control interno", se usa a lo largo de este pronunciamiento. En la Prctica profesional, en nuestro pas se utilizan ttulos como "Carta a la Gerencia", "Carta de Recomendaciones" u otra similar para informes con el mismo objetivo. ANTECEDENTES 2. La Publicacin Tcnica No. 1 sobre Normas de Auditoria de Aceptacin General expresa en la segunda norma de auditoria referente a la organizacin y ejecucin del trabajo, que:"El Contador Pblico debe efectuar un estudio y evaluacin del Control Interno existente como base para determinar la extensin de los procedimientos de auditoria que va a aplicar". 3. El estudio de Control Interno tiene por finalidad obtener un conocimiento de como est conformado ste; no slo desde el punto de vista de las normas y procedimientos establecidos por la administracin de la entidad auditada, sino tambin como opera en la prctica. 4. El estudio del sistema de Control Interno, abarca dos etapas: a) Revisin preliminar del sistema, donde el Contador Pblico adquirir un grado de conocimiento y comprensin acerca de los procedimientos y mtodos prescritos por la entidad. b) Adquirir un grado razonable de seguridad de que los procedimientos y mtodos establecidos, se encuentren en uso y que estn operando tal como se planearon, lo cual se logra a travs de las pruebas de cumplimiento. 5. La evaluacin del Control Interno tiene como finalidad la apreciacin del Contador Pblico, sobre el grado de efectividad que ese Control Interno ofrece. 6. En base a la evaluacin del Control Interno contable (vase prrafo No. 15), en primer trmino el Contador Pblico determinar el alcance, naturaleza y oportunidad de las pruebas de sustentacin, las que se aplican para evidenciar la propiedad y validez del tratamiento contable que se da a las transacciones y a los saldos o, a la inversa, la impropiedad e invalidez de los errores e irregularidades que ellos contengan (vase Publicacin Tcnica No. 2).

La extensin de las pruebas de sustentacin depender de la confianza que el auditor deposite en el control interno examinado y evaluado. En segundo trmino, el Contador Pblico informar al Cliente aquellas debilidades importantes en el sistema de Control Interno que haya llamado su atencin en el transcurso del trabajo. 7. Por debilidad importante se entiende....... una situacin en la cual el Contador Pblico cree que los procedimientos, o el grado de cumplimiento con ellos, no suministra una razonable seguridad de que errores o irregularidades por cantidades que podran ser importantes, reflejados en los estados financieros que estn siendo auditados, pudieran prevenirse o detectarse en un perodo razonable por los empleados de la empresa en el curso normal de ejecucin de las funciones que seles asigna". En la prctica, la comunicacin de las debilidades importantes se cumple utilizando el Informe de Control Interno. 8. En el Informe de Control Interno el Contador Pblico debe describir el carcter del examen efectuado, su alcance y grado de responsabilidad que, como consecuencia de l asume. Esta descripcin puede hacerse a travs de una carta de presentacin o formando parte integral del informe. El formato de la carta de presentacin es opcional. Un modelo que se sugiere es el siguiente: Fecha Seores Junta Directiva XYZ, C.A. Ciudad. Como parte de nuestro examen de los estados financieros de (Nombre de la entidad), por el ao que termin el (fecha de cierre), hemos efectuado un estudio y evaluacin del sistema de control interno contable de la Compaa, tal como lo requieren las normas de auditoria de aceptacin general. Dicho estudio y evaluacin no constituy una revisin detallada del sistema de control interno, fue hecho en base a pruebas selectivas con la finalidad de determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de los procedimientos de auditoria necesarios para expresar una opinin sobre los estados financieros auditados, por lo que no necesariamente revelar todas las debilidades importantes que puedan existir en el sistema. El control interno contable tiene como finalidad garantizar en forma razonable no absoluta, la salvaguarda de los activos y confiabilidad de la informacin financiera; dado que la efectividad de los procedimientos de control puede verse afectada por colusin, interpretaciones errneas, descuidos, juicios equivocados y otros factores.

En las pginas siguientes indicamos las debilidades importantes que llamaron nuestra atencin al realizar -el estudio y evaluacin del control interno. Quedamos a su disposicin para cualquier aclaratorio o explicacin adicional que ustedes requieran. Atentamente, (Firma del Contador Pblico encargado)(Nombre del Contador Pblico encargado). FECHA 9. La fecha del informe debe ser la de su preparacin. DESTINATARIO 10. El informe es dirigido a la Gerencia de la entidad auditada, ya que sta es la responsable de establecer y mantener el control interno contable. Por Gerencia debe entenderse el nivel capaz de ordenar la implementacin de las medidas recomendadas, tal como la Junta Directiva, Consejo Directivo, Consejo de Administracin, etc. 11. De presentarse situaciones irregulares que denoten incumplimiento por parte de la Gerencia de los procedimientos de control establecidos, la carta deber dirigirse a un nivel superior, tal como la Asamblea de Accionistas, Asamblea de Socios, etc. 12. En entidades de organizacin compleja, el Contador Pblico podr dividir el informe entre los distintos niveles directivos, con base en la evaluacin de su contenido y conocimiento de la organizacin. Cuando esto ocurra, asuntos que no son importantes para la Gerencia se informan por separado a los niveles inferiores de la organizacin. Una sntesis de estos asuntos ser incluida en el informe dirigido a la Gerencia, por el cual se le comunica los aspectos de mayor relevancia de control interno u otras reas que no son de incumbencia directa de los niveles inferiores. 13. El informe deber contener ciertos aspectos fundamentales, como son los siguientes: a) Identificar la empresa y el perodo examinando, as como el trabajo realizado por el Contador Pblico sobre el control interno. b) Indicar cual fue el propsito limitado del estudio y evaluacin del control interno; con la finalidad de dejar claro que no opina sobre el sistema, ni revela las debilidades existentes en el mismo. c) Indicar cuales son los objetivos del control interno contable y las limitaciones inherentes al mismo. Esto ltimo es importante, ya que evita que el cliente suponga que las medidas recomendadas garantizan por s solas el cumplimiento de los objetivos del sistema.

d) Indicar la disposicin para cualquier explicacin o aclaratorio adicional. e) Indicar cualquier otro aspecto que a juicio del Contador Pblico amerite ser informado. FIRMA a. El informe debe llevar el nombre y la firma del contador pblico cargado de la auditoria. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES ALCANCE 15. En principio, el informe versar sobre el control interno contable, es decir, aquel que tiene consecuencias directas sobre el grado de confianza que se puede depositar en los registros contables en los estados financieros. Sin embargo, si el Contador Pblico detecta que se escapan del rea contable e invaden el campo del control Interno administrativo y otros aspectos de tipo tributario, laboral, etc., deber comunicarlos si considera que son beneficiosas sus observaciones, teniendo cuidado de no invadir reas que no sean de su especialidad. 16. Cualquiera que sea el rea de la observacin indicada, cada una de ellas debe contener lo siguiente: - Descripcin de la deficiencia encontrada. - Causas del problema. - Consecuencia de la debilidad encontrada, y de ser posible su cuantificacin. - Correctivo adecuado segn las circunstancias - Cualquier otro punto que el Contador Pblico considere pertinente. 17. Lo importante es que el Contador Pblico deber considerar, con base en su juicio profesional, y de conformidad con las caractersticas particulares de la entidad, tales como tamao de la organizacin, capacidad del personal y condiciones de operaciones, cules han de ser los aspectos sujetos a comunicacin. FORMA DE PRESENTACIN 18. El auditor puede comunicar las debilidades encontradas por escrito o en forma verbal, siendo la forma escrita la deseada. La comunicacin verbal ser empleada cuando la poca importancia relativa de las debilidades encontradas, as lo justifiquen.

19. Existen diferentes formas de organizar los comentarios, pudiendo el Contador Pblico optar por cualquiera de ellas, dependiendo del nmero de observaciones, naturaleza de las mismas, tipo y tamao de la entidad. Las observaciones detectadas pueden presentarse en el informe de control interno, por reas operativas, por rubros del balance y por orden de importancia.(Ver anexos.)

20. La redaccin de las observaciones podra realizarse sealando en principio la recomendacin, y en segundo trmino la debilidad involucrada, o viceversa. Cualquiera de ambas formas podra ser empleada con iguales resultados, tenindose presente que lo importante es el lenguaje utilizado por el Contador Pblico, ya que si los informes de control interno deben aconsejar cambios en el funcionamiento del control interno, el Contador Pblico deber seleccionar cuidadosamente las palabras que utilice en su informe, para que la Gerencia comprenda sus recomendaciones. DISCUSION PREVIA Y OPORTUNIDAD DE SU PRESENTACION 21. Dado el espritu constructivo que el informe tiene, es conveniente que el Contador Pblico discuta previamente el borrador de la carta con la Gerencia de la entidad, lo que podra originar ratificaciones o rectificaciones de las observaciones contenidas en las mismas. 22. Igualmente el auditor debe presentar el informe, tan pronto haya concluido su trabajo. En todo caso, si se han detectado debilidades importantes deber informarlo por escrito inmediatamente a la Gerencia. SEGUIMIENTO 23. La necesidad que tiene el Auditor de evaluar de nuevo el control interno para el caso de auditorias recurrentes, implica la responsabilidad de comprobar debilidades comunicadas en el informe anterior han sido subsanadas, si las recomendaciones han sido adoptadas y si las mismas proporcionaron los resultados esperados. La evaluacin de estos aspectos podra afectar el alcance de las pruebas de auditoria del ao bajo examen. De persistir algunas de las debilidades comunicadas en aos anteriores, el Contador Pblico deber reportarlas en el informe de este ao. 24. Dos formas posibles de comunicacin seran:-Indicar en un prrafo introductorio, por ejemplo, que las observaciones son reiteraciones de nuestra carta de (fecha).

- Comunicarlas en una seccin especfica del informe correspondiente al ao actual. FECHA EFECTIVA 25. Esta declaracin tiene efecto a partir del 3 de Septiembre de 1983, fecha de aprobacin por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela.

ANEXOS A continuacin se presentan modelos de formas de presentacin de las debilidades recomendaciones. ANEXO 1 POR AREAS OPERATIVAS. En este modelo las observaciones se presentan por reas operativas, colocando primero la debilidad y a continuacin la sugerencia. - Cuantas por pagar 1. Debe centralizarse la recepcin de la documentacin relacionada con las obligaciones de pago. Observamos que en el rea de cuentas por pagar no existe una organizacin donde se centralice la recepcin y distribucin de toda la documentacin relacionada con las obligaciones de la empresa, lo cual podra originar, lo siguiente: a) Un registro incompleto de las obligaciones. b) Un control inadecuado en la recepcin de las facturas, lo cual no nos permite conocer la antigedad de las mismas. c) Que los proveedores no reciban el pago oportuno. A fin de evitar estas situaciones, recomendamos que la recepcin de la documentacin relacionada con las obligaciones, sea centralizada a travs de una organizacin especfica. - Inventario

2. Deben registrarse oportunamente las entradas y salidas de materiales y repuestos En la revisin efectuada en el rea de inventario, observamos que gran cantidad de materiales y repuestos estn siendo traspasados fsicamente de un depsito a otro, a travs de sus respectivas requisiciones, pero estas requisiciones no estn siendo procesadas en el momento en que se reciben, lo que trae como consecuencia un retraso considerable en su contabilizacin, adems de que se muestran cifras errneas en cada uno de los depsitos.

Ante la necesidad de llevar un registro constante de las existencias, recomendamos que se realice un anlisis detallado de las transferencias de material y repuestos a fin de solucionar lo ms pronto posible la situacin planteada anteriormente. ANEXO 2 POR RUBROS DE BALANCE En este modelo, las observaciones se presentan siguiendo el orden de los rubros del balance, colocando primero la recomendacin y luego la debilidad. -Efectivo 1. Es conveniente que el funcionario encargado para la aprobacin de los desembolsos cumpla con este registro, a fin de dejar constancia de la autorizacin de la Gerencia. En nuestra revisin observamos casos en que las respectivas rdenes de pago no tenan evidencia escrita (firma) de su aprobacin. 2. Sugerimos que se notifique a los bancos, de una manera peridica los nombres de los firmantes retirados. Obtuvimos informacin de los bancos que nos confirmaron sobre las firmas autorizadas vigentes; en las cuales encontramos personas que ya no trabajan en la empresa.

Propiedades, planta y equipo 1. Es conveniente que los activos fijos de la empresa se encuentren razonablemente cubiertos por plizas de seguros para evitar as, posibles prdidas no recuperables. En nuestra revisin notamos que los montos de la cobertura no cubren razonablemente el valor segn libros de los activos fijos. ANEXO 3 POR ORDEN DE IMPORTANCIA En este modelo, las observaciones se presentan siguiendo el orden de importancia. SISTEMAS Deben establecerse medidas de seguridad para el acceso al banco de datos. El equipo de PED existente brinda facilidades para el acceso a las libreras de datos, a travs de los terminales mediante el uso de claves. Sin embargo, este acceso no se ha restringido al programador de la instalacin, considerando que este control evita posibles errores o manejos no autorizados delos programas en produccin. Sugerimos que la supervisin y actualizacin de dichas libreras sean asignadas al oficial de seguridad. Este funcionario debe encargarse de buscar los programas en las libreras cuando se necesiten, y actualizarlos una vez modificados. EFECTIVO Los cheques no estn siendo soportados con la documentacin necesaria. Durante nuestra revisin observamos cheques cuya documentacin no se encontraba anexa, como por ejemplo: orden de compra, factura, informe de recepcin. Todos los cheques deben estar soportados con su respectiva documentacin para evitar as un posible pago doble.