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ACUERDO 49 DE 2000 (Mayo 5) "Por el cual se desarrolla el artculo 61 del captulo 7 de conservacin documentos el reglamento general de archivos sobre

"condiciones de edificios y locales destinados a archivos". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y CONSIDERANDO Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) precepta: "Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopta la junta directiva"; Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la junta directiva del AGN, ahora, consejo directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel nacional"; Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de archivos, ACUERDA ARTICULO 1-Edificios de archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir con las condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los acervos documentales. ARTICULO 2-Condiciones generales. La edificacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Ubicacin - Caractersticas de terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas de inundacin y que ofrezca estabilidad. - Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos blicos.

- Prever el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural incremento. Aspectos estructurales - Si se utilizan estantera de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deber estar dimensionada para soportar una carga mnima de 1.200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantera compacta o de mayor tamao sealado. - Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignfugos de alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin. - Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignfugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacin. Capacidad de almacenamiento Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta: - La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin. - La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del material documental. - El crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan los procesos de retencin y valoracin documental. Distribucin - Las reas destinadas para la custodia de la documentacin deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. - Las zonas de trabajo archivstico, consulta y, prestacin de servicios estarn fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulacin y mantenimiento de las condiciones ambientales en las reas de depsito. - Las reas tcnicas tendrn relacin con las de depsito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada, as como las relaciones de stas con las zonas de custodia, recepcin, organizacin y tratamiento de los documentos.

ARTICULO 3-reas de depsito. El almacenamiento de la documentacin, deber establecerse a partir de las caractersticas tcnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos: Estantera - Diseo acorde con las dimensiones de las unidades que contendr, evitando bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos. - Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente estable. - Deber tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100 kg/mt lineal. - La estantera total no deber tener ms de 100 metros de longitud. - Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso. - La balda superior debe estar a un mximo de 180 cm, para facilitar la manipulacin y el acceso del operario a la documentacin. - La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso. - Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduacin cada 7 cm., o menos. - Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentacin. - El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningn otro material. Distribucin de estanteras - La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20 cm., entre stos y la estantera. - El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70 cm. y un corredor central mnimo de 120 cm.

- La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin acorde con la signatura topogrfica. - Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metlicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformacin de la documentacin almacenada. Mobiliario para obras de gran formato Adems de las caractersticas anotadas debern dimensionarse para contener un nmero de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulacin. As las gavetas de las planotecas tendrn una profundidad de 5 cm o menos. Cada una de ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la friccin y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o cada de la gaveta. Archivadores verticales Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservacin y proyectarse de acuerdo con la produccin documental. Mobiliario para documentos en otros formatos Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseos desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya lugar. Contenedores - Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de proteccin, acordes con las caractersticas de tamao y funcin. - Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propsito de prolongar de una manera considerable la conservacin de los mismos. - Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone de estos, se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto.

- El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamao de la documentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o materiales metlicos. - La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo de 4 cm. - Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros y digitales como disquetes y C.D., se tendr en cuenta lo siguiente: - Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plsticos. - Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y qumicamente inerte; cada rollo estar en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservacin. - Los disquetes y C.D. podrn contar con una unidad de conservacin plstica en polipropileno u otro polimero qumicamente estable y que no desprenda vapores cidos o contener molculas cidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservacin contendr slo un disquete o C.D. ARTICULO 4-Condiciones ambientales y tcnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin, as: Condiciones ambientales Material documental: Soporte de papel. - Temperatura de 15 a 20C con una fluctuacin diaria de 4C. - Humedad relativa entre 45 y 60% con fluctuacin diaria del 5%. Material documental: Fotografa. Blanco y negro: Temperatura 15 a 20C. Humedad relativa de 40 a 50%. Color: Temperatura menor a 10C.

Humedad relativa de 25 a 35% Grabaciones: Temperatura 10 a 18C. Humedad relativa de 40 a 50%. - Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO2, solfaclan o multiprosito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua. - Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades deber estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de almacenamiento. - Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. - Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atencin de desastres y las rutas de evacuacin y rescate de las unidades documentales. Mantenimiento - Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no incremente la humedad ambiental. - Las unidades de conservacin requieren un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras. ARTICULO 5-El presente acuerdo rige a partir de su publicacin. Publquese y cmplase Dado en Santaf de Bogot, D.C., a 5 de mayo de 2000. La Presidenta, Beatriz Elena Osorio Laverde. El Secretario Tcnico, Alfonso Cuevas Zambrano. (C.F.) NOTA: Publicado en el Diario Oficial 44.039 del 11 de Junio de 2000

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