Trabajo Sistemas de Costos

AO DEL CENTENARIO DE MACHUPICCHU PARA EL MUNDO UNIVERSIDAD ANDINA NESTOR CACERES VELASQUEZ - JULIACA
MARCO TEORICO
Terminologa bsica del costo Diversos han sido los conceptos expresados sobre el trmino Costo, aunque todos coinciden en que el costo es el valor de los recursos materiales, humanos y financieros consumidos o empleados en la elaboracin de un producto o en la prestacin de un servicio, que constituye un medidor de eficiencia econmica productiva, por lo que su comportamiento facilita evaluar los resultados. Al examinar el contenido del costo se aprecia que el concepto de gasto es ms amplio, y refleja el consumo de cualquier recurso durante un perodo de tiempo independientemente de su destino dentro de la entidad, por ello, se afirma que el costo antes de ser costo fue gasto. La diferencia entre costo y gasto no es trivial. Hay que tener en cuenta que todos los recursos que emplea una empresa deben estar catalogados en una de estas dos categoras. Los costos, como se defini anteriormente, son aquellos recursos que se aplican a la fabricacin de los bienes o servicios que la empresa ofrece, mientras que los gastos seran aquellos recursos aplicados en el perodo contable, en los que se incurri para conseguir los ingresos de un determinado perodo, o que la empresa tuvo que incurrir necesariamente para existir durante el mismo. El costo de produccin es el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir que deben consumir los centros fabriles para obtener un producto terminado. Este indicador constituye un importante ndice generalizador de la eficiencia de la empresa, esta muestra cuanto le cuesta a la empresa la produccin de determinados artculos o la prestacin de determinados servicios. En el costo se refleja el nivel de productividad del trabajo, el nivel tcnico, el grado de eficiencia de los Activos Fijos tangibles, as como el ahorro de los recursos materiales, laborales y financieros. La determinacin del costo real de produccin reviste gran importancia para la Direccin Econmica ya que permite determinar los gastos de la actividad y la ganancia de la empresa, evaluar y calcular los inventarios de produccin en proceso y produccin terminada, establecer o demostrar los listados de precios, planificar en concordancia con el nivel de la actividad prevista en los indicadores para un periodo de operaciones, controlar los insumos en el proceso de produccin y tomar decisiones para nuevas alternativas de produccin y ventas. Tomando la produccin como aspecto fundamental, el anlisis del costo tiene gran importancia porque: Expresa en medida considerable los resultados de toda la actividad productiva y econmica de la empresa.
CONTABILIDAD DE COSTOS TEMA: SISTEMA DE COSTOS
Pgina 1
Es un elemento bsico para la formacin del precio. Es determinante de la magnitud de la ganancia y el nivel de rentabilidad de la produccin. La reduccin sistemtica del costo de produccin es una de las fuentes de acumulacin socialista de cuyo nivel dependen ritmos de ampliacin de la reproduccin socialista y la posterior elevacin del nivel de vida material y cultural de la poblacin. Costos Unitarios: El costo medio unitario o costo por unidad de volumen, es el cociente de dividir el costo total por el volumen de actividad, los costos unitarios son por lo tanto valores promedios. Un punto fundamental en esta cuestin es ver que el costo por unidad de volumen de actividad se comporta muy diferente de cmo lo hace el costo total. Costos Totales: Incluye el costo fabril ms los gastos incurridos en su proceso de distribucin y venta. Elementos del costo de un producto Materiales. Mano de obra. Otros costos de manufactura. Materiales Son los materiales los principales bienes que se usan en la produccin y que se transforman en artculos terminados. Estos materiales se pueden dividir en materiales directos e indirectos. Los materiales directos son todos aquellos elementos fsicos que sean imprescindibles consumir durante el proceso de elaboracin de un producto o servicio, y representan el principal costo de la materia prima en el proceso de manufactura. Charles Horngren, en su cuarta edicin, define los materiales directos como: toda aquella materia prima que fsicamente puede ser observada como formando parte ntegramente del producto terminado y que su cantidad en el producto puede ser determinada mediante una forma que sea factible econmicamente. Los materiales indirectos son todos los que no estn asociados directamente con el producto o servicio terminado. Charles Horngren, en su cuarta edicin, define los materiales indirectos como: los costos de determinar la cantidad exacta que de estos
Pgina 2
materiales tiene el producto terminado, para as calcular ms exactamente el costo del producto, no se justifican en trminos de los beneficios a obtenerse. Mano de Obra La mano de obra se define como el esfuerzo fsico o mental gastado en la fabricacin de un producto o servicio. Su costo se puede dividir en mano de obra directa y mano de obra indirecta. Charles Hongren, en su cuarta edicin plantea: la mano de obra directa se define como la mano de obra que est directamente involucrada en la produccin de un artculo terminado, la cual puede ser fcilmente rastreada en el producto y representa un costo de mano de obra importante en su produccin. La mano de obra indirecta es la que no se vincula directamente en el proceso productivo. Charles Hongren, en su cuarta edicin, plantea: no es fcilmente rastreada en el producto y se considera que no se justifica determinar el costo de la mano de obra en relacin con el producto. Otros Costos de Fabricacin Los otros costos de manufactura son todos los costos de produccin, excepto los materiales y la mano de obra. Son aquellos en que incurre un centro para el logro de sus fines, salvo casos de excepcin, son de asignacin indirecta, y por lo tanto precisa de bases de distribucin. Aqu aparece el trmino Costo Indirecto de Fabricacin. SISTEMA DE COSTOS En un conjunto de procedimientos tcnicos, administrativos y contables que se emplea en cualquier tipo de entes con vista a determinar el costo de sus operaciones en sus diversas fases sectores, departamentos, actividades de manera de utilizarlo para fines de informacin contable ( valuacin de inventarios, costo de ventas); control de gestin y base para la toma de decisiones ( fijar precios; conocer la contribucin marginal y trabajar con ella; discontinuar una lnea; tercerizar sectores o actividades; etc.)
CONTABILIDAD DE COSTOS
TEMA: SISTEMA DE COSTOS
Pgina 3
MARCO CONCEPTUAL
Sistema - Conjunto de procedimiento, tcnicas y mtodos, conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre s. - Conjunto de cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a determinado objeto. Procedimiento Es la secuencia metodolgica y ordenada a llevar algo a cabo. Tcnica Aplicacin de lo prctico. Mtodo Conjunto de reglas. Regla ndices que hay que seguir. Costo Es el valor sacrificado para obtener bienes y servicios. Gastos Recursos empleados en servicios o bienes que se consumen con el fin de lograr la finalidad de la empresa: obtener utilidades. Materiales Son los principales bienes que se usan en la produccin y que se transforman en artculos. Materiales Directos Son los materiales que se pueden identificar en la produccin de un artculo terminado. Materiales Indirectos Son todos los materiales comprendidos en la fabricacin de un producto diferentes de los materiales directos. Mano de Obra Es el esfuerzo fsico o mental gastado en la fabricacin de un producto. Industria Serie de operaciones que se realizan para obtener, transformar o transportar productos naturales.
Pgina 4
SISTEMA DE COSTOS
Los sistemas de costos son un conjunto de mtodos, normas y procedimientos, que rigen la planificacin, determinacin y anlisis del costo, as como el proceso de registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la produccin y/o servicios y de los recursos materiales, laborables y financieros. Cmo se estructura y funciona un sistema de costos Un sistema de costos se fundamenta en tres pilares, que son: La contabilidad de costos, que es la parte de la contabilidad general reiteramos- encargada del registro y acumulacin de los costos, y que brinda adems la informacin pertinente que retroalimenta al sistema (costos de transferencia; diferimiento de cargos; anticipos (previsiones o provisiones) de costos; presupuestacin; etc. El soft en el que est basado el procesamiento de todo el sistema, no slo el contable, sino tambin el vinculado con los otros sistemas (Compras, Produccin; Almacenes; Personal; Bienes de Uso; etc.) existentes en la empresa. Los procedimientos operativos que hacen a la estructura misma del sistema, como ser: consumos especficos por producto, por procesos y por actividad; tiempos de elaboracin; definicin de los departamentos operativos y de servicio; como complemento de lo anterior, o como alternativa, definicin de las actividades; determinacin de la capacidad instalada de los departamentos o actividades; etc. Se incluyen tambin los formularios propios del sistema como ser: hojas de costos de productos y semiproductos; formularios para la toma de procesos al cierre del mes; hojas de costos de rdenes de trabajo o de produccin; distribucin de departamentos de servicios; cost-drivers de las actividades; mdulos de asignacin de la carga fabril a los productos; y adems todos los informes que resultan del sistema. Podramos incluir tambin en este grupo: el costo variable y, en su caso, el fijo por sector, actividad o producto y semi producto; la contribucin marginal unitaria; la contribucin marginal total ante diferentes volmenes de venta, etc.
Pgina 5
LA INDUSTRIA Y EL SISTEMA DE COSTOS Un sistema de costos permite determinar los costos unitarios de produccin sobre la base de los registros contables. Esto significa a valor histrico. Los costos de produccin son todos los gastos incurridos para la obtencin de los productos. Dichos gastos, acumulados en un perodo, deben valorizar la produccin obtenida en el mismo. De este modo, dichos gastos se van a activar, mediante las cuentas de inventarios que correspondan. Los gastos para otros fines (administracin, ventas, financieros, etc.) son trasladados a cuentas de resultados y se recuperarn deducindose de la utilidad bruta. Para disear sistemas de costos debemos contar con dos (2) elementos indispensables: - Datos o informacin de las operaciones: a. Utilizacin de los insumos b. Utilizacin de la mano de obra. c. Costos indirectos - Una asignacin y/o distribucin razonable de los costos incurridos En un principio tendremos que aceptar que los sistemas de costos dependen exclusivamente del grado de controles internos que existan en las diferentes dependencias de la empresa, por lo que es posible afirmar que los costos son el resultado del xito de otros sistemas. No se podra concebir por ejemplo, un buen sistema de costos, con un deficiente sistema de control de inventarios, que haga imposible obtener la informacin de los consumido por el proceso de produccin, o con un sistema de control de produccin que no puede informar dnde o cmo ha utilizado los insumos. Por ltimo, una contabilidad general atrasada y engorrosa que no permita contar con informacin detallada de los gastos incurridos al final de cada perodo ser una gran aliada del fracaso de la implementacin de un sistema de costos. En resumen, un buen sistema de costos consiste en recopilar los gastos incurridos para el proceso de produccin y asignarlos y/o distribuirlos razonablemente a los productos. La primera parte depende de toda la empresa, y la segunda de la capacidad y experiencia de quienes decidan entre diferentes alternativas, la forma de asignar y/o distribuir los gastos entre los productos.
Pgina 6
DISEO GLOBAL DEL SISTEMA Solo existen dos tipos clsicos de procesos de produccin: Lotificado: Donde cada lote se procesa de manera independiente, desde su inicio hasta su terminacin, y no se mezcla en ningn momento con otros productos. Por ejemplo: una fabrica de camisas. Continuo: Donde el proceso de produccin es ininterrumpido, no hay lotes. Por ejemplo: una fabrica de harina de pescado. Cada uno de estos tipos de procesos de produccin, permite la acumulacin, asignacin y/o distribucin de los gastos de manera distinta; por lo que la planificacin de un sistema de costos, debe estar en funcin del tipo de proceso de produccin, adaptndose a sus ventajas y limitaciones, sin que exista ninguna posibilidad de eleccin diferente. Cuando el proceso es lotificado, es fcil identificar los consumos de materias primas, auxiliares y envases con cada uno de los lotes, desde el momento que se retiran del almacn. Es posible adems, controlar las horas que los distintos trabajadores utilizan en los lotes procesados. Obviamente existen otros gastos que son comunes por lo que cuando se incurren en ellos, no es posible identificarlos con ningn lote. Se denominan costos indirectos y se deben prorratear a los productos en forma razonable. Cuando el proceso es ininterrumpido, no es posible identificar los consumos de materias primas, auxiliares y envases con algn lote (estos simplemente no existen) por lo que al retirarlos del almacn, son acumulados de manera global. Tampoco es posible, controlar las horas utilizadas por los trabajadores en relacin a lotes. Prcticamente todos los costos deben acumularse en forma global y decidir al final del periodo cmo asignarlos. Una vez determinado el tipo de proceso de produccin se deber verificar: - Que el sistema de control de inventarios sea adecuado, es decir, que se mantenga el control fsico y valorizado de los ingresos, salidas y saldos. Que las existencias estn codificadas, para que resulte fcil su identificacin. Que las salidas puedan especificar el destino de los consumos. - Que el control de la mano de obra permita identificar la utilizacin por los diferentes procesos o productos elaborados. - Que el control de los dems costos, denominados costos indirectos, permita obtener al final del perodo el importe que se debe prorratear entre los productos procesados. Este control lo debe efectuar el sistema de contabilidad general, mediante un buen uso de su Plan de Cuentas.
Pgina 7
RECOMENDACIONES PARA EL DISEO GLOBAL DEL SISTEMA Con el propsito de evitar dificultades en la implementacin de un sistema de costos, es preferible antes de iniciar el diseo detallado, confirmar la existencia de los sistemas que garanticen la obtencin de la informacin imprescindible para la determinacin de los costos de produccin. Es una verdad muy dura, pero se debe aceptar que las mayoras de las empresas del pas, no cuentan con sistemas eficientes que permitan contar con informacin para costos, por lo que se debe acordar con la direccin, hasta dnde se puede contar con lo solicitado. Se tendr que entrar en una suerte de negociacin y determinar claramente de qu se dispone o se dispondr para el sistema de costos. Adaptarse a lo disponible, es el reto de la implementacin; obviamente, cuanto menos tengamos para costos, ms nos alejamos del detalle y nos acercamos a la estimacin. Por ejemplo, si no hay control de utilizacin de la mano de obra, la asignacin a los productos se efectuar mediante un prorrateo razonable. Si no existiera control de activo fijo, las depreciaciones no podrn asignarse en forma directa, sino igualmente mediante prorrateos razonables. EL RETO DE IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE COSTOS Hasta hace muy pocos aos los sistemas de costos, aparte de ser muy escasos, se procesaban en forma manual y el responsable de su manejo era un experto en matemticas, efectuando clculos a gran velocidad. Adems a travs del tiempo iban sufriendo cambios a gusto del usuario o del responsable de turno, que resultando imperceptibles a simple vista, podan distorsionar los resultados desde el punto de vista tcnico. Ahora, en plena era de las computadoras, ya no se concibe un sistema de costos para proceso manual. De este modo a la empresa, que desea implementar un sistema de costos, se le juntan dos problemas: 1. Disear un sistema de costos. Labor que debern asumir profesionales de contabilidad, administracin y produccin. Consiste bsicamente en definir: a) Los procedimientos administrativo-contables de recopilacin y control de documentos y comprobantes sustentatorios de las operaciones. b) Las caractersticas del registro y clasificacin de las operaciones, a travs de los documentos. c) La metodologa para la asignacin y/o distribucin de los costos a los productos elaborados. d) La frecuencia, tipo y detalle de la informacin requerida.
Pgina 8
2. Estructurar los programas para el procesamiento del sistema de costos Labor que debern asumir profesionales en computacin. Los programas no son el sistema de costos, son el medio para su procesamiento. Lamentablemente, por precipitacin y ahorro mal entendido se contrata un experto (y a veces no tanto) programador y se le entrega todo el trabajo. Resultado: ni mencionarlo, el fracaso mas absoluto. Es probable que se le atribuya toda la culpa al programador, diremos que no sabe nada, que nos buscaremos otro mejor, que nos debe devolver la plata, etc. Algunos pueden aconsejar que se contrate un brillante analista de sistemas, o an ms, a un ingeniero de sistemas, y de esa manera los problemas de diseo e implementacin quedarn resueltos. Sin embargo, y sta no es una opinin, simplemente es la descripcin de un hecho repetido, los sistemas no funcionarn eficientemente, si es que funcionan. CONCEPTOS BASICOS EN LA INSTALACION DE UN SISTEMA DE COSTOS 1.- CONTABILIDAD CONSTRUCTIVA La finalidad de toda industria es la produccin de bienes econmicos, pero para producirlo eficientemente se necesita conocer su costo. Un sistema de costos, es solo un medio de control de la produccin. Si la operaciones son simples, el sistema de contabilidad de costos tendr que ser elemental. Si la produccin es complicada, paralelamente el sistema de costos tendr mayor complejidad. De esto se desprende que un sistema de costos es un medio para llegar a un fin, pero no es el fin mismo; y que su mecanismo, simple o complejo, depender en esencia del grado complejidad del proceso productivo. 2.- COSTO DE INSTALACION Y DE OPERACIN Para instalar un sistema de costos, precisa calcular su costo de instalacin y a la vez de operacin. Un sistema no solo esta representado por las formas que se usen, sino por el personal y el equipo necesario para su funcionamiento. Para justificar la instalacin de un sistema, es preciso determinar su costo en cuanto a personal, equipo y material en relacin con el rendimiento del negocio. Los sistemas de costos son validos para un volumen de operaciones determinado y para un tiempo determinado. Las industrias que estn en constante crecimiento no pueden estar limitadas por un sistema. Si crece la industria, tendr que adaptarse a ella el sistema (siempre debe adaptarse el
Pgina 9
sistema al negocio y no el negocio al sistema). Los sistemas no pueden ser permanentes dentro de nuestro actual estado de cosas. Sufren constantes cambios para adaptarse al desenvolvimiento de la industria, de la legislacin que impone nuevas normas y de las propias circunstancias especiales provenientes del cambio constante de los diversos factores que concurren en la produccin. Por lo tanto, los sistemas no deben considerarse como inmuebles, si no como instrumentos sujetos a constantes reformas para adaptarlos a las necesidades teniendo en consideracin que la industria es por naturaleza propia dinmica e inestable. 3.- SISTEMATIZACION La sistematizacin se ha definido como la clasificacin y ordenacin de las funciones de una empresa, y la creacin de los medios de registro de las actividades de la misma de acuerdo con un plan coordinado. El sistematizador debe dominar los principios y las practicas de contabilidad, tener facilidad para ver los problemas en su conjunto y en sus detalles, y sobre todo tener la facultad de coordinar. Su labor es esencialmente tcnica. A medida que las operaciones industriales se especializan, los sistematizadores se ven obligados, por el inmenso cmulo de detalles de su profesin, a especializarse tambin. En los pases de organizacin industrial avanzada existen especialistas en cada rama de produccin. En nuestro medio dado que apenas se esta abriendo el mercado para sus servicios, el sistematizador no es, en el estricto sentido de la palabra, especialista, si no un portador de diversas especialidades; por esta razn, ser mas til el estudio de la tcnica de la instalacin desde un punto de vista general. La finalidad de todo sistema de contabilidad es la obtencin de informes oportunos consecuentemente, los informes constituyen la meta principal del sistematizador. 4.- DIFICULTADES POR VENCER La instalacin de un sistema tiene numerosas dificultades que vencer. Generalmente una de las principales consiste en su falta de simpata, tanto ante las personas a quienes se va ha reformar el procedimiento de trabajo, como de aquellas que ya tienen rutinas establecidas por bastante tiempo, y cree haber llegado a la cspide de la perfeccin. 5.- PLAN DE TRABAJO La sistematizacin requiere un plan de trabajo. Este puede ser dividido en: Estudio de las necesidades de la empresa. Proyeccin o planeacin. Instalacin. 6.- ESTUDIO DE LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA
Pgina 10
La instalacin de cualquiera de los sistemas de costos requiere el estudio de las necesidades de la empresa. Esto abarca el estudio de la organizacin en su conjunto, tanto especial atencin al conocimiento de las labores del personal de oficina de la produccin; estudio de los estados e informes, clases de productos tipos y medidas; cantidad, con sus valores, producidas en cada una de las lneas de artculos; numero de empleados y operarios que prestan sus servicios, e importante de los sueldos y jornales; mtodos utilizados en la produccin, implicando el conocimiento de cmo se reciben, almacenan y expiden los materiales; como se transforman estos materiales; como se registra y aplica a la produccin el tiempo de los trabajadores; como se acumulan y prorratean los gastos de produccin; como se controlan la herramienta, el equipo y la maquinaria; estudios del catalogo de cuentas y de la contabilidad y administracin general; mtodos de confrontacin interna; mtodos de auditoria. En una palabra precisa conocer el funcionamiento de la empresa como unidad econmica, dedicando especial atencin al proceso productivo. Ha surgido la pregunta: por donde principiar el estudio de las necesidades de una empresa, con la finalidad de instalar un sistema de costos? Por el almacn de materias primas siguiendo el proceso de transformacin hasta convertirlos en producto terminado ya almacenado? o debe principiarse por departamentos de venta encargado de la distribucin del producto?. Entre estos dos mtodos opuestos de trabajo, quiz el mas adecuado, en trminos generales sea el de principiar el estudio por el departamento de ventas de los productos elaborados por que en este departamento de dar cuenta el organizador de las lneas mas importantes, y en consecuencia, las que mayor volumen de operaciones proporcionan al negocio. De esta manera, cuando el tcnico estudia el proceso de fabricacin, eliminar los detalles intiles en que con tanta frecuencia esta expuesto a caer cuando no se tiene metas bien definidas; pero debe advertirse que los dos procedimientos de investigacin sealados tienen aplicacin en la prctica. Todos los datos y observaciones recogidos deben registrarse en un libro de hojas mviles con el fin de clasificarlos y que a la vez sirvan de futura referencia. Esta parte recolectora de datos es muy importante, pues es la base de la investigacin y de futuros informes. En algunas ocasiones se acostumbra hacer un informe por escrito de la situacin contable en que se encuentra la empresa. En otras, este no es necesario si no basta tan solo examinar las principales irregularidades y discutirlas con el director de la empresa. Depende en cada caso de las circunstancias y de la rapidez con que se debe proceder a la organizacin o reorganizacin. 7.- DISCUSIN DE LAS IDEAS Cuando ya se tiene en mente y por escrito el anteproyecto del sistema recomendando, conviene discutirlo con el personal ms capacitado y con los directores de la empresa. En esta discusin pueden aclararse puntos que aparentemente no ofrecen dificultades pero que en el fondo pueden estar
Pgina 11
sujetos a una torcida interpretacin. Todo sistema para implantarse, debe estar basado en un estudio intenso de los diversos mtodos que pueden utilizarse, elegido el que por su economa y seguridad proporciono mayor eficacia para la operacin de la empresa. 8.-RECOMENDACIN DEL ANTEPROYECTO Despus de haberse discutido las partes fundamentales del sistema, puede formularse un anteproyecto, eliminando todos aquellos elementos que sean innecesarios, considerando que los directores y funcionarios tienen muy limitado su tiempo. La brevedad y la claridad son cualidades indispensables de todo buen informe contable. Los siguientes datos sern muy tiles para dar una idea clara del sistema: Que objetivo se persiguen al implantar el sistema. Cual es el costo de instalacin de este sistema. Cual es el costo de operacin del nuevo sistema. Cuales son beneficios y ventajas que derivan de el.
9.- PROYECTO Las ideas son el alma del sistema. La acumulacin de estas, su examen, su arreglo y su presentacin en forma de proyecto constituyen un solo proceso, el sistema de costo en una nueva industria debe tener como base, en todo lo que sea posible la experiencia de industrias similares. Por lo tanto, las ideas ya experimentadas en otros negocios tienen gran importancia. Esto requiere un trabajo de investigacin ordenada. Al mismo tiempo, las opiniones de quienes estn constantemente en contacto con las necesidades, son muy tiles para la sistematizacin. Dentro de las asociaciones industriales y las profesionales, en los pases de industria avanzada, se acostumbra tener intercambio de ideas con el fin de darlas a conocer a sus miembros. De este intercambio se obtiene una economa de esfuerzo pues muchos de los problemas ya han sido resueltos y basta solo recurrir a las fuentes de informacin para solucionarlos. As pues, la prudencia aconseja tomar antecedentes de lo que han hecho industrias similares. Adems, el organizador deber estar al da en cuanto a informacin de los mtodos mecnicos para la contabilizacin de las operaciones, recomendando el equipo ms eficiente y ms econmico. 10.- FORMAS Como por medio de formas o esqueletos se obtiene el control contable de las operaciones fundamentales de una industria, el diseo de la misma requiere especial atencin; y dado que cada forma tiene un costo, es preciso obtener el mayor rendimiento posible y de ella. Los siguientes principios debern tenerse presentes para el diseo: Precisar claramente su objetivo. Procurar que contenga toda la informacin necesaria con el fin de que llene el objetivo para el cual se crea.
Pgina 12
Saber quienes son las personas y departamentos que necesitan copia de ella para expedir las copias necesarias. Escoger la clase de papel adecuado, teniendo en consideracin que hay formas que se manejan muchos, y por lo consiguiente, deben tener un papel ms resistente que aquellas que se utilizan una sola vez. Escoger el tamao aconsejable, teniendo en consideracin las facilidades para su archivo. Escoger el tipo o tipos de imprenta mas indicados. Anotar en la forma instrucciones breves sobre su manejo para evitar malas interpretaciones. Investigaciones recientes han puesto de manifiesto los despilfarros a que a dado lugar el empelo de una papelera inadecuada, bien sea por que no esta diseada convenientemente, bien por que el papel no sea el indicado, o bien por que su contenido no se ajuste a las necesidades del negocio. 11.- INSTALACION Una ves que el proyecto presentado ha sido aprobado es preciso llevarlo a la practica. Como es casi imposible prever las dificultades que pueden tener en su operacin, por lo que es imprescindible someterlo a observaciones en un lapso razonable. La seleccin del personal y su adecuada instruccin, son indispensables para asegurar el buen funcionamiento del sistema. Del factor humano depende en gran parte la buena marcha del sistema elegido. Esta preparacin puede darse por medio de instrucciones escritas o por medio de plticas individuales o conferencias, siendo de recomendarse todas las medidas utilizables para ganarse la buena voluntad y el entusiasmo del empleado. Cuando la empresa es pequea puede instalarse de una vez, el sistema en todas sus partes. Generalmente se escoge el principio de un periodo para dar apertura al nuevo mtodo, pero cuando la empresa es grande, es ms prudente practicar cambios parciales en atencin a las circunstancias. Refirindose a la parte de los costos, es de recomendarse, en primer termino establecer control inmediato sobre el material. Esto significa controlar las compras, almacenaje y distribucin del mismo. Controlando el material, el siguiente paso es el control sobre el trabajo despus de esto, procede el control de la produccin en proceso, lo cual requiere el estudio de la produccin, el estudio de los costos en los auxiliares correspondientes, los coeficientes de gastos de produccin que se deben prorratear, as como la concentracin de los diversos factores de costo; y por ultimo, el control del almacn de los productos terminados. 12.- SUPERVISION Despus de instalado el sistema, es conveniente supervisar su funcionamiento con el fin de corregir y ajustar las diversas piezas del sistema, que solo la practica descubre que estn desajustadas.
Pgina 13
13.- LIBROS DE INSTRUCCIONES Quien instala un mtodo, no puede estar constantemente explicando su funcionamiento; de aqu la necesidad de que haya un manual o libro de instrucciones que contenga el detalle del funcionamiento de cada parte del sistema. Este manual deben contener, por lo menos el siguiente material: Plan de cuentas, cada cuenta deber estar identificado por un smbolo ya sea numrico o alfabtico, explicando su funcionamiento. Lista de todas las formas y registros, adjuntando copia de cada uno de ellos, as como instrucciones para su uso. Detalle de la rutina y procedimiento para el control de cada uno de los factores de costo. En resumen, para proyectar e instalar un sistema, hay que estar en antecedentes de los hechos en otras empresas similares; si se tratan de reemplazar un sistema antiguo por uno nuevo, la poltica mas adecuada es la de implantarlo por partes y no tratar de hacerlo todo a un tiempo; las necesidades especificas del que dirige la empresa y la informacin especial que desee, debern de ser la meta al sistematizar el trabajo; el costo de instalacin y operacin del sistema deben de calcularse y tenerse en consideracin. La instalacin del sistema no se refiere tan slo al hecho de proveer de formas y procedimientos, si no que es un labor coordinada y educacional del personal. Para que el sistema d su mximo rendimiento, debe de supervisarse al igual que se vigila la marcha de una maquina. Todo sistema, con el tiempo, se envicia, envejece y deforma. Peridicamente conviene hacer los ajustes a las piezas gastadas, renovndolas por nuevos procedimientos adaptables a las nuevas necesidades de la empresa. COMO INSTALAR O REVISAR UN SISTEMA DE COSTOS EN EMPRESAS INDUSTRIALES Y DE TRANSFORMACION El sistema a instalar o revisar puede abarcar a la empresa en su conjunto, a un sector de su organizacin o a algunos de los subsistemas, funciones, procesos, actividades o tareas que comprenden las reas de: 1) adquisicin de suministros (bienes y servicios comprados a terceros) para cumplir adecuadamente con las funciones productoras normales del ente, 2) departamentos, centros o mquinas que conforman el rea de produccin; 3) departamentos y centros para la prestacin de servicios auxiliares o de apoyo. 4) rea comercial; 5) rea Financiera;
Pgina 14
6) rea Contable. En este trabajo nos referiremos a la instalacin o revisin de un sistema integral. De acuerdo con las modernas tcnicas de gerenciamiento, definiremos la actividad como una nueva unidad de anlisis que tiene por objeto determinar ms eficientemente los costos, al pasarse del tradicional centro de costo funcional determinado por el organigrama o sea el "lugar de costo" al concepto de actividad como "causante del costo". Esto significa que se debe calcular el costo de las actividades antes que el de productos y servicios y luego recin las actividades trasladarlas a todo lo comercializable de acuerdo a lo que ellos consuman de tales actividades. Toda actividad pues para cumplir con su cometido debe necesariamente consumir recursos materiales (materias primas, instalaciones, energa elctrica, mantenimiento) y recursos humanos (mano de obra directa, supervisin) produciendo o generando el costo. Hay que tener en cuenta que toda instalacin o revisin de un sistema requiere seguir, por lo menos, cinco pasos, a saber: 1er.Paso- Relevamiento informativo 2o. Paso- Diagnostico 3er.Paso- Presentacin y discusin del proyecto 4o. Paso- Instalacin y puesta en marcha 5o.Paso- Control de marcha o mantenimiento 1o Paso Relevamiento Informativo Este relevamiento se efecta en dos etapas: 1.1. La entrevista inicial. Corresponde al primer contacto con el sector a analizar y en la cual los directivos plantean sus necesidades. En este momento se deber tener una charla tcnica con tales directivos y proceder a visitar el rea a estudiar para un relevamiento general que facilite apreciar la magnitud del trabajo a encarar. 1.2. La recoleccin de los datos. Comprende la tarea de la bsqueda y acopio de la informacin sobre el rea o reas pertinentes para emitir el diagnostico. Entrevista inicial y relevamiento primario En esta etapa se buscara una primera apreciacin visual y de campo sobre: a) artculos que elabora o transforma la empresa ya sea como actividades propias o subcontratndolos con terceros ajenos mediante modalidades de asociacin, "cadena de valores" o cooperacin empresaria. Tipos y caractersticas principales de los productos comercializables. b) tareas, actividades o procesos que componen la secuencia de elaboracin o transformacin. Breve apreciacin sobre la validez tecnolgica en el corto y
Pgina 15
mediano plazo. Denominacin secuencial de departamentos, centros y actividades que integra o agrupa tcnicamente la cadena productiva con vistas a analizarla y validarla, si correspondiera, en el nuevo esquema a disear. c) tipo de maquinas, equipos, instalaciones y edificios que se posee para el proceso integral de elaboracin o transformacin de productos as como de los que componen los servicios auxiliares autogenerados. Vida til esperada, repuestos, piezas y accesorios necesarios para su operatividad. Limitaciones tcnicas de los equipos en general o por el contrario ventajas comparativas que se pueden apreciar o estimar en capacidad y tecnologa. d) capacidad mxima prctica y niveles de actividad de planta que pueden utilizarse en un horizonte de prediccin tanto en el corto como en el mediano plazo con vistas a acotar los presupuestos de costos indirectos fijos tanto estructurales como operativos a cada nivel de aprovechamiento esperado. e) tipo de suministros (bienes y servicios de terceros) que se consumen o utilizan para la elaboracin o transformacin de los productos. Origen de los mismos. Facilidad o dificultades para su obtencin. Especificaciones y normas tcnicas utilizadas para posibilitar la adquisicin de tales suministros a precios razonables y competitivos. Codificacin de los suministros que facilite su catalogacin, y coordinacin con el plan de cuentas y con el presupuesto de compras respectivo. Incidencia porcentual de las materias primas y materiales directos en el costo industrial. f) caractersticas de los almacenes de materiales, seguridad y correcta tecnificacin tanto en la guarda como en la economicidad de espacios y movimiento para el mejor cumplimiento de sus fines. Breve apreciacin del contenido de los almacenes. Ubicacin estratgica de los mismos. g) dotacin de personal necesaria para la elaboracin o transformacin de los productos as como de la atencin de los servicios auxiliares o de apoyo, segn se trate de personal permanente, mvil o transitorio, efectivo o contratado. Calificacin profesional requerida en las tareas. Verificacin si se cuenta con organigrama bsico del personal y con manual de especificaciones del cargo y de las tareas a cumplir. Incidencia porcentual en el costo industrial de la mano de obra directa. h) existencia de un sector encargado de la emisin de normas y procedimientos para el cumplimiento de las tareas productivas, de las auxiliares y las de reas no fabriles (comercializacin, financiacin, administracin). Verificacin que las normas y procedimientos expresen con precisin el tiempo estndar de los procesos y secuencias productivas y modalidad de medicin y comprobacin del cumplimiento efectivo de tales tareas as como las de los sectores y actividades que les accedan. Posibilidad de validarlas en el nuevo diseo a proyectar. i) costo unitario y total de los productos elaborados. Forma y secuencia seguida para la obtencin contable o en su caso su estimacin extracontable para uso
Pgina 16
gerencial. Tiempo que insume mensualmente la generacin de tal informacin. Mtodo de validacin del sistema de costos. Comparacin existente con competidores a nivel nacional e internacional. Importes mximos que se han contabilizado en el ltimo trimestre en concepto de costos indirectos de fabricacin y metodologa seguida para su absorcin por los productos terminados. Igual criterio con todos los gastos incurridos para comercializar y financiar los productos en el citado perodo desagregados por partidas principales. Desvos significativos observados en el monto erogado versus produccin procesada. Montos "base" y "montos techos" para cada nivel de utilizacin dentro de la capacidad mxima practica determinada o seguida hasta el presente. Igual criterio con los correspondientes a los gastos de comercializacin y de financiacin. j) registros y documentos respaldatorios de costos que se utilicen para toda la secuencia productiva. Mtodos y oportunidad de registracin. Demoras observables. Formas de eliminarlas o al menos mitigarlas. Medios de procesamiento de la informacin de base. Grado de computarizacin de las tareas. Programas de computacin utilizados que permitan relacionar todas las etapas de produccin, contabilizacin y emisin de la consecuente informacin para uso de la Direccin. Informes gerenciales en uso y periodicidad de su emisin. Informes de las areas comerciales y financiera existentes. Grado de relacin que guarda con los de costos y eventualmente con los de control de gestin si los hubiera k) caractersticas de los controles internos que se practican y eventuales puntos dbiles perceptibles en los mismos. Posibilidad de perfeccionarlos. 2o Paso DIAGNOSTICO Corresponde al primer informe de situacin y esencialmente consiste en: 1) efectuar una breve sntesis sobre las rutinas analizadas dentro de la empresa que constituir la base para la elaboracin del diseo e instalacin o rediseo del sistema de costos. 2) sealar los errores de control interno hallados y las medidas que se aconseja para solucionarlos. Indicar las reas donde se juzga se encuentran los puntos dbiles a corregir. 3) proponer el nuevo sistema segn un cronograma tentativo, fijando los objetivos a alcanzar en cada etapa de la instalacin, con la colaboracin y entrenamiento simultneo del personal de la empresa que asumir la tarea de operarlo. 4) indicar la conveniencia de disponer de un perodo de transicin donde desarrollar mtodos extracontables de costeo rpido que en el futuro inmediato empalme con el contable de registro y custodia.
Pgina 17
5) sealar sobre la calidad, contenido y oportunidad de la informacin hallada para fines de costos, control y toma de decisiones y una breve apreciacin sobre posibles mejoras a introducir en la misma. 3o.Paso PRESENTACION Y DISCUSION DEL PROYECTO 3.1. Presentacin del Proyecto. Comprende la propuesta del nuevo esquema a instalar, tareas a realizar y costo estimado de funcionamiento. Para ello se someter a discusin: 1) sistema de costo estndar que se propone para la empresa, sea por rdenes especficas o por procesos segn las caractersticas de la industria de elaboracin o transformacin de que se trata. Procede la revisin de todos los puntos que comprendi el relevamiento, para listarlos ordenadamente en el nuevo diseo. 2) plan de trabajo tentativo con fechas estimadas de cumplimiento de cada etapa del trabajo. Se indicara el nmero de etapas que se aprecian necesarias para implementar el sistema as como el tiempo que insumir cada una de ellas en horas parciales y totales. 3) estructura general del sistema que se propone, la forma que se aprecia debe funcionar e informacin bsica que brindara a cada nivel de la organizacin. Rutinas y procedimientos administrativos que se considera aconsejable proponer y cuales habr que alterar, modificar o sustituir respecto de lo vigente. 4) grado de complejidad que se advierte en la tarea por la magnitud de la empresa, por los procesos a redisear y costear y por la necesaria adaptacin, capacitacin o incorporacin de personal en las actividades respectivas. 5) costo aproximado de la instalacin y funcionamiento del sistema en lo referente a equipo humano (cantidad en cada dotacin y calificacin laboral o profesional deseada) as como tecnolgico (computadores en nmero y tipos de programas que requerira cada etapa). 6) evaluacin de la necesidad de recomendar que la puesta en marcha del sistema, vaya acompaada de la reorganizacin de determinadas reas de la empresa. Ello tiene por objeto posibilitar la introduccin de mejoras en la secuencia de los procesos de elaboracin o transformacin de productos o en la generacin de los servicios auxiliares, la racional utilizacin de maquinas, equipos e instalaciones principales y auxiliares, dotacin de personal tanto directo como indirecto y recomendaciones para la ms adecuada poltica de inventarios acorde con las exigencias de la produccin y eventualmente de la comercializacin. 7) costo estimado de registros y formularios necesarios para la operatividad de sistema. Se indicara expresamente la posibilidad de adaptar formularios en uso para evitar gastos de impresin o superposicin de los mismos hasta que,
Pgina 18
agotados, permitan su substitucin o reemplazo por los ms adecuados a las exigencias del nuevo diseo. 8) tareas, actividades o procesos que se considere necesario encarar, modificar, adaptar o introducir respecto a las actualmente en ejecucin para que sirvan sin inconvenientes a las necesidades derivadas del nuevo sistema. 9) tiempo que se aprecia como necesario como perodo de inspeccin luego de la implantacin del sistema, para solucionar las dificultades imprevistas o de ajuste durante el lapso de puesta en marcha del sistema. 10) temas que se considera prudente revisar con la implantacin del nuevo sistema, tales como el rediseo integral a la luz del acortamiento de tiempos de tarea, liberacin de espacios y flexibilizacin del flujo productivo, empleo de nuevas tecnologas, nuevos reequipamientos, complementacin de actividades que ayuden al mejor y racional empleo de los medios de produccin y sus servicios de apoyo. 11) estudio de los generadores de costo para aplicar las distintas actividades a los bienes comercializables en orden a la introduccin de la metodologa de ABC. Discusin del Proyecto. Comprende la tarea de: 1) aclarar temas o aspectos dudosos del proyecto o que puedan ser materia opinable, con la consecuente discusin de posibles alternativas que mejoren el perfil del nuevo sistema tanto en su fase tcnica como econmica de su implantacin. 2) ajustar detalles en cuanto a los tiempos para la implantacin, prueba e inspeccin respectiva. 3) atender inquietudes de los futuros usuarios hacindolos participes del deseado xito del proyecto. 4o.PASO INSTALACION Y PUESTA EN MARCHA Comprende la diagramacin de la secuencia de tareas, actividades y procesos tcnico-fabriles, la seleccin y capacitacin del personal y el ajuste de registros y formularios que integran el sistema. Incluye la confeccin en paralelo, a medida que se va implantando el sistema, del Manual de Procedimientos que se integre en un cuerpo orgnico por el cual debern regirse los diferentes sectores involucrados en el mismo. Para ello cabr:
Pgina 19
1) integrar la dotacin ideal de personal imprescindible (generalmente la mnima previendo su gradual expansin conforme con los niveles de actividad que se vayan previendo) incorporando a los que asumirn en cada una de las tareas operativas especificadas en el diagrama productivo, incluyendo al personal vinculado con el registro y procesamiento de la informacin. 2) listar los registros principales y auxiliares que compondr el esquema de informacin contable, con la dotacin del personal de tareas y supervisin responsable de su ejecucin. 3) listar los formularios numerados correlativamente que conforman cada actividad a costear y enunciar las modificaciones a introducir a los que se hallan en uso en la actualidad, para ajustarlos a los nuevos requerimientos del sistema. Agregar el cursograma respectivo. Indicar el supervisor responsable del cumplimiento y diligenciamiento de cada tarea. 4) listar los programas de computacin y equipos necesarios para procesarlos as como el nombre de los usuarios de los registros referidos en 2) y 3). Indicar los sectores de trabajo que requerirn los servicios informatizados y perodos en el mes en que deben estar disponibles para informacin y control. Sugerir la metodologa de archivo computadorizado de la documentacin correspondiente, as como las medidas a adoptar para su resguardo y seguridad. 5) instrumentar el plan de cuentas, su clasificacin, numeracin y mtodo de ordenamiento para que sirva simultneamente con fines contables, presupuestarios y de caja. Se indicara el significado de cada cuenta en trmino de dbitos y crditos y el respectivo saldo. Se explicara la metodologa de apertura y cierre de las cuentas y la oportunidad en que ello se realiza. Se efectuara un agrupamiento bsico de las cuentas con arreglo a los ttulos siguientes: 5.1. Cuentas de Activo 5.2. Cuentas de Pasivo 5.3. Cuentas de Patrimonio 5.4. Cuentas de Resultado (Ingresos y Egresos) 6) listar los asientos de diario que resuman secuencialmente la actividad mensual de la empresa en lo que hace a cada centro principal o auxiliar y su integracin para la obtencin de los costos unitarios y totales de los productos elaborados y transformados, para compararlos con los estndares y presupuestarios y determinar los eventuales desvos. 7) listar los asientos que resuman las actividades de las reas de distribucin, financiacin, administracin y tributacin para compararlos con los estndares presupuestarios y determinar los eventuales desvos.
Pgina 20
8) fijar la capacidad mxima prctica o habilidad tcnica de planta (maquinas, equipos) con desglose por centros de costo o de actividad, sea de tipo fabril como de servicio. Todo en horas planta y maquinas. 9) fijar el nivel de actividad que es el grado o volumen de aprovechamiento esperado o programado de la capacidad de planta, con desglose por centros de costo o de actividad, sea de tipo fabril como de servicio. Todo en horas planta y maquinas. 10) determinar el procedimiento para calcular y medir los costos de improductividad de planta con desglose por centro de costos o de actividad, sea de tipo fabril como de servicio. 11) diagramar listando secuencial y pormenorizadamente las distintas tareas operativas de elaboracin y transformacin de los productos, con clara identificacin de los momentos de transferencia de semiproductos y de terminacin parcial o total de los mismos. Fijar la metodologa por la cual se documenta internamente y se registra la citada secuencia a los efectos del clculo del costo del centro, de la actividad y del producto. 12) clasificar listando el ABC Pareto de los distintos productos que se elaboran y transforman y los que tcnicamente se podran elaborar y no se hace, agrupados por lneas y familias segn sus caractersticas tcnicas comunes o de mercado. Analizar la posibilidad de reagruparlos en funcin de las tareas que agregue mayor valor relativo. 13) emitir las normas y procedimientos para verificar en tiempo real el cumplimiento de las tareas o actividades estandarizadas de ndole fabril y de servicio autogenerado. Las mismas debern explicitar la duracin del tiempo estndar fijando tcnicamente para cada proceso (tarea o actividad) parcial, la cual totalizada deber coincidir con el volumen en horas del punto 9, a los efectos del control cruzado con la informacin presupuestara. 14) emitir las normas y procedimientos para la emisin y seguimiento de las rdenes de produccin y el control de las hojas de costo. Igualmente de su liquidacin y costeo. 15) fijar las normas y procedimientos para emitir rdenes de trabajo de servicio interno y de reparaciones varias tanto ordinarias como extraordinarias (mantenimiento, engrase, sustitucin de piezas, partes y repuestos) la metodologa para darlas por concluidas y para su absorcin por los costos sea mediante activamiento o con cargo a costos indirectos de fabricacin. 16) indicar las formas e instrumental de medicin a emplear para cuantificar los distintos procesos de tipo fabril y de servicio.
Pgina 21
17) determinar la unidad de medida uniforme o de conversin y de aceptacin internacional, para documentar la secuencia operativa de la elaboracin y transformacin de productos. 18) determinar la unidad de medida uniforme o de conversin para facturar a los clientes, si difiriere de las que reglan la produccin. 19) emitir las normas y procedimientos para instrumentar la adquisicin de insumos y servicios necesarios para la produccin, as como para la recepcin cuantitativa y cualitativa, el correcto almacenamiento, recuento fsico, peridico y la entrega a los sectores usuarios. Incluye las normativas que aseguren la adquisicin o contratacin bajo especificaciones tcnicas reconocidas nacional e internacionalmente. 20) fijar polticas de inventarios de materias primas y materiales, productos intermedios y terminados, acorde con las exigencias de elaboracin de productos y el presupuesto financiero. 21) fijar polticas de mantenimiento preventivo de maquinas, equipos e instalaciones tanto del rea fabril como auxiliares as como de los medios de transporte interno y externo que se vincule eventualmente con la comercializacin. 22) fijar polticas para el tratamiento o destino de insumos y productos fuera de especificacin, instrumental fuera de uso y materiales varios de descarte. Modalidad para disponer de los mismos. 23) fijar polticas de depreciacin de los bienes de uso teniendo en cuenta los avances tecnolgicos a que estn expuestos y las previsiones para su sustitucin o puesta al da en su caso. 24) fijar polticas de constitucin de previsiones extraordinarias para afrontar paradas imprevistas o roturas y reparaciones extraordinarias, independientemente de las previsiones a que se refiere el punto 21). 25) proponer la adopcin de polticas de contratacin, capacitacin bsica, actualizacin y especializacin, promocin y retribucin- incluidos incentivosde la mano de obra en general indicando la dotacin bsica indispensable para cada puesto de trabajo determinado en el organigrama a regir en el nuevo sistema a disear. 26) proponer un sistema de tiempo estndar de utilizacin de mano de obra directa por cada tarea, actividad, proceso o centro de costo fabril y de servicio, su registracin y asignacin respectiva, posible de comparar con los valores resultantes para ajustarlos en el caso de presentarse desvos eventuales. 27) determinar sobre la base de los valores "techo" y "piso" relevados oportunamente, el monto mensual de costos indirectos fijos y variables como
Pgina 22
una matriz flexible presupuestara. Fijar las bases tcnicas de asignacin segn la metodologa tradicional. Analizar, adems, sobre la base del declogo referido en 5.4, la posibilidad de implantar el ABC. 28) fijar normas y procedimientos para acumular y asignar los costos de materias primas y materiales, servicios comprados a terceros, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin tanto a centros de costos tradicionales como de acuerdo con la metodologa ABC, con vistas a la obtencin de costos unitarios por producto elaborado y transformado. 29) fijar mtodos y procedimientos para la absorcin de los costos operativos de reas no fabriles (comercializacin, financiacin, administracin y tributarios) as como su anlisis y control. 30) proponer un sistema de deteccin y control temprano de desvos en los elementos del costo, mediante un seguimiento de partidas por todo concepto de gastos principales en fechas determinadas del mes. Fijar montos mximos mensuales de gastos posibles de incurrir a los diferentes niveles de actividad segn presupuesto flexible para hacer posible la comparacin contra resultante. 31) proponer procedimientos para controlar resultados econmicos por reas de cualquier naturaleza (tarea, actividad, proceso, centro) tambin con fines de control presupuestario y financiero. Diagramar y listar los formularios necesarios que faciliten conocer a los responsables de la Direccin, diaria, semanal y mensualmente lo relativo al avance y cumplimiento de las metas de produccin y ventas del perodo, con indicacin del responsable de la informacin respectiva. 32) fijar perodos determinados del mes para realizar reuniones informativas con los supervisores de cada rea con el objeto de analizar los costos totales y unitarios y los informes en 31) respecto a los resultados que arrojan los estados de situacin operativos. Ello facilitara comentar los desvos habidos respecto al presupuesto, requiriendo las consecuentes aclaraciones para corregirlas, de ser menester. 33) identificar el perfil de los consumidores de los productos de la empresa y la propensin hallada para continuar siendo clientes. Determinar el peso ponderado de los distintos segmentos de clientes en el conjunto de la facturacin hallada en un perodo no menor de los tres meses anteriores. Determinar un primer esquema a validar en trabajo relacionado con lneas o familias de productos, por tipo de clientes, por importancia de los pedidos, por rea geogrfica o por cualquiera de los diferentes segmentos de mercado que se considere razonable para intentar tcnicas de mercado que aseguren unas mayor penetracin de los bienes comercializables.
Pgina 23
34) fijar las normas y procedimientos para el diligenciamiento de los pedidos de los clientes y rutinas de cumplimiento de entrega en tiempo y forma de la mercadera. Fijar normas de seguimiento de desempeo de la venta mediante verificacin estadstica y sistemtica del grado de satisfaccin o insatisfaccin de los compradores. Comprende la informacin compilada respecto de los pedidos o reclamos formulados as con solucin satisfactoria o no dados a tales reclamos. 35) proponer la adopcin de polticas de fijacin de precios orientativos de los normalizados o los que surgen de pedidos especiales. Hacer, preparar catalogo de precios donde se indique la modalidad de comercializacin de los productos y una enunciacin de las caractersticas principales de las familias respectivas as como del cumplimiento de las normas ISO 9000 y complementarias. 36) recomendar el anlisis de polticas de acuerdos interempresarios que conduzcan a practicar modalidades de fabricacin y comercializacin que lleven a la optimizacin de los recursos de la empresa en una cadena de valores que privilegie la eficiencia y la rentabilidad. 37) recomendar el cuidadoso anlisis de las garantas de posventa que se otorgan a la clientela mediante la medicin de su incidencia porcentual sobre los ingresos netos de facturacin. Ello supone minimizar riesgos y costos que pueden influir negativamente segn sean los tiempos que demande el mantenimiento de tales garantas. 38) proponer polticas de pagos de comisiones, viticos, movilidad y otros incentivos que se abonan a los representantes y agentes de venta. Determinar el presupuesto de gastos respectivos as con las escalas que se pagan por todo concepto. Supervisar la eficacia de los incentivos que se pagan versus retorno de las ventas. 39) fijar las normas que reglen las ventas a crdito, los plazos, tasas de inters y formulas que contemplen los mayores costos derivados de ventas abiertas y de largo plazo para verificar la mejor relacin costo-ingreso. 40) fijar normas para el otorgamiento de descuentos, bonificaciones y remisiones de precios que es de prctica otorgar a la clientela por conceptos diversos. Explicitar la categora de funcionarios especficos que pueden conceder tales franquicias y lmite de autorizacin de montos para las diversas jerarquas. 41) fijar normas y procedimientos sobre modalidades de cancelacin de insumos y servicios de terceros. Rutina de la documentacin, registracin contable y pago. Pago por medio de institucin bancaria segn listado conformado. Comparacin de das promedio de pago con la media de mercado versus los de cobranza a clientes.
Pgina 24
42) fijar normas y procedimientos sobre modalidades del cobro de ventas. Rutina de facturacin y cobranza. Posibles demoras entre la facturacin y recepcin del remito conformado por el cliente o facturacin simultanea. Ventajas y desventajas. Anlisis de das promedio de cobro respecto a la media de mercado. Necesidad de financiar las ventas. 43) recomendar la fijacin de una poltica financiera de optimizacin del capital de trabajo, de inversiones en bienes de uso y de participacin en emprendimientos empresariales para mejorar la rentabilidad de la empresa. Igualmente en lo relativo a la retribucin de los accionistas, de endeudamiento a largo plazo y utilizacin de los modernos sistemas de obtencin de recursos financieros va papeles negociables y derivados. 44) realizar la comparacin y validacin total y unitaria de los costos resultantes de un perodo anterior (un semestre) reclasificados con las pautas del nuevo diseo de sistema para verificar la posibilidad cierta de su aplicacin sin problemas mayores y para corregir errores de interpretacin o de aprendizaje por parte de los responsables de la ejecucin. 5o.PASO CONTROL DE MARCHA O MANTENIMIENTO Consiste en el mantenimiento, la supervisin e inspeccin crtica respecto de la marcha en operacin del nuevo sistema o diseo revisado. Todo sistema de costos tiene que desarrollarse y adaptarse a las condiciones siempre cambiantes de la elaboracin y transformacin de productos, circunstancia que obliga a una revisin minuciosa, peridica durante por lo menos un semestre operativo sobre: 1) confiabilidad de los estndares tcnicos de materiales y procesos, de tiempo de mano de obra directa, de las tareas, actividades y operaciones vinculadas con las reas, sectores y departamentos tanto de produccin como auxiliares y los relacionados con la distribucin, financiacin, administracin, y tributacin de la empresa. 2) confiabilidad de los esquemas de adquisicin, recepcin, almacenamientos en su caso y apropiacin al costo de los insumos y servicios adquiridos a terceros. 3) certeza del control cuantitativo de los costos indirectos de fabricacin y sus bases de aplicacin primaria, secundaria, terciara y cuaternaria de acuerdo con la metodologa tradicional y los estudios para aplicar el ABC, de considerarse razonable el cambio. 4) certeza del control cuantitativo de los gastos comerciales, financieros, administrativos y tributarios que se presupuestan y erogan para la funcin distribucin entre productos vendidos y posibilidades de aplicar el ABC en igualdad de condiciones que para el rea fabril.
Pgina 25
5) confiabilidad de los circuitos de informacin sobre costos unitarios y totales de la elaboracin y comercializacin de los productos. Comprende la calidad, contenido y oportunidad de la emisin de los respectivos informes y la necesaria retroalimentacin para corregir desvos. De esta revisin crtica hecha en la prctica operativa, surgirn adecuaciones o modificaciones que irn mejorando o afinando la certeza de las cifras emergentes de la gestin conforme al sistema implantado o revisado de acuerdo con los cinco pasos enunciados anteriormente. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE COSTOS Cada una de las empresas necesita registrar sistemticamente los costos por la realizacin peridica de sus operaciones. Los sistemas de costos pueden clasificarse de la siguiente manera: En atencin a la fecha en que se obtiene la informacin Histricos o reales Ventaja: Su implantacin y funcionamiento no resultan caros. No revisten gran complejidad para ser puestos en operaciones y las empresas que los adoptan no requieren de personal altamente especializado en la tcnica contable. Desventaja: No permite aplicar medidas correctivas conducentes a hacer ms eficientes las actividades. Impiden medir la eficiencia de las operaciones celebradas por la empresa. Para la determinacin de los precios de venta, la informacin puramente histrica es de utilidad muy limitada. Predeterminados Clasificacin: Sistemas de Costos Estimados. Sistemas de Costos Estndar. En atencin a la forma en que operan los sistemas de contabilidad de costos Absorbentes: Corresponden al tipo de sistemas de costos ms aplicados en la actualidad; su caracterstica fundamental est dada por el hecho de que los costos de produccin unitarios, involucran tanto a los costos fijos generados
Pgina 26
por la empresa en un periodo, como los costos variables invertidos en la produccin de artculos. Directos o marginales: El costo de produccin unitario involucra exclusivamente los costos variables necesarios para la manufactura de los artculos, los costos fijos no forman parte del costo de produccin unitario y se registran en renglones especficos que atienden a su naturaleza. En atencin a las caractersticas de la produccin de las empresas Sistemas de costos por rdenes de produccin. Es aplicable a las empresas que fabrican sus artculos a travs de procesos productivos claramente definidos, ensamblando o uniendo las materias que forman parte de dichos satisfactorios; se emplea principalmente en las industrias que realizan trabajos especiales, o que fabrican productos sobre pedido y tambin en aquellas en las cuales es posible separar los costos de material y de la mano de obra de los empleados en una orden de fabricacin. Sistemas de costos por procesos. La seleccin y diseo de un sistema de costos apropiado depende de los procedimientos tcnicos de fabricacin utilizados por la industria, los cuales han evolucionado en forma paralela al desarrollo econmico de las empresas y su diseo y establecimiento debe contemplar la necesidad de satisfacer volmenes masivos de produccin, acordes con la demanda del mercado. CLASIFICACION DE COSTOS Existen varias formas de clasificar los costos, a continuacin mencionaremos algunos de los principales sistemas de agrupacin de costos: Por funcin a. De Produccin.- Costos aplicados a la elaboracin de un producto. b. De mercadeo.- costos causados por la venta de un servicio o producto. c. Administrativa.- Costos causados en actividades de formulacin de polticas. d. Financiera.- Costos relacionados con actividades financieras. Por elementos a. Materiales directos.- Materiales que hacen parte integral del producto terminado. b. Mano de obra directa.- Mano de obra aplicada directamente a los componentes del producto terminado. c. Costos indirectos.- Costos de materiales, de mano de obra indirecta y de gastos de fabricacin que no pueden cargarse directamente a unidades especficas. Por Producto
Pgina 27
a. Directos.- Costos cargados al producto y que no requieren mas prorrateo. b. Indirectos.- Costos que son prorrateados. Por departamento a. Produccin.- Una unidad en donde las operaciones se ejecutan sobre la parte o el producto sin que sus costos requieran prorrateo posterior. b. Servicio.- Una unidad que no esta comprometida directamente en la produccin y cuyos costos se prorratean en ultima instancia a una unidad de produccin. Costos que se cargan al ingreso a. Producto.- Costos incluidos cuando se hace el clculo de los costos del producto. Los costos del producto se incluyen en el inventario y en el costo de ventas cuando de vende el producto. b. Periodo.- Costos asociados con el transcurso del tiempo y no con el producto. Estos costos se cierran contra la cuenta resumen de ingresos en cada periodo, puesto que no se espera que rindan beneficios futuros. Con relacin al volumen a. Variable.- Costos cuyo total vara en proporcin directa a los cambios en su actividad correspondiente. El costo unitario de mantiene igual, independientemente del volumen de produccin. b. Fijos.- Costos cuyo total no varia a lo largo de un gran volumen de produccin. Los costos unitarios disminuyen en la medida en que el volumen de produccin aumenta. Periodo cubierto a. Capital.- Costos que pueden beneficiar periodos futuros y que se clasifican como activos. b. Ingresos.- El costo total dividido por el numero de unidades de actividad o de volumen. Nivel de promedio a. Total.- El costo acumulado para la categora especifica. b. Unitario.- El costo total dividido por el numero de unidades de actividad o de volumen. Tiempo en que se determinan a. Predeterminados.- Se determinan antes de que sean realizados. b. Histricos.- Costos que se determinan cuando ya se realizaron. c. Predeterminados.- Se determinan antes de que sean realizados.
Pgina 28
ANALISIS
Como los requerimientos de la gerencia son cada vez mayores, el clculo de costos comienza a ser utilizado como herramienta para el control de gestin y la toma de decisiones. Ello determina que la contabilidad de costos se perfeccione y se sistematice: aparecen as los sistemas de costos. El desarrollo de los sistemas de costos, apoyados por, y como soporte de la ingeniera industrial, es cada vez ms veloz, sobre todo para el control por reas de responsabilidad de los diferentes sectores de la empresa. El anlisis de las actividades sirve para fraccionar una organizacin grande y compleja en tareas y actividades bsicas menores que pueda hacer posible medirlas fsicamente.
Pgina 29
CONCLUSIONES
Actualmente existe gran variedad de sistemas de costos, los cuales deben ser adaptados a las caractersticas y necesidades particulares de cada organizacin, dichas caractersticas abarcan desde el tipo de proceso productivo, pasando por el tipo y momento de requerimiento de la informacin, hasta la estructura orgnica de la organizacin. Esta adaptacin se justifica por la complejidad y la heterogeneidad de procesos y productos ofrecidos por las organizaciones que complica la adopcin de un sistema de costeo puro, es decir, sin establecer algn cambio o combinacin en sus caractersticas.
Pgina 30
RECOMENDACIONES La aventura de disear un sistema de costos satisfactorio es una tarea delicada y ardua donde a parte de conocer las caractersticas y requerimientos de la organizacin, se debe conocer a profundidad la forma de operacin de todos los sistemas de costeo, para poder tomar las caractersticas de cada uno de ellos que ms convengan a la empresa. Al respecto conviene advertir que los nuevos sistemas de costeo lejos de ser sistemas totalmente independientes o paralelos de los tradicionales son un refuerzo o complemento de los mismos, puesto que deben contener un conjunto de cuentas, registros, informes, formas, procedimientos y normas tomada en muchos casos de los sistemas tradicionales. Finalmente es importante sealar que el diseo y perfeccionamiento de un sistema de costeo que no conduzcan al logro de las ventajas competitivas no debe obsesionar; se deben adoptar o combinar nuevos enfoques vigilando que el costo de implantacin y funcionamiento de dichos sistemas no superen los beneficios del mismo. Debe existir equilibrio econmico, es decir, brindar suficiente informacin para fundamentar decisiones, sin incurrir en excesos o faltantes de detalles de informacin, los cuales generalmente son costosos.
Pgina 31
BIBLIOGRAFIA
Carlos M. Gimnez, como instalar o revisar un sistema de costos en empresas industriales y de transformacin. CPC. Dr. Pedro Estuardo Ramos Castillo, sistema de costos. Morillo Moreno, Marysela Coromoto, Licenciada en Contadura Pblica y licenciada en Administracin. Diseo de Sistemas de Costeo, Fundamentos Tericos.
Pgina 32
INDICE
1.- PRESENTACION 2.- INTRODUCCION 3.- MARCO TEORICO...1 4.- MARCO CONCEPTUAL..4 5.- SISTEMA DE COSTOS...5 6.- LA INDUSTRIA Y EL SISTEMA DE COSTOS....6 7.- DISEO GLOBAL DE COSTOS....................................................................7 8.- RECOMENDACIONES PARA EL DISEO GLOBAL DE COSTOS..............8 9.- CONCEPTOS BASICOS PARA LA INSTALACION DE UN SISTEMA DE COSTOS..............................................................................................................9 10.- COMO INSTALAR O REVISAR UN SISTEMA DE COSTOS EN EMPRESAS INDUSTRIALES Y DE TRANSFORMACION...............................14 - 1 PASO: RELEVAMIENTO INFORMATIVO..................................................15 - 2 PASO: DIAGNOSTICO...............................................................................17 - 3 PASO: PRESENTACION Y DISCUSION DE PROYECTO........................18 - 4 PASO: INSTALACION Y PUESTA EN MARCHA.......................................19 - 5 PASO: CONTROL DE MARCHA O MANTENIMIENTO.............................25 11.- CLASIFICACION DE SISTEMA DE COSTOS...........................................26 12.- CLASIFICACION DE COSTOS..................................................................27 13.- ANALISIS...................................................................................................29 14.- CONCLUSIONES.......................................................................................30 15.- RECOMENDACIONES...............................................................................31 16.- BIBLIOGRAFIA...........................................................................................32
Pgina 33

Trabajo Sistemas de Costos

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Trabajo Sistemas de Costos

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

AO DEL CENTENARIO DE MACHUPICCHU PARA EL MUNDO UNIVERSIDAD ANDINA NESTOR CACERES VELASQUEZ - JULIACA

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

TEMA: SISTEMA DE COSTOS

You might also like