INTEGRAO DAS TECNOLOGIAS GED E WORKFLOW NA COPENE Elizete Pereira S*

1.

INTRODUO

A COPENE Petroqumica do Nordeste S.A. ao implantar as tecnologias de Gerenciamento Eletrnico de Documentos - GED e Workflow alavancou a integrao das informaes necessrias a confiabilidade operacional das suas unidades produtivas. A soluo integrada de GED e Workflow formam toda uma base para o Gerenciamento do Conhecimento explcito ou registrado. A partir de 1997 foram implantadas as seguintes aplicaes e funcionalidades: Gerenciamento de documentos e informaes de Engenharia; Gerenciamentos dos Padres (Standards) e da Documentao da Qualidade; Integrao com a INTRANET; Empresas fornecedoras de servios de engenharia acessando a soluo. O GED e Workflow contemplaro todos os processos organizacionais. 2. A EMPRESA As empresas instaladas no Plo Petroqumico de Camaari, no Estado da Bahia, esto interligadas por dutovias a COPENE Petroqumica do Nordeste, que recebe derivados de petrleo da Petrobrs, principalmente a nafta, e os transformam em petroqumicos bsicos (eteno, propeno, benzeno, butadieno, xilenos, solventes, e outros).
*

Administradora de Empresas. Bibliotecria. Ps-graduada em Organizao, Sistemas e Mtodos. Facilitadora do Processo de Documentao e Informao. COPENE. E-mail elizet@copene.com.br

Estes produtos, e tambm Utilidades como: energia eltrica, vapor, gua e ar de instrumento, so fornecidos a cerca de 40 indstrias do Complexo Petroqumico de Camaari, Plo Cloroqumico de Alagoas e ainda a diversas empresas do sul do Pas. A COPENE exporta 15% de sua produo para empresas nos Estados Unidos , Europa, sia, e pases do Mercosul. Representa um investimento de cerca R$ 2,4 bilhes e seu faturamento anual de aproximadamente R$ 1,2 bilho. A COPENE busca a excelncia empresarial. Seu Sistema da Qualidade, baseado na norma ISO 9002 foi certificado em 1992. A partir de 1994, vem investindo em aes integradas fundamentadas nos princpios da metodologia TPM Gerenciamento da Produtividade Total para maximizar resultados atravs das dimenses custo, qualidade, segurana, sade e meio ambiente e moral dos empregados. 3. IMPLANTAO DO GED E WORKFLOW Em 1996, a COPENE deu incio a implantao do seu projeto de GED e Workflow. Naquela ocasio foi definido um planejamento para implantao do projeto com o objetivo de testar todo o potencial e restries das tecnologias. Contratamos uma Consultoria Externa que participou no perodo de maio de 1996 a dezembro de 1997 da implantao das seguintes etapas: Maio de 1996 Imerso na Tecnologia e Prospeco no Mercado Foi constituda uma equipe multidisciplinar formada por 2 Bibliotecrios, 1 Analista de Sistemas e 4 Engenheiros representantes das reas de Engenharia de Projetos, Manuteno, Produo, Qualidade. A equipe fez uma efetiva imerso na tecnologia visitando fornecedores de solues e empresas com projetos instalados.

Junho de 1996 Levantamento das Informaes O levantamento das informaes foi realizado pela equipe do projeto nas reas usurias da documentao tcnica (Produo, Manuteno, Engenharia, Tecnologia), reas de Documentao e Informtica. Os dados levantados indicaram as expectativas dos clientes , as condies de contorno e restries para implantao da soluo. Outubro de 1996 Plano Bsico de Implantao O projeto conceitual contemplou seis conjuntos de caractersticas que seriam atendidas pela soluo: Integrao com sistemas (de gesto empresarial , de manuteno, CAD e outros); Integrao com processos e fluxos de trabalhos; Infra-estrutura de hardware e software; Licenas e usurios; Carga de dados e processos de converso; Estratgia de implantao do projeto piloto; Capacitao de usurios e treinamento; Padronizao; Indicadores de desempenho; Estratgia de expanso. Outubro de 1996 - Processo de Seleo de Fornecedores A equipe do projeto selecionou uma soluo integrada com mdulos de Gerenciamento Eletrnico de Documentos e Workflow. Janeiro de 1997 Implantao do Projeto Piloto Foram implementados no projeto piloto: Cadastro de atributos e relacionamentos de todos os documentos tcnicos que se encontravam em papel ou meio eletrnico;

 Converso para formato eletrnico atravs da rasterizao de 2000 desenhos (fluxogramas de processos, diagramas e isomtricos) ; Incorporao a base de dados dos desenhos rasterizados e dos documentos eletrnicos gerados a partir da implantao do projetopiloto em softwares como AutoCad, MicroStation e outros. Julho de 1997 Liberao para o Usurio Final A soluo foi disponibilizada para 67 usurios. As estaes dos clientes tiveram acesso as funcionalidades de consulta, comentrios e edio de documentos. Dezembro de 1997 Avaliao do Projeto Piloto e Incio da Expanso 4. GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES NA ENGENHARIA O GED e o Workflow na Engenharia abrangem o gerenciamento, atualizao, distribuio e armazenamento da documentao tcnica gerada nas fases de projeto, construo, operao e manuteno das plantas. 4.1 VISO DO PROCESSO NA ENGENHARIA
Mapoteca Rasterizao

CAD EDMS
Consulta Visualizao de Desenhos Workflow Comentrios

Atributos de todos os documentos (eletr. x papel)

4.2

PARALELO ATUAL

ENTRE

SITUAO ANTERIOR E SITUAO

Destacamos no quadro a seguir os problemas identificados antes da implantao do EDMS e alguns benefcios advindos com o uso da tecnologia. Antes/Problemas Documentao desatualizada Depois/Benefcios EDMS garante a atualizao da

em relao rea operacional. documentao e facilita o Modificaes contempladas em processo de as built. croquis. Custo com reprografia , microfilmagem e as built em 1996 : US$ 603 mil. Risco de perda do acervo de desenhos e documentos tcnicos. Documentos da planta rasgados, ilegveis, com informaes comprometidas. Prazo de 12 dias para comentrios de documentos de engenharia. Prazo de 3 dias para comentrios de documentos de engenharia. Custo em 1999 : US$ 149 mil equivalente a uma reduo dos custos em 75%. Segurana do acervo. Documentao preservada em vault - cofres eletrnicos e com backup. Interrompido o processo de deteriorao dos desenhos.

4.3 INDICADORES E RESULTADOS 311 mil registros na Base de Dados;

 9.000 desenhos em mdia eletrnica; 4.297 desenhos e documentos tcnicos em reviso; 8 workflows gerados com fluxos mapeados; 189 usurios treinados entre Engenheiros, Tcnicos de Produo, Tcnicos de Manuteno e Operadores de Processo. 4.4 PADRONIZAO Foi criado um padro normativo para elaborao e entrega de documentos tcnicos em formato eletrnico com o objetivo de orientar os fornecedores de servios de engenharia. Padronizados os formatos de arquivos em CAD e Raster, formatos para visualizao e impresso. Definidos os softwares de edio vetorial - CAD , de visualizao e tambm os de edio Raster. 4.5 DIFICULDADES Ressaltamos a seguir algumas dificuldades identificadas oportunidade de aprendizado por parte da COPENE prestadores de servios. Descompasso tecnolgico de algumas empresas de engenharia quanto a utilizao do EDMS e Workflow; Despadronizao grfica (fontes, blocos, linhas); Processo de rasterizao e edio; Curva de aprendizado. 5. GERENCIAMENTO DOS PADRES (STANDARDS) E DA DOCUMENTAO DA QUALIDADE Conceitualmente, Padro um compromisso utilizado em comum e repetidas vezes por todas as pessoas envolvidas (M. Uzeda). durante a e dos seus implantao do EDMS na Engenharia que visualizamos como desafio e

O processo de estabelecer e utilizar padres considerado um elemento-chave nos Sistemas de Gesto, independentemente da atividade que est sendo administrada atividades organizacionais. Na COPENE a atividade de padronizao est fundamentada nos seguintes elementos: Sistema Normativo Padres de Engenharia 5.1 SISTEMA NORMATIVO DA COPENE O Sistema Normativo da COPENE tem como objetivo sistematizar a elaborao, emisso, aprovao, reviso, cancelamento e distribuio dos padres normativos de todos os processos documentos do Sistema da Qualidade. Os documentos esto agrupados em 3 nveis:
NVEL Nvel 1 ou Estratgico Estabelece a regulamentao do negcio. Nvel 2 Ou Ttico O qu, quem,quando porque,onde. Estabelece os Processos. Nvel 3 Ou Operacional Estabelece os procedimentos operacionais e procedimentos para treinamento. Instruo Operacional Permanente Mtodo de Laboratrio Rotina de Trabalho IOP MLC RO Como. Manual de Operao Norma de Procedimento Padro de Norma Tcnica MO NP PN Normas de Organizao (Manual de Organizao) Manual da Qualidade Sistema Normativo NO MQ SN FUNO Diretrizes. TIPO DO DOCUMENTO ABREVIATURA

seja qualidade (ISO 9000),

meio ambiente (ISO 14000), segurana e sade (BS 8800), ou outras

organizacionais e

5.2 PADRES DE ENGENHARIA So trs tipos bsicos os Padres de Engenharia: especificaes, desenhos e critrios de projetos. Os contedos dos Padres de Engenharia so apresentados na forma grfica (figuras, tabelas, fluxos,etc.). 5.3 A SOLUO GED/PADRES O Gerenciamento Eletrnico de Documentos integrado com o Workflow garantem o suporte as atividades de Padronizao na COPENE. A soluo disponibiliza e gerencia o acervo de normativos e padres de engenharia. Todos os empregados acessam a soluo. A soluo GED/Padres possui os relacionamentos: Ttulo Cdigo do documento Data do documento vigente Nmero da reviso vigente Histrico de reviso (nmero, data, descrio, aprovador) Cancelamento (data e armazenamento) Tipo do documento (ver tabela com nveis) Elaborador (pessoa ou time que elaborou) Aprovador (pessoa que aprovou) Gestor do documento Relacionamento com item de Norma (ex: ISO 9002/1, ISO 14001, etc.) Palavra-chave Data de aniversrio seguintes atributos (ndices) e 1.470 padres

 Itens de permisso de acesso Distribuio em papel (data e empresa/unidade) (Cpias Controladas) Status (aprovado, cancelado no mostra na pesquisa) Se contm anexos Documentos referenciados (links com os documentos de referncia ). Foram implementados os seguintes fluxos de trabalhos: Criao de documentos Reviso de documentos Cancelamento de documentos Fornece tambm indicadores para o monitoramento das atividades, tais como: Nmero total de documentos vigentes Nmero de documentos por Gestor Nmero mdio de revises Idade mdia dos documentos Documentos revisados A soluo GED/Padres tambm est disponvel pela INTRANET e fornece toda a base de informaes para auditorias internas e externas do Sistema da Qualidade. 6. FORNECEDORES WORKFLOW A partir de agosto de 1999, comeamos o processo de liberao do acesso as aplicaes implantadas na COPENE para empresas de engenharia localizadas em Salvador e em So Paulo . Para conexo remota adotamos o software WinFrame. EXTERNOS ACESSANDO O GED E

7. PRXIMAS ETAPAS A prxima etapa ser a incorporao dos documentos e fluxos de trabalhos das atividades de Contrataes de Materiais e Servios. O Gerenciamento Eletrnico de Documentos e Workflow como soluo corporativa ser ampliado para as reas administrativas, como: Financeira e Recursos Humanos, contemplando gradualmente todos os processo organizacionais. O foco principal desta ampliao ser a integrao total do GED e Workflow com o Sistema de Gesto Empresarial. Atravs de APIs estas ferramentas sero complementares, inclusive disparando fluxos a partir do Sistema de Gesto. 8. CONCLUSO O Gerenciamento Eletrnico de Documentos e o Workflow so tecnologias essenciais para formar a base do Gerenciamento do Conhecimento. Entendemos que o Gerenciamento Eletrnico de Documentos e Workflow devem ser adotados como ferramentas integradoras dos processos organizacionais, facilitando assim a comunicao e o trabalho de forma colaborativa entre as diversas reas da empresa e tambm com os fornecedores externos. A COPENE adota uma soluo integrada, conforme apresentado a seguir:

Bases de Dados

Padres Normativos

Desenhos e Documentos Tcnicos

Workflow

Este ambiente de tecnologias e ferramentas integradas contribui para a prtica da Engenharia Simultnea.

9. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS COPENE. Plano Bsico de Implantao do EDMS Padres. Camaari, 1998. COPENE. Sistema Normativo. reviso 6, Camaari, 1999. S, E. P. et al. Implantao do EDMS na COPENE. In: INFOIMAGEM, So Paulo, outubro de 1997, Anais...So Paulo: CENADEM,1997.