Camptocamp SA : www.camptocamp.

com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

Grer une comptabilit dans Tiny

Les Partenaires
Qu'est-ce qu'un partenaire ?
Dans Tiny ERP, un partenaire est une entit avec laquelle on peut faire des affaires. Il y a plusieurs types de partenaires: les fournisseurs, les fabriquants, les clients, les employs, les prospects et la socit que l'on gre. Le principe de partenaire est beaucoup plus flexible que dans la plupart des applications de gestion existantes car un partenaire peut tre l'un de ces types ou une combinaison de plusieurs de ces types. Cela vite le double encodage et permet une plus grande flexibilit sur les fonctions disponibles pour chacun de ces types de partenaires. Ainsi, dans Tiny ERP un partenaire peut la fois tre votre fournisseur et votre client. Cette fonctionnalit est particulirement importante lors de filiales ou de franchises, car dans ce cas, les ventes entre la socit principale et les filiales se font gnralement dans les deux sens. Un partenaire possde plusieurs contacts, chacun pouvant avoir sa propre localisation et ses propres donnes. Les donnes bancaires, les informations concernant l'historique des vnements passs, les informations comptables et les informations de relations entre partenaires sont galement prsentes sur une fiche partenaire.

Dfinir un partenaire
Le fichier partenaire de Tiny ERP est disponible via le menu: Partenaires > Partenaires.

1 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

Le premier onglet donne les informations de base sur le partenaire et ses diffrents contacts. Seul le nom est obligatoire. Le titre du partenaire dsigne la fonction sociale de l'entreprise: sarl, sa, eurl, asbl, etc. Vous pouvez dfinir vos propres titres grce au menu: Partenaires > Definitions > Titres. Le code du partenaire est souvent utilis pour donner un raccourci au partenaire. Ainsi, lorsque vous recherchez un partenaire (par exemple, depuis un devis), il est parfois plus facile de travailler par code que par nom. La recherche dans un champ rfrence vers un partenaire se fait donc d'abord sur le champ code, si aucun partenaire n'est trouv la recherche continue sur le champ 'Nom'. La langue du partenaire permet de dfinir dans quelle langue les documents doivent tre imprims pour ce partenaire. La section suivante permet de dfinir les diffrents contacts pour ce partenaire. Chaque contact possde ses propres informations de localisation et ses donnes de contact. Ceux-ci peuvent tre de diffrents types: par dfaut, facturation, livraison, contact ou autre. Cela permet, par exemple, lors de la saisie d'un bon de commande, de slectionner automatiquement les adresses de livraison, facturation et commande en fonction du partenaire choisi. La dernire section du premier onglet de la fiche partenaire permet d'indiquer les catgories auxquelles ce partenaire appartient. Vous pouvez ajouter ou supprimer autant de catgories ncessaires grce aux boutons 'Ajouter' et 'Supprimer'. Des informations supplmentaires sont renseignes dans le deuxime onglet, intitul 'Extra Info'.

2 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

Vous y trouverez le numro de TVA du partenaire, ses conditions de paiement et sa limite de crdit. Les champs 'Dbit' et 'Crdit' indiquent respectivement combien nous doit le client et combien nous devons au fournisseur. Ces deux champs sont accessibles en lecture uniquement et sont automatiquement calculs grce l'interface avec le module de comptabilit. Il y a galement un champ "Actif" qui permet de dsactiver une fiche partenaire, sans devoir le supprimer. Lorsqu'une ressource est dsactive, elle n'est plus disponible lors d'une recherche. Vous pouvez cependant rechercher parmi les partenaires dsactivs en spcifiant explicitement lors de la recherche le critre "Active" No. Cette fonctionnalit de Tiny ERP est trs intressante pour cacher des partenaires avec qui l'on ne travaille plus mais qui doivent rester dans la base de donne car d'autres documents sont lis cette fiche (des factures, bons de commande, ...). Cela sert galement de fonctionnalit d'archivage. Tiny ERP est capable de grer les relations hirarchiques entre diffrents partenaires. Ainsi, pour indiquer qu'un partenaire est une filiale, une franchise ou est simplement attach un autre partenaire, compltez le champ socit mre. Cela permet de construire des relations structures entre diffrents partenaires. Le champ note vous permet de saisir tout type d'informations informelles propos de ce partenaire. Il n'y a aucune limite de taille sur les notes saisies. Enfin, en bas du deuxime onglet se trouvent les diffrents comptes bancaires du partenaire. C'est au sein de ce formulaire que les informations bancaires sur le partenaires sont rgles pour ensuite insrer une facture ou un paiement.

Les contacts

3 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

Les contacts peuvent tre saisis directement depuis la fiche partenaire dans le premier onglet. Un partenaire peut avoir autant de contacts que ncessaire. Mais vous pouvez galement accder votre carnet d'adresses directement par le menu: Partenaires > Contacts Partenaires.

Toute modification ou cration faite dans ce formulaire est quivalente cette mme opration faite directement depuis la fiche du partenaire associ ce contact. Dans Tiny ERP, ce principe est appel gr par deux vues diffrentes du mme objet. L'avantage de passer par ce menu est que la recherche d'un contact porte sur ses champs directement: nom du partenaire, nom du contact, adresse, pays, code postal, ...

Les proprits partenaires

Lorsque vous avez slectionn un partenaire l'cran, vous pouvez cliquer sur l'icne 'Proprits'. Tiny ERP vous donne alors la liste des proprits disponibles pour ce partenaire. Si une proprit est vide, Tiny ERP utilise alors les valeurs dfinies par dfaut. La liste des proprits dfinies est la suivante: Stockage fournisseur : zone de stockage pour la contrepartie des mouvements de stock lors de la rception de marchandises d'un fournisseur. Stockage client : zone de stockage pour la contrepartie des mouvements de stock lors de la livraison de marchandises chez un client. Compte client : compte tiers client de la comptabilit gnrale, Compte fournisseur : compte tiers fournisseur de la comptabilit gnrale, Mthode de livaison : mthode de livraison par dfaut pour ce partenaire, Liste de prix d'achat : liste de prix par dfaut lors d'un achat un fournisseur, Liste de prix de vente : liste de prix par dfaut lors d'une vente un client. Si vous installez des modules supplmentaires, ceux-ci peuvent ajouter des proprits sur chaque partenaire.

La comptabilit
Le module comptable de Tiny ERP couvre la comptabilit gnrale, analytique et budgtaire. La comptabilit est gre en double-entre et multi-devises. Toute la comptabilit est tenue dans une devise par dfaut (celle qui est dfinie dans la socit) mais chaque compte et/ou transaction peut avoir une devise secondaire (celle dfinie dans le compte). L'intgration avec les autres modules permet galement de limiter considrablement le travail du comptable car la plupart des critures sont gnres automatiquement. En effet, les critures de ventes proviennent des factures, cela permet d'viter un double encodage, souvent source

4 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

d'erreur. Enfin, Tiny ERP possde un lien fort entre la comptabilit analytique, la comptabilit financire et tous les autres modules. Cela permet un contrle des cots et revenus efficace trs utile dans de nombreux cas: suivi financier de projets, gestion par affaire en tenant compte de tous les couts et revenus, (ressources humaines, matires premires, cot de production),...

Gestion du plan Comptable

A l'installation du logiciel, aucun plan comptable n'est dfinit par dfaut. Pour installer le plan de compte et les dfinitions des taxes qui vous conviennent, installez le module l10n_ch_pcpbl_XX. O XX est le plan dsir. Par exemple, pour obtenir le plan de compte pour indpendant, installez le module l10n_ch_pcpbl_independant. Pour ce faire, connectez-vous avec le compte "compta_admin" mot de passe "admin", et double-cliquez sur le raccourcis "1. Choix d'un plan comptable". Double-cliquez ensuite sur le plan comptable dsir, et choisissez "Installer" en bas droite. Vous n'avez plus qu' excuter le raccourcis "3. Installation du plan comptable et de la TVA" et vous reconnecter au serveur pour que les modifications prennent effet. Vous pouvez obtenir une vue du plan de compte grce au menu: Comptabilit et Finances > Plan comptable > Plans comptable.

La structure du plan comptable est hirarchique avec des comptes sous-totaux ou centralisateurs (appels "comptes vue"). Vous pouvez alors dvelopper chaque compte pour parcourir les lments qui vous intressent. Pour consulter les critures d'un compte, il vous suffit de double-cliquer dessus. Vous pouvez galement cliquer sur l'icne imprimante aprs avoir slectionn un ou plusieurs comptes. Le logiciel vous donne alors le choix entre deux rapports : Impression du grand livre,

5 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

Impression des balances des comptes slectionns. L'affichage du plan de compte peut prendre plusieurs secondes car Tiny ERP calcule en temps rel les dbits, crdits et balances pour chaque compte. Si vous dsirez simplement travailler dans le plan de compte sans les totaux, vous pouvez utiliser le menu Comptabilit et Finances > Plan comptable > Plan comptable > Plan comptable simplifi.

Dfinitions de comptes
Pour ajouter, modifier ou supprimer des comptes existant, utilisez le menu Comptabilit et Finances > Dfinitions > Plan comptable financier > Dfinition des comptes. Pour modifier ou supprimer un compte, recherchez-le avec la loupe et ensuite modifiez les champs qui vous intressent.

Voici la signification des diffrents champs d'un compte; Nom: Indiquez ce que vous dsirez comme dsignation du compte. Actif: Vous pouvez dsactiver un compte, il ne sera alors plus visible dans le plan de compte, mais pourra tre ractiv par la suite. Type de Compte: Les types de comptes dterminent les comptes utilisables pour chaque journal. Vous pouvez ajouter de nouveaux types via le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Plan comptable financier > Types de compte. Utilisez le type 'Vue' pour les comptes qui ne servent qu' structurer le plan comptable et dans lesquels il ne peut y avoir d'criture. Compte comptable: le code du compte, il n'y a pas de limite sur le nombre de chiffres. Utilisez le code 0 pour tous les comptes racines. Devise: la devise par dfaut, secondaire, de ce compte. Report nouveau: dtermine comment traiter ce compte et ses critures lors de la clture de fin d'anne. Quatre mthodes sont disponibles;

6 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

Solde: seul le solde du compte est report nouveau lors du nouvel exercice comptable (gnralement utilis pour les comptes de bilan). Aucun: aucun solde n'est report (utilis pour les comptes de charges et produits), Dtail: l'ensemble des critures sont conserves pour le nouvel exercice comptable, Non rconcili: seule les critures non rconcilies sont reportes dans le nouvel exercice comptable (gnralement utilis pour les comptes de tiers). Rconciliation: dtermine si l'on peut faire des rconciliations d'critures sur ce compte. Parents: dtermine quels sont les comptes parents, pour la structure du plan comptable. Taxes par dfaut: quelles sont les taxes par dfaut utilises lors de ventes ou d'achats utilisant ce compte. Cela permet de gnrer automatiquement les critures de taxes lors d'une facture ou d'une criture manuelle.

Gestion des journaux

Toutes les critures comptables doivent obligatoirement appartenir un journal comptable. Pour apporter une visibilit plus grande des critures comptables, il est fortement conseill de crer les journaux suivants : un journal des ventes (pour les factures clients), un journal des achats (pour les factures fournisseurs), un journal d'ouverture (pour les critures d'ouverture et de clture) et un journal pour chaque caisse ou compte banque. Pour consulter, modifier ou crer de nouveaux journaux, utilisez le menu: Comptabilit et Finances > Dfinitions > Journaux comptables > Journaux.

Tout comme les comptes gnraux, les journaux peuvent tre dsactivs pour qu'ils ne soient plus visibles. Vous devez associer une vue chaque journal. La vue du journal indique les champs qui doivent tre visibles et requis lors de la saisie d'critures dans ce journal. La vue dtermine galement l'ordre et les proprits de chaque champ. Par exemple, le champ 'Numro d'extrait' doit tre visible lors de la saisie dans un journal de banque mais pas dans les autres journaux. Vous pouvez galement crer une squence pour chaque journal. Cette squence donne la numrotation automatique des pices comptables. Plusieurs journaux peuvent utiliser la mme squence ce qui vous permet de dfinir des numrotations globales plusieurs journaux. Les comptes de crdit et de dbit par dfaut permettent de gnrer automatiquement les contreparties des critures en mode saisie rapide dans un journal. Par exemple, dans une journal de banque, il est bon de mettre le compte banque associ en comptes de crdit et dbit par dfaut ce qui vous vite de crer les contreparties chaque entre. Un journal peut tre marqu comme centralisateur. Dans ce cas, les contreparties des entres saisies ne seront plus propres chaque entre mais globales pour le journal et la priode donne. Vous aurez donc une ligne de crdit et une ligne de dbit centralisatrice pour chaque journal

7 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

centralisateur. Vrification sur les journaux Deux contrles peuvent tre implments sur les journaux dans Tiny ERP: les contrles sur les comptes comptables et les contrles d'accs par rapport aux groupes d'utilisateurs. Nous allons nous concentrer sur le premier : le contrle sur les comptes. Afin d'viter la saisie de mauvais comptes comptables dans les critures, vous pouvez placer des conditions sur les comptes gnraux qui peuvent tre utiliss dans un journal donn. Pour ce faire, il faut lister tous les comptes valides dans le deuxime onglet 'Contrle d'entre'. Si vous n'encodez aucun compte, Tiny ERP n'applique aucun contrle sur les critures comptables. Si vous listez les comptes qui peuvent tre utiliss dans un journal, Tiny ERP empche toute criture qui utilise un compte non list. Cette vrification se fera au moment de la sauvegarde de l'criture. Cette fonctionnalit est intressante pour limiter les erreurs de saisie. Ainsi, dans un journal de banque vous pouvez limiter l'utilisation des comptes uniquement au compte de cette banque. Cela empche donc l'utilisateur de saisir des critures errones pour ce journal.

Flux comptable
Voici un schma illustrant le flux comptable classique :

Lors de la cration d'une facture, elle possde l'tat de brouillon, ce qui veut dire qu'elle n'a aucune influence sur la comptabilit. Ce n'est que lorsque l'on valide cette dernire et qu'elle passe au statut "ouvert", que l'criture comptable de la facture est gnre. A intervalle rguli, et indpendamment des factures, le comptable saisi les relevs bancaires et lance une rconciliation (ou lettrage), soit automatique, soit manuel, pour faire le lien entre les factures et leurs paiements. C'est ce moment que la facture prend le statut de paye et qu'elle n'apparatra plus dans la liste des factures ouvertes; l'criture de paiement est alors gnre au niveau comptable. Etant donn que 90% des critures comptables sont lies aux factures dbiteurs et cranciers, nous vous recommandons de passer par la cration d'une facture au lieu de passer des critures comptables manuellement. Dans Tiny ERP, le traitement d'une facture crancier

8 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

et identique que pour une facture dbiteur.

Ajout d'une factures

Avec TinyERP, il est possible d'avoir un suivi prcis des clients et des fournisseurs. Les propositions de factures sont automatiquement gnres grce aux bons de commandes (achats ou ventes) condition que les menus "Gestion des achats" et "Gestion des ventes soient activs. L'utilisateur n'a plus alors qu' corriger et valider ces propositions. Dans notre cas, les factures seront directement insres dans le module "Finance/comptabilit" sans passer par un bon de commande, via le menu : Comptabilit et Finances > Factures.

Si vous dsirez obtenir la liste des propositions de factures gnres par Tiny ERP, vous pouvez utiliser le menu: Comptabilit et finances > Factures > Factures clients > Facture brouillon. Idem pour le menu fournisseur pour les factures d'achat qui n'ont pas encore t reues et valides. TinyERP permet de gnrer galement les BVR Suisse (actuellement une page pour la facture et une page pour le BVR). Pour ajouter une nouvelle facture, il suffit de passer par le menu "Finance/comptabilit" puis "Factures" et remplir les champs suivants: Description: Simple description de la facture qui sera utilise comme libell de l'criture comptable, pour une description plus dtaille, vous pouvez utiliser les commentaires du troisime onglet. Devise: dsigne la devise de la facture. Type de facture: Facture client, Note de crdit client, Facture Fournisseur, Note de crdit fournisseur Partenaire: Lorsque vous indiquez le partenaire, Tiny ERP complte automatiquement les champs adresses de livraison et le compte tiers associ. Compte de tiers: le compte tiers dans lequel seront gnrs les critures de contre-partie des critures de vente (compte de tiers). Ce champ est automatiquement complt grce aux proprits d'une fiche partenaire. Centre de cots: ce champ optionnel permet de gnrer les critures analytiques correspondantes lorsque la facture sera valide. Un journal analytique des ventes et des achats

9 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

doit tre dfini, sinon vous ne pouvez pas crer la facture. Les taxes sont automatiquement calcules et reportes sur le deuxime onglet de la facture partir des taxes dfinies dans chaque ligne de facture. Pour calculer les taxes, vous pouvez soit: Crer la facture Cliquer sur le bouton 'Calculer'. Vous pouvez galement dfinir une taxe manuelle en lieu et place des taxe dfinies. N'indiquez donc aucune taxe dans les lignes de facture et encodez les taxes globales dans le deuxime onglet. Tant que la facture a le statut "Brouillon", aucune entre comptable n'est gnre. Celle-ci n'a donc aucune valeur. Une fois la facture valide (le statut passe "Ouvert"), le numro de facture et les transactions associes (dans la comptabilit gnrale et analytique) sont automatiquement gnres. Les conditions de paiement sont automatiquement assignes partir des informations provenant du partenaire. Pensez-donc mettre les conditions de paiement dans la fiche partenaire si vous dsirez utiliser des conditions particulires par client. Si aucune condition de paiement n'est assigne, Tiny ERP considre que c'est du paiement comptant. Dans Tiny ERP, il est possible d'annuler une facture, de la corriger et de la recrer par la suite. Pour ce faire, utilisez les boutons en bas droite de ce formulaire. Il est galement possible d'extourner la facture au moyen de l'action "Extourner facture" se trouvant dans le menu de droite"

Les critures comptables manuelles

En rgle gnrale, les critures comptables sont introduites directement au moyen des factures. Toutefois, certains frais bancaires ou autres ncessitent une entre manuelle dans les journaux comptables. La saisie rapide est la mthode la plus efficace pour encoder des critures manuelles journal par journal. Il y a deux entres possibles : Comptabilit et finance > Ecritures > Ecritures standard Comptabilit et finance > Ecritures > Ecritures standard > Ouvrir Journaux La premire ouvre une fentre qui permet de slectionner le journal et la priode pour la saisie. La seconde est un raccourci pour slectionner parmi les priodes et journaux ouverts, contenant dj des critures. Contrairement certains logiciels comptables qui regroupent au sein d'une seule ligne le compte dbit et le compte crdit, Tiny ERP gnre une ligne pour chaque compte utilis. Cette manire de faire l'avantage d'tre identique en cas d'criture simple que dans le cas d'une criture multiple. Pour encoder vos critures manuellement (une facture de vente par exemple), utilisez le menu: Comptabilit et finance > Ecritures > Ecritures standard. Choisissez alors votre priode comptable et un journal correspondant au type d'criture insre (dans notre cas, le journla des ventes).

10 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

Dans le cas d'une facture, il convient de suivre les tapes suivantes : 1. La premire ligne encoder est celle des revenus ou des charges. Une fois les informations insres (!!! se dplacer d'un champs l'autre au moyen de la touche tabulation), il convient de valider la ligne en pressant sur la touche "Enter". 2. Une fois que la ligne est valide, une criture de taxes est automatiquement gnre, condition que le compte utilis contienne une taxe par dfaut. 3. Si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne de revenus ou de charges, il suffit de modifier l'criture de taxe avec le bon compte et le bon montant et de valider la ligne. 4. Aprs avoir valider la dernire ligne de charge et de revenu, il convient de valider la ou les ligne(s) de taxe propose par TinyERP. 5. Une fois l'ensemble des lignes de taxe valide, TinyERP va automatiquement proposer l'criture de contre-partie de tiers avec le bon montant. Ds que le dbit quivaut au crdit, l'criture entire passe du statut "Brouillon" au statut "Valid".

Saisie des relevs bancaires

Comme nous l'avons vu dans le flux comptable, Tiny ERP traite de manire indpendante la facture et le paiement de celle-ci. En effet, nous avons d'un ct l'entre des factures dbiteur et crancier et de l'autre la saisie des relevs bancaires. Une facture sera considre comme paye lorsque le lien entre la facture et son paiement aura t effectu (voir rconciliation ci-dessous). Grce l'importation des fichier d'encaissement fournis par votre banque (importer fichier V11), les critures d'encaissements ne seront pas saisir dans le relev bancaire. Ainsi, la saisie des extraits se fait en suivant l'ordre des extraits reu par la banque (ou importer depui le web-banking); le menu Finance/comptabilit > Ecritures > Relev bancaire ouvre le formulaire ci-dessous :

11 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

La premire tape consiste spcifier le journal sur lequel les critures bancaires seront passes (il est prfrable d'avoir un journal par compte bancaire) et de prciser le solde initial (normalement celui-ci est repris du relev prcdent) et le solde restant sur le compte la fin du relev. Il suffit ensuite de prendre le relev bancaire "papier" et de passer ligne par ligne les entres et sorties effectus sur le compte. Date : date laquel les montants sont entrs ou sortis du compte Libell : libell de l'criture Type : cette colonne est importante car elle permet de slectionner le bon compte de tiers (client ou fournisseur) spcifi dans le partenaire Partenaire : pour permettre une rconciliation automatique il convient imprativement de spcifier le partenaire touch par l'ecaissement ou le paiement Compte : compte tiers utilis pour la contrepartie => le compte automatiquement insr en fonction du type de l'criture et du partenaire Montant : il convient de bien respecter le signe du montant (positif = entre sur le compte et ngatif = sortie du compte) A la fin de la saisie, pressez sur le bouton "confirmer" pour tester si le solde final calcul correspond au solde final spcifi en haut du formulaire. Si le test est concluant alors les critures sont automatiquement passes dans le journal bancaire slectionn. Cette faon de faire vite de chercher pendant des heures chercher des erreurs entre le solde comptable et le solde rel de nos comptes de liquidit. Ceci permet galement de passer de manire trs simple les critures "diverses".

Rconciliation ou lettrage
Nous avons ce stade d'un ct les factures et de l'autres les mouvements bancaires. Il convient donc maintenant de faire le lien entre ces 2 lments afin de pouvoir faire passer le statut de nos

12 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

factures (achat ou vente) de "ouvert" "pay" => ce lien est appel "rconciliation" dans TinyERP (certaines personnes appellent ceci un "lettrage") La rconciliation peut tre effectue de 2 manires : mthode automatique => recherche mettre ensemble une facture avec un ou plusieurs paiements de manire automatique mthode manuelle Ces deux mthodes sont accessibles par le menu: Finance/comptabilit > Traitements priodiques. Rconciliation automatique

Dans un premier temps, il faut choisir les comptes tiers que vous souhaitez rconcilier (parmi la liste des comptes dont la coche "rconciliation" a t active). Ensuite il convient de choisir une puissance. Celle-ci indique le nombre d'critures qui peuvent tre rconcilies en mme temps. Ainsi, une puissance de 5 sera capable de rconcilier 3 factures avec 2 paiements. Plus vous choisissez une puissance leve, plus le temps de calcul est long. Vous pouvez galement indiquer un montant d'ajustement qui permet de rconcilier des critures mme si la somme des crdits n'est pas exactement gale la somme de dbits (diffrence de change par exemple) : la diffrence doit tre infrieure l'ajustement donn. Exemple, si vous faites une rconciliation automatique puissance 5, avec un ajustement possible de 5 CHF, Tiny ERP peut rconcilier les entres suivantes; critures Dbit Crdit Facture 3 45 CHF Paiement 12/3 25 CHF Facture 16 20 CHF Paiement 12/8 39 CHF Dans ce cas ci, les factures 3 et 16 vont tre marques comme tant payes. Rconciliation manuelle Dans certains cas, il est possible que Tiny ERP ne dtecte pas automatiquement les associations paiements/factures. Vous pouvez alors utiliser la mthode manuelle. Celle-ci consiste rechercher des critures, gnralement en spcifiant un partenaire dans la recherche. Une fois les critures slectionnes, cliquez sur l'engrenage pour excuter la rconciliation. S'il existe un cart entre les dbits et les crdits, Tiny ERP vous demande les informations ncessaires pour les

13 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

critures d'ajustements. Les critures rconcilies ne peuvent plus tre modifies. Vous pouvez cependant enlever la rconciliation grce l'outil du menu: Comptabilit et finances > Traitements priodiques > Annulation des rconciliations.
Gestion manuelle

Pour les utilisateurs qui ne dsirent pas utiliser la comptabilit de Tiny ERP mais qui dsirent tout de mme marquer les factures comme tant payes pour pouvoir imprimer les rappels, il existe une autre mthode. En effet, il est possible de slectionner une facture et de la marquer paye depuis sa fiche. Pour ce faire, cliquez sur les engrenages "Payer la facture" droite lorsque vous tes sur une fiche facture .

Traitements priodiques
Les rappels

Pour imprimer un rappel, il vous suffit de slectionner un ou plusieurs partenaires et de cliquer sur l'icne imprimante. Choisissez alors le rapport nomm 'Rappels' (vous pouvez aussi passer par le menu de droite, et cliquer sur Rappels). Vous pouvez slectionner plusieurs partenaires, et imprimer les rappels en mode liste afin de tous les imprimer en une seule fois, le rappel sera imprim dans la langue dfinie dans le partenaire. Mais Tiny ERP supporte galement une mthode de relances multi-niveaux permettant de dfinir les niveaux de rappels et de calculer automatiquement chaque jour ou chaque semaine quelles sont les lettres envoyer aux clients. Pour ce faire, il faut au pralable dfinir les mthodes de relances via le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Conditions de paiement > Rappels.

Ensuite, il vous faut priodiquement cliquer sur le menu: Comptabilit et finances > Traitements priodiques > Impression des rappels. Celui-ci calcule et affiche automatiquement toutes les relances effectuer. N'oubliez pas d'imprimer le document PDF qui apparat l'cran car une fois ce systme lanc, Tiny ERP a enregistr les critures comme tant rappeles et le prochaine

14 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

rappel pour ces clients imprims ne se fera qu'au prochain niveau. Il est prfrable de lancer la rconciliation automatique avant de faire un rappel. Cela n'a pas d'influence sur le montant d ni sur les dlais du rappel mais le compte client en sera plus pur car les critures rconcilies ne seront pas affiches.

Abonnements
Pour les frais rcurrents tel que le loyer, Il est possible de dfinir des critures d'abonnement dans Tiny ERP. Pour ce faire, chaque abonnement doit tre dfini via le menu: Comptabilit et finances > Saisies des critures comptables > Abonnements.

Vous devez complter les champs suivants; Date de dpart: Date de la premire criture Nombre de priodes: Nombre d'critures gnrer Priode et Priode Type: Dtermine l'cart entre chaque criture qui sera gnre dans le temps, Le modle d'criture: doit tre une pice comptable valide (somme des crdits = somme des dbits). Vous pouvez crer un nouveau modle d'criture ou rutiliser un modle existant. Lorsque votre abonnement est dfini, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton 'Calcul'. Tiny ERP va alors gnrer automatiquement les dates de gnration des critures dans la section 'Lignes d'abonnement'. A intervalle rgulier, il convient de lancer les critures priodiques en passant par le menu Finance/comptabilit > Traitements priodiques > Ecritures priodiques. Toutes les critures priodiques dont la date est infrieure ou gale la date spcifie seront alors comptabilises.

Recherche d'critures
Pour rechercher des critures, plusieurs solutions existent: rechercher des critures dans un compte dtermin,

15 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

rechercher dans un journal prcis, rechercher des critures tous journaux et comptes confondus. Pour rechercher des critures dans un compte dtermin, double cliquez sur un compte dans le plan de compte gnral. Les 80 dernires critures s'affichent alors l'cran. Cliquez sur la loupe pour rechercher une criture. Attention, votre visibilit est rduite aux annes fiscales ouvertes, pour rechercher des critures dans les archives, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Plans comptables > Anciens plans comptables. Pour rechercher des critures dans un journal et une priode donne, cliquez sur la loupe lorsque vous tes dans le mode de saisie rapide d'critures. Indiquez alors vos critres (montant, compte, date, rfrence, ou partenaire) et pressez sur le bouton rechercher. Le mthode la plus simple pour rechercher des critures est de passer par le menu: Comptabilit et finances > Ecritures > Recherche d'une criture. Vous pouvez alors rechercher parmi toutes les critures de l'ERP.

Pour automatiquement rechercher parmi les archives des prcdentes annes fiscales, mettez le champ active No lors de la recherche.

Rapport
L'impression du Bilan, du comptes d'exploitation (P&P) et du grand-livre se fait directement depuis le menu Finance/comptabilit > Plan comptable => il suffit de slectionner les comptes souhaits et de slectionner le menu "Imprimer" et choisir le rapport souhait. Le menu Finance/comptabilit > Rapports vous donne accs aux autres rapports : Echancier des partenaires => solde de chaque partenaire dans un chancier Balance des tiers => solde de chaque partenaire Relev de compte des tiers => dtail des montants Impression des journaux et des budgets Dclaration TVA

Clturer une priode ou un exercice comptable

Dans Tiny ERP, il est possible de clturer les priodes indpendamment de la clture annuelle.

16 of 17

17.01.2007 01:46

Camptocamp SA : www.camptocamp.com

Prolibre Srl : www.prolibre.com

Ces cltures de priodes permettent de figer les critures comptables un moment donn, en particulier aprs un dcompte TVA. Ds que la priode est clture, il n'est plus possible de saisir d'critures dessus. Pour clturer une priode, il faut aller au menu Finance/comptabilit > Traitement de fin d'anne > Clturer une priode comptable. La clture annuelle se fait au travers du menu Finance/comptabilit > Traitement de fin d'anne > Clturer l'exercice comptable. Spcifier l'exercice que vous souhaitez clturer ainsi que le nouveau (il faudra d'abord crer le nouvel exercice et les priodes associes) ainsi que le libell que vous souhaitez donner aux critures d'ouverture.

Vous devez galement spcifier le journal d'ouverture qui sera utilis => ce journal devra imprativement tre un journal de type "centralisateur" (cf image ci-dessous).

Wiki vaud_erp_vaudtax: La comptabilit avec TinyERP (last edited 2007-01-16 23:56:21 by lmaurer)

17 of 17

17.01.2007 01:46