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BIBLIOTECA CAMPUS DE ALAVA KOLDO MITXELENA.

KOLDO MITXELENA ARABAKO KANPUSEKO BIBLIOTECA

Reference Manager v. 11

Gua de Usuario

(Julio 2005)

NDICE
1. Qu es? ......................................................................... 5 2. Crear, abrir, cerrar y borrar bases de datos .................... 5 3. Visualizar, aadir, modificar, duplicar, cerrar, borrar y exportar referencias ........................................................... 6 3.1. La ventana de visualizacin de referencias ............... 6 3.2. Aadir referencias .................................................... 7 3.2.1. Manualmente ................................................. 7 3.2.2. De bases de datos on-line .............................. 10 3.2.3. Importacin de Referencias ........................... 13 3.3. Modificar y cerrar referencias ................................... 3.4. Duplicar referencias ................................................. 3.5. Borrar referencias .................................................... 3.6. Exportacin de referencias ....................................... 15 15 16 16

4. Gestin de referencias .................................................... 17 4.1. Bsqueda de referencias en la o las bases de datos que hayamos creado ....................................................... 17 4.1.1. Localizar una referencia especfica ................. 17 4.1.2. Recuperacin rpida ...................................... 18 4.1.3. Recuperacin de una o mltiples referencias.. 18 4.2. Guardar, recuperar y borrar estrategias de bsqueda ........................................................................ 20 4.3. Crear, aadir, recuperar y borrar, creando un ndice, los resultados de una bsqueda ...................................... 21 4.4. Referencias duplicadas: cmo se buscan, borran y combinan?....................................................................... 22 4.4.1. Bsqueda de Referencias Duplicadas ............. 22 4.4.1.1. Bsqueda automtica de duplicados en la entrada de datos .................................................. 4.4.1.2. Deteccin de duplicados en el proceso de importacin .......................................................... 4.4.1.3. Bsqueda de duplicados en una referencia individual ............................................. 4.4.1.4. Bsqueda de todos los posibles duplicados (en una o varias b/d) .........................

22 23 23 24

4.4.2. Borrado de Referencias Duplicadas ................ 24 4.4.3. Combinacin de Referencias Duplicadas ........ 24 4.5. Comandos de Edicin Global ..................................... 25 4.5.1. Buscar y reemplazar texto en mltiples referencias ............................................................... 25 4.5.1.1. Buscar y reemplazar texto en los campos no indexados ........................................................ 25 4.5.1.2. Buscar y reemplazar texto en los campos indexados ............................................................. 26 4.5.2. Copiar campos entre referencias .................... 26 4.5.3. Mover informacin de un campo a otro en mltiples referencias ................................................ 26 4.6. Ordenacin de la Base de Datos ............................... 27 4.7. Fusin de Bases de Datos ......................................... 28 4.8. Enlazar referencias con archivos o pginas Web ...... 28 5. Personalizacin de diferentes aspectos dentro de nuestra base de datos ......................................................... 29 5.1. Personalizar los campos que aparecern en la lista de referencia (qu campos, en qu posicin, etc.) .......... 29 5.2. Personalizar una B/D (informacin sobre tipos de referencias y sobre campos) ........................................... 30 5.3. Personalizar la lista de campos y su ordenacin en la columna Field, en la Ventana de Bsqueda de Referencias (Search) ...................................................... 32 6. Las Listas de Trminos ................................................... 34 6.1. Qu son? ................................................................. 34 6.2. Para qu sirven? ..................................................... 34 6.3. Qu se puede hacer con ellas? ................................ 35 6.3.1. Aadir manualmente trminos a las listas ...... 6.3.2. Copia de listas de nombres de revistas .......... 6.3.3. Modificacin y Eliminacin de trminos de la lista .......................................................................... 6.3.4. Adicin de sinnimos a los trminos existentes ................................................................. 6.3.5. Referencias cruzadas de palabras clave o nombres de autor ..................................................... 6.3.6. Imprimir la Lista de Trminos ........................ 35 36 37 37 38 39

7. Elaboracin de Citas y Bibliografas en Word .................. 40 7.1. Comandos de Cite While You Write presentes en la barra de herramientas .................................................... 41 7.2. Citar fuentes mientras se escribe ............................. 42 7.2.1. Cmo pueden aparecer las citas? ................. 42 7.2.2. Cmo se insertan citas en un texto de Word? 43 7.2.3. Modificar, mover o copiar, eliminar y revertir citas existentes ........................................................ 46 7.3. Elaboracin de Bibliografas ..................................... 48 7.3.1. Generacin de Bibliografas en base a las Citas encontradas en el documento .......................... 48 7.3.1.1. Generacin Automtica (Instant Formatting) .......................................................... 7.3.1.2. Generacin Manual (Generate Bibliography) ....................................................... 7.3.1.3. Creacin de una bibliografa a partir de mltiples documentos .......................................... 7.3.1.4. Crear una B/D con las citas contenidas en un documento de Word ........................................

48 49 54 55

7.3.2. Creacin de una Bibliografa Independiente ... 56 7.3.2.1. Arrastrar texto para crear una bibliografa instantnea ....................................... 56 7.3.2.2. Copiar y pegar referencias ....................... 60 7.3.2.3. Impresin de Bibliografas ...................... 60 7.3.3. Bibliografas de Materias y Listas de Materias. 61 7.3.3.1. Impresin de Bibliografas de Materias .... 61 7.3.3.2. Impresin de Listas de Materias .............. 63

1. QU ES?
Es un Gestor de Referencias Bibliogrficas que permite: - la creacin y gestin de bases de datos personales - la insercin de citas bibliogrficas y la elaboracin bibliografas de forma automtica en Word.

de

2. CREAR, ABRIR, CERRAR Y BORRAR BASES DE DATOS.

2.1. Para crear una base de datos (a partir de ahora b/d) nueva hay que seleccionar: File New Database (Si fuera necesario, sese el botn Advanced para copiar la definicin y los criterios de ordenacin de una b/d personalizada previamente). 2.2. Para abrir una b/d existente: File Open Database y en la ventana que aparece localizar el archivo con la extensin *.rmd que queramos. Habr que elegir, antes de abrirla, los derechos de acceso, que pueden ser de 3 tipos: 1. Read Write Share: proporciona acceso a todas las funciones salvo a las de personalizacin de los criterios de ordenacin de la b/d y a las de cambios globales en los campos de la b/d. 2. Read Only Share: permite el acceso simultaneo a la misma b/d de mltiples usuarios. No permite aadir, eliminar o modificar referencias. 3. Read Write Exclusive: impide el acceso a la b/d a otros usuarios mientras est abierta. Permite todo. Se pueden abrir hasta 15 b/d simultneamente. El nombre de cada una de estas b/d aparecer en una pestaa diferente sobre la lnea de estado. 2.3. Para cerrar una b/d: File Close Database o hacer clic en el botn: 2.4. Para borrar una b/d: File Delete Database

3. VISUALIZAR, AADIR, MODIFICAR, DUPLICAR, CERRAR, BORRAR Y EXPORTAR REFERENCIAS.

3.1. La ventana de visualizacin de referencias se abre cada vez que se abre una b/d. Muestra la lista de referencias en el panel inferior y el contenido de la referencia en el panel superior.

Cada una de las lneas del panel inferior corresponde a una referencia distinta. Cada columna contiene la informacin de un campo de referencia. La informacin que se visualiza por defecto para cada referencia en la lista es: el identificador de referencia, el primer apellido del primer autor y el ttulo.

Contenido de una Referencia

Lista de Referencias

3.2. Para aadir referencias existen varios mtodos:

3.2.1. Manualmente. Varias posibilidades: - Seleccionar, References New, - Con el cursor en la lista de referencias, clic con el botn derecho del ratn, opcin New, - Tecla Insert. Posteriormente, introducir los datos en los correspondientes campos. Los nombres de campo seguidos de un asterisco son obligatorios. Para salvar una nueva referencia o guardar los cambios realizados hay varias posibilidades: - File Save, - CTRL+S, - Aceptar al cerrar la ventana de contenido con el botn: En Reference Manager hay 37 campos disponibles y hay que tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de introducir la informacin de los diversos campos: .- Ref Type:1 hay que escoger el tipo de documento al cual corresponde la referencia que se va a introducir, ya que la plantilla contiene campos diferentes segn el tipo de documento. Existen 35 tipos (Journal Article, Book, etc.) .- Ref ID: nmero de referencia que el programa asigna automticamente por defecto. Se emplean para identificar las referencias citadas al dar formato a las citas y al generar una bibliografa. Existen dos modos de asignacin que pueden seleccionarse en Tools Options pestaa Reference Edit: - Numeric: asignacin numrica secuencial. Es la opcin seleccionada por defecto. - Authors, primary + Date, primary: combinacin del apellido del autor y el ao. En caso de coincidir en varias referencias estos datos, se aade una letra al final. (p.e. SMITH2002A y SMITH2002B
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Para la personalizacin de los Tipos de Referencia, consultar el apartado 5.2.

Se puede realizar una asignacin manual deshabilitando la opcin Assing Reference ID. Al introducir una nueva referencia en la b/d, habr que escribir un identificador manualmente teniendo en cuenta que cada identificador debe ser nico. .- Title, primary; Title, secondary; Title, series: para introducir el ttulo, que dependiendo del tipo de referencia ser de un artculo, de un captulo, de un acta de congreso, etc. Se recomienda no introducir signos de puntuacin al final de cada ttulo, no introducir saltos de lnea y escribir el ttulo con el formato con que se pretende mostrar la bibliografa. .- Authors, primary; Authors, secondary; Authors, series: deben introducirse indicando Apellido, Nombre Segundo Nombre. Cada nombre puede tener un mximo de 255 caracteres. Cuando existen mltiples autores deben separarse por ; Los nombres corporativos, de entidades, deben ir precedidos por el signo =. Al introducir los datos del autor nos saldr de forma automtica una lista de trminos2 de autores ya introducidos. Si aparece se selecciona haciendo doble clic y se incorpora de manera automtica a la plantilla, si no aparece en la lista, se escribe y la lista se actualiza automticamente. .- Date, primary; Date, secondary: Hay dos formatos de fecha posibles, cuatro dgitos para representar el ao o usar MM/DD/YYYY. Para cambiar el formato hacer clic en el icono que aparece junto al nombre del campo. Para aadir fechas distintas que puedan ser empleadas para ordenar la b/d se recomienda introducirlas en otros campos, como por ejemplo el campo Notes o cualquiera de los campos User Defined. .- Notes: para aadir cualquier anotacin que no tenga cabida en el resto de los campos. .- Keywords: incluye las palabras claves que sirven para recuperar las referencias relacionadas de la b/d. Como en el campo de autores al introducir una palabra clave nos saldr de forma automtica una lista de trminos ya introducidos. Si aparece se selecciona haciendo doble clic y se incorpora de manera automtica a la plantilla, si no aparece en la lista, se escribe y la lista se actualiza automticamente. Para separar mltiples palabras clave se emplea el ;
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Todo lo referente a las Listas de Trminos se explica en el apartado 6.1.

.- Reprint: fecha automtica que indica cundo fue consultado o modificado dicho registro. Puede tener tres posibles valores: - In File: indica que existe una reimpresin en el archivo. - Not in File: no existe reimpresin y no se espera tener ninguna. - On Request: cuando se espera obtener una reimpresin. Proporciona un campo de fecha en el que se indica cundo se realiz la reimpresin. .- Start Page; End Page: para indicar, respectivamente, la pgina de inicio y de fin. El estilo empleado para crear una bibliografa puede cambiar el formato de la numeracin. Sealar adems: - Cuando una referencia aparece en una sola pgina se introducir en Start Page y se dejar vaco End Page. - Cuando existan mltiples pginas o rangos de pginas se emplear Start Page (p. e.: 20, 22-24, 32). - Se emplearn las comas , para separar nmeros de pginas no consecutivos y el guin, -, para indicar un rango de pginas. .- Magazine; Journal Name; Newspaper: Nombres de revistas y peridicos. Se rellenan, como en el campo de Authors y Keywords, mediante las listas de trminos. .- Web/URL; Link to PDF; Link to Full-text; Related Links; Images: estos campos sirven para crear enlaces a pginas Web o ficheros. Pinchando en el icono situado en dichos campos se accede directamente a la pgina o archivo vinculado. .- Volume; Issue; Chapter Num: datos concretos de un artculo de una revista o del captulo de un libro. .- Abstract: referenciado. breve resumen del contenido del documento

.- User Def: son campos en los que se pueden aadir los datos e informaciones que consideremos oportunos.

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3.2.2. De Bases de Datos Online. A travs de la interface de Reference Manager es posible acceder a bases de datos online. El programa almacena la informacin necesaria para establecer las conexiones, realiza las bsquedas e importa referencias (si se quiere) a la b/d. Son 3 las posibilidades de consulta a bases de datos online que el programa nos ofrece:

1. A un catlogo Z39.50. El Z39.50 es un protocolo de comunicacin estndar internacional que puede ser implementado en cualquier plataforma y que permite comunicar dos ordenadores con el propsito de recuperar informacin.

2. A ISI Web of Science Es un interfaz Web que permite acceder a las bases de datos de ISI, con ms de 8.500 revistas cientficas, relacionadas con los mbitos cientficos de ciencias, sociales, arte y humanidades. Si se tiene suscripcin ofrece enlaces a los textos completos de los artculos.

3. A PubMed Es una base de datos que permite el acceso a los catlogos pblicos de la National Library of Medicine. Incluye todos los artculos de las b/d MEDLINE y PREMEDLINE. Tambin proporciona un acceso a las b/d de biologa molecular incluidas en el sistema NCBIs Entrez retrieval system. Contiene aproximadamente 9 millones de registros desde 1966.

Para poder realizar bsquedas en b/d disponibles en Internet utilizaremos la opcin Tools Internet search (otra opcin posible sera References Serch References, o tambin con F4, y marcar el cuadradito que indica Internet Search).

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Posteriormente, para seguiramos seran:

realizar

la

bsqueda

los

pasos

que

1. Elegir del desplegable donde queremos hacer las bsquedas, en Z39.50, ISI Web of Science o PubMed. 2. Proceder a realizar la consulta, teniendo en cuenta: - En la columna Field hay un men desplegable que permite elegir el campo por el cual se va a hacer la bsqueda. - En la columna Parameter introduciremos el trmino que se desea localizar. En los campos indexados se asume que el trmino a buscar es una palabra completa. - Ser en la columna Connector donde se podrn introducir los operadores lgicos para poder realizar una bsqueda por varios campos. - AND: busca referencias que contengan los trminos de la lnea de bsqueda anterior y la siguiente. - OR: busca referencias que contengan los trminos de la lnea de bsqueda anterior o de la siguiente. - NOT: busca todas las referencias que contienen los trminos de todas las lneas excepto los de la siguiente. 3. Iniciar la bsqueda haciendo clic en el botn Start Search (icono de los prismticos) o F12. El programa realiza la bsqueda e indica en una ventana el estado de la transferencia y el de la comunicacin. 4. Las referencias descargadas se mostrarn en una lista de referencias en la pestaa Search1. Si se realiza una nueva bsqueda, los resultados se mostraran en la pestaa Search 2 y as sucesivamente. Es decir, cada nueva bsqueda que se inicia abre una nueva pestaa Search. Las referencias que aparecen en la pestaa se listan en el orden en el que se descargan de la b/d online, pero pueden ordenarse haciendo un clic en la cabecera correspondiente.

El proceso finalizara guardando aquellas referencias que nos interesen en la b/d. Hay que tener en cuenta que las referencias descargadas se almacenan en una b/d temporal y por lo tanto para

12 mantener los resultados de imprescindible guardarlas. Hay tres mtodos diferentes: la bsqueda es absolutamente

1. En la pestaa Search, resaltar o marcar las referencias a copiar y la opcin References Copy Between Databases.3 2. Si la b/d destino est abierta puede arrastrarse la seleccin de referencias que queremos salvar. 3. Una vez seleccionadas las referencias a copiar, pinchar con el botn derecho del ratn y en el men emergente pinchar Close Search Database y guardar las referencias en una base de datos nueva aceptando en el cuadro de dilogo que se muestra.

Consultar el punto 4.7, apartado 2.

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3.2.3. Importacin de Referencias. Cabe la posibilidad de descargarse archivos de diversas b/d online, en CD-ROM, etc. Estos archivos se debern descargar en ficheros de texto en un formato estructurado. Tambin pueden importarse referencias salvadas en formato XML. Hay que tener en cuenta, que el proceso de exportacin desde una b/d online o en CD-ROM, desde una revista electrnica, etc. variar en funcin de la b/d que se trate, por ese motivo es mejor que los interesados se dirijan al personal de la Biblioteca para recabar la informacin precisa sobre como exportar registros desde b/d bibliogrficas concretas. Una vez que ya tengamos el archivo de texto descargado de la b/d correspondiente, el proceso que hay que seguir para importar ese archivo a Reference Manager es el siguiente: 1. Seleccionar la opcin File Import Text File.

Base de Datos destino.

Eleccin del filtro de importacin adecuado.

Archivo de texto a importar. Asociar palabras clave a las referencias. Definir opciones para la importacin

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2. En la pantalla resultante habr que: 1. Del desplegable Database elegir la b/d destino, es decir, lugar donde se va a importar el archivo. 2. En Filter, en el botn con los puntos suspensivos, (...), habr que elegir el filtro de importacin adecuado.4 Los filtros de importacin determinan cmo son legibles dentro de Reference Manager archivos de texto. Un filtro permite extraer informacin de dichos archivos de texto e introducirla en los campos correspondientes de la b/d de Reference Manager. Los campos del filtro deben corresponderse con los campos del archivo que se pretende importar. El nombre de cada filtro indica el servicio para el que est configurado. 3. En Text file, seleccionar el archivo de texto del que se van a importar las referencias. 4. En Additional keywords, se pueden asociar palabras clave a las referencias. Aquellos trminos que se incluyan en este apartado aparecern en todas las referencias importadas en ese momento. Puede ser til para realizar bsquedas posteriores. 5. En el botn Options, nos enva a una figura en la que: 1. Nos permitir elegir si queremos que nos pida confirmacin de cada referencia o no. 2. La accin a realizar con las referencias importadas previamente: consultar qu hacer, aadir o limpiar. 3. La accin a realizar si existen duplicados.5 6. Para iniciar la transferencia, hacer clic en el botn Import. Si la importacin se ha realizado de forma correcta se mostrarn dos ventanas, en la primera nos anunciar que la importacin se ha completado con xito (Import successfully completed); y en la segunda, podremos observar si las referencias se han importado correctamente al aparecer un mensaje, por ejemplo as: 1 reference(s) imported out of 1. Las referencias correctamente importadas se almacenan temporalmente en una b/d virtual que se muestra en la pestaa Import. Las referencias presentes en esta pestaa se aaden
Aunque Reference Manager incluye 428 filtros, si fuera necesario alguno ms, estn disponibles en: www.refman.com/support/rmfilters.asp 5 Consultar el apartado 4.4.1.2.
4

15 automticamente a la b/d durante el proceso de importacin, de forma que al cerrar la pestaa, se mantienen las referencias. 3.3. Para modificar referencias, se deben resaltar6 en la lista de referencias y, a continuacin: - hacer doble clic, - presionar la tecla intro, - References Edit y se mostrar la ventana de contenido en la que se puede introducir y editar o modificar informacin.

Posteriormente habr que cerrar la referencia: - cerrar la ventana de contenido con el botn: , - CTRL+F4 Si se hubieran realizado cambios el programa preguntar si se desea conservarlos.

3.4. Para duplicar referencias o copiar referencias completas dentro de la misma b/d o entre b/d distintas:

1. Copiar referencias entre b/d. distintas. - Abrir las b/d. - En la lista de referencias seleccionar las referencias que se pretenden copiar resaltndolas o marcndolas7, pero nunca abrindolas. - Seleccionar References Copy Between Databases - Elegir los registros que se quieren copiar: los seleccionados, los marcados, los no marcados o todos. - Botn Copy para aceptar.

Para RESALTAR una referencia basta con hacer un clic sobre ella en la lista de referencias. Para resaltar mltiples referencias no correlativas, presionar la tecla CTRL mientras se hace clic sobre cada referencia de la lista. Si se quieren resaltar mltiples referencias correlativas, se hace clic en la primera y pulsando la tecla SHIFT MAYSCULAS hacer clic en la ltima. 7 Para MARCAR una referencia hacer clic en el recuadro que aparece en la primera columna de la lista de referencia junto a la columna Ref ID. Para marcar todas las referencias de la lista, seleccionar Edit Mark All

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2. Duplicar referencias en la misma b/d. - Resaltar la referencia de la lista. - Seleccionar References Duplicate o CTRL.+D. - Confirmar los campos que se pretenden duplicar. - Aceptar, completar el resto de campos si conviene y guardar la nueva referencia. Para introducir en una b/d mltiples referencias que contienen informacin comn lo lgico sera crear una nueva referencia (References New Reference) y rellenar los campos comunes. Posteriormente realizar tantos duplicados como referencias haya con la informacin comn y, finalmente, completar el resto de campos.

3.5. Para borrar referencias: - Resaltar o marcar previamente las referencias. - Seleccionar References Delete la tecla SUPR. - Habr qu indicar que grupo de referencias se desea eliminar: las resaltadas, las marcadas, las no marcadas o todas. El programa solicitar la confirmacin del proceso de eliminacin debido a que es una operacin que no puede deshacerse.

3.6. Exportacin de referencias. Exportar referencias desde Reference Manager permite copiar las referencias de una b/d para crear un archivo de texto en funcin del formato de salida seleccionado. Las referencias formatos: pueden exportarse en cualquiera de estos

- RIS: es un formato de intercambio que mantiene los estilos (como la negrita, la cursiva, etc.) - MEDLARS: es un formato de archivos de texto que exporta campos de informacin a la National Library of Medicine. - COMMA DELIMITED: es un formato que permite separar los campos mediante comas. - TAB DELIMITED: es un formato que separa los campos de informacin mediante tabulaciones (para cuando alguno de los campos contiene comas). - XML: es un formato que exporta referencias desde Reference Manager a una gran cantidad de aplicaciones en Internet.

17 El comando a utilizar es File Export.

4. GESTIN DE REFERENCIAS.
El programa permite buscar referencias en la b/d que hemos creado y tambin en bases de datos on-line. 4.1. Bsqueda de referencias en la o las bases de datos que hayamos creado. Ventana de Bsqueda

Operadores lgicos: and, not, or.

Acceso a la consulta de Bases de Datos Online. Clear All Entries Go To Word Processor Term Manager [F5] Reference List [F2] Search [F4] Browse Delete Parameter Last Searches Insert Parameter Strategy Files Start Search [F12]

Hay varias formas de buscar una referencia:

4.1.1. Para localizar una referencia especfica. Se emplea la barra de desplazamiento, que muestra en un recuadro el trmino que en cada momento se active. Si se suelta el ratn en ese momento, se visualizar en primer lugar de la lista de registros, el registro al que hace referencia el trmino que en ese momento se visualiza en el recuadro.

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4.1.2. Recuperacin rpida. Emplea la listas de trminos8 para buscar en los campos indexados: palabras claves, nombres de revistas y nombres de autor. Para realizar la bsqueda rpida: - Seleccionar Tools Term Manager Activate o F5. - Elegir la pestaa en la que estarn los trminos que pretendemos localizar: palabras clave, revistas, autores. - Resaltar el trmino o trminos deseados. - Seleccionar References Quick Retrieval. Para seleccionar Quick Retrieval hay otras tres posibilidades diferentes: - Icono de los prismticos. - CRTL+Q. - Botn derecho del ratn y elegir Quick Retrieval. Si se han seleccionado dos o ms trminos, se muestra un cuadro de dilogo con operadores lgicos (AND u OR) para insertar entre los trminos. Las referencias que contengan los trminos buscados se listarn en la pestaa Retrieved.

4.1.3. Recuperacin de una o mltiples referencias. Seleccionar References Search References (o F4, o botn derecho del ratn, Search References) . En el desplegable que aparece encima de la columna Conector se elegir la base de datos en la que se quiere realizar la bsqueda. Tener en cuenta que la casilla Internet search debe de estar sin seleccionar. Es posible hacer bsquedas en todas las b/d abiertas, con la opcin All Databases, pero todas ellas deben estar creadas bajo el mismo sistema operativo, tener aplicados los mismos juegos de caracteres y debe emplearse el mismo criterio de ordenacin en todas ellas.

Todo lo referente a las Listas de Trminos esta desarrollado en el apartado 6.1.

19 La bsqueda puede realizarse en toda la b/d o puede limitarse a campos especficos. Pueden emplearse los operadores lgicos: AND, OR NOT. En la columna Field hay un men desplegable que permite elegir el campo por el cual se va a hacer la bsqueda. En la columna Parameter introduciremos el trmino que se desea localizar. En los campos indexados se asume que el trmino a buscar es una palabra completa. Ser en la columna Connector donde se podrn introducir los operadores lgicos para poder realizar una bsqueda por varios campos. - AND: busca referencias que contengan los trminos de la lnea de bsqueda anterior y la siguiente. - OR: busca referencias que contengan los trminos de la lnea de bsqueda anterior o de la siguiente. - NOT: busca todas las referencias que contienen los trminos de todas las lneas excepto los de la siguiente. Finalmente, una vez introducidos todos los trminos a buscar haremos clic en el botn Start Search (icono de los prismticos) o F12 o botn derecho del ratn y Start Search, y en la columna Results se mostrar el nmero de referencias que se ajustan a los criterios de bsqueda introducidos. Si el resultado es una sola referencia se mostrar directamente en la pestaa de Retrieved. Si contiene ms de una habr que hacer clic sobre la columna Results. El asterisco (*) sirve como comodn para poder buscar partes de palabras (p.e. psicolog*, buscar: psiclogo, psicloga, psicolgico, psicolgica, etc.) Si se quieren localizar campos vacos, seleccionar el campo Ref Id en la columna Fields e introducir un asterisco (*) en la columna Parameter. En la siguiente lnea, seleccionar el operador NOT en la columna Conector, buscar en el desplegable Field el campo en el que se quiere buscar si esta vaco (p.e. Author) e introducir un asterisco en la columna Parameter.

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4.2. Guardar, recuperar y borrar estrategias de bsqueda Una vez hemos realizado una bsqueda con una serie de parmetros concretos, nos puede interesar guardar esa estrategia de bsqueda para poder volver a utilizarla con posterioridad. Para ello es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Lgicamente, configurar la ventana de bsqueda con los parmetros deseados. 2. Presionar el botn Strategy Files (empezando por la izquierda, el botn situado en tercer lugar en la barra de herramientas de bsquedas, y que tiene los iconos de un prismtico y un disquete). Se mostrar una imagen en la que aparecern, si las hubiera, las estrategias de bsqueda salvadas previamente. 3. Presionaremos el botn Save, procedindose a grabar la estrategia, indicando un nombre para poder identificarla posteriormente.

Para poder recuperar una estrategia de bsqueda guardada previamente, presionar el botn Strategy Files, seleccionar en la ventana la estrategia pertinente y presionar el botn Load. Finalmente, si queremos borrar una estrategia guardada, haremos clic en el botn Strategy Files, seleccionaremos en la ventana la estrategia pertinente y presionaremos el botn Delete.

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4.3. Crear, aadir, recuperar y borrar, creando un ndice, los resultados de una bsqueda. Nos puede interesar crear un ndice de referencias dentro de una b/d para guardar un conjunto de referencias. Esto permitira la rpida localizacin del grupo posteriormente o la aplicacin de determinadas operaciones sobre dicho grupo. Se puede crear un ndice de referencias marcadas, resaltadas, no marcadas o de todo el conjunto de referencias de la lista. Para crear un nuevo ndice de referencias: 1. Marcar las referencias deseadas. 2. Seleccionar References Reference Index (o botn derecho del ratn, opcin Reference Index). 3. En el desplegable seleccionar la b/d que contiene las referencias que se quieren aadir al ndice (p.e. Retrieved). 4. Elegir las referencias que se van a crear (marcadas, resaltadas, no marcadas o todas) 5. Presionar el botn New, introducir un nombre para el ndice y presionar el botn Add para incluir las referencias seleccionadas en el ndice creado. Para aadir referencias a un ndice ya existente: 1. Marcar las referencias deseadas. 2. Seleccionar References Reference Index (o botn derecho del ratn, opcin Reference Index). 3. En el desplegable seleccionar la b/d que contiene las referencias que se quieren aadir al ndice (p.e. Retrieved). 4. Elegir las referencias que se van a aadir al ndice anteriormente creado (marcadas, resaltadas, no marcadas o todas). 5. Seleccionar entre los existentes el grupo que nos interese y presionar el botn Add. Para recuperar las referencias de un ndice: 1. Seleccionar References Search Reference (o botn derecho del ratn, opcin Reference Index). 2. Buscar en el desplegable Fields el campo Reference Index y en la columna Parameter, presionar el botn Browse.

22 Finalmente, hacer doble clic sobre el nombre del ndice correspondiente para insertarlo e iniciar una bsqueda. Las referencias encontradas se listan en la pestaa Retrieved. Para borrar un ndice: 1. Seleccionar References Reference Index 3. Seleccionar el ndice de la lista que se quiere eliminar y presionar el botn Delete.

4.4. Referencias Duplicadas: cmo se buscan, borran y combinan?

4.4.1. Bsqueda de Referencias Duplicadas Cuando se importan referencias de varias fuentes es muy fcil insertar referencias duplicadas en la b/d. Hay dos aspectos principales a tener en cuenta antes de realizar una bsqueda de duplicados: 1. En qu base de datos o bases de datos se desea realizar la bsqueda. 2. Qu campos deben compararse entre registros. La definicin de estas opciones puede realizarse seleccionando Tools Options Duplicate search.

Las formas de buscar duplicados son:

4.4.1.1. Bsqueda automtica de duplicados en la ENTRADA DE DATOS. Se pueden buscar automticamente referencias duplicadas cada vez que se guarda una nueva o se edita. Para establecer la bsqueda automtica: 1. Seleccionar Tools Options Reference edit. 2. En la seccin Automatic Settins, verificar la opcin Check for Duplicate References. 3. Decidir si se desea aplicar esas opciones slo a la b/d seleccionada o a todas las bases de datos abiertas.

23 A partir de entonces, cada vez que se edite y se salve una referencia el programa avisar si existe un posible duplicado.

4.4.1.2. Deteccin IMPORTACIN.

de

duplicados

en

el

PROCESO

DE

1. Seleccionar Tools Options Import. 2. En la seccin Duplicate Reference seleccionaremos alguna de stas posibilidades: - Import: se importan todas las referencias a la pestaa Imported. Requiere una revisin manual de duplicados. - Do not import: las referencias identificadas como duplicadas no se importan en la pestaa Imported. - Put in duplicate database: los posibles duplicados se importan a una nueva b/d denominada ImportDup y no aparecen en la pestaa Imported.

4.4.1.3. Bsqueda individual

de

duplicados

en

una

referencia

Se puede comparar una referencia con todas las referencias de una o varias b/d. 1. Abrir la b/d en la que se desea buscar los duplicados. 2. Localizar y resaltar la referencia a comparar. 3. Seleccionar References Check for Duplicates. 4. Si se encuentran duplicados nos preguntar si desea visualizar los resultados. Si la respuesta es afirmativa: - si encontr slo un duplicado, se mostrar en una ventana de contenido para su edicin. - si encuentra mltiples duplicados, se mostrarn todos en una lista de referencias en la pestaa Duplicates (que al igual que Imported, Retrieved y Search, son pestaas temporales). Si se ha realizado una bsqueda en varias b/d, las referencias duplicadas pueden estar en b/d distintas. Haciendo clic sobre cualquier referencia, el nombre de la b/d a la que pertenece se muestra en la barra de ttulo. Para comparar las referencias duplicadas en la pantalla, resaltar el conjunto de referencias duplicadas en la lista y seleccionar

24 References Open and Tile para abrir y visualizarlas conjuntamente.

4.4.1.4. Bsqueda de todos los posibles duplicados (en una o varias b/d). 1. Abrir la base o bases de datos que se pretenden analizar. 2. Seleccionar Tools Batch Operations Duplicate search. 3. En la seccin Reference List to Compare, localizar en el desplegable la base o bases de datos en la que se pretende realizar la comparacin. 4. Para buscar todas las referencias duplicadas encontradas en la base o bases de datos seleccionadas, dejar la configuracin por defecto en la seccin Reference Range. Para limitar la bsqueda a un rango de referencias indicar sus ID. 5. Si queremos cambiar o verificar las opciones de bsqueda de duplicados haremos clic en Options (Se mostrarn las mismas opciones que cuando seleccionamos Tools Options Duplicate search). 6. Para iniciar la bsqueda presionar el botn Search. La bsqueda se puede interrumpir con el botn Cancel. Completado el proceso de bsqueda los resultados se visualizan en la pestaa Duplicates. 4.4.2. Borrado de Referencias Duplicadas. Una vez marcadas las referencias a suprimir, seleccionar Delete (o situado el cursor en la Lista de References Referencias, botn derecho del ratn y opcin Delete; o, con la tecla SUPR.). Pedir la correspondiente confirmacin del borrado, indicando que s para terminar con el proceso. Es muy importante recordar que en la lista de referencias duplicadas se muestra tambin la original.

4.4.3. Combinacin de Referencias Duplicadas. Puede ocurrir que se encuentren dos referencias duplicadas que contengan distinta informacin e interese unirlas en una sola referencia para copiar los campos que difieren de una referencia a la otra. Los pasos a seguir son: 1. Determinar que referencia se quiere conservar y los campos que se pretenden copiar de la referencia que se va a eliminar.

25 2. Resaltar la referencia duplicada cuyos campos se van a copiar. 3. Seleccionar Edit Copy (o CTRL+C) 4. Resaltar la referencia duplicada que se quiere conservar. 5. Seleccionar Edit Paste Special (o CTRL.+V). 6. Elegir la casilla de los campos que se pretenden copiar de la primera a la segunda referencia y presionar el botn Paste. 7. Finalmente, eliminar la referencia a descartar con la opcin References Delete (o tecla SUPR.).

4.5. Comandos de Edicin Global Son comandos u rdenes que permiten actuar de forma general en toda la b/d o bases de datos, teniendo en cuenta que la b/d debe haber sido abierta con derechos Read-Write Exclusive. Permitirn: - buscar y reemplazar texto en mltiples referencias. - copiar campos entre referencias. - mover informacin de un campo a otro en mltiples referencias. 4.5.1. Buscar y reemplazar texto en mltiples referencias. Antes que nada, es recomendable tener en cuenta dos cuestiones: 1. Los resultados de buscar y reemplazar no se pueden deshacer por lo que es recomendable realizar una copia de seguridad antes de aplicar los cambios. 2. El texto se puede reemplazar en: - una o varias bases de datos. - en las listas de referencias de las pestaas Retrieved, Imported y Duplicates.

4.5.1.1. Buscar y reemplazar texto en los campos no indexados. 1. Seleccionar la lista apropiada de referencias en la que realizar la bsqueda. 2. Seleccionar Edit Find and Replace. 3. En el primer cuadro introducir el texto a localizar y en el segundo el texto por el que se va a sustituir. 4. En el desplegable Reference List seleccionar la lista de referencias en la que se pretende efectuar el reemplazo.

26 5. En el cuadro Non Indexed Fields to Search, deben seleccionarse los campos en los que se realizar la bsqueda. 6. Al aceptar, visualizaremos una ventana de solicitud de confirmacin. Si estamos de acuerdo, clic en el botn Replace. 4.5.1.2. Buscar y reemplazar texto en los campos indexados 9. 1. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 2. Seleccionar el trmino (por ejemplo, una palabra clave) a modificar. Este proceso permitir que automticamente se actualicen todas las referencias que contengan este trmino. 3. Resaltarlo y pulsar con el botn derecho del ratn. 4. Seleccionar Global Edit (segundo botn empezando por la izquierda, junto al de los prismticos). 5. En el campo Source viene el nombre actual del trmino. 6. En el campo Destination se introduce el nuevo nombre del trmino. 7. Clic en el botn Replace si estamos de acuerdo.

4.5.2. Copiar campos entre referencias. Para copiar el texto de un campo de una referencia al mismo campo de un grupo de referencias deberemos actuar: 1. Determinar en qu referencias se va a incluir el texto. Para ello, las visualizaremos en la lista de referencias y las resaltaremos o marcaremos. 2. En un registro, resaltar el texto a copiar o copiar el campo completo. 3. Seleccionar Edit Copy Field. En la seccin Copy Field Data aparecer el texto que se resalt o el contenido del campo seleccionado. 4. Seleccionar las referencias destino en la seccin References options (resaltadas, marcadas, no marcadas, todas).

4.5.3. Mover informacin de un campo a otro en mltiples referencias. Para mover los contenidos completos de un campo a otro en un grupo de referencias:

Los campos indexados son Keywords (palabras claves), Periodicals (ttulo de la revistas) y Authors (autores)

27 1. Determinar las referencias que se van a modificar. Para ello, las visualizaremos en la lista de referencias y las resaltaremos o marcaremos. 2. Seleccionar Edit Move Field. 3. En la seccin Move field data, seleccionar los campos origen y destino. Tener en cuenta que slo se puede mover informacin entre campos con caractersticas similares. Cuando se elige el campo origen, el programa te presentar en el apartado de campo destino el listado de los campos que se pueden elegir. 4. Seleccionar la lista de referencias que contiene los registros a modificar (en la seccin Reference list). 5. Determinar el conjunto de referencias en las que se va a mover el texto. Hacerlo en la seccin Reference options, eligiendo entre resaltadas, marcadas, no marcadas o todas. 6. Seleccionar la sobreescritura del texto (Overwrite existing data) o la adicin al final del campo (Append to existing data). 7. Para finalizar el proceso hacer clic en el botn Move.

4.6. Ordenacin de la Base de Datos Cuando se quieran realizar operaciones globales sobre varias bases de datos se requiere que todas tengan el mismo criterio de ordenacin aplicado. Hay dos posibilidades: 1. En la pestaa Retrieved 10 el orden por defecto se establece en Tools Options Retrieval, seleccionando el desplegable de los campos que se pretenden emplear para ordenar la b/d. No es necesario especificar los tres campos disponibles, ya que se puede indicar la opcin None. Tambin se podr especificar junto a cada desplegable el orden ascendente o descendente. Para cambiar temporalmente el criterio de ordenacin, puede hacerse un clic sobre la cabecera de la columna correspondiente en la lista de registros. Haciendo dos clics se invierte el orden ascendente o descendente. 2. Para poder cambiar el criterio de ordenacin de una b/d existente, en primer lugar hay que tener en cuenta que debe abrirse con derechos Read-Write Exclusive. El proceso sera el siguiente: 1. Seleccionar Tools Change Database Sort Order. 2. En la seccin Database to Change elegiremos el nombre de la b/d a ordenar. Si se desea establecer un criterio para todas las b/d que se creen a continuacin seleccionar Default settins for new databases.
Recordar que la pestaa Retrieved es aquella en la que se listan las referencias resultantes de una bsqueda.
10

28 3. En la seccin Default Reference Sort, seleccionaremos los campos y el orden ascendente o descendente. 4. En la seccin Text Sort, seleccionaremos una de las opciones existentes para ordenar el texto que contiene cada campo. Se recomienda elegir la que viene por defecto (Character Set Sort). 5. Presionar botn Sort. 4.7. Fusin de Bases de Datos Antes de unir dos b/d es recomendable realizar una copia de seguridad de cada una de ellas. Hay dos formas de unir dos b/d.: 1. Arrastrando las referencias de una a otra. Basta con resaltar las referencias y arrastrarlas sin soltar el botn izquierdo del ratn de una base de datos a la pestaa que contiene el nombre de la otra b/d. Este proceso elimina las referencias de la b/d origen. 2. Copiando las referencias de una a otra. 1. Seleccionar References Copy Between Databases. 2. Indicaremos en la seccin Source Reference List las referencias que se quieren copiar (marcadas, resaltadas, no marcadas o todas). 3. De los desplegables correspondientes elegiremos las bases de datos origen y destino. 4. Presionar botn Copy.

4.8. Enlazar referencias con archivos o pginas Web Los campos que permiten enlazar con direcciones URL, archivos PDF, documentos completos y archivos de imgenes son: - Web/URL: basta con introducir la direccin URL. Para introducir varias hay que separarlas por punto y coma (;). Link to PDF Link to Full-text Related links Image(s)

Para realizar el enlace con un archivo hay que seleccionar el archivo apropiado mediante References Link to. A continuacin, seleccionar el archivo a vincular y hacer clic en Open.

Si la ruta introducida es correcta, en ambos casos, el enlace se mostrar subrayado y en color azul.

29

5. PERSONALIZACIN DE DIFERENTES ASPECTOS DENTRO DE NUESTRA BASE DE DATOS.

5.1. Personalizar los campos que aparecern en la Lista de Referencias (qu campos, en qu posicin, etc.). Los campos que se muestran en la lista de referencia11 pueden personalizarse con Tools Reference List Display (o botn derecho del ratn, Reference List Display).

En la ventana que aparece puede seleccionarse: - El nmero de columnas a mostrar (Number of Columns). - La primera fila de la ventana, Field Order, permite establecer el orden en que aparece cada columna. - La segunda fila, Header, puede modificarse escribiendo directamente el texto que queramos mostrar. Este texto ser el que identificar cada una de las columnas. - El tipo de campo (de los 37 que hay) asociado a cada columna se seleccionar del desplegable que aparece al pinchar en Field Type.

Recordemos que la Lista de Referencia es el panel inferior que aparece en la ventana de visualizacin de referencias, explicado en el apartado 3.1.

11

30 - Tambin se puede cambiar la posicin de las columnas, para ello, en primer lugar se marca la columna que se quiere mover y posteriormente se arrastra con el ratn a la posicin deseada. En el desplegable Current List se indicar dnde se han de aplicar los cambios realizados en la ventana Reference List Display, si en todas las bases de datos o slo en alguna en concreto. 5.2. Personalizar una B/D referencias y sobre campos) (informacin sobre tipos de

La b/d de Reference Manager puede contener referencias de una gran variedad de fuentes como libros, artculos de revistas, artculos de peridicos, etc. Cada una de estas fuentes reciben el nombre de Tipos de Referencia. Reference Manager proporciona 35 tipos distintos y cada uno de ellos contiene hasta 37 campos. Todos los tipos de referencia pueden modificarse salvo el Generic (que engloba todos los tipos e referencia). Adems, hay que tener en cuenta que se almacena una tabla de tipos de referencia para cada b/d. Los cambios realizados en una tabla slo afectan a la b/d para la que est creada. La definicin de los tipos de referencia puede copiarse entre b/d. El tipo de referencia seleccionado especifica qu campos aparecen y en qu orden en la ventana de edicin de referencias. Para poder acceder a la Tabla de Tipos de Referencia y cambiar lo que creamos necesario hay que actuar de la siguiente forma: 1. Abrir la b/d con derechos Read Write Exclusive. 2. Visualizar los nmeros asociados a cada campo para distinguir los campos cuando se modifiquen los nombres asociados. Para ello, emplear la opcin View Field Numbers. 3. Seleccionamos Tools Field and Type Edit para visualizar la tabla.

31

El tipo de referencia se selecciona en el desplegable de la parte superior de la ventana (Field Label for Type). La lista de los tipos de referencia disponibles en la b/d en la que estemos se muestra en la parte izquierda de la ventana (Reference Type Edit). 4. Una vez aqu, podemos: - aadir un campo: en la seccin Field Label Edit, marcar la casilla que aparece en la columna I (Include). Si se quiere que el campo sea obligatorio, marcar tambin la casilla de la columna M (Mandatory). Aceptar para guardar. - eliminar un campo: en la seccin Field Label Edit, eliminar la seleccin de la casilla correspondiente a la columna I (Include). Los campos Reference Type y Reference ID siempre se incluyen y son obligatorios aunque se deshabiliten las casillas. Aceptar para terminar el proceso. Los campos suprimidos no aparecen en ninguna referencia que emplee este tipo. Si existe informacin en el campo eliminado, sigue apareciendo en la referencia, pero el campo se visualiza con su nombre genrico. - renombrar un campo: el nuevo nombre se puede escribir en la columna Current Labels. Si despus de cambiado el nombre se clickea en el botn Update Field For All Types, realizar la modificacin del nombre de dicho campo en todos los Tipos de Referencia.

32 - reordenar los campos: arrastrar con el ratn cada una de las filas a la posicin deseada. - eliminar tipos de referencia: los tipos de referencia que no se usen pueden ocultarse para acortar la lista y facilitar y estandarizar la entrada de datos. Para ello basta con deseleccionar las casillas de los tipos que se pretendan ocultar en la seccin Reference Type Edit. Cuando se elimina un tipo de referencia, slo deja de estar disponible en la lista de seleccin para entrada de datos y para bsqueda, pero no desaparece de la base de datos. - renombrar un tipo de referencia: se resalta el nombre de la columna Reference Types y se reemplaza por el nombre deseado. Cuando se renombra un tipo de referencia, todas las referencias que empleaban el tipo antiguo lo reemplazarn por el nuevo. Por ltimo, hay que tener en cuenta que las opciones de los tipos de referencias se almacenan para cada b/d y que pueden: - emplearse los cambios realizados en la tabla como las opciones por defecto para todas las nuevas b/d.: con Tools Field and Type Edit y pinchando en el botn Set Default. - que se recarguen las opciones por defecto: con Tools Field and Type Edit y pinchando el botn Get Default. (Tener en cuenta que estas opciones pueden ser las definidas por el usuario, si anteriormente se utiliz el Set Default, o las definidas por defecto en Reference Manager. - copiarse las definiciones de una b/d a otra: con Tools Field and Type Edit y pinchando el botn Copy. De esta forma se copian los tipos de referencia y los campos.

5.3. Personalizar la lista de campos y su ordenacin en la columna Field, en la Ventana de Bsqueda de Referencias (Search) Recordemos que cuando queramos realizar una bsqueda debemos acceder con References Search reference a la ventana de bsqueda de referencias (Search) 12, en la que aparecen 3 columnas: Conector (donde podemos utilizar los operadores lgicos), Field (donde elegiremos el campo en el que queremos

12

Cmo realizar bsquedas de referencias se explica en al apartado 4.1.3.

33 realizar la bsqueda) y Parameter (donde introduciremos el texto que queremos buscar). Por defecto, en la columna Fields se muestran todos los campos de Reference Manager. Esta lista se puede personalizar: - limitando el nmero de campos listados. - asignando nombres a los campos genricos (por ejemplo poner los campos en castellano). - determinando el orden de los campos. - asignando teclas de acceso rpido a los campos. Para ello, seleccionar Tools Options y luego en la columna Retrieval, de la seccin Field Search List elegir el botn Customize.

Subir y bajar Aadir

Eliminar

De la figura resultante, en la columna Generic label, aparecern los campos genricos que existen en Reference Manager y que no se pueden cambiar. En la columna de al lado, Custom Label, es donde podremos limitar el nmero de campos listados, poner el nombre que queramos a cada campo y determinar el orden de los mismos. Para ello utilizar los botones que aparecen encima de las columnas En la columna Shortout se podr asignar una tecla para acceder al campo.

34

6. LAS LISTAS DE TRMINOS.

6.1. Qu son? Son listas que permiten almacenar palabras clave, nombres de autor y nombres de revista. Existe una lista vinculada a cada campo correspondiente: las palabras clave al campo Keywords, los nombres de autor al campo Authors y los nombres de revistas al campo Periodicals. Estas listas se gestionan de forma automtica. Cuando se crea una nueva b/d, las listas de trminos estn vacas. Conforme se introducen las referencias, se van aadiendo automticamente los nuevos trminos.

6.2. Para qu sirven? Se utilizan para: - introducir consistentemente las referencias en la b/d. Cuando se comienza a introducir un trmino en una nueva referencia, Reference Manager intenta completar el texo sugiriendo la palabra ms cercana de la lista de trminos correspondiente. Si se introduce un nuevo trmino, que no est presente en alguna de las listas actuales, se resalta en color azul. Al cerrar y guardar la referencia el trmino se aade automticamente a la lista correspondiente.

35

- realizar bsquedas ms rpidas sobre un campo indexado.13 Se puede buscar en una lista de trminos para introducir el texto exactamente tal y como aparece en la b/d.

6.3. Qu se puede hacer con ellas? Es absolutamente necesario abrir la b/d con derechos Read Write Exclusive para poder trabajar con la Lista de Trminos. Los botones de la barra de herramientas de Term Manager son los que aparecen en la figura adjunta y se irn utilizando para una serie de utilidades que veremos posteriormente.

Save Synonyms

Cancel Synonym Editing

Add Term Combine Global Edit

13

Explicado con detalle en el apartado 4.1.2.

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Quick Retrieval

6.3.1. Aadir manualmente trminos a las listas. 1. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 2. Seleccionar la pestaa de la lista que se desea editar: Keywords, Authors o Periodicals. 3. Clic con botn derecho del ratn y, en el men emergente, opcin Add Term (o de la barra de herramientas de Term Manager, el 4. botn por la izquierda) . Se resaltar una lnea en blanco al final de la lista actual. 4. En la columna Synonimus, introducir el nuevo trmino. Para nombres de revistas, introducir el trmino en la fila Full.

5. Introducir los sinnimos convenientes bajo el trmino primario. Para palabras clave y nombres de autor, cualquier sinnimo listado aparecer en la lista de trminos vinculado al resto de sinnimos. Para nombres de revista, hay que tener especial cuidado con la introduccin de las abreviaturas. 6. Botn Save Synonyms (el que representa un disquete, o botn derecho del ratn Save Synonyms, o CTRL.+S) para finalizar el proceso. Si el trmino ya estuviera en la lista, Reference Manager preguntar si se desea eliminar el trmino existente.

6.3.2. Copia de listas de nombres de revistas. Reference Manager dispone de listados que incluyen los nombres de las principales revistas de Humanidades, Medicina y Qumica y sus correspondientes abreviaturas.14 Los nuevos nombres que se aadan a las listas no reemplazarn a los existentes en la b/d. El procedimiento para copiarlas es:

Para visualizar estas listas puede emplearse un procesador de texto. Pueden encontrarse en la ruta: C:/Archivos de programa/Reference Manager 11/ y son: Chemical.pst, Humanity.pst y Medical .pst

14

37 1. Abrir la b/d que recibir la lista. 2. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 3. Seleccionar pestaa Periodicals. 4 En la barra de herramientas de la ventana principal de Term Manager seleccionar ToolsTerm Manager Copy Periodicals. 5. En el cuadro Copy From, seleccionar: Database, para localizar y seleccionar la b/d de la que se va a copiar la lista, o, Chemical, Medical o Humanities, para seleccionar las listas proporcionadas por Reference Manager. 6. Aceptar.

6.3.3. Modificacin y Eliminacin de trminos de la lista. Cuando se modifica o elimina un trmino de la lista, se modificarn o eliminarn tambin de las referencias. Por ello, se recomienda realizar una copia de seguridad de la b/d antes de editar las listas de trminos.

Para modificar: 1. Seleccionar la pestaa pertinente y resaltar el trmino a modificar. 2. Clic botn derecho del ratn y, en el men emergente, Global Edit (o de la barra de herramientas de Term Manager el segundo botn por la izquierda). El trmino resaltado, aparecer en el cuadro Source. El trmino editado se ha de introducir en Destination. 3. Presionar el botn Replace para finalizar el proceso.

Para borrar: 1. Seleccionar la pestaa pertinente y resaltar el trmino a modificar. 2. Clic botn derecho del ratn y, en el men emergente, Global Edit. 3. Botn Delete.

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6.3.4. Adicin de sinnimos a los trminos existentes. Para aadir sinnimos a un trmino existente: 1. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 2. Seleccionar la pestaa de la lista que se desea modificar. 3. Resaltar el trmino que se pretende modificar. Si existiera algn sinnimo aparecera en la lista Synonyms. 4. Escribir en la siguiente lnea de la columna Synonyms el nuevo sinnimo. Si se va a introducir un sinnimo para un nombre de revista, introducirlo en la fila correspondiente a las abreviaturas. 5. Botn Save Synonyms para finalizar el proceso.

6.3.5. Referencias cruzadas de palabras clave o nombres de autor. Es posible combinar dos trminos que representan la misma expresin, pero que emplean palabras distintas o se escriben de forma diferente. Cuando se combinan dos trminos con referencias cruzadas, ambos aparecen en la lista de trminos y cada uno de ellos lista al otro en la lista de sinnimos. Este procedimiento no puede utilizarse en la lista de revistas. Para combinar trminos y crear referencias cruzadas entre ellos: 1. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 2. Seleccionar la pestaa Keywors o Authors. 3. Resaltar los trminos a combinar. 4. Presionar el botn Combine terms de la barra herramientas. (tercero empezando por la izquierda)

de

Cada trmino resaltado y sus correspondientes sinnimos se aaden a los otros trminos de la lista y se guardan. Se pueden cruzar trminos manualmente aadiendo los sinnimos a un trmino directamente.

39 Cuando se elimina un sinnimo de un trmino de palabra clave o nombre de autor, se elimina el sinnimo para ese trmino, pero permanece en la lista como trmino primario. Para suprimir los trminos que no se han utilizado, seleccionar la opcin del men Tools Term Manager Purge. Es posible tambin suprimir un trmino de una lista y borrar junto con l los sinnimos asociados en cada referencia en que se encuentren. Para ello, resaltar un trmino de cualquier pestaa y seleccionar Tools Term Manager Global Edit. A continuacin, vaciar el cuadro de texto presionando el botn Delete.

6.3.6. Imprimir la Lista de Trminos. 1. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 2. Seleccionar la pesta que contiene la lista a imprimir. 3. Seleccionar la opcin Flie Print. Mostrar el cuadro de dilogo Print Term List. 4. Seleccionar la fuente, los trminos a imprimir y habilitar la opcin Include Reference Count si queremos imprimir el nmero de referencias que contiene cada trmino. 5. Finalmente, imprimir: - Print, a la impresora. - Print to File, a un archivo. - Print Setup, para cambiar las propiedades de impresin. Por defecto siempre imprime la lista en orden alfabtico.

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7. ELABORACIN DE CITAS Y BIBLIOGRAFAS EN WORD.

Reference Manager dispone de una herramienta que permite citar, desde Microsoft Word, referencias de un modo rpido y sencillo y crear un documento con las citas formateadas y su correspondiente bibliografa. Esta herramienta es Cite While You Write. Cuando se instala el Reference Manager, en Microsoft Word aparece una barra de herramientas, con una serie de comandos, que son los que nos permitirn insertar citas y elaborar bibliografas en los documentos de Word a partir de las referencias de las b/d personales creadas en Reference Manager. A las opciones de la barra de herramientas tambin se puede acceder mediante la opcin: Herramientas Reference manager 11 de Microsoft Word. Tener en cuenta que slo se puede abrir un documento de texto mientras se estn insertando citas y formateando documentos. Una librera compartida permite dar formato a las referencias en el documento de Word incluso cuando la b/d de Reference Manager no est disponible.

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Insert Note Edit Generate Bibliography Instant Formating Export Travelling Library Cite While You Write

Insert Marked Reference(s)

Removed Field Codes

Go to Reference Manager

Revert to Original Text

Insert Citation

Edit Database Reference(s)

7.1. Comandos de Cite While You Write presentes en la barra de herramientas. De izquierda a derecha son: - Insert Citation: visualiza un cuadro de dilogo que permite buscar referencias de Reference Manager, seleccionarlas e insertarlas en forma de cita en un documento Word. - Go to Reference Manager: muestra la aplicacin Reference Manager o la inicia si estaba cerrada. - Insert Marked Reference(s): inserta directamente en Word las referencias marcadas en la b/d abierta en Reference Manager. Se pueden insertar hasta 50 citas consecutivas. - Instant Formating: permite escanear el documento en busca de citas y comprobar si en las citas existentes se ha realizado algn cambio. Por defecto, esta opcin est habilitada, formateando automticamente las citas conforme se trabaja. - Generate Bibliography: reemplaza las citas temporales del documento por citas formateadas en funcin del estilo de salida seleccionado y construye una bibliografa al final del documento.

42 - Edit Citation(s): muestra un cuadro de dilogo donde pueden editarse una o varias citas. Se puede omitir, por ejemplo el nombre de un autor, aadir un prefijo o sufijo al texto, nmeros de pginas, etc. - Edit Database Reference(s): edita las referencias Reference Manager desde el documento de Word. de

- Revert to Original Text: elimina el formato de una cita antes de editarla o elimina el formato de todo el documento. Elimina el estilo de las citas seleccionadas y deja las citas temporales con el apellido del autor, el ao y el identificador de referencia delimitados. - Remove Field Codes: guarda una copia del documento con las citas sin formato. Las citas formateadas en la bibliografa se guardan como texto. - Export Travelling Library: crea una b/d en Reference Manager con las referencias usadas en el documento. - Cite While You Write Preferences: cambia las opciones generales disponibles en Word. - Help: visualiza la ayuda especfica para Cite While You Write.

Cite While You Write aade cdigos de campo a las citas en Word. Estos cdigos, que estn ocultos, permitirn al programa dar y quitar formato al texto y reformatear las citas dentro de Word. Los cdigos de campo no deben modificarse nunca.

7.2. CITAR FUENTES MIENTRAS SE ESCRIBE.

7.2.1. Cmo pueden aparecer las citas? De 2 formas: 1. En formato temporal. Una cita temporal aparece despus de: - insertar una cita mediante Insert Citation o Insert Marked Reference. - de recuperar el formato original mediante Revert to Original Text. - de introducir las citas manualmente.

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Contienen informacin para localizar una nica referencia de Reference Manager relacionada con la b/d actual. Reference Manager emplea esas citas temporales para determinar qu referencias se han de incluir en la bibliografa. La cita temporal tpica consta de apellido del primer autor, el ao y un identificador de referencia entre delimitadores. Por ejemplo: {Barlow, 1990 111/id}

2. Formateadas. Las citas formateadas incluyen cdigos de campo ocultos para poder generar la bibliografa, para aadir ms citas o para darles un formato con un estilo diferente. El comando Generate Bibliography emplea un estilo de salida para convertir todas las citas temporales en citas formateadas. Las citas formateadas en un estilo autor/ao tienen el siguiente aspecto: (Barlow, 1990; Doyle, 1999). La misma cita formateada en estilo numerado tiene el aspecto: [1, 2] 7.2.2. Cmo se insertan citas en un texto de Word? Hay varias posibilidades: 1. Insertar Citas de referencias buscadas. Habra que seguir los siguientes pasos: 1. Se supone que estamos en Word con el cursor posicionado en el lugar donde se desea incluir la cita. 2. Selecciomanos el botn Insert Citation (de la barra de herramientas de Reference Manager, el primero por la izquierda). Nos pedir que abramos la b/d de donde queremos insertar la cita. Una vez abierta, deberemos introducir el texto que queremos buscar en la referencia e iniciaremos la bsqueda con el botn Perform Search. Nos listar las referencias resultantes. 3. Para insertar las citas deseadas en el documento, se resaltan y se presiona el botn Insert.

2. Insertar Citas de referencias marcadas. Los pasos a seguir seran:

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1. Nos posicionamos con el cursor en el lugar y en el documento de Word donde deseemos insertar la cita. 2. Botn Go to Reference Manager (de la barra de herramientas de Reference Manager, el segundo por la izquierda). Al hacer esto se iniciar Reference Manager y nos pedir que abramos las b/d que necesitemos (si ya tuviramos abierta la b/d con anterioridad lo que ocurrir es que nos mostrar la b/d). 3. En Reference Manager hacer las bsquedas necesarias y marcar las referencias deseadas en la b/d. 4. Seleccionar Tools Cite While You Write Insert Marked Reference(s) para insertar las citas marcadas (Tambin es posible hacerlo con Alt-2 o haciendo clic en el botn derecho del ratn y eligiendo Insert Marked Reference(s)). Debido a que es posible tener hasta 15 b/d abiertas en Reference Manager, se insertan slo las referencias marcadas en la b/d activa.

Como se puede observar, utilizando cualquiera de las posibilidades analizadas hasta ahora, se puede insertar una nica cita (ej.: (Crdoba Gonzlez) ) o bien mltiples referencias en una cita in-text (ej.: (Gazpio and Alvarez;Gmez Hernndez and Benito Morales;Hernndez Salazar)). Cuando se d el caso de una cita mltiple, sta se organizar segn los requerimientos del estilo de salida que se haya establecido. Se pueden insertar hasta 50 citas in-text consecutivas. A continuacin vamos a ver unos ejemplos de cmo aparecen las citas mltiples segn el estilo de salida elegido:

- Estilo de salida: Abdominal Imaging (...) en el proyecto. (Ramsey et al., 2005;Nilsson et al., 2005;Soriano, 2005;Fukao et al., 2005;Persson, 2005)

- Estilo de salida: American Journal of Political Science () en el proyecto. (Fukao, Ito, and Kwon 2005;Nilsson, Petersen, and Wanhill 2005;Persson 2005;Ramsey et al. 2005;Soriano 2005)

- Estilo de salida: Zoologica Scripta

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() en el proyecto. (Ramsey et al. 2005; Nilsson et al. 2005; Soriano 2005; Fukao et al. 2005; Persson 2005)

- Estilo de salida: American Journal of Clinical Pathology () en el proyecto. 1-5

- Estilo de salida: Vancouver () en el proyecto. (1-5)

- Estilo de salida: UMI-Information Store () en el proyecto. [1-5]

3. Referencias citadas en notas al pie de pgina. Es posible citar referencias en notas al pie previamente creadas del mismo modo que en el cuerpo del texto del documento. Los pasos a seguir son: 1. Emplear los comandos apropiados en Word para crear una nota al pie. 2. Posicionar el cursor en la nota al pie en el lugar en el que se desee insertar la cita. 3. Insertar la cita mediante el botn Insert Citation.

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7.2.3. Modificar, mover o copiar, eliminar y revertir citas existentes.

1. Modificacin de las citas. Las citas introducidas en un documento de texto pueden cambiarse en cualquier momento. Las modificaciones pueden realizarse mediante las opciones que permite el comando Edit Citation(s). Habra que actuar de la siguiente forma: 1. Hacer clic en la cita formateada. 2. Estando en Word, seleccionar el comando Edit Citation(s) (sexto por la izquierda de la barra de herramientas). Todas las referencias citadas en el documento se listan en la columna de la izquierda. La lnea inferior muestra la referencia citada. 3. En la seccin derecha se podr proceder, por ejemplo, a la: - Supresin del nombre del autor o del ao de publicacin. - Adicin de texto precedente o siguiente a una cita. - Adicin de nmero de pginas o rango. 4. Finalmente habr que confirmar con Generate Bibliography.

47

2. Aadir, ordenar y eliminar citas contenidas en una cita intext. 1. Hacer clic en la cita formateada. 2. Estando en Word, seleccionar el comando Edit Citation(s) (sexto por la izquierda de la barra de herramientas). Todas las referencias citadas en el documento se listan en la columna de la izquierda. La lnea inferior muestra la referencia citada. 3. Resaltar una cita y: - Presionar Insert para insertar una nueva cita dentro del mismo juego de delimitadores. - Cambiar el orden de las citas en una cita mltiple empleando los botones de las flechas. Tener en cuenta que si el estilo de salida seleccionado para dar formato a la bibliografa aplica algn criterio de ordenacin, el cambio de orden de las citas dentro de una cita mltiple no tendra efecto.

Para eliminar una cita formateada, aunque es posible resaltarla y eliminarla mediante las teclas de borrado, no se recomienda realizar esta accin ya que mediante este proceso no se eliminan los cdigos asociados y el documento podra corromperse. Para eliminar de forma segura una cita formateada: 1. Resaltar la cita a eliminar. 2. Seleccionar el comando Edit Citation(s). Todas las referencias citadas en el documento se listan en la columna izquierda de la figura. 3. Resaltar la cita a eliminar de esta lista. 4. Presionar botn Remove. 5. Aceptar para finalizar el proceso. 3. Mover o copiar citas en un documento. Se puede resaltar cualquier texto de un documento que incluya citas y usar los comandos del men Edicin para cortarlas, copiarlas y pegarlas en cualquier otra seccin del documento. Slo puede realizarse sobre citas temporales. Para copiar o mover slo la cita, resaltar la cita completa (con sus delimitadores correspondientes) y copiarla o cortarla y pegarla en cualquier parte del documento.

48 4. Revertir citas formateadas. Hay una opcin para cambiar el formato de una cita por su correspondiente cita temporal y eliminar la bibliografa. Hay que tener en cuenta que las citas temporales requieren que la b/d que contiene las referencias citadas est abierta. Los pasos a seguir son: 1. Determinar las citas que se pretenden revertir. a. Para una cita particular, resaltar slo dicha cita. b. Para revertir una cita que es parte de una cita mltiple, resaltar la cita mltiple. Todas las citas que estn dentro de los delimitadores se convertirn en citas temporales. c. Para una seccin del documento, resaltar dicha seccin. d. Para revertir el documento completo, no realizar ninguna seleccin o resaltar todo el documento. 2. Seleccionar el botn Revert to Original Text. Tener en cuenta que las citas temporales no reflejan el formato de de salida. Cuando se emplea este comando, la opcin Instant Formatting se deshabilita. 7.3. ELABORACIN DE BIBLIOGRAFAS.

La generacin de una bibliografa tiene dos funciones principales: 1. Formatear cada referencia del texto en funcin de un determinado estilo de salida. 2. Aadir una bibliografa completa al documento.

7.3.1. Generacin de Bibliografas encontradas en el documento.

en

base

las

Citas

Cuando se finaliza la escritura de un documento en Word y se han insertado todas las citas correspondientes en el texto, Reference Manager puede generar una bibliografa y formatear el documento. Existen 2 mtodos para hacerlo:

7.3.1.1. Generacin Automtica (Instant Formatting) Con el comando Instant Formatting, el cuarto botn empezando por la izquierda de la barra de herramientas Cite While You Write, se habilita o deshabilita esta opcin.

49

Es una opcin que est habilitada por defecto cuando se inicia por primera vez Cite While You Write y su funcionamiento es muy sencillo: a medida que se insertan las citas en el documento se va generando al final del documento la bibliografa correspondiente. El programa emplear el estilo de salida que en ese momento est seleccionado para dar formato a las citas y actualizar la bibliografa automticamente al aadir o modificar las citas. Si se deseara cambiar el estilo de salida, utilizaramos la opcin Generate Bibliography. Cuando este comando est habilitado, pueden seleccionarse las siguientes acciones: 1. Escanear las citas temporales: busca y formatea todas las citas, incluidas las insertadas manualmente. 2. Buscar cambios en las citas: realiza un escano para buscar posibles cambios en las citas introducidas previamente.

7.3.1.2. Generacin Manual (Generate Bibliography) El comando Generate Bibliography, quinto botn por la izquierda de la barra de herramientas Cite While You Write, permite modificar el estilo de salida y las opciones de visualizacin antes de dar formato al documento. Una vez se tienen todas la citas introducidas en un documento es posible formatearlo, aunque tambin puede reformatearse conforme se vayan aadiendo ms citas o modificando las existentes al cambiar el estilo o las propiedades de visualizacin de la bibliografa. La primera vez que se formatea una cita, la b/d correspondiente debe estar abierta en Reference Manager. A partir de entonces puede emplearse la librera Travelling Library 15 para recopilar la informacin sin necesidad de que Reference Manager est abierto. Para dar formato a las citas y generar una bibliografa:

Cada cita formateada en el documento de Word se guarda con los cdigos de campo asociados a los datos de la referencia en el documento, que contiene una librera con las referencias citadas. Esta librera recibe el nombre de Travelling Library. La primera vez que una cita se formatea, Reference Manager busca en la b/d abierta las referencias. Cuando posteriormente se reformatea el doeumento, si la b/d no est abierta, Reference Manager emplea la Travelling Library para buscar la informacin asociada a las referencias.

15

50 1. Seleccionar el comando Generate Bibliography. 2. En la pestaa Bibliography, cambiar o verificar las siguientes opciones: a. Output Style: permite seleccionar el correspondiente estilo de salida. b. Font and Size: permite seleccionar la fuente y el tamao empleado para visualizar la bibliografa. c. Bibliography title: puede escribirse el ttulo de la bibliografa. d. Bibliography and In-text citation order: permite cambiar directamente en el documento el estilo de la bibliografa y el orden de las citas. e. Start with bibliography number: permite introducir un nmero de referencia si se pretende numerar la bibliografa. f. First line indent y Haging indent: permiten seleccionar la distancia del margen a la primera lnea, la sangra, etc. g. Line spacing y Space after: permiten seleccionar el espacio entre lneas de una referencia y el espacio entre lneas que separan dos referencias. 3. En la pestaa Fields, pueden aadirse o eliminarse los campos que se visualizan al imprimir cada referencia. En el proceso de impresin, los campos que se muestran al imprimir la bibliografa dependen del estilo de salida seleccionado. 4. En la pestaa Databases, pueden visualizarse las b/d referenciadas en el documento. 5. Aceptar para finalizar el proceso. No es necesario verificar cada pestaa cada vez que se formatea el documento. Veamos ahora unos ejemplos de cmo quedara la bibliografa segn el estilo de salida elegido. En primer lugar se indica el estilo de salida elegido, posteriormente la cita y finalmente la bibliografa asociada a las citas.

- Estilo de salida: Abdominal Imaging (...) en el proyecto. (Ramsey et al., 2005;Nilsson et al., 2005;Soriano, 2005;Fukao et al., 2005;Persson, 2005)

Reference List

51 1. Fukao K, Ito K, Kwon HU. Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms. Journal of the Japanese and International Economies 2005; 19 (2):272-301 2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005; 25 (4):579-599 3. Persson L. The failing firm defense. Journal of Industrial Economics 2005; 53 (2):175-201 4. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005; 25 (4):525-545 5. Soriano DR. The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels. Service Industries Journal 2005; 25 (4):601-613

- Estilo de salida: American Journal of Political Science () en el proyecto. (Fukao, Ito, and Kwon 2005;Nilsson, Petersen, and Wanhill 2005;Persson 2005;Ramsey et al. 2005;Soriano 2005)

Literature Cited 1. Fukao, K., K. Ito, and H. U. Kwon. 2005. "Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms." Journal of the Japanese and International Economies 19:272-301. 2. Nilsson, P. A., T. Petersen, and S. Wanhill. 2005. "Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden." Service Industries Journal 25:579-599. 3. Persson, L. 2005. "The failing firm defense." Journal of Industrial Economics 53:175-201. 4. Ramsey, E., P. Ibbotson, J. Bell, and P. McCole. 2005. "Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence." Service Industries Journal 25:525-545.

52 5. Soriano, D. R. 2005. "The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels." Service Industries Journal 25:601-613.

- Estilo de salida: Zoologica Scripta () en el proyecto. (Ramsey et al. 2005; Nilsson et al. 2005; Soriano 2005; Fukao et al. 2005; Persson 2005)

Reference List Fukao, K., Ito, K. & Kwon, H. U. (2005). Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms. Journal of the Japanese and International Economies, 19, 272-301. Nilsson, P. A., Petersen, T. & Wanhill, S. (2005). Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal, 25, 579-599. Persson, L. (2005). The failing firm defense. Journal of Industrial Economics, 53, 175201. Ramsey, E., Ibbotson, P., Bell, J. & McCole, P. (2005). Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal, 25, 525-545. Soriano, D. R. (2005). The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels. Service Industries Journal, 25, 601-613.

- Estilo de salida: American Journal of Clinical Pathology () en el proyecto. 1-5

References 1. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J et al. Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal. 2005;25:525-545. 2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal. 2005;25:579-599.

53 3. Soriano DR. The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels. Service Industries Journal. 2005;25:601-613. 4. Fukao K, Ito K, Kwon HU. Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms. Journal of the Japanese and International Economies. 2005;19:272-301. 5. Persson L. The failing firm defense. Journal of Industrial Economics. 2005;53:175-201.

- Estilo de salida: Vancouver () en el proyecto. (1-5)

Reference List (1) Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005 Jun;25(4):525-45. (2) Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005 Jun;25(4):579-99. (3) Soriano DR. The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels. Service Industries Journal 2005 Jun;25(4):601-13. (4) Fukao K, Ito K, Kwon HU. Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms. Journal of the Japanese and International Economies 2005 Jun;19(2):272-301. (5) Persson L. The failing firm defense. Journal of Industrial Economics 2005 Jun;53(2):175-201.

- Estilo de salida: UMI-Information Store () en el proyecto. [1-5] Reference List 1. SVSO- Service Industries Journal TI- Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence

54 AU- Ramsey, E., Ibbotson, P., Bell, J., and McCole, P. PD- 2005 VM- 25 IS- 4 PG- 525-545 SN- 0264-2069 2. SVSO- Service Industries Journal TI- Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden AU- Nilsson, P. A., Petersen, T., and Wanhill, S. PD- 2005 VM- 25 IS- 4 PG- 579-599 SN- 0264-2069 3. SVSO- Service Industries Journal TI- The new role of the corporate and functional strategies in the tourism sector: Spanish small and medium-sized hotels AU- Soriano, D. R. PD- 2005 VM- 25 IS- 4 PG- 601-613 SN- 0264-2069 4. SVSO- Journal of the Japanese and International Economies TI- Do out-in M&As bring higher TFP to Japan? An empirical analysis based on micro-data on Japanese manufacturing firms AU- Fukao, K., Ito, K., and Kwon, H. U. PD- 2005 VM- 19 IS- 2 PG- 272-301 SN- 0889-1583 5. SVSO- Journal of Industrial Economics TI- The failing firm defense AU- Persson, L. PD- 2005 VM- 53 IS- 2 PG- 175-201 SN- 0022-1821

55

7.3.1.3. Creacin de una bibliografa a partir de mltiples documentos. 1. Insertar las citas en cada documento para vincularlas a las correspondientes b/d de Reference Manager. 2. Cerrar todos los documentos. 3. Crear un nuevo documento maestro e insertar cada uno de los documentos con las citas insertadas. 4. Generar la bibliografa mediante Generate Bibliography verificando las opciones correspondientes. Reference Manager crear la bibliografa empleando las citas del documento maestro al final del mismo.

7.3.1.4. Crear una Base de Datos con las citas contenidas en un documento de Word. Para exportar dichas referencias a una b/d: 1. Abrir el documento de Word que contiene las citas. 2. Seleccionar el comando Export Travelling Library (tercer botn por la derecha de la barra de herramientas de Cite While You Write). 3. En el cuadro de dilogo seleccionar: a. Una b/d de Reference Manager existente. b. Una nueva b/d. Que es la opcin recomendada. Otra posibilidad para copiar referencias desde Word a Reference Manager es: 1. Abrir los dos documentos, el de Word y el de la b/d. 2. Seleccionar en Reference manager Tools Cite While You Write Import Traveling Library.

56

Cuando se importa o exporta esta librera, las referencias exportadas se renumeran y no retienen los identificadores de referencia de las originales. Indicar adems que la Traveling Library no contiene informacin de los campos Notes y Abstract.

7.3.2. Creacin de una Bibliografa Independiente. Una bibliografa independiente es aquella que no lleva un documento asociado y que Reference Manager no genera basndose en las citas encontradas en l. La apariencia de la bibliografa independiente depende ntegramente del estilo de salida seleccionado en Reference Manager. Los estilos de salida determinan qu informacin se incluye en la bibliografa, cmo se ordena y qu signos de puntuacin y estilo de texto se emplean.

7.3.2.1. Arrastrar instantnea.

texto

para

crear

una

bibliografa

Los pasos a seguir son: 1. Abrir la b/d y el documento del procesador de texto. 2. Seleccionar un estilo de salida: Tools Options, pestaa General, en la seccin Copy/Paste Reference Output Style. 3. Resaltar las referencias deseadas en la lista de referencias.

57 4. Arrastrar las referencias desde la b/d al procesador de texto. Mediante este procedimiento, se crea una bibliografa formateada y ordenada segn las especificaciones del estilo de salida seleccionado. As, podemos ver a continuacin unos ejemplos:

- Estilo de salida: American Journal of Opthalmology

1. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005;25:525545. 2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005;25:579-599.

- Estilo de salida: Anestesia and Analgesia

1. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005;25:525-45. 2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005;25:579-99.

- Estilo de salida: Abdominal Imaging

1. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005; 25 (4):525-545 Reference ID: 1f Reprint: Not in File Keywords: INTERNATIONALIZATION/MODEL/SMALL FIRMS Notes: Times Cited: 0 Article English Ramsey, E Univ Ulster, Sch Business, Retail Serv, Coleraine BT52 1SA, Londonderry, North Ireland Cited References Count: 55 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON Abstract: Technological innovation associated with e-business is now widely appreciated as one of the key drivers of positive economic change and innovation performance and provides a potentially important test of a region or nation's ability to generate and sustain competitiveness. Specifically, the importance of the knowledge-intensive business service sector to economic growth will increase significantly with rapid development of the service economy and the rise of e-business. Using a quantitative methodology, the research described in this article was aimed at exploring these issues relative to e-business activities

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within the two regions of Northern Ireland and Republic of Ireland. We examined ebusiness 'global' drivers, barriers, uses and benefits, and found ( among other things) a high level of website ownership ( 64 per cent). The main perceived barrier to future e-business plans was a lack of government support 2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005; 25 (4):579-599 Reference ID: 2f Reprint: Not in File Keywords: RURAL TOURISM/SMALL FIRMS Notes: Times Cited: 0 Article English Nilsson, P. A Ctr Reg & Tourism Res & Bornholm, Stenbrudsvej 55, DK-3730 Nexo, Denmark Cited References Count: 58 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON Abstract: Within the European Union, the tourism issues facing many peripheral areas are similar to those elsewhere in the world. Beginning in the late 1980s, the emphasis of thinking in the Union moved away from large automatic grants to attract inward investment projects, towards small firms and indigenous development. As party to this thinking, tourism SMEs have been assigned an important role in the process of regional convergence. While investment subsidies remain a key instrument, they have been supplemented by technical support to tailor assistance to the needs of the individual firm. The latter aspect is an important plank in Swedish regional policy, which sees investing in human competencies as the core to innovative development at the local level. This paper examines the progress and the outcomes of a four-year programme to upgrade the level of business skills in eight tourism SMEs, which are located in the sparsely populated regions of northern Sweden

- Estilo de salida: American Journal of Clinical Pathology

1. Ramsey E, Ibbotson P, Bell J et al. Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal. 2005;25:525-545. Ref ID: 1 Keywords: INTERNATIONALIZATION/MODEL/SMALL FIRMS Reprint: Not in File Abstract: Technological innovation associated with e-business is now widely appreciated as one of the key drivers of positive economic change and innovation performance and provides a potentially important test of a region or nation's ability to generate and sustain competitiveness. Specifically, the importance of the knowledge-intensive business service sector to economic growth will increase significantly with rapid development of the service economy and the rise of e-business. Using a quantitative methodology, the research described in this article was aimed at exploring these issues relative to e-business activities within the two regions of Northern Ireland and Republic of Ireland. We examined e-business 'global' drivers, barriers, uses and benefits, and found ( among other things) a high level of website ownership ( 64 per cent). The main perceived barrier to future e-business plans was a lack of government support Notes: Times Cited: 0 Article English Ramsey, E Univ Ulster, Sch Business, Retail Serv, Coleraine BT52 1SA, Londonderry, North Ireland Cited References Count: 55 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD

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4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON 2. Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal. 2005;25:579-599. Ref ID: 2 Keywords: RURAL TOURISM/SMALL FIRMS Reprint: Not in File Abstract: Within the European Union, the tourism issues facing many peripheral areas are similar to those elsewhere in the world. Beginning in the late 1980s, the emphasis of thinking in the Union moved away from large automatic grants to attract inward investment projects, towards small firms and indigenous development. As party to this thinking, tourism SMEs have been assigned an important role in the process of regional convergence. While investment subsidies remain a key instrument, they have been supplemented by technical support to tailor assistance to the needs of the individual firm. The latter aspect is an important plank in Swedish regional policy, which sees investing in human competencies as the core to innovative development at the local level. This paper examines the progress and the outcomes of a four-year programme to upgrade the level of business skills in eight tourism SMEs, which are located in the sparsely populated regions of northern Sweden Notes: Times Cited: 0 Article English Nilsson, P. A Ctr Reg & Tourism Res & Bornholm, Stenbrudsvej 55, DK-3730 Nexo, Denmark Cited References Count: 58 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON

- Estilo de salida: Vancouver

(1) Ramsey E, Ibbotson P, Bell J, McCole P. Internet-based business among knowledge intensive business services: Some Irish regional evidence. Service Industries Journal 2005 Jun;25(4):525-45. Ref ID: 1 Reprint: Not in File Keywords: INTERNATIONALIZATION/MODEL/SMALL FIRMS Abstract: Technological innovation associated with e-business is now widely appreciated as one of the key drivers of positive economic change and innovation performance and provides a potentially important test of a region or nation's ability to generate and sustain competitiveness. Specifically, the importance of the knowledge-intensive business service sector to economic growth will increase significantly with rapid development of the service economy and the rise of e-business. Using a quantitative methodology, the research described in this article was aimed at exploring these issues relative to e-business activities within the two regions of Northern Ireland and Republic of Ireland. We examined e-business 'global' drivers, barriers, uses and benefits, and found ( among other things) a high level of website ownership ( 64 per cent). The main perceived barrier to future ebusiness plans was a lack of government support Notes: Times Cited: 0 Article English Ramsey, E Univ Ulster, Sch Business, Retail Serv, Coleraine BT52 1SA, Londonderry, North Ireland Cited References Count: 55

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933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON (2) Nilsson PA, Petersen T, Wanhill S. Public support for tourism SMEs in peripheral areas: The Arjeplog Project, northern Sweden. Service Industries Journal 2005 Jun;25(4):57999. Ref ID: 2 Reprint: Not in File Keywords: RURAL TOURISM/SMALL FIRMS Abstract: Within the European Union, the tourism issues facing many peripheral areas are similar to those elsewhere in the world. Beginning in the late 1980s, the emphasis of thinking in the Union moved away from large automatic grants to attract inward investment projects, towards small firms and indigenous development. As party to this thinking, tourism SMEs have been assigned an important role in the process of regional convergence. While investment subsidies remain a key instrument, they have been supplemented by technical support to tailor assistance to the needs of the individual firm. The latter aspect is an important plank in Swedish regional policy, which sees investing in human competencies as the core to innovative development at the local level. This paper examines the progress and the outcomes of a four-year programme to upgrade the level of business skills in eight tourism SMEs, which are located in the sparsely populated regions of northern Sweden Notes: Times Cited: 0 Article English Nilsson, P. A Ctr Reg & Tourism Res & Bornholm, Stenbrudsvej 55, DK-3730 Nexo, Denmark Cited References Count: 58 933PK ROUTLEDGE TAYLOR & FRANCIS LTD 4 PARK SQUARE, MILTON PARK, ABINGDON OX14 4RN, OXFORDSHIRE, ENGLAND ABINGDON

7.3.2.2. Copiar y pegar referencias. Se pueden emplear los comandos Copiar y Pegar para crear una copia de la bibliografa generada con Reference Manager y pegarla en un documento del procesador de texto. Las referencias se ordenan y formatean en funcin del estilo de salida seleccionado en Reference Manager. 7.3.2.3. Impresin de Bibliografas. El proceso a seguir es el siguiente: 1. Seleccionar el conjunto de referencias a imprimir. 2. Ordenar la lista de referencias si fuera preciso. 3. Seleccionar un comando de impresin mediante alguno de estos mtodos: a. File Print, para imprimir en la impresora. b. File Print preview, para enviarlo a una pantalla de previsualizacin.

61 c. Tools Bibliography Generate from Reference List, para hacerlo en un archivo de texto. 4. Verificar las opciones de impresin. - La pestaa General, permite indicar las referencias a incluir en la bibliografa, el destino de la misma (impresora, pantalla de previsualizacin o archivo), el estilo de salida asociado para formatear las referencias, la fuente y el tamao del texto y la seleccin de campos opcionales. Sealar que aunque se indique en la seccin Optional Fields la inclusin de determinados campos adicionales, si el estilo de salida no los lista para la impresin de la bibliografa, no se imprimirn. - En la pestaa Bibliography, se puede especificar el ttulo de la bibliografa, el interlineado (dentro de la referencia o entre referencias) y si se desea numerar secuencialmente o no las referencias listadas. El botn Reset from Output Style permite resetear las opciones definidas en la pestaa por las definidas para el estilo de salida seleccionado en la pestaa general. - En la pestaa Page, se pueden definir los mrgenes de la pgina y la inclusin o no de los nmeros de pgina con su correspondiente formato. 5. Aceptar para finalizar el proceso. 7.3.3. Bibliografas de Materias y Listas de Materia. Una Bibliografa General es una lista de citas en un orden especfico. Una Bibliografa de Materias es una lista de citas agrupadas bajo un criterio comn. Este tipo de bibliografas podr basarse en cualquiera de los campos o combinacin de los mismos de que dispone Reference Manager. Las bibliografas de materia tpicas incluyen los contenidos de los campos Keywords, Author y Journal. Una Lista de Materias es una lista de trminos nicos (palabras o frases) que se encuentran en determinados campos particulares de las referencias seleccionadas. Podr basarse en cualquier campo o combinacin de campos de Reference Manager.

7.3.3.1. Impresin de Bibliografas de Materias Los pasos a seguir son:

62

1. Determinar qu referencias se quieren incluir en la bibliografa: resaltar una referencia individual, marcar un conjunto de referencias o emplear toda la lista de referencias. 2. Seleccionar Tools Subject Bibliography. 3. Verificar o modificar las opciones de impresin de las pestaas General, Bibliography y Page del mismo modo que en la impresin de bibliografas independientes. As pues: - Indicar las referencias a incluir. - Seleccionar un estilo de salida para determinar el formato de cada referencia. - Establecer el ttulo de la bibliografa. 4. En la pestaa Subject se listan las opciones para las bibliografas de materias: - De la seccin Reference List, elegir la opcin Subject Term and Reference List. - De la seccin Include, elegir On Same Line. - Indicar el criterio para ordenar las referencias bajo cada ttulo de la materia. - Finalmente, el tipo de formato de letra.

5. Aceptar para salvar los cambios. A continuacin, se mostrar una ventana listando los campos disponibles (Subject Fields). 6. Resaltar los campos cuyos contenidos se quieran emplear como cabeceras. Tener en cuenta: - Seleccionar el campo Keywords para crear slo una bibliografa listando las materias presentes. Los trminos del campo Keywrods siempre se listan en lneas independientes. - Puede incluirse cualquier nmero de campos. Cuando se realiza una seleccin mltiple, las cabeceras se combinan en una lista sencilla. - Si se mezclan datos de unos campos con otros, se ordenan alfabticamente. - Para seleccionar todos los campos presionar el botn Select All y para deseleccionarlos todos Clear Selection(s). - Seleccionar la opcin List each autor separately para listar el nombre de cada autor presente en el mismo campo en una lista distinta.

63 - Seleccionar la opcin In other fields ... para separar cualquier campo (menos el de autor9 en mltiples lneas. 7. Al aceptar, se muestra una ventana que lista todos los trminos presentes en los campos seleccionados. 8. Seleccionar cabeceras. los trminos que se pretendan incluir como

9. Aceptar para finalizar el proceso. En la ventana de previsualizacin se pueden modificar los trminos seleccionados para imprimir la bibliografa haciendo clic en el botn Terms. Para modificar las opciones relacionadas con las cabeceras de las materias utilizar el botn Layout. Las cabeceras de las materias se imprimen tal y como aparecen en los registros de la b/d. No se aplica un formato especial al campo autor ni se realizan sustituciones de nombres de revistas. 10. Finalmente, puede imprimirse directamente en la impresora (Print), previsualizarse (Print Preview), guardarse en un archivo (Save) o descartarse (Close).

7.3.3.2. Impresin de Listas de Materias Los pasos a seguir son: 1. Determinar qu referencias se quieren incluir en la lista de materias: resaltar una referencia individual, marcar un conjunto de referencias o emplear toda la lista de referencias. 2. Seleccionar Tools Subject Bibliography. 3. En la pestaa General, verificar la seleccin de las referencias en la seccin Create a Subject Bibliography for. El estilo de salida y los campos opcionales se ignoran debido a que no se imprimen referencias formateadas. 4. En la pestaa Bibliography introducir un ttulo para la Lista de materias y el resto de opciones no se tienen en cuenta por no imprimirse referencias formateadas. 5. En la pestaa Subject se listan las opciones para la lista de materias:

64

- De la seccin Reference List, elegir la opcin Subject Term Only. - De la seccin Include, marcar las opciones convenientes (Subject Term Counts y elegir On Same Line). - Indicar el criterio para ordenar las materias. - Finalmente, el tipo de formato de letra. - No indicar ningn prefijo e incluir los caracteres ^p como sufijo para cada tmino para que se imprima cada uno en una nueva lnea. 6. Aceptar para salvar los cambios. A continuacin, se mostrar una ventana listando los campos disponibles (Subject Fields). Seleccionar los campos que se deseen. 7. Al aceptar, se muestra una ventana que lista todos los trminos presentes en los campos seleccionados. 8. Seleccionar los trminos convenientes y aceptar para visualizar la lista de materias. 9. Finalmente, puede imprimirse directamente en la impresora (Print), previsualizarse (Print Preview), guardarse en un archivo (Save) o descartarse (Close). Los trminos (o cabeceras de materias) se imprimen tal y como aparecen en los registros de la b/d. No se aplica un formato especial al campo autor ni se realizan sustituciones de nombres de revistas.