MANUAL DE USUARIO PRECALIFICACION CONSULTORA

SEPTIEMBRE 2009

PRECALIFICACION CONSULTORA

INDICE

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ENTIDAD CONTRATANTE Introduccin . Creacin del proceso de preseleccin Paso 1 Registro del proceso (Informacin bsica).. Paso 2 Seleccin del producto . Paso 3 Parmetros de calificacin.. Paso 4 Plazos y fechas . Paso 5 Anexos .. PROVEEDOR Invitacin a participar . Preguntas y aclaraciones ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y aclaraciones .. Cancelacin del proceso .. PROVEEDOR Ver respuestas .. Enviar Oferta .

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3. 3. 4.

ENTIDAD CONTRATANTE Convalidacin de errores . 22 PROVEEDORES Convalidacin de errores .. 23 ENTIDAD CONTRATANTE Evaluacin de Ofertas . 24 Lista de preseleccionados 26

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PRECALIFICACION CONSULTORA 1. ENTIDAD CONTRATANTE Introduccin

Se podr contratar bajo este sistema bajo las condiciones siguientes: Si la Entidad contratante lo requiere, podr realizar un proceso de precalificacin que tendr por objeto solicitar la presentacin de informacin y antecedentes relacionados con la experiencia de los consultores o asociaciones constituidas o por constituirse, relacionada con los trabajos de consultora requeridos por la entidad contratante. En tal virtud la convocatoria deber prever exclusivamente los procedimientos para evaluar y calificar las experiencias en la prestacin de servicios de consultora en general y en servicios similares a los del objeto del concurso.

Consultora: Se refiere a la prestacin de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseo u operacin. Comprende, adems, la supervisin, fiscalizacin, auditoria y evaluacin de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informticos as como los servicios de asesora y asistencia tcnica, consultora legal que no constituya parte del rgimen especial indicado en el nmero 4 del artculo 2, elaboracin de estudios econmicos, financieros, de organizacin, administracin, auditora e investigacin.

Creacin del proceso de Preclasificacin

La creacin del proceso de contratacin de consultora mediante el procedimiento de PRECALIFICACION consta de 5 Pasos, cuyas caractersticas se describen a continuacin.

Paso 1: Registro del proceso de contratacin

Ingresando al Sistema, en la barra superior se selecciona Entidad Contratante, y en el submen que se despliega, se selecciona Nueva Contratacin. Se despliega entonces la pgina relacionada con el primer de paso de creacin del proceso de contratacin, segn se aprecia en las pantallas siguientes.

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Se debe completar la informacin requerida, ingresando la informacin en los diferentes campos que se indican en las dos primeras pantallas presentadas, y que se menciona a continuacin, con un ejemplo. Cdigo de proceso: Ej. PRECALIF-PRB-01 Objeto de proceso de contratacin: Consultora de diseo de un prototipo. Descripcin del Proceso de Contratacin: Contratacin de una Consultora mediante Precalificacin. Direccin: Lugar donde se recibir el estudio. Tipo de compra: Consultora Palabras clave (en funcin del objeto de contratacin) Tipo de contratacin: Precalificacin Funcionario encargado del proceso: Debe seleccionarse a la persona que tiene el perfil o atributos concedidos por la mxima autoridad para este proceso. Derechos de inscripcin: Segn sea pertinente. Luego se pulsa Continuar para ingresar al Paso 2 y aparece un mensaje que llama la atencin que si confirma este mensaje la solicitud ser grabada, segn se aprecia en la pantalla siguiente.

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Se pulsa Aceptar y se ingresa a una nueva pantalla, en la cual se aprecia que el procedimiento de Precalificacin est integrado por 5 fases o pasos, segn se describe en la pantalla que sigue.

Paso 2: Seleccin del producto

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En el paso 2 se debe categorizar al producto, en este caso al diseo (o estudio) que se va a contratar. Para ello se hace clic en Buscar Producto y se despliega la pantalla que corresponde al Clasificador Central de Productos, mediante el cual se realiza la bsqueda del cdigo pertinente. Se puede seleccionar el producto ingresando la palabra clave o el cdigo (como en el caso del ejemplo).

Selecciono la Categora que corresponde a mi objeto de contratacin (estudio o diseo) y en el cuadrado sealado hago un clic, y el sistema carga automticamente al pie de la descripcin del producto nuevo. Completo la informacin en cuanto a Caractersticas indico la especificacin principal, o lo remito a Ver en pliegos, como en el caso del ejemplo. Una vez que he completado la informacin solicitada, hago clic en Aadir y nos muestra la siguiente informacin

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Paso 3: Parmetros de Calificacin

Se pasa a la pgina en la cual se establecen los parmetros en funcin de los cuales se realizar la evaluacin de la oferta tcnica y presenta un cuadro a completar sobre los pesos para la calificacin de ofertas tcnicas y econmica. Para ingresar los parmetros que la Entidad estime necesarios, pero que sean ms de dos, debe hacer clic en Agregar Parmetro.

Al digitar Agregar Parmetro, el sistema despliega los diferentes parmetros que se pueden seleccionar, como por ejemplo Experiencia Especfica, como se indica en la pantalla siguiente:

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Al hacer clic en el botn relacionado a Experiencia Especfica, el sistema nos indica que se agrego exitosamente el registro, por lo que se tendr que hacer clic en Aceptar, como se indica en la pantalla siguiente:

Al hacer clic en Aceptar, se agrega el parmetro y as sucesivamente, como se esta indica en la pantalla siguiente; y una vez colocados los parmetros que la Entidad considere pertinentes, se proceder a ponderar cada uno de ellos de tal manera que se llegue a un total del 100 %, luego se digitar Continuar

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Paso 4: Plazos y fechas

Se completa la informacin que solicita el sistema, en cuanto a la vigencia de la Oferta, el Plazo de entrega y luego el cronograma del proceso, teniendo en cuenta que la hora de referencia es la del servidor.

Una vez ingresado la Vigencia de la oferta y el Plazo de Entrega se procede a ingresar las fechas y horas como se muestra a continuacion y luego damos clic en el botn de Aceptar para conticuar con el siguiente y ltimo paso. MANUAL DE USUARIO: Precalificacin Consultora
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Paso 5: Anexos
Al hacer clic en Continuar, el sistema nos permite ir al Paso 5, que corresponde ingresar todos los Anexos, tales como pliegos, planos etc., que luego de lo cual se debe hacer clic en Finalizar, para terminar el proceso, como se indica a continuacin

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Al hacer clic en Finalizar, el sistema despliega una pantalla en la que nos indica si estamos seguros la finalizacin de la creacin del proceso, en caso de estar seguro hacemos clic en Aceptar, como se indica en la pantalla a continuacin:

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Al dar clic en Aceptar nos aparece la siguiente pantalla:

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1. PROVEEDOR Invitacin a participar

El proveedor seleccionado, en nuestro caso el Proveedor rrodriguez, recibe la invitacin a participar en el concurso sealado. Esta informacin, el proveedor la recibe en el sistema, al cual accede mediante su RUC, Usuario y Clave. Digita en Proveedor y en Invitaciones recibidas y se despliegan los procedimientos que ha recibido acorde con su CPC registrado. En la siguiente pantalla se destaca el procedimiento de nuestro ejemplo.

Hace un clic en el cdigo del procedimiento y se despliega la pgina de dicho procedimiento. All puede revisar toda la informacin relacionada del proceso de contratacin, las fechas de control del proceso, la descripcin del proceso el archivo de los pliegos y archivos opcionales.

Preguntas y aclaraciones
Si el proveedor decide participar, lo primero que puede hacer es formular preguntas sobre los pliegos o el proyecto, para lo cual debe utilizar la funcionalidad de Ver preguntas y aclaraciones que se indica en la siguiente pantalla. Esto puede realizarse dentro del tiempo establecido para la etapa de Fecha lmite de preguntas.

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Al hacer un clic en Ver preguntas y aclaraciones se despliega la pantalla que al pie se acciona el cono Agregar pregunta.

De esta manera el proveedor puede realizar la pregunta que creyere necesaria, escribindola en el espacio asignado y digitando Enviar pregunta, segn se seala en la pantalla siguiente.

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2. ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y aclaraciones

La Entidad Contratante, por su parte, recibe la pregunta formulada por el proveedor (rrodriguez en nuestro ejemplo), sin que se identifique a quien corresponde la pregunta formulada. En la pantalla, segn lo que se aprecia, aparece la funcionalidad Responder y se le acciona el cono Agregar aclaracin

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Cancelacin del proceso

Mientras estamos en el estado de Preguntas, Respuestas y Aclaraciones tenemos la opcion de Cancelar el proceso hasta 24h00 antes del envio de la propuesta.

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Al dar clic en Cancelar Proceso nos va a aparecer la siguiente pantalla donde debemos elegir entre las 3 razones para cancelar el procedimiento, ademas debemos describir el Motivo por el cual se declara cancelado y el archivo o acta para el caso.

Al subir el archivo de cancelacion del procedimiento, y dar clic en Cancelar procedimiento, el proceso queda cancelado. Caso contrario continuamos con el proceso, Cumplida la Fecha lmite de respuestas, al proveedor se le acciona la funcionalidad Enviar oferta Precalificacin, segn se aprecia en la pantalla siguiente.

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2. PROVEEDOR Ver respuestas

El proveedor, de su parte, puede mirar la informacin ingresada por la Entidad contratante en el sistema, accediendo al procedimiento en la forma indicada antes. La siguiente pantalla indica la situacin comentada.

Enviar Oferta

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Al dar clic en Enviar oferta Precalificacion nos muestra la siguiente pantalla en la que se debe ingresar la oferta:

Al dar clic en Enviar Oferta nos aparece la siguiente pantalla en la que tenemos que llenar los campos correspondientes y guardar la Propuesta

Al presionar el boton de Guardar Propuesta nos indica que debemos confirmar el envio de la oferta en el que se habilitaran las opciones correspondientes a la subida de archivos.

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Al ingresar en el link Confirmar envio de oferta nos muestra una pantalla en la que debemos ingresar el archivo de la propuesta de precalificacion luego debemos finalizar para confirmar definitivamente el envio de la misma.

Cuando se haya confirmado el envio de la oferta nos sale la siguiente pantalla en donde nos da la opcin de imprimir la oferta enviada:

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3 ENTIDAD CONTRATANTE Convalidacin de errores

Luego del envio de la propuesta la entidad y el proveedor ingresan al estado del proceso: Convalidacin de errores en donde la entidad envia al proveedor que el escoge si necesita aclaraciones o alguna informacion complementaria con respecto a la oferta que envi como se muestra en las siguientes pantallas:

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3. PROVEEDOR Convalidacin de errores

Una vez enviada la pregunta de convalidacin de errores enviada por la entidad, el proveedor tiene la opcin de responder esta convalidacin:

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4. ENTIDAD contratante Evaluacin de Ofertas

Una vez terminada el estado de convalidacion de errores la entidad tiene la opcin de evaluar la oferta como se muestra a continuacin, en donde la entidad debe realizar el siguiete procedimiento:

Al dar clic en Evaluar Oferta tenemos las opciones de poner un porcentaje de calificacion segn los parmetros indicados y poner la razn por la cual se pone ese valor :

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Luego debemos Guardar las calificaciones y confirmar correctamente para que la evaluacin sea guardada definitivamente en el sistema como nos muestra la siguiente pantalla:

Al dar clic en Aceptar nos aparece la siguiente pantalla en la que debemos subir un archivo obligatorio de calificacin de la propuesta y en el cual podemos finalizar la calificacin.

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Lista de preseleccionados
Despus de terminada la calificacin la entidad tiene la opcin de ver la lista de los preseleccionados que son los que han sido calificados en este caso se muestran las siguientes pantallas:

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Al dar clic en Lista de Preseleccionados nos muestra la siguiente pantalla:

Adems la entidad tiene la opcin de finalizar el proceso de consultora de precalificacin, al dar clic en el botn finalizar nos muestra el siguiente mensaje para confirmar:

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Si damos clic en Aceptar el proceso queda finalizado como se muestra a continuacin:

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