Cours Word 10

Cours BARDON - WORD 2010
Chantal BOURRY, 2010

Sommaire

WORD 2010 - INTRODUCTION ....................................................................................... 3
FONDAMENTAUX OFFICE 2010 ________________________________________________________ 3
1. FENETRE PRINCIPALE _____________________________________________________________ 3
2. MEMO CLAVIER ___________________________________________________________________ 4
3. PARAMETRAGE DU LOGICIEL _______________________________________________________ 5
4. ENREGISTREMENT ________________________________________________________________ 5
CHAPITRE 1 - SAISIE DU DOCUMENT ........................................................................ 6
1. PARCOURIR LE DOCUMENT, DEPLACER LE CURSEUR ___________________________________ 7
2. RECHERCHER, REMPLACER, ATTEINDRE ______________________________________________ 8
3. FRACTIONNER LA FENETRE ________________________________________________________ 8
4. SELECTIONNER ___________________________________________________________________ 8
5. CORRECTION AUTOMATIQUE ET BALISES _____________________________________________ 9
6. ORTHOGRAPHE, SYNONYMES ET TRADUCTION ________________________________________10
7. DEPLACER, COPIER OU COLLER ______________________________________________________12
8. BLOC DE CONSTRUCTION (ou QuickPart ) ___________________________________________13
9. ELEMENTS DUN DOCUMENT WORD _________________________________________________14
10. LIENS ET INCORPORATION DOBJETS ________________________________________________15
11. STATISTIQUES RELATIVES AU DOCUMENT ___________________________________________17
CHAPITRE 2 - MISE EN FORME .................................................................................. 18
1. MISE EN FORME DES CARACTERES ___________________________________________________18
2. MISE EN FORME DES PARAGRAPHES _________________________________________________20
3. MISE EN FORME DUNE LISTE _______________________________________________________22
4. ALIGNEMENT DE TEXTE AVEC LES TABULATIONS ______________________________________23
5. BORDURE ET TRAME ______________________________________________________________25
6. REPRODUIRE LA MISE EN FORME ____________________________________________________25
7. APPLIQUER DES STYLES ____________________________________________________________25
8. REVELER LA MISE EN FORME _______________________________________________________25
CHAPITRE 3 LES TABLEAUX ................................................................................... 27
1. CREER UN TABLEAU _______________________________________________________________27
2. POSITIONNER UN TABLEAU _________________________________________________________29
3. SELECTIONNER ___________________________________________________________________29
4. REDIMENSIONNER LE TABLEAU, LES COLONNES ET LES LIGNES __________________________30
5. AJOUTER DES LIGNES ET DES COLONNES _____________________________________________31
6. FRACTIONNER OU FUSIONNER ______________________________________________________31
7. SUPPRESSION : TABLEAU, LIGNES, COLONNES OU CELLULES _____________________________32
8. MISE EN FORME ___________________________________________________________________32
9. UTILISATION DU TABLEAU _________________________________________________________33
10. CONVERSION TABLEAU / TEXTE ____________________________________________________35
11. INSERTION DUN TABLEAU EXCEL __________________________________________________35
CHAPITRE 4 OBJETS GRAPHIQUES....................................................................... 36
1. GESTION DES OBJETS ______________________________________________________________36
2. POSITIONNEMENT DES OBJETS ______________________________________________________37
3. ZONE DE DESSIN __________________________________________________________________39
4. FORMES _________________________________________________________________________40
5. IMAGE ___________________________________________________________________________45
6. SMARTART, GRAPHIQUE ___________________________________________________________47

Cours BARDON - WORD 2010

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CHAPITRE 5 MISE EN PAGE ..................................................................................... 48
1. TAILLE ET DISPOSITION ____________________________________________________________49
2. LES MARGES ______________________________________________________________________50
3. ORIENTATION ____________________________________________________________________50
4. PAGE DE GARDE ___________________________________________________________________51
5. ARRIERE-PLAN ET BORDURE ________________________________________________________51
6. EN-TETE ET PIED DE PAGE _________________________________________________________51
7. DISPOSITION EN COLONNES ________________________________________________________52
8. NUMEROTATION DES LIGNES _______________________________________________________54
CHAPITRE 6 LES STYLES .......................................................................................... 55
1. LA GALERIE DES STYLES ET LE VOLET STYLES ______________________________________56
2. APPLICATION DUN STYLE __________________________________________________________57
3. LES DIFFERENTS TYPES DE STYLES __________________________________________________58
4. CREATION DUN STYLE _____________________________________________________________59
5. STYLE DE LISTE ___________________________________________________________________60
6. GESTION DES STYLES ______________________________________________________________61
7. JEUX ET THEMES ________________________________________________________________62
CHAPITRE 7 LES MODELES ..................................................................................... 64
1. LE MODELE PAR DEFAUT NORMAL.DOTM _________________________________________64
2. CREATION DUN MODELE ________________________________________________________65
3. UTILISATION DUN MODELE ______________________________________________________65
CHAPITRE 8 LONGS DOCUMENTS ET REFERENCES ....................................... 66
1. VOLET NAVIGATION __________________________________________________________66
2. AFFICHAGE EN MODE PLAN ______________________________________________________68
2. SIGNET, RENVOI, INSERTIONAUTO, LIEN HYPERTEXTE ET NOTE _____________________70
3. TABLE DES MATIERES ET TABLE DES ILLUSTRATIONS ______________________________73
4. INDEX___________________________________________________________________________76
CHAPITRE 9 PUBLIPOSTAGE .................................................................................. 79
1. LA SOURCE DE DONNEES _________________________________________________________79
2. LE DOCUMENT DE BASE __________________________________________________________80
3. REALISATION ____________________________________________________________________81
4. LASSISTANT EN SIX ETAPES______________________________________________________84

COURS BARDON - WORD 2010 / INTRODUCTION

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WORD 2010 - INTRODUCTION

FONDAMENTAUX OFFICE 2010

Pour tudier des mthodes et lments essentiels, communs aux logiciels Microsoft
Office 2010, donc applicables Word 2010, voir sur notre site www.coursbardon-
microsoftoffice.fr le document suivant :

FONDAMENTAUX OFFICE 2010
(10 pages tlchargement gratuit)

Vous y verrez en particulier :
- Windows Live SkyDrive et les Web Apps
- Le mode Backstage
- La constitution et laffichage du ruban
- Lintrt de la barre doutils Accs rapide
- La protection dun fichier par mot de passe.

1. FENETRE PRINCIPALE

Les diffrents modes daffichage

Il existe 5 modes daffichage dun document.
Leurs commandes sont prsentes longlet Affichage, dans le groupe Affichages
document . Ces commandes peuvent tre galement prsentes dans la barre dtat, en bas de
la fentre (nous le verrons dans le paragraphe suivant Barre dtat ).

- Page : cest le mode actif par dfaut, car le plus utilis.
Il permet de visualiser les 4 marges : haut, bas, gauche, droite (leur largeur par dfaut
est 2,5 cm).
Les marges du haut et du bas peuvent tre rapidement affiches ou masques en
double-cliquant sur le bord suprieur ou sur le bord infrieur de la page (le pointeur
prend la forme dune double flche ). On masque les marges pour gagner de la
place sur lcran.

- Lecture plein cran : le ruban disparat, le document saffiche plein cran
permettant une lecture aise. Pour quitter ce mode, cliquez sur le bouton Fermer ,
en haut droite de la fentre.

- Web : mode conu pour crer des pages en langage HTML.


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- Plan : principalement utilis dans un long document, ce mode permet de
visualiser lenchanement des titres et des sous-titres, galement de modifier la
structure du document.

- Brouillon : ce mode permet de faire dfiler plus rapidement le document. Les
images sont masques.

Barre dtat

Situe juste en dessous du document, elle est entirement configurable : faites un clic
droit sur cette barre > cochez ou dcochez les options souhaites.

On y ajoute gnralement le numro de page (en fait, il est affich le n de page sur le
nombre total de pages), la langue, le pourcentage de zoom et le curseur de zoom ( longlet
Affichage, les commandes du groupe Zoom offrent des options supplmentaires).
Si on coche Statistiques , on obtient le nombre de mots approximatif du document.
Approximatif, car tout caractre, y compris un chiffre ou un signe de ponctuation, prcd et
suivi dun espace, est compt pour un mot (exemple : le texte guillemets inclus il rpond :
8 est compt pour 6 mots). Est galement compt comme mot tout caractre prcd dun
espace, et sans caractre suivant (Ah ! est compt pour deux mots).
Loption Afficher les raccourcis permet dafficher dans la barre les cinq modes
daffichage du document, prcdemment numrs : Page, Lecture plein cran, Web, Plan et
Brouillon.

2. MEMO CLAVIER

- Pour introduire un espace inscable entre deux mots (par exemple pour viter que ne
soient spars par un saut la ligne un mois et une anne) : appuyez sur les touches
Ctrl + Maj (Shift) + Espace.

- Saut de page
Un saut de page dplace le curseur en haut de la page suivante (sil ny en a pas, il
cre une nouvelle page) : Ctrl + Entre. Ou bien : onglet Insertion, cliquez sur le
bouton Saut de page.
Testez : Effectuez un saut de page : Ctrl + Entre. Puis voyez o sest plac le
curseur. Pour annuler ensuite le saut de page, cliquez sur le bouton , dinfo-bulle
Annuler Frappe , situ dans la barre doutils Accs rapide (en haut gauche de
lcran).

- Modification de la casse (cest--dire minuscule ou majuscule) : slectionnez un mot
ou tout un texte, puis appuyez sur les touches Maj (Shift) + F3. Si la modification ne
porte que sur un mot, il suffit que le curseur y soit plac.
Exemple : Slectionnez un mot crit en minuscules (ou placez-y le curseur). En
laissant la touche Maj enfonce, appuyez sur F3 : la 1re lettre seule passe en
majuscule. Appuyez une 2me fois : tout le mot passe en majuscules. Appuyez une
3me fois : tout le mot repasse en minuscules.


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3. PARAMETRAGE DU LOGICIEL

De nombreuses caractristiques du logiciel sont paramtrables.
Pour modifier les paramtres dfinis par dfaut, et personnaliser ainsi le logiciel,
affichez la fentre Options Word : ouvrez le menu Fichier > Options.
Le volet gauche de la fentre liste dix catgories doptions : Gnral, Affichage,
Vrification, Enregistrement, etc. Le volet principal contient les options relatives la
catgorie slectionne. Le bouton indique la prsence dune info-bulle explicative.

Exemple

Pour obtenir des majuscules accentues, choisissez dans la fentre Options Word la
catgorie Vrification , puis cochez la case Majuscules accentues en franais , et
validez.
Testez le nouveau paramtrage :
- Tapez dj ;
- Double-cliquez dessus (le mot est mis en vidence) ;
- Puis appuyez sur les touches Maj (Shift) + F3 deux fois, ce qui permet de mettre le
mot en majuscules.
Vous obtenez DJ.

4. ENREGISTREMENT

Les fichiers raliss sous Word 2010 sont enregistrs par dfaut avec lextension .docx,
qui est galement lextension des fichiers enregistrs sous Word 2007.
Pour afficher les options denregistrement de Word 2010 : ouvrez le menu Fichier >
Options > Enregistrement.
Vous pouvez en particulier changer le dossier denregistrement par dfaut, qui est le
dossier Mes documents , galement modifier la frquence denregistrement automatique,
qui est par dfaut de 10 minutes.

Word 2010 dispose dune nouvelle option denregistrement, de texte explicite :
Conserver la dernire version enregistre automatiquement si je ferme sans enregistrer .
Vrifiez que la case correspondant cette option est bien coche.
Ce nest pas la fermeture du fichier qui provoque son enregistrement par Word. Le
fichier est sauvegard tel quil tait lors du dernier enregistrement automatique avant sa
fermeture.
Pour rcuprer le fichier : ouvrez le menu Fichier > Rcent > Rcuprer des
documents non enregistrs (option place en bas, droite de la fentre).

COURS BARDON - WORD 2010 / CHAPITRE 1

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CHAPITRE 1 - SAISIE DU DOCUMENT

Sauf si le texte est long, tapez dabord le texte, vous peaufinerez ensuite sa mise en
forme.

Saisissez votre texte en mode Page. Vrifiez que, dans la barre dtat, le bouton est bien activ,
si ce bouton y est prsent. Sinon cliquez sur longlet Affichage pour effectuer cette vrification dans le groupe
Affichages document .

Quand vous le souhaitez, vous pouvez afficher les caractres non imprimables (espaces,
paragraphes, sauts de page, sauts de section, etc.) : longlet Accueil, dans le groupe
Paragraphe, cliquez sur le bouton dicne .
Exemple : activez ce bouton pour vrifier la prsence dun seul espace entre deux mots,
ou pour connatre le nombre de paragraphes vides entre deux paragraphes, ou encore pour
vrifier lexistence dun saut de page.

Il est prfrable de laisser quelques paragraphes vides (en appuyant sur la touche Entre)
en dessous du texte saisi. Ils constituent des paragraphes de scurit permettant si ncessaire
de facilement revenir la mise en forme applique prcdemment.

Pointeur (de la souris) et curseur (l o on crit)

Ne pas confondre :
- le pointeur de la souris qui se dplace sur lcran quand on bouge la souris,
- avec le curseur qui clignote et qui indique lendroit o sera insr le prochain
caractre. On le nomme galement point dinsertion .
Placez le pointeur sur le document ( un endroit o il y a dj un caractre, imprimable
ou non), un clic de souris y placera alors le curseur.

Astuces pour aller plus vite

- Prenez lhabitude de taper en minuscule la 1re lettre de chaque phrase. Word se
charge den faire une majuscule (ds quon tape le premier espace ou un signe de
ponctuation aprs le mot).
- Inutile de taper un espace juste avant les signes de ponctuation qui en ncessitent
un, Word sen charge. Saisissez par contre lespace qui suit la ponctuation.
- Guillemets : Word se charge de placer les espaces lintrieur. Si vous tapez
un espace avant le deuxime guillemet, il sera ouvert au lieu dtre ferm.
Ces espaces gnrs automatiquement par Word apparaissent, en tant que caractres non
imprimables (onglet Accueil, bouton activ), sous la forme dun petit rond (au lieu dun
point pour un espace saisi avec la touche despace du clavier).

Suppression dun caractre imprimable ou non imprimable

Pour lun comme pour lautre : placez le curseur devant, puis touche Suppr.

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Afin quon puisse le voir, le caractre non imprimable doit bien sr tre dabord
affich : onglet Accueil, groupe Paragraphe, cliquez sur le bouton dicne .

1. PARCOURIR LE DOCUMENT, DEPLACER LE CURSEUR

Vous pouvez souhaiter parcourir le document (en laissant le curseur en place) ou
vous dplacer dans le document, en y dplaant le curseur.

Parcourir le document (le curseur reste en place)

Pour parcourir le document sans dplacer le curseur, vous pouvez utiliser :
- La roulette de la souris
- La barre de dfilement verticale droite. Faites glisser son curseur (n
os
de pages et
titres saffichent), ou bien cliquez sur la flche du haut ou sur celle du bas
pour de courts dfilements.

Se dplacer dans le document (le curseur se dplace)

Vous pouvez bien sr parcourir le document avec le pointeur, puis cliquer lendroit o
vous souhaitez placer le curseur.
Dautres mthodes plus lgantes existent :
- Cliquez sur lun des deux boutons de double flche situs sous la barre de
dfilement vertical, pour accder la page prcdente ou la page suivante .
Le curseur est plac en haut de page, juste avant le premier caractre.
- Les 4 flches du clavier : les flches et permettent de dplacer le curseur dun
caractre gauche ou droite, les flches ^ et + permettent de dplacer le curseur
la ligne den dessus ou la ligne den dessous.
- Les raccourcis clavier :
Mot
Pour se placer en dbut de mot : Ctrl +
en fin de mot : Ctrl +
Ligne
Pour se placer en dbut de ligne : N
en fin de ligne : Fin
Paragraphe
Pour se placer en dbut de paragraphe : Ctrl + ^
en dbut de paragraphe suivant : Ctrl + +
Document
Pour se placer en dbut de document : Ctrl + N
en fin de document : Ctrl + Fin

- Vous pouvez galement replacer le curseur aux trois emplacements prcdents en
appuyant sur les touches Maj (Shift) + F5.


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2. RECHERCHER, REMPLACER, ATTEINDRE

Rechercher, Remplacer et Atteindre sont les noms explicites des trois onglets de la
fentre Rechercher et remplacer .
Pour lafficher : onglet Accueil, groupe Modification (dernier groupe), cliquez sur
Rechercher ou sur Remplacer.
On peut aussi afficher cette fentre en appuyant sur la touche F5, elle souvre longlet
Atteindre.

La fonction de recherche est puissante.
A longlet Rechercher, saisissez les caractres recherchs dans la zone tiquete
Rechercher , puis dfinissez les paramtres souhaits.
Pour lancer la recherche, cliquez sur le bouton Suivant.
Exemples
- Activez le bouton Plus >>, puis cochez la case Utiliser les caractres
gnriques .
En recherchant *rieur, vous obtenez les mots se terminant par rieur. En
recherchant ra?eau, vous obtenez les mots pour lesquels le point dinterrogation
remplace un caractre.
- Cochez la case Prfixe et la case Respecter la casse .
En recherchant Bon, vous obtenez les mots commenant par Bon.

On utilise communment cette fentre pour rechercher une chane de caractres et la
remplacer, galement atteindre rapidement un numro de page (on appuie sur la touche F5,
puis on saisit le numro de page).
Cest une fentre quon peut laisser afficher, tout en modifiant ou en se dplaant dans
le document.

3. FRACTIONNER LA FENETRE

Le fractionnement de la fentre permet de visualiser et de modifier deux parties du
document en cours.
Pour fractionner la fentre, pointez sur le petit trait horizontal situ au-dessus de la
barre de dfilement. Quand le pointeur prend la forme dune double flche , cliquez-glissez
jusqu lemplacement de sparation souhait.
Le document actif peut tre parcouru dans les deux fentres, il y a deux barres de
dfilement. Toute modification dans une fentre seffectue dans lautre, il sagit toujours du
mme document.
Pour supprimer le fractionnement, pointez sur la barre de fractionnement. Quand le
pointeur prend la forme dune double flche , double-cliquez.

4. SELECTIONNER

Nous allons prsenter diffrentes mthodes de slection.
Pour dslectionner, il suffit de cliquer en dehors du texte slectionn.

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Cliquer-glisser

Cliquer-glisser avec la souris sur la partie du document slectionner est la mthode
usuelle.
On peut utiliser dautres mthodes, en fonction de la nature de llment slectionner.

Slection dun texte en fonction de sa nature

- Un mot : double-cliquez dessus.
- Une ligne : dans la marge gauche, cliquez devant la ligne (le pointeur prend la forme
dune flche blanche ).
- Une phrase : Ctrl + clic dans la phrase la slectionne.
- Un paragraphe : dans la marge gauche, double-cliquez devant le paragraphe (ou triple-
cliquez dedans) ;
- Tout le document : Ctrl + A ;
- Une partie du document (lments adjacents) :
Cliquez devant le texte slectionner ;
Eventuellement, faites dfiler le texte slectionner avec la roulette de la souris
ou avec la barre de dfilement ;
Maj + clic aprs le dernier caractre du texte.
- Des lments non adjacents :
Slectionnez le 1er lment ;
Ctrl + slectionnez le suivant. Continuez ainsi jusquau dernier lment
slectionner.

Bouton Slectionner du ruban

Il est aussi possible dutiliser le bouton Slectionner situ longlet Accueil, dans le
groupe Modification. Ce bouton est surtout utilis dans un document o sont insrs des
objets graphiques, pour slectionner un objet situ en arrire-plan.

5. CORRECTION AUTOMATIQUE ET BALISES

Pour accder la fentre Correction automatique : ouvrir le menu Fichier > Options
> Vrification > Options de correction automatique (bouton droite).
Elle comporte plusieurs onglets, parmi lesquels les ongles Correction automatique et
Lors de la frappe .

Onglet Correction automatique

Vous pouvez en particulier ajouter ou supprimer des Corrections en cours de frappe .
Exemples : remplacer des mots ou expressions dont vous hsitez sur lorthographe
(remplacer acceuil par accueil , remplacer attestation par attestation ), ou
encore remplacer une expression par le mme texte, mais avec une autre mise en forme.
Si vous slectionnez une expression avant douvrir la fentre Correction automatique , lexpression
slectionne sera affiche dans la zone Par : , vous naurez pas la saisir.

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Testez : dans la zone Remplacer , saisissez le mot de votre choix, et dans la zone
Par , tapez le mot par lequel vous souhaitez quil soit remplac. Validez. Ecrivez le
premier mot dans un document.
Le remplacement est automatique. Quand on pointe ensuite sur cet lment, son premier
caractre est soulign dun double trait bleu. Exemple :
En pointant sur ce trait bleu, un bouton dinfo-bulle Options de correction
automatique apparat. Exemple :

Cliquez dessus pour afficher les options proposes :
- Loption Annuler le remplacement annule la correction automatique de llment
dans le document actif. En pointant sur le mot, le premier caractre continuera dtre
soulign en bleu. Une nouvelle option est alors propose : Rtablir Correction
automatique .
- Loption Arrter la correction automatique enlve llment de la liste de la fentre
Correction automatique , il ne sera plus remplac automatiquement.
- La dernire option Contrle des options de correction automatique permet douvrir
la fentre Correction automatique .

Autre possibilit pour annuler une correction : juste aprs la correction automatique,
tapez Ctrl + Z.

Onglet Lors de la frappe

Vous pouvez cocher ou dcocher certaines options numres dans cette fentre.
Exemples :
Vous pouvez dcocher :
- Loption Adresses Internet et rseau par des liens hypertexte
- Loption Bordures . Ainsi, si vous tapez par exemple trois traits de soulign _
(touche 8) suivis de la touche Entre, vous nobtiendrez plus une bordure paisse.

6. ORTHOGRAPHE, SYNONYMES ET TRADUCTION

Orthographe et grammaire

On utilisera sous longlet Rvision, des commandes du groupe Vrification .

Par dfaut (cest--dire sans quil y ait eu modification des paramtres) :
- les fautes dorthographe sont soulignes dun trait rouge. Exemple :
- les fautes de grammaire sont soulignes dun trait vert. Exemple :

En faisant un clic droit sur le mot soulign, on affiche une liste doptions concernant la
faute dtecte (qui nen est pas toujours une).
Word na en effet pas toujours raison.
Exemple
Si jcris :
Word tombe dans le panneau Il considre le mot affiche comme un nom, dans la
mesure o le verbe affiche na pas de complment, et il propose comme correction (clic
droit sur le mot premier) La premire .

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Orthographe

Option Ignorer : le mot sera ignor, cest--dire non soulign, pour cette occurrence
seulement. Il sera nouveau soulign sil est encore saisi.
Option Ignorer tout : le mot sera ignor dans tout le document en cours.
Option Ajouter au dictionnaire : ajout au dictionnaire, le mot sera ignor dans tout
document Word.
Le dictionnaire est par dfaut le fichier nomm PERSO.DIC ou CUSTOM.DIC, initialement vide.
Il est possible de crer dautres dictionnaires : ouvrez le menu Fichier > Options > Vrification >
Dictionnaires personnels. Dans la fentre Dictionnaires personnels , cliquez sur Nouveau.
Cette fentre permet de modifier la liste des mots dun dictionnaire. Elle prcise galement le chemin
daccs du dictionnaire slectionn, qui peut tre ouvert puis complt sous un diteur de texte.

- Grammaire

Loption Grammaire ouvre la fentre du mme nom.

- Orthographe et grammaire : modification des paramtres

En utilisant la fentre Vrification , vous pouvez modifier les paramtres de
vrification orthographique ou grammaticale. Pour lafficher : ouvrez le menu Fichier >
Options > Vrification.
Exemple : si vous dcochez la case Vrifier lorthographe au cours de la frappe , les
mots dtects par Word comme tant mal orthographis, ne seront plus souligns
automatiquement.
La vrification orthographique du document pourra alors tre effectue la demande,
en appuyant sur la touche F7.

La vrification dun document peut tre effectue aprs saisie en activant le bouton
Grammaire et orthographe , situ sous longlet Rvision, dans le groupe Vrification .

Synonymes

Word dispose de son propre dictionnaire de synonymes.
Pour afficher les synonymes : clic droit sur le mot > Synonymes.
Vous pouvez cliquer sur un synonyme, ce qui remplacera le mot, ou bien slectionner
Dictionnaire des synonymes pour requrir laffichage dautres synonymes.
Le curseur tant dans le mot, on peut galement ouvrir le dictionnaire des synonymes en
cliquant sur le bouton Dictionnaire des synonymes du groupe Vrification .

Langue de vrification et traduction

- Choix de la langue de vrification du document

Sous longlet Rvision, dans le groupe Langue , cliquez sur le bouton Langue >
Dfinir la langue de vrification.
La fentre Langue saffiche. Elle permet de choisir la langue de vrification
orthographique et grammaticale.
Elle propose galement loption Dtecter automatiquement la langue et celle de
Ne pas vrifier lorthographe ou la grammaire .


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Vous pouvez aussi dfinir la langue partir de la barre dtat. Double-cliquez sur le
nom de la langue permet dafficher la fentre Langue . Si la langue napparat pas dans la barre
dtat et si vous souhaitez quelle y soit, faites un clic droit sur la barre > cochez la case devant loption Langue.

- Traduction

Toujours sous longlet Rvision, dans le groupe Langue, cliquez cette fois sur le bouton
Traduire .
Trois options sont proposes : Traduire le document , Traduire le texte
slectionn et Mini-traducteur .
La dernire option Choisir la langue de traduction affiche la fentre Options de
langue de traduction qui permet, comme son nom lindique, de choisir la langue de
traduction.

7. DEPLACER, COPIER OU COLLER

Slectionnez dabord le texte dplacer (on dit aussi couper, car le texte est supprim
de son emplacement dorigine) ou copier.

Puis utilisez au choix lune des mthodes suivantes :

Avec les menus contextuels : clic droit sur le texte slectionn, choisir Couper ou
Copier ; clic droit lendroit de destination, choisir Coller.

Avec la souris
- Pour dplacer le texte slectionn : cliquez-glissez jusqu lendroit de destination.
- Pour copier le texte slectionn : en appuyant sur la touche Ctrl, cliquez-glissez (le
signe + apparat alors pendant le cliqu-gliss).
Autre possibilit : faites un clic droit sur la slection et cliquez-glissez jusqu lendroit
de destination. Puis choisissez Placer ici pour dplacer la slection, ou Copier ici pour
la copier.
Vous ne pouvez pas coller sur une zone vide de caractres. Eventuellement, mettez des
espaces afin de pouvoir coller lendroit choisi.
Une petite barre verticale en pointill apparat lendroit o sera coll le dbut du texte
slectionn.

Avec le ruban, onglet Accueil, groupe Presse-papiers :
Activez le bouton Couper (icne ciseaux ) ou le bouton Copier (icne une feuille et sa
copie ) ;
Puis cliquez lendroit de destination, pour y placer le curseur ;
Cliquez sur le bouton Coller (icne porte-bloc avec feuille ).

Il existe un raccourci-clavier pour chacun des trois boutons Couper, Copier et Coller :
- Couper = Ctrl + X (X symbolise les branches dune paire de ciseaux) ;
- Copier = Ctrl + C (C comme copier) ;
- Coller = Ctrl + V (V on colle \ et /).
Si on veut coller un mot, a fortiori un plus long texte, plusieurs fois de suite, il est rapide de passer par le
clavier en tapant Ctrl + V.

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Juste aprs le collage, un bouton apparat dot dun menu droulant et dinfo-bulle
Options de collage . Comme son nom lindique, il propose des options de collage (activez
le menu droulant). Vous pouvez appuyer sur la touche Esc pour leffacer.
Pointer sur une option de collage permet de visualiser le rsultat du collage sur le
document.
Dautres options de collage sont disponibles : longlet Accueil, dans le groupe Presse-
papiers, ouvrez le menu droulant du bouton Coller et slectionnez loption de collage
souhaite.

Le Presse-papiers

Pour afficher le Presse-papiers Office, cliquez sur le lanceur du groupe Presse-papiers,
situ sous longlet Accueil. La fentre Presse-papiers apparat gauche de lcran.
Le Presse-papiers est pratique, il conserve en mmoire, do son nom, les 24 derniers
lments coups ou copis. Cliquez sur lun deux permet de le coller lemplacement du
curseur.
Pour supprimer un lment du Presse-papiers : clic droit dessus, puis commande
Supprimer.

8. BLOC DE CONSTRUCTION (ou QuickPart )

Un bloc de construction (ou QuickPart) peut tre constitu de texte et de divers autres
lments (illustrations, tableaux, etc.).
Lintrt dun QuickPart (QuickPart signifie bloc rapide ) est de pouvoir tre insr
rapidement et volont dans tout document.
Exemple : cration dun bloc constitu dune photo, dun nom et de coordonnes.
Il existe de nombreux blocs prdfinis. Pour voir la liste des QuickParts : onglet
Insertion, groupe Texte, cliquez sur le bouton QuickPart, puis sur Organisateur de blocs de
construction .

Cration dun bloc de construction

- Slectionnez les lments constitutifs du futur bloc.

- A longlet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur le bouton QuickPart >
Enregistrer la slection dans la galerie de composants QuickPart .

- La fentre Crer un nouveau bloc de construction saffiche.
- Nom : saisissez un nom explicite, pour retrouver facilement ensuite le
QuickPart.
- Galerie : pour insrer le bloc sans restriction, laissez-le dans la galerie
QuickPart, qui est la galerie par dfaut.
Si vous choisissez une autre galerie, par exemple la galerie En-ttes , le
bloc ne pourra tre insr que dans un en-tte de document.
- Catgorie : une catgorie est une subdivision de galerie. Vous pouvez crer des
catgories et y ranger vos QuickParts.
- Lieu de stockage : par dfaut, le fichier de stockage des blocs est Building
Blocks.dotx, fichier accessible depuis tout document Word.

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Si le QuickPart est enregistr dans un modle particulier de document, il ne pourra tre insr
que dans les documents bass sur ce modle (cf. chapitre 7 LES MODELES)

- Options - Si on choisit linsertion dans sa propre page , le bloc sera plac
dans une nouvelle page du document. Si on opte pour linsertion dans son
paragraphe , il sera mis dans un nouveau paragraphe. Loption par dfaut
Insrer uniquement le contenu permet de linsrer nimporte o dans le
document.

Insertion et modification dun bloc

Affichez la galerie dans laquelle se trouve le bloc : sous longlet Insertion, dans le
groupe Texte, cliquez sur le bouton QuickPart.
Pour insrer le bloc lemplacement du curseur, cliquez sur son nom.
Pour linsrer un autre emplacement, ou bien pour modifier les proprits ou
supprimer le bloc, faites dabord un clic droit sur le bloc, et choisissez loption souhaite.
Il est galement possible dajouter le bloc la barre doutils Accs rapide, ce qui est
pratique sil est souvent utilis.

Pour redfinir le contenu dun bloc, vous tes oblig den recrer un autre, en lui
donnant le mme nom que prcdemment : insrez le bloc modifier dans le document,
modifiez-le. Puis slectionnez-le, cliquez sur le bouton QuickPart > Enregistrer la slection
dans la galerie de composants QuickPart et donnez-lui le mme nom, afin quil puisse
remplacer le prcdent.

9. ELEMENTS DUN DOCUMENT WORD

En plus du texte, un document peut contenir divers types dlments : des symboles, des
quations, des tableaux, des illustrations et autres objets graphiques, des liens hypertextes, des
en-ttes et pieds de page.
Voyons les deux premiers types dlments, les autres seront abords plus loin.

Symboles, caractres spciaux et touches de raccourci

Pour insrer un caractre spcial : longlet Insertion, dans le groupe Symboles (situ
droite du ruban), cliquez sur le bouton Symbole.
Saffichent dabord les symboles rcemment utiliss. Cliquer sur lun deux permet de
linsrer dans le document actif, lemplacement du curseur.
En cliquant sur Autres symboles , la fentre Caractres spciaux apparat. Elle
comporte les deux onglets : Symboles et Caractres spciaux .

A longlet Symboles , le choix des symboles, classs par polices, est important.
Testez linsertion dun symbole : placez dabord le curseur dans le document, l o vous
souhaitez insrer le symbole. Slectionnez une police, par exemple Webdings, et cliquez sur le
symbole de votre choix. Activez le bouton Insrer (ou bien double-cliquez sur le symbole).


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A longlet Caractres spciaux , on peut slectionner un caractre et linsrer,
galement voir sa touche de raccourci clavier. Exemples : le caractre copyright , les
guillemets anglais .
La fentre ouverte lun ou lautre onglet affiche le bouton Touche de raccourci . En
cliquant sur ce bouton, la fentre Personnaliser le clavier apparat. Elle permet de crer
des touches de raccourci.

Equations

On peut crer une quation :
- Soit directement, sans modle
- Soit partir dun modle, prdfini ou que lon a soi-mme cr.
Lquation peut en fait tre une expression mathmatique quelconque, ne contenant
pas de variable. Exemple : 3/5 + 12 * 8
On utilise le bouton dinfo-bulle Equation , situ longlet Insertion, dans le groupe
Symboles.

- Cration dune quation sans utiliser de modle

Cliquer sur le haut du bouton Equation, marqu :
- Affiche sur le ruban un nouvel onglet Outils dquation, Conception
contenant trois groupes de commandes : Outils, Symboles et Structures.
- Insre un bloc dinstruction vide permettant de saisir lquation.
Un menu droulant droite du bloc propose des Options dquation .
Ecrivez une expression mathmatique dans le bloc, puis testez ces options.

- Cration dune quation partir dun modle

Cliquer sur la partie infrieure du bouton Equation afin douvrir la galerie des modles
dquations. Slectionnez le modle souhait. Un bloc de construction est insr dans le
document en cours, lemplacement du curseur, et le ruban rend accessibles les outils propres
lcriture dune quation.

- Cration dun modle dquation

Construisez lquation, en utilisant un modle ou non. Puis parmi les options
dquation ( droite du bloc), activez Enregistrer comme nouvelle quation . La fentre
Crer un nouveau bloc de construction saffiche. Choisissez les options souhaites (cf.
paragraphe prcdent 8. BLOC DE CONSTRUCTION)

10. LIENS ET INCORPORATION DOBJETS

Le terme objet est entendu dans son sens le plus large : il peut tre un fichier, une
partie du document actif, une feuille de calcul dun classeur Excel, une adresse de messagerie,
une diapositive dune prsentation PowerPoint, etc.


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Insrer un lien vers un objet

Pour insrer dans le document en cours un lien permettant datteindre un objet :
positionnez le curseur o doit se situer le lien, puis faites un clic droit > Lien hypertexte. La
fentre Insrer un lien hypertexte saffiche.
Slectionnez llment vers lequel vous souhaitez lier votre document. Saisissez
ventuellement un texte afficher, ainsi quune info-bulle.
Si le lien est dirig vers un tableau Excel, son activation peut permettre dafficher une plage de cellules
slectionnes : ajoutez, juste avant ladresse, le caractre dise #, suivi de la rfrence de la plage du tableau.
Exemple : adresse_tableau#Feuil3!C5:E7.

Le lien saffiche dans une couleur diffrente. Pour louvrir : Ctrl + clic (sinon clic droit
> Ouvrir le lien hypertexte).
Pour modifier, slectionner, copier, supprimer le lien : clic droit dessus, choisissez
loption souhaite.

Incorporer un objet

Prenons lexemple dun tableau dune feuille de calcul ralis sous Excel :

- Copiez le tableau (slectionnez-le, et faites un clic droit dessus > Copier).
- Puis ouvrez le document dans lequel vous souhaitez quil soit incorpor.
- Ralisez ensuite un collage spcial : cliquez sur le menu droulant du bouton Coller
(onglet Accueil, groupe Presse-papiers) > Collage spcial. La fentre Collage
spcial apparat. Choisissez loption Coller , en tant que Feuille Microsoft
Office Excel Objet .
Le tableau est incorpor au document Word.

Lier un objet

Reprenons lexemple du tableau ralis sous Excel.
Copiez le tableau ralis sous Excel. Affichez le document ralis sous Word, et cliquez
sur le menu droulant du bouton Coller > Collage spcial. Dans la fentre Collage spcial ,
choisissez en tant que Feuille de calcul Microsoft Excel Objet et cochez loption Coller
avec liaison . Validez.
Le tableau est affich dans le document Word, mais contrairement au cas prcdent, il
ny est pas incorpor.
Les modifications effectues, et valides, dans le tableau original sous Excel, seront
rpercutes dans le document Word. Si ncessaire : clic droit sur le tableau > Mettre jour
les liaisons .

Pour grer les liaisons, on utilise la fentre Liaisons . Pour lafficher : ouvrez le
menu Fichier > Informations > dans la rubrique intitule Documents associs , cliquez sur
Modifier les liens daccs aux fichiers (cette commande napparait que sil existe une
liaison dans le document actif).


17
11. STATISTIQUES RELATIVES AU DOCUMENT

Sous longlet Rvision, dans le groupe Vrification , lactivation du bouton
Statistiques permet dafficher la fentre du mme nom.

Cette fentre indique diffrents totaux relatifs au document en cours : nombres de pages,
de mots, de caractres saisis, de paragraphes, de lignes, en incluant ou non les zones de texte,
les notes de bas de page et de fin de document.


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CHAPITRE 2 - MISE EN FORME

Mise en forme avant ou aprs saisie
On peut :
- Slectionner le texte, puis appliquer une mise en forme.
Exemple : slectionnez une expression, puis cliquez sur la commande S du groupe
Police, longlet Accueil.
Cliquez nouveau sur le bouton S pour le dsactiver.
- Ou bien on peut indiquer dabord la mise en forme, puis saisir le texte.
Exemple : activez le bouton S , puis saisissez le texte souligner.

Mini barre doutils de mise en forme
Quand on pointe sur un texte slectionn, ou bien en faisant un clic droit sur le
document, une mini barre doutils de mise en forme saffiche. Pratique, elle contient les outils
les plus courants : type, taille et couleur de police, gras, italique, soulign, etc.

Aperu de mise en forme
En plaant le pointeur sur une option de mise en forme prsente dans une galerie, on
peut voir instantanment son effet sur le document. Certaines fentres de mise en forme
prsentent galement une zone dAperu.
Exemple : le soulignement
Slectionnez une expression dont vous souhaitez changer la couleur des caractres (sil
sagit dun seul mot, il suffit que le curseur soit dessus).
Puis cliquez sur le menu droulant du bouton dinfo-bulle Couleur de police ,
afin dafficher la galerie de couleurs. Quand on pointe sur une couleur, la slection ou le mot
saffiche en cette couleur.
Remarque : le bouton Couleur de police , affiche dans cet exemple la couleur de
soulignement rouge. Pour lappliquer nouveau au texte slectionn, il suffit de cliquer sur le
ct gauche du bouton, au lieu douvrir le menu droulant.

1. MISE EN FORME DES CARACTERES

Pour modifier la mise en forme dun seul mot, il suffit que le curseur soit dans ce mot
Vrifiez que Word dispose bien de cette option, active par dfaut : ouvrez le menu Fichier > Options > Options
avances. Parmi les Options ddition, vrifiez que la case Lors dune slection, slectionnez automatiquement
le mot entier est coche.
Testez : le curseur tant dans un mot, cliquez sur le bouton dinfo-bulle Gras . Le
mot est mis en caractres gras.
Pour annuler cette mise en forme, vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton dinfo-
bulle Annuler prsent dans la barre doutils Accs rapide (en haut gauche de
lcran).

Pour mettre en forme les caractres, on utilise principalement :
- Les commandes du groupe Police, longlet Accueil.
- La fentre Police qui saffiche aprs activation du lanceur du groupe Police

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Avant douvrir la fentre Police , on peut slectionner lexpression sur laquelle
on souhaite visualiser une mise en forme avant de lappliquer.
- La mini barre doutils de mise en forme.

Pour annuler rapidement toutes les mises en forme des caractres dun texte :
slectionnez ce texte, puis tapez Ctrl + Espace.
On peut galement utiliser le bouton Effacer la mise en forme .
Le surlignage, appliqu en utilisant le bouton , tant considr comme une marque
ajoute, et non comme une mise en forme, ne sera pas effac.

Prcisions sur certaines commandes du groupe Police

- Police

Le curseur tant lintrieur dun mot, ouvrez le menu droulant de la zone Police ,
et pointez sur diffrentes polices de la galerie pour visualiser leurs effets sur le mot.
En saisissant les premires lettres dun nom de police, on peut parfois lobtenir plus
rapidement quen utilisant la liste droulante. Exemple : tapez la lettre V, vous obtenez
aussitt la police Verdana.

- Taille des caractres

Les boutons A
et A
permettent de modifier rapidement la taille du mot dans lequel est

plac le curseur ou la taille dun texte slectionn.
On peut galement :
- Slectionner une taille en utilisant la liste droulante du bouton Taille de
police ,
- Ou encore taper la taille dans la zone de saisie : le nombre saisi doit tre compris
entre 1 et 1638. Ce nombre est en points, un point mesurant environ 0,35 mm.

- La casse (majuscule ou minuscule)

Pour modifier la casse dun texte, on peut utiliser :
- Le bouton Aa
,
- Ou bien le raccourci clavier Maj (Shift) + F3 (cf. chapitre INTRODUCTION, 2
Mmo clavier ).

- Surlignage

Pour mettre en vidence un texte, on peut changer sa mise en forme (gras, taille, couleur
de police, etc.). On peut galement le surligner :
Cliquez sur le bouton dinfo-bulle Couleur de surbrillance du texte .
Choisissez la couleur souhaite, puis cliquez-glissez sur les textes surligner.

Pour quitter le mode surlignage, appuyez sur la touche Echap (Esc).
Pour supprimer le surlignage : slectionnez le texte et choisissez loption Aucune
couleur dans la galerie de couleurs du bouton de surlignage.


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Prcisions sur certaines options de la fentre Police

Slectionnez une expression avant de louvrir, afin davoir un aperu des effets choisis.

- Effet Masqu

Pour masquer un texte, slectionnez-le, puis au 1
er
onglet de la fentre Police ,
cochez la case Masqu .
Pour afficher un texte masqu, le bouton Afficher tout doit tre activ. Le texte
masqu apparat alors soulign dun lger trait pointill noir. Exemple :
Pour quil reste toujours affich : ouvrez le menu Fichier > Options > Affichage. Cochez
la case Texte masqu .
Pour imprimer le document avec le texte masqu : dans la fentre Imprimer , cliquez
sur le bouton Options, puis cochez la case Imprimer le texte masqu .
Pour que le texte ne soit plus masqu : affichez-le, slectionnez-le, puis dcochez la case
Masqu dans la fentre Police , et validez.

- Echelle et espacement

A longlet Paramtres avancs de la fentre Police , on peut modifier lchelle ou
lespacement dun texte slectionn, ou bien du mot dans lequel est plac le curseur.
Lchelle indique la largeur des caractres, indpendamment de la taille (hauteur).
Lespacement indique la largeur des espaces entre les caractres.

Lettrine

Linsertion dune lettrine (onglet Insertion, groupe Texte, bouton Lettrine) modifie la
mise en forme de la premire lettre du paragraphe dans lequel est plac le curseur.
Le paragraphe ne doit pas tre vide. La lettre sur laquelle sapplique la mise en forme doit avoir t
pralablement saisie, sinon le bouton Lettrine est dsactiv (en gris).
La lettrine, situe dans le texte ou dans la marge, stale sur une hauteur de plusieurs
lignes du texte. Elle est paramtrable : police, hauteur et distance du texte sont configurables.
Pour supprimer une lettrine : cliquez sur le bouton Lettrine > Aucun.

2. MISE EN FORME DES PARAGRAPHES

Ds quon appuie sur la touche Entre au sein dun texte, on cre un nouveau
paragraphe (vide, sil ne comprend aucun caractre). Il y a autant de paragraphes que de
caractres , qui sont affichs quand le bouton Afficher tout dicne est activ.

Pour modifier la mise en forme dun seul paragraphe, il suffit que le curseur soit dans ce
paragraphe. Sinon, il convient de les slectionner.

Pour mettre en forme des paragraphes, on peut utiliser :
- Les commandes du groupe Paragraphe, longlet Accueil.
- La fentre Paragraphe qui saffiche aprs activation du lanceur du groupe
Paragraphe.
- La mini barre doutils de mise en forme.

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- La rgle horizontale : si elle nest pas affiche, cochez la case Rgle dans le
groupe Afficher/Masquer sous longlet Affichage.
Ou bien, plus rapidement : cliquez sur le bouton dinfo-bulle Rgle , situ
en haut de la barre verticale de dfilement.

Retraits

Il existe 4 types de retraits, 3 gauche qui correspondent sur la rgle aux symboles :
Z et un droite : Z.

- Retrait gauche, cest--dire espace laiss gauche, en plus de la marge
Il existe trois types de retraits gauche :
Retrait global (de toutes les lignes) : cliquez-glissez sur le retrait de la rgle.
Le texte saligne sur la ligne verticale en pointill.
Retrait seulement de la 1
re
ligne de chaque paragraphe : cliquez-glissez sur le
retrait de la rgle. Cette mise en forme est frquente.
Retrait de toutes les lignes sauf la premire de chaque paragraphe (contraire du
cas prcdent) : cliquez-glissez sur le retrait gauche Z de la rgle.

- Retrait droite, cest--dire espace laiss droite, en plus de la marge
Utilisez cette fois le retrait droit Z de la rgle.

Si le rglage des retraits avec la rgle ne vous semble pas assez prcis, utilisez la fentre
Paragraphe : faites un clic droit sur le texte slectionn > Paragraphe > onglet Retrait et
espacement. Ou bien, plus rapidement, double-cliquez sur lun des 4 symboles de retrait de la
rgle.

- Boutons Diminuer le retrait et Augmenter le retrait
Le bouton Diminuer le retrait et le bouton Augmenter le retrait sont situs
dans le groupe Paragraphe .
Les valeurs des retraits dpendent de la position des taquets de tabulation (voir 4 de ce
chapitre), qui sont poss par dfaut tous les 1,25 cm.

Espacements et interlignes

La fentre Paragraphe permet galement de dfinir :
- Des espacements prcis entre les paragraphes slectionns.
Si vous choisissez un espacement avant et un espacement aprs, ils sajouteront.
- Des interlignes, linterligne dfinissant lespace entre les lignes.

Les 4 types dalignements : gauche, au centre, droite et justifier

Les alignements seffectuent par rapport aux retraits sils existent, sinon par rapport aux
marges gauche et droite.
Utilisez les 4 boutons dalignement gauche , au centre , droite et justifier
situs dans le groupe Paragraphe.
Le mode Justifier tire le texte dun retrait lautre, sinon dune marge lautre.


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Saut de ligne dans le mme paragraphe

Quand on appuie sur la touche Entre, il y a saut de ligne (le curseur se dplace la
ligne suivante), et on cre un nouveau paragraphe, symbolis par le signe si le bouton
Afficher tout dicne est activ.
Il est possible deffectuer un saut de ligne tout en restant dans le mme paragraphe : au
lieu de taper Entre, tapez Maj (Shift) + Entre. Saffiche alors en fin de ligne le caractre ~ ,
quand le bouton Afficher tout est activ.
Cela permet notamment deffectuer un retour la ligne au sein dun titre.

Enchainements

Dans la fentre Paragraphe , longlet Enchanements , il est en particulier
propos loption Eviter veuves et orphelines .
Une veuve est la dernire ligne dun paragraphe seule en haut dune page.
Une orpheline est la 1
re
ligne dun paragraphe seule en bas dune page.

3. MISE EN FORME DUNE LISTE

Pour mettre en forme une liste, vous pouvez nutiliser que les touches du clavier :
Exemples :
- 1
er
lment
- 2
ime
lment
Ou encore :
1. 1
er
lment
2. 2
ime
lment
Il suffit dinsrer un espace aprs le tiret, dans le premier exemple, et aprs le 1.
dans le second exemple, Word continuera automatiquement la mise en forme pour les
lments suivants de la liste.

Pour quitter une liste, tapez deux fois sur la touche Entre aprs le dernier lment.

Listes puces, listes numrotes et listes plusieurs niveaux

Les trois boutons de liste du groupe Paragraphe, sous longlet Accueil, offrent bien
davantage de fonctionnalits.
On peut galement se servir des deux boutons et pour diminuer ou augmenter le
retrait dlments dune liste (cf. 2 Retraits ).

Commencez par saisir la liste, en tapant sur la touche Entre aprs chaque lment, y
compris sur le dernier (chaque lment de la liste constitue un paragraphe). Puis slectionnez-
la. Cliquez alors sur le bouton de liste de votre choix, pour obtenir soit une liste puces, soit
une liste numrote, soit une liste plusieurs niveaux.

Une puce peut tre un symbole ou une image.
Pour modifier sa dimension, changez sa taille de police.


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Pour modifier toutes les puces dun mme niveau, il suffit de cliquer sur lune delles
(toutes les autres sont alors slectionnes), puis de la modifier (clic droit > Puces).

4. ALIGNEMENT DE TEXTE AVEC LES TABULATIONS

Exemple :
Pelouse de printemps verte
Mer bleue

Les deux espaces marqus par le caractre non imprimable ont t obtenus avec la
touche de tabulation Tab " . Ce sont des marques de tabulation.

Afin de disposer les textes qui suivent les marques de tabulation, il convient de dfinir la
tabulation, cest--dire son type et sa valeur.
La valeur dune tabulation reprsente la longueur de lespace partir de la marge
gauche.

Procdure en utilisant la rgle :
- Choisir le type de tabulation en activant le bouton gauche de la rgle ;
- Slectionner les paragraphes ;
- Choisir la valeur de la tabulation (en cliquant ou en cliquant-glissant sur la rgle).

Les 5 types de tabulations

Ils correspondent aux 5 taquets suivants :

: aligne le texte gauche (Tabulation Gauche) ;
: aligne le texte droite (Tabulation Droite) ;
: centre le texte autour du taquet (Tabulation Centre) ;
: aligne les chiffres sur le sparateur dcimal, symbolis par le point (Tabulation
Dcimale) ;
: peu usit, insre une barre verticale (Tabulation Barre).

Reprenons lexemple de ce dbut de paragraphe :
- Choisissez le taquet de type Tabulation gauche (cliquez dans la case gauche de
la rgle jusqu lapparition de ce taquet) ;
- Slectionnez les deux paragraphes ;
- Cliquez sur la rgle 6 cm.
On obtient :
Pelouse de printemps verte
Mer bleue

Sur la rgle, on peut obtenir laffichage prcis des longueurs de tabulations, ainsi que
laffichage des dimensions des marges et des retraits, en utilisant la touche Alt : faites
Alt + clic sur un taquet de la rgle ou bien Alt + cliqu-gliss sur le taquet positionner.


24
Fentre Tabulations

Jusqu prsent, nous nous sommes toujours servis de la rgle pour dfinir les valeurs
des tabulations. Il est aussi possible dutiliser la fentre Tabulations .
Procdez ainsi :
Slectionnez les lignes concernes, contenant les marques de tabulations, puis affichez
la fentre Tabulations : cliquez sur le lanceur du groupe Paragraphe.
Dans la fentre Paragraphe , activez le bouton Tabulations (en bas gauche). Ou
bien, plus rapidement : double-cliquez sur un taquet de tabulation situ sur la rgle.
La position dun taquet, dtermine par la valeur de la tabulation, est calcule partir de
la marge gauche.
Les points de suite sont des pointills qui apparaissent dans lespace de tabulation. On
ne peut les obtenir quen passant par cette fentre (Exemple : Table des matires ....... page 8).

Cette fentre permet de dfinir prcisment plusieurs taquets de tabulation. Cliquez sur
Dfinir aprs la dfinition de chacun. Pour finir, validez avec OK.

Exemple :
Nom Prnom
Date de naissance Tlphone

Pour mettre en forme ces deux paragraphes, slectionnons-les dabord.
Puis, dans la fentre Tabulations , dfinissons ainsi les 3 tabulations :
- 1
er
taquet : Position 7 cm, Alignement Gauche, Points de suite 2, puis Dfinir ;
- 2
me
taquet : Position 9, Alignement Gauche, Points de suite Aucun, puis Dfinir ;
- 3
me
taquet : Position 14, Alignement Gauche, Points de suite 2, puis Dfinir ;
Validez avec OK.
On obtient la nouvelle disposition :
Nom. Prnom...
Date de naissance Tlphone...

Conservation des taquets dun paragraphe au paragraphe suivant

Lappui sur la touche Entre conserve les tabulations du paragraphe prcdent pour le
nouveau paragraphe.

Suppression dun taquet

Il suffit de cliquer-glisser hors de la rgle le taquet que lon veut supprimer (cest
galement valable pour la tabulation barre).
Ou bien, en passant par la fentre Tabulations , on peut utiliser les options
Effacer ou Effacer tout .


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5. BORDURE ET TRAME

Pour appliquer une bordure ou une trame de fond, utilisez le bouton Bordure et
trame , prsent dans le groupe Paragraphe.
Sans slection pralable, la mise en forme est applique au paragraphe dans lequel est
plac le curseur.
Si la bordure affiche dans le bouton vous convient (dans le bouton ici affich, il sagit
de loption Toutes les bordures ), cliquez sur le ct gauche du bouton. Sinon ouvrez le
menu droulant pour choisir une autre bordure ou une trame.
Pour afficher la fentre Bordure et trame , cliquez sur la dernire option Bordure et
trame .
Pour supprimer une bordure, cliquez sur loption Aucune bordure .
Loption Ligne horizontale permet dinsrer une ligne graphique.

6. REPRODUIRE LA MISE EN FORME

Un seul texte

- Slectionnez le texte dont vous souhaitez reproduire la mise en forme ;
- Cliquez dans le groupe Presse-papiers (onglet Accueil) sur le bouton dicne pinceau
, dtiquette Reproduire la mise en forme . Ce bouton est galement prsent dans
la mini barre doutils. Le pointeur se transforme en petit pinceau ;
- Cliquez-glissez avec le pointeur sur le texte mettre en forme.

Plusieurs textes

Si vous avez plusieurs textes mettre en forme : ltape n 2, double-cliquez sur le
bouton Reproduire la mise en forme . Vous pourrez alors appliquer la mise en forme
tous les textes sur lesquels vous cliquerez-glisserez avec le pointeur.
Pour terminer, appuyez sur la touche Echap (Esc), ou bien cliquez nouveau sur le
bouton Reproduire la mise en forme .

7. APPLIQUER DES STYLES

La mise en forme dun texte seffectue galement en appliquant des styles.
Limportance des styles justifie quun chapitre leur soit consacr (Chapitre 6 - LES STYLES).

8. REVELER LA MISE EN FORME

Pour rvler la mise en forme dun texte, appuyez sur les touches Maj (Shift) + F1.
Le volet Rvler la mise en forme apparat droite de lcran. Il indique en dtail la
mise en forme du texte slectionn.

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Ce volet permet galement de comparer deux mises en forme de textes : slectionnez le
premier texte, cochez la case Comparer avec une autre slection , puis slectionnez le
second texte. Le volet affiche les diffrences de mises en forme.
A droite de la seconde zone de saisie, lactivation de la flche droulante propose
diverses options : slection du texte du document de mme mise en forme, application au
second texte de la mise en forme du premier, ou effacement de la mise en forme.

Pour connatre la police dun symbole, slectionnez-le puis double-cliquez dessus. La fentre Caractres
spciaux saffiche alors longlet Symboles avec le caractre spcial slectionn.

27
CHAPITRE 3 LES TABLEAUX

Un document Word peut comporter des tableaux.
Pour crer ou configurer un tableau, on utilisera :
- Le bouton Tableau situ dans le groupe Tableaux , sous longlet
Insertion .
- Les Outils de tableau qui saffichent sur le ruban quand le curseur est dans un
tableau. Ils sont classs dans les onglets Cration et Disposition .
- Le clic droit sur le tableau qui permet dafficher fentres et commandes relatives
au tableau.

1. CREER UN TABLEAU

Lactivation du bouton Tableau de longlet Insertion montre quil existe plusieurs
mthodes pour crer et insrer un tableau sur le document actif :

1) On peut passer le pointeur sur le quadrillage en fonction des nombres de lignes et
de colonnes souhaits (nombres qui sont ensuite modifiables), puis cliquer.
Le tableau est insr dans le document.

2) Insrer un tableau

Cliquez sur loption Insrer un tableau du bouton Tableau. La fentre de mme nom
saffiche, elle sert paramtrer le tableau.
Le tableau doit comprendre entre 1 et 63 colonnes et entre 1 et 32767 lignes.
Remarque : le nombre de colonnes indiqu est toujours respect. Si ncessaire, il y a largissement de la
ligne.

Dans la zone Comportement de lajustement automatique , trois options sont
proposes :

- Largeur de colonne fixe

Si vous gardez loption par dfaut Auto , le tableau stalera du retrait gauche
jusquau retrait droit, sinon de la marge gauche la marge droite.
Lappellation Largeur de colonne fixe nest pas tout fait exacte : la colonne
slargit si le contenu dune cellule ne loge pas, il y a ajustement au contenu.
En revanche, si le surplus de caractres, responsable de llargissement, est
supprim (et mme si tout le contenu de la colonne est supprim), la colonne retrouve sa
largeur initiale. Cest ce retour la largeur fixe initialement qui justifie la qualification
colonne fixe .
Si la case Auto est coche, la premire colonne du tableau ne retrouve pas automatiquement sa largeur
initiale, quand on supprime les caractres qui ont caus son largissement.

Testez linsertion dun tableau avec Largeur de colonne fixe :
Activez le bouton Tableau, et cliquez sur loption Insrer un tableau .

28
Paramtrez le tableau ainsi : 10 colonnes, 2 lignes, Largeur de colonne fixe 1 cm.
Validez.
Saisissez des caractres dans une cellule, en nombre suffisant pour que la colonne
slargisse. Puis supprimez des caractres.

- Ajuster au contenu

Chaque colonne slargit ou rtrcit (la largeur minimale tant celle affiche lors de la
cration du tableau) en fonction du contenu de la cellule comportant le plus de caractres.

- Ajuster la fentre

Le tableau peut stendre sur le ct droit au-del de la largeur de la page du document.
Comme loption prcdente, les colonnes sont ajustes au contenu .

3) Dessiner un tableau

Cliquez sur loption Dessiner un tableau du bouton Tableau.
Le pointeur de la souris prend la forme dun crayon ., appel stylet .
Commencez par tracer la bordure extrieure : cliquez-glissez en diagonale, de langle
suprieur gauche jusqu langle infrieur droit. Ds que cette bordure est trace, longlet
Outils de tableau apparat sur le ruban. Il comporte les deux onglets Cration et
Disposition .
Tracez colonnes, lignes, cellules : cliquez-glissez, le trait se termine tout seul. Veillez
tracer des traits bien droits, sinon Word les considrera comme la bordure dun nouveau
tableau.

Pour obtenir une largeur et une hauteur prcises, vous pouvez vous aider des repres en
pointill qui apparaissent sur les rgles horizontale et verticale pendant un cliqu-gliss.
Les rgles sont gradues en cm. Si elles ne sont pas affiches : longlet Affichage,
cochez la case Rgle.

En cas derreur, vous pouvez :
- Utiliser temporairement la gomme : appuyez sur la touche Maj (Shift) et cliquez
sur le trait ou cliquez-glissez sur plusieurs traits.
Le pointeur reprend ensuite la forme de crayon.
- Ou bien utiliser alternativement les boutons Dessiner un tableau et Gomme
situs droite du ruban, sous longlet Cration.
- Ou encore appuyer sur le bouton flche Annuler 1 de la barre doutils Accs
rapide (en haut, gauche de lcran).

Pour terminer, dsactivez les modes Dessiner un tableau et Gomme en appuyant
sur la touche Echap (Esc).

4) Insrer un tableau rapide

Cliquez sur la commande Tableaux rapides du bouton Tableau.
Une galerie de tableaux prdfinis saffiche, comprenant notamment diverses
prsentations de calendriers. Au passage du pointeur, une info-bulle donne des prcisions sur
le modle. Un clic droit sur un modle affiche une liste doptions.

29
Cliquez sur le modle choisi pour linsrer. Vous pourrez ensuite le modifier, do
lappellation modle .

2. POSITIONNER UN TABLEAU

Cliquez-glissez sur la poigne de dplacement , cest--dire sur le carr contenant la
croix flche, qui saffiche quand on passe le pointeur prs de langle suprieur gauche du
tableau.

Vous pouvez galement utiliser la fentre Proprits du tableau .
Pour lafficher : faites un clic droit sur le tableau > Proprits du tableau. Ou bien, le
curseur tant dans le tableau : cliquez sur le bouton Proprits du groupe Tableau , sous
longlet Disposition des Outils de tableau .
La fentre, ouverte longlet Tableau, propose :
- Un habillage de texte autour du tableau
- Des options dalignement du tableau : gauche, centr, droite.
On peut saisir un retrait dalignement gauche, sil ny a pas dhabillage de texte
autour du tableau.

3. SELECTIONNER

Avec la souris

Pour slectionner :
Une cellule : cliquez dans la cellule sur son bord gauche (le pointeur prend la
forme dune flche noire oblique 7 ), ou bien triple-cliquez dans la cellule.
Une ligne : cliquez devant (le pointeur est une flche blanche oblique ) ;
Une colonne : cliquez au-dessus (le pointeur est une flche noire verticale + ).
Tout le tableau : cliquez sur sa poigne de dimensionnement (carr contenant une
croix flche, situ langle suprieur gauche du tableau).

Pour slectionner des lments adjacents, cliquez-glissez sur ces lments.
Pour slectionner des lments non adjacents : slectionnez le premier, puis Ctrl + clic
ou cliquez-glissez pour slectionner les lments suivants.

Avec le ruban

Aprs avoir plac le curseur dans la cellule, la colonne, la ligne ou le tableau
slectionner, vous pouvez galement activer le bouton Slectionner situ sur le ruban (tout
gauche) dans le groupe Tableau sous longlet Disposition .
Choisissez loption de slection souhaite.


30
4. REDIMENSIONNER LE TABLEAU, LES COLONNES ET LES LIGNES

Pour redimensionner globalement le tableau

Cliquez-glissez sur le petit carr qui saffiche quand on passe le pointeur prs de
langle infrieur droit du tableau. Le pointeur se transforme en double flche oblique blanche.
Glissez vers lintrieur du tableau pour le rduire ou vers lextrieur pour lagrandir.

Ajustement automatique

Vous pouvez opter pour un ajustement automatique : clic droit sur le tableau, option
Ajustement automatique ; vous avez le choix entre Largeur de colonne fixe , Ajuster
au contenu ou Ajuster la fentre . Ces trois options sont dtailles 1 de ce chapitre.

Pour modifier la largeur dune colonne

Pointez sur la bordure droite de lune de ses cellules. Quand le pointeur a la forme dune
double flche, si vous souhaitez modifier la largeur de la colonne en entranant :
- la modification de la seule colonne sa droite : cliquez-glissez ;
- la modification de toutes les colonnes droite : Ctrl + cliquez-glissez ;
- aucune modification des colonnes droite, mais la largeur du tableau est
modifie : Maj (Shift) + cliquez-glissez.
Les colonnes situes gauche de la colonne dont on modifie la largeur, gardent les
mmes dimensions.

Pour modifier la hauteur dune ligne

La hauteur sajuste automatiquement en fonction du contenu.
Pour modifier la hauteur dune ligne, pointez sur la bordure infrieure de lune de ses
cellules, puis quand le pointeur a la forme dune double flche, cliquez-glissez.
La hauteur du tableau est modifie, les hauteurs des autres lignes restant les mmes.

Tailles prcises des lignes, des colonnes et des cellules (en cm ou en pourcentages)

Pour dfinir prcisment en cm les tailles des lignes et des colonnes, vous pouvez
utiliser les zones de saisie des boutons Hauteur et Largeur , prsents dans le groupe
Taille de la cellule , sous longlet Disposition des Outils de tableau .
Slectionnez les lignes ou les colonnes, et prcisez la taille souhaite. Le tableau sera
redimensionn. Les autres lignes ou colonnes garderont les mmes dimensions.
Vous pouvez galement utiliser la fentre Proprits du tableau . Pour lafficher,
activez le lanceur du groupe Taille de la cellule , ou bien faites un clic droit sur le
tableau > Proprits du tableau. Elle contient cinq onglets, parmi lesquels les onglets
Ligne , Colonne et Cellule .

Largeur identique de colonnes ou largeur identique de lignes

Slectionnez les colonnes auxquelles vous souhaitez donner la mme largeur, ou les
lignes qui doivent avoir la mme hauteur, ou bien slectionnez tout le tableau.

31
Puis utilisez le bouton Distribuer les lignes ou Distribuer les colonnes , boutons
situs dans le groupe Taille de la cellule . Les dimensions du tableau resteront inchanges.

5. AJOUTER DES LIGNES ET DES COLONNES

Il y a deux mthodes :

Avec un clic droit sur la slection

Slectionnez le nombre de colonnes ou de lignes que vous souhaitez insrer gauche,
droite, au-dessus ou en-dessous (le curseur tant dans le tableau, sil ny a pas de slection
pralable, une seule ligne ou une seule colonne sera insre).
Puis, faites un clic droit sur la slection > Insrer. Choisissez lune des options
proposes.
Le nombre de lignes ou de colonnes insres est gal au nombre de lignes ou de
colonnes pralablement slectionnes, une seule dfaut de slection.

En utilisant un bouton dinsertion du ruban

Comme prcdemment, slectionnez le nombre de lignes ou de colonnes, ct
desquelles se fera linsertion. Ici encore, Le nombre de lignes (ou de colonnes) insres sera
gal au nombre de lignes (ou de colonnes) slectionnes, une seule dfaut de slection.
Puis cliquez sur lun des boutons suivant du groupe Lignes et colonnes : Insrer
au-dessus , Insrer en-dessous , Insrer gauche ou Insrer droite .

6. FRACTIONNER OU FUSIONNER

Fractionner un lment consiste le transformer en plusieurs lments.
Fusionner des lments consiste au contraire les transformer en un seul.

On peut fractionner ou fusionner des cellules, des lignes ou des colonnes, galement
fractionner le tableau :

Avec la gomme et le crayon

Vous pouvez utiliser le crayon pour fractionner un lment, et la gomme pour fusionner
des lments (Cf. 1 Dessiner un tableau ). Sous longlet Cration, le groupe Traage
des bordures dispose des deux boutons Dessiner un tableau et Gomme .

En utilisant les boutons du ruban : Fractionner les cellules , Fusionner les
cellules , Fractionner le tableau

- Lignes et colonnes

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Slectionnez le ou les lment(s). Cliquez sur le bouton Fractionner les cellules ou
sur le bouton Fusionner les cellules , situs dans le groupe Fusionner , sous longlet
Disposition des Outils de tableau .

- Fractionner le tableau
Placez le curseur dans la ligne qui sera la premire ligne du tableau du bas. Cliquez sur
le bouton Fractionner le tableau . Le tableau est divis en deux.

7. SUPPRESSION : TABLEAU, LIGNES, COLONNES OU CELLULES

Slectionnez les lments que vous souhaitez supprimer : tableau, lignes, colonnes ou
cellules.
Appuyez sur la touche retour arrire (~) du clavier.
Nutilisez pas la touche Suppr, elle supprimera les contenus des cellules, tandis que le
quadrillage restera intact.
Aprs slection, on peut galement utiliser le bouton Supprimer du groupe Lignes
et colonnes , sous longlet Disposition des Outils de tableau .

8. MISE EN FORME

Sans les styles

Slectionnez dabord les lments (cellules, lignes, colonnes ou tableau) que vous
souhaitez mettre en forme.
Les mthodes de mise en forme tudies au chapitre 2 sont applicables.

- Bordures et trames

Sous longlet Cration, dans le groupe Traage des bordures , vous pouvez utiliser
les trois menus droulants pour dfinir le style, lpaisseur et la couleur du trait, avant
dutiliser le stylet, en activant le bouton Dessiner un tableau . Procdez par clics ou par
cliqu-gliss.
Dans le groupe Styles de tableau , vous disposez galement des deux boutons, avec
menu droulant, Trame de fond et Bordures . La dernire commande de la liste
droulante du bouton Bordures permet daccder la fentre Bordure et trame .
Le bouton Bordures est un bouton bascule : aprs application dune bordure, si
vous cliquez nouveau sur le bouton, la bordure est supprime.

- Alignement

Sous longlet Disposition des Outils de tableau , le groupe Alignement propose
plusieurs options permettant daligner le texte dans les cellules slectionnes.
A dfaut de slection pralable, lalignement est appliqu au texte de la cellule dans
laquelle est plac le curseur.


33
Avec les styles

On utilise, sous longlet Cration des Outils de tableau , les commandes des groupes
Options de style de tableau et Styles de tableau .

- Choix dun style

Placez le curseur dans le tableau.
Sous longlet Cration, le groupe Options de style de tableau affiche diffrentes
options. Cochez les cases des lignes ou/et des colonnes que vous souhaitez mettre en valeur
Vous pouvez nen cocher aucune, les cocher toutes, ou en cocher plusieurs.
Le groupe Styles de tableau affiche une galerie de styles. En cliquant sur les flches
droite de la galerie, vous faites dfiler les nombreux styles proposs.
Pour modifier la taille de la galerie, pointez sur la bordure infrieure. Quand le pointeur prend la forme
dune double-flche, cliquez-glissez.
Quand on passe le pointeur sur un style, on peut visualiser leffet du style sur le tableau,
et une info-bulle indique ses caractristiques (trame, accent).

- Crer un style

Pour afficher la fentre Crer un style partir de la mise en forme :
- Onglet Accueil > cliquez sur le lanceur du groupe Style > dans le volet
Styles , cliquez sur le premier bouton en bas de la fentre, dinfo-bulle
Nouveau Style ;
- Ou bien : le curseur tant dans la cellule dun tableau, onglet Cration > cliquez
dans le groupe Styles de tableau sur la flche dinfo-bulle Autres ,
droite de la galerie > Nouveau style de tableau .
Crez le style de tableau souhait.
Le nouveau style apparaitra dans la galerie des styles.

- Modifier un style

Le curseur tant dans un tableau, faites un clic droit sur le style modifier dans la
galerie du groupe Styles de tableau . Cliquez sur la commande Modifier le style du
tableau .
La fentre Modifier le style saffiche. Elle permet de modifier le style indiqu.

9. UTILISATION DU TABLEAU

Se dplacer dans le tableau

On peut dplacer le curseur dans un tableau en utilisant la souris ou des touches de
clavier.
Pour aller :

- la 1
re
cellule du tableau : Alt + N la dernire cellule : Alt + Fin
- la cellule suivante : Tab (") la cellule prcdente : Maj + Tab
- en dbut de cellule : N (Home) en fin de cellule : Fin

34
Saisir ou insrer des lments dans le tableau

Pour crire dans le tableau, vous procderez communment ainsi :
Cliquez dans une cellule. Tapez le texte. Appuyez sur la touche Tab " pour passer la
cellule suivante. Et ainsi de suite.
Le bouton Afficher tout tant activ, le symbole saffiche en fin de texte dans
chaque cellule du tableau.
La touche Tab " tant dj utilise pour passer la cellule suivante, on utilise la
combinaison de touches Ctrl + Tab " pour dfinir une tabulation dans le tableau.
Dans une cellule, vous pouvez insrer non seulement un texte, mais galement dautres
lments : objets graphiques, tableaux, liens hypertextes.

Effacer le contenu de cellules

Slectionnez les cellules, puis appuyez sur la touche Suppr.

Conserver la ligne den-tte dun tableau de plusieurs pages

Si vous souhaitez quune ou plusieurs lignes den-ttes de colonnes soient affiches en
haut de chaque page du document, sans devoir les saisir sur chacune, procdez ainsi :
- Sil ny a quune seule ligne den-ttes afficher, il suffit dy placer le curseur.
- Sil y a plusieurs lignes den-ttes afficher, slectionnez-les.
Puis cliquez sur le bouton Rpter les lignes den-tte , situ dans le groupe
Donnes , sous longlet Disposition des Outils de tableau .

Trier les donnes

Placez le curseur dans le tableau, puis affichez la fentre Trier : cliquez sur le bouton
Trier , situ dans le groupe Donnes , sous longlet Disposition. Indiquez les options
souhaites.
Si len-tte dune colonne comprend plusieurs expressions (champs) spares par une
tabulation (saisie dans la cellule en tapant Ctrl+Tab), une virgule, un tiret, ou un autre
sparateur, vous pouvez choisir deffectuer un tri portant sur une seule de ces expressions, en
utilisant le bouton Options de la fentre Trier .
Exemple : tableau avec une colonne den-tte : Nom Prnom. Les donnes situes
en-dessous doivent avoir exactement la mme prsentation : Nom (tabulation) Prnom.
Le curseur tant dans le tableau, affichez la fentre Trier . Cochez la case oui
indiquant quil y a une ligne den-tte. Cliquez sur le bouton Options . Le sparateur des
champs est une tabulation. Validez. Dans la fentre Trier :
- 1
re
cl : Nom
- Type : Texte
- Utilisant : choisissez Nom ou Prnom
- Choisissez Croissant ou Dcroissant
- Validez.

Effectuer des calculs

Word est un traitement de texte, pas un tableur. Concernant des calculs complexes, il
convient dutiliser plutt lapplication EXCEL.

35
Les sparateurs des milliers des nombres sur lesquels seffectueront les calculs, doivent
tre saisis en espaces inscables, cest--dire en tapant Ctrl + Maj + Espace.
Placez le curseur dans la cellule devant contenir le rsultat, puis cliquez sur le bouton
Formule f
x
du groupe Donnes , sous longlet Disposition.
La fentre Formule apparat. Choisissez les options souhaites.
Aprs validation, le rsultat saffiche.
Pour mettre jour les rsultats, sil y a modifications des donnes, appuyez sur la touche
F9 (qui est la touche de mise jour des champs).

10. CONVERSION TABLEAU / TEXTE

Pour convertir un texte en tableau

Slectionnez le texte. Affichez la fentre Convertir le texte en tableau : cliquez sur le
bouton Tableau de longlet Insertion > Convertir le texte en tableau . Indiquez les
informations demandes, puis validez.

Pour convertir un tableau en texte

Slectionnez le tableau. Affichez la fentre Convertir le tableau en texte : cliquez sur
le bouton Convertir en texte , situ dans le groupe Donnes sous longlet Disposition
des Outils de tableau . Choisissez le sparateur. Validez.

11. INSERTION DUN TABLEAU EXCEL

Insertion dun tableau Excel existant

Voir chapitre 1, 10 Liens et incorporation dobjets .

Cration et insertion dun nouveau tableau Excel

Pour afficher la feuille de calcul Excel dans laquelle vous allez saisir les donnes du
tableau : sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Tableau , puis sur la commande
Feuille de calcul Excel .
Saisissez vos donnes. Vous pouvez modifier les dimensions de la feuille en cliquant-
glissant sur lune des poignes de dimensionnement .
Pour terminer, cliquez hors du tableau, sur le document Word.

Pour modifier le tableau Excel :
- Double-cliquez dessus ;
- Ou bien : clic droit > Objet Feuille de calcul > Ouvrir.


36
CHAPITRE 4 OBJETS GRAPHIQUES

Dans un document Word, on peut insrer des tableaux (voir chapitre prcdent),
galement dautres types dobjets :
- Des formes
- Des images
- Des SmartArts
- Des graphiques

Pour insrer lun de ces objets graphiques dans un document, on utilise sous longlet
Insertion le groupe Illustrations .
1. GESTION DES OBJETS

Aprs insertion dun objet dans le document et lors de sa slection, un onglet
supplmentaire apparat sur le ruban, Outils de spcifique au type de lobjet.
Cet onglet comporte un onglet de mise en forme, appel Format ou Mise en
forme (pour un graphique), contenant les commandes de mise en forme du type de lobjet.
Sauf exception, nous ne dtaillerons pas les commandes de mise en forme de chaque
type dobjet. Elles sont suffisamment explicites et particulirement agrables tester.

En plus des commandes du ruban, utilisez la mthode du clic droit sur lobjet pour
afficher commandes ou fentres relatives ce type dobjet.

Procds communs de gestion des objets

- Slectionner, supprimer, afficher, masquer, renommer

Pour slectionner un objet dans le document, cliquez dessus ou sur son contour.
Pour supprimer un objet, slectionnez-le, puis appuyez sur la touche Suppr.

Il est pratique dutiliser le Volet Slection et visibilit . Comme son nom lindique, il
permet de slectionner, dafficher ou de masquer des objets. On peut aussi y renommer ou y
supprimer un objet.

Pour afficher le Volet : slectionnez un objet quelconque, puis sous longlet Format,
dans le groupe Organiser , activez le bouton Volet Slection .

Le volet affiche les noms des objets de la page du document.

- Pour slectionner :
Un objet, cliquez sur son nom.
Un ensemble dobjets flottants : slectionnez lun deux, puis Ctrl + clic
pour slectionner les suivants.
Quand les objets flottants sont insrs dans une zone de dessin (cf. 3.
ZONE DE DESSIN), on peut galement appliquer cette mthode pour les

37
slectionner sur le document. Ou encore les slectionner en les encadrant
par cliqu-gliss (toujours dans la zone de dessin).

- Pour afficher ou masquer un objet, utilisez dans le Volet Slection et
visibilit licne il situe aprs son nom : . Cette icne nest active que si
lobjet est flottant . cest--dire non Align sur le texte (cf. 2 Style
dhabillage ).
Licne de lil napparat que lorsque lobjet est visible.

- Pour renommer un objet : slectionnez le nom de lobjet dans le Volet, puis
cliquez dessus nouveau et saisissez le nouveau nom.

- Redimensionnement dun objet

Pour redimensionner un objet, slectionnez-le, puis pointez sur lune des poignes du
pourtour (rond, carr ou pointill). Quand le pointeur prend laspect dune double flche,
cliquez-glissez sur la poigne.

En cliquant-glissant sur la poigne dun angle, lobjet garde ses proportions initiales.
Pour dfinir une taille prcise, ouvrez longlet Format, et utilisez les commandes du
groupe Taille .

- Dplacer, faire pivoter ou retourner un objet

Pour dplacer un objet : pointez dessus, puis quand le pointeur a laspect dune croix
flche, cliquez-glissez sur lobjet jusqu lemplacement souhait dans le document.
Nous verrons plus loin que si lobjet a lhabillage Align sur le texte , on ne peut pas
le dplacer nimporte o sur le document. On le dplace comme un caractre.

Pour faire pivoter ou pour retourner un objet, quand cela est possible (cest impossible
par exemple pour un graphique), slectionnez-le et cliquez-glissez sur la poigne de rotation,
reprsente par un rond vert. Ou bien utilisez le bouton Rotation situ sous longlet
Format, dans le groupe Organiser .

- Alignement dobjets flottants

Slectionnez les objets, puis activez le bouton Aligner , situ dans le groupe
Organiser sous longlet Format. Choisissez loption souhaite.

2. POSITIONNEMENT DES OBJETS

Style dhabillage

Un objet graphique est insr dans un document avec un style dhabillage .
Le style dhabillage dtermine la disposition du texte autour de lobjet.


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Pour visualiser ou modifier le style dhabillage de lobjet : slectionnez lobjet, puis
longlet Format , dans le groupe Organiser , activez le bouton Position > Autres
options de disposition . Ouvrez la fentre Disposition longlet Habillage du texte .
Dans cette fentre, lhabillage appliqu lobjet est encadr. Vous pouvez le modifier
en cliquant sur un autre habillage, puis en validant.

Il existe sept styles dhabillage : Align sur le texte , Carr , Rapproch ,
Derrire le texte , Devant le texte , Au travers , Haut et bas . Nous les dcrirons
ci-dessous.
On peut modifier le style dhabillage par dfaut, appliqu lors de linsertion ou du collage dun objet :
ouvrez le menu Fichier > Options > Options avances. Dans la rubrique Couper, Copier, Coller , slectionnez
loption souhaite dans la zone de saisie Insrer/Coller en tant que .
Quand on colle un objet, pralablement coup ou copi, il est dot du style dhabillage
par dfaut (gnralement Align sur le texte ).

Un objet peut tre positionn au sein de la page du document.
Aprs slection de lobjet, lactivation du bouton Position (onglet Format, groupe
Organiser) propose neuf positions de lobjet sur la page.
Positionn sur la page, lobjet est automatiquement dot de lhabillage Carr . Vous
pouvez modifier cet habillage.

- Objet Align sur le texte

Le premier style Align sur le texte se distingue des autres styles dhabillage : il
aligne lobjet dans le texte, comme sil tait un caractre.

Exemple de limage Nuage aligne sur le texte :

- Comme un caractre, lobjet Align sur le texte ne peut pas tre dplac sur un
espace vide du document. Eventuellement, utilisez la touche Entre, la touche Tab
ou la touche Espace pour positionner lobjet, en le gardant Align sur le texte .

- Comme un texte, on peut appliquer un objet Align sur le texte un
alignement A gauche , Centrer , A droite et Justifier , en utilisant les
commandes du groupe Paragraphe de longlet Accueil .

- Objet flottant, ancr

Les autres styles dhabillage sont :
- Carr : le texte est dispos rectangulairement autour de lobjet.
- Rapproch : le texte sajuste autour de lobjet.
- Au travers : le texte sajuste encore davantage autour de lobjet. Selon le
type dobjet, la diffrence avec le style prcdent nest pas toujours visible.
- Haut et bas : lobjet occupe toute une ligne.
- Derrire le texte : lobjet se place derrire le texte.
- Devant le texte : lobjet se place devant le texte.


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Un objet ayant reu lun de ces styles dhabillage, est dplaable sans restrictions.
Il est qualifi d objet flottant .

Bien que librement dplaable, un objet flottant est toujours attach un paragraphe : il
est ancr .
Quand lobjet est slectionn et que le bouton Afficher tout (onglet Accueil) est
activ, une ancre indique quel paragraphe est attach lobjet. Elle est situe dans la marge de
la 1
re
ligne de ce paragraphe.

Si on dplace lobjet pour le mettre dans un autre paragraphe, lancre se dplace
galement. Elle se place en marge de la 1
re
ligne de ce nouveau paragraphe.
Si on copie, coupe, colle ou si on supprime un paragraphe, lobjet auquel il est rattach
est galement copi, coup, coll ou supprim.
Pour ancrer lobjet un autre paragraphe, cliquez-glissez sur lancre jusqu ce
paragraphe.

Pour que lobjet reste ancr au mme paragraphe, tout en pouvant tre dplac sur la
page du document : cliquez sur le bouton Position > Autres options de disposition ,
puis dans la fentre Disposition , ouvrez longlet Position et cochez la case Ancrer .
Lancre devient inamovible, un cadenas saffiche ct.

3. ZONE DE DESSIN

Une zone de dessin est un cadre qui permet de grer plus facilement des objets
graphiques. On y insre des images et des formes.

Il peut tre pratique, parfois ncessaire, de crer une zone de dessin :

- La slection et lalignement dobjets de types diffrents sont ralisables dans une
zone de dessin.
Pour slectionner les objets de la zone de dessin : slectionnez le premier, puis
Ctrl + clic pour chaque autre objet slectionner. Ou bien, plus rapidement (sils
sont placs de sorte que cette mthode soit applicable), encadrez les objets
slectionner par cliqu-gliss.
- Une zone de dessin permet de redimensionner et de dplacer tous les objets
quelle contient la fois.
- On ne peut tracer des traits reliant deux formes (ces traits sont appels des
connecteurs ) que si ces formes sont situes dans une zone de dessin.

Pour insrer une zone de dessin : longlet Insertion, dans le groupe Illustrations,
cliquez sur Formes > Nouvelle zone de dessin .
Une zone de dessin est insre dans le document.
Comme tout objet, une zone de dessin nest dplaable librement que si elle est un objet
flottant, cest- dire si elle nest pas Align sur le texte .
Pour dplacer la zone : pointez sur son cadre, puis quand le
pointeur a laspect dune croix flche, cliquez-glissez.

40
Insertion dun objet dans une zone de dessin

Attention : un objet peut apparatre sur une zone de dessin, sans y tre insr.
Affichez le Volet Slection et visibilit pour connatre les objets insrs dans la zone
de dessin. Ou bien dplacez la zone de dessin : les objets qui ne bougent pas, nen font pas
partie.

Pour insrer un objet dans une zone de dessin, passez par longlet Insertion du ruban, ou
bien faites un Copier / Coller sur la zone de dessin avec loption de collage Image (lobjet
acquiert ds lors le type Image ).
Remarques :
Par cliqu-gliss, on ne peut ni insrer un objet dans une zone de dessin, ni len sortir.
Les objets dune zone de dessin ne sont plus concerns par la notion dhabillage.

Format dune zone de dessin

- Comme toute forme, on peut appliquer une bordure, un remplissage, une taille
prcise et un style dhabillage une zone de dessin.
Utilisez la fentre Format de la zone de dessin . Pour lafficher : faites un clic
droit sur la zone de dessin (en dehors dun objet) > Format de la zone de
dessin .

- Pour redimensionner la zone de dessin, cliquez-glissez sur lune de ses poignes,
reprsentes par des points.
Pour lagrandir un peu, son cadre restant gale distance des objets quelle
contient : faites un clic droit sur la zone de dessin > Agrandir.
Pour lajuster son contenu : clic droit sur la zone de dessin > Ajuster.

- Pour redimensionner tous les objets de la zone de dessin, tout en gardant la mme
chelle pour tous : faites un clic droit sur le contour de la zone de dessin > Mettre
le dessin lchelle, puis cliquez-glissez sur une poigne.
Dsactivez ensuite la commande en cliquant nouveau sur loption Mettre le
dessin lchelle .

4. FORMES

Pour afficher la galerie des formes : sous longlet Insertion, dans le groupe
Illustrations , cliquez sur le bouton Formes .

Y sont dabord proposes les formes rcemment utilises.
En dessous, les formes sont classes en six catgories : Lignes, Formes de base, Flches
pleines, Organigrammes, Bulles et lgendes et Etoiles et bannires.
La dernire forme propose est Nouvelle zone de dessin (forme tudie
prcdemment, paragraphe 3 de ce chapitre).

Il existe dautres formes automatiques. Dans le groupe Illustrations, activez le bouton
Images clipart . Dans le volet affich droite de lcran, tapez dans la zone Rechercher
lexpression Formes automatiques , et cochez la case Inclure le contenu Office.com .

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Insertion de la forme

Cliquez sur la forme choisie. Sur le document, le pointeur prend laspect dune croix
noire
- Cliquez sur le document pour insrer la forme standard.
- Ou bien cliquez-glissez pour lui donner lallure souhaite.

Si vous cliquez-glissez en appuyant sur la touche Maj (Shift), la forme restera rgulire,
elle ne sera pas dforme.
Exemple : par cliqu-gliss en appuyant sur la touche Maj, insrez dans le document la
forme dinfo-bulle Emoticne , classe dans la catgorie Formes de base . Elle reste
circulaire.
Si vous cliquez-glissez en appuyant sur la touche Ctrl, vous dessinerez la forme partir
de son centre (mme si le pointeur reste langle infrieur droit de la forme).

Outils de dessin

Une forme tant slectionne, le ruban affiche longlet supplmentaire Outils de
dessin , comprenant le seul onglet Format .

WordArt

WordArt : traduisez par lart du mot , texte mis sous forme artistique.
Pour insrer un WordArt, cliquez sur le bouton WordArt dans le groupe Texte ,
sous longlet Insertion .
On appelle WordArt un texte mis en forme. En fait, un WordArt a la nature dune zone
de texte sans contour.
Le Volet Slection et visibilit qualifie dailleurs un WordArt de zone de texte .
Il est vrai que le mot WordArt fait davantage rver
En insrant une zone de texte, puis en lui supprimant son contour (aprs slection, sous longlet Format,
dans le groupe Styles de formes , activez le bouton Contour de forme > Sans contour ), et en lui
appliquant un effet WordArt (cliquez sur leffet souhait dans la galerie des effets WordArt du groupe Styles
WordArt ) on obtient un WordArt .
ou bien en choisissant une paisseur de trait de contour un WordArt (dans le groupe Styles
WordArt , activez le bouton Contour de forme > Epaisseur), on obtient une zone de texte .

Poigne jaune

Certaines formes, quand elles sont slectionnes, affichent une poigne reprsente par
un losange jaune. Cette poigne est appele poigne dajustement . En cliquant-glissant
dessus, on modifie lapparence de lobjet.

Exemple :
Insrez la forme dinfo-bulle Emoticne , classe dans la catgorie
Formes de base .
En cliquant-glissant sur la poigne dajustement, cest--dire sur le
losange jaune (sur la bouche), vous changerez lexpression de la forme.


42
Courbe , Forme libre et Dessin main leve

Courbe , Forme libre et Dessin main leve sont les noms donns (lire les
info-bulles en passant le pointeur sur les formes) aux trois dernires formes de la catgorie
Lignes .
Ces trois formes se distinguent des autres par des particularits relatives au trac de
chacune.
Pour tracer ces formes, il est particulirement recommand dafficher le quadrillage :
sous longlet Affichage, dans le groupe Afficher, cochez la case Quadrillage .

Pour terminer le trac des formes Courbe et Forme libre :
- Soit on double-clique
- Soit on clique sur le point de dpart pour obtenir une forme ferme.

- Dessin main leve
Cest la dernire forme de la catgorie Lignes .
Aprs slection de la forme, cliquez-glissez sur le document. Le pointeur revt laspect
dun crayon. On termine le dessin en relchant la souris.

- Courbe
Pour tracer une courbe, cliquez, puis relchez la souris.
Glissez le pointeur.
Cliquez nouveau, vous obtiendrez un angle arrondi.
On continue ainsi jusqu obtention de la courbe souhaite : clic puis glisse.

- Forme libre
Pour dessiner une forme libre :
- On peut procder comme prcdemment : clic puis glisse.
Contrairement la forme Courbe , les angles ne sont pas arrondis, on obtient
une ligne brise.
- On peut galement cliquer-glisser.
Le pointeur revt laspect dun crayon, avec lequel on peut dessiner, exactement
comme avec la forme Dessin main leve .

Modification du trac dune forme

Pour modifier le trac dune forme, on peut agir :
Sur ses points, appels points dancrage , ou nuds ,
Sur ses segments,
Ou sur ses lignes directrices.

On commence toujours par afficher les points de la forme.
Pour afficher les points : slectionnez la forme, puis faites un clic droit dessus >
Modifier les points.

- Les points

- Pour dplacer un point, cliquez-glissez dessus.
- Pour ajouter et dplacer un point, cliquez-glisser sur le trac.
- Pour supprimer un point : Ctrl + clic sur le point.

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Un clic droit sur un point affiche plusieurs commandes, en particulier : Ajouter un
point , Supprimer un point , Fermer la trajectoire , Ouvrir la trajectoire .

- Les segments

Une portion de ligne, droite ou courbe, situe entre deux points, est appele
segment .
Un segment droit peut tre transform en segment courbe, et rciproquement.
Procdez ainsi :
- Affichez les points.
- Faites un clic droit sur le segment modifier > choisissez lune des options
Segment courb ou Segment droit .

- Les lignes directrices

On peut galement modifier le trac dune forme en changeant lorientation de ses
lignes directrices. Ce changement dorientation seffectue en cliquant-glissant sur la poigne
de la ligne directrice.
Une ligne directrice passe par un point dancrage.
Pour afficher les lignes relatives un point : affichez les points, puis cliquez sur le point
dont on souhaite modifier une ligne directrice. Si aucune ligne ne saffiche, faites un clic droit
sur le point, et donnez-lui le type Point dangle , Point lisse ou Point symtrique :
- Point dangle : les deux lignes sont dplaables indpendamment lune de
lautre.
- Point lisse : les deux lignes sont alignes et leurs poignes resteront
symtriques par rapport au point dancrage.
- Point symtrique : les deux lignes sont galement alignes, mais cette fois,
les deux poignes sont dplaables indpendamment lune de lautre.

Pour changer le type dun point dancrage : faites un clic droit sur le point > choisissez
le type souhait. Ou bien, en dplaant une poigne : appuyez sur Alt pour obtenir un point
dangle, sur Maj un point lisse, ou sur Ctrl un point symtrique.

Connecteurs

Exceptes les trois formes que lon vient de voir, les formes de la catgorie Lignes
peuvent tre utilises comme des connecteurs , assurant une connexion entre deux
formes.
Les connecteurs permettent de relier deux formes insres dans une zone de dessin.
Procdez ainsi pour relier deux formes par un connecteur :
- Deux formes tant dans une zone de dessin, choisissez la forme connecteur
souhaite.
- Approchez le pointeur de la 1
re
forme, cliquez sur un point de connexion rouge,
puis relchez la souris.
- Glissez le pointeur pour lapprocher de la 2
me
forme.
- Cliquez galement sur un point de connexion rouge.

Les deux formes sont relies par le connecteur. Elles le restent
mme si on les dplace.

44
Si on slectionne le trait (en cliquant dessus), un rond rouge apparat chaque point de
connexion, matrialisant lattachement du connecteur chaque forme.

Si on souhaite que le connecteur relie les deux formes le plus directement possible : clic
droit sur le connecteur > Rediriger les connecteurs.
Pour dtacher un connecteur dune forme : slectionnez-le, puis cliquez-glissez sur le
rond rouge de lextrmit.

Zones de texte

- Afficher un texte dans une forme

Pour afficher du texte sur une forme :

- Ou bien : faites un clic droit sur la forme > Ajouter du texte. La forme devient une
zone de texte .
- Ou bien insrez dans la forme une Zone de texte : onglet Insertion,
groupe Texte, activez le bouton Zone de texte , puis choisissez la zone de
texte souhaite. La forme Zone de texte est galement prsente dans la
catgorie Formes de base , il sagit de la premire forme.

Avec un clic droit sur le contour de la zone de texte, vous pouvez accder la
commande Format de la zone de texte qui ouvre une fentre de mme nom.
On peut par ailleurs appliquer au texte de la zone de texte un effet WordArt : la forme
tant slectionne, activez longlet Format, puis dans le groupe Styles WordArt , affichez
la galerie des effets WordArt en cliquant sur le bouton dinfo-bulle Autres . Au passage
du pointeur sur un effet, on visualise le rsultat sur la zone de texte (si ncessaire, dplacez la
forme).

- Ecriture dun texte sur plusieurs zones de texte

Quand une zone de texte est pleine, son contenu peut se poursuivre dans une autre zone
de texte. On peut ainsi lier plusieurs zones de texte.

Pour lier deux zones, procdez ainsi :
- Commencez par vrifier que la 2
me
zone dans laquelle sera vid le texte en
surplus, soit vide. Activez le bouton Afficher tout . Dans cette 2
me
zone, il
ne doit tre affich que le caractre .
- Slectionnez la 1
re
zone.
- Cliquez sur le bouton Crer un lien situ sous longlet Format, dans le
groupe Texte .
- Le curseur a pris la forme dun pichet. Versez ce pichet dans la 2
me
zone.

Pour supprimer le lien entre les deux zones de texte, slectionnez la 1
re
zone, puis
activez le bouton Rompre la liaison du groupe Texte .


45
Changer de forme

Vous pouvez changer de forme, en conservant le format et le texte de la prsente
forme : slectionnez la forme, puis sous longlet Format, dans le groupe Insrer des
formes , cliquez sur le bouton Modifier la forme > Modifier la forme .
Choisissez la nouvelle forme souhaite.

5. IMAGE

On peut insrer une image clipart (fournie par Word), galement une image importe
dun fichier.
Quand une image est slectionne, le ruban affiche longlet Outils Image , qui
comprend le seul onglet Format .

Image clipart

Sous longlet Insertion, dans le groupe Illustrations, activez le bouton Images
clipart . A droite de lcran, saffiche le volet Images clipart . Cliquez sur limage choisie,
ou bien sur la droite de cette image, afin douvrir un menu qui contient diffrentes
commandes parmi lesquelles Insrer .
Un clipart est gnralement constitu de plusieurs parties. Pour modifier limage : clic
droit > Modifier limage (le 1
er
). Le clipart est automatiquement insr dans une zone de
dessin. Chacune de ses parties est modifiable comme une forme.

Image importe dun fichier

Activez le bouton Image . Dans la fentre Insrer une image qui saffiche,
cherchez le fichier, puis double-cliquez sur limage pour linsrer dans le document.

Rognage dune image

Rogner une image consiste en couper (supprimer) une partie.
Pour rogner une image :
- Slectionnez limage.
- Sous longlet Format, dans le groupe Taille, activez le bouton
Rogner > Rogner
Des poignes de rognage apparaissent sur limage.
- Cliquez-glissez sur une poigne pour rogner limage.
Pour rogner limage symtriquement des deux cts : Ctrl + cliquez-glissez
sur une poigne latrale.
Pour rogner lensemble de limage : Ctrl + cliquez-glissez sur une poigne
dangle.
- Pour terminer, cliquez sur le bouton Echap (Esc).

Chat beau (nomm Arlette)
en rogne

46
- Rogner la forme

Aprs slection, on peut rogner une image, en la dcoupant selon la forme choisie : dans
le groupe Taille (onglet Format), activez le bouton Rogner > Rogner la forme .
La forme est mise lchelle de limage.

Exemple dune image rogne en forme de cur :

Pour modifier le rapport hauteur - largeur dune image qui a t rogne : slectionnez limage rogne,
puis activez le bouton Rogner > Rapport hauteur-largeur .

Dtourage

Dtourer une image permet de lui effacer son arrire-plan (lui enlever le tour).
Pour dtourer une image :
- Slectionner limage.
- Sous longlet Format, dans le groupe Ajuster , activez le bouton Suppression
de larrire-plan . Longlet du mme nom saffiche, il comprend les commandes
de dtourage.
Les zones qui seront supprimes sont colores en rose. Pour les modifier, cliquez-
glissez sur les poignes de la zone de slection.
Pour affiner la suppression, on peut utiliser dans le groupe Affiner , les boutons Marquer les zones
supprimer et Marquer les zones conserver . Les zones marques du signe + seront conserves, celles
marques du signe seront supprimes.

Rtablir une image

Pour rtablir une image dont on a modifi la forme :
- Sous longlet Format, dans le groupe Ajuster, activez le bouton Rtablir
limage .
Loption Rtablir limage ne redonne pas limage sa taille dorigine.
Pour rtablir limage avec sa taille dorigine, choisissez la seconde option.
Une image ayant t compresse perd dfinitivement les zones qui ont t rognes.

Capture dcran

On peut insrer une capture dcran sur un document. La capture dcran a la nature
dune image.

- Pour insrer une capture dcran entire : sous longlet Insertion, dans le groupe
Illustrations, activez le bouton Capture . Puis slectionnez lcran.

- Pour insrer une partie de capture dcran : activez le bouton Capture >
Capture dcran . Puis cliquez-glissez en diagonale sur la partie insrer dans
le document.


47
6. SMARTART, GRAPHIQUE

SmartArt

Linfo-bulle du bouton SmartArt , situ dans le groupe Illustrations , prcise
quun graphique SmartArt permet de communiquer visuellement des informations .
Cliquer sur le bouton SmartArt affiche la fentre Choisir un graphique SmartArt .
Il existe sept types de SmartArt, proposant chacun plusieurs modles. Slectionnez
gauche un type, puis au centre un modle. Validez.
Vous pouvez saisir un texte soit directement dans le graphique, soit dans le volet qui
saffiche en cliquant sur les flches gauche du graphique.

Quand le SmartArt lui-mme ou lune des formes quil contient, est slectionn, les
Outils SmartArt saffichent, rpartis sur les deux onglets : Cration et Format .

En utilisant longlet Cration, on peut en particulier :
- Changer de disposition SmartArt : aprs slection du SmartArt, cliquez sur une
autre disposition de la galerie.
- Ajouter une forme au SmartArt : slectionnez la forme ct de laquelle vous
souhaitez ajouter une autre forme, puis cliquez sur le bouton Ajouter une
forme dans le groupe Crer un graphique .

- Transformer une image en SmartArt

Pour transformer une image en SmartArt :
- Sous longlet Format, dans le groupe Styles dimages , activez le bouton
Disposition dimage . Choisissez la disposition de SmartArt souhaite.

Graphique

La cration dun graphique seffectue avec Excel (de la mme version que celle de
Word sous laquelle est ralis le document), sinon avec MS Graph.
Les Outils de graphique sont rpartis sur les trois onglets : Cration ,
Disposition et Mise en forme .

Cliquez sur le bouton Graphique . La fentre Insrer un graphique apparat. A
gauche, choisissez un type de graphique, puis au centre choisissez un modle. Validez.

Une feuille de calcul Excel saffiche droite. Elle contient un tableau de donnes,
encadr dune bordure bleue.
Le graphique correspondant saffiche gauche dans le document Word.

Saisissez vos propres donnes dans le tableau. Vous pouvez ajouter, ou supprimer des
lignes et des colonnes de donnes. Pour supprimer lignes et colonnes, cliquez-glissez sur le
coin infrieur droit du tableau.
Chaque modification de donnes (aprs validation) se rpercute aussitt sur le
graphique contenu dans le document Word.


48
CHAPITRE 5 MISE EN PAGE

Aperu avant impression

Avant dimprimer un document, il est important de vrifier, et de modifier si ncessaire,
sa mise en page.
Vous pouvez avoir un aperu du document en cours en activant la commande Aperu
avant impression : ouvrez le menu Fichier > Imprimer.
Ou bien, plus rapidement : dans la barre doutils Accs rapide (en haut gauche de
lcran), cliquez sur le bouton dinfo-bulle Aperu avant impression et imprimer .
Dans la mesure o ce bouton est souvent utilis, il est conseill de le placer dans la barre doutils Accs
rapide. Sil ny est pas : cliquez sur la flche lextrmit de la barre, puis cochez Aperu avant
impression et imprimer .

Pour faire dfiler le texte, utilisez le curseur ou les flches de la barre verticale droite.

La fentre dispose dune fonction Zoom , en bas de lcran.

En cliquant sur la commande Mise en page , on affiche la fentre du mme nom.
La fentre Mise en page est galement accessible sous longlet Mise en page , en cliquant sur le
lanceur du groupe Mise en page .

Outils de mise en page

Sur le ruban, on utilisera naturellement longlet Mise en page (dont les commandes
ne sont accessibles que si une imprimante a t installe), galement longlet Insertion
(principalement pour insrer saut de section, en-tte ou pied de page).
Pour afficher ou masquer les rgles horizontale et verticale : cliquez sur le bouton
dinfo-bulle Rgle , situ en haut de la barre de dfilement verticale.

Cration dune nouvelle section pour une mise en page diffrente

Par dfaut, un document constitue une seule section. La mme mise en page est
automatiquement reproduite dune page lautre, en particulier mmes marges, mme en-tte,
mme pied de page.
Crer une nouvelle section permet dappliquer une mise en page diffrente de celle
applique la section prcdente.
Il est pratique de visualiser le numro de la section sur la barre dtat (en bas de lcran).
Pour quy soit affich le numro de section : faites un clic droit sur la barre > cochez
Section .

Pour crer une nouvelle section, il faut insrer un saut de section dans le document.
De mme :
- Pour crer un nouveau paragraphe, on insre un saut de paragraphe en appuyant sur la touche
Entre.
Un nouveau paragraphe est reprsent par le symbole , visible quand le bouton Afficher tout
de mme icne (onglet Accueil) est activ.

49
- Pour crer une nouvelle page, on insre un saut de page , en appuyant sur les touches
Ctrl + Entre . Ou bien : sous longlet Insertion , dans le groupe Pages , on clique sur le
bouton Saut de page .
Une nouvelle page est reprsente par une ligne en pointill, portant la mention Saut de page ,
visible quand le bouton Afficher tout (onglet Accueil) est activ.

Pour crer un saut de section : sous longlet Mise en page, dans le groupe Mise en
page , activez le bouton Sauts de pages , puis cliquez sur le type de saut de section
souhait. Except le saut de section Continu , les autres types de sauts de section crent
une nouvelle page.

Pour visualiser un saut de section, activez le bouton Afficher tout (onglet Accueil).
Le saut de section est matrialis par une double ligne en pointill portant la mention Saut
de section , suivie entre parenthses du type du saut de section.

Pour slectionner la double ligne, cliquez devant dans la marge. Si ncessaire, faites
pralablement un saut de ligne (Entre) devant la double ligne.
Aprs slection, le saut de section peut tre dplac, copi ou supprim, en fonction des
mises en page souhaites.
Un saut de section contient la mise en page de la section prcdente.
Effectuer un copier/coller dun saut de section (double ligne en pointill) permet ainsi daffecter une mise
en page.

1. TAILLE ET DISPOSITION

Par dfaut, la taille de la page est le format A4, cest--dire 21 29,7 cm (norme
franaise). On peut choisir une autre taille, aprs activation du bouton Taille , situ dans le
groupe Mise en page .
La commande Autres tailles de papier affiche la fentre Mise en page . Ouverte
longlet Papier , on peut y dfinir la largeur et la hauteur exactes souhaites.

On peut aussi afficher la fentre Mise en page en cliquant sur le lanceur du
groupe Mise en page .

La fentre Mise en page contient galement longlet Disposition .
On peut y modifier lalignement vertical. Par dfaut, cet alignement est Haut : le
curseur se place automatiquement en haut dune nouvelle page.
Il peut tre Centr, Justifi ou Bas.

Ces lments de mise en page (Taille, Alignement vertical) ne peuvent sappliquer qu
une page entire.
Si on applique lun deux sur un texte comprenant un saut de section Continu , en activant dans la
fentre Mise en page loption Appliquer cette section , le type de saut de section est automatiquement
chang en saut de section Page suivante .


50
2. LES MARGES

Par dfinition, les marges sont les espaces blancs en limite de page, laisss non
imprims.
On verra plus loin ( 6. EN-TETE ET PIED DE PAGE) quon peut cependant insrer un en-
tte dans la marge du haut et un pied de page dans la marge du bas.
Il y a 4 marges : en haut, en bas, gauche et droite.

Elles sont visibles en mode Page, mode habituel dcriture dun document (onglet
Affichage, groupe Affichages document , le bouton Page est activ ).
Les 4 parties bleues des rgles horizontales et verticales indiquent leur largeur.
Par dfaut, elles sont gales 2,5 cm.

Pour modifier la taille dune marge, deux mthodes sont possibles :

- Avec la rgle

Pointez sur lextrmit de la partie bleue correspondant la marge redimensionner.
Quand le curseur prend la forme dune double flche blanche (dinfo-bulle : marge de
gauche, marge de droite, marge suprieure ou marge infrieure), cliquez-glissez.
En appuyant simultanment sur la touche Alt, les dimensions en centimtres
apparaissent sur la rgle.

- Avec le ruban

On utilise cette fois la fentre Mise en page ouverte longlet Marges .
Pour lafficher : cliquez sur le lanceur du groupe Mise en page .

La mthode est plus prcise. On peut dfinir les marges en centimtres.
On ne risque pas, comme avec la mthode prcdente, de dplacer des marques de
retrait ou de tabulation.

Si un saut de section de type Continu a t insr en cours de page, les dimensions
des marges peuvent diffrer dans la mme page, dune section la suivante.

3. ORIENTATION

Pour modifier lorientation des pages, cliquez dans le groupe Mise en page sur le
bouton Orientation .
- Par dfaut, lorientation est verticale, cest--dire Portrait :
- On peut la choisir horizontale, cest--dire Paysage :

Pour appliquer lorientation souhaite une section, ouvrez la fentre Mise en page
longlet Marges , puis activez loption Appliquer partir de cette section .

Lorientation ne peut tre applique qu une page entire.

51
Si on applique une orientation un texte comprenant un saut de section Continu , tout en activant dans
la fentre Mise en page loption Appliquer cette section , le type de saut de section est automatiquement
chang en saut de section Page suivante .

4. PAGE DE GARDE

Word propose des pages de garde. Une page de garde est une page de couverture. On
peut par exemple y indiquer le titre du document, lauteur, la date.
Pour afficher la galerie des pages de garde prdfinies : sous longlet Insertion, dans le
groupe Pages , cliquez sur le bouton Page de garde .

Saisissez vos propres donnes.
Si vous changez de modle, la nouvelle page de garde conserve les donnes saisies dans
le prcdent modle.

5. ARRIERE-PLAN ET BORDURE

Pour dfinir un arrire-plan de page ou une bordure de page, utilisez, sous longlet
Mise en page , dans le groupe Arrire-plan de page les boutons :
- Filigrane
- Couleur de page
- Bordures de page .

6. EN-TETE ET PIED DE PAGE

Un en-tte est une insertion dlments dans la marge du haut.
Un pied de page est une insertion dlments dans la marge du bas.

Outre du texte, en-tte et pied de page peuvent comprendre des objets graphiques :
images, zones de textes, etc.
Remarque : linsertion dun numro de page dans la marge suprieure constitue un en-tte, dans la marge
infrieure un pied de page.

- Insertion dun en-tte, dun pied de page ou dun numro de page

Il suffit de double-cliquer dans la marge suprieure ou dans la marge infrieure pour la
slectionner.
Le ruban affiche alors un onglet supplmentaire Outils des en-ttes et pieds de page ,
qui comprend le seul onglet Cration .
Pour slectionner nouveau le corps du document, double-cliquez dessus.

Des modles den-ttes et de pied de page sont proposs par Word.
Pour afficher la galerie des modles prdfinis :
- Slectionnez une marge en double-cliquant dessus.

52
- Sous longlet Insertion , dans le groupe En-tte et pied de page , activez le
bouton En-tte , Pied de page ou Numro de page .

Choisissez un modle dans la galerie, ou bien activez loption de modification ou de
suppression de llment (en-tte, pied de page ou numro de page).

- Ajouts, modifications et mise en forme

Dans un en-tte ou dans un pied de page, on peut crire, insrer des objets graphiques,
une date, un QuickPart, mettre en forme (police, bordure, trame), comme dans le corps du
document.
Les lments insrs peuvent dborder de la zone de len-tte ou du pied de page, voire
tre entirement en dehors de len-tte ou du pied de page.
Exemple : on peut insrer dans len-tte une image avec lhabillage Derrire le
texte , puis la dplacer par cliqu-gliss jusque dans le corps du texte.
Pour modifier ensuite ces lments, il convient de slectionner la zone dont ils font
partie.

- Insertion dun en-tte ou dun pied de page propre une section

La cration dune section est ncessaire, mais elle nest pas suffisante pour crer un en-
tte ou un pied de page diffrent de celui de la section prcdente.
Sil y a cration de section, il est indiqu chaque en-tte et chaque pied de page, la
mention Identique au prcdent .
Afin de pouvoir insrer un en-tte ou un pied de page distinct de celui de la section
prcdente, il faut effacer cette mention.
Pour leffacer, dsactivez loption par dfaut Lier au prcdent : len-tte ou le pied
de page tant slectionn (double-cliquez dedans), cliquez dans le groupe Navigation sur
le bouton Lier au prcdent .
La mention Identique au prcdent sefface de len-tte ou du pied de page sur toutes
les pages de la section. Il est ds lors possible de saisir un en-tte ou un pied de page distinct
de celui de la section prcdente.

7. DISPOSITION EN COLONNES

Par dfaut, un texte est prsent sur une seule colonne.
La cration dune disposition en plusieurs colonnes cre automatiquement une nouvelle
section.

- Mise en colonnes

Pour disposer un texte sur plusieurs colonnes, procdez ainsi :

- Vrifiez dabord que le texte mettre en colonnes est suivi dun paragraphe, mme
vide (sinon, tapez Entre la fin du texte) afin de pouvoir retrouver la mise en
page du texte prcdent.

- Slectionnez le texte.

53
Si vous nen avez pas, vous pouvez en crer un en tapant sans espace =rand (8,3) ou bien
=lorem(8,3).
Un texte de 8 paragraphes de 3 phrases chacun saffichera, sur lequel vous pourrez tester la
disposition en colonnes.

- Mise en colonnes : sous longlet Mise en page , dans le groupe Mise en
page , cliquez sur le bouton Colonnes .
Slectionnez le nombre de colonnes ainsi que la disposition souhaite.
La dernire commande Autres colonnes affiche la fentre Colonnes , qui
permet en particulier de dfinir la largeur et lespacement des colonnes.

En activant le bouton Afficher tout , on constate que Word a cr automatiquement une section
propre cette nouvelle prsentation.
Le texte en colonnes est entour de deux sauts de section, matrialiss par deux doubles lignes en
pointill, lune place juste avant et lautre juste aprs le texte dispos en colonnes.

- Coupure dun mot en fin de ligne

Par dfaut, les mots ne sont pas coups en fin de ligne. Lorsque les lignes sont courtes,
ce qui est le cas pour un texte prsent en colonnes, il peut apparatre utile que les mots soient
coups en fin de ligne.
Par dfaut, la coupure des mots sapplique tout le document. Sinon, slectionnez la
partie du texte o vous souhaitez lappliquer.
Sous longlet Mise en page , dans le groupe Mise en page , cliquez sur Coupure
de mots . Choisissez les options souhaites.

- Modifier la largeur des colonnes

Placez le curseur dans le texte en colonnes.

Il y a deux mthodes pour modifier la largeur des colonnes :

- Sur la rgle

Sur la rgle, cliquez-glissez sur une extrmit de colonnes : le pointeur revt laspect
dune double-flche , et une info-bulle indique Marge de droite ou Marge de gauche .

- Avec la fentre Colonnes

Pour afficher la fentre Colonnes : cliquez sur le bouton Colonnes > Autres
commandes .
Ou plus rapidement : double-cliquez dans la rgle sur un sparateur de colonnes
(pointeur ).
Contrairement la mthode prcdente utilisant la rgle, cette mthode prsente
lavantage de ne pas risquer de dplacer un retrait ou un taquet de tabulation.

- Suppression de la prsentation en colonnes

A la fois pour annuler la prsentation en colonnes, et pour supprimer les sauts de section
qui ont t automatiquement crs, supprimez les deux sauts de section qui encadrent la
disposition en colonnes. Pour chacun, cliquez devant, puis appuyez sur la touche Suppr.


54
8. NUMEROTATION DES LIGNES

Pour numroter les lignes dun texte : dans le groupe Mise en page , activez le
bouton Numros de lignes , puis cliquez sur loption de numrotation souhaite.
Pour visualiser les numros de lignes, fermez le Volet de navigation, sil est ouvert :
sous longlet Affichage, dans le groupe Afficher, dcochez la case Volet de navigation .

Par dfaut, toutes les lignes du document sont numrotes.
Pour quun paragraphe nait pas ses lignes numrotes : placez le curseur dans ce
paragraphe, puis activez le bouton Numros de lignes > Supprimer pour le paragraphe
actuel .

Pour paramtrer la numrotation des lignes, utilisez la fentre Numrotation des
lignes.
Pour lafficher :
- Affichez la fentre Mise en page : cliquez sur le lanceur du groupe Mise
en page , et ouvrez-la longlet Disposition .
- Activez le bouton Numrotation des lignes .


55
CHAPITRE 6 LES STYLES

Un style est constitu dun ensemble dattributs de mise en forme, ensemble auquel on a
donn un nom.
Par dfaut, le style appliqu un texte est le style Normal . Ce style fait partie des
styles dfinis par Word 2010.

On peut galement crer ses propres styles.
Exemple : cration dun style de caractre, permettant dappliquer la mise en forme :
police Cambria, style Gras, couleur de police rouge. On a nomm le style CGR.

On dfinit :
- des styles de caractres : mise en forme de la police
- des styles de paragraphes : retrait, tabulations, mise en forme des caractres, etc.
- des styles de listes : niveaux, types de puces, polices, etc.
- des styles de tableaux : nombre de lignes et de colonnes, bordure, trame, etc.
Pour dfinir le style dun lment, on peut se servir de styles dautres lments.

Un style prsente lintrt dtre applicable volont et rapidement : aprs slection du
texte (ou placement du curseur dans le texte), il suffit de cliquer sur le nom du style pour
lappliquer.
Reprenons lexemple prcdent : il est plus rapide de slectionner un texte et de lui
appliquer le style CGR dun seul clic, plutt que de lui appliquer successivement les trois
mises en forme, police de caractres Cambria, style Gras et couleur de police rouge.

Rgle importante : si on modifie le style, tous les textes du document auxquels on a
appliqu ce style, seront automatiquement modifis en consquence.
Cest lintrt essentiel (parfois le danger) dun style.
Reprenons lexemple prcdent : si on modifie le style CGR en lui ajoutant la mise en
forme Italique , tous les lments auxquels a t appliqu le style CGR auront leurs
caractres en italique.

Il existe des styles dfinis par Word 2010. Ce sont des styles prdfinis . Ils ne sont
pas supprimables. Parmi eux, on distingue le style Normal et les styles de titres (il existe neuf
niveaux de Titre : Titre 1, Titre 2)

Un style peut aussi :
- Etre cr dans le document en cours (cf. 4 et 5)
- Avoir t import dun document (cf. 6 Copier un style )
- Avoir t cr dans un modle sur lequel est bas le document actif (cf.
chapitre 7 2 Cration dun modle ).


56
1. LA GALERIE DES STYLES ET LE VOLET STYLES

On peut visualiser les noms des styles dans la galerie des styles et dans le volet Styles.

La galerie des styles

Les styles qualifis de styles rapides sont exposs, sous longlet Accueil, dans la
galerie du groupe Style . En font partie les styles qui sont censs tre les plus utiliss.
Si ncessaire, utilisez les flches droite de la galerie pour afficher les autres styles
de la galerie.
En passant le pointeur sur les styles, on peut visualiser leurs effets sur le texte du
document en cours.
Pour supprimer un style de la galerie, (il napparatra plus que dans le volet Styles) :
faites un clic droit sur le nom du style > Supprimer de la galerie de styles rapides .

Le volet Styles

Pour afficher le volet Styles , cliquez sur le lanceur du groupe Style .
Par cliqu-gliss sur son contour, on peut agrandir ou rduire le volet.
Par cliqu-gliss sur sa barre de titre, on peut le dplacer.
Pour le replacer ltat initial, double-cliquez sur sa barre de titre.

Pour ajouter un style du volet Styles la galerie : faites un clic droit sur le nom du
style > Ajouter la galerie de styles rapides .

Quand on pointe sur un style ou sur une mise en forme du volet Styles, une info-bulle
indique ses caractristiques.
En cochant la case Afficher laperu , les noms des styles et mises en forme sont
affichs avec leur mise en forme spcifique.
En bas du volet Styles, le bouton Options commande laffichage de la fentre
Options du volet Styles .
Cette fentre permet de paramtrer laffichage du volet :

- Slectionner les styles afficher

Dans la rubrique Slectionner les styles afficher , hormis Tous les styles , on
peut choisir lune des options suivantes daffichage des styles :

- En cours dutilisation : seront affichs dans le volet les styles utiliss dans le
document.

- Dans le document actif : seront affichs tous les styles dj utiliss, y compris
ceux qui ne sont plus appliqus.

- Recommand : cette option permet de choisir les styles qui seront affichs dans
le volet.
Pour les choisir, on utilise la fentre Grer les styles , ouverte longlet
Recommander .
Pour afficher cette fentre, activez le troisime bouton , dinfo-bulle Grer
les styles , en bas du volet Styles.

57
Le cadre central de la fentre liste les styles prdfinis ainsi que les styles dj
utiliss dans le document, avec des numros de priorit daffichage.
Quatre boutons permettent de changer ces ordres de priorit : Monter ,
Descendre , Placer en dernier et Affecter une valeur (on saisit le chiffre
de priorit).
Trois autres boutons permettent dafficher ou de masquer un style.

- Lordre de tri de la liste

Pour modifier lordre de tri des styles affichs, renseignez la seconde zone de saisie de
la fentre Options du volet Styles .
Contrairement au tri prcdent (appliqu aux styles choisis, aprs avoir activ loption Recommand ,
lordre de tri de la liste sapplique tous les styles affichs dans le volet.

- Afficher le titre suivant lorsque le niveau prcdent est utilis

Si on active cette option : au-del du deuxime niveau, un niveau de titre ou de liste
napparaitra dans le volet Styles que lorsque le niveau prcdent aura t utilis.

- Slectionner les mises en forme afficher en tant que styles

Bien que le volet sappelle Styles , il peut contenir galement des mises en
forme . A la diffrence des styles, elles nont pas de nom.
Un style auquel on a ajout une mise en forme constitue une mise en forme .
Exemple
Dans la fentre Options du volet Styles , la rubrique Slectionner les mises en
forme afficher en tant que styles , cochez la case Mise en forme au niveau des polices ,
et validez.
Appliquez le style Titre 2 un paragraphe : placez-y le curseur et cliquez sur Titre
2. Par dfaut, le style Titre 2 est dot de la police 14 pt, Gras. Vous pouvez le vrifier en
pointant sur son nom dans le volet Styles.
Attribuez maintenant ce paragraphe la police 16 pt, non gras. Le volet Styles affiche
alors la mise en forme : Titre 2 + 16pt, Non Gras.

2. APPLICATION DUN STYLE

On peut appliquer un style soit partir de la galerie des styles, soit partir du volet
Styles.
La mthode reste la mme : slection du texte (ou placement du curseur dans le texte),
puis clic sur le style.
Nous dtaillerons dans le paragraphe suivant ( 3) lapplication dun style de caractre,
de paragraphe ou li, en fonction de la slection pralable effectue.

Pour appliquer un style, on peut galement utiliser la fentre Appliquer les styles .
Pour ouvrir cette fentre, activez le lanceur du groupe Style, puis cliquez sur
loption Appliquer les styles . Ou bien, plus rapidement, appuyez sur les touches :
Ctrl + Maj (Shift) + S (S comme Styles).


58
3. LES DIFFERENTS TYPES DE STYLES

Il existe diffrents types de styles, selon la nature du texte auquel ils sappliquent :

Le style de caractre

Dans le volet Styles, les noms des styles de caractres sont suivis de la lettre a.

Sans slection pralable, un style de caractre sapplique au mot dans lequel est plac le
curseur. En fait, sil ny a pas de slection, Word 2010 slectionne automatiquement le mot.
Sil y a slection, le style de caractre est appliqu tout le texte slectionn.

Le style de paragraphe

Dans le volet Styles, les noms des styles de paragraphes sont suivis du caractre .
Sans slection pralable, le style de paragraphe sappliquera au paragraphe dans lequel
est plac le curseur. En fait (comme prcdemment), sil ny a pas de slection, Word 2010
slectionne automatiquement le paragraphe.
Si des paragraphes sont slectionns, le style leur est appliqu.
Si un paragraphe nest pas entirement slectionn, le style sappliquera tout le
paragraphe. On ne peut appliquer un style de paragraphe qu des paragraphes entiers.

En mode Brouillon ou en mode Plan, il est possible dafficher les noms des styles de paragraphe : ouvrez
le menu Fichier > Options > Options avances > dans la rubrique Afficher , saisissez une Largeur du volet
de la zone de style (3 cm par exemple, vous pourrez ensuite la modifier par cliqu-gliss).

Le style li

Dans le volet Styles, les noms de styles lis sont suivis des caractres a

Selon la slection pralable, un style li sappliquera soit comme un style de caractre,
soit comme un style de paragraphe :
- Sans slection pralable, le style li sappliquera, comme un style de paragraphe,
au paragraphe dans lequel est plac le curseur.
- Avec slection pralable, le style li sappliquera, comme un style de caractre, au
texte slectionn.

Les styles lis dsactivs deviennent des styles de paragraphes.
Pour dsactiver les styles lis : cliquez sur le lanceur du groupe Style , puis dans
le volet Styles, cochez la case Dsactiver les styles lis .

Le style de liste

Voir ci-aprs 5 Style de liste.

Le style de tableau

Cf. chapitre 3 LES TABLEAUX 8 Mise en forme .


59
4. CREATION DUN STYLE

Il existe deux mthodes pour crer un style de type paragraphe, caractre ou li.
On peut utiliser lune ou lautre, galement commencer avec la premire et terminer
avec la seconde.

- Cration dun style partir de la slection dune mise en forme existante

Pour crer un style avec cette premire mthode, simple et rapide, procdez ainsi :
- Mettez le texte en forme, puis slectionnez-le.
- Affichez la galerie des styles et activez la commande Enregistrer la slection en
tant que nouveau style rapide , en bas de la galerie.
- Dans la fentre Crer un style partir de la mise en forme , attribuez un nom au
style, puis validez.

La commande Modifier de la fentre permet, avant validation, de complter le
paramtrage du style en cours de cration, en affichant la fentre utilise dans la seconde
mthode (cf. paragraphe ci-aprs).

- Avec la fentre de cration dun style

Pour crer un style avec cette mthode, on utilise la fentre galement titre Crer un
style partir de la mise en forme . Elle prsente beaucoup plus de fonctionnalits.

Pour afficher cette fentre : dans le volet Styles (pour lafficher, activez le lanceur
du groupe Style), cliquez sur le premier bouton en bas du volet, dinfo-bulle Nouveau
style .
Style bas sur : par dfaut, le style indiqu est celui du texte dans lequel est
plac le curseur. Attention : si le style choisi est ensuite modifi, le style bas
dessus le sera galement.

Police et couleur : attention, si vous les modifiez, elles ne pourront plus tre
changes par lapplication des jeux de styles ou de thmes (cf. 7). Elles
demeureront telles quelles ont t dfinies.

Mettre jour automatiquement : attention, si vous cochez cette case, toute
modification qui sera effectue sur un texte dot du style cr, modifiera
automatiquement le style.

Quand on cre un style type de caractre , certaines options, spcifiques aux styles
types de paragraphe , ne sont pas accessibles.

Lactivation du bouton Format offre encore dautres possibilits de paramtrage du
style. On peut en particulier attribuer une touche de raccourci au style cr (combinez Ctrl,
Alt ou ces deux touches avec une autre touche).


60
5. STYLE DE LISTE

Comme tout style, lintrt dun style de liste consiste pouvoir tre rapidement et
facilement appliqu.
Sous longlet Accueil, dans le groupe Paragraphe , si vous activez le troisime bouton de liste ,
dinfo-bulle Liste plusieurs niveaux , vous accdez une Bibliothque de listes (fichier List.Gal.dat). Ce
ne sont pas des styles de listes.

- Cration dun style de liste

Pour crer un style de liste, procdez ainsi :

- Affichez la fentre Dfinir un nouveau style de liste : dans le groupe
Paragraphe , activez le bouton Liste plusieurs niveaux > Dfinir un
nouveau style de liste .

- Attribuez un nom au style de liste.

- Pour chaque niveau ( Appliquez la mise en forme : ), dfinissez une puce :
choix de la puce et de son format.
Si la puce est une lettre ou un chiffre, la zone A partir de : permet dindiquer
partir de quelle lettre ou partir de quel chiffre, on souhaite commencer la liste.
Pour dfinir les positions des puces dans la liste, affichez la fentre Modifier la
liste plusieurs niveaux : activez le bouton Format > Numrotation .
Renseignez la rubrique Position . Vous pouvez aussi renseigner la fentre
Dfinir pour tous les niveaux . Pour lafficher, cliquez sur le bouton du mme
nom.

- Utilisation dun style de liste plusieurs niveaux

Activez le bouton Liste plusieurs niveaux , et slectionnez le style dans la galerie
Styles de listes .
Puis saisissez la liste.
A chaque lment, aprs avoir tap Entre :
- Pour descendre dun niveau, appuyez sur la touche Tab (")
- Pour remonter dun niveau, appuyez sur les touches Maj (Shift) + Tab
Si cela ne fonctionne pas, vrifiez lactivation de loption correspondante : ouvrez le menu Fichier,
Options > Vrification > Options de correction automatique.
Dans la fentre de correction automatique, ouvrez longlet Lors de la frappe . Cochez la case dbutant
par Dfinir les retraits gauche et de 1
re
ligne .

- Modification

Pour modifier un style de liste : activez le bouton Liste plusieurs niveaux ,
puis faites un clic droit sur le style modifier > Modifier.
Les modifications sont automatiquement effectues sur toutes les listes auxquelles le
style a t appliqu.


61
6. GESTION DES STYLES

Copier un style

Pour copier un style vers un autre document, utilisez la fentre Organiser ouverte
longlet Styles.
Pour lafficher :
- Dans le volet Styles (pour lafficher, activez le lanceur du groupe Style),
activez le 3
me
bouton en bas du volet, dinfo-bulle Grer les styles
- Dans la fentre Grer les styles , sous longlet Modifier , activez le bouton
Importer/Exporter .

A gauche, sont numrs les styles du fichier dont on va copier un ou plusieurs styles
vers le fichier dont le nom et les styles sont indiqus droite.
Pour avoir accs un fichier, cliquez sur le bouton Fermer le fichier , puis cliquez
nouveau dessus pour afficher la fentre Ouvrir .
En copiant un style vers le modle Normal.dot, qui est loption par dfaut, il sera
accessible tout nouveau document Word.

Renommer ou supprimer un style

Cette mme fentre Organiser utilise pour copier un style, permet galement de
renommer ou de supprimer des styles. Ouvrez cette fentre encore longlet Styles.

Modifier un style

Il existe deux mthodes pour modifier un style : partir de la mise en forme modifie
ou bien en utilisant la fentre Modifier les styles .

- A partir de la mise en forme modifie

Appliquez le style modifier sur un texte, puis effectuez les modifications de mise en
forme souhaites.
Pour que le style soit modifi en consquence : faites un clic droit sur le nom du style >
Mettre jour pour correspondre la slection .

- Avec la fentre Modifier les styles

Pour afficher la fentre Modifier les styles : faites un clic droit sur le style modifier >
Modifier .

- Espacement des paragraphes

On peut modifier lespacement de paragraphe de tous les styles de paragraphe utiliss
dans le document : dans le groupe Style, activez le bouton Modifier les styles , pointez sur
Espacement de paragraphe .
Choisissez lespacement souhait.
Ou bien cliquez sur Espace de paragraphe personnalis pour afficher la fentre
Grer les styles , ouverte longlet Dfinir valeurs par dfaut . Vous pouvez y
paramtrer prcisment lespacement des paragraphes.

62
Mise en forme surajoute un style

- Dtection et suppression dajout de mises en forme avec lInspecteur de style

Supposons que, lors de la cration dun style, on nait pas coch loption Mettre jour
automatiquement .
Aprs application du style sur des textes du document actif, si on leur ajoute diverses
mises en forme, le document peut finalement manquer de cohrence dans sa prsentation.
Il sagit ici dajout de mise en forme et non de modification dun style (cf. 6
Modifier un style ). Il convient de bien distinguer les deux notions. Contrairement lajout
de mise en forme, la modification dun style sapplique tous les lments auxquels le style a
t appliqu.

Pour dtecter les ajouts de mise en forme sur un style : placez le curseur sur le texte
vrifier, puis utilisez la fentre Inspecteur de style .
Pour lafficher : cliquez sur le deuxime bouton en bas du volet Styles, dinfo-bulle
Inspecteur de style .
Des boutons gommes permettent deffacer les Plus : de mise en forme,
relatifs au style de paragraphe (partie suprieure) et au style de caractres (partie infrieure).

- Suppression de mises en forme en utilisant des touches du clavier

Suppression dune mise en forme de caractres : Ctrl + Espace
Suppression dune mise en forme de paragraphe : Ctrl + Q

Les styles appliqus sont conservs. Seules les mises en forme qui ont t ajoutes
ensuite sont supprimes.

7. JEUX ET THEMES

Les jeux de styles

Un jeu de styles est un ensemble de styles rapides, qui permet de changer rapidement la
prsentation dun document (polices, retraits, espacements, bordures, trames, etc.).
Il existe treize jeux prdfinis.
Pour afficher la galerie des jeux de styles : dans le groupe Style , cliquez sur le
bouton Modifier les styles > Jeu de styles.

Il est possible de crer ses propres jeux. Ralisez toutes les modifications de styles
souhaites, puis activez le bouton Modifier les styles > Jeu de styles > Enregistrer en tant
que jeu de styles rapides. Attribuez un nom au jeu de styles et enregistrez-le. Le jeu de styles
ainsi cr est disponible dans tout document Word.

Le fichier correspondant est stock par dfaut dans le dossier QuickStyles, avec
lextension .dotx. Pour supprimer le jeu de styles, il faut supprimer son fichier.


63
Les jeux de couleurs et les jeux de polices

Le bouton Modifier les styles donne galement accs aux jeux de couleurs et aux
jeux de polices. On peut changer indpendamment les couleurs et les polices.
Un jeu de polices est constitu de deux polices, lune applique aux titres, lautre au
corps du texte.
Un jeu de couleurs comporte 12 couleurs : 4 de Texte/arrire-plan, 6 dAccentuation et
2 de liens hypertextes (non visit et visit).
Sur les 12 couleurs, 8 sont directement visibles. Il manque les deux premires de
Texte/arrire-plan (noir et blanc) et les deux dernires de liens hypertextes.

On peut crer des jeux personnaliss.
Pour crer un nouveau jeu de couleurs, utilisez la fentre Crer de nouvelles couleurs
de thmes . Pour lafficher : activez le bouton Modifier les styles > Couleurs >
Nouvelles couleurs de thmes .
Cette fentre affiche par dfaut les 12 couleurs du jeu actif.
La mthode est similaire pour crer un nouveau jeu de polices.

Les thmes

Un thme regroupe les caractristiques dun jeu de styles (mises en forme polices et
couleurs) auxquels sont ajouts des effets graphiques. Ces effets graphiques sappliquent aux
diagrammes SmartArts (cf. chapitre 4, 6).

Pour afficher la galerie des thmes : sous longlet Mise en page , dans le groupe
Thmes , activez le bouton Thmes . Les mmes thmes prdfinis sont disponibles
dans Excel 2007 et PowerPoint 2007.
En utilisant les listes droulantes correspondantes, on peut changer indpendamment les
couleurs, les polices et les effets.

On ne peut pas crer un jeu deffets personnalis.
En revanche, on peut crer un thme partir dun jeu de couleurs et dun jeu de police
(prdfinis ou personnaliss) :
- Slectionnez les deux jeux.
- Sous longlet Mise en page , dans le groupe Thmes , cliquez sur le bouton
Thmes > Enregistrer le thme actif .
- Saisissez le nom, ventuellement un autre emplacement de stockage, puis activez
le bouton Enregistrer.

Dossiers de stockage par dfaut des jeux et des thmes

Le dossier Templates (template signifie modle) contient le dossier Document Themes
qui contient :
- Le dossier Theme colors, contenant les fichiers jeux de couleurs (.xml)
- Le dossier Theme fonts, contenant les fichiers jeux de polices (.xml)
- Les fichiers thmes (.thmx).

64
CHAPITRE 7 LES MODELES

Un modle est un fichier qui sert de modle pour raliser dautres documents.
Il est constitu dlments constants (textes, objets graphiques, mise en page, styles,
QuickParts, macros) qui nauront pas ainsi tre ressaisis dans les documents qui lutilisent.
Un modle de courrier peut ainsi contenir nom, prnom, coordonnes, en-tte, image
darrire-plan, styles dcriture utiliss.

Tandis quun nom de document scrit sous la forme nom.doc, un nom de modle porte
lextension .dotx (t comme template , qui signifie modle).
Sil contient des macros, lextension est .dotm (m comme macro).

On peut au choix :
- Crer un modle personnalis, ventuellement en se servant dun fichier existant,
- Ou bien utiliser un modle prdfini de la bibliothque Word 2010.

1. LE MODELE PAR DEFAUT NORMAL.DOTM

Quand on cre un nouveau document en cliquant sur le bouton Nouveau , il est bas
sur le modle Normal.dotm.

Le modle Normal.dotm peut tre modifi, comme tout document : cliquez sur le bouton
Ouvrir . Le fichier Normal se trouve dans le dossier Templates ( template signifie
modle ). Par dfaut, tous les modles sont stocks dans ce dossier.

Pour connatre ladresse du dossier, ou ouvrir le dossier Templates, affichez dabord la
fentre Ouvrir : activez le menu Fichier > Ouvrir. Le dossier Templates apparat gauche
dans les Liens favoris .
Si le dossier Templates napparat pas dans les Liens favoris de la fentre Ouvrir , pour connatre
son emplacement : ouvrez le menu Fichier > Options > Options avances. Cliquez sur le bouton Emplacement
des fichiers tout en bas de la fentre.
Le dossier Templates est indiqu dans la fentre Dossiers par dfaut . Si ncessaire, cliquez sur la ligne
de son emplacement, puis cliquez sur Home ou sur End, pour visualiser toute ladresse du dossier.
Pour afficher la fentre de proprits de Templates : faites un clic droit sur son nom >
Proprits. Si ncessaire, cliquez sur la ligne de son emplacement, puis cliquez sur Home ou
sur End, pour visualiser toute ladresse du dossier.
Ouvrez le dossier Templates en cliquant sur son nom. Le fichier modle Normal
apparat dans le dossier.

Il convient de ne pas surcharger le modle Normal.dotm. Si vous le renommez ou si
vous le supprimez, il sera automatiquement recr par Word, avec ses caractristiques
initiales.
Pour quun message saffiche demandant la confirmation denregistrement de
modifications sur le modle Normal.dotm (plus prudent) : ouvrez le menu Fichier > Options >
Options avances. Dans la rubrique Enregistrement , cochez la case Demander avant
denregistrer le modle Normal .


65
- Modification du modle Normal.dotm avec la fentre Grer les styles
Crez un document vierge : ouvrez le menu Fichier > Nouveau > Document vierge.
Affichez la fentre Grer les styles : dans le volet Styles (pour lafficher, activez le
lanceur du groupe Style), activez le 3
me
bouton en bas du volet, dinfo-bulle Grer
les styles .
Sous longlet Dfinir valeurs par dfaut de cette fentre, vous pouvez dfinir des
valeurs de police et de paragraphe.
Cochez loption Nouveaux documents bass sur ce modle , et validez. Les nouveaux
documents seront bass sur le modle Normal.dotm ainsi modifi.

- Attribution dun jeu de styles, dun jeu de couleurs ou dun jeu de polices
Normal.dotm
Slectionnez les jeux souhaits. Activez le bouton Modifier les styles > Dfinir par
dfaut. Les nouveaux documents seront dots de ces jeux.

2. CREATION DUN MODELE

On cre un modle comme on cre tout document : on saisit et on insre les lments
souhaits, on effectue la mise en page et la mise en forme.
Un style cr dans le modle ne sera accessible aux documents qui seront bass dessus
que si, lors de la cration du style, on coche la case dapplication aux Nouveaux documents
bass sur ce modle .
Pour enregistrer le modle, procdez ainsi : ouvrez le menu Fichier > Enregistrer sous.
Choisissez le type Modle Word . Stockez le modle dans le dossier Templates.
Saisissez le nom du modle. Enregistrez.
Vous pouvez le modifier ensuite, comme tout document. Pour louvrir, ne cliquez pas
sur son nom, mais faites un clic droit sur son nom > Ouvrir . En effet, cliquez dessus (clic
gauche) ne louvre pas, mais cre un nouveau document bas sur ce modle.

3. UTILISATION DUN MODELE

Pour ouvrir un modle, activez le bouton Office, puis cliquez sur Nouveau . Les
modles se trouvent dans le volet gauche de la fentre Nouveau document .

- Mes modles
Cette commande affiche la fentre Nouveau . Cliquez sur le modle personnel
souhait. Un nouveau document est cr, il est bas sur le modle choisi.
Ce nouveau document se prsente comme une copie du modle slectionn. En fait, ce
nest que la partie merge de liceberg car il renferme galement une mise en page,
ventuellement des styles, des blocs de construction, des macros, une personnalisation de la
barre doutils Accs rapide.

- Modles installs : ce sont les modles prdfinis de la bibliothque Word.

- Microsoft Office Online : les modles disponibles par Internet sont classs par
catgorie. Quand on clique sur une catgorie, les modles proposs dans cette catgorie sont
affichs dans le volet central.

66
CHAPITRE 8 LONGS DOCUMENTS ET
REFERENCES

Ce chapitre sapplique particulirement aux longs documents.
En effet, un long document comprend gnralement des renvois, une ou plusieurs tables
(table des matires, table des illustrations), un en-tte et un pied de page, ventuellement un
index.
Len-tte et le pied de page ont t tudis dans le chapitre 5 MISE EN PAGE, 6.
Sur le ruban, on utilisera principalement longlet Rfrences .

Quand le document est court, on peut visualiser et modifier aisment sa structure en mode daffichage
Page , galement utiliser le mode Aperu avant Impression , qui permet de visualiser lisiblement deux ou
trois pages.
Pour un long document, il est ncessaire dutiliser dautres modes daffichage,
accessibles dans le volet Navigation (cf. 1).
On peut galement utiliser laffichage en mode Plan, mme sil ne prsente plus gure
dintrt avec lexistence du volet Navigation (cf. 2).

1. VOLET NAVIGATION

Le volet Navigation saffiche par dfaut, gauche du document.
Sil a t ferm, pour lafficher : sous longlet Affichage , dans le groupe
Afficher , cochez la case Volet de navigation .

- Pour dplacer le volet : cliquez-glissez sur sa barre de titre. Pour le replacer sa
position dorigine, double-cliquez sur sa barre de titre.
- Pour largir ou pour rtrcir le volet : cliquez-glissez sur son bord droit.
Des points de suspension indiquent la prsence de texte. Elargissez le volet si vous
souhaitez lire tout le titre.
- Pour fermer le volet : cliquez sur la croix situe dans la barre de son titre.

Le volet de Navigation comporte trois onglets :
Le premier onglet affiche les titres du document
Le deuxime onglet affiche les pages du document en miniature
Le troisime onglet affiche les rsultats dune recherche effectue

Affichage des titres du document et modification du texte

Le volet des titres du document affiche la liste des paragraphes dots dun niveau
hirarchique (cest--dire qui ne sont pas en corps de texte ).
Il sagit gnralement de la liste des titres, auxquels on a appliqu un style de Titre
(Titre 1 Titre 9).
On peut cependant attribuer un niveau hirarchique un paragraphe de style quelconque : le curseur tant
dans le paragraphe, activez sous longlet Accueil , le lanceur du groupe Paragraphe . Dans la fentre
Paragraphe , slectionnez le niveau souhait.

67
Remarque : plus le numro du niveau est grand, plus le niveau est faible, et plus il figure
vers la droite du plan.

Le paragraphe dans lequel est plac le curseur, est surlign dans le volet.
Remarque : si le volet affiche un rectangle vide de texte, cela signifie que le paragraphe correspondant
possde un niveau hirarchique, tout en tant vide. Cela rsulte souvent de lappui sur la touche Entre, le
curseur tant plac devant un titre.

Cliquer sur un titre dans le volet, dplace le curseur devant ce titre dans le document.
Cliquer sur la flche dplace le curseur devant le titre prcdent.
Cliquer sur la flche dplace le curseur devant le titre suivant.

Quand un titre contient des sous-titres, il est prcd du signe ou du signe .
Cliquer sur le signe affiche ses sous-titres, cliquer sur le signe les masque.

En effectuant un clic droit sur un titre, on ouvre un menu proposant des
options daffichage ou de modification :

- Modification du niveau hirarchique du titre : en cliquant sur la flche , on
abaisse le titre slectionn dun niveau. En cliquant sur la flche , on le monte
dun niveau.
Il y a rpercussion sur les niveaux des paragraphes attenants (en-dessus et en
dessous). Exemple : si on baisse un titre dun niveau, les sous-titres attenants
seront galement baisss dun niveau.
Remarques : un titre den-tte, quel que soit son niveau, ne peut pas tre mont dun niveau. Un
titre de niveau 9 (le plus bas) ne peut pas tre abaiss.

- Ajout de titre de mme niveau ou ajout de sous-titre
On appelle ici en-tte un titre qui nest pas sous-titre.
Lactivation de loption Nouvel en-tte cre un titre de mme niveau que le
titre slectionn.
Loption Nouveau sous-titre cre un titre de niveau juste infrieur.

- Suppression du titre
Attention : la suppression dun titre entrane galement celle de tous les
paragraphes attenants.

- Slection et impression
Imprimer len-tte et le contenu affiche la fentre dimpression avec loption
Imprimer la slection .

- Tout afficher ou tout rduire
Dvelopper tout affiche tous les titres. Rduire tout naffiche que les titres
den-tte.

- Choix du niveau de titre partir duquel on souhaite que les titres soient affichs
Le choix dun niveau entrane laffichage de tous les titres de ce niveau ainsi que
celui des titres de niveaux suprieurs (un niveau suprieur a un numro infrieur).
Exemple : Afficher les titres de niveau 2 affiche les titres des niveaux 1 et 2.


68
Affichage des pages du document en miniature

Le deuxime onglet du volet de navigation affiche les pages du document en miniatures.
La page dans laquelle est situ le curseur est encadre. Les numros des pages sont
indiques sous les miniatures.
Cliquer sur une miniature ou sur sa page, dplace le curseur au dbut de la page
correspondante du document.
Les flches en haut du volet permettent de se dplacer la page prcdente ou la
page suivante . Le curseur se place en dbut de page.

Affichage des rsultats dune recherche

Le volet de navigation de ce troisime onglet, affiche une zone de saisie avec menu
droulant, permettant dindiquant la recherche effectuer.

Les options Recherche avance , Remplacer et Atteindre affiche la fentre
Rechercher et remplacer (cf. chapitre 1 2 Rechercher, remplacer, atteindre ).

La saisie de mots dans la zone adquate entrane :
- Dune part leur soulignement dans le document,
- Dautre part laffichage des rsultats de la recherche dans le volet de navigation.
Ce sont des extraits du document contenant les mots saisis.
En pointant sur un extrait, on affiche une info-bulle indiquant la page et
le paragraphe concerns.
Cliquer sur un extrait laffiche dans le document

2. AFFICHAGE EN MODE PLAN

Pour afficher le document en Mode Plan : sous longlet Affichage, dans le groupe
Affichages document , cliquez sur le bouton Mode Plan . Ou bien cliquez
directement sur ce bouton dans la barre dtat.
Comme son nom lindique, le Mode Plan sert grer le plan dun document.
Le mode Plan nest pas seulement un mode daffichage. Dans ce mode, on peut modifier
le document : dplacer titres et paragraphes attenants, les monter ou les baisser de niveau,
rajouter si ncessaire des paragraphes.

A la diffrence de laffichage des titres dans le volet Navigation (cf. 1), o ne sont
affichs que les textes dont le style a t dot dun niveau hirarchique, on peut visualiser en
mode Plan tout le document. Les paragraphes en corps de texte (donc sans niveau
hirarchique) sont galement affichables.

Sur le ruban, on se servira des commandes de longlet supplmentaire Mode Plan .

Slection :
Les paragraphes sont prcds de signes.
Cliquer sur le signe slectionne le paragraphe uniquement, tandis que cliquer sur le
signe slectionne le paragraphe, ainsi que les paragraphes de niveaux infrieurs.

69
- Affichage et modification du niveau hirarchique

Pour voir le niveau hirarchique du texte o est plac le curseur,
ainsi que pour modifier ce niveau : utilisez la premire zone avec menu droulant, encadre
de flches vertes.
Dans cette zone, saffiche le niveau du paragraphe dans lequel est plac le curseur.
Pour modifier ce niveau, utilisez les flches vertes encadrant la zone :
Pour hausser jusquau niveau 1 :
Pour hausser dun seul niveau :
Pour abaisser dun seul niveau :
Pour abaisser jusquau corps de texte :
Le changement de niveau ne modifie pas le style.

- Affichage du plan jusquau niveau hirarchique indiqu

Pour afficher le texte jusqu un niveau hirarchique prcis, ou bien pour afficher tout le
texte : utilisez la deuxime zone avec menu droulant.
Slectionner un niveau permet dafficher les paragraphes de ce niveau, ainsi que ceux
des niveaux suprieurs.
Choisir afficher tous les niveaux permet dafficher tout le texte.

- Afficher plus ou moins

Pour dvelopper ou rduire laffichage : faire un double clic sur un signe dans le plan,
ou utiliser les boutons bleus de signe dans le ruban.

- Double-cliquer sur le signe ou sur le signe dans le plan, permet de
dvelopper ou de rduire entirement un paragraphe.

- Pour afficher un niveau de plus, ou pour rduire laffichage dun niveau, utilisez
les signes bleus du ruban.
Pour dvelopper ou rduire un paragraphe, il suffit de placer le curseur
dedans et de cliquer sur le bouton ou sur le bouton
Pour dvelopper ou rduire plusieurs paragraphes la fois, il convient
de les slectionner, avant dutiliser lun ou lautre de ces boutons de
signe.
Pour dvelopper ou rduire le texte entier, slectionnez-le (Ctrl+A),
avant dutiliser lun des deux boutons de signe.

- Dplacer un titre

Pour dplacer un titre : procdez par cliqu-gliss, ou bien utilisez les flches bleues
verticales et


70
2. SIGNET, RENVOI, INSERTIONAUTO, LIEN HYPERTEXTE ET NOTE

Signet

Communment, un signet dsigne un marque-page.
En informatique, un signet dsigne la marque sur un lment (un mot, une expression,
un titre), auquel peut faire rfrence un renvoi.

- Pose dun signet

Slectionnez llment ou cliquez lemplacement o doit tre pos le signet.
Affichez la fentre Signet : sous longlet Insertion , dans le groupe Liens ,
activez le bouton Signet .
Dans la fentre, saisissez un nom explicite, sans espace, commenant par une lettre. Le
trait de soulignement et les chiffres sont autoriss (ds quun caractre est refus, le bouton
Ajouter devient gris). Puis cliquez sur Ajouter .
Par dfaut, les signets sont masqus. Pour rendre visibles les signets poss, il convient dactiver loption
Word correspondante : ouvrez le menu Fichier > Options > Options avances ; dans la rubrique Afficher le
contenu du document , cochez la case Afficher les signets .
Les signets saffichent, entours de crochets sil y a eu slection pralable. Si on a cliqu sur un
emplacement, sans slectionner, une barre verticale indique la pose dun signet.

- Atteindre ou supprimer un signet

La fentre Signet permet, aprs slection du nom du signet :
- De latteindre :
Llment slectionn lors de la cration du signet, est mis en vidence.
Si le signet nindique quun emplacement, le curseur sy place.
- Ou de le supprimer.

Renvoi

- Cration dun renvoi

Pour crer un renvoi, procdez ainsi :
Placez le curseur o vous souhaitez crer le renvoi.
Affichez la fentre Renvoi : sous longlet Insertion , dans le groupe Liens ,
activez le bouton Renvoi .

Choix de llment de rfrence
Commencez par choisir la catgorie de llment sur lequel porte le renvoi.
Remarque : des signets ont t automatiquement poss sur les paragraphes de style Titre
ainsi que sur les lments numrots. Ces types dlments peuvent donc tre slectionns.
Dans la zone centrale, cliquez sur un lment de la catgorie choisie.

Un lien hypertexte peut tre joint au renvoi. Par dfaut, cette option est
active.

En gardant la fentre Renvoi ouverte, on peut insrer divers lments
relatifs llment de rfrence, crire galement (par exemple page
avant dinsrer le numro de page). On peut insrer llment lui-mme

71
suivi de son numro de page et de la mention ci-dessus ou ci-
dessous . A chaque fois, on choisit llment insrer, puis on clique sur
Insrer , il saffiche alors aprs le curseur.

- Code de champ

Un renvoi est un champ, de nom REF.

Pour afficher ou masquer le code dun renvoi, slectionnez le champ (il apparat alors
en gris), puis appuyez sur les touches Maj (Shift) + F9. Ou bien : clic droit sur la slection >
Basculer les codes de champs .
Si le champ napparat pas en gris lors de sa slection : ouvrez le menu Fichier > Options > Options
avances.
Dans la rubrique Afficher le contenu du document , choisissez dans le menu de Champs avec
trame : Lors de la slection , ou bien Toujours .

Pour afficher tous les codes de champs : slectionnez le document (Ctrl + A), puis
appuyez sur les touches Maj (Shift) + F9. Ou bien : clic droit sur la slection > Basculer les
codes de champs .

- Mise jour des renvois

Pour mettre jour les renvois, slectionnez tout le document (Ctrl + A), puis appuyez
sur la touche F9.

Champ InsertionAuto

Un champ InsertionAuto fait rfrence un bloc de construction (ou QuickPart ).
Il permet linsertion dun bloc de construction (voir Chapitre 1 8 Blocs de
construction), avec lien vers ce bloc. Si ce bloc est modifi, le champ insr est modifi (aprs
mise jour).
Tandis que le renvoi prcdent est interne au document, un champ InsertionAuto peut
tre insr dans tout document Word. Un lien vers le bloc souhait peut tre cr dans tout
document.

- Insertion

Pour insrer un champ InsertionAuto, procdez ainsi :
- Placez le curseur lendroit o vous souhaitez insrer le champ Insertion Auto.
- Affichez la fentre Champ : sous longlet Insertion , dans le groupe
Texte , activez le bouton QuickPart > Champ .
- Slectionnez dans la liste de gauche le champ InsertionAuto.
- Slectionnez droite le nom du bloc de construction insrer.

- Mise jour

Comme tout champ, le champ InsertionAuto peut tre mis jour, aprs slection, en
appuyant sur la touche F9.


72
Liens hypertextes

Dans la partie ci-dessus consacre aux signets, on a vu quun lien hypertexte peut tre
ajout un renvoi vers un signet. Dans ce cas, le lien hypertexte cr permet datteindre un
emplacement prcis du mme document.

Un lien hypertexte dirige souvent vers lextrieur du document actif, par exemple vers
un autre document ou vers une adresse de messagerie.
Par dfaut, Word cre automatiquement un lien hypertexte ds quune adresse Internet (de forme www.*)
ou une adresse rseau (de forme *@*.*) est saisie. Pour dsactiver cette option : ouvrez le menu Fichier >
Options > Vrification > Options de correction automatique. Dans la fentre Correction automatique , sous
longlet Lors de la frappe , dsactivez loption Remplacer Adresses Internet et rseau par des liens
hypertexte .
Linsertion dun lien vers un autre document ainsi que la liaison dobjets ont t
tudies chapitre 1 10 Liens et incorporation dobjets .

Notes de bas de page et de fin de document

Principe : un appel de note est plac dans le texte ; il renvoie une note en bas dune
page ou en fin de document.
Le mme caractre, gnralement un astrisque ou un chiffre, est plac dans le texte en
tant quappel de note, ainsi que juste avant la note.

Sur le ruban, on utilisera sous longlet Rfrences , le groupe Notes de bas de
page .

- Cration

Positionnez le curseur o vous souhaitez placer lappel de note.
Activez lun des boutons dinsertion dune note, du groupe Notes de bas de page .
Une note de fin signifie une note place la fin du document.
Simultanment, un appel de note saffiche et le curseur se place dans le document en
fonction du lieu dinsertion choisi de la note, en bas dune page ou en fin de document.
Saisissez la note, comme tout texte Word.
Pour revenir ensuite au texte et placer le curseur juste aprs lappel de note, cliquez cet
emplacement, ou bien tapez Maj (Shift) + F5.

Remarques :
Quand on pointe sur un appel de note, une info-bulle affiche la note.
Lappel de note par dfaut est un chiffre, qui est automatiquement incrment.
Double-cliquer sur une marque (caractre dappel de note ou caractre juste avant
la note) permet de placer le curseur juste avant lautre marque correspondante.

- Modification

Emplacement des notes et appels de note

Pour modifier lemplacement des notes ou des appels de note, affichez la fentre Note
de bas de page et de fin de document en cliquant sur le lanceur du groupe Notes de
bas de page .


73
Sparateur de notes et sparateur de continuation

Un sparateur de notes spare les notes du corps du texte du document. Par dfaut, cest
un trait noir.
Quand une note se poursuit sur la page suivante, le sparateur de notes est remplac par
un sparateur de continuation, qui est par dfaut un trait noir beaucoup plus long. Un
indicateur de continuation de bas de page peut tre ajout. Exemple : /
On peut modifier les sparateurs, galement ajouter un indicateur de continuation de
note de bas de page, en mode daffichage Brouillon : cliquez sur le dernier bouton de la
barre dtat.
Dans le mode Brouillon, activez le bouton Afficher les notes , puis, dans le volet
affich sous le document, ouvrez le menu droulant.
Vous pouvez par exemple choisir comme sparateur de notes une ligne clipart, que vous
pourrez modifier ensuite en mode Page.
Pour quun sparateur retrouve sa forme initiale, cliquez sur le bouton Rinitialiser .
Pour terminer, cliquez sur le bouton Afficher les notes , ou repassez en mode Page
(sur la barre dtat, activez le bouton Page ).

- Suppression

Pour supprimer une note, supprimez son appel de note.

3. TABLE DES MATIERES ET TABLE DES ILLUSTRATIONS

Un long document contient gnralement une table des matires, parfois une table des
illustrations.

Table des matires

Une table des matires permet de visualiser les titres, galement datteindre une partie
du document.
Elle fait rfrence aux paragraphes dots dun style ayant un niveau hirarchique.
Dans le ruban, sous longlet Rfrences, on utilisera le groupe Table des matires .

- Pour pouvoir faire partie de la table, un paragraphe doit avoir un style dot dun
niveau hirarchique

Pour quun paragraphe puisse figurer dans une table des matires, son style doit avoir un
niveau hirarchique, cest--dire ne pas tre Corps de texte .
Pour attribuer un niveau hirarchique un style de paragraphe : placez le curseur dans le
paragraphe, affichez la fentre Paragraphe en cliquant sur le lanceur du groupe
Paragraphe , puis slectionnez le niveau souhait. Ou bien dotez le paragraphe dun style
de Titre (Titre 1 Titre 9).
Appliquer un style de Titre (Titre 1 Titre 9) un paragraphe suffit en effet lui donner
le niveau hirarchique correspondant, ce qui est la mthode habituellement utilise : le style
Titre 1 a par dfaut le niveau 1, Titre 2 le niveau 2, etc. Ces niveaux peuvent tre
changs. Par dfaut, le style Titre na pas de niveau. Afin quil puisse apparatre dans la
table, il convient donc de lui en attribuer un.

74
- Cration de la table des matires

Placez le curseur o doit commencer la table des matires.
Par dfinition, un sommaire se place en dbut douvrage, tandis quune table des matires se place la fin.
Puis activez le bouton Table des matires .
Word 2010 propose deux modles de tables des matires. Elles peuvent intgrer les
paragraphes de styles niveaux 1, 2 et 3.

- Modification des niveaux hirarchiques

Pour modifier le nombre de niveaux hirarchiques de la table, utilisez la fentre Table
des matires .
Pour lafficher : activez le bouton Table des matires , puis cliquez sur Insrer une
table des matires (la prsente table sera remplace par la nouvelle table). Dans la fentre,
choisissez le nombre de niveaux hirarchiques souhait.
Lactivation du bouton Options affiche la fentre Options de la table des
matires . Elle permet dattribuer des niveaux hirarchiques aux styles disponibles dans le
document, afin que les textes correspondants puissent ou non apparatre dans la table.

- Modification des styles de titres de la table des matires

Une table des matires possde ses propres styles de titres TM1 TM9.
Ils sont modifiables, comme tout style.
Aprs activation du bouton Modifier de la fentre Table des matires , on peut
slectionner un style de titre dans la fentre Style , puis afficher la fentre Modifier
un style en appuyant sur le bouton Modifier .
Renseignez cette dernire fentre pour modifier le style du titre slectionn.

- Utilisation de la table des matires

Pour atteindre un paragraphe : Ctrl + clic sur sa ligne. Le pointeur prend laspect dun
doigt point.
La page saffiche avec le curseur positionn devant le paragraphe demand.

- La table des matires est un champ

La table des matires constitue un champ (cest--dire un espace rserv une catgorie de donnes).
Le nom du champ dune table des matires est TOC, TOC signifiant Table Of Contents , cest--dire
table des matires .
Slectionnez la table en cliquant-glissant dessus. Ou bien slectionnez tout en tapant Ctrl + A.
Aprs slection de la table, affichez son code en tapant Maj (Shift) + F9. Il est de la forme : {TOC}.
Pour afficher nouveau la table, slectionnez le cadre contenant le code, puis appuyez nouveau sur
Maj (Shift) + F9.
Au lieu dappuyer sur les touches Maj (Shift) + F9 pour afficher ou masquer les codes des champs, on
peut aussi faire un clic droit sur la slection > Basculer les codes de champs. Cette commande napparat que sil
y a au moins un champ dans la slection effectue.

- Mise jour de la table des matires

Si des modifications sont apportes dans le document, elles peuvent tre rpercutes
dans la table.
Pour afficher la fentre Mettre jour la table des matires :

75
Cliquez dans le ruban sur le bouton Mettre jour la table ,
Ou bien placez le curseur dans la table, puis appuyez sur la touche F9,
Puis cliquez sur Mettre jour toute la table .

Ou bien : slectionnez la table des matires, faites un clic droit dessus > Mettre jour
les champs > Mettre jour toute la table .

- Suppression de la table

Sur le ruban, activez le bouton Table des matires , puis cliquez sur Supprimer la
table des matires .

- Cration dune table des matires concernant une partie du document

Procdez ainsi (rappel : la table est un champ) :

- Slectionnez dabord la partie du document sur laquelle portera la table des
matires, puis insrez un signet (sous longlet Insertion, groupe Liens, activez le
bouton Signet).
Exemple : donnez au signet le nom TMpartielle . Puis cliquez sur Ajouter .

- Placez le curseur o vous souhaitez que dbute la table des matires partielle, puis
insrez la table des matires entire (sous longlet Rfrences, activez le bouton
Table des matires , et choisissez un modle de table).

- Cliquez-glissez sur la table des matires pour la slectionner, ou bien slectionnez
tout (Ctrl + A), puis appuyez sur les touches Maj (Shift) + F9 pour afficher le code
de la table. Le code de la table se prsente sous la forme {TOC}.

- On va modifier le code du champ de la table pour remplacer la table entire par la
table partielle (indique par le signet).
Remplacez ce qui suit le deuxime antislash par b (nom du signet) .
Dans lexemple, o on a nomm le signet TMpartielle , on obtient :
{TOC \0 1-3 \b TMpartielle}.

- Cliquez sur Mettez jour la table > Mettre jour toute la table . Validez.

- Slectionnez le champ, et masquez le code et affichez la table en tapant nouveau
Maj (Shift) + F9.

Table des illustrations

Les illustrations peuvent tre par exemple des graphiques, des tableaux ou des dessins.
On peut crer une table par type dobjets.
Une table des illustrations fait rfrence des objets dots dune lgende.
Dans le ruban, sous longlet Rfrences, on utilisera le groupe Lgendes .


76
- Lgender les illustrations

Comme il est ncessaire que les paragraphes aient des niveaux hirarchiques de styles
pour faire partie dune table des matires, des lgendes doivent tre attribues aux illustrations
pour quelles puissent faire partie de la table. Si on supprime une illustration sans supprimer
sa lgende, celle-ci reste dans la table.
Slectionnez lobjet, puis affichez la fentre Lgende , en activant le bouton Insrer
une lgende . Ou bien : clic droit sur lobjet > Insrer une lgende . Loption Nouvelle
tiquette permet de saisir une autre tiquette que celles proposes. De mme, loption
Numrotation permet de choisir un autre format de numrotation.
Si vous souhaitez modifier une lgende, slectionnez-la dabord par cliqu-gliss. Vous
pouvez la mettre en forme comme tout texte Word : alignement, gras, italique, soulign,
police, couleur, etc.

- Cration de la table des illustrations

Placez le curseur o doit commencer la table, puis activez le bouton Insrer une table
des lgendes . Choisissez les options souhaites, notamment le type de Lgende, qui
correspond ltiquette.
On peut crer autant de tables que dtiquettes utilises dans le document : une table
dimages, une autre de tableaux, une autre de graphiques, etc.
La mise jour et lutilisation des tables sont effectues comme pour une table des
matires.
Pour la supprimer, slectionnez-la, puis appuyez sur la touche Suppr.

4. INDEX

Exemple :
Chat ............................................. 30
Cheval .................................... 11, 79
Course ................................... 18
Trait ................................. 15, 53
Chien ........................................... 27

Un index se prsente comme une liste alphabtique dexpressions et de sous-expressions
accompagnes dun ou de plusieurs numros de page.

Principe

La mise en place dun index seffectue en deux tapes :

- Marquage des expressions :
Soit individuellement : on parcourt le document, on slectionne les
expressions, puis on les marque une une.
Soit on utilise un fichier dindexation contenant la liste des expressions
indexer, et on les marque en une fois. On peut complter ensuite avec des
marquages individuels.
Une fois marque, une expression devient entre dindex .

77
- Cration de lindex.

On utilisera sous longlet Rfrences le groupe Index .

Parcours du document et marquage des entres dindex

Slectionnez la premire expression indexer. Pour afficher la fentre Marquer les
entres dindex , activez le bouton Entre du groupe Index , ou bien tapez Alt + Maj +
X. La zone Entre contient lexpression slectionne.
Laissez cette fentre ouverte, le temps ncessaire pour marquer les autres entres
dindex.
Principe de marquage des entres : slectionnez lexpression, cliquez dans la zone
Entre (la nouvelle expression remplace alors la prcdente), cliquez sur Marquer ou
sur Marquer tout .
Les entres dindex sont affiches dans le texte, elles ne seront pas imprimes. Si
lentre est par exemple toile, ce mot pourra tre marqu : {
.
XE
.
toile
.
}
ou {
.
XE
.
Etoiles
.
}. Elles peuvent tre supprimes comme tout texte Word.

- Prcisions sur la fentre Marquer les entres dindex

Commencez toujours par slectionner lexpression indexer.

- Entre : Le texte affich dans cette zone est celui qui apparatra dans lindex. Par
dfaut, la zone contient lexpression slectionne. Vous pouvez la modifier.
Exemple : mettre au singulier ou en majuscules, ou choisir une toute autre expression.

- Sous-entre : Une entre peut avoir des sous-entres (dans lexemple donn au
dbut de ce 4, Cheval a deux sous-entres Course et Trait ).
Lentre doit tre crite dans la zone Entre, et la sous-entre, correspondant
lexpression slectionne, doit tre saisie dans la zone Sous-entre.
Autre mthode plus rapide : laissez la sous-entre dans la zone Entre et faites-la
prcder de lentre suivie de deux points (dans lexemple, aprs avoir slectionn course ,
crivez en Entre : Cheval:Course ). Comme pour lentre, le texte saisi en sous-entre est
celui qui apparaitra dans lindex.
Toujours dans la fentre Marquer les entres dindex , en cliquant du bouton droit sur
un texte saisi en zone dentre ou en zone de sous-entre, il est propos la commande
Police . La modification du format de police concerne uniquement le texte de lindex.

- Les boutons Marquer et Marquer tout : le second permet de marquer toutes les
occurrences du document.

- Loption Renvoi permet de faire un renvoi vers une entre dindex : cochez la case
Renvoi , puis saisissez le nom de lentre aprs Voir (dans lexemple, on peut supposer
que le mot talon sera index avec un renvoi sur Cheval ).

- Loption Etendue de page permet que lindex affiche toutes les pages dune
expression entre dindex.
Avant de crer lentre dindex, posez un signet sur lexpression (slectionnez-la, puis
cliquez sur le bouton Signet situ dans le groupe Liens de longlet Insertion ).
Cochez loption Etendue de page , et slectionnez le nom du signet dans la liste droulante.

78
Marquage des expressions contenues dans un fichier dindexation

Le fichier dindexation se prsente sous la forme dune liste simple, saisie sous Word,
des expressions indexer.
Si on souhaite que des expressions de lindex diffrent de celles de la liste, le document
devra se prsenter sous forme dun tableau deux colonnes : la premire constitue des
expressions du texte du document, la seconde constitue des expressions associes qui
apparatront dans lindex.
Fermez le fichier dindexation. Affichez la fentre Index , en activant le bouton
Insrer lindex . Cliquez sur Marquage auto et slectionnez le fichier dindexation.
Double-cliquez dessus. Toutes les expressions sont alors marques.
Il reste crer lindex (voir ci-aprs).

Cration de lindex et mise jour

- Cration

Placez le curseur o doit commencer lindex. Affichez la fentre Index en cliquant
sur le bouton Insrer lindex . Indiquez les options souhaites.

- Mise jour

Lindex tant un champ (cest--dire un emplacement rserv une catgorie de
donnes), sa mise jour seffectue comme celle de tout champ : faites un clic droit sur lindex
> Mettre jour les champs , ou bien le curseur tant dans lindex, appuyez sur la touche
F9.
On peut galement activer le bouton Mettre jour lindex du groupe Index .


79
CHAPITRE 9 PUBLIPOSTAGE

Comme son nom lindique, un publipostage est lensemble des oprations raliser pour
crer une lettre publicitaire (publi) envoye (postage) un ensemble de personnes, chaque
courrier (pouvant tre un mail) tant adapt au destinataire (civilit, nom, adresse, etc.). On
appelle galement publipostage ce courrier.
On peut aussi crer par publipostage tiquettes, enveloppes et rpertoire.

Nous tudierons le publipostage en prenant le cas courant dune lettre publicitaire. La
ralisation dun autre type de document ne prsente aucune difficult particulire.

La ralisation dun publipostage requiert :
- Un 1
er
document contenant une source de donnes, en loccurrence une liste de
destinataires, avec leurs coordonnes.
- Un 2
me
document, qui sert de base au courrier envoy.

Le publipostage est un 3
me
document constitu partir des deux fichiers prcdents.
Des champs de fusion ont t insrs dans le document de base (courrier dans le cas dune
lettre publicitaire). Ces champs contiennent des donnes sur les destinataires.

1. LA SOURCE DE DONNEES

Exemple dun tableau ralis sous Word

Pour tablir le 1
er
document, contenant les coordonnes des destinataires, vous pouvez
simplement procder ainsi :

- Crez un nouveau document.

- Insrez un tableau qui contiendra les coordonnes des destinataires : sous longlet
Insertion , activez le bouton Tableau .

Choisissez le nombre de colonnes en fonction du nombre maximal de
coordonnes des destinataires.
Ce tableau doit tre le plus simple possible, il nest que fonctionnel, destin
la cration du publipostage.
Il ne doit pas y avoir plus dun paragraphe vide au-dessus du tableau. Vrifiez-
le en activant le bouton Afficher tout .

Saisissez les tiquettes, en premire ligne du tableau. Ce sont les noms des
champs : Civilit, Nom, Prnom etc.

Puis saisissez, ligne par ligne, les coordonnes des destinataires. Utilisez la
touche Tab " pour passer dun champ lautre. Chaque ligne constitue un
enregistrement.

80
Consignes :
Au sein dune cellule, ne tapez ni la touche Entre, ni la combinaison
Maj (Shift) + Entre.
Peu importe si le texte dune cellule nest pas entirement visible dans la
cellule.
Najoutez aucune mise en forme. Ne fusionnez pas de cellules.
Aucune ligne, aucune colonne ne doit tre entirement vide. En revanche,
une cellule peut tre vide.

- Enregistrez le fichier, par exemple dans le dossier Mes sources de donnes du
dossier Documents (ouvrez le menu Fichier > Enregistrer sous . Dans la rubrique Liens
favoris , cliquez sur Documents. Activez le bouton Nouveau dossier . Nommez-le Mes
sources de donnes . Cliquez sur Ouvrir, puis sur Enregistrer).

- Fermez le fichier.

Exemple

Civilit Prenom Nom Adresse Code postal Ville
Madame Vronique Loiseau 5 rue des Msanges 76120 Le Beaulieu
Monsieur Adrien Victor 10 alle du Chteau 56230 Villepinte-sur-Mer

Ce tableau comporte une ligne den tte avec 6 champs, et 2 enregistrements de
destinataires potentiels ( potentiels : on verra en effet que les destinataires peuvent tre
filtrs).
En ralit, bien sr, un tableau de donnes comporte de nombreux enregistrements. Deux enregistrements
ne justifient pas lapplication dune procdure de publipostage. Le principe restant le mme pour deux ou pour
mille enregistrements, simplifions-nous la tche...

Diversit des sources de donnes

On vient de voir lexemple dune source de donnes qui est un tableau ralis sous
Word.
Elle peut tre galement un tableau Excel, une liste de contacts Outlook (Office 2010,
non Outlook Express), une base dAccess ou dun autre logiciel compatible avec Word.
Sil sagit dune liste comportant des dates ou des nombres dcimaux, il convient dactiver une option de
Word : ouvrez le menu Fichier > Options > Options avances. Dans la rubrique Gnral , cochez la case
doption Confirmer la conversion de format de fichier lors de louverture .

La source de donnes peut aussi tre cre en cours de publipostage.

2. LE DOCUMENT DE BASE

Dans lexemple pris, le document de base est le courrier envoyer.
A la diffrence du tableau, ce document sera transmis. Sa mise en forme doit donc tre
soigne.


81
Exemple

Socit Les Jardins Verts
18 bd des Platanes
16340 LA COURONNE
05 45 99 65 44
06 54 65 98 75
l

La Couronne, le 12/05/2010

Nous avons le plaisir de vous informer que

Laissez le fichier ouvert, et dmarrez le publipostage.

3. REALISATION

On utilise les commandes de longlet Publipostage .

Dmarrage du publipostage, indication du type du document de base

Activez le bouton Dmarrer la fusion et le publipostage .
Cliquez sur le type du document de base (dans lexemple, Lettres ).
Loption Document Word normal sert convertir le document de base contenant des champs, en un
champ normal, dnu de liens. Prsentement, le document de base ne contient pas encore de champ.

Slection de la source de donnes

Les donnes concernant gnralement des destinataires de courriers, le bouton activer
a t nomm Slection des destinataires .
Exemple : cliquez sur Slection des destinataires , puis sur Utiliser la liste
existante . Ouvrez le fichier de tableau de donnes ralis sous Word (Documents \ Mes
sources de donnes \ nom_du_fichier)
La commande Entrer une nouvelle liste permet de crer une liste de donnes, partir
de la fentre Crer une liste dadresses . Utilisez la touche Tab " pour passer dun champ
lautre.
Lactivation du bouton Personnaliser colonnes permet dajouter un champ, de le
supprimer, de le renommer ou de le positionner par rapport aux autres champs.
Si loption Confirmer la conversion de format de fichier lors de louverture a t prcdemment
active (cf. fin du 2), Word affiche la fentre Confirmer la source de donnes . Cochez Afficher tout et
slectionnez dans la liste loption via un DDE .

- Modification de la liste des destinataires

Pour modifier la liste des destinataires, affichez la fentre Fusion et publipostage :
Destinataires en activant le bouton Modifier la liste de destinataires . Elle contient en
ligne den-tte les noms des champs (chacun est dot dun menu droulant ) puis, sur les

82
lignes suivantes, tous les enregistrements (chacun est prcd dune case cocher E ).
Explorez-la.
En cliquant sur la source de donnes, on peut activer ensuite le bouton Modifier .
Vous pouvez trier (par nom, par ville) et slectionner les destinataires auxquels vous
souhaitez envoyer le courrier (dans lexemple pris, vous pouvez dcider de nenvoyer un
courrier quaux habitants de la ville Le Beaulieu ).
Quand un filtre (cest--dire une restriction des destinataires) a t appliqu, la flche du
menu droulant concern devient bleute .

Insertion de champs

- Insertion des champs de fusion

On peut ajouter un un les champs de la liste des destinataires (dans lexemple, les
champs sont Civilit, Prenom, Nom, Adresse, Code postal et Ville), en activant le bouton
Insrer un champ de fusion , puis les disposer dans le document (ou bien commencer par
placer le curseur avant dinsrer le champ). Aprs slection par cliqu-gliss, on peut les
copier ou les dplacer.
Il est galement possible dinsrer dun bloc plusieurs champs la fois, relatifs au
nom, la fonction, ladresse ou au tlphone, en activant le bouton Bloc dadresse . La
fentre Insertion du bloc dadresse saffiche. Pour que les champs puissent tre insrs,
leurs noms doivent correspondre aux noms prdfinis du bloc dadresse.
Sinon, cliquez dans la fentre sur le bouton Faire correspondre les champs . A droite,
les champs de la liste des destinataires divergeant de ceux du bloc sont signals sans
correspondance . Exemple : au champ Prenom , faites correspondre le champ Prnom
pour quil puisse apparatre dans le bloc.
Une fois insr, pour modifier le champ bloc dadresse : clic droit dessus >
Modification du bloc dadresse.

Aprs slection, les champs peuvent tre copis, dplacs ou supprims.

Aprs insertion dans le courrier, les codes des champs peuvent tre affichs ou masqus en slectionnant
le courrier (Ctrl + A), puis en tapant Maj (Shift) + F9 (comme pour tout champ). Ou bien : clic droit sur la
slection > Basculer les codes de champs .
Les champs de fusion sont nomms MERGEFIELD .

- Insrer une formule dappel

Pour afficher la fentre Insrer une formule dappel , activez le bouton Formule
dappel . Une formule dappel est par exemple : Madame, Monsieur,
Comme prcdemment, les champs de la liste des destinataires doivent porter les
mmes noms que les noms prdfinis. Sinon, cliquez sur le bouton Faire correspondre les
champs . Exemple : Titre , faites correspondre Civilit .
Une fois insr, pour modifier ce champ : clic droit dessus > Modifier la formule
dappel .
Si on affiche les champs (slection, puis Maj (Shift) + F9), on voit quun champ formule dappel est
nomm GREETINGLINE .

- Insertion dun champ avec le bouton Rgles

Vous pouvez ajouter dautres champs, selon certains critres, certaines rgles .

83
Demander : on dfinit un nom de signet, ainsi quune invite. Aprs fusion, la
rponse cette invite sera affiche aux emplacements du document, o lon aura
insr un renvoi (onglet Insertion, groupe Liens, bouton Renvoi). On peut ainsi
fusionner un mme document, chaque fois avec des rponses diffrentes cette
invite.

Remplir : cette fois-ci, il ny a pas de signet. Sinon, le principe est le mme.
La rponse linvite est insre dans le document fusionn.

SiAlorsSinon : un texte sera insr lemplacement du curseur sous
condition de la valeur dun champ. Exemple : le mot Cher sera ajout si le
champ Civilit est Monsieur. Sinon ce sera le mot Chre .
Dans la zone Comparer avec , orthographiez le texte saisi exactement comme
il lest dans les courriers, en respectant en particulier la casse (majuscule ou
minuscule).

Numro denregistrement et numro de squence : le premier correspond au
numro de tous les enregistrements de la source de donnes, tandis que le second
correspond au numro de lenregistrement de lensemble des destinataires
concerns par la fusion. Sil ny a pas eu de filtrage, ces deux numros sont
identiques.

Suivant : le document fusionn comprendra les 1
er
, 3
me
, 5
me

enregistrements concerns par la fusion. Si on insre deux fois cette option, il
contiendra les 1
er
, 4
me
, 7
me
enregistrements concerns par la fusion.

Dfinir un signet : cette option permet dinsrer une valeur de signet aux
emplacements souhaits.

Aperu des rsultats

Avant de fusionner le document de base (dans lexemple, la lettre), il convient davoir
un aperu du travail. Activez le bouton Aperu des rsultats .
Vous pouvez utiliser les diffrents boutons du groupe Aperu des rsultats . Le
bouton Rechercher un destinataire permet deffectuer une recherche sur un champ
quelconque de la liste des destinataires.
Vous pouvez ajouter des textes, insrer des objets graphiques, modifier la mise en forme
(alignement, polices, retraits...) etc. Ces modifications ralises sur une seule lettre seront
effectues automatiquement sur toutes les autres.

Terminer et fusionner

Il existe trois options possibles :

- Modifier des documents individuels

La fusion seffectue vers un nouveau document.
Dans lexemple, le nouveau document, nomm par dfaut Lettres1, rassemble tous les
courriers spars par un saut de section, chaque courrier dbutant sur une nouvelle page.


84
- Imprimer les documents

Le document fusionn est imprim, sans cration de nouveau document comme
prcdemment.

- Envoyer des messages lectroniques

Cette option requiert un logiciel de messagerie tel que Microsoft Outlook.
En dbut de publipostage, le type du document de base slectionner aprs activation
du bouton Dmarrer la fusion et le publipostage est Messages lectroniques .
Un champ mail doit figurer dans les coordonnes de la liste des destinataires. Dans la
fentre Fusionner avec un message lectronique , cest le nom de ce champ quil convient
de choisir dans la zone suivant A : .

4. LASSISTANT EN SIX ETAPES

Plutt que dutiliser la mthode prcdente, il est possible de raliser un publipostage en
tant aid par un Assistant . Il guide les oprations en six tapes.
Pour afficher le volet Fusion et publipostage , activez le bouton Dmarrer la fusion
et le publipostage , puis slectionnez la commande Assistant Fusion et publipostage pas
pas .
En haut du volet, est indique ltape actuelle. En bas du volet, sont prcises ltape
suivante et ltape prcdente. Il est toujours possible de revenir ltape prcdente.

1
re
tape : type du document de base
Prcisez le type du document de base (dans notre exemple, Lettres ).
Cliquez en bas du volet sur Suivante .

2
me
tape : slection du document de base
Prcisez le fichier contenant le document de base. Dans notre exemple, on a plac le
curseur sur le document de base. Il convient donc de choisir Utiliser le document
actuel .
Cliquez sur Suivante .
Si vous choisissez lune des deux autres options, le document actif (sur lequel apparat
le curseur) sera effac, do limportance de partir dun document vierge.

3
me
tape : slection de la source de donnes
Ouvrez le fichier contenant la liste des destinataires. La fentre Fusion et
publipostage : Destinataires saffiche.
A partir de cette tape, les deux documents (Document de base et Liste des
destinataires) sont relis.

4me tape : cration du document principal
5me tape : aperu du document final
6me tape : lancement de la fusion

Ces trois dernires tapes ne prsentent aucune difficult particulire.

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