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TEMA 2 CONCEPTOS BSICOS DE ORGANIZACIN DE EMPRESAS Y ENTIDADES PBLICAS

1- Clases de trabajo 2- Elementos que constituyen la empresa. 3- La organizacin de la empresa. 4- Los departamentos 5- Descripcin de organigramas elementales 6- La organizacin territorial del Estado 7- Mantenimiento del espacio de acogida de una organizacin.

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1. Clases de trabajo
Conceptos
Trabajo por cuenta ajena: se obtiene un empleo a travs de la contratacin en una empresa privada (oferta privada) o para trabajar en la administracin (Ayuntamiento, Comunidad Autnoma). Algunas de las formas de obtener un contrato por parte de la Administracin Pblica es presentarse a oposiciones o bolsas de trabajo. Para trabajar por cuenta propia (autoempleo) cada persona debe crear su propio puesto de trabajo empezando a desarrollar una actividad empresarial o profesional, como empresario/a individual o mediante sociedad constituida (cooperativas, sociedades limitadas, etc.). Esquemticamente tendremos: Empresa Privada Trabajador por cuenta ajena Entidad pblica : Ayuntamiento, Comunidad Autnoma, Ministerio.. Autoempleo autnomo Trabajador por cuenta privada Autoempleo Colectivo

2. Elementos que constituyen la empresa.

Una empresa es una unidad econmica que, a partir de la combinacin de diferentes factores de produccin, pone a disposicin del pblico bienes y servicios. Los elementos que constituyen la empresa son de tres tipos: Materiales: bienes que la empresa posee y utiliza para la produccin de otros bienes, as como los ya producidos por ella que aun no han sido vendidos. Ej.: la nave, mobiliario, materias primas, productos destinados a la venta, recursos econmicos. Inmateriales: Elementos que no tienen soporte fsico. Ej.: La buena coordinacin del equipo humano, la confianza que despierta la empresa en los consumidores... Humanos: Conjunto de personas que desarrollan su actividad laboral en la empresa. Ej.: Directivos, administrativos, vendedores...

MDULO GRABACIN DE DATOS El empresario es la persona que impulsa la empresa, ya sea en su creacin, en su desarrollo y sobre todo en la toma de decisiones. No hay que confundirlo con el propietario, pues la empresa puede ser propiedad de otra persona, o de muchos socios que no se ocupan de su gestin. El principal objetivo de la empresa es obtener beneficios y la creacin de valor para sus propietarios.

3. Organizacin de la empresa.
Empresa: organizacin en la que una persona o grupo de personas desarrollan unas actividades para producir y/o distribuir bienes y/o servicios, con fines lucrativos. Toda actividad humana tiene que estar organizada para conseguir un fin. En una empresa, la organizacin consiste en combinar los recursos (los coordina, ordena y regula, establece normas) materiales y humanos y las actividades necesarias para lograr sus objetivos. Las instituciones pblicas y las ONG son organizaciones sin nimo de lucro; sus fines pueden ser sociales y/o de servicio a los ciudadanos. Generalmente, la organizacin es responsabilidad de la direccin de la empresa o empresario, que establece la estructura. La organizacin ser distinta segn se clasifiquen las empresas.

CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS

Empresas del sector primario: agrcolas, ganaderas, pesqueras, extractivas y forestales Empresas del sector secundario: transforman unas materias primas de empresas del sector primario o productos de empresas del sector secundario en otros productos. Empresas del sector terciario: no producen bienes, prestan servicios

Segn su ACTIVIDAD

Segn su TAMAO

Grandes Medianas Pequeas Microempresas

Segn su FORMA JURDICA

Empresario individual: una persona acepta el capital, dirige la empresa y asume el riesgo. Colectiva o sociedad: varias personas aportan el capital para conseguir rendimientos. 3

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Por la PROPIEDAD DEL CAPITAL

Empresas privadas: todo el capital es aportado por personas o empresas privadas Empresas pblicas: todo o parte del capital es propiedad del Estado

Por el MBITO GEOGRFICO donde desarrollan su actividad

Empresas locales: desarrollan sus actividades en una localidad, provincia o comunidad autnoma. Empresas nacionales: ejercen su actividad en todo el territorio nacional Empresas internacionales: desarrollan su actividad en ms de una nacin.

Las empresas establecen una organizacin formal, pero a veces se crean otras, que podemos llamar informales:

TIPOS DE ORGANIZACIN
ORGANIZACIN FORMAL Diseada por los responsables de la organizacin para conseguir los objetivos propuestos. Muestra la estructura oficial definida para la toma de decisiones, la comunicacin y el centro.

ORGANIZACIN INFORMAL

Relaciones que aparecen entre las personas que trabajan en la empresa, de forma espontnea. Entre los empleados surgen relaciones personales que influyen en la comunicacin, la toma de decisiones y el control. Forman parte de al organizacin formal.

La mayora de las empresas se organizan por departamentos segn diferentes criterios de departamentalizacin:

CRITERIOS FUNCIONES
Director

DESCRIPCIN

EJEMPLOS

Actividades o tareas que Empresas pequeas vayan a realizarse por la empresa

Administra cin

Produccin

Comercial

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TERRITORIO
Director General

reas geogrficas en las Multinacionales, que acta la empresa empresas de seguros, bajo la direccin de un grandes almacenes responsable

Director de Europa

Director de Amrica

Director de Asia

PRODUCTOS O SERVICIOS
Director

La empresa ofrece Empresas que distintos productos o diversifican su servicios diferentes produccin en varios artculos

Seccin Infantil

Seccin juvenil

Seccin adultos

PROCESOS DE FABRICACIN
Producci n Ensamblad o Pintura Embalaje

Distintas etapas o Empresas industriales procesos de fabricacin de los productos

CLIENTES
Director

Se organizan por el tipo Grandes almacenes, de clientes que demandan agencias de viajes, productos diferentes editoriales
Seccin adultos

Seccin Infantil

Seccin juvenil

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4. Los departamentos
Nombre con que se designan algunas divisiones, reas o sucursales donde se encargan de una actividad concreta dentro de la empresa. Al dividir el trabajo en reas o funciones y asignarle a cada trabajador una parte determinada, se consigue una especializacin. Mediante la repeticin de determinadas tareas, se adquiere pericia, eficiencia y mejora en la productividad. Cada empresa puede tener una organizacin y estructura determinada. Dependiendo de la actividad que realice, del tamao y de los objetivos que tenga, tendr mayor importancia unos departamentos que otros. Para la organizacin por departamentos, se suelen tener en cuenta las siguientes funciones: Direccin: gestin de la empresa, planificacin, toma de decisiones esenciales. Compras: aprovisionamiento, compra y almacenamiento de mterias primas y de productos fabricados y gestin de los stocks. Produccin: transformacin de materias y productos, y fabricacin. Ventas: organizacin y realizacin de las ventas, estudios de mercado, estrategias de comercializacin y publicidad. Financiacin: tesorera, gestin de los cobros y pagos, movimientos de dinero y relacin con entidades bancarias y provisiones de fondos. Recursos humanos: definicin de puestos de trabajo, seleccin, contratacin, formacin, elaboracin y pago de nminas, y relacin con los trabajadores. Administracin: control de la documentacin, archivo, registro y contabilidad de operaciones, declaracin y pago de impuestos, elaboracin de informes, propuestas de objetivos y relaciones con organismos y entidades.

La funcin de direccin no est encuadrada en ningn departamento porque pertenece a los rganos directivos de la empresa (empresario o consejo de administracin). Todos los departamentos mantienen relaciones unos con otros porque el trabajo de uno influye en el resto de departamentos.

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A partir de estas funciones, podemos establecer los siguientes departamentos:

DEPARTAMENO
Recursos humanos

FUNCIONES ASIGNADAS
Seleccin, contratacin y formacin del personal Nminas y seguros sociales Becas, ayudas, comedores, etc. Fabricacin de bienes. Prestacin de servicios. Anlisis de ofertas recibidas. Seleccin de proveedores. Seleccin de artculos. Pedidos de materiales. Estudios de mercado. Estrategias de ventas: precios, promociones, condiciones de venta. Canales de distribucin de productos. Facturas de ventas. Comisiones de los vendedores. Atencin a clientes. Registro, organizacin y control de las entradas y salidas de mercancas, tanto del exterior de la empresa como de produccin. Valoracin de las existencias. Gestin y mantenimiento de stock. Inventarios de existencias. Cobros. Pagos. Cuantas bancarias. Inversiones de los excedentes de caja. Financiaciones, conseguir prstamos y crditos. Deudores. Acreedores. Llevar los libros de contabilidad. Confeccionar las cuentas anuales Realizar informes sobre el estado de las cuentas. Correspondencia. Archivo Comunicacin Revisin de clusulas de contratos. Asesora legal. Investigacin de nuevos materiales para la produccin. Investigacin de aspectos tcnicos de los productos. Diseo de productos. Seguridad e higiene en el trabajo. Control de absentismo laboral y bajas mdicas. 7

Produccin Compras

Ventas

Almacn (puede estar englobado en Compras)

Financiero

Contable

Administracin

Jurdico legal (abogados) Tcnico (ingenieros, arquitectos, decoradores, etc.) Servicio mdico (staff)

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Staff Personas especialistas en algunas materias que asesoran para la toma de decisiones (abogados, ingenieros, arquitectos.) Proveedores Personas o empresas que nos suministran un producto o servicio.

5. Descripcin de organigramas elementales.

Los organigramas son la representacin grfica de la estructura organizativa de una empresa o entidad pblica o privada, en la que se muestran, de forma esquemtica, los departamentos, secciones, reas o divisiones, as como las relaciones, lneas de autoridad y comunicacin entra todas ellas.

5.1.

Descripcin de organigramas elementales.

Los organigramas contienen los siguientes elementos: Nombre y/o nmero asignado de las unidades, funciones, puestos de trabajo o nombre y cargo del responsable de la seccin. Relaciones jerrquicas Flujos de comunicacin o transmisin de datos. Breve descripcin de las funciones desarrolladas en cada divisin.

5.2.

Tipos de organigramas

Segn las lneas de autoridad

Jerrquicos o en lnea: autoridad centralizada, directa y nica del superior o subordinado. Las lneas de comunicacin son estrictas. Organizacin propia de pequeas empresas u organizaciones.

Esta organizacin se diferencia de la siguiente (funcional), en que los trabajadores dependientes del Jefe de Compras solo obedecen a su jefe, mientras que en la funcional, el jefe de otro departamento puede tambin emitir rdenes.

MDULO GRABACIN DE DATOS Ejemplo. Jerrquica: el trabajador encargado del almacn de compras lo recibe rdenes del Jefe de compras. Funcional: el mimo trabajador recibe rdenes del Jefe de Compras y del de Produccin. Funcional: el subordinado tiene varios jefes que estn especializados en diferentes funciones y dictan rdenes e instrucciones en su campo de competencia.

Mixta, jerrquico-funcional o staff: mantiene una estructura central jerrquica con unidades de apoyo que son especialistas, denominadas staff.

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Segn la forma de representar la estructura

Generales: muestran la organizacin completa. Analticos: organigramas especficos con informacin detallada, necesitando el apoyo de anexos para aportar ms descripciones. Suplementarios: organigramas detallados que muestran un departamento, seccin, divisin, etc.

Segn la forma del grfico

Verticales: representan la estructura jerrquica de arriba hacia abajo

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MDULO GRABACIN DE DATOS Horizontales: representan la estructura de izquierda a derecha.

Circulares: la estructura jerrquica queda representada en crculos concntricos de dentro hacia fuera.

6. La organizacin territorial del Estado

La Constitucin espaola regula la Organizacin Territorial del Estado en su Ttulo VIII, comprendiendo los arts. 137 a 158. Segn el artculo 137: El Estado se organiza territorialmente en municipios, en provincias y en las Comunidades Autnomas que se constituyan. Todas estas entidades gozan de autonoma para la gestin de sus respectivos intereses.

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6.1.

La Administracin General del Estado

La organizacin del Estado se hace en base a una jerarqua y una descentralizacin funcional y territorial. La Ley 6/197, de 14 de abril, regula la organizacin y el funcionamiento de la Administracin General del Estado.

Elementos organizativos bsicos.

Las unidades administrativas son los elementos organizativos bsicos de las estructuras orgnicas. Las unidades comprenden puestos de trabajo o dotaciones de plantilla. Pueden existir unidades administrativas complejas, que agrupen dos o ms unidades menores. Los jefes de las unidades administrativas son responsables del correcto funcionamiento y de la adecuada ejecucin de las tareas asignadas. 12

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La Administracin General del Estado se organiza en ministerios con un orden jerrquico. El siguiente esquema desarrolla, a modo de ejemplo, la estructura de un ministerio:

6.2.

La organizacin autonmica

Los rganos superiores de la Administracin autonmica son: Presidente Vicepresidente o o vicepresidentes Consejeros 13

MDULO GRABACIN DE DATOS La Administracin se organiza en Consejeras, con la siguiente estructura:

A modo de ejemplo, a continuacin se muestra la divisin en Consejeras de la Administracin de la Comunidad de Madrid:

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6.3.

La organizacin local

El Estado se organiza territorialmente en municipios, provincias y comunidades autnomas. En las provincias, el gobierno y la administracin corresponden a la Diputacin provincial. Existen algunas excepciones: La Comunidad Foral de Navarra y las comunidades autnomas uniprovinciales carecen de diputaciones provinciales, asumiendo sus competencias los gobiernos autonmicos. En Canarias, el gobierno y la administracin corresponden a los Cabildos, y en Baleares, a los Consejos insulares. En el Pas Vasco, a las Diputaciones forales.

Las diputaciones provinciales cuentan con los siguientes rganos: Presidente Vicepresidentes Junta de Gobierno Pleno. A modo de ejemplo, se ofrece a continuacin el organigrama de la Diputacin Provincial de Palencia:

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En cuanto a los municipios, su organizacin cuenta con los siguientes rganos: Alcalde. Tenientes de Alcalde Pleno Junta de gobierno local en aquellos municipis con poblacin superior a 5000 habitantes y en los de menos, si lo establece su reglamento orgnico y lo acuerda el Pleno del Ayuntamiento. Otros rganos: comisiones informativas, Comisin de Sugerencias y Reclamaciones y Comisin de Cuentas.

7. Mantenimiento del espacio de acogida de una organizacin

Concretar y acondicionar un espacio de acogida para las personas que se dirijan a una empresa tienen como fin principal que la percepcin de los visitantes sea positiva y favorezca las relaciones. El espacio de acogida transmite la imagen de la empresa. No debe olvidarse la calidad de los materiales y el diseo, teniendo presente la funcionalidad, porque no deja de ser un centro de trabajo. Se debe crear un espacio cmodo donde el visitante se sienta orientado, bien atendido y se le transmita seguridad. La imagen de la empresa empieza por recordad el nombre y asociar al mimo el logotipo; por ello se situar en lugar visible y de forma que resalte.

Las empresas suelen disear una recepcin amplia con luz, a ser posible, natural, colores clidos, temperatura entre 22 y 24 grados, msica ambiental, buena ventilacin y con un agradable olor.

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MDULO GRABACIN DE DATOS Para informar de forma explcita sobre el personal y las infraestructuras de la empresa se utilizan los cuadros. Tratan temas como planos de instalaciones, organigramas de la empresa y organizacin detallando los nombres de los responsables. Actualmente, muchas empresas optan por pantallas de televisin con un vdeo que muestra las instalaciones de la empresa y los servicios o productos que ofrece. Los muebles actuales tienen a tener formas sencillas, modulares (para poder redecorar cambiando la posicin), combinando maderas y cristal con acero y aluminio. Las empresas suelen recurrir a decoradores profesionales. Si el visitante debe esperar para ser atendido, ser conveniente disponer de muebles que le permitan sentarse y a ser posible disponer de sala de espera para que la zona de acogida est despejada. Colocar tarjetas de la empresa en los mostradores o mesas auxiliares de la zona de espera. Cuando se deba atender al telfono, se procurar situarlo algo apartado del pblico visitante, para evitar que escuchen la informacin facilitada.

Puntos de informacin tctil

Las empresas y organismos pblicos tienden a informar a sus visitantes mediante puntos de informacin tctiles, distribuidos de forma estratgica para toda la empresa. Son pantallas tctiles conectadas a un ordenador que permiten interactuar al pblico con los programas instalados. Se puede pulsar en la pantalla o escribir, cuando se complementa con un teclado.

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MDULO GRABACIN DE DATOS Permite visualizar planos, fotos, vdeos, catlogos, servicios o conexiones a internet (en organismos pbicos). Son muy tiles cuando no se sabe dnde se encuentra una seccin o departamento. Resulta sencillo saber cul es el camino a seguir y la ubicacin del mismo. Las personas sordomudas son grandes beneficiarias de este tipo de acceso a la informacin. Es necesario que se eliminen barreras para las personas con alguna minusvala adaptando los terminales tctiles a todo el pblico.

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