UNIVERSIDAD T CNICA DE AMBAT O

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y DE LA EDUCACIN CARRERA DO CENCIA EN INFORMT ICA SIST EMAT IZACIN CONTABLE ANITA GABRIELA VACA GAVILANES

GLOSARIO DE CONTABILIDAD

Abonar. Pagar, acreditar. Asentar en el haber una partida contable. Como es de prctica generalmente aceptada, las partidas se abonan al lado derecho de los libros de cuentas. Acaparar. Retener bienes de consumo en cantidades suficientes para controlar los precios o evitar el libre juego de oferta y demanda. Acervo. Conjunto de bienes de una empresa. En trminos mas estrictos se refiere al activo fijo. Se llama acervo al todo de la herencia indivisa. Acreedor. Personas o firmas a las se debe. En contabilidad, las cuentas cuya suma es mayor en el haber o lado derecho. Los saldos acreedores reflejan participacin en el negocio o pasivo. Activo. Es el conjunto de los bienes y derechos tanto tangibles como intangibles de propiedad de una persona natural o jurdica. Por lo general son generadores de renta o fuente de beneficios. Activo agotable (recursos no renovables). Son aquellos no susceptibles de ser reproducidos o reemplazados, lo cual implica un agotamiento en la medida que sean explotados. El agotamiento es la extincin de un recurso natural mediante la extraccin, bombeo, corte, o de algn otro medio que reduzca el depsito, la

existencia o el crecimiento de los recursos naturales. Ver tambin: bienes financieros; derecho a cobrar; provisin por depreciacin. Activo circulante (activo corriente). Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden estar disponibles en un periodo no superior a un ao. Bajo esta denominacin se agrupan todos los bienes de carcter permanente de propiedad de la nacin, utilizados en el cumplimiento de las funciones propias de la administracin nacional. Activo de renta fija. Ttulos que permiten conocer la rentabilidad de la inversin antes de la redencin, ya que este monto no depende del desempeo de la entidad emisora. Por ejemplo, los bonos. Activo de renta variable. Ttulos valor que por sus caractersticas slo permiten conocer la rentabilidad de la inversin en el momento de su redencin, ya que dependen entre otros factores, del desempeo de la entidad emisora. Por ejemplo, las acciones. Activo fijo. Bajo esta denominacin se agrupan todos los bienes de carcter permanente de propiedad de la nacin, utilizados en el cumplimiento de las funciones propias de la administracin nacional. Ver tambin: activo fijo intangible; activo fijo tangible; amortizacin de activos; bienes financieros; derecho a cobrar; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales; inversiones en gestin; provisin por depreciacin. Activo fijo intangible (activo intangible). Los activos intangibles, tales como patentes, marcas, procesos secretos, licencias y franquicias, se deben registrar al costo, del cual forman parte los gastos inherentes como honorarios, costo de cesin y dems gastos identificables con la adquisicin. Los activos intangibles se deben registrar por separado e informar de los principales conceptos, como el mtodo de amortizacin y el monto acumulado de la amortizacin. Cuando exista incertidumbre sobre la posibilidad de obtener ingresos que permitan recuperar el costo de los intangibles, esta situacin debe revelarse, acelerar su amortizacin e indicar las causas de la misma, sustentada en disposiciones legales vigentes. Activo fijo tangible (propiedades, planta y equipo). Lo integran los bienes adquiridos, construidos o en trnsito de importacin, construccin y montaje, con la intencin de emplearlos en forma permanente para la produccin o el suministro de otros bienes y servicios, arrendarlos, o utilizarlos en la administracin del ente pblico, y que no estn destinados para la venta, siempre que su vida til probable exceda de un ao. Trminos relativos: activo fijo; amortizacin de activos; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales; inversiones en gestin; provisin por depreciacin. Activo y activo propio. Comprende las pertenencias reconocibles y medibles del ente pblico, representadas en bienes y derechos controlados por el mismo, como

resultado de hechos pasados, de los cuales se espera derivar en el tiempo beneficios econmicos y sociales. Ver tambin: activo agotable; activo circulante; activo fijo; amortizacin de activos; provisin por depreciacin. Activos fijos - venta. Para determinar la utilidad o prdida en la enajenacin de activos se procede as:

Se determina el valor real: valor real = costo adquisicin - depreciacin acumulada. Esta informacin se consigue en la tarjeta de control de activo fijo.

Se calcula la utilidad o prdida: utilidad o prdida = precio de venta - valor real.

Si el precio de venta es mayor que el valor real, hay utilidad; si es menor, hay prdida.

Activos financieros. Cualquier ttulo de contenido patrimonial, crediticio o representativo de mercancas. Activos monetarios. Son los activos que mantienen invariable o inmutable su valor con el transcurso del tiempo, ejemplo, : cuentas por cobrar, dinero en efectivo, depsitos en cuenta corriente, cuentas de ahorro, etc. Activos no monetarios. Son los activos que presentan un mayor valor con el transcurso del tiempo por efecto de la inflacin, ejemplo, : acciones, maquinaria, terrenos, etc. Ajustes a la cuenta caja. Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparacin pueden presentarse un valor faltante o un valor sobrante.

Ajustes a la cuenta caja (faltante). El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: en este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual debe realizarse un ajuste. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el monto del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda, segn el concepto que ocasion el faltante:

Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. Ejemplo: el cajero pag servicios de cafetera por $90,000 y no los registr, hay un faltante por ese valor.

Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de ms: el cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay razn que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores.

Ajustes a la cuenta caja (sobrante). El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros: en este caso la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor. Para llevar el saldo de la cuenta caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando caja y acreditando la cuenta que corresponda, segn la razn del sobrante.

Ajustes - asiento para cancelar las cuentas de ingresos. La utilidad o prdida se determina con el saldo de la cuenta ganancias y prdidas, as:

Impuestos y reservas. Una vez determinada la utilidad del periodo, se calculan los impuestos y las reservas de acuerdo con la legislacin y con los estatutos de la empresa. Si hay prdida no se liquidan impuestos ni reservas, ya que stos se calculan sobre la utilidad lquida anual.

Cancelacin de ganancias y prdidas despus de calcular los impuestos y las reservas deducidos de la utilidad neta. Se obtienen las utilidades por distribuir finalmente se cancela el saldo de la cuenta ganancias y prdidas acreditando la cuenta utilidad del ejercicio, cuando haya utilidad; o debitando la cuenta prdida del ejercicio, cuando haya prdida.

Utilidad neta - impuestos - reservas = utilidad del ejercicio.

Ajustes - clases. Se consideran dos clases de ajustes:

Ajustes ordinarios

Ajustes integrales por inflacin.

Ajustes - comprobante. Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboracin son los mismos del comprobante de diario. Por contener nicamente asientos de ajuste se le denomina comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes ordinarios o como ajustes por inflacin.

Ajustes - comprobante de cierre. Los saldos de las cuentas nominales sirven para determinar la utilidad o prdida del ejercicio. Una vez realizado este proceso, las cuentas nominales deben cancelarse para que al siguiente ejercicio pasen nicamente las cuentas reales o de balance. Los registros de diario efectuados al finalizar un periodo, para cancelar las cuentas nominales, se denominan asientos de cierre. Para ello se toman los datos de la columna resultado de la hoja de trabajo o los saldos del libro mayor correspondientes a este grupo de cuentas y se procede as:

Se acredita cada una de las cuentas de gastos y costos y se utiliza como contrapartida la cuenta de resultado.

Se debita cada una de las cuentas de ingresos y se utiliza como contrapartida la cuenta ganancias y prdidas.

En el sistema de inventario peridico debe cancelarse la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa (inventario inicial) e incorporar el inventario final; para ello se acredita el valor del inventario inicial y se debita el valor del inventario final; como contrapartida se utiliza, en ambos casos, la cuenta ganancias y prdidas.

Una vez efectuados los asientos de cierre, la cuenta ganancias y prdidas quedar con saldo dbito si los egresos han sido mayores que los ingresos, esto es cuando hay prdida; en caso contrario hay ganancia y la cuenta ganancias y prdidas quedar con saldo crdito. El saldo de esta cuenta debe ser igual al valor

de la utilidad o prdida registrada en la columna ganancias y prdidas de la hoja de trabajo.

Ajustes - comprobante de cierre - elaboracin. Este documento contiene los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales, los asientos para determinar los impuestos y las reservas y para distribuir utilidades del periodo.

Ajustes - comprobante de cierre - traslado a libros. En igual forma que el comprobante de ajustes, este comprobante se traslada a los libros diario, mayor y auxiliares, as:

A los libros auxiliares se trasladan los valores de la columna parciales

Al libro diario, el total de los dbitos y crditos de cada cuenta

Al libro mayor como un movimiento.

Ajustes ordinarios. Son los asientos que se realizan con frecuencia en una empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afecta las siguientes cuentas:

Caja

Bancos

Provisiones y deudas de difcil cobro inventario de mercancas

Depreciacin acumulada

Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

Ingresos recibidos por anticipado

Ingresos por cobrar

Costos y gastos por pagar

Provisiones para obligaciones laborales

Ajustes por inflacin a la disminucin del patrimonio. Las disminuciones del patrimonio, como las provenientes de la distribucin en efectivo de utilidades o excedentes de ejercicios anteriores, de la reduccin de reservas o capital, que hacan parte del patrimonio al comienzo del mismo y la readquisicin o amortizacin de aportes, deben ajustarse en el resultado que se obtenga de multiplicar dichos valores por el paag mensual acumulado. Se consideran como disminuciones del patrimonio los prstamos que realiza la sociedad a sus socios y accionistas, no sometidos al sistema de ajustes integrales, con excepcin de los otorgados por las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera. Para efectos del ajuste, la utilidad o prdida del ejercicio no se considera aumento o disminucin del patrimonio, en el respectivo ejercicio.

Ajustes por inflacin a los pasivos no monetarios. Los pasivos no monetarios registrados el ltimo da del ao o periodo, como pasivos en moneda extranjera, en UVR o pasivos para los cuales se haya pactado un reajuste, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del ao en la moneda para la cual fueron pactados; en la cotizacin de la UVR en la misma fecha; en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del contrato, o en el paag, segn el caso, registrando el ajuste como mayor valor del pasivo, cuando la diferencia sea positiva, y como contrapartida un dbito en una cuenta financieros.

Ajustes por inflacin al aumento del patrimonio. Los aumentos de patrimonio efectuados durante el ao que correspondan a incrementos reales en efectivo,

como aumentos del capital social, distintos de la capitalizacin de utilidades o reservas de ejercicios anteriores, se ajustarn con el resultado que se obtenga de multiplicar por el paag mensual acumulado entre el primer da del mes siguiente a aquel en el cual se efectu el aumento de capital o patrimonio y el 31 de diciembre del mismo ao.

Ajustes por inflacin al patrimonio. El patrimonio al comienzo de cada periodo debe ajustarse con base en el paag, salvo cuando dicho patrimonio sea negativo, en cuyo caso no se efecta este ajuste. Para contabilizar se registra con un dbito en la cuenta correccin monetaria y un crdito en una cuenta de revalorizacin de patrimonio, denominada ajustes por inflacin. Del patrimonio debe excluirse el valor neto correspondiente a los activos como crdito mercantil, know how, valorizaciones y dems intangibles que sean estimados o que no sean producto de una adquisicin efectiva.

Valor del ajuste = base del ajuste x paag anual

Ajustes por inflacin amortizacin de pasivos diferidos. Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. As como una empresa puede pagar por anticipado, tambin puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Este grupo de cuentas constituye un pasivo, porque en el momento de recibir el pago, el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de all que se llame pasivo diferido y se contabiliza en la cuenta ingresos recibidos por anticipado. Una caracterstica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo disminuyen y se convierten en cuenta de ingreso. Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso.

Ajustes por inflacin de activos fijos adquiridos. Para los activos adquiridos durante el ao: incluye las mejoras, adiciones, contribuciones por valorizacin efectuadas durante el mismo ao, se incrementarn con el resultado que se obtenga de multiplicar su costo por el paag mensual o por el paag mensual acumulado, como contrapartida se registrar un crdito en la cuenta correccin monetaria. La depreciacin se calcula sobre el costo ajustado. Para los activos enajenados durante el ao: su costo de adquisicin se incrementar con el resultado que se obtenga de multiplicar dicho costo por el paag mensual o el paag mensual acumulado, como contrapartida un crdito en la cuenta correccin monetaria.

Ajustes por inflacin de activos fijos posedos. Para los activos fijos posedos durante todo el ao: el costo del bien en el ltimo da del ao anterior, se incrementar con el resultado que se obtenga de multiplicarlo por el paag anual y como contrapartida se registrar un crdito en la cuenta correccin monetaria. Cuando se trata de bienes depreciables, agotables o amortizables, posedos desde el inicio del ejercicio, debe ajustarse por separado el valor bruto del activo y el valor de la depreciacin, agotamiento o amortizacin acumulada contable, al inicio del ejercicio. El ajuste a la depreciacin, agotamiento o amortizacin acumulada contable, al inicio del ejercicio, se registrar como un mayor valor de sta y como contrapartida un dbito en la cuenta correccin monetaria. El gasto por depreciacin, agotamiento o amortizacin contable, en el respectivo ao, se determina sobre el valor bruto del bien, una vez ajustado por el paag.

Ajustes por inflacin de costos y gastos por pagar. Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa; por ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta costos y gastos por pagar.

Ajustes por inflacin de depreciacin. La depreciacin es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida til. Puede estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida til o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendr el activo al final de su vida til.

Ajustes por inflacin de ingresos por cobrar. Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de activos denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

Ajustes por inflacin de inventario permanente. Al comparar el valor total del inventario fsico de mercancas con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:

Inventario fsico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancas: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa y acreditando la

cuenta de costo de ventas; porque esto ocurre, generalmente, por un mal registro en libros.

Inventario fsico menor que el valor en libros de la cuenta de mercancas: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa y debitando la cuenta segn la razn que haya ocasionado el faltante, as:

Porque las mercancas perdieron su peso en forma natural, ya sea por deshidratacin, evaporacin o algn caso fortuito. Este valor representa un gasto o prdida para la empresa; por tanto, puede debitarse la cuenta de costo de ventas que corresponda.

Prdida de mercancas por irresponsabilidad del almacenista: en este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.

Ajustes por inflacin de los ingresos, costos y gastos. Se deben ajustar los ingresos, costos y gastos del periodo utilizando como factor el paag. Como contrapartida a las cuentas de ingreso se deber registrar un dbito a la cuenta correccin monetaria y como contrapartida a las cuentas de costos y gastos un crdito en la cuenta correccin monetaria. Para efectos fiscales los ingresos exentos o no constitutivos de renta, as como los costos y gastos no deducibles no sern objeto de los ajustes por inflacin, al igual que los ingresos, costos y gastos que no se llevan directamente a las cuentas de resultado o que tengan una forma particular de ajuste, diferentes del saldo de la cuenta correccin monetaria.

Ajuste a los gastos: Los gastos deben ajustarse incrementndolos con el resultado que se obtenga de multiplicarlos por el paag.

Ajuste de costo de ventas: Los costos deben ajustarse incrementndolos con el resultado que se obtenga de multiplicarlos por el paag.

Ajustes por inflacin - efectos contables y fiscales. De los ajustes por inflacin se derivan los siguientes efectos:

Activos monetarios: Son aquellos que mantienen el mismo valor por no tener ajustes pactados y por cuanto no adquieren mayor valor nominal por efecto del demrito del valor adquisitivo de la moneda.

Activos no monetarios: Son aquellos que son susceptibles de adquirir un mayor valor nominal por efecto de la prdida del valor adquisitivo de la moneda, como inventarios de mercancas para la venta. Estas cuentas son objeto de ajustes por inflacin:

Pasivos monetarios: son aquellos que mantienen su valor por cuanto no tienen ajustes pactados, ni adquieren mayor valor nominal por efecto de la prdida del valor adquisitivo de la moneda, en consecuencia estas partidas no se ajustan por inflacin.

Pasivos no monetarios: son aquellos susceptibles de adquirir un mayor valor nominal por efecto de la prdida del poder adquisitivo de la moneda, tales como las deudas representadas en moneda extranjera, y aquellas con pacto de reajuste. Estas cuentas son objeto de ajuste por inflacin:

Cuentas del patrimonio: no se ajustan las partidas del patrimonio que correspondan a utilidades del ejercicio, los rubros de supervit por valorizaciones, y al supervit que resulte de los intangibles estimados, como el know how y el crdito mercantil, por estar expresamente excluidos.

Cuentas de orden: al finalizar cada mes o cada ao, deben ajustarse las cuentas de orden no monetarias, representadas por valores susceptibles de adquirir un mayor valor por la prdida del poder adquisitivo de la moneda.

Ajustes por inflacin - ndices. Los ndices utilizados para el ajustes son los siguientes:

Paag (ipc.): Se entiende por paag el porcentaje de ajuste del ao gravable equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios al consumidor para ingresos medios elaborado por el Dane.

Paag anual: Es el porcentaje de ajuste del ao gravable entre el 1 de diciembre del ao inmediatamente anterior y el 30 de noviembre del respectivo ao.

Paag mensual acumulado: Es el paag registrado entre el primer da del mes en el cual se realiz el hecho econmico y el ltimo da del mes inmediatamente anterior a la fecha a la cual se est calculando el ajuste.

Paag mensual: Es el porcentaje de ajuste del mes, equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios al consumidor para ingresos medios, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto del ajuste, elaborado por el Dane.

Tasa de cambio: Los valores representados en moneda extranjera como divisas, ttulos, derechos, depsitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre. La tasa de cambio a utilizar ser la representativa del mercado fijada por la Superintendencia Financiera.

Cotizacin de la UVR: Los valores expresados en UVR se ajustarn con base en su valor al final del mes o del ao respectivo.

Pacto de reajuste: Cuando los ttulos, los derechos o las inversiones y las deudas tengan un pacto de reajuste, deben ajustarse por el valor del porcentaje pactado.

Ajustes por inflacin - contabilizacin - base contable. Los valores base para los ajustes por inflacin, sern los registrados en la contabilidad a 31 de diciembre de 1991 (costo histrico) y el costo ajustado para los aos siguientes.

Activos en moneda extranjera o posedos en el exterior el valor del ajuste es igual al valor del activo expresado segn tasa de cambio, menos el valor del activo segn libros.

Activos en UVR o con pacto de reajuste: cuando el valor del activo se encuentre expresado en UVR o cuando sobre los mismos se haya pactado un reajuste de su valor, se ajustar con base en la UVR o en el porcentaje de ajuste pactado, registrando la diferencia.

Activos movibles y otros inventarios: los activos representados en mercancas, materiales y suministros, papelera, repuestos y otros, debern ajustarse por el paag mensual o anual

Ajustes por inflacin - cuentas utilizadas. Las empresas que estn obligadas a aplicar el sistema de ajustes integrales por inflacin deben incluir en su plan de cuentas, una cuenta de activo denominada cargo por correccin monetaria diferida, una cuenta de pasivo denominada crdito por correccin monetaria diferida, una cuenta de patrimonio denominada ajustes por inflacin y una cuenta de resultado denominada correccin monetaria.

Ajustes por inflacin - paag. Actualmente existe un desequilibrio entre el valor real de los ingresos y bienes del contribuyente y los valores nominales que la ley toma en cuenta para determinar las bases gravables y calcular el valor del impuesto; este desequilibrio se hace ms notorio a medida que aumenta la inflacin. El objetivo del sistema de ajustes por inflacin es proporcionar una informacin contable, econmica y financiera ajustada a la realidad, mostrando los estados financieros con cifras actualizadas y no a valores histricos que le permitan al ente econmico conocer su situacin para trazar los planes y proyectos en la empresa. En materia tributaria permite determinar el impuesto sobre la renta y complementarios sobre bases ms reales. El sistema general de ajustes por inflacin se aplica a los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios obligados a llevar libros de contabilidad, con excepcin de las personas naturales y sucesiones ilquidas que cumplan con los requisitos para pertenecer al rgimen simplificado del impuesto sobre las ventas, an cuando no sean responsables de dicho impuesto.

Ajustes por inflacin para amortizacin de activos diferidos. Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlos en

un periodo futuro y los servicios pagados en forma anticipada, contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelera, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organizacin, instalacin, montaje y puesta en marcha. Una caracterstica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen, convirtindose en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido. Deben contabilizarse hasta que el beneficio econmico est consumido parcial o totalmente.

Ajustes por inflacin para obligaciones laborales. Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los clculos y asientos de ajuste por este concepto. El procedimiento es el siguiente:

Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador. Se compara el valor total de la liquidacin de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros.

Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, segn aumente o disminuya la provisin, utilizando como contrapartida la cuenta de gastos.

Al cierre del periodo contable deben consolidarse las prestaciones sociales, con un dbito en la cuenta para obligaciones laborales y un crdito en la cuenta de prestaciones sociales consolidadas correspondientes.

Ajustes por inflacin - porcentajes integrales. Consiste en determinar la composicin porcentual de cada cuenta del activo, pasivo y patrimonio, tomando como base el valor del activo total y el porcentaje que representa cada elemento del estado de resultados o de ganancias y prdidas a partir del valor de las ventas netas. Porcentaje integral = (valor parcial x 100) / valor base.

Ajustes por inflacin - sistemas. Existen dos sistemas de ajustes por inflacin:

Ajuste anual: Se registra en libros al final del ejercicio, con fecha 31 de diciembre. El valor del ajuste se obtiene de aplicar el paag anual o paag mensual acumulado.

Ajuste mensual: Se registra en libros al final de cada mes. El valor del ajuste se obtiene de aplicar el paag mensual.

Ajustes por inflacin - vida til. Es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuir a la generacin de ingresos. Para su determinacin es necesario considerar la vida til legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida til tcnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fbrica, la obsolescencia por avances tecnolgicos, el deterioro por el uso y el tiempo. La depreciacin de inmuebles (edificios, almacenes, bodegas y bienes races en general) deber calcularse excluyendo el valor del terreno respectivo ya que los terrenos se contabilizan en cuenta separada y no son depreciables. Quienes estn obligados a realizar ajustes por inflacin, deben determinar la depreciacin sobre el bien, una vez ajustado por el paag.

Amortizacin de activos (depreciacin). La depreciacin es el reconocimiento racional y sistemtico del costo de los bienes, distribuido durante su vida til estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposicin de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente pblico. Su distribucin debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los siguientes mtodos: lnea recta, suma de los dgitos de los aos, saldos decrecientes, nmero de unidades producidas o nmero de horas de funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor tcnico, que debe revelarse en las notas a los estados contables.

Amortizaciones. La reduccin del valor en libros de una partida de activo fijo, como depreciacin, agotamiento o la extincin gradual en libros de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada, acreditndola directamente o utilizando una cuenta de valuacin, tales como mejoras en propiedad ajena, estudios y proyectos, patentes, concesiones, programas de computacin, etc. Ver tambin: activo fijo; activo fijo intangible; activo fijo tangible; activo y activo propio.

Anlisis financiero. Consiste en recopilar los estados financieros estticos (como el balance general) y dinmicos (como el estado de ganancias y prdidas) para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada

uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa. El anlisis financiero permite determinar la conveniencia de invertir o conceder crditos al negocio; as mismo, determinar la eficiencia de la administracin de una empresa. La interpretacin de los datos obtenidos, mediante el anlisis financiero, permite a la gerencia medir el progreso al comparar los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados; adems informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad, y su fortaleza o debilidad financiera; esto facilita el anlisis de la situacin econmica de la empresa para la toma de decisiones.

Anlisis financiero - mtodo de anlisis horizontal. Es un procedimiento que consiste en comparar estados financieros homogneos en dos o ms periodos consecutivos para determinar los aumentos y las disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Este anlisis es de gran importancia para la empresa, porque mediante l se informan los cambios en las actividades y los resultados. Se toman dos estados financieros de la misma empresa, de dos periodos consecutivos, balance general o estado de ganancias y prdidas, preparados en la misma forma. Bajo la razn social, el anlisis horizontal se presenta en las siguientes columnas:

Nombres de las cuentas correspondientes al estado financiero que se analiza, ordenados segn el catlogo de cuentas de la empresa, sin incluir las cuentas de valorizacin, cuando se trate de balance. Frente a cada nombre, en dos columnas, se registran los valores de cada cuenta en las dos fechas que se van a comparar.

Una columna para aumentos o disminuciones, que indica la diferencia entre las cifras registradas en los dos periodos.

Una columna adicional para registrar los aumentos y las disminuciones en porcentajes.

Una columna para registrar las variaciones en trminos de razones, para lo cual se toman los datos absolutos de los estados financieros comparados y se dividen los valores del ao ms reciente entre los valores del ao anterior.

Al observar los datos obtenidos se deduce que cuando la razn es inferior a 1, hubo disminucin; cuando es superior, hubo aumento. Han sido positivos o desfavorables; as mismo, permite definir cules merecen mayor atencin por ser cambios significativos en la marcha del negocio. A diferencia del anlisis vertical que es esttico, porque analiza y compara datos de un solo periodo, este procedimiento es dinmico, porque relaciona los cambios financieros presentados en aumentos y disminuciones, de un periodo a otro. Este procedimiento tiene la ventaja de mostrar las variaciones en cifras absolutas, en porcentajes o en razones, lo cual permite observar ampliamente los cambios presentados para su estudio, interpretacin y toma de decisiones.

Anlisis financiero - mtodo de anlisis vertical. Se emplea para analizar estados financieros como el balance general y el estado de resultados o de ganancias y prdidas o estado de ingresos y egresos, al comparar cifras en forma vertical. Para efectuar el anlisis vertical hay dos procedimientos:

Procedimiento de porcentajes integrales

Razones financieras

Anticresis. Contrato por el que se otorga un inmueble en usufructo hasta la cancelacin de una deuda. Arrendamiento financiero o Leasing. Es un contrato de arrendamiento financiero a travs del cual una sociedad arrendadora adquiere, por orden de un arrendatario un bien o serie de bienes y se los entrega a ttulo de arrendamiento, con la contraprestacin de una remuneracin llamada "canon de arrendamiento", otorgndole al vencimiento del contrato la posibilidad de ejercer la opcin de adquisicin. Entindase por operacin de arrendamiento financiero la entrega a titulo de arrendamiento de bienes adquiridos para el efecto, financiando su uso y goce a cambio del pago de cnones que recibir durante un plazo determinado, pactndose para el arrendatario la facultad de ejercer al final del periodo una opcin de adquisicin. En consecuencia, el bien deber ser de propiedad de la compaa arrendadora, derecho de dominio que conservar hasta tanto el arrendatario ejerza la opcin de compra. As mismo, debe entenderse que el costo del activo dado en arrendamiento se amortizar durante el trmino de duracin del contrato, generando la respectiva utilidad (Art. 2 Decreto 913 de 1993). Arrendamiento operativo. Es un contrato de arrendamiento financiero sin opcin de adquisicin, en el cual el propietario del activo cede el derecho de uso y goce al

arrendatario, a cambio de un pago de cnones de arrendamiento en un tiempo determinado. Arrendatario. Es la persona natural o jurdica que toma en arriendo los activos y que contribuyen al proceso de produccin o desarrollo de su negocio. Asientos contables. Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.

Asientos - tipos. Existen dos tipos de asientos:

Asiento simple: Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un dbito y a un crdito.

Asiento compuesto: Cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms cuentas deudoras y una acreedora.

Auditora. Es el examen objetivo y sistemtico de las operaciones financieras y administrativas de una entidad, practicado con posterioridad a la ejecucin y para su evaluacin / Revisin, anlisis y examen peridico que se efecta a los libros de contabilidad sistemas y mecanismos administrativos as como los mtodos de control interno de una entidad administrativa, con el objeto de determinar opiniones con respecto a su funcionamiento.

Auditora de resultado de programas. Examen para verificar si las actividades de las dependencias y entidades del sector pblico se realizaron con oportunidad para el logro de los objetivos y metas programadas en relacin con el avance del ejercicio presupuestario.

Auditora financiera. Examen y comprobacin de las operaciones, los registros, los informes y los estados financieros de una entidad, correspondientes a determinado periodo, la determinacin de las disposiciones legales, polticas y otras normas aplicables, y la revisin y evaluacin del control interno establecido. /Revisin, anlisis y examen de las transacciones, operaciones y requisitos

financieros de una entidad con objeto de determinar si la informacin financiera que se produce es confiable, oportuna y til.

Auditora integral. Revisin global de las actividades financieras, contables y administrativas que realizan las dependencias y entidades de la administracin pblica federal, que incluye Auditora financiera, operacional, de resultados de programas y de legalidad. Ver tambin: control; control contable; control externo; control de gestin; control interno; control posterior; control presupuestario; control de regularidad.

Auditora operacional. Revisin y evaluacin parcial o total de las operaciones y los procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la direccin a eliminar las deficiencias por medio de la recomendacin de medidas correctivas.

Auditora presupuestaria. Proceso de examen y revisin en detalle de las actividades de gobierno para verificar la eficiencia, honestidad y legalidad con que se emplean los recursos del Estado.

Balance de comprobacin o balance de prueba. A esta seccin se trasladan los saldos de las cuentas del libro mayor, antes de llevarse a cabo los ajustes del periodo contable. Los valores se registran a rengln seguido, al debe o al haber de acuerdo con el saldo que tenga cada cuenta; en condiciones normales en el debe se registran las cuentas de activo, gastos y costos, y en el haber se registran los saldos de las cuentas que representan disminucin del activo, las cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos. Los totales de las columnas dbitos y crditos deben dar sumas iguales.

Balance general. Es un estado financiero bsico que informa en una fecha determinada la situacin financiera de la empresa, al presentar en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su patrimonio, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el balance slo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares los datos pueden trasladarse directamente de la columna balance general de la hoja de trabajo. El balance general debe elaborarse por lo menos una vez al ao y con fecha 31 de diciembre, firmado por los responsables: contador, revisor y gerente. Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.

Balance general clasificado. Para que muestre en forma ms clara y detallada la situacin financiera de la empresa, pueden hacerse subclasificaciones, dentro de cada grupo de cuentas que conforman el balance; a ste se le llama balance general clasificado. Esta forma de presentacin permite hacer un buen anlisis financiero. El activo de una empresa se clasifica de acuerdo con su grado de disponibilidad, o sea, la facilidad o rapidez para ser convertido en efectivo, en un periodo determinado. El pasivo se clasifica en razn de la exigibilidad, o sea, el plazo que tiene la empresa para pagar sus deudas.

Balance general clasificado - activo. La subclasificacin se presenta as:

Activo corriente: se incluyen los grupos: disponible, inventarios y la parte corriente de inversiones y deudores.

Activo no corriente: inversiones y deudores a largo plazo, o sea, la porcin no corriente.

Propiedades, planta y equipo: terrenos, construcciones en curso, construcciones y edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina, flota y equipo de transporte, adems de las depreciaciones.

Intangibles: crdito mercantil, marcas, patentes, know how, licencias y amortizacin acumulada.

Diferidos: comprende gastos pagados por anticipado y cargos diferidos.

Otros activos: bienes de arte y cultura, y diversos.

Valorizaciones: de inversiones, propiedades, planta y equipo y de otros activos.

Balance general clasificado - pasivo y patrimonio. El pasivo se clasifica as:

Pasivo corriente: se incluyen los grupos: impuestos, gravmenes y tasas, pasivos estimados y provisiones, adems de la parte corriente de obligaciones financieras, proveedores, cuentas por pagar y obligaciones laborales.

Pasivo a largo plazo: obligaciones financieras, proveedores, cuentas por pagar y obligaciones laborales a largo plazo, o sea, la porcin no corriente.

Diferidos: ingresos recibidos por anticipado y abonos diferidos.

Otros pasivos: anticipos y avances recibidos y diversos.

El patrimonio: se clasifica as:

Capital social

Supervit de capital

Reservas

Revalorizacin del patrimonio

Dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de inters social.

Resultados de ejercicios anteriores

Supervit por valorizaciones

Balance general - formas de presentacin. El balance general puede presentarse en dos formas:

En forma horizontal o de cuenta: se presentan al lado izquierdo las cuentas de activo (por tener saldo dbito), al lado derecho las cuentas de pasivo y patrimonio (por tener saldo crdito). Este modelo de presentacin se basa en el esquema de la ecuacin patrimonial.

En forma vertical o de reporte: se caracteriza porque en la parte superior se presentan las cuentas de activo, enseguida las de pasivo y, por ltimo, en la misma columna, las cuentas de patrimonio.

Balance general - partes. Las siguientes son las partes del balance general:

Encabezamiento: formado con el nombre o la razn social de la empresa, el nombre del documento y la fecha de elaboracin.

Cuerpo o contenido: el balance general, lo mismo que el inventario, debe reflejar en su contenido la ecuacin patrimonial; por ello, en el cuerpo de un balance se incluyen nicamente las cuentas reales y se presentan clasificadas bajo tres ttulos, as: en primer lugar, el nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de activo; en segundo lugar, nombre y valor detallado de las cuentas de pasivo; por ltimo, las cuentas de patrimonio. Las cuentas se presentan con su valor bruto y su valor neto. En los valores totales debe comprobarse la ecuacin patrimonial.

Firmas: debe llevar las firmas de los responsables de su elaboracin, revisin y aprobacin: el contador, el revisor y el gerente. En el caso de las sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera, el contador y el revisor deben ser contadores pblicos con matrcula profesional vigente.

Notas a los estados financieros: como parte integral de los estados financieros deben presentarse las notas que amplan la informacin sobre las polticas y el sistema contable, adems del manejo y detalle de cuentas principales y auxiliares reportadas.

Bienes financieros (inversiones de renta fija). Representa el monto de la inversin, en moneda legal o extranjera, en ttulos valores o documentos financieros, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado por las condiciones contractuales.

Bienes financieros (inversiones de renta variable). Representa el valor invertido, en moneda nacional o extranjera, en ttulos cuya rentabilidad est determinada en funcin de la participacin de las utilidades del ente emisor o patrimonio autnomo.

Catlogo de cuentas - cuentas de orden. Pertenecen a las cuentas nominales, de resultado o transitorias. Agrupan tanto los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden afectar la estructura financiera de la empresa, como las cuentas que sirven para efectos de control interno o informacin general, adems de las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias. Cuentas de orden deudoras: Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de activo; por tanto su saldo es dbito. Ejemplo: bienes y valores entregados en custodia o en garanta.

Cuentas de orden acreedoras: Estn constituidas por los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociacin. stas se manejan como cuentas de pasivo, por lo cual su saldo es crdito. Ejemplo: bienes y valores recibidos en custodia o en garanta.

Catlogo de cuentas - cuentas de pasivo. Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el haber; disminuyen y se cancelan en el debe, y por lo general su saldo es crdito. Por ejemplo, la empresa tiene una deuda por $350,000 valor que

constituye el primer registro en el haber de proveedores nacionales; otra deuda por $500,000 representa un aumento de la deuda. Esto es, otro registro crdito que sumado al anterior da un movimiento crdito por $850,000. Al cancelar la primera deuda, por $350,000 proveedores se debita por este valor, porque constituye una disminucin del pasivo. Para calcular el saldo de la cuenta de pasivo se establece la diferencia entre crditos y dbitos, o sea: $850,000 $350,000 = $500,000. Como son mayores los crditos, el saldo es crdito. A la clase de cuentas de pasivo pertenecen: obligaciones con bancos nacionales, proveedores nacionales, salarios por pagar, y otras que usted aprender a manejar con el Plan nico de Cuentas. Catlogo de cuentas - cuentas de patrimonio. Su movimiento es igual al de las cuentas del pasivo. Por ejemplo, para constituir una empresa, tres socios aportan $1,000,000, $2,000,000 y $4,000,000 respectivamente. Al contabilizar estos aportes, se registran en el haber por ser un aumento del patrimonio. El socio que aport $1,000,000 se retira; por ser una disminucin del patrimonio, el valor se registra en el debe. Para calcular el saldo en una cuenta de patrimonio se establece la diferencia entre crditos y dbitos, as: $7,000,000 - $1,000,000= $6,000,000. Por ser mayores los crditos, el saldo es crdito. Catlogo de cuentas - cuentas de resultado o transitorias. Las cuentas nominales son llamadas tambin de resultado, porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. Comprende las cuentas del estado de ganancias y prdidas: de ingresos, gastos, costo de ventas, y costo de produccin o de operacin. Catlogo de cuentas - cuentas reales o de balance. Estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de activo, pasivo o patrimonio. Catlogo de cuentas - Estructura. El plan est estructurado sobre la base de los siguientes niveles: Clase: el primer dgito Grupo: los dos primeros dgitos Cuenta: los cuatro primeros dgitos Subcuenta: los seis primeros dgitos Auxiliares: con siete o ms dgitos Las clases que identifican el primer dgito son:

Clase 1 activo Clase 2 pasivo Clase 3 patrimonio Clase 4 ingresos Clase 5 gastos Clase 6 costo de ventas Clase 7 costos de produccin o de operacin Clase 8 cuentas de orden deudoras Clase 9 cuentas de orden acreedoras Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general.

Las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o prdidas o estado de resultados.

Las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

Catlogo de cuentas - gastos. Una empresa debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una prdida, porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios pblicos y otros. Catlogo de cuentas - ingresos. Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. Catlogo de cuentas - la partida doble. Al examinar cualquier operacin mercantil y recordar el manejo de las cuentas, se descubrir que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas: una que se debita y otra que se acredita. Ejemplo 1: venta al contado de un terreno por $7'400,000. Al vender al contado se recibe dinero, significa que caja, cuenta de activo, aumenta; por ello, se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta terrenos, que tambin es de activo, disminuye; por tanto, se acredita. Ejemplo 2: compra de

mercancas a crdito por $900,000. La cuenta de costo de mercancas aumenta, debitndose. Al recibir la mercanca debe pagarse ese valor, pero la mercanca es comprada a crdito, por lo que las deudas aumentan, luego la cuenta de pasivo, nacionales se acredita. Los ejercicios anteriores ayudan a deducir el principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad moderna (introducido por Fray Lucas Paciolo), segn el cual si se debita una cuenta por un valor deben acreditarse otra u otras por igual valor, lo que significa que en cualquier asiento contable, la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los crditos. Catlogo de cuentas - pasivo. Representa las obligaciones contradas por la empresa, para su cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago. Existe una deuda con un beneficiario cierto. Catlogo de cuentas - patrimonio. Es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueo o dueos para constituir la empresa, y adems incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueos de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de pasivo. Ciclo contable. Es el proceso ordenado y sistemtico de registros contables, desde la elaboracin de comprobantes de contabilidad y el registro en libros, hasta la preparacin de estados financieros. Ciclo contable - partes. Consta de las siguientes partes: Apertura: Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueo o socios registrados en el inventario general inicial, con el cual se elaboran el balance general inicial y el comprobante de apertura, que sirve para abrir los libros principales y auxiliares. Movimiento: Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte, el cual permite su registro en el comprobante diario, el traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad. De acuerdo con sus necesidades, el registro del movimiento operativo de la empresa se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba. Cierre: En esta etapa se elabora lo siguiente: Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.

Hoja de trabajo: Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros: balance general y estado de resultado o de ganancias y prdidas. Comerciantes. Son las personas que profesionalmente se ocupan en algunas de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad del comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona. Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos: Cuando se halle inscrita en el registro mercantil Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto Cuando se anuncia al pblico por cualquier medio. Comerciantes - obligaciones. Para ejercer su labor deben cumplir con las siguientes obligaciones: Matricularse en el registro mercantil Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems documentos relacionados con sus negocios o actividades; Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal . Comerciantes - Trmites legales. Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cmara de Comercio, deben tramitar los siguientes documentos para tener derecho a ejercer el comercio de acuerdo con las normas del municipio. Cada municipio tiene facultades para determinar los trmites y requisitos que legalizan el funcionamiento de un negocio. Para esto, los comerciantes deben acreditar los documentos expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de la empresa. Los documentos son los siguientes: Copia del registro mercantil expedido por la Cmara de Comercio. Copia de la matrcula de Industria y Comercio expedido por la Tesorera Municipal. Paz y salvo de la Tesorera Municipal por el pago de impuestos municipales.

De acuerdo con su actividad, algunos negocios se requieren tramitar: Patente de sanidad expedida por el servicio de salud pblica. Certificado del Cuerpo de Bomberos. Certificados expedidos por las oficinas de planeacin municipal y de obras pblicas, de acuerdo con la actividad o el objeto social del comerciante. Paz y salvo de Sayco y Acinpro, cuando se emita msica o videos en sitios pblicos. Comprobacin de saldos. Al terminar de registrar los asientos contables, debe comprobarse la aplicacin de la partida doble. Para ello se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta T. Al final se suman los dbitos y los crditos, valores que deben ser iguales. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales o de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares. El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario y el balance inicial para comenzar un nuevo ciclo contable. Conciliacin bancaria - ajustes a la cuenta bancos. Para hacer este ajuste es necesario realizar una conciliacin, o sea, comparar el saldo del libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario. Conciliacin bancaria - diferencias. Al conciliar cada cuenta bancaria se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias ms frecuentes son: Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la entidad bancaria, como por ejemplo, cheques pendientes de cobro. En estos casos la empresa no realiza ajustes porque cada una de estas operaciones ya fue registrada en la fecha en que se efectu. Valores registrados por la entidad bancaria y no por la empresa: en este caso la empresa debe realizar ajustes, as: Por notas dbito: el banco enva notas dbito por concepto de cheques devueltos, costos de chequeras y gastos de administracin, entre otros, Estos valores disminuyen el saldo de la cuenta bancos; por tanto se acredita, y se debita la cuenta que corresponda segn el caso. Por notas crdito: el banco enva notas crdito por concepto de prstamos abonados en cuenta corriente, o por consignaciones de clientes, entre otros. Estos valores aumentan el saldo de bancos, por lo cual se debita; se acredita la cuenta que corresponda, segn el caso.

Errores en libros al registrar el valor de una consignacin: por este concepto se presentan dos casos: Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignacin, se debita bancos por el menor valor registrado. Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la consignacin, se acredita en bancos por el mayor valor registrado. Conciliacin bancaria - modelos. Despus de verificar el movimiento de cada cuenta corriente con el extracto bancario, se procede a elaborar conciliacin, de acuerdo con los siguientes modelos: Modelo 1: parte del saldo en libros, para llegar al valor del extracto bancario. Modelo 2: parte del saldo del extracto bancario, para llegar al saldo segn libros. Contabilidad bancaria. Registra las operaciones de los bancos o las corporaciones de ahorro y crdito, como depsitos en cuenta corriente y en cuenta de ahorros, liquidacin de intereses, giros, remesas, comisiones, crditos y otros servicios bancarios. Contabilidad - campo de accin. El campo de accin de la contabilidad es tan amplio, como las actividades del quehacer humano. La contabilidad, segn el tipo de empresa en la que se aplique, puede ser: oficial, de servicios, comercial y de manufacturas (o costos). Contabilidad comercial. Registra y controla las actividades que giran alrededor de la compraventa de mercancas en las empresas comerciales. Contabilidad - definicin. La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento econmico y financiero, lo cual permite tomar decisiones que llevan a un manejo ptimo del negocio. Contabilidad es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. Contabilidad de servicios. Registra las actividades econmicas desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestacin de servicios. Las conocidas como contabilidad bancaria, hotelera, de seguros, se aplican o comprenden el grupo de servicios.

Contabilidad de costos. Registra las operaciones econmicas que determinan el costo de los productos semielaborados y terminados en las empresas industriales.

Contabilidad - Objetivos. Los objetivos que debe cumplir la contabilidad en una empresa son: Obtener en cualquier momento informacin ordenada y sistemtica sobre el desenvolvimiento econmico y financiero de la empresa. Establecer en trminos monetarios la cuanta de los bienes, las deudas y el patrimonio que posee la empresa. Llevar un control de los ingresos y egresos. Facilitar la planeacin, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operacin mercantil, sino que permite prever situaciones futuras. Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable. Servir de fuente fidedigna de informacin ante terceros (proveedores, bancos y estado). Contabilidad oficial. Proporciona los mecanismos para registrar las actividades econmicas de las empresas estatales y se rige por las normas que para el efecto expida su organismo rector, la Contadura General de la Nacin. Contabilidad pblica - mbito de aplicacin. El plan general de contabilidad pblica ser aplicado por todos los entes pblicos. Se entiende como tales, aquellos que presenten cualquiera de las siguientes situaciones, en desarrollo de su actividad administrativa o cometido estatal. Origen. Su creacin, autorizacin o transformacin est prevista en la Constitucin Poltica, o en disposiciones legales. Actividad. Su funcin administrativa o cometido estatal se encamina a satisfacer intereses de la comunidad, mediante la produccin de bienes o la prestacin de servicios individuales o colectivos. Ausencia de nimo de lucro. Cualquiera que sea la finalidad, sus resultados tienen como propsito la distribucin del ingreso y la riqueza nacional. Fondos pblicos. Para desarrollar su actividad se provee de fondos pblicos, obtenidos de ingresos fiscales, recursos parafiscales, venta de bienes, prestacin de servicios, transferencias o aportes de capital. Sistema presupuestal. Su actividad se desarrolla bajo el contexto de un rgimen presupuestal limitativo y vinculante. Sujetos a control fiscal. Por mandato constitucional, su control incluye aspectos financieros, de gestin y de resultados.

Rgimen legal propio. Su actividad se encuentra enmarcada en el mbito del ordenamiento jurdico pblico. Contabilidad pblica - concepto. La contabilidad pblica es una rama especializada de la contabilidad que permite desarrollar los diversos procesos de medicin, informacin y control en la actividad econmica de la administracin pblica. Es con base en la contabilidad pblica que los hechos econmicos en los cuales intervienen los entes pblicos quedan registrados en cuentas, de tal forma que en todo momento puede conocerse el estado de los derechos y las obligaciones, as como el grado de recaudo de los distintos ingresos tributarios, las inversiones, los costos y gastos inherentes al proceso econmico, financiero, social, ambiental y presupuestal, efectuados en desarrollo de la funcin administrativa o cometido estatal. Contabilidad pblica - fines. Son los siguientes: Fines de gestin: en procura de satisfacer las necesidades de los usuarios permite la toma de decisiones de ndole financiera, administrativa, de planificacin y de presupuesto. Fines de control: facilita el ejercicio del control interno y externo de la administracin pblica, para asegurar la utilidad, oportunidad, eficiencia, eficacia y confiabilidad de la informacin y sus registros, estableciendo controles de legalidad, financiero, gestin y resultados. Fines de anlisis y divulgacin: posibilita el desarrollo de propsitos de investigacin y asesora, de conformidad con los requerimientos de los usuarios de la informacin contable pblica. Contabilizacin de factura de venta a crdito. De acuerdo con su organizacin contable, el vendedor elabora la factura en original y tres copias, as: original para cartera; una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Contabilizacin de factura de venta al contado. Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercanca no est gravada, si est gravada tambin se acredita la cuenta impuesto sobre las ventas por pagar. Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercanca no est gravada; si est gravada se debita adems impuestos sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja. Contabilizacin en la venta con tarjeta de crdito. Cuando la empresa vende bienes o servicios con tarjeta de crdito se considera venta de contado, porque el comprobante firmado por el tarjetahabiente se consigna, utilizando el formato especial que el banco ha diseado para este servicio. El proceso es el siguiente: el vendedor recibe la tarjeta de crdito de su cliente, la pasa por la mquina impresora con el comprobante de venta y luego lo diligencia con los datos de la factura de venta. Como el banco cobra una comisin por el servicio, sta

constituye un gasto financiero para la empresa, cuyo soporte es el comprobante de venta. Nota: las empresas que disponen de datfono para registrar sus ventas con tarjeta de crdito, contabilizan la transaccin con un solo asiento: debitan las cuentas bancos, anticipo de impuestos y financieros, y acreditan las cuentas comercio al por mayor y al por menor e IVA por pagar. Contabilizacin para el usuario o tarjetahabiente. Al pagar los bienes o servicios con tarjeta de crdito, el comprador, adems de la copia de la factura, recibe la copia del comprobante de pago con tarjeta de crdito. De acuerdo con el contrato suscrito con la entidad financiera, el comprador adeuda el valor de la factura, no al comerciante, sino al banco o entidad financiera que expide la tarjeta. Contrato de trabajo. Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continuada dependencia o subordinacin de la segunda y mediante remuneracin. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera se denomina empleador, y la remuneracin constituye cualquiera que sea su forma de salario. Contrato de trabajo - duracin. El contrato de trabajo puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realizacin de una obra o labor determinada, por tiempo indefinido, o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio Contrato de trabajo - elementos. Para que haya contrato de trabajo se requiere tres elementos esenciales: Actividad personal del trabajador Subordinacin del trabajador hacia el empleador Salario como retribucin del servicio Contrato de trabajo - indemnizacin. Cuando sin justa causa el empleador da por terminado el contrato de trabajo a trmino indefinido, est obligado a pagar una indemnizacin de acuerdo con el tiempo laborado, as: Menos de un ao: 45 das de salario. Ms de un ao y menos de 5: 45 das por el primer ao y 15 das adicionales para cada ao subsiguiente y proporcionalmente por fraccin. En los contratos a trmino fijo, el valor de la indemnizacin a cargo del empleador ser equivalente al valor de los salarios correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo estipulado del contrato; o el del lapso determinado por la duracin de la obra contratada, en este caso la indemnizacin no ser inferior a 15 das. Si es el trabajador quien da por terminado intempestivamente el contrato, deber pagar al empleador una indemnizacin equivalente a 30 das de salario. El

empleador podr descontar el monto de esta indemnizacin de lo que adeude al trabajador por prestaciones sociales. En caso de efectuar el descuento, depositar ante el juez el valor correspondiente mientras la justicia decida. Contrato de trabajo - liquidacin. Al terminar un contrato de trabajo, la empresa debe reconocer a favor del trabajador los salarios y las prestaciones sociales a que tenga derecho, de acuerdo con la legislacin vigente. Cuando el contrato se da por terminado sin justa causa, debe pagarse adems de 105 salarios y prestaciones sociales, la indemnizacin correspondiente de acuerdo con el tiempo laborado. Contrato de trabajo - terminacin. El contrato de trabajo termina por alguna de las siguientes causas: Por muerte del trabajador Por mutuo consentimiento Por expiracin del plazo fijado pactado Por terminacin de la obra o labor contratada Por liquidacin o clausura definitiva de la empresa o establecimiento Por suspensin de actividades por parte del empleador durante ms de 120 das Por sentencia ejecutoriada Por decisin unilateral por parte del empleador o por parte del trabajador Por no reintegro del trabajador a su empleo, ocasionando la aparicin de la causa de suspensin del contrato Contrato de trabajo - trabajo extra. Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede de la jornada mxima legal. Contrato de trabajo - trabajo extra y suplementario. En ningn caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrn exceder de dos horas diarias y doce semanales. Cuando la jornada de trabajo se ample por acuerdo entre empleadores y trabajadores a diez horas diarias, no se podr en el mismo da laborar horas extras. Para el descanso en da sbado pueden repartirse las 48 horas semanales de trabajo ampliando la jornada ordinaria hasta por dos horas, por acuerdo entre las partes pero con el fin exclusivo de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el sbado. Esta ampliacin no constituye trabajo suplementario o de horas extras.

Control contable - control financiero. Es el examen que se realiza con base en las normas de auditoria de aceptacin general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el contador general. Control de gestin. Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administracin de los recursos pblicos determinada mediante la evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y la identificacin de la distribucin del excedente que stas producen, as como de los beneficiarios de su actividad. Control de regularidad (control de legalidad). Es la comprobacin que se hace de las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. Control fiscal. Es una funcin pblica, que consiste en vigilar la gestin fiscal de la administracin y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus rdenes y niveles. Este ser ejercido en forma posterior y selectiva por la Contralora General de la Repblica, las contraloras departamentales y municipales, los auditores, las auditorias y las revisoras fiscales de las empresas pblicas municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que se establecen en la presente ley. Control interno. Es el anlisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Ver tambin: auditora; control. Control posterior. Se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, las operaciones y los procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos. Ver tambin: control.

Depreciacin de activos con vida til diferente. Cuando una empresa compra computadores, maquinaria y equipo de tecnologa, puede fijarles un tiempo de vida til menor que el establecido por la legislacin considerando nicamente la naturaleza del activo, su capacidad de produccin o su obsolescencia inminente. Para depreciar un bien en un tiempo inferior al de su vida til ocasionado por mayor desgaste del equipo por estar sometido a una jornada de trabajo superior a la normal, por la accin de factores naturales o por la obsolescencia, se requiere autorizacin de la entidad correspondiente. Depreciacin - mtodo de lnea recta. En este mtodo la depreciacin se liquida por un valor constante para los aos de vida de los activos; por tanto, su representacin grfica produce una lnea recta. La frmula utilizada para calcular el valor de la depreciacin es: Depreciacin anual = costo del activo / vida til probable Depreciacin mensual = costo del activo x No de meses / vida til probable x 12 Depreciacin diaria = costo del activo x No. das / (vida til probable x 360) Depreciacin - mtodos. La depreciacin se calcula sobre el costo de los bienes, el cual est constituido por el precio de adquisicin, incluyendo impuesto a las ventas, de aduana y otros, adems de las adiciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento. Existen varios mtodos para determinar el valor de la depreciacin que sufren los activos fijos; en este nivel de estudios, los ms importantes y los de uso ms frecuente son:

Mtodo de lnea recta Suma de los dgitos de los aos de vida del activo Depreciacin - registro contable. Para contabilizar la prdida de valor de propiedades, planta y equipo, por representar un gasto para la empresa, en el asiento de ajuste se debita una cuenta de gastos y se acredita una cuenta de depreciacin acumulada. Depreciacin - suma de los dgitos de los aos de los activos. Es un sistema de depreciacin acelerada, segn el cual los activos fijos se deprecian ms durante los primeros aos de vida y menos durante los ltimos aos. La frmula utilizada en este mtodo es: depreciacin = costo x factor de depreciacin. El factor de depreciacin es una fraccin cuyo numerador representa los aos de vida que le quedan al activo y el denominador representa la suma de los aos de vida til probable y es constante para cualquier ao en que se calcule la depreciacin.

Ecuacin patrimonial. Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales del activo, del pasivo y del patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una frmula matemtica conocida con el nombre de ecuacin patrimonial. Esta frmula da a conocer, independientemente, el valor del activo, del pasivo o del patrimonio.

Su frmula es: activo = pasivo + patrimonio. Ecuacin patrimonial - modificaciones. Al cambiar un activo por otro activo, el patrimonio permanece igual. Al aumentar el activo y el pasivo por igual valor, el patrimonio no sufre variacin. Al disminuir el activo y el pasivo por el mismo valor, el patrimonio permanece invariable. Empresa. Toda empresa, grande o pequea, requiere tres factores para realizar su actividad. Ellos son: personas, capital y trabajo. El factor personas est representado por los propietarios, los administradores y los trabajadores que laboran en la empresa. El capital est constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancas, maquinaria, equipo de tecnologa, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la administracin, la produccin de bienes, la compraventa de mercancas o la prestacin de un servicio. Empresa - clases. De acuerdo con su funcin las empresas se clasifican en: agropecuarias, mineras, industriales, comerciales y de servicios. Empresas agropecuarias. Son aquellas que producen bienes agrcolas y pecuarios en grandes cantidades. Ejemplos: granjas avcolas, granjas porcinas, invernaderos, haciendas de produccin agrcola. Empresas comerciales. Son las que se dedican a la compra y venta de productos, colocan en los mercados los productos naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del comprado, con lo que obtienen una ganancia. Empresas colectivas o sociedades. Son las empresas de propiedad de dos o ms personas llamadas socios. Por ejemplo, David & Vlez, ca. Ltda., de propiedad de Jaime David y Julio Vlez. Empresas de servicios. Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea en salud, educacin, transporte, recreacin, servicios pblicos, seguros y otros servicios. Ejemplos: empresas de aviacin, centros de salud, universidades, compaas de seguros, corporaciones recreativas. Empresas industriales. Son las que se dedican a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados. Ejemplos: fbricas de telas, de camisas, de muebles, de calzado. Empresas individuales. Se denominan tambin empresas unitarias o de propietario nico. En ellas, aunque una persona es la duea, la actividad de la empresa se extiende a ms personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares. Por ejemplo, almacn don Pedro, de propiedad exclusiva de don Pedro Ruiz.

Empresas mineras. Son las que tienen como objetivo principal la explotacin de los recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas de petrleos, aurferas, de piedras preciosas y de otros minerales. Empresas oficiales o pblicas: Son las que reciben aportes del Estado para su funcionamiento. Ejemplos: hospitales departamentales, colegios nacionales. Empresas privadas: Son las personas que necesitan aportes de personas particulares para su constitucin y funcionamiento. Ejemplos: centros educativos privados, supermercados de propiedad de una familia. Empresas - segn el nmero de propietarios. Segn el nmero de propietarios, las empresas se clasifican en: Individuales y unipersonales. Empresas unipersonales: Son las personas naturales o jurdicas que, reuniendo las calidades jurdicas para ejercer el comercio, destinan parte de sus activos a la realizacin de una o varias actividades de carcter mercantil. La empresa unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma una persona jurdica. Empresas - segn la procedencia del capital. Segn la procedencia del capital, las empresas se clasifican en: privadas, oficiales o pblicas y de economa mixta. Empresas de economa mixta: Son las que reciben aportes de los particulares y del Estado. Ejemplo: universidad semioficial. Empresas segn su tamao - clasificacin. Segn el tamao, las empresas se clasifican en: Pequea empresa: es la que maneja poco capital y pocos empleados. Se caracteriza porque no existe una delimitacin clara y definida de funciones entre el administrador o propietario del capital de trabajo y los trabajadores, por lo cual existe una reducida divisin y especializacin del trabajo. Su contabilidad es sencilla, debido a que maneja poca informacin en este campo. Ejemplos: talleres de mecnica con dos empleados, almacenes de telas con un empleado, miscelneas con dos empleados. Mediana empresa: en este tipo de empresa puede observarse una mayor divisin y especializacin del trabajo; en consecuencia, el nmero de empleados es mayor que en el anterior, la inversin y los rendimientos obtenidos ya son considerables. Su informacin contable es ms amplia. Ejemplo: distribuidoras de electrodomsticos con 10 empleados, fbricas de dulces con 15 empleados. Gran empresa: es la de mayor organizacin. Posee personal tcnico especializado para cada actividad. En este tipo de empresa se observa una gran divisin y especializacin del trabajo, y la inversin y las utilidades obtenidas son de mayor cuanta. La informacin contable que se maneja en desarrollo de las actividades mercantiles tambin es mayor y se lleva en forma sistematizada. Ejemplo: Coca-Cola, Sofasa, Carvajal.

Estado de cambios en el patrimonio o estado de supervit. Es el estado financiero que muestra detalladamente los aportes de los socios y la distribucin de las utilidades obtenidas en un periodo, adems de la aplicacin de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este documento muestra por separado el patrimonio de una empresa. Supervit es la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios). El supervit tambin se puede determinar mediante la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios. Estado de cambios en el patrimonio - partes. Este informe debe contener las siguientes partes: Encabezamiento: Formado por la razn social o nombre de la empresa, el nombre del documento y la fecha del periodo correspondiente. Cuerpo o contenido: consta de: Capital: El valor del capital social, esto es, los aportes de la cuanta de acuerdo con el tipo de empresa. Supervit: se utiliza en las sociedades y est formado por siete subgrupos: supervit de capital, reservas; revalorizacin del patrimonio; dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o aportes de inters social; resultados del ejercicio, resultados de ejercicios anteriores y supervit por valorizaciones. Firmas: Como los dems estados financieros, lleva las firmas del contador, quien lo elabora; del revisor fiscal, quien lo revisa y del gerente, quien lo aprueba. Estado de cambios en la situacin financiera. Como complemento de los estados financieros comparativos, y con el fin de mostrar los cambios y las causas de esos cambios, el movimiento y la aplicacin de los recursos provenientes de las operaciones y de otras fuentes se presenta un estado de cambios en la situacin financiera. Este informe financiero permite observar la circulacin de los fondos de la empresa en un periodo contable. En l se refleja la prctica de la partida doble; se incluyen cambios originados en unas partidas que han producido cambios en otras; se muestran la causa y el efecto de las variaciones de las partidas del balance, es decir de dnde provinieron los fondos y hacia dnde se dirigieron. Para elaborar un estado de cambios en la situacin financiera es necesario preparar un balance comparativo en el que se muestren los aumentos y las disminuciones de las cuentas en por lo menos dos periodos consecutivos. Ello sirve de base para determinar el origen de los recursos y su aplicacin. Estado de cambios en la situacin financiera - partes. El estado de cambios en la situacin financiera consta de las siguientes partes: Encabezamiento: formado por la razn social, el nombre del estado financiero y la fecha.

Cuerpo o contenido: incluye dos partes: Origen de recursos: est formado por las variaciones del balance comparativo que constituyen: Disminucin del activo no corriente Aumento del pasivo no corriente Aumento del patrimonio Utilidades generadas durante el periodo Aplicacin de recursos: est formado por las variaciones del balance comparativo que constituyen: Aumento del activo corriente Disminucin del pasivo corriente Disminucin del patrimonio Prdidas incurridas durante el periodo Estado de flujo de caja - mtodo directo. En este mtodo las actividades de operacin se presentan como si se tratara de un estado de resultados por el sistema de caja. Estado de flujo de caja - mtodo indirecto. En este mtodo, para determinar el flujo neto de efectivo se toma como punto de partida la utilidad neta del periodo, valor al cual se adicionan o deducen las partidas incluidas en el estado de resultados que no implican un cobro o un pago de efectivo, como depreciacin, amortizacin, agotamiento, correccin monetaria y utilidades o prdidas en venta de propiedad, planta y equipo, inversiones y otros activos operacionales. Estado de flujo de caja o efectivo. El estado de flujos de efectivo es un estado financiero bsico que informa sobre el efectivo o equivalentes de efectivo recibido y usado en las actividades de operacin, inversin y financiacin. El efectivo est conformado por el dinero disponible en caja y en bancos, y el equivalente de efectivo por los depsitos e inversiones con vencimiento no superior a tres meses. Las entradas de efectivo constituyen un aumento y las salidas una disminucin por lo cual se presentan entre parntesis. Estado de flujo de caja - partes. El estado de flujos de efectivo consta de tres partes: Actividades de operacin: se relacionan con la produccin y distribucin de bienes y la prestacin de servicios. Se consideran entradas de efectivo los valores provenientes de la venta de bienes o prestacin de servicios, los recaudos de

clientes, el cobro de intereses y los rendimientos sobre inversiones. Se consideran salidas de efectivo los pagos de las mercancas y servicios, las materias primas y los insumos, los pagos a proveedores, los pagos a otros acreedores por conceptos relacionados con la actividad de operacin, los pagos de nmina y prestaciones sociales, y los pagos por intereses e impuestos. Actividades de inversin: Incluyen los cambios de los activos diferentes a aquellos considerados como inventarios. Se consideran como entradas de efectivo los recaudos por venta de activos no operacionales, y los recaudos por prstamos. Se consideran salidas de efectivo los pagos por adquisicin de activos no operacionales y los prstamos concedidos a corto y largo plazo. Actividades de financiacin: Incluyen los cambios en el pasivo y en el patrimonio relacionados con la obtencin de recursos de los propietarios y el reembolso o pago de los rendimientos derivados de su inversin. Se consideran entradas de efectivo los incrementos de aportes de los propietarios, los prstamos recibidos a corto y mediano plazo. Las salidas de efectivo se relacionan con el reembolso en efectivo de aportes, y los pagos de prstamos de dividendos o su equivalente. Estado de flujo de efectivo - mtodos. Existen dos mtodos para presentar los flujos de efectivo : Mtodo directo Mtodo indirecto Estado de resultado - clasificacin. Los estados financieros se clasifican en: Balance general Estado de resultados (o de ganancias y prdidas) Estado de cambios en el patrimonio (o estado de supervit) Estado de cambios en la situacin financiera Estado de flujos de efectivo. Estado de resultado - correccin monetaria. Aqu se traslada el saldo de esta cuenta; sumando cuando el saldo es crdito y restando cuando el saldo es dbito. Estado de resultado - costo de ventas. En el sistema de inventario permanente se obtiene con el saldo de la cuenta costo de ventas. Estado de resultado - gastos no operacionales. Comprende los gastos ocasionales que no corresponden al objeto principal del negocio, como prdida en venta de activos fijos y otros gastos extraordinarios.

Estado de resultado - gastos operacionales. Se relacionan los saldos de las cuentas que representan gastos operacionales de administracin y de ventas, realizados con el fin de producir las rentas principales objeto del negocio, as: Utilidad operacional: se obtiene por la diferencia entre la utilidad bruta operacional y el valor de los gastos operacionales. Ingresos no operacionales: corresponde a los ingresos recibidos ocasionalmente, por conceptos diferentes del objeto principal del negocio, como utilidad en venta de activos fijos y otras rentas extraordinarias. Estado de resultado - impuesto sobre la renta. Se calcula sobre la utilidad neta antes de impuestos, aplicando el porcentaje establecido por la legislacin tributaria segn el tipo de empresa. Estado de resultado - ingresos operacionales. Es la principal fuente de ingreso. La constituyen las ventas. Los ingresos operacionales netos se obtienen restando al valor bruto de comercio al por mayor y al por menor, el valor de las devoluciones. Estado de resultado - partes. Un informe de estado de resultados consta de las siguientes partes: Encabezamiento: Formado por la razn social o el nombre de la empresa, el nombre del documento y el periodo, con fecha inicial y final al cual corresponde el estado de ganancias y prdidas. Cuerpo o contenido: Para facilitar su interpretacin es necesario presentarlo de la siguiente manera:

Ingresos operacionales

- costos operacionales

= utilidad bruta operacional

- gastos operacionales

= utilidad operacional

+ ingresos no operacionales

- gastos no operacionales

= utilidad antes de correccin monetaria

+ correccin monetaria

= utilidad lquida antes de impuestos y reservas

- impuesto sobre la renta

= utilidad neta (a la utilidad lquida antes de impuestos se le deducen los impuestos para obtener la utilidad neta.)

- reservas

= utilidad del ejercicio.

Firmas: del contador, el revisor fiscal y el representante legal. Estado de resultado - reservas. La reserva legal es el 10% de la utilidad lquida. Otras reservas voluntarias se calculan con los porcentajes establecidos segn los estatutos de la empresa. Estado de resultado - utilidad antes de correccin monetaria. A la utilidad operacional se adicionan otros ingresos y se disminuyen otros egresos para obtener la utilidad antes de correccin monetaria

Estado de resultado - utilidad bruta en ventas. Es la diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas. Cuando el costo de ventas es superior al valor de los ingresos operacionales, la diferencia constituye prdida bruta operacional. Estado de resultado - utilidad del ejercicio. Este valor neto corresponde a los dueos de la empresa, obtenido al deducir de la utilidad lquida el valor de las reservas. Estado de resultado - utilidad lquida. A la utilidad neta antes de impuestos se le deducen los impuestos para obtener la utilidad lquida. Estado de resultado - utilidad neta. Este valor se obtiene con el incremento o la disminucin del saldo de la cuenta correccin monetaria. Estado de resultados o de ganancias y prdidas. Es un documento complementario y anexo al balance general. En l que se informa detallada y ordenadamente cmo se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. El estado de resultados est compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultado, o sea, las cuentas de ingresos y gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y de los libros auxiliares, o a los valores que aparecen en la seccin ganancias y prdidas de la hoja de trabajo. Estados financieros. Son los documentos que debe preparar un comerciante al terminar el ejercido contable con el fin de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un periodo. La informacin presentada en los estados financieros interesa a: La administracin. Para la toma de decisiones, despus de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, durante un periodo determinado. Los propietarios. Para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes. Los acreedores. Para conocer la liquidez de la empresa y la garanta del cumplimiento de sus obligaciones. Al Estado. Para determinar si el pago de los impuestos de la empresa est correctamente liquidado. Estados financieros - balance general. Muestra la situacin financiera, econmica y social de un ente pblico, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada. Revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y situaciones del patrimonio pblico. Ver tambin: activo y activo propio; estados financieros; pasivo; patrimonio. Estados financieros - cuenta del resultado econmico - patrimonial (estado de la actividad financiera, econmica y social). Seala la actividad financiera,

econmica y social del ente pblico y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en trminos monetarios, durante un periodo determinado. Ver tambin: estados financieros; gastos; ingresos. Estados financieros - cuenta del resultado econmico - patrimonial. Ver estados financieros; gastos presupuestarios; ingresos presupuestarios; presupuesto de gastos; presupuesto de ingresos. Estados financieros - estado de ejecucin presupuestaria (informe de ejecucin presupuestal). Revela los ingresos efectivamente recaudados y los gastos incurridos o causados por el ente pblico, frente a los respectivos montos presupuestados, durante la vigencia fiscal. Estados financieros - estados contables del ente pblico. Son producto del proceso contable y, en cumplimiento de fines financieros, econmicos y sociales, estn orientados a revelar los estados de situacin, de actividad y de flujo de recursos, fsicos y monetarios, a una fecha y periodo, respectivamente. stos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios. Ver tambin: contabilidad pblica; fines; imagen fiel; principios contables; requisitos de la informacin. Estados financieros - estado de flujo del efectivo. Ver tambin: estados financieros. Extracto bancario: Documento que elaboran mensual y trimestralmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, respectivamente. En l se relaciona en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, giro de cheques, retiros, notas dbito o crdito y los saldos.

Fecha de cierre del periodo. Vase: presentacin de la informacin; principios contables; periodo contable .Firmas de documentos. Todo documento contable debe llevar las firmas de quien lo elabora, lo revisa y lo aprueba, o sea, el contador, el revisor fiscal y el gerente.

Gastos. Comprenden erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas no recuperables efectuadas para adquirir los medios y recursos necesarios en la realizacin de las actividades financieras, econmicas o sociales del ente pblico. Es la expresin monetaria de los valores causados, pagados o consumidos como resultado de erogaciones aplicadas en funcionamiento, administracin, operacin y financiacin, en desarrollo de la actividad financiera, econmica y social del ente pblico, que adems son susceptibles de disminuir el patrimonio pblico. Ver tambin: estados financieros; cuenta del resultado econmico - patrimonial; principios contables; devengo; reconocimiento de un gasto.

Gastos con financiacin afectada. Vase ingresos predestinados; presupuesto; principios presupuestarios; no afectacin; principios contables; desafectacin.

Gastos presupuestarios. Ver tambin: gastos presupuestarios; gasto corriente; gastos presupuestarios; gasto de capital; gastos presupuestarios; gasto de inversin; presupuesto de gastos; presupuesto; principios presupuestarios.

Gastos presupuestarios - gasto de capital (gastos de inversin). Son gastos de inversin aquellas erogaciones susceptibles de causar rditos o de ser de algn

modo econmicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilizacin perdurable, llamados tambin de capital por oposicin a los de funcionamiento, que se hayan destinado por lo comn a extinguirse con su empleo. Asimismo, aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. Ver tambin: activo fijo; gastos presupuestarios; gastos presupuestarios; gasto de inversin.

Gastos presupuestarios. gasto de inversin. Vase: principios contables; sustancia antes que forma; principios contables; requisitos de la informacin.

Hoja de trabajo - ajustes. La hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general. La hoja de trabajo es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, es un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, esta hoja puede escribirse a lpiz. El formato consta de las siguientes partes: Encabezamiento: formado por la razn social, el nombre del documento y el periodo por el cual se elabora.

Secciones: Nmero de orden de las cuentas Nombre de las cuentas con su cdigo Balance de comprobacin con dbitos y crditos Ajustes con dbitos y crditos Balance ajustado con dbitos y crditos Ajustes por inflacin Balance ajustado por inflacin Ganancias y prdidas con dbitos y crditos Balance general con dbitos y crditos. A esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor lo mismo que en la columna anterior. Debe comprobarse la igualdad entre el total de dbitos y el de crditos. Hoja de trabajo - ajustes por inflacin. A esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflacin, de acuerdo con las normas vigentes. Hoja de trabajo - balance ajustado. Para diligenciar esta seccin se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, as: Las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance de comprobacin o en la seccin de ajustes, se trasladan directamente a la seccin de balance ajustado, a su respectiva columna, segn sea dbito o crdito Las cuentas que tuvieron movimiento en la seccin de balance de comprobacin y en la seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo dbito o crdito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber; debe + debe haber; haber - debe; haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales. Hoja de trabajo - balance ajustado por inflacin. En esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflacin, sumadas de igual forma que la seccin del balance ajustado. Hoja de trabajo - balance general. A esta seccin se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. As en el debe se registran

las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicial; adems, la prdida del ejercicio, cuando se presente. En la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del activo (depreciacin y provisin), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la seccin ganancias y prdidas. Al igual que las secciones anteriores, sta debe dar sumas iguales. Hoja de trabajo - columna cuentas y codificacin. Se registran ordenadamente los nombres y el cdigo de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catlogo de cuentas y los datos del libro mayor. Hoja de trabajo - elaboracin. Para el proceso de elaboracin de la hoja de trabajo se tiene en cuenta los siguientes aspectos: 1.La columna cuentas y codificacin. 2.El balance de comprobacin o balance de prueba 3.Los ajustes 4.El balance ajustado 5.Los ajustes por inflacin 6.El balance ajustado por inflacin 7.Las ganancias y prdidas 8.El alance general. Hoja de trabajo - ganancias y prdidas. A la seccin de ganancias y prdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobacin es el inventario final de mercancas por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y prdidas, como en el caso del sistema de inventario peridico. Otra diferencia que se presenta en la seccin ganancias y prdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la seccin ganancias y prdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la seccin ganancias y prdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los dbitos y los crditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una prdida. La diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.

Informacin en trminos monetarios. Vase, principios contables; unidad monetaria. Informe financiero. Es el documento que prepara el contador o revisor fiscal de la empresa, al finalizar un periodo, tomando como base los estados financieros, para informar a los propietarios del negocio sobre el resultado de las operaciones registradas en los libros y dems documentos de contabilidad. El informe es de gran importancia no slo para los administradores y propietarios de la empresa, sino para sus proveedores y clientes, porque muestra la solvencia para realizar la gestin comercial. Informe financiero - caractersticas. El informe financiero debe ser: Fidedigno: los datos consignados en el informe deben corresponder exactamente a los valores registrados en los libros y documentos de contabilidad, con sujecin a las normas establecidas tanto en el Cdigo de Comercio como en los reglamentos internos de la empresa. Claro y sencillo: el informe debe redactarse de manera que pueda ser entendido por todos sus lectores y no slo por quienes manejan profesionalmente las tcnicas contables.

Funcional: es decir que los estados financieros, el anlisis y los comentarios reflejen de manera prctica, cmo se ha desarrollado la gestin econmica y sus resultados a travs de uno o ms periodos. As mismo que definan el nivel de progreso, los aciertos y las dificultades para obtener los ingresos, cubrir los costos y los gastos, y determinen si la rentabilidad corresponde a la inversin y las aspiraciones de los dueos. Informe financiero - contenido. El informe financiero debe contener los siguientes aspectos: Balance general del ltimo periodo. Estado de ganancias y prdidas. Estado de ganancias (dficit) acumulado o estado de supervit. Anlisis vertical de los estados financieros. Anlisis horizontal de los estados financieros. Estado de cambios en la situacin financiera. Estado de flujos de efectivo. Grficas que permitan observar claramente el contenido y anlisis de los estados financieros. Dictamen del revisor fiscal con comentarios, sugerencias y conclusiones sobre la situacin econmica. Proyecto de distribucin de utilidades respecto al pago de utilidades y a la revalorizacin del patrimonio. Informe de la gestin administrativa por parte del representante legal sobre las acciones desarrolladas. Recomendaciones para el futuro. Ingresos. Es la expresin monetaria de los valores recibidos, causados o producidos por concepto de ingresos fiscales, venta de bienes y servicios, transferencias y otros, en desarrollo de la actividad financiera, econmica y social del ente pblico, que adems, son susceptibles de incrementar el patrimonio pblico. Ver tambin: estados financieros; cuenta del resultado econmico patrimonial; ingresos presupuestario. Ingresos predestinados - (rentas de destinacin especfica). Las rentas de destinacin especfica autorizadas en los numerales 2 y 3 del Artculo 359 de la Constitucin se harn efectivas sobre los ingresos corrientes que correspondan a la nacin despus de descontar el situado fiscal y la participacin de los

municipios en los ingresos corrientes de la nacin ordenados por los Artculos 356 y 357 de la Constitucin. Ver tambin: presupuesto; principios presupuestarios; no afectacin; principios contables; desafectacin. Ingresos presupuestarios. Ver tambin: ingresos presupuestarios. Ingreso corriente; ingresos presupuestarios. Ingreso de capital; ingresos presupuestarios; ingreso extraordinario; ingreso ordinario. Ingresos presupuestarios - ingreso corriente. Son los recursos que percibe la nacin en desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales, por concepto de la aplicacin de impuestos, contribuciones, tasas, multas o por la celebracin de contratos o convenios. Ver tambin: ingresos presupuestarios. Ingresos presupuestarios - ingreso de capital (recursos de capital). Los recursos de capital comprendern los recursos del balance, los recursos de crdito interno y externo con vencimiento mayor a un ao de acuerdo con los cupos autorizados por el Congreso de la Repblica, los rendimientos financieros, el diferencial cambiario originado por la monetizacin de los desembolsos del crdito externo y de las inversiones en moneda extranjera, las donaciones, el excedente financiero de los establecimientos pblicos del orden nacional, y las empresas industriales y comerciales del Estado del orden nacional y de las sociedades de economa mixta con el rgimen de aquellas, sin perjuicio de la autonoma que la Constitucin y la ley les otorga, y las utilidades del Banco de la Repblica, descontadas las reservas de estabilizacin cambiaria y monetaria. Ver tambin: ingresos presupuestarios. Ingresos presupuestarios - ingreso extraordinario. Ver tambin: ingresos presupuestarios. Ingresos presupuestarios - ingreso ordinario. Ver tambin: ingresos presupuestarios. Ingresos recibidos por el cajero y no registrados. Valores recibidos de ms por el cajero: si la cantidad es mnima, puede contabilizarse como un ingreso; si el valor es considerable, puede contabilizarse como un pasivo en la cuenta acreedores varios, hasta cuando se establezca su razn. Si al finalizar el periodo contable definitivamente no se justifica el sobrante, debe realizarse otro ajuste para anular el pasivo y convertirlo en ingreso. Intangibles. Comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por el ente pblico, para de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones, y que son susceptibles de ser valuados. Integracin patrimonial y presupuestaria. Vase: momento del devengado; contabilidad pblica; concepto; contabilidad pblica; fines; presupuesto de gastos; etapas de ejecucin.

Inters (intereses). Erogacin o ingreso originado como costo de utilizacin del dinero y que se cancela o recibe en perodos sucesivos convenidos. Inventario de mercancas. El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los artculos comprados o producidos por una empresa, para su comercializacin. En el inventario se incluyen las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacn, las bodegas, en trnsito (cuando se han comprado fuera del pas), o entregadas en consignacin. As mismo, se excluyen del inventario las mercancas que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignacin o estn vendidas y an no se han remitido a sus clientes. En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancas, esta cuenta es el centro generador de utilidades; por tanto, los inventarios deben ser valorados y controlados tcnicamente. Inventario - frmula del mtodo retail. La siguiente es la frmula que se aplica para la valoracin de mercancas por el mtodo al por menor o menudeo: Factor de costo = mercanca disponible para la venta al costo (inventario inicial + compras) / mercanca disponible para la venta a precio al detal. Inventario final = cantidad existente x precio de venta al detal x factor de costo Inventario - valoracin al precio de costo. Valorar el inventario al costo significa que la empresa relaciona las mercancas al costo de adquisicin. Ejemplo: en el inventario inicial el Almacn Surtiluz tena 10 unidades de lmparas referencia 4 - l con un costo de $10,000 cada una. Durante el mes compr 20 unidades a $10,000 c/u, y vendi 25 unidades; por tanto, al finalizar el mes tiene en inventario un saldo de 5 unidades, que a precio de costo resulta: 5 unidades x $10,000 = $50,000 (inventario final). Inventario - valoracin del precio de costo. En las empresas cuyo inventario consta de mercancas idnticas, cada artculo en existencia se distingue de los dems por sus caractersticas individuales de nmero, marca o referencia y tiene un costo determinado. Los vehculos son un ejemplo, tpico de este caso: varios carros, aparentemente idnticos, se diferencian por su color, nmero de motor, serie y modelo. Ejemplo: 2 vehculos nacionales, modelo 2009, uno con serie No. 234567, color rojo y motor No. 904050; otro serie No. 894580, color azul y motor no. 209030, tienen un costo de $18'500,000 cada uno. En el inventario deben relacionarse por separado, cada uno con sus datos y el valor correspondiente a la factura de compra. Inventario - valorizacin por el mtodo retail. Este mtodo consiste en manejar las mercancas a precio de venta. Es de uso corriente en los negocios de venta al detal en grandes volmenes, pero de productos terminados, no en la produccin. Es utilizado en cadenas de almacenes, ferreteras, drogueras y negocios similares, dada la gran variedad y cantidad de artculos de sus inventarios. Este mtodo se basa en el supuesto de que la relacin entre la mercanca disponible

para la venta y el precio al detal de las mercancas se determina al momento de la compra. El retail permite el uso de krdex sin valoracin, pues nicamente se controla por unidades. Se manejan las mercancas por lotes, divisiones o referencias, a precios de venta, clasificadas de acuerdo con los mrgenes de utilidad liquidadas sobre el costo. Para garantizar una correcta aplicacin de este mtodo, las mercancas deben clasificarse por grupos homogneos a los cuales se les asigna un precio de venta a partir del costo de compra y del margen de utilidad bruta deseado. El precio de venta debe marcarse en cada artculo y la etiqueta puede contener la clave del factor de costo. El factor de costo se calcula mediante la relacin entre la mercanca disponible para la venta al costo y la mercanca disponible para la venta a precio al detal. Inventarios - ajuste de cuentas. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales, es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. Inventarios - fijacin de costo de mercancas. Al adquirir mercancas, las empresas deben liquidar las facturas de compra y determinar el mtodo para fijar el costo de sus inventarios. Las facturas de compra de mercancas se liquidan aplicando un factor de costo, el cual se obtiene al tomar el valor total de la factura antes del IVA y dividindolo por el valor de la mercanca a precio de lista. El factor se aplica a cada artculo comprado, para determinar su costo real de adquisicin. El valor del costo total de cada artculo comprado despus de aplicarle el factor de costo, se traslada a la columna de entradas de cada tarjeta de krdex. Inventarios - mtodo del promedio ponderado. Este mtodo consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artculos que hay en el inventario final, cuando dichas unidades son idnticas en apariencia pero no en el precio de adquisicin, por cuanto se han comprado en distintas pocas y a diferentes precios. Para fijar el valor de costo de la mercanca por este mtodo, se efecta la siguiente operacin: valor total de la mercanca del inventario inicial ms las compras del periodo, dividido por la cantidad total de unidades del inventario inicial ms las compras del mismo periodo. Inventarios - mtodo PEPS o FIFO. PEPS, aplicado a la mercanca, significa Primera en Entrar, Primera en Salir; o en ingls FIFO, First - In, First Out. Este mtodo se basa en la hiptesis de que la primera mercanca que se compra es la primera que se vende. Con los datos del ejemplo, anterior, el valor del inventario final se determina as: las ventas del periodo (35 unidades) salieron en orden de entrada, o sea, 10 unidades del inventario inicial y 25 compradas en el periodo. Para el inventario final quedaron 5 unidades de la ltima compra. Valor del inventario final: 5 unidades a $15,000 = $75,000. El inventario final queda as valorado al costo de la ltima mercanca comprada.

Inventarios - mtodo UEPS o LIFO. UEPS significa ltima en Entrar, Primera en Salir; o en ingls LIFO, Last - In, First - Out, este mtodo tiene como fundamento el supuesto de que los ltimos artculos adquiridos son los primeros que se venden. Con los datos del primer ejemplo, el valor del inventario final se determina as: las ventas del periodo (35 unidades) salieron de las existencias, empezando por las ltimas que entraron, o sea, 30 unidades de la ltima compra y 5 unidades del inventario inicial. Para el inventario final quedan 5 unidades al costo ms antiguo. Valor del inventario: 5 unidades a $10,000 = $50,000. El inventario queda as valorado al costo de la primera mercanca en existencia. Inventarios - mtodos para fijacin de costos - comparacin. La valoracin ms alta se obtiene con el PEPS, la valoracin ms baja con el UEPS y una valoracin intermedia con el promedio ponderado. Inventarios - mtodos para fijar el costo de mercancas. Los mtodos ms utilizados para fijar el costo de las mercancas son los siguientes: Mtodo del promedio ponderado Mtodo PEPS o FIFO Mtodo UEPS o LIFO. Inventarios - mtodos para la valoracin de inventarios. Las empresas deben valorar sus mercancas para determinar el valor de sus inventarios, el costo y la utilidad en ventas en cada periodo contable. Actualmente se utilizan los siguientes mtodos para valorar los inventarios: Valoracin por identificacin especfica Valorizacin por el mtodo retail Valoracin al precio de costo Inversiones destinadas al uso general (bienes de beneficio y uso pblico). Comprende los bienes destinados para el uso y goce de todos los habitantes del territorio nacional, que son de dominio y administracin del ente pblico, tales como carreteras, calles, plazas, caminos, puentes y dems obras pblicas de servicio y utilizacin general. Ver tambin: activo fijo; activo fijo tangible; inversiones en bienes comunales; inversin en gestin. Inversiones en bienes comunales. Ver tambin: activo fijo; activo fijo tangible; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales. IVA - agentes retenedores. Son agentes retenedores los responsables del rgimen comn, quienes tienen las siguientes obligaciones: Discriminar en las facturas el impuesto sobre las ventas

Efectuar la retencin Consignar mensualmente los dineros recaudados Expedir certificados bimestrales a los retenidos Contabilizacin de la retencin en el impuesto sobre las ventas IVA - aplicacin de la retencin. Segn el rgimen tributario se aplica as: El gran contribuyente retiene a los responsables del rgimen comn que no sean grandes contribuyentes y a los responsables del rgimen simplificado. El responsable del rgimen comn que no sea gran contribuyente retiene a los responsables del rgimen simplificado. IVA - contabilizacin. Es el impuesto que deben cobrar los responsables del impuesto a las ventas, discriminado en la factura de venta; es el IVA generado y su valor acredita la cuenta impuesto sobre las ventas por pagar. IVA - deduccin del impuesto a las ventas retenido. El saldo de la cuenta anticipo de impuestos por impuestos a las ventas retenido, se deduce al final de cada bimestre fiscal del valor del impuesto sobre las ventas por pagar a cargo del contribuyente, acreditando la cuenta anticipo de impuestos (IVA retenido) y debitando la cuenta IVA por pagar. IVA descontable. Cuando el responsable del impuesto a las ventas adquiera activos fijos gravados (propiedades, planta y equipos) no puede descontar el impuesto; el IVA constituye un mayor valor del bien adquirido. Cuando se trate de bienes de capital, equipo de computacin y para las empresas transportadoras, el equipo de transporte, las personas jurdicas y sus asimiladas tendrn derecho a descontar del impuesto de renta a su cargo el impuesto a las ventas pagado. En estos casos se registra como un anticipo de impuestos y contribuciones. IVA en descuentos por pronto pago. Los descuentos y las rebajas que la empresa reciba en las compras o que conceda en las ventas no afectan el IVA por pagar; es decir que el impuesto a las ventas no se aumenta ni se disminuye por estos conceptos. IVA en devoluciones en compras. Al devolver mercanca comprada al contado o a crdito, se afecta el impuesto a las ventas en la misma proporcin que se registr en la compra. Al comprar mercancas se debita la cuenta impuesto a las ventas por pagar, y al devolver mercancas se acredita. IVA en devoluciones en ventas. Cuando los clientes devuelven mercanca que fue vendida al contado o crdito, se afecta el impuesto a las ventas en la misma tasa que se registr la venta. Al vender mercanca se acredita la cuenta impuesto sobre las ventas por pagar, y al recibir la devolucin se debita.

IVA - impuesto sobre las ventas por pagar. En la mayora de los casos, el impuesto que debe cobrarse es el 15% (o el que est vigente en la fecha de facturacin), sobre el precio de venta de los artculos que se vendan. En ese precio deben incluirse aquellos gastos necesarios para realizar la venta, como son fletes y acarreos, gastos financieros y otros liquidados en la misma factura. Existen algunos casos en los cuales el impuesto equivale al 20, 35, 45 y 65% del precio de venta del bien y lo deben cobrar solamente los importadores de artculos gravados con esta tarifa, segn el listado que publica la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Algunos artculos sobre los cuales no deben cobrarse impuestos son los siguientes: alimentos, libros, medicamentos y otros bienes excluidos expresamente por la ley. IVA por pagar - determinacin y pago. Al finalizar el periodo la empresa determina el saldo por pagar a la DIAN. Este valor se obtiene mediante la diferencia entre el IVA generado y el IVA descontable. IVA - rgimen para registrar y declarar ventas. Actualmente existen dos regmenes: 1. Rgimen simplificado 2. Rgimen comn IVA - rgimen simplificado. Consiste en un tratamiento especial que se ha diseado para los comerciantes minoristas o detallistas, cuyas ventas estn gravadas a la tarifa general del impuesto sobre las ventas.

Libro de actas y registro de socios. La sociedad llevar un libro debidamente registrado en el que se anotarn por orden cronolgico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. stas sern firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o junta de socios. As mismo, las sociedades por acciones tendrn un libro debidamente registrado para inscribir las acciones. En l tambin se anotarn los ttulos expedidos, con indicacin de su nmero y fecha de inscripcin, la enajenacin o el traspaso de las acciones, los embargos y las demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y dems gravmenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.Libro de inventarios y balances. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con las normas legales. Las partes de dicho libro son: Cantidad: aqu se registra la cantidad de artculos inventariados (generalmente se utiliza para mercancas y para propiedades, planta y equipo). Cuentas y detalle: aqu se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de los artculos. Si en una cuenta es necesario ofrecer informacin muy extensa, sta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta nicamente el nmero del anexo

que ampla la informacin. ste es el caso de mercancas, que tienen grupos y subgrupos de artculos para detallar. Valor unitario: aqu se registra el valor que corresponde al precio de cada artculo relacionado en la columna cantidad. Valor parcial: normalmente se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancas, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario. Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo, : grupo de activo, grupo de pasivo. Libro de inventarios y balances - registro. Despus de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta informacin al libro de inventarios y balances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas: Cantidad: aqu se registra la cantidad de artculos inventariados (generalmente se utiliza para mercancas y para propiedades, planta y equipo). Cuentas y detalle: aqu se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de los artculos. Si en una cuenta es necesario ofrecer informacin muy extensa, sta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta nicamente el nmero del anexo que ampla la informacin; ste es el caso de mercancas que tienen grupos y subgrupos de artculos para detallar. Valor unitario: aqu se registra el valor que corresponde al precio de cada artculo relacionado en la columna cantidad. Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancas, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario. Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: grupo de activo, grupo de pasivo. Libro diario. En l que se registran en orden cronolgico cada uno de los comprobantes de diario elaborado por la empresa durante un mes. Este libro puede ser de 12 o ms columnas, segn el nmero de cuentas que maneje la empresa. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos, informacin necesaria que se traslada al libro mayor en la columna de movimiento mensual. Las partes de dicho libro son las siguientes:

Fecha: aqu se escribe el ao, mes y da del comprobante que se est registrando. Detalle o descripcin: en esta columna se escribe el nombre y nmero del comprobante. Columnas con debe y haber: cada columna doble corresponde al nombre de una cuenta; las dos ltimas se utilizan para cuentas varias: la primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda para registrar los movimientos dbitos y crditos. Libro diario - registro. El proceso es el siguiente: Se abre el diario columnario con el comprobante de apertura, o sea, el que corresponde al inventario general inicial, y se traslada esta informacin al libro mayor y balances. Se registra en orden cronolgico cada uno de los comprobantes de diario correspondientes a un mes. Se totaliza el movimiento dbito y crdito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro mayor y balances. Al finalizar el periodo contable, se registran, - en igual forma que el comprobante de apertura - el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre. Esta informacin se traslada al libro mayor y balances. Libro fiscal de registro de facturacin. Los contribuyentes que en un mismo establecimiento de comercio utilicen simultneamente varios talonarios de facturacin o el mecanismo de mquinas registradoras para realizar la facturacin de sus operaciones, a partir del 1 de marzo de 1991 deben llevar por cada establecimiento de comercio el libro fiscal de registro de facturacin, en el cual, previamente a la utilizacin de tales talonarios o cintas, deben registrarse los que entran en uso y la fecha en que ello ocurre. Este libro no requiere registro alguno. Los talonarios se identificarn indicando los nmeros que correspondan a las facturas inicial y final, del respectivo talonario. Las cintas de las mquinas registradoras se identificarn registrando el nmero que se le haya asignado a la respectiva cinta, el cual deber aparecer en un lugar visible de la copia de la cinta que conserve el establecimiento. Libro mayor y balance. Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sinttica. La informacin se toma del libro diario columnario y se detalla analticamente en los libros auxiliares.

Libro mayor y balances - registro. Una vez asentado el movimiento mensual en el libro diario columnario, se procede a pasar la informacin al mayor, teniendo en cuenta las siguientes columnas: Cuentas: aqu se anota el nombre de las cuentas, una por cada rengln. Cdigo: se escribe el nmero que le corresponde a cada cuenta, segn el catlogo de cuentas de la empresa, tomado del Plan nico de Cuentas para comerciantes. Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo dbito o crdito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior. Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento dbito y crdito mensual de cada cuenta. La informacin se traslada de los totales mensuales del libro diario columnario. Saldos: en esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas saldos anteriores y movimiento, as: movimientos iguales se suman, movimientos contrarios se restan. Libros auxiliares. De acuerdo con su tamao y con el catlogo de cuentas que maneje cada empresa determina el nmero de auxiliares que necesita. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas removibles, de las cuales a cada cuenta y subcuenta se les asigna un folio. Libros auxiliares - registro. La informacin presentada en las columnas parciales del comprobante diario de contabilidad se traslada a los libros auxiliares. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar (o tomando la informacin directamente de los soportes codificados para el registro contable): Fecha: cronolgicamente se registra el ao, mes y da del comprobante de diario correspondiente. Detalle: se describe la transaccin, indicando el soporte que la respalda. Nmero del comprobante de diario: se registran en orden consecutivo. Dbitos y crditos: se registra el valor del movimiento dbito o crdito de cada sub cuenta, tomado de la columna parciales del comprobante diario de contabilidad. Saldos: aqu se escribe el valor que resulte despus del movimiento dbito o crdito de acuerdo con las siguientes reglas:

En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo dbito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores registrados en el haber. En las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo crdito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe. Libros auxiliares - tipos. Los siguientes son algunos libros auxiliares: Cuenta control: las empresas que realizan operaciones mercantiles con numerosas personas naturales y jurdicas necesitan detallar y ampliar la informacin de una cuenta en varias subcuentas. Para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta, se abre una cuenta control, en la que se registran los valores totales del movimiento dbito o crdito del comprobante diario de contabilidad. Subcuentas: cada vez que en los libros diario y mayor se registre un valor en una cuenta principal, deben registrarse en los libros auxiliares los valores correspondientes a las subcuentas y auxiliares. La informacin se toma de la columna parciales del comprobante diario de contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta control.

Auxiliar de compras y ventas: las empresas utilizan auxiliares especiales de compras y ventas, en los que registran detalladamente la informacin solicitada por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para efectos del IVA. Auxiliar de vencimientos: las empresas que tienen numerosos proveedores y cuantiosa cartera, requieren un libro auxiliar de vencimientos, con el fin de cobrar o pagar oportunamente las cuentas. Eso permite aprovechar o conceder descuentos por pronto pago y evitar sanciones por mora. Libros de contabilidad. Todo comerciante conformar su contabilidad, sus libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable aquellos que sirven para registrar las operaciones por medios mecanizados o electrnicos, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o cualquier medio similar. Los libros de comercio y la contabilidad debern llevarse en el domicilio del comerciante, de acuerdo con la ley y las normas de contabilidad, en idioma oficial, al igual que los comprobantes. Integrarn la contabilidad todos los comprobantes que respalden las partidas asentadas en los libros, as como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las

cuentas existir la debida correspondencia, sopena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos. Libros de contabilidad - clases. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entender como tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimiento de aquellos. Los siguientes libros se consideran como obligatorios: Inventarios y balances Diario Mayor Los libros auxiliares que un comerciante puede necesitar dependen del tipo de empresa e informacin que maneje. Entre los ms utilizados estn los siguientes: Auxiliar de caja Auxiliar de bancos Auxiliar de clientes Auxiliar de proveedores Auxiliar de gastos Auxiliar de ventas, o comercio al por mayor y al por menor Auxiliar de mercancas Auxiliar de inversiones Auxiliar de anticipo de impuestos y contribuciones Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar Auxiliar de IVA retenido Auxiliar de retencin en la fuente Auxiliar de propiedades, planta y equipo Auxiliar de aportes sociales. Libros de contabilidad - eficacia probatoria. Los libros y papeles de comercio constituirn plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre s, judicial o extrajudicialmente. Dichos libros y papeles slo tendrn valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.

Libros de contabilidad - otros. Existen otros tipos de informes adicionales, como los siguientes: 1.Libro de actas o registro de socios

2.Libro fiscal de registro de operaciones diarias

3.Libro fiscal de registro de facturacin.

Libros de contabilidad - principales. Tambin llamados mayores, son los libros que obligatoriamente deben llevar los comerciantes, y en los cuales registran en forma sinttica las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso determinado. De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros: Inventarios y balances Diario Mayor Libros de contabilidad - prohibiciones. En los libros de comercio se prohben las siguientes situaciones: Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran espacios en blanco los renglones no utilizados, siempre y cuando al terminar los listados sus totales de control permitan establecer que se ha cumplido con el sistema de partida doble. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere. Borrar o tachar los asientos todo o en parte. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas, o mutilar los libros. Liquidez. Es la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas oportunamente. De acuerdo con la forma de analizar el contenido de los estados financieros. Existen varios mtodos para determinar la liquidez de una empresa.

Mtodos de anlisis financiero. Los mtodos de anlisis se consideran como los procedimientos utilizados para simplificar, separar o reducir los datos descriptivos y numricos que integran los estados financieros, con el objeto de medir las relaciones en un solo periodo y los cambios presentados en varios ejercicios contables. Momento del devengado (causacin). El registro de los ingresos y gastos del presupuesto requiere contar previamente con los actos administrativos de reconocimiento del derecho o de la obligacin, derivados del hecho econmico, sin perjuicio de observar el principio de cumplimiento de las disposiciones vigentes. Ver tambin: contabilidad pblica. - concepto; contabilidad pblica -.fines; presupuesto de gastos. Momentos contables de interrelacin. Vase, momento del devengado; contabilidad pblica - concepto; contabilidad pblica - fines; presupuesto de gastos.

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). Estas normas son el producto de grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades educativas, financieras y profesionales del rea contable en el mundo. Su propsito es estandarizar la informacin financiera presentada en los estados financieros. Las NIC, son un conjunto de normas o leyes que establecen que informacin se debe presentarse en los estados financieros, y la forma en que dicha informacin debe aparecer. Ellas son normas que, de acuerdo con sus experiencias comerciales, los especialistas han considerado importante en la presentacin de la informacin financiera. Rigen la calidad y estn orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la esencia econmica de las operaciones del negocio y presentar una imagen fiel de la situacin financiera de una empresa. Las NIC son emitidas por el International Accounting Standards Board (antes International Accounting Standards Committee).

Nmina - aportes para pensiones. El sistema general de pensiones tiene por objeto garantizar a la poblacin el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones y ampliar la cobertura de proteccin a la poblacin que carece de un sistema de pensiones.

Nmina - aportes para salud. Los siguientes son los aportes obligatorios:

Entidades Promotoras de Salud (EPS): Las EPS son las responsables de la afiliacin y el registro de los afiliados y del recaudo de sus aportes por delegacin del fondo de solidaridad y garanta. Su funcin bsica ser organizar y garantizar directa o indirectamente la prestacin del plan de salud obligatorio a los afiliados y girar, dentro de los trminos previstos en la ley, la diferencia entre los ingresos por cotizaciones de sus afiliados y el valor de las correspondientes unidades de pago por captacin al fondo de solidaridad y garanta. Todo trabajador debe estar afiliado a una sola EPS.

Nmina - liquidacin cesantas. Para liquidar las cesantas se aplica la siguiente frmula: Bsico x No. de das trabajados / 360.

Nmina - liquidacin de aportes de pensin. El aporte para pensin es el 13,5%, del cual el 25% est a cargo del trabajador y el 75% a cargo del empleador. La liquidacin de aportes.

Nmina - liquidacin de la nmina. La nmina es un documento en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un periodo determinado, ya sea por semana, dcada, quincena o mes.

Nmina - liquidacin de prestaciones sociales. Las prestaciones sociales se liquidan y se pagan cuando se termina el contrato o en una fecha determinada, de acuerdo con la legislacin. Para contabilizar el pago se debita la cuenta de provisiones para obligaciones laborales, se acredita bancos y al final del mes se hace el ajuste, si es necesario. El valor de la provisin debe causarse mensualmente y registrarse en la cuenta para obligaciones laborales, al cierre del periodo contable. Una vez efectuados los ajustes a las liquidaciones mensuales, se trasladan los saldos del periodo a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas: cesantas, primas, intereses y vacaciones. Nmina - liquidacin de trabajo ordinario. Para establecer el valor del da ordinario y la hora ordinaria, se aplican las frmulas:

Da ordinario = salario bsico mensual / 30 das Hora ordinaria = salario bsico mensual / 30 das / 8 horas Nmina - neto pagado. Es el valor que el empleador debe pagar al trabajador una vez descontados los aportes de rigor.

Nmina - otros tipos de salario. Cuando contrata personal, el empleador puede ofrecer, adems del sueldo y las comisiones, bonificaciones ordinarias, primas permanentes o gastos de manutencin para los viajeros, todo lo cual constituye salario.

Nmina - pago a terceros. De acuerdo con el calendario de cada entidad, en la fecha de pago el empleador efecta los asientos contables correspondientes a los pagos a personas ajenas a la empresa.

Nmina - prima de servicios. En virtud del contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de servicios correspondiente a los trabajadores que tengan este derecho.

Nmina - retencin en la fuente. Es el valor que el empleador debe descontar mensualmente a los trabajadores por concepto del impuesto causado sobre el 70% de los pagos gravables originados en la relacin laboral, de acuerdo con la tabla que anualmente publica la DIAN. Para determinar el valor correspondiente a la retencin en la fuente sobre salarios, se toma el valor mensual devengado por cada trabajador, descontando el 30% que es exento, y al 70% restante se le aplica el impuesto determinado en la tabla.

Nmina - salario bsico. Es la remuneracin ordinaria pactada en el contrato laboral y sirve de base para la liquidacin del trabajo nocturno, trabajo en dominicales y festivos y trabajo extra en das ordinarios, dominicales y en festivos. La jornada de trabajo es la que convengan las partes y cuya duracin mxima legal es de 8 horas al da y 48 a la semana, salvo algunas excepciones.

Nmina - salario mnimo legal. Es el que todo trabajador tiene derecho a percibir para subvenir a sus necesidades normales y a las de su familia, en el orden material, moral y cultural.

Nmina - sistema general de pensiones. Posee las siguientes caractersticas: La afiliacin es obligatoria para todo trabajador La afiliacin implica pagar los aportes establecidos por ley Los afiliados podrn escoger el rgimen de pensiones que prefieran. Nmina - trabajo diurno y trabajo nocturno. El trabajo diurno est comprendido entre las 6 a.m. y las 6 p.m. El trabajo nocturno est comprendido entre las 6 p.m. y las 6 a.m. El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno, se remunera con un recargo del 35% sobre el valor del trabajo diurno, por las horas trabajadas.

Nmina - vacaciones. Cuando se cumple un ao de labores, el trabajador tiene derecho a disfrutar de 15 das hbiles de vacaciones liquidadas sobre el ltimo salario devengado.

Nmina - valor devengado. Est constituido por las sumas que el empleador paga al trabajador, teniendo en cuenta la legislacin, y est formado por los distintos conceptos que constituyen salario. Segn el Cdigo Sustantivo del Trabajo, constituye salario, no slo la remuneracin ordinaria fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o especie y como contraprestacin directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominacin que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor de trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en das de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones.

Obligaciones de presupuestos cerrados (del rgimen de las apropiaciones y reservas). Al cierre de la vigencia fiscal cada rgano constituir las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estn legalmente contrados y desarrollen el objeto de la apropiacin. Las reservas presupuestales slo podrn utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Obligaciones del presupuesto corriente. Ver tambin: presupuesto de gastos; presupuesto de gastos - etapas de ejecucin. Operaciones no presupuestarias. Vase: presupuesto de gastos. Operaciones presupuestarias. Vase: presupuesto de gastos.

Pasivo a corto plazo (pasivo corriente). Agrupa las obligaciones derivadas de las actividades del ente pblico, exigibles en un periodo no mayor de un ao. Pasivo a largo plazo (pasivo no corriente). Agrupa las obligaciones exigibles por terceros al ente pblico, en un periodo mayor de un ao. Patrimonio neto. Ver tambin: estados financieros - balance. Plan General de Contabilidad Pblica (PGCP). El Plan General de Contabilidad Pblica fue aprobado con la Resolucin No. 4444 del 21 de noviembre de 1995 y es de obligatoria aplicacin por todos los entes pblicos a partir del 1 de enero de 1996. El Plan General de Contabilidad Pblica que forma parte del sistema integrado de informacin financiera, fue proyectado por los funcionarios de la Contadura General de la Nacin y su implantacin, como documento fuente, es responsabilidad de todos los entes pblicos. Ver tambin: contabilidad pblica; concepto. Presentacin de la informacin. Normalmente el periodo contable va del 1 de enero al 31 de diciembre. Al final de ste se debe realizar el proceso de cierre. No obstante, se podrn solicitar estados contables intermedios e informes complementarios de acuerdo con las necesidades o los requerimientos de autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecucin de un cierre. Adicionalmente podrn solicitarse estados contables o informes complementarios pblicos por perodos superiores a un ao, para revelar el estado de avance de los planes de desarrollo. Vase, principios contables; periodo contable. Presupuesto de gastos. El presupuesto de gastos se compondr de los gastos de funcionamiento, del servicio de la deuda pblica, y de los gastos de inversin.

Cada uno de estos gastos se presentar clasificado en diferentes secciones. En el presupuesto de gastos slo se podr incluir apropiaciones que correspondan a los siguientes aspectos: a) a crditos judicialmente reconocidos; b) a gastos decretados conforme a la ley; c) a las destinadas a dar cumplimiento a los planes y programas de desarrollo econmico y social y a las de obras pblicas de que tratan los Artculos 339 y 341 de la Constitucin Poltica, que fueren aprobadas por el Congreso Nacional; y d) a las leyes que organizan la rama judicial, la rama legislativa, la Fiscala General de la Nacin, la Defensora del Pueblo, la Contralora General de la Repblica, la Registradura Nacional del Estado Civil que incluye el Consejo Nacional Electoral, los ministerios, los departamentos administrativos, los establecimientos pblicos y la Polica Nacional que constituyen ttulo para incluir en el presupuesto partidas para gastos de funcionamiento, de inversin y servicio de la deuda pblica. Ver tambin: gastos presupuestarios; obligaciones del presupuesto corriente; presupuesto de gastos. Etapas de ejecucin. Presupuesto de gastos - etapas de ejecucin certificado de disponibilidad. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales debern contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiacin suficiente para atender estos gastos. Procedimiento contable. El siguiente es el proceso contable para una empresa: Clasificacin, anlisis y codificacin de los soportes Elaboracin de asientos en borrador Preparacin del comprobante diario de contabilidad, teniendo en cuenta el traslado a libros mayores y auxiliares, que se realiza as: La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares. Las columnas debe y haber se trasladan al libro diario columnario. Nota. Cuando la empresa maneja un programa de contabilidad para computador los asientos contables se introducen directamente al programa por medio de los soportes codificados y no requiere hacer libros ni comprobantes de contabilidad manualmente pues stos son realizados por el programa. Procedimiento contable - asientos. Los asientos contables, para su justificacin, deben tener un soporte con los siguientes datos: Nombre o razn social de la empresa que lo emite Nombre, nmero y fecha del comprobante Descripcin del contenido del documento

Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes Procedimiento para registrar las operaciones. Se siguen dos pasos: 1. Identificar las cuentas que se afectan segn el tipo de transaccin: para ello se plantean dos interrogantes. Ejemplos: al comprar: qu se compra?, cmo se cancela? al vender: qu se vende?, cmo se cobra su valor? al cancelar una deuda: qu tipo de deuda se paga?, cmo se cancela su valor? al comprar mercancas a crdito por $900,000 se debe preguntar: qu se compra?: mercancas ~ 6205 de mercancas cmo se cancela?: crdito ~ 2205 nacionales De mercancas: cuenta de costo de ventas; aumenta el dbito Nacionales: cuenta de pasivo; aumenta el crdito. 2.Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello, primero debe identificarse el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones; luego se procede a debitar o a acreditar cada una. Propiedades, planta y equipo. Lo integran los bienes adquiridos, construidos o en trnsito de importacin, construccin y montaje, con la intencin de emplearlos en forma permanente para la produccin o el suministro de otros bienes y servicios, arrendarlos o utilizarlos en la administracin del ente pblico, y que no estn destinados para la venta, siempre que su vida til probable exceda de un ao. Ver tambin: activo fijo; amortizacin de activos (depreciacin). Provisin cartera. Es la reserva que la empresa debe calcular para proteger la cartera de difcil cobro o recuperacin. Su valor constituye un gasto que disminuye el activo. Provisin cartera - ajuste. El valor de cartera est constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancas a crdito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se puedan recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera, y en el balance general1 en la seccin de activos, presentar el valor bruto de clientes.

Provisin cartera - cancelacin de documentos incobrables. Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta deudas de difcil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro se procede a castigar esta cuenta contra provisiones. Provisin cartera - contabilizacin. Debe tenerse en cuenta que el valor de la provisin representa un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisin por cualquiera de los procedimientos anteriores, este valor se compara con el saldo de la cuenta provisiones y se realiza el ajuste necesario, aumentando o disminuyendo el valor del gasto y la provisin segn el caso que se presente, as: Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisin; para ello se aumenta y debita la cuenta de gastos, y aumenta y acredita la cuenta provisiones. Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones ste es menor que el valor resultante de calcular la provisin en el periodo actual, debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia, para ello se aumenta la cuenta de gastos y aumenta la cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda. Si el saldo anterior correspondiente a provisiones es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisin, debe realizarse el ajuste por el valor de la diferencia, disminuyendo la cuenta de gastos y disminuyendo la cuenta de provisiones, es decir, debitando provisiones y acreditando gastos. Cancelacin de documentos incobrables: Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta deudas de difcil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro se procede a castigar esta cuenta contra provisiones. Provisin cartera - mtodos para calcular la provisin. Como mtodos de provisin de cartera se encuentran los siguientes: 1.Provisin individual de cartera: se acepta como provisin individual hasta un 33% anual del valor nominal de cada deuda con ms de un ao de vencida. 2.Provisin general: analizando el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, este mtodo consiste en determinar la provisin por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento. A medida que transcurre el tiempo en que un cliente deje de pagar su obligacin, aumenta el riesgo de cobrarla, por lo cual se calcula un mayor porcentaje de provisin. La escala aceptada por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales es la siguiente: De 0 a 3meses 0% De ms de 3 meses a 6 meses 5%

De ms de 6 meses a 1 ao 10% De ms de 1 ao en adelante 15% 3.Los valores y la fecha de vencimiento de cada uno de los clientes se toman del libro auxiliar de clientes o del libro auxiliar de vencimientos de cartera. PUC - clasificacin, nomenclatura y movimiento. Las cuentas representan tanto las propiedades, los derechos y las deudas de una empresa en una fecha determinada, como los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y prdidas y de orden. PUC - contenido. Est compuesto por un catlogo de cuentas y la descripcin y dinmica para su aplicacin, las cuales deben observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones econmicas. PUC - esquema de la cuenta T. La forma ms simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la cuenta T . Sus partes son las siguientes: 1. Nombre completo de la cuenta 2. Debe, el lado izquierdo, para registrar los dbitos 3. Haber el lado derecho, para registrar los crditos PUC - Plan nico de Cuentas. El Plan nico de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones econmicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la informacin contable y, por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. PUC - registros en la cuenta T. Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir, en el debe; acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir, en la columna del haber. Movimiento dbito es la suma de los valores registrados en el debe de una cuenta; movimiento crdito es la suma de los valores registrados en el haber. PUC - saldos en la cuenta T. El saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la columna del debe y los valores registrados en la columna del haber. Se presentan los siguientes casos: 1.Saldo dbito: una cuenta tiene saldo dbito cuando el movimiento dbito es mayor que el movimiento crdito.

2.Saldo crdito: una cuenta tiene saldo crdito cuando el movimiento crdito es mayor que el movimiento dbito. Punto de equilibrio - anlisis. Este procedimiento sirve para determinar el volumen mnimo de ventas que la empresa debe realizar para no perder ni ganan en el punto de equilibrio de un negocio las ventas son iguales a los costos y gastos. Cuando aumenta el nivel de ventas se obtiene utilidad, y cuando baja, se produce prdida. Para aplicar este procedimiento es necesario reclasificar los costos y gastos del estado de ganancias y prdidas de la empresa en los dos grupos siguientes: costos fijos: son los que se causan invariablemente con cualquier nivel de ventas. Por ejemplo, el seguro contra incendio de propiedades, planta y equipo, la depreciacin por lnea recta, los sueldos y las prestaciones del personal administrativo. costos variables: son los que se realizan proporcionalmente con el nivel de ventas de una empresa. Por ejemplo, comisin de vendedores y, en general, los gastos relacionados directamente con las ventas. Punto de equilibrio - aplicacin. En la prctica, el punto de equilibrio sirve para calcular el volumen de las ventas que debe realizar una empresa para obtener un porcentaje de utilidad determinado. Su frmula es la siguiente: Ventas = ventas en punto de equilibrio + porcentaje de utilidad deseada + % de costo variable ejemplo, : si la empresa desea obtener una utilidad del 20% sobre el punto de equilibrio, el volumen de ventas se determina as: Ventas = 4'346,938 + 20% (4'346,938) + 51% (4'346,938) Ventas = 4'346,938 + 869,387 + 2'216,938 Ventas = 7'433,263 aplicacin:

Ventas $7'433,263 - costos variables 51% 3'790,964 - utilidad bruta en ventas 3'542,299 - costos fijos 2'130,000 - utilidad neta $1'512,299 Utilidad neta = 20% de ventas (1'512,299 es el 20% de 7'433,263)

Punto de equilibrio - frmula. La frmula que la empresa debe utilizar para establecer su punto de equilibrio es la siguiente: el costo fijo permanece invariable, independientemente del volumen de ventas, mientras que el costo variable est relacionado directamente con el volumen de ingresos o ventas. El porcentaje del costo variable en el punto de equilibrio est dado por la relacin costos variables sobre ventas. Porcentaje de costo variable = costo variable x 100 / ventas.

Rentabilidad. Es el rendimiento que generan los activos puestos en operacin. La tasa de rendimiento es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado. Retencin del impuesto de ICA. Para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias, los agentes retenedores debern llevar una cuenta denominada retencin ICA por pagar, la cual deber reflejar el movimiento de las retenciones sobre el impuesto de industria y comercio efectuadas en la zona territorial donde se encuentre vigente esta norma. Retencin en la fuente. Es un mecanismo de recaudo anticipado de los impuestos de renta y complementarios, por el cual una persona (retenedor) deduce a otra (retenido) un porcentaje determinado del valor por pagar al contado o a crdito, en compras y servicios, con el fin de consignarlo en un banco autorizado para recaudar impuestos en nombre de la direccin de impuestos y aduanas nacionales. Retencin en la fuente - cundo no se efecta? - para contabilizar la retencin en la fuente se utilizan dos tipos de cuentas:

Cuando la empresa retiene, afecta una cuenta de pasivo, denominada retencin en la fuente. Cuando a la empresa le retienen, afecta una cuenta de activo, denominada anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor (retencin en la fuente). Retencin en la fuente - agentes retenedores. Las personas naturales, por los siguientes conceptos: salarios e ingresos laborales gravables, loteras, rifas, apuestas y similares, venta o enajenacin de activos fijos diferentes de bienes races, patrimonio, pagos o giros al exterior. Las personas jurdicas y las sociedades de hecho, por los siguientes conceptos: salarios o ingresos laborales gravables, servicios, honorarios, comisiones, dividendos, rendimientos financieros, loteras, rifas, apuestas y similares, contratos de construccin y urbanizacin; y en general, de confeccin de obra material de bien inmueble, arrendamientos, patrimonio, ingresos tributarios, remesas y pagos al exterior, y timbre. Retencin en la fuente - autoretencin. Las personas jurdicas que realizan un volumen grande de operaciones que impliquen muchos retenedores, pueden solicitar autorizacin a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales para autoretener por concepto de ventas, contratos de urbanizacin y construccin, honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos devengados. Las empresas auto retenedoras deben manifestar expresamente en las facturas de venta y en las cuentas de cobro por servicios, la autorizacin para que sus clientes no les practiquen la retencin en la fuente. Retencin en la fuente - causacin. La retencin en la fuente que efecta el retenedor se contabiliza en la fecha que se causa, aunque su pago sea posterior. Retencin en la fuente - certificados. Los agentes de retencin en la fuente debern expedir anualmente a los asalariados un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al ao gravable inmediatamente anterior, segn el formato que expida la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. Cuando se trate de conceptos de retencin diferentes de salarios, los agentes retenedores debern expedir, anualmente, un certificado de retenciones practicadas durante el ao. Retencin en la fuente - declaracin mensual. A partir del mes de enero de 1988, inclusive, los agentes retenedores debern presentar y pagar, por cada mes, una declaracin de las retenciones en la fuente que de conformidad con las normas vigentes debieron efectuar durante el respectivo mes. La declaracin se presentar en el formulario que para tal efecto seale la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. Retencin en la fuente - deduccin. El saldo de la cuenta anticipo de impuestos (retefuente) se deduce al final del periodo fiscal anual de los impuestos de renta y complementarios a cargo del contribuyente, acreditando esta cuenta y debitando impuestos de renta y complementarios.

Retencin en la fuente - descuentos. Cuando se anulen, rescindan o resuelvan operaciones que hayan sido sometidas a retencin en la fuente, por impuesto sobre la renta o complementarios, el agente retenedor podr descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones, del monto de las retenciones por declarar, y consignar en el periodo en el cual se hayan anulado, rescindido o resuelto las mismas. Si el monto de las retenciones que debieron efectuarse en tal periodo no fuere suficiente, con el saldo podr afectar las de los periodos inmediatamente siguientes. Retencin en la fuente - obligaciones de los retenedores. Son las siguientes: Retener Consignar oportunamente los dineros recaudados Expedir certificados a los retenidos sobre las retenciones practicadas Retencin en la fuente - por arrendamientos. Las personas jurdicas o sociedades de hecho, cualquiera que sea su naturaleza, sean o no contribuyentes, deben efectuar retencin en la fuente cuando realicen pagos o abonen en cuenta por concepto de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles, sea directamente o por intermediario. La tarifa para bienes muebles (vehculos y maquinaria) es del 2% sobre cualquier pago o abono en cuenta. Para bienes races (apartamentos, casas, lotes, edificios, oficinas), el 3% sobre $290,000 en adelante, para el ao 1998. Retencin en la fuente - por comisiones. Comisin es la retribucin que se hace a quien realiza un negocio o un encargo por cuenta ajena, pero sin que exista un vnculo laboral, con la promesa de pagarle un valor fijo o un porcentaje de la transaccin. La retencin es del 10% aplicable sobre cualquier cuanta. Retencin en la fuente - por compras. Cuando se efecten compras, abonos o pagos susceptibles de constituir ingresos tributarios, para quien los reciba se debe practicar retencin en la fuente, sobre el valor de las mercancas, sin incluir el IVA. La tarifa es del 0.1% para combustibles y del 3% sobre las dems compras superiores a $290,000 para el ao 1998. Retencin en la fuente - por loteras, rifas, apuestas. Los pagos que efecten por estos conceptos a las personas naturales y jurdicas, y las sociedades de hecho sean o no contribuyentes, son objeto de retencin en la fuente a ttulo de ganancias ocasionales. La tarifa es del 20% del pago o abono, siempre que exceda de $260,000 para el ao 1998. Retencin en la fuente - por servicios. Se entiende por servicios toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona natural o jurdica sin relacin de dependencia laboral, que genera una contraprestacin en dinero o especie.

Retencin en la fuente - por ventas con tarjeta de crdito. Las empresas que venden bienes o servicios con tarjeta de crdito deben liquidar el 1.5% de retencin en la fuente sobre el 87.5% del valor de la operacin y el 16% de IVA sobre la comisin financiera Retencin en la fuente - sobre honorarios. Se entiende por honorarios la remuneracin al trabajo prestado sin subordinacin, en la cual predomine el factor intelectual, la creatividad, el ingenio sobre el trabajo manual o material. La retencin es del 10%, aplicable sobre cualquier cuanta.

Tarjeta de crdito - contrato. La tarjeta de crdito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilizacin de tarjeta de crdito, suscrito entre una entidad financiera y una persona natural o jurdica.

Tarjetahabiente. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar peridicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a travs de este medio. Para afiliarse al sistema, el establecimiento comercial suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crdito como un medio

de pago de sus clientes, y a su vez la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprobantes firmados por los tarjetahabientes, deduciendo por el servicio un porcentaje de comisin.

Tasa de rendimiento. Es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado.

Tarjeta de crdito - contrato. La tarjeta de crdito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilizacin de tarjeta de crdito, suscrito entre una entidad financiera y una persona natural o jurdica.

Tarjetahabiente. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar peridicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a travs de este medio. Para afiliarse al sistema, el establecimiento comercial suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crdito como un medio de pago de sus clientes, y a su vez la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprobantes firmados por los tarjetahabientes, deduciendo por el servicio un porcentaje de comisin.

Tasa de rendimiento. Es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado.