CURSO - TALLER PARA LA ELABORACION DE PROYECTOS EMPRESARIALES (SEGUNDA PARTE)

INSTRUCTORES: ARQ, ANTONIO PEA. LIC. ANGEL HERNNDEZ.

CHACON

APOLINAR

BOCA DEL RIO VER

ENERO 2009

INDICE 6 PRODUCCION PAG.

6,1 Objetivos del rea de produccin 2 6.2 Especificaciones del producto o servicio. 3 6.3 Descripcin del proceso de produccin o prestacin del servicio. 4 6.4 Diagrama de flujo del proceso. 5 6.5 Caractersticas de la tecnologa. 5 6.6 Equipo e instalaciones. 6 6.7 Materia prima 7 6.8 Capacidad instalada. 9 6.9 Manejo de inventarios 10 6.10 Ubicacin de la empresa. 11 6.11 Diseo y distribucin de la planta y oficina. 11 6.12 Mano de obra requerida. 12 6.13 Procedimiento de mejora continua. 13 6,14 Programa de produccin 13 7 ORGANIZACIN 7.1 Objetivos del rea de organizacin 7.2 Estructura organizacional 7.3 Funciones especficas por puesto 7.4 Capacitacin del personal 7.5 Desarrollo del personal 7.6 Administracin de sueldos y salarios 7.7 Evaluacin del desempeo 7.8Relaciones de trabajo 7.9 Marco legal 8 FINANZAS 8.1 Objetivos del rea contable 8.2 Sistema contable de la empresa 8.3 Flujo de efectivo 8.4 Estados financieros proyectados 8,5 Indicadores financieros 8.6 Supuestos utilizados en las proyecciones financieras 8.7 Sistema de financiamiento. 14 14 15 16 17 20 21 22 22 24 27 27 28 31 36 43 45 46

PRODUCCIN 6.1 Objetivos del rea de produccin Produccin es la transformacin de insumos, a travs de recursos humanos, fsicos y tcnicos, en productos requeridos por los consumidores. Estos productos pueden ser bienes y/o servicios. Producto: Es el resultado final de un proceso de produccin, en el cual puede ser un bien o servicio que representa un satisfactor para el consumidor. Podemos destacar dos tipos de bienes: Bienes industriales: Son productos que se utilizan para producir otros bienes; algunos de ellos entran directamente en el proceso de produccin, como materia prima, producto semiterminado o componentes. Bienes de consumo: son los productos usados por los consumidores finales para satisfacer sus necesidades personales. Pueden, a su vez, clasificarse en bienes duraderos y perecederos.

Por su parte, los servicios se pueden clasificar, en general, como: Servicios comerciales. Algunos ejemplos de stos son: reparacin y mantenimiento de maquinaria y equipo, diseo de instalacin, etc. Servicios profesionales: Algunos ejemplos de estos son: administrativos, atencin mdica o dental, educativos, de asesora, etc.

Es indispensable establecer, primeramente, los objetivos que se pretende alcanzar en el rea de produccin, no olvidar que estos deben de ser cuantificables y medibles e ir en relacin con los recursos de la empresa, esto con el propsito de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la empresa. Ejercicio 6.1 Determine los objetivos del rea de produccin, tanto en el corto como en el mediano y en el largo plazo: Corto plazo: Mediano Plazo: Largo Plazo:

6.2 Especificaciones del producto o servicio El diseo de un producto o servicio debe cumplir con varias caractersticas, entre otras: 3

Simplicidad y practicidad (facilidad de uso). Confiabilidad (que no falle). Calidad (bien hecho, durable, etc.).

Asimismo, el diseo debe especificarse en qu consiste el producto o servicio, mediante una descripcin detallada, incluyendo dimensiones, colores, materiales, y otras caractersticas que lo definen. Ejercicio 6.2 A continuacin realice un diseo definitivo del producto o servicio de su empresa. De explicaciones de cada parte e incluya dibujos, fotografas, etc.

6.3 Descripcin del proceso de produccin o prestacin del servicio El proceso de produccin representa el conjunto de actividades que se llevan a cabo para realizar un producto o prestar u servicio. En el se conjuran la maquinaria, la materia prima y el recurso humano necesario para realizar el proceso. Este proceso se establece siguiendo el procedimiento que a continuacin se describe: a) Determinar todas las actividades requeridas para producir un bien o prestar un servicio. b) Organizar las actividades de manera secuencial. c) Establecer los tiempos requeridos para llevar a cabo cada actividad. Ejercicio 6.3 indique el proceso de produccin o de prestacin del servicio de su empresa.

6.4 Diagrama de flujo del proceso El diagrama de flujo del proceso de produccin es una secuencia de operaciones expresadas en forma grfica. Es una forma de analizar y detallar el proceso de produccin, para ello se puede hacer uso de la siguiente simbologa: Operacin. Cualquier actividad que de cmo resultado un cambio fsico o qumico en un producto o algn componente del mismo. Incluye tambin el ensamble o desensamble de productos. Inspeccin. Cualquier comparacin o verificacin de caractersticas contra los estndares de calidad o cantidad establecidas. Transporte. Cualquier movimiento que no sea parte integral de una operacin o inspeccin. Retraso. Cualquier perodo en el que un componente del producto este esperando para alguna operacin, inspeccin o transporte. Almacenamiento. Mantener un producto o materia prima en el almacn hasta que se requiera para su uso o venta. Es necesario disear y conocer el proceso productivo o de prestacin de servicios de la empresa para determinar actividades, tiempos, responsables y costos; de esta informacin se podr derivar la capacidad productiva de la empresa. Ejercicio 6.4 Elabore un diagrama de flujo del proceso de manufactura de su producto o servicio, desde la entrada de insumos necesarios para la fabricacin, hasta el producto terminado, empacado y listo para la venta.

6.5 Caractersticas de la tecnologa Es importante determinar la tecnologa disponible para elaborar el producto, adems, es necesario especificarla porque a travs de ello es posible:

Asegurar que se usar un nivel de tecnologa apropiado al tipo de proyecto y a la regin donde se piensa desarrollar. Tener en mente todas las alternativas de tecnologa, para considerarlas en la seleccin. Cuando se selecciona la tecnologa, es necesario tomar en cuenta aspectos tales como: Facilidad para adquirir la tecnologa. Condiciones especiales para hacer uso de ella. Por ejemplo, pago de patentes, etc. Aspectos tcnicos especiales para la tecnologa al aplicarla al proceso de produccin (capacitacin, equipo, instalacin, etc.) Posibilidades de copiado (si la tecnologa es original, lo ms conveniente es buscar las formas de registro y proteccin legal.

Ejercicio 6.5 Mencione las caractersticas y especificaciones de la tecnologa que utilizar para desarrollar el producto o servicio de su empresa.

6.6 Equipo e instalaciones. El proceso productivo permite determinar las actividades a realizar, as como el equipo, herramientas e instalaciones requeridas para llevar a cabo la elaboracin de productos y/o prestacin de servicios de la empresa. Para ello se requiere: a) Descomponer el proceso productivo en actividades especficas. b) Elaborar una lista de todo el equipo requerido para cada actividad. c) Elaborar una lista de todas las herramientas requeridas para cada actividad. d) Calcular la materia prima requerida en el proceso. e) Determinar el espacio necesario para llevar a cabo cada actividad. f) Establecer cualquier requerimiento especial de instalaciones o facilidades para llevar a cabo cada actividad.

Adems, es necesario prever un programa de mantenimiento del equipo, a fin de garantizar un adecuado funcionamiento del mismo. Ejercicio 6.6 Determine el equipo, las herramientas, e instalaciones que utilizara para desarrollar su producto o servicio, as como el plan de mantenimiento del equipo. Equipo/herramientas Cantidad Marca

Servicios necesarios

Cantidad

Marca

Instalaciones necesarias Mantenimiento

6.7 Materia Prima. 6.7.1 Necesidades de materia prima. La materia prima se refiere a los elementos, partes o sustancias de las que est compuesto el producto de la empresa, o a los insumos necesarios para prestar el servicio. Es necesario que cuando se especifiquen las cantidades a utilizar de materia prima, se contemple cuanto se requerir por un volumen dado de produccin o en relacin con cierto periodo. Ejercicio 6.7.1 Indique la materia prima que requerir en su proceso productivo, especificando la cantidad estimada por perodo, lote o unidad. Materia Prima Cantidad/perodo

6.7.2 Identificacin de proveedores y cotizaciones. Esto facilitar el inicio de las actividades productivas. Para ser ms eficiente en la seleccin de proveedores, es indispensable establecer criterios; entre otros se encuentran: a. b. c. d. e. f. Cumplimiento en fechas de entrega. Calidad Precio. Servicios que ofrece. Crditos. Localizacin del proveedor.

Al identificar a los proveedores se facilita el proceso de seleccin del tipo de materia prima que se desea utilizar en el proceso de produccin del bien. Se recomienda identificar a varios proveedores, as como diversificar la adquisicin de materia prima para no establecer un lazo de dependencia nica con uno solo, ya que esto puede llegar a representar problemas en el rea de produccin si se tienen desacuerdos con el proveedor o si se presenta desabasto de una materia prima en particular. Ejercicio 6.7.2 Determine los proveedores de sus diferentes materias primas. Materia prima Proveedor Precio Calidad Proveedor seleccionado

6.7.3 Compras Para realizar una compra se debe de tener una gua; las polticas de compras son importantes, sobre todo por los continuos cambios de precios y la escasez de los materiales. La funcin de las compras radica en el establecimiento de las especificaciones de las cantidades a adquirir y el detectar cundo se necesitar la materia prima, asimismo, debe establecerse, cuando sea posible, si el proveedor o el comprador pagar el flete, si hay un incremento fijo de precios en la materia prima, etc. Es conveniente saber si hay descuentos por pronto pago o por volumen de compra de la materia prima en cuestin.

Ejercicio 6.7.3 Formato de requisicin de compra (ejemplo). Proveedor________________________ Orden de compra Nm.___________ Fecha de pedido:_______________ Fecha de entrega:______________ Empresa solicitante: ______________________Tel. y fax._________________ Direccin:________________________________________________________ _______________________________________________________________. Cantidad Concepto Precio Importe

Firma de recepcin 6.8 Capacidad instalada

Subtotal _______________ I. V. A. _______________ Total _______________

Se refiere al nivel mximo de produccin que puede llegar a tener una empresa con base en los recursos con los que cuenta, refirindose, principalmente a maquinaria, equipo e instalaciones fsicas. La determinacin de la capacidad instalada de la empresa permitir determinar tiempos de respuesta (entrega) al mercado y conocer las posibilidades de expansin o requerimientos de inversin a largo plazo. La capacidad instalada debe ser acorde con el mercado (mercado potencial y planes de venta), as como con los recursos limitantes de la empresa (mano de obra, disponibilidad de materia prima, etc.) Bsicamente es necesario determinar dos factores: Capacidad instalada total. Nivel de produccin requerido.

Es necesario tomar en cuenta el mantenimiento preventivo que requerir tanto las instalaciones, como el equipo y las herramientas utilizadas en el proceso. Ejercicio 6.8 Mencione la capacidad instalada de la planta: Cantidad de productos a producir, o servicios que la empresa puede prestar por da, semana y mes. 9

Perodo

Capacidad de produccin.

6.9 Manejo de inventarios El inventario es la cantidad de materiales que se encuentran en la empresa, ya sea materia prima, producto en proceso o producto terminado. El objetivo del control de inventarios es, por un lado, mantener una cantidad ptima de materiales para que haya disponibilidad en cualquier momento y que, de esta forma, el proceso productivo no se vea afectado por escasez de materia prima, y por otro, que no se perjudique econmicamente a la empresa por exceso de este, ya que una sobre existencia mayor de la necesaria corresponde una mayor cantidad de capital improductivo. Para lograr este objetivo es necesario establecer una cantidad mnima de inventario, antes de volver a comprar. A esta cantidad se le llama punto de reorden. La informacin requerida para calcular el punto de reorden es la siguiente: Consumo estimado de material en un perodo determinado. El tiempo que se emplea en colocar una orden de compra. Tiempo para pedir cotizaciones. Tiempo para seleccionar proveedor. Tiempo de entrega. Margen de seguridad.

Ejemplo: se consumen 100 unidades al mes de material, el proveedor tarda dos semanas en entregar despus de efectuada la orden de compra, el tiempo estimado de tardanza es de dos das. Si consideramos que el mes tiene cuatro semanas (se laboran 5 das por semana) se deduce lo siguiente: 100 unidades/4 = 25 unidades por semana (se consumen por semana, o 25/5 = 5 unidades por da). 2 semanas x 25 unidades = 50 unidades (2 semanas es el tiempo que el proveedor tarda en surtir el material) 2 das de margen = 10 unidades (5 unidades/da por 2 das de tardanza estimada en la entrega). Entonces: 50 unidades, punto mnimo en almacn. 10 unidades de margen de seguridad. 60 unidades en inventario, mnimo aceptable antes de reordenar.

10

Ejercicio 6.9: Se pide que establezca el punto de reorden para cada materia prima, con base en los puntos mencionados anteriormente.

6.10 Ubicacin de la empresa. Existen cuatro elementos para determinar la ubicacin de la empresa; estos son: a) b) c) d) Distancia al cliente. Distancia a los proveedores. Distancia a los trabajadores. Requerimientos (limitaciones) legales.

Ejercicio 6.10 Defina la ubicacin de la empresa, considerando los puntos mencionados anteriormente.

6.11 Diseo y distribucin de la planta y oficinas. Es la forma en que se dispondrn de las mquinas, herramientas y flujos de produccin, lo cual permitir organizar el trabajo eficientemente. El lugar de trabajo es el espacio fsico donde se renen personas, equipos, herramientas y materias primas para elaborar el producto terminado. Para poder disear la distribucin de la planta es necesario tomar en cuenta el diagrama de flujo del proceso elaborado con anterioridad, ya que a

11

travs de l se detectan el orden de las actividades y, de esta forma, evaluar cual es la secuencia ptima del equipo y el lugar ms apropiado para las herramientas. Otro aspecto a considerar es la distancia entre los distintos puntos de operacin, pues si el equipo esta muy distante entre una operacin y otra, pueden ocasionarse altas prdidas en productividad; por otro lado, si esta muy cercano puede incurrirse en problemas de flujo de materias primas o bien en problemas de seguridad. Con base en lo anterior, es necesario contar con conocimiento sobre las dimensiones del equipo y la cantidad de personas que estarn trabajando en l. Ejercicio 6.11 Disee la distribucin de la planta de su empresa y el flujo de produccin ms eficiente.

6.12 Mano de obra requerida Se refiere a las personas que forman parte del proceso productivo o prestan el servicio, que con su esfuerzo y trabajo transforman la materia prima y obtienen el producto terminado. Planear la mano de obra para la produccin o prestacin del servicio significa definir las caractersticas que la persona debe poseer para desempear su trabajo. Ejercicio 6.12 establezca el personal requerido para llevar a cabo el proceso productivo, as como sus habilidades. Actividad Nmero de personas Tipo de habilidad

Mano de obra total requerida:

12

6.13 Procedimiento de mejora continua El control de calidad es el proceso que permite elaborar el producto o prestar el servicio, de acuerdo con las especificaciones de su diseo. La relacin de calidad de los productos con respecto a las especificaciones se basa en las caractersticas que buscan los clientes y en la concordancia que se pueda lograr, apoyndose en las personas, mquinas y herramientas con que cuenta la empresa. Contar con un programa de mejora continua constituye una ventaja competitiva para la empresa, pues le permite ajustar sus procesos, productos y servicios a las necesidades de sus clientes, ahorrar retrabajos y, por ende, conduce a una mayor productividad y reduccin de gastos innecesarios para la empresa. Por otra parte, los procedimientos de mejora continua comprenden en su planeacin, implantacin y desarrollo una mejor comunicacin y ambiente de trabajo dentro de la organizacin. Ejercicio 6.13 Describa lo ms claramente posible, como se asegurar que su producto tendr la calidad adecuada para el cliente (procedimiento de mejora continua). Calidad = precio, tiempo, necesidad que satisface, ms otras caractersticas exigidas por el cliente.

6.14Programa de produccin Representa la planificacin de las operaciones que debern realizarse para asegurar el cumplimientote los objetivos propuestos por el rea; el programa de produccin se divide en dos partes: a) Actividades preoperativas: son todas aquellas que deben realizarse para iniciar las operaciones productivas. b) Actividades operativas: Son aquellas que deben realizarse para tener listo el producto o prestar el servicio de la empresa . Algunos ejemplos de actividades preoperativas son: Compra o renta de equipo, herramienta, etc. Acondicionamiento de reas de trabajo. Contratacin y adiestramiento de personal operativo. Seleccin de proveedores. Adquisicin de materias primas. Etapas de pruebas del producto o servicio.

13

El programa de produccin de la empresa generalmente se expresa mediante un diagrama que relaciona las diversas actividades que deben realizarse con relacin al tiempo y los responsables para llevarlas a cabo. Ejercicio 6.14 Establezca el programa preoperativo de produccin de su empresa Actividad Personal encargado Perodo de realizacin

Grafica de Gantt

7 Organizacin 7.1 Objetivos del rea de organizacin La organizacin es la forma en que se dispone y asigna el trabajo entre el personal de la empresa, para alcanzar eficientemente los objetivos propuestos. Primero deben establecerse los objetivos del rea de organizacin, de acuerdo con las metas empresariales y el resto de las reas que la conforman. Ejercicio 7.1 Establezca los objetivos de su empresa para el rea de organizacin.

14

7.2 Estructura organizacional El primer paso para establecer un sistema de organizacin en la empresa es revisar que los objetivos de la empresa y los de sus reas funcionales concuerden y se complementen. Una vez realizado esto, es necesario definir los siguientes aspectos: 1. Procesos operativos (funcionales) de la empresa: Qu se hace? Cmo se hace? Con que se hace? Dnde se hace? En cuanto tiempo se hace? 2. Descripcin de puestos: Agrupar las funciones por similitud. Crear los puestos por actividades respecto al tiempo (cargas de trabajo). Disear el organigrama de la empresa. 3. Definicin del perfil del puesto, en funcin de lo que se requiere en cuanto a : Caractersticas fsicas. Habilidades mentales. Preparacin acadmica. Habilidades tcnicas (uso de maquinas y herramientas). Experiencia laboral.

Mientras mas especifico sea el perfil, ms seguro ser cubrir las necesidades del puesto, aunque ser mas difcil conseguir a la persona. Es tambin necesario tener presente que contar con el perfil detallado por puesto no garantizar que la persona sea la mas adecuada; quiz sea mas sencillo que al cumplir con dichas caractersticas se pueda poner mayor atencin a aspectos tan importantes como la actitud, lo cual a veces es mucho mas importante que sus conocimientos o habilidades. Formato para definir los objetivos de la empresa por rea funcional

Objetivos de la empresa Objetivos de mercadotecnia: Objetivos de produccin: Objetivos de contabilidad y finanzas: Objetivos de organizacin: Objetivos de otras reas:

15

Formato para definir los procesos operativos de la empresa. Actividades Requisitos especiales Periodicidad tiempo y

Actividades Gerenciales De mercadotecnia De produccin De contabilidad y finanzas De apoyo Otras

Formato para descripcin de puestos del Requisitos puesto del Actividades Escala jerrquica

Nombre puesto

Ejercicio 7.2 Elabore el organigrama de la empresa, tomando en cuenta el personal de mercadotecnia, produccin y personal administrativo.

7.3 Funciones especficas por puesto En el punto anterior del plan fueron mencionadas las funciones generales de cada puesto, por lo que el siguiente paso es disear el Manual operativo por trabajador; para realizar esto, se sugiere utilizar la siguiente metodologa: 1. Establecer el objetivo que se pretende lograr con cada funcin general (recuerde que debe ser acorde con el objetivo del rea funcional a la que pertenece cada puesto). 2. Desarrollar las funciones especificas (actividades), necesarias para llevar a cabo cada funcin general.

16

3. Describir los procesos de cada actividad (esto es, cmo se hace, paso por paso, indicando tiempos, recursos necesarios, as como el resultado final esperado). 4. Determinar los indicadores operativos (de desempeo) y de calidad (mejoramiento) de cada actividad. En ocasiones, es recomendable establecer los indicadores cuando la empresa se encuentra ya en funcionamiento, ya que ser entonces cuando se tendrn bases para conocer el desempeo de cada actividad. El conjunto de los manuales operativos individuales, divididos por rea funcional de la empresa, constituyen los manuales operativos de la empresa. Una vez realizado lo anterior, se deben establecer las polticas operativas, indicando y dando especial nfasis a las siguientes reas. Sistema de comunicacin. Procesos para la resolucin de conflictos. Carcter moral de la empresa (valores). Comportamientos esperados (actitudes, cumplimientos, etc.).

Lo anterior, entre otras ms que la empresa considere convenientes establecer. Ejercicio 7.3 Establezca las funciones generales y especificas de su empresa.

7.4 Captacin de personal 7.4.1 Reclutamiento Es muy importante establecer un proceso formal de reclutamiento que garantice la captacin del personal requerido, de acuerdo con los perfiles establecidos para los diversos puestos. Existen muchos y muy diversos medios para reclutar personal, cada uno de ellos tiene sus respectivas ventajas y desventajas; asimismo, todos tienen, lgicamente, un impacto sobre el presupuesto que se deber asignar para el rea de Recursos Humanos, por lo que deber determinarse el proceso y el costo que se est dispuesto a pagar por llevarlo a cabo. Ejercicio 7.4.1 El proceso de reclutamiento a seguir por su empresa es:

17

Medio de reclutamiento Peridico: Radio: Otros: Presupuesto total: 7.4.2 Seleccin

Costo $ $ $ $

El sistema de seleccin de personal es un asunto muy delicado, que debe ser cuidadosamente planeado y ejecutado, por lo que es muy importante que el emprendedor tenga muy claras las herramientas y tcnicas que utilizar, as como el costo que el sistema implicar. Se deben determinar varios aspectos relacionados con este proceso, como: Solicitud de empleo: Cul se usar y porque? Es necesario disear una especial para la empresa? Entrevista: Quin la llevar a cabo? Cmo la realizar? Qu informacin se quiere obtener? Exmenes: Se cuenta con diferentes tipos de exmenes, entre los mas utilizados se encuentran: Psicomtricos. Cules se usarn? Quines los aplicar e interpretar? Fsicos. Qu mdico los aplicar? Cules se pedirn? De conocimiento. Quin los disear? Qu informacin se quiere obtener? Investigacin de candidatos: En qu consistir la investigacin (telfono, visitas, etc.)? Quin la realizar? Ejercicio 7.4.2 El proceso de seleccin a seguir por su empresa es:

Describa el mtodo que utilizara (quien aplicara el examen, quien realizara la entrevista, etc.) y los costos relacionados.

18

7.4.3 Contratacin Este es un proceso simple si se toman en cuenta los detalles legales que implica, o muy complejo y preocupante cuando stos se pasan por alto; por tanto, antes de entablar una relacin laboral con alguien es muy importante conocer todos los compromisos legales que esto conlleva. Se recomienda investigar y prever todas las acciones a tomar en cada una de las siguientes reas: Formas de contratacin y clusulas especiales del contrato (confidencialidad, patentes, etc.) duracin de los contratos, derechos y obligaciones que contraen tanto el trabajador como el empleado, etc. Relaciones sindicales. Requisitos y prestaciones de ley.

Ejercicio 7.4.3 Defina el tipo de contrato que se utilizar en la empresa, as como los aspectos laborales que deben considerarse. Tipo de contrato: Aspectos laborales a considerar:

7.4.4 Induccin El proceso de induccin es el primer encuentro entre el trabajador y la empresa cuando ste es contratado; es la presentacin con la misin, valores y carcter de la compaa y con el puesto que va a desempear; en ella se ofrece al trabajador una panormica de lo que se puede esperar de la empresa. Por otro lado, en la induccin se dan a conocer tanto las polticas como los cdigos escritos y no escritos que la empresa posee. La induccin es un elemento de gran importancia, por lo que es necesario determinar: 1. Personas que se encargan de realizarla. 2. Material de apoyo que se utilizar en el proceso. 3. Momento en que se llevar a cabo. Ejercicio 7.4.4 En relacin con el proceso de induccin de su empresa, se pide que defina: Persona que realizar la induccin: Proceso de induccin que se seguir: Material que se utilizar en el proceso de induccin:

19

7.5 Desarrollo del personal El Desarrollo del personal involucra dos elementos parecidos, pero con diferentes objetivos y, por tanto, con diversas formas de diseo y ejecucin; estos son: a) Adiestramiento. Es el entrenamiento bsico requerido para que la persona desempee las funciones para las que ha sido contratada. b) Capacitacin. Es el entrenamiento avanzado que se le proporciona a la persona para facilitarle un mayor desarrollo individual y profesional que facilite, consecuentemente el desarrollo de la compaa. Para establecer un programa efectivo y eficiente de entrenamiento del personal, se debern considerar y tratar de dar respuesta a una serie de preguntas especficas, a saber: a. Qu puestos requieren entrenamiento especial? b. Qu reas debe contemplar el entrenamiento que se programe para el personal? c. Cmo se llevar a cabo el entrenamiento del personal? se proporcionar internamente o a travs de instituciones especializadas? d. Qu costos implica el programa de entrenamiento? (de entrenamiento y de tiempo muerto por participante en este proceso). e. Cmo se determinarn y priorizarn las necesidades futuras de capacitacin del personal? Una vez que se hayan definido los puntos anteriores, es posible definir un programa de desarrollo del personal. Ejercicio 7.5 Defina el programa de adiestramiento y capacitacin de su empresa. Adiestramiento: Puesto Capacitacin: Puesto Tipo de adiestramiento Costo Tipo de adiestramiento Costo

Defina el sistema de deteccin de necesidades de capacitacin

20

7.6 Administracin de sueldos y salarios Cuando se cuenta con una descripcin bsica de desempeos, perfiles por puestos y organigrama de la empresa, el proceso de administrar sueldos y salarios resulta muy sencillo y rpido de realizar, tan solo implica jerarquizar los puestos de la empresa. Sin embargo la parte difcil es determinar cunto se le va a pagar a cada quien, para que la remuneracin sea justa y acorde con sus responsabilidades y obligaciones. Una forma de resolver esto es acudiendo a las tablas de sueldos y salarios que son peridicamente publicadas y que se consiguen en el mercado. No debe olvidarse que la ley establece una serie de obligaciones a los patrones que se traducen en erogaciones proporcionales al sueldo y salario que se le paga a cada trabajador, y que van del 32% al 40%. Los presupuestos de sueldos y salarios deben considerar estos gastos, para ser calculados al momento de obtener proyecciones financieras de la empresa. Un ejemplo de las obligaciones de ley que tienen que cumplir las empresas para con sus empleados es el siguiente:

Concepto Impuesto federal Impuesto estatal Infonavit IMSS SAR Prima vacacional (6 das + 25%) Aguinaldo (15 das) Prima 7 da (trabaja en domingo) Total

% sobre nmina 1 2 5 15 2 3 5 X 33

Recuerde que estos porcentajes varan segn cada estado y cada ciclo fiscal. Ejercicio 7.6 Defina el tabulador de su empresa Puesto ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ Categora ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ Sueldo ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ Prestacin ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ Total ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

21

7.7 Evaluacin del desempeo La evaluacin del desempeo del trabajador es un punto muy delicado, ya que incide directamente sobre la moral de este y sobre la eficiencia de la empresa; por tanto, debe ser cuidadosamente considerado. El sistema de evaluacin del desempeo se fundamenta en las funciones operativos individuales y se complementa con la fijacin de los objetivos parciales y finales de cada actividad (tiempo en que se pretende lograr y resultados esperados), lo que permiten dar seguimiento a este aspecto (los objetivos provienen de una negociacin entre el trabajador y el jefe inmediato, considerando los objetivos de la empresa y as capacidades de cada persona). Es recomendable que los objetivos se determinen al inicio del ao (fiscal o natural dependiendo de la empresa), que se desglosen en objetivos semanales, mensuales y semestrales, que incluyan parmetros de cumplimiento (indicadores) y que sean revisados con la periodicidad con que fueron establecidos. Aunado a la fijacin de metas, debern establecerse las polticas de evaluacin y los elementos de reconocimiento o incentivo por buen desempeo, as como medidas correctivas para lograr evitar un desempeo deficiente. Los objetivos debern irse ajustando en cada revisin (semestral, mensual o semanal). Ejercicio 7.7 A continuacin se muestra un formato para la evaluacin del desempeo. Se pide que lo llene con los datos de su empresa. Puesto: Actividad 1:______________________ Objetivo semana 1:________________ Objetivo semana 2:________________ Objetivo semana 3:________________ Objetivo semana 4:________________ Objetivo del mes 1:________________ Semestre 1 (200_) ________________ 7.8 Relaciones de trabajo El ambiente de trabajo involucra a la motivacin, la comunicacin, el trabajo en equipo y la calidad persona y de vida de todos los miembros de la organizacin. Indicador: _____________________ Resultado semana 1:____________ Resultado semana 2:___________ Resultado semana 3:___________ Resultado semana 4:___________ Resultado del mes 1:___________ Resultado del semestre:________

22

Estos, entre otros, son elementos indispensables a considerar, para contribuir a establecer un clima organizacional adecuado, el cual repercute fuertemente sobre la productividad. El emprendedor debe prever, al menos, estos puntos para guiar sus acciones y facilitar la canalizacin de recursos a situaciones concretas, que permitan alcanzar un nivel de clima organizacional apropiado. En cuanto a la motivacin, es necesario considerar cuales son las herramientas motivacionales que permitirn reforzar las conductas positivas que deseamos impulsar en nuestro personal, es decir, programas deportivos; reconocimiento por desempeo y/o cumplimiento de polticas como: la puntualidad, la asistencia, etc. (los reconocimientos pueden ser verbales, dinero en efectivo, despensas bsicas, das de asueto adicionales, etc.); programas de convivencia (asistencia a actividades culturales o deportivas, das de campo, etc.), y cualquier otro elemento que permita mantener un alto nivel de motivacin entre el personal de la empresa. En relacin con la comunicacin, es necesario establecer un sistema efectivo que facilite el intercambio de informacin entre el personal y evite o ayude a solucionar rpidamente cualquier conflicto interpersonal que pudiera surgir entre los miembros de la organizacin. Es necesario incluir en el sistema de comunicacin los diversos tipos de informacin (formales e informales) y las variadas direcciones de la misma (ascendente, descendente, horizontal). El trabajo en equipo es un aspecto crtico y relevante en el buen funcionamiento y desarrollo de la empresa. Por ello el emprendedor debe conocer las etapas de desarrollo de un equipo de trabajo y propiciar su buena implantacin as como la incorporacin de los miembros. Otro aspecto importante en las relaciones laborales es el relativo a la calidad, pero observado desde la perspectiva del personal; esto es en relacin con la persona y su nivel de vida. En este sentido, la visin de la empresa debe considerar el desarrollo del trabajador como ser humano y, por ende, su calidad de vida, (enfocndose en los niveles social, econmico y cultural, suyos y de su familia). Una forma de influir sobre la calidad de vida laboral y personal del trabajador y su familia es a travs de programas concretos de desarrollo y capacitacin como: tardes culturales, cursos bsicos de salud, programas de calidad para la familia, cursos de manejo de finanzas familiares, programas de retiro y ahorro, etc.; tomando en cuenta que la empresa es la gente que trabaja en ella. Ejercicio 7.8 escriba los procedimientos considerados para facilitar la motivacin, comunicacin y trabajo en equipo; adems seale las acciones concretas que se llevarn para mejorar la calidad de vida del trabajador y su familia.

23

7.9 Marco legal de la organizacin La empresa es un conjunto de recursos organizados por el titular (emprendedor), con el fin de realizar actividades de produccin o de intercambio de bienes o servicios que satisfacen las necesidades de un mercado en particular. Cuando se pretende constituir una empresa, es importante tomar en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: a) b) c) d) e) f) g) El nmero de socios que desean iniciar el negocio. La cuanta del capital social (aportaciones por socio). Las responsabilidades que se adquieren frente a terceros. Los gastos de constitucin de la empresa. Los trmites a realizar para implantarla legalmente. Las obligaciones fiscales que se debern afrontar. Las diferentes obligaciones laborales que se adquieren. La constitucin de la empresa, entre otras formas, puede ser como: Persona fsica. Es decir, aquella en las que todas las decisiones relativas al manejo o administracin del negocio recae sobre la persona del dueo (emprendedor). Sociedad annima. Es u grupo de personas fsicas o morales que se unen para llevar a cabo actividades comerciales y cuya obligacin slo se limita al pago de sus acciones. Sociedades de responsabilidad limitada. Es una organizacin empresarial constituida entre socios, los cuales solamente estn obligados al pago de sus aportaciones, sin que las partes sociales puedan estar representadas por ttulos negociables.

Cualquiera que sea la forma de constitucin para su empresa, deber seguir una serie de trmites de registro que debern ser cubiertos para que la compaa sea considerada legalmente establecida. Es importante considerar, que independientemente de la forma legal que adopte la empresa, el emprendedor debe de asesorarse, preferentemente por un contador y un abogado. Ejercicio 7.9 Despus de analizar las formas de constitucin de una microempresa, defina cual ser el rgimen ms conveniente bajo el cual se piensa constituir la suya y porque.

24

Dentro de los aspectos fiscales es importante conocer las distintas obligaciones que se tienen como empresa, para cumplir adecuadamente con ellas y evitar posibles inconvenientes posteriores. Uno de los aspectos indispensables es la inscripcin en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), ya que las personas fsicas y morales que realizan actividades empresariales estn obligadas a contribuir para los gastos pblicos conforme a las leyes fiscales. Ejercicio 7.9.1 indique los aspectos fiscales que deber considerar su empresa para cumplir con la legislacin vigente.

Asimismo, la empresa deber considerar aspectos laborales a los que la legislacin la obliga para ser considerada dentro de la ley, entre otros, el contrato de trabajo, el cual debe contener aspectos tales como: Nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil y domicilio del trabajador y del patrn. Si la relacin de trabajo es por obra o tiempo determinado o tiempo indeterminado. El servicio o servicios deben prestarse, lo que se determinar conla mayor precisin posible. El lugar o lugares donde deba prestarse el trabajo. La duracin de la jornada. La forma y el monto del salario. El da y el lugar de pago del salario. La indicacin de que el trabajador ser capacitado o adiestrado en los trminos de los planes y programas determinados o que se establezcan en la empresa. Otras condiciones de trabajo, como das de descanso, vacaciones y otros que convengan al trabajador y al patrn.

Otros factores importantes a considerar son: o Seguro social (IMSS). o SAR o INFONAVIT

25

Ejercicio 7.9.2 indique las obligaciones laborales que deber considerar para contratar personal en su empresa.

Algunos otros aspectos legales que deben ser considerados por la empresa son: Licencias sanitarias. El cdigo sanitario de Mxico estipula que todos los establecimientos de giro reglamentado debern tener licencia sanitaria. Este se tramita ante la Direccin General de Inspeccin y Licencias Sanitarias de la Secretara de Salud de cada estado. Los giros reglamentados son los siguientes: alimentos, baos, hoteles, salones de belleza, peluqueras y medicamentos, entre otros. Adicionalmente, en estos giros es necesario que los empleados cuenten con tarjetas de control sanitario. Obtencin de patentes, marcas, diseos industriales y modelos de utilidad y registro de nombres comerciales, logotipos y eslogan. El procedimiento para obtener una patente o registro se inicia mediante solicitud ante la Secretara de Economa (SE) por cualquier persona que afirme ser en inventor, su causahabiente o representante. Registro ante las cmaras correspondientes. Ser socio de algunas de las cmaras del pas permite a los emprendedores tener un apoyo en la solucin de mltiples problemas a los que se enfrenta. Secretara de relaciones exteriores. Para obtener el permiso de constituir una sociedad (persona moral), en caso de ser se el rgimen bajo el cual operar la empresa. Notario pblico. Para la protocolizacin del acta constitutiva de una sociedad (persona moral). Juzgado correspondiente al domicilio. Para la sancin judicial. Registro pblico de la propiedad y comercio. Para la inscripcin del acta constitutiva de una sociedad. Secretaria de Desarrollo Urbano. Para la autorizacin del uso del suelo del suelo y servicios relacionados con l. A fin de no omitir la realizacin de ningn trmite legal necesario para la constitucin y operacin del negocio, es recomendable elaborar un listado que los contenga. Ejercicio 7.9.3 Elabore un listado de todos los aspectos legales que deber considerar su empresa, tanto para su implantacin como para su operacin. Incluya el lugar en el que debe llevar a cabo el trmite y el costo. 26

8. Finanzas Introduccin El rea de finanzas atiende la organizacin que debe existir para el manejo del dinero dentro de la empresa. Se establecern los objetivos del rea contable para despus definir el sistema contable de la empresa. Desde aqu tendr cuatro herramientas tiles para dar seguimiento a los objetivos de la contabilidad de la empresa: 1. El Flujo de Efectivo 2. El Balance General 3. El Estado de Resultados 4. Los Indicadores financieros. Debido a que el ambiente financiero a veces resulta especulativo y difcil de pronosticar, se pueden establecer una serie de supuestos utilizados para las proyecciones financieras de la empresa. Y, finalmente, debe determinar el sistema de financiamiento del que nos apoyar para el proyecto. 8.1 Objetivos del rea contable El sistema contable de la empresa es una herramienta muy til y prctica que facilita la toma de decisiones del emprendedor y mantiene un monitoreo constante de las operaciones y salud financiera de la empresa. El sistema contable puede definirse como el proceso para llevar ordenadamente las cuentas de la empresa, saber cual es su situacin y buscar opciones atractivas que le permitan ahorrar en costos y/o gastos, as como aumentar sus expectativas de rendimiento. En general, la contabilidad puede ayudar a conocer quien realiza cada actividad en la empresa, donde la efecta, qu resultados se alcanzan, como se lleva a cabo, cuanto cuesta, etc. El objetivo final de la contabilidad es facilitar la toma de decisiones a sus diferentes usuarios, as como mantener de forma ordenada el registro de cada operacin econmica realizada durante cierto perodo, por lo cual es indispensable planear cuidadosamente este proceso.

27

El rea contable de la empresa debe tener objetivos claros y concretos, ya que todo el manejo econmico depende sta y cualquier error se reflejar en su salud financiera. Ejercicio 8.1 Establezca los objetivos de la empresa en el rea de contabilidad, en el corto, mediano y largo plazos.

8.2 Sistema contable de la empresa 8.2.1 Contabilidad de la empresa El proceso contable debe ser establecido antes de llevar a cabo la primera actividad econmica de la empresa y, una vez diseado, poder registrar detalladamente cada operacin; para esto es necesario planear el sistema contable que se utilizar y capacitarse para aplicarlo o contratar a la persona que lo haga. Ejercicio 8.2.1 Indique quien llevar a cabo el proceso contable de su empresa y qu costo tendr esto (capacitacin o contraccin).

8.2.2 Catlogo de cuentas Diariamente se realizan actividades u operaciones monetarias al llevar a cabo inversiones en el negocio, vender productos o servicios a los clientes, efectuar compras a proveedores de artculos y pagar cuentas. El catalogo de cuentas se utiliza para anotar estas operaciones de manera ordenada y facilitar

28

el proceso contable. El catalogo debe relacionar los nmeros y los nombres o ttulos de las cuentas, las que deben llevarse por separado para cada activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. Por cada uno de estos conceptos se utiliza una cuenta separada. El catlogo de cuentas se compone de partidas que se utilizarn dentro del proceso contable para registrar las operaciones en el diario. Siendo el primer libro donde se registran los hechos y las cifras asociadas con todas las operaciones, segn el orden en que ocurren. Con este primer paso en el proceso contable del negocio, se adquiere un historial o registro contable de los sucesos. A continuacin se muestra una serie de ejemplos que conformaran un catlogo de cuentas, no olvidar que las cuentas a utilizar varan segn el giro y los recursos de cada empresa. Nmero de cuenta 100 101 102 103 104 105 106 107 110 111 111-1 112 112-1 113 113-1 114 114-1 200 201 202 210 212 300 301 400 401 402 500 Nombre de la cuenta Caja Bancos Cuentas por cobrar Documentos por cobrar Seguro pagado por adelantado Materiales de oficina Inventario de produccin final Inventario de materia prima Terreno Edificio Depreciacin acumulada de edificio Equipo de transporte Depreciacin acumulada de equipo de transporte Equipo de oficina Depreciacin acumulada de equipo de oficina Maquinaria y equipo Depreciacin acumulada de maquinaria y equipo Cuentas por pagar Sueldos por pagar Intereses por pagar Documentos por pagar a largo plazo Dividendos por pagar Capital social Utilidades retenidas Ingreso por ventas de contado Ingreso por ventas a crdito Ingresos por inters Gastos por sueldos administrativos

29

501 502 503 504 505 506 600 700

Gastos por servicios pblicos Gastos por inters Gastos por sueldos a prestadores de servicios Gastos por gasolina Gastos por publicidad Gastos por impuestos Compras Comisiones sobre ventas

Ejercicio 8.2.2 defina el catlogo de cuentas de su empresa. Nmero de cuenta Nombre de la cuenta

8.2.3 Software a utilizar El proceso contable se puede llevar a cabo de manera automatizada; constantemente salen al mercado nuevos paquetes computacionales que permiten manejar eficiente fcilmente el proceso contable de una empresa, por lo que es de gran ayuda para el emprendedor conocer las diferentes opciones que se pueden encontrar en ese ramo. Sin embargo un software de contabilidad no se manejar por si solo, por lo que hay que considerar tambin la capacitacin necesaria para su utilizacin, adems de su adquisicin. Ejercicio 8.2.3 Indique qu paquete computacional se utilizar para llevar la contabilidad de la empresa, quin lo manejar, cuanto tiempo y dinero costar la capacitacin para utilizarlo, as como cundo y dnde se llevar a cabo.

30

8.3 Flujo de efectivo 8.3.1 costos y gastos El flujo de efectivo es la proyeccin de todos los movimientos monetarios que se realizan en la empresa. Ah se prevn tanto los ingresos como los egresos que por diferentes conceptos circulan por la empresa. El flujo de efectivo se compone de tres partes principales: costos y gastos, capital social, crditos y en general de entradas y salidas. 8.3.1 costos y gastos Costos es toda cantidad de dinero que se debe erogar, para pagar lo que se requiere en la operacin de la empresa. No tiene como fin la ganancia, mientras que el gasto s es desembolsado con el objetivo de obtener utilidades; por ejemplo, la luz sera un costo, mientras que un anuncio de radio sera un gasto. Ahora bien, existen dos tipos de costos y gastos: Variables: aquellos que se realizan proporcionalmente al nivel de produccin o ventas, por estar asociados directamente con el proceso de produccin o el producto mismo, o bien, con la prestacin del servicio. Por ejemplo, el material que va a utilizarse cambiar de acuerdo con el nmero de artculos o servicios que se produzcan. Fijos: los que se dan con una misma frecuencia y que no pueden identificarse claramente con el producto o servicio, ya que no varan con el volumen de los mismos. Por ejemplo, la renta del edificio, los sueldos, etc., van a pagarse independientemente de si se produce o se vende en un perodo determinado. Ejercicio 8.3.1 defina cuales sern los costos y gastos que se realizarn en su empresa. Costos variables Costos fijos

Gastos variables

Gastos fijos

8.3.2 Capital social Capital social es la cantidad total de dinero que invierten los dueos de la empresa (socios) para conformar la misma y ser la base para el inicio de operaciones de sta. Ejercicio 8.3.2 defina cual ser el capital social para su empresa 31

8.3.3 Crditos Un crdito es una aportacin econmica que se entrega a la empresa con el fin de hacer frente a compromisos o necesidades de inversin que no pueden ser solventadas con el capital de la misma. Ejercicio 8.3.3 determine si su empresa utilizar crditos para adquirir algn bien con pago diferido a largo plazo. Mencione los montos de los prstamos que solicitarn las condiciones de pago, la tasa de inters, etc.

8.3.4 Entradas Las entradas son todos los ingresos de dinero que la empresa recibe. Ejercicio 8.3.4 desglose todas las entradas por concepto de ventas del producto o servicio, por aportaciones de los accionistas, por crditos o por algn otro concepto que pudiera tener su empresa durante los primeros seis meses de operacin, sealando las cantidades en pesos. Concepto Cantidad

32

8.3.5 Salidas Son todos los egresos que la empresa realiza. Los gastos y costos en que la empresa incurre son salidas de dinero. Ejercicio 8.3.5 Desglose todas las salidas que por concepto de costo de ventas, administracin o produccin estime durante los primeros seis meses de operacin. Concepto Cantidad

8.3.6 proyecciones del flujo de efectivo La informacin de entradas y salidas se requiere para elaborar lo que se conoce como flujo de efectivo, un estado financiero que muestra el total de efectivo que ingreso o salio de la empresa, durante un periodo determinado. El flujo de efectivo permite proyectar, de manera concreta y confiable, la situacin econmica de la empresa en tiempos futuros, facilitando a la vez tanto el clculo de las cantidades de dinero que se requerirn en fechas posteriores (para compra de equipo, materia prima, pago de adeudos, pago de sueldos, etc.), como de las cantidades de dinero que ingresarn a la empresa, por concepto de ventas, derechos, intereses, etc. A continuacin se muestra un formato de flujo de efectivo que podr ser utilizado como base para el desarrollado de la empresa.

33

Compaa X, S. A. de C. V. Estado de flujo de efectivo Del 1 al 31 de julio de 2000 (mes 1) Saldo inicial de la cuenta de efectivo + Entrada de operacin: Cuentas por cobrar Ventas de contado Otras entradas = Total de entradas - Salidas de operacin Cuentas por pagar Compras de contado Otras salidas = Total de salidas = Flujo de efectivo de operacin + Entradas de financiamiento e inversin Prstamo bancario Aumento de capital Otras entradas de financiamiento/inversin = Total de entradas de financiamiento e inversin. - Salidas de financiamiento e inversin Adquisicin de activos Pagos de deudas e intereses Otras salidas de financiamiento/inversin = Total de salidas de financiamiento/inversin = Saldo final del flujo de efectivo $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

Para poder interpretar de mejor manera el estado de flujo de efectivo, a continuacin se describe cada uno de los conceptos que se utilizan. Saldo inicial de la cuenta de flujo de efectivo. Corresponde a la cantidad de efectivo con la que se cuenta al inicio del perodo. Entradas de operacin. Es la suma de todos los ingresos o recursos de efectivo en el perodo, que corresponden al giro principal del negocio, como los que se mencionan a continuacin: Cuentas por cobrar: regularmente las empresas venden sus productos a crdito. Por lo que estas cuentas se refieren a la cantidad que se cobrar en efectivo, como resultados de las ventas a crdito. Ventas de contado: ventas que se pagan en ese momento en efectivo, en su totalidad. Otras entradas. Salidas de operacin: es el total de gastos o desembolsos de efectivo del perodo que corresponden al giro del negocio:

34

 Cuentas por pagar. Representa el pago en efectivo de las cuentas por pagar, las cuales son adecuadas a los proveedores en mercancas o materias primas adquiridas a crdito en perodos anteriores. Compras de contado. Son las compras o adquisiciones que se realizan de materia prima o materiales, lo cual es pagado en efectivo. Otras salidas. Flujo de efectivo de operacin. Es la suma de las entradas totales menos las salidas de operacin del negocio. Entradas de financiamiento e inversin. Son entradas de efectivo al negocio para fomentar una actividad (por ejemplo de expansin) a travs de: Prstamo bancario. Cuando una institucin financiera hace una prstamo en efectivo a la empresa Aumento de capital. Se da cuando los socios o los dueos del negocio aportan capital a la empresa, lo cual se refleja en un incremento de capital. Otras entradas de financiamiento/inversin. Salidas de financiamiento/inversin. Son egresos de efectivo del negocio para el fomento de actividades a travs de: Adquisicin de activos. Compra de maquinaria, equipos, etc. Pago de deudas e intereses. Es el pago del inters que se genera cuando se adquiere un prstamo que debe pagarse en cierto plazo, as como el pago correspondiente del capital mismo. Otras salidas de financiamiento/inversin. Saldo final del flujo de efectivo. Corresponde a la cantidad de efectivo que la empresa tendr al final del perodo, el cual consiste en el saldo inicial de efectivo, ms las entradas de efectivo totales, menos las salidas de efectivo totales. Ejercicio 8.3.6 Prepare el flujo de efectivo de su empresa para los prximos seis meses, siguiendo el formato anteriormente expuesto.

35

8.4 Estados financieros proyectados Los estados financieros son resmenes de resultados de las diferentes operaciones econmicas de la empresa, en un perodo determinado o en una fecha especfica futura. El objetivo de elaborar dichos estados es que el empresario visualice desde el principio hacia donde conduce todos los esfuerzos que realiza en el negocio, adems de elaborar informacin que nos puede servir para la toma de decisiones. Los estados financieros se proyectan a partir de otro estado financiero, que es el flujo de efectivo, que previamente a sido calculado y por tanto ofrece informacin bsica que permite elaborar los dos estados clave, para determinar la salud financiera futura de la empresa, stos son: Estado de resultados. Balance general. 8.4.1 Estado de resultados Se puede definir como el instrumento que utiliza la administracin para reportar las operaciones que se realizan en la empresa en un perodo determinado; de esta manera, la ganancia o prdida de la empresa, se obtiene restando los gastos y/o prdidas a los ingresos y/o ganancias. Este es el principal medio para medir la rentabilidad de una empresa. El estado de resultados puede ser calculado para cualquier tipo de empresa, lo que cambia de una a otra empresa son las cuentas que se incluyen; bsicamente, la diferencia entre las cuentas presentadas en el estado de resultados es que en las compaas manufactureras y comercializadoras se maneja el costo de la mercanca que se vendi, mientras que en las de servicios no. A continuacin se presentan ejemplos de formatos de estados de resultados para diferentes giros de empresa (comercial, industrial y de servicios) que podrn ser utilizados para desarrollar el propio. Los conceptos se detallan a continuacin: Para una empresa de servicios: Ingresos. Representa los recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, ya sea en efectivo o a crdito. Para una empresa comercializadora: Ventas brutas. Es el nombre de la cuenta que se utiliza para registrar el total de la venta de una mercanca o producto, y la contabilizacin se realiza en la misma forma que la cuenta de ingresos por servicios. Devolucin sobre ventas. Cuando las empresas venden, algunos clientes devuelven parte de los artculos comprados (por ejemplo, mercanca daada), por lo que se utiliza una cuenta llamada Devoluciones sobre ventas para 36

conocer en cualquier momento la cantidad de productos regresados, cuyo importe se resta al total de las transacciones. Formato comn del estado de resultados de una empresa comercial. Compaa comercial S. A. de C. V. Estado de resultados Del 1 al 31 de julio de 2000. Ventas brutas (-) devoluciones s/ventas (-) descuentos s/ventas. = VENTAS NETAS - COSTO DE VENTAS Inventario inicial + compras brutas (-) devoluciones sobre compras (-) descuentos s/compras + fletes s/compras = COMPRAS NETAS (-) inventario final = COSTO DE VENTAS = UTILIDAD BRUTA (-) Gasto de operacin Gasto por honorario Gasto por depreciacin Gasto por servicios pblicos Nmina Materiales Mantenimiento Total de gastos de operacin = utilidad antes de gastos financieros e impuestos + ingresos por inters (-) Gasto por inters (+/-) costo integral de financiamiento = utilidad antes del ISR (-) ISR (34% de la utilidad antes del ISR) = UTILIDAD (O PERDIDA) NETA $ $ $ $ $ $ ($) $ $ ($ $ $ ($ $ ) ) $ ($ ($ $ $ ($ ($ $ $ ($ ($ ) ) $

) ) ) ) $

Formato comn del estado de resultados de una empresa industrial

37

Compaa manufacturera S. A. de C. V. Estado de resultados Del 1 al 31 de julio de 2000. Ventas brutas $ (-) devoluciones s/ventas ($ (-) descuentos s/ventas. ($ = VENTAS NETAS - COSTO DE VENTAS Inventario inicial $ + materia prima $ + producto en proceso ($ = Total de inventario inicial ($ + compras de materia prima $ + mano de obra $ + gastos de fabricacin ($ = total de compras y gastos de fabricacin ($ Inventarios finales - Materia prima - Producto en proceso - producto terminado = Total de inventario final TOTAL DE COSTO DE VENTAS = UTILIDAD BRUTA (-) Gastos de operacin Gasto por honorarios Gasto por depreciacin Gasto por servicios pblicos Nmina Materiales Mantenimiento Total de gastos de operacin = utilidad antes de gastos financieros e impuestos + ingresos por inters (-) Gasto por inters (+/-) costo integral de financiamiento = utilidad antes del ISR (-) ISR (34% de la utilidad antes del ISR) = UTILIDAD (O PERDIDA) NETA $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

) ) $

) ) ) ) $

($ $ $ ($ $ $ ($ $

) ) )

Formato comn del estado de resultados de una empresa prestadora de servicios.

38

Compaa Prestacin de servicios S. A. de C. V. Estado de resultados Del 1 al 31 de julio de 2000.

Ingresos por servicios (-) Gastos Gastos por honorarios Gastos por depreciacin Gastos por servicios pblicos Nmina Materiales Mantenimiento Total de gastos = Utilidad antes de gastos financieros e impuestos + ingresos por intereses (-) gastos por intereses (+/-) costo integral de financiamiento = Utilidad antes del ISR (-) ISR (34% de la utilidad antes de ISR) = UTILIDAD NETA

$ $ $ $ $ $ $ $ ($

) $ $ ($ $ $ ($ ) )

Ejercicio 8.4.1 Despus de haber analizado los diversos tipos de estados de resultados, elabore y haga supuestos de precios volumen de produccin, unidades vendidas, etc. Aplicado al caso particular de su empresa, suponiendo un perodo de un ao.

8.4.2 Balance General Este es un instrumento que muestra, a una fecha determinada, cules son los activos, pasivos y capital contable con que cuenta la empresa. Muestra la situacin financiera, es decir, qu tiene, qu debe, y qu pag. El formato utilizado es igual para todas las empresas, lo que cambia son las cuentas que

39

maneja. El balance es indispensable para ubicar la salud financiera de la empresa. Las cuentas de balance se clasifican de acuerdo con su liquidez, es decir, segn la rapidez con que puedan convertirse en efectivo. Es importante recalcar que las clasificaciones de la estructura contable, activo, pasivo y capital forman la contabilidad bsica o la llamada ecuacin bsica. La ecuacin es la siguiente: Activo = Pasivo + Capital Recursos que posee la Cantidad que se debe a Capital invertido por los empresa los acreedores o dueos de la empresa proveedores sobre los activos que se tienen Esta ecuacin expresa el equilibrio entre los activos de la empresa, por un parte y los derechos de los acreedores, proveedores y propietarios, por la otra. A continuacin se muestra un formato d e un balance general Compaa Manufacturera S. A. de C. V. Balan ce general Al 31 de julio de 2000 Activos Circulante Caja chica Inversiones temporales Bancos Inventario de materia prima Inventario de producto en proceso Inventario e artculo terminado Gastos pagados por o de contado Total de activo circulante Fijo Terreno Edificio Equipo de transporte Depreciacin de eq Transporte Equipo de oficina Depreciacin de eq. Oficina Total de activo fijo Intangible Marca Total de activo intangible Total de activos $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Pasivos Corto plazo Cuentas por pagar $ Impuestos por pagar $ Sueldos por pagar $ Total de pasivo a corto plazo Largo plazo Prstamo bancario $ Hipoteca por pagar $ Total de pasivo a largo plazo Total de pasivos $ Capital contable Capital contribuido Capital social Capital ganado Utilidades retenidas Total de capital contable Total de pasivo y capital

$ $ $ $ $ $

40

Los conceptos que se utilizan se describen a continuacin Activos. Son los recursos econmicos propiedad de la empresa, los cuales se esperan que rindan un beneficio en el futuro. Los tipos de activos varan de acuerdo al tamao de la empresa, es decir, un pequeo negocio puede tener slo una oficina, un camin y una cuenta de bancos, mientras que otra puede poseer terrenos maquinaria, etc. Hay dos tipos bsicos de activos: circulantes y fijos, tambin se puede establecer la diferencia entre activos tangibles e intangibles. Activo circulante (tambin llamado de corto plazo). Son activos en efectivo y otros activos que la empresa espera vender, usar o convertir en efectivo en un perodo menor a un ao. Efectivo y bancos. El efectivo es el activo ms lquido de la empresa. Incluye dinero en forma de billetes o monedas, as como en cuenta de cheques de una institucin bancaria. Inversiones temporales. La constituyen las inversiones en efectivo que se realizaron en ese perodo y que no se requieren para las operaciones normales del negocio, se pueden convertir fcilmente en efectivo. Cuentas por cobrar (clientes). Muchas veces, las empresas venden sus productos a crdito. La cantidad que se le debe a la empresa como resultado estas ventas a crdito se anotan bajo esta partida. Inventarios. Tambin es llamada almacn de materiales, y son los bienes de una empresa destinados a la venta o a la produccin para su posterior venta como materia prima, productos en proceso, artculos terminados y otros materiales que se consumen en el perodo. Gastos pagados por adelantado. Representan futuras partidas de gastos que ya han sido pagadas, ya que los constituyen bienes y/o servicios que se van a consumir dentro de cierto perodo. Por ejemplo los seguros pagados por adelantado. Activos fijos. Representa la propiedad de la empresa respecto a activos que no se planean vender a corto plazo, pues son adquiridos para utilizarse en la operacin de la empresa, las cuales contribuyen a la produccin y/o distribucin de los servicios y bienes de la empresa. Entre los activos fijos ms relevantes pueden considerarse: terrenos, edificio, planta y equipo. Depreciacin. Representa el desgaste de los activos fijos debido al transcurso del tiempo o del uso. Indica el monto del gasto que corresponde a cada perodo. Se distribuye el costo total del activo, entre el nmero de aos de vida til. Este se registra debajo del rubro de cada activo que se deprecia y se le va restando el monto total del activo fijo. Otros activos. Son activos intangibles. Aquellos que sin ser materiales son aprovechables en el negocio. Por ejemplo, patentes, marcas, derechos de autor, etc. Pasivos. Los activos totales pueden financiarse, ya sea a travs de pasivos o a travs de capital. El pasivo representa lo que el negocio debe a otras personas

41

o instituciones. Su vencimiento, conforme a su fecha, es pasivo a corto y pasivo a largo plazo. Pasivos a corto plazo. Cuentas por pagar. Representan los adeudos a los proveedores en mercancas o materias primas relacionadas con el giro normal del negocio adquiridas a crdito. Documentos por pagar. Consisten en deudas hechas por escrito y firmadas por el suscriptor en el cual se compromete a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Otros pasivos a corto plazo. Entre otros se pueden considerar dividendos por pagar, impuestos por pagar, sueldos por pagar. Pasivos a largo plazo. Prstamos bancarios. Los prestamos se adquieren para financiar la adquisicin del equipo, maquinaria terreno o edificio, o bien para financiar la expansin del negocio, con el objeto de liquidar alguna otra deuda de corto o largo plazo, etc. Hipoteca por pagar. Esta cuenta se registra cuando se obtienen recursos de una institucin bancaria con la promesa de pagarlos en un perodo superior a un ao, y dicha obtencin de fondos se garantiza con bienes inmuebles. Normalmente podr hablarse que la empresa dara en hipoteca propiedades como terrenos, edificios, etc. Capital El capital social est representado por las aportaciones de recursos de los dueos del negocio. Representa la parte de los activos que pertenecen a los accionistas. Capital contable. Representa el patrimonio de los accionistas, el cual esta integrado por sus propias aportaciones ms las utilidades que no se hayan repartido. Dividendos. Representa la distribucin de las utilidades obtenidas por la empresa a los accionistas. Por lo general, en los primeros aos de operacin de la empresa no se reparten dividendos, ya que las utilidades se utilizan para ampliacin o expansin de la capacidad del negocio. Utilidad retenida. Esta cuenta corresponde al importe al importe acumulado en el perodo (ya sea que se haya ganado o perdido) y es el saldo final del estado de resultados menos los dividendos pagados a los accionistas. Se recomienda que los estados financieros estn expresados mensualmente para el primer ao, trimestralmente para el segundo y tercer ao, semestralmente para el cuarto ao y anualmente para el quinto ao en adelante. Ejercicio 8.4.2 realice el balance general proyectado durante el primer ao de operacin de su empresa.

42

8.5 Indicadores financieros Son instrumentos que se utilizan para evaluar los resultados de las operaciones del negocio, tomando como base los estados financieros proyectados. Los indicadores son muchos y muy variados, por lo que su aplicacin y clculo individual no es un elemento de toma de decisiones; es necesario aplicarlo simultneamente y analizarlos para llegar a conclusiones vlidas que faciliten el proceso administrativo de la empresa. Algunos ejemplos de indicadores financieros de uso prctico y comn son: ndice de liquidez. Prueba del cido. Razones de endeudamiento. Razones de eficiencia y operacin (rotacin de activos, rotacin de inventarios, etc.). Rentabilidad (sobre ventas, activos, capital, etc.) Punto de equilibrio. Valor presente neto. Tasa interna de retorno.

A continuacin se detalla cada uno de ellos. Razones o ndices de liquidez. Este ndice permite medir a capacidad de la empresa para pagar los prstamos o deudas contrados a corto plazo. La informacin obtenida de ellos es importante, sobre todo en caso de presentarse alguna adversidad, si podran o no pagar a las personas o instituciones a las que les deben, etc. Entre mayor a uno sea la prueba de liquidez, hay ms seguridad de que los pasivos sean pagados si los activos se pueden convertir en efectivo. Activo circulante/Pasivo circulante. 43

Prueba del cido. Esta razn va muy relacionada con la razn circulante, con la diferencia de que elimina los inventarios (porque stos son los activos circulantes ms difciles de convertir en efectivo). Mientras mayor sea a uno la prueba del cido es mejor. Activos circulantes/pasivos circulantes. Capital de trabajo. Son los bienes y derechos con los que cuenta la empresa despus de cubrir la deuda de corto plazo; es decir, los recursos que se tienen menos los que se deben. Activos circulantes pasivos circulantes Razones de endeudamiento. Indica la proporcin en que los activos (recursos) han sido financiados por personas ajenas a la empresa; ya sea por pasivos (proveedores de materias primas o algn banco) o capital (por aportaciones de los dueos o accionistas del negocio). Mientras la razn sea menor a unos es mejor. Pasivos/Activos Capital total/activo total Razones de eficiencia y operacin. Rotacin de activo total. Mide el grado de utilizacin de activos (maquinaria) para generar ventas. Mientras mayor a uno sea es mejor. Ventas netas/ activo total Rentabilidad sobre ventas. Esta razn dice cuando pasa a ser utilidad neta por cada peso que se vende. Mientras ms cercano al 100% se encuentre esta razn. Utilidad neta/Activo) * 100 Rentabilidad sobre capital. Por cada peso que inviertan los accionistas al capital, indica que porcentaje se convierte en utilidad (cuanto corresponde a ella). Es el rendimiento que se le da a los accionistas por cada peso invertido. Mientras ms cercano se encuentre a 100% es mejor.

Ejercicio 8.6 determine los principales indicadores financieros para su empresa, basndose en los estados financieros desarrollados.

44

8.6 Supuestos utilizados en las proyecciones financieras. En esta seccin del plan de negocios, deben establecerse claramente todos los supuestos que fueron tomados en cuenta para elaborar los estados financieros y determinar las cantidades de dinero que se utilizar en inversiones, pagos de adeudos y cualquier otro requerimiento de capita, as como para calcular el nivel de ventas que se piensa alcanzar en la empresa. Los supuestos deben ser previstos de acuerdo con la situacin actual del medio, esto es, tomando en consideracin aspectos como la situacin inflacionaria, las tendencias econmicas de la regin (tasas de inters bancarias, nivel de ingreso de la poblacin, sobre todo el de nuestro segmento, etc.), los acontecimientos sociales, culturales, climticos, deportivos o polticos que se puedan estar viviendo en un momento determinado, para tratar de establecer un escenario real y verdadero para el desarrollo futuro de la empresa. Ejercicio 8.6 escriba los supuestos utilizados en la elaboracin de los estados financieros de su empresa.

45

8.7 Sistema de financiamiento Existe un nmero muy grande de posibilidades de conseguir el capital necesario para arrancar y operar la empresa, sin embargo, cada una de ellas presenta ventajas y desventajas que debern ser cuidadosamente observadas para tomar la decisin ms conveniente. El emprendedor deber analizar, con base en sus estados financieros proyectados, cunto dinero requerir para llevar a cabo sus actividades y cuando lo necesitar; una vez realizado esto, es necesario comenzar a buscar las diversas opciones de financiamiento y las condiciones de pago (tanto de intereses como del principal) que cada una de ellas ofrezca, entre las diversas formas de financiamiento que el emprendedor puede encontrar en el medio estn: Socios particulares. Prstamos bancarios. Aportaciones personales Sociedades de inversin. Crditos de proveedores. Otros. Ejercicio 8.7 establezca las formas de financiamiento que tiene a su alcance y las condiciones que ofrecen para capitalizarlo (tome inconsideracin los crditos indicados en el apartado 8.3.3, indique cual es el ms apropiado para su empresa y por qu).

46