Cuestionario marco terico a desarrollar en la evidencia procedimiento de compra. PROCEDIMIENTO EN COMPRAS 1. Generalidades de procedimiento en compras.

de

producto

Se desea que el aprendiz logre identificar los diferentes pasos que se tiene en el proceso de la compra, por lo tanto una vez identificadas las necesidades de materiales y servicios externos de la compaa se debe comenzar el proceso de compra, las etapas del proceso son las siguientes: a. b. c. d. e. f. g. h. Iniciacin del proceso de compra. Determinacin de lo que hay que comprar y de cuanto hay que comprar. Estudio de las condiciones del mercado. Determinacin de las fuentes de abastecimiento Obtencin de un precio favorable Adjudicar y preparar el contrato de compra. conseguir la entrega de los materiales. Comprobar la terminacin del contrato.

La autoridad responsable de las compras tiene que controlarse expresamente para asegurar la economa en las compras. Hay que establecer algunos medios concretos para la delegacin formal de la autoridad para realizar las compras. Los medios empleados suelen ser los siguientes: a. Programa de produccin b. Requisicin de compra iniciada en la sesin de registro de existencias como consecuencia del funcionamiento de rutina de los registro del almacn. c. Requisicin de compra iniciada por ciertas personas autorizadas, distintas al jefe de la seccin de existencias. 2. Requisicin de compra. El marco terico a desarrollar debe dar respuesta a que es el concepto de requisicin y resolver los siguientes interrogantes. 2.1.Cules son las comprobaciones a efectuar antes del manejo de las requisiciones? 2.2.Cules deben ser las recomendaciones al solicitante del material o servicio en la elaboracin de la requisicin? 3. Anlisis del mercado El paso siguiente en el procedimiento puede ser el estudio de las condiciones del mercado. Este estudio puede implicar un anlisis de las existencias disponibles del material, la tendencia de la oferta, los precios corrientes del mercado y otros factores.

3.1.Qu son estudios de mercado? 3.2.Qu informacin se necesita para el estudio de los mercados? 4. Fuentes de suministro Desarrollado los pasos anteriores obtenemos la informacin pertinente sobre las fuentes de abastecimiento. El estudio de las fuentes tiene dos fases principales: ( Primero, localizar las fuentes de abastecimiento. ( Segundo, hay que juzgarlas y evaluarlas. Para desarrollar dicha labor se debe saber: 7.1.Cul es la aplicacin de archivos de catlogos? 7.2.Cules son las cuatro caractersticas de las fuentes de suministro? 7.3.Determine la procedencia de la siguiente informacin para la fuente de suministro: a. b. c. d. Requisicin de consulta Precio estimado Requisicin precio firme Requisicin de compra

7.4.Cmo deben ser las compras con fuentes de suministro en compras repetitivas? 7.5.Cules son las caractersticas que se deben analizar para determinar la fuente de suministro ms adecuada para la compra de nuestro producto o servicio? 7.6.Cules son los medios empleados para localizar las fuentes de suministro? 5. Medios de reclutamiento de proveedores Para realizar una compra satisfactoria es necesario seleccionar un proveedor capaz y responsable, llegar acuerdos con el sobre los factores pertinentes de calidad, servicio, precio.

7.1.Enumere 4 consideraciones a tomar en cuenta en la seleccin de un proveedor. 7.2. Qu indicaciones o que debe atributos debe obtener la empresa con respecto al producto para obtener una compra ptima? 7.3.Cules deben ser los requisitos de un proveedor? 6. Desarrollo de proveedores En todas las empresas cuyos productos requieren cierto grado de especializacin es indispensable contar con la seguridad de que las materias primas o productos que se necesitan para su transformacin o manufacturara, se van a encontrar en el mercado nacional. Para ejecutar la funcin de la bsqueda de proveedores se debe realizar. 7.1.Investigar que empresas son potenciales de desarrollar nuestra necesidad por lo anterior, como se debe realizar? 7.2.Que se busca investigando su situacin financiera? 7.3.Qu importancia tiene la calidad? 7.4.Por qu es importante que el proveedor cuenta con el equipo y la maquinara adecuada? 7.5.Considera que es fundamental el haber tenido buenas relaciones comerciales con potenciales proveedores y por qu? 7.6.Qu significa el mejor precio? 7. Seleccin de las alternativas La empresa en ocasiones y a pesar de hacer un anlisis minucioso, al otorgar pasa por alto ciertas deficiencias, esto es producto de la escasa competencia por un lado y por otra la necesidad imperiosa de utilizar materiales nacionales que permitan la integracin. Por lo anterior se debe realizar una seleccin definitiva como mnimo entre tres candidatos para mantener la corriente ininterrumpida de suministro, a dems que establece competencia entre los seleccionados. 7.1.De acuerdo a la introduccin anterior como considera que debe ser el desarrollo y al evaluacin de las ofertas de compra? Cules son las responsabilidades del recurso humano encargada del desarrollo de proveedores. http://189.203.26.193/Biblioteca/Compras/Pdf/Unidad_05.pdf

Solucin

PROCEDIMIENTO EN COMPRAS

Generalidades de procedimiento en compras.

Se desea que el aprendiz logre identificar los diferentes pasos que se tiene en el proceso de la compra, por lo tanto una vez identificadas las necesidades de materiales y servicios externos de la compaa se debe comenzar el proceso de compra, las etapas del proceso son las siguientes: i. j. k. l. m. n. o. p. Iniciacin del proceso de compra. Determinacin de lo que hay que comprar y de cuanto hay que comprar. Estudio de las condiciones del mercado. Determinacin de las fuentes de abastecimiento Obtencin de un precio favorable Adjudicar y preparar el contrato de compra. conseguir la entrega de los materiales. Comprobar la terminacin del contrato.

La autoridad responsable de las compras tiene que controlarse expresamente para asegurar la economa en las compras. Hay que establecer algunos medios concretos para la delegacin formal de la autoridad para realizar las compras. Los medios empleados suelen ser los siguientes: d. Programa de produccin e. Requisicin de compra iniciada en la sesin de registro de existencias como consecuencia del funcionamiento de rutina de los registro del almacn. f. Requisicin de compra iniciada por ciertas personas autorizadas, distintas al jefe de la seccin de existencias.

Requisicin de compra Es una forma de uso por medio de la cual la administracin de abastecimientos hace llegar sus necesidades al departamento de Compras de los distintos materiales que se necesitan para la alimentacin de las lneas de produccin, mantenimiento y mobiliario de la Empresa. Es mediante esta forma como se marca el inicio del proceso de compras ya que una vez definida la necesidad, cantidad y fechas de entrega del material o servicio,

el paso siguiente ser revisar que la requisicin est llenada en forma correcta y clara, a modo de evitar cualquier mala interpretacin.

Las comprobaciones a efectuar antes del manejo de las requisiciones y y y y y y y Traer las firmas de aprobacin necesarias. Indicar las fechas de entrega solicitadas. Estar indicada la cantidad y la unidad. Venir acompaada la requisicin de plano y/o especificaciones para la identificacin correcta del material o serio Traer la cuenta de aplicacin correcta Una compra repetitiva no necesita plano ya que el comprador deber tenerlos en el historial del material. Una vez que de primera instancia no existe problema alguno para la compra del material o servicio, la requisicin pasa a formar parte del grupo de los que se encuentran en proceso de cotizacin, concentrndose en un solo lugar (en un cajn del escritorio), clasificndose por grupos de materiales y lneas similares para que el comprador solicite cotizaciones tomando cada vez un grupo de requisiciones, con el objeto de que no se queden rezagadas las requisiciones que amparen materiales o servicios similares a aquellos que se han venido trabajando bajo las bases mencionadas. En caso de que una requisicin no cumpla los requisitos indispensables para ser trabajada, el comprador deber ponerse en contacto con el emisor de la misma para hacer las aclaraciones necesarias y llegar a una solucin respecto a la requisicin para que sea completada o correctamente elaborada.

Recomendaciones al solicitante del material o servicio en la elaboracin de la requisicin: y y y y Escriba correctamente y de preferencia a mquina para que pueda leerse fcilmente sin prestarse a confusin. nicamente artculos similares adquiribles de un solo proveedor debern ser incluidos en cada requisicin. De preferencia un solo producto por requisicin. Ningn comentario, nota o recomendacin al comprador deber ser escrito en la requisicin. En caso de haber recomendaciones u observaciones

y y y

stos debern ser escritos en hoja por separado haciendo referencia al nmero de requisicin que afecta. El solicitante recibir para su control una copia de fa requisicin sellada por compras como referencia de la fecha en que se recibi la requisicin Tambin para contestacin o cualquier pregunta deber hacer mencin al nmero de requisicin, la cual estar bien controlada por el comprador. Cuando haya necesidad de efectuar alguna modificacin a una requisicin en vigor, el solicitante emitir una nueva requisicin en donde anotar: o "Esta requisicin sustituye y cancela a la requisicin

No._________________________de fecha________________________." Una vez habiendo completado estas fases de la requisicin, el comprador proceder a la localizacin de fuentes de suministro.

Anlisis del mercado El paso siguiente en el procedimiento puede ser el estudio de las condiciones del mercado. Este estudio puede implicar un anlisis de las existencias disponibles del material, la tendencia de la oferta, los precios corrientes del mercado y otros factores. Estudios de mercado En trminos generales los mercados son lugares en los que se renen los compradores y los vendedores para realizar negocios. Uno de los deberes del gerente de Compras es convertirse en experto en los mercados de los materiales que compra con regularidad. Este deber tiene dos aspectos fundamentales: enterarse de los detalles de los mercados fsicos y estudiar las fuerzas que actan en esos mercados.

Qu informacin se necesita para el estudio de los mercados? Para el gerente de Compras, todo lo que antecede es de inters primordial porque afecta a su compaa. Por consiguiente, procura interpretar los mercados de manera cuantitativa. Las estadsticas, hechos y datos son la base mejor para tomar decisiones en el mercado.

Fuentes de suministro Desarrollado los pasos anteriores obtenemos la informacin pertinente sobre las fuentes de abastecimiento. El estudio de las fuentes tiene dos fases principales: ( Primero, localizar las fuentes de abastecimiento. ( Segundo, hay que juzgarlas y evaluarlas. La aplicacin de archivos de catlogos Los catlogos y materiales de publicidad pueden resultar verdaderamente tiles para localizar las fuentes de abastecimiento. Con todo, esto es cierto cuando esos materiales se archivan con gran minuciosidad, de manera que puedan encontrarse fcilmente. Debe establecerse un procedimiento para clasificar y archivar los materiales que llegan y retirar y destruir los materiales anticuados del archivo. El jefe de compras, o algunos auxiliares designados al efecto, deben examinar todos los materiales de publicidad que se reciben. Los catlogos y folletos que no tengan utilidad permanente no deben archivarse. Una vez que se han tomado las notas que se crean oportunas sobre nuevos materiales, fuentes de abastecimiento y tendencias en los precios para uso inmediato, debe enviarse el archivo de catlogos el material de publicidad. El archivo de catlogos debe llevarlo la seccin de registros del departamento de Compras. Deben archivarse de modo que sea fcil localizarlos. De ordinario, los catlogos se archivan por el nombre de la empresa y los principales productos catalogados se ponen en tarjetas, en las que figura el nombre de la empresa. Como hemos dicho, los archivos de catlogos deben ser fcilmente accesibles y llevarse al da. Por consiguiente, deben registrarse los catlogos que se retiren.

Las cuatro caractersticas de las fuentes de suministro Caractersticas y y y y Requisicin de consulta. Precio estimado. Requisicin precio firme. Requisicin de compra.

Requisicin de consulta Se usa para obtener de uno o ms proveedores aquella informacin que el solicitante requiera referente al material o servicio, incluyendo datos tcnicos, medidas y todos los datos necesarios que le permitan preparar las especificaciones completas y detalladas para posteriormente emitir otra solicitud para precio estimado.

Precio estimado La emite el solicitante con las especificaciones detalladas para que se obtenga de uno o ms proveedores el costo aproximado, as como el tiempo de entrega estimado e informacin suficiente para la preparacin de un proyecto.

Requisicin precio firme Se utiliza generalmente en conexin con un programa en ejecucin o un nuevo programa en el que la posibilidad de un proyecto ha sido previamente establecido y aprobado.

Requisicin de compra Si se han cumplido todas las fases anteriores hasta llegar al precio firme, al recibir la requisicin de compra ser fcilmente agilizada por contar con los elementos necesarios para la seleccin del proveedor y hacer nicamente la afinacin necesaria, la actualizacin y negociacin definitiva.

Las compras con fuentes de suministro en compras repetitivas Cuando las compras son repetitivas dentro de perodos de 60 das y que el comprador tiene la seguridad que ningn cambio en polticas econmicas o condiciones del mercado hayan hecho variar el precio que tiene registrado en las tarjetas de compras, el comprador deber evaluar la posibilidad de adquirir el material requerido al proveedor anterior segn su control de compras, pero si existieran variaciones en las condiciones del mercado lo ms conveniente sera revisar cuidadosamente la descripcin del material, las especificaciones y sus registros de compras para obtener nuevas cotizaciones por escrito de los proveedores potenciales.

Las caractersticas que se deben analizar para determinar la fuente de suministro ms adecuada para la compra de nuestro producto o servicio

La forma de analizar y determinar la fuente de suministro es llevando a cabo un estudio o investigacin del mercado, en donde se estudiarn mediante un muestreo las caractersticas de la empresa tales como: y y y y y y y y Proceso de fabricacin. Tipo de instalacin. Maquinaria. Capacidad financiera. Organizacin del proveedor. Volumen de ventas. Clientes que manejan fuentes de materia prima. Las lneas de productos que manejan y la posibilidad de que quieran trabajar con nosotros.

Los medios empleados para localizar las fuentes de suministro

Naturalmente, para poder juzgar a los proveedores hay que localizarlos antes. Con todo, se trata de una tarea ms detallada que difcil. Se dispone de varias maneras de localizar fuentes apropiadas de abastecimiento y entre ellas las ms importantes son las siguientes: y y y y y y Revistas y directorios. Archivos de catlogos. Vendedores. Asociaciones de fabricantes y compradores. Visitas a los centros fabriles. Registros de cotizaciones de proveedores

Medios de reclutamiento de proveedores

Para realizar una compra satisfactoria es necesario seleccionar un proveedor capaz y responsable, llegar acuerdos con el sobre los factores pertinentes de calidad, servicio, precio.

4 consideraciones a tomar en cuenta en la seleccin de un proveedor 1. En el proceso efectivo de la seleccin se debe de considerar el resultado del anlisis de mercado. 2. Se deber efectuar un estudio inquisitivo en el que se calificarn las ventajas o descuentos de las fuentes posibles. 3. El estudio de la negociacin que lleva a la seleccin y a la emisin de un pedido inicial. 4. El estudio del comportamiento en cuanto a consideraciones pactadas en ocasiones anteriores.

Indicaciones o atributos debe obtener la empresa con respecto al producto para obtener una compra ptima 1. Compre material o servicio de la calidad requerida. 2. Asegrese de la tecnologa, capacidad y confiabilidad del proveedor para el suministro y entrega. 3. Obtenga en todas las compras el precio menor sin detrimento de la calidad y tiempos de entrega requeridos. 4. Establezca y conserve buenas relaciones con los proveedores, aliente sus sugerencias y consejos para mejorar los productos.

Cules deben ser los requisitos de un proveedor

Su habilidad para satisfacer las necesidades del comprador. Puede un proveedor entregar las mercancas deseadas en la cantidad especificada y en el plazo convenido, y en qu grado puede hacerlo? Debe buscarse informacin sobre aspectos como los siguientes: hoja de servicios anterior, si se dispone de ella; situacin financiera y la reputacin; situacin, tamao y capacidad de la fbrica. Tambin deben apreciarse los aspectos tcnicos de la capacidad de un proveedor para servir los pedidos. Si un proveedor est situado a bastante distancia, se reduce su capacidad para servir rpidamente los pedidos. Adems, si se le confiaran stos, habra que tener en almacn existencias mayores para ponerse a cubierto de los retrasos en trnsito.

Desarrollo de proveedores En todas las empresas cuyos productos requieren cierto grado de especializacin es indispensable contar con la seguridad de que las materias primas o productos que se necesitan para su transformacin o manufacturara, se van a encontrar en el mercado nacional. Para ejecutar la funcin de la bsqueda de proveedores se debe realizar.

Investigar que empresas son potenciales de desarrollar nuestra necesidad En esta etapa se trata bsicamente de conocer la potencialidad del mercado, en cuanto a empresas establecidas como a empresas en proceso de desarrollo o de creacin reciente. Conocer que hay en el mercado que nos pueda servir conforme a nuestros requerimientos y desde otro ngulo, necesitamos encontrar quin nos fabrique sta o tal parte. Ambas situaciones implican una investigacin minuciosa, la cual puede ser favorecida por los diversos medios. El punto de partida en la investigacin lo vienen a constituir las necesidades de la empresa apoyadas por las especificaciones de los materiales y el grado de dificultad de ob tencin. Se investigan las necesidades de nuevos proveedores, ya sea por fallas de los actuales, por necesidad de un mejor nmero de ellos o por cualquier otra causa que en estrecho contacto de los compradores se determine.

Que se busca investigando su situacin financiera Disponer de recursos suficientes que le permitan cubrir los gastos inherentes a la fabricacin de una parte como adquisicin de materia prima, mano de obra, gastos indirectos y de operacin, etc. Este es un rengln muy importante pues la falta de recursos financieros en un momento dado no le permitira cumplir con el compromiso, lo que implica para la empresa contratante un grave peligro en sus suministros.

Qu importancia tiene la calidad? Debe asegurarse en la investigacin que los sistemas de control de calidad sean adecuados a los productos que fabrica o si cuenta con los recursos (laboratorio,

equipo, etc.) que le permitan al proveedor cumplir con las especificaciones deseadas.

Por qu es importante que el proveedor cuente con el equipo y la maquinara adecuada? Se pretende al investigar este factor que el proveedor cuente con instalaciones, equipo y maquinaria con capacidad, y estado de conservacin y utilizacin suficiente para proveer los volmenes determinados en el tiempo necesario que le permitan los requisitos bajo las mejores condiciones.

Considera que es fundamental el haber tenido buenas relaciones comerciales con potenciales proveedores y por qu? Debe imperar en todo tipo de convenios, actitudes mutuas positivas que produzcan relaciones duraderas, pues estas actitudes traducidas en acciones producen beneficios para ambas partes. La empresa que lleva buenas relaciones comerciales con sus diversos proveedores, la beneficiar pues conseguir condiciones equitativas para ambas partes, asegurndole a la empresa contar con un abastecimiento continuo. Por su parte las empresas que venden sus productos a otras, derivan sus beneficios de los grandes volmenes de consumo.

El mejor precio El obtener el mejor precio no implica que sea el ms bajo sino el ms conveniente. Esto comprende el logro de los factores anteriores pues su consecucin significa el mejor aprovechamiento de los recursos con que disponen ambas partes. Entre mayores esfuerzos se empleen en tecnificar, racionalizar los procesos y optimizar la administracin, mayor ser el rendimiento y se reducirn las deficiencias en la utilizacin de los recursos. Entre los medios para llevar a cabo la investigacin se cuenta con visitas a los proveedores potenciales; conocimiento de ellos a travs de revistas especializadas; por medio de asociaciones, mismas que puedan proporcionar la informacin deseada; o por iniciativa de los mismos.

Seleccin de las alternativas

La empresa en ocasiones y a pesar de hacer un anlisis minucioso, al otorgar pasa por alto ciertas deficiencias, esto es producto de la escasa competencia por un lado y por otra la necesidad imperiosa de utilizar materiales nacionales que permitan la integracin. Por lo anterior se debe realizar una seleccin definitiva como mnimo entre tres candidatos para mantener la corriente ininterrumpida de suministro, adems que establece competencia entre los seleccionados. De acuerdo a la introduccin anterior como considera que debe ser el desarrollo y la evaluacin de las ofertas de compra Obtenidos los tres proveedores se busca posteriormente lograr su desarrollo. Es decir, el enfoque que se adopta es con base en los resultados obtenidos en su actuacin. Si se logran resultados favorables se evala la posibilidad de una mayor proyeccin de los mismos que en forma conjunta favorezcan los intereses de ambas partes. El desarrollo comprende el estudio de productos nuevos, aumento en el volumen, etc., que pueda surtir un mismo proveedor. Se tiende a lograr los servicios de los proveedores por perodos largos que hagan costeable la adquisicin de las mercancas, as como los estudios que ellos realizan. Se les indicar asimismo las polticas de la empresa en relacin con stos. Evaluacin En esta etapa se viene a evaluar la actuacin del proveedor en el perodo de duracin del contrato. Para la evaluacin se consideran los factores como calidad, estabilidad en el lugar requerido, con el embarque y empaque requerido, actitudes favorables y deseo de cooperas ion. Son los anteriores factores los que vienen a determinar la calificacin que se les asigne y sirven a su vez como pautas para llevar a cabo las correcciones necesarias. La evaluacin se lleva a cabo en base a una escala de puntuacin porcentual, en la que cada valor se asignar dependiendo del rea afectada, se evaluar la falla y se aplicar el factor correspondiente al cual se ir restando de un valor total. Indicar la evaluacin, la conveniencia o inconveniencia de seguir contando con los servicios del proveedor que se encuentra en los rangos de eliminacin de

aprobacin, o indicar si es necesario el fomento o desarrollo de otros proveedores

Cules son las responsabilidades del recurso humano encargada del desarrollo de proveedores. y Mantenerse informado de la situacin del medio industrial que le permita recomendar los proveedores necesarios que cubran los requerimientos de la empresa tanto para artculos que se estn comprando como para los de nueva integracin. Coordinar la inclusin o eliminacin del directorio de proveedores aprobados, de acuerdo a la situacin; tambin mantener al da los cambios, ampliaciones, revisin de contratos, etc Mantener informados a los proveedores sobre la aprobacin o el rechazo e indicarles en el caso de una evaluacin deficiente las causas y as tambin las acciones correctivas necesarias.

y y

Una vez que se han preseleccionado los proveedores se establece comunicacin con ellos para verificar si tienen inters en cotizar, ya que compromisos establecidos con anterioridad podran impedirles dar atencin a la solicitud presentada por nosotros, procedindose a efectuar las anotaciones necesarias en la requisicin, en el espacio que para tal efecto se dispone. En caso de ser afirmativo el paso siguiente, del proceso ser el pasar a la secretaria la requisicin con las observaciones anotadas para que se mecanografe la solicitud. Elaboradas las solicitudes, se revisan cuidadosamente y el comprador las firma para que as el proveedor recoja la que le corresponde acompaada de planos y especificaciones de acuerdo al material de que se trate.