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Ley 1409 de 2010 (agosto 30) Por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivstica, se dicta el Cdigo de tica y otras

disposiciones. El Congreso de Colombia DECRETA TTULO I DEL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA ARCHIVSTICA Artculo 1. Definicin. Para todos los efectos legales, se entiende por ejercicio profesional de la archivstica el desempeo laboral de profesionales, con ttulo legalmente expedido, en todo lo relacionado con el manejo de los archivos, cuyo campo de accin se desarrolla fundamentalmente en las reas relacionadas con el conocimiento, organizacin, recuperacin, difusin, preservacin de la informacin, conservacin y conformacin del patrimonio documental del pas. Artculo 2. Campos de accin. Para efectos de la presente ley, el ejercicio de la archivstica comprende: a) La aplicacin de los principios universales de procedencia y de orden natural en la organizacin tanto de los archivos pblicos como privados, bajo el concepto de archivo total, que comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos, en sus distintos soportes. b) La produccin, identificacin, organizacin, clasificacin, descripcin, seleccin, valoracin, diagnstico, conservacin y custodia de documentos y, en general, todas las actividades que propenden por el desarrollo de la gestin documental. Ley 1409 de 2010 c) La planeacin, diseo, coordinacin, control, administracin, evaluacin y gerencia tcnica de los procesos archivsticos, en sus distintos soportes. d) La docencia y la investigacin cientfica en el rea de archivstica, que se complementa de manera interdisciplinaria con otras profesiones y disciplinas afines. Pargrafo. Las actividades que propendan por el desarrollo de la gestin documental se complementan de manera interdisciplinaria con las tareas de reprografa, microfilmacin, digitalizacin, restauracin, divulgacin, administracin e investigacin que en el marco de la funcin archivstica pueden realizar profesionales y tcnicos de otras disciplinas segn su especialidad. Artculo 3. De los profesionales de la archivstica. Se entiende por profesionales de la archivstica y estn amparados por la presente ley, los profesionales tcnicos, profesionales tecnlogos y profesionales universitarios que hayan recibido ttulo de formacin en programas archivsticos en Instituciones de Educacin Superior, cuyo ttulo corresponda a los niveles sealados en la Ley 30 de 1992 o en las disposiciones legales vigentes en materia de educacin superior. TTULO II DEL EJERCICIO DE LA PROFESIN DE ARCHIVSTICA Artculo 4. Requisitos para ejercer la profesin de archivista. Para ejercer legalmente la profesin de Archivista en el territorio nacional, se requiere acreditar su formacin acadmica e idoneidad del correspondiente nivel de formacin, mediante la presentacin del ttulo respectivo, el cumplimiento de las dems disposiciones de ley, la inscripcin en el Registro nico Profesional de Archivistas y haber obtenido la Tarjeta Profesional expedida por el Colegio Colombiano de Archivistas.

Artculo 5. De la tarjeta profesional. Solo podrn obtener la Tarjeta Profesional de archivista, ejercer la profesin y usar el respectivo ttulo dentro del territorio colombiano quienes: a) Hayan obtenido el Ttulo Profesional de Archivstica en el correspondiente nivel de formacin otorgado por universidades, o Instituciones de Educacin Superior, legalmente reconocidas, conforme a lo establecido en el artculo 3 de la presente ley; b) Hayan obtenido el Ttulo Profesional de Archivstica, en el correspondiente nivel de formacin otorgado por universidades e Instituciones de Educacin Superior que funcionen en pases con los cuales Colombia haya celebrado tratados o convenios sobre reciprocidad de ttulos; c) Hayan obtenido el Ttulo Profesional de Archivstica, en el correspondiente nivel de formacin otorgado por universidades o Instituciones de Educacin Superior que funcionen en pases con los cuales Colombia no haya celebrado tratados o convenios sobre reciprocidad de ttulos; siempre y cuando hayan obtenido la homologacin o convalidacin del ttulo acadmico ante las autoridades competentes, conforme con las normas vigentes sobre la materia. Artculo 6. De la inscripcin en el Registro nico Profesional de Archivistas y tarjeta profesional para extranjeros. Quienes ostenten el ttulo profesional de Archivista y tengan la condicin de extranjeros, y se vinculen laboralmente o pretendan vincularse en Colombia temporalmente en labores propias de la archivstica, debern obtener para tal efecto, Tarjeta Profesional o certificacin de inscripcin profesional temporal, segn el caso, de acuerdo a las disposiciones vigentes, concedidos por un perodo de un (1) ao, prorrogables por un periodo igual. TTULO III DEL EJERCICIO ILEGAL DE LA PROFESIN DE ARCHIVISTA Artculo 7. Ejercicio ilegal de la profesin. Quien ejerza ilegalmente la profesin de Archivista sin el lleno de los requisitos, contemplados en la presente ley y en las disposiciones legales vigentes, quedar inmerso en el ejercicio ilegal de la profesin, sin perjuicio de las sanciones que correspondan a las autoridades penales, administrativas y disciplinarias, segn el caso. Igual sancin recibir la persona que, mediante avisos, propaganda, anuncios profesionales, instalacin de oficinas, fijacin de placas murales o en cualquier otra forma, acte, se anuncie o se presente como Archivista profesional, sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente ley y en las disposiciones legales vigentes. Pargrafo. Incurre en ejercicio ilegal de la profesin, el profesional de la archivstica que estando debidamente inscrito en el Registro nico Profesional de Archivistas, ejerza la profesin estando suspendida o cancelada su Tarjeta Profesional o certificado de inscripcin profesional. De igual manera, quienes se encuentren sancionados disciplinariamente. Artculo 8. Para el desempeo de un cargo pblico o privado que requiera el ejercicio de la archivstica, en concordancia con lo dispuesto en el artculo 2 de la presente ley, se requiere presentar la tarjeta o matrcula profesional de archivista o el certificado de inscripcin profesional segn el caso, expedido por el Colegio Colombiano de Archivistas. Pargrafo. Corresponder a la Funcin Pblica reglamentar las caractersticas y perfiles de los cargos de archivistas en las diferentes entidades del Estado y niveles de la administracin pblica. Artculo 9. Prestacin de servicios archivsticos. Cualquier Sociedad, que preste servicios en el campo del ejercicio de la archivstica deber contar con los servicios de archivistas de acuerdo con lo establecido en la presente ley, la Ley 594 de 2000, y las dems normas que las complementen. TTULO IV DE LAS FUNCIONES DEL COLEGIO COLOMBIANO DE ARCHIVISTAS Artculo 10. El Colegio Colombiano de Archivistas como entidad asociativa, que representa los intereses profesionales acadmicos y de responsabilidad deontolgica de esta rea de

las ciencias sociales y humansticas, conformado por un mayor nmero de afiliados activos de esta profesin, con estructura interna y funcionamiento democrtico, plural y equitativo, que funcionar con su propio peculio y cuya finalidad es la defensa, fortalecimiento, apoyo, inspeccin y vigilancia en el ejercicio profesional de la Archivstica. A partir de la vigencia de la presente ley tendr las siguientes funciones pblicas: a) Expedir la Tarjeta Profesional a los Archivistas, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente ley; b) Crear el Registro nico Profesional de Archivistas y realizar el trmite de inscripcin correspondiente; c) Conformar el Tribunal Nacional tico de Archivstica, para darle cumplimiento a las responsabilidades establecidas en el Cdigo Deontolgico o Cdigo de tica, de que trata la presente ley y de conformidad con las disposiciones legales vigentes y de su Reglamento Interno. TTULO V DEL CDIGO DEONTOLGICO O CDIGO DE TICA PARA EL EJERCICIO DE LA PROFESIN DE ARCHIVSTICA CAPTULO I De los principios generales del Cdigo de tica para el ejercicio de la profesin de Archivstica Artculo 11. De los principios generales. El ejercicio profesional de la archivstica debe ser guiada por criterios, conceptos y elevados fines de responsabilidad, que propendan a enaltecer la profesin, por lo tanto los profesionales de la archivstica ejercern su profesin bajo los siguientes principios: 1. El archivista proteger la integridad de los bienes documentales que custodian, para que constituyan fiel testimonio del pasado. La primera misin del archivista consiste en proteger la integridad de los documentos, conservarlos y custodiarlos. Simultneamente velar por la integridad de los documentos, factor que, en ocasiones, puede entrar en conflicto con intereses y derechos de empleados, propietarios, usuarios, y en contradiccin con el pasado, el presente y el futuro. Actuar siempre con objetividad e imparcialidad. Resistir las presiones de cualquier fuerza que intente manipular las evidencias, encubrirlas o distorsionar los hechos. 2. El archivista valorar, seleccionar y conservar el material de archivo en su contexto histrico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo. El archivista proceder de acuerdo con los principios archivsticos generales aceptados y practicados. Tendr en cuenta la creacin, conservacin y difusin de la informacin en soportes tradicionales, as como la contenida en medios electrnicos y los multimedia. Se interesar por seleccionar y recibir documentos para resguardarlos y conservarlos en los archivos que tiene a su cargo, as como para ordenarlos, describirlos y difundirlos, facilitando su consulta. Valorar imparcialmente el material, basndose en el conocimiento de los requerimientos que presenten las instituciones administrativas y en las polticas de adquisicin. Adelantar la ordenacin y descripcin de los documentos que se haya decidido conservar de acuerdo con los principios archivsticos de procedencia y orden original, y sistematizar la informacin tan pronto como los recursos se lo permitan. Adquirir los documentos teniendo como base la misin de las instituciones y los recursos con que cuentan; por ningn motivo los adquirir cuando corran peligro su integridad o seguridad; y asegurar su preservacin en los lugares ms apropiados. Cooperar para que retornen al pas de origen documentos pblicos que hubieran salido en tiempos de guerra u ocupacin. 3. El archivista evitar la realizacin de intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos. El archivista garantizar el valor de los documentos, incluyendo los soportes electrnicos y los multimedia, durante el proceso archivstico: desde el ordenamiento y la descripcin hasta la conservacin y la consulta. Toda seleccin se realizar utilizando mtodos cuidadosos y de acuerdo con criterios establecidos. El reemplazo de originales por otros formatos lo har de acuerdo con las normas legales y con el valor intrnseco e

informtico de los documentos. El archivista informar al usuario sobre los caminos temporales de ubicacin de los documentos, en caso de estar restringido la consulta. 4. El archivista garantizar el continuo acceso y la legitimidad de los documentos. El archivista seleccionar los documentos para ser conservados o destruidos no slo con el criterio de garantizar el testimonio de la actividad de personas o entidades que los han producido o acumulado, sino tambin para que sean objeto de estudio en diferentes investigaciones. Ser consciente de que adquirir documentos de dudoso origen, aunque revistan gran inters, puede estimular el comercio ilegal. Cooperar con colegas y otras entidades judiciales en la persecucin y aprehensin de personas sospechosas de hurtar documentos. 5. El archivista registrar y justificar plenamente las acciones realizadas sobre el material que tuvieren a su cargo. El archivista realizar acciones favorables para salvaguardar los documentos durante todo su ciclo vital y cooperar con quienes los producen para aplicar nuevos formatos y emplear nuevas formas de gestin de la informacin. Se preocupar no solo por recuperar archivos existentes, sino que garantizar que los procesos de produccin de documentos y el empleo de sistemas archivsticos se guen por procedimientos adecuados para preservar su valor. En las negociaciones que adelanten los archivos para que les sean transferidos documentos oficiales o privados se tendrn en cuenta la autoridad que los transfiere, el donante o vendedor, los acuerdos financieros, los programas de procesamiento, los derechos de autor y las condiciones de acceso. El profesional har un registro permanente de la documentacin que ha ingresado y el trabajo archivstico y de conservacin realizado. 6. El archivista promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecer sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial. El archivista formular objetivos generales y particulares que involucren la totalidad de los documentos que custodia. Ofrecer informacin imparcial a los usuarios y utilizar todos los recursos que estn a su alcance para prestar sus servicios. No impondr restricciones insensatas que impidan el acceso a los documentos, pero podr sugerir o determinar lmites claramente establecidos y por un perodo definido. Deber observar de manera plena e imparcial los acuerdos con los que se lleg en el momento de adquirir los documentos, pero en aras de liberalizar el acceso, y segn las circunstancias, podr renegociar las condiciones. Responder objetivamente y con espritu de colaboracin a los requerimientos razonables sobre los documentos que custodia y estimular la mayor consulta de acuerdo con las polticas institucionales, los criterios de preservacin, las condiciones legales, los derechos individuales y los convenios establecidos en casos de donacin. Explicar de manera imparcial las restricciones impuestas para la consulta de los documentos. 7. El archivista respetar tanto el acceso pblico como la privacidad de la documentacin dentro del marco de la legislacin vigente. El archivista proteger el carcter privado de la documentacin institucional y personal, as como la referida a la seguridad nacional, sin recurrir a la destruccin de la informacin, especialmente en el caso de los registros electrnicos que estn siendo continuamente actualizados y corregidos. Responder la privacidad de los individuos que han producido los documentos o que son mencionados en ellos y en particular de aquellas personas que no tuvieron la oportunidad de manifestar su opinin sobre el uso o disposicin del documento. 8. El archivista no deber de utilizar en beneficio propio o de terceros su posicin especial y la confianza que la comunidad ha depositado en l El archivista se abstendr de realizar acciones que vayan en detrimento de su integridad, objetividad e imparcialidad. No buscar beneficio personal, econmico o de otro tipo, en detrimento de las instituciones, los usuarios, los documentos o de sus colegas. No recolectar a ttulo personal originales en el rea de su competencia, ni participar en el comercio de documentos. Evitar realizar actividades que puedan crear en la opinin pblica apariencia de un conflicto de intereses.

Podr consultar fondos documentales institucionales para realizar investigaciones o publicaciones personales, las cuales sern realizadas dentro de los mismos parmetros aplicados a otros usuarios de los mismos fondos. No revelar ni har uso de la informacin obtenida en su trabajo cuyo acceso sea restringido. Podr revisar o comentar investigaciones efectuadas en su campo, incluyendo aquellos que han tomado fuentes documentales de su propia institucin. Impedir a personas extraas a la profesin intervenir en su trabajo y en sus obligaciones. Impedir que su investigacin particular o sus intereses de publicacin interfieran con el programa de trabajo o con las actividades administrativas de la entidad donde labora. En caso de que pretenda usar investigaciones inditas u otras que reposen en su institucin como parte de sus propios estudios, deber notificar a los autores la intencin de hacerlo. 9. El archivista se esforzar por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemtico y continuo de sus conocimientos y la difusin de los resultados de sus investigaciones y experiencias. El archivista har todo lo posible por enriquecer su capacitacin personal y su experiencia para contribuir al desarrollo de su profesin y garantizar que quienes estn a su alrededor cuenten con las condiciones adecuadas para adelantar su tarea ptima. 10.El archivista trabajar conjuntamente con sus colegas, as como con profesionales de otras disciplinas para promover la conservacin y la utilizacin de la herencia documental del mundo. El archivista fortalecer la cooperacin y evitar conflictos con sus colegas cuando se presenten desacuerdos y estimular la prctica de los valores ticos de su profesin. Cooperar con miembros de disciplinas afines sobre la base de la comprensin y el respeto mutuo. Pargrafo. Todos los archivos de las entidades pblicas debern exhibir en sitio visible el Cdigo Deontolgico o Cdigo de tica, para conocimiento de sus funcionarios y usuarios en general. Captulo II De los deberes y prohibiciones de los profesionales de la Archivstica Artculo 12. Deberes de los profesionales. Son deberes de los profesionales de la archivstica los siguientes: a) Custodiar y cuidar los bienes, valores, documentacin e informacin que por razn del ejercicio de su profesin, se le hayan encomendado y/o a los cuales tenga acceso; impidiendo o evitando su sustraccin, destruccin, ocultamiento, alteracin o utilizacin indebidos, de conformidad con los fines a que hayan sido destinados; b) Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a todas las personas con quienes tenga relacin con motivo del ejercicio de la profesin; c) Registrar en el Colegio Colombiano de Archivistas su domicilio o direccin de la residencia y telfono, dando aviso oportuno de cualquier cambio; d) Denunciar los delitos, contravenciones y faltas que contra esta ley y el Cdigo de tica se cometan, y que tuviere conocimiento con ocasin del ejercicio de su profesin, aportando toda la informacin y pruebas que tuviere en su poder; e) Los dems deberes contemplados en la presente ley y los indicados en las normas legales y tcnicas relacionados con el ejercicio de la profesin. Artculo 13. Deberes que impone la responsabilidad deontolgica a los profesionales de archivstica para con la sociedad. Son deberes ticos de los profesionales archivistas para con la sociedad: a) Interesarse por el bien pblico con el objeto de contribuir con sus conocimientos, capacidad y experiencia para servir a la humanidad; b) Cooperar para el progreso de la sociedad aportando su colaboracin intelectual y material; c) Aplicar el mximo de su esfuerzo en el sentido de lograr una clara expresin hacia la comunidad con compromiso y esfuerzo;

d) Ejercer la profesin sin supeditar sus conceptos o sus criterios profesionales a intereses particulares en detrimento del bien comn; e) Ofrecer desinteresadamente sus servicios profesionales en caso de calamidad pblica; f) Abstenerse de emitir conceptos profesionales, sin tener la conviccin absoluta de estar debidamente informados al respecto; g) Velar por la proteccin del patrimonio documental de la Nacin. h) Contribuir a la cultura archivstica de la Nacin. Artculo 14. Deberes de los profesionales de quienes trata este Cdigo Deontolgico o Cdigo de tica para con la dignidad de su profesin: a) Contribuir con su conducta profesional y con todos los medios a su alcance, a que en el consenso pblico se preserve un exacto concepto del significado de la profesin de archivista, de la dignidad que la acompaa y del alto respeto que les merece; b) Respetar y hacer respetar todas las disposiciones legales y reglamentarias que incidan en actos de esta profesin, as como denunciar todas sus transgresiones; c) Cooperar para el progreso de esta profesin, mediante el intercambio de informacin sobre sus conocimientos, contribuyendo con su trabajo a favor de las asociaciones, sociedades, fundaciones, instituciones de educacin superior, tcnica y tecnolgica, y dems rganos de divulgacin histrica y cientfica; d) No ofrecer o aceptar trabajos en contra de las disposiciones legales vigentes, ni aceptar tareas que excedan la incumbencia que le otorga su ttulo o su propia preparacin; e) No prestar su firma a ttulo gratuito u oneroso, para autorizar contratos, dictmenes, memorias, informes y toda otra documentacin profesional, que no hayan sido estudiados, controlados o ejecutados personalmente; f) No suscribir, expedir o contribuir para que se expidan ttulos, diplomas, licencias, tarjetas profesionales a personas que no renan los requisitos indispensables para ejercer esta profesin; g) No hacer figurar su nombre en anuncios, membretes, sellos, propagandas y dems medios anlogos, junto con el de otras personas que sin serlo, aparecen como profesionales de la archivstica; h) Los medios de propaganda debern ajustarse a las reglas de la prudencia y los medios de publicidad con avisos exagerados que den lugar a equvocos sobre el desempeo profesional. i) No recibir o conceder comisiones, participaciones u otros beneficios, con el objeto de gestionar, obtener o acordar designaciones de ndole profesional o la encomienda de trabajo profesional; j) Denunciar ante el Tribunal Nacional tico de Archivstica, a todas aquellas personas que violen el Cdigo Deontolgico o Cdigo de tica, para el ejercicio de la profesin de Archivista. Artculo 15. Deberes de los profesionales para con sus colegas y dems profesionales. Son deberes de los profesionales para con sus colegas y dems profesionales de la archivstica: a) Obrar con la mayor prudencia y diligencia cuando se trate de emitir conceptos sobre las actuaciones de sus colegas. b) Fijar para los colegas que acten como empleados suyos, salarios, honorarios, retribuciones o compensaciones justas y adecuadas, acordes con la dignidad de la profesin y la importancia de los servicios que prestan. c) Respetar y reconocer la propiedad intelectual de los dems profesionales sobre su desarrollo y aportes profesionales a la archivstica. Artculo 16. Prohibiciones generales a los profesionales. Son prohibiciones generales a los profesionales de la archivstica: a) Nombrar, elegir, autorizar, facilitar, patrocinar, encubrir, permitir, dar posesin o tener a su servicio, para el ejercicio de un cargo privado o pblico que requiera ser desempeado por profesionales de la archivstica en forma permanente o transitoria, a personas que ejerzan ilegalmente la profesin;

b) Permitir, tolerar o facilitar el ejercicio ilegal de la profesin regulada por esta ley; c) Ejecutar actos de violencia, malos tratos, injurias o calumnias contra superiores, subalternos, compaeros de trabajo, socios, clientes o funcionarios en el ejercicio profesional de la Archivstica; d) Ejecutar en el lugar donde ejerza su profesin, actos que atenten contra la moral y las buenas costumbres; e) El reiterado e injustificado incumplimiento de las obligaciones civiles, comerciales o laborales, que haya contrado con ocasin del ejercicio de su profesin o de actividades relacionadas con este; f) Causar, intencional o culposamente, dao o prdida de bienes, elementos, equipos, o documentos que hayan llegado a su poder por razn del ejercicio de su profesin; g) Proferir, en actos oficiales o privados relacionados con el ejercicio de la profesin, expresiones injuriosas o calumniosas en contra del Colegio Colombiano de Archivistas, Agremiaciones Archivsticas, sus funcionarios o cualquier autoridad relacionada con el mbito de la archivstica; h) Incumplir las decisiones disciplinarias que imponga el Tribunal Nacional tico de Archivstica o los Tribunales Regionales ticos de Archivstica respectivos u obstaculizar su ejecucin; i) Solicitar o recibir directamente o por interpuesta persona, gratificaciones, ddivas o recompensas en razn del ejercicio de su profesin, salvo autorizacin contractual o legal. j) Participar en licitaciones, concursar o suscribir contratos estatales y privados cuyo objeto est relacionado con el ejercicio de la archivstica, estando incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades que establecen la Constitucin y la ley; k) Las dems prohibiciones incluidas en la presente ley y normas que la complementen y reglamenten. Artculo 17. Prohibiciones a los profesionales respecto de la dignidad de su profesin. Son prohibiciones a los profesionales respecto de la dignidad de su profesin: Recibir o conceder comisiones, participaciones u otros beneficios ilegales o injustificados con el objeto de gestionar, obtener o acordar designaciones de ndole profesional o la encomienda de trabajo profesional. Artculo 18. Prohibiciones especiales a los profesionales respecto de la sociedad. Son prohibiciones especiales a los profesionales respecto de la sociedad: a) Ofrecer o aceptar trabajos en contra de las disposiciones legales vigentes, o aceptar tareas que excedan el mbito de ejercicio que le otorga su ttulo y su propia preparacin; b) Imponer su firma, a ttulo gratuito u oneroso, en contratos, dictmenes, memorias, informes, y toda otra documentacin relacionada con el ejercicio profesional, que no hayan sido estudiados, controlados o ejecutados personalmente; c) Expedir, permitir o contribuir para que se expidan ttulos, diplomas, tarjetas profesionales a personas que no renan los requisitos legales o reglamentarios para ejercer esta profesin; d) Hacer figurar a su nombre en anuncios, membretes, sellos, propagandas y dems medios anlogos junto con el de personas que ejerzan ilegalmente la profesin. Artculo 19. Prohibiciones a los profesionales respecto de sus colegas y dems profesionales. Son prohibiciones a los profesionales, respecto de sus colegas y dems profesionales de la archivstica: a) Utilizar sin autorizacin de sus legtimos autores y para su aplicacin en trabajos profesionales propios los escritos, publicaciones, la documentacin perteneciente a aquellos, salvo que la tarea profesional lo requiera, caso en el cual se debe solicitar previa autorizacin de tal utilizacin; b) Difamar, denigrar o criticar injustamente a sus colegas, o contribuir en forma directa o indirecta a perjudicar su reputacin o la de sus proyectos o negocios con motivo de su actuacin profesional;

c) Usar mtodos de competencia desleal con los colegas; d) Designar o influir para que sean designados en cargos tcnicos que deban ser desempeados por los profesionales de que trata el presente Cdigo, a personas carentes de los ttulos y calidades que se exigen legalmente; e) Proponer servicios con reduccin de precios, luego de haber conocido las propuestas de otros profesionales. TTULO VI DE LOS TRIBUNALES TICOS DE ARCHIVSTICA Artculo 20. Crase el Tribunal Nacional tico de Archivstica, con sede en la capital de la Repblica de Colombia y los Tribunales Regionales ticos de Archivstica, los cuales se organizarn y funcionarn por regiones que agruparn dos (2) o ms departamentos, con autoridad para conocer de los procesos disciplinarios tico- profesionales que se presenten por razn del ejercicio profesional de la Archivstica. El Tribunal Nacional tico de Archivstica y los Tribunales Regionales, dictarn su propio reglamento, sin perjuicio de las competencias atribuidas a cada una de las partes en sus funciones especficas, el ordenamiento legal que se establece en la presente ley, en coherencia con las normas constitucionales y legales sobre la materia en todo el pas. Artculo 21. El Tribunal Nacional tico de Archivstica actuar como rgano de segunda instancia en los procesos disciplinarios tico-profesionales y los Tribunales Regionales ticos de Archivstica, conocern los procesos disciplinarios tico-profesionales en primera instancia. TTULO VII ORGANIZACIN DE LOS TRIBUNALES TICOS DE ARCHIVSTICA Artculo 22. El Tribunal Nacional tico de Archivstica y los Tribunales Regionales ticos de Archivstica, estarn integrados por siete (7) miembros profesionales de Archivstica de reconocida idoneidad profesional, tica y moral, que sern elegidos en votacin libre y democrtica, plural y equitativa para un periodo de cuatro (4) aos, en Asambleas Nacional y Regionales, integradas por archivistas, agremiados o no, tanto de entidades pblicas como privadas, entre los cuales como mnimo tres (3) representarn a las diferentes regiones. Pargrafo 1. Los miembros del Tribunal Nacional tico de Archivstica debern acreditar no menos de diez (10) aos de ejercicio profesional y los de los Tribunales Regionales ticos de Archivstica, no menos de siete (7) aos de ejercicio profesional. Pargrafo 2. El Tribunal Nacional tico de Archivstica y los Tribunales Regionales ticos de Archivstica funcionarn con el peculio del Colegio Colombiano de Archivistas. Pargrafo 3. Las Asambleas Nacional y Regionales de Archivistas, de que trata el presente artculo, expedirn su propio reglamento de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Artculo 23. Funciones del Tribunal Nacional tico de Archivstica. Son funciones del Tribunal Nacional tico de Archivstica, las siguientes: a) Darse su propio reglamento y organizacin, al igual que lo correspondiente a los Tribunales Regionales ticos de Archivstica; b) Abrir las investigaciones de oficio, o solicitadas por las personas naturales o jurdicas, por faltas en el ejercicio profesional de la archivstica. Las pruebas recaudadas y los resultados de las investigaciones adelantadas por este Tribunal, tendrn el valor probatorio asignado por la ley, ante las autoridades competentes; c) Seleccionar peritos idneos para realizar las investigaciones de los casos relacionados con las faltas en la prctica de la archivstica; d) Establecer el procedimiento para que las personas naturales y jurdicas eleven sus quejas y solicitudes de investigacin y sancin; e) Informar a las entidades y autoridades competentes, a las entidades formadoras, al personal, y a las asociaciones gremiales en general de profesionales de la archivstica, sobre las faltas de mayor ocurrencia en el ejercicio de la profesin, a fin de que se adopten medidas preventivas o correctivas que aseguren la calidad de la misma.

Artculo 24. Requisitos para integrar el Tribunal Nacional tico de Archivstica. Para ser miembro del Tribunal Nacional tico de Archivstica, se requiere: a) Ser colombiano de nacimiento. b) Ostentar ttulo profesional en archivstica, ser miembro de alguna de las asociaciones gremiales de archivista y/o poseer registro profesional. c) Gozar de reconocida solvencia moral e idoneidad profesional en el campo de la archivstica. d) Haber ejercido la profesin por un perodo no inferior a diez (10) aos, o haber desempeado la ctedra universitaria en facultades legalmente reconocidas por el Estado, por lo menos durante siete (7) aos en la archivstica. e) No estar bajo sancin disciplinaria con ocasin del ejercicio de su actividad profesional. Pargrafo. La totalidad de los requisitos exigidos deber ser anexada a la hoja de vida de cada candidato a miembro del Tribunal Nacional tico de Archivstica, en su respectiva agremiacin en donde se encontrare inscrito como miembro, y estar sujeto a comprobacin ante el Ministerio de Educacin Nacional. Artculo 25. Atribuciones. Tanto el Tribunal Nacional tico de Archivstica, como los Tribunales Regionales ticos de Archivstica y el Colegio Colombiano de Archivistas, en ejercicio de las atribuciones que les confiere la presente ley, cumplen una funcin pblica, pero sus integrantes, por el solo hecho de serlo, no adquieren el carcter de funcionarios pblicos. TTULO VIII RGIMEN DISCIPLINARIO APLICABLE A LOS PROFESIONALES DE LA ARCHIVSTICA DEFINICIN, PRINCIPIOS Y SANCIONES Artculo 26. Definicin de falta disciplinaria. Se entiende como falta que promueva la accin disciplinaria y, en consecuencia, la aplicacin del procedimiento aqu establecido; toda violacin a los postulados sealados en el Cdigo de tica Profesional de los Archivistas, contemplados en la presente ley y el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades, sealados en la Constitucin y en el ordenamiento jurdico vigente. Artculo 27. Sanciones aplicables. El Tribunal Nacional tico de Archivstica y los Tribunales Regionales ticos de Archivstica, aplicarn las siguientes sanciones contra las faltas ticas en que incurran los profesionales de la archivstica: a) Amonestacin escrita. b) Suspensin en el ejercicio de la profesin hasta por cinco (5) aos. c) Cancelacin de la tarjeta profesional. Artculo 28. Escala de sanciones. Los profesionales de la archivstica a quienes se les compruebe la violacin de normas del Cdigo de tica Profesional adoptado en la presente ley, estarn sometidos a las siguientes sanciones: a) Las faltas calificadas como leves siempre y cuando el profesional no registre antecedentes disciplinarios, darn lugar a la aplicacin de la amonestacin escrita; b) Las faltas calificadas como leves cuando el profesional disciplinado registre antecedentes disciplinarios, darn lugar a la aplicacin de la sancin de suspensin de la Tarjeta Profesional hasta por el trmino de seis (6) meses; c) Las faltas calificadas como graves siempre y cuando el profesional disciplinado no registre antecedentes disciplinarios, darn lugar a la aplicacin de la sancin de suspensin de la Tarjeta Profesional por un trmino de seis (6) meses a dos (2) aos; d) Las faltas calificadas como graves, cuando el profesional disciplinado registre antecedentes disciplinarios darn lugar a la aplicacin de la sancin de la suspensin del ejercicio profesional y a la Tarjeta Profesional por un trmino de dos (2) a cinco (5) aos; e) Las faltas calificadas como gravsimas siempre darn lugar a la aplicacin de la sancin de la cancelacin del Registro nico Profesional de Archivistas y de la Tarjeta Profesional. Artculo 29. Faltas susceptible de sancin disciplinaria. Ser susceptible de sancin disciplinaria todo acto u omisin intencional o culposa del profesional, que implique violacin

de las prohibiciones, deberes, incumplimiento de las obligaciones, ejecucin de actividades incompatibles con el decoro que exige el ejercicio de la profesin de la archivstica y actividades delictuosas que se encuentren en las normas legales aplicables a los archivistas. Artculo 30. Elementos de la falta disciplinaria. La configuracin de la falta disciplinaria deber estar enmarcada dentro de los siguientes elementos o condiciones: a) La conducta o el hecho debe haber sido cometido por un profesional de la archivstica debidamente inscrito en el Registro nico Profesional Archivstico y con Tarjeta Profesional; b) La conducta o el hecho debe ser intencional o culposo; c) El hecho debe haber sido cometido en ejercicio de la Profesin de archivstica o de actividades conexas o relacionadas con esta; d) La conducta debe ser violatoria de deberes, prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades inherentes a la Constitucin, la ley vigente o a las disposiciones contempladas en el Cdigo de tica para el ejercicio de la Profesin de Archivista. e) La conducta debe ser apreciable objetivamente y procesalmente debe estar probada; f) La sancin disciplinaria debe ser la consecuencia lgica de un debido proceso que se enmarca dentro de los postulados del artculo 29 de la Constitucin Poltica y especficamente, del rgimen disciplinario establecido en la presente ley. Artculo 31. Prevalencia de los principios rectores. En la interpretacin y aplicacin del rgimen disciplinario establecido prevalecern, en su orden, los principios rectores que determina la Constitucin Poltica, el presente Cdigo de tica y el Cdigo Contencioso Administrativo. Pargrafo. Las sanciones aqu sealadas, no tendrn incompatibilidad con las sanciones disciplinarias, penales, comerciales, administrativas, laborales, civiles, sealadas en los respectivos cdigos y dems a que hubiere lugar y que sean impuestas por las autoridades competentes. Artculo 32. Criterios para determinar la levedad o gravedad de la falta disciplinaria. El Tribunal Nacional tico de Archivstica y los Tribunales Regionales ticos de Archivstica determinarn si la falta es leve, grave o gravsima de conformidad con los siguientes criterios. a) El grado de culpabilidad. b) El grado de perturbacin a terceros o la sociedad; c) La falta de consideracin con sus clientes, patronos, subalternos y, en general, con todas las personas a las que pudiera afectar el profesional disciplinado con su conducta; d) La reiteracin en la conducta; e) La jerarqua y mando que el profesional disciplinado tenga dentro de la entidad, sociedad, la persona jurdica a la que pertenece o representa; f) La naturaleza de la falta y sus efectos, segn la trascendencia social de la misma, el mal ejemplo dado, la complicidad con otros profesionales y el perjuicio causado; g) Las modalidades o circunstancias de la falta, teniendo en cuenta el grado de preparacin, el grado de participacin de la misma, el aprovechamiento de la confianza depositada en el profesional disciplinado; h) Los motivos determinantes, segn se haya procedido por causas innobles o ftiles o por nobles y altruistas; i) El haber sido inducido por un superior a cometerla; j) El confesar la falta antes de la formulacin de cargos, hacindose responsable de los perjuicios causados; k) Procurar, por iniciativa propia, resarcir el dao o compensar el perjuicio causado, antes de que se le imponga la sancin. Artculo 33. Faltas calificadas como gravsimas. Se consideran gravsimas y se constituyen en causal de cancelacin del Registro nico Profesional de Archivistas y de la Tarjeta Profesional las siguientes faltas: a) Derivar de manera directa o por interpuesta persona, indebido o fraudulento provecho patrimonial en ejercicio de la profesin, con consecuencias graves para la parte afectada;

b) Obstaculizar, en forma grave, las investigaciones que realice el Tribunal Nacional tico de Archivstica y los Tribunales Regionales ticos de Archivstica; c) El abandono injustificado de los encargos o compromisos profesionales cuando tal conducta cause grave detrimento al patrimonio econmico del cliente o se afecte de la misma forma el patrimonio pblico; d) La utilizacin fraudulenta de las hojas de vida de sus colegas para participar en concursos, licitaciones pblicas, lo mismo que para suscribir los respectivos contratos; e) Incurrir en algn delito que atente contra sus clientes, su empresa sea ella pblica, oficial, privada, colegas o autoridades de la Repblica, siempre y cuando la conducta punible comprenda el ejercicio de la profesin archivstica; f) Cualquier violacin gravsima, segn el criterio del Colegio Colombiano de Archivistas, del rgimen de deberes, obligaciones y prohibiciones que establece el Cdigo de tica Profesional en la presente ley. Artculo 34. Concurso de faltas disciplinarias. El profesional que con una o varias acciones u omisiones infrinja varias disposiciones del Cdigo de tica Profesional o varias veces la misma disposicin, quedar sometido a la que establezca la sancin ms grave. Artculo 35. Circunstancias quejusti~can lafalta disciplinaria. La conducta se justifica cuando se comete: a) Por fuerza mayor o caso fortuito; b) En estricto cumplimiento de un deber legal; c) En cumplimiento de orden legtima de autoridad competente emitida con las formalidades legales, siempre y cuando no contrare las disposiciones constitucionales y legales. Artculo 36. Acceso al expediente. El investigado tendr acceso a la queja y dems partes del expediente disciplinario, solo a partir del momento en que sea escuchado en versin libre y espontnea o desde la notificacin de cargos, segn el caso. Artculo 37. Principio de imparcialidad. En la investigacin se deber investigar y evaluar, tanto los hechos y circunstancias desfavorables, como las favorables a los intereses del disciplinado. Artculo 38. Principio de publicidad. En la investigacin se respetar y aplicar el principio de publicidad dentro de las investigaciones disciplinarias, no obstante, ni el quejoso, ni terceros interesados se constituyan en partes dentro de estas. TTULO IX PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO Artculo 39. Iniciacin del proceso disciplinario. El proceso disciplinario de que trata el presente ttulo se iniciar por queja interpuesta por cualquier persona natural o jurdica, la cual deber formularse por cualquier medio ante el Tribunal Ley 1409 de 2010 21/25 tico de Archivstica correspondiente, o al Colegio Colombiano de Archivistas, quien lo remitir al Tribunal tico de Archivstica competente. Pargrafo. No obstante, en los casos de pblico conocimiento o hecho notorio y cuya gravedad lo amerite, a juicio del Tribunal Nacional tico de Archivstica y del Tribunal Regional tico de Archivstica competente, se iniciar la investigacin disciplinaria de oficio. Artculo 40. Ratificacin de la queja. Recibida la queja se proceder a ordenarse la ratificacin bajo juramento de la misma y mediante auto ordenar la investigacin preliminar, con el fin de establecer si hay o no mrito para abrir investigacin formal disciplinaria contra el presunto o presuntos infractores. Del auto a que se refiere el presente artculo se dar aviso escrito al Colegio Colombiano de Archivistas. Artculo 41. Investigacin preliminar. La investigacin preliminar no podr exceder de sesenta (60) das, contados a partir de la fecha del auto que ordena la

apertura de la investigacin preliminar, durante los cuales se decretarn y practicarn las pruebas que el investigador considere pertinentes y que conduzcan a la comprobacin de los hechos. Artculo 42. Fin de la investigacin preliminar. La indagacin preliminar tendr como fines verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria e identificar o individualizar al profesional que presuntamente intervino en ella. Pargrafo. Para el cumplimiento de los fines de la indagatoria preliminar, el funcionario competente podr hacer uso de los medios de prueba legalmente reconocidos y podr or en versin libre y espontnea al profesional que considere necesario para determinar la individualizacin o identificacin de los intervinientes en el hecho investigado. Artculo 43. Informe y calificacin del mrito de la investigacin preliminar. Terminada la etapa de investigacin preliminar dentro de los quince (15) das hbiles siguientes, se calificar lo actuado, y mediante auto motivado, se determinar si hay o no mrito para adelantar la investigacin formal disciplinaria en contra del profesional disciplinado, en caso afirmativo, se le formular en el mismo auto, el correspondiente pliego de cargos. Si no se encontrare mrito para seguir la actuacin se ordenar en la misma providencia el archivo del expediente y la notificacin de la decisin adoptada al quejoso y a los profesionales invo-Ley 1409 de 2010 22/25 lucrados, al igual que al Colegio Colombiano de Archivistas. Artculo 44. Notificacin del pliego de cargos. La Secretara del Tribunal Nacional de tica Archivstica o el Tribunal Regional tico de Archivstica, segn el caso, notificar personalmente el pliego de cargos al profesional inculpado, no obstante, de no poder efectuarse la notificacin personal, se harn mediante correo certificado o por edicto en los trminos establecidos en el Cdigo Contencioso Administrativo. Si transcurrido el trmino de la notificacin por correo certificado o por edicto, el inculpado no compareciera se proveer el nombramiento de un apoderado de oficio, de la lista de abogados inscritos ante el Consej o Seccional de la Judicatura correspondiente, con quien se continuar la actuacin, designacin que conllevar al abogado las implicaciones y responsabilidades que la ley tiene determinado. Artculo 45. Traslado del pliego de cargos. Surtida la notificacin se dar traslado al profesional inculpado por el trmino improrrogable de diez (10) das hbiles para presentar descargos, solicitar y aportar pruebas. Para tal efecto, el expediente permanecer a su disposicin en la Secretara. Artculo 46. Etapa probatoria. Vencido el trmino de traslado, la Secretara decretar las pruebas solicitadas por el investigador y el investigado, el cual deber ser comunicado al profesional disciplinado. El trmino probatorio ser de sesenta (60) das. Artculo47. Fallo de primera instancia. Vencido el trmino probatorio, dentro de los 30 das siguientes se elaborar un proyecto de decisin, el cual se radicar en la Secretara para ser sometido, la consideracin de la plenaria del Tribunal, en un tiempo mximo de 60 das siguientes a su radicacin. El proyecto de decisin podr ser aceptado, aclararlo, modificarlo o revocarlo. Aprobado el proyecto por la mayora de los miembros asistentes a la sala, tal decisin se adoptar mediante resolucin, motivada. La inasistencia a las plenarias de los respectivos tribunales deber ser justificada. Pargrafo. Los salvamentos de voto respecto del fallo final, si los hay, debern constar en el acta de la reunin respectiva. Artculo 48. Notificacin del fallo. La decisin se notificar personalmente al interesado, por intermedio de la Secretara dentro de los diez (10) das siguientes

a la fecha de la seccin en que se adopt, y si no fuere posible, se realizar mediante edicto en los trminos del artculo 45 del Cdigo Contencioso Administra-Ley 1409 de 2010 23/25 tivo. Artculo 49.Recurso de apelacin. Contra dicha providencia solo procede el recurso de apelacin ante el Tribunal Nacional tico de Archivstica, dentro de los cinco (5) das siguientes a la fecha de notificacin personal o de desfijacin del edicto, recurso que deber presentarse por escrito y con el lleno de los requisitos que exige el Cdigo Contencioso Administrativo. Artculo 50. Cmputo de la sancin. Las sanciones impuestas por violacin al presente rgimen disciplinario, empezarn a computarse a partir del da siguiente al de la fecha de la comunicacin personal o de la entrega del correo certificado, que se haga al profesional sancionado, de la decisin adoptada por el Tribunal Nacional tico de Archivstica, sobre la apelacin o la consulta. Artculo 51. Aviso de la sancin. De toda sancin disciplinaria impuesta a un profesional de archivstica, se dar aviso a la Procuradura General de la Nacin, a todas las entidades que tengan que ver con el ejercicio profesional correspondiente con el registro de proponentes y contratistas y a las agremiaciones de profesionales con el fin de que se impida el ejercicio de la profesin por parte del sancionado debiendo estas ordenar las anotaciones en sus registros y tomar las medidas pertinentes con el fin de hacer efectiva la sancin. La anotacin tendr vigencia y solo surtir efectos por el trmino de la misma. Artculo 52. Caducidad de la accin. La accin disciplinaria, a que se refiere el presente ttulo caduca en 5 aos a partir de la fecha en que se cometi el ltimo acto constitutivo de la falta. El auto que ordena la apertura de la investigacin preliminar, interrumpe el trmino de caducidad, el proceso prescribir tres aos despus de la fecha de expedicin de dicho auto. TITULO X DISPOSICIONES FINALES Artculo 53. Adems de los aspectos contemplados en la presente ley en materia de tica, se aplicar lo dispuesto en la legislacin transnacional de archivos, tales como el Cdigo de tica Profesional, Convencin de La Haya, Convencin de Trfico Ilcito, adoptada por la Unesco, en lo pertinente y dems Tratados y Convenios Internacionales ratificados por Colombia en materia de archivstica. Artculo Transitorio. Quienes estuvieren ejerciendo o hayan ejercido la actividad de la archivstica en entidades pblicas o privadas, sin tener ttulo profesio-Ley 1409 de 2010 24/25 nal de archivstica, y fuere certificada su experiencia especfica por las instituciones en que se hubieren desempeado o estuvieren desempendose, debern aprobar un examen de conocimiento en archivstica que lo habilita para desempaarse en este campo y as podr obtener su inscripcin en el Registro nico de Archivistas. Pargrafo 1. Transitorio. En un trmino no superior a un (1) ao, contado a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, deber implementar los procesos necesarios para realizar el examen de conocimientos y certificar las competencias para el desempeo en el campo de la archivstica. Pargrafo 2. Transitorio. Quienes al entrar en vigencia la presente ley, se encuentren vinculados por entidades pblicas y/o privadas, cuando estas cumplan funciones pblicas, desarrollando actividades inherentes al ejercicio de la archivstica durante un lapso no menor a cuatro (4) aos, no podrn ser desvinculados de sus cargos, invocando como nica causal para el retiro el no estar inscritos en el Registro nico Profesional de Archivistas. Quienes estuvieren ejerciendo o hayan ejercido la actividad de la archivstica

en entidades pblicas o privadas, sin tener ttulo profesional de archivstica, y aspiren a contar con l, podrn ingresar a una institucin de Educacin Superior autorizada, en donde, con arreglo a su currculo, podrn validar su experiencia, con el lleno de los requisitos de ingreso y de egreso y titulacin que en su autonoma tenga establecidos. Este proceso deber adelantarse, segn la reglamentacin que se expida. Artculo 54. Establzcase el da 9 de octubre de cada ao como Da Nacional del Archivista. Artculo 55. Vigencia de la ley. La presente ley rige a partir de la fecha de su promulgacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias. El Presidente del honorable Senado de la Repblica, Armando Benedetti Avellaneda. El Secretario General del honorable Senado de la Repblica, Emilio Ramn Otero Dajud.Ley 1409 de 2010 25/25 El Presidente de la honorable Cmara de Representantes, Carlos Alberto Zuluaga Daz. El Secretario General de la honorable Cmara de Representantes, Jess Alfonso Rodrguez Camargo. Repblica de Colombia Gobierno Nacional Publquese y cmplase En cumplimiento de lo dispuesto en la Sentencia C239 de 20 10 proferida por la Corte Constitucional, se procede a la sancin del proyecto de ley, toda vez que dicha Corporacin ordena la remisin del expediente al Congreso de la Repblica, para continuar el trmite legislativo de rigor y su posterior envo al Presidente de la Repblica para efecto de la correspondiente sancin. Dada en Bogot, D. C., a 30 de agosto de 2010 JUAN MANUEL SANTOS CALDERN La Ministra de Educacin Nacional, Mara Fernanda Campo Saavedra.