1 de julio

CONTROL

2009
PROCESO ADMINISTRATIV O

Aida Ballesteros Espinosa Licenciatura en Administracin Seccin 201 Maestro lvaro Prez Salinas Universidad Veracruzana

INDICE INTRODUCCIN.......................................................3 EL CONTROL...........................................................4

CONCEPTO..................................................................................................4

PROCESO DEL CONTROL..........................................6 PRINCIPIOS DEL CONTROL.......................................7

BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE CONTROL..................................................8 FACTORES PARA DISEAR UN SISTEMA DE CONTROL.................................9

ANALISIS CRTICO.................................................10

INTRODUCCIN
El real diccionario de la lengua espaola da varias definiciones posibles de la palabra control, algunas de ellas siendo: Comprobacin, inspeccin, fiscalizacin, intervencin. Dominio, mando, preponderancia, dependencia, etc. donde se controla Oficina, despacho,

Regulacin, manual o automtica, sobre un sistema Mando o dispositivo de regulacin Tablero o panel donde se encuentran los mandos Dentro de la administracin, sabemos que el control envuelve todos estos factores y ms. El control como funcin administrativa nos ayuda a evaluar, corregir y replantear resultados obtenidos en los pasos anteriores del proceso administrativo. Es en esta fase donde vemos que los principios establecidos desde el principio son muy importantes a lo largo de la vida de la empresa, ya que nos ayudan no solo al logro de nuestros objetivos, si no tambin a disear e implantar sistemas de control para que estos logros sean duraderos. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas, por esto mismo, todos los gerentes y encargados de las diferentes reas tienen la funcin de controlar que esto se lleve acabo y que los objetivos y las acciones vayan de la mano. Los beneficios que un sistema de control aporta son varios, que mencionaremos a lo largo del presente trabajo.

EL CONTROL
CONCEPTO El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. Para Robbins (1996) el control puede definirse como el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa (p.654). Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas (p.610) Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativosTiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin. De juntar todas estas definiciones, podemos darnos cuenta que, a pesar de ser estudiado as, el control no tiene porque aplicarse al final, al contrario, interacta siempre con las dems fases del proceso administrativo y esta tan relacionado con la planeacin, que muchas veces se realizan las dos al mismo tiempo, por esto mismo, el control nos ayuda a la retroalimentacin, que se convierte en reingeniera cuando esta nos ayuda a cambiar nuestra planeacin. Analizando lo anterior, notamos que el control posee ciertos elementos que son bsicos o esenciales: En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades realizadas.

 En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados. En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas. Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias. En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, por esto mismo aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Los gerentes siempre deben de encontrar conveniente comprobar o vigilar lo que s esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva El control permite medir tanto cualitativa como cuantitativamente como se esta llevando acabo el plan de trabajo establecido desde el principio, y asi determinar si vamos en buen camino o si es momento de un cambio. En el control, todo gira alrededor de los errores, ya que debe de corregir fallas y errores y detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin y prevenir de fallas o
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errores futuros: ya que, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin. Por esto mismo, se habla de la existencia de un ciclo continuo dentro del proceso administrativo de CONTROL PLANEACIN CONTROL

PROCESO DEL CONTROL

Determinacin de estndares de actuacin: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin: Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros. o Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros. o Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros. o Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros.
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Medicin del desempeo actual y real: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo por medio de un sistema de
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medicin que determine lo que se quiere medir y como se medir.

Evaluacin comparativa de resultados: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado. Tomar decisiones pertinentes: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

La primera, y la ltima de estas etapas son esencialmente propias del administrador. La segunda, ciertamente es del tcnico en el control de que se trate. La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del tcnico.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

Es importante que toda empresa cuente con un sistema de control que se adecue a sus necesidades, y cuente con ciertas caractersticas importantes como: Medio para evaluar los objetivos

Debe de considerar las caractersticas de la estructura Debe de precisar diseos de medicin como parmetros y resultados

Debe ser ubicado estratgicamente

Debe de considerar la exactitud y la jerarqua de la empresa

Debe ser flexible Debe buscar un equilibrio en costos y beneficios Debe ser practico y funcional Debe ser imparcial e impersonal Debe estar en mejora continua

BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE CONTROL El control administrativo ha utilizado a lo largo de los aos diversas herramientas y tcnicas para que los planes de la organizacin tengan xito. Es importante recalcar que estas tcnicas o sistemas de control deben cumplir su propsito fundamental: que se cumplan los objetivos establecidos cuando se llevo acabo la planeacin. Por esto mismo, los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacin. Los mecanismos de control se utilizan esencialmente para: Conocer el logro real de los resultados Detectar fallas e inconsistencias Evaluar al personal Controlar al personal Corregir a tiempo las fallas encontradas

 Adecuar y modificar los planes de trabajo Mejorar la coordinacin entre las areas de trabajo Establecer o mejorar los sistemas de comunicacin Prevenir problemas

FACTORES PARA DISEAR UN SISTEMA DE CONTROL De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos. De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin. De la cantidad: Determinar cuantos insumos se requieren. Del tiempo: Define y programa tiempos requeridos. De la calidad: Permite definir los estndares de calidad que se adecuan a nuestros objetivos. De los recursos: Determina y estima los recursos necesarios para el buen funcionamiento del sistema.

ANALISIS CRTICO
Para comprender mejor la importancia del control, es necesario establecer que la planeacin y el control son etapas ntimamente relacionadas entre s. La planeacin, se realiza previamente para que el control resulte significativo, cada etapa debe realizarse a la luz de la otra. A pesar de estar ntimamente relacionados, la planeacin y el control deben distinguirse tanto conceptual como operativamente, ya que implican enfoques, acciones, actitudes y resultados diferentes. Planear es decidir el resultado deseado y tomar las decisiones para llegar a l. Controlar es la evaluacin de esas decisiones. En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional. El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo. De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las
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medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin.

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