LOS LIBROS CONTABLES:

Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales o patrimonio. En la prctica, nos referimos a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en los artculos 25-33 del Cdigo Mercantil. Segn legislacin mercantil: OBLIGATORIOS: y Libro de Inventario y Libro de Estados Financieros y Libro Diario y De actas (sociedades) y Registro de socios y Libro Registro
1. INVENTARIO:

Libro esencial y obligatorio donde se registran en forma detallada todos los bienes, derechos y obligaciones de la persona legal y jurdica. Los inventarios pueden ser: y Inciales: aquellos que se realizan nicamente al iniciarse un negocio. y Peridicos: aquellos que se realizan cada cierto tiempo, y que segn la legislacin guatemalteca debe ser una vez al ao. y Finales: aquellos que se realizan al finalizar un perodo, sin tomar en cuenta cual es la razn de dicha finalizacin.
2. LIBRO DE ESTADOS FINANCIEROS:

Libro esencial y obligatorio donde se registran todos los balances inciales y finales as como tambin los estados de prdidas y ganancias. BALANCE GENERAL: Estado financiero que demuestra la situacin econmica de la empresa, en un momento determinado, a un da especfico. Existen dos formas de presentacin del balance general: y En forma de cuenta: consiste en anotar del lado izquierdo las cuentas del activo y del lado derecho las cuentas del pasivo y capital. y En forma de reporte: se anotan primero todas las cuentas del activo, se cierran y seguidamente se anotan todas las cuentas del pasivo y capital.
3. LIBRO DIARIO:

Libro esencial y obligatorio donde se registra todo el movimiento econmico de una empresa, en cuanto a sus ingresos y egresos. Jornalizacin: acto de determinar cul es la cuenta deudora y cual la acreedora.

Debe: es la parte izquierda de la cuenta donde se registran todas las cuentas de activo y prdidas. Haber: es la parte derecha de la cuenta donde se registran todas las cuentas del pasivo, capital y ganancias. Partida Doble: descansa en el axioma de que no hay cuenta deudora sin una cuenta acreedora y viceversa. Partida: es una registro contable que se realiza en el libro diario, existiendo como mnimo una cuenta acreedora y una deudora. Las partidas pueden ser: simples, cuando existen inmediatamente al libro mayor donde existe un folio para cada una. LIBROS AUXILIARES Y DE REGISTROS Su funcin es ampliar la recogida de informacin en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y adems pueden recogerse en cualquier soporte informtico. Son, entre otros, los siguientes: y Libro de Caja y Libro Auxiliar de Bancos y Libro Auxiliar de Clientes y Libro Auxiliar de Proveedores y Libro Auxiliar de Compras y Libro Auxiliar de Ventas y Fichas de Almacn
1. CAJA Y BANCOS

Caja y Bancos son dos cuentas del Activo, donde se contabiliza la tesorera de la empresa. Son dos cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la nica diferencia entre ellas es que en "caja" se contabiliza el dinero que est fsicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en "bancos" se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos (cuenta corriente, depsito, etc.). Son cuentas que siempre van en el Activo y cuyo saldo ser positivo o como mucho cero, pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja fuerte -100 pesetas). No debemos confundir esta cuenta de "bancos" del Activo con otra cuenta del Pasivo que denominaremos tambin "bancos" o "crditos" y donde se contabiliza el dinero que la empresa debe a los bancos (crditos, prstamos, etc.).
A. LIBRO BANCOS:

Un libro de bancos, es donde se recogen los movimientos bancarios que se producen de una empresa por orden y en conciliacin con los movimientos bancarios que te da tu banco. La mejor forma de contabilizarlos es por el mismo orden que los extractos del banco para que a la hora de la conciliacin te sea ms rpido efectuarla. La mejor forma es archivar los extractos con los movimientos en una carpeta y abrir

una carpeta por cada banco y ordenarlos por numero de documento, es decir cuando contabilices le vas dando por orden un numero y lo archivas por ese nmero. B. LIBRO CAJA Es un libro no oficial en el que se recogen los movimientos de entradas y salidas de efectivo que en caja efectivo tiene una empresa. Consta de 5 columnas, la fecha, el concepto, entradas, salidas y saldo, cuando se cobra alguna factura el importe se anota en entradas y cuando se pago algo en salidas, arrastrando el saldo final. Aunque no es oficial ni obligatorio es muy til, ya que con l se hace un solo asiento al final del da, en lugar de tener que hacer asientos uno por uno en cada movimiento.

AUTORIZACIN DE LIBROS
1. POR EL REGISTRO MERCANTIL

La autorizacin de Libros en el Registro Mercantil, tiene establecido el proceso que requiere la documentacin siguiente:  Memorial de solicitud, firmado por el propietario, o el representante legal y/o el contador (en el mismo deben indicarse los datos de la empresa o sociedad, y la cantidad de pginas con que cuenta cada libro).  Autorizacin previa de la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT.  Recibo de pago. El costos por los derechos de autorizacin es de Q0.15 por cada hoja. (De conformidad con el Arancel del Registro Mercantil). Al momento de solicitar al Registro Mercantil la autorizacin de libros. Se deber hacer una carta dirigida el Registrador Mercantil en original y copia la solicitud y se deber pagar Q0.15 por hoja en el Banco Rural ubicado en las instalaciones del Registro Mercantil.
2. HABILITACIN O AUTORIZACIN DE LIBROS SAT

Los pequeos Contribuyentes debern habilitar o llevar un libro de compras y ventas del pequeo contribuyente. Adems del libro mencionado anteriormente, los comerciantes con activo total mayor de Q25,000.00 debern llevar los libros siguientes:  Inventario  Diario  Mayor  Estados financieros


Art. 37, 49 del Dec. 27-92 y 37 al 40 del Reglamento/ Art.46 del Dec.26-92 Cuando su activo total sea menor a Q25,000.00 est obligado a llevar los libros siguientes:  Inventario  Caja

Los libros deben mantenerse en el domicilio fiscal del contribuyente. La habilitacin se lleva a cabo en la Superintendencia de Administracin Tributaria - SATsiguiendo el procedimiento siguiente: Llenar el formulario SAT-0052 Adjuntar original o fotocopia legalizada y fotocopia simple de cdula de vecindad del propietario o Representante Legal Adjuntar original o fotocopia legalizada y fotocopia simple del pasaporte del propietario o Representante Legal, en caso de ser extranjero. Presentar lo anterior en la ventanilla correspondiente de la Agencia de la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT ms cercana, donde se le entregar el Recibo de Ingresos Cobranza SAT-No.0811 con el monto a ser cancelado en las cajas de BANRURAL. El valor corresponde a Q0.50 por hoja habilitada. Hacer efectivo el pago en cualquier agencia de BANRURAL para su presentacin posterior en las ventanillas de la SAT. La SAT hace entrega de los stickers que deber adherir a los libros habilitados.

Paso 1.

Paso 2

Paso 3 Paso 4

NOTA: En el caso de contribuyentes, personas jurdicas que indicaren que la sancin no es procedente, deben demostrarlo a travs de la presentacin de la patente de comercio de sociedad, indicando la fecha de inscripcin definitiva. Para los contribuyentes que ya tienen libros habilitados y no aparece en el Sistema su habilitacin anterior, deben adicionar fotocopia de recibo del ltimo pago y fotocopia de la primera y ltima hoja de los libros habilitados. Los libros de inventario y de diario, el mayor y el de estados financieros, debern ser autorizados por el Registro Mercantil. Nota: Los libros de contabilidad despus de ser autorizados por el Registro Mercantil debern ser habilitados por la Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT).