Diplomado en Direccin Estratgica Senado de la Repblica de Chile Mdulo: Balanced Scorecard Profesor: Carlos Aqueveque

Desarrollo de un Cuadro de Mando Integral Ejemplo Prctico Caso: SENADO

Integrantes: Andrea Barrera P. Pedro Vergara F. Cristian Carrin V. 1

Antecedentes
Inaugurado el 4 de julio de 1811, el Primer Congreso Nacional de Chile es uno de los ms antiguos de Amrica. La gestacin de este Primer Congreso provino directamente de la Primera Junta de Gobierno, instalada el 18 de septiembre de 1810, que al mes siguiente aprob el Proyecto de Reglamento para efectuar una eleccin de Diputados, la que se realiz en las ciudades del reino. Como resultado de aquel acto se eligieron 36 diputados propietarios y 36 suplentes, todos representantes de sus respectivas villas y pueblos. Al depositar la Junta de Gobierno en el nuevo Congreso el mando supremo de la nacin, aquel 4 de julio, ste pas a ser autoridad constituyente. Las corporaciones legislativas que existieron despus del Primer Congreso, emanaron tambin de los reglamentos constitucionales chilenos. As, don Jos Miguel Carrera promulg, el 31 de octubre de 1812, el Reglamento Constitucional Provisorio. Con una clara intencin separatista de Espaa, este Reglamento cre un Senado, el primero en la historia de Chile con facultades que limitaban el poder del Ejecutivo. Estuvo compuesto por 7 senadores, su primer Presidente fue el Doctor don Pedro Vivar y Aza y sesion a partir del 10 de noviembre de 1812 Continu en funciones hasta enero de 1814, ya en plena Guerra de la Independencia, y gracias a su acuerdo con el Ejecutivo se sancion la ley de Libertad de Prensa y se crearon el Instituto Nacional y la primera Biblioteca Nacional. Asimismo otorg a don Jos Miguel Carrera plenos poderes para dirigir las operaciones militares.

Situacin
El Senado despus de una larga trayectoria legislativa, inmersa en una sociedad de constantes cambio se ha visto en la imperiosa necesidad de hacer cambios drsticos, que lo posicionen estratgicamente como entidad sin fines de lucro cuya actividad principal est volcada a sus clientes. Por lo cual su Visin, Misin y objetivos estn dados por: Visin En el 2010 el Honorable Senado de la Repblica, estar consolidado como una corporacin capaz de enfrentar los retos y cambios de este siglo, generando una completa legislacin enmarcada en la justicia social y el bien comn de todos los chilenos. El Honorable Senado de la Repblica, como representacin de la democracia chilena y dentro del respecto de la pluralidad, mantendr un eficiente manejo legislativo, organizacional y funcional, apoyando en un equipo humano 2

altamente calificado y comprometido, utilizando administracin estratgica, herramientas tecnolgicas de comunicacin y gestin pblica dentro de los parmetros de eficacia, eficiencia, economa, equidad y austeridad, para el logro de la misin Corporativa.

Misin La principal funcin del Senado es la de concurrir, en unin con la Cmara de Diputados, a la formacin de las leyes y a la aprobacin de los tratados internacionales. Sus objetivos principales son: Conocer de las acusaciones constitucionales que entable la Cmara de Diputados. Resolver sobre la admisibilidad de acciones judiciales que se pretenda iniciar contra algn Ministro de Estado por actos de ste en el desempeo de su cargo que se estime que causan perjuicios injustamente. Conocer de las contiendas de competencia que se susciten entre las autoridades polticas o administrativas y los tribunales superiores de justicia. Otorgar la rehabilitacin de la ciudadana. Prestar o negar su consentimiento a los actos del Presidente de la Repblica, en los casos en que la Constitucin o la ley lo requieran. Otorgar su acuerdo para que el Presidente de la Repblica se ausente del pas por ms de treinta das o en los ltimos noventa de su mandato. Declarar, oyendo al Tribunal Constitucional, la inhabilidad del Presidente de la Repblica y pronunciarse sobre la dimisin que el Presidente de la Repblica haga de su cargo. Aprobar la declaracin del Tribunal Constitucional sobre responsabilidad del Presidente de la Repblica en hechos que han motivado la inconstitucionalidad de un partido u organizacin que no ha respetado los principios bsicos del rgimen democrtico y constitucional. Dar su dictamen al Presidente de la Repblica en los casos que ste lo solicite. Aprobar los nombramientos que el Presidente de la Repblica proponga, en los casos que la Constitucin y las leyes establezcan.

Mapa Estratgico del SENADO

En la elaboracin del mapa estratgico nos replanteamos la estrategia del Senado, ya que esta herramienta nos permite servir de gua en momentos de intercertidumbre, es decir como planteamos la estrategia hoy respecto del futuro, en el mapa estratgico plasmamos una serie de actividades y/o objetivos en los que la organizacin sobresaldr para crear valor sostenible. El mapa estratgico permite mirar la organizacin desde cuatro perspectivas, en donde por lo general el foco de atencin es la perspectiva financiera, la cual nos permite aparecer en el mercado para tener xito financiero, pero nuestro caso particular por ser esta entidad una entidad sin fines de lucro, en donde la misin es de carcter social, enfocada a los clientes ser est la perspectiva de ms alto nivel. Se pretende graficar sencillamente la estrategia a objeto comunicarla. Perspectiva del Cliente: Cmo debemos aparecer ante nuestros clientes para alcanzar nuestra visin?, al ser el SENADO una entidad de carcter pblico, se identifica como cliente a la ciudadana en general, es en esta instancia en donde se propone una propuesta de valor, el atractivo para el nuestro cliente apunta principalmente en aumentar sus niveles de satisfaccin, proporcionndole informacin oportuna, clara y concisa e integrando a la ciudadana en el quehacer legislativo. Perspectiva Financiera: Cmo deberamos aparecer para tener xito financiero?, es en ese sentido que el SENADO se plante objetivos que apuntan directamente en eficiente uso del presupuesto, presupuesto que es propuesto con un ao de anterioridad, en donde se basa principalmente en supuestos monetarios con algn ndice de actualizacin, debido que estamos insertos en un mercado de constantes cambios. Perspectiva de los Procesos Internos: En qu procesos debemos ser excelentes para satisfacer a nuestros clientes?, Se identifican los procesos claves para poder alcanzar nuestra propuesta de valor cuyo fin en esta perspectiva es el mejoramiento de la eficiencia en los servicios integrados. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento:Cmo mantener y sustentar nuestra capacidad de cambiar y mejorar para alcanzar nuestra misin?, Se entregan las herramientas necesarias, para la construccin de los procesos claves cuyo objetivos es proporcionar una propuesta que entregue valor

Generacin de Indicadores
Objetivo Aumentar Nivel de Satisfaccin Mejorar eficiencia de trabajo legislativo Indicador Perspectiva del Clientes # de leyes que respondan a las Aumento en un necesidades de la poblacin 30% Cumplimiento de las promesas de Publicaciones campaa con la promulgacin de exitosas por web la ley Perspectiva Financiera Optimizar el uso del Presupuesto Fortalecer la Contralora interna Implementar auditorias mensuales Formular presupuesto anual Nivel de correlacin entre lo Revisin del ejecutado y presupuestado 100% mensualmente % procesos incorporados Aumentar un 50% Metas

Grado de consistencia con los En un 100% procedimientos De acuerdo contabilidad a normas de Un mes antes de iniciar el ao en Respuesta con un plazo de un ao mximo la Mejorar tiempo promedio. Generarlas Verificar consistencia Sobre 50%

Perspectiva de los Procesos Mejorar eficiencia en los Servicios Legislativos Determinar nivel de satisfaccin en los Clientes Mejorar las Servucciones Mejorar Infraestructura TI Fortalecer el uso de TICs Aumento de la Productividad Dotacin Calificada Compromiso y retencin del personal Seleccin y capacitacin del personal Tiempo de respuesta promulgar leyes Tiempo de respuestas informacin entregada de

A travs de variables esenciales TI mejoradas versus existentes Anlisis de TI del mercado Perspectiva Personal Recursos manejados

involucrados 60% 80% 10 aos

% de empleados capacitador Tiempo promedio de permaneca Nmero de empleados 6

cursos/seminarios 2 anuales

Matriz Causa-Efecto
Relacin causa-efecto de los objetivos, esta matriz se obtienes en el cruce de todos los objetivos, connotando aquellos objetivos ms crticos con una mayor puntuacin Objetivos Perspectiva Clientes Mejorar el Nivel de satisfaccin de clientes Puntuacin respecto a cada objetivo 3 EFECTO 2 2 1 1 1 2 1 2 1 1 1 2 1 1 CAUSA

Aumentar Nivel de Satisfaccin Mejorar eficiencia de trabajo legislativo Optimizar el uso del Presupuesto Fortalecer la Contralora interna Implementar auditorias mensuales Formular presupuesto anual Mejorar eficiencia en los Servicios Legislativos Determinar nivel de satisfaccin en los Clientes Mejorar las Servucciones Mejorar Infraestructura IT Fortalecer el uso de TICs Aumento de la Productividad Dotacin Calificada Compromiso y retencin del personal Seleccin y capacitacin del personal

Documentacin de los Objetivos

Perspectiva Clientes Objetivos Aumentar Nivel de Satisfaccin Definicin del Objetivo Satisfacer las necesidades reales de los clientes Argumento del Objetivo La ciudadana es la razn de ser de esta organizacin, de este planteamiento se desprende la importancia de atender sus necesidades en el mbito legislativo Responsable Autoridades del SENADO y Jefes departamentos Objetivos Mejorar eficiencia de trabajo legislativo Definicin del Objetivo Agilizar los tiempos de entrega de los informes y documentos asociados al desarrollo del proceso legislativo. Argumento del Objetivo Mejorar los tiempos de respuesta en la entrega de informacin a los parlamentarios y a la ciudadana. Responsable Director Legislativo Perspectiva Financiera Objetivos Optimizar el uso del Presupuesto Definicin del Objetivo Aumentar la eficacia en el uso del presupuesto Argumento del Objetivo Ejecutar el presupuesto de acuerdo a lo planificado, tratar de minimizar los gastos que no estn estipulados en lo planeado. Responsable Tesorero Objetivos Fortalecer la Contralora interna Definicin del Objetivo Aumentar la fiscalizacin y los controles. Argumento del Objetivo Mejorar la gestin y optimizar los niveles de control. Responsable Jefe de Finanzas Objetivos Implementar auditorias mensuales Definicin del Objetivo Argumento del Objetivo Responsable Objetivos Definicin del Objetivo Revisin del gasto en las diferentes unidades. Velar por la consistencia en el uso de los recursos. Jefe de Finanzas Formular presupuesto anual Cada departamento/unidad deber solicitar los recursos necesarios justificando claramente su relacin con el propsito Argumento del Objetivo Un buena utilizacin de los recursos ayudar en el logro eficiente, su control y calidad, es por este propsito necesario tener los requerimientos formulados con la debida antelacin Responsable Oficina de presupuesto Perspectiva de los Procesos 8

Objetivos Definicin del Objetivo

Mejorar eficiencia en los Servicios Legislativos Potenciar las TI en pos de un aumento en la eficiencia de los servicios legislativos. Argumento del Objetivo Todo esto mejorara los tiempos en el acceso a la informacin por parte de los parlamentarios. Responsable Director Legislativo Objetivos Determinar nivel de satisfaccin en los Clientes Definicin del Objetivo Obtener indicadores de los grados de satisfaccin que tienen los clientes del trabajo realizado. Argumento del Objetivo Determinar la percepcin que se tiene del proceso legislativo. Responsable Director Legislativo Objetivos Mejorar las Servucciones Definicin del Objetivo Manejo de variables de accin por parte de los funcionarios para un optimo servicio

Argumento del Objetivo Mejorar la interaccin entre la participacin del cliente, funcionarios del Senador, senadores y el soporte fsico Responsable Objetivos Definicin del Objetivo Argumento del Objetivo Responsable Objetivos Definicin del Objetivo Argumento del Objetivo Responsable Autoridades del SENADO y Jefes departamentos Mejorar Infraestructura IT Mejorar la gestin y el control, aumentar la eficiencia y la eficacia del servicio. Jefe Departamento de Informtica Fortalecer el uso de TICs Evangelizar y capacitar en el uso de las TICs Ayudar a optimizar los tiempos de los parlamentarios y funcionarios. Jefe Departamento de Informtica Perspectiva de Personal Aumento de la Productividad Estudiar y reformular los procedimientos en las diferentes reas.

Objetivos Definicin del Objetivo

Argumento del Objetivo Obtener indicadores, fijarse metas y evaluacin de resultados. Responsable Objetivos Definicin del Objetivo Jefes de Departamentos Dotacin Calificada

Mejorar las competencias de los funcionarios en base a capacitacin constante. Argumento del Objetivo Con esto aumenta la calidad del trabajo y se mejoran los resultados. 9

Responsable Objetivos Definicin del Objetivo

Jefe departamento Recursos Humanos Compromiso y retencin del personal Aumentar el nivel de entrega del personal haca la Corporacin, premiar y retener a los buenos elementos. Argumento del Objetivo Tener a al Responsable Jefe departamento Recursos Humanos Objetivos Seleccin y capacitacin del personal Definicin del Objetivo Buscar la mejor capacitacin para el personal adecuado. Argumento del Objetivo Entregar nuevas y mejores herramientas al personal para la realizacin de su trabajo. Responsable Jefe departamento Recursos Humanos

Documentar las relaciones estratgicas y formular la Historia de la Estrategia

Debido a los pasos sucesivos en aplicar la estrategia definida, en donde cada objetivo estratgico tendr una evolucin con sus respectivos enlaces, gatillando una historia dentro de la organizacin, la cual, debe ser documentada. Esta documentacin podr servirnos de gua a objeto detectar de acuerdo los indicadores presentado si estos se estn alcanzando o en su efecto para efectuar las correcciones respectivas, cabe sealar que una herramienta til para general valor al cliente es la cadena del valor la cual se inicia en la base de los procesos internos de la organizacin identificando aquellos ms crticos.

Conclusiones
En el mapa estratgico presentado clarifica el panorama para que la estrategia y los resultados estn en relacin, ya que, vincula la visin del SENADO con su Misin y los objetivos propuestos, en otras palabras, el Cmo? Se pretende crear valor. Con el fin de crear valor los bienes intangibles deben ser alineados con la estrategia que el SENADO est tratando de llevar a cabo, por el cual se adopta un programa integrado.

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Tambin se considera la comunicacin que es elemento importante, toda la estrategia de debe comunicar a las diferentes partes que involucran dentro de la organizacin.

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