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MANUAL ADMINISTRACIN DE SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACION DE BACKUPS 1. OBJETIVO y ALCANCE: Establecer las actividades para la realizacin de las copias de respaldo de la informacin. Comprende el respaldo y la administracin de los backups sobre Informacin de Base de datos, Informacin del Portal web, Informacin de computadores personales que contengan datos de los que requiera generar la copia de respaldo. 3. DEFINICIONES: BACKUP: Se refiere a la copia de respaldo de los datos, de tal forma que se pueda restaurar un sistema despus de una perdida de informacin. Un BACKUP O COPIA DE SEGURIDAD, es la copia total o parcial de informacin importante que est almacenada en el disco duro del computador, en CDs, memorias u otro medio de almacenamiento. Esta copia de respaldo debe ser guardada en algn otro sistema de almacenamiento masivo, como discos duros, CDs, DVDs o cintas magnticas (DDS, Travan, AIT, SLR,DLT y VXA). Es tener un respaldo de la informacin ms importante en un sitio seguro, es decir, tener una copia de la informacin en dvds o en un disco externo. DISPOSITIVO: Se conocen como los equipos que pueden manejar los diferentes medios de almacenamiento y pueden ser: Dispositivos magnticos: Los primeros dispositivos magnticos eran de la dcada de 1950, dispositivos de almacenamiento de informacin ms generalizados en cualquier sistema, debido a su rapidez de acceso directo a la informacin y a su elevada capacidad de almacenamiento (cinta magntica, tambores magnticos, discos flexibles o floppy disk, tarjetas magnticas, bandas magnticas, disco duro).
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Discos pticos: Los discos pticos aparecieron a fines de la dcada de los 80, siendo utilizado como un medio de almacenamiento de informacin para la televisin. Su alta capacidad y su fcil transporte, hicieron que este dispositivo se popularizara y comenzara a comercializarse en 1988 y a utilizarse en las computadoras (CD (Write Once Read Many), CD-ROM(Compact Disk Read Only Memory), DVD (Disco de Vdeo Digital)). Existen nuevas tecnologas para el almacenamiento externo, de las cuales podemos resaltar el uso de relojes con memorias de hasta 256 MB de informacin, que puede accederse mediante un puerto USB. MEDIO DE ALMACENAMIENTO: Los medios de almacenamiento masivo tienen la caracterstica de almacenar, no bytes sino bloques de bytes, tpicamente 512 o mltiplos de 512 bytes. Dicho bloque se llama sector, y el tamao de sector se llama TS. Para este tipo de clasificacin, se observa el tipo de acceso, que viene determinado por la construccin fsica del medio y la unidad de lectoescritura: 1. Los de tipo de acceso secuencial son las cintas y sus derivados, los cartuchos y casettes. Es una construccin lineal (para llegar a un punto dado se debe recorrer toda la cinta previa al mismo). Tpicamente tienen un nico cabezal de lectoescritura. Dada la construccin mecnica de la cinta, la velocidad a la que se mueve es baja, con la consiguiente baja tasa de transferencia de datos. En el caso de las cintas DAT de 4mm, de construccin y operacin (tambor de cabezales rotatorio) muy similares a la de un videocasette, se logra una elevada tasa de transferencia. 2. Los de tipo de acceso aleatorio son los discos, que se interpretarn como constituidos por cilindros (C) concntricos divididos en capas, cada una de ellas leda o escrita por una cabeza (H) de lectoescritura distinta. Cada una de las capas contiene una cantidad fija de sectores (S).

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La frmula C x H x S x TS nos dar la capacidad del disco en bytes. Dada la construccin mecnica del disco, la velocidad a la que se mueve es alta (de 3600 a 10000 rpm) con la consiguiente tasa alta de transferencia de datos. Los disquetes son la excepcin, ya que al haber contacto fsico entre el cabezal de lectoescritura y el medio magntico, se debe usar una velocidad baja para no desgastar el medio magntico. 3. El CD-ROM es un hbrido, su construccin es en espiral (lo que lo convierte en secuencial), pero, por esa misma razn, se puede tratar casi como un dispositivo constituido por cilindros, con lo cual es casi tan eficiente para acceder a un sector dado como un disco. ROTULACION DE MEDIOS DE RESPALDO: Informacin que debe identificar un medio magntico generado mediante una copia de respaldo. Los datos mnimos que debe tener un medio rotulado es la fecha del respaldo, equipo donde se encontraba la informacin o usuario responsable de la informacin o dependencia de la entidad y descripcin resumida de la informacin respaldada. INFORMACION DE BASE DE DATOS: Datos almacenados en el sistema de gestin de base de datos que se opera en la corporacin, que actualmente es ORACLE, cuya informacin es actualizada desde los aplicativos que tienen conexin a dicho manejador de datos y que se ubica fsicamente en el servidor de base de datos. INFORMACION DE PAGINA WEB CORPORATIVA: Informacin publicada en el portal web de la corporacin ubicada fsicamente en el sitio arrendado (hosting). INFORMACION DE COMPUTADORES: Informacin ubicada fsicamente en computadores asignados a las personas vinculada a la corporacin, generada producto de las labores relacionadas con los procesos corporativos. Dicha informacin puede ser archivos generados desde herramientas ofimticas, sistemas de informacin locales, herramientas para trabajar cartografa digital o cualquier otro tipo de informacin que no se constituya en informacin de base de datos Oracle ni en informacin de pgina web corporativa.

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PLAN DE ACTIVIDADES: Documento del Sistema de Gestin, que permite planear anualmente las actividades y acciones a desarrollar por cada proceso o proyecto de inversin, haciendo el respectivo seguimiento, por parte del Proceso de Planeacin Corporativa, al cumplimiento de las metas planteadas, en el cual se incluye una actividad relacionada con la entrega de las copias de respaldo a la Oficina de Sistemas en la periodicidad determinada por el responsable indicado. 4. REALIZACIN: 1. SELECCIN DEL TIPO DE COPIA DE RESPALDO Si la informacin a respaldar es de base de datos, si la informacin a respaldar es de pgina web corporativa, si la informacin a respaldar es de computadores: 4.1 REALIZACIN DE COPIAS DE RESPALDO DE BASE DE DATOS Se ejecuta comandos para la realizacin de la copia de seguridad de la base de datos, cada da laboralmente hbil. Se verifica el correcto funcionamiento de la copia de respaldo revisando el log generado y el tamao del archivo generado. Se extrae desde el servidor de base de datos, el archivo generado con la copia de respaldo, hacia el equipo asignado para la actividad. Mnimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba de calidad de la copia de respaldo, ejecutando una recuperacin de datos en una base de datos de prueba. Cada semana respalda en medio magntico externo los archivos generados, se rotula el medio magntico y se salvaguarda temporalmente, en el rea de sistemas, mientras se enva al sitio externo determinado. Cada da laboralmente hbil, el profesional del rea de sistemas, con base en la respectiva planeacin ejecuta comandos para la realizacin de la copia de seguridad de la base de datos. Se verifica el correcto funcionamiento del proceso de la copia de respaldo revisando el log generado y tamao del archivo. Se extrae desde el servidor de base de datos, el archivo generado con la copia de respaldo, hacia el equipo asignado al responsable de la actividad.
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Cada semana se respalda en medio magntico externo los archivos generados, se rotula el medio magntico y se salvaguarda temporalmente, en el rea de sistemas, mientras se enva al sitio externo determinado.

3. REALIZACIN DE COPIAS DE RESPALDO DE PORTAL WEB Se ejecuta, a travs del Gestor la copia de respaldo de la informacin del portal web, cada semana, con base en la respectiva planeacin. Se verifica el correcto funcionamiento de la copia de respaldo revisando el log generado y el tamaa del archivo generado. Se extrae desde el servidor de hosting el archivo generado con la copia de respaldo, hacia el equipo asignado al responsable de la actividad. Mnimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba de calidad de la copia de respaldo, ejecutando una recuperacin de datos en una base de datos de prueba. Cada semana, se respalda en medio magntico externo los archivos generados, se rotula el medio magntico y se salvaguarda temporalmente, en el rea de sistemas, mientras se enva al sitio externo determinado. Cada semana, el profesional del rea de sistemas, con base en la respectiva planeacin se ejecuta, a travs del Gestor la copia de respaldo de la informacin del portal web. Se extrae desde el servidor de hosting el archivo generado con la copia de respaldo, hacia el equipo asignado al responsable de la actividad. Cada semana, se respalda en medio magntico externo los archivos generados, se rotula el medio magntico y se salvaguarda temporalmente, en el rea de sistemas, mientras se enva al sitio externo determinado 2. REALIZACION COPIA DE INFORMACION DE COMPUTADORES Se realiza copia de respaldo de los diferentes archivos magnticos o informacin digital que se genera en el proceso o proyecto, segn la periodicidad definida en el Plan de Actividades.
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Ubicndola en la carpeta de red determinada para el proceso o generndola hacia medios magnticos de almacenamiento. La copia puede ser almacenada en la carpeta de red determinada para el proceso en caso de que la copia es generada a medios magnticos. Se extrae semanalmente desde las carpetas determinadas donde se ha colocado informacin de copias de respaldo por parte de los usuarios, hacia medios magnticos (DVD o CD), los cuales se rotulan y salvaguardan temporalmente, mientras se enva al sitio externo determinado, se elimina la informacin de las carpetas que han sido copiada a medio magnticos externos. Se entrega los medios de respaldo generados al rea de sistemas, donde son rotulados y se mantienen en custodia mientras son enviados a sitio externo. Se entrega en un lugar externo de la sede, donde se han generado las copias, cada semana, con base en la respectiva planeacin, los medios magnticos que contienen las copias de respaldo que se han realizado por parte del rea de sistema o que se han recibido de parte de los usuarios. La generacin de copias de respaldo, por parte del usuario asignado por el lder del proceso, se almacena en la carpeta de red designada para el proceso o en medios de almacenamiento externo.. Extrae de las carpetas determinadas donde se ha colocado informacin de copias de respaldo por parte de los usuarios, rotula y salvaguarda temporalmente los medios magnticos generados, mientras se enva al sitio externo determinado. tamao del archivo. Se verifica el correcto funcionamiento del proceso de la copia de respaldo revisando el log generado y

COMO SE REALIZA UN BACKUP?

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Crea una carpeta en tu disco duro donde guardaras la informacin temporalmente, mientras realizas el trabajo. Selecciona la informacin mas importante y cpiala en forma ordenada en la carpeta, despus guarda o copia la carpeta en un disco externo o en varios dvd.

CADA CUANTO SE DEBE REALIZAR EL BACKUP DE LA INFORMACIN? Depende de la importancia de la informacin y cada cuanto cambia el contenido dentro de los archivos, es decir, si modificas todos los das ciertos archivos y son de importancia (la informacin guardada tiene un costo), debers hacer copias todos los das.

BACKUP EN WINDOWS VISTA Y WINDOWS 7 Windows Vista permite realizar copias de seguridad de los archivos del equipo, en el momento (se puede fijar la fecha y hora) y en lugar donde usted lo desee realizar (DVDs, Disco Externo u otra unidad) ya que se pueden programar las copias diario, semanal o mensual, adems, para facilitar el uso y evitar confusiones, los programas y los archivos de sistemas no se incluyen en la copia, ya que estos se pueden restaurar por separado, volvindolos a instalar mediante los puntos de restauracin del sistema, es decir, que se puede realizar copia de nuestros archivos por un lado y copia de nuestro sistema en otro, lo cual nos permite restaurar el sistema y/o restaurar la informacin (Fotos, msica, archivos, etc) por separado o llevar toda la informacin a otro equipo Nuevo. Se puede copiar y/o restaurar todos los archivos en un equipo nuevo. La caracterstica de restauracin incluso puede crear una cuenta de usuario en el nuevo equipo en el caso de que no se haya creado. Con el Centro de copias de seguridad y restauracin. El Centro de copias le permite administrar y realizar las copia de seguridad de su perfil.

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CMO HACER BACKUP EN WINDOWS VISTA Y WINDOWS 7? 1.Clic en Iniciar 2.Clic en Panel de Control 3.Clic en Hacer copia de seguridad del equipo en Sistema y mantenimiento o Click sobre Centro de copias y seguridad y restauracin. 4.Clic en Copia de seguridad de archivos. 5.Seleccionar donde se desea guardar la informacin. 6.Selecciona los Discos donde tengas informacin y quieras realizar Backup. 7.Selecciona el tipo de archivos a incluir en la copia. 8.Fija la frecuencia para realizar la copia.

CONTROL DE CAMBIOS: VERSIN

1

FECHA
2010-12-15

DESCRIPCIN
Elaboracin del Documento

ELABORACIN, REVISION Y APROBACIN:

ELABORACIN Nombre: Yeison Usma /

REVISIN Nombre: Liliana Usuga

APROBACIN Nombre: Albeiro Giraldo

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Cargo: Asesor de Calidad.

Cargo: Coordinadora de Talento Humano.

Cargo: Gerente

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