RESOLUO N. 217, DE 22 DE DEZEMBRO DE 1999 (*) Disciplina o Programa de Gesto de Documentos da Administrao Judiciria da Justia Federal de 1 e 2 Graus.

O PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL, no uso de suas atribuies legais, tendo em vista o decidido no Processo Administrativo n. 99240059, em sesso do dia 13 de dezembro de 1999, e Considerando que a Constituio Federal de 1988, em seu art. 216, 2, dispe que cabe administrao pblica a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem; Considerando que a Lei n. 8.159/91 dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e, em seu art. 20, define a competncia e o dever inerente aos rgos do Poder Judicirio Federal de proceder gesto de documentos produzidos em razo do exerccio de suas funes; Considerando a competncia do Conselho da Justia Federal em estabelecer normas gerais de procedimentos administrativos e atividades auxiliares comuns que necessitem de uniformizao na Justia Federal de 1 e 2 Graus (RI/CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL art. 4, II), RESOLVE: Art. 1 Fica institudo, na Justia Federal de 1 e 2 Graus, o Programa de Gesto de Documentos da Administrao Judiciria. 1 Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 2 A gesto de documentos coordenada pelas unidades de arquivo existentes nos rgos, as quais so responsveis pela avaliao documental, pela organizao do acervo arquivstico da instituio e pelo acesso aos documentos sob sua guarda.

3 Para efeitos desta Resoluo, consideram-se documentos da administrao judiciria todos aqueles produzidos e recebidos pela Justia Federal na execuo das atividades administrativas e de apoio especializado. 4 Os documentos da administrao judiciria so classificados, para fins de arquivamento, em correntes, intermedirios e permanentes. I So documentos correntes aqueles que estejam em curso, ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes; II So documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nas reas emitentes, por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente; III So permanentes os documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devam ser definitivamente preservados. 5 Os originais dos documentos essenciais devem ser encaminhados para guarda permanente nas unidades de arquivo, imediatamente aps a sua produo. I - So considerados documentos essenciais:

a) Atos Normativos regras e normas expedidas (ato, regimento, resoluo, portaria, etc.); b) Atos de Assentamento registros sobre fatos ou ocorrncias (ata, termo, etc.); c) Atos de Ajuste acordos em que a administrao pblica parte (tratado, contrato, convnio, etc.). 6 Os documentos de guarda permanente constituem o fundo histrico da Justia Federal e devero ser preservados adequadamente. Art. 2 Institui o Sistema de Protocolo e Controle de Tramitao dos Documentos Administrativos, integrado ao arquivo, para o cadastramento dos documentos da administrao judiciria produzidos e recebidos pela Justia Federal de 1 e 2 Graus. Pargrafo nico. So atividades de protocolo o recebimento, o registro, a distribuio e o controle da movimentao dos documentos na instituio. Art. 3 Ficam institudos o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade da Documentao da Administrao Judiciria Federal no mbito da Justia Federal de 1 e 2 Graus. Art. 4 Devero ser constitudas Comisses Permanentes de Avaliao Documental no Conselho da Justia Federal, nos Tribunais Regionais Federais e Grupos de Avaliao de Documentos nas Sees Judicirias, os quais se reportaro s Comisses referidas. 1 Compete s Comisses: a) propor a poltica de gesto documental do Tribunal e das Sees Judicirias sob sua jurisdio, por meio da participao em todas as decises afetas manuteno do acervo, modernizao e automatizao dos arquivos setoriais e centrais; b) propor alteraes no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade; c) propor o sigilo de documentos destinados aos arquivos centrais, seu grau e tempo de durao, bem como cargos/funes ou reas com permisso de acesso; d) propor o descarte de documentos com base na Tabela de Temporalidade, por iniciativa prpria ou por sugesto das unidades administrativas do Tribunal e das Sees Judicirias; e) aprovar o Termo de Eliminao elaborado pela unidade de arquivo do Tribunal; f) acompanhar os procedimentos necessrios para a efetiva eliminao dos documentos contemplados no Termo de Eliminao. 2 As Comisses devero ser compostas, preferencialmente, por: a) servidor responsvel pelo Arquivo; b) servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem avaliados; c) historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; d) profissional da rea jurdica responsvel pela avaliao do valor legal dos documentos; e) profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros). 3 Compete aos Grupos: a) propor o descarte de documentos com base na Tabela de Temporalidade, por iniciativa prpria ou por sugesto das unidades administrativas das Sees Judicirias; b) aprovar o Termo de Eliminao elaborado pela unidade de arquivo das Sees Judicirias; c) acompanhar os procedimentos necessrios para a efetiva eliminao dos documentos contemplados no Termo de Eliminao;

d) propor Comisso alteraes no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade. 4 Os Grupos devero ser compostos, preferencialmente, por: a) servidor responsvel pelo arquivo; b) servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem avaliados; c) historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; d) profissional da rea jurdica responsvel pela avaliao do valor legal dos documentos; e) profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros). Art. 5 So condies essenciais para a Gesto de Documentos da Administrao Judiciria da Justia Federal: I - padronizao das espcies documentais adotadas na comunicao administrativa; II - utilizao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade; III - gerenciamento da documentao produzida e recebida por meio de sistema integrado que contemple o cadastramento e a movimentao dos documentos; IV - avaliao documental orientada preservao das informaes indispensveis administrao das instituies da Justia Federal e essenciais cidadania e memria nacional; V - racionalizao na produo de documentos; VI - adoo de cronograma de transferncia e de recolhimento de documentos para as unidades de arquivo intermedirio e permanente; VII - treinamento dos servidores envolvidos. Art. 6 Os arquivos dos Tribunais Regionais Federais constituiro unidades regionais do Sistema de Informao Documental da Justia Federal JUSDATA, coordenado pela Secretaria de Pesquisa e Documentao do Centro de Estudos Judicirios do Conselho da Justia Federal, regulamentado pela Resoluo n. 81/92, e os arquivos das Sees Judiciria constituiro unidades setoriais. Art. 7 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao. PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE. Ministro ANTNIO DE PDUA RIBEIRO Presidente

Publicada no Dirio da Justia em 22/12/1999 Seo 1 pg. 01 Caderno Eletrnico (*)Republicada no Dirio da Justia em 22/02/2000 Seo 1 pg. 261

Caderno Eletrnico

PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DA JUSTIA FEDERAL APRESENTAO O Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos da Justia Federal visam possibilitar a organizao adequada dos documentos produzidos pela Justia Federal e Conselho da Justia Federal no exerccio de suas atividades. O Plano de Classificao facilita a localizao dos documentos nos arquivos correntes (das unidades administrativas) e no arquivo geral de cada instituio. A Tabela de Temporalidade estabelece prazos de reteno para os documentos nas unidades, regulamenta a transferncia destes ao Arquivo Central e orienta a sua destinao final: eliminao ou guarda permanente para fins histricos. importante que os dois instrumentos sejam aplicados simultaneamente, pois a destinao do documento determinada pelo seu assunto. Os assuntos includos no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade foram identificados a partir de Levantamentos da Produo Documental LPD realizados no Superior Tribunal de Justia, no Conselho da Justia Federal, no Tribunal Regional Federal da 1 Regio e nas Sees Judicirias de So Paulo e Santa Catarina, em consonncia com as normas aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. Os dados obtidos com os levantamentos realizados foram sistematizados pela Comisso Tcnica Interdisciplinar para a Gesto de Documentos, instituda pela Portaria CJF n. 159/98, que analisou os prazos de reteno propostos pelas unidades geradoras dos documentos, verificando os valores administrativos, legais, fiscais e histricos. Os resultados foram consubstanciados nesta Tabela de Temporalidade, aprovada pelo Conselho da Justia Federal em sesso de 13/12/1999. Comisses Permanentes de Avaliao Documental devero ser constitudas nas instituies da Justia Federal, com a finalidade de orientar a aplicao desses instrumentos, proceder s alteraes que se fizerem necessrias e autorizar periodicamente o descarte de documentos, aprovando os Termos de Eliminao elaborados pelos Arquivos. Para facilitar a utilizao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade, sero elaborados ndices de assuntos, manuais operacionais e realizados treinamentos sobre Gesto da Documentao Arquivstica. A implementao desses instrumentos de gesto documental ir padronizar a organizao dos Arquivos, facilitar a avaliao de documentos e possibilitar a rpida localizao de informaes fundamentais para a melhoria do atendimento ao pblico interno e externo. O Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade dos processos judiciais em elaborao complementaro os instrumentos ora apresentados.

NOTAS EXPLICATIVAS A classificao o procedimento que permite agrupar ou separar documentos com caractersticas semelhantes. O sistema proposto neste Plano o funcional, no qual os documentos so arquivados de acordo com a funo e atividade do rgo que originou a sua produo. As pastas dos documentos so determinadas pelos assuntos de que se tratam. Esses assuntos esto hierarquizados e associados a um nmero de classificao decimal, que facilita o arquivamento e a consulta aos documentos. O Plano de Classificao funcional, baseado nas funes e atividades do rgo, procura recriar a configurao da instituio, a sua misso e as aes desenvolvidas. Este Plano permite que o arquivo reflita o desenvolvimento e o funcionamento da instituio, pois as atividades por ela realizadas geram documentos. As classes e subclasses so estabelecidas para as vrias atividades e atos administrativos. Caso a instituio passe por reorganizaes administrativas, mesmo que os nomes das unidades se alterem, a classificao continuar a mesma, j que as funes e atividades em geral no se alteram. O Plano de Classificao dividido em dez classes, que se subdividem em subclasses. A classe 000 foi destinada aos assuntos da Administrao Judiciria. As demais classes, de 100 a 900, sero destinadas classificao dos processos e documentos judiciais. A ESTRUTURA DO PLANO DE CLASSIFICAO CLASSE 000 ADMINISTRAO JUDICIRIA: classificam-se os documentos referentes s atividades da administrao interna das instituies da Justia Federal, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance da misso. Essa classe inclui as subclasses que se seguem: SUBCLASSES 001 A 006: Classificam-se os documentos relativos modernizao e reforma administrativa, planejamento de trabalho, relatrios de atividades, elaborao e acompanhamento de instrumentos contratuais, auditoria, demonstrativos financeiros e aes judiciais. SUBCLASSE 010: ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO Classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento da instituio e ainda os documentos relativos comunicao social, divulgao das atividades da instituio junto ao pblico externo, tais como a imprensa, relaes pblicas, visitas, , etc. SUBCLASSE 020: ADMINISTRAO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL Classificam-se os documentos relativos gesto de recursos humanos da instituio, direitos e obrigaes dos servidores e da instituio empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios. SUBCLASSE 030: ADMINISTRAO DE MATERIAL Classificam-se os documentos relativos gesto dos recursos materiais necessrios ao

desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisio, controle de registro, distribuio e alienao. SUBCLASSE 040: ADMINISTRAO DE PATRIMNIO Classificam-se os documentos relativos aos bens imveis, veculos, segurana da instituio. SUBCLASSE 050: ORAMENTO E FINANAS Classificam-se documentos relativos gesto dos recursos financeiros da instituio referentes proposta, acompanhamento e execuo oramentria e financeira. Incluemse a movimentao de contas-correntes e os recolhimentos tributrios. SUBCLASSE 060: GERENCIAMENTO DA DOCUMENTAO E INFORMAO Classificam-se documentos relativos aos procedimentos tcnicos das reas de arquivo e protocolo, biblioteca, jurisprudncia, museus, grfica e editorao, microfilmagem e digitalizao. Classificam-se ainda os documentos relacionados s atividades de informtica. SUBCLASSE 070: ADMINISTRAO DE TELECOMUNICAES Arquivam-se os documentos relativos ao controle da instalao, manuteno, operao e uso dos recursos de telecomunicaes e dos servios postais, bem como das tecnologias de comunicaes (fax, telex, etc). SUBCLASSE 080 : MAGISTRADOS Classificam-se os documentos relativos aos magistrados federais, gratificaes, licenas, remoes, promoes e outros documentos relativos benefcios, direitos e obrigaes. SUBCLASSE 090: VAGA Subclasse a ser utilizada para futuras ampliaes do Plano de Classificao O Plano de Classificao pode ser utilizado tanto nos arquivos dos diversos setores da instituio, quanto no Arquivo Central. Preferencialmente, os documentos devem ser transferidos ao Arquivo Central devidamente classificados, uma vez que o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detm melhores informaes para enquadr-lo na categoria de assunto ou atividade mais adequada. O documento poder ser classificado no momento da sua produo ou autuao no Protocolo. Assim, ele tramitar pelas unidades com uma definio de arquivamento padronizada, facilitando o trabalho de secretrias e demais servidores encarregados da guarda temporria nos setoriais.