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Sistema de control Administrativo para CETPROs - 1

VERSIN 1.0
Coordinador y Programador: Lic. Rosales Gomero Arturo 2009 Todos los Derechos Reservados

.:::SCACE:::.. SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA CETPROS

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Sistema de control Administrativo para CETPROs - 2

NDICE
CONSEJOS IMPORTANTES REQUERIMIENTOS RECOMENDADOS INSTALACIN Y CONFIGURACIN DE LA BASE DE DATOS INSTALACIN DEL PROGRAMA 3 3 4 8

INGRESAR AL SISTEMA USO DEL SISTEMA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA CONFIGURAR LA NUMERACIN DEL RECIBO O BOLETA COSTO DEL MDULO O CURSO INGRESOS EGRESOS BALANCE CONSULTA DE PAGOS INFORME DE INGRESOS POR FECHA INFORME DE EGRESOS POR FECHA LISTAR PAGOS POR GRUPO TRAMITE DOCUMENTARIO SALIR DEL SISTEMA

9 10 10 11 12 15 16 17 18 19 20 21 22

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..::::CONSEJOS IMPORTANTES.
1. Lo ms importante es la BASE DE DATOS que se adjunta al sistema por lo tanto debe realizar las copias de seguridad necesarias si fuera posible da a da en medios como USB, DISCOS, CORREOS, entre otras. 2. Los requerimientos de equipo son indispensables para un buen funcionamiento del sistema. 3. No haga Reinstalaciones del sistema pueden daar la base de datos. 4. Se crea usuarios slo para el personal que va a estar a cargo del manejo del sistema, no se recomienda prestar las claves de usuario para el acceso a datos. 5. Antes del llenado de los datos es necesario que los docentes hayan presentado su programacin modular y toda la planificacin acadmica. 6. EL sistema no se hace responsable de la prdida de datos que por negligencia obviando la prctica de seguridad de informacin. 7. Antes de hacer algn cambio consulte con sus proveedor de sistema ..:::SCACE:::.. gomeroar1978@hotmail.com. 8. El sistema SCACE estar informando las actualizaciones para poder adquirirlos en bien de vuestra institucin a travs del correo o la Web. 9. Es necesario que el equipo tenga sistemas de proteccin contra los virus y este actualizado.

REQUERIMIENTOS RECOMENDADOS
o o o o o o o o o o o Sistema SCACE ACADMICO , es indispensable para el control administrativo Sistema Operativo Windows XP o Vista Lectora quemadora Puerto USB Impresora Matricial Microsoft Office 2003 o superior Mouse Se Recomienda equipo Pentium IV con 512 de memoria RAM Pantalla con una configuracin de resolucin de 1280 x 780 Importante La Hora y fecha debe estar actualizada El programa Microsoft Excel para los reportes

Actualizada

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A) INSTALACIN Y CONFIGURACIN DE LA BASE DE DATOS

1. Crear una carpeta en el disco D:\BASE 2. Copiar la base de datos dentro de la carpeta BASE (Ver Imagen)

3. Ingrese al panel del control. INICIO >> CONFIGURACIN >> PANEL DE CONTROL 4. Abra HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS >> ORIGEN DE DATOS ODBC

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5. Clic en botn Agregar.

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6. De la lista seleccione Microsoft Acces Driver (*.mdb, *.accdb) >> finalizar

7. Escribimos en nombre de origen de datos alumnos

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8. Luego el botn Seleccionar >> seleccionamos la base de datos del disco D:\BASE

Opcional: Si la base de datos est en otra computadora clic en RED >> selecciona la PC en red >> ubica la CARPETA COMPARTIDA y finalice

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Sistema de control Administrativo para CETPROs - 7

No cambie 1

4 2 3

9. Clic en el botn Aceptar. 10. Acepte todas la ventanas y quedar como sigue

11. Acepte y se encuentra listo para usar la base de datos.

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B)

Sistema de control Administrativo para CETPROs - 8

INSTALACIN DEL PROGRAMA

Obtener el (CD_R) de Instalacin o USB con el programa instalador. Ingresar a la Lectora. Abrir el Cd_R o USB, con el programa Hacer doble clic en el icono SETUP

Se visualizar la siguiente ventana:

Clic en ACEPTAR, para continuar

En la siguiente ventana que se muestra:

Clic para iniciar la Instalacin

En la siguiente ventana hacer clic en el botn CONTINUAR y se iniciar con el proceso de Instalacin.

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Sistema de control Administrativo para CETPROs - 9

Finalmente se mostrar un mensaje, informndole que el proceso de Instalacin concluyo satisfactoriamente (Clic en el botn ACEPTAR).

INGRESAR AL PROGRAMA
Clic en el men INICIO TODOS LOS PROGRAMAS SCACE SCACE ADMINISTRATIVO
ADMIN - ADMIN123

USO DEL SISTEMA

DESCRIPCIN DE LA VENTANA PRINCIPAL
2 4 6 8
10 12

1
11

DESCRIPCIN 1 Barra de Men 2 Ingresos. 3 Egresos. 4 Balance. 5 Informe de Pagos. 6 Informe de Ingresos.

7 8 9 10 11 12

Informe de Egresos. Pago por Mdulo o Curso. Lista pago por grupo. Trmite Documentario. Asistencia del Personal. Salir

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Sistema de control Administrativo para CETPROs - 10

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA NOTA IMPORTANTE: antes

del uso del sistema SCACE ADMINISTRATIVO debe haber instalado el SCACE ACADMICO, por lo que primero se registra o se matricula los estudiantes asimismo se registra los docentes y otros datos para que funcione el SCACE ADMINISTRATIVO. Los sistemas comparten los mismos datos.

1.- EJECUTAR EL SISTEMA MEN INICIO >> PROGRAMAS >> SCACE >> SCACE ADMINISTRATIVO. Ingresa el usuario y la contrasea: ADMIN - ADMIN123 2.- CONFIGURAR LA NUMERACIN DEL RECIBO O BOLETA Pasos: men ARCHIVO >> N de Boleta o Recibo Configure el nmero de boleta o recibo de tal nmero Hasta..

3.- COSTO DEL MDULO O CURSO

Permite ingresar el costo de los mdulos o cursos a desarrollarse:
2 Clic en el botn BUSCAR, para mostrar los cursos y/o mdulos.

1 Seleccionar el periodo al cual desea establecerse los costos de los cursos o mdulos

Clic para iniciar una NUEVA BSQUEDA

3 Seleccione el Mdulo o curso, y hacer clic en el botn INGRESAR COSTO, en la ventana que se muestra ingresa el costo del mdulo y ACEPTAR

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Imprimir

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Desde esta ventana, puede mandar a imprimir CONTROL +P

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4.- INGRESOS (GENERA BOLETA DE PAGO X CUALQUIER

Se autogenera automticamente

Se autogenera automticamente, dependiendo de la hora del sistema

Para ingresar los datos del usuario: 1 hacer clic en el botn AGREGAR. 2 Hacer clic en el botn BUSCAR (Se abrir una nueva ventana: BSQUEDA)

1
2

CONCEPTO)
PASO 1: BSQUEDA

2 Si es estudiante, clic en la Ficha estudiante, y en recuadro ingrese sus apellidos, hasta ubicar al estudiante, luego seleccione el mdulo del cual est realizando algn pago y ACEPTAR. Si es docente, clic en la ficha docente, y en el recuadro ingrese sus apellidos hasta ubicarlos y ACEPTAR. Si es otro usuario, hacer clic en la ficha OTROS, y en el recuadro en blanco ingrese sus datos, luego clic en el botn GUARDAR ACEPTAR.

Si el usuario es un estudiante, una vez ubicado el estudiante, seleccione el Mdulo del cual est realizando algn pago y ACEPTAR

Costo del Mdulo

PASO 2:
1
Seleccione si el usuarios, es un ESTUDIANTE, DOCENTE U OTRO

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Sistema de control Administrativo para CETPROs - 13

Luego de ingresar los datos del usuario, ingresemos el concepto

3 Ingrese la CANTIDAD 2 Ingrese el MONTO a Pagar 1 Seleccione el CONCEPTO DEL PAGO

4 ACEPTAR Como se muestra tengo el 1er concepto con el precio y la cantidad. ASIGNAR OTRO CONCEPTO
Siga el mismo procedimiento, seleccione concepto, precio y cantidad y ACEPTAR.

Total a Pagar

Para finalizar, hacer clic en el botn GUARDAR IMPRIMIR

CONCEPTO Permite grabar o modificar los costos de los conceptos de pago.

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Sistema de control Administrativo para CETPROs - 14

Seleccione el concepto y GUARDAR para agregar el precio a la Boleta de pago.

Si desea establecer el costo de un nuevo concepto, hacer clic en NUEVO - GUARDAR. Si desea modificar el costo de algn concepto hacer clic en NUEVO O MODIFICAR - GUARDAR

IR A PAGOS Permite visualizar, el detalle de los pagos efectuados por los usuarios

1 Ubicar al estudiante 2 Ubicar mdulo

3 Ver detalles de Pago

En caso de querer anular un recibo o boleta

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5.- EGRESOS

3 Luego de ingresar los datos que le solicita, hacer clic en GUARDAR

1 Hacer clic en AGREGAR 2 Ingrese los datos, como lo solicita en la ventana: fecha, responsable, concepto, etc.

RESPONSABLE Clic el Zoom, para ingresar a la base de datos (docentes, directivos), seleccione y ACEPTAR

Ir Reporte
Permite visualizar los gastos detallados por fecha.
1 Seleccione el rango de fechas para mostrar los gastos realizados: Desde... Hasta 3 Imprimir si lo desea

2 Visualiza los gastos detallados

Clic en el botn IR Egresos, si desea agregar un nuevo gasto

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Imprimir:

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Cuando haces clic en el botn IMPRIMIR, el reporte se muestra en el programa MICROSOFT EXCEL, tal como se muestra:

Desde esta ventana, puede mandar a imprimir CONTROL + P

6.- BALANCE
Nos proporciona el Informe Trimestral de los Ingresos y Egresos efectuados.

1 Hacer clic en el botn BALANCE, y se mostrar el informe tal como se muestra en la imagen, ingresos y egresos del trimestre

Totales Cuando haces clic en el botn IMPRIMIR, se mostrar una ventana de Excel

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Imprimir Se muestra la siguiente ventana (en Excel), cuando hago clic en el botn IMPRIMIR

Desde esta ventana, puede mandar a imprimir CONTROL +P

7.- FORMULARIO DE CONSULTA DE PAGOS

Esta ventana nos permite, ubicar a un usuario (estudiante, docente, u otro), para verificar su estado de pagos:

1 Ubicar al usuario 2 Ubicar mdulo

3 Ver detalles de Pago

En caso de querer anular un recibo o boleta

Imprimir reporte

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Imprimir reporte pago Cuando hago clic en el botn Imprimir reporte Pago, se mostrar el reporte en una ventana en Excel, tal como sigue:

Desde esta ventana, puede mandar a imprimir CONTROL +P

8. INFORME DE INGRESOS POR FECHA

Nos permite obtener un informe detallado de los ingresos por fecha:
2 Clic en el botn BUSCAR y mostrar un informe como se muestra en la imagen

Clic en el botn Ir a Boleta, si desea realizar otro pago (Boleta de Ingresos)

1 Seleccionar las fechas (Desde-Hasta) para el reporte de los ingresos

Para realizar otra bsqueda Imprimir Informe de Ingresos

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Imprimir

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Cuando hago clic en el botn Imprimir , se mostrar el reporte en una ventana en Excel, tal como sigue:

Desde esta ventana, puede mandar a imprimir CONTROL +P

9. INFORME DE EGRESOS POR FECHA

2 Clic en el botn BUSCAR y mostrar un informe como se muestra en la imagen

1 Seleccionar las fechas (Desde - Hasta) para el reporte de los Egresos

Para realizar otra bsqueda Imprimir Informe de Egresos

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Imprimir
Cuando hago clic en el botn Imprimir, se mostrar el reporte en una ventana en Excel, tal como sigue:

Desde esta ventana, puede mandar a imprimir CONTROL +P

10. LISTAR PAGOS POR GRUPO

1 Seleccionar el periodo >> Mdulo o curso >> turno >> grupo >> concepto de consulta >> y >> botn Buscar. Al buscar solo listar los que han efectuado pagos. 2 Imprima la lista de los pagos efectuados por cualquier concepto en el mdulo 3 Imprima la lista de los pagos efectuados por cualquier concepto en el curso

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trmite documentario

11.- TRAMITE DOCUMENTARIO: mdulo de

1 Este mdulo del programa permite trabajar registrando el trmite documentario: NUEVO: registra un nuevo documento (llenar todo los datos del formulario) EDITAR: edita o modifica el documento tramitado GUARDAR: graba los nuevos registros y los modificados ELIMINAR: Elimina los registros BUSCAR: encuentra los documentos en trmite ENTREGA: registra la entrega del documento tramitado o salida por mea de partes

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12. CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL DE LA INSTITUCIN Este mdulo se encarga de administrar la asistencia de personal de la Institucin.

1 Busque al personal por el apellido >> seleccione el intervalo de fecha en consulta y luego botn buscar por fecha. En la cual listar toda la informacin de la asistencia del personal en consulta

2 Seleccione el intervalo de fecha en consulta y luego botn RESUMEN FECHA. En la cual listar toda la informacin de la asistencia de todo el personal en el intervalo de fechas

Informacin de horas trabajadas, minutos de tardanza, nro. de tardanzas, justificaciones y fechas trabajadas.

3 Proceda a imprimir el reporte, los datos listar en Excel en cual podrs imprimir o guardar

13. SALIR DEL SISTEMA: MEN ARCHIVO >> SALIR