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NDICE
Unidad I: CONCEPTOS FUNDAMENTALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Definicin de Proyecto ..................................................................................... 1 1.1. Caractersticas de Proyecto ........................................................................ 2 Gestin de Proyectos ...................................................................................... 3 Fases y Etapas de un Proyecto de Inversin ...................................................... 5 Factores que restringen el Proyecto .................................................................. 6 Ciclos de Vida o Fases de un Proyecto ............................................................... 8 Tipos de Proyecto .......................................................................................... 10 Estructura de un Proyecto .............................................................................. 12 7.1. Resumen Ejecutivo............................................................................ 12 7.2. Breve Antecedente de la Empresa ...................................................... 12 7.3. Justificacin ...................................................................................... 12 7.4. Anlisis y Diagnstico de la Situacin Actual ......................................... 13 7.5. Diseo de Portafolio de Alternativas de Solucin .................................. 17 7.6. Desarrollo de la Propuesta ................................................................. 19 7.7. Control de Calidad............................................................................. 20 7.8. Puesta en Marcha ............................................................................. 20 7.9. Conclusin y Recomendaciones .......................................................... 20

Unidad II: Identificacin de Problemas y Oportunidades 1. 2. Identificar Problemas, Oportunidades y Necesidades ........................................ 21 Organizacin para la Identificacin de Problemas y Oportunidades de Mejoras Importantes .................................................................................................. 21 3. Herramientas para definir el Problema o Identificar la Oportunidad de Mejora Importante22 3.1. Seleccin ponderada o Jurada de Opinin..22 3.2. Diagrama de Pareto ................................................................................ 23 3.3. Diagrama Causa Efecto ........................................................................... 24 3.4. Tormenta de Ideas.................................................................................. 25 3.5. Recogida de Datos .................................................................................. 26 3.6. Campos de Fuerza ................................................................................. .27 3.7. Anlisis Foda ......................................................................................... .28 4. Caso Aplicativo .............................................................................................. 30

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Unidad III: Estudios del Mercado 1. 2. Definiciones y Aspectos Generales................................................................... 41 Anlisis de la Demanda .................................................................................. 43 2.1. Estructura Econmica de la Demanda ....................................................... 44 2.2. Demanda Histrica .................................................................................. 46 2.3. Demanda Proyectada .............................................................................. 47 Anlisis de la Oferta ....................................................................................... 47 3.1. Estructura Econmica de la Oferta ............................................................ 48 3.2. Oferta Histrica y Oferta Proyectada ........................................................ .48 Demanda Insatisfecha y Demanda para el Proyecto.......................................... 49 Estrategia de Comercializacin ........................................................................ 50

3.

4. 5.

Unidad IV: Ingeniera del Proyecto 1. rea de Produccin u Operadores ................................................................... 53 1.1. Descripcin General de los Sistemas Productivos ....................................... 53 1.2. La Productividad ..................................................................................... 54 1.3. Factores que afectan la Productividad ....................................................... 57 Anlisis de Procesos de Produccin ................................................................. 62 Requerimiento de los Factores de Produccin................................................... 68 3.1. Factor Material........................................................................................ 68 3.2. Factor Humano ....................................................................................... 70 3.3. Factor Mquina ....................................................................................... 72 Tamao de Planta ......................................................................................... 77 Etapas de la Ingeniera del Proyecto................................................................ 79 Contenido de la Ingeniera del Proyecto ........................................................... 80 Cronograma de Implementacin ..................................................................... 83

2. 3.

4. 5. 6. 7.

Unidad V: Introduccin a los Costos 1. 2. Introduccin.................................................................................................. 85 Definiciones .................................................................................................. 86

Unidad VI: Anlisis de Sensibilidad con la Relacin Costo Volumen- Utilidad 1. 2. 3. 4. 5. Introduccin................................................................................................ 107 Objetivos .................................................................................................... 107 Relacin Costo- Volumen Utilidad ............................................................... 107 Gastos Generales de Fbrica fijos y Variables ................................................. 107 Variabilidad de Costos .................................................................................. 108

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6. 7. 8. 9.

Suposiciones Bsicas en el Uso de Datos para el Anlisis CostoVolumen Utilidad..109 Presentacin de Datos del Costo-Volumen-Utilidad ......................................... 110 Anlisis del Punto de Equilibrio...................................................................... 110 Decisiones Relacionadas con el Punto de Equilibrio ......................................... 114

Unidad VII: Ingeniera del Proyecto 1. El Balance General ....................................................................................... 123 1.1. Activos ................................................................................................. 123 1.2. Pasivos ................................................................................................ 124 Anlisis de Estados Financieros ..................................................................... 131 2.1. Anlisis de Balance ................................................................................ 131 2.2. Anlisis de Resultado ............................................................................. 133

2.

Unidad VIII: Flujo de Caja 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Introduccin................................................................................................ 135 Administracin del Capital de Trabajo en la Empresa ...................................... 135 Por qu debemos tener Efectivo? ............................................................... 136 Qu Saldo de Caja debe Mantenerse? ......................................................... 137 Qu se entiende por Flujo de Caja? ............................................................. 137 Fines.....138 Principales Usuarios ..................................................................................... 138 Procedimiento de Elaboracin ....................................................................... 141 Ejercicio ...................................................................................................... 141

Unidad IX: El Presupuesto Maestro 1. 2. 3. Principios Generales ..................................................................................... 145 Los Planes Operacionales ............................................................................. 146 Clculo de Costos: Categoras ....................................................................... 148 3.1. Costos Operacionales ............................................................................ 148 3.2. Costos Organizativos ............................................................................. 148 3.3. Costos de Empleo Personal .................................................................... 148 3.4. Costos de Inversin............................................................................... 149 Directrices y Reglas Presupuestarias .............................................................. 149 El Presupuesto Maestro ................................................................................ 150 El Presupuesto de Ventas ............................................................................. 151 Presupuesto de Produccin ........................................................................... 152 Presupuesto de Compras de Materiales Directos ............................................. 153 Presupuesto de Consumo de Materiales Directos ............................................ 155

4. 5. 6. 7. 8. 9.

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10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Presupuesto de Mano de Obra Directa ........................................................... 156 Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricacin ............................................ 157 Presupuesto de Inventarios Finales ............................................................... 159 Presupuesto del Costo de los Artculos Vendidos............................................. 160 Presupuesto de Gastos de Venta ................................................................... 161 Presupuesto de Gastos Administrativos .......................................................... 163 Estado de Ingresos Presupuestado ................................................................ 163 Presupuesto de Caja .................................................................................... 164 El Presupuesto del Proyecto.......................................................................... 168 18.1. Inversin Inicial .................................................................................. 169 18.2. Costos Fijos ........................................................................................ 175 18.3. Costos Variables .................................................................................. 175 18.4. Estructura de un Flujo de Caja ............................................................. 175

Unidad X: Evaluacin Econmica y Financiera de un Proyecto 1. 2. Principios Generales ..................................................................................... 181 Tcnicas de Evaluacin ................................................................................ 182

Unidad XI: Herramientas de Planificacin y Programacin del Proyecto 1. 2. 3. Diagrama de Barras (Diagrama de GANTT) ................................................... 191 Diagrama de Hitos ....................................................................................... 195 Diagrama de Red ......................................................................................... 195 3.1. Mtodos PERT Y CPM ............................................................................ 197

Unidad XII: La Calidad y la Gestin en los Proyectos (Gestin del Tiempo, Gestin de Aprovisionamiento, Gestin de la Documentacin) 1. Principios Generales ..................................................................................... 203 1.1. Seleccin .............................................................................................. 205 1.2. Formacin ............................................................................................ 206 1.3. Motivacin ............................................................................................ 206 Aseguramiento de la Calidad ........................................................................ 207

2.

Unidad XIII: Cierre del Proyecto 1. 2. 3. Principios Generales ..................................................................................... 227 Trabajos a realizar por la Gestora de Proyectos nicos (GPU) ......................... 228 Cierre del Contrato ...................................................................................... 229

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UNIDAD I

PROYECTOS: CONCEPTOS FUNDAMENTALES

1. DEFINICION DE PROYECTO Un proyecto es un deseo por realizar alguna accin a futuro para atender alguna necesidad. Especficamente, un proyecto de inversin es una propuesta de aporte de capital (dinero) para la produccin de un bien o la prestacin de un servicio. Por su misma naturaleza, un proyecto es un ente dinmico compuesto de una serie de antecedentes reales (tcnicos, legales, econmicos, financieros) que sirven para juzgar las ventajas o desventajas de asignar recursos a esa iniciativa, dentro de un contexto determinado (entorno). Entenderemos como proyecto el conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objetivo general migrar de un escenario actual a otro futuro, creando, modificando u optimizando un producto o servicio.

Figura 1.

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La importancia del proyecto radica en el bienestar que genera a la sociedad o a los inversionistas del mismo. Por ello, es necesario definir cul es la idea central del proyecto hacia la que apunten todos los esfuerzos, y cuando se evalan los proyectos debe evitarse aquellos que no cumplan con los objetivos trazados. Existen prcticamente tantas definiciones de proyecto como autores y obras al respecto en la literatura. Aunque todos tenemos claro el concepto asociado al trmino, resulta, sin embargo, complejo formular una definicin completa y consistente, que no olvide ninguna caracterstica de lo que es un proyecto, y que no restrinja ni limite las actividades que puedan encuadrarse dentro de dicha definicin. 1.1 CARACTERISTICAS DE PROYECTO Por poco que se analice la anterior definicin se observa un conjunto de caractersticas que deben cumplirse para que una serie de actividades pueda considerarse como un proyecto. Las ms relevantes se citan a continuacin: Persecucin de uno o varios objetivos. Las actividades aisladas no constituyen, por s solas, un proyecto. Para que exista un proyecto, debe existir una coordinacin de actos orientados a la consecucin de uno o varios objetivos, integrados entre s y estructurados, tanto de ndole tcnica como econmica. Actividades planificadas, supervisadas y ejecutadas. La coordinacin de actividades anteriormente mencionadas es condicin bsica para que a las mismas se las pueda calificar de proyecto. Actividades aisladas, independientes, carentes de interrelacin entre ellas, no constituyen un proyecto. Un proyecto, por el contrario, exige que exista vinculacin entre las actividades, puesto que persiguen un objetivo comn. Disponibilidad limitada de recursos . El proyecto implica la bsqueda de la eficiencia en el uso de los recursos, para obtener el resultado perseguido. Si los recursos son ilimitados, desaparece el concepto de eficiencia, y con l la naturaleza proyecto y sus de las actividades. Limitado en el tiempo. Un proyecto debe estar acotado en trminos del principio y el fin del mismo. El final de un proyecto se alcanza cuando se cumplen los objetivos prefijados, o cuando se hace evidente que dichos objetivos no puedan alcanzarse (fracaso del proyecto). Si un conjunto de actividades carece de fin, es porque no existe un objetivo alcanzable y, no implica perodos cortos de tiempo. Con resultado nico. Retomar un trabajo finalizado y repetir sus resultados no es un proyecto. Un proyecto exige hacer algo nuevo o nico en su gnero, y no reproducir resultados de otras actividades. Grado de incertidumbre. Antes de que se inicie un proyecto se prepara un plan sobre la base de ciertos supuestos y estimados. Un proyecto se basa en un grupo nico de tareas y estimados de qu duracin debe tener cada tarea, de los recursos y estimados de sus costos. Esta combinacin de suposiciones y estimados ocasionan un grado de incertidumbre, con relacin a si el objetivo del proyecto sern alcanzado por completo.

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Algo que se desprende de inmediato de las consideraciones anteriores, es que el proyecto no es un bien o servicio de la empresa. No forma pues, parte de la lista de precios, y no puede venderse tal cual. Un proyecto es un conjunto de actividades orientadas a un fin mercantil, pero no el fin en s mismo. La gestin de proyectos es el conjunto de actividades encaminadas a ordenar, disponer y organizar los recursos y las necesidades para completar con xito un proyecto dado. 2. GESTIN DE PROYECTOS Llegados a este punto, parece el momento de definir, con mayor rigor, lo que se entiende por gestin de un proyecto. En la definicin anterior, el trmino xito alude al cumplimiento, principalmente, de los objetivos tcnicos, econmicos, de planificacin y de calidad del proyecto y sus resultados. Como no podra ser de otra manera, las actividades de gestin abarcan todos los mbitos del proyecto, desde las actuaciones puramente tcnicas, hasta las ms comerciales, incluyendo tambin las tareas administrativas, contables o, incluso financieras. En particular, la gestin de un proyecto completo puede dividirse en la gestin de sub-reas, en trminos de: Gestin del alcance y contenido. Abarca las actividades orientadas a garantizar que se satisfagan todas las tareas necesarias, y slo las necesarias, para completar el proyecto, incluyendo la identificacin del alcance completo, la verificacin de su cumplimiento, y la gestin de los cambios al mismo que puedan producirse durante los trabajos. Gestin tcnica. Incluye las actividades necesarias para garantizar que el resultado del proyecto satisface los requisitos y necesidades planeadas por el Cliente, y que las mismas se organizan y resuelven de manera adecuada y eficiente. Gestin de recursos temporales (planificacin). Comprende las actividades necesarias para asegurar que el proyecto se ejecuta en el plazo previsto, y los resultados estn a disposicin del cliente en la fecha comprometida. Se incluyen en este apartado la identificacin de las actividades proyectuales, la estimacin de su duracin, su secuencia, la supervisin de la ejecucin en tiempo, y la correccin de las desviaciones. Gestin de costos. Trata de los procesos orientados a asegurar que los trabajos se llevan a cabo dentro de los lmites econmicos impuestos al proyecto, e incluye las actividades de planificacin de recursos, estimacin de costos y control de costos y gastos. Gestin de la calidad. La gestin de la calidad comprende las actividades orientadas a asegurar que el proyecto satisface los requisitos bajo los que se contrat, e incluye la elaboracin de un plan de calidad, su aplicacin y seguimiento.

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Gestin de los recursos humanos. Incluye las actividades orientadas a hacer un uso lo ms eficiente posible de las personas que participan en el proyecto, incluyendo la organizacin jerrquica y funcional del mismo, la seleccin del equipo de trabajo, la asignacin de responsabilidades y la supervisin del grupo. A diferencia de la actividad de direccin, la gestin de recursos humanos no comprende las actividades propias del liderazgo, tales como la motivacin, la interrelacin, etc. Gestin de la comunicacin. Este concepto, a menudo minusvalorado en las organizaciones, tiene como objeto garantizar que la informacin del proyecto formal e informal, se genera, recoge, almacena, disemina y utiliza de forma adecuada, en volumen y tiempo. Gestin de riesgos. La gestin de riesgos identifica, analiza y cuantifica los riesgos propios de un proyecto, y anticipa mecanismos de correccin de los potenciales efectos negativos asociados a los mismos. Gestin de compras, adquisiciones y subcontratos. En proyectos de cierto tamao, se hace necesario un conjunto de procesos orientados a la correcta definicin y obtencin de bienes y servicios procedentes de fuera de la empresa. La gestin de compras, adquisiciones y subcontratos se encarga, pues, de las actividades orientadas a la planificacin de compras, la especificacin de los bienes o servicios a adquirir, la solicitud y la seleccin de ofertas, la compra (propiamente dicha) y el seguimiento administrativo de las mismas. Por supuesto, en proyectos simples, o de pequeo tamao, a menudo la gestin se realiza como un todo, sin diferenciar entre las reas anteriormente. Por el contrario, en los proyectos de gran tamao, o donde la complejidad y diversidad as lo recomiendan, es frecuente organizar los mismos con un director de proyecto, del que dependen diferentes responsables de gestin de actividades, de costos, de compras, etc. 3. FASES Y ETAPAS DE UN PROYECTO DE INVERSION Un proyecto tiene un ciclo de vida, y por tanto, se pueden distinguir fases y etapas:

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FASES

ETAPAS 1. Identificacin de la idea del proyecto de inversin. 2. Anlisis previo (para evaluar rentabilidad del proyecto) 3. Priorizar las posibles alternativas. 4. Perfil del proyecto seleccionado (usa informacin existente, segn juicio comn y experiencia; muestra cifras globales). 5. Pre factibilidad del proyecto (ms investigacin, usa fuentes secundarias para conocer mercado, tcnicas de produccin y requerimientos financieros). 6. Factibilidad del proyecto (antecedentes precisos, utiliza informacin primaria para definir variables econmicas). 7. Ingeniera del detalle (planos de arquitectura, obras civiles, estructuras electromecnicas, instrumentacin, ingeniera sanitaria, etc.). 8. Contratos y adquisiciones (se puede adquirir: terrenos, maquinaria y equipo, licencias de tecnologa). 9. Gestin financiera (para conseguir dinero). 10. Constitucin y organizacin (seleccin de personal, capacitacin, asunto legales). 11. Instalacin y montaje (construccin, instalacin, movimiento de tierras, caminos de acceso, montajes). 12. Pruebas y puesta en marcha (probar maquinaria en vacio, probar maquinaria con carga, probar maquinaria de sincronizacin -pasa de una mquina a otra-). 13. Trabajos complementarios y prueba final. 14. Funcionamiento de la empresa (explotacin industrial del proyecto, produccin, mantenimiento, reparacin). 15. Recuperacin o salvataje, demolicin, abandono total.

I. Iniciacin pre inversin (Gastos en estudio previo al proyecto). Si tomamos decisin de invertir, entramos a siguiente fase.

II. Ejecucin o inversin (Es llevar a cabo lo que se plante en la fase anterior).

III. Operacin

IV. Abandono

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Cunto dura este ciclo del proyecto? En realidad es un tiempo que vara de acuerdo a cada propuesta, y est en funcin a la vigencia de los factores utilizados desde el inicio de operaciones (activos operativos y su reemplazo, condiciones del mercado, disponibilidad de recursos, etc.). No se debe confundir con el tiempo de evaluacin del proyecto, el cual depende de quin sea la persona interesada en dicha evaluacin. Evaluacin Ex-Ante
Inicio

Idea de inversin
Perfil
SI NO Perfil del proyecto

Es viable o no el proyecto?

Evaluacin ex-ante

Rechazar o aplazar
Anteproyecto preliminar

Fin

Prefactibilidad

SI

Es viable o no el proyecto?

NO

Rechazar o aplazar
Anteproyecto definitivo

Fin

Factibilidad A B
Figura 2.

Evaluacin Ex-Post
A B

Acepto los estudios?

NO

Rechazar o aplazar

Etapa de Ejecucin

Evaluacin

ex-post

Etapa de Operacin

Fin
Figura 3.

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COSTOS/UNIDAD DE TIEMPO

Factibilidad Prefactibilidad Perfil Idea

TIEMPO

Grado de incertidumbre

100%
Umbral de lo previsible COSTOS

50%

0%
Idea Perfil Prefactibilidad Factibilidad

Figura 4.

4.

FACTORES QUE RESTRINGEN EL PROYECTO Por lo general el logro exitoso del objetivo del proyecto est limitado por cuatro factores: alcance, costo, programa y satisfaccin del cliente: El alcance de un proyecto conocido como el alcance del proyecto o el alcance del trabajo , es todo el trabajo que se tiene que realizar con el fin de que el cliente quede satisfecho de que las entregas (el producto o los artculos tangibles a proporcionarle), cumplan con los requisitos o los criterios de aceptacin acordados al inicio del proyecto. El cliente espera que el alcance del proyecto se realice con calidad. El costo de un proyecto es la cantidad que ha convenido en pagar el cliente por las entregas aceptables del proyecto. Se basa en un presupuesto que incluye un estimado de los costos, relacionados con los diversos recursos que se usarn para realizar el proyecto. El programa de un proyecto es la relacin de tiempos que especfica cundo se debe iniciar y terminar cada actividad. Por lo general el objetivo del proyecto, expresa el tiempo en el cual se tiene que completar el alcance del proyecto en trminos de una fecha especfica, acordada entre el cliente y la persona o la organizacin que realiza el trabajo.

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MODELAMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS

Figura 5. El Proceso de la Administracin de Riesgos

El objetivo de cualquier proyecto es completar el alcance dentro del presupuesto para una fecha determinada, a satisfaccin del cliente. Para ayudar a asegurar el logro de ese objetivo, es importante desarrollar un plan antes del inicio del proyecto, ste debe incluir todas las tareas de trabajo, los costos relacionados y los estimados del tiempo necesarios para terminarlas. La carencia de este tipo de plan aumenta el riesgo de fracaso y no cumplir el alcance total del proyecto dentro del presupuesto y a tiempo. 5. CICLO DE VIDA O FASES DE UN PROYECTO En la figura 1.4 se muestran las cuatro fases del ciclo de vida de un proyecto y la cantidad relativa de esfuerzo y tiempo dedicados a cada fase. Segn el proyecto se desplaza a travs de su ciclo de vida, diferentes organizaciones, personas y recursos desempean papeles dominantes.
Esfuerzo Diagnst. del problema Diseo de portafolio de solucin Diseo e imple mentacin del proyecto
Trmino del proyecto y Puesta en marcha de la operacin.

Tiempo

Figura 6. Ciclo de Vida del Proyecto

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Los proyectos nacen cuando el cliente, las personas o la organizacin dispuestos a proporcionar los fondos para satisfacer la necesidad identifican una necesidad. Por ejemplo, un problema quiz sea una alta tasa de desperdicios en su proceso de fabricacin, que hace que sus costos sean ms altos y los tiempos de produccin ms largos que los de sus competidores. El cliente primero tiene que identificarla necesidad o el problema, que en ocasiones puede ser identificada con rapidez. En otras ocasiones, quiz se requieran meses para que el cliente identifique con claridad una necesidad, recopile informacin sobre el problema y defina ciertos requisitos que tiene que cumplir la persona, el equipo del proyecto que solucionar el problema. Esta primera fase del ciclo de vida del proyecto, incluye la identificacin de una necesidad, un problema o una oportunidad y puede dar como resultado que el cliente solicite propuestas a personas, a un equipo de proyectos u organizaciones (contratistas) para resolver el problema identificado. Por lo general las necesidades y los requisitos los redacta el cliente por escrito en documento que puede llamarse Solicitud de Propuesta o de Solucin (SDP). A travs de este documento el cliente les pide a personas individuales u organizaciones (contratistas) que presenten propuestas sobre cmo solucionaran el problema, junto con el costo correspondiente y programa. La segunda fase del ciclo de vida del proyecto es el desarrollo de una solucin propuesta a la necesidad o al problema. Esta fase da como resultado la presentacin de una propuesta al cliente por parte de una o ms personas u organizaciones (contratistas), quienes desearan que el cliente les pagara por poner en prctica posteriormente la solucin propuesta. En esta fase el esfuerzo del contratista es predominante. Las organizaciones (contratistas) interesados en contestar la Solicitud de Propuesta (SDP) quizs dediquen varias semanas a desarrollar enfoques para solucionar el problema, estimar los tipos y cantidades de recursos necesarios y estimar el tiempo que hara falta para disear y poner en prctica la solucin propuesta. La propuesta por escrito es entregada al cliente debidamente documentada. En ocasiones es el equipo interno de proyectos de la propia compaa el que desarrolle una propuesta en respuesta una necesidad o solicitud definida por la administracin. El proyecto sera llevado a cabo por el propio personal de la empresa en lugar de una empresa externa. La tercera fase del ciclo de vida del proyecto es la puesta en prctica de la solucin propuesta. Esta fase se inicia despus de que el cliente decida cul de las soluciones propuestas satisface mejor la necesidad y se llegue a un acuerdo entre el cliente y la persona o el contratista que present la propuesta. Esta fase conocida como desarrollar el proyecto, incluye hacer la planificacin detallada del proyecto y despus poner en prctica ese plan para lograr el objetivo del proyecto. Durante esta etapa se utilizarn diferentes tipos de recursos.

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La fase final del ciclo de vida es terminar el proyecto. Cuando un proyecto est terminado se necesita realizar ciertas actividades de cierre, por ejemplo, confirmar que todas las entregas se han hecho al cliente y han sido aceptadas por l, que se han cobrado todos los pagos y se han cancelado todas las facturas. Es importante en esta etapa, evaluar el desempeo del proyecto con el fin de aprender que se pudiera mejorar si se llevara a cabo un proyecto similar en el futuro. En esta fase se debe incluir las formas de retroalimentacin del cliente para determinar su nivel de satisfaccin y si el proyecto cumpli con sus expectativas. Tambin se debe obtener retroalimentacin del equipo de proyecto en la forma de recomendaciones, para mejorar el desempeo de proyectos en el futuro. Los ciclos de vida de los proyectos varan en duracin desde algunas semanas hasta varios aos, dependiendo del contenido, complejidad y magnitud del proyecto. Es ms, no todos los proyectos pasan formalmente a travs de las cuatro fases del ciclo del proyecto. En general, el ciclo de vida del proyecto se sigue de manera ms formal y estructurada cuando el proyecto se realiza en un ambiente de negocios. Tiende a ser menos formal cuando el proyecto lo lleva a cabo una sola persona o un grupo de voluntarios. 6. TIPOS DE PROYECTOS Una vez ms, cada autor opta por una clasificacin de los proyectos atendiendo a algn parmetro concreto, con lo que resultan mltiples clasificaciones posibles de los mismos, en funcin de su tamao, duracin, objeto, modelo de gestin, etc. A continuacin se incluye una posible clasificacin bsica de proyectos comunes, informal, basada en una conjuncin del alcance y el objeto de los mismos: Proyecto clsico. Este tipo de proyectos aborda la realizacin de una serie de documentos que definen la obra o el trabajo a realizar, para su ejecucin en un futuro. El alcance comprende la identificacin, evaluacin, organizacin y valoracin de las actividades que hara falta emprender para culminar el resultado perseguido, pero en su alcance no est comprendida la realizacin de las mismas. El resultado de los trabajos es, pues, una memoria, unos planos, un pliego de condiciones y un presupuesto, y a lo sumo, un prototipo o maqueta del objeto en cuestin. Proyecto de investigacin. Los proyectos de investigacin tienen como objeto aportar, a su conclusin, un conjunto de conocimientos nuevos en una disciplina y materia concreta, a menudo desconocidos al comienzo de los trabajos, para que otros puedan beneficiarse posteriormente de los mismos, en entornos industriales o acadmicos.

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Estudios y anlisis. En ocasiones el alcance de un trabajo concreto se limita a analizar o estudiar la informacin disponible acerca de los aspectos tcnicos, econmicos o sociales de un determinado problema. En este caso, el proyectorecibe el nombre de estudio (comprensin o entendimiento del problema) o anlisis (examen del problema para comprender los principios del mismo). Estudios de viabilidad. A veces la complejidad del problema que se aborda pone en entredicho la posibilidad de xito de un proyecto concreto. En tales casos, es prctica comn realizar un conjunto de actividades que pongan de relieve los aspectos considerados (tcnicos, econmicos, jurdicos, etc.) antes de abordar el proyecto definitivo. Este conjunto de actividades, junto con su resultado, recibe el nombre de estudio de viabilidad. Proyecto industrial. Este es, en principio, el tipo de proyectos a los que va dirigido este libro. A diferencia de los proyectos clsicos, los proyectos industriales comienzan y terminan en s mismos, dando lugar a un producto o servicio terminado (sin que ello sea obstculo para que otros proyectos partan, posteriormente, de los resultados del primero). Como cualquier proyecto, involucra una planificacin en la ejecucin de actividades orientadas a un fin concreto (el bien o servicio) por lo que, una vez finalizado el mismo, la replicacin de los resultados no constituira un proyecto en s mismo. Otra clasificacin interesante para los proyectos es aquella que los diferencia teniendo en cuenta quin es el Cliente o el destinatario de los trabajos: Los proyectos externos a la organizacin son aquellos en los que el Cliente es ajeno a la empresa (o las personas) que hace los trabajos. Este es el tipo ms comn de proyecto, y su funcionamiento terico es sencillo y predecible, pues se rige fundamentalmente por criterios de mercado, incluyendo competitividad y eficacia. Los proyectos internos a la organizacin, por su parte, son aquellos en los que el Cliente es la misma empresa que desarrolla los trabajos. Por ejemplo, son proyectos internos el desarrollo de una nueva aplicacin de gestin de nminas por el departamento de informtica de una empresa, el diseo un nuevo modelo de vehculo por una marca de automviles o un proyecto de investigacin y desarrollo que una empresa aborda para mejorar su posicin competitiva y estratgica. Si bien en principio no debera haber diferencia prctica entre el desarrollo de proyectos internos y externos, lo cierto es que al tener al cliente en casa se desvirta el modelo de competencia perfecta, y se corre el riesgo de caer en prcticas que disminuyan la eficiencia real de los trabajos, y el nivel de exigencia ante los resultados.

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7.

ESTRUCTURA DE UN PROYECTO El propsito de una propuesta de proyecto es definir sus atributos a fin de allegarle recursos, adems de servir de elemento principal para el control del desempeo de las actividades. En forma independiente del propsito del proyecto las propuestas cumplen su cometido a travs de planteamientos objetivos y factibles respecto a la forma de aprovechar una oportunidad o de atender a una necesidad explcita. Para ello es necesario estructurarlas de una manera sencilla pero precisa y clara. A continuacin presentamos un formato de apoyo para la elaboracin de la estructura de un proyecto. 7.1. RESUMEN EJECUTIVO En el Resumen Ejecutivo se hace un breve anlisis de los aspectos ms importantes de un proyecto, que se ubica delante de la presentacin. Es lo primero que lee el receptor del proyecto, y quizs, por falta de tiempo, lo nico; as que es muy importante que sea claro y preciso. Su extensin es clave: no ms de dos pginas. El objetivo de este resumen es captar la atencin del lector y facilitar la comprensin de la informacin que todo el plan contiene, por lo que se debe prestar especial atencin a su redaccin y presentacin. 7.2 BREVE ANTECEDENTE DE LA EMPRESA En este captulo se hace referencia a los aspectos genricos y caractersticas de la empresa en estudio: aos en el mercado, actividad principal del negocio, visin, misin y valores de la empresa cliente y del proyectista. 7.3 JUSTIFICACIN En esta seccin se establecern los motivos por lo cual se realiza el proyecto. Es posible encontrar buenos justificadores en trminos de prestigio o de formacin de recursos humanos, cuando se trata de realizar investigaciones bsicas, pero cuando se trata de proyectos tecnolgicos o industriales -motivo del presente curso- slo tendrn valor aquellos justificantes establecidos en trminos de disminucin de la vulnerabilidad, aumento de la competitividad, mejoramiento de imagen o de garantizar la supervivencia. Para incrementar el atractivo del proyecto es recomendable establecer escenarios que describan la posicin de la organizacin una vez alcanzados los resultados esperados, es decir, los efectos producidos por aprovechar la oportunidad o los derivados de la satisfaccin de la necesidad planteada. Estos resultados estarn referidos con toda precisin a las dimensiones tecnolgicas alcanzadas por la organizacin y su posicin con relacin al techo tecnolgico y a los valores manejados por la competencia cercana.

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Desde luego, los beneficios esperados del proyecto servirn para justificarlo. Por ello, de manera enftica pero sinttica, podremos enunciarlos para apoyar la solicitud de recursos. Tambin es conveniente realizar algunas reflexiones sobre el costo que representa el no aprovechar la oportunidad o atender a la necesidad planteada. Ocasionalmente, una relacin beneficio/costo poco atractiva pudiera ser menos importante que el costo de oportunidad o la relacin de riesgo/costo que pudiera existir para la organizacin. Adems de las consideraciones anteriores, es conveniente llamar la atencin sobre la relevancia social que tendrn los resultados del proyecto. En el mismo orden de ideas se puede evidenciar los beneficios polticos que nos obligan y dan origen al problema en cuestin. 7.4 ANLISIS Y DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL Qu se busca con el diagnstico? De manera general, el objetivo del diagnstico ser identificar el problema y un listado de causantes del mismo. Este listado permitir estructurar alternativas de solucin para los problemas identificados. Esta etapa consiste en comprender la condicin del momento visualizar la condicin deseada, es decir encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una decisin para llegar a la solucin de este. El problema puede ser actual, porque existe una brecha entre la condicin presente real y la deseado, o potencial, porque se estima que dicha brecha existir en el futuro. El presente anlisis comprende los siguientes momentos: 7.4.1 Levantamiento de Diagramas de identificacin de problemas Diagrama de Implicancia Diagramas de Bloque Diagramas de Flujos Diagramas de recorrido Flow Sheet DOP DAP Histogramas Curvas de Regresin Curvas de Control Flujo de Caja actual del cliente

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7.4.2 Interpretacin de Diagramas y definicin del problema Para ser capaces de definir cules son los principales problemas que afectan el rea bajo estudio, ser necesario trabajar directamente con los beneficiarios directos e indirectos. Se ha dado el caso que en diversos proyectos no se ha realizado un diagnstico adecuado de la situacin actual, producto de no haber trabajado de una manera amplia con los beneficiarios. Resultado de ello fueron contratiempos en la ejecucin de los proyectos por presentarse en el camino reclamos por parte de otras reas de la empresa, reajustes costosos en el planeamiento de los proyectos, conflictos entre grupos, sub-utilizacin del sistema, insuficiente capacidad de convocatoria, etc. Todo ello previsible en gran medida, si es que se hubiera hecho un buen diagnstico en torno a las fuerzas, voluntades, capacidades y recursos existentes en el rea objeto del estudio. Se debe tomar en cuenta que un problema no es la AUSENCIA a una solucin o la FALTA DE ALGO, sino la diferencia entre lo que se tiene y lo que se quiere. As, al plantear el problema central, NO se debe usar frases como FALTA DE y NO HAY, se recomienda el uso de palabras alternativas como: costoso, debilitado, diferente, difcil, escaso, excesivo, improductivo, inaccesible, inadecuado, ineficiente, obsoleto, retraso. Es importante no confundir el problema a ser atendido con la causa que debe controlarse. Se debe identificar un problema, no una necesidad.

Figura 7.

7.4.3 Fijar Objetivo General del Proyecto El objetivo general debe responder a la pregunta: Qu problema ayudar a resolver? En su enunciado mencione el principal problema a responder y en la medida que sea posible use terminologa clara, concisa y simple. No necesariamente el informe lo leer personal relacionado con su rea. Slo aquellos proyectos que presenten objetivos claros, precisos, mensurables y factibles, son sujetos de aprobacin. El objetivo debe interpretar adecuadamente la necesidad u oportunidad que tratar de atender, si se quiere promover su aprobacin. La terminologa empleada en su redaccin tendr un impacto directo sobre aquellos miembros de la organizacin encargados de juzgarla.

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Por tanto, esevidente la conveniencia de utilizar un lenguaje poco complicado y acorde con la cultura organizacional. La probabilidad de que una propuesta sea aprobada crece a medida que su objetivo se apegue a los establecidos por la organizacin. De esta manera la convergencia de objetivos (los del proyecto y los organizacionales) disminuir las crticas y ataques de los encargados de asignar presupuestos. Se mencion que, adems de plantear el objetivo en trminos claros y precisos, es necesario tener en cuenta la viabilidad de alcanzarlos. As, procuraremos expresar tanto el objetivo principal como los especficos en trminos de dimensiones tecnolgicos para aquellos casos en los que se incida directamente sobre las variables que afectan a un paquete tecnolgico, ya sea en su proceso, equipos, productos u operaciones. Como se menciono los objetivos deben cumplir unas ciertas condiciones. 7.4.4 Levantamiento de Diagramas de identificacin de causas Diagrama de Paretto Estratificacin Histogramas Curvas de Control Diagrama Causa Efecto

7.4.5 Identificacin de Causas 7.4.6 Fijar Objetivos especficos Los objetivos especficos deben tener la filosofa SMART: S M A R T Specific Measurable Achievable Relevant Trackable CONCRETO MEDIBLE ALCANZABLE (realista) PERTINENTE TIEMPO

Figura 8.

Los objetivos especficos debe de responder a la pregunta general: Qu se desea lograr con el proyecto? Es importante que los objetivos sean reales, no slo que impresionen, ya que los objetivos sin fundamento le roban credibilidad a todo el proyecto. Objetivos especficos bien escritos identifican:
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A QUIN llegar. QU cambio se lograr. EN QU PLAZO se lograr el cambio. DNDE (en qu ubicacin).

A su vez estos deben ser: Especficos, para evitar interpretaciones distintas. Cuantificables, preferiblemente con medidas numricas, para poder monitorear y evaluar el progreso. Apropiados a los problemas, al objetivo general y para su organizacin. Realistas: realizables, pero estimulantes y significativos. Con una duracin especfica para lograrlos. Cuando escriba los objetivos especficos, use verbos de accin que indiquen un cambio y la direccin que tomar ese cambio. Evite verbos que se refieran a las actividades o a las estrategias de implementacin. Verbos apropiados e inapropiados se presentan a continuacin: Disminuir, Proporcionar, Producir, Establecer/crear, Conducir. Capacitar, Aumentar, Fortalecer, Mejorar, Realzar. Se recomienda identificar de manera general tanto el proyecto como el problema, y luego con esta idea se puede pasar a elaborar un diagnstico. En ese sentido es necesario hacerse las siguientes preguntas: Cul es el proyecto?, lo cual llevar a preguntarse Qu se busca con el proyecto?, Por qu se quiere lograr esto?, Cul es el problema que se quiere solucionar?, Cul es la oportunidad que se quiere aprovechar? El diagnstico es una herramienta fundamental para reconocer las necesidades y los intereses del rea objetivo de la empresa. As, todo diagnstico debe considerar la revisin de sus aspectos sociales, culturales y econmicos. No existe una metodologa especfica o regla fija para la elaboracin de un diagnstico, por lo que independientemente del mtodo usado, lo que todo diagnstico debe lograr es obtener la informacin necesaria que permita cumplir con los objetivos propuestos, para esto si es necesario desarrolle los cuadros, grficos, diagramas y clculos que sean necesarios.

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7.5

DISEO DE PORTAFOLIO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIN Consiste en desarrollar distintas posibles soluciones al problema. Si bien no resulta posible en la mayora de los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para solucionar el problema, entre ms alternativas se tengan va ser mucho ms probable encontrar una que resulte satisfactoria. De todos modos, el desarrollo de un nmero exagerado de alternativas puede tornar la eleccin sumamente dificultosa, y por ello tampoco es necesariamente favorable continuar desarrollando alternativas en forma indefinida. Para generar gran cantidad de alternativas es necesaria una cuota importante de creatividad. Existen diferentes tcnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas, las relaciones forzadas, etc. 7.5.1 Preparacin de alternativas de solucin Para este fin se utiliza la tormenta de Ideas, Jurado de Opinin y el Diagrama del rbol de Decisiones, Determinacin de criterios consistentes con la justificacin. Presupuesto Maestro VAN del proyectista B/C del proyectista Pay Back del proyectista Know How adquirido VAN del cliente B/C cliente Pay Back cliente ROI cliente Calidad Clima Organizacional Efectos Ambientales Efectos sociales Tecnologa

Extrnsecos Intrnseco

Trascendentes

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7.5.2 Anlisis de criterios para cada una de las alternativas

Figura 9.

7.5.3 Eleccin y Seleccin Propuesta Consiste en hacer un estudio detallado de cada una de las posibles soluciones que se generaron para el problema, es decir mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con respecto a los criterios de decisin, y una con respecto a la otra, asignndoles un valor ponderado. Segn los contextos en los cuales se tome la decisin, esta evaluacin va a ser ms o menos exacta. Los siguientes motivos pueden ayudar a tomar la decisin segn el resultado que se busque: Consistencia (motivos trascendentes), ayudar a personas a resolver sus problemas, no a incrementrselos: (Afianzar la unidad, clima organizacional, motivacin de los colaboradores, resultados en la otra persona. Bien Comn). Afianzar el atractivo de la empresa en estudio creando ms valor a su cadena, ser consistentes con la poltica de la empresa. Afianzar la eficacia de la empresa en estudio (en trminos econmicos, financieros, etc. como por ejemplo incrementando el beneficio, mejor VAN, mejor TIR, menor Pay Back, mayor Roi, etc.). Eficiencia (motivos intrnsecos)

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Aprender del Proyecto (Know How) Eficacia (motivos extrnsecos) Resultados extrnsecos para el equipo que realiza el Proyecto (Utilidad, Pay Back). 7.6 DESARROLLO DE LA PROPUESTA Poner en marcha la decisin tomada. La implementacin probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia. Esta parte es conocida como la Solicitud de Propuesta (SDP), que se desarrolla con mayor detalle en la siguiente unidad. 7.7 Definicin del Mtodo o Tecnologa 7.7.1 Aspectos cientficos de la tecnologa aplicada 7.7.1.1 7.7.1.2 7.7.1.3 7.7.1.4 7.7.1.5 7.7.1.6 7.7.1.7 7.7.1.8 7.7.1.9 7.7.1.10 7.7.1.11 7.7.1.12 7.7.2 Balance de Materia Balance de Energa Diseo y/o implementacin de Sistema Operativo Diseo y/o implementacin de Base de Datos Diseo de Arquitectura de Redes Diseo y/o implementacin de protocolo comunicaciones Ecuaciones diferenciales Diagramas tecnolgicos Plano de la herramienta o proceso (flow sheet) Compras Contrataciones Construccin

de

Impacto Econmico Financiero 7.7.2.1 7.7.2.2 Presupuesto Maestro VAN, TIR, PAY BACK B/C, ROI Pasivo

7.7.3 7.7.4 7.7.5

Impacto Ambiental Impacto Social Capacitacin

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7.8

Control de Calidad 7.8.1 7.8.2 7.8.3 Prueba Piloto 1 Prueba Piloto 2 Aprobacin

7.9

Puesta en Marcha

7.10

Conclusin y Recomendaciones En este captulo exponemos, en pocas pginas los principales hallazgos y una discucin o reflexiones alrededor del proyecto estudiado, as como recomendaciones generales.

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