Sictex Manuel des procdures comptables

MANUEL DES PROCEDURES COMPTABLES

SOCIETE SICTEX
La loi n 9-88 relative aux obligations comptables des commerants a rglement le paysage comptable au Maroc et a institu de nouvelles rgles. A ce titre : 1Elle a institu un rfrentiel en matire de normes comptables, principes fondamentaux et mthodes dvaluation et a introduit la notion dimage fidle comme finalit de la comptabilit.

Les principes de base qui doivent rgir la comptabilit, sont : * * * * * * La continuit dexploitation. La permanence des mthodes. Le cot historique. Le principe de prudence. Le principe de clart. Limportance significative.

2- Elle a dfini la forme et le contenu des tats de synthse savoir : * * * * * Le bilan. Le compte produits et charges. Les tats des soldes de gestion. Le tableau de financement. Ltat des informations complmentaires.

Ces tats forment un tout indissociable. 3- Elle a particulirement dfini les rgles denregistrement des oprations et leur support. Les rgles denregistrement ont port sur : *
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Lenregistrement chronologique des oprations.

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* * *

Plan des comptes. Le principes de la partie double. La priodicit de linventaire.

Des supports comptables ont t galement institus titre auxiliaire, tel est le cas : * * du livre journal auxiliaire. du grand livre auxiliaire.

Mais surtout titre obligatoire tel est le cas : * * * * du livre journal. du livre dinventaire. du grand livre. et du manuel des procdures comptables.

La loi sus- indique dispose en effet dans son article 4 : Les personnes assujetties la prsente loi dont le chiffre daffaires annuel est suprieur ou gal sept millions et demi de dirhams (7.500.000 DH) doivent tablir un manuel qui a pour objet de dcrire lorganisation de leur entreprise.

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Prsentation de lentreprise :

La socit SICTEX est une socit anonyme (SA) au capital de 10.000.000,00 de dirhams entirement libr. Elle est sise Casablanca : Route 110 Km 11, Quartier Industriel - Ain Seba. La socit dispose dune unit de production et de fabrication du fil simple et le fil retordu. Cette unit de production est constitue dun seul ateliers dans lequel est effectu le battage, le cardage, ltirage, le rebobinage et la finition. 12Activit professionnelle :

La socit a pour activit professionnelle : Lindustrie et le commerce de toutes matires et produits textiles et plus particulirement la filature et la teinture, Limportation et lexportation de tous produits textiles, et plus gnralement toutes oprations industrielles, commerciales, financires, mobilires ou immobilires pouvant se rattacher directement ou indirectement lobjet social ou tout objet similaire ou connexe. La prise de participation directe ou indirecte dans toutes oprations ou entreprises par voie de cration de socits existantes ou encore par voie de commandite, dachat de titres, droits sociaux de souscription, dapport de bien en nature ou autrement. La cration, lacquisition, la prise bail, la location et lexploitation de toutes industries et de tous commerces. La gestion de toutes affaires, entreprises ou socits, immobilires ou mobilires, financires, industrielles, agricoles, commerciales, maritimes ou minires. Lachat, la vente et lchange de toutes valeurs mobilires et de toutes parts dintrts. Lobtention, la concession, lexploitation et la vente de tous brevets.
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Lacquisition de toutes proprits urbaines ou rurales, bties ou non, ldification de toute constructions, lexploitation de ces proprits, soit directement, soit par voie de location, soit par tout autre mode et ventuellement leur revente. La socit a pour activit principale la production et la commercialisation des foulards. La socit a largi son processus de production dautres activits savoir le velours et les charpes. Les ventes de la socit couvrent exclusivement le territoire national. La matire premire est acquise localement ou importe de ltranger. 13Donnes sommaires

Les donnes sommaires de la socit SICTEX se prsentent comme suit : - Forme Juridique - Capital - Sige Social : : : Socit Anonyme (S.A.) 10.000.000,00 de dirhams Route 110 Km 11 Quartier Industriel - Ain Seba 31799 - Casablanca 623999 32400250 35-78-84 / 85 35-78-86 Ahmed Chekroun

- Registre du Commerce : - Identification fiscal - Patente - Tlphone - Fax : : : :

- Prsident du conseil dadministration: Ladministrateur Dlagu : Ali Chekroune

- Chiffre daffaires moyen (4 ans) : 13.000.000,00 DH 14- Administration de la socit La socit est administre par un conseil dadministration. Un prsident du conseil et un administrateur dlgu. Ladministrateur dlgu est assist dun Directeur technique. Les niveaux oprationnels sont grs par des chefs dquipe.
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La socit est organise autour de trois divisions : la division production, la division commerciale et la division comptable et administrative. La division commerciale est gre par le Directeur gnral. La division administrative se compose de trois sections savoir, le service comptabilit et administration, le service du personnel, et les achats.

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Service Personnel

Le service personnel est administr par un responsable du personnel qui agit en tant que points communs entre ladministration et les salaris de la socit et entre la socit et les organismes sociaux (CNSS, inspecteur de travail, etc...). Il vise dvelopper un langage commun au sein de la socit et contribue leffort de cohrence et defficacit de lensemble des fonctions de la socit. Il assiste la bonne marche et lexcution des tches quotidiennes du bureau du personnel. Le systme de traitement de paie de la socit est informatis, le matriel utilis est un micro ordinateur de 16 MO et capacit disque 360 MO, un logiciel de paie .le responsable du service personnel procde 2 sauvegardes. 22 Tches Principales : Les principales taches du responsable du personnel sont les suivantes : - Il supervise toutes les activits lies au personnel. - Il joue un rle majeur dans les recrutements par la ralisation des tests psychotechniques et dentretiens prliminaires avant la runion du candidat avec le directeur gnral. - Il assure le suivi de ladministration des avantages sociaux au personnel. - Il entretient de solides liens professionnels avec les services sociaux de la place ( C.N.S.S., Inspecteur de travail, etc ... ) - Il conseille le Directeur Gnral en matire sociale et participe aux ngociations avec le personnel. - Il sassure que les lois relatives la lgislation du travail en vigueur sont respectes. - Il sassure que tous les imprims du personnel sont utiliss et que toute opration avec le personnel est supporte par un document autoris. - Il sassure que le personnel respecte toutes les politiques et procdures de la socit en matire de personnel. - Il signe le journal de paie avec le Directeur Gnral et le Comptable. - Il soumet les heures supplmentaires lautorisation de la Direction Gnrale de la socit.

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- Il convoque, slectionne et engage le personnel suivant les demandes et les besoins en personnel subalterne et veille sur le respect de la procdure d recrutement. - Il sassure que les rmunrations des ouvriers et employs sont bien gres et comptitives et ce, en collaboration avec le directeur gnral. - Il planifie et contrle la prsence en collaboration avec les chefs de dpartement. - Il soccupe de ltude des salaires et avantages sociaux en comparaison avec la concurrence. - Il soccupe des dmarches administratives pour lobtentions des permis de sjour pour les trangers. - Il assure et fait respecter les rgles et les rglements internes en matire de travail. - Il sassure que les dossiers du personnel sont jour et que toutes les modifications du salaire ou des avantages sociaux sont supportes par des documents autoriss. - Il traite les accidents de travail et fait le suivi des remboursements. - Il reoit les dossiers mdicaux et suit le paiement. - Il assiste la prparation de la paie du personnel. - Il tient jour les demandes demploi et les classe par dpartement. - Il soccupe des temporaires ( cartes de pointage, paiement, dossiers ). - Il traite les problmes sociaux avec diplomatie. - Il veille sur le respect de la lgislation du travail. - Il informe le Directeur Gnral des problmes qui peuvent saggraver. - Il sassure que le rglement interne est constamment respect. - Il recueille dpartements.. les valuations annuelles au prs des chefs des

- Il sassure que les conditions de travail des ouvriers sont conformes aux exigences sanitaires et dhygine. - Il tabli la synthse de la prsence mensuelle pour le calcul de la paie. - Il souligne les retards et tabli les rappels lordre ce sujet. - Il sassure que la socit respecte toutes les lois locales et
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gouvernementales concernant le personnel. - Il maintient les relations sociales dans un climat convenable pour atteindre les objets oprationnels. - Il gre la mdecine du travail en corrlation avec le mdecin du travail et linfirmire. - Il gre les remboursements dossiers de de lOFPPT. la formation professionnelle et les

23. Tches occasionnelles : Il devrait tre en mesure dassumer toute autre responsabilit qui pourrait lui tre confie par la direction ( Recouvrement, Achats et relations publiques etc ... ). 24. Tches standards : - Sassurer que tous les ouvriers arrivent au travail ponctuellement, portant luniforme correct. - Participer la cration dune quipe de travail efficace en jouant un rle actif dans des activits sociales, de scurit et de dveloppement. - Prendre une part active la formation des ouvriers et employs, en sassurant quils reoivent les techniques et les connaissances ncessaires afin de pouvoir faire leur travail avec une efficacit maximum. - Sassurer que tous les ouvriers et employs comprennent parfaitement et acceptent les procdures de la socit relatives au feu, hygine, sant et scurit. - Grer les archives de la socit 25 Activits sociales

Le service du personnel devrait jouer un rle actif dans le maintien dun climat social appropri en organisant des manifestations caractre social et culturel pour les employs et leur famille, il sagit notamment : - Des conventions mdicales. - Des conventions avec les organismes de crdit et les banques. - Des colonies de vacances, achoura, etc...
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- Des excursions - Des manifestations sportives ou culturelles. 26 Gestion du personnel temporaire - Le service du personnel devrait tenir un planning des dparts en cong du personnel occasionnel est veille ce que la dure continue du travail de lemploy temporaire ne dpasse jamais 11 mois y compris le cong annuel. - Il devrait tablir le planning des retours (recrutement nouveau) en fonction des besoins et du dlai ci-dessus mentionn. - Il devrait tablir le contrat dembauche occasionnel nouveau et le faire lgaliser par lemploy. - Il veille la constitution dun dossier par employ avec tout ses contrats dembauche. 27 Gestion des entres et sorties :

Certains aspects de lorganisation pratique mritent dtre souligns en raison de lincidence nfaste sur le fonctionnement de la socit et des activits quotidiennes. A ce titre, il serait trs recommand davoir une porte dentre pour le personnel et une autre pour lentre et sortie de la marchandise. La porte dentre du personnel sera garde par un pointeau qui assurera le contrle des cartes de pointages. 28 Runions priodiques:

Priodiquement la Direction Gnrale convoquera lensemble des chefs de service pour une runion dont lordre du jour consisterait en ltude du rapport mensuel dactivit et les points spcifiques de la Direction Gnrale. Lors de cette runion, le responsable du personnel prsente la runion les aspects sociaux de la socit : effectifs, recrutements, dparts, etc... 29 Rglement intrieur / statut du personnel :

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Llaboration de ces deux documents dfinissant dune faon gnrale, puis particulire, les relations de travail entre lemployeur et lemploy constitue une assise lgale de lactivit de la Socit. Ces deux documents devraient tre tablis en conformit avec la rglementation du travail en vigueur et affichs dans les locaux de la socit. 291 Horaire de travail :

Les horaires tant laisss linitiative de la socit, il appartient au service administratif dlaborer des propositions objectives bases sur des tudes de productivit et de rentabilit du personnel en quantifiant limpact des horaires de travail sur la productivit et sur le rendement du personnel. 292 Prparation de la paie :

Le service du personnel assume la prparation de la paie du personnel et ce titre : Procde la collecte et la prparation des informations de base pour le calcul des salaires et solde de tout compte provenant des diffrentes sources (cartes de pointage, feuilles de prsence, barmes de calcul, dductions sur salaire, etc...). Vrification de tous les bulletins et journaux de paie. Prparation des modes de paiement de la paie. Prparation de lenregistrement comptable de la paie. Prparation des diffrentes dclarations sociales et fiscales : Retraite, Scurit Sociale, Impts sur le Revenu, etc... Ltablissement des dossiers des prts au personnel. Suivie des prts au personnel et leur remboursement sur des fiches extra comptables. Suivi des avances au personnel et leur remboursement sur des fiches extra comptables.

293 Collecte et vrification des informations de base de la paie.

2931 Employs avec carte de pointage :

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A la fin de chaque de mois, le responsable du personnel tabli un tat de prsence sur la base des cartes de pointage, les jours travaills sont indiqus sur chaque carte par lhorodateur. Il lui appartiendra de veiller ce que toutes les heures supplmentaires soient dment approuves sur des imprims spciaux. Les heures supplmentaires doivent tre pralablement approuves par le Directeur Gnral et les chefs des dpartements. Les cartes de pointage prpares par le pointeau pour la priode suivante devront galement tre revus par le service du personnel et compares avec la liste deffectif, afin de sassurer quil nexiste pas de carte fictive. Il est signaler que le service comptable na aucune responsabilit en ce qui concerne lattribution des numros de pointage. Ceux-ci doivent tre attribus par le service du personnel en fonction des numros du registre du personnel. 2932 Employs sans carte de pointage : Les employs qui nont pas de carte de pointage sont gnralement les employs administratifs et les chefs de service. Ces employs margent, larrive et au dpart une feuille de prsence qui est approuve par le chef de dpartement et transmise au service du personnel pour la prparation de la paie.

2933 Calcul des Salaires

Le service du personnel vrifie pour chaque employ le nombre de jours travaills et opre la saisie sur le programme informatique destin cet effet et procde la dduction des cotisations sociales et fiscales selon les barmes en vigueur au niveau du systme informatique. Il dite le journal de paie et le transmet au Comptable et au directeur gnral pour signature avant validation et dition des bulletins de paie. Pour le personnel pay par chque, le Comptable prpare les chques correspondants. Les chques de paie signs sont ensuite remis au Comptable qui les distribuera au personnel.
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2934 Rglements par Chques

Tout chque qui naura pas t distribu dans la mme journe devra tre retourn par le Comptable la Direction Gnrale. Les chques des salaires non rclams dans les 60 jours de leurs date dmission, seront annuls.

2935 Rglements en Espces

Le Comptable tabli un chque global pour le montant des salaires rgler en espces, le montant est remis au service du personnel qui procde aux rglements en compagnie dun agent comptable au vue des fiches de paie prsentes par le personnel. Chaque employ signera le bulletin de paie. Ce document servira de justificatif et devrait tre class dans ce service. Si un employ ne se prsente pas le jour de la paie, son salaire sera conserv par la Direction Gnrale pendant 60 jours auprs du service comptabilit. Le service personnel devra tenir un livre des salaires non rclams sur lequel seront enregistrs : Le nom de lemploy, le montant du salaire et le mois de paie.

294 Comptabilit et Dclarations Sociales et Fiscales

Aprs le calcul des salaires proprement dits, le service du personnel, doit galement: - Prparer limputation comptable des salaires. - Prparer rgulirement toutes les dclarations sociales et fiscales : assurances, retraites, scurit sociale, impts sur le revenu, etc... et veiller ce que les rglements correspondants soient raliss la bonne date.

295 Tenue des Registres Sociaux

Le service du personnel doit tenir jour : Le fichier du personnel et le mettre jour rgulirement. - Le registre des congs.

- Le livre de paie.

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296 Ecritures comptables : Les critures des oprations relatives aux dclarations sociales et de la paie sont effectues par le service de la comptabilit sur la base du journal de paie et les dclarations tablies par le service du personnel.

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31 Intervenants externes Les intervenants externes qui agissent dans le domaine comptable sont exclusivement lExpert Comptable et les consultants. 32 LExpert Comptable

La socit est assiste par un cabinet daudit et dorganisation en matire comptable juridique et fiscal. Les comptes de la socit font lobjet dun contrle et danalyse des comptes comptables chaque trimestre par ledit cabinet. Il procde au contrle des comptes de bilan actif et passif, ainsi que les comptes de produits et charges. Ledit cabinet procde galement Le mme cabinet procde lorganisation et la mise en place de nouvelles procdures dorganisation en matire de comptabilit, en matire informatique et en matire de gestion de stocks. La socit est assiste en matire de conseil juridique et fiscal par le mme cabinet qui tabli des notes dinformation aux services concerns comprenant toutes les modifications en matire juridique et fiscal. Ledit cabinet assiste pour ltablissement des tats de synthse de fin danne et il tabli un rapport comparatif sur lexploitation de lanne compare celle de lanne prcdente. 33 Le commissaire aux comptes En application de la loi 17-95 relative aux socits anonymes, lAssemble des actionnaires nomme annuellement un commissaire aux comptes en vu de certifier les comptes de la socit. Le commissaire aux prescriptions lgales. comptes exerce ses fonctions conformment aux

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Service Comptable

Le service comptable de la socit assure deux fonctions principales au sein de la socit : Une fonction comptable exerce sous le contrle dun expert comptable qui assure la supervision des critures, le contrle du calcul des cots et ltablissement des tats de synthse. Une fonction financire exerce avec lassistance du directeur gnral. 42 La fonction financire :

La fonction financire tient grer les ressources financires de lentreprise et traduire toute dcision en termes montaires. Pour se faire, elle est tenue de privilgier tout moment une double dmarche. La recherche de la rentabilit. La prise en compte des risques dans cette recherche de rentabilit. Le rle du financier, assurant la dite fonction consiste : Contrler par le biais de la comptabilit gnrale, le systme dinformation interne de lentreprise. Grer et protger les actifs de la socit. Dfinir une politique financire consistant essentiellement en lanalyse de lallocation et de lobtention des ressors en collaboration avec le directeur gnrale et les autres responsables des socits du groupe. Fournir des informations sur la situation quotidienne de la trsorerie et ventuellement sur la situation du besoin en fonds de roulement. Assurer lquilibre financier de la socit. Etablir les budgets de trsorerie et placer les disponibilits de trsorerie dans des conditions optimales. Grer les relations avec les pourvoyeurs de fonds notamment les banques.

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La fonction comptable

La fonction comptable traite linformation financire de manire la mette la disposition des diffrents utilisateurs en temps opportun. De ce fait, elle repose sur un certain nombre de principes de base, savoir : Saisie et traitement, de manire exhaustive, de tout fait, vnement ou situation n dans lexercice en conformit avec les principes comptables et fiscaux. Rcapitulation des rsultats de ces traitements de faon claire et sans compensation entre eux. Organisation des oprations dinventaire de fin dexercice. Prsenter les dites informations conformment aux rgles en vigueur. Garantie de la transparence et de la fiabilit des traitements depuis leurs origines jusqu leur aboutissement aux tats de synthse. Prsentation des dites informations conformment aux rgles en vigueur. Par ailleurs avec la comptabilit analytique, la comptabilit gnral doit fournir tous les lments de nature clairer les prises de dcision. Ainsi, parmi les objectifs essentiels on peut citer : Connaissance des cots des diffrentes fonctions de la socit et divers stades. Explication des rsultats par comparaison des cots aux prix de revient. Etablissement des prvisions et des budgets. Explication des carts entre les prvisions et les ralisations. 44 Les acteurs du service comptabilit

Le service comptabilit est administr par un Comptable assumant toute les taches : Achats- Fournisseurs, , Clients- Ventes, banque - trsorerie et une Secrtaire.

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Le Comptable

Le Comptable est le point dintersection des systmes dinformation de la socit, larchitecte et le miroir de son quilibre financier, bras doit du directeur gnral, il devrait tre en mesure de fournir tout moment linformation pertinente pour les besoins de prise de dcision, il devrait en outre, disposer de solides connaissances en matire comptable et fiscale. Homme de confiance et de confidence, il doit avoir le sens de lorganisation et de la direction . Agissant au centre du systme dinformation, il devrait avoir le sens du contact et de la diplomatie pour russir. 4411 Les attributions : Les principales attributions du Comptable sont les suivantes : - Conception des cadres et tats comptables et financiers produire par les divers services pour les besoins dinformation de la direction gnrale, des autres dpartements et des tiers - Mise en place des procdures comptables ncessaires la sauvegarde et la protection du patrimoine de la socit. - Mise en place des procdures ncessaires lenregistrement des oprations de la socit conformment aux rgles comptables en vigueur. - Contrler et valider les travaux effectus par le personnel du service. - Etablissement des situations comptables priodiques comparatives. - Expliquer les variations qui dcoulent de ces situations comptables. - Calculer des principaux indications financiers et le suivi de leur volution. - Assurer les relations avec les banques et veiller lquilibre financier. - Expliquer les carts entres les prvisions et les ralisations. - Contrler les tats lgaux priodiques TVA - IGR - IS, autres impts et procder leur comptabilisation. - Contrler les dclarations CNSS, Mutuelle et retraite. - Vrifier la paie. - Vrifier et contrler les rglements avec les pices justificatives.
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- Suivi des crdits accords par les banques tels que les taux descompte, chelles dintrts etc .... - Vrifier et contrler les agios bancaires. - Assurer la gestion financire et le suivi de la trsorerie. - Assurer le suivi des dates de valeur et les ngocier avec les banques dans des conditions prfrentielles. - Tenir la comptabilit gnrale de la socit conformment aux rgles de la loi comptable. - Arrter priodiquement la comptabilit et fournir les rsultats. - Fournir les lments ncessaires au calcul du prix de revient (achats, ventes, stocks, et les charges...) - Contrle de la balance mensuelle clients et fournisseurs. - Contrler les rapprochements bancaires et signaler les anomalies au directeur gnral. - Signer et dater les rapprochements bancaires et sassurer quils ont t tablis en temps opportun. - Contrler les pices de caisse et sassurer de leur chronologie numrique. - Vrifier que les pices de caisse sont cachetes pay et saisi. - Procder aux contrles inopins des caisses et tablir des procs verbaux des comptages. - Veiller au respect du fonds fixe de la caisse. - Vrifier la squence numriques des pices de caisses. - Le livre de caisse doit tre arrt la fin de chaque mois, sign par la personne qui le prpare, le contrle, et par la Direction Gnrale. - Il contrle les travaux de laide comptable fournisseurs - achats. - Il contrle les travaux de laide comptable clients - ventes. - Il contrle les travaux de lopratrice. - Il assure des liens privilgis avec les banques, ladministration des impts et les collectivits publiques. - Il assure les relations avec lexpert comptable et le commissaire aux comptes. - Il participe aux inventaires des stocks et leur rapprochement y compris ceux des magasins.
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- Il suit les encaissements des chques et des effets clients. - Il gre le fichier des immobilisations, suit les amortissements et les provisions. - Il calcul les provisions pour dprciation et les soumet la direction pour approbation. Il contrle les situations clients et fournisseurs. - Il dite le grand livre la fin de chaque mois et le classer par compte et par mois. - Il analyse les comptes mensuellement et justifie tout cart ou erreur le mois mme. Les situations dlicates doivent tre communiques la direction gnrale. - Il vrifie et contrle les analyses des comptes fournisseurs, clients et le reste des comptes de bilan et les comptes des charges et produits. - Il prpare des travaux dinventaire de fin danne. - Il prpare les projets des tats de synthse de fin danne. - Il tabli des tats comparatifs des comptes de produits et charges et explique les variations qui en dcoulent. - Il calcule les cots par magasin, le chiffre d'affaires par magasin et les rsultats. - Calculer les frais du personnel, et les marges par magasin. 4412 Elment du tableau de bord communiquer par le Comptable Le Comptable est tenu de prparer un certain nombre de donnes et dinformation pour la direction gnrale pour les besoins de sa gestion. Dautres lments peuvent tre fournis la demande. La frquence des informations fournir peut tre hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle. Hebdomadairement Les informations fournir titre indicatifs chaque semaine, sont les suivantes: - Situation de trsorerie - Situation des effets payer. - Situation des effets recevoir. Dautres informations peuvent tre demandes au Comptable. Mensuellement / Trimestriellement
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Les informations fournir chaque mois ou chaque trimestre, titre indicatif, sont les suivantes: Les achats du mois / trimestre Les ventes du mois / trimestre Les charges de la priode Le cot de production en collaboration avec lexpert comptable. La masse salariale et son volution. Les investissements. Les rsultats du trimestre. Les stocks valoriss. La situation des clients par anciennet des crances. La situation des fournisseurs. Lchancier des effets payer. Lchancier des effets recevoir et autres valeurs en portefeuille.

Annuellement Les informations et tats produire annuellement sont, titre indicatifs, les suivants Les comptes sociaux annuelles. Linventaire. La justification des soldes. Le calcul des impts payer en collaboration avec lexpert comptable. Les balances gnrales, clients et fournisseurs. Le grand livre. Les livres lgaux. Lanalyse des frais par nature et par section. Les ratios significatifs de la socit et leur volution. Le tableau des marges et leur volution.

Ponctuellement Le Comptable devrait tre mme de fournir la direction, en tout moment, toute information caractre comptable et financier pertinente et en temps rel. Ce ci constitue une obligation pour le systme dinformation comptable. 51 Le taches du comptable relatives aux Achats et les fournisseurs

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Le Comptable assume lui mme les oprations comptable affrentes aux achats et aux fournisseurs et aux comptes de charges.

Il sagit dune fonction cl du systme comptable qui alli des comptences comptables et des comptences danalyse. Cette fonction constitue galement sur point de contrle critique du systme de contrle interne puisquelle permet de sassurer que les fournisseurs ne sont rgls que lorsque la prestation a t lieu reu (bon payer) et que le prix factur est conforme au prix du bon de commande. De mme, cette fonction assure lanalyse des comptes crditeurs et justifie les dettes circulantes de la socit. En outre, elle gre la TVA dductible travers les rglements des fournisseurs. 52 Les attributions :

Les principales attributions relatives aux achats et aux fournisseurs sont les suivantes : - Tenir la comptabilit fournisseurs et des cranciers divers conformment aux normes comptables marocaines. - Assurer la gestion des comptes fournisseurs et assurer leur suivi. - Justifier les avances aux fournisseurs et les analyser rgulirement. - Confectionner les tats priodiques de la TVA dductible et les soumettre au Comptable pour contrle. - Arrter une comptabilit fournisseurs mensuellement. - Enregistrement des factures ds leur rception et contrle avant leur soumission au directeur gnral pour donner le bon payer . - Lenregistrement des factures permet de ne pas garer les factures. Dans le cas contraire, cela risque dentraner un litige avec le fournisseur et ventuellement, la date de clture le report dune charge sur lexercice suivant. Avant tout paiement, il doit : - Comparer les lments du bon de commande avec ceux de la facture et du bon de rception, puis comptabiliser la facture.

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- Joindre au chque, effet ou virement, le bon de commande, la facture et le bon de rception. - Vrifier que le dlai de rglement demand par le fournisseur concide avec celui qui a t ngoci. - Le Directeur gnral aprs neutralisation des trois justificatifs (soit en apposant sa griffe, soit en apposant un tampon pay ). - Les justificatifs annuls sont retourns laide comptable pour archivage. - Le chque ou virement est directement post au fournisseur par le directeur gnral (ou sa secrtaire), en aucun cas, le chque sign ne doit revenir la comptabilit. - La socit devrait exiger de ces fournisseurs des factures conformes la rglementation fiscale en vigueur. Ces factures devraient porter les rfrences fiscales exiges notamment le numro de la patente, numro TVA, registre commerce, etc... Le comptable fournisseurs doit galement procder : - La prparation des dclarations de la T.V.A. dductible et les tats qui la justifient. - Suivi des dossiers importations. - Contrle de la caisse et passation des critures. - Prparer les demandes de rglement des fournisseurs et autres crditeurs (honoraires, R.A.D., PTT, etc...). - Tenir jour les dossiers des comptes crditeurs. - Prparer la balance mensuelle des comptes crditeurs. - Contrler les prix et les quantits avec le bon de commande et le bon de livraison sign. - Contrler lexactitude arithmtique de la facture et sa conformit aux rgles en vigueur. - Vrifier lexistence du visa de conformit du service demandeur. - Vrifier la signature du rceptionnaire de la marchandise ou du service. - Sassurer que la facture a t bien enregistre au registre courrier. - Etablissement des documents et analyses relatifs aux oprations avec les fournisseurs. - Analyser les comptes fournisseurs rgulirement.
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- Suivi des fiches fournisseurs extra comptable. - Sauvegarder et classer les pices comptables obligatoires tels que : . La facture, bon de commande, bon de rception et bon de livraison fournisseurs. . Balance fournisseurs. . Grand livre fournisseurs. . Journaux de saisie. Rceptionner et contrler les factures fournisseurs avec les pices justificatives (bon de commande, dachats, bon de livraison fournisseurs et le bon de rception interne). Comptabiliser les factures dachats et de charges externes. Imputer les critures dachats et de charges externes. Faire les additions ncessaires des critures passes de leur contrle.

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Elments dinformation fournir pour le tableau de bord

Les lments dinformation fournir pour le tableau de bord peuvent tre mensuelles, trimestrielles ou annuelles.

Mensuellement / Trimestriellement
Les lments dinformation fournir mensuellement ou trimestriellement sont les suivants : Les achats du mois. Les charges externes du mois. Le solde des comptes fournisseurs et effets payer. Rapprochement bancaires. T.V.A. rcuprable. Les effets payer du mois.

Annuellement
Les lments dinformation fournir annuellement sont les suivants :

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Les soldes des Fournisseurs. La balance des fournisseurs. Les achats annuels. Justificatif des soldes des comptes fournisseurs et effets payer. Justification du compte TVA rcuprable. Analyse des comptes de charges. Ponctuellement Le Comptable devrait fournir en tout moment, les informations et tats de gestion sur les comptes fournisseurs, achats et charges externes.

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Les attributions du Comptables relatives aux Clients et aux Ventes

Le Comptable est form aux techniques comptables et fiscales pour veiller sur le respect des obligations de fond et de forme pour lenregistrement des factures de ventes et ltablissement des dclarations T.V.A..

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Attributions

Les principales attributions sont les suivantes : Veiller ce que chaque dossier client comportera le bon de commande, bon de livraison cachet par le client et la facture de vente. Les factures doivent tre pr numrotes et prpares au fur et mesure des livraisons. Elle devraient mentionner le mode de rglement. Les bon de livraison remis par le service magasin doivent tre cachets par les clients. Le service comptabilit clients doit tre avis de tout retour de marchandises et recevra une copie du bon de retour. Les avoirs pour retours seront signs pour approbation par la direction gnrale et le responsable commercial qui contrle aussi lmission de tous les avoirs et recherchera les causes de ceux-ci. Les avoirs seront comptabiliss par le service comptabilit clients qui disposera dun exemplaire de lavoir sign par le responsable commercial. Enregistrer les chques et traites reus et les imputer dans les comptes appropris. Relancer les clients et suivre les crances impayes en collaboration avec le responsable commercial. Les bons de commandes clients doivent tre grs par le service client en concertation avec le service commercial. Lanalyse des comptes clients pourrait tre rapide et simple si le service clients disposait dun listing de compte clients par antriorit des soldes (balance ge). Cette balance dtaillerait par client la place de chaque facture dans lchancier cre. Par lanalyse dun tel document, le service clients pourrait dtecter rapidement les anomalies et, si besoin est, prvenir le service commercial pour

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quil interrompe des livraisons destines un client prsentant des risques importants dinsolvabilit ou dans le cas ou le client na pas communiqu le numro denregistrement de son exportation pour solder ladmission temporaire en instance. Le service comptabilit clients sur la base de cette balance ge peut procder des relances des factures impayes. Le systme de relance devrait tre instaur et approuv par la direction gnrale. Le service commercial doit tre prvenu des ruptures de paiement (retour deffet impays) afin de pouvoir dterminer un nouveau montant de crdit autoris pour cette catgorie de clients. Les dossiers clients devraient contenir une copie de la lettre adresse la douane et accuse rception par le client pour les admissions temporaires dcharges.De mme, pour les fiches vertes qui sont obligatoires. Ce qui une incidence sur le temps ncessaire pour solder une importation en admission temporaire, tant donn que chaque vente lexport doit tre dcharge sur ladmission temporaire objet de cette facturation. Les factures doivent tre signes par la direction gnrale. La mention pay le ... doit tre porte sur les factures clients payes. Le service comptabilit client doit disposer dune liste de prix accords aux clients ou de copies des contrats ou conventions. Il doit vrifier que les prix facturs sont conformes la liste des prix ou aux contrats. Il rceptionne les factures, procde au contrle arithmtique et les comptabilise dans les comptes appropris. Il participe aux inventaires annuels des magasins et des dpts. Il doit tablir la liste des encaissements par mois et la T.V.A. collecte y affrente et les soumettre au Comptable pour contrle. Il assure le suivi et le contrle des comptes clients, des chques encaisser et deffets recevoir. Il contrle les plafonds des crdits et soumet les dpassements lautorisation du directeur commercial ou celle du directeur gnral Il gre les impays clients, effets recevoir et les effets lescomptes. Il assure le suivi des fiches extra comptables clients et les compare priodiquement aux grand livre et analyse les carts. Il assure la sauvegarde et le classement des pices comptables obligatoires (factures, bons de livraison et bon de commande clients). Il dite, analyse et classe les documents comptables suivants :

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balance clients grand livre clients journaux de saisie

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Elments du Tableau de Bord Communiquer :

Mensuellement
Certains lments du tableau de bord de gestion sont fournir mensuellement : Une balance clients. Une balance clients par anciennet de solde. Les ventes par clients. Les ventes par produits. Les encaissements du mois. La TVA du mois. Les impays du mois. Les analyses des comptes clients et de ventes et leur justificatif. Les ratios clients significatifs et leur volution.

Annuellement
Outre les lments du tableau de bord ci-dessus qui devraient tre prpars pour tout lexercice, certaines informations et tats doivent tre prpars pour les besoins de la gestion sur une base annuelle. Il sagit notamment : Les soldes clients par anciennet. Les crances suprieures un certain dlai fixer par le directeur de la socit. Les encaissements de lanne. Les retours dimpays par client. Les ventes de lexercice. Les ventes par clients et par produits. Les produits vendus par clients. La justification des soldes. Ainsi que toute information juge utile pour la gestion.

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Informations ponctuelles
Le responsable des ventes et des clients devrait tre en mesure de produire tout moment linformation pertinente en temps rel la demande de la hirarchie et concernant les ventes, les clients et les comptes chques encaisser et effets recevoir.

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71 La secrtaire La secrtaire est une collaboratrice du Directeur Gnrale et elle assume des fonctions comptables : Il sagit dune secrtaire comptable qui opre les imputations comptables sur le programme destin cet effet. Elle dispose dune qualification comptable et une exprience en matire de saisie. Elle est qualifie en matire de classement et dorganisation du bureau. Elle matrise les outils Microsoft pour les besoins en secrtariat des services comptables. 72 Attributions

Les principales attributions du poste de lopratrice sont les suivantes : Saisir les journaux comptables prpars par les comptables et le Comptable. Editer la balance gnrale, balance clients, balance fournisseurs, grand livre, etc... Suivi des relances clients en collaboration avec le Comptable. Assurer les travaux administratifs de ce service ainsi que son secrtariat. Oprer tous les travaux de saisie sur ordinateur. Le classement des documents comptables et des journaux dits. Envoi du courrier du service comptable. Rception du courrier du service comptable. Ds rception du courrier, il doit tre enregistr sur un cahier darrive du courrier mentionnant : - la date de rception, - le nom ou la raison sociale de lmetteur du courrier. - lobjet. Concernant les factures fournisseurs, elles doivent tre inscrites sur un des deux registres avant leur dispatching : - Arrive factures Maroc - Arrive factures Etranger Ces registres comportent les rubriques ci-aprs :

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Numro dordre Date Raison sociale Montant de la facture

Elle doit en outre tenir un registre des valeurs mises en chques et effets. 73 Elments dinformation fournir pour le tableau de bord

Les lments dinformation fournir par lopratrice pour le tableau de borde sont constitus essentiellement par les tats informatiques diter et prsenter ventuellement sur des formats Bureautique tels que le word ou lexcel. Dautres travaux peuvent tre exigs de lopratrice la demande de la hirarchie.

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Systme comptable

La comptabilit de la socit est tenue selon le principe de la partie double. Le systme de traitement comptable de la socit est informatis, le matriel informatique utilis est un micro ordinateur RAM 16 MO et la capacit disque 360 MO. La socit dispose dun logiciel SAARI pour le traitement comptabilit. Le responsable du service de la comptabilit procde pour la protection et la sauvegarde de la comptabilit de la socit deux sauvegardes des donns comptables. 81 Dclarations Le responsable du service comptabilit procde ltablissement de toutes les dclarations fiscales et comptables ( TVA- Acomptes- IGR- Bilan ) . Elles sont ensuite soumises lexpert comptable pour contrle mensuellement.. 82 Les ditions

Le service comptabilit procde aux ditions des tats suivants : - Balance fournisseurs - Balance clients - Balance gnrale - Journal achats - Journal ventes - Journal banques - Journal caisses - Journal des oprations diverses - Grand livre gnral - Grand livre clients - Grand livre fournisseurs et en plus ldition des travaux extra- comptables qui sont traits dans le mme systme et qui serviront pour le calcul du prix de revient et autres tableaux de bord pour les besoins du service.

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83 Scurits La scurit du systme informatique devient de plus en plus un point proccupant pour la socit. Cest pour cette raison quelle a mis en place un certain nombre de mesures pour sauvegarder et protger les donns. Pour limiter les accs abusifs au systme informatique et limiter au maximum toute perte de donnes, chaque service a mis en place : - Un systme de mot de passe. - Un systme de sauvegarde dans un double de disquette. - Des ditions priodiques

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90 Les documents comptables Les documents de la comptabilit sont constitus dun plan comptable, les journaux, le grand livre, les balances et les registres lgaux. 91 Plan comptable Le plan comptable de la socit est inspir du plan comptable gnral des entreprises contenu dans le code gnral de la normalisation comptable. Le plan comptable de la socit ne prsente pas de grande particularit par rapport au CGNC. Il est joint en annexe. 92 Journaux Les journaux utiliss sont les suivants : Journal Achats : Le journal Achats est compos des rubriques suivantes de gauche droite : la date de la facture, limputation des comptes crditer, la dsignation, le montant de la facture et limputation du compte dbiter. Un modle de journal des achats est joint en annexe. Journal Caisse Le journal caisse est compos des rubriques suivantes de gauche droite : la date de la facture, le bon de caisse, limputation des comptes, la dsignation, les recettes, les dpenses et les soldes. Un modle de journal de caisse est joint en annexe. Journal Ventes : Le journal ventes est compos des rubriques suivantes de gauche droite : la date de la facture vente, limputation du compte dbiter, la dsignation, le montant de la taxe, la T.V.A. facture, le montant T.T.C. et limputation du compte crditer. Un modle de journal des ventes est joint en annexe.
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Journal Banque : Le journal banque est compos des rubriques suivantes de gauche droite : La date de lavis de dbit, le crdit ou du chque mis, limputation des comptes, la dsignation, les recettes et les dpenses. Un modle de journal des banques est joint en annexe. Journal Oprations Diverses Le journal des oprations diverses est compos des rubriques suivantes de gauche droite : La date de lcriture, limputation des comptes, la dsignation, le montant dbit et le montant crdit. Un modle du journal des oprations diverses est joint en annexe. 93 Grands livres

Les grands livres utiliss sont les suivants : - Grand livre gnral - Grand livre clients - Grand livre fournisseurs 94 Balances

Les balances utiliss sont les suivantes : - Balance gnrale - Balance client - Balance fournisseur 95 Registres lgaux

Les livres lgaux cts et paraphs sont runis par la socit dans un seul livre, la socit reproduit sur ce livre le bilan et le compte de produits et charges de chaque exercice ainsi que linventaire du stock dudit exercice..

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La socit tient galement les registres suivants : Registre des assembles Registre des associs Registre des transferts de parts

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100 Traitement des donns : Exploitation saisie et classement

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Ventes

1011 Commandes Les commandes clients sont gres par le Directeur Gnral. Elles sont parfois reproduites sur un bon de commande client interne de la socit, le responsable du service procde la rpartition de la commande client par nature de produit command pour les transmettre au magasin. Le responsable du magasin jour le stocks, des produits finis, commands afin de savoir le disponible des produits : Sur la base des bons de commande clients interne, la magasinier tabli le bon sorti de produits finis signs par lui-mme et le responsable gestion de stock. Sur la base des bons de commande client interne, signs par le magasinier et le responsable gestion stock, le service facturation tabli des bons de livraison clients. Ces bons de livraison sont signs par le magasinier et le client et ou le transporteur accrdit. 1012 Livraisons Les sorties de magasins font toujours lobjet dun bon de sortie tabli par le magasinier et qui est transmis au gardien. Le gardien procde un contrle avant la sortie. Les oprations saisies font lobjet des ditions des brouillards pour le pointage et le contrle. Les retours de marchandises clients sont reproduits sur des bons de retour interne de la socit ou bons de retour clients. Ces bons de retour interne sont pris en charge par le service gestion de stock qui viendrons en augmentation de stock. Les livraisons de produits vendus sont matrialiss partir des bons de sortie ( Bons de livraison ) du magasin produits finis. Ces bons sont transmis au service facturation qui lui mme tabli La facture client.

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La facturation est tablie quotidiennement sur la base des bons de sortie ( Bons de livraison ) et dautre part elle fait lobjet dun enregistrement comptable. 1013 Enregistrement Le responsable du service comptabilit clients procde sur la base de la copie des factures et bons de livraison, lenregistrement et limputation des critures y affrentes : - Dbit - Crdit - Crdit : : : Client (T.T.C.) Ventes (H.T.) T.V.A. facture (TVA)

1014 Encaissements Sur la base des bordereaux des valeurs reues, le responsable du service comptabilit clients procde lenregistrement et limputation des critures y affrentes : - Dbit - Crdit : : Banques Clients

Clients Comptant : - Dbit - Crdit : : Caisses Clients

Client effets recevoir : - Dbit - Crdit : : Effets recevoir Clients

Et en fin sur la base des encaissements du mois, le responsable du service comptabilit clients dgage la T.V.A. collecte du mois (rgime dencaissement) et la communique au Comptable. 1015 Relances et contentieux Les impays sont constats par le responsable de la trsorerie (Comptable) qui rgularise le compte financier par un compte collectif clients impays et avise la direction gnrale pour relancer le recouvrement de la crance par le service commercial.
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Les contentieux sont grs directement par le directeur gnral. 1016 Avoirs Les avoirs sont tablis sur instructions du directeur gnral. Ils sont tablis sur la base dun bon de retour clients. Ce dernier est reproduit sur un bon de retour client interne par le magasinier. Le service comptabilit clients procde sur la base de la copie de lavoir lenregistrement et limputation des critures y affrentes : - Dbit - Dbit - Crdit : : : Ventes (H.T.) T.V.A. facture (TVA) Clients (T.T.C.)

1017 Classement La liasse clients (facture, bon de livraison, ordre de livraison, pices justificatives de la comptabilisation), doit tre classe par ordre chronologique (numro de la facture). Les ditions du service sont classes chronologiquement par catgorie ddition. Toute dition ayant fait lobjet dun contrle formalis est tenu dtre conserve. 102 Achats - principes gnraux

1021 Commandes Les commandes dachat sont gres par le Directeur gnral. Elles stablissent sur la base des demandes dachats interne signes par le responsable du service demandeur. La demande dachat regroupe lensemble des informations et dispositions ciaprs : Sictex.doc

Code article Dsignation complte Rfrence technique Unit de mesure

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- Quantit - Prix unitaire Par ailleurs, cette demande dachat est prpare par le chef de section Sagissant des articles non disponibles en stocks, la demande dachat est transmise au service approvisionnement pour tablir un bon de commande. Le bon de commande comprend les informations suivantes : Le nom du fournisseurs Le dlai de livraison Le mode de paiement le code de larticle la dsignation complte la rfrence technique lunit de mesure la qualit le prix unitaire le prix total et le numro de la demande dachat

Le bon de commande est prpar en quatre exemplaires sur la base de demande dachat. 1022 Rceptions Les rceptions de marchandises sont gres par le magasinier et contrles par le directeur technique. A la rception de la marchandise le magasinier procde ltablissement dun bon de et procde un contrle quantitatif et qualitatif en rapprochant le bon de livraison fournisseurs avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur. Aprs avoir vrifi la conformit de la livraison et la commande, le magasinier tabli un bon de rception. Lorsquil sagit dun achat limpt, la liste de colisage, le connaissement et la facture sont utiliss comme preuve de rception. Le bon de rception est pr numrot et il contient les informations suivantes : - code article - dsignation complte
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rfrence technique unit de mesure prix unitaire quantit qualit

La demande dachat, le bon de commande et le bon de livraison fournisseur sont transmis la comptabilit. 1023 Enregistrements Le responsable du service comptabilit fournisseurs procde sur la base des factures fournisseurs, bon de livraison fournisseurs, le bon de commande et le bon de rception interne, qui lui sont transmis par le service achat lenregistrement et limputation des critures comptables y affrentes : - Dbit - Dbit - Crdit : : : Achats (H.T.) T.V.A. rcuprable (T.V.A.) Fournisseurs (T.T.C.)

Sur la base du bordereau des valeurs mises qui lui est transmis, le responsable procde lenregistrement et limputation des critures comptables y affrentes : 1024 Paiements Achats Banques : - Dbit - Crdit : : Fournisseurs Banques

Achats Comptant : - Dbit - Crdit : : Fournisseurs Caisse

Achats Effets : - Dbit - Crdit : : Fournisseurs Effet payer

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103 Trsorerie 1031 Banques Les paiements sont assurs par le Comptable lui mme. Il gre la trsorerie, il tabli des situations journalires de la trsorerie de la socit et prpare des tableaux de bord ncessaires son exploitation. Les attributions comptables consistent principalement en lenregistrement des oprations y affrentes : - A lquilibre des comptes. - A lquilibre des tats de rapprochement. - Au suivi des chelles dintrt et les plafonds de crdit accords. - A la prparation priodique des billets de mobilisation des crdits ACNE, ASM, etc... - A la paie du personnel. - Aux blocages et remboursement des crdits. - A lescompte des effets. - A la prparation des prvisions de trsorerie avec les ralisations. 1032 Recettes Les recettes de la banques sont enregistres dans le journal banque sur la base dun avis de crdit de la banque qui correspond soit un encaissement clients, un virement internes ou autres encaissements divers. Lcriture comptable y affrente se prsente comme suit : Encaissements clients : - Dbit - Crdit : : Banque Client

Virement Interne : - Dbit - Crdit : : Banque A Banque B

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1034 Dpenses Les dpenses effectues par banque sont enregistres dans le journal banque sur la base dun avis de dbit de la banque, soit par mission dun chque de la banque, soit par un virement. Lcriture comptable y affrente se prsente comme suit : - Dbit - Crdit : : Bnficiaire (chque - effet - virement) Banque

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Caisse

Les dpenses caisse sont dune valeur minimum que la socit a fix un seuil de 1.500,00 DHS La caisse est alimente soit par la banque, soit par les ventes en espces. La caisse est arrte la fin de la journe. Toutes les dpenses en espces sont transmises au service comptabilit qui procde au contrle et lenregistrement des critures comptables. 1041 Recettes : Les recettes de la caisse sont soit des alimentations par la banque, soit des ventes en espces. Alimentation par la Banque : - Dbit - Crdit : : Caisse Banque

Ventes en espces : - Dbit - Crdit 3.4.2.2. : : Caisse Client

Banques

Les dpenses de la caisse sont enregistres par le service comptabilit :

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- Dbit - Crdit

: :

Dpense Caisse

105 Immobilisations Les investissements de la socit sont effectus aprs la dcision du directeur gnral et du prsident de la socit. Ces investissements sont valus leur cot dacquisition. Ils sont enregistrs et imputs par le Comptable. 1051 Fichier dImmobilisations Le fichier dimmobilisation est constitu par des factures dachats dimmobilisations et des tableaux rcapitulatif des immobilisations par nature. Le tableau comprend les dsignations suivantes : - date dacquisition - date de rception - nature dimmobilisations acquises -rfrence du matriel acquis - montant hors taxe - T.V.A. - la date de mise en service - affectation - n dinventaire - observation 1052 Inventaire des immobilisations Linventaire des immobilisations se fait une fois par an. Cet inventaire est rapproche au fichier dimmobilisations et la comptabilit. 1053 Amortissements Les amortissements des immobilisations amortissables sont prpars par le Comptable conformment aux normes comptables et fiscales en vigueur. Ils sont enregistrs et imputs par lui mme dans un journal des oprations diverses. Pour les nouvelles acquisitions des immobilisations, elles senregistrent au cot dachat du matriel acquis et amortis au prorata temporis.

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Pour les cessions dlment dactif immobilis, elles senregistrent la valeur nette comptable en rgularisant les amortissements y affrentes. 1054 Enregistrement Le responsable du service comptabilit fournisseurs procde sur la base des factures fournisseurs lenregistrement et limputation des critures comptables y affrentes : - Dbit - Crdit 106 Stocks Les inventaires des stocks tel que les inventaires permanents et physiques sont prsents dune manire plus dtailles dans une procdure spcifique. Le responsable des stock procde un inventaire physique des stocks une fois par mois par sondage des articles des produits et des pices, et une fois par trimestre dune faon approfondie suite la demande de lExpert Comptable afin daccomplir les situations trimestrielles. : : Immobilisations concernes Fournisseurs

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11 linventaire physique des stocks

Linventaire recouvre la fois, dune part, lensemble des oprations de recensement exhaustif des lments de lactif et du passif, dautre part, lensemble des documents donnant ltat descriptif et estimatif de ce patrimoine.

Linventaire physique des stocks est une composante fondamentale de linventaire gnral et constitue le moment et le moyen privilgi pour arrter sur une base relle, la consistance de cet actif. Linventaire physique des stocks permet par ailleurs de corroborer linventaire comptable permanent. Les stocks sont inventoris trimestriellement pour le calcul du prix de revient et annuellement pour larrt comptable. Les oprations de prises dinventaire sont effectues par des agents qualifis autres que les magasiniers et ce en concertation avec lexpert comptable. Linventaire physique est effectuer au moins deux fois par an. Si la date de linventaire nest pas la date de clture des comptes, le stock la date de clture des comptes est reconstitu par validation des mouvements de stock entre la date du dernier inventaire et la date de clture, et ce, par rapprochement aux pices comptables y affrentes (Bon de rception, Bon de livraison, Fiche de consommation). 111 Etendue Cette procdure sapplique tous les inventaires de SICTEX, trimestriellement ou annuellement. 112 Objectifs Cette procdure a pour objectif de dfinir : Les catgories dinventaire ; Les responsables dinventaire ; Les modalits de droulement de linventaire. Elle doit aboutir un comptage exhaustif des stocks Lidentification des stocks dormants, rotation lente ou dtriores.

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Cette procdure a galement pour objectif de donner la Direction Gnrale une assurance raisonnable que les actifs de la socit sont inventoris conformment aux normes dinventaire gnralement admises. 113 Responsabilit La direction gnrale, la fabrication, la comptabilit et Le magasin ont autorit, chacun en ce qui le concerne, pour lapplication de cette procdure. 114 Date dinventaire Les dates de linventaire trimestrielles sont celles du 31 mars, du 30 juin, du 30 septembre et du 31 dcembre. La date de linventaire annuel est fixer conjointement par la comptabilit, la magasin, le commercial, et la fabrication. 115 Inventaire trimestriel A chaque arrt du chiffre daffaires, les magasiniers organisent lopration de prise dinventaire et portent les quantits ainsi inventories sur les tiquettes colles sur lemballage des produits. Les produits en vrac sont jaugs ou pess. Les magasiniers ditent ltat du stock comptable et procdent au rapprochement des quantits inventories avec les quantits du stock comptable. Les carts constats ce niveau sont analyss et redresss par le responsable du magasin concern. En cas de dsaccord, un compte rendu est remis la magasin pour arbitrage et approbation. Un compte rendu sur ces oprations dinventaire trimestriel est transmis au Directeur Gnral. Ces inventaires sont utiliss comme base pour le calcul du prix de revient. 116 Inventaire Annuel 1161 Instructions dinventaire Le responsable de la magasin, en concertation avec le Directeur Gnral, tabli pralablement lopration dinventaire annuel, une instruction dinventaire qui arrte : Les dates des inventaires ; Les lieux dinventaires
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Les participants aux inventaires ; et Les produits inventorier ; Les numros des bordereaux de comptage attribus chaque quipe Et ce, selon les prescriptions de la prsente procdure. 1162 Bordereau de comptage - Des bordereaux de comptage pr numrots (ou des listings) aveugles doivent tre attribus chaque quipe. - Pr numrots : le pr numrotage des bordereaux de comptage permet de sassurer quils ont bien tous t rcuprs et pris en compte pour la dtermination des quantits en stock. Il conviendrait donc de suivre leur attribution aux diffrentes quipes de comptage. - Aveugles : Les bordereaux de comptage ne doivent comporter que la rfrence des articles, leur dsignation et lunit de base. Il ne doit tre fait aucune mention ni des quantits thoriques en stock ni des prix de valorisation des produits. 1163 Droulement de linventaire 11631 Prparation des produits inventorier : 1) Dpotage :

Le magasin effectue le pesage des rouleaux et des sacs. Les rsultats de ces pesages sont porter sur les tiquettes prvues cet effet, en prcisant le code et le nom du produit ainsi que le poids constat. Les rouleaux incomplets seront dposs au sol pour contrle du poids par les oprateurs de linventaire. 2) Rayonnage :

Les palettes ne devront contenir quun seul et mme produit, afin dviter les risques de confusion. Les produits de mme nature sont ranger dans le mme rayon. 11632 Oprations de prise de linventaire physique :

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Les oprations de prise de linventaire physique sont effectuer par lquipe comptable, assiste par celle du magasin. Les quantits inventories seront reportes par lagent comptable sur les fiches dinventaire prvues cet effet. Les quantits inventories sont enregistrer sur les fiches dinventaires au stylo bille et en aucun cas au crayon mine. Les ratures et les surcharges sont strictement interdites. Les fiches dinventaire sont signer conjointement par un agent de la comptabilit et un agent magasinier. 11633 Procdure de comptage : Il conviendrait douvrir tous les cartons afin de sassurer quils sont pleins et contiennent bien la rfrence indique. - Pour chacun des stocks, il convient de dsigner deux quipes de comptage, chacune delles tant compose dun magasinier et dun administratif. - Ordre de comptage Les deux quipes vont suivre un ordre de comptage diffrent : - La 1re quipe va procder un comptage book to physical cest dire quelle va suivre lordre du listing ou des bordereaux de comptage et inscrire la quantit en face de chaque rfrence et sa localisation dans le magasin. - La 2me quipe va procder un comptage physical to book cest dire quelle va suivre lordre de rangement des rfrences au niveau du stock. Cette mthode de comptage croise permet : - de compter tous les articles rfrencs et figurant au niveau du listing ou des bordereaux (1re quipe) ; - didentifier dventuels articles ou marchandises existant en stock mais non rfrencs (2me quipe). - A chaque fois quune rfrence est compte, lquipe de comptage doit apposer une pastille en couleur, voire mme le numro de bordereau, sur l e lot en question. Cet empastillage des lots compts rpond un double objectif.

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- viter un double comptage dun mme lot ; - identifier les lots ou articles non compts en fin dinventaire. A cet gard, chaque quipe de comptage doit disposer de pastilles dune couleur diffrente. - Comptage exhaustif Il conviendrait douvrir tous les cartons afin de sassurer quils sont pleins et quils contiennent bien la rfrence indique. De mme, lorsque plusieurs cartons sont entasss, il convient de sassurer quil ny a pas de trou au milieu du tas. - Lidentification dune marchandise ou dun article dtrior ou faible rotation par une quipe doit faire lobjet dun commentaire sur la fiche de comptage. Cela facilitera par la suite le calcul des provisions pour dprciation constater.

11634 Instructions spcifiques : Lors des oprations de prise dinventaire, les instructions ci-aprs doivent tre scrupuleusement observes : a) Les mouvements dentres et de sorties doivent sarrter au plus tard 12 (douze) heures avant lheure effective du dbut de linventaire. b) Aucun mouvement de livraison ni dentre et de quelque nature que ce soit, ne devra tre effectu pendant linventaire. Cette instruction est applicable tous les produits y compris les chantillons et les prts et emprunts. 11635 Marchandises en dpts chez nos clients : Les produits prts nos clients et non rendus au plus tard un jour avant la date de linventaire sont considrer comme figurant linventaire physique. Une confirmation crite de la situation des stocks en prt la date dinventaire, est exiger des dpositaires. Cette confirmation est rapprocher avec ltat des prts de la Comptabilit. 11636 Marchandises en dpt chez SICTEX :

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Les produits emprunts par notre socit auprs de nos fournisseurs et / ou partenaires et non restitus aux prteurs au plus tard un jour avant la date de linventaire ne devraient pas figurer dans linventaire physique. Ces produits devront faire lobjet dun stockage distinct avec une signalisation prcise indiquant que ces produits sont la proprit de......................... . Ces produits doivent tre inventoris sur des fiches spcifiques et rapproches avec ltat des emprunts de la Comptabilit. 11637 Produits susceptibles de dprciation : Lquipe comptable charge de linventaire devra accorder une attention particulire aux articles poussireux, rotation lente, avaris ou endommags. A ce titre, les agents de la Comptabilit recueilleront les explications ncessaires des agents du magasin, quils consigneront sur les fiches mme de linventaire. De mme, les agents du dpt sont tenus de : Etablir la liste des produits non mouvements, avaris, endommags et / ou rotation lente ; Signaler aux agents de la comptabilit, les produits endommags, invendables, ou rotation lente lors des oprations de prise dinventaire ; Communiquer la mme liste la fabrication en ce qui concerne les matires premires et la Direction Commerciale et la Direction Gnrale en ce qui concerne les produits finis. 1164 Les carts dinventaire La magasin est charge, en collaboration avec les responsables des dpts, dtablir une liste des carts entre linventaire physique (Rel) et le stock comptable (Thorique). Lcart dinventaire est constat par rapprochement de la quantit inventorie physiquement et la quantit figurant en inventaire permanent (Fichier stock comptable). Cette liste est signe conjointement par le responsable de la magasin et les responsables des dpts, et ce, en prsence de lquipe dinventaire. 1165 Analyse des carts dinventaire La magasin sassure quelle a rcupr tous les bordereaux de comptage y compris ceux non utiliss.
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La magasin est charge, en collaboration avec les responsables des dpts, de rapprocher linventaire physique relev sur les fiches dinventaire et approuv par le Commissaire aux Comptes, avec le stock comptable la date de linventaire. La liste des carts entre le stock physique rsultant de linventaire physique, et le stock comptable rsultant de linventaire permanent est remise aux responsables concerns pour investigation et explication. Une copie est adresse la Direction Gnrale. Les explications des carts entre le stock physique et le stock comptable sont fournir par les responsables concerns au plus tard dans un dlai maximum de 7 (sept) jours aprs la date dinventaire. Les justifications fournies, sont soumises la validation. Direction Gnrale pour

Les carts dfinitifs sont comptabiliss en carts dinventaire dans la journe qui suit leur validation par la Direction Gnrale. 1166 Saisie de linventaire physique dans la comptabilit Les fiches dinventaire sont soumettre la magasin pour saisie immdiatement aprs la validation des dites fiches par le Commissaire aux Comptes. Linformatique dite ltat des stocks arrt la date de linventaire et le remet la magasin et au Directeur Gnral. 1167 Valorisation des stocks Nos stocks sont valoriss selon le systme : cot moyen pondr et par abrviation CMP. 12 Oprations diverses Les oprations diverses comprennent toutes les oprations de la paie et les charges sociales, des amortissements, des provisions et des oprations exceptionnelles tel que les rgularisations des redressements etc... 121 La paie et charges sociales

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La prparation de la paie est tabli par le service personnel, qui le transmet au Comptable qui procde lenregistrement comptable et limputation des critures y affrentes : Dbit Crdit Crdit Crdit Crdit Crdit : : : : : : Frais de personnel Rmunrations dues Prts et avances Caisse nationale de scurit sociale Mutuelle I.G.R.

123. Amortissements : Le calcul, lenregistrement et limputation des amortissements sont labors par le Comptable comme dj mentionn dans la paragraphe immobilisations comme suit : - Dbit - Crdit : : Dotations aux amortissements Amortissements des immobilisations amortissables

124. Provisions La socit constate galement toutes provisions payes utiles pour la constatation de la dprciation de ses actifs en vertu des prescriptions du CGNC, et ce lorsque la valeur actuelle est juge infrieure la valeur comptable nette. En fin, les dettes et crances libelles en monnaies trangres font lobjet dune conversion en dirhams sur la base du taux de charge du 31 dcembre. Les pertes latentes de change sont comptabilises dans le compte de charges, les profits latents de changes ne sont pas constats dans le compte de produits, mais rintgrs extra- comptablement au rsultat fiscal de lexercice. 125. Divers Il sagit des critures de redressements, dannulations et de reprises qui senregistrent dans le journal des oprations diverses. 13. Valorisation des stocks

Valorisation de la matire premire

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La valorisation des stocks des matires premires achete localement se calcule au cot moyen pondr (CMP) et pour la matire premire importe la valorisation du stock se fait au cot dachat moyen pondr. On entend pour le cot dachat de la matire importe par le prix dachat factur en monnaie nationale plus les frais accessoires y affrentes tel que les droits de douane, les frais transit et de transport et les frais bancaires relatifs limportation du dite matire. Le calcul du cot dachat de la matire premire importe se calcul par dossier dimportation fin de dterminer le prix de revient par articles imports. Lenregistrement des achats de matires premires importes se fait par la valeur du dossier dans le compte achat matires par article. Pour les matires premires lenregistrement se fait par la valeur figurant sur la facture dachat. Valorisation des produits en cours Les produits encours sont valoriss au cot de production de la section en cours de fabrication. Le cot de production du produit en cours est compos du cot dachat de la matire auquel sajoute les charges variables et fixes, les charges directes et indirectes de la section du stade den cours de fabrication. Valorisation des produits finis Les produits finis sont valoriss au cot de production qui se compose des lments suivantes : cot de la matire premire les charges directes et indirectes de la production les charges variables et fixes de la production dduction des charges hors exploitation des charges directe ou indirecte naffectant pas lexploitation

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14 Le magasin Le magasin est administr par un magasinier. Le magasin est au centre du systme de contrle des mouvements de stocks de la socit. Il assure un contrle en amont des mouvements des marchandises par le contrle et lenregistrement des entres et un contrle des mouvements des produits en aval par le suivi et lenregistrement des bons de livraison. Il sagit dune fonction de contrle qui ncessite la rigueur, lesprit danalyse et la matrise des outils de contrle (systmes et procdures) ainsi que le systme informatique. La matrise de loutil informatique constitue un plus pour cette fonction puisque lensemble des mouvements sont en cours dinstallation sur le programme informatique qui intgrera dans une phase ultrieure la fabrication et le commercial. Cette fonction gre linventaire permanent et contrle les inventaires physiques et leur rapprochement avec le stock comptable. 141 Les attributions :

Le service magasin consiste centraliser toutes les informations des entres, sorties et le disponible en stocks des matires premires, pices de rechanges, emballages, produits chimiques et les produits finis. Il est tenu galement de sauvegarder et de protger les biens de la socit et de tracer une image fidle des stocks de la socit. Les principales attributions du responsable du magasin sont les suivantes Contrler les bons de livraisons fournisseurs avec les bons de commande ou dachat et avec les bons de rception. Contrler et vrifier les quantits physiques avec le bon de livraison et le bon de commande. Faire un comptage ou un pesage de la marchandise. Faire enregistrer la marchandise dans les stocks. Vrifier et contrler les demandes dachat des sections. Faire des inventaires physiques mensuels, et trimestriels.
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Saisir les entres des marchandises par article. Faire un rapprochement entre linventaire physique et les relevs dinventaire. Sauvegarder les pices justificatives et les dites indispensables. Expliquer les carts dinventaires.

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Les inventaires de lactif et du passif

La socit procde annuellement trois catgories dinventaires : - un inventaire annuel des stocks qui seffectue gnralement le 30 et 31 dcembre de chaque anne. La procdure dinventaire des stocks et mise jour chaque anne par une note de la direction gnrale. - un inventaire des immobilisations qui seffectue dune faon tournante, la socit inventorie annuellement une partie des immobilisations et la priode totale de linventaire des immobilisations ne peut excder 3 ans. La socit tient cet effet, un registre des immobilisations qui retrace en particulier : date dacquisition nature de limmobilisation affectation (lieu de situation) taux damortissement amortissements pratiqus amortissements de lexercice observation

Enfin un inventaire des actifs et des passifs, cet inventaire rsulte principalement de la comptabilit gnrale. 16 Principes comptables

La socit tabli et tient sa comptabilit conformment aux principes comptables fondamentaux tel quils sont institu par la loi n 9-88 relative aux obligations comptables des commerants en matire de normes comptable pratiqu par le CGNC. Les principes comptables rgissant la comptabilit de la socit sont : principe principe principe principe de la continuit dexploitation de la permanence des mthodes de la spcialisation des exercices de prudence
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- principe de clart - principe de limportance significative 17 Mthode dvaluation

La socit adopte les rgles dvaluation prescrites par le CGNC et procde des retraitements extra- comptables pour les besoins des comptes de la socit. A ce titre : Les immobilisations sont values leur cot dacquisition et des amortissements linaire sont obligatoirement pratiqus pour constater les dprciations. Les titres des participations sont valus au cot moyen pondr (C.M.P). Les stocks sont valus : - au cot de production pour les produits finis - au cot de production diminu dune de ct pour les produits intermdiaires (leur importance nest pas significative). Au cot moyen pondr pour les matires premires, les produits chimiques et les colorants et les pices de rechange. La socit constate galement toutes les provisions juges utiles pour la constatation de la dprciation de ses actifs en vertu des prescriptions du CGNC, et lorsque la valeur actuelle est juge infrieure la valeur comptable nette. Enfin, les dettes et crances libelles en monnaies trangres font lobjet dune conversion en dirhams sur la base du taux de change du 31 dcembre. Les parts latentes des charges sont constates dans le compte de produits et charges, les profits latents de change ne sont pas constats dans le compte de produits et charges, mais rintgrs extra- comptablement au rsultat fiscal de lexercice.

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Clture des comptes

la socit procde la clture des comptes aprs avoir effectu tous les analyses, les contrles et la vrification juge ncessaire et utile afin de clturer ces comptes. Tous les services de la socit sont apports participer llaboration de ces tats de synthse dune manire contrler et vrifier tous les comptes qui ressort de leur attribution dans leur fonction. La clture se fait aprs avoir effectu le contrle de tous les comptes de la socit par le cabinet daudit et dorganisation. Le responsable du service de la comptabilit procde au sauvegarde des donnes avant clture et aprs la clture.

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