WORD 2003

Cheikh Tidiane NDIAYE 2010 MISE EN FORME D'UN DOCUMENT La mise en forme d'un document se fait l'aide: - des tabulations : Vous pouvez faire la frappe de votre document directement au kilomtre et faire la mise en page ensuite mais il est plus judicieux, si vous avez une prsentation respecter, de poser des tabulations avant de commencer. Par dfaut, les taquets de tabulation sont distants de 1.25 cm partir de la marge de gauche. Elles sont matrialises par des points gris trs clair sur le bord infrieur de la rgle horizontale. Vous pouvez changer cette mesure en faisant: 1) FORMAT, Tabulations Changez la valeur dans la fentre 'taquets par dfaut'. Vous pouvez galement dans cette bote de dialogue poser d'autres tabulations comme suit: - la fentre position donne en cm la position de chaque tabulation, - la fentre alignement donne l'alignement des tabulations. - la.fentre point de suite fait le remplissage de l'espace tabulation avec des points si ncessaire. 2) En vous servant de la rgle et de la souris A gauche de la rgle horizontale se trouve un signe donnant le type de tabulation : A l'aide de la souris (bouton gauche) cliquez sur la tabulation choisie Align gauche Centr Align droite Align sur le sparateur dcimal Une barre verticale se positionne sur le document en face de la tabulation - des retraits: Dans la bote de dialogue du menu Format, paragraphe, onglet retrait et espacement, cliquez dans la fentre retrait et donnez en cm les retraits dsirs ainsi que le retrait de la 1 re ligne. Les retraits peuvent tre positionns avec la souris dans la rgle grce aux curseurs placs gauche et droite de la rgle : . retrait de la premire ligne. . retrait de tout le paragraphe sauf la 1ere ligne (retrait ngatif de la 1re ligne) retrait droite

EXEMPLE Tapez le document suivant et le nommer 'Stage Inter rgional'.

UNIVERSITE GASTON BERGER DE SAINT-LOUIS

UFR MATH-INFO SAINT-LOUIS le 26 janvier 2010 2e cycle INFORMATIQUE

Le Doyen de L'UFR de MATH-INFO Monsieur Franois MANE 345 Santhiaba-Ouest Ziguinchor.

OBJET: Stage interrgional Saint-Louis Monsieur, Suite votre demande de stage interrgional dans la subdivision de SAINT-LOUIS du 1er novembre, je vous ai indiqu que j'tais favorable votre venue SAINT-LOUIS pour le semestre dbutant en mai 2000. Si vous dsirez toujours effectuer ce stage interrgional vous devez prendre contact trs rapidement avec votre Universit d'origine pour constituer le dossier. Je vous demande aussi de bien vouloir m'indiquer vos intentions afin que je prvoie l'ouverture de votre poste lors de la prochaine commission de localisation. Je vous prie d'agrer, Monsieur, mes salutations les meilleures.

Le Doyen, NB: Menu FORMAT, CHANGER LA CASSE permet, entre autre, de passer de majuscule en minuscule et inversement.

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MISE EN PAGE D'UN DOCUMENT

TAILLE. ORIENTATION ET MARGES DE LA PAGE L'aspect du document est dfini par le format de la feuille, la position du cadre de texte, les marges. Aprs avoir tap le document, faire FICHIER, MISE EN PAGE. L'onglet 'marges' : permet de dfinir les marges du haut, du bas, droite, gauche et si besoin est la marge de reliure. L'onglet 'taille': permet de mettre le document en portrait ( la franaise) ou en paysage ( l'italienne) ou dfinir un autre format que le A4 L'onglet 'alimentation papier' : le choix de l'alimentation papier dpend du type d'imprimante connecte. L'onglet 'disposition' : permet de modifier l'alignement vertical et de numroter les lignes. Dans tous les cas, vous pouvez choisir d'appliquer les paramtres sur l'ensemble ou la portion de document commenant au point d'insertion. EN TETE - PIED DE PAGE Vous pouvez ajouter du texte que vous voulez voir imprim en haut ou en bas de la page. Dans le menu AFFICHAGE, choisir en-tte et pied de page. Quelque soit le mode d'affichage dans lequel on est, WORD se met automatiquement en mode page, le corps du document devient gris clair et n'est plus disponible en modification. Les zones d'en-tte et de pied de page se matrialisent sur la page par 2 rectangles pointills: un au dbut du document un la fin du document Une barre d'outils s'affiche Vous trouvez, entre autres, les icnes suivantes:

- insre un n de page - insre le nombre de pages

- Permet de choisir le format du nde page

- insre la date courante - insre l'heure courante - Passage de l'entte au pied de page et inversement

- Passage l'entte/pied de page suivant ou prcdent Si vous cliquez sur l'icne mise en page, page
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c'est identique au choix: fichier, mise en

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NUMERO DE PAGE Vous pouvez dfinir une numrotation des pages de 2 faons: Dans le menu AFFICHAGE, ENTETE/PIED DE PAGE: cliquez sur le bouton numrotation des pages. Dans le menu INSERTION, Numrotation de pages: Vous pourrez dterminer la position de n de page ainsi que l'alignement. Si vous dsirez conserver la premire page blanche, dcochez la case "commencer la numrotation la 1re page. En cliquant sur le bouton FORMAT ( droite); vous dfinirez la nature du n de page : 5 formats vous sont proposs ainsi que la valeur de dbut de la numrotation. SAUT DE PAGE WORD gre automatiquement les sauts de pages en fonction des options de mise en forme du document. Mais il est possible de placer des sauts de page des endroits prcis. A l'endroit voulu faire INSERER SAUT DE PAGE (ou CTRL/ENTREE au clavier). VERIFICATION D'ORTHOGRAPHE Quand vous tapez un texte vous pouvez faire des fautes! Fautes d'orthographe mais surtout faute de frappe. WORD dispose d'outils bien pratiques: les vrificateurs d'orthographe et de grammaire. Dans le document prcdent, positionnez le curseur de la souris au dbut du document, faire Outils, Grammaire et orthographe ou cliquez sur licne . Si le bouton 'Vrifier la grammaire est coch, vous ferez galement une correction de grammaire. Si vous cliquez sur le bouton 'options'

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Si la case 'vrifier l'orthographe en cours de frappe 'est coche, les fautes seront tout de suite souligne en rouge. WORD va vrifier orthographe et grammaire partir de la position du point d'insertion ou dans une partie du document slectionn. Il repre les phrases et les expressions incorrectes et propose des solutions de substitution. Choisissez 'Ignorer 'si celle-ci ne vous convient pas ou corrigez directement dans le texte. Vous pouvez enrichir vos textes. Slectionnez le mot et avec la commande Outils, langue, Synonymes, vous viterez les rptitions de mots OUTILS WORD COPIER - COUPER - COLLER Ces outils se trouvent Soit dans le menu EDITION Soit dans le menu contextuel qui s'affiche aprs la slection du texte Soit en cliquant sur les icnes Couper: efface la slection et le stocke dans le presse-papier . . .Copier: recopie la slection et le stocke dans le presse-papiers. Coller: recopie le contenu du presse-papiers dans un endroit du document Couper coller: dplace le libell, Copier coller: recopie le libell. L'action de couper coller peut se faire l'aide de la souris en une seule opration: "Glisser- dplacer", slectionnez le texte avec le bouton de gauche de la souris, cliquez sur la slection toujours avec le bouton de gauche de la souris, quand le pointeur se transforme en une flche avec un carr, sans relever le doigt, faites glisser la slection l'endroit voulu. RECHERCHE - REMPLACER - ATTEINDRE 1) Rechercher un mot/chanes de caractres Quand vous travaillez dans un document long et complexe, certaines manipulations fastidieuses peuvent tre allges par des outils semi-automatiques. N'importe o dans le document on peut faire une recherche: Menu EDITION, RECHERCHER : dans la bote de dialogue, tapez le texte recherch. Si vous cliquez sur SUIVANT, vous trouverez la prochaine occurrence du texte recherch; si vous cliquez sur ANNULER vous terminerez la recherche. 2) Remplacer un mot Menu EDITION, REMPLACER: dans la boite de dialogue qui s'ouvre, tapez le texte rechercher dans la fentre rechercher, dans la zone 'remplacer par' tapez l'expression qui remplacera la chane de caractres recherche. Si vous cliquez sur SUIVANT: lancement de la recherche. La premire occurrence trouve s'affiche Si vous choisissez remplacer : la premire occurrence trouve est remplace Si vous choisissez remplacer tout : toutes les occurrences jusqu' la fin seront remplaces. En cliquant sur le bouton 'Plus' vous pouvez affiner la recherche et le remplacement. VOUS pouvez atteindre une page spciale d'un document: EDITION ATTEINDRE et donnez le n de la page.

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OUTILS D'EDITION WORD autorise l'ajout dans un document de divers lments: signets, notes en bas de page. Ces lments ont pour but de renseigner le lecteur sur un point spcial du document ou de retrouver rapidement un point prcis du document. Un signet est un repre plac dans un document comme un marque-page dans un livre. Il est utile pour rechercher un endroit prcis dans un document comportant beaucoup de pages. Dans un document au point d'insertion faire INSERTION, SIGNET dans la fentre 'nom du signet', tapez un nom significatif (jusqu' 40 caractres alphanumriques sans espace, sans diffrence entre majuscules et minuscules), validez par Ajouter. Revenez au dbut du document, faire EDITION, ATTEINDRE. Dans la boite de dialogue choisissez 'signet' dans la zone 'nom du signet' et cliquer sur 'atteindre' le curseur se positionne automatiquement l'endroit voulu. Ce repre n'est ni imprimable ni apparent l'cran sauf si vous cochez 'Indicateur de signet dans le menu Outils, Options, onglet Affichage Pour annuler un signet faire INSERTION, SIGNET, validez le nom du signet, boutons SUPPRIMER, FERMER. Une note de bas de page est une note de renvoi prcisant une notion du texte ou faisant rfrence un document. Les notes sont indiques dans le texte par des numros. Placer le curseur l'endroit voulu, INSERTION, Rfrence, Note de bas de page Dans la boite de dialogue, cliquer sur note bas de page et OK. Un numro de rfrence s'inscrit dans le texte au point d'insertion. Une fentre de saisie de note de bas de page s'ouvre. Tapez votre texte, fermez. Par la suite il suffit de cliquer 2 fois sur la marque de rfrence pour affichage. WORD vous offre la possibilit d'insrer un certains nombres de renseignements, par exemple une date : Menu INSERTION date et heure.

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TABLEAUX CREATION WORD permet de faire facilement des tableaux. Ouvrez un nouveau document, entrez quelques 'retour chariot' de manire commencer le tableau sur la 3me ou 4me ligne de la page, ce sera plus facile par la suite pour mettre un titre; puis menu TABLEAU, INSERER TABLEAU (ou cliquez sur l'icne dans la barre de raccourci).et dfinir le nombre de lignes et de colonnes. Dans la fentre largeur de colonnes, vous pouvez entrer la dimension en cm en cliquant sur la flche. Si vous laissez AUTO, la largeur initiale = largeur de la feuille sans les marges, divise par le nombre de colonne. MANIPULATIONS DANS UN TABLEAU : Pour passer d'une cellule l'autre sur une mme ligne: TAB Pour revenir sur la cellule prcdente: MAJ+ TAB Pour passer d'un caractre l'autre: flche gauche ou droite Pour passer d'une ligne l'autre: flche haut ou bas Pour passer de la 1ere cellule la dernire cellule d'une ligne: AL T +HOME, AL T +FIN Pour passer de la 1 re cellule la dernire cellule d'une colonne: AL T +PG prcdente, AL T +PG suivante Comme dans un document, vous avez la possibilit de mettre des tabulations dans les cellules d'un tableau: mettre le point d'insertion dans la cellule, positionner les tabulations sur la rgle comme on l'a vu prcdemment. Pour passer d'une tabulation l'autre l'intrieur d'une cellule :CTRL+TAB Vous pouvez redimensionner les colonnes en positionnant la flche de la souris sur les repres figurant dans la rgle, sans relever le doigt du bouton gauche, tirez vers la gauche pour agrandir la colonne. Si vous voulez redimensionner en cm, TABLEAU, Proprits du tableau Pour positionner le tableau dans le document : onglet Tableau

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Pour largir les lignes, aprs avoir positionner le curseur dans une cellule, choisir 'au moins' et donnez le nombre de centimtres. Vous dcocherez l'option 'autorisez le fractionnement...'si vous ne voulez pas que les lignes s'tendent sur plusieurs pages.

Pour largir les colonnes

Donnez le nombre de centimtres pour la colonne slectionne et ventuellement en cliquant sur colonne suivante ou colonne prcdente, donnez les dimensions de toutes les colonnes du tableau.
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Vous pouvez tout moment insrer ou supprimer des lignes ou des colonnes. Remarque: quand vous avez insr un tableau et que vous tes dans le tableau, l'icne de cration de tableau disparat. Elle est remplace Par l'icne d'insertion de ligne Par l'icne d'insertion de colonne, si une ligne est slectionne. si une colonne est slectionne.

Plusieurs manires de manipuler les lignes ou les colonnes aprs avoir slectionner laide du menu Tableau, insrer

Pour supprimer une ligne ou une colonne, aprs slection: TABLEAU, SUPPRIMER Si vous voulez des titres sur plusieurs cellule: TABLEAU, Fusionner les cellules Si vous voulez divisez les cellules: TABLEAU, fractionner les cellules ENCADREMENT-BORDURE Word vous propose un choix de tableau dj mis en forme. Placez le point d'insertion dans le tableau et demandez : Tableau, format automatique de tableau Vous pouvez faire votre propre mise en forme: slectionnez les lignes ou les colonnes encadrer et ensuite FORMAT, bordure et trame. Dans la bote de dialogue vous avez les diffrents choix de bordure. Slectionnez celle qui vous intresse. Si vous voulez un titre ombr, cliquez sur le l'onglet 'TRAME DE FOND' ; choisissez la couleur de fond dans la zone remplissage, le pourcentage de gris dans la zone trame, et les zones o vous voulez l'appliquez: Tableau: intgralit du tableau Cellule: uniquement la cellule o se trouve le point d'insertion texte: seulement le texte dans la cellule Pour une mise en forme plus soigne dans un tableau, on utilise le bouton de droite de la souris, qui va permettre de centrer le texte dans la cellule ou de lorienter de manire diffrente.

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Ralisez le tableau suivant et enregistrez le en 'EVALUATION'

VILLE Avignon Paris Nice Bordeaux Lyon Lilles

10% 20% 30% 40% 50% 60%

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LETTRES FANTAISIE - DESSINS LETTRES FANTAISIE Les diffrents outils se trouvent dans une barre doutils qui saffichent en bas de lcran si vous cliquez sur licne dessin Vous pouvez crer un graphisme de lettres fantaisies Ouvrez un nouveau document et choisissez licne Dans la bote de dialogue qui s'ouvre, choisir le motif voulu. Tapez votre texte et fermer la fentre Une autre barre est affiche. Insrer un autre objet Word Art Corriger le texte Changer l'effet Changer les couleurs Modifier la forme en gardant les couleurs Permet dhabiller lobjet Word Art avec le texte Unifie la hauteur des caractres crit le texte Word Art verticalement Ouvre une fentre pour le cadrage Ouvre une fentre pour modifier l'espacement entre les lettres insrer un a LETTRINE La lettrine est utilise dans la presse, elle sert mettre en valeur la premire lettre d'un paragraphe. Pour crer une lettrine, FORMAT, LETTRINE. Dans la boite de dialogue dterminez le type voulu, la police, la hauteur. CARACTERES SPECIAUX Pour avoir des symboles ou des caractres spciaux, INSERTION, caractres spciaux LISTES A PUCES ET LISTES NUMEROTEES WORD propose plusieurs options permettant de numroter les listes ou de les agrmenter d'un symbole Pour associer une puce une liste, il suffit de slectionner les paragraphes concerns et de cliquer sur Le principe est identique pour numroter une liste. Aprs avoir slectionn le ou les paragraphes cliquer sur Si vous souhaitez appliquer un autre type de numrotation ou de symbole, ouvrez le menu FORMAT puces et numros et choisissez une option disponible en cliquant sur l'onglet puces, numros ou hirarchisation. Si vous voulez avoir un style diffrent: une forme, une couleur, dans le menu format, puces et numros, validez personnaliser
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Les diffrents boutons permettent de choisir la couleur, le style et la taille.

IMAGES
Vous pouvez galement insrer un dessin faire: INSERTION, OBJET, CLIP ART GALLERY

Vous avez la possibilit de rcuprer des images depuis Internet et de les intgrer dans un document Word. Quand vous tes sur un site, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la photo dsire, et validez 'enregistrer l'image sous, une fentre ressemblant celle 'd'enregistrer sous' s'affiche, donnez un nom et un rpertoire.
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Revenez dans le document Word, et l'endroit voulu; faites INSERTION, IMAGE, partir du fichier et vous allez donnez le rpertoire et choisir la photo, puis Insrer. Si vous voulez utiliser l'image pour faire une trame de fond, avant de taper le texte, cliquez sur le bouton Dessin (dans la barre d'outils dessin) , validez habillage du texte et texte dessous Dans la barre doutils de dessins, cliquez sur Formes automatiques et choisissez une forme. Pour y intgrer un texte, bouton droit de la souris 'Ajouter du texte', vous pourrez mettre des couleurs, faire des effets de relief avec les diffrents boutons OUTILS DAUTOMATISATION CREATION D'UN MODELE. Un modle est un document rutilisable. C'est une sorte de canevas que !' on cr une seule fois pour pouvoir l'utiliser autant de fois que l'on veut. Vous allez crer un modle avec en-tte de luniversit. Ouvrez un nouveau document, entrez le texte suivant:

UNIVERSITE DE NICE SOPHIA ANTIPOLIS

Enregistrez sous le nom ENTETE, dans le type de fichier validez Modle de document, Lextension n'est plus .DOC mais .DOT spcifique au modle. Vous pouvez utiliser le modle pour faire une lettre en faisant FICHIER, NOUVEAU DOCUMENT. Slectionnez ENTETE dans la fentre propose. Vous pouvez l'utiliser pour vos lettres courantes. L'original ne sera pas modifi. INSERTION AUTOMATIQUE L'insertion automatique va vous permettre d'viter la frappe de certaines formules qu'on utilise frquemment (formule de politesse par exemple).Cliquez l'emplacement o vous voulez ajouter la formule, Cliquez sur INSERTION, INSERTION AUTOMATIQUE. Choisissez dans la liste la formule dsire. Si vous voulez rajouter des insertions, INSERTION, INSERTION AUTOMATIQUE, onglet Insertion automatique, tapez dans la fentre l'expression et cliquez sur le bouton Ajouter CORRECTION AUTOMATIQUE: Cette fonction vous vite de commettre des fautes de frappes en reconnaissant une erreur et la corrigeant tout de suite. Par exemple, si vous tapez souvent 'dse' au lieu de des, vous pourrez corrigez facilement en faisant INSERTION, INSERTION AUTOMATIQUE, INSERTION AUTOMATIQUE, et cliquez sur l'onglet correction automatique.

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LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet d'diter un certain nombre de lettres partir d'un document WORD et d'un fichier de donnes. Par exemple vous voulez envoyer la mme convocation plusieurs personnes. . LETTRES Le publipostage comporte 6 tapes 1) Cration du document principal OUTILS lettres et publipostage fusion et publipostage. Dans la fentre qui souvre droite de la page ETAPE 1 Choix du type de document de base

Choisir le type du document de base

: On passe dune tape la suivante2 en cliquant sur suivante

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ETAPE 2 Le document existe-til ?

Le document de base sera pour cet exemple une convocation qui va se prsenter sous la forme suivante : UNIVERSITE DE NICE SOPHIA-ANTIPOLIS FACULTE DE MEDECINE ANNEE UNIVERSITAIRE 2004-2005 NOM : PRENOM : LIEU : N DE PLACE :

Je vous prie de bien vouloir vous prsenter lpreuve de classement de fin de 1re anne des tudes mdicales, qui aura lieu le JEUDI 25 MAI 2005 selon l'horaire indiqu ci-dessous: 09H30 - 10H30 BIOPHYSIQUE

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ETAPE 3 Cration des donnes On va crer la liste des personnes convoquer avec les lments suivant : nom, prnom, lieu de composition et n de place. Pour cela on valide saisie dune nouvelle liste

En cliquant sur crer voici la fentre qui saffiche

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Avec le bouton personnaliser, on va garder uniquement les lments qui nous intressent.

: le nom, le prnom, le lieu de composition et le n de place et supprimer le reste des lignes

Maintenant, il faut remplir les champs. On passe au suivant par le bouton nouvelle entre. Quand la saisie est termine, cliquez sur fermer et enregistrer le document convoquer.

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Cette fentre permet de filtrer certains lments, ou de trier suivant des critres prcis. ETAPE 4 Insertion des champs dans le document de base

En cliquant sur autres lments, il faut choisir la disposition des lments dans la lettre.

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ETAPE 5 Fusion des donnes et du document de base

ETAPE 6 Rsultat de le fusion : les convocations peuvent tre imprimes si besoin

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Si vous cliquez sur imprimer, la fusion se fera et limpression est immdiate. Modifier les lettres individuelles, vous allez gnrer un document Word qui sappelle lettre1, que vous pourrez enregistrer et imprimer ultrieurement.

Une possibilit supplmentaire du publipostage, l'impression de champs en fonction de critres. Exemple dans la base de donnes, vous avez une zone civilit gale 1 pour monsieur, 2 pour madame. Dans le titre de la lettre vous allez mettre une condition pour que la civilit s'crive en toute lettre en fonction du chiffre. Mettre le point d'insertion l'endroit dsir du document principal, cliquez sur le bouton 'Insrer mot cl' et choisir 'Si Alors sinon '

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ETIQUETTES OUTILS lettres et publipostage fusion et publipostage. A ltape 1, cochez Etiquettes. ETAPE 2

Validez options dtiquettes.

Avec le bouton nouvelle tiquette, vous allez donnez les dimensions des tiquettes comme suit :

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Planche de 14 tiquettes 7 par 2

Planche de 16 tiquettes 16 par 2

Les tapes suivantes sont les mmes que prcdemment.

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ENVELOPPES L'adresse de l'expditeur peut tre mise automatiquement, si vous remplissez certaine zone dans la boite qui s'affiche dans le menu Outils, Options, onglet Utilisateur OUTILS lettres et publipostage fusion et publipostage. A l tape 1, validez Enveloppes. La suite est identique la cration des tiquettes.

TEXTE EN COLONNE Un document entier peut tre rdig sur plusieurs colonnes. Il suffit soit de cliquer sur l'icne de colonnes soit de choisir le nombre de colonne par le menu Format, colonnes. Avec ce menu vous pourrez choisir galement la largeur en et l'espacement entre les colonnes. On peut avoir un texte en colonnes l'intrieur d'un document, il suffit d'y insrer un saut de section. Ouvrez Avion.doc, slectionnezr les 3 premiers paragraphes, mettez le sur 3 colonnes. Ouvrez le menu Outils, Langue, coupure de mots:

Si vous cochez coupure automatique, il y aura insertion automatique des coupures quand cela est ncessaire. Si vous demandez 'Manuelle', Word vous proposera des mots couper et vous dciderez si vous voulez la coupure cet endroit. Vous pouvez avoir besoin de dfinir des largeurs de colonnes ingales. Positionnez le point d'insertion dans une colonne et fates Format, colonnes, vous allez dfinir: le nombre de colonnes, leurs dimensions, et si vous cochez ligne sparatrice, une ligne va apparatre entre les colonnes.

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Vous pouvez avoir besoin d'insrer une image entre les colonnes, mettez le point d'insertion l'endroit dsir, insrer l'image avion, avec un clic droit de la souris, afficher le menu contextuel et choisissez format de limage.

En cliquant sur longlet habillage, voue organiserez le texte par rapport limage

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