Diplomado Internacional de Desarrollo e Implementacin de Aplicaciones utilizando el Cloud de Google

Curso Administracin de Google Apps

VERSIN 1.0 Material elaborado para uso exclusivo de los alumnos de la USMP Virtual.

ndice
Mdulo I: Marco terico e instalacin de Google Apps
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Introduccin............... Cloud computing.. Qu es Google Apps... Cmo instalar Google Apps... Cmo configurar Google Apps... Configuracin del correo electrnico.... 1 1 11 16 23 30

Mdulo II: Panel de administracin

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 Estructura general del panel ................. 36 39 40 44 44 45 47 49 Organizaciones.. Gestin de usuarios... Gestin de grupos... Gestin de servicios... Configuracin del dominio...... Soporte general.. Google Market Place

Mdulo I Marco terico e instalacin de Google Apps

1.1 Introduccin
En la actualidad, las empresas requieren, cada vez ms, de mejoras en su productividad y eficiencia a la hora de realizar sus proyectos y trabajos. Ante este inconveniente, surge la necesidad de contar con algn mecanismo que facilite la mejor elaboracin de las tareas pendientes. Las organizaciones se desarrollan segn su grado de competitividad y su eficacia y profesionalismo en el momento de hacer frente a un problema. Muchas veces, los documentos y archivos creados no estn organizados coherentemente y se pierden o no llegan a todos los empleados. stas y otras dificultades generan un clima de insatisfaccin para trabajar armnicamente. En ese sentido, ha surgido una herramienta virtual que nos provee de instrumentos para facilitar el accionar de la empresa, empleando los recursos de correo electrnico, chat, calendario, compartir documentos, crear sitios web, y todo con la confianza de un recurso seguro. Esta herramienta es Google Apps, que, al igual que las dems herramientas de Google, nos brinda la posibilidad de mejorar nuestro trabajo profesional en este caso como miembros de una empresa. En la actualidad, las empresas locales an mantienen una poltica de trabajo tradicional o con pocos vistos de incursionar en el desarrollo de las nuevas tecnologas. Generalmente, se mantiene el accionar venido de dcadas pasadas, donde los recursos virtuales eran menores o no haban llegado todava con fuerza por estos lugares. Pero como estamos en un nuevo siglo y en medio de la actual era de la globalizacin, surge la necesidad de optar por nuevas formas de intercomunicacin virtual y tecnologa de punta para el mejor desarrollo de las labores profesionales.

1.2 Cloud computing

Una de las palabras ms populares en la industria mundial del hospedaje web hoy en da es la "Nube" o, como generalmente se utiliza en ingls, "cloud". Esta palabra se est pronunciando con cada vez ms frecuencia en los departamentos de sistemas de las organizaciones medianas y grandes y es frecuentemente asociada con menores costos, departamentos de sistemas ms pequeos y "cero complicaciones".

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Suena excelente, verdad? Sin embargo, no todo lo que brilla es oro y es necesario ver de qu se trata todo esto, entenderlo de una vez y descubrir sus implicaciones. El concepto de la computacin en la nube empez en proveedores de servicio de Internet a gran escala, como Google, Amazon AWS y otros que construyeron su propia infraestructura. De entre todos ellos, emergi una arquitectura: Sistema de recursos distribuidos horizontalmente, introducidos como servicios virtuales de TI escalados masivamente y manejados como recursos configurados y mancomunados de manera continua.

Este modelo de arquitectura fue inmortalizado por George Gilder en su artculo de octubre 2006 en la revista Wired titulado Las fbricas de informacin. Las granjas de servidores, sobre las que escribi Gilder, eran similares en su arquitectura al procesamiento grid (red, parrilla), pero mientras que las redes se utilizan para aplicaciones de procesamiento tcnico dbilmente acoplados (loosely coupled un sistema compuesto de subsistemas con cierta autonoma de accin, que mantienen una interrelacin continua entre ellos), este nuevo modelo de nube se estaba aplicando a los servicios de Internet.

Qu es el cmputo de nube (cloud computing)?

El cmputo de nube es cualquier servicio en tiempo real que se utiliza a travs de Internet en la modalidad "paga slo lo que consumes" o "software-as-a-service" (software como servicio) en donde los recursos son virtualizados para el usuario que no paga por la propiedad de toda una infraestructura y el personal asociado sino solamente por el uso preciso que haga de ella. El cambio paradigmtico que ofrece computacin en nube es que permite aumentar el nmero de servicios basados en la red. Esto genera beneficios tanto para los proveedores, que pueden ofrecer, de forma ms rpida y eficiente, un mayor nmero de servicios, como para los usuarios que tienen la posibilidad de acceder a ellos, disfrutando de la transparencia e inmediatez del sistema y de un modelo de pago por consumo. Vamos a poner un ejemplo prctico: Cuando una empresa quiere hospedar una nueva aplicacin en lnea para sus usuarios, normalmente tiene que calcular los siguientes costos:

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Servidor(es). Equipo de red. Instalacin de red. Espacio fsico con facilidades de centro de datos bsicas (energa y conectividad redundantes, control de temperatura). Seguridad fsica y virtual. Personal de IT que controle toda la instalacin y haga que las cosas funcionen.

Como podrn imaginar, los costos de lo antes descrito aumentan y se multiplican hasta que se hacen prcticamente impagables para muchas organizaciones. El "cmputo de nube" intenta evitar esto virtualizando los servicios, es decir, alguien ms instala toda la infraestructura y le "renta" a los clientes nicamente lo que cada uno de ellos utiliza (como el recibo de luz, por ejemplo, si gastas ms electricidad pagars ms; si gastas menos, pagars menos). Aunque esto parecera un sueo hecho realidad para la mayora de los administradores de sistemas, el hospedaje web de nube an no est completamente estandarizado en todas las empresas alrededor del mundo y la calidad de los distintos servicios que existen puede variar fuertemente entre los diversos proveedores que los brindan. Por tanto, aqu mostramos algunas de las ventajas y las desventajas de utilizar el cmputo de nube para nuestros sitios web y aplicaciones.

Ventajas de cloud computing

Reduccin de costos ste es uno de los principales aspectos por los que la "nube" est adquiriendo importancia. Existen distintos reportes de disminucin de costos en infraestructura de IT de hasta 30%, sin embargo, cabe mencionar que estas reducciones solamente se pueden lograr si existe una clara y bien lograda estrategia de ahorro por parte del departamento de sistemas. Si no se hace cuidadosamente, utilizar los servicios de nube puede resultar incluso ms costoso que trabajar con infraestructura en outsourcing o propia. Pago por uso

El esquema de "nube" implica, por lo general, pagar nicamente por lo que se usa, lo cual en s es una ventaja siempre y cuando tomemos en cuenta de la variabilidad que esto causar en nuestras cuentas mensuales dependiendo del uso de la nube.

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Adaptabilidad y flexibilidad

Otra de las grandes ventajas "anunciadas" del cmputo de nube es la posibilidad de adaptarnos rpidamente ante un sbito incremento en nuestros requerimientos. Sin embargo hay que tener en consideracin que, a la fecha, ningn proveedor de hospedaje de nube en el mundo ofrece una "flexibilidad" infinita y, si nuestros requerimientos aumentan exponencialmente, deberemos tener una estrategia de crecimiento emergente o un "plan B". Reduccin del consumo energtico

En estos tiempos de cambios ambientales, a esta ventaja se la podra considerar una de las ms importantes; por ello, las organizaciones que apuesten por mover sus aplicaciones de negocio a la nube pueden reducir el consumo de energa y las emisiones de carbono en un 30% o ms, frente a aquellas que tienen sus aplicaciones funcionando en infraestructura propia.

Modelo de servicio
A continuacin, se presentan los modelos de servicio de cloud computing (NIST, 2009): Software como un Servicio (SaaS, sus siglas en ingls)

SaaS se encuentra en la capa ms alta y caracteriza una aplicacin completa ofrecida como un servicio, en demanda, va multitenencia que significa una sola instancia del software que corre en la infraestructura del proveedor y sirve a mltiples organizaciones de clientes. El ejemplo de SaaS conocido ms ampliamente es Salesforce.com, pero ahora ya hay muchos ms, incluyendo las Google Apps que ofrecen servicios bsicos de negocio como el e-mail. Por supuesto, la aplicacin multitenencia de Salesforce.com ha constituido el mejor ejemplo de cmputo en nube durante unos cuantos aos. Por otro lado, como muchos otros jugadores en el negocio del cmputo en nube, Salesforce.com ahora opera en ms de una capa de la nube con su Force.com, que ya est en servicio, y que consiste en un ambiente de desarrollo de una aplicacin compaera (companion application), o plataforma como un servicio. A continuacin se presentan ejemplos ms concretos:

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TIPO DE SERVICIO

EJEMPLO

Aplicaciones como sitios web

Box.net (Box.net), Microsoft Office Live (Microsoft), Facebook (Facebook, Twitter Zillow Inc.), (Twitter, LinkedIn Inc.), (LinkedIn MySpace Maps Corporation), (MySpace.com), (Google).

(Zillow.com),

Google

Colaboracin y aplicaciones de oficina

Cisco WebEx Weboffice (Cisco Systems, Inc.), Google Docs (Google), Google Talk (Google), IBM BlueHouse (IBM, Corp.), Microsoft Exchange Online (Microsoft), RightNow (RightNow Technologies, Inc.), Gmail (Google), Microsoft Hotmail (Microsoft Hotmail), Yahoo! Mail (Yahoo! Inc.).

Servicios de pago

Amazon (Amazon

Flexible Web

Payments Services,

Service LLC),

(Amazon

FPS)

Amazon

DevPay

(Amazon Web Services, LLC).

Software basado en web integrable a otras aplicaciones

Flickr Application Programming Interface (API) (Flickr, LLC), Google Calendar API (Google), Saleforce.coms AppExchange (Salesforce.com, Inc.), Yahoo! Maps API (Yahoo! Inc.), Zembly (Sun Microsystems, Inc.).

Plataforma como un Servicio (PaaS sus siglas en ingls)

La capa del medio, o PaaS, es la encapsulacin de una abstraccin de un ambiente de desarrollo y el empaquetamiento de una carga de servicios. La carga arquetipo es una imagen Xen (parte de Servicios Web Amazon) conteniendo una
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pila bsica Red (por ejemplo, un distro Linux, un servidor Red, y un ambiente de programacin como Perl o Ruby). Las ofertas de PaaS pueden dar servicio a todas las fases del ciclo de desarrollo y pruebas del software, o pueden estar especializadas en cualquier rea en particular, tal como la administracin del contenido. Los ejemplos comerciales incluyen Google App Engine, que sirve aplicaciones de la infraestructura Google. Servicios PaaS tales como stos permiten gran flexibilidad, pero puede ser restringida por las capacidades que estn disponibles a travs del proveedor. A continuacin, se presentan ejemplos ms concretos:

TIPO DE SERVICIO

EJEMPLO

Plataformas de desarrollo

Amazon Simple Queue Service (Amazon SQS) (Amazon Web Services, Amazon Simple Queue Service (Amazon SQS)), Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) (Amazon Web Services, LLC), Google App Engine (Google), GRIDS Lab Aneka (Vecchiol, Chu, & Buyya, 2009).

Bases de datos

Amazon

SimpleDB de

(Amazon

Web

Services, Azure

Amazon SimpleDB), Big Table (Chang, y otros, noviembre 2006), Microsoft SQL Database (Microsoft).

Cola de mensajes

Amazon Simple Queue Service (Amazon SQS) (Amazon Web Services, Amazon Simple Queue Service (Amazon SQS)).

Servidores de aplicaciones

NetSuite Business Operating System (NS-BOS) (NetSuite, Inc.).

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Infraestructura como un Servicio (IaaS sus siglas en ingls)

IaaS se encuentra en la capa inferior y es un medio de entregar almacenamiento bsico y capacidades de cmputo como servicios estandarizados en la Red. Servidores, sistemas de almacenamiento, conexiones, enrutadores, y otros sistemas se concentran (por ejemplo, a travs de la tecnologa de virtualizacin) para manejar tipos especficos de cargas de trabajo desde procesamiento en lotes (batch) hasta aumento de servidor/almacenamiento durante las cargas pico. El ejemplo comercial mejor conocido es Amazon Web Services, cuyos servicios EC2 y S3 ofrecen cmputo y servicios de almacenamiento esenciales (respectivamente). Otro ejemplo es Joyent, cuyo producto principal es una lnea de servidores virtualizados, que proveen una infraestructura en demanda altamente escalable para manejar sitios web, incluyendo aplicaciones web complejas escritas en Ruby en Rails, PHP, Python, y Java. A continuacin, se presentan ejemplos ms concretos: TIPO DE SERVICIO EJEMPLO

Procesamiento

Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) (Amazon Web Services, LLC), Sun Network.com (Sun Grid) (SUN Microsystems, Inc.), ElasticHost (ElasticHosts Ltd,), Eucalyptus (Nurmi, y otros, 2009), Nimbus (Alliance), OpenNebula (Grupo de Arquitectura Distribuida), Enomaly (Enomaly, Inc.).

Distribucin de contenido a travs de servidores virtuales

Akamai

(Technologies),

Amazon

CloudFront

Beta

(Amazon Web Services, LLC).

Almacenamiento

Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) (Amazon Web Services, LLC), Amazon SimpleDB (Amazon Web Services, Amazon SimpleDB), Amazon Elastic Block Store (Amazon Web Services, Amazon Elastic Block Store

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(EBS)), Microsoft SkyDrive (Microsoft Corporation), Flicker (Flickr, LLC), Youtube (YouTube, LLC), Nirvanix Storage Delivery Network (Nirvanix), Microsoft Live Mesh Beta (Microsoft Corporation, 2009), Flickr (Flickr, LLC).

Administracin de sistemas

Elastra (Elastra Corporation), Engine Yard (Engine Yard, Inc.), FlexiScalable (XCalibre Communications), Grid Layer (Layered Technologies, Inc.), Joyent (Joyent, Inc.), Mosso (Rackspace, US Inc.), Savvis Virtual Intelligent Hosting (Savvis, Inc.).

Administracin de alojamiento

Digital

Realty

Trust

(Digital

Realty

Trust,

Inc.),

GoDaddy.com

(GoDaddy.com,

Inc.),

Layered

Technology (Layered Technologies, Inc.).

Alojamiento autnomo

Rackspace (Rackspace, US Inc.), Savvis Virtual Intelligent Hosting (Savvis, Inc.), Terremark Worldwide (Terremark Worldwide), FlexiScalable (XCalibre Communications), 1&1 Internet (1&1 Internet, Inc.).

VLAN (Virtual Local Area Network)

CohesiveFT (Cohesive Flexible Technologies, Corp.).

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Almacenamiento de datos como Servicio (DaaS, Data storage As A Service) y Comunicaciones como Servicio (CaaS, Communications As A Service) Son dos modelos que trabajan horizontalmente y junto a IaaS. DaaS proporciona la gestin y el mantenimiento completo de los datos manejados por los clientes y CaaS provee el equipamiento de redes y la gestin de aspectos como balanceo de carga. Hardware como Servicio (HaaS, Hardware As A Service) Se trata de centros de datos con todo tipo de mquinas que proporcionan la computacin, almacenamiento, catlogos, etc.

Caractersticas
Aplicaciones a la carta

El internauta puede en todo momento decidir qu aplicaciones usar y elegir entre aquellas que son gratuitas y las que no lo son. En el caso de las aplicaciones de pago, el coste ir en funcin de diversas variables, como el servicio contratado, el tiempo que se ha usado ese servicio, el volumen de trfico de datos utilizado, etc.

File as a Service
Accesibilidad Gracias a las nuevas tecnologas, las aplicaciones en cloud estn libres en la Red y disponibles para los usuarios, que podrn acceder a ellas mediante PC, porttiles o incluso desde telfonos mviles. Asignacin de recursos en modo multiusuario

A diferencia de las aplicaciones de software tradicionales, en el cloud computing el proveedor tiene una nica aplicacin que abre a todos los usuarios que desean utilizarla, estableciendo unos recursos de acceso y prestaciones distintos para cada usuario. Al ser aplicaciones multiusuario, puede hacer miles de internautas utilizando la misma herramienta a la vez, cada uno con las mismas o distintas prestaciones. Elasticidad y escalabilidad

Las aplicaciones en cloud son totalmente elsticas en cuanto a su rapidez de implementacin y adaptabilidad. Adems, son totalmente escalables, es decir, hoy podemos estar utilizando solo un 10% del total de la aplicacin y maana podemos acceder al 80% de la misma con total normalidad y rapidez, con tan slo comunicarlo a nuestro proveedor y modificar nuestra tarifa de suscripcin.

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Supervisin del servicio

Los sistemas en cloud controlan y optimizan el uso de los recursos de manera automtica, por lo que el uso de estos puede seguirse, controlarse y notificarse, lo que aporta transparencia tanto para el proveedor como para el consumidor del servicio utilizado. Seguridad

Cuando se habla de aplicaciones en Internet, no se debe entender que nuestros datos estn sueltos en la Red. Quiz ste es el mayor miedo que tienen las empresas y por eso creo que es conveniente explicarlo. Los datos, cuando estn en aplicaciones en cloud, se alojan en DATA CENTERS, empresas especficamente dedicadas a la custodia y salvaguarda de datos de empresas de todo tipo: bancos, entidades financieras, gobierno, multinacionales, pymes, personas como vosotros o como yo. Son empresas que cuentan con todas las medidas de seguridad necesarias, tanto fsicas como de software, de forma que no haya jams una prdida de informacin ni de integridad de los datos. La nica precaucin que hay que tener es encontrar un DATA CENTER o proveedor que nos d garantas y prestaciones adecuadas al valor que damos a nuestros datos. Y eso es algo que ya hacemos hoy en da con otros servicios como Internet, el telfono, etc.

Proveedores actuales en tecnologas cloud computing

La lista de los proveedores de servicios pblicos y servicios cloud est creciendo constantemente, junto a servicios especializados de red como 3tera, FlexiScale, Morph Labs, RightScale, los cuales corresponden a algunos de los nombres ms conocidos en Internet y la informtica empresarial (ITU, 2009). A continuacin, se presentan algunos proveedores de cloud computing y los productos que ofrecen: Google

Google App Engine es una plataforma para la creacin y el alojamiento de aplicaciones web utilizando la infraestructura de Google. El servicio se encuentra actualmente en prueba, permitiendo a los desarrolladores inscribirse gratuitamente y utilizar hasta 500 MB de almacenamiento. Amazon EC2

(Elastic Compute Cloud), es un servicio web que provee capacidades de cmputo elsticas, disponibles a travs de una infraestructura cloud diseada con la finalidad de proveer computacin escalable a entornos web, bajo demanda, siguiendo un modelo comercial de pago por uso. (Amazon Web Services, LLC).
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Salesforce.com

Salesforce.com es un proveedor de Customer Relationship Management (CRM), que ofrece la utilizacin del software como servicio, que incluyen aplicaciones para ventas, servicio, soporte y comercializacin. Force.com

Force.com presta la utilidad de plataforma-como-servicio que permite a los desarrolladores externos crear aplicaciones adicionales que se integran en las aplicaciones de CRM.

1.3 Qu es Google Apps?

Google Apps es uno de los servicios que ofrece Google como solucin en cloud. Rene un conjunto indispensable de servicios que ayudan a las empresas, escuelas, y diferentes instituciones a comunicarse y colaborar de una manera ms sencilla y eficaz. Estos servicios destacan por ser muy potentes, fciles de configurar. Adems, no requieren tareas de mantenimiento. Este servicio que Google brinda lo pone a disposicin de las diferentes organizaciones a travs de su cuenta de dominio. Como es de conocimiento general, la mayora de aplicaciones que brinda son gratuitas; aunque existe una versin de este servicio que es pagada y est diseada especialmente para clientes empresariales y grandes organizaciones multinacionales.

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Google Apps ofrece herramientas eficaces para la manipulacin, gestin y personalizacin de utilidades para dominios o nombres de Internet. Es decir, Google Apps te permite gestionar el correo electrnico de tu dominio (a travs de Gmail), mensajera instantnea entre miembros de tu organizacin o red (Google Talk), calendario en lnea (Google Calendar), edicin de documentos tambin en lnea (Google Docs) y creacin de sitios web profesionales (Google Sites). Google Apps ofrece tres planes distintos de servicio, enfocados precisamente a tres principales tipos de clientes. Versiones de Google Apps: Versin estndar (gratuita): La versin estndar de Google Apps est enfocada directamente a empresas pequeas o pymes. Se caracteriza porque se pueden crear slo diez cuentas de usuario.

Fuente: Centro de Asistencia de Google

http://www.google.com/apps/intl/es/group/index.html

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Versin educativa: La versin educativa de Google Apps est dirigida a instituciones educativas u organizaciones sin fines de lucro. Esta cuenta con la mayora de privilegios que brinda alguna versin superior. No existen lmites en cuento a la creacin de cuentas. Y tiene el 95% de privilegios que da una cuenta business. Versin business: La versin business de Google Apps est dirigida a clientes tanto a nivel de pequeas, medianas y grandes o multinacionales empresas. Esta versin tiene un costo por usuario al mes. Realizando una con la versin estndar presentamos la siguiente imagen:

Fuente: Centro de Asistencia de Google

http://www.google.com/apps/intl/es/group/index.html

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A continuacin, se declaran las caractersticas principales de versin est enfocada para empresas grandes.

por qu esta ltima

Fuente: Centro de Asistencia de Google

http://www.google.com/apps/intl/es/business/features.html

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En la imagen anterior, visualizamos que el costo del servicio es de 4 por usuario mensual (importante). Y brinda los diferentes tipos de servicios, en cuanto a programacin y manejo del servicio.

Fuente: Centro de Asistencia de Google

http://www.google.com/apps/intl/es-ar/business/features.html

La configuracin y la facilidad para poder adaptar los servicios en esta versin son infinitas, esto asegura que se acople de la mejor manera a la organizacin o institucin. Nota: Para el manejo de las diferentes configuraciones de Google Apps en la organizacin (versiones educativas y business), es recomendable tener una rea de Sistemas, en la cual exista una seccin de programacin, para el manejo de estas configuraciones.

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1.4 Cmo instalar Google Apps

Para poder instalar Google Apps en una organizacin y/o institucin, se puede realizar de dos modos, los cuales explicaremos paso a paso a lo largo de la unidad. Para nuestro ejemplo, utilizaremos una versin gratuita. Lo primero es acceder a la siguiente direccin: www.google.com/a El cual cargar la siguiente pagina web:

En esta pgina, vamos a ubicar, en la parte inferior izquierda el enlace, Soluciones, y debemos escoger Google Apps (Gratis).

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Esta pgina es la portada de Google Apps gratuito como se muestra a continuacin y se da clic al botn que dice Empezar.

En la siguiente pgina, existen dos opciones para poder acceder al servicio de Google Apps. Opcin 1: La primera es que puedas adquirir tu dominio con Google, en el caso de no tener uno propio. El servicio de Google Apps es gratuito pero, si se desea adquirir un dominio por Google, el costo es de $ 10 al ao.

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Y se hace de la siguiente manera:

En esta opcin, uno puede elegir la extensin que desee de acuerdo al giro del negocio que se tenga. Las extensiones pueden ser .com, .net, .org, .info o .biz. En la parte en blanco, se debe poner el nombre del dominio que deseo adquirir. Ejemplo: www.misparrillas.com. www.manos-libres.org.

Una vez escogido el nombre, se deber comprobar que ste est disponible.

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Si el dominio est disponible, entonces saldr la siguiente pgina, con las diferentes condiciones con las que se adquiere dicho dominio.

Luego se pasa al registro respectivo de la cuenta. Los pasos siguientes son similares a la siguiente opcin de registro, la cual se da si ya se tiene un dominio adquirido; esto se mostrar a continuacin. Nota: No es necesario adquirir un dominio a travs de Google (es una opcin), los nombres de dominio se pueden adquirir de diferentes maneras u otras organizaciones que brindan ese servicio. Por ejemplo: Godaddy. Opcin 2: La segunda opcin consta que la organizacin ya cuente con un dominio. Y los pasos son de la siguiente manera:

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Aqu se ingresa el nombre del dominio que se tiene y se da clic en Empezar ahora; no es necesario comprobar la disponibilidad del dominio, porque este ya debera existir.

En este paso, se darn las caractersticas de la cuenta a crear, y se pedirn los datos del administrador de la cuenta de Google Apps para la institucin. As como nombre, apellido, direccin de correo (vlida), telfono y el cargo que se tiene en la organizacin (opcional). Habilitar las opcin de los DNS quiere decir que la persona que est creando el servicio debe tener acceso a las propiedades del dominio que se est registrando.

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Y por ltimo, los datos de la organizacin, que son: nombre, el tipo de organizacin, si se cuenta con un servicio de correo actualmente y, si lo tuviera, cul es el servicio. Por ltimo, una informacin general. Despus de los pasos y al terminar de completar los datos, se da clic en continuar. Nota: Esta parte es muy importante porque de esto dependen los datos principales de la organizacin, y de la persona encargada de manejar los datos de configuracin del servicio. Nota: Dependiendo del tipo de organizacin (sea el caso de educativa), se podr migrar de una versin gratuita a una versin educativa. Recomendable para las versiones educativas que tengan en el nombre del dominio la extensin .edu. Ejemplo: www.usmpvirtual.edu.pe. Si es una institucin educativa y no tiene la extensin .edu, para pasar de versin gratuita a educativa, se deber llenar un formulario (en ingls) sustentando que pertenece a una institucin sin fines de lucro. Este formulario demora aproximadamente dos semanas en ser respondido.

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El siguiente paso es configurar las cuentas de administrador, eso quiere decir que este usuario podr acceder al panel de administracin del servicio de Google Apps. Aqu se ingresa el nombre del usuario (ejemplo: administrador o admin) y la contrasea de ingreso. Nota: Importante recordar la cuenta de usuario y contrasea que se pongan en este paso, porque de ser perdidos ser complicado volver a adquirir, el tiempo de respuesta de Google ser aproximadamente un mes.

Se aceptan los trminos y condiciones (importante leerlos) y por ltimo, como recomendacin, se habilita la casilla de habilitar los servicios de Google. Una vez llenados los datos, aparecer que ya cuentas con el servicio de Google Apps instalado en tu dominio.

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El paso siguiente viene a ser la configuracin del servicio y adecuarlo a los requerimientos de la organizacin.

1.5 Cmo configurar Google Apps

Una vez que ya se tiene instalado el servicio, como aparece en la imagen anterior, se tiene que iniciar sesin como administrador a la cuenta. La primera vez que accede uno aparece el siguiente mensaje:

Aqu se estn aceptando las condiciones que se darn para tener acceso a la cuenta de Google Apps y los cambios futuros que uno podr realizar en la organizacin (leer las condiciones). Una vez que se aceptan los trminos, aparecer el servicio de Google Apps, con todos los servicios inactivos, hasta que se autentifique que el dominio es propio, para realizar esto se pueden realizar de dos maneras.

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Verificacin y autentificacin de dominio

Para poder activar los servicios de Google Apps para tu dominio, se debe validar el derecho de propietario del dominio. Para esto se seguir un procedimiento que permita cumplir dicho requerimiento. De esta forma, tu dominio est protegido y te aseguras de que slo tu organizacin lo utilice para enviar correo desde las cuentas de usuario de Google Apps y para acceder a otros servicios de Google. Debes verificar tu dominio para poder usar Gmail o cualquier otro servicio nuevo. La verificacin de tu dominio no interrumpe el flujo de correo ni afecta a otros servicios. Opciones de verificacin de dominio Para verificar el dominio vamos a tener varios mtodos. Cada mtodo requiere que se pueda acceder a la configuracin DNS de tu dominio o a los archivos de origen en el servidor web de tu dominio (lo que demuestra que eres el propietario del dominio). Elige un mtodo en el panel de control (los mtodos disponibles pueden variar):

Crea un registro TXT en la configuracin DNS de tu dominio

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Este mtodo requiere acceso a la configuracin DNS de tu dominio en el sitio web del host de dominio.

Sube un archivo HTML al servidor web de tu dominio Este mtodo requiere la posibilidad de subir archivos al servidor web de tu dominio. Prueba con esta opcin si no tienes acceso a la configuracin DNS de tu dominio.

Aadir una etiqueta <meta> a tu pgina principal Este mtodo est disponible slo para algunos clientes (es otro mtodo nuevo que estamos implantando). Requiere acceso al servidor web de tu dominio, pero no que se puedan subir archivos. Prueba con este mtodo si tienes acceso de escritura a los archivos del servidor, pero no puedes subir archivos nuevos.

Verifica el dominio mediante tu cdigo de seguimiento de Google Analytics Este mtodo requiere disponer de una cuenta de Google Analytics en el mismo dominio que vas a registrar en Google Apps.

A fin de realizar el proceso de forma sencilla y rpida, procederemos a validar nuestro dominio subiendo un registro Cname como se muestra seguidamente.

A.- Crear registro TXT

1. Accedemos al panel de control donde nos mostrar la siguiente ventana:

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2. Luego, le damos Click en Verificar la propiedad del dominio y escogemos la opcin de Cambia tu registro CNAME.

3. Despus de escoger el cambio de registro CNAME, vamos a ver la siguiente pantalla donde nos mostrar las instrucciones para la creacin del CNAME.

Nota: La cadena se genera de forma nica para que tenga que ser agregado en el registro CNAME, el cual deber copiarlo para su uso.

4. Luego, debemos ir al panel de control del servidor para agregar el registro. En este caso, utilizaremos WHM dentro del rea DNS.

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Nota: Si usted no cuenta con esta rea, verifique su dominio subiendo un archivo HTML, o puede pedir soporte a su proveedor de dominio para la creacin del Cname.

5. Despus de haber ingresado nuestro registro CNAME, volvemos a la pantalla de verificacin de propiedad de dominio, y le damos en verificar.

6. Por ltimo, debemos esperar que Google verifique el dominio. Este proceso puede demorar como 48 hrs, dado que en realidad el tiempo de verificacin es mucho menor.

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Nota: Cuando el dominio sea verificado, el mensaje de color amarillo en la parte superior, como el smbolo de admiracin, dejar de aparecer automticamente.

B.- Subir archivo HTML

Una forma de verificar la propiedad del dominio y de activar Google Apps para tu dominio es subir un archivo HTML al servidor web de tu dominio. Esto requiere tener acceso al servidor y poder subir archivos. Si tu dominio no tiene un servidor web (por ejemplo, si nunca has configurado un sitio web para ste) o si utilizas un sistema de administracin de contenido que no te permite subir archivos al servidor, puedes verificar la propiedad del dominio de otras formas

Cmo generar y subir el archivo HTML 1. Sigue las instrucciones que aparecen para generar un archivo en el panel llamado googlehostedservice.html que contiene una cadena de texto especial proporcionada por Google. En funcin de las instrucciones, Google crea el archivo automticamente o te muestra cmo hacerlo t mismo.

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2. Sube el archivo googlehostedservice.html a la carpeta raz (carpeta de nivel superior) del sitio web de tu dominio. No lo subas a una subcarpeta. El nombre de la carpeta raz puede variar segn el servidor web, pero normalmente se denomina public_html, www o wwwroot. Si no ests seguro de cmo subir archivos a tu servidor web, ponte en contacto con la persona que administra tu sitio para obtener ayuda.

Cmo asegurarse de que funciona 1. Abre una ventana de navegador. 2. Ve a la direccin del archivo que has subido en tu sitio web. sta es la URL de tu sitio, incluido el nombre del archivo: http://tu_dominio.com/googlehostedservice.html. Debes sustituir tu_dominio.com por el nombre real de tu dominio. Si el archivo se ha subido correctamente, vers la cadena de caracteres que has subido en tu navegador.

Verificacin del dominio 1. Vuelve a las instrucciones de verificacin en el panel de control de Google Apps.

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2. Haz clic en el botn He seguido los pasos anteriores. Con esta accin, se indica a Google que busque este archivo HTML en la misma direccin en la que t lo has visualizado (direccin anterior). Una vez que Google encontr el archivo, el servicio se activar de igual forma que en el caso anterior.

1.6 Configuracin del correo electrnico

El siguiente paso para configurar adecuadamente los servicios que nos ofrece Google Apps es la configuracin de correo electrnico. Para ello, vamos a realizar el siguiente procedimiento: 1. En el panel de control, nos vamos a Configuracin de servicio y luego escogemos correo electrnico:

2. Luego nos mostrar la siguiente ventana donde vamos a darle clic en Instrucciones sobre cmo activar el correo electrnico.

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3. La ventana que responde a este enlace nos da una serie de instrucciones que deberemos leer detenidamente segn sea nuestro caso. Para ello, procederemos a cambiar los registros MX.

4. Google nos brindar instrucciones de configuracin segn nuestro proveedor.

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Nota: Si no encuentra su panel en la lista, siga las de "cualquier empresa de alojamiento".

5. Si usted posee host Linux, puede seleccionar Cpanel o WHM. Para nuestro ejemplo utilizaremos el segundo.

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6. Despus de escoger en nuestro ejemplo WHM, nos mostrar el procedimiento que debemos hacer para realizar la configuracin. Luego, nos vamos a nuestra cuenta WHM a la seccin de DNS Function Edit MX Entry.

7. Cuando editemos los MX, debemos tener cuidado en que el resultado debe quedar de la siguiente manera.

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8. Si le damos un vistazo desde el WHM, el registro debera quedar de la siguiente manera:

9. Luego, le damos en He realizado estos pasos para confirmar el procedimiento.

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10. Finalmente, volvemos al panel de control donde de igual forma en un mximo de 48 horas nos confirmarn la realizacin del proceso.

Despus de haber realizado todos los pasos mencionados en los puntos anteriores, ya podremos contar con Google Apps Edition estndar y disfrutar de todo el conjunto de servicios que nos ofrece. Es importante mencionar que la secuencia de pasos mencionados son referenciales dado que Google actualiza el procedimiento cada cierto tiempo con el objetivo de hacerlo ms sencillo para el usuario.

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