Como criar Dashboards em Microsoft Office Excel 2007

Enygma Tecnologia, 2011.

Contedo do curso
Mdulo I - As vantagens da criao de dashboards em Excel: introduo; Benefcios da utilizao dos dashboards; Visualizao de informao e aplicabilidade de dashboards; As formas de apresentao das informaes no Excel. Mdulo II - Tcnicas de grficos: Tipos de grficos; O grfico ideal para cada situao; Caixas de texto dinmicas ; Velocmetros; A forma de criar os melhores grficos no Excel 2007; Criao de figuras com grficos e planilhas; Formatao profissional de grficos e planilhas; Trabalho conjunto de grficos ; Mini-grficos para dashboards.

Mdulo III - Como criar dashboards no Excel: A estrutura de um arquivo de dashboard; A importncia do escopo.

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Contedo do curso
Mdulo IV Transferncia de dados para os dashboards : Como os dados fluem em um dashboard; As formas de se trazer dados para dashboard Mdulo V - Como usar o recurso da Cmera no Excel: Introduo ao recurso: exemplo simples; Formas de utiliz-la; Rotacionando os relatrios; Criando Mini-briefings; Cmeras dinmicas; Limitaes no uso da cmera e o que o Excel 2007 oferece de alternativa Mdulo VI Novidades do Excel 2007: Conceitos de cores; Design para Dashboards PRTICA Criao de um dashboard completo utilizando todos os recursos apresentados em aula.

Como criar Dashboards em Excel 2007

O Instrutor
Aldo Mendes Instrutor de Treinamentos 14 anos, formado em Filosofia, Teologia e Gesto de Tecnologia da Informao. Desenvolveu projetos de gesto junto PRODAM e CEF. Atualmente Instrutor de Treinamentos na Enygma Tecnologia, onde ministra cursos e eventos em Clientes Corporativos e Escolas da rede SENAI de ensino. MS Office, AutoCAD, MS Project e MS Visio so algumas das suas especialidades.

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Mdulo I

As vantagens da criao de dashboards em Excel

Introduo
Os Dashboards (Painis de Controle) apresentam relatrios que resumem em uma tela de computador grande volume consolidado de informaes necessrias para alcanar objetivos de negcio. Possuem enorme flexibilidade para apresentar dados de forma sucinta e interativa, com grficos dinmicos, o que oferece maior visibilidade para que os gestores possam comparar resultados e tomar decises.

Com apenas um clique possvel comparar inmeros dados.

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Benefcios da Utilizao dos Dashboards

As anlises e a mensurao dos resultados tornam-se mais fceis de serem visualizadas em dashboards. Com apenas um clique possvel comparar inmeros dados, fornecendo a gestores e analistas uma viso ampla e rpida da situao da empresa.

Elimine os inmeros relatrios atravs dos Dashboards

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Visualizao e Aplicabilidade
Um dashboard um conjunto de grficos e indicadores que permite a visualizao rpida de aspectos-chave de um negcio. Neste exemplo, temos informaes sobre a composio do pblico de um site pago.

Exemplo de aplicao de Dashboard Arq01.xlsx

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Apresentao das informaes no Excel

Um dashboard no tem um formato fixo: voc quem determina quais so as informaes relevantes e como elas so dispostas. Para elaborar um dashboard, prepare uma planilharesumo como esta. Os dados da planilha geralmente devem ser recuperados de outras fontes (outras planilhas ou bancos de dados) para que o dashboard apresente sempre informaes recentes.

Planilhas resumo so excelentes bases para Dashboards

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Mdulo II

Tcnicas de grficos em MS Excel

Tipos de grficos
1 2 O MS Excel nos oferece um leque interessante de tipos de grficos para utilizao em planilhas. Facilmente acessado pela guia Inserir (1) e faixa Grficos (2), podemos escolher o tipo de grfico a ser usado em nossas anlises. Isso tudo sem contar a barra de Ferramentas de Grfico (3).

As ferramentas ficaram mais visveis e prticas.

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Tipos de grficos

Coluna, Linha, Pizza, Barra, rea . . .

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Tipos de grficos

. . . Disperso, Aes, Superfcie, Rosca, Bolhas e Radar.

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O grfico ideal
O melhor grfico aquele que cumpre a sua funo em realar determinadas caractersticas de seu conjunto de informaes: Perodo temporal, comparao percentual da participao dos itens sobre o total, etc. Dessa maneira, a escolha do melhor tipo de grfico depender do resultado das variveis que o usurio pretende exibir e ainda do nvel de nfase que deseja imprimir s categorias de dados destes elementos grficos.

O tipo de dado ou informao determina o grfico.

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Mini-grficos
1 O recurso de Formatao Condicional (1) do MS Excel, ganhou poderosos aliados com as opes grficas incorporadas, possibilitando a anlise de dados diretamente na fonte. A opo Barras de Dados (2) um verdadeiro compositor de Mini-grficos para o usurio.

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Velocmetros
Os grficos dinmicos no padro velocmetro so compostos por duas sries de grficos sobrepostos. Utilizamos grficos do tipo rosca e disperso e uma srie de clculos matemticos e geomtricos. Depois aplicamos a programao aos nossos padres e necessidades. Informao dinmica e pontual na anlise dos dados.
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Caixas de texto dinmicas

Que tal seus grficos e apontamentos fazerem consideraes automaticamente? Atravs do recurso de funes aninhadas e a parametrizao adequada, esse recurso far comentrios inteligentes e oportunos a cada alterao de tendncia em seus mapas.

As caixas de texto falam por voc!

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Outras Customizaes
Muitas vezes a sobreposio de grficos e os comandos de formatao mais comuns, ao serem conjugados, proporcionam resultados sensacionais. Em resumo, o que podemos afirmar que, alm dos recursos MS Excel 2007, uma parcela importante da elaborao dos dashboards fica por conta da criatividade do gestor das informaes.

Criatividade e recursos grficos = Dashboard

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Outras Customizaes

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Mdulo III

Como criar dashboards no MS Excel

A estrutura de um arquivo de dashboard

Todo painel de controle depende de uma srie de dados organizados de maneira que as informaes desejadas possam ser extradas e sirvam como base para os grficos e demais painis. Todas essas informaes so facilmente obtidas atravs de funes matemticas, estatsticas, lgicas e outras mais. Tabelas dinmicas, funes e frmulas.
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A importncia do escopo
A exemplo de todo projeto, antes de iniciar qualquer execuo, se faz necessrio a formulao de uma documentao que contenha os nortes do projeto, isto , precisamos saber quais controles so mais importantes e necessrios constar dos dashboards, caso contrrio, fica subjetiva a criao de qualquer indicador. Oque se quer? Como se quer? o que precisamos?
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Mdulo IV

Transferncia de dados para os dashboards

Como os dados fluem em um dashboard

Geralmente os dados apresentados em dashboards originam-se em planilhas e controles gerados pelo prprio usurio. Estes dados podem ter origem na prpria planilha ou pasta Excel, bem como em outro arquivo no prprio PC ou na rede. O limite a integridade dos arquivos e conexes.

Podemos buscar dados no arquivo, na rede, na web . . .

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Formas de trazer dados para dashboard

1 Conforme mencionado anteriormente, podemos buscar os dados para compor nossos dashboards em planilhas tipo MS Excel ou em outras fontes de dados, tais como: Access, Textos, Web ou outros bancos de dados. Para tanto, basta acessas a guia Dados (1) e explorar as opes em Obter Dados (2), com destaque especial para Outras Fontes de dados (3).

MS Access? Internet? Arquivos texto? Onde mais?

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Mdulo V

Como usar o recurso da Cmera no MS Excel

O recurso Cmera
O recurso cmera nos permite utilizar imagens que so facilmente atualizadas aps qualquer interveno do usurio. Assim, um grfico que atualizado em uma planilha determinada, tem reflexo imediato no painel de controle.

Informaes espelhadas num Click!

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Limitaes no uso da cmera

O recurso cmera fica limitado a poucos objetos fotografados por pgina, resoluo reduzida, dependendo da imagem de origem, e aumento considervel do tamanho do arquivo e consequentemente do esforo computacional, tornando o dashboard, dependendo da quantidade de informaes, um arquivo mais pesado que exigir um hardware mais potente.

Cuidado com as imagens de origem!

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Mdulo VI

Novidades do MS Excel 2007

Conceitos de cores

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Conceitos de cores

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Design para Dashboards

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Design para Dashboards

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Prtica
Criao de um dashboard completo utilizando todos os recursos apresentados em aula.

Dvidas?

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Obrigado!

Prof. Aldo Mendes

aldo@enygma.com.br