UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Facultad de Ciencias Departamento de Farmacia Farmacia Hospitalaria I Grupo No 1

CASO PROBLEMA MDULO DE ADQUISICIN Y CONTROL DE INVENTARIOS Integrantes: Jhonatan Alfredo Alfonso. Javier Mauricio Baquero. Luisa Fernanda Daz. Adriana Guerrero Prieto. Cristian Alberto Olaya. Zayra Roco Ramrez. Karen Viviana Reyes. Maria Anglica Rincn. Leidy Francina Soler. Luz Deisy Traslavia. Cdigo: 124748 Cdigo: 124549 Cdigo: 124765 Cdigo: 124771 Cdigo: 124788 Cdigo: 124587 Cdigo: 124801 Cdigo: 124325 Cdigo: 124807 Cdigo: 124811

Postulado del Caso-Problema Caso-problema #3 Caractersticas del Hospital Tipo de servicios ofertados Tipo de contratacin para suministro de medicamento Otras caractersticas Presupuesto mensual estimado Tareas

ESE de alta complejidad General Principalmente capitacin y eventos en hospitalizacin Problemas en el rea de compras $ 400 millones a) Estimacin de necesidades de medicamentos empleados en urgencias y cirugas, con una proyeccin de aumento de consumos del 2,5% y de costos unitarios del 4%. b) Aplicar anlisis ABC/VEN hasta el cuarto nivel ATC para el grupo de los antiinfecciosos (J). Recomendaran comprar los mismos productos para el siguiente ao? c) Qu procedimientos del proceso de compras deben ser realizados por personas diferentes? d) Cules recomendaciones haran para que en el proceso de compras se pudiesen adquirir a precios fijos en el ao? e) Cules productos consideran que se compraron en exceso en el ltimo mes? f) Si el presupuesto para el sptimo mes corresponde al 90% del usual, cmo haran el ajuste presupuestal? Indicar las nuevas unidades a comprar.

PUNTO A Estimacin de necesidades de medicamentos empleados en urgencias y cirugas, con una proyeccin de aumento de consumos del 2,5% y de costos unitarios del 4%. La estimacin de las necesidades de medicamentos es la cuantificacin de la cantidad de medicamentos requeridos para comprar durante un periodo definido. Para la realizacin de esta primero es definir el mtodo de cuantificacin, dependiendo de los datos fiables que se posean y teniendo siempre como objetivo mantener el equilibrio ms eficaz y rentable entre los niveles de servicio y los costos de inventario. Luego dado que solo poseemos informacin del consumo histrico durante seis meses y los costos respectivos, se decide utilizar la metodologa de consumo, donde que utiliza registros del consumo histrico de cada medicamento individual para proyectar necesidades futuras. Este mtodo requiere que el consumo sea durante 6 a 12 meses, lo cual se cumple, y lo primero que se realiza es una lista organizada de los medicamentos con el fin de facilitar el manejo de datos. Luego se revisa el tiempo de consumo a estudiar en este caso son seis meses y el registro respectivo de cada mes, para luego calcular el consumo mensual medio, determinado dividiendo el consumo total por el nmero de meses revisados, donde se tienen en cuenta las faltas en existencias de medicamento, lo cual permite dos alternativas de clculo la primera que maneja das de falta de existencias y la otra meses, dado que no se cuenta con la informacin de estos periodos se toma como si no hubiese faltante de existencias. Luego a partir de esto se calcul las necesidades bsicas de existencias de seguridad, que son las necesarias para impedir faltas aunque esto puede aumentar los costos de inventario. Despus de esto se calculara la cantidad necesaria para comprar utilizando las formulas del libro de referencia teniendo como tiempo probable de entrega del proveedor un mes y que este cubrir un periodo de un mes y dado que el caso nos indica el estimado del aumento en el consumo, se ajusta el valor calculado y se realiza el clculo del costo teniendo en cuenta los precios ajustados a 2011 y el aumento en los costos proyectado. Al revisar esto se nota que el presupuesto otorgado es insuficiente para suplir la estimacin realizada por lo cual se debe proceder a realizar un anlisis ABC/VEN y determinar que medicamentos deben estar obligatoriamente y cuales se pueden solicitar solo cuando se necesite. [1] PUNTO B Aplicar anlisis ABC/VEN hasta el cuarto nivel ATC para el grupo de los antiinfecciosos (J). Recomendaran comprar los mismos productos para el siguiente ao? Lo primero que se realiz fue la clasificacin de los antiinfecciosos en las categoras VEN con el criterio segn se indica en el libro, y considerando bsquedas con otros criterios en algunos casos, as se lleg a la clasificacin que se muestra en el archivo anexo de excel. El criterio ms importante se encuentra en las respectivas definiciones: Vital: Puede salvar vidas, efectos secundarios importantes si se interrumpe el tratamiento (suministro regular) o son fundamentales para proporcionar un servicio de salud bsico. Esencial: Eficaces para tratar enfermedades menos graves, pero importantes, aunque no son absolutamente vitales.

No esencial: En enfermedades leves, o cuya eficacia no es segura, o que tienen costo desproporcionado en comparacin con las ventajas. Posterior a esto se estim qu porcentaje del costo total de los antiinfecciosos ocupaba cada categora. (archivo Excel) se encontr que en los medicamentos clasificados como esenciales se encuentra la mayor parte del valor total con un 64,29%, seguido por los vitales 22,93% y por ltimo los no esenciales 11,61%. Aunque se observ que dentro de los no esenciales algunos medicamentos como cefradina, cefalotina y fluconazol Cap, presentan un nmero muy alto de unidades compradas, y dentro los que se consideraron vitales la cefalexina y la penicilina benzatinica tienen pocas unidades. Adems se incluyeron las categoras segn ATC para mostrar cuales de estas categoras son vitales, esenciales y no esenciales; de ello se puede observar que una misma categora puede estar en una o ms categoras VEN por lo cual no se podra generalizar. Considerando este anlisis se pueden reconsiderar las cantidades propuestas de compra para asegurarse de que estn justificadas, el sistema VEN nos puede ayudar a establecer prioridades de seleccin, compra y uso segn la posible repercusin sobre la salud de los diferentes medicamentos. Luego se procedi a realizar el anlisis por categoras teraputicas hasta cuarto nivel de ATC, segn el anlisis ABC (ver anexo A). Se estableci el precio unitario segn los precios reportados para los diversos meses y su respectivo ajuste para el ao 2011, luego se registraron las cantidades compradas, se calcul el valor de consumo y se estableci la categora a la cual perteneca cada medicamento. Despus se organizaron las categoras en orden descendente de acuerdo con el porcentaje total comenzando por el de mayor valor y se realiz la tabla del resumen de anlisis de categoras teraputicas por ABC, tambin se graficaron los resultados con el fin de facilitar el anlisis. Se lleg a la conclusin que los medicamentos pertenecientes a las categoras cefalosporinas de tercera generacin, cefalosporinas de primera generacin, carbapenems, fluoroquinolonas, lincosamidas, penicilinas resistentes a la beta-lactamasa y macrlidos, con un porcentaje acumulado de 71,44% son las que representan el mayor consumo de los fondos disponibles (categora A) y son aquellas categoras las que tienen ms productos utilizables; por ejemplo, las cefalosporinas de primera generacin tienen 6 productos comprados y los macrlidos 5 productos. Se debe tener en cuenta que segn el anlisis VEN algunos medicamentos de estas categoras fueron considerados como no esenciales, entre estos cefalosporinas de primera generacin, cefalosporinas de tercera generacin, penicilinas resistentes a la beta-lactamasa y ello es importante en la gestin de compras. Con respecto a la recomendacin sobre comprar los mismos productos para el siguiente ao, se concluye con este anlisis que se debe replantear los artculos a comprar puesto que si se hiciera una mejor seleccin se podran reducir costos, tambin se podra evaluar la inclusin de medicamentos de marca puesto que estos son los ms costosos, se pueden descubrir alternativas de un precio inferior para artculos muy utilizados y en aquellos que pertenecen a la categora A se puede determinar el mximo potencial de ahorro. Tambin se pueden supervisar las prioridades de compra comparando lo comprado con las prioridades del sistema sanitario, que en este caso corresponderan a los medicamentos vitales y esenciales. Sin embargo, observando el presupuesto que es de 400 millones y lo gastado que es aproximadamente 97 millones se dira que se pueden comprar todos los medicamentos de la lista puesto que se encuentra dentro del presupuesto; pero ello no sera correcto puesto que no se estn teniendo en cuenta otros medicamentos aparte de los antiinfecciosos. [1,3,4]

PUNTO C Qu procedimientos del proceso de compras deben ser realizados por personas diferentes? Para lograr una gestin eficaz y transparente en la adquisicin de medicamentos las diversas funciones y responsabilidades relacionadas con las actividades de adquisicin deben repartirse entre las diferentes oficinas, comits y personas, en funcin de los conocimientos tcnicos y recursos adecuados con los que cuente cada uno de ellos para desempear la funcin especfica.[2] Principalmente hay 5 funciones clave que deben ser realizadas por diferentes personas: [1] 1. Seleccin de medicamentos: Idealmente debe estar a cargo del comit responsable de elaborar el formulario o lista de medicamentos esenciales [2]. Debe estar compuesto por profesionales en salud expertos y estos deben tener acceso a una informacin sobre los medicamentos actualizada e imparcial. 2. Cuantificacin de las necesidades de medicamentos: Atendida por los depsitos de suministros mdicos y/o los administradores de los centros de salud [2], que deben evaluar las necesidades de la poblacin a la que atienden, o los requerimientos por reas y revisar las altas o bajas rotaciones que se presenten. Sin embargo, la oficina de adquisiciones debe establecer la lista final de adquisiciones. 3. Preparacin de las especificaciones de los productos. Debera formularlas un comit permanente o un comit tcnico especial, que toma decisiones finales sobre la seleccin de medicamentos, las cantidades a adquirir y especificaciones exactas que servirn de base para la descripcin de los productos, sus envases, etiquetado, as como patrones de garanta de calidad. [1] 4. Aprobacin de los proveedores: debera efectuarla un comit amplio de adquisiciones integrado por administradores y personal tcnico, entre ellos expertos en garanta de la calidad [2]. Por ejemplo un comit de compras rene y revisa informacin referente a los proveedores para dar una calificacin previa o posteriori. 5. Adjudicacin de licitaciones. debera estar reservada a un comit de adquisiciones o a una comisin de licitaciones, o de concursos pblicos. El personal de la oficina de adquisiciones puede formular recomendaciones tcnicas, gestionar el proceso de recepcin y comparacin de ofertas pero no debera intervenir en la decisin de adjudicacin del contrato.[2] Con esta separacin de funciones se busca que haya menos influencia de intereses personales en el proceso, aumentando la responsabilidad y profesionalidad. Se busca evitar por ejemplo que los proveedores o el personal de compras puedan tergiversar la seleccin de medicamentos, modificar pedidos, favorecer positiva o negativamente la evaluacin de un proveedor, manipular la adjudicacin final o elaborar especificaciones intencionadas. Por tanto, es esencial que los cargos decisivos en materia de adquisicin estn ocupados por personal debidamente capacitado y motivado, capaz de gestionar eficazmente el proceso.

BIBLIOGRAFIA [1] La Gestin del Suministro de Medicamentos. Management Science for Health, 2a ed. Boston, 2002. Captulo 13,14, 15, 41. Pg. 203 y 16, 288-289, 220-232, 250-257, 739-754 [2] Organizacin Mundial de la Salud. Principios Prcticos para Efectuar Buenas Adquisiciones de Productos Farmacuticos. Ginebra, 2000. Pg. 10 [3] http://www.whocc.no/atcddd/ Clasificacin ATC. [4] Salamie D. Modern inventory analysis techniques. Am J Health-Syst Pharm. 2000; 57:351-67

ANEXO A: CLASIFICACIN ATC PARA ANTIINFECCIOSOS J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01A tetraciclinas J01AA tetraciclinas Doxiciclina Oxitetraciclina, combinaciones J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01B anfenicoles J01BA anfenicoles cloranfenicol J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01C beta-lactmicos antibacterianos, penicilinas J01CA penicilinas de espectro extendido Ampicilina amoxicilina J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01C beta-lactmicos antibacterianos, penicilinas J01CE penicilinas sensibles a beta-lactamasa bencilpenicilina benzatina bencilpenicilina J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01C beta-lactmicos antibacterianos, penicilinas J01CF penicilinas resistentes a la beta-lactamasa dicloxacilina oxacilina J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01C beta-lactmicos ANTIBACTERIANOS, PENICILINAS

J01CR Combinaciones de penicilinas, incl. inhibidores de beta-lactamasas ampicilina y el inhibidor de la enzima J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01D otros antibacterianos beta-lactmicos J01DB cefalosporinas de primera generacin cefalexina Cefalotina cefazolina cefradina J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01D otros antibacterianos beta-lactmicos J01DD cefalosporinas de tercera generacin cefotaxima ceftriaxona cefoperazona, combinaciones J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01D otros antibacterianos beta-lactmicos J01DE cefalosporinas de cuarta generacin cefepima J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01D otros antibacterianos beta-lactmicos J01DF monobactmicos Aztreonam J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01D otros antibacterianos beta-lactmicos J01DH carbapenems meropenem imipenem y el inhibidor de la enzima J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01E sulfonamidas y trimetoprima J01EC sulfonamidas de accin intermedia sulfadiazina J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01E sulfonamidas y trimetoprima J01ED sulfamidas de accin prolongada J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01E sulfonamidas y trimetoprima

J01EE Combinaciones de sulfonamidas y trimetoprim incl. derivados sulfametoxazol y trimetoprima J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01F MACRLIDOS, lincosamidas y estreptograminas J01FA macrlidos eritromicina claritromicina J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01F macrlidos, lincosamidas y estreptograminas J01FF Lincosamidas clindamicina J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01G ANTIBACTERIANOS aminoglucsido J01GB Otros aminoglucsidos Gentamicina Amikacina J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01M antibacterianos quinolona J01MA fluoroquinolonas ciprofloxacina J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01X Otros antibacterianos J01XA Glicopeptidos antibacterianos Vancomicina J antiinfecciosos para uso sistmico J01 Antibacterianos para uso sistmico J01X Otros antibacterianos J01XD Derivados de imidazol Metronidazol J antiinfecciosos para uso sistmico J02 Antibacterianos para uso sistmico J02A Antibacterianos para uso sistmico J02AA Antibioticos Anfotericina B J antiinfecciosos para uso sistmico J02 Antibacterianos para uso sistmico J02A Antibacterianos para uso sistmico J02AB Derivados de imidazol Ketoconazol J antiinfecciosos para uso sistmico

J02 Antibacterianos para uso sistmico J02A Antibacterianos para uso sistmico J02AC Derivados de triazol Fluconazol J antiinfecciosos para uso sistmico J05 Antivirales para uso sistmico. J05A Antivirales de accin directa. J05AB Inhibidores de la transcriptasa inversa. Excl. nuclesidos y nucletidos. aciclovir J antiinfecciosos para uso sistmico J06 Sueros Inmunes e inmunoglobulinas J06B inmunoglobulinas J06BA Inmunoglobulinas humanas normales Inmunoglobulina humana (G) J antiinfecciosos para uso sistmico J07 Vacunas J07A Vacunas bacterianas J07AM Vacunas contra tetano Toxoide tetnico