Conceptos generales Un archivo de Microsoft Excel consta de un libro que contiene una o ms hojas.

Una hoja es como una hoja grande de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdas que guardan datos. Los datos pueden ser nmeros o texto que pueden introducir frmulas que calculan valores basados en referencias a otros nmeros del libro. Hoja de clculo. La Hoja de Clculo es un programa que nos permite trabajar y operar en la mquina con datos alfanumricos distribuidos en filas (que se referencian mediante un nmero) y columnas (que se referencian a travs de una letra), de manera que pueden ejecutarse diversas operaciones aritmticas de todo tipo de complejidad, y tambin grficos. Estas operaciones se realizan generalmente a travs de clculos entre las celdas (que son la interseccin de una fila y una columna), las que pueden ser referenciadas en forma relativa o absoluta. En forma relativa, se utiliza la letra de la columna y el nmero de la fila (=B2*C2), y en forma absoluta, se agrega el signo $ a cada uno (por ejemplo =B$2*$C$2, lo que permite fijar la fila y la columna en caso de que se copie o traslade la celda a otra posicin). Otras de las funcionalidades para la que actualmente se utiliza es para la creacin de bases de datos, y tambin para la preparacin de informes, cuadros estadsticos, planillas, etc. El origen de la Hoja de Clculo data de finales de la dcada de 1970, ms precisamente hacia mediados de 1979, con un programa que se conoci como VisiCalc (por Calculadora Visual) creado por Dan Bricklin y Bob Frankston, y que fue una de las herramientas que permitieron que en el mundo de los negocios se comenzara a ver a la PC como un instrumento de trabajo. Algunos de los programas de Hoja de Clculo son el Excel, que est incluido en el Office de Microsoft; el Lotus 1-2-3, respaldada por IBM; Corel Quattro Pro, como parte del Corel WordPerfect Office; Calc, como parte del paquete OpenOffice 1.1.2 y el KSpread, como parte del KOffice para Linux (estos ltimos dos son gratuitos).

Qu es una celda? Cada archivo de Excel se denomina libro, y como tal, est formado por varias hojas Cada hoja es una matriz que est formada por filas y columnas. Cada cruce de una fila con una columna se denomina celda. Cada celda puede recibir un dato. Este dato puede ser una constante o una variable, puede ser una fecha, un texto o una instruccin para que realice una operatoria con otras celdas. Una celda en Excel es la interseccin de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, nmeros, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. Tambin se puede combinar el clculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un nmero/letra de fila y un nmero/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre nico, por ejemplo B4 (columna B, fila 4). Rango de celdas Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas en un documento Excel. As, se denomina rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan para realizar una misma operacin. Los rangos de celdas suelen tener forma o abarcar espacios rectangulares. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. Filas y Columnas Son conjuntos de "celdas" (esos recuadros vacos donde puedes escribir e ingresar frmulas). Las columnas son agrupaciones verticales de estas celdas (para acordarte imagina una columna de arquitectura), y las filas verticales.

El trmino campo es frecuentemente intercambiable con el de columna, aunque muchos consideran ms correcto usar el trmino campo (o valor de campo) para referirse especficamente al simple elemento que existe en la interseccin entre una fila y una columna. Por ejemplo, una tabla que representa compaas pudo tener las siguientes columnas:

ID(identificador entero, nico a cada fila) Nombre (texto) Direccin 1 (texto) Direccin 2 (texto) Ciudad (identificador entero, proviene de una tabla separada de ciudades, de la que cualquier informacin del estado o del pas puede ser tomada) Cdigo postal (texto) Industria (identificador entero, Proviene de una tabla separada de industrias) etc.

Cada fila proporcionara un valor de los datos para cada columna y despus sera entendida como solo simple valor de datos estructurado, en este caso representando a una compaa. Ms formalmente, cada fila puede ser interpretada como una variable relacional, compuesta por un conjunto de tuplas, con cada tupla consistiendo en los dos elementos: el nombre de la columna relevante y el valor que esta fila proporciona para esa columna. Etiquetas Las etiquetas en Excel sirven para diferenciar un documento que tienes en una hoja o en otra, puedes ponerles diferentes colores a cada etiqueta y cambiarle de nombre a hoja 1, hoja 2, etc., haciendo de esta manera ms fcil la bsqueda de cada documento que tengas en cada hoja diferente. De hecho cada etiqueta es una hoja diferente, es como si tuvieras una agenda y cada letra del abecedario te indica lo que hay en cada hoja.

Valores Excel cuenta con la funcin Auto complementar para agilizar la carga de datos repetitivos, pero tambin cuenta con una alternativa para hacer este proceso an ms rpido. Para repetir un valor que estas cargando haz lo siguiente: desde la celda donde quieres cargar el dato pulsa la combinacin de teclas ALT + Flecha abajo, y veras como se despliega un men con los valores cargados anteriormente para seleccionar el que desees. Tambin puedes acceder a esta lista de valores haciendo click con el botn derecho sobre la celda y presionando sobre la opcin "Elegir de la lista" del men contextual. Libro de trabajo Libro de trabajo: El archivo base para Excel. Sus archivos usan la extensin xls, como abreviatura de "Excel spreadsheet". Un libro de trabajo usualmente contiene varias hojas de trabajo. Hoja de trabajo Una sola hoja con datos. Una o ms hojas de trabajo forman un libro de trabajo. Piense en ellas como hojas de papel apiladas una encima de la otra, para formar el libro de trabajo. En un libro de trabajo el mximo nmero de hojas depender de la memoria de su computadora. El libro de trabajo por defecto, puede tener hasta 255 hojas de trabajo La expresin libro de trabajo se da porque una vez creado un archivo Excel, te permite trabajar en una hoja de clculo y crear otras hojas diferentes dentro del mismo archivo. Estas diferentes hojas se pueden ver o diferenciar en forma de pestaas en el margen inferior del programa. Al crear un libro de trabajo en Excel automticamente tendrs tres hojas de clculo, pero puedes agregar ms de manera muy sencilla, siempre dependiendo de lo que necesites para trabajar.

Confi gura r P a gi na L a manera en que su hoja de clculo entra en la hoja de papel, puede ser controlada desde el dilogo Configurar Pgina. Puede seleccionar el tamao y la orientacin del papel, el ancho de los mrgenes, que es lo que va en el encabezamiento y en el pie de cada pgina y el orden de las celdas que sern impresas, para las hojas de clculo que insumirn varias hojas de papel. A todo esto, hay un montn de opciones. Hay tantas opciones que usaremos una pgina web separada para cada ficha del dilogo. Barra de herramientas mens La Barra de Mens, contiene todos los comandos de Excel. La Barra de Herramientas, consta de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre la Hoja de clculo directamente, dando un click sobre ellos, sin necesidad de acceder al comando correspondiente en el men. Por defecto en Excel aparecen 2 barras de herramientas, Estndar y Formato, respectivamente. Descripcin de la barra de mens En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que podemos llevar a cabo: Men Archivo: en este men encontramos comandos que nos van permitir la manipulacin de los archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creacin de un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de plantillas o documentos existentes para su creacin. Cuando se quiere recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el comando Abrir, all de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionar el archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que estamos modificando. Configurar Pgina, sirve para especificar las caractersticas de las Pginas del documento (tamao, orientacin, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualizacin previa de cmo el documento va a salir impreso. Imprimir enva el documento a la impresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo. Men Edicin: Funciones de manipulacin directa de los elementos integrantes del documento, son las encontraremos en este men. Los dos primeros comandos al comienzo de este men permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen

un carcter de utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado de elementos de una regin del documento a otra. Borrar como podr suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una seleccin de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar permiten la localizacin de una cadena de texto especifica y si se desea ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para que realice el desplazamiento. Men Ver: Aqu definimos el aspecto de Excel, para el rea de trabajo y las Barras de Herramientas. En este men existen las opciones de vista, las cuales permiten definir como se ve el documento en el rea de trabajo de Excel. Adicionalmente podemos definir cuales Barras de Herramientas, queremos utilizar en Excel. En la opcin Barra de Herramientas existe un submen, en el cual aparecen las Barras de Herramientas activas, las cuales aparecen con una marca de verificacin. En caso de querer activar alguna otra, solo es necesario hacer clic y activar la marca de verificacin. Podemos, adems, visualizar los encabezados o pies de pginas previamente definidos. Tambin existe un comando de pantalla completa, el cual permite ver el documento sin Barras de Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto. Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento del documento, de acuerdo a porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las Pginas que se desee mostrar. Men Insertar: El men insertar permite la insercin en el documento, de mltiples y variados elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Clculo, Grficos, Imgenes, etc. A travs de este men tambin podemos, definir comentarios, hipervnculos, etc. Men Formato: Mediante este men tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir afinar el formato de los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos, adems, dejar que Excel le proporcione un formato automtico al documento o escoger entre un estilo entre una galera de estilos de documentos. Men Herramientas: Aqu encontraremos herramientas adicionales de Ortografa y Gramtica, Correccin Automtica, Comparticin de Libros, etc. Puede encontrar tambin herramientas de proteccin de documentos, Generadores de Macros, Personalizacin del Entorno y Asistentes para Bsquedas y otras actividades Adems del las opciones de configuracin y de personalizacin del Excel,

Men Datos: Permite la manipulacin de los datos ingresados a la hoja de calculo. Organiza la informacin de las filas o listas seleccionadas por orden alfabtico, numrico o por fechas. Permite Filtrar o seleccionar slo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede tambin mostrar un formulario de datos en un cuadro de dilogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de una lista o una base de datos. Adems, permite validar, es decir, define qu datos son vlidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un tipo particular como nmeros enteros, nmeros decimales o texto y establece lmites para las entradas vlidas. Descripcin de la barra de herramientas La barra de Herramientas Estndar, permite llevar a cabo alguno de los comandos que existen en la barra de men, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el men Ver, luego ubique la opcin Barra de herramientas y haga clic sobre la opcin Estndar. Est compuesta por los siguientes botones: Botn Funcin Nuevo: Este botn permite la creacin de un nuevo documento de Excel. Haga clic sobre l y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco. Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic sobre este botn y ubique la posicin del documento que quiere recuperar. Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicacin que usted especifique. Si el documento ya haba sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento. Imprimir: Enva el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas en la opcin Imprimir del men Archivo. Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldr impreso. Haga clic para activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botn Cerrar. Ortografa y Gramtica: Revisa los errores ortogrficos y gramaticales del documento activo. Cortar: Permite realizar la accin de cortado en un elemento seleccionado. La misma funcin del comando Cortar del men Edicin. Copiar: Permite realizar la accin de copiado en un elemento seleccionado. La misma funcin del comando Copiar del men Edicin. Pegar: Permite realizar la accin de Pegado en un elemento seleccionado. La misma funcin del comando Pegar del men Edicin.

Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a ms de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato. Deshacer: Invierte el ltimo comando o elimina la ltima entrada que haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuacin, haga clic en las acciones que desee deshacer. Rehacer: Invierte la accin del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuacin haga clic en las acciones que desee rehacer. Insertar hipervnculo: Inserta o modifica el hipervnculo que se especifique. Autosuma: Agrega nmeros automticamente con la funcin SUMA. Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuacin, presione la tecla ENTRAR. Pegar funcin: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores para argumentos. Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el nmero menor o la fecha ms antigua, mediante la utilizacin de la columna que contenga el punto de insercin. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenacin, stas permanecern vigentes. Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la ltima letra del alfabeto, el nmero mayor o la fecha ms reciente, utilizando la columna que contenga el punto de insercin. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenacin, stas permanecern vigentes. Asistente para grficos: Inicia el Asistente para Grficos, que le indicar los pasos necesarios para crear un grfico incrustado en una hoja de clculo o modificar un grfico existente. Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener referencias geogrficas, como abreviaturas de pases o estados. Para configurar la ubicacin y el tamao del mapa en la hoja de clculo, arrastre el puntero en forma de cruz. Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo. Zoom: Escriba una variacin entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la presentacin del documento activo.

Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar sus tareas. Barra de herramientas formato Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos integrantes del documento. Est compuesta por los siguientes botones: Fuente: Cambia la fuente del texto y de los nmeros seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente Tamao de fuente: Cambia el tamao del texto y de los nmeros seleccionados. En el cuadro Tamao de fuente, escriba un tamao. Los tamaos del cuadro Tamao de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa. Negrita: Pone el texto y los nmeros seleccionados en formato negrita. Si la seleccin ya est en negrita, haga clic para quitar este formato. Cursiva: Pone el texto y los nmeros seleccionados en formato cursiva. Si la seleccin ya est en cursiva, haga clic en para quitar este formato. Subrayado: Subraya el texto y los nmeros seleccionados. Si la seleccin ya est subrayada, haga clic en para quitar este formato. Alinear a la izquierda: Alinea el texto, nmeros u objetos entre lneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo. Centrar: Centra el texto, nmeros u objetos entre lneas seleccionados. Alinear a la derecha: Alinea el texto, nmeros u objetos entre lneas seleccionados a la derecha con el borde izquierdo discontinuo. Combinar y centrar: Combina dos o ms celdas contiguas seleccionadas para crear una nica celda. La celda resultante contiene slo los datos situados en la parte superior izquierda de la seleccin, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original seleccionado. Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas. Dependiendo del pas seleccionado en el cuadro de dilogo Configuracin regional de Windows, puede aparecer el botn Estilo de moneda internacional en lugar del botn Estilo de moneda.

Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del men Formato. Aumentar decimales: Aumenta el nmero de dgitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas. Disminuir decimales: Disminuye el nmero de dgitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas. Disminuir Sangra: Disminuye la sangra izquierda Aumentar Sangra: Aumenta la sangra izquierda Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, prrafos, celdas, imgenes u otros objetos seleccionados. Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imgenes. Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.

Administracin de archivos Crear un libro nuevo Cuando se inicia una sesin de Excel abrimos un Libro de trabajo Nuevo, Libro1, pero si lo que queremos es abrir un Libro de trabajo existente, es decir, previamente guardado, lo podemos hacer de varias formas, pulsando el botn Abrir de la barra de herramientas Estndar, o desplazarnos hasta el men Archivo - Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. En este cuadro de dilogo, seleccione el Libro de Trabajo con el que desea trabajar. El recuadro de texto rotulado Buscar en, muestra la carpeta que est seleccionada actualmente, si en ella no se encuentra el libro de trabajo que est buscando, despliegue la lista desplegable que aparece en el cuadro Buscar en y localice el libro buscado en las distintas Unidades de Disco y Carpetas.

Guardar un libro Cuando termina de confeccionar su hoja de trabajo, es conveniente guardarla para poder utilizarla cada vez que la necesite. De esta forma, se grabarn todas las hojas que conforman el libro de trabajo. La primera vez que guarde el libro, debe darle un nombre. Seleccione la opcin Guardar como del men Archivo. Aparecer un cuadro de dilogo y en l se seleccionar el directorio donde va a grabar el archivo, la torre de disco, as como el nombre que desea darle, cuya extensin ser .XLS. Finalmente presione <Enter> para aceptar. El resto de las veces que guarde el libro seleccione la opcin Guardar del men Archivo y ste se guardar con el mismo nombre que le dio la primera vez. Otra forma de guardar un libro de trabajo es seleccionando el botn Guardar de la Barra de Herramientas Standard. Abrir un libro de trabajo Cuando quiera trabajar con un libro ya creado, elija la opcin Abrir del men Archivo. Aparecer un cuadro de dilogo, donde debe seleccionar el directorio donde est el fichero que desea abrir, en caso de estar en disquete selecciona la torre en el recuadro Buscar en: y en el recuadro Nombre de Archivo escribe el nombre correspondiente al libro que quiere abrir. Finalmente presione <Enter> para aceptar. Modificar un Libro de trabajo Para corregir un dato errneo que haya en una celda debes situar el puntero de celda en ella y luego pasar al modo Modificar. Para pasar al modo Modificar simplemente pulsa la tecla F2. Entonces vers que ocurren dos cosas: El punto de insercin aparece dentro de la celda activa, justo detrs del ltimo carcter que haya en la misma. La palabra Modificar aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel. Una vez que has hecho esto, slo te queda corregir el dato y, cuando termines, pulsar Intro para aceptar los cambios realizados. Si cambias de idea

mientras ests modificando los datos y quieres dejar la celda como estaba, pulsa la tecla Esc. Comando Salir Haga clic en el comando Archivo del men principal y seleccione la opcin salir o bien las teclas Alt-F4 Si se realizo algn cambio que no ha sido grabado aun aparecer el siguiente mensaje.

Haga clic en el botn Si para grabar y salir o en el botn No para salir sin grabar. Bsqueda rpida Para acelerar las bsquedas de archivos en el cuadro de dilogo Abrir, Office incluye Bsqueda rpida, una herramienta a la que se llega haciendo doble click en Bsqueda rpida en el Panel de control de Windows. La herramienta Bsqueda rpida crea ndices para acelerar las bsquedas de archivos, por contenido, por propiedades o por ambos a la vez. Para obtener informacin acerca de cmo utilizar Bsqueda rpida, consulte Ayuda en el cuadro de dilogo Bsqueda rpida.

Celdas, Filas y Columnas. Mover celdas Puede hacerse de dos formas: Si se utiliza el men Edicin, habr de utilizarse el comando Cortar despus de haber seleccionado la celda que va a mover. Despus se proceder a utilizar el comando Pegar. Si se utiliza el mtodo de arrastrar y soltar con el ratn, basta con acercar el puntero al borde de la celda o rango seleccionado y una vez que el ratn se convierta en flecha, pulsar el botn del ratn y arrastrarlo hasta el nuevo punto. Eso har que el contenido de la celda o rango, se mueva al nuevo destino. En este caso no es necesario pulsar la tecla Ctrl.

Copiar y pegar celdas Existen muchas maneras de copiar celdas, En la Hoja3, seleccione el rango B2:B3 est seleccionado. Seale un borde de la seleccin y luego mantenga pulsada la tecla CONTROL mientras arrastra la seleccin hasta el rango F2:F3. Mientras arrastra la seleccin, aparece junto al puntero un pequeo signo ms (+) que le indica que est arrastrando una copia de la seleccin, suelte el botn del ratn y luego suelte CONTROL, las celdas quedan copiadas en una nueva posicin. Seleccione el rango B2:B3, seale un borde de la seleccin, y luego utilice el botn derecho del ratn para arrastrar la seleccin hasta el rango C7:C8. Despus de soltar el botn derecho del ratn aparece un men contextual, pulse Copiar aqu, las celdas son copiadas en la nueva posicin. Insertar y eliminar celdas Lo primero que hay que hacer es seleccionar la celda y despus: Elija el men Edicin y despus Borrar. Aparecer un nuevo men desplegable con 4 opciones: Todo, Formatos, Contenido y Notas. Haga clic en la opcin que desee. Si elige Contenido, borrar los datos de las celdas. Formatos borrar slo el formato de las celdas. Si elige Notas borrar slo las notas creadas con el comando Notas del men Insertar. Si elige Todo, borrar tanto el contenido, como su formato y las notas creadas. Para borrar un rango de celdas, seleccione el rango y siga los pasos anteriores. Si quiere borrar el contenido de forma rpida, seleccione la celda y pulse <Supr>. Borrar directamente el contenido de la celda sin necesidad de pasar por los distintos mens. (En el caso de un rango, se procede igual pero marcando el rango, fila o columna).

Insertar y eliminar filas y columnas Insertar una fila Para ello debe: Seleccionar la fila en cuya posicin quiere insertar una nueva. Seleccione la opcin Fila del men Insertar. Automticamente aparecer una nueva fila antes de la fila seleccionada y las dems filas se reenumerarn.

Insertar una columna Seleccione la columna en cuya posicin desea insertar una nueva.

Elija la opcin Columnas del men Insertar. Aparecer una nueva columna (en blanco) a la izquierda de la columna seleccionada. Borrar filas y columnas

Seleccione la(s) fila(s) o columna(s) que desea eliminar. Seleccione la opcin Borrar del men Edicin. Aparecer un men desplegable con 4 opciones: Formatos Borra slo el formato de las celdas. Contenido Borra los datos de las celdas. Notas Borra las notas creadas con la opcin Notas del men Insertar Todo Borra el contenido, formato y notas creadas.

Haga clic en la opcin que desee. Buscar y remplazar texto y nmero Para buscar una celda con un contenido especfico, puede utilizar el comando Buscar.

Elija Buscar del men Edicin. En el recuadro Buscar, escriba el texto que va a buscar. Haga clic en Buscar Siguiente. Cerrar. Edite la celda. <Enter>. Con el teclado, este cuadro de dilogo (Buscar) aparece con Shift-F5. Reemplazar celdas. Utilizando la opcin Reemplazar del comando Buscar, la cual sustituye automticamente en una o varias celdas.

Se siguen los pasos de Buscar. Se selecciona Reemplazar y se escribe el texto con que queremos reemplazar en el recuadro Reemplazar con. Pulse nuevamente el botn Reemplazar y la palabra queda sustituda. Esto podr hacerse, en caso de haber ms de una celda que se quiera sustituir, reemplazando una a una, vindolas para comprobarlas. Si hay algn caso en el que no se quiera realizar la sustitucin, pulse entonces Buscar Siguiente y no se sustituir. Al terminar, Cerrar.

En caso de que quiera sustituirlas todas de una vez, sin comprobarlas una a una, haga clic en Reemplazar todas. Ocultar Filas y Columnas La ocultacin de filas y/o columnas es otra de las operaciones sobre stas que en algn momento nos puede ser til si por ejemplo en una fila o columna aparecen frmulas intermedias que no nos interesa visualizar una vez concluida la hoja de clculo. Los pasos son exactamente igual para filas que para columnas, excepto pasos obvios como seleccin o men. Si deseamos ocultar filas o columnas, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar las filas o columnas a ocultar. 2 Seleccionar el men Formato. 3 Elegir la opcin Fila o Columna dependiendo de lo que se quiera ocultar. Aparecer otro submen. 4 Elegir la opcin Ocultar. Correccin de ortografa 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones de Autocorreccin. 2. En la ficha Autocorreccin, especifique los tipos de correccin que desee realizar. Tambin puede especificar excepciones a las opciones seleccionadas haciendo clic en el botn Excepciones. En la hoja de clculo, escriba un error tipogrfico seguido de un espacio u otra puntuacin. A continuacin, compruebe cmo Autocorreccin lo corrige. El botn Opciones de Autocorreccin aparece en una celda de hoja de clculo de Microsoft Excel cuando se escribe un hipervnculo. El botn Opciones de Autocorreccin aparece inicialmente como un pequeo cuadro azul al situar el puntero del mouse (ratn) junto al hipervnculo y se convierte en un icono de botn cuando se elige dicho hipervnculo. Para deshacer un hipervnculo, activar o desactivar las opciones de Autocorreccin, haga clic en el botn y seleccione una opcin.

Utilizacin del libro de trabajo Insertar y eliminar hojas Como hemos visto, al abrir un nuevo libro de trabajo, Excel coloca automticamente 16 hojas de trabajo. Si lo necesita, puede agregar ms hojas al libro de trabajo y si sobran puede eliminarlas. Insertar una nueva hoja.

Haga clic sobre la etiqueta de la hoja en cuya posicin desea insertar la nueva hoja, pues las nuevas hojas son colocadas a la izquierda de la hoja activa. Seleccione la opcin Hoja de clculo, del Men Insertar y aparecer la nueva hoja de trabajo vaca dentro del libro de trabajo. Esta ser numerada como Hoja 17 o un nmero mayor si ya aadi hojas al libro. Otra forma de insertar hojas de clculo es hacer clic sobre la etiqueta de la hoja en cuya posicin insertar la nueva hoja y despus con el botn derecho del ratn despliegue el men de mtodo abreviado (ver fig. 13) y seleccione la opcin. Posteriormente aparece una caja de dilogo (fig.18) donde escogeremos la opcin Hoja de clculo. Eliminar hojas

Haga clic con el botn derecho del ratn en la etiqueta de la hoja que desea eliminar y aparecer un men de mtodo abreviado, que vemos en la fig. 13. Haga clic en Eliminar. Presione Aceptar, si est seguro. Mover y ocultar hojas Mover una hoja. Para esto basta con arrastrar la etiqueta de la hoja. Aparecer un tringulo negro que indica el lugar donde se insertar la hoja. Ocultar una hoja. Tambin podrs hacer que una Hoja de tu Libro Excel quede oculta (que no eliminada). Para ello haces clic con botn derecho y elijes Ocultar: Y la operacin contraria, si una Hoja que tienes ocultada deseas que vuelva a mostrarse:

Proteccin de celdas y hojas Proteccin de celda. Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel ofrece varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja. Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no est protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo. Para desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento sigue los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. Hacer clic sobre la pestaa Proteger. Aparecer la ficha de la derecha: Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botn Aceptar. Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la frmula o el valor de la celda no se pueda visualizaren la barra de frmulas. Proteccin de Hoja Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de clculo, por lo tanto a continuacin tendremos que realizar los siguientes pasos: Seleccionar la pestaa Revisar. Hacer clic sobre el botn Proteger hoja que se encuentra en la seccin Cambios. Aparecer el cuadro de dilogo Proteger hoja de la derecha: Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa.

Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo para que no tenga efecto la proteccin para la modificacin seleccionada y desactivarla para tener en cuenta la proteccin. Si queremos asignar una contrasea para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa la contrasea, escribirla en el recuadro Contrasea. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Si hemos puesto contrasea nos pedir confirmacin de contrasea, por lo tanto tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar. A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrn modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio. Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la proteccin, es decir: Seleccionar la pestaa Revisar. Hacer clic sobre seccin Cambios. el botn Desproteger hoja que se encuentra en la

Si habamos asignado una contrasea nos la pedir, por lo que tendremos que escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar. Si no haba contrasea asignada, automticamente la desprotege. Etiquetas Cuando se abre un libro nuevo de Excel 2003 este trae por defecto 3 hojas: la Hoja1 la Hoja2 y la Hoja3, la Hoja1 est abierta, mientras que a las otras dos se accede mediante las pestaas de rtulos "Hoja2" y "Hoja3" Cuando se trabaja con varias hojas dentro un libro es conveniente utilizar un nombre de hoja para identificarlas ms rpidamente, estos nombres no pueden estar repetidos y tienen un mximo de 31 caracteres. Hay 3 formas de cambiar el nombre de las etiquetas de las hojas 1. El ms rpido es hacer doble clic en la etiqueta a la que se le quiere cambiar el nombre, por ejemplo y cuando se transforma en estamos en condiciones de cambiarle el nombre, por ejemplo

2. Si se aprieta el botn derecho del ratn cuando el cursor esta sobre una etiqueta, aparece un men emergente con muchas opciones entre ellas la que est sealada por la flecha, que haciendo clic nos permite cambiar el nombre. Si pulsamos en "Color de etiqueta", aparecen las opciones para cambiar el color de las etiquetas. 3. La tercera manera es seguir la ruta Formato-->Hoja-->Cambiar nombre, donde tambin est la opcin de cambiar el color de la etiqueta , como muestra la flecha Cuadros de texto La barra de herramientas Dibujo dispone de un botn que permite trazar un cuadro en cuyo interior se puede escribir texto en una hoja de clculo o en un grfico. Se trata del botn Cuadro de texto. Despus de trazar el cuadro de texto del tamao y la forma que desee, se puede escribir texto en el interior del cuadro. Para iniciar una nueva lnea presione <Intro>. Este objeto se utiliza para agregar pequeas explicaciones a los grficos y hojas que se crean. Si selecciona el borde del cuadro de texto y, elegimos la primera opcin del men Formato / Formato cuadro de texto, aparecer un cuadro de dilogo, como vemos, presenta siete fichas. La ficha Fuente ya se describi anteriormente. Las fichas Colores y lneas, Tamao, Proteger y Propiedades, fueron explicadas en el apartado anterior. La ficha Alineacin nos permite definir la alineacin y orientacin del texto dentro del cuadro. La ficha Mrgenes nos permite definir el espacio entre los bordes de nuestro cuadro y el texto que escribimos en el interior. Si, en lugar de seleccionar el borde del cuadro de texto, selecciona el texto que se encuentra dentro para modificar su formato, el cuadro de dilogo que le aparece le presentar slo la etiqueta Fuentes en lugar de las siete que vimos anteriormente. Encabezado de pie de pgina. De cara a tener un mayor control de los documentos una vez impresos, es interesante en muchas ocasiones que, al imprimirlos, estos aparezcan con sus nmeros de pgina o incluso con los nombres del libro de trabajo o la hoja de clculo. Excel 97 le permite utilizar el encabezado y pie de pgina para hacerlo.

Por defecto, no agrega ninguna informacin a las cabeceras y pies de pgina de las hojas de clculo, pero desde este cuadro de dilogo nos permite definirlos. Cuando lo hacemos, debemos tener en cuenta que stos son locales a cada hoja del libro de trabajo. Si lo que queremos es definir un encabezado y/o pie comn a todas o parte de las hojas de un libro, debemos seleccionar este conjunto de hojas y, despus, definir los encabezados y pies que deseemos. En la ficha correspondiente a esta lengeta observamos dos botones que permiten personalizar el encabezado y pie de cada pgina. Si hace clic en cualquiera de ellos le aparecer un cuadro de dilogo. En l puede ver tres grandes cuadros que se corresponden con las partes derecha, central e izquierda de su cabecera/pie de pgina. En cada uno de ellos puede introducir lo que desee. Si lo que quiere hacer es introducir un texto cualquiera no tiene ms que escribirlo y le aparecer en la posicin que elija cuando imprima su documento. En la parte superior de estos cuadros blancos aparecen una serie de iconos. Vamos a describirlos brevemente. El primero es equivalente a Formato Fuentes. Para usarlo, seleccione el texto o cdigo que haya introducido y luego haga clic en este icono. Le aparecer un cuadro de dilogo ya conocido. Desde l puede cambiar el tipo de letra, su tamao, sus caractersticas, etc. A continuacin hay una pareja de iconos que le imprimirn el nmero de pgina y el nmero total de pginas que tiene su documento. La siguiente pareja de iconos hacen que aparezca la fecha y la hora en que el archivo se imprimi. El ltimo grupo de iconos le imprime el nombre de la hoja y el nombre del libro de trabajo. Como habr comprobado al hacer clic en cualquiera de estos iconos, aparece cdigo entre corchetes con el smbolo & delante. Cuando vuelva al cuadro dilogo, comprobar cul es el texto real que aparecer. No obstante, reproducimos aqu los cdigos y su significado para que pueda consultarlos cualquier momento: [Pgina] Pgina dentro del documento. [Pginas] Pginas totales. [Fecha] Fecha de impresin. [Hora] Hora de impresin. [Archivo] Nombre del libro de trabajo. [Etiqueta] Nombre de la hoja de clculo. un de le en

Formatos Un formato siempre ir aplicado a una celda o rango de celdas. Por lo tanto, un formato se podr aplicar antes de introducir informacin en celdas o posteriormente cuando ya haya datos en ellas. Esto ltimo es lo que normalmente se hace para ajustar el tamao de la fuente, el ancho de las columnas, etc. Siempre habr que seleccionar previamente el rango al que aplicar el formato. Este rango puede ser un rango disjunto. Como regla general, se utilizarn los comandos del men Formato, los comandos del men contextual (aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn) o bien con los botones de las barras de herramientas para formato. Tanto en el men Formato como en el men contextual encontramos el comando Formato de celdas, que es el que utilizaremos ms a menudo Celdas Si una celda contiene texto, podemos aplicar varios formatos en ella. Esto es muy til cuando, por ejemplo, queremos poner subndices o superndices o bien resaltar un ttulo, etc. Para aplicar un formato de este tipo puede ir aplicando el formato a medida que escribe o bien, una vez escrita la celda completamente, seleccionar el texto al cual se quiere dar formato arrastrando el ratn. Nmeros Hay veces en que debemos trabajar con valores a priori numricos pero que no son tales, como por ejemplo cdigos postales. Si introducimos en una celda 08080, Excel cambiar el valor a 8080 ya que ignora los ceros a la izquierda. Podemos cambiar este efecto aplicando a las celdas el formato de texto. En la ficha Nmero seleccionando la categora Texto. En el caso de los cdigos postales, si ya tiene la columna escrita, tambin puede seleccionar el formato Cdigo postal de la categora Especial. Fuente La fuente por defecto que utiliza un libro de trabajo nuevo se puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones, en la ficha General, en el cuadro Fuente estndar.

Hoja

Barra de formato Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos integrantes del documento. Est compuesta por los siguientes botones: Botn Funcin Fuente: Cambia la fuente del texto y de los nmeros seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente Tamao de fuente: Cambia el tamao del texto y de los nmeros seleccionados. En el cuadro Tamao de fuente, escriba un tamao. Los tamaos del cuadro Tamao de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa. Negrita: Pone el texto y los nmeros seleccionados en formato negrita. Si la seleccin ya est en negrita, haga clic para quitar este formato. Cursiva: Pone el texto y los nmeros seleccionados en formato cursiva. Si la seleccin ya est en cursiva, haga clic en para quitar este formato. Subrayado: Subraya el texto y los nmeros seleccionados. Si la seleccin ya est subrayada, haga clic en para quitar este formato. Alinear a la izquierda: Alinea el texto, nmeros u objetos entre lneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo. Centrar: Centra el texto, nmeros u objetos entre lneas seleccionados. Alinear a la derecha: Alinea el texto, nmeros u objetos entre lneas seleccionados a la derecha con el borde izquierdo discontinuo. Combinar y centrar: Combina dos o ms celdas contiguas seleccionadas para crear una nica celda. La celda resultante contiene slo los datos situados en la parte superior izquierda de la seleccin, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original seleccionado. Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas. Dependiendo del pas seleccionado en el cuadro de dilogo Configuracin regional de Windows, puede aparecer el botn Estilo de moneda internacional en lugar del botn Estilo de moneda. Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del men Formato. Aumentar decimales: Aumenta el nmero de dgitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir decimales: Disminuye el nmero de dgitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas. Disminuir Sangra: Disminuye la sangra izquierda Aumentar Sangra: Aumenta la sangra izquierda Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, prrafos, celdas, imgenes u otros objetos seleccionados. Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imgenes. Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic. Combinacin de celdas La opcin Combinar celdas, permite unir celdas tanto en horizontal como en vertical. Hay que tener en cuenta algunos comportamientos de las celdas combinadas:

Cuando se copian y pegan celdas combinadas, los resultados son tambin celdas combinadas. Si la seleccin inicial contiene celdas combinadas y celdas normales, el resultado ser una combinacin de celdas combinadas y celdas normales. Si se pegan datos sobre celdas combinadas pueden ocurrir dos cosas: cuando se pega un valor nico (una sola celda) en una celda combinada solamente se pega el valor y se mantiene el formato de celda combinada. Si copiamos y pegamos un rango de celdas sobre una celda combinada, el resultado divide la celda en sus celdas originales.

Formulas En Excel puede crearse una amplia diversidad de frmulas, desde frmulas que ejecuten una simple operacin aritmtica hasta frmulas que analicen un modelo complejo de frmulas. Una frmula puede contener funciones, que son frmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice una frmula matricial

Tipo de operaciones En Excel podemos utilizar los operadores matemticos para realizar las operaciones bsicas como la suma, resta, multiplicacin y divisin cuyos operadores son respectivamente +, -, *, / Para utilizarlos debemos comenzar la celda con el signo = para indicarle que lo que sigue dentro de la celda tendr que ser interpretado como una frmula y despus indicarle la operacin. Podemos utilizar estos operadores directamente con valores de la siguiente forma: =10+12 =8-5 =12*4 =1420/12 Tambin se pueden utilizar los valores de una celda utilizando sus referencias, por ejemplo =C1+C2 =D4-A1 =B3*B4 =C6/C7 Este tipo de operadores es ms rpido de utilizar que algunas frmulas, adems de ser ms recomendable para realizar operaciones en celdas que no son contiguas, es decir que no estn juntas en una misma fila o columna.

Creacin de formulas Sin por alguna razn, una frmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser modificada, no es conveniente volver a escribir la frmula desde el principio, sino utilizar el procedimiento para modificacin o edicin del contenido de una celda, el cual se muestra a continuacin: 1. Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desea modificar. 2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de frmulas 3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar, cambiar o eliminar caracteres en la frmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del mouse y/o las teclas de direccionamiento del cursor. 4. Para finalizar la edicin y aceptar las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o presione el botn introducir de la barra de frmulas. ( para cancelar los cambios presione la tecla ESCape o presione el botn ).

Asistente para formulas Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: 1 Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. 2 Seleccionar el men Insertar. 3 Elegir la opcin Funcin... O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 4 En el recuadro Categora de la funcin tendremos que elegir a qu categora pertenece nuestra funcin. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas. 5 En el recuadro Nombre de la funcin hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta.

Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. El botn nos proporcionar ms informacin. 6 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de la derecha. En nuestro caso se eligi la funcin SUMA. 7 En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. 8 En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. 9 Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Sintaxis Las funciones en Excel tienen la siguiente sintaxis: =NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2; . . .) Van siempre precedidas del signo igual y, a continuacin, el nombre de la funcin seguido de un parntesis que contendr todos los argumentos separados por punto y coma (;). Los parntesis son imprescindibles, incluso si la funcin no lleva argumentos. En caso de que alguno de ellos falte, Excel le avisar con un mensaje de error. Cuando alguno de los argumentos sea un rango de celdas, ste ir limitado por la primera celda del rango seguida de dos puntos (:) y la ltima celda del mismo. Veamos el siguiente ejemplo: =SUMA(A1:A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A2+A3+A4+A8 =SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A4+A8

Funciones Las funciones son herramientas de clculo que Microsoft Excel pone a nuestra disposicin para ser usadas en hojas de clculo. Pueden usarse para tomar decisiones sobre los valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo acciones y pueden realizar tambin gran variedad de clculos distintos. Importancia Para que las funciones cumplan su cometido es necesario, en la mayora de los casos, facilitarles unos datos. Estos datos son los que se conocen como argumentos de la funcin. Pueden ser de diferentes tipos, como veremos posteriormente y su nmero depende de la funcin de que se trate. Funciones bsica Suma: Con esta funcin lo que calculamos es la suma de todos los nmeros de un conjunto de datos (tambin denominado rango) Se representa en la hoja de Excel: =SUMA(celda(s):celda(s)). Resta: Anlogamente a la suma, pero con el signo - en vez del signo:. Y ser: =RESTA(celda(s)-celda(s)). Producto: Multiplica todos los nmeros obteniendo el producto de dichos nmeros. Aparecer: =PRODUCTO(celda(s);celda(s)). Dividir: De forma similar al producto. La formula aparecer =DIVIDIR((celda(s)/celda(s)). Porcentaje, %: Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos, dividiendo la cantidad entre el total. La expresin de esta funcin es = PRODUCTO(%; celda(s)). Mximo y Mnimo: Con esta funcin Excel nos va a indicar el valor mximo y mnimo de un conjunto de valores. As:=MAX(rango) y=MIN(rango). Promedio: Devuelve la media aritmtica de una serie de valores. Con la expresin: =PROMEDIO(rango). Descripcin de errores Otra de las caractersticas de Excel es su facilidad para fijar algunos errores ms comunes en el proceso de creacin de una frmula o cuando estamos introduciendo argumentos en una funcin. Para todos los errores, el ayudante de

Office muestra un mensaje con una versin corregida de la frmula y nos ofrece la posibilidad de aceptarla o no. Vinculo de celdas y hojas Cuando se crea un vnculo a un libro de Excel, abrir a la ltima hoja de clculo que se vio por. Para crear un vnculo a un seguimiento hoja de clculo especfica estos pasos: 1. Abra el libro a la hoja de clculo que desee vincular a. Haga clic aqu para seleccionar la celda A1. 2. En el men Insertar , seleccione Nombre y, haga clic en Definir . 3. Escriba un nombre que contiene slo las letras y nmeros. Haga clic en Aceptar 4. Guarde el libro en el Web de FrontPage al hacer clic en Guardar en el men Archivo 5. Abra un Web en el Explorador de FrontPage y seleccione la pgina que desea el hipervnculo para que aparezca en. Abra la pgina en el Editor de FrontPage y seleccione el texto o imagen que desee hipervnculo de. 6. Haga clic en Hipervnculo en el men Insertar. Seleccione el libro de Excel creado anteriormente en la lista de archivos. 7. En la lnea direccin URL, site el cursor despus .xls (libro) y tipo # (Nombre), donde (nombre) representa el nombre define en el paso dos. Por ejemplo, si el libro que cre se ha titulado 'libro' y el nombre define en el paso dos se 'hoja de clculo', la lnea direccin URL sera: Workbook.xls#Worksheet 8. Haga clic en Aceptar. En el men Archivo, haga clic en Guardar. NOTA: se pueden crear vnculos adicionales en una sola hoja de clculo. Repita los pasos anteriores reemplazando la celda A1 en el paso 1 con la celda que desea vincular

Barra de dibujo Una forma fcil de aadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de Dibujo. Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la podemos activar seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando sobre Barras de herramientas y Dibujo

Desde esta barra podemos acceder a mltiples figuras grficas predefinidas como diferentes tipos de flechas. Lneas y flechas Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas. Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo Lneas y elegimos un tipo de flecha. Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar el botn del ratn, hasta el otro extremo.

Una vez dibujadas podemos cambiar la orientacin de las flechas mediante el comando Dibujo de la Barra de Dibujo

Marcamos la flecha que queremos girar. Pulsamos Dibujo Pulsamos Girar o voltear Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo Girar a la izquierda.

En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que pulsar y como la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba.

La Barra de Dibujo dispone de botones para dibujar directamente algunas figuras o para cambiar el formato. Seleccin y agrupacin de objetos 1. Seleccione las formas u otros objetos que desee agrupar. Para obtener ms informacin acerca de la seleccin de formas, vea Seleccionar una forma u otro objeto. 2. En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Organizar, haga clic en Agrupar y, despus, haga clic en Agrupar.

Si no ve las fichas Herramientas de dibujo o Formato, asegrese de que ha seleccionado una forma u otro objeto.

Tras agrupar las formas u otros objetos, puede seleccionar cualquier forma u objeto individual dentro del grupo. Seleccione el grupo y, a continuacin, haga clic en la forma u objeto individual que desee seleccionar. No se pueden agrupar formas y otros objetos entre varios programas.

Graficas Despus de crear su hoja de clculo, puede crear grficos para esquematizar el aumento o disminucin en sus gastos, o el porcentaje de uno u otro apartado de sus gastos domsticos. Conseguir una representacin grfica sencilla de entender y fcil de realizar. Las representaciones que puede utilizar para la visualizacin de sus datos son muy variadas, desde grficos de lneas, de pastel, de barras, hasta grficos en tres dimensiones. Existen 15 tipos diferentes de

grficos y cada uno de ellos tiene una seleccin adicional de hasta 10 subtipos de grficos. Asistente para graficas Esta herramienta le ayuda a crear su grfico paso a paso, pidindole la informacin que va necesitando para ello en cada momento. Para trabajar con grficos, necesita entender claramente dos conceptos: serie de datos y punto de datos. Una serie de datos es un conjunto de uno o ms valores numricos relacionados entre s. A los datos que forman una serie de datos, se les llamapuntos de datos. Es algo similar a celdas y rangos. Por ejemplo, en la tabla 5.1 las filas correspondientes a ALUMNO 1, ALUMNO 2 y ALUMNO 3 constituyen series de datos. Las notas referentes a cada alumno, constituyen los puntos de datos. As, cada serie tendr 3 puntos de datos. Edicin de graficas Insercin de ttulos Rtulos Ajuste de tamao, color, etc. Una vez que tenga el grfico en su hoja de trabajo, quizs no le guste su apariencia. Haga doble clic sobre el grfico para activarlo, luego haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier punto dentro del grfico para que aparezca el men de mtodo abreviado Si decide ahora que el grfico que ha creado, quedara mejor en otro lugar de la hoja de clculo, puede desplazarlo de la siguiente forma: Primero seleccione el grfico haciendo doble clic en cualquier lugar del mismo y, Coloque el ratn en cualquier lugar del grfico, haga clic y sin soltar el botn arrastre hasta el lugar donde quiera colocarlo. Suelte despus el botn y se localizar en esa nueva posicin. Cambiar el tamao de un grfico Puede modificar su tamao fcilmente:

Coloque el ratn en uno de los cuadraditos que aparecen en las esquinas y en las lneas del recuadro que enmarca el grfico. Dependiendo del cuadrado en el que se coloque, mover una parte y otra del recuadro que enmarca el grfico. Haga clic y sin soltar el botn, arrastre hasta el tamao que considere apropiado. Suelte despus el botn y tomar el nuevo tamao.

Adems de poder realizar cambios en los grficos modificando los valores que se encuentran vinculados al grfico, podemos modificar el formato. Es fcil cambiar la visualizacin del grfico. Comenzamos cambiando el rea de grfico.

Pulsamos sobre el rea de grfico. En nuestro ejemplo la zona blanca. Aparecen unos puntos recuadrando todo el grfico. Pulsamos el botn DERECHO del ratn y aparece un men. Seleccionamos el comando para cambiar el rea de grfico. Podemos modificar el formato, el tipo de grfico, de que celdas proceden los datos para trazar el grfico, los ttulos del grfico y la ubicacin. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de rea de grfico

Aparece el cuadro de Formato de rea del grfico en el que podemos cambiar el formato del texto que aparece en el rea de grfico. Nosotros en nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el tipo de letra por Verdana en Negrita y de Tamao 8. Y pulsamos Aceptar

Del mismo modo, es decir marcndolo y pulsando el botn DERECHO del ratn podemos activar el men para realizar cambios en la Leyenda. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de leyenda.

Aparece un men para cambiar el Formato de leyenda. En nuestro ejemplo hemos decidido pulsar sobre la pestaa Tramas para cambiar el color del fondo y seleccionar un celeste.

Hemos igualmente marcado el rea de trazado y pulsado el botn DERECHO del ratn. El rea de trazado se muestra encuadrada por puntos negros y una lnea discontinua. Del men que aparece seleccionamos Formato de rea de trazado.

En el cuadro de Formato del rea de trazado seleccionamos tambin un fondo celeste para el rea de trazado.

En la siguiente imagen se muestra ell resultado de aplicar el nuevo formato a nuestro grfico inicial.

Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los grficos pero indudablemente los mens permiten otras mltiples posibilidades como borrar una parte del grfico como vemos en la siguiente imagen. Imprimir

La opcin Nombre del recuadro Imprimir, permite seleccionar la impresora con la que vamos a imprimir, de la lista de impresoras instaladas. En el recuadro Imprimir aceptamos la opcin Grfico seleccionado, para indicarle a Excel que slo imprimiremos el grfico. En el recuadro Intervalo de pginas especificamos si queremos imprimir todas las pginas de la seleccin anterior o slo algunas pginas del libro y en el recuadro Copias se pondrn las copias a imprimir. La opcin Presentacin Preliminar hace una visualizacin previa del grfico, que nos permite saber cmo quedar al ser impreso. Establecer rea de impresin Antes de imprimir la pgina suele ser necesario Configurar la pgina para definir cuestiones como la orientacin, los mrgenes y poner un ttulo de cabecera Nos aparece un cuadro donde podemos definir: La Orientacin. Donde decidimos si queremos imprimir la pgina en Vertical o en Horizontal Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como quedara exactamente lo que deseamos imprimir en el papel. No siempre se imprime tal como aparece en pantalla durante la elaboracin de la Hoja de clculo. Si lo que vamos a imprimir consta de varias pginas podemos movernos para ver cmo va a quedar en papel las dems pginas pulsando Siguiente La opcin Mrgenes nos permite visualizar donde se encuentran los mrgenes del documento que vamos a imprimir. Una vez que comprobamos que la pgina se visualiza y va a quedar en papel como deseamos pasamos a pulsar Imprimir. Podemos llegar a esta opcin desde la Barra de men pulsando Archivo e Imprimir.

Seleccionar Impresora Nos aparece el Cuadro Imprimir en el que podemos configurar las propiedades de la impresora para seleccionar el tipo de papel y las caractersticas de la impresin. Igualmente podemos seleccionar:

El Intervalo de pginas. Donde podemos seleccionar imprimir Todas las pginas. El cuadro permite otra opcin interesante que es imprimir nicamente un grupo de pginas. para imprimir algunas pginas y no todas debemos seleccionar Pginas y en Desde poner el nmero correspondiente a la primera pgina que queremos imprimir y en hasta la ltima. La opcin Imprimir nos permite seleccionar para imprimir Todo el Libro, nicamente las Hojas activas o un grupo de celdas. Una opcin que puede ser interesante es imprimir nicamente un grupo de celdas. Si queremos imprimir un grupo de celdas las marcamos, es decir las seleccionamos y pulsamos la opcin Seleccin.

Una vez configurada la pgina y definido el tipo de impresin que deseamos pulsamos Aceptar y la impresora comenzar la impresin.

Un camino rpido si la configuracin de la pgina y el tipo de impresin que tenemos definido con anterioridad es el deseado, es pulsar directamente el botn Imprimir de la Barra Estndar.

Macros Una macro consiste en una secuencia de teclas que el programa memoriza y puede ejecutar posteriormente de forma automtica sin intervencin del operador. El lmite de pulsaciones est establecido en 200. Las macros quedan registradas en el fichero MACROKEY situado en el directorio de la sociedad activa, la capacidad de este fichero no tiene lmites establecidos. Cualquier proceso repetitivo es susceptible de ser automatizado mediante una macro. Crear Desde el men Herramientas, seleccionando Macro, y a continuacin Grabar nueva macro.... Nos aparecer una ventana, y deberemos indicar el nombre que queremos darle al macro, si no deseamos dejar el que nos propone por defecto excel (Macro1, Macro2, Macro3, etc.). Los nombres de las macros tienen ciertas limitaciones, como por ejemplo que no pueden empezar por un nmero, ni por un guin, ni pueden tener nombres compuestos, es decir, nombres con ms de una palabra, para solventar esto ltimo, podemos utilizar el guin bajo si queremos darle al macro un nombre ms descriptivo. Una vez informado del nombre del macro, pulsaremos el botn aceptar, tal y como aparece en la siguiente imagen:

Seguidamente nos aparecer una pequea barra de grabacin de macros, y solo nos quedar realizar las operaciones o tareas que queremos programar en la hoja de clculo, por ejemplo, cambiar el dato de una celda, imprimir la hoja, y guardar y cerrar el libro de excel. Una vez hayamos realizado esas tareas repetitivas que queremos que realice el macro, solo nos quedar detener la grabacin del macro, pulsando el botn que aparece a la izquierda, en la barra de grabacin de macros (de esa pequea barra que nos ha aparecido en el momento de empezar a crear

la macro), es decir, en el botn que muestra un cuadradito de color azul, tal y como se puede observar en la siguiente imagen:

La otra opcin, es ir directamente al modo VBA (Visual Basic for Applications), lo que nos permitir introducir las lneas de programacin directamente, y donde veremos tambin el cdigo que genera excel, tras utilizar la grabadora de macros. Para entrar en modo VBA, tan solo deberemos pulsar la tecla Alt y sin soltarla, pulsar tambin la tecla F11. De esa forma, nos aparecer una ventana donde a la izquierda nos aparecern por defecto los proyectos, y las propiedades de los objetos. Para poder comenzar a introducir unas lneas de cdigo o el macro, de esta forma, tenemos dos opciones: a) Crear el macro seleccionando en la parte correspondiente al proyecto, la carpeta llamada Microsoft Excel Objetos, y dentro de ella, pulsando sobre ThisWorkbook. Si cliqueamos dos veces sobre ThisWorkbook, nos aparecer una ventana en blanco a la derecha, para comenzar a programar. b) Crear el macro en un mdulo. Por defecto un libro de excel nos viene sin mdulos, para lo cual, tendremos que crearlo desde el men de VBA Insertar, y seleccionando Mdulo. Una vez hecho eso, veremos una nueva carpeta llamadaMdulos, al mismo nivel que la de Microsoft Excel Objetos, y dentro un mdulo llamado Mdulo1 (al que se le puede cambiar el nombre, si lo deseamos). De esta otra forma, tambin nos aparecer una ventana a la derecha para comenzar a programar, si nos cliqueamos dos veces sobre Mdulo1. A modo de ejemplo, vamos a programar unas lneas en un macro, en un procedimiento que grabaremos en el Mdulo1, con el nombre de macro_de_principiante, dentro de un libro nuevo de excel: Ahora cerraremos la ventana de Microsoft Visual Basic donde hemos introducido ese macro, y desde excel, vamos a ver lo que hace el macro. Para verlo en funcionamiento, tenemos varias opciones, una de ellas es asociar el macro a un botn (la mejor y ms rpida, pues en cuanto presionemos el botn en cuestin, se ejecutar el macro), y otra que es la que usaremos ahora, para comenzar a

hacernos con los macros. Ves a Herramientas, selecciona Macro, a continuacin Macros..., sitate sobre macro_de_principiante (aunque por defecto ya saldr esa opcin seleccionada, pues solo tenemos ese macro), y pulsamos el botn Ejecutar. Tan solo nos quedar acercarnos a la impresora, recoger lo que nos ha salido impreso, y ver tambin lo que aparece en la celda A1 de nuestro libro de excel. Grabar Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones que desea que realice la macro. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de opciones.

1. Si la ficha Programador no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel. 2. En la categora Ms frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estn habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: 1. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuracin de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic en Aceptar. NOTA Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. Para obtener ms informacin acerca de cmo cambiar la configuracin, vea el tema sobre cmocambiar la configuracin de seguridad de macros en Excel. 1. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro. 2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

NOTA El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No pueden usarse espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado para separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que tambin es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje de error indicando que el nombre de la macro no es vlido. 3. Para asignar una combinacin de tecla de mtodo abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de mtodo abreviado, escriba cualquier letra en maysculas o minsculas que desee utilizar. NOTA La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de mtodo abreviado que utilicen la tecla CTRL que ya estn asignadas en Excel, vea Teclas de funcin y de mtodo abreviado de Excel. 4. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro. SUGERENCIA Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart se abren automticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute automticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, tambin debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel. 5. Escriba una descripcin de la macro en el cuadro Descripcin. 6. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin. 7. Realice las acciones que desee grabar. 8. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en Detener grabacin izquierdo de la barra de estado. . en el lado

Ejecutar El acceso a las macros ya definidas se realiza con <ctrl>+<F3> desde cualquier men del programa o bien desde el proceso ROBOT TECLADO del men POP, el programa presentar la lista de macros definidas, seleccione la que desea ejecutar y confirme con <Intro>. La ejecucin de una macro puede ser temporizada, indique el intervalo en decimas de segundo (este intervalo depende de la velocidad del procesador y ha sido establecido en base a un ordenador AT 286 a 8 Mhz) entre la ejecucin de dos secuencias memorizadas, esto resulta til para comprobar la correcta ejecucin de las secuencias memorizadas en una macro, por defecto, el programa propone 0 segundos(es la ejecucin ms rpida posible, sin pausas).

Operacin de formatos con funciones Elaboracin de formatos de oficina Elaboracin de una nomina de pago Elaboracin de un recibo de pago Elaboracin de un sistema de captura de datos vinculado Hojas y graficas