AULA 5 FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMAO

AULA 5 Sistemas de Suporte Gerencial

Planejando nossa aula Ao final desta aula voc dever ser capaz de interpretar e explicar os conceitos dos Sistemas de Suporte Gerencial, de forma mais especfica classificados em Sistemas de Informao Gerencial (SIG), Sistemas de Apoio Deciso (SAD), Sistemas de Informao Executiva (SIE ou EIS sigla em ingls) e ainda, conhecer os indicadores de desempenho gerencial, informao bsica para os sistemas de suporte gerencial.

Iniciando o assunto
O que so e para que servem os Sistemas de Suporte Gerencial? Como os indicadores de desempenho gerencial atuam nos sistemas de suporte gerencial? Vamos entender estes contedos.

5.1 Sistema de Informao Gerencial

A Figura 1, resumidamente, apresenta as caractersticas dos chamados Sistemas de Suporte Gerencial que estudaremos nesta aula. Sistemas de Suporte Gerencial Sistemas de Suporte Executivo Planejamento estratgico Cronograma de longo prazo Informaes externas Decises no estruturadas

Sistemas de Informaes Gerenciais e Sistemas de suporte Deciso Planejamento Dirio/mensal/anual Cronograma de curto prazo Informaes internas Decises estruturadas ou semi-estruturadas

Figura 1 - Os trs tipos de Sistemas de Suporte Gerencial. Fonte: LAUDON e LAUDON (2004).

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Inicialmente, vamos abordar os sistemas de informaes gerenciais (SIGs), que designam uma categoria especfica de sistemas de informao que do suporte s funes do nvel gerencial, munindo os gerentes de relatrios ou de acesso on-line aos registros do desempenho corrente e histrico da organizao. A informao que ser analisada pelo gerente normalmente recuperada por meio de sistemas especficos que apresentam resultados em forma de relatrios e grficos para tornar mais fcil a compreenso e leitura dos resultados. Por causa da competitividade as organizaes tiveram que realizar mudanas significativas em seus ambientes tanto externos quanto internos. Respostas mais rpidas dos seus dirigentes tambm se tornaram essenciais para a organizao. Os dirigentes, por sua vez, para poder disponibilizar respostas mais rpidas, passaram a utilizar recursos de informtica como ferramentas estratgicas para planejamento, coordenao e controle, alm do acompanhamento do mercado em relao aos concorrentes, aos aspectos econmicos legais, polticos e culturais em nvel global. A utilizao da informao por essas organizaes, tambm se tornou uma pea chave para que a gesto traga cada vez mais resultados positivos, seja cada vez mais competitiva e garanta a sua sobrevivncia no mercado. Atravs de metodologias e tcnicas de apoio tomada de deciso com base em informaes estratgicas, os Sistemas de Informao Gerenciais (SIG) fornecem os conceitos, metodologias, tcnicas e ferramentas para os executivos das organizaes tomarem decises baseadas em informaes estratgicas precisas e atualizadas em tempo hbil (FERNANDES, 1992). Segundo Laudon (2004), os sistemas de informaes gerenciais devem subsidiar trs funes bsicas na organizao: 1. Resoluo de problemas mediante o equacionamento e proposta de solues para apoiar o dirigente da empresa a atuar como agente transformador da sua organizao. 2. Produo do conhecimento atravs da obteno de informaes armazenadas que seriam de difcil acesso por outros procedimentos. 3. Tomada de conscincia propiciando a sensibilizao para um problema da organizao e o desenvolvimento da conscincia da coletividade sobre a sua soluo a curto e mdio prazo. Nos sistemas de informaes gerenciais podem ser encontrados alguns benefcios como: reduo de custos nas operaes, melhoria no acesso s informaes propiciando relatrios mais precisos e rpidos com menor esforo, melhoria na produtividade, melhoria na tomada de decises, fornecimento de melhores projees, facilidade de adaptao das empresas para enfrentar acontecimentos no previstos (REZENDE, 2000). O projeto do SIG deve ser muito bem desenvolvido incluindo todas as suas

Anotaes

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etapas para que se tenha um bom resultado final. Para a implementao deste tipo de sistema necessrio que se faam anlises em dois tipos de ambientes, o interno e o externo (ROSINI, 2003). Um sistema de informao gerencial descrito por McLeod (1993) como um sistema baseado em computador que faz avaliaes das informaes para usurios com necessidades similares. Ainda, as informaes so utilizadas por administradores e no-administradores para tomadas de deciso e para resolver problemas. Um sistema de informao gerencial (SIG) um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos usados para oferecer informaes de rotina aos administradores e tomadores de decises (STAIR, 2002). Furlan, Ivo e Amaral (1994) identificam como principais caractersticas do SIG:

Foco na informao direcionada a gerentes de nvel mdio. Fluxo de informaes estruturado. Integrao dos sistemas por rea funcional. Gerao de relatrios e consultas, normalmente com uso de um banco de dados.

Para Stair (2002) como o foco a sada das informaes para o gerente, a gerao dos relatrios em vez de mostrar as transaes ocorridas, passa a apontar, por meio de resumos e filtragens, indicadores-chaves para o monitoramento e anlise das informaes. Desta forma entende-se que o sistema de informaes gerenciais proporciona ao gestor condies de controlar as diversas rotinas administrativas e fonte orientadora para o processo decisrio. Por sua vez, o SIG, conforme Furlan, Ivo e Amaral (1994), tem como pblico-alvo os nveis gerenciais da empresa e oferece informaes sumarizadas, contemplando o comportamento dos negcios nos perodos passados atravs de totalizaes e consolidando as operaes realizadas.

Anotaes

5.2 Sistema de Apoio Deciso

O Sistema de Apoio Deciso (SAD) conceituado por Stair (2002) como um grupo organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos usados para dar apoio tomada de decises referentes a problemas especficos. A seguir mostra-se um comparativo entre as informaes geradas por um SIG e um por um SAD.

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Sistemas de Informao Sistemas de Apoio Gerencial (SIG) Deciso (SAD) Fornecimento do apoio deciso. Fornecem informaes sobre o desempenho da organizao. Fornecem informaes e tcnicas de apoio deciso para analisar problemas ou oportunidades especficas. Consultas e respostas interativas.

Forma e freqncia das informaes.

Peridicas, de exceo, por demanda e relatrios e respostas em pilha.

Formato das informaes.

Formato pr-especificado, Formato ad hoc, flexvel e fixo. adaptvel. Informaes produzidas por Informaes produzidas extrao e manipulao de por modelagem analtica de dados dos negcios. dados dos negcios.

Anotaes

Metodologia de processamento das informaes.

Para Sprague (1991) o SAD caracteriza-se como um sistema computacional interativo que ajuda os responsveis na tomada de decises utilizando-se de dados e modelos para resolver problemas no estruturados. Stair (1998) corrobora com esta idia e acrescenta que o foco de um SAD est na eficcia da tomada de decises em face de problemas comerciais no estruturados ou semi-estruturados. Para OBrien (2001) os sistemas de apoio deciso so projetados para serem sistemas ad hoc de resposta rpida, iniciados e controlados por usurios finais da administrao. So capazes, portanto, de apoiar diretamente os tipos especficos de decises e os estilos e necessidades pessoais de tomada de deciso de cada gerente. O SAD consiste na escolha da melhor opo entre diversas alternativas auxiliada por recursos computacionais com a possibilidade da obteno de dados com melhor qualidade e maior velocidade, resultando na resoluo do problema de modo correto ou no, ou seja, podendo em alguns casos sugerir novos caminhos e contribuir de forma positiva. Os Sistemas de Apoio Deciso conforme REZENDE (2000) auxiliam o executivo em todas as fases de tomada de deciso, principalmente, nas etapas de desenvolvimento, comparao e classificao de riscos, alm de fornecer subsdios para a escolha de uma boa alternativa. Para que um SAD tenha sucesso preciso utilizar a tecnologia adequada aplicao.

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5.3 Sistema de Informao Executiva

A seguir os Sistemas de Informao para Executivos sero descritos em maiores detalhes apresentando seu histrico, conceitos, fundamentaes e caractersticas. O termo Executive Information System: Sistema de Informao para Executivo (EIS), surgiu no final da dcada de 1970, a partir dos trabalhos desenvolvidos no Massachusetts Institute of Technology (MIT), por pesquisadores como Rochar e Treacy. O conceito se espalhou por vrias empresas de grande porte e no final da dcada de 1980, um tero das grandes empresas dos Estados Unidos da Amrica possuam ou encontravam-se em vias de implementar algum EIS (FURLAN, 1994). De acordo com Furlan (1994) a informatizao nas empresas o processo de desenvolvimento de vrios sistemas para atender s necessidades bsicas do negcio. Quando as empresas so informatizadas, os executivos geralmente recebem enormes relatrios, muitas vezes com utilidades duvidosas. Em um sistema tradicional os executivos so atendidos com relatrios gerados de diversas bases de dados, chegando a ser conflitantes entre si. Esses relatrios, muitas vezes, no mostram ao executivo o que realmente existe em termos fsicos. J num Sistema de Informao Executivo a informao tratada objetivamente e direcionada real necessidade do executivo. Em um EIS so considerados os dados contidos nos arquivos de computadores que sejam uma excelente fonte de informaes para a tomada de decises. No uma questo de modernidade comandar a empresa por meio de computadores em vez de papis, mas, principalmente, uma questo de flexibilidade e rapidez. Os EIS so voltados, conforme ressaltado anteriormente, para os administradores com pouco contato com sistemas de informao automatizados. As caractersticas deste tipo de sistema consistem em combinar dados internos e externos na utilizao de menus grficos, no acesso a banco de dados internos e externos. Os dados so mostrados nos relatrios impressos de forma comprimida. Os executivos consideram que os dados contidos nos arquivos de computadores so uma excelente fonte de informaes para a tomada de decises (FURLAN, 1994). Os executivos das empresas dependem cada vez mais de ferramentas de apoio para alavancar o crescimento dos negcios. Esses instrumentos so os programas de EIS, os quais se transformam em itens de primeira necessidade para os profissionais cujas decises definem os destinos de produtos e servios e, em conseqncia, o xito ou fracasso das organizaes. Para Furlan (1994), algumas caractersticas, inegavelmente, so encontradas em qualquer definio de EIS: Destinam-se a atender s necessidades informacionais dos executivos. So usados principalmente para acompanhamento e controle.

O termo Executive Information System surgiu no final da dcada de 1970, a partir dos trabalhos de pesquisadores como Rochar e Treacy.

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Possuem recursos grficos de alta qualidade para que as informaes possam ser apresentadas graficamente de vrias formas e as variaes e excees possam ser realadas e apontadas automaticamente. Destinam-se a proporcionar informaes de forma rpida para a tomada de decises crticas. So fceis de usar, com telas de acesso intuitivo para que o executivo no tenha necessidade de receber treinamento especfico em informtica. So desenvolvidos de modo a se enquadrar na cultura da empresa e no estilo de tomada de deciso de cada executivo. Filtram, resumem e acompanham dados ligados ao controle de desempenho de fatores crticos para o sucesso do negcio. Fazem uso intensivo de dados do macroambiente empresarial, contidos em bancos de dados on-line, relatrios sobre mercados de aes, taxas e ndices do mercado financeiro entre outros. Proporcionam acesso a informaes detalhadas, subjacentes s telas de sumarizao, organizadas numa estrutura descentralizada.

Anotaes
Resumidamente, o EIS auxilia na organizao das informaes, fazendo com que a empresa crie uma base de dados nica por meio de um banco de dados executivo que contenha informaes provenientes dos diversos sistemas de informao. Esse procedimento evita o surgimento de informaes conflitantes, contribuindo para a confiabilidade e a segurana das informaes.

5.4 Indicadores de Desempenho Gerencial

Por meio dos sistemas de informaes gerenciais temos um melhor controle sobre os processos da organizao, uma melhor visualizao dos resultados, mas ainda no temos uma tcnica que fornea informaes quantitativas sobre esses resultados. Os relatrios gerados pelo sistema de informao ainda precisam ser analisados para que se possa ter alguma posio sobre o resultado. Os indicadores so responsveis por conterem valores que so resultados de medidas de desempenho institucional. Todo processo da organizao que possa ser medido pode tornar-se um indicador. Por exemplo, o percentual de inadimplncia de uma empresa, pode ser um indicador que auxiliar os administradores a tomarem uma deciso que diminua esse percentual. Os indicadores podem ser utilizados tambm para comparar metas com resultados reais, definir as metas de uma organizao, acompanhar o desempenho de seus funcionrios, a situao financeira da empresa e muitos outros valores que possam ser medidos (GRAEML, 2000). Os indicadores so essenciais no processo de tomada de deciso. A medio um processo que leva ao controle e que pode conduzir a uma melhoria. Se no h medio, no h controle; logo no h melhoria e aperfeioamento. Esses

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indicadores so instrumentos organizacionais que mostram qual atitude tomar em um curto espao de tempo, o que implica em avaliaes estratgicas de desempenho. Graeml (2000) define algumas caractersticas que os indicadores gerenciais devem possuir: as medies devem ser objetivas, comparveis, acessveis e vlidas. Objetivas no que se referem aos resultados, pois devem ser obtidos os mesmos valores, caso duas pessoas distintas realizem a medio. Comparveis pois indica que as medies distintas devem apresentar as mesmas unidades e escalas, podendo ser colocadas lado a lado para uma avaliao comparativa de desempenho. Acessveis significa que os dados que sero utilizados para compor os indicadores devem ser de fcil obteno e que sejam informaes condizentes com o que se prope medir. A metodologia de implementao dos indicadores consiste (BIO, 1985):

Caracterizao dos indicadores: no basta medir, deve-se saber o que medir. Esta etapa define quais os indicadores que devero ser criados, baseados nos processos que se procura acompanhar. Por exemplo, no setor de telemarketing de uma empresa busca-se saber se os atendentes esto cumprindo com as metas estabelecidas quanto ao tempo de atendimento e satisfao do cliente. Medio: depois de definidos os indicadores preciso que se faa a medio desses indicadores, definindo os dados que iro compor esses indicadores e a origem desses dados. Tratamento estatstico: a anlise dos resultados dos indicadores com os valores que se tinha como metas e outras comparaes. Monitoramento e anlise: constantemente esses indicadores so atualizados e monitorados, a fim de verificar qual o andamento do processo. Gesto do processo: tomada de deciso baseada nos valores dos indicadores.

Pensando sobre o assunto

D um exemplo para os tipos de sistema de suporte gerencial: SIG, SAD e SIE.

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Recapitulando
Sistemas de informaes gerenciais (SIG) designam uma categoria especfica de sistemas de informao que do suporte s funes do nvel gerencial, munindo os gerentes de relatrios ou de acesso on-line aos registros do desempenho corrente e histrico da organizao. A informao que ser analisada pelo gerente normalmente recuperada atravs de sistemas especficos que apresentam resultados em forma de relatrios e grficos tornando mais fcil a compreenso e leitura dos resultados. O Sistema de Apoio Deciso (SAD) conceituado como um grupo organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos usados para dar apoio tomada de decises referentes a problemas especficos. Fornecem informaes e tcnicas de apoio deciso para analisar problemas ou oportunidades especficas, consultas e respostas interativas. Formato ad hoc, flexvel e adaptvel. Informaes produzidas por modelagem analtica de dados dos negcios. Os Sistemas de Informao Executiva (EIS) so voltados para os administradores com pouco contato com sistemas de informao automatizados. As caractersticas deste tipo de sistema consistem em combinar dados internos e externos na utilizao de menus grficos, no acesso a banco de dados internos e externos. Os dados so mostrados nos relatrios impressos de forma comprimida. So usados principalmente para acompanhamento e controle. Possuem recursos grficos de alta qualidade para que as informaes possam ser apresentadas graficamente de vrias formas e as variaes e excees possam ser realadas e apontadas automaticamente. So desenvolvidos de modo a se enquadrar na cultura da empresa e no estilo de tomada de deciso de cada executivo. Filtram, resumem e acompanham dados ligados ao controle de desempenho de fatores crticos para o sucesso do negcio. Fazem uso intensivo de dados do macroambiente empresarial, contidos em bancos de dados on-line, relatrios sobre mercados de aes, taxas e ndices do mercado financeiro entre outros. Proporcionam acesso a informaes detalhadas, subjacentes s telas de sumarizao, organizadas numa estrutura descentralizada. Os indicadores so responsveis por conterem valores que so resultados de medidas de desempenho institucional. Todo processo da organizao que possa ser medido pode tornar-se um indicador. Por exemplo, o percentual de inadimplncia de uma empresa, pode ser um indicador que auxiliar os administradores a tomarem uma deciso que diminua esse percentual. Os indicadores podem ser utilizados tambm para comparar metas com resultados reais, definir as metas de uma organizao, acompanhar o desempenho de seus funcionrios, a situao financeira da empresa, e muitos outros valores que possam ser medidos.

Revisando o vocabulrio
Ad hoc: consultas especficas.

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Vericando a aprendizagem
1. Escolha a opo no correta sobre Sistema de Informao Gerencial: a) Trata com posies peridicas: dirias, mensais, anuais. b) Trata informaes internas. c) Decises estruturadas. d) Planejamento de curto prazo. e) Nenhuma das anteriores 2. Assinale a alternativa correta: Quanto s funes bsicas na organizao os SIGs subsidiam. a) Desenvolvimento da conscincia sobre soluo em mdio prazo. b) Resoluo de problemas. c) Desenvolvimento de conhecimento. d) Todas alternativas esto corretas. e) Todas alternativas esto incorretas.

Anotaes
3. Sobre as caractersticas de um SIG, assinale V ou F: ( ) Consultas com banco de dados. ( ) Informaes integradas funcionalmente. ( ) Informao em detalhes em formato analtico. ( ) Informao nvel gerencial mdio. 4. Qual o exemplo de SAD que no se enquadra? a) Modelo de clculo de melhor investimento em planilha eletrnica. b) Sistema de Folha de Pagamento. c) Simulao de horas extras necessrias, se aumentar em X a produo. d) Apenas dois exemplos esto corretos. e) Todos os exemplos so corretos. 5. Coloque V ou F para as informaes geradas por um SIG e SAD: ( ) SAD freqncia por demanda. ( ) SIG apoio deciso sobre o desempenho. ( ) SAD processamentos atravs de modelos. ( ) SIG formato fixo. 6. Sobre os conceitos de SIE, assinale V ou F: ( ) Geralmente os executivos recebem enormes relatrios de utilidade duvidosa. ( ) Posies geradas a partir de vrias bases. ( ) Atendem s funes operacionais da empresa. ( ) Atendem necessidades bsicas do negcio organizacional. 7. Em relao s caractersticas do conceito de EIS a afirmativa errada ? a) Acesso intuitivo e com facilidade de uso para funcionrios operacionais. b) Adequado ao estilo gerencial dos executivos. c) Usada para acompanhamento e controle da performance empresarial.

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d) Posies sobre mercado. e) Realce de excees no processo de deciso. 8. Qual afirmativa no corresponde aos conceitos de EIS. a) Organizao da informao criando base de dados gerencial nica. b) Filtram e acompanham informaes operacionais. c) Disponibiliza informaes crticas para deciso. d) Recursos grficos de alta qualidade. e) Todas as alternativas esto corretas. 9. Assinale V ou F para os conceitos de indicadores gerenciais: ( ) Valor total faturado por filial. ( ) Cadastro de clientes. ( ) Resultados de desempenho corporativo. 10. Qual afirmao no faz parte da metodologia dos indicadores: a) Gesto do processo. b) No basta medir, deve-se saber o que medir. c) Anlises estatsticas. d) Atualizao de informaes cadastrais de funcionrios. e) Medio.

Saiba mais
Algumas sugestes de leituras complementares sobre os tpicos desta aula: BARBIERI, C. Business Intelligence modelagem e tecnologia. Rio de Janeiro: Axcel Books, 1. Edio, 2001. SERRA, L. A essncia do Business Intelligence. So Paulo: Berkeley Brasil, 2002.

Referncias
BIO, S.R. Sistemas de Informao: Um Enfoque Gerencial. So Paulo: Atlas S.A., 1985. FERNANDES, A. A. & ALVES, M. A. Gerncia estratgica da tecnologia da informao: obtendo vantagens competitivas. Rio de Janeiro:J: LTC-Livros Tcnicos e Cientficos Ed., 1992. FURLAN, J. D.; IVO, I. M.; AMARAL, F. P Sistema de informao executiva. So . Paulo: Makron Books, 1994. GRAEML, Alexandre R. Sistemas de informao: o alinhamento da estratgia

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de TI com a estratgia corporativa. So Paulo: Atlas, 2000. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P Sistemas de informao gerenciais: adminis. trando a empresa digital. 5. ed. So Paulo: Pearson Prentice Hall, 2004. MCLEOD, JR. Sistemas de informaes gerenciais. So Paulo: Makron Books, 1993. OBRIEN, J. A. Sistemas de informao e as decises gerenciais na era da Internet. So Paulo: Saraiva, 2001. REZENDE, Denis A.; ABREU, Aline F. Tecnologia da informao aplicada a sistemas de informaes empresariais. So Paulo: Atlas, 2000. ROSINI, A. M. Administrao de sistemas de informao e a gesto do conhecimento. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003. 219p. SPRAGUE JR, R. H. Estrutura para o desenvolvimento de apoio a deciso. Rio de Janeiro: Campus, 1991. STAIR, R. M.; REYNOLDS, G. W. Princpios de sistemas de informao: uma abordagem gerencial. 4. ed. Rio de Janeiro: Livros Tcnicos e Cientficos, 2002.

Na prxima aula
Voc vai conhecer a definio de sistema de informao, aprender as caractersticas do tipo de sistema de informao colaborativo e sua aplicao nas empresas. Nos encontramos l! Continue estudando!

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